Post on 01-Apr-2018
3
Tracer Study Alumni merupakan sistem untuk mengetahui masa transisi dari dunia
kampus menuju dunia kerja dan untuk mendapatkan masukan bagi perbaikan sistem
pendidikan Politeknik Indonusa Surakarta. Tracer Studi Alumni memiliki 2 level pengguna
yaitu level administrator dan level alumni. Untuk mengakses Tracer Study Alumni maka
harus menggunakan browser dengan alamat :
www.alumni.poltekindonusa.ac.id
Fitur – fitur yang terdapat pada Tracer Study Alumni antara lain :
Import data alumni (level administrator)
Input data alumni (level administrator)
Ubah data alumni (level administrator dan level alumni)*
Hapus data alumni (level administrator)
Ubah password (level administrator dan level alumni)*
Ubah akun (level administrator)
Input kuisioner (level administrator dan level alumni)*
Laporan kuisioner dengan format *.doc / *.docx (level administrator)
Laporan daftar alumni dengan format *.doc / *.docx (level administrator)
Keterangan : *) level administrator bisa mengakses seluruh data alumni, namun
alumni hanya diijinkan mengakses datanya sendiri.
Berikut ini merupakan tampilan halaman Login pada Tracer Study Alumni :
Gambar 1. Halaman login pada Tracer Study Alumni
4
Data yang harus diisikan pada halaman login adalah username dan password. Jika
salah memasukkan username atau password maka akan muncul peringatan seperti
berikut ini :
Gambar 2. Peringatan jika salah memasukkan username atau password
A. Level Administrator
Menu yang terdapat pada level administrator antara lain : Beranda, Menu Admin,
Tracer. Berikut ini tampilan menu-menu yang terdapat pada level administrator :
Gambar 3. Menu yang terdapat di level administrator
Pada Menu Admin terdapat sub menu antara lain : Daftar Alumni, Import Data
Alumni, Akun, Keluar. Berikut tampilan sub menu pada menu admin :
Gambar 4. Sub menu pada menu admin
5
Pada Menu Tracer terdata sub menu : Form 1.1 Identitas Alumni, Form 1.2 Kondisi
Alumni, Form 2 Situasi Alumni di Dunia Kerja, Form 3 Permasalahan Pekerjaan, Form 4
Pengaruh Proses Pembelajaran Terhadap Karir Kerja, Form 5 Kesesuaian Kurikulum Saat
Studi Lanjut, Form 6 Pengembangan Diri atau Soft Skill, Form 7 Opini dan Saran. Berikut
ini tampilan sub menu pada menu tracer :
Gambar 5. Sub menu pada menu tracer
1. Beranda
Jika berhasil login sebagai level administrator maka akan masuk pada
halaman utama level administrator. Berikut ini tampilan halaman utama level
administrator :
Gambar 6. Halaman utama level administrator
6
2. Menu Admin
a. Daftar Alumni
Pada sub menu daftar alumni terdapat tabel daftar alumni, tombol tambah,
form pencarian, link cetak kuisioner, link detail dan link hapus data alumni.
Daftar alumni
Tabel ini berisi daftar alumni. Daftar alumni ditampilkan per 10 data,
kemudian data yang lain ditampilkan di halaman berikutnya. Informasi yang
terdapat pada tabel dafftar alumni antara lain : NIM (Nomor induk
Mahasiswa), Nama Mahasiswa, Program Studi, Tahun Angkatan, Tahun Lulus
dan Pekerjaan. Berikut tampilan tabel daftar alumni :
Gambar 7. Daftar alumni
Tombol Tambah
Tombol tambah digunakan untuk menambah data alumni. Selain
melalui tombol tambah untuk menambah data mahasiswa bisa melalui
menu import data alumni.
7
Form Pencarian
Form pencarian digunakan untuk menampilkan data dengan
kriteria tertentu. Berikut langkah-langkah menggunakan form pencarian :
1) Pilih kriteria. Kriteria bisa berdasarkan nama, program studi, tahun
angkatan, tahun lulus, kesesuaian pekerjaan, status pekerjaan
2) Setelah itu pilih tombol cari
3) Maka data akan tampil sesuai dengan kriteria yang dipilih
Tombol Cetak
Tombol cetak digunakan untuk mencetak Data Alumni. Data yang
dicetak bisa sesuai dengan kriteria yang dipilih. Berikut langkah-langkah
menggunakan fitur cetak data alumni :
1) Pilih kriteria. Kriteria bisa berdasarkan nama, program studi, tahun
angkatan, tahun lulus, kesesuaian pekerjaan, status pekerjaan
2) Setelah itu pilih tombol cari
3) Maka data akan tampil sesuai dengan kriteria yang dipilih
4) Kemudian pilih tombol Cetak
5) Setelah itu akan muncul konfirmasi cetak data alumni, kemudian
pilih salah satu : Open with atau Save File.
