Post on 08-Mar-2019
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
xiii
TATA KEARSIPAN BIDANG DATA DAN PELAPORAN DI BADAN
PERENCANAAN PEMBANGUNAN DAERAH (BAPPEDA)
KOTA SURAKARTA
TUGAS AKHIR
Diajukan Guna Memenuhi sebagian Persyaratan Dalam Memperoleh
Sebutan Vokasi ahli Madya (A. Md.) dalam Bidang
Manajemen Administrasi
Oleh :
Ganang Ari Rusadi
D1507101
PROGRAM DIPLOMA III MANAJEMEN ADMINISTRASI
FAKULTAS ILMU SOSIAL DAN ILMU POLITIK
UNIVERSITAS SEBELAS MARET
SURAKARTA
2011
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
xiv
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
xv
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
xvi
PERNYATAAN
Nama : Ganang Ari Rusadi
NIM : D1507101
Menyatakan dengan sesungguhnya bahwa Tugas Akhir berjudul “TATA
KEARSIPAN BIDANG DATA DAN PELAPORAN DI BADAN
PERENCANAAN PEMBANGUNAN DAERAH (BAPPEDA) KOTA
SURAKARTA” adalah betul-betul karya sendiri. Hal-hal yang bukan karya saya,
dalam Tugas Ahkir tersebut diberi tanda citasi dan ditunjukkan dalam daftar
pustaka.
Apabila dikemudian hari terbukti pernyataan saya tidak benar, maka saya bersedia
menerima sanksi akademik berupa pencabutan Tugas Akhir gelar yang saya
peroleh dari Tugas Akhir tersebut.
Surakarta, Juni 2011
Yang membuat pernyataan,
Ganang Ari Rusadi
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
xvii
MOTTO
“Dengan Menyebut Nama Allah Yang Maha Pengasih Lagi Maha
Penyanyang”
(Q.S 1 Ayat 1)
“Jadikanlah sabar dan sholat sebagai penolongmu dan sesungguhnya
yang demikian itu sungguh berat, kecuali bagi orang-orang yang khusu’ “
(Q.S. Al Baqarah: 45)
“Menaklukan diri sendiri adalah kemenangan yang paling akbar”
(Plato)
“We will either find a way, or make one”
Kita akan menemukan jalan, atau membuat jalan
(Hannibal)
“Hadapilah semua masalah dengan senyuman”
(Penulis)
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
xviii
PERSEMBAHAN
Tertuju untuk:
ü Kedua Orang Tuaku, atas kasih sayang dan bimbingannya dalam
setiap langkah dan perbuatanku
ü Kakak-kakakku tercinta
ü Almamaterku
ü Orang yang mungkin mengerti aku
ü Sahabat dan teman seperjuangan
ü Semua orang yang selalu merestuiku
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
xix
KATA PENGANTAR
Bismillahirahmanirrahim
Assalamu’allaikum Wr. Wb.
Alhamdulillah segala puji dan syukur penulis panjatkan kehadirat Allah SWT
atas rahmat dan hidayah-Nya, serta doa restu dan dukungan dari berbagai pihak
yang senantiasa menyertai penulis dalam melaksanakan Kuliah Kerja Magang
Manajemen Administrasi (KKMA) dengan baik, sampai dengan pembuatan Tugas
Akhir dengan judul “ Tata Kearsipan Bidang Data dan Pelaporan di Badan
Perencanaan Pembangunan Daerah (Bappeda) Kota Surakarta” sebagai salah satu
syarat untuk mencapai gelar Ahli Madya Program Diploma III Mananjemen
Administrasi Fakultas Ilmu Sosial dan Politik Universitas Sebelas Maret
Surakarta.
Penulis menyadari bahwa dalam penulisan Tugas Ahhir ini terdapat banyak
kekurangan dan keterbatasan pengetahuan dan waktu, serta pengalaman sehingga
wajar apabila dalam penulisan Tugas Akhir ini jauh dari kesempurnaan. Oleh
karena itu, penulis membutuhkan saran dan kritik yang membangun yang
dibutuhkan dalam penulisan Tugas Akhir ini. Dengan demikian semoga Tugas
Akhir ini bermanfaat bagi penulis pada khususnya dan pembaca pada umumnya,
serta pihak-pihak yang berkepentingan dengan Tugas Akhir ini.
Di samping itu penulis penulis menyadari bahwa selesainya Tugas Akhir ini
adalah berkat dorongan, motivasi dan bantuan dari berbagai pihak. Dalam
kesempatan ini pula dengan rendah hati penulis ingin menyampaikan rasa terima
kasih kepada:
1. Prof. Drs. Pawito, Ph.D selaku Dekan Fakultas Ilmu Sosial dan Politik
Universitas Sebelas Maret.
