Post on 15-Oct-2015
description
DOKUMENTASI
APLIKASI AKUNTANSI PERUSAHAAN JASA
http://ppic-access.blogspot.com
Di buat oleh
Suprianto
nenden75@gmail.com
Aplikasi Akuntansi http://ppic-access.blogspot.com
Confidential 2
1. Pendahuluan ..........................................................................................................4 2. Rancangan Menu Aplikasi ......................................................................................4 3. Rancangan Database Aplikasi ................................................................................4
3.1. Tabel Master ..................................................................................................4 3.1.1. Tabel Daftar_Akun .................................................................................5 3.1.2. Tabel Akun_Perubahan_Modal .............................................................5
3.2. Tabel Transaksi...............................................................................................5 3.2.1. Tabel Jurnal ............................................................................................5 3.2.2. Tabel Jurnal_Detail ................................................................................6 3.2.3. Tabel Mutasi_Akun ................................................................................6 3.2.4. Tabel Mutasi_Akun_Detail.....................................................................7 3.2.5. Tabel Neraca ..........................................................................................7
3.3. Tabel Pendukung Aplikasi ..............................................................................7 3.3.1. Tabel Periode_Aktif................................................................................7 3.3.2. Tabel tmp_Jurnal ...................................................................................8 3.3.3. Tabel tmp_Jurnal_Detail ........................................................................8 3.3.4. Tabel Bulan.............................................................................................8 3.3.5. Tabel Data ..............................................................................................9 3.3.6. Tabel Mt_User .......................................................................................9
3.4. Relasi Tabel ..................................................................................................10 3.4.1. Relasi Antara Tabel Master dan Tabel Transaksi .................................10 3.4.2. Relasi Antara Tabel Transaksi Header dan Tabel Transaksi detail.......10
4. Rancangan Form Aplikasi .....................................................................................11 4.1. Form Login User ...........................................................................................11 4.2. Form Daftar Akun.........................................................................................11 4.3. Form Akun Perubahan Modal......................................................................12 4.4. Form Entry Jurnal .........................................................................................12 4.5. Form Daftar Jurnal .......................................................................................13 4.6. Form Buku Besar ..........................................................................................14 4.7. Form Rugi Laba ............................................................................................14 4.8. Form Rugi Laba Bulanan ..............................................................................15 4.9. Form Periode Aktif .......................................................................................16 4.10. Form Ganti Password...................................................................................17 4.11. Form Login ...................................................................................................17 4.12. Form Daftar User .........................................................................................18 4.13. Form Reset Aplikasi......................................................................................18 4.14. Form Cetak Buku Besar................................................................................19 4.15. Form Cetak Neraca Akhir .............................................................................19
5. Rancangan Report................................................................................................20 5.1. Jurnal Umum................................................................................................20 5.2. Transaksi Jurnal............................................................................................20 5.3. Buku Besar ...................................................................................................21 5.4. Perhitungan Rugi Laba .................................................................................22 5.5. Neraca Akhir.................................................................................................23
6. Cara mengoperasikan Aplikasi .............................................................................23 6.1. Menu Data Master.......................................................................................24
Aplikasi Akuntansi http://ppic-access.blogspot.com
Confidential 3
6.1.1. Submenu Daftar Akun..........................................................................24 6.1.2. Submenu Akun Perubahan Modal .......................................................26
6.2. Menu Data Transaksi ...................................................................................26 6.2.1. Submenu Entry Jurnal ..........................................................................26 6.2.2. Submenu List Jurnal .............................................................................27 6.2.3. Submenu Buku Besar ...........................................................................29 6.2.4. Submenu Rugi Laba..............................................................................31 6.2.5. Submenu Rugi Laba Bulanan ...............................................................32 6.2.6. Submenu Periode Aktif ........................................................................33
6.3. Menu Tools ..................................................................................................33 6.3.1. Submenu Ganti Password ....................................................................34 6.3.2. Submenu Form Login ...........................................................................34 6.3.3. Daftar User...........................................................................................35 6.3.4. Reset Aplikasi .......................................................................................35 6.3.5. Submenu Compact and Repair Database ............................................36
6.4. Menu Report ................................................................................................36 6.4.1. Submenu Daftar Akun..........................................................................37 6.4.2. Submenu Buku Besar ...........................................................................38 6.4.3. Submenu Neraca Akhir ........................................................................38
Aplikasi Akuntansi http://ppic-access.blogspot.com
Confidential 4
1. Pendahuluan
Aplikasi akuntansi dengan menggunakan Microsoft Access ini dibuat untuk
perusahaan jasa misalnya usaha jasa salon, usaha jasa angkutan dan usaha jasa
lainnya.
2. Rancangan Menu Aplikasi
Menu aplikasi akuntansi terdiri dari 4 buah menu utama, yaitu Data Master, Data
Transaksi, Tools dan Report. Masing masing menu utama terdiri dari sub menu
yang dapat dilihat pada gambar berikut:
Gambar 1. Rancangan Menu Aplikasi Akuntansi
3. Rancangan Database Aplikasi
Database aplikasi akuntansi terdiri dari table master, table transaksi dan table
pendukung.
