© HZ

- 1 -

Grundlagen der kaufmännischen RechnungslegungKleine Einführung in die wichtigsten Vorschriften

Version 4.01 © Harry Zingel 2001-2003, EMail: HZingel@aol.com, Internet: http://www.zingel.deNur für Zwecke der Aus- und Fortbildung

Inhaltsübersicht1. Grundbegriffe ......................................................................... 21.1. Aufgaben des Rechnungswesens ............................................ 21.2. Gliederung des Rechnungswesens .......................................... 21.3. Rechtsgrundlagen des Rechnungswesens ................................ 21.3.1. Gesetzliche Rechtsquellen ...................................................... 31.3.1.1. Handelsrechtliche Vorschriften ............................................... 31.3.1.2. Steuerrechtliche Vorschriften ................................................. 41.3.2. Die Grundsätze der ordnungsgemäßen Buchführung ............. 41.3.2.1. Dokumentationsgrundsätze .................................................... 41.3.2.2. Bilanzierungsgrundsätze ........................................................ 41.3.2.3. Ordnungsgemäße computergestützte Buchhaltung ................. 52. Buchführungspflicht ............................................................... 62.1. Handelsrechtliche Buchführungspflicht .................................. 62.2. Steuerrechtliche Buchführungspflicht ..................................... 62.3. Weitere Aufzeichnungspflichten ............................................. 62.4. Aufgabe 1: Grundlagen und Buchführungspflicht .................. 83. Buchführungsorganisation ..................................................... 93.1. Grund- und Hauptbuch .......................................................... 93.2. Nebenbuchhaltungen .............................................................. 93.3. Aufbewahrungspflichten ......................................................... 93.3.1. Handelsrechtliche Detailregelungen ....................................... 93.3.2. Steuerrechtliche Detailregelungen ........................................ 103.4. Aufbewahrungsfristen .......................................................... 103.5. Unterscheidung der Belege ................................................... 113.6. Muster für die Behandlung von Belegen gemäß GoB ........... 113.7. Aufgabe 2: Belegwesen ........................................................ 124. Inventur, Inventar, Bilanz ..................................................... 134.1. Das Inventar ......................................................................... 134.2. Die Inventur ......................................................................... 134.2.1. Grundlegende Definition ...................................................... 134.2.2. Bewertung und Bewertungsvereinfachung ........................... 134.2.3. Inventurorganisation ............................................................ 144.2.4. Besondere Arten der Inventur ............................................... 154.2.4.1. Permanente Inventur ............................................................ 154.2.4.2. Verlegte Inventur ................................................................. 154.2.4.3. Stichprobeninventur ............................................................. 154.3. Aufgabe 3: Inventur ............................................................. 155. Inventar und Bilanz .............................................................. 165.1. Grundlegende Definition ...................................................... 165.2. Die Bilanzwaage .................................................................. 16

5.3. Das grundlegende Gliederungsschema ................................. 165.4. Beispiel für eine Bilanz ........................................................ 175.5. Aufgabe 4: Inventar und Bilanz ........................................... 176. Die Ableitung der Buchungsmethodik .................................. 186.1. Bilanz und Buchungsregeln .................................................. 186.2. Ableitung von Buchungssätzen ............................................ 196.2.1. Was ist ein Buchungssatz? ................................................... 196.2.1. Beispiele für Buchungssätze ................................................. 196.2.1.1. Bestandsbuchungen .............................................................. 196.2.1.2. Das Problem mit dem Bankkonto ......................................... 206.2.1.3. Erfolgsbuchungen ................................................................ 216.3. Aufgaben .............................................................................. 216.3.1. Aufgabe 5: Bestandsbuchungen ........................................... 226.3.2. Aufgabe 6: Bestands- und Erfolgsbuchungen ....................... 226.3.3. Aufgabe 7: Buchungsfälle identifizieren ............................... 227. Übersichten zur Buchungssystematik ................................... 227.1. Übersicht über die wichtigsten Buchungsregeln.

Teil 1: Die vier elementaren Buchungsfälle. ......................... 237.2. Übersicht über die wichtigsten Buchungsregeln.

Teil 2: Der Buchungskreislauf der Bilanzkonten. ................. 247.3. Übersicht über die wichtigsten Buchungsregeln.

Teil 3: Erfolgskonten, GuV und Eigenkapital. ..................... 258. Anhang ................................................................................. 268.1. Anhang A: Allgemeine Kontenübersicht ............................... 268.2. Anhang B: Gliederungsschema des Gemeinschafts-

kontenrahmen der Industrie (GKR) ...................................... 278.3. Anhang C: Gliederungsschema des Industriekontenrahmen

(IKR) ................................................................................... 288.4. Anhang D: Das Merkblatt: Die Buchungsfälle der Geschäfts-

buchführung ......................................................................... 298.5. Anhang E: Alle Buchungsregeln: die elementaren

Buchungsregeln der Geschäftsbuchführung .......................... 309. Lösungen zu den Aufgaben .................................................. 319.1. Lösung zu Aufgabe 1: Grundlagen und Buchführungspflicht 319.2. Lösung zu Aufgabe 2: Belegwesen ....................................... 319.3. Lösung zu Aufgabe 3: Inventur ............................................ 329.4. Lösung zu Aufgabe 4: Inventar und Bilanz .......................... 329.5. Lösung zu Aufgabe 5: Bestandsbuchungen .......................... 329.6. Lösung zu Aufgabe 6: Bestands- und Erfolgsbuchungen ...... 329.7. Lösung zu Aufgabe 7: Buchungsfälle identifizieren ............. 33

Anstelle eines Vorwortes bitte nicht zu überlesen:Die Buchführung ist der wichtigste Bestandteil des betriebli-chen Rechnungswesens und die Fertigkeit, Buchungen richtigvorzunehmen, ist eine Grundqualifikation jeder kaufmänni-schen Aus- und Fortbildung. Und daß es an dieser Qualifikationmangelt zeigt sich an dem Umstand, daß in kaufmännischenPrüfungen in keinem anderen Fach so viele Prüfungskandidatendurchfallen wie in der Buchführung.

Dieses Skript stellt die wichtigsten Grundzüge der kaufmänni-schen Rechnungslegung dar. Es enthält alle grundlegendenGedanken von den Rechtsvorschriften, der Buchführungspflichtbis hin zur Bildung von Buchungssätzen. Es wird ergänzt durchdie auf der CD befindliche Foliensammlung, die besonders fürden Unterrichtenden gedacht ist, aber auch Handouts undThesenpapiere enthält, die dem Lernenden unbedingt vorliegensollten.

In der Buchhaltung baut ein Thema auf dem anderen auf. Andersals in manchem anderen Fach gibt es in der Regel nur „richtig“oder „falsch“. Um Frustrationen und Fehlschläge zu vermeiden

wird daher empfohlen, mit diesem Skript sehr gründlich umzu-gehen. Jedes seiner Elemente wird später wieder von Bedeutungsein. Nichts ist überflüssig. Wer die Grundregeln nicht verstan-den hat, wird später mit Gewißheit scheitern. Also, bitte,nehmen Sie es ernst!

Zwei didaktische Anmerkungen aus meiner langjährigen Lehr-erfahrung möchte ich noch voranstellen:

1. Buchungsregeln sind entweder Rechtsvorschriften oder nurgegenseitig auseinander abzuleiten, aber nicht explizit ver-ständlich. „Soll“, „Haben“ oder „an“ bedeuten nichts.

2. Die Regeln zum Bilden von Buchungssätzen sind aus derBilanz abgeleitet. Verstehen Sie erst den Inhalt der Bilanz.Wenn Sie bildliches Vorstellungsvermögen besitzen, wer-den Sie es wahrscheinlich einfacher haben, weil Sie sichvorstellen müssen, was „außen“ und „innen“ im Bilanz-schema steht!

Viel Erfolg! Harry Zingel

© HZ

- 2 -

1. GrundbegriffeRechnungslegung ist der Oberbegriff für die Gesamtheitder Aufzeichnungspflichten, mit denen internen und ex-ternen Interessenten Rechenschaft über die Geschäftsvor-fälle und die Lage des Unternehmens gegeben wird.

Externe Interessenten könnten sein:

BankenGläubigerBehörden, insbesondere das FinanzamtKapitalanleger

Interne Interessenten sind insbesondere

Die GeschäftsleitungController und interne RevisionMitarbeiter, insbesondere leitendeKapitaleigentümer

Dieses Skript stellt die wesentlichen Grundlagen derbetrieblichen Rechnungslegung dar.

1.1. Aufgaben des RechnungswesensAllgemeine hat das Rechnungswesen die Aufgabe, dasgesamte Unternehmensgeschehen zahlenmäßig zu erfas-sen, zu überwachen und auszuwerten. Im besondere un-terscheidet man:

1. Dokumentationsaufgabe: Aufzeichnung sämtlicherGeschäftsfälle anhand von Belegen: zeitnah, zeit-richtig, geordnet, lückenlos, wahr und fortlaufend.

2. Rechenschaftslegungs- und Informationsaufgabe:Periodenweise (jährliche) Berichterstattung an Unter-nehmenseigner, Behörden, Gläubiger (Kreditgeber)usw. über Vermögens- und Ertragslage (Jahresab-schluß).

3. Kontrollaufgabe: Aussagen über Produktivi-tät, Wirt-schaftlichkeit u. Rentabilität des Unternehmens, sei-ner Betriebe und anderen Teilsysteme (z.B. Kosten-stellen).

4. Dispositionsaufgabe: Bereitstellung von Zahlenma-terial als Grundlage für unternehmerische Entschei-dungen, z.B. über Investitionen, Märkte, Produkt-sortimente oder Absatzpolitiken.

1.2. Gliederung des RechnungswesensDas Rechnungswesen besteht raditionell aus vier Teilbe-reichen:

Buchführung: Diese ist eine unternehmensbezogeneZeitraum- und Zeitpunktrechnung. Die zeitraum-bezogene Rechnungslegung gipfelt in der Gewinn-und Verlustrechnung (GuV) und die zeitpunktbezogeneRechnungslegung kulminiert in der Bilanz.

Kosten- und Leistungsrechnung: Diese ist eine betriebs-bezogene Stück- und Gesamtrechnung, d.h., sie liefertDaten über den einzelnen Betrieb (nicht das Unter-nehmen) bezogen auf einen Zeitraum (nbicht unbe-dingt ein Geschäftsjahr) und eine Leistungseinheit(Stück, Exemplar, usw).

Statistik: Im Rechnungswesen versteht man hieruntereine Vergleichs- und Analyserechnung, die etwa fürZeit-, Unternehmens- oder Betriebsvergleiche einge-setzt werden kann. Aufgrund ihrer Vielseitigkeit wirddie Statistik auch in anderen unternehmerischen Teil-bereichen eingesetzt, insbesondere in der Marktfor-schung un im Qualitätsmanagement, so daß sich hierSchnittstellen des Rechnungswesens zu diesen Teil-bereichen ergeben.

Planrechnung: Diese ist eine betriebs- oder unter-nehmensbezogene Vorschaurechnung, die Zukunfts-daten hinsichtlich relevanter Bereiche prognostiziert.Sie wird auch als Budgetierung bezeichnet und istzugleich ein Teilgebiet des Controllings.

Dieses Skript befaßt sich ausschließlich mit der Buchfüh-rung. Zu den anderen Teilbereichen stehen vom gleichenAutor weitere Skripte zur Verfügung; zu allen Teilberei-chen (und vielen anderen Themen) sollten Sie auch im„Lesikon für Rechnungswesen und Controlling“ des glei-chen Autors nachschlagen sowie die zahlreich vorhande-ne Lernsoftware des Autors benutzen.

1.3. Rechtsgrundlagen des RechnungswesensAllgemein versteht man unter einer Rechtsquelle eineErkenntnisquelle aus der Vorschriften für ein relevantesSachgebiet entnommen werden können. Die Buchhal-tung ist hochgradig reglementiert und (etwa im Gegen-satz zur Kostenrechnung, Statistik oder Planrechnung)von zahlreichen Rechtsquellen bis ins Detail geregelt.

Hierbei ist die Gesamtheit aller Rechtsnormen, die dieRechnungslegung regeln von Bedeutung. Man unter-scheidet dabei kodifiziertes Recht, Rechtsprechung undGewohnheitsrecht. Alle drei Arten von Rechtsnormenkommen im Rechnungswesen vor:

Die allgemeine Gliederungdes betrieblichen Rechnungswesens

Planrechnung:

Vorschaurechnungzu Investition, Ein-kauf, Absatz, Pro-

duktion usw.

Statistik:

Vergleichsrechnung(Zeit-, Unterneh-

mens- und Betriebs-vergleich).

Kosten- undLeistungsrechnung:

betriebsbezogeneStück- und Gesamt-

rechnung.

Buchführung:

unternehmens-bezogene Zeitraum-

und Zeitpunkt-rechnung.

© HZ

- 3 -

Kodifiziertes Recht(Gesetze, Verordnungen,

Richtlinien)(code law)

Rech-nungs-wesenRecht-

sprechung(Richterrecht)(case law)

Gewohn-heitsrecht(common

law)

Kodifiziertes Recht sind im Wesentli-chen gesetzliche Regelungen im Steu-er- und im Handelsrecht. Man un-terscheidet hierbei insbesondereGesetze, Verordnungen und Er-lasse.

Rechtsprechung kommt ingroßem Umfang in allenGebieten der Rechnungs-legung vor.

Gewohnheitsrecht findetsich in zahlreichen vonGesetzen nur unscharfoder überhaupt nicht de-finierten „Grundsätzen“,etwa den Grundsätzen derordnungsgemäßen Buch-führung, die vielfach nur ge-wohnheitsrechtlichen Charakter ha-ben, oder etwa auch in „Handelsbräuchen“ (z.B. §346HGB) oder „Treu und Glauben“ (§157 BGB).

Die kodifizierten Rechtsquellen und die Rechtsprechungsind leider äußerst unsystematisch und vermitteln viel-fach eher den Anschein zufälliger Sammlungen vonVorschriften anstatt systematischer und planmäßigerRechtssetzung. Insgesamt lassen sich das aber Handels-recht und das Steuerrecht als wesentliche Hauptrechts-quellen unterscheiden.

Obwohl das Maßgeblichkeitsprinzip und das umgekehrteMaßgeblichkeitsprinzip aufgrund von §5 Abs. 1 EStGund §254 HGB eine Einheit zwischen diesen beidenRechtsgebieten herzustellen versuchen ist diese Einheitdoch spätestens durch die Steuerreform 1999 weitgehendverlorengegangen (vgl. beispielsweise Teilwertabschrei-bung).

Für börsengängige Konzernmutterunternehmen kommendurch die Öffnung Deutschlands für die internationaleRechnungslegung derzeit noch die International Accoun-ting Standards (IAS) als Rechtsquelle hinzu. Die deut-schen Rechnungslegungsstandards (DRS) bieten eine neuekodifizierte Rechtsquelle, die sich aber gerade erst amAnfang befindet.

Eine Freigabe der IAS für alle Unternehmen ist bis 2005geplant.

1.3.1. Gesetzliche RechtsquellenMan unterscheidet hier zwei grundsätz-lich relevante Rechtsbereiche: das Steu-errecht und das Handelsrecht. BeideRechtsgebiete enthalten teilweise ver-streut, teilweise konzentriert Rechts-

vorschriften zur Rechnungsle-gung, die einander in der Theo-

rie ergänzen, in der Praxisaber oftmals widersprechen.Besonders die Bonner undBerliner Laienspieltruppevon 1998 hat mit ihren di-versen Steuerreformen die-sen Zustand verschärft. Dasist für den Unternehmer

schlecht, weil er allen ernstesgezwungen ist, einander direkt

widersprechenden Rechtsvorschriftenvoll zu genügen, tewa einem steuerrechtlichen Verbot derTeilwertabschreibung bei einer gleichzeitigen handels-rechtlichen Pflicht zu einer solchen Abschreibung.

1.3.1.1. Handelsrechtliche VorschriftenDie grunglegenden handelsrechtlichen Vorschriften sindkonsistent an einem Ort im Handelsgesetzbuch zusam-mengefaßt und gliedern sich im 3. Buch HGB in folgendeTeile:

1. §§238-263 Grundlegende Vorschriften für alleKaufleute,

2. §§264-335 Zusätzliche Vorschriften für Kapital-gesellschaften,

3. §§336-339 Zusätzliche Vorschriften für einge-tragene Genossenschaften,

4. §§340-341 o Zusätzliche Vorschriften für Unter-nehmen bestimmter Geschäftszwei-ge, insbesondere für die Kreditinsti-tute, Finanzdienstleister und Versi-cherungen,

5. §§342, 342 a Privates Rechnungslegungsgremium,Rechnungslegungsbeirat.

Rechtsformenspezische Vorschriften finden sich u.a. auchin den gesellschaftsrechtlichen Regelungen des Handels-gesetzbuches für die offene Handelsgesellschaft und dieKommanditgesellschaft, ferner für die Aktiengesellschaftim Aktiengesetz sowie für die GmbH im GmbHG. Weiter-hin sind zu beachten das Publizitätsgesetz (Offenlegungs-pflichten) und für die Genossenschaft, speziell dieGenossenschaftsprüfung das Genossenschaftsgesetz.

Größenspezifische Vorschriften sind insbesondere imHandelsgesetzbuch (vgl. z.B. §267 HGB) und im Publi-zitätsgesetz enthalten.

Branchenspezifische Regelungen finden sich insbeson-dere für das Versicherergewerbe im Versicherungsauf-sichtsgesetz (VAG) und für das Kreditgewerbe im Kredit-wesengesetz (KWG). Auch für Kraftwerksbetreiber, Kran-kenhäuser und viele andere Branchen gibt es mehr oderweniger konsistente Sonderrechte. Dabei sind insbeson-

Gesetzliche Grundlagen des Rechnungswesens

SteuerrechtHandelsrecht

AktG

GmbHG

GenG

PublG

HGB

und allgemeine GoB

EStG

KStG

UStG, GewStG

BewertungsG

AO

Div. VO'en, EU-Recht

© HZ

- 4 -

dere die sonderrechtlichen Einschränkungen für bestimmteBranchen verfassungsrechtlich bedenklich.

1.3.1.2. Steuerrechtliche VorschriftenWaren schon die handelsrechtlichen Regelungen inho-mogen, inkonsistent und über viele Regelungsorte ver-streut, so trifft dies auf die steuerrechtlichen Regelungennoch viel mehr zu.

Grundlegende Rechtsquelle ist die Abgabenordnung,in der etwa die steuerrechtliche Buchführungspflichtgeregelt ist - teilweise im Widerspruch zu den han-delsrechtlichen Regelungen.

Wichtigste Rechtsquelle ist das Einkommensteuerge-setz mit seinen unzähligen und zum Teil hochkom-plexen Bewertungs- und Bilanzierungsregeln.

Weitere Rechtsquellen finden sich in den einzelnenSteuergesetzen zu den jeweiligen Steuerarten. Beson-ders wichtig ist hierbei das Umsatzsteuergesetz (UStG),weil es fast alle Unternehmer betrifft.

Zu fast allen Steuergesetzen bestehen Richtlinien-sammlungen, die die Regelungsinhalte der Gesetzevertiefen und konkretisieren, oft bis ins kleinste De-tail.

Die Richtlinien werden ihrerseits durch amtliche Hin-weise vertieft, die wiederum die Richtlinien konkreti-sieren.

Schließlich ist die steuerrechtliche Rechtsprechunggänzlich unübersichtlich geworden.

1.3.2. Die Grundsätze der ordnungsgemäßenBuchführungDiese sind ein mehr oder weniger unbestimmter Rechts-begriff (Generalklausel), der die Gesamtheit der kodifi-zierten und nichtkodifizierten Vorschriften und Normenumschreibt, die für die Buchführung, die Jahresabschluß-gliederung, den Ansatz und die Bewertung im handels-rechtlichen Jahresabschluß maßgebend sind. Man unter-scheidet zwei Gruppen von „GoB“:

1. Grundsätze, die der Dokumentation dienen sind derGrundsatz der Übersichtlichkeit, der Grundsatz derRichtigkeit, der Grundsatz der Vollständigkeit undder Grundsatz der Ordnungsmäßigkeit des Beleg-wesens;

2. Bilanzierungsgrundsätze sind der Grundsatz der Klar-heit, der Grundsatz der Wahrheit, der Grundsatz derKontinuität und der Grundsatz der Vorsicht.