2. Drs. Sudarto, MS selaku Ketua Program Jurusan Manajemen Administrasi.
3. Drs. Sakur, MS selaku Pembimbing Akademik.
4. Drs. Sonhaji, M.Si selaku pembimbing yang telah meluangkan waktunya dan
memberi bimbingan, pandangan, kritikan, saran serta pengarahan sehingga
penulis mampu meyelesaikan Tugas Akhir ini.
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
xx
5. Dra. Retno Suryawati, M.Si selaku penguji Tugas Akhir.
6. Bapak dan ibu dosen serta semua staff yang telah memberi penulis bekal ilmu
pengetahuan selama masa perkulihan.
7. Ir. Endang Sri Harti, MT selaku An. Kepala Bappeda Kota Surakarta atas ijin
magang yang telah diberikan kepada saya dalam KKMA 2010.
8. Drs. Sugiyanto selaku Ka. Bid. Data dan Pelaporan Bappeda Kota Surakarta
atas bimbingan dan masukan yang telah diberikan saat proses magang dalam
KKMA 2010.
9. Bapak dan ibu karyawan Bappeda Kota Surakarta khususnya di Bidang Data
dan Pelaporan dalam membantu proses magang KKMA 2010.
10. Kedua orang tua, kakak dan saudara saya yang tersayang yang memberikan
doa, dukungan, nasehat dan perhatiaannya.
11. Teman-teman Diploma III Manajemen Administrasi yang selama ini telah
membantu serta dukungannya.
12. Luly Ulimpiana yang telah memberikan fasilitas, perhatian serta dukungannya
dalam terselesainya Tugas Akhir ini.
13. Teman-teman kosku yang memberikan canda tawa untuk menyemangati
dalam penyelesaian Tugas Akhir ini.
14. Semua pihak yang telah membantu penulis dalam penyelesaian Tugas Ahkir
ini, yang tidak dapat disebutkan satu persatu.
Semoga dengan kebaikan yang diberikan selalu membawa manfaat bagi
penulis dan dengan bantuannya mudah-mudahan mendapatkan balasan dari Allah
SWT. Penulis berharap agar Tugas Akhir ini dapat memberikan manfaat baik bagi
penulis sendiri pada khususnya dan bagi pembaca pada umumnya.
Wassalamuallaikum Wr. Wb.
Surakarta, Juni 2011
Penulis,
Ganang Ari Rusadi
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
xxi
DAFTAR ISI
JUDUL ...................................................................................................................... xiii
PERSETUJUAN ...................................................... Error! Bookmark not defined.
PENGESAHAN....................................................... Error! Bookmark not defined.
PERNYATAAN ....................................................................................................... xvi
MOTTO.................................................................................................................... xvii
PERSEMBAHAN ..................................................................................................xviii
KATA PENGANTAR.............................................................................................. xix
DAFTAR ISI............................................................................................................. xxi
DAFTAR TABEL ..................................................................................................xxiii
DAFTAR BAGAN ................................................................................................. xxiv
ABSTRAK ............................................................................................................... xxv
BAB I PENDAHULUAN ........................................................................................... 1
A. Latar Belakang Masalah .................................................................................. 1
B. Perumusan Masalah ......................................................................................... 3
C. Tujuan Pengamatan .......................................................................................... 4
D. Manfaat Pengamatan........................................................................................ 4
BAB II TINJUAN PUSTAKA ................................................................................... 5
A. Pengertian Sistem ............................................................................................. 5
B. Pengertian Arsip, Kearsipan dan Sistem Kearsipan ...................................... 6
C. Metode Pengamatan ....................................................................................... 22
BAB III DISKRIPSI INSTANSI.............................................................................. 26
A. Sejarah Singkat Berdirinya Bappeda Kota Surakarta .................................. 26
B. Visi dan Misi Bappeda Kota Surakarta ........................................................ 27
C. Tugas Pokok dan Fungsi Bappeda Kota Surakarta ...................................... 28
D. Susunan Organisasi, Uraian Fungsi dan Fungsi Jabatan Struktural Bappeda
Kota Surakarta ................................................................................................ 29
E. Tata Kerja Bappeda Kota Surakarta ............................................................. 36
F. Kepegawaian Bappeda Kota Surakarta ........................................................ 37
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
xxii
BAB IV PEMBAHASAN......................................................................................... 41
A. Penerimaan dan pencatatan arsip .................................................................. 41
B. Penyimpanan Arsip ........................................................................................ 45