3.1. Tabel Master
Tabel master adalah tabel untuk menyimpan data master. Pada aplikasi
akuntansi ini tabel master terdiri dari dua buah tabel yaitu tabel
Daftar_Akun dan tabel Akun_Perubahan_Modal
Data Master Data Transaksi Tools Report
Daftar Akun
Akun Perubahan
Modal
Save
Preview
Entry Jurnal
List Jurnal
Mutasi Jurnal Perakun
Mutasi Jurnal Bulanan
Buku Besar
Rugi Laba
Rugi Laba Bulanan
Tutup Periode Aktif
Ganti Password
Form Login
Daftar User
Reset Aplikasi Neraca Akhir
Buku Besar
Neraca Saldo
Daftar Akun
Aplikasi Akuntansi http://ppic-access.blogspot.com
Confidential 5
3.1.1. Tabel Daftar_Akun
Tabel Daftar_Akun adalah tabel yang menyimpan daftar akun (Chart of
Account) yang merupakan tabel master untuk keperluan entry data jurnal
umum.
No Nama Field Tipe Data
1 Kode_Akun ( ) Text (6)
2 Nama_Akun Text (50)
3 Saldo_Normal Text (1)
4 Kelompok Text (10)
3.1.2. Tabel Akun_Perubahan_Modal
Tabel Akun_Perubahan_Modal adalah tabel yang menyimpan data akun
perubahan modal. Proses perubahan modal terjadi pada akhir periode
transaksi yaitu pemindahan data rugi/laba ke akun modal.
No Nama Field Tipe Data
1 Kode_Akun ( ) Text (6)
3.2. Tabel Transaksi
3.2.1. Tabel Jurnal
Tabel Jurnal adalah tabel yang menampung data transaksi jurnal header.
Jurnal header berisi data No_Jurnal yang merupakan Primary Key, Tanggal
Transaksi, Bulan dan Tahun Transaksi dan summary atau total jumlah debet
dan total jumlah kredit.
No Nama Field Tipe Data
1 No_Jurnal ( ) Text (10)
2 Tanggal Date/Time
3 Bulan Integer
4 Tahun Integer
5 Keterangan Text (150)
6 Total_Debet Decimal (22,2)
7 Total_Kredit Decimal (22,2)
8 Entry_User Text (5)
9 Waktu_Entry Date/Time
10 Verify_User Text (5)
11 Waktu_Verify Date/Time
12 Sudah_Verifikasi Integer
13 Kasir Text (50)
14 Bendahara Text (50)
15 Disetujui_Oleh Text (50)
Aplikasi Akuntansi http://ppic-access.blogspot.com
Confidential 6
No Nama Field Tipe Data
16 Terima_Bayar Text (50)
Selain itu tabel jurnal juga menyimpan data user yang mengentry data,
waktu entry data, user yang memverifikasi data (proses posting), waktu
proses verifikasi/posting, nama kasir, nama bendahara, nama yang
menyetujui dan nama penerima uang atau yang membayar.
3.2.2. Tabel Jurnal_Detail
Tabel Jurnal_Detail adalah tabel yang menampung data transaksi jurnal
detail. Jurnal detail menyimpan data-data kode akun dari transaksi jurnal,
jumlah debet dan jumlah kredit dari masing-masing akun.
No Nama Field Tipe Data
1 No_ID ( ) Autonumber
2 No_Jurnal Text (10)
3 Kode_Akun Text (6)
4 No_Urut Integer
5 Keterangan Text (100)
6 Jumlah_Debet Decimal (22,2)
7 Jumlah_Kredit Decimal (22,2)
3.2.3. Tabel Mutasi_Akun
Tabel Mutasi_Akun adalah tabel yang menyimpan data kode akun, bulan,
tahun, saldo awal debet, saldo awal kredit, mutasi debet, mutasi kredit,
saldo akhir debet dan saldo akhir kredit. Tabel Mutasi_Akun akan menjadi
sumber data untuk pembuatan laporan buku besar. Tabel Mutasi_Akun
akan terupdate jika jurnal umum di posting oleh user.
No Nama Field Tipe Data
1 Kode_Akun ( ) Autonumber
2 Bulan ( ) Integer
3 Tahun ( ) Integer
4 Saldo_Awal_Debet Decimal (22,2)
5 Saldo_Awal_Kredit Decimal (22,2)
6 Mutasi_Debet Decimal (22,2)
7 Mutasi_Kredit Decimal (22,2)
8 Saldo_Akhir_Debet Decimal (22,2)
9 Saldo_Akhir_Kredit Decimal (22,2)
10 Saldo_Awal Decimal (22,2)
11 Perubahan Decimal (22,2)
12 Saldo_Akhir Decimal (22,2)
Aplikasi Akuntansi http://ppic-access.blogspot.com
Confidential 7
3.2.4. Tabel Mutasi_Akun_Detail
Tabel Mutasi_Akun_Detail adalah tabel yang menyimpan data detail
transaksi perubahan saldo akhir dari tiap-tiap Akun. Tabel ini juga menjadi
sumber data untuk laporan buku besar dari tiap-tiap akun.