1.3.2.1. DokumentationsgrundsätzeGrundsatz der Übersichtlichkeit: dieser verlangt einesolche Beschaffenheit der Buchführung, daß sie einemsachverständigen Dritten innerhalb angemessener Zeiteinen Überblick über die Geschäftsvorfälle und über dieLage des Unternehmens vermitteln kann. Die Geschäfts-vorfälle müssen sich in ihrer Entstehung und Abwicklungverfolgen lassen (§238 Abs. 1 Satz 2 HGB, §145 AO, R 29

EStR). Darüber hinaus fordert §243 Abs. 2 HGB, daß derJahresabschluß klar und übersichtlich sein muß.

Grundsatz der Richtigkeit: dieser verlangt richtige Ver-buchung und Aufzeichnung von Geschäftsvorfällen (§239Abs. 2 HGB).

Grundsatz der Vollständigkeit: dieser gebietet, sämtlicheVermögensgegenstände, Schulden, Rechnungsabgren-zungsposten, Aufwendungen und Erträge in den Jahres-abschluß einzubeziehen, soweit gesetzlich nichts anderesbestimmt ist (§246 Abs. 1 HGB). Dabei dürfen Bilan-zierungswahlrechte und Bilanzierungsverbote nur im ge-setzlich genau umgrenzten Rahmen wahrgenommenwerden. Es gilt das allgemeine Verrechnungsverbot, wo-nach keine Verrechnung von Posten der Aktivseite mitPosten der Passivseite, von Aufwendungen mit Erträgen,von Grundstücksrechten mit Grundstückslasten zulässigist (§246 Abs. 2 HGB). Darüber hinaus sind alle Geschäfts-vorfälle einzeln aufzuzeichnen (und grundsätzlich aucheinzeln zu bewerten).

Grundsatz der Ordnungsmäßigkeit des Belegwesens: Da-mit sich die Geschäftsvorfälle in ihrer Entstehung undAbwicklung verfolgen lassen (§238 Abs. 1 Satz 3 HGB),müssen bei der Belegbehandlung folgende Regeln beach-tet werden.

1. Belegzwang für Buchungen: Keine Buchung ohneBeleg.

2. Rechnerische Richtigkeit des Beleginhalts.

3. Datumspflicht von Buchungsbelegen: Jeder Beleg istmit einem Ausstellungsdatum zu versehen.

4. Unmißverständlicher Belegtext bei hinreichenderErklärung des Geschäftsvorfalls: Belege müssen ineiner lebenden Sprache gehalten werden (§239 Abs. 1HGB), Aufstellung des Jahresabschlusses dagegen indeutscher Sprache (§244 HGB). Bedeutung von Ab-kürzungen, Ziffern, Buchstaben und Symbolen mußeindeutig festliegen (§239 Abs. 1 Satz 2 HGB).

5. Gegenseitiges Verweisprinzip: Von der Buchung zumBeleg, vom Beleg zur Buchung.

6. Korrekturverbot: Keine nachträgliche Veränderungeiner Eintragung oder Aufzeichnung, so daß der ur-sprüngliche Inhalt nicht mehr feststellbar ist (§239Abs. 3 Satz 1 HGB). Auch keine Vornahme solcherÄnderungen, deren Beschaffenheit es ungewiß läßt,ob sie ursprünglich oder erst später gemacht wordensind (§239 Abs. 3 Satz 2 HGB). Pflicht zum Stornofehlerhafter Eintragungen, Aufzeichnungen und Bu-chungen (der fehlerhafte Vorgang ist aus Gründen derKlarheit und Übersichtlichkeit offen rückgängig zumachen). Pflicht zur Belegerstellung auch für Storno-buchungen.

1.3.2.2. BilanzierungsgrundsätzeGrundsatz der Klarheit: dieser schreibt vor, den Jahresab-schluß klar und übersichtlich aufzustellen (§243 Abs. 2HGB). Er dokumentiert sich u.a. in den Vorschriften einerPostengliederung nach vorgeschriebener Reihenfolge

© HZ

- 5 -

(§265 Abs. 1 HGB), in der Verpflichtung zu zutreffenderund eindeutiger Postenbezeichnung, im Verrechnungs-verbot (§246 Abs. 2 HGB), in der Pflicht zur Einhaltungder vorgeschriebenen Ausweisformen (à Kontoform fürBilanz, §266 Abs. 1 HGB, à Staffelform für GuV-Rech-nung, §275 Abs. 1 HGB) sowie in der Pflicht zur Beach-tung des Grundsatzes der Wesentlichkeit (z.B. §265 Abs.3 HGB).

Grundsatz der Wahrheit: dieser bezieht sich auf diematerielle, inhaltliche Ordnungsmäßigkeit in bezug aufAnsatz- und Bewertungsfragen, umfaßt den Voll-ständigkeitsgrundsatz (§246 Abs. 1 HGB), das Verbot derTäuschung oder Irreführung Dritter (d.h., Pflicht zurOrientierung an der Generalklausel nach §264 Abs. 2HGB) und die Pflicht zu materiell richtiger Verbuchungvon Geschäftsvorfällen und Gestaltung des Jahresab-schlusses.

Grundsatz der Kontinuität: dieser gliedert sich in Bilanz-identität (die die Übereinstimmung der Eröffnungsbilanzmit der Schlußbilanz des Vorjahres hinsichtlich Gliede-rung, Ansatz und Bewertung fordert), formelle Kontinui-tät (welche die Beibehaltung von Gliederung und Posten-bezeichnung im Zeitablauf verlangt) und in materielleKontinuität (welche auf die Beibehaltung des Wert-zusammenhangs durch Wertfortführung im Zeitablaufzielt).

Grundsatz der Vorsicht: dieses auch als Vorsichtsprinzipbzw. Grundsatz der kaufmännischen Vorsicht bekannteGrundprinzip (§252 Abs. 1 Nr. 4 HGB) ist der vielleichtwichtigste Grundsatz überhaupt. Nach dieser Grundregelhat sich ein Kaufmann bei Bilanzierung im Zweifel ärmerdarzustellen, als er ist. Oberbegriff für eine Vielzahl vonEinzelgrundsätzen und vorschriften, die darauf abzielen,daß der Ausweis im Jahresabschluß nicht zu optimistischausfällt, sondern allen erkennbaren Risiken und GefahrenRechnung trägt. Das Vorsichtsprinzip wird überall dortzur Leitlinie, wo aufgrund unvollständiger Informationoder der Unsicherheit künftiger Ereignisse Ermessens-spielräume bestehen. In diesen Fällen bedeutet das Vor-sichtsprinzip, daß alle Gesichtspunkte, die für die Bewer-tung von Bedeutung sein können, sorgfältig und vollstän-dig zu erfassen sind, insbesondere solche, die eingetreteneVerluste erkennen lassen oder die auf bestehende Risikenhindeuten. Der Grundsatz der Vorsicht verlangt nicht,daß von der verlustbringendsten Annahme auszugehenist, allerdings sollte von mehreren Schätzungsalternativeneine etwas pessimistischere als die wahrscheinlichstegewählt werden. Richtschnur und Grenze für das Vor-sichtsprinzip ist die vernünftige kaufmännische Beurtei-lung, die fordert, daß für eine Maßnahme sachlicheGründe vorliegen müssen. Die willkürliche Bildung stil-ler Rücklagen (stille Reserven) mit dem Ziel, andereGesellschafter zu benachteiligen und den Informations-gehalt des Jahresabschlusses zu vermindern, ist durch denGrundsatz der Vorsicht nicht gedeckt. Das Vorsichts-prinzip kommt insbesondere bei der Bemessung der Ab-schreibungen, der Bewertung des Vorratsvermögens (Vor-räte) und der Forderungen sowie der Dotierung der Rück-stellungen zum Tragen.

1.3.2.3. Ordnungsgemäße computergestützteBuchhaltungHierbei handelt es sich um die Nachfolgevorschrift zu denalten „Grundsätzen ordnungsmäßiger Speicherbuchfüh-rung“. Regelungsquelle sind die „Grundsätze ordnungs-mäßiger DV-gestützter Buchführungssysteme (GoBS)“nach BMF, Schreiben v. 7.11.1995, IV A 8 – S 0316 – 52/95, BStBl I 1995 S. 738

Die Ordnungsmäßigkeit einer DV-gestützten Buchfüh-rung ist grundsätzlich nach den gleichen Prinzipien zubeurteilen wie die einer manuell erstellten Buchführung.Mit den GoBS sollen die allgemeinen GoB – der Maßstabfür die Ordnungsmäßigkeit der Buchführung – für denBereich der DV-gestützten Buchführung präzisiert wer-den. Zu beachten sind neben den handelsrechtlichenGrundsätzen ordnungsmäßiger Buchführung (vgl. hierzuinsbesondere §§ 238, 257 und 261 HGB) die §§ 145 bis147 AO. Die wichtigsten GoB sind in R 29 der Einkom-mensteuerrichtlinien 1993 (EStR 1993) dargestellt.

Auch an die DV-gestützte Buchführung wird die Anfor-derung gestellt, daß Geschäftsvorfälle retrograd und pro-gressiv prüfbar bleiben müssen. Zur Erfüllung der Beleg-funktionen sind deshalb Angaben zur Kontierung, zumOrdnungskriterium für die Ablage und zum Buchungsda-tum auf dem Beleg erforderlich. Die Reihenfolge derBuchungen ist zu dokumentieren.

Die ordnungsgemäße Anwendung des jeweiligen Verfah-rens ist zu belegen. Der Nachweis der Durchführung derin dem jeweiligen Verfahren vorgesehenen Kontrollen istu.a. durch Programmprotokolle sowie durch die Ver-fahrensdokumentation zu erbringen. Detailvorschriftender Grundsätze ordnungsgemäßer Buchführung bei com-putergestützten Verfahren umfassen Beleg-, Journal- undKontenfunktion, Buchung, Internes Kontrollsystem, Da-tensicherheit, Dokumentation und Prüfbarkeit, Auf-bewahrungsfristen, Wiedergabe der auf Datenträgerngeführten Unterlagen und Verantwortlichkeit.

Die wichtigsten Ordnungsvorschriften sind:

Die buchungspflichtigen Geschäftsvorfälle müssenrichtig, vollständig und zeitgerecht erfaßt sein sowiesich in ihrer Entstehung und Abwicklung verfolgenlassen (Beleg- und Journalfunktion).

Die Geschäftsvorfälle sind so zu verarbeiten, daß siegeordnet darstellbar sind und ein Überblick über dieVermögens- und Ertragslage gewährleistet ist (Konten-funktion).

Die Buchungen müssen einzeln und geordnet nachKonten und diese fortgeschrieben nach Kontensummenoder Salden sowie nach Abschlußposition dargestelltund jederzeit lesbar gemacht werden können.

Ein sachverständiger Dritter muß sich in dem jewei-ligen Verfahren der Buchführung in angemessenerZeit zurechtfinden und sich einen Überblick über dieGeschäftsvorfälle und die Lage des Unternehmensverschaffen können.

© HZ

- 6 -

Das Verfahren der DV-Buchführung muß durch eineVerfahrensdokumentation, die sowohl die aktuellenals auch die historischen Verfahrensinhalte nach-weist, verständlich und nachvollziehbar gemacht wer-den.

Es muß gewährleistet sein, daß das in der Dokumen-tation beschriebene Verfahren dem in der Praxis ein-gesetzten Programm (Version) voll entspricht (Pro-grammidentität).

Geschäftsvorfälle bei DV-Buchführungen sind dann ord-nungsgemäß gebucht, wenn sie nach einem Ordnungs-prinzip vollständig, formal richtig, zeitgerecht undverarbeitungsfähig erfaßt und gespeichert sind:

Das Ordnungsprinzip bei DV-gestützten Buchfüh-rungssystemen setzt die Erfüllung der Belegfunktionsowie der Kontenfunktion voraus. Die Speicherungder Geschäftsvorfälle nach einem bestimmten Ord-nungsmerkmal ist nicht vorgeschrieben. Die Forde-rung nach einem Ordnungsprinzip ist erfüllt, wennauf die gespeicherten Geschäftsvorfälle und/oder Tei-le von diesen gezielt zugegriffen werden kann.

Die Verarbeitungsfähigkeit der Buchungen muß, an-gefangen von der maschinellen Erfassung über dieweiteren Bearbeitungsstufen, sichergestellt sein. Siesetzt voraus, daß – neben den Daten zum Geschäfts-vorfall selbst – auch die für die Verarbeitung erforder-lichen Tabellendaten und Programme gespeichert sind.

Durch Kontrollen ist sicherzustellen, daß alle Ge-schäftsvorfälle vollständig erfaßt werden und nacherfolgter Buchung nicht unbefugt (d. h. nicht ohneZugriffsschutzverfahren) und nicht ohne Nachweisdes vorausgegangenen Zustandes verändert werdenkönnen.

Die formale Richtigkeit der Buchungen muß durchErfassungskontrollen sichergestellt werden, um zugewährleisten, daß alle für die – unmittelbar oderzeitlich versetzt – nachfolgende Verarbeitung erfor-derlichen Merkmale einer Buchung vorhanden undplausibel sind. Insbesondere müssen die Merkmale füreine zeitliche Darstellung sowie eine Darstellung nachSach- und Personenkonten gespeichert sein.

Die Forderung nach zeitgerechter Verbuchung be-zieht sich auf die zeitnahe und periodengerechte (derrichtigen Abrechnungsperiode zugeordnete) Erfas-sung der Geschäftsvorfälle.

2. BuchführungspflichtWie nicht anders zu erwarten, ist die Buchführungspflichtim Handels- und im Steuerrecht uneinheitlich geregelt.

2.1. Handelsrechtliche BuchführungspflichtGemäß §238 Abs. 1 HGB ist jeder Kaufmann verpflichtet,Bücher zu führen und in diesen seine Handelsgeschäfteund die Lage seines Vermögens nach den Grundsätzenordnungsmäßiger Buchführung ersichtlich zu machen.Seit der Neuregelung des Kaufmannsbegriffes zum 1. Juli1998 gelten diese Vorschriften für alle eingetragenen

Kaufleute, d.h., für alle Gewerbetreibende. Als Kaufleuteim Sinne der Buchführungsvorschriften sind anzusehen:

1. Nach §1 HGB nunmehr seit 1. Juli 1998 alle Gewer-betreibende, wobei die alte branchenbezogene Defini-tion abgeschafft wurde;

2. Land- und Forstwirte, die nach §3 Abs. 2 HGB dieEintragung in das Handelsregister wegen ihres Ge-schäftsumfanges herbeigeführt haben (sogenannter„Kannkaufmann“);

3. Handelsgesellschaften im Sinne des §6 Abs. 1 HGB,d.h., alle Kapitalgesellschaften;

4. Eingetragene Genossenschaften (§17 Abs. 2 GenG);5. Versicherungsunternehmen, die nicht kleinere Verei-

ne sind (§53 Abs. 1 VAG).

Freiberufler sind Nichtgewerbetreibende und damit auchaus handelsrechtlicher Sicht nicht buchführungspflichtig.

2.2. Steuerrechtliche BuchführungspflichtDie steuerliche Buchführungspflicht unterscheidet nichtnach Tätigkeit, sondern nach dem dabei erzielten Erfolg.Nach §141 AO ist buchführungspflichtig, wer

1. pro Jahr über 260.000 € (bis 2003) bzw. 350.000 € (ab2004) Umsatz macht oder

2. pro Jahr 25.000 € (bis 2003) bzw. 30.000 € (ab 2004)Gewinn erzielt oder

3. selbstgenutzte landwirtschaftliche Flächen im Wertvon über 20.500 € (bis 2003) bzw. 25.000 € (ab 2004)besitzt.

Die steuerliche Buchführungspflicht kann ebenfalls nurGewerbetreibende treffen. Bei der steuerlichen Buchfüh-rungspflicht wird ferner die abgeleitete von der originärenBuchführungspflicht unterschieden. Die abgeleitete Buch-führungspflicht ergibt sich aus §140 AO: Wer nachanderen als den Steuergesetzen Bücher und Aufzeichnun-gen zu führen hat, die für die Besteuerung von Bedeutungsind, hat die damit auferlegten Verpflichtungen auch imInteresse der Besteuerung zu erfüllen. Daneben beschreibt§141 Abs. 1 AO eine originäre steuerliche Buchführungs-pflicht für gewerbliche Unternehmen (Gewerbebetriebe)sowie Land- und Forstwirte, die bestimmte Größen-merkmale erfüllen.

2.3. Weitere AufzeichnungspflichtenGesonderte steuerliche Aufzeichnungspflichten, die ansich keine eigentliche Buchführungspflicht sind, die abervon der Buchführung wahrgenommen werden, bestehenhinsichtlich Warenein- und -ausgang (Führung desWareneingangsbuch und Warenausgangsbuch, §§143,144 AO), aufgrund von umsatzsteuerlichen Tatbeständen(§22 UStG, §§63 ff. UStDV), zur Berücksichtigung be-stimmter Betriebsausgaben bei der Gewinnermittlung,z.B. Geschenke, Bewirtungsaufwendungen (§4 Abs. 5und Abs. 7 EStG, R 21 EStR), für geringwertige Wirt-schaftsgüter (§6 Abs. 2 EStG, R 40 Abs. 4 EStR), fürArbeitnehmerdaten auf dem Lohnkonto (§41 EStG, §4LStDV), für Anbauverzeichnisse bei Land- und Forstwir-ten (§142 AO).

© HZ

- 7 -

Übe

rsic

ht ü

ber d

ie D

efin

ition

der

Kau

fman

nsei

gens

chaf

t im

Han

dels

gese

tzbu

chK

aufm

ann k

raft

Gew

erbe

betri

eb(§

1) (M

ußka

ufm

ann,

Istk

aufm

ann)

Jede

r, de

r ein

Gew

erbe

bet

reib

t.D

iens

tleis

tung

sbet

riebe

und

Han

dwer

ker

wer

den s

chon

durc

h die

tatsä

chlic

he G

ewer

be-

ausü

bung

Kau

fleut

e, so

fern

sie e

inen

in k

auf-

män

nisc

her

Art

und

Wei

se e

inge

richt

eten

Ges

chäf

tsbe

trieb

ben

ötig

en.

Maß

gebl

iche

Gre

nze

hier

für w

erde

n w

iede

rum

die

§§1

40,

141

AO

. Der

Beg

riff d

es M

inde

rkau

fman

nes

wird

abg

esch

afft.

Kau

fleut

e kra

ft Ei

ntra

gung

Kle

inge

wer

beka

ufle

ute (

§2)

Gew

erbe

treib

ende

, die

nac

h A

rt un

d U

mfa

ngei

nen

in k

aufm

änni

sche

r Wei

se e

inge

richt

e-te

n G

esch

äfts

betri

eb n

icht

ben

ötig

en,

und

dahe

r ni

cht d

urch

§1

erfa

ßt s

ind.

Gre

nze

=st

euer

liche

Buc

hfüh

rung

spfli

cht n

ach §

§140

,14

1 A

O.

Auc

h K

lein

gew

erbe

treib

ende

er-

halte

n nu

nmeh

r die

Mög

lichk

eit z

ur B

ildun

gei

ner O

HG

ode

r KG

.

Kan

nkau

fleut

e (§3

)La

nd-

und

Fors

twirt

e si

nd b

erec

htig

t ab

erni

cht

verp

flich

tet,

sich

im

Han

dels

regi

ster

eint

rage

n zu

lass

en. L

asse

n si

e si

ch e

intra

-ge

n, w

erde

n si

e K

aufle

ute.

Die

Lös

chun

gei

nget

rage

ner

Kan

nkau

fleut

e fin

det

jedo

chnu

r noc

h na

ch d

en a

llgem

eine

n V

orsc

hrift

enüb

er d

as H

ande

lsre

gist

er s

tatt.

Form

kauf

leut

e (§6

)Ju

ristis

che

Pers

onen

des

priv

aten

ode

r öf

-fe

ntlic

hen

Rec

hts

(z.B

. G

mbH

, A

ktie

nge-

sells

chaf

t) er

wer

ben

durc

h Ei

ntra

gung

in d

asH

ande

lsre

gist

er R

echt

sper

sönl

ichk

eit

und

glei

chze

itig a

uch d

ie K

aufm

anns

eige

nsch

aft.

§36

HG

B, d

er b

isla

ng d

ie ju

ristis

chen

Per

so-

nen

des

öffe

ntlic

hen

Rec

hts

von

der E

intra

-gu

ng a

usna

hm, w

ird a

bges

chaf

ft un

d be

ste-

hend

e ju

ristis

che

Pers

onen

des

öff

entli

chen

Rec

hts

müs

sen

nach

getra

gen

wer

den.

