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さいたま市市民の声データベースシステムさいたま市市民の声データベースシステム

市長公室　広聴課

平成 27年　６月

2目次

さいたま市及び広聴事業の紹介1

さいたま市「市民の声ＤＢシステム」の概要2

さいたま市「市民の声ＤＢシステム」の業務概要3

・システム導入の背景（課題と対応策）・システム導入の目的・効果・スケジュール・登録対象

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• さいたま市について• 広聴事業について

さいたま市及び広聴事業の紹介1

4さいたま市について

人口　 1,266,137 人（ 27年６月）

世帯数　 556,703 （　 〃 　）職員数　　 9,057 人（ 27年４

月）一般会計予算（ 27年度）　　　 4,560 億円　

平成 13年 5月　浦和市・大宮市・与野市合併により誕生 　　 15年 4月　政令指定都市に移行（区の設置） 　　 17年 4月　旧岩槻市と合併（岩槻区設置）

5広聴事業について

市長公室広聴課　各種広聴事業を通して、広く市民の声を聴き、市民ニーズの的確な把握に努め、市政に反映できるようにすることにより、市民サービスの向上を図る。

　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　【各種事業】　市長への提案制度　タウンミーティング　市民意識調査　　　　　　　コールセンター　パブリック・コメント

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• システム導入の背景（課題と対応策）• システム導入の目的・効果• スケジュール• 登録対象

さいたま市「市民の声ＤＢシステム」の概要２

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市民の声の一元的管理と定量的な分析が行われていない

「さいたま市ＰＲマスタープラン」 H23.3月策定

【課題と対応策】

「わたしの提案制度」は、市長自ら署名後回答するため、市民への回答送付までに時間を要する過去に回答したものに対し、その後の対応を確認する仕組みがない　

市民の声がどのように対応処理されているかわかりづらい

⇒ 「市民の声データベースシステム」の構築　 H25. ４月本稼働　　　　　　　

⇒ 局・部・区の「広報推進責任者」が進行管理　 H25.３月から

⇒ 庁内での情報共有及び検索性の向上

⇒ インターネットで進捗を確認できるよう改修　 H26.12月から⇒ 所管課に直接寄せられた意見のインターネットでの公開 H27. ２月から　

（ 1）（ 2）

（ 3）

（ 4）

⇒ 　市民の声反映システム

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≪ 効果≫・寄せられる声の統計処理や傾向の把握などが可能となり、

「市民の声」を市政に反映する取組みが一層推進される。・庁内における過去回答が参照可能となるため、事務の効率

化が図られる。

「市民の声データベースシステム」導入の目的

平成 25 年４月から「さいたま市市民の声データベースシステム」が本稼働しました。

≪ 目的≫　市長への提案制度、陳情・要望や所管課に寄せられる「市民の声」を、一元的に管理し、全庁的に情報の共有化を図ります。

9導入の効果 『わたしの提案』の平均処理日数大幅短縮

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市長回答 直接対応 全体

平成２５年度

平成２６年度

「わたしの提案」平均処理日数

処理日数　　　　　　　　Ｈ 25 → 　H26市長回答　 28.1 日→　 13.3 日

直接対応　 11.9 日→ 　 7.6 日

全体　　　 24.7 日→ 11.1 日

10システム導入の前・後

これまで 市民の声データベース導入

より市政に、市民の声を反映

Access

市政に十分に反映できていない

広聴課

各所管課対応

提案・要望等

わたしの提案運営

陳情・要望運営

ﾀｳﾝﾐｰﾃｨﾝｸﾞ運営

市民意識調査運営

市民

市民の声

市民の声

窓口に寄せられる市民の声は個別に管理されており、市政に反映するための仕組みが十分にできていない

制度ごとに管理しており、統合的な分析は行えていない

市民の声 DB

一元管理により、統計処理・傾向を把握し、報告。

必要な指示を行う

必要な指示を行う陳情・要望

運営

市　長

広聴課

各所管課対応

ﾀｳﾝﾐｰﾃｨﾝｸﾞ運営

市民意識調査運営

市民

市民の声

提案・要望等

声を反映

声を反映

過去回答の検索が可能

陳情・要望

わたしの提案運営

市民の声

陳情・要望運営

陳情・要望

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平成 23 年３月に策定された「さいたま市ＰＲマスタープラン」に基づき構築作業を進行。