No Nama Field Tipe Data
1 No_Index ( ) Autonumber
2 Kode_Akun Text (6)
3 Tanggal Date/Time
4 Bulan Integer
5 Tahun Integer
6 Keterangan Text (100)
7 Debet Decimal (22,2)
8 Kredit Decimal (22,2)
9 Saldo_Debet Decimal (22,2)
10 Saldo_Kredit Decimal (22,2)
11 Saldo Decimal (22,2)
12 No_Jurnal Text (10)
3.2.5. Tabel Neraca
Tabel Neraca adalah tabel yang menyimpan data saldo akhir tiap akun pada
akhir periode akuntansi (akhir bulan). Tabel Neraca akan terisi jika user
melakukan proses tutup periode akuntansi. Proses tutup periode akuntansi
dilakukan pada setiap akhir bulan jika semua transaksi pada periode aktif
tersebut selesai dientry dan diposting (diverifikasi).
No Nama Field Tipe Data
1 Kode_Akun ( ) Text (6)
2 Bulan ( ) Integer
3 Tahun ( ) Integer
4 Jumlah_Debet Decimal (22,2)
5 Jumlah_Kredit Decimal (22,2)
3.3. Tabel Pendukung Aplikasi
3.3.1. Tabel Periode_Aktif
Tabel Periode_Aktif adalah tabel untuk menyimpan data bulan, tahun dan
modul transaksi untuk periode aktif.
No Nama Field Tipe Data
1 Bulan ( ) Integer
2 Tahun ( ) Integer
Aplikasi Akuntansi http://ppic-access.blogspot.com
Confidential 8
No Nama Field Tipe Data
3 Modul ( ) Text (10)
3.3.2. Tabel tmp_Jurnal
Tabel tmp_Jurnal adalah tabel temporer yang digunakan untuk proses entry
data jurnal transaksi pada form entry jurnal umum untuk form jurnal
header.
No Nama Field Tipe Data
1 No_Jurnal ( ) Text (10)
2 Tanggal Date/Time
3 Bulan Integer
4 Tahun Integer
5 Keterangan Text (150)
6 Total_Debet Decimal (22,2)
7 Total_Kredit Decimal (22,2)
8 Entry_User Text (5)
9 Waktu_Entry Date/Time
10 Verify_User Text (5)
11 Waktu_Verify Date/Time
12 Sudah_Verifikasi Integer
13 Kasir Text (50)
14 Bendahara Text (50)
15 Disetujui_Oleh Text (50)
16 Terima_Bayar Text (50)
3.3.3. Tabel tmp_Jurnal_Detail
Tabel tmp_Jurnal_Detail adalah tabel temporer yang digunakan untuk
proses entry data jurnal transaksi pada form entry jurnal umum untuk form
jurnal detail.
No Nama Field Tipe Data
1 No_ID ( ) Autonumber
2 No_Jurnal Text (10)
3 Kode_Akun Text (6)
4 No_Urut Integer
5 Keterangan Text (100)
6 Jumlah_Debet Decimal (22,2)
7 Jumlah_Kredit Decimal (22,2)
3.3.4. Tabel Bulan
Tabel Bulan adalah tabel yang menyimpan data nama dan nomor urut
bulan dalam satu tahun.
Aplikasi Akuntansi http://ppic-access.blogspot.com
Confidential 9
No Nama Field Tipe Data
1 Nomor Bulan ( ) Integer
2 Nama Bulan Text (50)
3.3.5. Tabel Data
Tabel Data adalah tabel yang menyimpan variabel-variabel yang akan
digunakan pada aplikasi akuntansi.
No Nama Field Tipe Data
1 Nama Text (50)
2 Kasir Text (50)
3 Bendahara Text (50)
4 Disetujui_Oleh Text (50)
Field Nama adalah untuk menyimpan data nama user terakhir yang
menggunakan aplikasi.
Field Kasir adalah nama kasir yang akan muncul pada form entry jurnal
umum.
Field Bendahara adalah nama bendahara yang akan muncul pada form
entry jurnal umum.
Field Disetujui_Oleh adalah nama personal yang akan muncul pada
form entry jurnal umum sebagai personal yang mempunyai wewenang
untuk menyetujui transaksi keuangan.
3.3.6. Tabel Mt_User
Tabel MT_User adalah tabel untuk menyimpan data user pengguna aplikasi.
Pada aplikasi ini user dibagi dalam dua level yaitu level 1 adalah user admin
yang mempunyai hak akses untuk semua menu aplikasi. Sedangkan untuk
user dengan level 2 hak akses dibatasi hanya dapat melakukan entry data
transaksi saja.
No Nama Field Tipe Data
1 Nama_User ( ) Text(5)
2 Password_User Text (50)
3 Status_Aktif Integer
4 Nomor_Level Integer
5 Last_Login Date/Time
6 Login_Count Integer
Aplikasi Akuntansi http://ppic-access.blogspot.com
Confidential 10
3.4. Relasi Tabel
Relasi Tabel aplikasi akuntansi adalah relasi antara tabel master dan tabel
transaksi dan relasi antara tabel transaksi header dan tabel transaksi detail.
