Управление и координирование ИТ

проектами

Преподаватель Яна Павленкова

Что такое проект?

• однократная работа• чертежи с пояснительными записями

(например, проект дома)• ходатайство о совместном

финансировании (например, проект программы местной инициативы)

• документ, который еще не готов (например, проект предложения).

Характеристика проектов

• однократные• имеющие конкретные сроки• инновационные• междисциплинарные• подверженные рискам• сложные в планировании и управлении• конфликтные

Особенности ИТ-проектов

• точность исходной задачи, предоставляемой клиентом

• неясность конечного результата• Уровень точности планирования• оценка хода выполнения проекта• результаты• противостояние, связанное с

изменениями.

Классификация проектов

9 компонентов управления проектами

• цель (Project scope management)• время (Project time management)• качество (Project quality management)• расходы (Project cost management)• люди (Project human resources management)• обмен информацией (Project communication

management)• аутсорсинг (Project procurement

management)• связи (Project integration management).

Признаки успешного проекта• проект является частью стратегии• ресурсы, сроки и качество приоритезированы• сформулировано исходное задание проекта• требования к качеству определены и контролируются на

протяжении всего проекта• сроки и ресурсы четко определены и согласованы со всеми

сторонами• Инициация проекта четко обоснована• Определены роли, ответственность и ограничения каждого

участника проекта• создана компетентная и опытная команда• составлен корректный план проекта• Определен процесс внесения изменений• проектные риски определены, зафиксированы возможности

заземления рисков• определены конкретные ценности и правила, специфичные для

проекта• создан и выполняется план коммуникаций.

Что может помешать?• Начало проекта затянуто или проект приостановлен• пытаются добиться идеальных решений• много «высоких» идей• слабый контроль за ходом проекта• на организационном уровне проект не является приоритетным

или согласованным с решающим лицом• цели проекта неясны• организационная структура не поддерживает форму проектного

менеджмента• Не рискуют или же игнорируются риски, связанные с проектом• исходная задача не ясна• не существует никакой связи между целями организации и

целями проекта• возникают конфликты между проектной организацией и основной

организацией• отсутствует четкое представление о проектах и ресурсах• постоянное приведение в действие новых проектов, не учитывая

уже существующие проекты и связи между ними

Железный треугольник

• Более высокая производительность как правило, требует больше времени и ресурсов (денег)

Анализ\управление ценностями

• Управление анализом ценности является методом управления проектами, который используется для оценки прогресса проекта, исходя из заданных целей.

• Оцениваются:– проект плана, показывающий работы,

проделанные к моменту оценивания– Затратность запланированных ценностей (время,

деньги, объем работ) к моменту оценивания– реальные ценности (время, деньги, объем работ) к

моменту оценивания

Неопределенности, неточности..

• Не сумели:– определить объемы конкретных

работ– описать, каким должен быть

конечный результат проекта– разделить проект на основные

задачи и подзадачи– ожидания клиентов

Структурный план проекта

• Структурирование может быть исходя из:– Объектов– Функций– Деятельности

• Главное соблюсти условия:– Целостность– Нет

перекрывающихся работ

– Пакеты работ обозримы и четко отделимы

Согласование = поддержка

• Цели• Альтернативы• Результаты

Проектная организация

Структура управления проектом - это схема формальных рабочих отношений, которая представляет схему, основанную на расположении компонентов и их взаимосвязях.

При проектах различают:• чистая проектная организация• матричная проектная организация и• координация проекта.

Разделение обязанностей

• сосредоточивание персонала на своей ответственности

• повышение мотивации сотрудников

• лучшее слежение за ходом реализации проекта

• больше шансов остаться в рамках бюджета и времени

• легче обеспечить качество• проще оценить достигнутое• легче учитывать

индивидуальные способности и компетенции людей

• на основе опыта работы с проектами сотрудники быстрее обучаются.