Han

dels

- und

steu

erre

chtli

che V

orsc

hrift

en fü

r alle

im H

ande

lsre

gist

er ei

nget

rage

nen

Kau

fleut

eD

ie fo

lgen

den

beso

nder

en R

echt

sins

titut

e ke

nnt d

as H

ande

lsre

cht f

ür K

aufle

ute:

1.Fi

rma

(§§1

7-37

HG

B):

Nam

e de

s Kau

fman

nes,

unte

r dem

er k

lagt

, ver

klag

t wer

den

kann

und

sein

e G

esch

äfts

führ

t. N

icht

der

Bet

rieb

des K

aufm

anne

s. M

an u

nter

sche

idet

Sac

h-un

d Pe

rson

enfir

ma

sow

ie K

ombi

natio

nen

aus

beid

em. B

ishe

rige

rech

tsfo

rmen

spez

ifisc

he V

orsc

hrift

en w

urde

n eb

enfa

lls a

bges

chaf

ft.

2.H

ande

lsre

gist

er (§

§8-1

6 H

GB

): Ö

ffen

tlich

es V

erze

ichn

is al

ler K

aufle

ute i

n ei

nem

Ger

icht

sbez

irk. D

as H

ande

lsre

gist

er v

erze

ichn

et T

atbe

stän

de w

ie G

esel

lsch

afte

r, G

esch

äfts

führ

er,

Prok

uris

ten,

Kap

ital u

nd B

etei

ligun

gen

und

ist j

eder

man

n je

derz

eit o

hne

Bed

arfs

nach

wei

s zu

gäng

lich.

3.B

uchf

ühru

ngsp

flich

t (§§

238f

f HG

B u

nd §

§140

, 141

AO

): U

mfa

ßt V

orsc

hrift

en ü

ber B

ewer

tung

, Rec

hnun

gsle

gung

und

Bila

nzie

rung

.

4.Pr

okur

a (§

§48-

58 H

GB

): G

ener

alve

rtret

ung

in a

llen

gew

öhnl

iche

n un

d au

ßerg

ewöh

nlic

hen

Ang

eleg

enhe

it m

it A

usna

hme

des

Ver

kauf

ens

und

Bel

aste

ns v

on G

rund

stüc

ken.

Sach

verh

alte

, die

nic

ht b

evöl

lmäc

htig

t wer

den

dürf

en, w

ie d

ie U

nter

zeic

hnun

g de

r Bila

nz u

nd d

er S

teue

rerk

läru

ng, s

ind

auch

dem

Pro

kuris

ten

nich

t erla

ubt.

Die

Ein

tragu

ng in

das

Han

dels

regi

ster

ist..

....

dekl

arat

oris

chD

ie K

aufm

anns

eige

nsch

aft

best

eht

vor

der

Eint

ragu

ng sc

hon

durc

h di

e re

ine

Aus

übun

gde

s Gew

erbe

s und

wird

dur

ch d

ie E

intra

gung

nur n

ach

auße

n er

klär

t und

bek

annt

gege

ben.

...ko

nstit

uiv

(rec

htsb

egrü

nden

d)D

ie K

aufm

anns

eige

nsch

aft

wird

ers

t du

rch

die

Eint

ragu

ng i

n da

s H

ande

lsre

gist

er b

ewirk

t. Si

e be

steh

t er

st a

b de

m M

omen

t de

rEi

ntra

gung

. Vor

Bew

irkun

g de

r Ein

tragu

ng si

nd a

ussc

hlie

ßlic

h bü

rger

lich-

rech

tlich

e R

egel

n an

wen

dbar

. Die

Han

deln

den

hafte

n D

ritte

nge

genü

ber g

esam

tsch

uldn

eris

ch (§

421

BG

B).

Die

Ein

tragu

ng is

tpf

licht

Die

Ein

tragu

ng is

tfre

iwill

igD

ie E

intra

gung

ist

freiw

illig

Die

Ein

tragu

ng is

tpf

licht

Der

Kau

fman

nsbe

griff

wur

de zu

m 1

. Jul

i 199

8 ne

u ge

faßt

. Die

se Ü

bers

icht

zeig

t nur

noc

h di

e neu

e Rec

htla

ge. D

ie a

lten

Begr

iffe d

es S

ollk

aufm

anne

s und

des

Min

derk

aufm

anne

s wur

den

abge

scha

fft u

nd d

ie K

aufm

anns

eige

nsch

aft

wur

de a

llgem

ein

an d

en G

ewer

bebe

griff

gek

oppe

lt. I

nsof

ern

wur

de d

ie R

echt

slag

e al

so v

erei

nfac

ht.

Frei

e Be

rufe

ble

iben

Nic

ht-

gew

erbe

trei

bend

e un

d si

nd d

aher

von

der

Ref

orm

der

Kau

fman

nsei

gens

chaf

t nic

ht b

etro

ffen,

so

daß

auch

die

se R

efor

m e

igen

tlich

nur

ein

Ref

örm

chen

geb

liebe

n is

t.

© HZ

- 8 -

2.4. Aufgabe 1: Grundlagen und Buchführ-ungspflicht1. Nennen Sie die vier Bestandteile des kaufmännsichen

Rechnungswesens!

2. Nennen Sie mindestens drei Aufgaben, die das kauf-männische Rechnungswesen erfollen soll!

3. Zählen Sie vier externe und vier interne Interessentenan den Daten der Buchführung auf!

4. Nennen Sie zwei Fälle, in denen Gewohnheitsrechtfür die Buchführungspraxis bedeutsam ist!

5. In §267 HGB sind großenspezifische Vorschriftengegeben; diese dienen der Staffelung derOffenlegungspflichten. Große Unternehmen müssendabei mehr Daten offenlegen und dies schneller tun.Welchen Grund könnte diese Regelung haben?

6. Nennen Sie jeweils vier Dokumentations- und vierBilanzierungsgrundsätze!

7. Welche Anforderungen stellen Sie an ein Datenbank-system, das für die Buchhaltung verwendet werdensoll? Nennen Sie mindestens drei verschiedene Anfor-derungen an eine solche Software!

8. Bitte bestimmen Sie, ob es sich in den folgendenFällen um Kaufleute handelt. Begründen Sie IhreAnsicht!8.1. Ein Arzt8.2. Ein Zahntechniker

8.3. Ein Rechtsanwalt8.4. Ein Dozent, der zugleich auch die BWL CD

vertreibt8.5. Ein Hotelier8.6. Ein Maschinenbaubetrieb, Rechtsform GmbH8.7. Ein Handwerksbetrieb, ein Meisterbetrieb8.8. Landwirtschaftlicher Familienbetrieb

9. Sind die folgenden Personen bzw. Organisationenbuchführungspflichtig? Bitte begründen Sie Ihre An-sicht!

8.1. Hotelier, 400 Zimmer, über 500.000 € Umsatz8.2. Arzt, Gewinn über 200.000 € pro Jahr8.3. Der bekannte Dozent, wenn er mit seiner CD pro

Monat knapp unter 3.000 € Gewinn erzielt undeinen Umsatz von ca. 50.000 € pro Jahr erreicht,und seine Umsätze aus Lehrtätigkeit nochmal50.000 € pro Jahr betragen

8.4. Der Handwerker, der einen Umsatz von 150.000€ pro Jahr und einen Gewinn von 24.000 € proJahr erzielt

8.5. Der Handwerker aus der vorstehenden Aufgabe,wenn sein jährlicher Gewinn auf 80.000 € an-steigt

8.6. Ein Landwirt, dessen Gewinn 20.000 pro Jahrerreicht und dessen landwirtschaftliche Fläche35.000 € wert ist

8.7. Der Landwirt aus der vorstehenden Aufgabe,wenn sein Gewinn infolge Nahrungsmittel-knappheit nachg Einführung repressiver Öko-vorschriften auf 50.000 € steigt

© HZ

- 9 -

3. BuchführungsorganisationÄußere Organisation der buchhalteri-schen Arbeiten und insbesondere derAufbewahrung und Ordnung der buch-halterischen Dokumente und Aufzeich-nungen:

3.1. Grund- und HauptbuchMan unterscheidet zunächst in

1. Grundbuch mit zeitlicher Aufzeich-nung aller Geschäftsfälle in Formvon Buchungssätzen und

2. Hauptbuch mit sachlicher Ordnungaller Geschäftsfälle auf Konten.

Bei elektronischer Buchhaltung mußnur das Grundbuch durch den Buch-halter durch die Eingabe von Buchungs-sätzen geführt werden; die Konten desHauptbuches werden automatisch vomProgramm geführt.

3.2. NebenbuchhaltungenFerner unterscheidet man

1. die Nebenbuchhaltungen, die spezielle buch-halterische Tatbestände und Informationen ver-arbeiten, z.B. Löhne und Gehälter, Wechsel,Anlagen. Diese leistet Zuarbeiten, die in der

2. Hauptbuchhaltung verarbeitet werden. Nur dieHauptbuchhaltung liefert dem Leser ein voll-ständiges Bild über die Geschäftsvorfälle unddie Lage des Unternehmens.

Die Belege für beide Bereiche der Buchhaltung sindgeordnet gemäß den handels- und steuerrechtlichen Auf-bewahrungsvorschriften aufzubewahren.

3.3. AufbewahrungspflichtenDie Aufbewahrung war im Steuerrecht und im Handels-recht übereinstimmend geregelt; durch die Neufassungdes §147 AO ergeben sich ab 2002 jedoch gravierendeÄnderungen. Kaufleute sind gemäß §257 HGB und §147AO zunächst zur Aufbewahrung folgender Unterlagenverpflichtet:

1. Handelsbücher, Inventare, Eröffnungsbilanzen, Jah-resabschlüsse, Lageberichte, Konzernabschlüsse, Kon-zernlageberichte sowie die zu ihrem Verständnis er-forderlichen Arbeitsanweisungen und sonstigen Or-ganisationsunterlagen,

2. Empfangene Handels- oder Geschäftsbriefe,3. Wiedergaben der abgesandten Handels- oder Geschäfts-

briefe,4. Buchungsbelege,5. sonstige Unterlagen, soweit sie für die Besteuerung

von Bedeutung sind.

Aufzubewahrende Unterlagen sind in systematisch undchronologisch (zeitlich) geordneter Weise bis zum Endeder Aufbewahrungsfrist so zu verwahren, daß sie „inner-

halb angemessener Frist“ verfügbar sind. Ab 2002 müs-sen die aufzubewahrenden Aufzeichnungen während derDauer der Aufbewahrungsfrist „jederzeit“, also nichtmehr innerhalb der „angemessenen Frist“ verfügbar seinund maschinell ausgewertet werden können (§147 Abs. 2Nr. 2 AO). Das ist eine wesentliche Verschärfung derbisherigen Regelung.

3.3.1. Handelsrechtliche DetailregelungenEine detaillierte Vorschrift, wie die Aufbewahrung vor-zunehmen ist, besteht auf handelsrechtlicher Seite nicht,jedoch wird allgemein eine geordnete Aufbewahrunggefordert (§257 Abs. 1 HGB). Neben einer original-schriftlichen Aufbewahrung läßt das Gesetz auch eineAufbewahrung in Form der Wiedergabe auf einem Bild-träger oder anderen Datenträgern zu. Ausnahmen sindEröffnungsbilanz, Jahres- und Konzernabschlüsse. Die-ses Verfahren muß zudem den GoB entspricht und sicher-stellen ist, daß die Wiedergabe oder die Daten mit denempfangenen Handels- oder Geschäftsbriefen und Bu-chungsbelegen bildlich und mit den anderen Unterlageninhaltlich übereinstimmen, wenn sie lesbar gemacht wer-den, und wenn sie während der Aufbewahrungsfrist ver-fügbar sind und jederzeit „innerhalb angemessener Frist“bzw. „jederzeit“ lesbar gemacht werden können.

Belege Grundbuch (Journal)

Eing.-rech-nungen

Ausg.-rech-nungen

Bank-auszüge

Kassen-belege

Bar-Quittng.

usw...

Grundbuch Seite: ... Jahr: ... Monat: ...Datum: Beleg: Betrag:Konto:

S H S HBuchungstext:

.

.

.

.

.

.

Eröffnungs-buchungen,Laufende Bu-chungen,VorbereitendeAbschluß-buchungen,Jahresab-schluß.

.

.

.

.

.

.

.

.

.

.

.

.

Zeitliche Ordnungder Buchungsaufzeichnung Sa

chlic

he O

rdnu

ngde

r Buc

hung

en

Lohn- u.Gehalts-buch

Kassen-buch

Anlage-buch-führung

Konto-korrent-buch(Girokto)

Hauptbuch

Nebenbücher nach Bedarf:

Wechsel-ko-pierbuch

OffenePostenBuch-führung

Bilanz-buch

Inventurbuch

S HKto...........

....

....

S HKto...........

....

....

© HZ

- 10 -

3.3.2. Steuerrechtliche DetailregelungenAuf steuerrechtlicher Seite besteht ab 2002 die Regelung,daß mit Hilfe der EDV erstellte Unterlagen erstellt wor-den von den Finanzbehörden im Rahmen von Außen-prüfungen auch maschinell ausgewertet werden dürfen.Das entspricht einem Zugangsrecht der Finanzämtern zuden Computern der Steuerpflichtigen. Außerdem könnendie Prüfer verlangen, daß die Daten nach ihren Vorgabenmaschinell ausgewertet oder ihr die gespeicherten Unter-lagen und Aufzeichnungen auf einem maschinell ver-wertbaren Datenträger (CD, DVD, Band) zur Verfügunggestellt werden. Die Kosten dafür trägt der Steuerpflich-tige (§147 Abs. 6 AO).

Zur konkreten Durchführung dieser neuen Form derAußenprüfungen gibt es ein Inzwischen ist auch einBMF-Schreiben vom 16.07.2001, in dem der Finanzmi-nister zu den Details der digitalen Steuerprüfung Stellungnimmt. Hier sind die wichtigsten Eckpunkte zusammen-gefaßt:

Umfang und Ausübung des Rechts auf Datenzugriffdurch die Finanzbehörden: Der Datenzugriff soll sichauf steuerlich relevante Daten beschränken (was nichtverwundert, aber die Betonung dieses Sachverhaltesmacht hellhörig).

„Unmittelbarer Datenzugriff“ ist dabei der Zugriffder Finanzbehörde auf Datenbestände des Steuer-pflichtigen, wobei dieser nur einen Nurlese-Zu-griff bereithalten muß. Online-Zugriffe durch dieFinanzbehörden aud Datenbestände des Steuer-pflichtigen werden (noch?) ausgeschlossen - diePrüfer müssen also immernoch persönlich zumSteuerfplichtigen kommen.

„Mittelbarer Datenzugriff“ ist die Auswertungdurch den Steuerpflichtigen nach den Vorgabender Behörde und die Übergabe von Datenträgern(§147 Abs. 6 AO).

Da für alle aufzeichnungs- und aufbewahrungs-pflichtigen Daten der Buchführung ein unmittelbarerDatenzugriff verlangt werden kann, haben Systemewie Microfilme oder Microfiches ab 2002 wohl end-gültig ausgedient, weil diese keine „maschinelle Aus-wertung“ der Daten erlauben: jetzt tut es nur noch dieDatenbank.

Die Finanzbehörden müssen spätestens nach Bestand-kraft der aufgrund einer Außenprüfung erlassenenSteuerbescheide die vom Steuerpflichtigen überlasse-nen Datenträger löschen oder zurückgeben.

Mitwirkungspflichten des Steuerpflichtigen: Der Steu-erpflichtige muß entsprechende Computer (Hard- undSoftware) und „eine mit der Datenverarbeitung ver-traute Person“ bereitstellen, so daß die Finanzbeamtenmit der modernen Technik auch klarkommen. BeiDatenträgerüberlassung muß auch eine Dateibe-schreibung (Feldnamen, Feldinhalte usw.) zur Verfü-gung gestellt werden.

Überlegungen zum Grundsatz der Verhältnismäßig-keit: Der Datenzugriff erstreckt sich grundsätzlichnur auf Daten, die ab dem 1. Januar 2002 erfaßt undarchiviert werden. Daten aus der Zeit bis zum31.12.2001 müssen weder erneut eingegeben nochdigitalisiert oder sonst zum unmittelbaren oder mittel-baren Datenzugriff bereitgehalten (wohl aber auf tra-ditionelle Art aufbewahrt!) werden. Auch die maschi-nelle Ausrüstung ist vorzuhalten - d.h., Soft- undHardware einschließlich der dazugehörigen Doku-mentationen (Handbücher!) sind archivierungs-pflichtig, wenn alte Daten nicht auf neue Systemeübertragen werden können (etwa beim Portieren einerBuchhaltung auf ein neues System).

Archivierung und Aufbewahrung: Originär digitaleDaten dürfen nur noch in auswertbarer Form aufbe-wahrt werden. Ausdrucke auf Papier, Microfilm oderselbst in PDF-Dateien ist damit also nicht mehr ausrei-chend! Die maschinell auswertbare Form wird nichtverlangt, wenn Daten originär in Papierform anfallen,etwa handschriftlich ausgefüllte Quittungen. Bei digi-talen Rechnungen muß auch die digitale Signaturgemäß §14 Abs. 4 Satz 2 UStG mit Anbieterakkre-ditierung gemäß §15 Abs. 1 SigG aufbewahrt werden,weil sie einen Teil der Rechnung bildet. Ansonstengelten die Grundsätze ordnungsgemäßer DV-gestütz-ter Buchhaltungssysteme von 1995 fort.

Ausblick: Als Maßnahme zur Terrorismusbekämpfungwurde inziwschen eine zentrale Erfassung sämtlicherKonten und Depots in den Gesetzgebungsprozeß ge-schickt, um verdächtige Geldbewegungen von Terrori-sten aufdecken zu können. Auch wenn Hans Eichel am 5.Oktober 2001 auf einer Pressekonferenz die Verwendungdieser Daten für Zwecke der Steuerfahndung bestrittenhat, so kann doch vermutet werden, daß nicht nur dieFinanzämter begehrlich nach dieser zentralen Erfassungschielen werden, sondern auch die Arbeitsämter, dieSozialämter, die Versicherungen und weiß-Gott-wer-noch.Die Terroranschläge vom 11. September scheinen unsdem Überwachungsstaat mit Riesenschritten näherzu-bringen!

3.4. Aufbewahrungsfristen1. Einer 10jährigen Aufbewahrungsfrist unterliegen

Handelsbücher bzw. Bücher und Aufzeichnungen,Inventare, Eröffnungsbilanzen, Jahres- und Konzern-abschlüsse, Lageberichte und Konzernlageberichte,die zum Verständnis erforderlichen Arbeitsanwei-sungen und sonstige Organisationspapiere sowie ab1999 auch die Belege.

2. Einer 6jährigen Aufbewahrungsfrist unterliegen emp-fangene Handels- oder Geschäftsbriefe, die Wiederga-be der abgesandten Handels- oder Geschäftsbriefe,sonstige Unterlagen, soweit sie für die Besteuerungvon Bedeutung sind, sowie bis 1998 die Belege.

Die Aufbewahrungsfrist läuft nicht ab, soweit und solan-ge die Unterlagen für Steuern von Bedeutung sind, für diedie Festsetzungsfrist noch nicht abgelaufen ist.

© HZ

- 11 -

Die Aufbewahrungsfrist beginnt mit dem Schluß desKalenderjahres, in dem die letzte Eintragung in dasHandelsbuch bzw. Buch gemacht, das Inventar aufge-stellt, die Eröffnungsbilanz oder der Jahresabschluß fest-gestellt, der Konzernabschluß aufgestellt, der Handels-oder Geschäftsbrief empfangen oder abgesandt, der Bu-chungsbeleg entstanden, die Aufzeichnung vorgenom-men oder die sonstigen Unterlagen entstanden sind (fastgleichlautend in §257 HGB und in §147 AO).

Man beachte insbesondere, daß auch Unterlagen, dieanscheinend keine relevanten Belege sind, doch aufbe-wahrungspflichtig sein können, wenn sie für das Ver-ständnis der Buchführung durch den sachverständigenDritten i.S.d. §238 HGB relevant sein können. Das betrifftinsbesondere Softwarehandbücher, betriebliche Arbeits-und Organisationsanweisungen usw.

„Handelsbriefe“ sind alle Schriftstücke, die Handelsge-schäfte betreffen. Das faßt insbesondere auch Angebote,Kalkulationsgrundlagen und ähnliche Dokumente, diedamit ebenfalls der Aufbewahrungspflicht unterliegen,obwohl sie nicht selbst gebucht worden sind.

Die Aufbewahrungspflicht ist damit sehr umfangreich.

