Post on 14-Apr-2018
VO Procesmodel: een goed begin! In 2011 heeft een aantal VO instellingen met succes gewerkt aan een generiek model van onderwijsprocessen. In het model is beschreven welk werk een VO instelling moet verzetten om een leerling zijn of haar schoolcarriere succesvol te laten doorlopen. Het model is generiek met als uitgangspunt dat alle VO instellingen zich erin moeten kunnen vinden. Het helpt onderwijsinstellingen om op een heldere manier inzicht te krijgen in de huidige processen binnen de school. Het model is daarnaast toekomstgericht dus het kan ook als kapstok fungeren voor het doordenken van gewenste organisatieveranderingen met het oog op de toekomst. Een praktisch en bruikbaar hulpmiddel! Het beschrijven van de belangrijkste stappen die nodig zijn om een leerling naar het einddoel te leiden, legt een duidelijke basis waarop het onderwijs gestalte kan krijgen. Zeker in tijden waarin het de uitdaging is de kwaliteit van het onderwijs hoog te houden, de organiseerbaarheid en betaalbaarheid van het onderwijs te realiseren en ook nog eens de professionele ruimte van leraren te borgen om goed personeel te blijven binden. Ondersteunende processen moeten er voor zorgen dat de leraar zich kan focussen op zijn primaire taak, dat leerlingen zo min mogelijk worden gehinderd in hun voornaamste doel: het leren en dat het “bedrijfsvoeringshuis” van de instelling op orde is. Doordat wij denken vanuit het werk en niet zozeer vanuit de organisatiestructuur adresseren de deelnemende instellingen op een constructieve manier de opgave voor de VO instelling van nu en in de toekomst. Dit is het werk dat door de instelling moet worden georganiseerd en ondersteund. En daarnaast expliciteren zij met een dergelijk model huidige tekortkomingen in de huidige organisatie, waarin het groeipotentieel verborgen zit. In dit document laten we u kennismaken met het procesmodel. Nadat we het model hebben wandelen we in onderstaande tekst door het model heen. We beginnen rechtsbovenin bij het aanmelden van een leerling en eindigen bij het uitschrijven van de leerling. Bij ieder proces beschrijven we “het werk” dat door de instelling moet worden ondersteund, zoveel mogelijk vanuit het perspectief van een leerling. Benieuwd wat de kleuren betekenen? Lees onderaan in de voetnoot1.
1 De kleuren van de processen zijn bedoeld ter bevordering van de leesbaarheid. Processen in dezelfde kleur hebben veel afhankelijkheid van elkaar; populair geformuleerd “ze horen in dezelfde categorie”. Zo is rood de categorie processen die met het maken en presenteren van het onderwijsaanbod te maken heeft. Paars is de categorie processen van de hoofdstroom van de leerling, met een belangrijke administratieve component. Groen is de categorie processen die het leren, de begeleiding en zorg van de leerling behelsen. Geel bedoelt de processen te markeren die over de logistiek (achter de schermen) van de onderwijsinstelling gaan. En blauw is de categorie “aparte” processen die informatie halen door het hele procesmodel heen en als aparte componenten kunnen worden ingericht.
Aanmelden Een leerling maakt zijn/ haar interesse in de school kenbaar middels een aanmeldingsformulier. Dat kan ook een overgedragen aanmeldingsformulier van een collega-‐instelling zijn. Hiermee start het aanmeldproces. Een eerste afstemming vindt plaats tussen behoefte van een potentiële leerling en het onderwijsaanbod van de instelling. Daarvoor moet de vraag van de leerling geëxpliciteerd worden. Ook wordt gekeken of het onderwijsaanbod van de instelling dat lijkt te passen bij de vraag, kan worden gerealiseerd met de beschikbare resources. De aanvraag van de leerling wordt daarnaast gelegd naast de toelatingscriteria van de school. Van belang is te realiseren dat met de start van dit proces de instelling waarbij de (eerste) aanmelding heeft plaatsgevonden verantwoordelijk is voor de realisatie van een definitieve inschrijving voor de betreffende leerling. Dit houdt in dat als uit de eerste afstemming blijkt dat de mogelijkheden binnen de eigen instelling niet toereikend zijn (onderwijsaanbod, resources of toelatingscriteria) een oplossing bij collega-‐instellingen moet worden gezocht. Als er een plek wordt gevonden bij een collega-‐instelling is het van belang dat er terugkoppeling plaatsvindt naar de initiele instelling zodat het aanmeldproces daar ook kan worden afgerond.
Inschrijven Er is een plek gevonden voor de leerling. Dan volgt de formele stap die leidt tot de inschrijving van de leerling bij de instelling op een opleiding. Deze stap leidt tot een definitieve inschrijving van de leerling. Doordat bij de inschrijving de BRON-‐gegevens van de leerling met betrekking tot identiteit en leerloopbaan worden vastgelegd, vormt dit proces de basis voor de verantwoording en bekostiging. Tevens is het mogelijk dat tijdens het onderwijsproces gedefinieerde vervolgacties leiden tot aanpassing van een inschrijving (bijvoorbeeld verandering van opleiding) waardoor het proces opnieuw doorlopen wordt. Bij doorverwijzing van de leerling door een collega-‐instelling wordt na de definitieve inschrijving de terugkoppeling aan de initiële instelling verzorgd.