Gambar 8. Konfirmasi cetak data alumni
8
6) Jika pilih Open with maka data alumni akan muncul dalam aplikasi
microsoft word seperti tampilan berikut ini :
Gambar 9. Laporan data alumni dengan format *.doc
7) Jika pilih Save File maka data alumni akan disimpan di folder
download (atau folder lain sesuai dengan pengaturan download
pada browser). File disimpan dengan format *.doc.
Link Cetak
Link Cetak digunakan untuk mencetak kuisioner tracer study
alumni. Berikut langkah-langkah untuk mencetak kuisioner tracer study
alumni :
1) Pilih link cetak pada nama mahasiswa yang dipilih. Jika nama
mahasiswa tidak ada maka bisa dilakukan pencarian terlebih dahulu.
9
2) Setelah itu akan muncul konfirmasi cetak kuisioner tracer study alumni,
kemudian pilih salah satu : Open with atau Save File. Berikut tampilan
form konfirmasi :
Gambar 10. Konfirmasi cetak kuisioner
3) Jika pilih Open with maka kuisioner tracer study alumni akan muncul
dalam aplikasi microsoft word seperti tampilan berikut ini :
Gambar 11. Potongan hasil pengisian kuisioner dengan format *.doc
4) Jika pilih Save File maka data kuisioner tracer study alumni akan
disimpan di folder download (atau folder lain sesuai dengan
10
pengaturan download pada browser). File disimpan dengan format
*.doc.
b. Import Data Alumni
Menu Import Data Alumni digunakan untuk memasukkan data alumni
secara bersamaan dari file excel ke database sistem tracer study alumni. File excel
harus disimpan dengan format *.xls. Berikut ini format/ urutan File excel yang
digunakan untuk import data alumni :
Gambar 12. Format file excel untuk import data alumni
Berikut langkah-langkah untuk melakukan import data alumni :
1) Persiapkan data alumni yang ditulis pada excel dengan format/ urutan
seperti di atas. Kemudian simpan file tersebut dengan format *. xls
2) Buka menu import data alumni
3) Kemudian akan muncul form import data alumni seperti gambar berikut ini :
Gambar 13. Form import data alumni
4) Kemudian cari file excel melalui tombol Browse
5) Setelah itu pilih tombol Simpan. Maka data alumni akan masuk ke database
sistem tracer study alumni.
11
6) Untuk mengecek hasilnya bisa dilihat di Menu Admin >> Daftar Alumni
c. Akun
Menu Akun digunakan untuk mengelola data akun (pengguna dengan level
administrator) . fitur yang ada pada menu ini antara lain : lihat data administrator,
tambah data administrator, ubah data administrator, hapus data administrator.
d. Keluar
Menu Keluar digunakan untuk keluar dari sistem tracer study alumni.
Catatan : Untuk keamanan sistem maka maksimal login adalah 24 jam. Setelah itu
untuk mengakses sisem harus login kembali.
3. Tracer
Menu Tracer digunakan untuk menginputkan kuisioner tracer study alumni.
Catatan : kuisioner tracer study alumni bisa diisi oleh administrator dan alumni yang
bersangkutan.
