Update Dokumenten-Technologien | PROJECT CONSULT S204 | Dr. Ulrich Kampffmeyer | PROJECT CONSULT...

Update Dokumenten-Technologien (S204)

PROJECT CONSULT

UnternehmensberatungDr. Ulrich Kampffmeyer GmbH

Breitenfelder Straße 17

20251 Hamburg

www.project-consult.com© PROJECT CONSULT 2007

SAPERION ECM 2.0 – die Zukunft von dokumentbezogenen Technologien

P R O J E C T C O N S U L TUnternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH

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Agenda

• TITEL

• THESEN

• TEMPERAMENTE

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Agenda

| ECM 2.0 | Die Zukunft von dokumentbezogenen Technologien |

| Willkommen | Agenda |

| Titel || Dekonstruktion ||| ECM ||| ZweiPunktNull ||| dokumentbezogene Technologien ||| Zukunft ||||

| Thesen || Konstruktion ||| Infrastruktur ||| Integration ||| Konvergenz ||| SOA ||| SaaS ||| OpenSource ||| Desktop ||| Nutzung ||| Suche ||| Collaboration ||| Klassifikation ||| Wert ||| Compliance ||| Standards ||| Schutz ||| Rechte ||| Authentizität ||| Authentifikation ||| Lebenszyklus ||||

| Temperamente || Projektion ||| Zeitlinie ||| Arbeit ||| Selbstverständnis ||| Flut ||| Qualität ||| Verlust ||| Risiko ||| Langzeit ||| Verantwortung ||| Ägide ||| Intelligenz ||||

| Abschied | Quellen |||||

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Dekonstruktion

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ECM - Definition

“Enterprise Content Management is the Technologies used to Capture, Manage, Store, Preserve, and Deliver Content and Documents related to Organizational Processes.”

AIIM Association for Information and Image Management International, 2005

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ECM – Unstrukturierter Content

Unstructured ContentUnstructured Content

DataDataBusiness ProcessesBusiness Processes

MANAGE

DELIVER

PRESERVE

CAPTURE

MANAGE

DELIVER

PRESERVE

CAPTURE

MANAGE

DELIVER

PRESERVE

CAPTURE

AIIM International, 2003

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ECM – das 5-Komponenten-Modell

• Capture (Scannen, COLD, OCR, ICR, Klassifkation etc.)• Deliver (Output Management, Sicherheit, Multi-Channel-

Distribution, Kryptographie, Signaturen etc.)• Manage (Business Process Management, Collaboration,

Records management, Document Management, Web Content Management)

• Storage (Speicherverwaltungssysteme, Speicherarchitekturen, Speichermedien)

• Preservation (Langzeitarchivierung, Schnittstellen, Formate, Speichermedien, Migration)

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ECM - das 5-Komponenten-Modell

CAPTURE

PRESERVE

DELIVERSTORE

MANAGE

STORE WCM

WF/BPM

Collab

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Das ECM-Haus

Collaboration

Scanning

Document Imaging

Forms Processing

Recognition

Categorization

Indexing

Document Management

Records Management

E-Mail Management

Digital Asset Management

Web Content Management

Business Process

Management

Workflow

Repositories

Storage

Long-Term Archival

Backup / Recovery

Migration

Content Integration

Search / Retrieval

Syndication

Localization

Personalization

Publish

Enabling Web Client other Devices

PKI DRMUser ManagementDirectory Service

User RightsManagement

Firewall

Electronic

Electronic Signature

Fat Client

Entry Exit

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ZweiPunktNull

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Web 2.0Definition: Gesellschaftliche Sicht

• Marketing-Schlagwort, das die veränderte Wahrnehmung undBenutzung des Internets beschreibt:

• Keine zentralisiert verbreiteten Informationen mehr, sondern auch Verbreitung durch unabhängige Leute, die sich untereinander vernetzen. (Beispiele : Wikis oder WebBlogs)

• Das Web 2.0 gibt jedem mit Internet-Zugang eine Stimme, schneller - aber auch unkontrollierter - als je zuvor.

• Es gibt neue Wege, wie sich Information verbreitet, unzensiert aber auch mit nicht gesicherter Qualität und Authentizität.

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Web 2.0

Definition: Technische Sicht

• „Web 2.0“ als Kombination der bereits Ende der 1990er Jahreentwickelten Techniken, die durch die große Zahl breitbandigerInternetzugänge erst jetzt großflächig verfügbar sind.(z.B. Web-Service-APIs, AJAX, RSS)

• „Web 2.0“ existiert nicht wirklich: bezeichnet eher das Zusammenwirken verschiedener Technologien und eine vermutete bzw. gewollte Entwicklungsrichtung.

• Häufige Kritik: der Begriff ist unscharf und nahezu beliebig verwendet , um die Popularität von Angeboten&Techniken zu fördern, oder neue „Trends“ wichtig&revolutionär erscheinen zu lassen.

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Enterprise 2.0

„Enterprise 2.0 (Enterprise und Web 2.0) ist eine Anspielung darauf, dass Social Software zunehmend auch im Unternehmenskontext zum Einsatz kommt und die Zusammenarbeit in Unternehmen (positiv) beeinflusst.“

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„Web 42“

„Damit ich genügend Vorsprung vor diesen ganzen Web-Versionen habe, habe ich beschlossen, ich nehme die 42.”

Dr. Ulrich Kampffmeyer

„Die Antwort ist 42!“ Douglas Adams in der Romanreihe „Per Anhalter durch die Galaxis“

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DRT - Definition

Document Related Technologies

Dienste einer IT-Infrastruktur zur kontrollierten Nutzung elektronischer

Dokumente unabhängig von Anwendung, Ort, Zeit und Erzeuger.

DRT beinhaltet zwei unterschiedliche Ansätze:

• Systeme, die auf die Verarbeitung unstrukturierter oder schwach strukturierter Information („Dokumente“) spezialisiert sind

• dokumentenorientierte Funktionen, die in beliebige Anwendungen und IT-Infrastrukturen integriert werden

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Was ist DRT ?

