ДЕЛОВАЯ БЕЗУПРЕЧНОСТЬ. Часть 2:

БЕЗУПРЕЧНОЕ ПЛАНИРОВАНИЕ

Большая цель рождает большую энергию!

Принято считать, что для достижения большой цели нужно много сил и ресурсов, на самом деле все наоборот:

• 1. Коррекция техник самоорганизации. Техника "безупречного" выполнения.

• 2. Анализ рабочей нагрузки.

• 3. Ежемесячное/еженедельное/ежедневное планрование.

• 4. "Точечное" планирование: техника видения будущего события в целом.

• 5. План проекта: определение цели, организационная карта, этапы, план действий.

• 6. План и команда: делегирование и контроль.

• 7. Планирование личной жизни.

Эффективное планирование и реализация многочисленных приоритетов возможны тогда, когда у вас соответствующая система самоорганизации:

• На Вашем столе находятся только те документы, с которыми вы работатете в данный момент. Остальные документы хранятся по системе организации.

• Каждый раз, кога вы используете папку, Вы убираете старые документы, которые больше не нужны, перед тем как положить папку на место.

• Каждый день папки «Входящие», «Исходящие», «Текущие» пусты.

• Составлены планы действий для проектов.

• Все лишние документы/задачи/дела/контакты/события удалены.

• Работа системы самоорганизации периодически проверяется и корректируется.

По шкале от 1 до 5 оцените в каких сферах личной самоорганизации вы достигли успеха:

• Мое рабочее место убрано в конце каждого рабочего дня

• Я убрал и выбросил все ненужные вещи, файлы, документы из моего рабочего пространства

• Рабочие папки систематизированы

• Справочные папки систематизированы

• Архивные папки систематизированы

• Папки в электронной почте систематизированы

• Я использую принцип «Сделай сейчас» и ничего не откладываю

• Все события запланированы и отображены в электронном календаре

• Я делаю самую неприятную работу в первую очередь

• Я готовлю «драйв листы» для сложных повторяющихся заданий

• Я ничего не забываю

Для чего нужен порядок?

Техника «безупречное выполнение» качественно и полностью

• Один День - Одно Дело: 1.Подумать и составить список: что понадобится для Подготовки и Исполнения, кокое должно быть качество; 2.Подготовка к Одному Делу: привести в нужное состояние то, чем ты будешь работать, выполнить всю подготовку Безупречно; 3.Выбрать день, когда кроме этого дела больше ничего не делаешь и Делаешь Это Одно Дело Безупречно.

• В процессе обдумывания, планирования, подготовки и выполнения записать все новые идеи/мысли которые обязательно будут возникать, не анализируя их.

• В процессе выполнения все время ставить вопросы:

• как сделать еще лучше? (для себя, для других), «как то, что я сделаю будет использоваться?», любые вопросы, которые раскроют новые аспекты.

• какие возможны угрозы? (что и почему не закончено или может быть не сделано?, что еще не учтено?, достаточно ли времени, людей, информации, контроля и пр.???)

• где я могу допустить ошибку?<

• где другие могут допустить ошибку?<

• как действовать в случае если… или КАК ИЗБЕЖАТЬ УГРОЗ?<

• Все записывать, не анализируя.

Сценарий в таблице:

! ! !! ! ! ! ! ! !! ! ! ! ! ! !! ! ! ! ! ! !! ! ! ! ! ! !! ! ! !! ! ! ! !! ! ! ! ! ! !! ! ! ! ! ! !! ! ! ! ! ! !! ! ! ! ! ! !! ! ! ! ! ! !! ! ! ! ! !

№ п/п Сделать время/

дата Ответственные Детально Сделано Заметки

1

2

3

4

Коррекция на идеи• перечитываем все записанные ранее идеи, анализируем и решаем какие из них полезны в этом случае, какие пригодятся на будущее, лишние выбрасываем;

• вносим изменения в сценарий и согласовываем с командой;

• идеи, полезные на будущее сохраняем в специально отведенном блоке для дальнейшего анализа и использования.

Уверенность приходит с опытом. Опыт увеличивается с каждым

Делом .

Безупречное завершение• Поблагодарить команду!!!

• Сделать все четко и до конца, разложить вещи/информацию "по полочкам" на свои места и т. п.