3.5. Unterscheidung der BelegeAllgemein kennt die Buchhaltung zwei Kategorien vonBelegen:

Fremdbelege sind Belege, die von einem anderen Wirt-schaftsteilnehmer erstellt wurden, und uns im Geschäfts-verkehr zugegangen sind

EingangsrechnungenQuittungenBank- und PostbelegeErhaltene Wechsel und SchecksErhaltene Begleitbriefe zu Schecks und WechselnErhaltene sonstige HandelsbriefeGutschriftenanzeigen von LieferantenSteuerbescheideStrafbescheide

Konto-Nr. Buchungstag(e) Blatt-Nr. Bankleitzahl ErstellungsdatumKontoauszug/Statement Kapitalerträge sind einkommenssteuerpflichtig.

Dieser Beleg ist keine Steuerbescheinigung.

Art. 1540106 Kontoauszug KAD IBM 8912" Stand 4/2003

5195415871 105-106 1 51210010 14.04.2003

14.01. Gutschrift Kunde Meier 1170,23H14.01. Barauszahlung 1000,00S

FirmaH.B. Nichts GmbH & Co. KG ALTER SALDO EUR 215,30SAm Leihhaus 13

NEUER SALDO EUR 45,07S60586 Bankfurt 13

BAY. BEISPIELBANK AG

BA #6BA #6BA #6BA #6BA #6

BAYERISCHEBEISPIELBANK

Bayerische Beispiel-BankAktiengesellschaft

Nur für Übungszwecke !

Ein Kontoauszugeiner Bank, d.h.,ein Eingangs-beleg, der gemäßden Regeln derGoB behandeltworden ist. AlsOrganisationsmit-tel dienenBuchungsstempel,in die dieBuchungssätzeeingetragenwerden. DieserZustand repräsen-tiert die Arbeits-schritte bisNummer 1.5 in dervorstehendenGliederung.

Eigenbelege sind alle Belege, die wir im Wirtschafts-verkehr mit anderen selbst hergestellt haben

AusgangsrechnungenQuittungsdurchschriftenKopien eigener Wechsel und SchecksKopien abgesandter HandelsbriefeGutschriftenanzeigen an KundenEntnahmebelegeLohn- und GehaltslistenBelege über Storno, Umbuchungen und Buchungsfeh-lerErgebnisverwendungebeleg

3.6. Muster für die Behandlung von Belegengemäß GoBSkizze des Mindestumfanges der buchhalterischen Ar-beiten, die erforderlich sind, um den Grundsätzen derordnungsgemäßen Buchführung zu genügen:

1. Vorbereitende Arbeiten1.1. Prüfung auf sachliche und rechnerische

Richtigkeit1.2. Bestimmung des Buchungsbeleges und Zusam-

menführung von Doppelbelegen (Vermeidungvon Doppelbuchungen)

1.3. Ordnen nach Belegarten(Belegkategorisierung)

1.4. Fortlaufende und kategorienweise Nummerie-rung der Belege

1.5. Vorkontierung der Belege2. Buchen der Belege

2.1. Buchung in Nebenbuchhaltung, wenn erforder-lich

2.2. Buchung im Grundbuch2.3. Buchung im Hauptbuch (in EDV-Buchhaltung

automatisch aus Journalbuchung)3. Ablage und Aufbewahrung (Fristen: §257 Abs. 4

HGB)

Unten ist ein Muster für einen bearbeiteten Fremdbeleg zusehen.

© HZ

- 12 -

3.7. Aufgabe 2: Belegwesen1. Welchen grundlegenden Zweck erfüllen die Neben-

buchhaltungen?

2. Unterscheiden Sie das Grundbuch vom Journal!

3. In welchen Buchungskreis geben Sie Daten am Com-puter ein? Grundbuch oder Journal oder beide?

4. Nennen Sie je drei Fremd- und je drei Eigenbelege!

5. Ihr Buchhalter wird die Durchschriften der Aus-gangsrechnungen in den Müll und behauptet, daß esgenüge, die Daten auf Datenträger zu speichern. Hierfürgenüge insbesondere eine Datenbank mit Buchungs-sätzen. Hat er Recht?

6. Könnte mit den Eingangsrechnungen ebenso verfah-ren werden?

7. Wäre es zulässig, Belege per Mikrofilm zu speichern?

8. Bis zu welchem Tag müssen die folgenden Belegeaufbewahrt werden?8.1. Tankquittung vom 14.04.20038.2. Kopie der Rechnung an Kunden vom 15.05.2003

8.3. Jahresabschluß 2002, Stichtag 31.12.2003, auf-gestellt am 13.02.2003

8.4. Datei mit Hauptbuch 2001 (letzter Buchungssatzvom 31.12.2001)

8.5. Software-Handbuch zu Buchführungssoftware.die im Frühjahr 2003 gekauft wurde

8.6. Verfahrensanweisungen des Qualitätsmanage-ments aus 2002

8.7. Steuerbescheid zur Gewerbesteuer 2002 mit Fest-setzung einer Nachzahlung vom 10.07.2003

8.8. Verbindliches Angebot eines Lieferanten vom03.09.2003

8.9. Zahlungserinnerung an Kunden vom 19.06.2003ohne Festsetzung von Mahngebühren, Zinsenoder Kosten

9. Bringen Sie die folgenden Schritte durch Sortieren indie richtige Reihenfolge:Nummerieren der BelegeBuchung im GrundbuchPrüfung auf rechnerische RichtigkeitVorkontierenBuchung im HauptbuchEinordnen in BelegablageZusammenführen von Doppelbelegen

© HZ

- 13 -

4.2. Die Inventur4.2.1. Grundlegende DefinitionUntereiner Inventur versteht man die tatsächliche Be-standsaufnahme des Vermögens und der Schulden zwecksAufstellung des Inventars. Die Inventur ist bei Beginnoder Beendigung des Handelsgewerbes sowie bei Ge-schäftsjahresschluß durchzuführen (§240 Abs. 1 und 2HGB) und muß sämtliche Vermögensgegenstände undSchulden umfassen. Normalfall ist die Stichtagsinventur,bei der zu einem Stichtag eine Gesamtaufnahme allerVermögensgegenstände stattfindet. Diese muß zeitnah,regelmäßig binnen 10 Tagen vor und nach dem Bilanz-stichtag (R 30 EStR), erfolgen. Zwischenzeitliche Be-standsveränderungen sind ordnungsgemäß aufzuzeich-nen. Daneben sind als Inventurerleichterungen die per-manente Inventur und die verlegte Inventur sowie dieStichprobeninventur zulässig.

4.2.2. Bewertung und Bewertungsvereinfa-chungGrundsätzlich gilt stets der Grundsatz der Einzelbewertung(§252 Abs. 1 Nr. 3 HGB), der besagt, daß jeder Vermögens-gegenstand und Schuldposten einzeln zu bewerten ist.Hierbei ist die Verkehrsfähigkeit zugrundezulegen, d.h.,die selbständige Nutzbarkeit. Jede Schraube ist daherprinzipiell ein eigenständiger Vermögensgegenstand, der

StempelDatum:Schreiber:Zähler:Kontrolle:

Nr. Art. Nr. Bezeichnung Alter; Beschaffenheit

Warengruppe Einheit Menge, Anzahl

12345678910

Abnahme von: Unterschrift:

Inventuraufnahmeblatt(Entwurf)

4. Inventur, Inventar, BilanzDieser Abschnitt führt die grundlegenden Begrifflichkeitender Buchführung ein.

4.1. Das InventarUnter einem Inventar versteht man eine detaillierte Zu-sammenstellung der am Bilanzstichtag im Jahresabschlußanzusetzenden Vermögensgegenstände und Schulden ei-ner Unternehmung, und zwar nach Art, Menge und Wert.Der besondere Vorzug des Inventars gegenüber der Bi-lanz liegt in seinem bis ins einzelne gehenden Nachweis.Das. Inventar folgt dabei der Staffelform und gliedert sichin

1. Vermögenswerte,2. Schuldwerte sowie3. Reinvermögen

Die Vermögenswerte (unterteilt in Anlage- und Umlauf-vermögen) gliedert man nach ihrer zeitlichen Bindungbzw. steigenden Liquidierbarkeit (beginnend mit Immo-bilien, endend mit Kassenbestand), die Schulden nachFälligkeit bzw. Dringlichkeit der Zahlung (beginnend mitlangfristigen, endend mit kurzfristigen Schulden).

Grundlage für die Aufstellung des Inventars ist die Erfas-sung der Vermögensgegenstände und Schulden. Diesenennt man auch Inventur.

© HZ

- 14 -

einzeln zu bewerten wäre. Dies ist in der Praxis kaum zubewerkstelligen, so daß der Gesetzgeber drei wesentlicheArten von Erleichterungen vorgesehen hat:

1. Vermögensgegenstände des Sachanlagevermögens so-wie Roh-, Hilfs-und Betriebsstoffe können, wenn sieregelmäßig ersetzt werden und ihr Gesamtwert für dasUnternehmen von nachrangiger Bedeutung ist, miteiner gleichbleibenden Menge und einem gleichblei-benden Wert angesetzt werden, sofern ihr Bestand inseiner Größe, seinem Wert und seiner Zusammenset-zung nur geringen Veränderungen unterliegt (240Abs. 3 HGB). In diesem Fall ist dennoch alle drei Jahreeine körperliche Bestandsaufnahme erforderlich.

2. Gleichartige Vermögensgegenstände des Vorrats-vermögens sowie andere gleichartige oder annäherndgleichwertige bewegliche Vermögensgegenstände undSchulden können jeweils zu einer Gruppe zusammen-gefaßt und mit dem gewogenen Durchschnittswertangesetzt werden (§240 Abs. 4 HGB). Dieses Verfah-ren ist auch als Durchschnittsmethode bekannt.

3. Soweit es den Grundsätzen ordnungsmäßiger Buch-führung entspricht, d.h., soweit ein entsprechenderbelegmäßiger Nachweis geführt werden kann, darf fürden Wertansatz gleichartiger Vermögensgegenständedes Vorratsvermögens unterstellt werden, daß diezuerst oder daß die zuletzt angeschafften oder herge-

stellten Vermögensgegenstände zuerst oder in einersonstigen bestimmten Folge verbraucht oder veräu-ßert worden sind. Dieses Verfahren ist auch alsVerbrauchsfolgebewertung bekannt und umfaßt dasFIFO-Verfahren und das LIFO-Verfahren.

4.2.3. InventurorganisationEin von der Geschäftsleitung zu bestimmender Inventur-leiter ist für Planung und Durchführung verantwortlich.Dieser hat ein Inventurprotokoll zu führen, das allewesentlichen Tätigkeiten enthält. Wichtige Aufgaben desInventurleiters umfassen:

1. Prüfung, ob alle Belege und Unterlagen vollständigvorhanden sind;

2. Nummerierung und/oder Verzeichnung aller Auf-nahmeorte (auch Produktions- und Werkstätten, Ver-kaufsräume, Außengelände und Büros gehören zu denInventurbereichen);

3. Einsatzplanung des Personals, insbesondere die Zu-ordnung von Funktionen/Verrichtungen den einzel-nen an der Inventur beteiligten Mitarbeitern ( Orga-nisation);

4. Das Personal den Aufnahmeorten zuordnen;

5. Wenn erforderlich Personalschulungen durchführen;

Stempel

Nr. Tätigkeit erledigt/Datum Unterschrift1 Belege und Unterlagen vollständig

vorhanden2 Aufnahmeorte nummeriert und verzeichnet3 Personal geplant und Funktionen

zugeordnet4 Personal den Aufnahmeorten zugeordnet5 Personal geschult6 Lager geordnet und gekennzeichnet7 Dritte informiert8 Abgrenzung angewiesen9 Einweisung Personal bei Inventur10 Kontrolle, Freigabe und Belegablage11 Abgrenzungsprotokoll

Inventurleiter: Unterschrift:

Inventurprotokoll(Entwurf)

© HZ

- 15 -

6. Unmittelbar vor Durchführung der Inventur das Lagerordnen und kennzeichnen;

7. Unmittelbar vor und während der Inventur Kunden,Geschäftspartner und andere Dritte über die Betriebs-unterbrechung/Schließung informieren;

8. Die Abgrenzung anweisen, insbesondere hinsichtlichder Aufnahme von Geringwertigen Wirtschaftgütern,Fremdeigentum und Leasinggegenständen;

9. Personal bei Beginn der Inventur einweisen;

10. Belege, insbesondere Inventuraufnahmelisten ausge-ben, nach Durchführung der Inventur einsammeln,kontrollieren und geordnet ablegen;

11. Ein Abgrenzungsprotokoll erstellen, das detaillierteArbeitsanweisungen für alle genannten Grenzfälleenthält.

Das vorstehende Inventurprotokoll ist der Gesamtbeleg,der die Durchführung aller einzelnen Schritte protokol-liert. Da Verstöße gegen den Grundsatz der Ordnungsge-mäßen Buchführung Straftaten sein können (§§283ffStGB), ist es ein wichtiges Dokument mit Beweiskraft.Auf der Folgeseite ist ein Aufnahmeblatt abgebildet, dasder Werterfassung der einzelnen Vermögensgegenständeund Schulden dient.

4.2.4. Besondere Arten der InventurDa die Inventur eine große organisatorische Belastungdarstellt, hat der Gesetzgeber nicht nur Bewertungs-erleichterungsvorschriften erlassen, sondern auch beson-dere Arten der Inventur ermöglicht, die die mit dervollständigen körperlichen Bestandsaufnahme verbunde-ne Arbeitsbelastung verringern sollen.

4.2.4.1. Permanente InventurHierunter versteht man die Durchführung der Inventurüber einen großeren Zeitraum oder ununterbrochen ge-mäß §241 Abs. 2 HGB. Hier kann die Erfassung dereinzelnen Bestände über das gesamte Geschäftsjahr ver-teilt werden (z.B. Bestandsaufnahme dann, wenn derjeweilige Bestand sehr niedrig ist). Sie setzt genaueAufzeichnungen über Bestände, Zu- und Abgänge nachTag, Art und Menge voraus, aus denen sich die Stichtags-bestände der einzelnen Wirtschaftsgüter ermitteln undbewerten lassen.

Die permanente Inventur ist nur dann ordnungsgemäß,wenn gewährleistet ist, daß jeder Inventurposten einmalim Jahr inventurmäßig erfaßt wird; sie darf sich nicht nurauf Stichproben oder die Verprobung eines repräsentati-ven Querschnitts beschränken (vgl. R 30 EStR).

Für Wirtschaftgüter, die besonders wertvoll sind oderunkontrollierbaren Abgängen unterliegen, ist die perma-nente Inventur nicht zulässig (R 30 EStR).

4.2.4.2. Verlegte Inventur§241 Abs. 3 HGB gestattet die Aufstellung eines besonde-ren Inventars auf einen Zeitpunkt innerhalb der letztendrei Monate vor oder der beiden ersten Monate nach dem

Bilanzstichtag, dessen Inventarposten lediglich wertmä-ßig, nicht aber nach Art und Menge fortzuschreiben bzw.rückzurechnen sind.

Dieses besondere Inventar kann auch auf Grund einerpermanenten Inventur erstellt werden. Die in dem beson-deren Inventar erfaßten Vermögensgegenstände brau-chen nicht im Inventar für den Schluß des Geschäftsjahresverzeichnet werden.

Die zeitlich verlegte Inventur ist wie die permanenteInventur für Bestände, bei denen ins Gewicht fallendeunkontrollierbare Abgänge eintreten, und für besonderswertvolle Wirtschaftsgüter nicht zugelassen (R 30 EStR).

4.2.4.3. StichprobeninventurBei der Aufstellung des Inventars darf der Bestand derVermögensgegenstände nach Art, Menge und Wert auchmit Hilfe anerkannter mathematisch-statistischer Metho-den auf Grund von Stichproben ermittelt werden (§241Abs. 1 HGB). Der Aussagewert des auf diese Weiseaufgestellten Inventars muß dem eines auf Grund einerkörperlichen Bestandsaufnahme aufgestellten Inventarsgleichkommen. Voraussetzung für die Anwendung dieserMethode ist, daß die Lagerpositionen durch Zufallsaus-wahl aus dem Lagerkollektiv in die Stichprobe gelangen.Das Verfahren muß den GoB entsprechen.

4.3. Aufgabe 3: Inventur1. Ordnen Sie die folgenden Inventurobjekte dem Ver-

mögen bzw. den Schulden zu:1.1. Forderung gegen Finanzamt aus Umsatzsteuer1.2. Verbindlichkeit gegen Finanzamt aus Gewerbe-

steuer1.3. Summe aller unbezahlten Rechnungen an Liefe-

ranten beträgt ... €1.4. Hypothekendarlehen von der Bank1.5. Unbezahlte Produktionsmaschine1.6. Girokonto bei der Bank, hoch überzogen1.7. Girokonto bei einer anderen Bank, mit Guthaben-

saldo

2. Ordnen Sie die folgenden Vermögensgegenständedem Anlage- bzw. dem Umlaufvermögen zu:1.1. VW Golf, auf dem Hof eines Autohändlers zum

Verkauf ausgestellt1.2. Wie vorstehend, jedoch als Dienstfahrzeug des

Autohändlers verwendet1.3. Mietwagen einer Mietwagenfirma, zur Vermie-

tung an Kunden1.4. Wertpapiere, zur Spekulation gehalten1.5. Wertpapiere, zur langfristigen Anlage von Geld1.6. Wertpapiere des Inhabers, für seine Altersvor-

sorge gehalten3. Nennen Sie die Grenzen des Einzelwertprinzipes!

4. Im Bereich des Materialwesens soll der Arbeitsauf-wand durch die Inventur verringert werden. Wäre eszulässig, die Inventur der Hilfsstoffe ganz zu unterlas-sen?

5. Welche Werte können sich im Unternehmen befin-den, aber im Rahmen einer Inventur nicht erfaßtwerden?

© HZ

- 16 -

5. Inventar und BilanzDieser Abschnitt stellt dar, wie aus dem Inventar dieBilanz abgeleitet wird. Das ist grundlegend für die Dis-kussion der Buchungsmethodik, die sich anschließt. Über-gehen Sie diesen Abschnitt nicht, weil der folgendeAbschnitt darauf aufbaut!

5.1. Grundlegende DefinitionAllgemein ist eine Bilanz eine Gegenüberstellung derAktiva (Vermögensgegenstände) und Passiva (Kapital-positionen) mit dem Ziel, als Restgröße (Nettovermögens-größe) das Eigenkapital zu ermitteln. Die Bilanz wirddamit durch Zusammenfassung der Summen der Inventurgebildet:

Während im Inventar jedoch Einzelwerte aufgeführt sind,also Tausende von Einzelpositionen zu finden sind, wer-den in die Bilanz nur die Summen übertragen. Die Bilanzist damit eine gedrängte Gegenüberstellung von Vermö-gen und Kapital der Unternehmung. Sie gründet sich aufdas Inventar, also das Verzeichnis der Vermögens-gegenstände und Schulden, liefert aber durch Kurzfassungder Ergebnisse der Inventur eine wesentlich übersichtli-chere Gesamtdarstellung. Der Vorzug der Bilanz gegen-über dem Inventar besteht daher in ihrer Knappheit undKlarheit, da sie die vielen Einzelposten des Inventars inGruppen zusammenfaßt.

5.2. Die BilanzwaageMan kann eine Bilanz gut als Waage visualisieren. tat-sächlich kommt das Wort von ital. Bilancia, Balkenwaa-ge. Das Bild stellt dar, daß die Bilanz stets ausgewogensein muß, d.h., die Vermögensgegenstände müssen denSchulden und dem Eigenkapital entsprechen:

Grundschema der BilanzAktiva Passiva

Anlagevermögen(langfristigeNutzungsabsicht)

Eigenkapital

Umlaufvermögen(kurzfristigeNutzungsabsicht)

Fremdkapital(Schulden, Verbindlichkei-

ten)Rechnungsabgrenzung Rechnungsabgrenzung

SummeSumme

Die Buchführung legt also stets doppelt Rechenschaft ab:einmal auf der Aktiv- und einmal auf der Passivseite. Manspricht in diesem Zusammenhang auch von der soge-nannten doppelten Buchführung. Das Prinzip der doppel-ten Rechnungslegung ist kurz auch als Doppik bekannt.

5.3. Das grundlegende GliederungsschemaDieses Schema gibt einen grundlegenden Überblick überdie Inhalte der Bilanz:

Die Aktivseite legt Rechenschaft ab über das Vermögen.Sie enthält Informationen über die Mittelverwendung,d.h., die Investition.

Die Passivseite enthält Daten über die Mittelherkunft,d.h., das Kapital, also die Finanzierung.

Die Aktivseite wird von §247 Abs. 2 HGB in die Positio-nen „Anlagevermögen“ und „Umlaufvermögen“ unter-teilt. Dabei entscheidet alleine die Nutzungsabsicht, undnicht das tatsächliche Verhalten: eine Ware, die zurEigennutzung entnommen wird, geht in das Anlagever-mögen über, während eine mit Verkaufsabsicht gehalteneWare im Umlaufvermögen bleibt, selbst dann, wenn siesich de facto nicht kurzfristig (sondern nur überhauptirgendwann) verkaufen läßt.