C. Penyusutan Arsip ........................................................................................... 52
D. Fasilitas Arsip ................................................................................................. 52
E. Pegawai Kearsipan ......................................................................................... 54
BAB V PENUTUP .................................................................................................... 56
A. Kesimpulan ..................................................................................................... 56
B. Saran ............................................................................................................... 58
DAFTAR PUSTAKA
LAMPIRAN
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
xxiii
DAFTAR TABEL
Tabel 1: Jumlah karyawan Bappeda Kota Surakarta
berdasarkan jenis kelamin....................................................... 38
Tabel 2: Jumlah karyawan Bappeda Kota Surakarta
berdasarkan tingkat pendidikan ............................................... 38
Tabel 3: Jumlah karyawan Bappeda Kota
Surakarta berdasarkan golongan............................................... 39
Tabel 4: Contoh tanda terima hasil musrenbangkel cam
dan renja kelurahan atau kecamatan......................................... 44
Tabel 5: Contoh klasifikasi kearsipan daerah tingkat
I Jawa Tengah ........................................................................... 47
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
xxiv
DAFTAR BAGAN
Bagan 1 : Bagan Organisasi Bappeda Kota Surakarta …………………. 40
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
xxv
ABSTRAK
Ganang Ari Rusadi, D1507101, TATA KEARSIPAN BIDANG DATA DAN PELAPORAN DI BADAN PERENCANAAN PEMBANGUNAN DAERAH (BAPPEDA) KOTA SURAKARTA, Tugas Akhir, Progam Studi Manajemen Administrasi, Progam Diploma III, Fakultas Ilmu Sosial dan Politik, Universitas Sebelas Maret Surakarta, 2011, 57 Halaman. Pengamatan ini bertujuan untuk mengetahui bagaimanakah tata kearsipan bidang Data dan Pelaporan di Bappeda Kota Surakarta? Adapun latar belakang masalah yang mendorong penulis untuk melakukan pengamatan ini adalah berdasarkan pertimbangan bahwa cukup menarik untuk diamati khususnya masalah tata kearsipan, karena berdasarkan kenyataan masih banyak instansi yang masih belum memahami tentang arti pentingnya arsip, sehingga tata kearsipan kurang dilaksanakan dengan maksimal, maka dipandang perlu untuk memberikan saran kerja tentang tata kearsipan yang baik. Jenis pengamatan yang digunakan adalah deskriptif, yang menghasilkan data deskriptif dari objek yang diamati, pengumpulan data dilakukan dengan menggunakan wawancara, observasi, studi pustaka dan dokumentasi. Metode pengamatan yang digunakan meliputi jenis pengamatan, lokasi pengamatan, sumber data, teknik pengumpulan data dan metode analisis data. Sumber data berasal dari pegawai Bappeda Kota Surakarta, dokumen-dokumen dan buku-buku kepustakaan. Teknik pengumpulan data menggunakan teknik observasi partisipan. Metode analisis data menggunakan analisis interaktif yang meliputi reduksi data, penyajian data dan penarikan kesimpulan. (HB, Sutopo, 1998: 34-36). Landasan teori dan pemikiran yang digunakan adalah tentang berbagai hal yang berhubungan dengan tata kearsipan yang meliputi penerimaan dan pencatatan arsip, penyimpanan, penyusutan, fasilitas dan pegawai kearsipan. Pengamatan dilakukan bulan Februari sampai dengan Maret 2010 di Bappeda Kota Surakarta. Arsip-arsip yang dikelola di Bidang Data dan Pelaporan Bappeda Kota Surakarta antara lain Musyawarah Rencana Pembangunan Kelurahan dan Kecamatan (Musrenbangkel dan Musrenbangcam) dan Rencana Kerja dari Kelurahan dan Kecamatan. Sistem penerimaan arsip yang digunakan yaitu sistem desentralisasi. Penyimpanan arsip di Bidang Data dan Pelaporan Bappeda Kota Surakarta meliputi asas penyimpanan arsip yaitu asas campuran, sistem penyimpanan arsip yaitu sistem tahun dan subjek dan prosedur penyimpanan arsip yang meliputi langkah-langkah memeriksa, mengindeks, mengkode, menyortir dan menempatkan. Belum pernah dilakukan penyusutan arsip, karena belum adanya pegawai khusus arsip. Fasilitas arsip di Bidang Data dan Pelaporan Bappeda Kota Surakarta meliputi tata ruang kearsipan dan alat-alat kearsipan. Tata ruang kearsipannya belum maksimal, karena belum terdapat ruangan khusus arsip. Alat-alat kearsipannya sudah baik serta memenuhi syarat didalam tata kearsipan. Di Bappeda Kota Surakarta belum ada pegawai khusus arsip, karena belum ada pegawai yang didik sebagai arsiparis.
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
1
BAB I
PENDAHULUAN
A. Latar Belakang Masalah
Perkembangan Ilmu dan Teknologi yang pesat sangat berpengaruh
terhadap perkembangan aktivitas-aktivitas organisasi. Setiap kegiatan suatu
organisasi pemerintahan maupun organisasi swasta dalam mencapai tujuan
yang ditetapkan selalu berusaha untuk meningkatkan produktifitasnya dengan
menggunakan teknologi yang tersedia. Keberhasilan organisasi dalam
mencapai tujuan tersebut dipengaruhi oleh bebarapa faktor, salah satunya
adalah tentang tata kearsipan.
Kearsipan merupakan jembatan bagi semua administrasi dalam suatu
organisasi dan merupakan tumpuan dari semua pusat ingatan dari segala
macam kegiatan, seperti kegiatan perencanaan, pengambilan keputusan,
pembuatan laporan, penilaian, pengendalian dan kegiatan-kegiatan lainnya.