Leeraanbod arrangeren Nadat de definitieve inschrijving een feit is, kan worden gestart met het nader definieren van het leeraanbod voor de leerling. Uit het beschikbare onderwijsaanbod van de instelling wordt op basis van de vraag van de leerling het individuele leeraanbod samengesteld; we noemen dit proces leeraanbod arrangeren.
Combineren ten behoeve van uitvoerbaarheid Het samengestelde leeraanbod wordt, in het proces “combineren ten behoeve van uitvoerbaarheid”, gecontroleerd op uitvoerbaarheid door te monitoren of er voldoende leerlingen een gelijksoortig aanbod willen volgen en of er voldoende resources zijn. Als er een akkoord wordt gegeven, volgt een definitief leeraanbod voor de betreffende leerling: het leerarrangement. Als er een afwijzing komt volgt een vervolgactie met als doel het aanpassen van het leeraanbod. Op basis van het aangepaste leeraanbod start de cyclus opnieuw (net zolang tot er een akkoord komt uit het proces “combineren ten behoeve van uitvoerbaarheid”). Het kan zijn dat de aanpassing van het leeraanbod leidt tot een wijziging in de inschrijving.
Combineren ten behoeve van roostering Daarna volgt het “combineren ten behoeve van roostering”. Alle individuele leerarrangementen worden gestapeld of gegroepeerd op basis van door de instelling geformuleerde uitgangspunten voor het roosterproces. De gestapelde leerarrangementen kunnen vervolgens het roosterproces in.
Prognotiseren Ondersteunend aan het feitelijke roosteren wordt er geprognotiseerd. In dit proces ontwikkelt de
instelling een beeld van leerlingaantallen, middelen en gewenst onderwijs voor de korte (1/2 jaar), middellange (1-‐2 jaar) en lange termijn (> 3 jaar). Een dergelijk beeld helpt bij het opstellen van nieuw onderwijsaanbod en het kunnen sturen op de juiste verhouding tussen beschikbare middelen en verwacht onderwijsaanbod.
Beheren middelen De gegroepeerde leerarrangementen worden in het roosterproces voorzien van middelen en gepland in de tijd. Om de middelen optimaal in te kunnen zetten voor de gegroepeerde leerarrangementen is randvoorwaardelijk dat er een overzicht is van alle beschikbare middelen (docenten, ruimten etc.) en de gegevens die voor roostering van belang zijn (omvang ruimte, kwalificaties docent etc.). Het koppelen van de beschikbare middelen aan de leerarrangementen levert een belangrijke bijdrage aan betaalbaar en organiseerbaar onderwijs.
Roosteren Het roosterproces is in staat om, op basis van bedrijfsmatige en/ of onderwijskundige regels die door de instelling worden meegegeven, verschillende roostermogelijkheden op te leveren. Er wordt een besluit genomen over de beste mogelijkheid. Dit mondt uit in een rooster in verschillende verschijningsvormen: voor een leerling, een docent, voor gebouwen, etc.
De voorbereiding op het onderwijs is hiermee afgerond. De leerling weet waar hij/zij moet zijn, wanneer, wat er geleerd moet worden, met welk leermateriaal en door wie hij/zij begeleid wordt. Leren en toetsen Vanaf dit moment kan de leerling aan de slag met het realiseren van datgene wat in het rooster staat; het leren. In het leerproces zijn er meetmomenten als middel voor het vaststellen van de voortgang en meetmomenten die meetellen voor een kwalificerend (eind)resultaat.
Begeleiding (groen blok) Het doel van het leerproces is de leerling op een verantwoorde wijze tot een diploma te brengen. Om dit waar te maken is het belangrijk dat er vanuit de instelling zicht is op het verloop van het leerproces van iedere leerling.
Registreren Tijdens het leerproces wordt er in relatie tot studievoortgang en welbevinden van een leerling veel informatie gegenereerd. Deze informatie wordt geregistreerd.
Analyseren Door de geregistreerde informatie te analyseren wordt het beoogde inzicht in het leerproces verkregen.
(Vervolg) acties uitvoeren Deze analyse kan tot vervolgacties leiden, zoals aanpassen van het leerarrangement, de inschrijving, het leerproces zelf, het onderwijsaanbod of het rooster.
Individueel aanpassen rooster Het is mogelijk een vastgesteld rooster op individuele basis aan te passen. Er wordt in die gevallen niet een nieuw rooster gemaakt, maar maatwerk voor een individu wordt gerealiseerd door het aanpassen van een bestaand rooster voor een persoon. Hierbij vindt dus geen wijziging plaats in toegekende middelen en leeractiviteiten tijdens het roosterproces. Wel is het noodzakelijk dat de
roosterwijziging voor het individu wordt vastgelegd omwille van de verantwoording. Dit gebeurt in het proces “individueel aanpassen rooster”.