Das Eigenkapital ist das Kapital im Eigentum der Gesell-schafter, also ohne Rückzahlungsfrist, während Fremd-kapital Finanzierungsmittel sind, die einem externenKapitalgeber zurückzuzahlen sind.

Die Rechnungsabgrenzungsposten enthalten vorausge-zahlte Aufwendungen oder vorauserhaltene Erlöse.

Aktiv- und Passivseite, d.h., Investition und Finanzie-rung, müssen einander stets entsprechen. Die Summe derverfügbaren Mittel (Passiva) muß der Summe der verfüg-ten Mittel (Investition) entsprechen. Man sagt, die Bilanzmüsse ausgewogen sein. Unterschiede in der Summe derAktiva und Passiva deuten immer auf Fehler, z.B. aufVermögensgegenstände, die in der Inventur vergessenworden sind.

Die doppelte Rechenschaftslegung in der Bilanz setzt sichim gesamten System der Buchführung fort. Über jedenEuro wird zwei Mal Rechenschaft gelegt: wo er herge-kommen ist (Finanzierung) und wo er hingekommen ist(Investition). Man spricht daher auch von der doppeltenBuchführung.

ANLAGE-UND

UMLAUF-VERMÖGEN

EIGENESUND

FREMDESKAPITAL

AKTIVA PASSIVA

Die Überleitung von der Inventur zur BilanzInventarschema Bilanzschema

Vermögensgegenstände Aktiva = Anlage- undUmlaufvermögen

./. Schulden Fremdkapital= Reinvermögen Eigenkapital

Passiva

Die sogenannte „Bilanzwaage“

© HZ

- 17 -

Aktiva Berichtsjahr Passiva BerichtsjahrA. Anlagevermögen A. Eigenkapital

Maschinen und Anlagen 12.653,50 Komplementär Karl Franke 20.000,00Fahrzeuge, Fuhrpark 25.650,00 Kommanditist K. Scheuermann 10.000,00Betriebs- und Geschäftsausstatt. 31.450,00 Kommanditist P. Schneider 10.000,00

69.753,50 40.000,00B. Umlaufvermögen B. Verbindlichkeiten

Warenbestand 45.876,29 Verbindlichkeiten gegenüber Banken 31.500,00Forderungen aus Lieferungen 4.768,20 Verbindlichkeiten aus Lieferungen 47.067,81Sonstige Forderungen 1.468,60 Sonstige Verbindlichkeiten 7.835,65Schecks, Kasse, Bankguthaben 3.878,87 86.403,46

55.991,96 C. Rechnungsabgrenzungsposten 87,60C. Rechnungsabgrenzungsposten 745,60SUMME 126.491,06 SUMME 126.491,06

Karl Franke KG

Stuttgart, den 31.12.20..

5.4. Beispiel für eine BilanzNachfolgend betrachten wir als Beispiel die Bilanz einerkleinen Kommanditgesellschaft: Das Unternehmen isteine Handelsgesellschaft mit Ladengeschäft in einer Ein-kaufszone.

Die §§265ff HGB sind für Personengesellschaften nichtanwendbar, so daß das Anlage- und das Umlaufvermö-gen, Eigenkapital, Schulden und Rechnungsabgrenzungs-posten nur „gesondert ausgewiesen und hinreichend auf-gegliedert“ (§ 247 Abs. 1 HGB) sein müssen. Zur dieserhinreichenden Aufgliederung gehört die Trennung derverschiedenen Arten von Anlage- und Umlaufvermögensowie die Aufstellung über die Einlagen der beteiligtenGesellschafter.

Es hätte in diesem Fall gereicht, die Kommanditistengemeinsam in einer Position „Kommanditkapital“ auszu-weisen. Aus Gründen des besseren Verständnisses wurdedie Position jedoch separat dargestellt. Der Warenbestandumfaßt das Lager und den Warenbestand im Verkaufsbe-reich. Die sonstigen Forderungen enthalten u.A. auch dieantizipativen Rechnungsabgrenzungsposten; in den son-stigen Verbindlichkeiten sind außer diesen auch dieUmsatzsteuer-, Lohnsteuer- und Sozialversicherungs-verbindlichkeiten enthalten.

In dieser Bilanz (wie auch in allen folgenden) sind dieUnterschriften der persönlich haftenden Gesellschafter(§245 HGB) bzw. der entsprechenden Rechtsvertreter ausVereinfachungsgründen weggelassen worden.

5.5. Aufgabe 4: Inventar und BilanzDas Inventar eines Handwerksbetriebes des Baugewerbessieht zu einem Bilanzstichtag folgendermaßen aus:

A. Vermögen1. Fuhrpark

Poclain Bagger ....................................... 60.000 €Toyota Drehkran ....................................80.000 €Mercedes Lastwagen ..............................40.000 €Ford Baustellenfahrzeug ........................10.000 €Golf Dienstfahrzeug ...............................12.000 €

2. Betriebs- und Geschäftsausstattung .....................Computer ................................................15.000 €Büroeinrichtung ....................................... 8.000 €Sonstige Geräte ........................................ 7.000 €

3. Rohstoffe:Zement, Beton ........................................ 20.000 €Div. Steine, Baumaterial ........................25.000 €Div. Hilfsstoffe ......................................... 5.000 €

4. Forderungen an KundenHinz ........................................................40.000 €Kunz .......................................................60.000 €Meier ....................................................100.000 €Müller .....................................................50.000 €

5. Bankguthaben .......................................... 3.000 €Kasse ........................................................2.000 €

B. Schulden1. Darlehen

Sparkasse ..............................................150.000 €Hypobank ............................................... 50.000 €

2. Verbindlichkeiten LieferantenPeters oHG ............................................. 25.000 €Schulz KG .............................................. 40.000 €Bauhof AG ............................................... 1.000 €

3. Sonstige SchuldenSozialversicherung ................................... 6.000 €Finanzamt ................................................ 4.000 €

C. Ermittlung des EigenkapitalsSumme Vermögen ...............................537.000 €

./. Summe Schulden ................................. 276.000 €= Eigenkapital .........................................261.000 €

Das Unternehmen gehört Herrn H.B. Nichts, der einEinzelunternehmer ist (eingetragener Kaufmann).

Stellen Sie die Bilanz für Hern H.B. Nichts auf.

Ermitteln Sie den Wert der einzelnen Positionen undgliedern Sie die Bilanz nach Anlage- und Umlauf-vermögen sowie nach Eigen- und Fremdkapital.

Die gesetzliche Struktur der Bilanz nach §266 HGBbraucht nicht angewandt zu werden (weil es sich nichtum eine Kapitalgesellschaft handelt).

© HZ

- 18 -

6. Die Ableitung der BuchungsmethodikGrundgedanke ist, daß die Position eines Bilanzobjektesdie Art und Weise definiert, wie buchhalterisch mit demBilanzobjekt zu verfahren ist. Das Verständnis derBuchungsregeln setzt also das Verständnis der Bilanzvoraus. Für jeweils die Aktiva oder die Passiva besteheneigene Buchungsregeln, die zwar in sich logisch aber alsganzes nicht begründbar sind außer aus den Zusammen-hängen mit der Bilanz.

Dieser Abschnitt ist der wichtigste von allem. Wenn Siediesen Teil nicht verstehen, haben Sie später keine Chan-ce!

6.1. Bilanz und BuchungsregelnBuchungsregeln sind allgemein gesagt die Regeln, aufwelcher Seite von Konten welche Sachverhalte zu erfas-sen sind. Die Buchungsregeln bilden Grundlage für dieBildung von Buchungssätzen und betreffen Vereinbarun-gen darüber, was auf der linken „Soll“-Seite und derrechten „Haben“-Seite der Konten zu stehen hat. Sie sindfür jede Kontenart einzeln definiert und bilden ein in sichgeschlossenes Regelwerk.

Diese Regeln können nicht aus der Sache heraus logischbegründet, sondern nur auswendig gelernt und angewen-det werden.

Dabei unterscheidet man Regeln für vier Kontenarten:

Aktivkonten sind Konten, die Wertbestände aufVermögenskonten abbilden;Passivkonten sind Konten, die Wertbestände auf Ka-pitalkonten abbilden;

Soll Haben

Anfangsbestand aus Eröffnungsbilanz - Minderungen

+ Mehrungen = Schlußbestand in Schlußbilanz

Summe S Summe H

Aktivkonto

=

Soll Haben

- Minderungen Anfangsbestand aus Eröffnungsbilanz

= Schlußbestand in Schlußbilanz + Mehrungen

Summe S Summe H

Passivkonto

=

Soll Haben

- Aufwands-minderungen

= Schlußbestand in GuV

Summe S Summe H

Aufwands- und Kostenkonto

=

Summe der Aufwandsbuchungen

Soll Haben

- Erlösminderungen

= Schlußbestand in GuV

Summe S Summe H

Erlös- und Leistungskonto

=

Summe der Erlösbuchungen

Kurz und bündig: Buchungsregeln

Aktiv- und Passivkonten:Die Buchungsregeln der Aktiva und der Passiva sindgenau spiegelverkehrt, d.h., was man in den Aktiva im„Soll“ bucht, das gehört bei den Passiva in’s „Haben“.Merksatz: Die Bestandskonten haben ihre Anfangsbe-stände und Mehrungsbuchungen auf der Seite, auf dersie in der Bilanz stehen, und die Minderungsbuchungenund Schlußsalden auf der gegenüberliegenden Seite.

Aufwands- und Ertragskonten:Diese Konten sind Unterkonten zum Eigenkapital.Merksatz: Aufwendungen und Erträge bucht man so,wie man ihre Auswirkung im Eigenkapitalkonto bu-chen würde, also Aufwendungen im „Soll“ (=Eigen-kapitalminderung!) und Erträge im „Haben“ (=Eigen-kapitalmehrung!).

Wichtig:Diese Regeln sind Vereinbarungen. Sie passen zuein-ander, aber können nur gegenseitig aus einander be-gründet werden. Lernen Sie diese Regeln, und hinter-fragen Sie sie nicht!

Aufwandskonten sind Konten, die einen Wertverzehrvon Vermögen (d.h., Verbräuche) abbilden undErtragskonten sind Konten, die Verwertungen vonVermögen (d.h., Wertmehrungen) darstellen.

Im einzelnen gibt es für die vier Kontenarten die neben-stehenden Buchungsregeln.

Um richtig zu buchen, muß der Buchhalter das vorstehen-de gedankliche Schema vollkommen internalisiert habenund im Schlaf herbeten können!

Die vorstehenden Regeln haben den Charakter von Ver-einbarungen, und lassen sich in keiner Weise aus derSache begründen. Sie würden seitenverkehrt ebensogutfunktionieren. Ihre vollständige Beherrschung durch denBuchhalter ist eine Grundvoraussetzung für das Funktio-nieren des betrieblichen Rechnungswesens.

Die Summe der Buchungen im „Soll“ und der im „Haben“muß stets gleich sein, und zwar sowohl im einzelnenKonto als auch in jeder beliebigen Summe von Konten.

© HZ

- 19 -

Die „fünf eisernen Regeln“:1. Was für Konten sind an der durchzuführen-

den Buchung beteiligt? Es müssen immermindestens zwei verschiedene Konten sein,können aber auch wesentlich mehr als zweiKonten werden!

2. Was für Konten sind das? D.h., handelt essich um Aktiv-, Passiv-, Aufwands- oderErlöskonten?

3. Nehmen diese Konten, jeweils einzeln be-trachtet, durch die auf ihnen durchzuführen-de Buchung ab oder zu?

4. Wo, d.h., im „Soll“ oder im „Haben“, sinddiese Zu- oder Abnahmen zu buchen? Ver-wenden Sie die Buchungsregeln!

5. Aus den bisherigen Erkenntnissen erst imGrundbuch, d.h., durch einen BuchungssatzSOLL AN HABEN, und dann im Hauptbuch(d.h., auf Konten) buchen. Bei elektronischerBuchführung wird die Hauptbuchbuchungvom Programm erledigt, und der Buchhaltermuß lediglich die Buchungssätze eingeben.

Eine Saldendifferenz ist ein untrügliches Zeichen füreinen Buchungsfehler. Es ist nicht möglich, durch regel-gerechtes Buchen Saldendifferenzen zu erzeugen, d.h.,bei fehlerfreier und vollständiger Anwendung allerBuchungsvorschriften werden alle einzelnen Konten eben-so wie die Bilanz immer ausgewogen sein. Das ange-wandte Regelwerk ist in sich stabil und fehlerintolerant.

Die Begriffe „Soll“ und „Haben“ deuten also heute nichtsmehr an. Es ist jedoch bekannt, daß italienische Möncheder Renaissance Schuldnerlisten führten, die unterteiltwaren in „Gezahlt haben“ und „Zahlen sollen“. Diesbegründet die historische Entwicklung von „Soll“ und„Haben“, die ihren damaligen Sinnbezug jedoch inzwi-schen vollkommen verloren haben. Die Buchungsregelnlassen sich heute überhaupt nicht mehr aus der Sachebegründen, sondern müssen gelernt und angewandt wer-den.

6.2. Ableitung von Buchungssätzen6.2.1. Was ist ein Buchungssatz?In der Praxis ist es schwierig, Buchungen so zu notieren,daß ein sachverständiger Dritter damit klarkommt. Eineformelhafte Notationsweise ist also erforderlich, um

Fehler auszuschließen unddie Kommunikation über buchhalterische Sachver-halte zu erleichtern und zu beschleunigen.

Dies ist im wesentlichen die Aufgabe des Buchungs-satzes, der die Kontierung eines Geschäftsvorfalles inkurzer, formaler Art und Weise darstellt.

Der Buchungssatz hat die Form

„Soll“ AN „Haben“wobei unter „Soll“ und „Haben“ die jeweils beteiligtenKonten und die dort zu erfassenden Geldbeträge zu ver-stehen sind, etwa:

Kasse AN BankEs kann auch mehr als ein Konto unter „Soll“ und/oderunter „Haben“ vorkommen:

Wareneinkauf und VorsteuerAN Verbindlichkeiten

Die im „Soll“ und im „Haben“ zu buchenden Geldbeträgemüssen einander jedoch in der Summe stets entsprechen.Ist das nicht der Fall, so wird die nachfolgende Bilanznicht ausgewogen sein. Eine unausgewogene Bilanz istdamit immer ein sicheres Zeichen für einen fehlerhaftenBuchungssatz.

Das im „Soll“ zu bebuchende Konto ist immer zuerst unddas im „Haben“ zu buchende Konto immer zuletzt zunennen. Diese Reihenfolge kann der „Denkreihenfolge“beim Ermitteln der Kontierung widersprechen, was dieSache erschwert.

Auf der Soll- und auf der Haben-Seite können jeweilsWertmehrungen oder auch Wertminderungen stehen,was die Angelegenheit ebenfalls nicht erleichtert: man

muß die Buchungsregeln genau kennen um zu wissen, obdas zuerst genannte „Soll“-Konto sich durch einenGeschäftsfall mehrt oder mindert; ebenso ist die Nennungdes „Haben“-Kontos an zweiter Stelle keine Gewährdafür, daß dieses Konto eine Mehrung oder Minderungerfährt. Dies kann nur und ausschließlich aus denBuchungsregeln geschlossen werden.

Das Wörtchen „AN“ hat damit nur und ausschließlich dieFunktion der Trennung der Soll- von den Haben-Konten.Es deutet keine Bewegungs- oder Buchungsrichtung an.

Auf folgende Art ist ein Buchungssatz zu bilden:

6.2.1. Beispiele für BuchungssätzeWir betrachten das an ein paar Beispielen. Nehmen Sieggfs. die Übersichten auf den Folgeseiten zur Hilfe:

6.2.1.1. BestandsbuchungenWir beginnen mit vier Beispielen für Bestandsbuchungen.Sie benötigen ausschließlich auf Anlage in Kapitel 7.1.

Bildung des Buchungssatzes für diesen Geschäftsfallaufgrund der oben skizzierten „eisernen Regeln“ alsSchritt-für-Schritt-Anleitung:

1. Was für Konten sind beteiligt?„Büro- und Geschäftsausstattung“ und „Lieferschul-den“

Beispiel 1: „Wir kaufen einen neuen Computer imWert von 8.000 €“. Der Buchungsbeleg ist eineRechnung (=Kauf „auf Ziel“).

© HZ

- 20 -

Beispiel 4: „Der Lieferant aus Beispiel 1 und 2gewährt für die Restschuld eine langfristige Stun-dung“. Der Buchungsbeleg ist ein Handelsbrief.

Beispiel 2: „Wir leisten eine Teilzahlung aus vorste-hender Rechnung in Höhe von 6.000 € in bar“. DerBuchungsbeleg ist eine Quittung.

Beispiel 3: „Wir kaufen Rohstoffe im Wert von10.000 € gegen Barzahlung“. Der Buchungsbelegist ebenfalls eine Quittung.

2. Was für Konten sind das?„Büro- und Geschäftsausstattung“ ist ein Aktivkonto(Vermögensgegenstand!) und „Lieferschulden“ ist einPassivkonto (Schulden!)

3. Nehmen diese Konten ab oder zu?„Büro- und Geschäftsausstattung“ nimmt zu und „Lief-erschulden“ nimmt ebenfalls zu. Es liegt damit eineBilanzverlängerung vor.

4. Wo, ist zu buchen?„Büro- und Geschäftsausstattung“ im SOLL (wegenZunahme!) und „Kasse“ im HABEN (ebenfalls wegender Zunahme)

5. Buchungssatz:„Büro- und Geschäftsausstattung AN Lieferschulden8.000“

Bildung des Buchungssatzes:

1. Was für Konten sind beteiligt?„Lieferschulden“ und „Kasse“

2. Was für Konten sind das?„Lieferschulden“ ist ein Passivkonto und „Kasse“ istein Aktivkonto

3. Nehmen diese Konten ab oder zu?Beide Konten nehmen ab (es handelt sich damit umeine Bilanzverkürzung)

4. Wo, ist zu buchen?„Lieferschulden“ im SOLL (wegen der Abnahme) und„Kasse“ im HABEN (ebenfalls wegen Abnahme)

5. Buchungssatz:„Lieferschulden AN Kasse 6.000“

Bildung des Buchungssatzes:

1. Was für Konten sind beteiligt?„Rohstoffe“ und „Kasse“

2. Was für Konten sind das?„Rohstoffe“ und „Kasse“ sind beides Aktivkonten

3. Nehmen diese Konten ab oder zu?„Rohstoffe“ nimmt zu und „Kasse“ nimmt ab. Eshandelt sich daher um einen Aktivtausch

4. Wo, ist zu buchen?„Rohstoffe“ im SOLL (wegen der Zunahme) und„Kasse“ im HABEN (wegen der Abnahme)

5. Buchungssatz:„Rohstoffe AN Kasse 6.000“

Bildung des Buchungssatzes:

1. Was für Konten sind beteiligt?„Lieferschulden“ und „Darlehen“ (Darlehensverbind-lichkeiten sind immer langfristige Schulden)

2. Was für Konten sind das?„Lieferschulden“ und „Darlehen“ sind beides Passiv-konten. Es liegt damit ein Passivtausch vor

3. Nehmen diese Konten ab oder zu?„Lieferschulden“ nimmt ab und „Darlehen“ nimmt zu

4. Wo, ist zu buchen?„Lieferschulden“ im SOLL (wegen der Abnahme) und„Darlehen“ im HABEN (wegen der Zunahme)

5. Buchungssatz:„Lieferschulden AN Darlehen 2.000“

6.2.1.2. Das Problem mit dem BankkontoWir variieren Beispiel 3 und kommen zu einem ganzbesonderen Problem, das nicht übersehen werden sollte:

Vereinfachend nehmen wir an, daß die Belastung desBankkontos sofort geschehe, d.h., wir ignorieren für dieseÜbungssituation, daß die Bank normalerweise erst in einpaar Tagen die Buchung auf dem Kontoauszug bekannt-gibt, so daß eigentlich auch erst in ein paar Tagen gebuchtwerden könnte.

Das Bankkonto weise ein ausreichendes Guthaben aus.Wie wäre zu buchen?

1. Was für Konten sind beteiligt?„Rohstoffe“ und „Bank“

2. Was für Konten sind das?„Rohstoffe“ und „Bank“ sind beides Aktivkonten

3. Nehmen diese Konten ab oder zu?„Rohstoffe“ nimmt zu und „Bank“ nimmt ab. Eshandelt sich daher um einen Aktivtausch

4. Wo, ist zu buchen?„Rohstoffe“ im SOLL (wegen der Zunahme) und„Bank“ im HABEN (wegen der Abnahme) - manbedenke, daß dies der Buchung auf dem Kontoauszugwiderspricht, weil die Bank aus ihrer Sicht bucht, wiraber aus unserer Perspektive kontieren!

