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UGEL Contumazá – Manual de Procedimientos Administrativos - MAPRO 2015
MINISTERIO DE EDUCACIÓN
DIRECCION REGIONAL DE EDUCACION CAJAMARCA
UNIDAD DE GESTION EDUCATIVA LOCAL CONTUMAZA
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
ADMINISTRATIVOS - MAPRO
UGEL CONTUMAZÁ
2015
UGEL Contumazá – Manual de Procedimientos Administrativos - MAPRO 2015
Jr. Jorge Chávez 281 - Teléf. 076-830113 - www.ugelcontumaza.gob.pe
PRESENTACION
El Área de Gestión Institucional de la Unidad de gestión Educativa Local de Contumazá,
a través del Especialista en Planificación, ha actualizado el Manual de Procedimientos
Administrativos (MAPRO), instrumento descriptivo y de sistematización normativa, que
tiene un carácter instructivo e informativo. Contiene en forma detallada, las acciones
que se siguen en la ejecución de los ocho procesos priorizados para el cumplimiento de
las funciones y guarda coherencia con las respectivas normas legales y normas
administrativas, en el cual se precisa los objetivos, alcances, bases legales, requisitos
requeridos; así como, el flujograma correspondiente.
Este documento normativo constituye una guía de orientación y trabajo que contiene las
diversas etapas por las que se realiza el trámite de un documento o expediente, y
facilitar los mecanismos que permitan el ordenamiento, simplificación del procedimiento,
para el desenvolvimiento de la gestión administrativa, la cual redunde en la prestación
eficiente y efectiva de los servicios públicos.
Para su formulación, se ha tenido en consideración la Ley Nº 27444, Ley del
Procedimiento Administrativo General, Ley Nº 28044, Ley General de Educación y
modificatorias Leyes Nos. 28123, 28302, 28329 así como la Ley Nº 27783, Ley
Orgánica de Gobiernos Regionales, Decreto Ley Nº 27867, Ley Nº 27902, Ley que
modifica la Ley Orgánica de Gobiernos Regionales, Ley Nº 27444 Ley de Procedimiento
Administrativo General, Decreto Supremo N° 007-2011 – PCM, que aprobó “La
Metodología para la Simplificación Administrativa”, Decreto Supremo Nº 015-2002-ED,
Resolución Suprema Nº 205-2002-ED, Resolución Jefatural Nº 059-77-INAP/DNR, Ley
Nº 30372, Resolución Vice Ministerial N° 020-2009 –ED que aprobó los “Lineamientos
para el Desarrollo de las Acciones de Simplificación Administrativa en las Instancias de
Gestión Educativa Descentralizada” y la Ley 30281 ”Ley de Presupuesto del Sector
Público para el Año Fiscal 2015.
En el marco del proceso de la descentralización, modernización del Estado, la
democratización de la educación y con la finalidad de lograr los objetivos de cada uno
de los procedimientos, es imperante el mejoramiento de prestación de servicios
educativos, dinamizar el trabajo y brindar un servicio y trato de calidad en beneficio de
la Comunidad Educativa de la provincia de Contumazá.
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INDICE
CARATULA 1
PRESENTACIÓN 2
ÍNDICE 3
DATOS GENERALES 4
Objetivos 4
Alcances 4
Aprobación y actualización 4
PROCEDIMIENTOS 5
1. Visación y/o emisión de Certificados de Estudios 5
2. Subsidio por Luto y Sepelio (Docentes) 8
3. Atención de Recurso Administrativo de Reconsideración. 11
4. Proceso: Recurso Administrativo de Apelación 14
5. Absolución de consultas internas y externas 17
6. Asignación por Tiempo de Servicios (25, y 30 años) 19
7. Emisión de Constancia Escalafonaria 21
8. Constancia de haberes y descuentos 23
ANEXO: 25
INVENTARIO DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS 25
GLOSARIO DE TÉRMINOS 26
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MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS
GENERALIDADES 1. Objetivos
El Manual de Procedimientos tiene como objetivos principales:
- Consolidar los procedimientos administrativos en un solo documento
denominado Manual de Procedimientos Administrativos-MAPRO de la UGEL
Contumazá.
- Uniformizar y controlar el cumplimiento de las rutinas de trabajo y evitar las
alteraciones arbitrarias.
- Facilitar las labores de auditoría.
- Simplificar la determinación de responsabilidades.
- Contar con un documento de carácter instructivo e informativo de fácil
identificación y manejo.
- Contribuir al logro de una gestión eficiente y eficaz de servicios que se brinda.
2. Alcance
El Manual de Procedimientos Administrativos, alcanza su aplicación a todas las
Áreas y oficinas de la UGEL Contumazá, igualmente permite ejercer su
competencia en todas las instituciones educativas del ámbito jurisdiccional de la
UGEL Contumazá.
3. Aprobación y actualización
El Manual de Procedimientos Administrativos - MAPRO de la Unidad de Gestión
Educativa Local de Contumazá será aprobado por el Órgano de Dirección, y su
actualización se hará de acuerdo a los lineamientos de la política de modernización
de la gestión pública y de la simplificación administrativa.
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PROCEDIMIENTOS
1. VISACIÓN DE CERTIFICADOS DE ESTUDIOS DE ALUMNOS DE
INSTITUCIONES DE EDUCACIÓN BÁSICA REGULAR.