• Для того чтобы: легко продолжить в следующий раз, больше не думать об уборке, легко начинать новое…

• Сформировать «Отчет».

Для чего нужно планирование?

Плани́рование — оптимальное распределение ресурсов для достижения поставленных целей, деятельность

(совокупность процессов), связанная с постановкой целей (задач) и действий в будущем. С точки зрения математики,

планирование — это функция, одним из аргументов которой является время.

• контроль над делами в будущем

• эффективное распоряжение ресурсами

• готовность к предстоящим событиям

• предотвращение рисков и предстоящих проблем

• самодисциплина

• оценка работы

С чего надо начинать планирование?

• Необходимо учитывать ресурсы: персонал, информация, деньги, время, дополнительные инструменты, личная энергия

Что? Как? Зачем?Функции Еженедельно,

часов % Обязанность 1

Время, час.

Обязанность 2

Время, час.

Обязанность 3

Время, час.

Работа 45 27,0обработка входящей почты

10 подготовка договоров 15 аналитические

записки 12

Учеба 32 19,0 посещение лекций 12 чтение

литературы 14 домашняя работа 6

Быт 8 5,0 генеральная уборка 4 мытье посуды 2 стирка 2

Личное развитие 15 9,0 посещение

тренингов 6 чтение литературы 9

Проекты 20 12,0поиск и

обработка информации

15 подготовка планов 3 обсуждение с

партнерами 2

Отдых 48 29,0 сон 42 просмотр фильмов 6

168 100

Временной ресурс. Подсчитаем?

• планировать время на «неожиданные» задания

• учитывать цикличность деятельности

• планировать время на отдых

Типы заданий Ежемесячно, час. % от общего времени, %

Регулярные виды деятельности 380 51

Проекты и нерегулярные

задания140 19

Неожиданные задания 32 4

Типы вашей деятельности/регулярные задания

Ситуация сейчас Желаемая ситуация Как достичь желаемого

Время % Время % Что сделать Когда

е-мейл

телефон

встречи

Ваши обязанностиСитуация сейчас

Желаемая ситуация

Как достичь желаемого

Время % Время % Что сделать КогдаШкола ассистентов

Подготовка тренинговРекламная кампанияРабота с клиентами

Статьи

Управление финансамиВоспитание сына

Книга

Ежегодная рабочая нагрузкаДЕЯТЕЛЬНОСТЬ ЧАСЫ ЕДИНИЦА

ВРЕМЕНИОБЩЕЕ КОЛИЧЕСТВО ЧАСОВ В ГОД

Заметки

Ежедневно * N дней

Мейл 0,75 *227 170,25

Телефон 0,75 *227 170,25

Почта 0,5 *227 113,5

Ежедневное планирование 1,5 *227 56,75

Время для непредвиденных заданий 0,5 *227 340,5

Перерыв (2*15) 0,5 *227 113,5

Еженедельно *N недель

Собрания группы 2 *46 92

Еженедельное планирование 0,5 *46 23

Внешние встречи 7 *46 322

Командировки 2 *46 92

Консультации 0,5 *46 115

Ежемесячно *N месяцев

Счета 2 *10,5 21

Поквартально *N кварталов

Заполнение налоговой декларации 1 *4 4

Ежегодно *N1

Оценка работы 4 4

Отчет 10 10

Обучение 20 20

проект А 10 10

проект Б 50 50

Рабочие часы: 1835,75

1600 часов/год

Все несут ответственность за:• оптимизацию ежедневной работы

• исключение ненужных заданий

• оплошности и ошибки

• поручения в последнюю минуту

• усовершенствование рабочего информационного потока

• организацию замещения, когда человек отсутствует

Рефлексия «глюков» ВОПРОСЫ РЕШЕНИЯ ПРЕИМУЩЕСТВАКакие зfдания не нужны? (или несут незначительную ценность)

123Какие задания/вопросы были упущены или забыты?

123Какие ошибки допускаются часто?

123Какая работа недавно передавалась в последний момент?

123Какие задержки происходят часто

123Какие возникают трудности ( ненужная информация, задержки, двойная работа, большое количество копий, незначительной важности и т. п.)