Beheren onderwijsaanbod Binnen de instelling wordt soms nieuw onderwijsaanbod gecreëerd. Dit gebeurt bijvoorbeeld door behoefte vanuit de regio (vraag uit de markt), een strategische keuze van de school (vanuit onderwijskundige overtuigingen bijv.), wet-‐ en regelgeving of door initiele vragen van leerlingen (als er bijvoorbeeld een hele groep vraagt om een les spaans). Het monitoren van dit soort ontwikkelingen gebeurt in het proces “beheren onderwijsaanbod”. In dit proces wordt beoordeeld of er sprake is van nieuw of hernieuwd aanbod of (gewoon) een wijziging. Als het aanbod eenmaal beschreven is op een eenduidige manier, moet het overzicht ook worden bijgehouden. Er moet worden gekeken of de kenmerken die aan het aanbod zijn meegegeven nog kloppen en voldoende zijn voor het ondersteunen van de andere processen.
Ontwikkelen onderwijsaanbod Bij de behoefte aan (her)nieuw(d) aanbod wordt er in het proces “ontwikkelen onderwijsaanbod” nieuw aanbod beschreven. Het is van belang het onderwijsaanbod op een eenduidige manier te beschrijven en op een plaats te registreren. Zeker ook omdat op dit overzicht aan onderwijsaanbod door diverse andere processen een beroep wordt gedaan (bij aanmelden, leeraanbod arrangeren etc.) Een catalogus waarin het aanbod staat beschreven zou hierin kunnen helpen. Het betreft hier onderwijsaanbod dat zowel door de instelling zelf als door de instelling in samenwerking met externe partners kan worden uitgevoerd.
Leeractiviteiten vormgeven Alleen het beschrijven van onderwijsaanbod aan de hand van een aantal kenmerken die bijvoorbeeld voor het rooster-‐ of arrangeerproces van belang zijn, is niet voldoende. In het proces “leeractiviteiten vormgeven” wordt een sturingskader geboden waarbinnen leraren een leerplan kunnen schrijven voor het betreffende vak (de les of lessenreeks) waarin beschreven wordt op welke wijze kennis, conceptuele kennis, vaardigheden en attitude aan de leerlingen wordt overgedragen. Door het sturingskader wordt tevens invloed uitgeoefend op de kwaliteit van het uit te voeren onderwijs.
Leermiddelen beheren Natuurlijk wordt de kwaliteit van het onderwijs ook beinvloed door de leermiddelen (content) die wordt aangeboden. Hiermee worden bijvoorbeeld de boeken, software en al het andere wat leerlingen in hun schooltas mee moeten nemen om de lessen te kunnen volgen bedoeld. De registratie (en het doorvoeren van eventuele wijzigingen) van alle benodigde leercontent voor het onderwijsaanbod van een instelling, gebeurt in het proces “leermiddelen beheren”. De resultaten uit de drieluik “beheren onderwijsaanbod”, “leeractiviteiten vormgeven”, “leermiddelen beheren” (een les, een leerplan en de benodigde leercontent) geven inhoud aan het leerarrangement van de leerling.
Verantwoorden Vanuit de gegevens uit de processen “registreren” en “inschrijven” moeten diverse verantwoordingsrapportages kunnen worden samengesteld (bijvoorbeeld in het kader van het rendement onderbouw/ bovenbouw, CE en SECE-‐verschil, vensters voor verantwoording, CITO/ referentieniveaus etc.). Daartoe verzamelt het proces “verantwoorden” gegevens uit andere processen, er worden binnen het proces zelf geen gegevens geregistreerd of opgeslagen.
Kwaliteit borgen Voor alle in het procesmodel genoemde processen moet een vorm van kwaliteitsborging worden ingericht gebaseerd op de PDCA-‐cyclus van Deming; uitgangspunt is dat dit wordt vormgegeven op basis van het vigerend kwaliteitsbeleid binnen een instelling. Samenwerken externe partners In het VO is het samenwerken met externe partners van groot belang. Zowel bij de inschrijving en plaatsing van een leerling (binnen de regio moet een passende plek gevonden worden) als bij de begeleiding van leerlingen die meer zorg nodig hebben. Ook in het laatste geval wordt met samenwerkingspartners opgetrokken om het juiste aanbod voor de leerling samen te stellen. Vandaar dat er een apart proces te benoemen is voor deze activiteiten.
Uitschrijven Uiteindelijk is “uitschrijven” het administratieve proces op basis waarvan de zorgplicht van een instelling voor een leerling formeel wordt beeindigd. Dit kan bijvoorbeeld zijn na het behalen van het diploma, maar ook bij verhuizing etc.