ÓRGANO DIRECCIÓN CODIGO:
PROCEDIMIENTO Visación de certificados de estudios de alumnos
de instituciones de educación básica regular OD/AC.-01
OFICINA: Actas y Certificados
Objetivo: Verificar la conformidad del Certificado de Estudios con las Actas de Evaluación Final. Base legal :
Ley Nº 28044, Ley General de Educación
Decreto Supremo N° 011-2012-ED Reglamento de la Ley General de Educación
Resolución Ministerial N° 070-2008-ED Relación de Procedimientos Administrativos a cargo de la Direcciones Regionales de Educación y demás instancias de gestión educativa descentralizada
Ley Nº 27444, Ley del Procedimiento Administrativo General.
TUPA, de la Unidad de Gestión Educativa Local de Contumazá
Requisitos:
Solicitud (FUT) dirigida al Director de la UGEL Contumazá
Certificado de Estudios
Comprobante de pago Origen
Se inicia cuando el usuario presenta su solicitud a Trámite Documentario con los requisitos establecidos. DESCRIPCION DEL PROCESO: ORGANO DE DIRECCION:
Tramite documentario: Oficinista:
1. Recepciona el expediente y sella el cargo, registra en el Sistema y deriva el expediente a la Oficina de Actas y Certificados.
Actas y Certificados Técnico Administrativo:
2. Recepciona y registra el expediente 3. Verifica la conformidad del Certificado de estudios con las Actas de Evaluación
Final de Estudios de la respectiva institución educativa, 4. Si no está conforme anota inconformidad en observaciones y separa expediente
y notifica al administrado De encontrarse conforme:
5. Visar el Certificado de Estudios y derivar a la Secretaria del Órgano de Dirección Secretaria
6. Recepciona el Certificado de Estudios visado por el Técnico Administrativo de Actas y Certificados y deriva el expediente al Director de la Ugel Contumazá, para su firma correspondiente.
Director:
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7. Verifica y firma el Certificado de Estudios y entrega a la Secretaria
Secretaria: 8. Recepciona el Certificado de Estudios visado y firmado por el Director y deriva a
Actas y Certificados para ser entregado al usuario Actas y Certificados Técnico Administrativo:
9. Recibe el expediente y registra en el libro 10. entrega al usuario el Certificado de Estudios
DURACIÓN: Medio día desde la presentación del expediente. FIN DEL PROCEDIMIENTO
Flujograma:
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VISACIÓN DE CERTIFICADOS DE ESTUDIOS DE ALUMNOS DE INSTITUCIONES DE EDUCACIÓN BÁSICA REGULAR.
FLUJOGRAMA VISACIÓN DE CERTIFICADOS DE ESTUDIOS DE ALUMNOS DE INSTITUCIONES DE EDUCACIÓN BÁSICA REGULAR.
USUARIO
ORGANO DE DIRECCIÓN
TRAMITE DOCUMENTARIO ACTAS Y CERTIFICADOS Secretaria
Director UGEL Contumazá Oficinista Técnico Administrativo
No
20 Minutos 60 Minutos 120 minutos 20 Minutos 20 Minutos
INICIO
Presenta solicitud y requisitos
A
Firma el cargo en señal de conformidad
FIN
Recepciona, sella el cargo y verifica requisitos
Registra en el Sistema y deriva el expediente a la Oficina de
Actas y Certificados
SIST.T.Doc
Verifica la conformidad del Certificado de estudios con las Actas de Evaluación Final de Estudios de la respectiva institución educativa
Recepciona y registra el expediente
Conforme
Visa el Certificado de Estudios y derivar a la Secretaria del Órgano de Dirección
Si no está conforme anota inconformidad en observaciones y separa expediente y notifica al administrado.
Recibe el expediente y registra en el libro y entrega al usuario el Certificado de Estudios
Recepciona el Certificado de Estudios visado y firmado por el Director y deriva a Actas y Certificados para ser entregado al usuario
Si
Verifica y firma el Certificado de Estudios y entrega a la Secretaria
Medio día
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2. SUBSIDIO POR LUTO Y SEPELIO A DOCENTES
ÓRGANO AREA DE GESTION ADMINISTRATIVA CODIGO:
PROCEDIMIENTO Subsidio por luto y sepelio a docentes AA-PER-01
OFICINA: Personal - Proyectos
Objetivo: Otorgar al servidor el beneficio económico de subsidio por luto y gastos de sepelio que le corresponde de acuerdo a Ley. Base legal :
Ley Nº 29944 Ley de Reforma Magisterial
Ley 30372 Ley de Presupuesto del Sector Público para el Año Fiscal 2016.
Ley Nº 27444, Ley del Procedimiento Administrativo General.
Decreto Supremo Nº 051-91-PCM, que aprueba la Escala de Remuneraciones del Sector Público.
D.S. N° 309-2013-EF, que establece el Monto Único del Subsidio por Luto y Sepelio a otorgarse a los profesores comprendidos en la Carrera Publica Magisterial a que se refiere la Ley 29944, Ley de Reforma Magisterial
DS: Nº 004-2013-ED Reglamento de la Ley de Reforma Magisterial.
Requisitos:
Solicitud (FUT) dirigida al Director de la UGEL Contumazá
Copia de DNI
Copia de la última Boleta de Pago autenticado
Copia de partida de nacimiento del beneficiado
Copia de la partida de defunción del familiar
Boleta de gastos de sepelio a nombre del solicitante Origen
Se inicia cuando el usuario presenta su solicitud a Trámite Documentario con los requisitos establecidos. DESCRIPCION DEL PROCESO:
ORGANO DE DIRECCION:
Tramite documentario: Oficinista: 1. Recepciona el expediente y sella el cargo, registra en el Sistema y deriva el
expediente al Área de Gestión Administrativa.