• Internet, Intranet & Extranet• Document, Workflow & Knowledge Management• eCommerce & Electronic Signature• Document Input, Distribution & Storage• OCR, ICR & Pattern Recognition• Datenbases, DataWarehouses & Retrieval• Imaging & Multimedia• Archival & Records Management• Secure Communication & Unified Messaging• Groupware & Office Automation Solutions• Forms & Output Management• Middleware & Componentware• Content Management, Syndication & Distribution

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DRT – die Zukunft ist Informations-management

„Die Zukunft stellt die Information selbst in den Mittelpunkt und die Verarbeitung erfolgt Informationszentrisch.“

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Zukunft

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Zukunft - Definition

• Das in der Abfolge der Zeit nach einem Bezugszeitpunkt (Gegenwart) stattfindende Geschehen.

• Der Mensch lebt vor dem Hintergrund der Vergangenheit, deren Ereignisse und Erfahrungen in die Gegenwart eingeflossen sind, auf dieZukunft hin, die immer nur in unterschiedlichen Graden der Wahrscheinlichkeit vorausgesagt werden kann.

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Zukunft - Definition

„Vergangenheit, Gegenwart und Zukunft gibt es nicht:

Die Vergangenheit ist vorbei und nicht zurückholbar, die Zukunft gibt es noch nicht und sie liegt weit voraus, die Gegenwart ist nur ein Augenblick des Übergangs von der Zukunft in die Vergangenheit.“

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IT-Zukunft - Gartner

Gartner:Anbieter für Marktforschung und Analyse in der weltweiten Technologie-Industrie (Gründung 1979 von Gideon Gartner)

Die zehn wichtigsten Technologien:VirtualizationGrid computingService-oriented business applications (SOBAs)Pervasive computingOLED/LEP technologies Linux -- for important stuff Location-aware services

´ Desktop search toolsMicrocommerceInstant messaging

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THESEN

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Konstruktion

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Konstruktion - Definition

Bezeichnet allgemein das Aufbauen, Errichten oder Herstellen eines

materiellen oder immateriellen Gebildes, z.T. auch eine Berechnung

oder Erfindung.

Speziell in der Technik steht Konstruktion für alle Ideen, Überlegungen,

Prinzipien, Berechnungen und Verfahren, welche die Funktion eines

technischen Produkts (einer Maschine oder eines Bauwerks)

gewährleisten.

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Infrastruktur

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Infrastruktur - Definition

Die Gesamtheit aller technischen und logischen Elemente innerhalb

einer Organisation, die zur automatisierten Informationsverarbeitung

eingesetzt werden.

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ECM als Unternehmensinfrastruktur

AIIM International

ERP EnterpriseEnterpriseApplicationsApplicationsEnterpriseEnterpriseApplicationsApplications

EnterpriseEnterpriseContentContentManagementManagement

EnterpriseEnterpriseContentContentManagementManagementWeb Content

ManagementDoc MgmtImaging

Domino Exchange RDMSFile

System

Workflow Collaboration

Data WarehousingMining

E-Business

InfrastructureInfrastructureInfrastructureInfrastructure

IntegrationIntegrationIntegrationIntegration

Source: AIIM 2001 Industry Study

AP/AR RM/A CRM HRM

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Integrative Middleware

AIIM International

ERP EnterpriseEnterpriseApplicationsApplications

System

E-Business

InfrastructureInfrastructure

IntegrationIntegration

AP/AR RM/A CRM HRM

Basis Idee Nr. 1

Integrative Middleware

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Dienstekonzept

AIIM International

System

E-Business

AP/AR RM/A CRM HRM

Basis Idee Nr. 2

Unabhängige Dienstefür alle Anwendungen

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Einheitlicher Speicherort

AIIM International

System

E-Business

AP/AR RM/A CRM HRM

Basis Idee Nr. 3

Ein einheitliches, übergreifendesEnterprise Repository

für jeden Informationstyp

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ECM - Zukunft

„ECM will become infrastructure at the level of operating systems, databases and softwareservices.

ECM basic functionality is a commodity.“

Dr. Ulrich

Kampffmeyer

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Integration

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Integration - Definition

Dient zur Verknüpfung von verschiedenen Anwendungen:Verringerung und Vermeidung von Schnittstellen. Hierbei wird zwischen Funktionsintegration, Datenintegration undGeschäftsprozessintegration unterschieden.

Mehrere arbeitsteilige Applikationen werden in einer Anwendungzusammengefasst. Dadurch wird verhindert, dass dieselben Funktionenin verschiedenen Anwendungen implementiert werden müssen.Gleichzeitig werden Schnittstellen zur Datenübergabe vermieden.

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Organisations-abteilung

Mensch

Organisation

Technik

Informationsverarbeitung

Editing, Publishing,Tabellenkalkulation,Individuelle Anwendungen

Datenbank, Hostdaten,Vorgangsdaten,CI-/NCI-Daten

Ablauforganisation

Logische Reihenfolge,zeitliche Reihenfolge

Aufbauorganisation

Personen, Rollen,Kompetenzen,Organisationseinheiten

Dokumenten-Management

DV-Abteilung Fachabteilung

Integrationsaspekte

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Definition - EAI

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„EAI“ kennzeichnet Tools und Komponenten, die • Low level – Datenflusssteuerungen unterstützen. Diese

werden oftmals auch als Mini-Workflows oder Complex Requests bezeichnet

• Daten unterschiedlicher Anwendungen mappen. Dies kann sowohl dezentral in Konnektoren und Adaptern; als auch zentral im Integration Server erfolgen

• Daten unterschiedlicher Anwendungen transformieren. Dies kann wie das Mapping ebenfalls zentral oder dezentral erfolgen

• Anwendungsdaten intern in ein oder mehrere neutrale Formate wandeln(Quelle: PROJECT CONSULT, 01.2001)

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Integration - Bedeutung von EAIWas ist EAI?

