Post on 08-Aug-2015
VTV’s vaste partner Cegeka adviseerde om over te stappen naar een meer krachtige
internetverbinding en centrale servers. Tussen de beide VTV-vestigingen kan men nu
veilig en efficiënter werken en samenwerken. De betrouwbare IT-basis vormt bovendien
een springplank naar nog meer mogelijkheden.
Steven De SmetCoördinator competitie en automatisatie bij VTV
‘Betrouwbare en snelle IT-basis’
Met ruim 150.000 leden heeft de Vlaamse Tennis Vereniging
(VTV) baat bij een vlotte communicatie en administratie.
Om die reden investeert de VTV sinds haar oprichting sterk
in automatisering. Hoeksteen in het informaticabeleid is de
beheersoftware Elit voor onder meer de ledenadministratie. Sinds
kort kunnen de leden de software ook via het internet gebruiken.
“Cegeka herbekeek in 2011 onze internetverbinding en wisselde de
trage en dure connectie in voor een krachtiger formule - eveneens van
Belgacom - die bovendien een pak goedkoper uitkomt”, vertelt Steven
De Smet, coördinator competitie en automatisatie bij VTV.
Naast de trage internetverbinding was ook de interne infrastructuur
aan vervanging toe. “Zowel de toestellen waarop gewerkt werd als de
mail- en documentservers waren verouderd. Een ander probleem was
dat de vestiging van VTV in Brussel en die in Wilrijk niet met elkaar
verbonden waren. Qua onderhoud zorgde dit ook voor een dubbele
kost”, aldus De Smet. Om die obstakels te overwinnen deed VTV
een beroep op Cegeka, dat al sinds 1996 IT-diensten levert aan de
tennisfederatie.
Van lokaal werken naar centrale server
“Er werd in Brussel een centrale server geïnstalleerd waarop we
nu alle e-mails en documenten van beide vestigingen opslaan.
De pc-gebruikers in Wilrijk hebben toegang tot de server via een
VPN-verbinding. Van de overschakeling hadden de medewerkers
van VTV weinig tot geen last, aangezien Cegeka alles op voorhand
configureerde. Als er nu een computer crasht, verliezen we geen
gegevens en duurt het veel minder lang voor we terug operationeel
zijn”, zegt Steven De Smet.
Om de efficiëntie nog meer op te drijven, werd een groot deel van de
desktop pc’s vervangen door laptops. Steven De Smet: “Werknemers
die op clubbezoek zijn of werken op een event zoals Davis Cup of Fed
Cup kunnen met behulp van hun laptops via de VPN-verbinding steeds
hun documenten bekijken en bewerken. De enige vereiste is dat ze
beschikken over een internetverbinding. Dankzij de vernieuwing van
onze interne infrastructuur kunnen we dus efficiënter en flexibeler
werken, wat resulteert in een aanzienlijke tijdswinst.”
Ondersteuning op afstand
Cegeka staat ook garant voor een optimale beschikbaarheid van de
nieuwe server. Eventuele problemen in het systeem worden direct
gedetecteerd door monitoring software en kunnen doorgaans op
afstand worden opgelost. Ook het serveronderhoud gebeurt via de
cloud. Daarnaast komt er om de twee maanden iemand van Cegeka
persoonlijk langs om updates te installeren en de persoonlijke banden
aan te halen.
“Het feit dat er te allen tijde een helpdesk ter beschikking staat, is
voor ons als federatie heel belangrijk. Bij IT-problemen worden we
CASE STORYVTV
nieuwsbrieven kunnen sturen naar leden of promotie kunnen maken
voor hun komende tornooi. En onlangs implementeerden we een
module waarmee trainers de uitslagen van hun clubtesten online
kunnen ingeven.”
Alle initiatieven en investeringen kaderen in de verdere
professionalisering van VTV’s werking. “Dankzij onze aanpak slagen we
erin om een goede service aan te bieden aan onze clubs en leden”,
besluit De Smet.
Dankzij de vernieuwing van onze interne infrastructuur
kunnen we efficiënter en flexibeler werken, wat
resulteert in een aanzienlijke tijdswinst.
“snel geholpen waarbij we weinig tijd verliezen”, aldus De Smet.
“Cegeka zorgt ook voor de beveiliging van ons netwerk en van de
pc’s. Op advies van Cegeka hebben we ervoor gezorgd dat de pc-
gebruikers niet meer zelf software kunnen installeren. Een stabiele en
betrouwbare IT-basis is cruciaal voor een efficiënte interne werking. In
de toekomst willen we onze eigen organisatie nog beter structureren,
bijvoorbeeld door SharePoint te gaan gebruiken.”
Software op maat
Eind 2009 maakte Cegeka, in samenspraak met VTV, van Elit een
webtoepassing. Alle gegevens staan sindsdien in een centrale
database opgeslagen. De website en de toepassing moeten altijd
beschikbaar zijn, aangezien ze essentieel zijn voor de interne en de
externe communicatie van VTV. Daarom draaien ze op de servers van
Cegeka in Hasselt.
“VTV blijft de mogelijkheden van Elit uitbouwen”, zegt Steven De
Smet. “In 2004 hebben we het elektronisch terreinreserveringssysteem
opgestart. Daarmee kunnen de leden van ruim 200 clubs hun
terrein vandaag online reserveren. Recent hebben we ook een
mailingmodule gelanceerd waarmee clubs op eenvoudige wijze
CEGEKA - Universiteitslaan 9 - 3500 Hasselt - België - T +32 (0)11 24 02 34 - E info@cegeka.be
Over VTV
De Vlaamse Tennisvereniging vzw is de federatie die de tennissport in
Vlaanderen beheert en promoot. VTV groepeert 487 tennisclubs en
150.000 leden (tennissers).VTV telt 19 medewerkers in Brussel en nog
eens 12 in de sporttechnische afdeling in Wilrijk, waar aankomend
tennistalent en profspelers worden begeleid.
„
CASE STORYVTV