AREA DE GESTIÓN ADMINISTRATIVA Secretaria:
2. Recepciona, registra y deriva el expediente al Especialista en personal
Especialista en personal 3. Elabora el Informe Técnico, el Proyecto de resolución Directoral, lo visa y entrega
a la secretaria 4. Si no está conforme anota inconformidad en observaciones y separa expediente
y notifica al administrado Secretaria del Área de Administración
5. Recepciona el Proyecto de resolución Directoral y deriva al Jefe del Área de Administración.
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Jefe del Área de Administración:
6. Visa el Proyecto de resolución Directoral y entrega a la Secretaria. Secretaria del Área de Administración
7. Recepciona el expediente y deriva a la Área de Asesoría Jurídica AREA DE ASESORÍA JURIDICA: Asesor Legal:
8. Verifica y visa el Proyecto de resolución Directoral y deriva al Órgano de Dirección.
ORGANO DE DIRECCIÓN: Secretaria de Dirección
9. Recepciona el expediente y deriva al Director de la UGEL Contumazá para firma del Proyecto de Resolución Directoral
Director
10. Verifica y firma el Proyecto de Resolución Directoral y entrega a la secretaria Secretaria de Dirección
11. Recepciona el Proyecto de Resolución Directoral firmado y deriva junto con el
expediente al responsable de realizar la numeración y registro y reproducción de la Resolución.
Responsable de registro, numeración y reproducción:
12. Realiza la numeración y registro y reproducción de la Resolución. 13. Deriva la Resolución y Autógrafa la Secretaría General y Oficina de Trámite
Documentario
Oficina de Secretaria General: 14. Entrega al usuario y distribuye la Resolución Directoral a las Áreas y/o Órganos
correspondientes DURACIÓN: Un día desde la presentación de todos los documentos. FIN DEL PROCEDIMIENTO
Flujograma:
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FLUJOGRAMA SUBSIDIO POR LUTO Y SEPELIO
USUARIO
ORGANO DE DIRECCION
ÁREA DE ADMINISTRACIÓN AREA DE ASESORIA JURIDICA
ÓRGANO DE DIRECCIÓN
Oficinista (Trámite documentario)
Secretaria Especialista en
Personal Jefe Secretaria Director
Resp. Numeración y Reprod.
Sí No
Presenta solicitud y requisitos
A
INICIO Recepciona,
sella el cargo y verifica
requisitos
Registra en el Sistema y deriva el expediente a Área de Gestión Administrativa
Sist. Tram.
Doc.
Recepciona, registra y deriva el Exp., A
Especialista en personal
Elabora el Informe
Técnico, el
Proyecto de
Resoluc. Directoral,
lo visa y a Jefe de
AGA
Conforme
Visa el
Proyecto
de
resolución
Directoral
y deriva a
Jefe de
OAJ
Visa el
Proyecto de
resolución
Directoral y
deriva a
Secretaria de
Dirección
Conforme
Recepciona
Proyecto de
resolución
Directoral y
deriva a
Dirección
para firma
Firma Proyecto de
Resolución
Directoral y
deriva a
Secretaria par
derivar a Resp. De
numeración y
Reproducción
Realiza la
numeración y
registro y
reproducción de
la Resolución.
Deriva la
Resolución y
Autógrafa la
Secretaría
General y Oficina
de Trámite
Documentario.
Recepciona y
entrega
Resolución a
Usuario
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3. ATENCION DE RECURSO ADMINISTRATIVO DE RECONSIDERACION
DENOMINACION DEL PROCEDIMIENTO: ATENCION DE RECURSO ADMINISTRATIVODE RECONSIDERACION.
CODIGO: OAJ- 01
ORGANO: DE ASESORAMIENTO DEPENDENCIA: ÁREA DE ASESORÍA JURÍDICA
I. FINALIDAD: Atender los recursos administrativos planteados sobre resoluciones
administrativas expedidas por las Instituciones Educativas, la Unidad de Gestión Educativa Local Pasco y cuando los administrados consideran que sus derechos han sido transgredidos.
II. BASE LEGAL :
Ley Nº 99944, Ley de Reforma Magisterial y su Reglamento D.S. Nº 004-2013-ED.
Ley Nº 27444, Ley de Procedimiento Administrativo General
D. L. Nº 276, Ley de Bases de la Carrera Administrativa y Remuneraciones del Sector Público y su reglamento aprobado mediante Decreto Supremo Nº 005-90-PCM.
Artículo 31º del Decreto Supremo Nº 009-2005-ED, Reglamento de Gestión del Sistema Educativo
III. REQUISITOS:
Solicitud Formulario Único de Trámite que debe ser presentado dentro de los 15 días hábiles posteriores a la fecha de recibida la Resolución
Copia autenticada de la Resolución impugnada
Documentos o pruebas instrumentales que justifiquen la petición del recurrente
IV. ETAPAS DEL PROCEDIMIENTO: 1ra. Etapa: Recepción de documentos 2da. Etapa: Remite antecedentes de Resolución impugnada 3ra. Etapa: Opinión Jurídica 4ta. Etapa: Proyecta la Resolución 5ta Etapa: Visto Bueno del Proyecto de Resolución 6ta. Etapa: Firma del Proyecto de Resolución 7ta. Numera, fecha y Notificación de la Resolución
V. INSTRUCCIONES Y DURACION DEL PROCEDIMIENTO:
ETAPAS DURACION
UNIDADES ORGANICAS DEL PROCESO CARGO ACCIONES
TIEMPO APROXIMADO
Días Horas
1ra. Etapa
El procedimiento se origina cuando el administrado presenta su expediente por Mesa de Partes, luego deriva al Equipo de Archivo.