123

• рабочие процессы состоят из ежедневных заданий, которые были созданы компанией или сотрудниками, которые их выполняют

• лучше всего описать такие процессы и сделать их доступными любому замещению

• смотрите, можно ли их усовершенствовать

• ценность каждого сотрудника состоит из особенных навыков, которые следует описывать, сохранять и обновлять

Мини план по замене исполнителей

Список навыков Сотрудник Замена Время Где Когда

1234

• подобрать название каждому процессу так, чтобы оно было понятно всем

• сохраняйте процедуры в электронном виде

• каждый процесс должен включать дату создания, дату обновлени и имя сотрудника

• название папки рабочего процесса должно быть легко узнаваемым

• создайте каталог с ключевыми словами для более удобного поиска многочисленных процессов

Контрольный лист

• Если ошибки возникают часто, то следует вести контрольный лист , с указанием: какую ошибку, кто, когда и почему совершил ( в виде таблицы опять -таки)

Стратегия при чрезмерном обьеме работы

СрочностьВажность Важно и не срочно Важно и срочно

Несрочно и неважно Срочно и не важно

• тратить больше времени на важные но не срочные задания

• анализируйте, чтобы понять, что изменить

• исключайте все, что можно исключить (предупредите коллег)

• еженедельный план с реалистичной оценкой времени на выполнение заданий

• делегируйте

• Деятельность, которая занимает 20% моего времени и приносит 80% результата:<

• 1_________________________________________

• 2_________________________________________

• 3_________________________________________

• Что исключить? Когда? Преимущества?

• Что делегировать? Когда? Преимущества?

Подготовка недельного плана• проанализируйте +/- действия на прошлой неделе

• развивайте «рефлекс качеств»

• проверьте свою «следящую систему»

• оставляйте время для регулярных заданий

• планируйте время для неожиданных заданий

• время для подготовки и последующих действий после каждого собрания

• список важных действий на неделю

• информируйте если не успеваете

• определите что вам может понадобиться от коллег на следующей неделе

• установите цель, повышающую эффективность

• ежедневное планирование - в конце дня, еженедельное - в конце недели

• планируйте длительные задания

• используйте коллективные дневники

• дневник как архив))))

• запланируйте время на изучение всех свойств дневников

• создайте «следящую» систему для гарантированного выполнения всех обязательств и делегирований

Кое-какие аспекты электронного дневника

Планирование проекта• определить нужные ресурсы

• распределить время/разбить на этапы

• этапы разбить на подзадания

• установить возможные препятствия и тактику их устранения/преодоления

• план как координационный инструмент

• план как «линейка» чтобы мерять)))

• можно одновременно контролировать несколько проектов

• S - Specific

• T - Time in phases

• E - Extra Value

• R - Realistic

Организационная карта

ЦЕЛЬ

Гипотезы, которые необходимо проверить Тактика, которую

надо применить

События, которые надо согласовать

Люди, которые вовлечены

Препятствия и риски, которые

нужно преодолеть

Необходимая информация и статистика

Необходимые ресурсы

Доступные ресурсы

• Старт проекта - готовь план!

• Каждому проекту - свою рабочую папку!

• Закончил проект - порешай с документами!

• Есть план - пиши детали!

• Есть компьютер - используй!

• Есть сроки - расписывай от обратного!

• Оцени свою работу!

• Есть команда - раздай задания правильно!

• Раздал задания - пусть пишут свои планы!

Делегирование • я выбираю подходящего человека

• я передаю задания так, чтобы они были выполнены в срок и полностью

• я ставлю четкие задачи

• я предоставляю все необходимые ресурсы

• я устанавливаю разумные сроки

• я убеждаюсь в том, что задание понятно

• я запрашиваю план действий

• я беру на себя ответственность и приписываю успех тому, кто выполнил задание

• я развиваю сотрудников делегируя

Это назначение задания другому, вместе с ресурсами, которые ему/им понадобятся для выполнения задания

Планирование в личной жизни

• определите какие проекты наиболее важны в вашей жизни

• четко определите цели, выпишите их

• проверьте совместимость с другими целями

• напишите план действий для каждой цели

ЛИЧНЫЕ ЦЕЛИ, КОТОРЫХ Я ХОЧУ ДОСТИЧЬ:1

2

3

4

5

6

7

8

9

10

ДЕЙСТВИЯ Оценка продолжительности

Предполагаемая дата Сделано

Желаю все планы реализовывать в «кайросе»