LEY 594 DE 2000

POR MEDIO DE LA CUAL SE DICTA LA LEY GENERAL DE

ARCHIVOS Y SE DICTAN OTRAS DISPOSICIONES

Ricardo A Becerra A

ARTÍCULO 1 –OBJETO

La presente Ley tiene por objeto establecer las reglas y principios generales que regulan la función archivística del Estado.

ARTÍCULO 2 –ÁMBITO DE APLICACIÓN.

La presente Ley comprende a la Administración Pública en sus diferentes niveles, las entidades privadas que cumplen funciones públicas y los demás organismos regulados por la presente Ley.

ARTÍCULO 4 - PRINCIPIOS GENERALES

Fines de los archivos. El objetivo esencial delos archivos es el de disponer de ladocumentación organizada, en tal forma quela información institucional sea recuperablepara su uso de la Administración en elservicio al ciudadano y como fuente de laHistoria.

Los Principios Generales que rigen la función archivística son los siguientes

Importancia de los archivos. Losarchivos son importantes para laAdministración y la Cultura, porquelos documentos que los conformanson imprescindibles para la toma dedecisiones basadas en antecedentes.Pasada su vigencia, estosdocumentos son potencialmenteparte del patrimonio cultural y de laidentidad nacional.

Institucionalidad e instrumentalidad. Los documentosinstitucionalizan las decisiones administrativas y los archivosconstituyen una herramienta indispensable para la gestiónadministrativa, económica, política y cultural del Estado y laadministración de justicia; son testimonio de los hechos y delas obras; documentan las personas, los derechos y lasinstituciones. Como centros de información institucionalcontribuyen a la eficacia, eficiencia y secuencia de lasentidades y agencias del Estado en el servicio al ciudadano.

Responsabilidad. Los servidorespúblicos son responsables de laorganización, conservación, uso ymanejo de los documentos.

y salvaguardar el patrimonio documentalcomo parte integral de la riqueza cultural dela Nación, cuya protección es obligación delEstado, según lo dispone el Título I de losPrincipios Fundamentales de la ConstituciónPolítica.

Dirección y coordinación de la función archivística. El ArchivoGeneral de la Nación es la entidad del Estado encargada deorientar y coordinar la función archivística para coadyuvar a laeficacia de la gestión del Estado

Administración y acceso. Es una obligación del Estado laadministración de los archivos públicos y un derecho delos ciudadanos el acceso a los mismos, salvo lasexcepciones que establezca la Ley.

Racionalidad. Los archivos actúan como elementosfundamentales de la racionalidad de la administración pública ycomo agentes dinamizadores de la acción estatal. Así mismo,constituyen el referente natural de los procesos informativos deaquélla.

Modernización. El Estado propugnará por el fortalecimiento dela infraestructura y la organización de sus sistemas deinformación, estableciendo programas eficientes y actualizadosde administración de documentos y archivos.

Función de los archivos. Losarchivos en un Estado deDerecho cumplen una funciónprobatoria, garantizadora yperpetuadora.

Manejo y aprovechamiento de losarchivos. El manejo y aprovechamientode los recursos informativos de archivoresponden a la naturaleza de laadministración pública y a los fines delEstado y de la sociedad, siendo contrariacualquier otra práctica sustitutiva.

Interpretación. Las disposiciones de la presente Ley ysus decretos reglamentarios se interpretarán deconformidad con la Constitución Política y los tratados oconvenios internacionales que sobre la materia celebre elEstado Colombiano.