5’
2da. Etapa
ESPECIALISTA ADMINISTRATIVO-ARCHIVO - Recibe, clasifica y registra los Expedientes en los libros
de ingreso, - Ubica la Resolución impugnada; - Realiza el inventario de los antecedentes que dieron
origen a la Resolución impugnada; - Mediante un Oficio de atención remite el expediente de
recurso administrativo al Área de Asesoría Jurídica adjunto los antecedentes originales y un ejemplar de la Resolución impugnada.
3
3ra. Etapa
ÁREA DE ASESORIA JURIDICA - Recibe el expediente recurso administrativo y
registra el Oficio con los actuados Asesor - Verifica la conformidad del expediente si contiene los
requisitos. - Emite Dictamen en el plazo establecido en el artículo
7
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132º numeral 3. de la Ley Nº 27444. - Luego remite al Equipo de Personal de la UGEL
Contumazá para la elaboración del Proyecto de Resolución.
4ta. Etapa
ESPECIALISTA ADMINISTRATIVO-PERSONAL. Revisa el expediente y Dictamen, luego elabora el Proyecto de Resolución del Recurso Administrativo; Impregna visto bueno en el fascículo del proyecto de Resolución; Remite al Jefe de Administración para dar conformidad a Proyecto de Resolución.
3
5ta. Etapa
JEFE DE ADMINISTRACIÓN Revisa el contenido del Proyecto de Resolución y confronta con el dictamen legal y antecedentes; Impregna visto bueno en el fascículo del proyecto de la Resolución; Deriva al Director de la UGEL Contumazá para su aprobación del proyecto de Resolución.
1
6ta. Etapa
DIRECTOR DE LA UGEL Revisa y aprueba el Proyecto de Resolución ; Luego deriva al Equipo de Archivo, Actas y Certificado para numerar y fechar la Resolución.
1
7ta. Etapa
ESPECIALISTA ADMINISTRATIVO de Archivo, Actas y Certificados: Consigna número, fecha de la Resolución; Distribuye la Resolución a las diversas Oficinas de la UGEL Contumazá y Áreas de la UGEL Contumazá y al interesado
2
Flujograma:
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FLUJOGRAMA 3. ATENCION DE RECURSO ADMINISTRATIVO DE RECONSIDERACION
USUARIO
ORGANO DE DIRECCION
ÁREA DE ADMINISTRACIÓN AREA DE ASESORIA JURIDICA
ÓRGANO DE DIRECCIÓN
Oficinista (Trámite documentario)
Secretaria Especialista en
Personal Jefe Secretaria Director
Resp. Numeración y Reprod.
Sí No
Presenta solicitud y requisitos
A
INICIO Recepciona,
sella el cargo y verifica
requisitos
Registra en el Sistema y deriva el expediente a Área de Gestión Administrativa
Sist. Tram.
Doc.
Recepciona, registra y deriva el Exp., A
Especialista en personal
Elabora el Informe
Técnico, el
Proyecto de
Resoluc. Directoral,
lo visa y a Jefe de
AGA
Conforme
Visa el
Proyecto
de
resolución
Directoral
y deriva a
Jefe de
OAJ
Visa el
Proyecto de
resolución
Directoral y
deriva a
Secretaria de
Dirección
Conforme
Recepciona
Proyecto de
resolución
Directoral y
deriva a
Dirección
para firma
Firma Proyecto de
Resolución
Directoral y
deriva a
Secretaria par
derivar a Resp. De
numeración y
Reproducción
Realiza la
numeración y
registro y
reproducción de
la Resolución.
Deriva la
Resolución y
Autógrafa la
Secretaría
General y Oficina
de Trámite
Documentario.
Recepciona y
entrega
Resolución a
Usuario
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4. PROCESO: RECURSO ADMINISTRATIVO DE APELACIÓN CÓDIGO: P1-AJ-ABOG.
1. OBJETIVO:
Determinar el procedimiento administrativo que se sigue en un recurso de apelación, para conocimiento de los usuarios de la UGEL-Contumazá.
2. ALCANCE:
Personal docente, administrativo, auxiliar de educación y cualquier usurario de la UGEL Contumazá, que está disconforme con un acto administrativo que considere afecte sus derechos.
3. BASE NORMATIVA:
- Ley Nº 27444 Ley del Procedimiento Administrativo General.
4. REQUISITOS: - Escrito de apelación dirigido al Titular que emitió el acto administrativo que se
impugna; consignando: identificación del administrado, pretensión, fundamentos de hecho y derecho.
- Firma del impugnante y letrado que autoriza el escrito. - Pruebas que acompañan el escrito (copia de DNI y copia del acto administrativo
que se impugna). - Cédula de notificación.
5. DESCRIPCIÓN GENERAL DEL PROCESO:
El recursos administrativos de apelación constituye un mecanismo de defensa de los derechos de los administrados, permitiéndoles cuestionar los actos de la administración pública que hubieran sido dictados sin cumplir con las disposiciones legales o sin efectuar una adecuada apreciación de los hechos y fundamentos expuestos, a fin de que sean revisados por el superior jerárquico. El procedimiento se inicia en la UGEL, la misma que a través del Formato de Trámite de Apelación concede la apelación y con el oficio correspondiente es remitido a la DRE – Cajamarca, para que resuelva el recurso impugnativo de apelación.