3.4.1. Relasi Antara Tabel Master dan Tabel Transaksi
Relasi antara Tabel Daftar_Akun dan Jurnal_Detal
Relasi antara Tabel Daftar_Akun dan tmp_Jurnal_Detal
Relasi antara Tabel Daftar_Akun dan Neraca
Relasi antara Tabel Daftar_Akun dan Mutasi_Akun
3.4.2. Relasi Antara Tabel Transaksi Header dan Tabel Transaksi detail
Relasi antara Tabel Jurnal dan Jurnal_Detal
Relasi antara Tabel tmp_Jurnal dan tmp_Jurnal_Detal
Relasi antara Tabel Mutasi_Akun dan Mutasi_Akun_Detail
Gambar 2. Relasi Tabel Aplikasi Akuntansi
Aplikasi Akuntansi http://ppic-access.blogspot.com
Confidential 11
4. Rancangan Form Aplikasi
Form aplikasi akuntansi terdiri dari
4.1. Form Login User
Form login user adalah form untuk autentikasi user untuk dapat
menggunakan aplikasi. Gambar form login adalah seperti pada gambar
berikut:
Gambar 3. Form Login Aplikasi Akuntansi
4.2. Form Daftar Akun
Form Daftar Akun berisi daftar kode dan nama akun yang digunakan pada
aplikasi akuntansi. Form Daftar Akun adalah seperti pada gambar berikut:
Gambar 4. Form Daftar Akun
Aplikasi Akuntansi http://ppic-access.blogspot.com
Confidential 12
Form daftar akun terdiri dari kolom Kode Akun, Nama Akun, Saldo Normal
dan Kelompok Akun. Form Daftar Akun ini hanya bisa diedit oleh user
admin.
4.3. Form Akun Perubahan Modal
Form Akun Perubahan Modal adalah form untuk menentukan akun
perubahan modal. Akun perubahan modal biasanya adalah akun Modal.
Form Akun Perubahan Modal adalah seperti pada gambar berikut:
Gambar 5. Form Akun Perubahan Modal
4.4. Form Entry Jurnal
Form entry jurnal adalah form untuk melakukan entry data transaksi jurnal.
Form entry jurnal adalah seperti pada gambar berikut:
Gambar 6. Form Entry Jurnal.
Pada form header user harus mengisi data nomor jurnal, tanggal
transaksi dan keterangan.
Aplikasi Akuntansi http://ppic-access.blogspot.com
Confidential 13
Pada form detail user harus mengisi nomor urut, nama akun atau
kode akun, keterangan dan jumlah debet tau kredit.
Data total debet pada form header akan terisi secara otomatis dari
penjumlahan kolom debet dan kredit dari form detail.
4.5. Form Daftar Jurnal
Form Daftar Jurnal adalah form untuk menampilkan daftar jurnal transaksi.
Form Daftar Jurnal adalah seperti pada gambar berikut:
Gambar 7. Form Daftar Jurnal
Form Daftar Jurnal menampilkan jurnal yang telah dientry oleh user dan
data ditampilkan dalam periode bulanan. Untuk menampilkan data jurnal,
user harus mengisi data bulan dan tahun transaksi jurnal kemudian
mengklik tombol Filter.
Pada form daftar jurnal terdapat tombol-tombol:
Filter
Tombol untuk menampilkan data jurnal transaksi berdasar periode
bulan dan tahun.
Close
Tombol untuk menutup form daftar jurnal transaksi.
Preview
Tombol untuk mencetak seluruh data jurnal transaksi.
Pada subform daftar jurnal terdapat tombol-tombol:
Edit
Tombol untuk mengedit data jurnal transaksi. Data yang sudah
diverifikasi tidak dapat diedit.
Preview
Tombol untuk mencetak data jurnal transaksi.
Delete
Aplikasi Akuntansi http://ppic-access.blogspot.com
Confidential 14
Tombol untuk menghapus data jurnal transaksi. Data yang sudah
diverifikasi tidak dapat dihapus.
Verifikasi
Tombol untuk melakukan proses posting data jurnal transaksi ke dalam
buku besar.
4.6. Form Buku Besar
Form Buku besar adalah form untuk menampilkan data buku besar
perperiode bulanan. Data pada form buku besar akan ada jika transaksi
jurnal telah diverifikasi atau diposting oleh user.
Gambar 8. Form Buku Besar
4.7. Form Rugi Laba
Form Rugi Laba adalah form untuk menampilkan data rugi laba yang
diperoleh perusahaan dalam satu periode transaksi akuntansi. Berikut
adalah gambar form Rugi Laba:
Aplikasi Akuntansi http://ppic-access.blogspot.com
Confidential 15
Gambar 9. Form Rugi Laba
Pada form rugi laba, data akun yang ditampilkan adalah kelompok akun
Pendapatan dan Biaya. Nilai Pendapatan akan muncul pada kolom Kredit
sedangkan nilai Biaya akan muncul di kolom Debit.
Jumlah total kolom kredit dikurangi jumlah total kolom debet adalah nilai
rugi atau laba yang diperoleh. Jika nilai selisih total kredit dikurangi debet
bernilai positif, maka nilai tersebut adalah laba atau keuntungan yang
diperoleh dan sebaliknya jika selisihnya negatif artinya perusahaan
mengalamai kerugian.
Pada form Rugi Laba user harus mengisi data bulan dan tahun periode
transaski akuntansi untuk menampilkan data rugi laba. Selain ditampilkan
pada form, data rugi laba juga dapat dicetak ke kertas dengan cara
mengklik tombol Preview.