Tanpa adanya arsip yang disempurnakan menjadi dokumen tidak mungkin
akan adanya penulisan sejarah dan penulisan buku-buku ilmiah lainnya.
Arsip yang dalam istilah Indonesia ada yang menyebutnya sebagai
“warkat” menurut Basir Barthos (1990:1) pada pokoknya dapat diberikan
pengertian sebagai setiap catatan tertulis baik dalam bentuk gambar maupun
bagan yang memuat keterangan-keterangan mengenai suatu subyek (pokok
persoalan) ataupun peristiwa yang dibuat orang untuk membantu daya ingat
orang itu.
Agar arsip dapat membantu kelancaaran aktifitas organisasi dan
mempermudah penyajian data baik untuk intern maupun ekstern organisasi
maka diperlukan pekerjaan ketatausahaan yang baik, tertib dan menyeluruh.
Dengan adanya sistem penyimpanan arsip yang tertib dan teratur, dapat
membantu organisasi dalam menyajikan data dan informasi dengan cepat dan
tepat yang dapat menunjang kelancaran pekerjaannya.
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
2
Tanpa arsip tidak mungkin seseorang mengingat segala dokumen dan
catatan yang begitu komplek, sehingga arsip mempunyai peranan yang
penting yaitu sebagai pusat ingatan dan informasi bagi setiap kegiatan
organisasi.
Dalam Pasal 3 UU No. 7 Tahun 1971 dirumuskan bahwa tujuan kearsipan
adalah untuk menjamin keselamatan bahan pertanggungjawaban nasional
tentang perencanaan, pelaksanaan dan penyelenggaraan kehidupan
kebangsaan serta untuk menyediakan bahan pertanggungjawaban tersebut bagi
kegiatan pemerintahan.
Akan tetapi banyak yang berpendapat bahwa arsip tidak ada nilainya dan
hanya barang yang harus disimpan dalam gudang. Maka dari itu banyak orang
yang tidak menekuni pekerjaan dibidang ini.
Pada kenyataanya banyak instansi pemerintahan maupun swasta yang
meremehkan dan menganggap gampang pekerjaan ini. Padahal menurut
pengamatan, kearsipan merupakan pekerjaan yang banyak menyita waktu dan
memerlukan ketrampilan serta keahlian khusus.
Misalnya pada suatu instansi yang terdapat banyak data, dan belum
mempunyai pegawai khusus yang menangani tentang arsip. Sehingga hanya
pegawai biasa yang menangani arsip-arsip tersebut. Pegawai tersebut belum
memahami tentang tata kearsipan, data-data hanya disimpan begitu saja,
sehingga pada saat arsip dibutuhkan kembali sulit untuk mencarinya dan
membutuhkan waktu yang lama.
Menurut Boedi Martono (1990:16), menyebutkan bahwa program
kearsipan dapat dikatakan baik jika didalamnya sekurang-kurangnya
mengandung unsur-unsur sebagai berikut:
1. Adanya kebijakan pengendalian kearsipan secara menyeluruh
2. Sistem klasifikasi arsip, indeks dan tunjuk silang yang dapat melayani
penataan berkas dan penemuan kembali arsip
3. Sistem pelayanan dan penyajian yang tepat dan efesien
4. Program penyusutan arsip yang terarah dengan berpedoman pada jadwal
retensi arsip
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
3
5. Penggunaan peralatan teknis kearsipan dan ruang penyimpanan arsip yang
tepat
6. Pemeliharaan dan pengamanan arsip yang tepat.
Badan Perencanaan Pembangunan Daerah (Bappeda) Kota Surakarta
sebagai salah satu instansi Pemerintah memiliki tugas dan fungsi yang sangat
penting bagi perkembangan pembangunan Kota Surakarta. Tugas Bappeda
Kota Surakarta dalam hal ini yaitu membantu Walikota dalam menetukan
kebijaksanaan di Bidang Perencanaan Pembangunan Daerah. Fungsi Bappeda
yaitu melakukan penyusunan pola dasar pembangunan daerah, menyusun
progam tahunan, menyusun APBD, mengadakan koordinasi dan mengadakan
pengamatan untuk kepentingan perencanaan pembangunan daerah, mengikuti
persiapan dan perkembangan pelaksanaan rencana pembangunan daerah untuk
penyempurnaan lebih lanjut.
Maka dengan demikian peranan kearsipan penting dalam menunjang
kelancaran tugas dan fungsi Bappeda, untuk menyelaraskan penyusunan
rencana-rencana pembangunan yang akan atau baru mulai dilaksanakan
dengan menyesuaikan rencana-rencana yang telah disusun sebelumnya.