6. PROCEDIMIENTO:
PASO
Nº ACTIVIDAD RESPONSABLE TIEMPO
01 Presentación del escrito de apelación en mesa de partes.
Usuario
1 día 02
Revisión del escrito de apelación; (si no cumple con los requisitos se concede 2 días para ser subsanado, de no hacerlo se declara como no presentado)
Responsable de Mesa de Partes.
03 Recepción, asignación de Nº de Expediente en el Libro de Registro y derivación al Área de Asesoría Jurídica.
Responsable de Mesa de Partes.
04 Recepción del escrito de apelación Secretaria de Asesoría
Jurídica. 20
minutos
05 Elaboración de la hoja de coordinación, solicitando los actuados (autógrafa de la
Secretaria de Asesoría Jurídica o quien haga
1 hora.
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R.D. materia de apelación) y deriva a Archivo.
sus veces
06 Recepción de la hoja de coordinación Responsable de archivo 10
minutos
07 Búsqueda de la autógrafa (R.D.) y derivación al Área de Asesoría Jurídica.
Responsable de archivo 1 día
08 Recepción y fotocopiado de la autógrafa y anexos.
Secretaria de Asesoría Jurídica.
1 días
09 Elaboración de oficio y Formato de Trámite de Apelación
Secretaria de Asesoría Jurídica o quien haga sus veces. 2 horas
10 Vº Bº del oficio y del Formato de Trámite de Apelación por jefe del área.
Jefe de Asesoría Jurídica.
11
Derivación del expediente de apelación, conteniendo el oficio y el Formato de Trámite de Apelación al despacho de Dirección para firma del Director.
Secretaria de Asesoría Jurídica o quien haga sus veces.
30 minutos
12 Recepción del expediente. Secretaria de Dirección.
1 día
13 Firma del oficio y Formato de Trámite de Apelación.
Director de la UGEL.
14 Enumeración del oficio y del Formato de Trámite de Apelación.
Secretaria de Dirección.
15 Devolución del expediente a Asesoría Jurídica
Secretaria de Dirección.
16 Recepción del expediente, con oficios y decreto enumerados.
Secretaria de Asesoría Jurídica.
1 día 17
Remisión del expediente de apelación a la Dirección Regional de Educación.
Secretaria de Asesoría Jurídica.
18 Recepción, asignación de número y derivación del expediente a Asesoría Jurídica.
Encargado de trámite documentario de la DRE-Caj.
1 día
19
Revisión del expediente y elaboración de proyecto de Resolución que declara fundada o infundada el recurso de apelación.
Director del Área de Asesoría Jurídica DRE-Caj.
30 días
20 Firma del Proyecto de Resolución Directoral Regional y derivación a oficina de trámite documentario para numeración.
Director Regional DRE – Caj. 2 días
21 Numeración, fechado, archivo y remisión de la Resolución a la UGEL Contumazá.
Responsable de archivo de la DRE.
1 días
22 Recepción y derivación de la R.D.R. al área de Asesoría Jurídica.
Responsable de Mesa de Partes
1 día
23 Comunicación al área respectiva para ejecución de resolución emitida por la DRE – Caj. (sea fundada o infundada)
Secretaria de Asesoría Jurídica. 1 día
24 Recepción, publicación y notificación al usuario.
Secretaria de Asesoría Jurídica.
5 días
TIEMPO TOTAL ESTIMADO DE DURACIÓN 46 días 4 horas
Flujograma:
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UGEL CONTUMAZÁ DIRECCIÓN REGIONAL DE EDUCACIÓN CAJAMARCA
Tramite documentario Asesoría Jurídica Archivo Dirección
de la UGEL Trámite
Documentario DRE Dirección de Asesoría
Jurídica Director Regional de
Educación
INICIO
Presenta escrito de
apelación
Revisión de requisitos
¿?
A
Recepción, asignación de Nº
de Expediente en el MAD y
derivación al Área de
Asesoría Jurídica.
A
B
Recepción y derivación
de la RDR al área de
asesoría jurídica
NO
SI
Recepción de
hoja de
coordinación
Búsqueda y entrega de
los actuados
Firma del oficio y
formato de trámite de
apelación del expediente
de apelación por el
director
Enumeración del oficio y
del Formato de Trámite
de Apelación
Derivación del
expediente de
apelación al área de
asesoría jurídica
Recepción del
expediente de
apelación
Numeración, fechado,
archivo y remisión de la
resolución a la UGEL.
Recepción, asignación
de número y
derivación del
expediente a asesoría
jurídica.
Revisión del
expediente y
elaboración de
proyecto de resolución
Firma del proyecto de
resolución directoral
regional y derivación a
oficina de trámite
documentario para
numeración.
B
Elaboración de oficio y Formato de
Trámite de Apelación por la
secretaria
Derivación del expediente de
apelación a la DRE
Recepción de expediente
por la secretaria
Recepción de la resolución y
notificación al usuario
FIN
Elaboración de hoja de
coordinación solicitando los
actuados
Recepción y fotocopiado de
los actuados secretaria
Vº Bº del oficio y del
Formato de Trámite de
Apelación por el jefe del
área
Derivación a dirección
para firma
Recepción del expediente
firmado por el director
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5. ATENCION DE CONSULTAS INTERNAS Y EXTERNAS
DENOMINACION DEL PROCEDIMIENTO: ABSOLUCION DE CONSULTAS INTERNAS Y EXTERNAS. CODIGO OAJ-02
ORGANO: DE ASESORAMIENTO DEPENDENCIA: ASESORÍA JURÍDICA
I. FINALIDAD: Absolver consultas y brindar orientación a los administrados internos y externos, sobre diversos casos.
II. BASE LEGAL :
Ley Nº 28044, Ley General de Educación
Ley Nº 29944, Ley de Reforma Magisterial y su Reglamento Decreto Supremo Nº004-2013-ED.