EAI: Enterprise Application Integration

• Integration von Legacysystemen in einer heterogenen Systemlandschaft

• Reduzierung von Schnittstellenproblematiken• Vereinfachung von Datentransformationen• Schnellere Integration neuer Applikationen• Datenflusssteuerung• Verbessertes Change-Management

• EAI kann mit eigenen Mitteln oder mit Fremdprodukten realisiert werden

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EAI - Zukunft

“EAI braucht nur derjenige, der eine schlecht geplante, inhomogene IT-Infrastruktur aufgebaut hat.

Die Zusammenführung von Komponenten mittels Integration ist die einzige Chance, sich in zunehmend komplexen IT-Umgebungen zukunftssichere Lösungen zu sichern.”

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Konvergenz

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Konvergenz - Definition

Allgemein:• Das Zusammenwachsen der IT- Techniken mit den• Kommunikationstechniken und der

Telekommunikation:• die Integration von Kommunikationsdiensten und

Übertragungstechniken,• sodass Texte, Graphiken, Audio und Video über alle

Medien übertragen• werden und Verfügbar gemacht werden können.

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Konvergenz im ECM (1)

Die Konvergenz bei ECM zeigt sich insbesonderedurch das Zusammenwachsen von Technologien, dieursprünglich nicht zum Kernbereich desDokumentenmanagement gerechnet wurden: • Capture• Output-Management• Asset Management• Digital Rights Management• Elektronische Signatur• Web Content Management• ...

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Konvergenz im ECM (2)

Je weiter gefasst ECM betrachtet wird, desto mehrÜberlappung gibt es mit angrenzendenTechnologiebereichen:

• ECM fasert an den Rändern aus.• ECM verschwindet im allgemeinen

Informationsmanagement.

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Konvergenz - Zukunft

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Schnittstellen

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Schnittstellen - Definition

• Schnittstellen sind logische Berührungspunkte in einem System, die definieren, wie Kommandos und Daten zwischen verschiedenen Prozessen und Komponenten ausgetauscht werden.

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Schnittstellen - ECM

ECM hat wenige eigene Schnittstellen hervorgebracht,sondern benutzt vorrangig Schnittstellen andererSysteme. Zu den wenigen eigenen Schnittstellen gehören:• WebDav• JSR 170/283• ArchiveLink

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Schnittstellen - Zukunft

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SOA - Definition

Service Oriented Architecture

Konzept für eine Systemarchitektur mit dem Ziel einer unternehmensweiten, agil gestaltbaren Prozessintegration.

Entwirft einen Designansatz zum Entwurf von komplexenSoftwaresystemen, deren Funktionalität durch voneinanderunabhängige, lose gekoppelte Dienste (Services) realisiert wird.

Eigenschaften:• Ist ein Architekturansatz, kein Produkt und kein Werkzeug• Services enthalten kleine Bausteine der Applikationslogik• aggregiert lose gekoppelte Services zu Geschäftsprozessen• Services sind interoperabel und kommunizieren über

standardisierte Schnittstellen miteinander.

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SOA – direkte Anwendungsintegration

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SOA - Vorteile

SOA ermöglicht es dem Anwender für Dokument- undContent-Funktionalitäten die Infrastruktur zuharmoniseren:

• Nur eine Archiv• Nur eine ????• Nur eine Workflow Engine

SOA ist das Ende des Wildwuchses dergewachsenen Dokumentenmanagement-Lösungen.

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SOA - Zukunft

“Die Applikation, wie sie uns bisher bekannt war, gehört der Vergangenheit an, und die monolithische IT-Infrastruktur vergangener Tage wird in eine dynamische Matrix lose gekoppelter Dienste zerlegt.

Der Wechsel zu SOA wird nicht einfach sein: Wir müssen lernen diese neue Software auf neue Art und Weise erstellen und managen. Das Ergebis wird aber das bewegliche, on-demand Unternehmen sein.“

Charles Stack, Network World, Übersetzung PC

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Definition SaaS (1)

• SaaS Software as a Service ist eine Methode, Software nach Bedarf bereitzustellen

• Es ähnelt dem ASP Application Service Providing• Unternehmen können über SaaS Software-

Anwendungen je nach Bedarf über das Web nutzen• In Bezug auf die Skalierbarkeit bieten "SaaS"-

Lösungen hohe Flexibilität• Durch die steigenden Ansprüchen an die

Performance von Mitarbeitern und Lieferanten, gleichzeitig aber auch von Kunden an die Unternehmens-Performance ist die Kontrolle und das Management der Anwendungen und Systeme durch 24/7 Services meist gewährleistet

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Definition SaaS (2)

• Gerade mittelständische Unternehmen, die oftmals über keine oder aber nur limitierte ITK-Ressourcen verfügen, können schnell und effektiv neue Marktplätze besetzen und neue Geschäftseinheiten professionell aufbauen

• Bei den Sicherheitsfragen können Anwender von dem bereits verfügbaren Security-Know How auf Anbieterseite profitieren, die sie ständig durch die Tätigkeit für andere Kunden vertiefen kann

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SaaS im ECM

SaaS erlaubt die Nutzung von ECM-Diensten ingeschlossenen Gemeinschaften als ASP und inoffenen Gemeinschaften über Web-Mittel.