4.8. Form Rugi Laba Bulanan
Form Rugi Laba Bulanan adalah form untuk menampilkan data rugi laba
bulanan yang diperoleh dalam satu tahun periode akuntansi. Berikut adalah
gambar form Rugi Laba Bulanan
Aplikasi Akuntansi http://ppic-access.blogspot.com
Confidential 16
Gambar 10. Form Rugi Laba Bulanan
Pada gambar form rugi laba bulanan terdapat kolom-kolom Bulan, Tahun,
Biaya, Pendapatan dan Rugi/Laba.
4.9. Form Periode Aktif
Form Periode Aktif adalah form untuk menampilkan data periode aktif dan
untuk menutup periode akuntansi. Berikut adalah gambar form Periode
Aktif.
Gambar 11. Form Periode Aktif
Form Periode Aktif adalah form yang menunjukkan periode aktif saat itu.
Apa gunanya seting periode aktif? Periode aktif di sini berfungsi untuk
menentukan kapan user dapat melakukan proses posting suatu jurnal
akuntansi. Pada contoh gambar di atas periode aktif adalah Bulan 12 dan
Aplikasi Akuntansi http://ppic-access.blogspot.com
Confidential 17
Tahun 2010, ini artinya transaksi jurnal yang dapat diposting adalah semua
transaksi antara tanggal 1 Desember 2010 sampai 31 Desember 2010.
Selain data tanggal tersebut transaksi tidak dapat diposting.
4.10. Form Ganti Password
Form Ganti Password adalah form untuk melakukan penggantian password
untuk user aktif. Berikut adalah gambar form Ganti Password.
Gambar 12. Form Ganti Password
Untuk mengganti password user harus mengisi password lama, password
baru dan ulangi password baru.
4.11. Form Login
Form Login adalah form untuk melakukan masuk ke aplikasi akuntansi. Jika
user gagal melakukan proses login user tidak akan dapat menggunakan
aplikasi akuntansi.
Gambar 13. Form Login
Aplikasi Akuntansi http://ppic-access.blogspot.com
Confidential 18
4.12. Form Daftar User
Form Daftar User adalah form untuk mengelola daftar user pengguna
aplikasi.
Gambar 14. Form Daftar User
4.13. Form Reset Aplikasi
Form Reset Aplikasi aplikasi adalah from untuk menjalankan proses reset
pada aplikasi akuntansi.
Gambar 15. Form Reset Aplikasi AKuntansi
Aplikasi Akuntansi http://ppic-access.blogspot.com
Confidential 19
4.14. Form Cetak Buku Besar
Form Cetak Buku Besar adalah form untuk mencetak data buku besar.
Untuk mencetak buku besar user harus mengisi bulan dan tahun periode
akuntansi, memilih nama akun dari combo box yang data buku besarnya
akan dicetak. Clik tombol Preview untuk melihat hasil cetak di layar monitor
(Preview).
Gambar 16. Form Cetak Buku Besar
4.15. Form Cetak Neraca Akhir
Form Cetak Neraca Akhir adalah form untuk mencetak data neraca akhir.
Untuk mencetak neraca akhir user harus mengisi bulan dan tahun periode
akuntansi. Clik tombol Preview untuk melihat hasil cetak di layar monitor
(Preview). Data neraca akhir akan ada nilainya jika periode transaksi telah
ditutup.
Gambar 17. Form Cetak Neraca Akhir
Aplikasi Akuntansi http://ppic-access.blogspot.com
Confidential 20
5. Rancangan Report
5.1. Jurnal Umum
Report Jurnal umum adalah print out bukti jurnal transaksi akuntansi. Hasil
print out jurnal adalah seperti pada gambar berikut.
Gambar 18. Report Jurnal Umum
Pada hasil print out jurnal umum disediakan kolom-kolom untuk
ditandatangani oleh personal yang menyetujui transaksi, bendahara, kasir
dan personal yang menerima atau membayar pada transaksi tersebut.
5.2. Transaksi Jurnal
Report Transaksi Jurnal adalah laporan yang berisi semua data jurnal yang
terjadi pada satu bulan periode transaksi. Hasil cetak data adalah seperti
pada gambar berikut:
Aplikasi Akuntansi http://ppic-access.blogspot.com
Confidential 21
Gambar 19. Transaksi Jurnal Umum Perbulan
5.3. Buku Besar
Report Buku Besar adalah laporan untuk mencetak data buku besar. Untuk
mencetak bukue besar user harus menentukan akun yang akan dicetak
datanya dan periode transaksi (bulan dan tahun). Hasil laporan buku besar
adalah seperi pada gambar 19.
Aplikasi Akuntansi http://ppic-access.blogspot.com
Confidential 22
Gambar 20. Report Buku Besar
5.4. Perhitungan Rugi Laba
Report Rugi Laba adalah laporan perhitungan rugi laba perusahaan.
Perhitungan rugi laba diperoleh dengan cara mengurangi jumlah total akun
pendapatan dengan total biaya dalam satu periode akuntansi. Hasil laporan
rugi laba adalah seperti pada gambar 20.