Ley Nº 27444, Ley de Procedimiento Administrativo General.
Decreto Ley Nº 276, Ley de Bases de la Carrera Administrativa y Remuneraciones del Sector Público y su reglamento aprobado mediante Decreto Supremo Nº 005-90-PCM.
III. REQUISITOS:
Formato de consulta
Documentos sustenta torios IV. ETAPAS DEL PROCEDIMIENTO: 1ra Etapa: Presentación de solicitud y registro de expediente 2da Etapa: Análisis y Absolución de consulta interna y externa 3ra Etapa: Archivo de Formatos V. INSTRUCCIONES Y DURACION DEL PROCEDIMIENTO :
ETAPAS DURACION
UNIDADES ORGANICAS DEL PROCESO CARGO ACCIONES
TIEMPO APROXIMADO
DIAS HORA
S
1ra. Etapa
El procedimiento se inicia cuando el recurrente solicita por Mesa de Partes orientación sobre diversos casos de índole laboral. Secretario:
Registra el nombre del recurrente y el motivo de consulta en el formulario de atención consulta.
Eleva el caso al Asesor Jurídico.
10`
2da. Etapa
Abogado
Prioriza los documentos de atención, si existe varios consultores.
Determina en el formulario de consulta la atención que requiere el usuario consultor.
Sustenta legalmente la Absolución, brindando asesoramiento al usuario.
10
3ra. Etapa Secretario:
Archiva los formatos de consultas. 0.5
Flujograma:
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INICIO
Solicita orientaciónsobre casos diversos.
Recibe asesoramiento
USUARIO
ASESORAMIENTO JURÍDICO
FIN
Registra el nombre delrecurrente y el motivo de
consulta en el formulario deatención consulta.
SECRETARIA ASESOR
Eleva el caso al Abogado asesor.
Prioriza los documentos deatención, si acaso existe varios
consultores.
Determina en el formulario deconsulta la atención que
requiere el usuario consultor.
Sustenta legalmente laAbsolución, brindando
asesoramiento al usuario.
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6. ASIGNACIÓN ECONÓMICA POR CUMPLIR 25 Y 30 AÑOS DE SERVICIOS
DENOMINACION DEL PROCEDIMIENTO: ASIGNACIÓN ECONÓMICA POR CUMPLIR 25 Y 30 AÑOS DE SERVICIOS
CODIGO: AA/PER-04
ORGANO : PERSONAL DEPENDENCIA: OFICINA DE ADMINISTRACIÓN –PERSONAL
I. FINALIDAD: Otorgar el beneficio de gratificación por 25 Y 30 años de servicios:
El personal docente tiene derecho a percibir dos (2) remuneraciones al cumplir 25y 30 años de servicios.
El personal Administrativo, sujeto al Decreto Legislativo Nº 276, tiene derecho a una asignación de dos (2) remuneraciones totales permanentes al cumplir 25 años de servicios y tres (3) remuneraciones totales permanentes al cumplir 30 años de servicios,
II. BASE LEGAL:
Ley Nº 29944 Ley de Reforma Magisterial
Ley Nº 30114, Ley de Presupuesto del Sector Público para el Año Fiscal 2014.
Ley Nº 27444, Ley del Procedimiento Administrativo General.
Decreto Supremo Nº 051-91-PCM, que aprueba la Escala de Remuneraciones del Sector Público.
Decreto Legislativo Nº 276, Ley de Bases de la Carrera Administrativa y Remuneraciones del Sector Público y su reglamento aprobado mediante Decreto Supremo Nº 005-90-PCM.
DS: Nº 004-2013-ED Reglamento de la Ley de Reforma Magisterial. III. REQUISITOS:
Solicitud en FUT
Copia dela última Boleta de Pago autenticado
Copia de la Resolución de reconocimiento de tiempo de servicios prestados al estado autenticado.
IV. ETAPAS DEL PROCEDIMIENTO: 1ra. Etapa: Recepción de documentos 2da. Etapa: Informe Escalafonario 3ra. Etapa: Proyecta la resolución 4ta. Etapa: Afectación Presupuestaria 5ta. Etapa: Notificación y archivo
V. INSTRUCCIONES Y DURACION DEL PROCEDIMIENTO:
ETAPAS DURACION
UNIDADES ORGANICAS DEL PROCESO CARGO ACCIONES
TIEMPO APROXIMADO
DIAS HORAS
1ra. Etapa Presenta FUT con los requisitos establecidos. 05’
2ra. Etapa
MESA DE PARTES
Recibe, registra y deriva el expediente al Área de Escalafón de la UGEL Contumazá 10’
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3ra. Etapa
Técnico de Escalafón
Recibe expediente, verifica datos en Carpeta Escalafonaria y elabora Informe Escalafonario y pasa al Área de Remuneraciones.
Técnico Administrativo de Remuneraciones.
Recibe el expediente y elabora el Informe Técnico (original y 1 copia) en base a expediente y a Informe Escalafonario. Archiva copia de Informe técnico, luego pasa al Área de Personal de la UGEL Contumazá
Especialista Administrativo - Verifica los Informes y deriva al Proyectista para
la emisión del Proyecto de Resolución e impregna el visto bueno en el fascículo del Proyecto de Resolución y deriva al Área de Gestión Institucional.