Beispiele sind:• der Internetsafe, • Projektmanagement-Plattformen,• verteilter Workflow, • kollaboratives Arbeiten in verteilten

Gemeinschaften

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SaaS - Zukunft

„Schätzungen von Gartner gehen davon aus, dass bis 2011 25 Prozent der gesamten Software auf der Basis des SaaS-Modells entwickelt sein könnte.“

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OpenSource

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Open Source - Definition

• Die Software, d.h. der Programmcode liegt in einer für den Menschen lesbaren und verständlichen Form vor

• Die Software darf beliebig kopiert, verbreitet und genutzt werden

• Die Software darf verändert und in der veränderten Form weitergegeben werden

• Diese Charakteristika werden detaillierter in der Open Source Definition (OSD) der Open Source Initiative festgelegt

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Freeware - Definition

• Unter Freeware versteht man Software, die vom Urheber zur kostenlosen Nutzung zur Verfügung gestellt wird und weitgehend ohne Einschränkung verbreitet werden darf

• Im Allgemeinen wird der Begriff Freeware eher für kleinere Softwareprodukte einzelner Programmierer benutzt, die von diesen über ihre Homepages zum Download angeboten werden

• Daneben gibt es auch Codinggroups, die Software programmieren und diese als Freeware anbieten

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Open Source

• Open Source heißt nicht per Definition, dass die Software kostenfrei ist

• Die Nutzung von Freeware ist kostenfrei, allerdings liegt das Programm nur in ausführbarer Form vor

• Der Quelltext steht bei Freeware nicht zur Verfügung

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Open Source

• Gerade im Zeitalter von Web 2.0 wird Open Source in virtuellen Communitys zu einer Triebfeder der Entwicklung neuer Technologien.

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Open Source - Zukunft

„ECM-nahe Produkte wie Joomla, Alfresco, SeeBeyond, dSpace, Typo3 oder AxCMS erhöhen den Druck auf die kleineren DMS- und ECM-Anbieter. Noch haben Produkte wie Alfresco eine geringe Verbreitung in Deutschland - dies wird sich aber ändern.“

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Desktop

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Desktop - Definition

• Allgemein ist Desktop die Schreibtischfläche• Desktop ist ebenso eine grafische Bediener-

oberfäche, mit der die Funktionalität eines Schreibtisches nachgebildet wird

• Desktop-Anwendungen beziehen sich aus-schließlich auf lokal ausgeführte Anwendungen

• durch offene Schnittstellen können die Desktop-Anwendungen zu Netzwerk-Anwendungen werden

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Enabling

• Ergänzung vorhandener Anwendungen um Dokumentenmanagement-Funktionen, damit die gleichen Informationen und Dokumente aus verschiedenen Applikationen heraus genutzt werden können. Dank eines solchen DMS-Enablings können DMS-Funktionen integriert werden, ohne dass sie eine eigene Arbeitsoberfläche (DMS-Desktop) benötigen.

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Desktop

Dokumentenmanagementfunktionalität gehört in jede Anwendung und reduziert sich im wesentlichen auf drei Knöpfe:

• Informationen speichern• Informationen wiederfinden• Informationen reproduzieren

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Desktop - Zukunft

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Nutzung

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Nutzung

Im Unternehmen:

• Durch professionelle Anwender

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Nutzung

Im öffentlichen Bereich:

• Web

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Nutzung

Im privaten Bereich:

• E-Mail• Dokumente• Fotos• Videos

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Nutzung - Zukunft

„Alle Oberflächen werden sich zukünftig daran messen lassen müssen, dass sie nicht nur von professionellen Anwendern, sondern von jedem beliebigen Menschen bedient werden können müssen“

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Suche - Definition

Eine Suchfunktion soll ermöglichen, einen bestimmten Datensatz in einer Datenmenge (schnell) zu finden:

• der Suchende legt die Suchkriterien und weitere Parameter zur Steuerung der Funktion fest.

• es wird ein Verfahren angewendet um den Datenbestand mit den Suchkriterien zu vergleichen.

• es wird der erste, oder alle, oder die ersten xyz Treffer des Datenbestands, die zu den Suchkriterien passen, verwendet.

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Suche:• nach definierten Attributen in relationalen Datenbanken• nach beliebigen Texten und Textbeziehungen in

Volltextdatenbanken

Suchmaschine zur Suche:• in heterogenen Datenbeständen

Thesaurus und Taxonomien zur Suche:• in geordneten Datenbeständen

Agenten zur transaktionsorientierten Suche:• in vorgegeben Repositories

• Suche und Navigation über Tags und Freitextfelder

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Enterprise Search

Definition:• Enterprise Search bezeichnet die unternehmensweite Suche

nach Informationen in den gesamten Datenbeständen einerOrganisation, wobei sowohl das Intranet und die externeWebseite als auch alle anderen Daten in Form von E-Mails,Datenbank-Einträgen, Dokumenten in File-Systemen etc.erschlossen werden.

Funktionalität:• Volltexterschließung• Suchmaschinen• Agenten• Filterung• Pipes• automatische Übersetzung

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Suche - Zukunft

„Vielleicht gibt es ja in Zukunft einmal eine Zusammenführung aller drei Ansätze – Folksonomy als Vorschlags- und Zuordnungssystem für Taxonomien, Thesaurus und Ontologien, Ontologien als Hilfssysteme von Enterprise Search. In speziellen System ist dies bereits zu finden – der Weg zum Allgemeingut ist noch weit.“

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Kollaboration

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Kollaboration - Aussagen

1. Kollaboration ermöglicht prozessgestützte Zusammenarbeit ohne das die Prozesse vorher definiert werden müsse

2. Kollaboratives Arbeitenund Adhoc-Workflow überschneiden sich

3. Nachvollziehbarkeit und Konsistenz sind Grundprobleme des parallelen kolloborativen bearbeiten von Dokumenten

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Kollaboration - Merksatz

Kollaboratives bearbeiten ersetzt herrkömmliche Büroprozesse:• Verteiltes Arbeiten• Heimarbeit• Paralleles bearbeiten am gleichen Objekt• Orts- und zeitunabhängiges Bearbeiten • Mediumunabhängiges Bearbeiten

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Kollaboration - Definition

• Gemeinsam nutzbare Informationsbasen• Gemeinsames, gleichzeitiges und kontrolliertes Bearbeiten von

Informationen• Wissensbasen über Skills, Ressourcen und Hintergrunddaten für die

gemeinsame Bearbeitung von Informationen• Verwaltungskomponenten wie Whiteboards für Ideensammlungen,

Terminpläne, Projektmanagement und andere• Kommunikationsanwendungen wie Video-Conferencing• Integration von Informationen aus anderen Anwendungen im Kontext

der gemeinsamen Informationsbearbeitung

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Kollaboration - Zukunft

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Klassifikation

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Klassifikation - Definition

herkömmlich:

• Eine Einteilung anhand bestimmter gemeinsamer Merkmale

• Taxonomien• Ontologien• Systematiken

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Klassifikation - Definition

im ECM-Umfeld:

• Zuordnung von Objekten• Indizierung von Objekten anhand von Attributen• Bestimmung von Laufwegen

• Wer?• Welcher Posteingang?• Wie wird Weiterverarbeitet?• Format?• Speicherung?