スケジュール（これまでの取組み：基本計画から機能拡張まで）

平成 23 年度 平成 24 年度 平成 25 年度

さいたま市市民の声データベース

基本計画策定

さいたま市市民の声データベース構築

さいたま市市民の声データベース

運用開始

公募型プロポーザル方式により受託業者決定

国内先進市の視察、職員アンケート、関係課ヒアリング等実施

進捗報告会（月１回）

一般競争入札により受託業者決定

定例会（週１回）、各工程完了判定会議

管理者向け説明会及び担当者向けシステム操作研修

運用開始前に、テスト入力期間を設定

周知方法• 平成 25 年 1 月　

行政会議にて報告• 平成 25 年 1 月　

管理職に対し説明会の実施

• 平成 25 年 2 月　担当者に対しシステム操作研修の実施

4 月 1 日より運用開始

周知方法

• 平成 25 年 4 月運用開始に伴い、再度全庁周知

平成 26 年度

さいたま市市民の声データベース

市民向け機能拡張

提案者がインターネットで進捗を確認できる仕組みを構築

「わたしの提案」の投稿時に画像の添付ができる機能を追加

「わたしの提案」に加え、担当課に直接寄せられた意見も市ホームページに公開

スマートフォン向け画面を作成

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【登録対象】「市民の声」に該当するものすべて【登録対象外】

事業や制度に対する問い合わせ等で説明することにより、相手方が即時に理解し納得していただけたと認められるもの。⇒単なる、『問い合わせ』は入力対象外

　例えば、　　・市役所は土日に業務を行っているか。 ⇒　土日に業務は行っていない旨を説明して切電。　　・提案制度とはどういうものか。 ⇒　制度を説明して切電。　　　・○○○について詳しく知りたい。　 ⇒　担当者が本日不在のため後日連絡することで

　　 了承を頂き一旦切電。後日、担当者が電話連絡し

説明して切電。　　・△△補助金について詳しく知りたい。 ⇒　所管課を案内。　　・ ×× の請求額が高すぎる。 ⇒　折り返し電話し納得いただいた。

市民の声データベースシステムの対象

13提案種類別の庁内公開、市民公開

提案種類 庁内公開 市民公開

わたしの提案 ◎ ◎

所管課受付対応 ◎ ◎

陳情・要望 ◎ ○

タウンミーティング ◎ ○

市民意識調査 ◎ ○

・庁内公開・・・処理の完結後、各課で検索参照が可能。

・市民公開・・・処理の完結後、市民が市民の声Ｗｅｂから検索参照が可能。

・「○」は、市民の声Ｗｅｂを用いず、市ホームページで公開。

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• 市民の声Ｗｅｂ（市民向け）• 市民の声データベース（庁内向け）• 利用状況

さいたま市「市民の声ＤＢシステム」の業務概要３

15市民の声Ｗｅｂ（市民向けページ）市ホームページ「市長の部屋」から利用可能

16市民の声Ｗｅｂ（市民向けページ）

17市民の声Ｗｅｂ　進捗状況

18市民の声ＤＢ　案件ステータス

案件ステータス

回答（の方向性）作成中

回答の方向性、または回答を作成中の状態です。

回答（の方向性）確認中

回答の方向性、または回答の確認（承認）待ちの状態です。

回答（の方向性）修正中

最終確認者が修正依頼を出した状態です。

庁内公開回答作成中 庁内公開回答を作成中の状態です。

庁内公開待ち 庁内公開の確認（承認）待ちの状態です。

庁内（市民）非公開 最終確認者が庁内、または市民公開回答を非公開にした状態です。

庁内（市民）公開 庁内公開、または市民公開されている状態です。

完了 送付済みまたは公開が終了された状態です。

19現在の利用状況平成 25 年度受付数 平成 26 年度受付数 平成 27 年度受付数

　　　　　　　　　6/12現在

わたしの提案（Ｗｅｂ投稿）

１，３８４（３９４）

１，６９３（５５７）

４００（１３７）

所管課受付対応 ２５９ ２４４ ８７

陳情・要望 ２８１ ２８２ ２８

タウンミーティング ３０１ ２９４ －

市民意識調査 ９８７ ８７８ －

計 ３，２１２ ３，３９１ ５１５平成 25 年度項目数（公開件数）

平成 26 年度項目数（公開件数）

平成 27 年度項目数　（公開件数）　6/12現在

わたしの提案１，８２４（９３６）

２，２００（７７３）

５４５（１２４）

所管課受付対応２７２ ２６８

（１１）９２

（１７）

陳情・要望 ４８３ ５５４ ２４

タウンミーティング ３０１ ２９４ －

市民意識調査 ９８７ ８７８ －

計（市民公開件数）

３，８６７（９３６）

４，１９４（７８４）

６６１（１４１）

受付件数

項目数