5
4ta. Etapa
Especialista en Finanzas
Recibe el expediente, revisa la Afectación Presupuestarla de los proyectos de Resolución, al constatar su conformidad firma y remite al Director de Gestión Institucional para su Visación.
Director DGI
Visa el proyecto de Resolución y entrega a la Secretaria para derivar a la Dirección
2
5ta. Etapa
DIRECTOR DDE LA UGEL DE Contumazá Revisa proyecto de resolución, luego firma, pasa a Secretaria para que selle y derive al Área de Archivo, Actas y Certificados; Especialista Administrativo (Área de Archivo, Actas y Certificados) Numera y fecha la Resolución luego distribuye a los organismos correspondientes y notifica al administrado.
2
VISACION APROBACION
Flujograma:
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MESA DE PARTES
ESCALAFON REMUNERACIONES AREA DE PERSONAL
PROYECTISTA FINANZAS DIRECTOR DE GESTION INSTITUCIONAL
ESPECIALISTA ADMINISTRATIVO
DIRECTOR
7. EMISION DE CONSTANCIA ESCALAFONARIA
ENTIDAD: Unidad de Gestión Educativa Local Contumazá
Registra y deriva expediente
Recibe expediente y
emite informe
escalafonario
Recibe expediente y elabora informe técnico.
Verifica informes y deriva a proyectista para RD
Elabora proyecto de RD
Certifica
presupuesto Firma el proyecto de RD y deriva a Secretaria de Dirección
Deriva a dirección para firma y numera la autógrafa
Firma la Resolución Directoral
Deriva a las oficinas correspondientes
Notifica al usuario y entrega la Resolución
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7. EMISION DE CONSTANCIA ESCALAFONARIA Entidad: Unidad de Gestión Educativa Local Contumazá
DENOMINACION DEL PROCEDIMIENTO: EMISION DE INFORME ESCALAFONARIO
CODIGO: AA/PER-05
ORGANO: DE ADMINISTRACION DEPENDENCIA: OFICINA DE ADMINISTRACIÓN –ESCALAFON
1. FINALIDAD: Brindar un servicio de calidad al usuario:
Para gestionar reasignaciones, destaques, permutas y otros.
2. BASE LEGAL:
Ley Nº 29944 Ley de Reforma Magisterial
Ley Nº 30114, Ley de Presupuesto del Sector Público para el Año Fiscal 2014.
Ley Nº 27444, Ley del Procedimiento Administrativo General.
Decreto Supremo Nº 051-91-PCM, que aprueba la Escala de Remuneraciones del Sector Público.
Decreto Legislativo Nº 276, Ley de Bases de la Carrera Administrativa y Remuneraciones del Sector Público y su reglamento aprobado mediante Decreto Supremo Nº 005-90-PCM.
DS: Nº 004-2013-ED Reglamento de la Ley de Reforma Magisterial.
3. REQUISITOS:
Solicitud en FUT
Copia de la última Boleta de Pago autenticado
4. ETAPAS DEL PROCEDIMIENTO: 1ra. Etapa: Recepción de documentos 2da. Etapa: Informe Escalafonario 3ra. Etapa: Notificación y archivo
5. INSTRUCCIONES Y DURACION DEL PROCEDIMIENTO:
ETAPAS DURACION UNIDADES ORGANICAS DEL PROCESO CARGO ACCIONES
TIEMPO APROXIMADO
DIAS HORAS
1ra. Etapa Presenta FUT con los requisitos establecidos. 05’
2ra. Etapa
MESA DE PARTES
Recibe, registra y deriva el expediente al Área de Escalafón de la UGEL Contumazá 10’
3ra. Etapa
ESCALAFON - Recibe expediente, revisa carpeta escalafonaria y
verifica datos. - Elabora informe Escalafonario. - Notifica al usuario y entrega el informe.
1
7. Flujograma:
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USUARIO MESA DE PARTES ESCALAFON
8. EMISION DE CONSTANCIA DE HABERES Y DESCUENTOS
DENOMINACION DEL PROCEDIMIENTO: EMISION DE CONTANCIA DE HABERES Y DESCUENTOS
CODIGO: AA/PER-06
ORGANO : PERSONAL DEPENDENCIA: OFICINA DE ADMINISTRACIÓN –PERSONAL
1. FINALIDAD: Otorgar el beneficio del documento oficial para:
AFP
Derrama magisterial
DL. Nº 19990
Otros trámites
BASE LEGAL:
Ley Nº 29944 Ley de Reforma Magisterial
Ley Nº 30114, Ley de Presupuesto del Sector Público para el Año Fiscal 2014.
Ley Nº 27444, Ley del Procedimiento Administrativo General.
Decreto Supremo Nº 051-91-PCM, que aprueba la Escala de Remuneraciones del Sector Público.
Decreto Legislativo Nº 276, Ley de Bases de la Carrera Administrativa y Remuneraciones del Sector Público y su reglamento aprobado mediante Decreto Supremo Nº 005-90-PCM.
DS: Nº 004-2013-ED Reglamento de la Ley de Reforma Magisterial.
REQUISITOS:
Solicitud en FUT
Copia de la última Boleta de Pago autenticado
Recibo otorgado por caja
Inicio
Presenta FUT con
los requisitos Recibe y registra
expediente y deriva al
área de escalafón
Recibe expediente, verifica carpeta escalafonaria y elabora informe
Recibe informe y
firma el cargo
Fin del
proceso
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ETAPAS DEL PROCEDIMIENTO: 1ra. Etapa: Recepción de documentos 2da. Etapa: Informe Escalafonario 3ra Etapa: Elabora Constancia de haberes y descuentos. 4ta. Etapa: Notificación y archivo
INSTRUCCIONES Y DURACION DEL PROCEDIMIENTO:
ETAPAS DURACION UNIDADES ORGANICAS DEL PROCESO CARGO ACCIONES
TIEMPO APROXIMADO
DIAS HORAS
1ra. Etapa Presenta FUT con los requisitos establecidos. 05’
2ra. Etapa
MESA DE PARTES
Recibe, registra y deriva el expediente al Área de Escalafón.