Berdasarkan uraian di atas, penulis sangat tertarik untuk mengamati lebih
dalam tentang sistem tata kearsipan yang dilaksanakan di Bidang Data dan
Pelaporan Bappeda Kota Surakarta, antara lain bagaimana proses kearsipan
dari penerimaan, pencatatan, penyimpanan, penyusutan, fasilitas dan pegawai
kearsipan.
B. Perumusan Masalah
Berdasarkan uraian latar belakang masalah diatas maka dapat dirumuskan
permasalahan sebagai berikut:
1. Bagaimanakah tata kearsipan Bidang Data dan Pelaporan di Bappeda Kota
Surakarta?
2. Faktor apa yang dapat mempengaruhi tata kearsipan berjalan dengan
maksimal?
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
4
C. Tujuan Pengamatan 1. Untuk mengetahui bagaimanakah tata kearsipan di Bappeda Kota
Surakarta Bidang Data dan Pelaporan.
2. Bermanfaat dan berguna bagi semua pihak yang berkepentingan, baik itu
sebagai pengetahuan, masukan dan pertimbangan dalam melaksanakan
kegiatan yang berhubungan dengan pemeliharaan data kearsipan.
3. Untuk memperoleh data yang dipergunakan penulis untuk menyusun
penulisan Tugas Akhir sebagai salah satu syarat meraih gelar Ahli Madya
(A.Md.) pada Fakultas Ilmu Sosial dan Ilmu Politik, Program Diploma III
Manajemen Administrasi, Universitas Sebelas Maret, Surakarta.
D. Manfaat Pengamatan
1. Salah satu tujuan jurusan Manajemen Administrasi adalah mempersiapkan
calon-calon tenaga Administrasi Profesional. Hasil pengamatan ini dapat
dijadikan masukan atau bahan pertimbangan dalam mengembangakan
perkuliahan yang memberikan pengetahuan secara praktis dan dapat
dijadikan masukan untuk kegiatan yang membina kecakapan, ketrampilan
dan kesungguhan para Mahasiswa.
2. Mengetahui gambaran yang lebih mendalam tentang tata kearsipan di
Bidang Data dan Pelaporan Bappeda Kota Surakarta
3. Dapat menerapakan sistem penyimpan dan pemeliharaan arsip dengan
menerapkan teori dari beberapa pendapat Ilmuwan dan Pemerintahan
tentang pelaksanaan tata kearsipan, serta menjadi bahan pertimbangan
dalam menetapkan kebijakan tentang masalah kearsipan di lingkungan
kerjanya.
4. Memberikan masukan serta tambahan pengetahuan untuk memperbaiki
dan menyempurnakan tata kearsipan agar lebih memajukan perkembangan
kearsipan di masa yang akan datang.
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
5
BAB II TINJUAN PUSTAKA
Pada landasan teori ini penulis akan menguraikan mengenai pengertian sistem
kearsipan, pengertian kearsipan, serta hal-hal yang mendukung untuk mengatasi
masalah dalam tata kearsipan tersebut.
A. Pengertian Sistem
Sebelum penulis menguraikan apa pengertian dari sistem kearsipan,
penulis akan menyampaikan defenisi mengenai sistem
1. Pengertian sistem menurut Kamus Umum Bahasa Indonesia, mempunyai
beberapa pengertian, yaitu:
a. Cara atau metode yang teratur untuk melakukan sesuatu b. Sekelompok bagian-bagian yang bekerja sama untuk melakukan
sesuatu c. Sekelompok dari pendapat, peristiwa, kepercayaan dan sebagainya
yang disusun dan diatur baik-baik. (Ig. Wursato, 1995:20)
2. Pengertian sistem menurut Kamus Administrasi Perkantoran
Sistem adalah suatu rangkain prosedur yang telah merupakan suatu
kebulatan untuk melaksanakan sesuatu fungsi.
Adapun syarat-syarat sistem antara lain:
1) Sistem harus dibentuk untuk menyelesaikan tujuan
2) Elemen sistem harus mempunyai rencana yang ditetapkan
3) Adanya hubungan diantara elemen sistem
4) Unsur dasar dari proses (arus informasi, energi dan material) lebih
penting dari pada elemen sistem
5) Tujuan organisasi lebih penting dari pada tujuan elemen.
Sedangkan metode sistem sebagai berikut:
1) Blackbox Approach
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
6
Suatu sistem dimana input dan outputnya dapat didefinisikan tetapi
prosesnya tidak diketahui atau tidak terdefinisi.
Metode ini hanya dapat dimengerti oleh pihak dalam ( yang menangani )
sedangkan pihak luar hanya mengetahui masukan dan hasilnya. Sistem ini
terdapat pada subsistem tingkat terendah.
2) Analityc System
Suatu metode yang mencoba untuk melihat hubungan seluruh masalah
untuk menyelidiki kesistematisan tujuan dari sistem yang tidak efektif dan
evaluasi pilihan dalam bentuk ketidak efektifan dan biaya.