• уменьшение гибкости организационного проекта

• сосредоточивание членов проектной группы только на своих собственных задачах, и снижение заинтересованности в результатах проекта

• снижение творчества• уменьшение вероятности

появления взаимодействия.

Роль: заказчик

• представляет заказ проекта• назначает руководителя проекта (при

внутренних заказах)• определяет основную форму проектной

организации (при внутренних заказах)• определяет права по принятию решений• определяет узлы/фазы проекта• определяет приоритеты проекта• Принимает решения в узловых вопросах• поддерживает руководителя проекта.

Роль: руководитель проекта

• Планирует проект• Руководит и координирует реализацию

проекта• Следит за ходом проекта

Руководящая группа должна

• быть связующим звеном между клиентом и командой проекта

• заниматься общей координацией процесса

• быть инициатором при постановке целей и определении приоритетов

• принимать решения в узловых вопросах проекта

• поддерживать проектную группу.

Задачи специалиста • поддержка проекта профессиональными

знаниями• участие в анализе ситуации и разработке

детальных целей• принимать участие в планировании времени,

ресурсов и затрат• выполнение специфических

профессиональных работ• участие в оценивании решений• соблюдение утвержденного проекта плана.

Задачами главного пользователя являются:

• быть связывающим звеном между конечными пользователями и проектными группами

• организация составления исходных задач• разъяснение необходимости и целей проекта

в организации• оказание помощи в подготовке к внедрениям

решений• фиксирование проблем, связанных с

применением нового приложения и передача информации руководителю проекта

Задачи конечного пользователя

• внесение своего вклада в формулировку исходных задач, через описания своих потребностей

• информирование о всех ошибках и проблемах, возникающих в период внедрения

Кому нужен критический путь проекта?..

Чтобы• знать, при каких работах отклонение во

времени повлияет на дату завершения проекта

• можно было определить приоритет задачи проекта

• вовремя принять меры для своевременного завершения проекта

• тратить меньше времени на слежение за проектом.

Что может ПО?• управлять большими объемами

данных• - работать со стандартным планами• - внести изменения в план проекта• - оптимизацировать план проекта• - провести анализ текущей

ситуации, сравнить данные с запланированными

• - просимулировать влияние одного или другого изменения

• - представить себе структуру проекта и показать взаимозависимость между действиями

• - обменятся информацией между участниками проекта

• определить цель проекта• - создать проектную организацию• - структурировать проект на рабочие

пакеты• - определить время, затраченное на

одну или другую работу• - определить зависимости между

отдельными действиями• - провести совещания команды• - решить проблемы, связанные с

человеческим аспектом проекта

План должен позволять

• обеспечить равномерного темпа работ и пользования ресурсами в ходе проекта

• обосновать существования критических работ

• предотвратить рисков• следить за изменениями в сфере

деятельности

краткий, четкий и однозначный• План проекта, созданный в результате планирования,

должен быть систематическим и логичным изложением содержания проекта и необходимого вклада (деньги, время, технологии и т.д.).

План проекта может быть:• основой и поддержкой руководящей группы при

принятии решений• средством управления для руководителя проекта• основой контроля прогресса проекта для руководящей

группы и руководителя проекта• архивным материалом, которые будет поддержкой и

справочной информацией для следующих проектов или просто средством информирования

Типы затрат проекта

• прямые и косвенные затраты• затраты на проведение проекта, и

затраты новой внедряемой системы.– одноразовые затраты– постоянные затраты.

ПримерКомпания решила заменить все используемое

аппаратное и программное обеспечение и заказать новое информационно-технологическое решение.

Проектными затратами являются в этом случае:– затраты, связанные с созданием новой информационной

системы– затраты на установку оборудования и инсталлирование

программного обеспечения– затраты на обучение пользователей.

