DOKUMENDIREGISTER TALLINNA PRAKTIKAS

Toomas SeppTallinna linnasekretär

SISSEJUHATUS

1) ülevaade dokumendihaldussüsteemist

2) näiteid Tallinna praktikast dokumentide registreerimisel

3) praktikas tõusetunud küsimused ja kitsaskohad

1. DOKUMENDIHALDUSSÜSTEEM

• 24 ametiasutust – 24 Postipoissi

• Tallinna ametiasutuste dokumendiregister

• õigusaktide Postipoiss

• linnavalitsuse istungite infosüsteem (LIIS)

• volikogu õigusaktide menetlussüsteem (AKTAL)

• Tallinna õigusaktide register (TÕR)

• dokumendipõhjad (mallid)

Postipoiss(24 linna

ametiasutusele)

Õigusaktide Postipoiss

LinnavalitsuseIstungite

infosüsteem

Volikoguõigusaktide

menetlussüsteem

AvalikDokumendi-

register

Tallinnaõigusaktide

register

MärgukirjadSelgitustaotlused

Teabenõuded...

AK?

Postipoiss

Avalik dokumendiregister

2.1 NÄITEID TALLINNA PRAKTIKAST: sissetulev kiri

• Kiri registreeritakse Postipoisis, skaneeritakse ja lisatakse Postipoissi

• Juurdepääsupiiranguga teavet sisaldavale kirjale tehakse märge AK

• Avalikus dokumendiregistris kuvatakse kirja registreerimisandmed ja skaneeritud fail

• AK märkega kirja faili ei kuvata

tagasi

2.2 NÄITEID TALLINNA PRAKTIKAST: väljaminev kiri

• Kiri vormistatakse dokumendipõhjal (mallil)

• Juurdepääsupiiranguga teavet sisaldav kiri märgistatakse AKga (olemas ka vastav mall)

• Kiri registreeritakse Postipoisis sõltuvalt sisust kas juurdepääsupiiranguga sarjas või lisatakse registreerimisandmetele juurdepääsupiirang

2.3 NÄITEID TALLINNA PRAKTIKAST: õigusakt

• Õigusakti eelnõu vormistatakse mallil

• Juurdepääsupiiranguga teavet sisaldav õigusakti eelnõu märgistatakse AKga (olemas ka vastav mall)

• Menetletakse õigusaktide Postipoisis, kus eelnõule pääsevad ligi ainult kooskõlastusringi ametnikud

• Istungite infosüsteemis kuvatakse ainult juurdepääsupiiranguta õigusaktide eelnõude tekstid

• Tallinna õigusaktide registris juurdepääsupiiranguga õigusaktide tekste ei avalikustata või avalikustatakse piiratud kujul

3.1 POBLEEMID: elektrooniliste dokumentide avalikustamine

AvTS § 12 lg 4¹: “dokumendiregistris registreeritudelektroonilistele dokumentidele, millele ei olejuurdepääsupiirangut kehtestatud, tagatakse juurdepääsdokumendiregistri kaudu”

Kas juurdepääs tuleb võimaldada ainult elektroonilistele dokumentidele või ka paberil saadud dokumentidele?

Tallinna praktika: avalikus dokumendiregistris kuvatakse kõik juurdepääsupiiranguta dokumendid, paberkandjal saabunud dokumendid skaneeritakse

3.2 PROBLEEMID: eraelu puutumatuse ja avaliku huvi konflikt

AvTS § 35 lg 1 p 12 rakendamine: hinnata, kas

andmetele juurdepääsu võimaldamine kahjustaks

oluliselt eraelu puutumatust

Kas tuleks avaldada sundüürnike nimekiri koos aadressidega?

Kas tuleks avaldada õigusakt, kus on isiku nimi ja aadress?

Tallinna praktika: internetis ei avalikustata

isikuandmeid sisaldavaid dokumente

3.3 PROBLEEMID: teabe aktiivne ja passiivne avalikustamine

Dokumendile on seatud juurdepääsupiirang (tehtud

AK märge) ja avalikus dokumendiregistris teksti ei

kuvata

Kas seda dokumenti võib väljastada teabenõudjale?

Tallinna praktika: andmed, mille pärast AK seati, muudetakse loetamatuks enne dokumendi väljastamist

DOKUMENT

AKTIIVNE AVALIKUSTAMINE PASSIIVNE AVALIKUSTAMINE

AK MÄRGE

TULEMUS: DOKUMENTI EI KUVATA DOKUMENDIREGISTRIS

DOKUMENDIL ON AK MÄRK, AGA DOKUMENDI PASSIIVNE AVALIKUSTAMINE VÕIB OLLA LUBATUD, SEST SEE EI KAHJUSTAKS ISIKU ERAELU PUUTUMATUST OLULISELT

Teabevaldaja küsib: kas võin anda dokumenti täies mahus, kuigi dokumendil on AK märk?

Dokumendi saaja küsib: kas teave on väljastatud seadust rikkudes, sest dokumendil on AK?

3.4 PROBLEEMID: dokument on juurdepääsupiiranguga, kuid märge

puudubAvTS § 41 lg 2: kui teabekandja seda võimaldab,

teeb asutusesiseseks kasutamiseks mõeldud

teabeks tunnistatud dokumendile või dokumendi

kogumile dokumendi vormistaja suurtähtedega

märke “ASUTUSESISESEKS KASUTAMISEKS” või

kasutab selle lühendit AK dokument on AK, aga dokumendil märget ei ole

3.5 PROBLEEMID: kes maksab?

Õigusruumi muutumine toob kaasa töötavate

tehniliste lahenduste muutmise vajaduse

(aga raha?)

KOKKUVÕTE

27.11.2009 Äripäev:

“Kuigi enamasti räägitakse Tallinna linnavõimu läbipaistmatusest, on Vahteri väitel avaliku teabe jagamine linnavalitsuses viimastel aastatel hästi korraldatud, olles parem nii mõnegi teise partei juhtimise all olevast riigiasutusest. "Ma ei usu, et selle põhjus on poliitiline, vaid organisatsiooni traditsioonid ja kultuur soosivad avalikku asjaajamist," ütleb ta. Seepärast ei kirjutanud Vahter mõni aasta tagasi alla ajakirjanike pöördumisele, mis väitis, et linnavalitsusest ei saa kunagi midagi teada. Tema sõnul oleneb kõik sellest, kuidas infot küsida.”

Kadri Bank “Kõiges on süüdi raha”

Tänan tähelepanu eest!

toomas.sepp@tallinnlv.ee