Gambar 21. Report Rugi Laba
Aplikasi Akuntansi http://ppic-access.blogspot.com
Confidential 23
5.5. Neraca Akhir
Report Neraca Akhir adalah laporan neraca akhir periode bulanan. Laporan
neraca akhir akan dibuat oleh aplikasi setelah dilakukan proses tutup
periode transaksi bulanan. Hasil laporan neraca akhir adalah seperti pada
gambar 22.
Gambar 22. Report Necara Akhir
6. Cara Mengoperasikan Aplikasi
Cara menjalankan aplikasi akuntansi ini adalah dengan membuka file Akuntansi-
Jasa.mde. Untuk dapat menjalankan aplikasi ini pada komputer pengguna harus
sudah diinstall software aplikasi Microsoft Access 2002 atau yang lebih baru.
Setelah membuka aplikasi, user akan diminta untuk megisi user name dan
password pada form login seperti pada gambar berikut:
Gambar 23. Form Login User
Setelah user berhasil login/masuk ke aplikasi akan tmpak tampilan awal seperti
pada gambar berikut:
Aplikasi Akuntansi http://ppic-access.blogspot.com
Confidential 24
Gambar 24. Tampilan Awal Aplikasi Akuntansi Jasa
6.1. Menu Data Master
Menu data master adalah menu untuk pengolahan data master. Pada menu
Data Master terdapat submenu daftar Akun dan Akun perubahan modal.
Gambar 25. Menu Bar Data Master
6.1.1. Submenu Daftar Akun
Menu Daftar Akun adalah menu untuk menampilkan Daftar Akun
yang akan digunakan pada aplikasi akuntansi. Pada aplikasi ini hanya
user admin yang dapat mengedit data pada form Daftar Akun. User
yang bukan admin hanya dapat menampilkan data Daftar Akun tetapi
tidak dapat mengedit data. Jika user memilih menu ini maka akan
tampil form Daftar Akun seperti pada gambar berikut:
Aplikasi Akuntansi http://ppic-access.blogspot.com
Confidential 25
Gambar 26. Form Daftar Akun
Operasi yang dapat dilakukan pada for Daftar Akun adalah:
Menambah data Akun
Untuk menambah data akun, klik pada tombol add kemudian
isikan data pada baris data yang masih kosong.
Mengapus data Akun
Untuk menghpaus data akun pilih baris data yang akan dihapus
lalu klik tombol delete (gambar ) pada toolbar.
Mengedit data Akun
Untuk mengedit data akun user admin dapat langsung mengedit
data pada form Daftar Akun.
Aplikasi Akuntansi http://ppic-access.blogspot.com
Confidential 26
6.1.2. Submenu Akun Perubahan Modal
Menu Akun perubahan modal adalah menu untuk menentukan akun
apa yang akan diset sebagai akun perubahan modal. Biasanya akun
Modal yang diset sebagai akun perubahan modal. Jika user memilih
menu ini maka akan tampil form Akun Perubahan Modal seperti pada
gambar berikut:
Gambar 27. Form Akun Perubahan Modal
Pilih akun perubahan modal dari combo box pada form Akun
Perubahan Modal, klik tombol Save untuk menyimpan data.
6.2. Menu Data Transaksi
Menu data transaksi adalah menu untuk pengolahan data transaksi. Pada
menu Data Transaksi terdapat submenu Entry Jurnal, List Jurnal, Buku
Besar, Rugi Laba, Rugi Laba Bulanan dan Periode Aktif.
Gambar 28. Menu Bar Data Transaksi
6.2.1. Submenu Entry Jurnal
Menu Entry Jurnal adalah menu untuk memasukkan data transaksi
jurnal harian. Jika user memilih menu ini maka akan tampil form Entry
Jurnal seperti pada gambar berikut:
Aplikasi Akuntansi http://ppic-access.blogspot.com
Confidential 27
Gambar 29. Form Entry Jurnal
Untuk mengisi data transaksi jurnal user harus melakukan langkah-
langkah berikut:
Pada form header
Isi data Nomor Jurnal.
Isi data Tanggal, klik tombol plus atau minus untuk menaikkan
atau menurunkan data tanggal.
Isi data keterangan sesuai data transaksi keuangan yang terjadi.
Pada form detail
Isi nomor urut jurnal detail.
Isi nama akun atau kode akun.
Jika user mengisi nama akun dari combo box akun kode akun akan
terisi secara otomatis. Sebaliknya jika user mengisi kode akun,
maka nama akun akan secara otomatis terisi data nama akun
sesuai dengan kode akun yang diisi.
Isi kolom keterangan untuk memperjelas data transaksi keuangan.
Isi kolom debet atau kredit sesuai dengan jumlah nilai transaksi
keuangan yang terjadi.
6.2.2. Submenu List Jurnal
Menu List Jurnal adalah menu untuk menampilkan data transaksi
jurnal harian yang telah dientry oleh user. Daftar jurnal yang
dimasukkan oleh user akan difilter berdasarkan bulan dan tahun
transaksi. Pada form List jurnal, user dapat mengedit dan menghapus
data transaksi jurnal yang belum diverifikasi. Jika user memilih menu
ini maka akan tampil form List Jurnal seperti pada gambar berikut:
Aplikasi Akuntansi http://ppic-access.blogspot.com
Confidential 28
Gambar 30. Form List Jurnal
Untuk menampilkan data list jurnal, user harus mengisi data bulan
dan tahun kemudian mengklik tombol filter.