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Klasse

DBDokument

AutomatischeKlassifikation

Speicherung

Metadaten zum Informationsobjekt

Speicherort

Verteilung

Automatische KlassifikationInput Management

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Repository AutomatischeKlassifikation

Repräsentation

Anfrage

Ergebnis

Automatische Klassifikation Intelligentes Retrieval

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Klassifikation - Zukunft

„Mit der dritten Generation ist die elektronische Klassifikation so weit gediehen, dass sie besser als der Mensch, in Bezug auf dessen Ausbildung, Tagesform und Kenntnis des Schriftgutes zuordnen kann.“

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Wert - Definition

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• Der Wert und Charakter eines Dokumentes ergibt sich in der Regel erst durch inhaltliche, prozessabhängige, zeitliche oder fachliche Zusammenhänge

• Der Wert von Information bemisst sich an einer Reihe von individuellen Kriterien, die von Unternehmen zu Unternehmen unterschiedlich ausfallen. Dies ist auch von der Geschäftsform des Unternehmens abhängig.

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Wert - Kriterien

Es sind eine Reihe von verschiedenen grundsätzlichen Kriterien zu berücksichtigen wie z.B.:

• Anteil von Information an der Wertschöpfung des Unternehmens• Nutzung von Information in Prozessen• Nutzung von Information als Wissen• Abhängigkeit von der Verfügbarkeit und Richtigkeit von

Information• Bedeutung von Information bei der Erfüllung rechtlicher und

regulativer Vorgaben• Rolle von Information als Steuerungselement der

Unternehmensstrategie• Gewichtung elektronischer Information versus papier- und

menschengebundener Information• Bedeutung von Information in der Entscheidungsfindung und

Planung• usw.

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• Der Wert von Informationen ändert sich mit der Zeit• Informationen die heute wertlos sind, können

morgen Millionen wert sein

• Daraus ergibt sich:• Der zukünftige Wert kann bei der Entstehung oder dem

Empfang von Informationen nicht abgeschätzt werden• Deswegen muss Information ständig neu bewertet

werden, damit sie ihren Wert behält

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Thesen

„Information hat nur dann einen inhärenten Wert, wenn sie in Prozessen nutzbar gemacht wird.“

„Der Umfang einer Investition für eine Document-Related-Technologies-Lösung hat sich am Wert der Information zu orientieren“

(aus Ulrich Kampffmeyer, "Dokumenten-Technologien: Wohin geht die Reise?", 2003)

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Compliance

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Compliance - Definition

Gesamtheit aller zumutbaren Maßnahmen, die das regelkonformeVerhalten eines Unternehmens, seiner Organisationsmitglieder undseiner Mitarbeiter im Hinblick auf alle gesetzlichen Ge- und Verbotebegründen.

ISO 15489:Leitlinien zur Verwaltung von Schriftgut von öffentlichen und privatenOrganisationen. Schlüsselbegriffe sind 'Aktenführung', 'Schriftgutverwaltung' oder‚Records Management‘:Kontrolle und Durchführung der Erstellung, Entgegennahme,Aufbewahrung, Nutzung und Aussonderung von Schriftgut einschließlichder Erfassung und Aufbewahrung von Nachweisen und Informationenüber Geschäftsabläufe und Transaktionen.

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IMC Information Management Compliance

• IMC hat nicht nur mit Technik zu tun, sie muss sich im gesamten Unternehmen, im Umgang mit Information und in den Prozessen einer Organisation widerspiegeln

• Sie hat mit Verantwortung von Personen und deren Tätigkeit, Nachvollziehbarkeit und Qualitätsstandards zu tun

• Information Management Compliance ist eine Abbildung all dieser Komponenten in elektronischen Systemen

• Diese beinhalten nicht nur Komponenten wie Records Management und Archivierung, sondern Datensicherung und Datensicherheit, Zugriffsschutz, Kontrollsysteme und andere Komponenten

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Compliance

• IMC hat nicht nur mit Dokumenten und Records als statischen Objekten zu tun, sondern muss die Prozesse kontinuierlich und nachvollziehbar begleiten.

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Compliance - Zukunft

„Es muss eine Angleichung der elektronischen Welt an die Papierwelt stattfinden. Nur mit einem komplett neuem Rahmenwerk von Gesetzen und Richtlinien können allgemeingültige und gerechte Grundlagen für Information Management Compliance geschaffen werden“

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Compliance - Zukunft

„Das elektronische Original rückt in den Vordergrund – Papierdokumente sind häufig nur noch eine mögliche Representation von elektronisch entstandenen Dokumenten“

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Standards & Normen

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Standards & Normen - Definition

Standard:Technische Norm, die sich in der Praxis eine breite Akzeptanz erarbeitethat, bzw. sich ungeplant infolge gesellschaftlicher Prozesse und Erfahrungen In der Praxis ergeben und als eine Art stillschweigendeÜbereinkunft etabliert hat.

Normen:Rechtlich anerkannte, durch Normungsverfahren beschlossene undallgemein gültige Regeln der Technik. Meist verbindliche Vorschrift innationalen und internationalen Gesetzen und Verordnungen.

Internationale Normungsorganisationen:z.B. ISO oder die IEC

Nationale Normungsorganisation: z.B. DIN

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Wirtschaftlichkeit von Standards aus Sicht der Anwender

• Kompatibilität• Investitionssicherheit• Verfügbarkeit von Komponenten verschiedener

Hersteller• Prüfbarkeit• Migrationssicherheit

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Wirtschaftlichkeit von Standards aus Sicht der Anbieter

• Standardschnittstellen und Formate• Langfristige Einhaltung von Formaten• Qualitätssicherung• Vereinfachung der Gewährleistung• Modularisierung des Produktangebotes• Produktakzeptanz• Verringerung der Fertigungstiefe

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Standards

• Auch Standards haben eine begrenzte Lebensdauer, sie müssen ständig überprüft und an neue Gegebenheiten angepasst werden.