5. Buchungssatz:„Rohstoffe AN Bank 6.000“

Nun nehmen wir an, daß die Bank überzogen sei. Deraktuelle Saldo ist also ein „Minussaldo“, d.h., wir schul-den der bank Geld (anstatt sie uns). Dies ist eine häufige

Beispiel 3a: „Wir kaufen Rohstoffe im Wert von10.000 € gegen Bankscheck“. Der Buchungsbelegist wiederum eine Quittung.

© HZ

- 21 -

Beispiel 5: „Wir verbrauchen Rohstoffe im Wertvon 5.000 €“. Der Buchungsbeleg ist ein Material-entnahmeschein.

Beispiel 6: „Nach Abschluß eines Projektes schrei-ben wir einem Kunden eine Rechnung im Wert von20.000 € für erbrachte Leistungen“.

Situation, wenn Banken ihren Kunden Kreditlinien aufGirokonten einräumen. Was hätte das für unser Beispielfür Konsequenzen?

1. Was für Konten sind beteiligt?„Rohstoffe“ und „Bank“ - wie zuvor

2. Was für Konten sind das?„Rohstoffe“ ist immernoch ein Aktivkonto, aber da„Bank“ überzogen ist, stellt dieses Konto eine Schuld-position dar, ist also ein Passivkonto. Die Bank kannauf der Aktiv- oder der passivseite stehen!

3. Nehmen diese Konten ab oder zu?„Rohstoffe“ nimmt zu und „Bank“ nimmt jetzt auchzu, weil die Schulden ja größer werden. Es handeltsich daher in diesem fall um eine Bilanzverlängerung

4. Wo, ist zu buchen?„Rohstoffe“ im SOLL (wegen der Zunahme) und„Bank“ im HABEN (wegen der Zunahme der Schul-den) - man bedenke, daß die Kontierung hier also trotzunterschiedlicher Ausgangsbedingungen unverändertist!

5. Buchungssatz:„Rohstoffe AN Bank 6.000“ - unverändert, obwohl dieAusgangsbedingung nicht dieselbe ist!

6.2.1.3. ErfolgsbuchungenIn diesem Abschnitt betrachten wir Beispiele für Erfolgs-buchungen. Sie benötigen hierzu auf Anlagen in Kapitel7.1 und 7.2. Aus didaktischen Gründen ist es sinnvoll,sich diesen Abschnitt erst anzusehen, wenn man dievorstehenden Beispiele verstanden hat.

Bildung des Buchungssatzes für diesen Geschäftsfallaufgrund der oben skizzierten „eisernen Regeln“ alsSchritt-für-Schritt-Anleitung:

1. Was für Konten sind beteiligt?„Rohstoffaufwand“ und „Rohstoffe“

2. Was für Konten sind das?„Rohstoffaufwand“ ist ein Aufwandskonto (weil eseinen Verbrauch abbildet) und „Rohstoffe“ ist einAktivkonto (Bestand an Vermögensgegenständen!)

3. Nehmen diese Konten ab oder zu?„Rohstoffaufwand“ nimmt zu (es kommt ein neuerVerbrauch hinzu) und „Rohstoffe“ nimmt ab (um denBetrag des Verbrauches). Es liegt damit eine Auf-wandsbuchung vor, die indirekt eine Verminderungdes Eigenkapitals ist.

4. Wo, ist zu buchen?„Rohstoffaufwand“ im SOLL (wegen Verbrauchs-zunahme!) und „Rohstoffe“ im HABEN (wegen derAbnahme des Bestandes)

5. Buchungssatz:„Rohstoffaufwand AN Rohstoffe 5.000“

In diesem Fall würde der Verbrauch über die GuV-Rechnung an das Eigenkapital abgerechnet werden undder Restbestand noch in der Bilanz erscheinen.

Betrachten wir ein anderes Beispiel:

Bildung des Buchungssatzes:

1. Was für Konten sind beteiligt?„Forderungen“ und „Verkaufserlöse“

2. Was für Konten sind das?„Forderungen“ ist ein Aktivkonto (auch Forderungensind Vermögensgegenstände!) und „Verkaufserlöse“ist ein Ertragskonto (weil Vermögensgegenständeverwertet wurden)

3. Nehmen diese Konten ab oder zu?Beide Konten nehmen zu (es handelt sich damit umeine Ertragsbuchung, die indirekt eine Bilanzverlän-gerung ist)

4. Wo, ist zu buchen?„Lieferschulden“ im SOLL (wegen der Abnahme) und„Kasse“ im HABEN (ebenfalls wegen Abnahme)

5. Buchungssatz:„Lieferschulden AN Kasse 6.000“

6.3. Aufgaben6.3.1. Aufgabe 5: BestandsbuchungenBilden Sie Buchungssätze für die folgenden Geschäfts-fälle. Nur Bilanzkonten sind zu berücksichtigen. DieUmsatzsteuer soll in dieser Übung nicht betrachtet wer-den:

1. Kauf eines Dienstfahrzeuges auf Rechnung

2. Einzahlung von der Kasse auf das Bankkonto

3. Kauf einer Ware vom Lieferanten auf Rechnung

4. Rücksendung der Ware aus der vorstehenden Aufgabewegen Mängeln

5. Eir nehmen ein Darlehen bei der Bank auf, das unbar(also auf das Bankkonto) ausgezahlt wird

6. Wir gewähren einem Kunden ein Darlehen als Bar-zahlung

7. Ein Kunde, dem wir letztes Jahr eine Ware verkaufthatten, zahlt seine Schulden bei uns durch Überwei-sung

8. Der Inhaber legt Kapital durch Barzahlung in dasUnternehmen ein

9. Wir zahlen eine Forderung eines Lieferanten, indemwir ihm eine Forderung übereignen (d.h., durch Zes-sion)

10. Kauf eines Computers mit Anzahlung in bar; der Restwird erst in 4 Wochen fällig

© HZ

- 22 -

6.3.2. Aufgabe 6: Bestands- und Erfolgsbu-chungenBilden Sie Buchungssätze für die folgenden Geschäfts-fälle. Verwenden Sie Bilanz- und Erfolgskonten. DieUmsatzsteuer soll in dieser Übung nicht betrachtet wer-den:

1. Wir kaufen eine Ware vom Lieferanten auf Rechnung

2. Wir verkaufen einem Kunden die Ware aus der vorste-henden Aufgabe gegen Barzahlung

3. Wir zahlen eine Tilungsrate und Zinsen auf ein Dar-lehen durch Banklastschrift

4. Verbrauch von Rohstoffen, gebucht per Materialent-nahmeschein

5. Ein Teil der Rohstoffe aus der vorstehenden Aufgabewurde nicht verbraucht und kommt zurück ins Lager

6. Wir kaufen Rohstoffe von einem Lieferanten auf Rech-nung

7. Die Miete für das Bürogebäude wird fällig

8. Die Miete aus der vorstehenden Aufgabe wird durchBankabbuchung gezahlt

9. Wir erhalten einen Steuerbescheid über Gewerbesteu-er

10. Der Inhaber erhält einen Einkommensteuerbescheid

11. Kasse AN Maschinen und Außerordentliche Erträge

12. Die GuV wird mit Gewinn abgeschlossen (Einzel-kaufmann)

6.3.3. Aufgabe 7: Buchungsfälle identifizierenWelche Geschäftsfälle haben zu den nachstehenden Bu-chungen geführt?

1. Forderungen AN Warenverkauf

2. Warenverkauf AN Forderungen

3. Bank AN Darlehensforderungen und Zinsertrag

4. Forderungen und Kasse AN Verkaufserlöse

5. Außerordentlicher Aufwand AN Kasse

6. Außerordentlicher Aufwand AN Rohstoffe

7. Löhne und Sozialaufwendungen AN Verbindlichkei-ten Mitarbeiter, Verbindlichkeiten Finanzamt, Ver-bindlichkeiten Sozialversicherung

8. Instandhaltungsaufwendungen AN Kasse

9. Lizenzen/immaterielle Vermögensgegenstände anVerbindlichkeiten

10. Warenverkauf AN GuV

11. Schlußbilanz AN Hilfsstoffe

12. Eigenkapital AN GuV (Einzelkaufmann)

7. Übersichten zur BuchungssystematikAuf den folgenden Seiten stellen wir die Buchungs-systematik in der Form von Kreislaufdarstellungen dar.Wir analyseieren dabei, welche Wertbewegungen zu wel-chen Buchhalterischen Darstellungsformen führen.

Sie müssen diese Darstellungen vollkommen verstandenhaben - bis auf den Grund. Sie müssen sich absolut überdie Bedeutung jeder einzelnen Zahl klar sein. Ist das nichtder Fall, werden Sie mit größter Wahrscheinlichkeitmassive Probleme beim Verständnis der folgenden Skrip-te haben!

© HZ

- 23 -

7.1.

Übe

rsic

ht ü

ber d

ie w

icht

igst

en B

uchu

ngsr

egel

n. T

eil 1

: Die

vie

r ele

men

tare

n B

uchu

ngsf

älle

.M

an k

ann

sich

die

Bila

nz a

ls W

aage

(„B

ilanz

waa

ge“)

mit

eine

m k

lein

en S

chäl

chen

für j

ede

Posi

tion

vors

telle

n. J

eder

Buc

hung

sfal

l ver

ände

rt di

e G

ewic

hte

in d

en S

chäl

chen

:

Bila

nzA

ktiv

a=

Ver

mög

en, M

ittel

verw

endu

ng, I

nves

titio

nPa

ssiv

a=

Kap

ital,

Mitt

elhe

rkun

ft, F

inan

zier

ung

Ges

chäf

ts-au

ssta

ttung

Roh

stoffe

(„M

ater

ial“

)K

asse

(Bar

geld

)Su

mm

eA

ktiv

aSu

mm

ePa

ssiv

aEi

genk

apita

lD

arle

hens

-sc

huld

enLi

efer

-sc

huld

en

30.0

00,0

0 €

Anf

angs

stand

20.0

00,0

0 €

20.0

00,0

0 €

70.0

00,0

0 €

70.0

00,0

0 €

40.0

00,0

0 €

25.0

00,0

0 €

5.00

0,00

€38

.000

,00

€B

uchu

ng 1

:20

.000

,00

€20

.000

,00

€78

.000

,00

€78

.000

,00

€40

.000

,00

€25

.000

,00

€13

.000

,00

€

Buc

hung

1:

„Wir

kauf

en ei

nen

neue

n C

ompu

ter i

m W

ert v

on 8

.000

€“.

Der

Buc

hung

sbel

eg is

tei

ne R

echn

ung

(=K

auf „

auf Z

iel“

).

Ges

chäf

tsau

ssta

ttung

AN

Lie

fers

chul

den

8.00

0

Ges

chäf

tsau

ssta

ttung

L

iefe

rsch

ulde

n D

ie S

umm

e de

r Akt

iv- u

nd d

er P

assi

vsei

te d

er B

ilanz

ste

igen

gle

ichz

eitig

.

Bila

nzve

rläng

erun

g (B

ilanz

meh

rung

)

38.0

00,0

0 €

Buc

hung

2:

20.0

00,0

0 €

14.0

00,0

0 €

72.0

00,0

0 €

72.0

00,0

0 €

40.0

00,0

0 €

25.0

00,0

0 €

7.00

0,00

€

Buc

hung

2:

„Wir

leis

ten

eine

Tei

lzah

lung

aus

vor

steh

ende

r Rec

hnun

g in

Höh

e vo

n 6.

000

€ in

bar“

. Der

Buc

hung

sbel

eg is

t ein

e Q

uittu

ng.

Lief

ersc

huld

en A

N K

asse

6.0

00

Kas

se

Lie

fers

chul

den

Die

Sum

me

der A

ktiv

- und

der

Pas

sivs

eite

der

Bila

nz s

inke

n gl

eich

zeiti

g.

Bila

nzve

rkür

zung

(Bila

nzm

inde

rung

)B

uchu

ng 3

:„W

ir k

aufe

n Ro

hsto

ffe im

Wer

t von

10.

000

€ ge

gen

Barz

ahlu

ng“.

Der

Buc

hung

s-be

leg

ist e

benf

alls

ein

e Q

uittu

ng.

Roh

stof

fe A

N K

asse

10.

000

Roh

stof

fe

Kas

se

Die

Sum

me

der A

ktiv

a si

nkt u

nd s

teig

t zug

leic

h, b

leib

t als

o in

sges

amt g

leic

h.

Akt

ivta

usch

Buc

hung

4:

„Der

Lie

fera

nt a

us B

uchu

ng 1

und

2 g

ewäh

rt fü

r die

Res

tsch

uld

eine

lang

fris

tige

Stun

dung

“. D

er B

uchu

ngsb

eleg

ist e

in H

ande

lsbr

ief.

Lief

ersc

huld

en A

N D

arle

hens

schu

lden

2.0

00 €

Dar

lehe

nssc

huld

en

Lie

fers

chul

den

Die

Sum

me

der P

assi

va s

inkt

und

ste

igt z

ugle

ich,

ble

ibt a

lso

insg

esam

t gle

ich.

Pass

ivta

usch

38.0

00,0

0 €

Buc

hung

3:

30.0

00,0

0 €

4.00

0,00

€72

.000

,00

€72

.000

,00

€40

.000

,00

€25

.000

,00

€7.

000,

00 €

38.0

00,0

0 €

Buc

hung

4:

30.0

00,0

0 €

4.00

0,00

€72

.000

,00

€72

.000

,00

€40

.000

,00

€27

.000

,00

€5.

000,

00 €

Erlä

uter

unge

n zu

den

ein

zeln

en B

uchu

ngsf

älle

n:

Jede

Bila

nzbu

chun

g ka

nn in

ein

en d

er v

ier

Fälle

ein

geor

dnet

wer

den,

abe

r m

anch

e ko

mpl

exer

e B

uchu

ngen

geh

ört z

u m

ehre

ren

Fälle

n gl

eich

zeiti

g. D

ie B

uchu

ngsr

egel

n si

nd s

obe

scha

ffen

, daß

bei

sac

h- u

nd re

gelg

erec

hter

Buc

hung

nie

mal

s ei

ne u

naus

gew

ogen

e B

ilanz

ent

steh

en k

ann.

Alle

rdin

gs fü

hrt m

an d

ie B

uchu

ngen

in d

er R

ealit

ät a

uf K

onte

n:

© HZ

- 24 -

7.2.

Übe

rsic

ht ü

ber d

ie w

icht

igst

en B

uchu

ngsr

egel

n. T

eil 2

: Der

Buc

hung

skre

isla

uf d

er B

ilanz

kont

en.

Eröf

fnun

gsbi

lanz

kont

o (E

BK

)Pa

ssiv

a=

Kap

ital,

Mitt

elhe

rkun

ft, F

inan

zier

ung

Akt

iva

= V

erm

ögen

, Mitt

elve

rwen

dung

, Inv

estit

ion

Eige

nkap

ital.

......

......

......

......

......

......

......

......

......

......

......

......

......

40.0

00,0

0 €

Dar

lehe

nssc

huld

en...

......

......

......

......

......

......

......

......

......

......

......

25.0

00,0

0 €

Lief

ersc

huld

en...

......

......

......

......

......

......

......

......

......

......

......

......

...5.

000,

00 €

Ges

chäf

tsau

ssta

ttung

......

......

......

......

......

......

......

......

......

......

.....

30.0

00,0

0 €

Roh

stoffe

......

......

......

......

......

......

......

......

......

......

......

......

......

.....

20.0

00,0

0 €

Kas

se...

......

......

......

......

......

......

......

......

......

......

......

......

......

......

..20

.000

,00

€70

.000

,00

€70

.000

,00

€

Schl

ußbi

lanz

kont

o (S

BK

)A

ktiv

a=

Ver

mög

en, M

ittel

verw

endu

ng, I

nves

titio

nPa

ssiv

a=

Kap

ital,

Mitt

elhe

rkun

ft, F

inan

zier

ung

Ges

chäf

tsau

ssta

ttung

......

......

......

......

......

......

......

......

......

......

......

38.0

00,0

0 €

Roh

stoffe

......

......

......

......

......

......

......

......

......

......

......

......

......

......

30.0

00,0

0 €

Kas

se...

......

......

......

......

......

......

......

......

......

......

......

......

......

......

.....4

.000

,00

€

Eige

nkap

ital.

......

......

......

......

......

......

......

......

......

......

......

......

.....

40.0

00,0

0 €

Dar

lehe

nssc

huld

en...

......

......

......

......

......

......

......

......

......

......

......

27.0

00,0

0 €

Lief

ersc

huld

en...

......

......

......

......

......

......

......

......

......

......

......

......

..5.

000,

00 €

72.0

00,0

0 €

72.0

00,0

0 €

Kon

to „

Rohs

toffe

“So

llH

aben

Eröf

fnun

gsbi

lanz

20.0

00B

uchu

ng 3

10.0

00Su

mm

e30

.000

Schl

ußbi

lanz

30.0

00

Sum

me

30.0

00

Kon

to „

Ges

chäf

tsau

ssta

ttung

“So

llH

aben

Eröf

fnun

gsbi

lanz

30.0

00B

uchu

ng 1

8.00

0Su

mm

e38

.000

Schl

ußbi

lanz

38.0

00

Sum

me

38.0

00

Kon

to „

Kas

se“

Soll

Hab

enEr

öffn

ungs

bila

nz20

.000

Sum

me

20.0

00

Buc

hung

26.

000

Buc

hung

210

.000

Schl

ußbi

lanz

4.00

0Su

mm

e20

.000

Kon

to „

Eige

nkap

ital“

Soll

Hab

enSc

hluß

bila

nz40

.000

Sum

me

40.0

00Er

öffn

ungs

bila

nz40

.000

Sum

me

40.0

00

Kon

to „

Dar

lehe

nssc

huld

en“

Soll

Hab

enSc

hluß

bila

nz27

.000

Sum

me

27.0

00

Eröf

fnun

gsbi

lanz

25.0

00B

uchu

ng 4

2.00

0Su

mm

e27

.000

Kon

to „

Lief

ersc

huld

en“

Soll

Hab

enB

uchu

ng 2

6.00

0B

uchu

ng 4

2.00

0Sc

hluß

bila

nz5.

000

Sum

me

13.0

00

Eröf

fnun

gsbi

lanz

5.00

0B

uchu

ng 1

8.00

0

Sum

me

13.0

00

Das

Erö

ffnu

ngsb

ilanz

kont

om

uß „

seite

nver

kehr

t“ e

rsch

ei-

nen,

dam

it di

e B

uchu

ngsl

ogik

„Sol

l AN

Hab

en“

auch

bei

den

Eröf

fnun

gsbu

chun

gen e

rhal

ten

blei

bt. D

ie B

uchu

ngen

der

Er-

öffn

ungs

sald

en la

uten

:

Akt

ivko

nto

AN

EB

KEB

K A

N P

assi

vkon

to

Die

Abs

chlu

ßbuc

hung

en a

mJa

hres

ende

sin

d:

SBK

AN

Akt

ivko

nto

Pass

ivko

nto

AN

SB

K

Bei

sac

h- u

nd r

egel

gere

chte

rB

uchu

ng ka

nn es

dahe

r nie

eine

unau

sgew

ogen

e Sc

hluß

bila

nzge

ben.

© HZ

- 25 -

7.3.

Übe

rsic

ht ü

ber d

ie w

icht

igst

en B

uchu

ngsr

egel

n. T

eil 3

: Erf

olgs

kont

en, G

uV u

nd E

igen

kapi

tal.

Aktiv

es B

esta

ndsk

onto

Soll

Hab

enΣ

Min

deru

ng(e

n)12

5.00

0Za

hlun

gs- o

der F

orde

rung

skto

.So

llH

aben

Σ M

ehru

ng(e

n)14

0.00

0

Gew

inn

und

Verl

ust (

GuV

)So

llH

aben

Roh

stof

fauf

wan

d30

.000

Löhn

e20

.000

Geh

älte

r15

.000

Sozi

alve

rsic

heru

ng18

.000

Wei

tere

Auf

w.

42.0

00Ei

genk

apita

l15

.000

Sum

me

140.

000

Um

satz

erlö

se14

0.00

0

Sum

me

140.