Dalam metode ini beberapa langkah diberikan seperti di bawah ini:
a) menentukan identitas dari sistem
b) menentukan tujuan dari sistem
c) bagian-bagian apa saja yang terdapat dalam sistem dan apa tujuan dari
masing-masing bagian tersebut.
Dari beberapa defenisi di atas dapat disimpulkan bahwa sistem adalah
sebagian gabungan dari kelompok atau serangkaian bagian yang satu sama
lain saling mengadakan interaksi dan saling ketergantungan untuk mencapai
tujuan tertentu.
B. Pengertian Arsip, Kearsipan dan Sistem Kearsipan
1. Arsip
Pengertian arsip mengandung berbagai macam pengertian, tergantung
pada segi peninjauannya. Di bawah ini pengertian arsip dari berbagai
sumber sebagai berikut:
a. Pengertian arsip menurut Kamus atau Ensiklopedi
1) Menurut Kamus Besar Bahasa Indonesia, arsip adalah simpanan
surat-surat penting.
2) Menurut Kamus Administrasi Perkantoran, arsip adalah kumpulan
warkat yang disimpan secara teratur berencana karena mempunyai
suatu kegunaan agar setiap kali diperlukan dapat cepat ditemukan
kembali.
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
7
b. Pengertian arsip menurut menurut Undang-Undang No. 7 tahun 1971
1) Arsip adalah naskah-naskah yang dibuat dan diterima oleh
lembaga-lembaga dan badan-badan pemerintahan dalam bentuk
corak apa pun, baik dalam keadaan tunggal maupun berkelompok
dalam rangka pelaksanaan kegiatan pemerintah.
2) Arsip adalah naskah-naskah yang dibuat dan diterima oleh badan-
badan swasta atau perorangan dalam bentuk corak apa pun, baik
dalam keadaan tunggal maupun berkelompok, dalam rangka
pelaksanaan kehidupan kebangsaan.
c. Pengertian arsip menurut lembaga administrasi Negara
Arsip adalah segala kertas naskah, buku, foto, film, mikro film,
rekaman suara, gambar peta, bagan atau dokumen-dokumen lain dalam
segala macam bentuk dan sifatnya, aslinya atau salinannya, dengan
segala cara penciptaannya, dan yang dihasilkan atau diterima oleh
suatu badan, sebagai bukti atas tujuan, organisasi, fungsi-fungsi,
kebijaksanaan-kebijaksanaan, keputusan-keputusan, prosedur-
prosedur, pekerjaan-pekerjaan atau kegiatan pemerintah yang lain atau
karena pentingnya informasi yang tergantung didalamnya.
Maka dari uraian di atas dapat disimpulkan bahwa arsip adalah
kumpulan surat atau kumpulan warkat yang mengandung arti dan
mempunyai kegunaan baik bagi kepentingan organisasi maupun bagi
kepentingan pribadi yang disimpan sedemikian rupa sehingga dengan
mudah dan cepat dapat ditemukan kembali apabila sewaktu-waktu
digunakan.
Oleh karena itu apabila warkat-warkat/naskah-naskah yang tidak
mempunyai arti dan kegunaan, serta tidak disimpan secara sistematis
tidak dapat dinamakan arsip.
Sedangkan macam-macam arsip secara umum ada dua, yaitu:
1) Arsip Dinamis
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
8
Arsip dinamis adalah arsip yang setiap hari digunakan secara
langsung untuk perencanaan, pelaksanaan, dan pengendalian
kegiatan operasional perusahaan.
Arsip dinamis dibagi menjadi dua macam, yaitu:
a) Arsip aktif
Arsip aktif yaitu arsip dipergunakan secara terus-menerus
untuk berbagai keperluan perusahaan.
b) Arsip inaktif
Arsip inaktif yaitu arsip yang sudah tidak dipergunakan lagi
secara terus-menerus dalam kegiatan perusahaan untuk saat ini.
Arsip inaktif masih perlu disimpan jika suatu saat diperlukan,
karena arsip ini berkaitan dengan kegiatan perusahaan atau
berguna sebagai bahan referensi.
2) Arsip Statis
Arsip statis adalah arsip yang setiap hari digunakan namun tidak
secara langsung untuk perencanaan, pelaksanaan dan pengendalian
kegiatan operasional perusahaan akan tetapi tetap disimpan dengan
alasan historis.
Tujuan penyimpanan arsip adalah:
a) Sebagai referensi, bila perusahaan memerlukan suatu keterangan
atau informasi tertentu.
b) Memberikan keterangan-keterangan vital, misalnya: sebagai bukti
yang sesuai dengan ketentuan hukum. (Winardi, 1990:98)
c) Memberikan data atau informasi kepada manajer atas pihak yang
berwenang untuk mengambil keputusan dalam perusahaan
mengenai hasil yang telah dicapai oleh perusahaan.