• Der wichtigste Vorteil von Standards ist, dass es immer mehr als einen Anbieter gibt und das Risiko bei Migrationen verringert wird.

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Standards - Zukunft

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Schutz

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Schutz – Allgemeine Definition

Eine Maßnahme, um eine Sache oder Person vor der Wirkung einer Gefahr zu bewahren.

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Datenschutz – spezielle Definition

Datenschutz bezeichnet den Schutz personenbezogener Daten vor Missbrauch.

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Betrieblicher Datenschutz

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Persönlicher Datenschutz

Der Zweck des Datenschutzes besteht darin, den Einzelnen davor zu schützen, dass er durch den Umgang mit seinen personenbezogenen Daten in seinem Recht auf informationelle Selbstbestimmung beeinträchtigt wird.

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Schutz - Zukunft

„Das Schutzbedürfnis für Informationen wird im Zeitalter des gläsernen Bürgers immer wichtiger werden. Gesicherte ECM-Umgebungen bieten ausreichend Schutzmechanismen, wenn sie nicht durch offene Kommunikations- und Internetkanäle ausgehebelt werden“

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Sicherheit

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Sicherheit - Definition

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Zugangssicherheit - Definition

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Investitionssicherheit - Defintion

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Revisionssicherheit - Defintion

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Sicherheit

• Single Logon – der Anwender hat in allen Systemen immer aktuell die gleichen Rechte

• Neben traditionellen Firewalls eine Software, die im Hintergrund ständig die Virenfreiheit und den Schutz vor unberechtigtem Zugriff überwacht

• Elektronische Signaturen zur Authentifizierung im E-Business und in internen Anwendungen

• Sichere Protokolle, Leitungen und kryptografische Encodierung zur Absicherung des Informationsaustausches

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Sicherheit - Zukunft

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Rechte

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Rechte - Definition

• Im objektiven Sinn die Gesamtheit staatlich institutionalisierter Regeln, die zueinander in einer gestuften Ordnung (Rechtsordnung) stehen und menschliches Verhalten anleiten oder beeinflussen (objektives Recht).

• Als subjektives Recht wird dagegen der Anspruch bezeichnet, der für einen Berechtigten aus dem objektiven Recht erwächst.

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IRM – Information Rights Management

• Ziel: dauerhafter Daten- und Dokumentenschutz vor

unautorisierter Nutzung, sichere und personalisierte Zugriffsrechteverwaltung, insbesondere für den unternehmensweiten Dokumentenaustausch.

• Lösung :eindeutige, automatisierte Rechtvergabe.

Übermittlung einer Datei erfolgt inklusive der zuvor festgelegten Tiefe des Dokumentenschutzes. Jedem Dokument sind spezifische Sicherheitsstandards zugeordnet.

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DRM – Digital Rights Management

• Ziel:

Kontrolle der Verbreitung digitaler Medien, insbesondere bei

Film- und Tonaufnahmen: Kopierschutz.• Zugangssteuerung: Wer?• Nutzungssteuerung : Was?

• Lösung:

Lizenzdaten, die die genaue Einstellung der Berechtigungen ermöglichen.

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Rechte - Zukunft

„Derzeitige Rechteverwaltunglösungen stellen für die langzeitige Absicherung von intellektuellen Inhalten eher ein Hindernis dar. In Archiven werden Wasserzeichen und andere Schutzmerkmale entfernt um die Reproduktion sicherzustellen. Für die Zukunft müssen vollkommen neue Konzepte geschaffen werden, um sowohl offenen Zugriff im Sinne der Informationsfreiheit als auch intellektuelle Rechte von Künstlern zu wahren.“

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Authentizität

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Authentizität - Definition

• Authentizität bedeutet Echtheit (als Original befunden). Authentizität einer Information ist die sichere Zuordnung zum Sender und der Nachweis, dass die Informationen nach dem Versand nicht mehr verändert worden sind.

• Sie ist in vielen Fällen nach heutiger Rechtsauffassung nur bei originaler Mitteilung, z.B. Direktkommunikation oder Schriftgut mit originaler Unterschrift der zur Abgabe von schriftlichen Willenserklärungen autorisierten Personen, gewährleistet; in einigen Fällen schreibt das Gesetz zur Bestimmung der Authentizität notarielle Beglaubigung, Beurteilung oder Beurkundung vor.

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Authentizität

• Elektronische Signaturen erlauben u. a. die Überprüfung der Authentizität der Nachricht (Wer ist der Verfasser?) und den Schutz vor Veränderungen während der Übermittlung.

• Zur Verbesserung des elektronischen Zahlungsverkehrs stehen verschiedene Standards und Systeme der Verschlüsselung sowie mit der elektronischen Signatur ein Instrument zur Sicherung von Identität und Authentizität der elektronischen Transaktion zur Verfügung.

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Elektronische Signatur

Es werden 3 Arten der elektronischen Signatur vorgesehen:

1. Einfache SignaturWahrung der Authentizität des Unterzeichners durch Verwendung biometrischer Verfahren (Iris Recognition, Fingerprint, etc.)

2. Fortgeschrittene SignaturWahrung von Authentizität und Integrität durch die Verwendung eines Public- / Private-Key-Verfahrens, ohne die besondere Berücksichtigung von Trustcentern und Certification Authorities (PGP u. a.)

3. Qualifizierte SignaturWahrung von Authentizität und Integrität durch die Verwendung eines Public- / Private-Key-Verfahrens, mit expliziter Berücksichtigung von Trustcentern und Certification Authorities

EU Richtlinie vom 18.11.1999

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Authentizität - Merksatz

Elektronische Signaturen schützen nicht vor Veränderung, sondern weisen Veränderung nur nach.