000

Rohs

toffa

ufw

and

Soll

Hab

enA

ktiv

kont

o30

.000

Gew

inn

& V

erlu

st30

.000

Um

satze

rlöse

/War

enve

rkau

fSo

llH

aben

Gew

inn

& V

erlu

st14

0.00

0Za

hlun

g/Fo

rder

g.14

0.00

0

Löhn

eSo

llH

aben

Akt

ivko

nto

20.0

00G

ewin

n &

Ver

lust

20.0

00

Geh

älte

rSo

llH

aben

Akt

ivko

nto

15.0

00G

ewin

n &

Ver

lust

15.0

00

Sozia

lver

siche

rung

Soll

Hab

enA

ktiv

kont

o18

.000

Gew

inn

& V

erlu

st18

.000

Wei

tere

Auf

wan

dsar

ten

Soll

Hab

enA

ktiv

kont

o42

.000

Gew

inn

& V

erlu

st42

.000

Kon

to „

Eige

nkap

ital“

Soll

Hab

enSc

hluß

bila

nz55

.000

Sum

me

55.0

00

Eröf

fnun

gsbi

lanz

40.0

00G

ewin

n &

Ver

lust

15.0

00Su

mm

e55

.000

Aufw

and

- Ver

brau

ch:

Min

deru

ngen

auf

Akt

ivko

nten

, die

Ver

bräu

che

dars

telle

n, h

eiße

n A

ufw

and.

Sie

wer

den

auf

eine

r ei

gene

n K

onte

nkla

sse,

den

Auf

wan

dsko

nten

erf

aßt.

Alle

Auf

wan

dsko

nten

min

dern

eig

entli

ch d

as E

igen

kapi

tal

(d.h

., ve

rkür

zen

indi

rekt

die

Bila

nz),

wer

den

aus

Grü

nden

der

Übe

rsic

htlic

hkei

t un

d K

larh

eit

jedo

ch ü

ber

eige

ne K

onte

n ge

führ

t, di

eA

ufw

ands

kont

en. D

iese

wer

den

in d

ie G

uV-R

echn

ung

abge

rech

net.

Ertr

ag -

Ver

wer

tung

:M

ehru

ngen

auf

Akt

ivko

nten

, di

e ke

ine

Um

buch

unge

n an

dere

r B

estä

nde

sind

, he

ißen

Ertra

g od

er E

rlös.

Es h

ande

lt si

ch u

m d

ie V

erw

ertu

ng v

on G

üter

n. S

ie m

ehre

n in

dire

kt d

asEi

genk

apita

l, si

nd a

lso

indi

rekt

e B

ilanz

verlä

nger

unge

n. E

rträg

e w

erde

n au

s G

ründ

en d

erK

larh

eit u

nd Ü

bers

icht

lichk

eit e

benf

alls

übe

r eig

ene

Kon

ten

gefü

hrt,

die

Ertra

gsko

nten

.A

uch

die

Ertra

gsko

nten

rech

net m

an z

unäc

hst i

n di

e G

uV-R

echn

ung

ab.

Gew

inn-

und

Ver

lust

rech

nung

(GuV

, G&

V):

Die

se is

t ein

Unt

erko

nto

zum

Kon

to „

Eige

nkap

ital“

. Da

das

Eige

nkap

ital d

urch

dire

kt a

bger

echn

ete

Auf

wen

dung

en u

nd E

rträg

e je

doch

unü

bers

icht

lich

wär

e, u

nd P

robl

eme

bei d

erZu

rech

nung

zu

den

einz

elne

n G

esel

lsch

afte

rn e

ntet

ehen

wür

den,

erf

aßt d

ie G

uV-R

echn

ung

zunä

chst

alle

erf

olgs

wirk

sam

en V

orgä

nge,

und

rech

net d

ann

nur n

och

dere

n Sa

ldo,

d.h

.,de

n G

ewin

n de

r Rec

hnun

gspe

riode

, an

das

Kon

to „

Eige

nkap

ital“

ab,

ggf

s. in

meh

rere

n Te

ilbuc

hung

en fü

r jed

en b

etei

ligte

n G

esel

lsch

afte

r.

© HZ

- 26 -

Anhang A: Allgemeine KontenübersichtAktiva, Passiva, Aufwands- und Ertragskonten

AktivaAnlagevermögen:GrundstückeGebäudeMaschinenBüro- und Geschäftsaus-stattung (BGA)BüromaschinenFuhrparkGeringwertige Wirt-schaftsgüter (GWG)Wertpapiere des Anlage-vermögens (WPAV)Darlehensforderungen

Umlaufvermögen:RohstoffeHilfsstoffeBetriebsstoffeFertigerzeugnisse (FE)Unfertigerzeugnisse (UFE)Wareneinkauf (WEK)Lieferantenskonti, Liefer-antenboni, Erlösschmäle-rungenForderungen aus Lieferun-gen und Leistungen (Ford.L&L)Zweifelhafte ForderungenGeleistete AnzahlungenForderungen an Mitarbei-terVorsteuerBesitzwechsel (=Wechsel-forderungen)ProtestwechselSonstige ForderungenSchecks (Kundenschecks)BankguthabenPostgiroguthabenKasse

Rechnungsabgrenzung:Aktive Rechnungsabgren-zungsposten (ARAP)

PassivaEigenkapital:Eigenkapital (Vollhafter)Eigenkapital (Kommandi-tist)Gezeichnetes Kapital(Kapitalgesellschaft)RücklagenBilanzgewinn (Kapitalge-sellschaft)Gewinnvortrag (Kapitalge-sellschaft)

Lfr. Fremdkapital:Darlehens-verbindlichkeitenHypothekenverbindlk.

Kfr. Fremdkapital:Verbindlichkeiten ausLieferungen und Leistun-gen (Verb. L&L)Erhaltene AnzahlungenUmsatzsteuerSchuldwechsel (=Wechsel-schulden)BankschuldenPostgiroschuldenVerbindlichkeiten gegenFinanzamt (Verb. FA)Verbindlichkeiten gegenSozialversicherungsträger(Verb. SV)Sonstige Verbindlichkeiten

Rechnungsabgrenzung:Passive Rechnungsabgren-zungsposten (PRAP)

AufwendungenRohstoffaufwand(=Fertigungsmaterial, FM,Materialeinzelkosten)HilfsstoffaufwandBetriebsstoffaufwandLöhneGehälterSozialkostenSteuern, GebührenRechtsberatungsaufwandBürokostenKosten des GeldverkehrsMietaufwand, Pachtauf-wandLeasingaufwendungenHaus- und Grundaufwand(HuGA)InstandhaltungsaufwandSondereinzelkosten desVertriebes (SEKV)Abschreibung (AfA)ZinsaufwandKalkulatorische Kosten(diverse)Außerordentlicher Auf-wand (A.o. Aufw.)

ErträgeWarenverkauf (WVK)Verkaufserlöse (VKErl.)Mieterlös, PachterlösLeasingerlöseHaus- und Grunderlöse(HuGE)ZinserlösAußerordentlicher Erlös(A.o.Erl.)Kundenskonti, Kunden-boni, Erlösschmälerung

EröffnungskontenEröffnungsbilanzkonto(EBK)

AbschlußkontenPrivatkontoBetriebsergebniskonto(BEK)Neutrales Ergebniskonto(NEK)Gewinn- und Verlust(GuV; G&V)Schlußbilanzkonto (SBK)

Bitte beachten Sie: Diese Übersicht ist ausschieß-lich ein Hilfsmittel für Übungen. Sie sollteebenso ausschließlich für Übungszwecke undkeinesfalls zur realen Kontierung wirklicherGeschäftsfälle verwandt werden. Bei Mißbrauch,Irrtum oder Verwendung im wirklichen buch-halterischen Geschehen keine Haftung! Dies istkein Kontenplan. Für Vollständigkeit wird kei-ne Garantie übernommen. Begriffe der Kosten-rechnung werden nicht berücksichtigt (d.h., keineTrennung von neutralen Aufwendungen undKostenarten).

© HZ

- 27 -

Anh

ang

B: G

liede

rung

ssch

ema

des G

emei

nsch

afts

kont

enra

hmen

der

Indu

strie

(GK

R)

Nac

hfol

ger d

es P

flich

tkon

tenr

ahm

en v

on 1

937,

Mus

terb

eisp

iel f

ür e

inen

Pro

zeßg

eglie

derte

n K

onte

nrah

men

Kon

tenk

lass

e0

Kon

tenk

lass

e1

Kon

tenk

lass

e2

Kon

tenk

lass

e3

Kon

tenk

lass

e4

Kon

tenk

lass

en5-

6K

onte

nkla

sse

8K

onte

nkla

sse

9La

ngfri

stige

Bes

tand

s-ko

nten

nied

rigliq

uide

Akt

iva,

Eig

enka

-pi

tal,

lang

fris

tige

Ver

bind

lichk

ei-

ten.

Kur

zfris

tige

Bes

tand

s-ko

nten

hoch

liqui

deA

ktiv

a, k

urzf

risti-

ge V

erbi

ndlic

h-ke

iten)

Neu

trale

Auf

-w

endu

ngen

und

Erträ

geV

on K

oste

n od

erLe

istu

ngen

wes

ens-

ode

rpe

riode

nfre

mde

Grö

ßen

wie

auße

rord

entli

che

Auf

wen

dung

enod

er E

rträg

e,fe

rner

ver

rech

nete

kalk

ulat

oris

che

Kos

ten.

Akt

ivko

nten

:M

ater

ial-

und

War

enko

nten

Bes

tänd

e an

Roh

-,H

ilfs-

und

Be-

trieb

ssto

ffen

sow

ieH

ande

lsw

aren

, die

bei V

erbr

auch

als

Auf

wen

dung

en z

uer

fass

en s

ind.

Für

Einz

elko

sten

-re

chnu

ng b

edeu

t-sa

m.

Echt

e K

oste

n-ar

ten

Nac

h K

oste

narte

nge

glie

derte

Kon

-tie

rung

ech

ter

Kos

tena

rten

ein-

schl

ießl

ich

der

kalk

ulat

oris

chen

Kos

ten.

Frei

für K

o-ste

nrec

hnun

gFü

r die

Kos

ten-

rech

nung

vor

gese

-he

ner

Rau

m,

wen

n de

r BA

Bm

it B

uchu

ngs-

sätz

en e

rste

lltw

erde

n so

ll (in

der P

raxi

s se

lten)

.

Betri

eblic

heLe

istun

gen

Ver

kauf

s- u

ndso

nstig

e Le

is-

tung

skon

tieru

ng,

nich

t jed

och

Bes

tand

sänd

erun

-ge

n od

er N

eben

-ge

schä

fte.

Kon

tenk

lass

e7

Bes

tand

sver

än-

deru

ngen

Abr

echn

ung

der

Bes

tand

sver

ände

-ru

ngen

bei

Fer

tig-

und

Unf

ertig

er-

zeug

niss

en in

Bila

nz u

nd G

uV.

Sond

erfa

ll de

rB

esta

ndsk

onte

nm

it Er

folg

s-ko

mpo

nent

e.

Abs

chlu

ß-ko

nten

Eröf

fnun

gs-

und

Abs

chlu

ßkon

ten

(EB

K, B

EK,

NEK

, GuV

und

SBK

).

Ruh

ende

Kon

ten

Bew

egte

Kon

ten:

Kon

ten,

die

den

bet

riebl

iche

n Le

istu

ngse

rste

llung

spro

zeß

abbi

lden

, und

wäh

rend

des

Ges

chäf

tsja

h-re

s vie

lfach

beb

ucht

wer

den.

Ruh

ende

Kon

ten

Bila

nzko

nten

(Akt

iva u

nd P

assi

va)

Erfo

lgsk

onte

n (A

ufw

and

und

Ertra

g, K

oste

n un

d Le

istu

ngen

)(S

onde

rfäl

le: W

aren

- und

Mat

eria

lbes

tänd

e, B

esta

ndsä

nder

unge

n: A

ktiv

a mit

Erfo

lgsk

ompo

nent

e).

Bila

nzko

nten

im Ja

hr 1

951

allg

emei

n em

pfoh

lene

r Kon

tenr

ahm

en, N

achf

olge

r des

Pfli

chtk

onte

nrah

men

von

193

7(E

rlaßk

onte

nrah

men

).

Bei

m G

KR

ist d

ie V

erza

hnun

g zw

isch

en F

inan

z- u

nd B

etrie

bsbu

chfü

hrun

g de

utlic

h si

chtb

ar. E

rei

gnet

sich

dah

er b

esse

r für

die

Inte

grat

ion

der K

oste

nrec

hnun

g. D

ie K

onte

nkla

ssen

4 b

is 8

enth

alte

ndi

e K

oste

narte

n-, K

oste

nste

llen-

und

Kos

tent

räge

rrec

hnun

g. Je

doch

nur

die

Kon

tenk

lass

en 5

und

6si

nd a

ussc

hlie

ßlic

h fü

r di

e B

etrie

bsbu

chfü

hrun

g vo

rges

ehen

, di

e K

lass

en 4

, 7

und

8 ha

ben

Mis

chch

arak

ter

und

dien

en d

er F

inan

zbuc

hfüh

rung

gle

iche

rmaß

en.

Zu e

rken

nen

ist

auch

die

Glie

deru

ng n

ach

Proz

eßab

läuf

en (

Proz

eßgl

iede

rung

sprin

zip)

. In

den

Kla

ssen

0 u

nd 1

sin

d di

e A

nlag

e- u

nd F

inan

zkon

ten

unte

rgeb

rach

t. A

ufw

endu

ngen

, di

e de

nPr

oduk

tions

proz

eß s

elbs

t nic

ht b

etre

ffen

, wer

den

in d

er K

lass

e 2

abge

gren

zt u

nd z

um n

eutra

len

Erge

bnis

(Kla

sse

9) w

eite

rgel

eite

t. A

nder

e A

ufw

endu

ngen

, die

das

Bet

riebs

erge

bnis

bet

reff

en u

ndda

her K

oste

n da

rste

llen,

wer

den,

geg

liede

rt na

ch K

oste

narte

n, in

der

Kla

sse

4 er

faßt

, ans

chlie

ßend

in 5

und

6 au

f die

einz

elne

n K

oste

nste

llen

umge

legt

und

in 7

und

8 d

en E

rzeu

gnis

sen

und

Leis

tung

en(K

oste

nträ

ger)

zuge

rech

net.

Die

Kon

tenk

lass

en 0

, 1, 3

und

7 b

einh

alte

n B

esta

ndsk

onte

n. S

ie w

erde

nüb

er d

as S

chlu

ßbila

nzko

nto

abge

schl

osse

n. D

ie K

onte

nkla

ssen

2, 4

und

8 b

einh

alte

n Er

folg

skon

ten.

Ihr A

bsch

luß e

rfol

gt üb

er da

s GuV

-Kon

to, d

em da

s neu

trale

Erg

ebni

skon

to un

d das

Bet

riebs

erge

bnis

-ko

nto

vorg

esch

alte

t sin

d.

Im V

ergl

eich

zum

Indu

strie

kont

enra

hmen

(IK

R) h

at d

er G

emei

nsch

afts

kont

enra

hmen

der

Indu

strie

den

Nac

htei

l, fü

r A

nfän

ger

schw

erer

ver

stän

dlic

h zu

sei

n, a

ber

den

gew

icht

igen

Vor

teil,

ein

elü

cken

lose

Ver

kopp

elun

g de

r Buc

hfüh

rung

und

der

Kos

tenr

echn

ung

zu e

rmög

liche

n.

© HZ

- 28 -

Anh

ang

C: G

liede

rung

ssch

ema

des I

ndus

triek

onte

nrah

men

(IK

R)

Mus

terb

eisp

iel f

ür e

inen

bila

nzge

glie

derte

n K

onte

nrah

men

mit

seku

ndär

er B

erüc

ksic

htig

ung

der K

oste

nrec

hnun

g

Kon

tenk

lass

e0

Sach

anla

gen

und i

mm

ater

i-el

le A

nlag

enG

rund

stüc

ke,

Geb

äude

,M

asch

inen

,A

nlag

en,

Kon

zess

ione

n,ge

wer

blic

heSc

hutz

rech

te.

Ruh

ende

Kon

ten

Bew

egte

Kon

ten:

Kon

ten,

die

den

bet

riebl

iche

n Le

istu

ngse

rste

llung

spro

zeß

abbi

lden

, und

wäh

rend

des

Ges

chäf

tsja

hres

viel

fach

bebu

cht w

erde

n.B

eweg

teK

onte

nB

ilanz

kont

en: A

ktiv

a

Kon

tenk

lass

e1

Fina

nzan

-la

gen

und

Gel

dkon

ten

Bet

eilig

unge

n,A

usle

ihun

gen,

Wer

tpap

iere

,K

asse

n, B

an-

ken.

Kon

tenk

lass

e2

Vor

räte

,Fo

rder

unge

n,A

ktiv

e RA

PR

oh-,

Hilf

s- u

ndB

etrie

bssto

ffe,

War

en, u

nfer

ti-ge

- und

Fer

tig-

erze

ugni

sse,

Ford

erun

gen,

RA

P.

Kon

tenk

lass

e3

Eige

nkap

ital,

Wer

tber

icht

.u.

Rüc

kste

ll.Ei

genk

apita

l(r

echt

sfor

men

-sp

ezifi

sch)

,So

nder

post

enm

it R

ückl

age-

ante

il, I

ndire

kte

Wer

tber

icht

.EW

B u

nd P

WB

,R

ücks

tellu

ngen

.

Kon

tenk

lass

e4

Ver

bind

lich-

keite

n un

dpa

ssiv

e RA

PA

nlei

hen,

Kre

dite

, Ver

-bi

ndlic

hkei

ten

aus

Lief

erun

gen

und

Leis

tung

en,

Sons

tige

Ver

bind

lichk

ei-

ten,

Pas

sive

RA

P.

Kon

tenk

lass

e5

Erträ

ge (L

eis-

tung

en u

ndne

utra

le E

rt.)

Um

satz

erlö

se,

Bes

tand

sänd

e-ru

ngen

, akt

i-vi

erte

Eig

enle

i-st

unge

n, Z

inse

nun

d ne

utra

leEr

träge

alle

rA

rt.

Kon

tenk

lass

e6

Mat

eria

l- u.

Pers

onal

aufw

.,A

fAM

ater

iala

uf-

wen

dung

en,

Löhn

e, G

ehäl

-te

r, SV

, AfA

nach

ver

schi

e-de

nen

Anl

ässe

nun

d A

rten.

Kon

tenk

lass

e7

Zins

en, S

teu-

ern,

sons

tige

Auf

wen

d.Zi

nsau

fwen

dun-

gen,

Ste

uern

vom

Ein

kom

-m

en u

nd E

rtrag

,So

nst.

Steu

ern,

Eins

tellu

ngen

in

Sond

erpo

sten

mit

Rüc

klag

e-an

teil,

Ver

sich

.

Kon

tenk

lass

e8

Eröf

fnun

gs-

u. A

bsch

luß-

kont

enEB

K, G

uV,

SBK

. Im

IKR

exis

tiere

n ke

ine

NEK

- und

BEK

-Kon

ten,

so

daß

kein

e ka

lk.

Kos

ten

gebu

cht

wer

den

könn

en.

Kon

tenk

lass

e9

Kos

ten-

und

Leist

ungs

-re

chnu

ngU

nter

nehm

ens-

bezo

gene

Abg

renz

ung,

Ver

rech

nete

Leis

tung

en u

ndK

oste

n, K

oste

n-st

elle

n, K

oste

n-trä

ger,

inte

rne

Leis

tung

en u

sw.

Ruh

ende

Kon

ten

Bila

nzko

nten

: Pas

siva

Erfo

lgsk

ntn:

Erträ

geEr

folg

skon

etn:

Auf

wen

dun-

gen

und

Kos

ten

Eröf

fnun

gun

d Abs

chlu

ßK

oste

nrec

h-nu

ng

Ein

absc

hluß

gegl

iede

rter K

onte

nrah

men

(Abs

chlu

ßglie

deru

ngsp

rinzi

p) im

Geg

ensa

tz z

um p

roze

ß-ge

glie

derte

n G

emei

nsch

afts

kont

enra

hmen

der

Ind

ustri

e (G

KR

) (P

roze

ßglie

deru

ngsp

rinzi

p).

Der

IKR

ist e

ine

neue

r Ent

wic

klun

g un

d de

rzei

t wei

ter v

erbr

eite

t als

der

GK

R.

Die

Kon

tenk

lass

en 0

bis

8 b

ilden

den

Rec

hnun

gskr

eis

Abs

. 1

und

umsc

hlie

ßen

die

Fina

nz-

buch

führ

ung

(Dok

umen

tatio

n un

d R

echn

ungs

legu

ng).

