บทท 5ระบบเอกสารอเลกทรอนกส

5  ววฒนาการของการจดการเอกสาร ไดมการพฒนามาอยางตอเนองเมอโลกไดกาวเขาสยคสารสนเทศการจดทำา

และจดเกบเอกสารไดพฒนามาจดทำาและจดเกบไวใน

คอมพวเตอรเปนไฟลในรปแบบตาง ๆ การกระจายเอกสารกเชนเดยวกน ไดมการพฒนา

เปนการจดสงทางอเลกทรอนกส รวมถงการสราง

ความคงทนของเอกสารกไดเปลยนแปลงไปตามสภาพการจดเกบทางอเลกทรอนกส โดยใชเทคโนโลยสารสนเทศในการจดการเอกสารอเลกทรอนกส

ความหมายของเอกสาร"กระดาษ หรอวตถอนใดซงไดทำาใหปรากฏ

ความหมายดวยตวอกษร ตวเลข ผง หรอแผนแบบอยางอน จะเปนโดยวธพมพ ถายภาพ หรอวธอนอนเปนหลก

ฐานแหงความหมายนน "

บทบาทของเอกสาร มสวนสำาคญดงน         1 . พสจนเจตนา ชวยยนยนถงขอผกพนทกำาหนดไวในเอกสาร ทผลงนามจะตองถอปฏบต         2 . พสจนวาไดปฏบตตามเอกสารนนแลว ดวยการลงลายมอชอรบรอง         3 . พสจนความถกตอง เอกสารหากมการลงลายมอชอถอเปนขอสนนฐานเบองตนวาเปนเอกสารทแสดงเจตนาตามทกำาหนดไวในเอกสารดงกลาวจรง และจะมผลอยางมากในการพสจนความถกตองในการใชเปนพยานหลกฐาน

วงจรชวตของเอกสาร (Document Lift Cycle)

ผลต เรมจากการผลตหรอสรางเอกสาร ซงอาจจะสรางจากแบบฟอรมทกำาหนด หรอไดรบเอกสารมาจากหนวยงานอน อนมต กอนทจะนำาไปใชงาน ตองไดรบอนมตหรอไดรบอนญาตจากผมอำานาจ ซงอาจจะใชวธการลงลายมอชอหรอวธการอนใดทเปนการพสจนตวตนของผมอำานาจ ในบางหนวยงานอาจจะตองมการกลนกรองตามลำาดบชนตามกระบวนการทำางาน (work Flow) ของแตละหนวยงาน

สง-รบ และใชงาน เมอผมอำานาจอนมตเอกสารแลวจงสงไปยงบคคลหรอหนวยงานทตองการ เพอใชงานตามเจตนารมณของเอกสารทผลตขน

จดเกบ/ทำาลาย เอกสารทสงออกไปหรอไดรบมา จะทำาการจดเกบเอกสารเพอใชงานซำา หรอทำาลายเมอถงวาระตามทกำาหนดจงถอวาจบชวตของเอกสาร

ผลตอนมต

สง-รบและใชงานจดเกบ/ทำาลาย

สถานะของเอกสารอเลกทรอนกสตามกฏหมาย

เอกสารอเลกทรอนกส จงถอไดวาเปนขอมลอเลกทรอนกส และมผลทำาใหตองปฏบตตามหลกกฎหมายทสำาคญ คอ                          หามมใหปฏเสธความมผลผกพนและการบงคบใชทางกฎหมาย ตอขอมลอเลกทรอนกส ตอการลงลายมอชออเลกทรอนกสดวยวธการตามทกฎหมายกำาหนด ขอมลอเลกทรอนกสทมการรบ-สง การเกบรกษาและการรกษาสภาพเอกสารตนฉบบตามวธการทกฎหมายกำาหนด                          เอกสารอเลกทรอนกสทอยในรปแบบของ อเมล เวบเพจ หรอสออเลกทรอนกสอยางอน สามารถเปนพยาน หลกฐานในกระบวนการพจารณาตามกฎหมายได                          นตกรรมบางอยางทกฎหมายระบใหตองทำาเปนหนงสอ สามารถทำาผานสออเลกทรอนกส รวมถงการแสดงเจตนาในการทำานตกรรมสญญาผานสออเลกทรอนกสสามารถมผลใชบงคบตามกฎหมาย