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Authentizität - Zukunft

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Authentifikation

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Authentifikation - Definition

• = Zugangskontrolle

• vielfältigen Möglichkeiten des Internets stehen zahlreiche Gefahren gegenüber:

• Durch fehlerhafte und Fehler verursachende Software (Computerviren), die den Nutzer über das Internet erreicht, können Fehlfunktionen bis zur Zerstörung ganzer Festplatteninhalte hervorgerufen werden.

• Es stellt sich die verstärkte Forderung nach zuverlässigen Sicherheitsmechanismen (z. B. spezielle

Codierungsverfahren, Virenschutzprogramme usw.).

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Authentifikation

• So werden u. a. Verfahren der Kryptologie in unterschiedlichen sicherheitsrelevanten Bereichen eingesetzt.

• Im Bereich der Identifikation und Authentifikation (Zugangskontrolle) setzt man Verschlüsselungsverfahren ein, um Passworte verschlüsselt zu speichern.

• Spezielle kryptografische Mechanismen (elektronische Signatur) werden auch zur Gewährleistung der Datenintegrität verwendet, die z. B. beim elektronischen Geschäftsverkehr oder bei der Nutzung von Dienstleistungen über das Internet

eine große Rolle spielen.

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Authentifikation - Trends

• Mit der steigenden Zahl der Internetnutzer werden zunehmend Fragen des Urheberrechts, der Informationsauswahl und der staatlichen Regulierung diskutiert

• unbeschränkte Meinungsfreiheit Forderung freiwilliger oder staatlicher Beschränkungen

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Authentifikation - Zukunft

“Authentifikation und Identifikation sind zweierlei Dinge. Eine sichere digitale Identifikation jedes Menschen ist in der Zukunft unbedingt erforderlich. Lösungen hierfür sind sehr schwierig zu finden, weil digitale Identitäten besonders geschützt sein müssen.”

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Lebenszyklus

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ILM - Definition

Information Lifecycle Management is compromised of the policies, processes, practices and tools used to align the business value of information with the most appropriate and cost effective IT infrastructure from the time information is conceived through its final disposition.

Information is aligned with business processes through management processes and service levels associated with applications, metadata, information and data

SNIA 2004

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ILM Information Lifecycle Management

• Neues „Schlagwort“ der Anbieter von Speicher-Technologien (Storage)

• Ergänzung von Speichersubsystemen mit Software zur Verwaltung des Lebenszyklus von Daten

• Hinterlegte „Policies“ (Regeln) steuern die Speicherung, Speicherorte und Aussonderung von Informationen

• Weiterentwicklung des HSM hierarchischen Speichermanagements in Richtung elektronische Archivierung, Dokumentenmanagement und Enterprise Content Management

• Betriebssystemnahe Infrastruktur• Wird zum Teil als Oberbegriff von ECM ... +...+... benutzt,

stellt sich aber auch als Store- und Preserve-Komponente innerhalb von ECM dar

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ILM - Zukunft

„ILM wird sich in Zukunft als Infrastruktur positionieren und herkömmliches Ansätze der Datensicherung, des hierarchischen Speichermanagement und der elektronischen Archivierung ablösen.“

„Irgendwann wird ILM so selbstverständlich wie eine Textverarbeitung oder Drucker sein.“

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TEMPERAMENTE

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Projektion

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Zeitlinie

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Archiv

Unter einem Archiv (von lat.: archivum, aus griech.: archeion Regierungs-, Amtsgebäude) versteht man üblicherweise eine meist auf Dauer angelegte Sammlung von Unterlagen oder Informationen.

Elektronische Archive erlauben datenbankgestützt den Zugriff auf langzeitig, unveränderbar archivierte elektronische Informationen.Elektronische Archive sind keine Datensicherungs- oder Backup-Systeme.

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Archiv

„Elektronische Archive sind das Gedächtnis der Informationsgesellschaft.“

Erkki Liikanen, EU-Kommissar, 1999

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Arbeit

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Arbeit - Definition

• bewusstes, zielgerichtetes Handeln des Menschen zum Zweck der Existenzsicherung wie der Befriedigung von Einzelbedürfnissen

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Arbeit - Zukunft

„Workflow vernichtet Arbeitsplätze“

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Selbstverständnis

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Selbstverständnis - Definition

• In den Gesellschaftswissenschaften wird der bevorstehenden Zeit eine konstitutive Funktion für menschliches

Selbstverständnis und Handeln zugeschrieben • Der Mensch lebt vor dem Hintergrund der Vergangenheit,

deren Ereignisse und Erfahrungen in die Konstitution der Gegenwart eingeflossen sind, auf die Zukunft hin, die immer nur in unterschiedlichen Graden der Wahrscheinlichkeit vorausgesagt werden kann.

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„Beherrscht der Mensch die Maschine oder die Maschine den Menschen?“

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Petabytes an Informationen

019701980 20001990 2010 2020 2030

100000

System-

zentrisch

PC-zentrisch

Netzwerkzentrisch

Informationszentrisch

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Flut - Definition

• Heutzutage werden riesige Datenmengen erzeugt, verschoben und abgelegt

• Das Datenvolumen erhöht sich täglich

• Verantwortlich ist u.a. die stark wachsende elektronische Kommunikation und speicherhungrige Datenbank-Anwendungen

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Information Overflow

„Wir leiden an einer Informationsüberflutung und müssen die werthaltige, wichtige Information mühsam suchen“

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Flut - Zukunft

„Wir ertrinken in Informationund dürsten nach Wissen.“

John Naisbitt, Megatrends 2000

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Qualität

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Qualität - Definition

• Qualität ist die Übereinstimmung von Leistungen mit Ansprüchen.

• Ansprüche stellen Verwender (Konsument / Produzent), Händler, Hersteller.

• Entscheidend ist, was die Anspruchsteller vor dem Hintergrund ihrer Anforderungen wahrnehmen und für richtig halten. Während die rational bedingte Sachqualität mit naturwissenschaftlich-technischen Methoden messbar ist, bereitet die reproduzierbare Messung der Anmutungsqualität

Probleme.