Operasi yang dapat dilakukan pada form list jurnal adalah:
Mengedit data jurnal.
Untuk mengedit jurnal transaksi klik tombol Edit (gambar ).
Form Entry jurnal akan tampil dengan data sesuai baris list jurnal
yang dipilih. Catatan: data yang sudah diverifikasi atau diposting
tidak akan dapat diedit.
Mencetak data jurnal.
Untuk mencetak jurnal transaksi klik tombol Preview (gambar
). Hasil print preview akan tampil seperti gambar berikut:
Gambar 31. Preview jurnal transaksi.
Aplikasi Akuntansi http://ppic-access.blogspot.com
Confidential 29
Menghapus data jurnal.
Untuk menghapus jurnal transaksi klik tombol Delete (gambar ).
Aplikasi akan mengkonfirmasi proses penghapusan data. Jika data
akan dihapus klik tombol Yes pada konfirmasi penghapusan data.
Catatan: data yang sudah diverifikasi atau diposting tidak akan
dapat dihapus.
Memposting data jurnal.
Untuk memposting atau memverifikasi data jurnal transaksi klik
tombol Verifikasi (gambar ). Jika tombol verifikasi diklik maka
jurnal akan diposting ke buku besar dan akan merubah data saldo
dari tiap-tiap akun dalam jurnal transaksi.
6.2.3. Submenu Buku Besar
Buku Besar adalah menu untuk menampilkan data buku besar dari
tiap-tiap akun. Data pada buku besar adalah data dari jurnal harian
yang telah diverifikasi (posting). Jika data pada jurnal harian belum
diverifikasi maka data tersebut tidak akan muncul pada buku besar.
Jika user memilih menu ini maka akan tampil form Buku Besar seperti
pada gambar berikut:
Gambar 32. Form Buku Besar
Pada form buku besar terdapat tombol-tombol:
Filter
Tombol untuk menampilkan data jurnal transaksi berdasar
periode bulan dan tahun.
Aplikasi Akuntansi http://ppic-access.blogspot.com
Confidential 30
Close
Tombol untuk menutup form daftar jurnal transaksi.
Preview
Tombol untuk mencetak Neraca Saldo. Contoh preview Neraca
Saldo dapat dilihat pada gambar berikut:
Gambar 33. Preview Neraca Saldo
Neraca Akhir
Tombol untuk mencetak neraca akhir. Laporan neraca akhir hanya
akan tampil jika suatu peroide jurnal transaksi bulanan telah
ditutup.
Pada subform buku besar terdapat tombol-tombol:
Preview (gambar )
Tombol untuk mencetak data buku besar perakun. Contoh hasil
preview buku besar:
Gambar 34. Preview Buku Besar
Aplikasi Akuntansi http://ppic-access.blogspot.com
Confidential 31
6.2.4. Submenu Rugi Laba
Rugi Laba adalah menu untuk menampilkan data rugi laba. Rugi laba
dihitung oleh aplikasi secara otomatis setiap transaksi dalam jurnal
yang termasuk dalam kelompok akun Modal, Pendapatan dan Biaya
diverifikasi. Jika user memilih menu ini maka akan tampil form Rugi
Laba seperti pada gambar berikut:
Gambar 35. Form Rugi Laba
Untuk menampilkan data rugi laba, isi bulan dari combo box bulan
dan isi data tahun peiode transaksi. Jika user ingin mencetak data rugi
laba klik tombol Preview. Hasil preview akan tampak seperi contoh
gambar berikut:
Aplikasi Akuntansi http://ppic-access.blogspot.com
Confidential 32
Gambar 36. Preview Laporan Rugi Laba
6.2.5. Submenu Rugi Laba Bulanan
Rugi Laba Bulanan menu untuk menampilkan data rugi laba bulanan
dalam periode satu tahun. Rugi laba dihitung oleh aplikasi secara
otomatis setiap transaksi dalam jurnal yang termasuk dalam
kelompok akun Modal, Pendapatan dan Biaya diverifikasi. Jika user
memilih menu ini maka akan tampil form Rugi Laba Bulanan seperti
pada gambar berikut:
Gambar 37. Form Rugi Laba Bulanan
Aplikasi Akuntansi http://ppic-access.blogspot.com
Confidential 33
6.2.6. Submenu Periode Aktif
Menu Priode Aktif adalah menu untuk melakukan proses tutup
transaksi bulanan. Jika satu bulan periode transaksi telah berakhir,
user harus mensubmit periode bulan tersebut. Fungsi dari periode
aktif adalah untuk memastikan bahwa data yang dientry oleh user
telah sesuai dengan periode transaksi yang sedang berjalan. Misalnya
data periode aktif adalah bulan 1 dan tahun 2010, maka aplikasi akan
menolak proses verifikasi atau posting data jurnal transaksi diluar
periode bulan 1 dan tahun 2010. Jika user memilih menu ini maka
akan tampil form Periode Aktif seperti pada gambar berikut:
Gambar 38. Form Tutup Periode Aktif
Setelah user mengklik tombol Submit, secara otomatis periode aktif
akan berubah ke periode berikutnya. Misalnya periode saat ini bulan
12 tahun 2010, maka setelah proses tutup periode aktif akan berubah
menjadi bulan 1 tahun 2011.