2. Kearsipan
Berikut ini beberapa definisi mengenai kearsipan:
a. Menurut The Liang Gie
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
9
Kearsipan adalah kegiatan menyimpan warkat dengan berbagai cara
dan alat ditempat tertentu yang aman agar tidak rusak atau hilang
sebagai pusat ingatan atau sumber informasi suatu organisasi.
b. Menurut Ig. Wursanto
Kearsipan atau filing adalah proses kegiatan pengurusan atau
pengaturan arsip dengan menggunakan suatu sistem tertentu, sehingga
arsip-arsip tersebut dapat ditemukan kembali dengan mudah dan cepat
apabila sewaktu-waktu diperlukan. (1995:19)
Setelah mengetahui beberapa definisi kearsipan seperti di atas maka
dapat disimpulkan bahwa pengertian kearsipan adalah kegiatan
pengurusan arsip dengan menggunakan suatu sistem tertentu, sehingga
dapat ditemukan kembali dengan mudah dan cepat setiap kali diperlukan.
3. Sistem kearsipan
Setelah kita mengetahui arti dari sistem, arsip dan kearsipan, maka
pengertian dari sistem kearsipan menurut Ig. Wursanto adalah:
Suatu sistem atau metode atau cara yang telah direncanakan yang
dipergunakan dalam pengurusan arsip (penyimpanan, pemeliharaan),
sehingga arsip-arsip dapat ditemukan kembali dengan mudah dan cepat
apabila sewaktu-waktu diperlukan. (1995:22)
Maka dari pengertian di atas dapat disimpulkan bahwa pengertian
sistem kearsipan adalah suatu cara atau metode yang telah disusun atau
direncanakan dalam pengurusan arsip, sehingga arsip-arsip tersebut dapat
ditemukan kembali dengan mudah dan cepat sewaktu-waktu diperlukan.
Adapun metode atau cara tersebut meliputi tahap penerimaan,
pencatatan, penyimpanan, penggunaan, pemeliharaan, penyusutan dan
pemusnahan benda-benda arsip yang sering disebut dengan daur hidup
arsip.
a. Masalah-masalah dalam bidang kearsipan:
1) Arsip-arsip penting yang diperlukan hilang,
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
10
2) Arsip yang dicari ada tetapi sulit untuk ditemukan kembali pada
saat arsip tersebut diperlukan,
3) Tejadi banjir arsip, yaitu arsip yang sama disimpan dibeberapa
lokasi/tempat penyimpanan, atau arsip yang sudah
kadaluwarsa/tidak berguna masih disimpan. Hal ini menyebabkan
ruang kantor tersita untuk penyimpanan arsip,
4) Peralatan kearsipan yang tidak memadai, tidak mengikuti ilmu
perkembangan kearsipan modern, karena kurangnya dana yang
tersedia, serta karena pegawai keasipan yang kurang cakap,
5) Tata kerja kearsipan yang tidak mengikuti perkembangan ilmu
kearsipan modern karena pegawai kearsipan yang tidak cakap dan
kurang adanya bimbingan yang teratur dari pihak pimpinan dan
dari ahli kearsipan,
6) Kurang adanya kesadaran para pegawai terhadap peranan dan
pentingnya arsip-arsip bagi organisasi, sehingga sistem
penyimpanan, pemeliharaan dan perawatan arsip kurang mendapat
perhatian yang semestinya.
b. Pengelolaan Arsip
Kebutuhan akan arsip dan penyelenggaraannya bagi setiap instansi
atau lembaga tentu berbeda beda. Meskipun berbeda tetapi suatu
prinsip harus tetap di anut oleh suatu organisasi seperti yang
dikemukakan oleh Ig. Wursanto (1991:171) yaitu aman, awet, efesien
dan luwes (fleksibel).
Karena arsip merupakan salah satu unsur yang dapat menunjang
dalam pengambilan keputusan maka ia harus selalu sedia ketika
diperlukan, kecepatan penemuan kembali sangat diutamakan,
penemuan kembali akan dimudahkan dengan penyimpanan arsip yang
relatif dekat dengan pengguna informasi. Arsip dapat disimpan dengan
cara sentralisasi, desentralisasi, dan kombinasi.
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
11
1. Sentralisasi
Pada sistem sentralisasi, semua arsip dinamis disimpan di
pusat penyimpanan arsip dinamis. Unit bawahannya yang ingin
menggunakan arsip dinamis dapat menghubungi pusat arsip
dinamis. Sistem sentralisasi memilki keuntungan dan kerugian.
Keuntungannya:
a. Mencegah duplikasi
Bila setiap kertas yang bertautan dengan sebuah susunan atau
sebuah subjek tertentu masuk ke berkas pusat (central file),
maka berbagai tembusan yang dibuat untuk keperluan subjek
atau susunan tersebut terkumpul menjadi satu, sehingga hanya
satu saja yang disimpan sedangkan kertas lain (tembusan) dapat
dimusnahkan.
b. Menghemat ruangan, peralatan, dan alat tulis kantor
Menghemat karena tidak ada duplikasi arsip dinamisdan
peralatan. Ruang yang digunakan juga semakin sedikit karena
hanya ada satu orang saja yang bertanggung jawab atas
perlengkapan dan alat tulis kantor, sehingga dapat menghemat
dalam hal pengadaan barang dan perlengkapan.
c. Menghemat waktu
Karena hanya ada satu tempat saja untuk memberkaskan bahan,
serta satu tempat saja untuk menemukannya, maka pemakai
akan menghemat waktu bila mencari informasi.