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Qualität

„Die Abhängigkeit von der Richtigkeit von elektronischer Information wächst ständig.“

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Verlust

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Verlust - Definition

• EDV Begriff: Datenverlust• Durch ein beschädigtes Speichermedium, einen

Hardware-Defekt, einen Programmfehler oder Bedienungsfehler wird ein Zustand herbeigeführt, bei dem Daten, Dateien oder Informationseinheiten verloren gehen oder beschädigt werden

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Verlust - Sicherheitsvorkehrungen

• Datensicherung (durch Einsatz von Backup-Programmen, Antiviren-Software o.ä.)

• Unterbrechnungsfreie Stromversorgung kann Datenverlust ebenfalls vorsorgen

• Bei sehr sensiblen Kunden- oder Firmendaten empfiehlt sich der Einsatz von RAID-Systemen, die selbst bei einem Festplatten-Ausfall die sensiblen Daten retten

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Verlust

„Die Abhängigkeit von der Verfügbarkeit von elektronischer Information wächst ständig.“

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Risiko

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RisikoDefinition

• Allgemein wird unter Risiko die Möglichkeit ungünstiger künftiger Entwicklungen verstanden

• Was bedeutet Risiko?• Risiko =

Eintrittswahrscheinlichkeit * Schadenshöhe• Risiko wird durch das Auffinden von

Schwachstellen erkannt

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• Informationsmanagement erfordert Risikomanagement.

• Es müssen Entscheidungen getroffen und Regeln vom Management definiert werden, wie mit Information umzugehen ist und welche Informationen aufzubewahren sind.

Risikomanagement

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Risiko - Zukunft

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Langzeit

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Langzeitarchivierung - Definition

• Ist nicht nur die Erfüllung gesetzlicher Vorgaben über eine bestimmte Zeitspanne

• „Langzeit“ bedeutet für die Bestandserhaltung digitaler Ressourcen die Entwicklung von Strategien, die den ständigen Wandel im Informationsmarkt bewältigen können

• „Archivierung“ ist im allgemeinen Sprachgebrauch mit der fortschreitenden Anwendung der Informationstechnik seines Sinnes nahezu entleert worden

• „Archivierung“ impliziert die Erhaltung der dauerhaften Verfügbarkeit digitaler Ressourcen

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Langzeit

„Zukünftige Archäologen werden vielleicht die Frühzeit der EDV einmal als das „Dunkle Zeitalter“ bezeichnen. Und diesem Zeitalter sind wir noch nicht entronnen.“

Ulrich Kampffmeyer

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Verantwortung

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Verantwortung

“Wir haben nicht nur eine Verantwortung für Unternehmensdaten, sondern generell für die Erhaltung von Informationen”

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Ägide

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Ägide

• Noch mehr regulative Vorgaben für DRT?• Das „papierlose Büro“?• Dokumenten-Technologien für den Privatmann?• Heimarbeit und „Roaming User“?• Neue Benutzeroberflächen?• Speicher ohne Ende?• DRT als Betriebssystemfunktionalität?• Lösungen „Out of the Box“?• Biometrie für Jedermann?• „Social Divide“?• Der gläserne Mensch?• Wie wertvoll ist der Mensch in seinem eigenen System?

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Ägide - Zukunft

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Intelligenz

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Intelligenz

• allgemein: im allgemeinen Verständnis die übergeordnete Fähigkeit die sich in der Erfassung und Herstellung anschaulicher und abstrakter Beziehungen äußert, dadurch die Bewältigung neuartiger Situationen durch problem-lösendes Verhalten ermöglicht und somit Versuch-und-Irrtum-

Verhalten und Lernen an Zufallserfolgen entbehrlich macht. • Künstliche Intelligenz: Die Idee der vollständigen oder

weitgehenden Ersetzung des menschlichen Geistes durch die Maschine ist begleitet von (v. a. philosophischen)

kontroversen Diskussionen.

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Intelligenz

ECM – Vision und Potentiale

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Exponentielles Wachstum in der Computertechnik

1900 1940 1980 2020 2060 2100

Computer

ein Insektengehirn

ein Mäusegehirn

ein menschliches Gehirn

alle menschlichen Gehirne zusammen

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Intelligenz - Zukunft

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Dr. Ulrich Kampffmeyer E-Mail: Ulrich.Kampffmeyer@PROJECT-CONSULT.com

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Quellen

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(7) Gesellschaftliche Bedeutung

Die Bewahrung von Information ist nicht nur Firmen- und Privatangelegenheit: sie hat eine grundlegende gesellschaftliche Bedeutung.

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Die Bewahrung von Information ist nicht nur Firmen- und Privatangelegenheit: sie hat eine grundlegende gesellschaftliche Bedeutung.

„Elektronische Archive sind das Gedächtnis der Informationsgesellschaft.“

Erkki Liikanen, EU-Kommissar, 1999

(7) Gesellschaftliche Bedeutung

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1 BBK Kolloqium Records Management & MoReq2 Dr. Ulrich Kampffmeyer 13.01.2009 PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder.

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ECM als Unternehmensinfrastruktur | Contentmanagerdays | Dr. Ulrich Kampffmeyer | PROJECT CONSULT Unternehmensberatung | 2002

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GDPdU und elektronische Archivierung | Dr, Ulrich Kampffmeyer | PROJECT CONSULT | 2004

[DE] MoReq2 Roadshow 2008 | Ulrich Kampffmeyer | PROJECT CONSULT

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[DE] Dokumentenmanagement | Dr. Ulrich Kampffmeyer | PROJECT CONSULT | Hamburg 2005

OperAting the digitAl trAnsfOrmAtiOn ...Dr. Ulrich Kampffmeyer, Geschäftsführer, PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Foto: Hämmerli Next Generation

[DE] Vortrag: DMS Wirtschaftlichkeit | Dr. Ulrich Kampffmeyer | PROJECT CONSULT | Hamburg 2012