Berikut langkah-langkah menggunakan menu Tracer :
1) Pilih nama mahasiswa terlebih dahulu melalui link detail yang terdapat di
Menu Admin >> Daftar Alumni. Jika data alumni belum dipilih maka akan
muncul peringatan seperti berikut ini :
Gambar 14. Peringatan jika data alumni belum dipilih
12
2) Jika data alumni sudah dipilih kemudian pilih salah satu form, misaalkan form
1.2 Kondisi Alumni. Berikut ini contoh tampilan form 1.2 : Kondisi Alumni :
Gambar 15. Contoh form kuisioner nomor 1 dan nomor 2
B. Level Alumni
Menu yang terdapat pada level alumni antara lain : Beranda, Menu Alumni, Form
Tracer. Berikut ini tampilan menu-menu yang terdapat pada level alumni :
Gambar 16. Menu yang terdapat di level alumni
Pada Menu Alumni terdapat sub menu antara lain : Data Tracer, Ubah Password,
Keluar. Berikut tampilan sub menu pada menu alumni :
Gambar 17. Sub menu pada menu alumni
13
Pada Menu Form Tracer terdata sub menu : Form 1.1 Identitas Alumni, Form 1.2
Kondisi Alumni, Form 2 Situasi Alumni di Dunia Kerja, Form 3 Permasalahan Pekerjaan,
Form 4 Pengaruh Proses Pembelajaran Terhadap Karir Kerja, Form 5 Kesesuaian
Kurikulum Saat Studi Lanjut, Form 6 Pengembangan Diri atau Soft Skill, Form 7 Opini dan
Saran. Berikut ini tampilan sub menu pada menu form tracer :
Gambar 18. Sub menu pada form tracer
1. Beranda
Jika berhasil login sebagai level alumni maka akan masuk pada halaman
utama level alumni. Berikut ini tampilan halaman utama level alumni :
Gambar 19. Halaman utama level alumni
14
2. Menu Alumni
a. Data Tracer
Menu Data Tracer digunakan untuk melihat form kuisioner meliputi Form
1.1 Identitas Alumni, Form 1.2 Kondisi Alumni, Form 2 Situasi Alumni di Dunia
Kerja, Form 3 Permasalahan Pekerjaan, Form 4 Pengaruh Proses Pembelajaran
Terhadap Karir Kerja, Form 5 Kesesuaian Kurikulum Saat Studi Lanjut, Form 6
Pengembangan Diri atau Soft Skill, Form 7 Opini dan Saran. Berikut ini tampilan
sub menu pada menu form tracer.
Form 1.1. : dentitas Alumni
Berikut ini adalah tampilan Form 1.1. : Identitas Alumni :
Gambar 20. Data tracer form 1.1
Tombol Edit digunakan untuk mengubah data yang terdapat pada Form 1.1.
Form 1.2 : Kondisi Alumni
Berikut ini tampilan Form 1.2 : Kondisi Alumni :
Gambar 21. Data tracer form 1.2
Tombol Edit digunakan untuk mengubah data yang terdapat pada Form 1.2.
15
Form 2 : Situasi Alumni di Dunia Kerja
Berikut ini tampilan Form 2 : Situasi Alumni di Dunia Kerja :
Gambar 22. Data tracer form 2
Tombol Edit digunakan untuk mengubah data yang terdapat pada Form 2.
16
Form 3 : Permasalahan Pekerjaan
Berikut ini tampilan Form 3 : Permasalahan Pekerjaan
Gambar 23. Data tracer form 3
Tombol Edit digunakan untuk mengubah data yang terdapat pada Form 3
17
Form 4 : Pengaruh Proses Pembelajaran Terhadap Karier Kerja
Berikut ini tampilan Form 4 : Pengaruh Proses Pembelajaran Terhadap Karier Kerja
Gambar 24. Data tracer form 4
Tombol Edit digunakan untuk mengubah data yang terdapat pada Form 4.
18
Form 5 : Kesesuaian Saat Studi Lanjut
Berikut ini tampilan Form 5 : Kesesuaian Saat Studi Lanjut :
Gambar 25. Data tracer form 5
Tombol Edit digunakan untuk mengubah data yang terdapat pada Form 5.
Form 6 : Pengembangan Diri atau Soft Skill
Berikut ini tampilan Form 6 : Pengembangan Diri atau Soft Skill :
Gambar 26. Data tracer form 6
Tombol Edit digunakan untuk mengubah data yang terdapat pada Form 6.
19
Form 7 : Opini dan Saran
Berikut ini tampilan Form 7 : Opini dan Saran :
Gambar 27. Data tracer form 7
Tombol Edit digunakan untuk mengubah data yang terdapat pada Form 7.
20
b. Ubah Password
Menu Ubah Password digunakan untuk mengubah password akun alumni
yang bersangkutan. Secara default uasename dan password diisi nim masing-
masing. Namun untuk kemanan data maka password perlu diubah. Berikut ini
langkah-langkah mengubah password :
1) Pilih Menu Admin >> Ubah Password
2) Masukkan password yang baru
3) Kemudian pilih tombol simpan
4) Selesai.
Gambah 28. Form ubah password
c. Keluar
Menu Keluar digunakan untuk keluar dari sistem tracer study alumni.
Catatan : Untuk keamanan sistem maka maksimal login adalah 24 jam. Setelah itu
harus untuk mengakses sisem haru login kembali.
3. Form Tracer
Form Tracer pada menu alumni ini digunakan untuk mengisi kuisioner tracer
study alumni. Form ini merupakan shortcut dari Menu Alumni >> Data Tracer.
Catatan : Untuk mengisi kuisioner tracer study alumni bisa melalui Menu Alumni >>
Data Tracer dan juga bisa melalui Form Tracer >> Pilih form yang akan diisi.