แหลงกำาเนดของเอกสารอเลกทรอนกส

  1) เครองมอทางซอฟตแวร สวนใหญจะเปนโปรแกรมสรางเอกสารอเลกทรอนกสตาง ๆ ไดแก เวรดโปรเซสเซอร เชน ไมโครซอฟตเวรด ปลาดาวออฟฟศ เวรดราชวถ เวรดจฬา หรอโปรแกรมสเปรดชต เชน ไมโครซอฟตเอกเซล ปลาดาวออฟฟศ ผลผลตทได จะเปนไฟลขอมลอเลกทรอนกสชนดตาง ๆ ตามแตโปรแกรมจะผลตขนมา                             2) เครองมอทางฮารดแวร สวนใหญจะเปนเครองมอทางแสง โดยใชหลกการถายจากภาพจรงหรอถายภาพจากเอกสารกระดาษ แปลงไปเปนไฟลขอมลอเลกทรอนกสชนดรปภาพ เชน สแกนเนอร โทรสาร กลองถายภาพดจตอล

รปแบบของเอกสารอเลกทรอนกสรปแบบเอกสารขอความ (Text format)

TEXT format Document format PDF format (Portable Document Format) XML (Extensible Markup Language)

รปแบบเอกสารภาพ (Image) JPEG format เปนรปแบบทออกแบบมาเพอเกบภาพไดหลายส มการบบอดขอมล                                PNG or GIF formats เปนรปแบบทออกแบบมาเพอเกบภาพ มการบบอดขอมลแบบไมมการสญเสยของคณภาพ (Lossless compression) และสามารถใชไดดกบภาพส ภาพสเทา และขาวดำา                                Bitmapping formats เปนรปแ

การจดการเอกสารอเลกทรอนกส (Electronic Document Management)

  กระบวนการจดการเอกสารอเลกทรอนกส เปนการใชเทคโนโลยสารสนเทศ มาจดการตอวงจรชวตของเอกสารอเลกทรอนกส ตงแตการผลตโดยการจดทำาเอกสารฉบบราง (Draft) จากเอกสารเดมทจดเกบไวหรอไดรบจากหนวยงานอน จากแบบฟอรมหรอสรางขนใหม แลวสงเขากระบวนการควบคมเอกสาร โดยการสงไปใหผมอำานาจอนมตพจารณาอนมต ทำาการการพสจนตวตนของเอกสาร ดวยวธการลงลายมอชออเลกทรอนกสหรอวธอน ๆ สรางความปลอดภยใหกบเอกสาร ดำาเนนการแจกจายใชงาน และจดเกบหรอทำาลาย

การจดการเอกสารอเลกทรอนกส (Electronic Document Management)

การผลตเอกสาร อเลกทรอนกสมกระบวนการในการใชเวรดโปรเซสเซอร การนำาเขาเอกสารจากเครองสแกนเนอร เครองแฟก การผลตเอกสารอเลกทรอนกสอาจจะอางองมาจากเอกสารเดมทจดเกบไวในระบบการจดการเอกสารอเลกทรอนกสทเรยกกลบมาใชใหม หรอเอกสารทสงมาจากหนวยงานอน หรอสรางขนใหม เอกสารทผลตไดจะเปนฉบบราง (Draft) ยงไมมผลจนกวาจะไดรบอนมตจากผมอำานาจ

การควบคมเอกสารอเลกทรอนกส

   เอกสารอเลกทรอนกสจะตองมการควบคม ตงแตการจดการทะเบยนเอกสารอเลกทรอนกส การอนมตเอกสารจากผมอำานาจ ซงอาจจะมหลายระดบตามเวรคโฟลวของแตละหนวยงาน การควบคม

ความปลอดภยของเอกสารอเลกทรอนกสในทก ๆ ดาน การจดการการจดเกบเอกสารอเลกทรอนกส และการควบคมการกระจาย การใชงาน การ

ยมเอกสารอเลกทรอนกส

การอนมตเอกสารอเลกทรอนกส

 กระบวนการกลนกรองเอกสารทางอเลกทรอนกส ในหนวยงานทมสายการบงคบบญชาตามลำาชน จำาเปนตองมเวรคโฟลวของการกลนกรองขนไปตามลำาดบชน จนถงผมอำานาจอนมต โดยวธการ

อนมตทางอเลกทรอนกส อาจจะใชวธการลงลายมอชออเลกทรอนกส หรอวธการลงทะเบยน หรอวธ

ทางอเลกทรอนกสอน ๆ การอนมตเอกสารอเลกทรอนกสเปนสวนหนงของการพสจนตวตนใน

การรกษา ความปลอดภยเอกสารอเลกทรอนกส

ความปลอดภยเอกสารอเลกทรอนกส ความปลอดภยของเอกสารอเลกทรอนกสเปนสงทสำาคญตอ

กระบวนการจดการเอกสารอเลกทรอนกส ซอฟตแวรจดการเอกสารอเลกทรอนกสจะตองสามารถจดการได ประกอบดวย  1. การรกษาความลบ (Confidentiality) ไมใหผไมมอำานาจสามารถเขาถงเอกสารอเลกทรอนกสนน ๆ ได