Die

se is

t stre

ng a

n di

e D

oppi

k ge

bund

en. D

ieK

onte

nkla

sse

9 w

ird a

ls R

echn

ungs

krei

s Abs

. 2 b

ezei

chne

t, de

r die

Kos

ten-

und

Lei

stun

gsre

chnu

ng

eins

chlie

ßlic

h de

r Abg

renz

ungs

rech

nung

um

schl

ießt

. Er k

ann

buch

halte

rsic

h od

er st

atis

tisch

dur

ch-

gefü

hrt w

erde

n.

Die

Kon

tena

ufte

ilung

im R

echn

ungs

krei

s A

bs. 1

des

IK

R f

ührt

durc

h ih

re A

bsch

lußo

rient

ieru

ngau

tom

atis

ch zu

m k

lare

n A

blau

f der

Abs

chlu

ßarb

eite

n. D

as g

ilt au

ch fü

r Zw

isch

enab

schl

üsse

und

für

den

Auf

bau

von

Sond

erbi

lanz

en. K

oste

nrec

hner

isch

e G

esic

htsp

unkt

e en

tfalle

n im

Rec

hnun

gskr

eis

Abs

. 1

volls

tänd

ig.

Das

erg

ibt

sich

sch

on a

us d

er Ü

bern

ahm

e de

r G

uV-G

liede

rung

nac

h de

mG

esam

tkos

tenv

erfa

hren

(§27

5 A

bs. 2

HG

B).

© HZ

- 29 -

Die Buchungsfälle der GeschäftsbuchführungAuf diesem Merkblatt finden Sie die wichtigsten Verfahrenswei-sen und Rechtsvorschriften zur Bildung von Geschäftsbuchungs-sätzen übersichtlich auf einer einzigen Seite zusammengefaßt.© Harry Zingel 1999-2001 Internet: http://www.zingel.de, EMail: HZingel@aol.com

Soll Haben

Anfangsbestand aus Eröffnungsbilanz - Minderungen

+ Mehrungen = Schlußbestand in Schlußbilanz

Summe S Summe H

Aktivkonto

=

Soll Haben

- MinderungenAnfangsbestand aus

Eröffnungsbilanz

= Schlußbestand in Schlußbilanz

+ Mehrungen

Summe S Summe H

Passivkonto

=

Soll Haben

- Aufwands-minderungen

= Schlußbestand in GuV

Summe S Summe H

Aufwands- und Kostenkonto

=

Summe der Aufwandsbuchungen

Soll Haben

- Erlösminderungen

= Schlußbestand in GuV

Summe S Summe H

Erlös- und Leistungskonto

=

Summe der Erlösbuchungen

BUCHUNGSREGELNAUF EINEN BLICKUnd so bucht man auf Konten:

DIE WICHTIGEN WERT-GRENZEN:Nur bei Kauf von Gegenständenzur eigenen Benutzung (also keineWaren oder Materialarten):

Über 410 € besteht immer Ab-schreibungspflicht: Der Ge-genstand muß über mehrereJahre abgeschrieben werden.

410 €Über 60 € aber unter 410 €besteht Abschreibungswahl-recht: Der Gegenstand darf ineinem einzigen Jahr abge-schrieben werden, muß abernicht. Buchung als

Geringwertiges Wirtschaftsgut

60 €Unter 60 € ist der Gegenstandsofort als Aufwand (Ver-brauch) zu erfassen (die soge-nannte Verbrauchsfiktion).

DIE UMSATZSTEUER-SPALTE:Wichtige Rechtsgrundlagen:Steuersatz: Normalerweise beträgtdie Steuer immer 16%. Andere Län-der haben andere Steuersätze. Fol-gende Ausnahmen bestehen von die-sem Satz in Deutschland:

UMSATZSTEUERFREI:Alle staatlichen Monopolleistungen(Behördengebühren usw.), Post (nichtaber private Paketdienste!), Vermie-tung und Verpachtung von Wohnun-gen (Gewerberäume aber nur einge-schränkt), Alle Umsätze von Banken(Gebühren, Kredite, der Wertpapier-handel usw.), Leistungen von Ärz-ten, Krankenhäusern, Versicherun-gen, viele Kultureinrichtungen, Aus-und Fortbildung (vereinfacht).

UMSATZSTEUER 7%:Die meisten rohen LebensmittelBücher, Zeitungen und Zeitschrif-ten (mit Ausnahme der jugendge-fährdenden Schriften)Kunstwerke, KunstsammlungenRollstühle und ProthesenNahverkehr (bis 50 km)

Grundlegend: Folgendermaßen isteine Rechnung aufgebaut:

Nettobetrag 100%+ Umsatzsteuer 16%= Bruttobetrag 116%Bei Belegen unter 100 € genügt der Bruttobe-trag und die Nennung des Steuersatzes.

Die wichtigsten Rechenformeln:

16,1BruttoNetto =

16,1⋅= NettoBrutto16,0. ⋅= NettoUSt

Die wichtigsten Kontierungen:Einkauf immer mit Vorsteuer:

<Aktiv/Aufwand>VorsteuerAN Kasse/Bank/Verbindlichkeiten

Verkauf immer mit Umsatzsteuer:

Kasse/Bank/ForderungenAN Verkaufserlöse/WVK

Umsatzsteuer

DIE SOG. FÜNF „EISER-NEN REGELN“:So bildet man Buchungssätze:1. Welche Konten sind berührt?2. Was für Konten sind das? (Akti-

va, Passiva, Aufwendungen oderErträge)

3. Nehmen diese Konten zu odernehmen sie ab?

4. Wenden Sie das Buchungssysteman! (vgl. nebenstehend)

5. Nennen Sie zuerst das im „Soll“zu buchende Konto, dann das im„Haben“ zu buchende Konto un-abhängig davon, ob diese Kontenzu- oder abnehmen:

SOLL AN HABEN

SKONTOBUCHUNGEN:So bucht man Skonti im Einkauf:Verbindlichkeiten aus L&L

AN Bank/Kasse<Aktivkonto>Vorsteuer

So bucht man Skonti im Verkauf:Bank/KasseVerkaufserlöse/WVKUmsatzsteuerAN Forderungen aus L&LRegeln: Skonto ist Teilstorno. Storno ist eineUmkehrung der ursprünglichen Buchung.

BUCHUNG BEZUGS- U.NEBENKOSTEN:Immer wie Sache selbst buchen!

DAS MERKBLATT

© HZ

- 30 -

Übersicht: die elementaren Buchungsregeln der GeschäftsbuchführungNehmen Sie diese Seite zu Ihren Unterlagen und halten Sie sie in Sichtweite, solange Sie noch dasGefühl haben, mit den Buchungsregeln nicht absolut und vollkommen sicher zu sein!

© Harry Zingel 1999-2001 Internet: http://www.zingel.de, EMail: HZingel@aol.com

ALLE BUCHUNGSREGELN

BilanzAktiva PassivaDefinition: Vermögen, Wirtschaftsgüter, unter-nehmerische Mittelverwendung, Investition

Definition: Kapital, unternehmerische Mittel-herkunft, Finanzierung

AktivkontoSOLL HABEN

MinderungenAnfangsbestand

MehrungenSchlußbestand

Summe im SOLL Summe im HABEN=

PassivkontoSOLL HABEN

Minderungen Anfangsbestand

MehrungenSchlußbestand

Summe im SOLL Summe im HABEN=

Gewinn- und VerlustrechnungAufwand ErtragDefinition: Verbrauch von Gütern Definition: Verwertung von Gütern

AufwandskontoSOLL HABEN

MinderungenAufwendungen

Saldo (Summe)der Aufwendungen

Summe im SOLL Summe im HABEN=

ErtragskontoSOLL HABEN

Minderungen Erträge

Saldo (Summe)der Erträge

Summe im SOLL Summe im HABEN=

UND DAS SIND DIE SOGENANNTEN FÜNF „EISERNEN REGELN“:So bildet man Buchungssätze:Beantworten Sie für jeden einzelnen Geschäftsfall die folgenden Fragen in der folgenden Reihenfolge:

1. Welche Konten sind berührt?2. Was für Konten sind das? (also: sind es Aktiva, Passiva, Aufwendungen oder Erträge)

(Verwenden Sie hierfür die Definitionen!)3. Nehmen diese Konten zu oder nehmen sie ab?

(Sehen Sie sich die Buchungsregeln oben an!)4. Wenden Sie die Buchungsregeln an!

(d.h., finden Sie heraus, welches Konto im SOLL und welches im HABEN zu buchen ist!)5. Nennen Sie zuerst das im „Soll“ zu buchende Konto, dann das im „Haben“ zu buchende Konto

unabhängig davon, ob diese Konten zu- oder abnehmen. Der Buchungssatz lautet also immer:SOLL-Konto; SOLL-Betrag AN HABEN-Konto; HABEN-BetragDas Wörtchen „AN“ dient dabei lediglich der Trennung von Soll und Haben bei mehreren Kontenauf einer Seite und bedeutet ansonsten nichts.

© HZ

- 31 -

9. Lösungen zu den Aufgaben9.1. Lösung zu Aufgabe 1: Grundlagen undBuchführungspflicht1. Buchführung, Kosten- und Leistungsrechnung, Sta-

tistik (Betriebsstatistik), Planrechnung (Budgetierung)

2. Dokumentation, Rechenschaftslegung, Information,Kontrolle, Disposition

3. Externe: Banken, Finanzamt, Behörden, Kapitalan-leger, Stellenbewerber, Kunden; Interne: Geschäfts-führung, Controller, Revisoren, Mitarbeiter, Kapital-eigentümer

4. Handelsbräuche nach §346 HGB, Treu und Glaubennach §157 BGB, Buchungssätze mit „Soll“ und „Ha-ben“, Zahlreiche Grundsätze im Rechnungswesen,soweit diese nicht kodifiziert sind

5. Großunternehmen sollen schärferen Vorschriften un-terliegen, um die mit ihnen verbundenen Risiken(arbeitsplätze, Kapitalmarkt) besser kontrollieren unddamit minimieren zu können.

6. Dokumentation: Übersichtlichkeit, Richtigkeit, Voll-ständigkeit, Ordnung des Belegwesens; Bilanzierung:Klarheit, Wahrheit, Kontinuität, Vorsicht.

7. Es muß den GoB genügen, d.h. Die buchungs-pflichtigen Geschäftsvorfälle müssen richtig, voll-ständig und zeitgerecht erfaßt sein sowie sich in ihrerEntstehung und Abwicklung verfolgen lassen (Beleg-und Journalfunktion), die Geschäftsvorfälle sind so zuverarbeiten, daß sie geordnet darstellbar sind und einÜberblick über die Vermögens- und Ertragslage ge-währleistet ist (Kontenfunktion), die Buchungen müs-sen einzeln und geordnet nach Konten und diesefortgeschrieben nach Kontensummen oder Saldensowie nach Abschlußposition dargestellt und jederzeitlesbar gemacht werden können, ein sachverständigerDritter muß sich in dem jeweiligen Verfahren derBuchführung in angemessener Zeit zurechtfinden undsich einen Überblick über die Geschäftsvorfälle unddie Lage des Unternehmens verschaffen können, dasVerfahren der DV-Buchführung muß durch eineVerfahrensdokumentation, die sowohl die aktuellenals auch die historischen Verfahrensinhalte nach-weist, verständlich und nachvollziehbar gemacht wer-den und es muß gewährleistet sein, daß das in derDokumentation beschriebene Verfahren dem in derPraxis eingesetzten Programm (Version) voll ent-spricht (Programmidentität).

8. Prüfung aus Kaufmannseigenschaft:8.1. kein Kaufmann, wegen Freiberuflichkeit8.2. Kaufmann, wegen Gewerblichkeit, ggfs. Klein-

kaufmann - sonst Mußkaufmann8.3. kein Kaufmann, wegen Freiberuflichkeit8.4. Kaufmann oder ggfs. Kleinkaufmann mit Ver-

trieb der CD, ansonsten kein Kaufmann wegenFreiberuflichkeit

8.5. Kaufmann, wegen Gewerblichkeit, ggfs. Klein-kaufmann - sonst Mußkaufmann

8.6. Formkaufmann (wegen GmbH)8.7. Kaufmann, wegen Gewerblichkeit, ggfs. Klein-

kaufmann - sonst Mußkaufmann8.8. Kannkaufmann

9. Buchführungspflicht:8.1. Ja, wegen Überschreitung der Gewinngrenze8.2. Nein, wegen Nichtgewerblichkeit8.3. Nein, bei der Gewerbetätigkeit (CD) sind die

Grenzwerte nicht überschritten und die Lehr-tätigkeit ist kein Gewerbe und daher nichtbuchführungspflichtig

8.4. Nein, Grenzwerte nicht überschritten8.5. Ja, Gewinngrenze überschritten8.6. Nein, kein Grenzwert überschritten8.7. Ja, Gewinngrenze überschritten

9.2. Lösung zu Aufgabe 2: Belegwesen1. Daten bereitzustellen, die die Hauptbuchhaltung nicht

enthält und auch nicht kennt, die aber zur Erstellungder Buchungen bedeutsam sind, etwa die vielen per-sönlichen Daten der Mitarbeiter, die für die Lohn- undGehaltsabrechnung erforderlich sind.

2. Im Grundbuch ist der Buchungsstoff zeitlich, imHauptbuch sachlich geordnet. Das Grundbuch enthältBuchungssätze, das Hauptbuch die Konten.

3. Nur im Grundbuch; die Konten des Hauptbucheswerden automatisch vom System geführt.

4. Fremdbelege: Eingangsrechnungen, Quittungen,Bank- und Postbelege, Erhaltene Wechsel und Schecks,Erhaltene Begleitbriefe zu Schecks und Wechseln,Erhaltene sonstige Handelsbriefe, Gutschriftenan-zeigen von Lieferanten, Steuerbescheide, Strafbeschei-de; Eigenbelege: Ausgangsrechnungen, Quittungs-durchschriften, Kopien eigener Wechsel und Schecks,Kopien abgesandter Handelsbriefe, Gutschriftenan-zeigen an Kunden, Entnahmebelege, Lohn- undGehaltslisten, Belege über Storno, Umbuchungen undBuchungsfehler, Ergebnisverwendungebeleg.

5. Ja, aber nur, wenn die Inhalte der Datenbank „inhalt-lich“ mit den weggeworfenen Originalbelegen über-einstimmen (§257 Abs. 3 Nr. 1 HGB).

6. Nein, weil hier eine bildliche Übereinstimmung erfor-derlich ist (§257 Abs. 3 Nr. 1 HGB). Es wäre jedochausreichend, wenn die Datenbank Scans der Belegeenthält und diese als Bilder wiedergeben kann.

7. Aus handelsrechtlicher Sicht ja; aus steuerrechtlicherSicht nein, weil dies keine Auswertung durch dieFinanzbehörden i.S.d. §147 Abs. 6 zuläßt.

8. Aufbewahrungsfristen:8.1. 31.12.20138.2. 31.12.20138.3. 31.12.20138.4. 31.12.20118.5. 31.12.2013 (Organisationsunterlagen sind eben-

falls aufbewahrungspflichtig!)8.6. 31.12.2012 (wie vorstehend)

© HZ

- 32 -

8.7. 31.12.2013 (das Belegdatum zählt, nicht derVeranlagungszeitraum der Steuer!)

8.8. 31.12.2009 (Angebote sind „Handelsbriefe“ imSinne der §§257 HGB und 147 AO)

8.9. 31.12.2006 (Die Mahnung ist ein „Handelsbrief“,solange aus ihr keine Buchungen resultieren;wären Zinsen, Gebühren oder KOsten festgesetztworden, so wäre die Mahnung ein Buchungs-beleg und die Frist daher 10 Jahre, also bis zum31.12.2013)

9. Die Richtige Reihenfolge ist:Prüfung auf rechnerische RichtigkeitZusammenführen von DoppelbelegenNummerieren der BelegeVorkontierenBuchung im GrundbuchBuchung im HauptbuchEinordnen in Belegablage

9.3. Lösung zu Aufgabe 3: Inventur1. Zuordnung Vermögen/Schulden:

1.1. Vermögen1.2. Schulden1.3. Schulden1.4. Schulden1.5. Vermögen (auch, wenn unbezahlt - die Verbind-

lichkeit wäre separat zu erfassen!)1.6. Schulden1.7. Vermögen

Hinweis für den Dozenten: 1.6 und 1.7 eignen sich umzu demonstrieren, daß das Bankkonto sowohl einAktiv- als auch ein Passivkonto sein kann!

2. Zuordnen Anlage- und Umlaufvermögen:1.1. Umlaufvermögen1.2. Anlagevermögen1.3. Anlagevermögen1.4. Umlaufvermögen1.5. Anlagevermögen1.6. Gar kein Vermögensgegenstand, weil nicht be-

trieblich und damit nicht Gegenstand der Inven-tur!

3. Die Bewertungsvereinfachungsvorschriften sehen beiRoh-, Hilfs- und Betriebsstoffe, wenn sie regelmäßigersetzt werden und ihr Gesamtwert für das Unterneh-men von nachrangiger Bedeutung ist (§240 Abs. 3Satz 1), die Durchschnitts- und die Verbrauchsfolge-bewertung vor. Diese entschärfen gleichsam das beieiner großen Zahl von kleinen Einzelobjekten nichtunbeschränkt durchführbare Einzelwertprinzip.

4. Ja, max. alle drei Jahre bei Gleichbewertung i.S.d.§240 Abs. 3 Satz 2 HGB.

5. Werte, die einem Bilanzierungsverbot unterliegen,wie z.B. §248 Abs. 2 HGB; auch Werte, die durchfrühere Buchungen der Wertminderung wie z.B. Ab-schreibung ausgebucht wurden, aber immernoch vor-handen sind.

Hinweis für den Dozenten: Nr. 5 eignet sich, dieStillen Reserven schon an dieser Stelle einzuführen!

9.4. Lösung zu Aufgabe 4: Inventar und Bi-lanzAKTIVA:

A. AnlagevermögenMaschinen 202.000 €Betriebs- und Geschäftsausstattung 30.000 €

B. UmlaufvermögenRoh-, Hilfs- und Betriebsstoffe 50.000 €Forderungen 250.000 €Bargeld, Kasse 5.000 €

PASSIVA:

Summe 537.000 €

A. Eigenkapital 261.000 €B. Fremdkapital

Bankschulden 200.000 €Lieferverbindlichkeiten 66.000 €Sonstige Verbindlichkeiten 10.000 €

Summe 537.000 €

9.5. Lösung zu Aufgabe 5: Bestandsbuchungen1. Fuhrpart AN Verbindlichkeiten

2. Bank AN Kasse

3. Waren AN Verbindlichkeiten

4. Verbindlichkeiten AN Waren

5. Bank AN Darlehensverbindlichkeiten

6. Darlehensforderungen AN Kasse

7. Bank AN Forderungen

8. Kasse AN Eigenkapital (oder: Kasse AN Privat, wenndas Privatkonto im Unterricht eingeführt worden ist)

9. Verbindlichkeiten AN Forderungen

10. Geschäftsausstattung AN Kasse und Verbindlichkei-ten

9.6. Lösung zu Aufgabe 6: Bestands- undErfolgsbuchungen1. Wareneinkauf AN Verbindlichkeiten

2. Kasse AN Warenverkauf

Hinweis: Es sollte erkannt werden bzw. im Unterrichtklargestellt werden, daß der Warenverkauf über zweiKonten abgewickelt werden muß!

3. Darlehensverbindlichkeiten und Zinsaufwand ANBank

4. Rohstoffaufwand AN Rohstoffe

5. Rohstoffe AN Rohstoffaufwand

6. Rohstoffe AN Verbindlichkeiten

7. Mietaufwand AN Verbindlichkeiten

© HZ

- 33 -

8. Verbindlichkeiten AN Bank

9. Gewerbesteueraufwendungen AN VerbindlichkeitenFinanzamt

10. Keine Buchung, weil kein betrieblicher Vorgang

11. Verkauf einer Altanlage über Buchwert gegen Bar-zahlung

12. GuV AN Eigenkapitel

9.7. Lösung zu Aufgabe 7: Buchungsfälle iden-tifizieren1. Verkauf von Waren auf Ziel

2. Rücksendung von Waren durch Kunden oder Preis-nachlaß an Kunden z.B. wegen Mängelrüge

3. Unser Darlehensschuldner zahlt eine Tilgungsrateund Zinsen

4. Wir verkaufen eine Leistung und erhalten eine Teil-zahlung sofort in bar

5. Ein Fehlbetrag in der Kasse wird festgestellt

6. Verderb oder Verlust oder Schwund von Rohstoffenwird entdeckt

7. Buchung der Löhne mit Steuern und SV-Verbindlich-keiten zum Monatsende

8. Barzahlung einer Reparatur

9. Kauf einer Softwarelizenz

10. Abschluß des Warenverkaufskontos

11. Abschluß des Hilfsstoffkontos

12. Abschluß der GuV mit Verlust