6.3. Menu Tools
Menu Tools terdiri dari submenu Ganti Password, Form Login dan Compact
and Repair Database.
Gambar 39. Menu Bar Tools
Aplikasi Akuntansi http://ppic-access.blogspot.com
Confidential 34
6.3.1. Submenu Ganti Password
Menu Ganti password adalah menu untuk melakukan penggantian
password dari user yang sedang login pada aplikasi. Jika user memilih
menu ini maka akan tampil form Ganti Password seperti pada gambar
berikut:
Gambar 40. Form Ganti Password
Untuk melakukan penggantian password user harus mengisi password
lama dan mengisi password baru sebanyak dua kali untuk konfirmasi
password baru.
6.3.2. Submenu Form Login
Menu form login adalah menu untuk menampilkan form login user
seolaholah user baru masuk dan harus mengisi nama user dan
password. Jika user memilih menu ini maka akan tampil form Login
seperti pada gambar berikut:
Gambar 41. Form Login
Aplikasi Akuntansi http://ppic-access.blogspot.com
Confidential 35
6.3.3. Daftar User
Menu Daftar User adalah menu untuk memanage user pengguna
aplikasi. Hanya user admin yang dapat membuka form ini. Jika user
memilih menu ini maka akan tampil form Daftar User seperti pada
gambar berikut:
Gambar 42. Form Daftar User
Form Daftar User terdiri dari 4 field:
Nama User
Nama user adalah nama yang digunakan untuk login ke aplikasi
akuntansi.
Password
Password adalah password yang digunakan untuk login ke aplikasi
akuntansi.
Aktif
Status aktif dalah status user yang login ke aplikasi. Jika status
aktif tidak diberi tanda centang maka user tidak dapat login ke
aplikasi.
Level
Level terdiri dari 2 yaitu level 1 dan level 2. Level 1 (satu) adalah
level user untuk dapat menggunakan seluruh modul dalam
aplikasi akuntansi. Sedangkan level 2 dibatasi hanya dapat
menggunakan modul-modul tertentu saja.
6.3.4. Reset Aplikasi
Menu Reset Aplikasi adalah menu untuk melakukan penghapusan
seluruh data dalam tabel transaksi dan tabel master dan menentukan
Aplikasi Akuntansi http://ppic-access.blogspot.com
Confidential 36
periode aktif dari aplikasi akuntansi. Jika user memilih menu ini maka
akan tampil form Reset Aplikasi seperti pada gambar berikut:
Gambar 43. Form Reset Aplikasi
Untuk mereset aplikasi user harus menentukan Bulan dan Tahun
periode aktif dengan mengisi data bulan dan tahun pada form Reset
Aplikasi. Untuk mengeksekusi proses reset aplikasi klik tombol Reset.
Sebelum melakukan proses reset aplikasi akan mengkonfirmasi
kepada user. Jika benar aplikasi akan direset pilih Yes pada message
box konfirmasi.
6.3.5. Submenu Compact and Repair Database
Menu Compact and Repair Database adalah menu untuk memadatkan
dan memperbaiki database. Jika user sering mengedit, menghapus
dan menambah data, maka ukuran file mdb akan membengkak.
Dengan cara di compact maka ukuran file database akan dipadatkan
sehingga ukurannya mengecil.
6.4. Menu Report
Pada menu report ada pilihan cetak daftar akun, buku besar, neraca dan
neraca akhir.
Gambar 44. Menu Bar Report
Aplikasi Akuntansi http://ppic-access.blogspot.com
Confidential 37
6.4.1. Submenu Daftar Akun
Submenu untuk mencetak daftar akun yang digunakan pada aplikasi
akuntansi. Jika user memilih menu ini maka akan tampil preview
Daftar Akun seperti pada gambar berikut:
Gambar 45. Preview Daftar Akun
Aplikasi Akuntansi http://ppic-access.blogspot.com
Confidential 38
6.4.2. Submenu Buku Besar
Submenu Buku Besar adalah pilihan untuk dapat mencetak data buku
besar. Jika user memilih menu ini maka akan tampil preview Form
Cetak Buku Besar seperti pada gambar berikut:
Gambar 46. Form Cetak Buku Besar
Setealah user mengisi data bulan dan tahun klik tombol Preview
untuk mencetak buku besar. Preview Buku Besar tampak seperti pada
gambar berikut:
Gambar 47. Preview Buku Besar
6.4.3. Submenu Neraca Akhir
Submenu Neraca Akhir adalah pilihan untuk dapat mencetak data
Neraca Akhir. Jika user memilih menu ini maka akan tampil preview
Form Neraca Akhir seperti pada gambar berikut:
Aplikasi Akuntansi http://ppic-access.blogspot.com
Confidential 39
Gambar 48. Form Cetak Neraca Akhir
Untuk mencetak Neraca Akhir user harus mengisi data bulan dan
tahun periode transaksi, lalu mengklik tombol Preview. Contoh hasil
preview Neraca Akhir akan tampak seperti pada gambar berikut:
Gambar 49. Preview Neraca Akhir