HMSכנס אורקל

מערכת איחוד דוחות כספיים

אהוד לוריא

2011דצמבר 13

 

תוכן המצגת –מערכת איחוד דוחות מטרת מערכת איחוד דוחות

יתרונות ביישום מערכת ממוכנת

דרישות ממערכת תוכנה

עקרונות למודל פיננסי

אבני היסוד של המערכת

מבנה אירגוני טיפוסי לפרוייקט

מפת דרכים

אבני דרך בפרוייקט

סיכונים

דוגמא למבנה אינדקס

דוגמא למימדים ומעגלים

הבסיס להצלחה

2

מטרת מערכת איחוד דוחות

אחיד , יצירת מערך דיווח מאוחד ,ויחודי ברמת הקבוצה ככלל והחברות בקבוצה כפרט , לדיווחים פיננסים וניהוליים

.כספיים וכמותיים

3

כלי להנהלה לקבלת דיווחים חשבונאיים וניהוליים מגוונים

חטיבות וקבוצה, חברותוביצוע לקבלת מדדי פעילות כלי להנהלה

הכספים להכנת הדיווחים הכספיים להנהלה לבעלי המניות כלי למנהלי ולציבור

כלים מתקדמים לניתוחים ולבקרה לחשבים ולרואי החשבון

אחת בקבוצה שפה חשבונאית

אחת בארגון " אמת" -בסיס נתונים מרכזי ויחיד

בעיקר באינטגרציה(רמה גבוהה של אמינות נתונים(

ריבוי תקופות להשוואה(היסטוריה של נתונים לאורך זמן(

שקיפות של כל היחידות כלפי מעלה

)1(יתרונות

4

)2(יתרונות פישוט תהליכי איסוף הנתונים

שיפור באיכות הדיווח ודיוק הנתונים

ריבוי תקופות להשוואה(היסטוריה של נתונים לאורך זמן(

דיווח עקבי על פני זמן ובין החברות

קיצור זמן הפקת דוחות

אוטומטי במידה רבה , תהליך סגירת חודש קצר ומהיר

גמישות לעצי איחוד לא סטטוטוריים וסימולציות

פיזור עומס –עבודה שוטפת על פני כל השנה

תקציב ובפועל, תשתית אחידה לדיווחי תחזית

הדרכה, שיתוף ידע, תהליך פשוט: אחידות באמצעות 5

יתרונות לחברות בת

קבלת כלי דיווח פיננסי וניהולי ברמה גבוהה לשימוש פנימי

קבלת היזון חוזר מגורמי ניתוח בקבוצה

מה שמועיל ברמת הקבוצה מועיל גם למאחדי הביניים

חסכון בזמן העברת החומר לחברת האם ולחברות ההחזקה

מניעת צווארי בקבוק בתהליך האיחוד

מידע ניהולי לפי צרכי הדיווח הפנימי של כל חברה

היסטוריה של נתונים נשמרת בבסיס נתונים אחד מגובה

חברתי של החברה במערך הקבוצתי-שקיפות ונגישות למידע בין

6

)1(דרישות ממערכת התוכנה ריבוי מטבעות ושפות, מערכת גלובלית•תמיכה קלה ומהירה ברכישות ומיזוגים בעתיד או שינויי •

בהחזקות בקבוצה שמירה על עצמאות חשבי חברות הקבוצה • טיפול מובנה בכמויות של פעולות ויתרות בינחברתיות • איחודי ביניים כתוצר לוואי ללא מאמץ• מערכת אחת ליישויות ליגליות וליחידות עסקיות• מערכת חיה עם מפת דרכים לשיפור וורסיות עתידיות• )SOX(תמיכה בצרכי דיווח של חברה ציבורית • ניתוח ותחקור מובנים, כלי דיווח•

7

)2(דרישות מהמערכת והתהליך פשטות ביישום ופשטות בתחזוקה•

•Minimum Customizations •Best Practice

ריבוי בדיקות תקפות אוטומטיות• בקרות מובנות בתהליך האיחוד • גמישות לשינויים • ERPאינה תלויה במערכת ה • ניסיון בחברות אחרות בישראל•

8

עקרונות למודל הפיננסי שפה חשבונאית אחת ואינדקס חשבונות אחיד• איכות הדיווח•

רמה גבוה של דיוק הנתונים• דיווח עקבי על פני זמן ובין החברות•

תהליך סגירת חודש • קצר ומהיר• אוטומטי ככל שניתן•

שקיפות נתונים של כל היחידות כלפי מעלה• :אחידות באמצעות•

תהליך פשוט• שיתוף ידע• הדרכה•

בסיס נתונים מרכזי יחיד• 9

)1(אבני היסוד של המערכת

יישות משפטית דיווחית הקולטת מאזן בוחן סולו –חברה בקבוצה

עץ(היררכיה סטאטוטורית או ניהולית של חברות הקבוצה –היררכית חברות(

אוסף של חברות במערכת עליהן תחולנה פעולות –קבוצה מאחדת במערכת ) מתייחס גם לאיחוד ביניים(האיחוד בהתאם למבנה ההיררכי

חברתית-חברה בקבוצה שמבוצעת מולה פעולה בין –שותף עסקי

זה נותן פיתרון לדיווח . יחידת דיווח ניהולית של חברות בקבוצה – תת מגזר מגזרי גם של הקבוצה וגם של כל חטיבה במידה ותונפק

מספר תתי מגזר מהווים מגזר(היררכיה ניהולית של תתי מגזר – מגזר (

כל הדיווחים (תת מגזר שבוצעו מולו פעולות חברתיות – תת מגזר שותף עסקי ) חברתיים במערכת ידווחו לפי חברה ותת המגזר הרלוונטיים -הבין