Одноразовыми затратами системы являются:– плата за оборудование и программное обеспечение

Накладными расходами системы являются:– расходы, возникающие при эксплуатации информационной

системы. (В основном это расходы на обслуживание программного обеспечения и стоимость обновления аппаратного и программного обеспечения).

Для оценки рентабельности оцениваем

• Явные расходы и скрытые расходыROI (Return On Investment - возврат инвестиций) термин,

который характеризует доход предприятия, который получается благодаря инвестициям. Для того, чтобы рассчитать ROI, надо определить полный финансовый доход, полученный от инвестиций, а затем сравнить его с полной стоимости программы (в том числе неявных расходов).

TCO (Total Cost of Ownership - совокупная стоимость владения) показывает расходы на приобретение и административные расходы материальных или нематериальных активов, понесенные на протяжении всего времени использования. Это зачастую более важный показатель с точки зрения рентабельности, показывая настоящие затраты на прибретенное, что может дать совершенно иную картину, чем первоначальная видимость экономии в покупной цене.

Обоснованность инвестиций • Доход от инвестиции может быть выражен

следующим образом:NPV =∑i=1,N ( доход i/ (1+k)i ) - расход

гдедоход i - это доход за период i (может быть как положительным, так и отрицательным)k - уровень дохода, требуемый инвестором или стоимость капитала (например, процент по банковским кредитам, инфляция, и т.д.)расход - первоначальные расходы на инвестиции;N - ожидаемая продолжительность проекта (количество периодов)

NPV > 0,0 принять NPV < 0,0 отклонить

Оценка информационно-технологических решений

• Стратегические инвестиции в ИТ, однако, являются более сложными по двум причинам:

1.      Критерии принятия решений могут быть как количественные (экономические, финансовые), так и качественные (имидж, качество, надежность, уровень удовлетворенности клиентов и т.п.).

2.      Критериев, характеризующих альтернативы, зачастую больше, чем один.

3.      Нет общей методики для оценки инвестиций в ИТ, в отличие от инвестиций в других сферах, рассматриваемых теорией корпоративных финансов (Corporate Finance).

• Модель TCO (Total Cost of Ownership) ориентирована прежде всего на расходы, на то, как лучше всего измерить затраты на ИТ, управлять ими и уменьшить их для повышения прибыли от инвестиций в ИТ.

• Модель TBO (Total Benefit of Ownership) напротив, направлена на увеличение доходов, как лучше управлять, увеличивать и измерять доходы от инвестиций в ИТ.

Прибыль от ИТ• Более эффективные рутины работы.• Более эффективная организация. • Повышение качества обслуживания клиентов. Инвестиции в

системы финансов (включая расчёт), обслуживания клиентов и коммуникаций

• Лучше имидж организации. инвестиций в системы коммуникаций.• Более высокое качество услуг. Инвестиции в системы организации

офиса и работы• Более быстрое развитие нового товара/услуги. Инвестиции в

CAD/CAM-системы, разработки информационных систем производства и сбыта, а также интернет-решений.

• Более высокий уровень творчества.• Лучше и более объективная маркетинговая

информация. Инвестиции в информационные системы обслуживания клиентов и маркетинга.

• Более короткое время ожидания. Инвестиции в области логистики и систем поддержки клиентов.

• Большая гибкость. Инвестиции в новые технологии.• Лучшее руководство. Инвестиции в системы управления, финансов и

административные системы.• Более довольные сотрудники.

Команда

• Создание• Назначение цели• Поведение• Совместимость• Сотрудничество• Роли• Инструменты

ИТ-приложения• электронная почта (мейлер, веб-приложения в компьютере или

телефоне)• листы рассылок (листы рассылок AddressBook, сервер листа

рассылок в своем предприятии, или свободное использование, например www.yahoogroups.com, http://groups.google.com и т.д.)