10’
3ra. Etapa
Técnico de Remuneraciones
Recibe expediente, verifica documentos adjuntos.
Elabora Constancia de haberes y descuentos
Notifica y entrega documentos.
1 hora
8. Flujograma:
USUARIO CAJA REMUNERACION
Inicio del proceso
Paga en Caja el
monto para el
trámite, Presenta
FUT con los
requisitos
Recibe expediente, verifica requisitos y deriva a remuneraciones
Recibe el
importe y
expide recibo
Recibe expediente verifica documentación y elabora constancia de haberes y descuentos, notifica al usuario y entrega documento
Recibe información y
firma el cargo
Fin del proceso
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ANEXO
INVENTARIO DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS
PLIEGO : GOBIERNO REGIONAL DE CAJAMARCA ENTIDAD : UNIDAD DE GESTIÓ EDUCATIVA LOCAL DE CONTUMAZA
N° De
orden
Código Denominación del
procedimiento Finalidad del procedimiento
01 OD/AC.-01
Visación de Certificación de Estudios de Alumnos de Educación Básica Regular.
Verificar y visar los Certificados de Estudios de los alumnos de Instituciones Educativas de Educación Básica Regular a solicitud del administrado.
02 AA-PER-01 Subsidio por Luto y Sepelio (Docentes)
Otorgar al servidor el beneficio económico de subsidio por luto y gastos de sepelio que le corresponde de acuerdo a Ley.
03 AA/PER-04 Asignación por Tiempo de Servicios (25, y 30 años)
Otorgar el beneficio de gratificación por , 25 y 30 años de servicios: El personal docente tiene derecho a percibir dos (2) remuneraciones integras al cumplir 25 años y 30 años de servicios
04 AA/PER-05 Emisión de Constancia Escalafonaria
Brindar oportunamente la Constancia Escalafonaria a los docentes para sus trámites pertinentes
05 OAJ-01 Atención de Recurso Administrativo de Reconsideración
Atender los recursos administrativos planteados sobre resoluciones administrativas expedidas por las Instituciones Educativas , la Unidad de Gestión Educativa Local y cuando los Administrados consideran que sus derechos han sido transgredidos.
06 P1-AJ-ABOG.
Proceso: recurso administrativo de apelación
Determinar el procedimiento administrativo que se sigue en un recurso de apelación, para conocimiento de los usuarios de la UGEL-Contumazá
07 OAJ-02 Absolución de consultas internas y externas.
Absolver consultas y brindar orientación a los usuarios, internos y externos, sobre diversos casos.
08 AA/PER-05 Emisión de Informe Escalafonario
Brindar un servicio de calidad al usuario Para gestionar reasignaciones, destaques, permutas y otros
09 AA/PER-06
Emisión de constancia de haberes y descuentos
Otorgar en beneficio del documento oficial para: AFP, Derrama magisterial, Bonos de reconocimiento, DL. N° 19990, Otros
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GLOSARIO DE TERMINOS
- DECISION DE GESTION: Son aquellos que permiten concentrar en la acción las decisiones estratégicas y posibilitar las acciones de manera coherente en el proyecto institucional.
- FUNCION:
Es un conjunto de operaciones o tareas permanentes con la finalidad de alcanzar un objetivo.
- JERARQUIA:
Clasificación vertical según la cual cada nivel o categoría está subordinado a nivel inmediato superior. El criterio de clasificación debe ser único. A veces, es posible articular varias jerarquías en una taxonomía.
- MANUAL DE PROCEDIMIENTOS:
Son documentos que presentan en forma ordenada y sistemática los trámites a seguir para lograr el trabajo de una dependencia de acuerdo a los métodos previstos.
- PROCEDIMIENTO ADMINISTRATIVO:
Es como la Administración Pública orienta sus acciones para el cumplimiento de sus fines y
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objetivos, cumple la función de cómo ejecutar sus funciones y de cómo realizar las actividades, puede ser interno o externo
- PROCEDIMIENTO
Conjunto de acciones concadenados entre sí, que se realiza en forma secuencial o simultánea, que permite alcanzar o cumplir una finalidad u objetivo previamente determinados, de la manera más directa, oportuna y eficientemente. Es el conjunto de pasos secuenciales y articulados lógicamente para el ejercicio de funciones.
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UNIDAD DE GESTIÓN EDUCATIVA LOCAL CONTUMAZÁ
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS
(MAPRO)
Mg. ENRICO EDIN CEDRON LEON
Director Unidad de Gestión Educativa Local de Oxapampa
Lic. EDÉN ADELFIO ZAVALETA ANCHIVILCA Jefe del Área de Gestión Institucional
Mg. FREDEGUNDO CHETILAN RODRIGUEZ Jefe del Área de Gestión Pedagógica
Lic. MARCO ANTONIO BRIONES JIMENEZ Jefe del Área de Administración
Abg. FREDY ARNALDO HERNANDEZ QUISPE Jefe del Área de Asesoría Jurídica
Mg. TEODORO WILFREDO CAMPOS QUISPE Especialista de Planificación