10

פעולות רישום ודיווח, שומה במערכת לקליטת נתוניםר –חשבון

שבון קלטח –שבון שהינו חלק ממאזן הבוחן המאוחד ח – חשבון רגיל

משמש , חלק ממאזן הבוחן המאוחד שאינוחשבון -חשבון סטטיסטיחשבון -ביאורים דוח דירקטוריון וברנע , לאיסוף מידע לדוחות ניהוליים

) בדרך כלל ניתן לדיווח בשלב שני(קלט

מאפשר היררכית , שבון המסכם מספר חשבונותח –חשבון מסכם חשבון קלט אינו -סיכומים

תרשים חשבונות(וסף כל החשבונות במערכת א – אינדקס חשבונות (

המאפשר באותו חשבון לקבל דיווח על חתכים , פיין של חשבוןמא –מימד )עומק(אותו חשבון " שכפול"שונים ללא צורך ב

להלן דוגמא(ריצת החשבונות והמימדים שיוחסו להם מט – אינדקס איחוד (

)2(אבני היסוד של המערכת

11

מבנה ארגוני טיפוסי לפרויקט

ועדת היגוי

מנהל פרויקט מטעם החברה

צוות תשתיות IT

צוותי יישום, משתמשי מפתח

יועצי , ITאנשי האינטגרטור רואה החשבון

צוות חברות בנות

צוות חברת התוכנה

ממשקים והסבות

מנהלת פרויקטמטעם

האינטגרטור

12

מפת דרכים ליישום

Project preparation

1

2

3

4

5

Roll Out

Business Blueprint

Realization

Final Preparation Go-Live -Pilot

התארגנות

ביצוע הרצה במקביל

עיצוב תהליכים מימוש

הערכות להפעלה עלייה לאוויר

6

13

אבני דרך בפרויקט

14

תוצר מהות אבן דרך התארגנות1

בנית , קביעת נוהלי עבודה, תכנון הפרויקט סביבת עבודה

מערכת מותקנת , נוהלי עבודה, תוכנית עבודה בשרת

2תכנון עקרוני וגיבוש תפיסת

)אפיון(פתרון קביעת התהליכים העסקיים העתידיים במונחי

י הקבוצה"תהליכי עבודה מאושרים ע המערכת ומפוי ממשקים והסבות

עיצוב מפורט-מימוש4

, ביצוע התאמות, ביצוע השלמות לתהליכים, כתיבת ממשקים, דוחות וטפסים, פיתוחים

בדיקות מסירהממשקים והסבות , מערכת מותאמת פיתוחים

כתובים ומתועדים ביצוע בדיקות מסירה

נתונים מוכנים להעברה למערכת התאמת נתוני החברות לדרישות המערכת טיוב נתונים5

הפקת לקחים ולימוד הבעיות בדיקת מערכת כניסוי על נתונים היסטורים בדיקות מסירה7

הדרכת משתמשים הדרכה8

הפקת לקחים ולימוד הבעיות ריצה במקביל דוחות תקופה נוכחית בדיקות קבלה וריצה במקביל9

עבודה חיה במערכת הפעלת מערכת היצור עליה לאוויר10

סיכונים במהלך פרוייקט היישום ניהול הסיכון סיכון

תגובות מהירות ומחייבות. 1 לוחות זמנים

הצפת בעיות ואסקלציה בזמן. 2

מחייבות הנהלה וספק חיצוני. 3

שיתוף החברות הבנות. 1 סיכון ממשקים

הגדרה מוקדמת של מבנה הממשק. 2

יצירת סביבת פיילוט מוקדם ככל האפשר . 1 סיכון ביצועים

שיתוף הצוות הטכנולוגי מתחילת הפרויקט. 2

מיישמים מנוסים בהטמעת פרויקטים דומים. 3

15

סיכונים בניהול שוטף של המערכת

סיכון לטעויות בתהליך ריכוז ואיסוף הנתונים הכספיים מבנה עצי חשבונות לא אחיד

ריבוי מערכות מקור

בעיות שליטה על תהליך מרובה שלבים שיטות וגורמים מעורבים

שינויים תכופים בדרישות הדווח והגילוי

תהליכי סגירה ממושכים מדי

גידול בעלויות הביקורת

התאמה בין תקני דווח שונים)US GAAP ,IFRS(

קושי בניהול :Single version of the truth

16

הבסיס להצלחה

מחויבות הנהלה בכירה לפרויקט

מחוייבות צוות ניהול הפרויקט והשותפים לתהליך

הצבת כוח אדם בכיר בפרויקט בעל הבנה וידע עסקיים לצורך קבלת החלטות

החיוני לעלייה לאוויר והתרכזות בו" עיקר"זיהוי ה

זמינות צוות הפרויקט ונציגי חברות הבת בהתאם לתוכנית העבודה

מחויבות ללוחות זמנים

17

כנס אורקל

תודה על ההקשבה

Contact:   Ehud Lurie   050‐9090914    Ehud@Lurie.co.il  

תרשים החשבונות דוגמא למבנה

מבנה אינדקס חשבונות X-XX-XXX מבנה חשבון בן 6 ספרות

קבוצה (ספרה אחת )1-9

סעיף (שתי ספרות )01-99מספר חשבון (שלוש ספרות )010-999

קבוצה ראשית באינדקס חשבונות תאור קב

נכסים שוטפים 1נכסים שאינם שוטפים 2התחייבויות שוטפות 3התחייבויות שאינן שוטפות 4הון עצמי 5מכירות ושירותים 6רווח והפסד למעט הכנסות 7מעגלי תזרים 8מידע ניהולי 9

19

דוגמא למימדים

20 יש למצוא את שביל הזהב בין ריבוי מימדים לפשטות ניהול המערכת ואיסוף הנתונים -טיפ חשוב