• серверное пространство, находящееся в общем пользовании (FTP)• IPVoice (Skype, MSN)• видеоконференции (решения видеоконференцсвязи, Skype, MSN)• быстрый обмен файлами (Skype, MSN, электронная почта, веб-

приложения)• общее использование рабочего стола компьютера (специальные

приложения, MSN)• чаты (Skype, MSN).

Виды коммуникации• отправитель должен отправить сообщение

получателю• сообщение направляется получателю в

понятном контексте• получатель в состоянии прочитать сообщение

(расшифровать)• сообщение передается от отправителя к

получателю через «посредника» (например, сервер), который выполняет роль почтальона.

Общение• один-на-один однонаправленное (на англ.: mono-,

unidirectional). В телекоммуникации используется понятие «симплекс» связь

• один-на-один двунаправленное (на англ.: bidirectional). Это диалог, беседа, устный экзамен и так далее. В телекоммуникации используется «дуплекс» связь

• один-многим однонаправленное. Передаются распоряжение или просьба, речи на собрании, реклама, предупреждения и т.д.

• один-многим двунаправленное. Форма лекции или конференции с частичным двусторонним обменом информацией

• многие-многим. Собрания или общие мероприятия, панель обсуждения на конференции.

• лекция или речь, которую представляет человек, имеющий более высокое положение в иерархии организации многим слушателям;

• доклад или презентация, где докладчик ведет аудиторию по выбранному им пути, используя при этом в первую очередь свои личные навыки и обаяние, а затем технические средства презентации и другие поддерживающие средства

• круглый стол, в котором участники являются профессионалами. Как правило, уже не используется подготовленные доклады, а ограничиваются вступительным словом и последующим обсуждением.

• собрание с конкретной повесткой дня для обсуждения и как правило, принятия решений, если у участников собрания имеются все компетенции. Высказывание мнений происходит по порядку и в строгом соответствии с повесткой дня.

• мозговой штурм является неформальным собранием для получения новых идей и решения какой-либо серьезной проблемы. Одним из неизбежных правил является избежание критики т.е. не занимаются обсуждением и оценкой предложенных идей, а стараются их развить.

• диалог/разговор между двумя или более лицами/специалистами.

Передача сообщения

• «Волки загрызли пять овец» и «Охотник убил страшного хищника»

Встреча• Важную роль в успехе встречи играет разъяснение причин

и целей. Исключением могут быть периодические формальные собрания.

• Участники встречи одинаково понимают цели и, если возможно, надо добиться этого через активное участие, а не через молчаливое согласие.

• Четко сформулированные ожидания к результатам встречи• Заранее определенные ограничения для презентаций и

обсуждений, а также компетенции выступающих. Требования к компетенции предоставляет и профессиональный кодекс этики

• Представление позиции с полной ясностью.

Изменения

• Подготовка к процессу изменения• Поддерживающие действия,

коммуникация и мотивация• Развитие, движение и остающееся

изменения

• ПРОТИВОСТОЯНИЕ!

Почему стресс• ощущение, что ситуация не находится под контролем• чувство, что движение происходит бесцельно• чувство вины из-за отложения или невозможности

выполнения обязательств• больше обязанностей, чем времени для их выполнения• изменения, особенно те изменения, которые вы сами

не инициировали• неопределенность• высокие ожидания (особенно в отношении себя)• изменения вредят восприятию самоконтроля человека

(вещи выходят из-под контроля!).

Как избежать стресса

• Развитие сотрудников;• Положительное отношение;• Выяснение групп по отношению к

измененям;• Мотивация• Коммуникация• Технические изменения

Работали, работали и что?• Насколько полученный результат соответствует

запланированной цели?• Если были отклонения, то насколько велики они

были по сравнению с запланированным?• Изменялась ли цели проекта во время проекта?• Каковы были причины для изменения цели?• Насколько результат соответствует

запланированным целям?• Были ли соблюдены требования к качеству?• Были ли зафиксированы отклонения от

запланированного качества?• Были ли меры обеспечения качества применены

вовремя?