      2. ความถกตองสมบรณ (Integrity) ครบถวนของเอกสารอเลกทรอนกส ตวเอกสารอเลกทรอนกสจะตอง ไมขาดหาย ไมถกแกไข และตองมนใจไดวาเอกสารฉบบทสงไปถงผรบหรอจดเกบไวเปนฉบบจรง 3. ความพรอมใชงาน (Availability) เอกสารอเลกทรอนกส ตองสามารถเรยกใชงานไดตลอดเวลาทตองการ

4. การพสจนตวตน (Authenticity) วาเปนเอกสารฉบบจรง ไมใชเอกสารอเลกทรอนกส ทถก คดลอก ปลอม แปลง

การกระจายและใชงานเอกสารอเลกทรอนกส

การกระจายและใชงานเอกสารอเลกทรอนกส เปนสวนหนงทสำาคญ ในกระบวนการควบคมเอกสาร

อเลกทรอนกส การกระจายเอกสารจะตองสามารถ รบ-สง ในรปแบบอเลกทรอนกส เชน เปนหนงสอเวยนอเลกทรอนกส เปนจดหมายอเลกทรอนกส

หรอสงไปในมเดยตาง ๆ ไดอยางปลอดภย โดยตองมนใจไดวาเอกสารอเลกทรอนกสทถกจดสงไปนน ไป

ถงผรบไดอยางถกตอง รวดเรว มการรกษาความปลอดภยเปนอยางด

การจดการการจดเกบ การคนหาและเรยกใชเอกสารอเลกทรอนกส

• เปนกระบวนการในการจดเกบในซอฟตแวร หรอมเดยตาง ๆ โดยใชซอฟตแวรชวยในการจดเกบ

• สงทควรคำานงถงในการเลอกซอฟตแวรในการจดการการจดเกบควรพจารณาใช ไฟลรปแบบทไมมใครเปนเจาของ(Non-proprietary file storage format) ไมผกตดกบฮารดแวรการกำาหนดมาตรฐานในการจดเกบ

• การทำาลายเอกสาร การคนหาและเรยกใช การควบคมการเขาถงเอกสาร การสำารองขอมล การกคนและการปองกนความเสยหาย

• มการกำาหนดผมอำานาจหนาทรบผดชอบ สงเหลานจะชวยใหมความมนใจไดวาเอกสารทถกจดเกบจะมความมนคง ปลอดภย สามารถนำากลบมาใชใหมได และสามารถคนหาได

งาย

ซอฟตแวรจดการเอกสารอเลกทรอนกสทพงประสงค

• ความสามารถในการจบภาพ (Capture) หรอ นำาเขาเอกสารชนดตาง ๆ เขามาในระบบได

• ความสามารถในการเกบรกษา และการจดเกบเอกสารสำาคญ ทสามารถขยายและเปลยนแปลงได จะตองมระบบจดเกบเอกสารทเชอถอได รองรบการขยายและการเปลยนแปลงของเทคโนโลยได

• ความสามารถในการทำาสารบาญหรอดชน การคนหาและการนำากลบมาใช

• ความสามารถในการกระจายเอกสารถงผรบทถกตอง โดยตองสามารถกระจายแบบถงผรบหลายคน สงไดหลากหลายสอทงภายในและภายนอกองคกร ในหลายรปแบบ

• ความสามารถในการรกษาความปลอดภย และการปกปองเอกสารจากการสญหายและความสบสน

การกำาหนดแผนแมบทและวางแผนกลยทธ

ในการนำาระบบจดการเอกสาร • การนำาระบบการจดการเอกสารอเลกทรอนกสมาใชตองได

ประโยชนอยางแทจรง • ตองพจารณาถงความเขากนไดกบระบบการทำางานงานของ

หนวยงาน เหมาะสำาหรบขอมลทอยในเอกสารมการเปลยนแปลงอยตลอดเวลา

• มอนำาระบบการจดการเอกสารอเลกทรอนกสมาใช จะตองทำาใหประสทธภาพการทำางานเพมขน เชน ประสทธภาพของกระบวนการผลตเอกสาร ประสทธภาพในการกระจายเอกสาร

• ระบบการจดการเอกสารอเลกทรอนกสตองมความปลอดภยจากภยคกคามตาง ๆ ระบบมการปองกนอยางเพยงพอจาก ขอมลถกทำาลาย การสญเสยขอมล การฝาฝนความลบและความปลอดภย

วางแผนกลยทธในการนำาระบบจดการเอกสาร