Pemakai tidak perlu mendatangi bagian-bagian lain hanya
untuk mencari informasi.
d. Jasa kepada bagian lain
Sistem pemberkasan terpusat membebaskan bagian lain dari
masalah pemeliharaan arsip dinamis dan membantu mereka
memusatkan perhatian pada aktivitas mereka.
e. Adanya keseragaman
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
12
Semua arsip dinamis terpusat, pengolahan dan
penyimpanannya dilakukan secara seragam serta memudahkan
pengawasan.
Kerugiannya:
a. Kesulitan fisik
Beberapa bagian letaknya jauh dari pusat pemberkasan dan ini
berarti membuang waktu atau terjadi penundaan serta perlu
waktu untuk membawa arsip dinamis dari kamar berkas ke
kamar petugas yang memerlukannya.
b. Kebocoran informasi
Karena beberapa berkas ditempatkan di ruang pusat, akan
terjadi kekhawatiran publisitas masalah penting antara berbagai
bagian yang berbeda-beda.
c. Adanya ketakutan akan hilangnya arsip dinamis
Karena tidak ada duplikasi, bila arsip dinamis di pusat arsip
dinamis hilang maka arsip dinamis itu akan hilang selama-
lamanya.
d. Tidak semua jenis arsip dapat disimpan dengan satu sistem
penyimpanan yang seragam.
2. Sistem Desentralisasi
Sistem pengolahan arsip secara desentralisasi adalah
penyimpanan arsip masing-masing unit kerja disimpan oleh unit
kerja yang bersangkutan.
Apabila suatu organisasi menganut asas Desentralisasi maka
akan memberikan kewenangan kepada tiap-tiap unit satuan kerja
untuk mengurus penyelenggaraan penyimpanan arsip sendiri-
sendiri.
Sistem Desentralisasi memiliki keuntungan sebagai berikut:
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
13
a) Sistem Desentralisasi sangat cocok bila informasi rahasia yang
berkaitan dengan sebuah bagian disimpan di bagian yang
bersangkutan,
b) Dalam sistem pemberkasan terpusat mungkin ada waktu yang
terbuang dalam menentukan lokasi dokumen,
c) Dekat dengan pemakai sehingga manajer arsip dinamis dapat
langsung mengawasi pengolahan dan penyimpanan arsip
dinamis,
d) Sistem desentralisasi memungkinkan penyimpanan berkas yang
relevan dengan sebuah bagian yang disimpan di bagian yang
bersangkutan sehingga menghemat waktu dalam pengangkutan
berkas.
Adapun kerugian sistem desentralisasi adalah :
a) Tidak ada keseragaman dalam hal pemberkasan dan peralatan,
b) Karena letaknya tersebar maka pengawasan oleh manajer arsip
dinamis sulit dilakukan,
c) Terjadi duplikasi ruangan, perlengkapan dan alat tulis kantor,
sehingga terjadi duplikasi dalam pengeluaran pemberkasan,
d) Sistem Desentralisasi akan mengalami kesulitan pemberkasan
dalam hal dokumen yang relevan yang berkaitan dengan dua
bagian atau lebih,
e) Masing-masing bagian menyimpan arsip aktifnya masing-
masing sehingga arsip dinamis aktif yang saling berkaitan
tersebar di berbagai tempat.
3. Sistem Campuran
Sistem Campuran merupakan kombinasi Sentralisasi dan
Desentralisasi. Dalam sistem ini masing-masing bagian
menyimpan arsip dinamisnya masing-masing di bawah control
sistem terpusat, yang menyangkut personalia, gaji, kredit,
keuangan dan catatan penjualan. Tanggung jawab sistem berada di
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
14
bawah manajer arsip dinamis atau petugas yang secara operasional
bertanggung jawab atas arsip dinamis di suatu badan organisasi.
Petugas ini menyusun jaringan sistem kontrol dan prosedur
operasional sistem kearsipan.
Sistem ini memiliki keuntungan, yaitu:
a. Adanya sistem penyimpanan dan temu balik yang seragam,
b. Adanya kenyakinan manajemen di kalangan pengelola arsip
dinamis,
c. Memungkinkan pengadaan terpusat dengan imbas efesiensi
biaya yang lebih baik,
d. Menekan seminimum mungkin kesalahan pemberkasan serta
arsip dinamis yang hilang,
e. Memudahkan control gerakan arsip dinamis sesuai dengan
jadwal retensi dan pemusnahan.
Dari segi lain, sistem ini memiliki kerugian sebagai berikut :
a) Kurang luwes karena keseragaman di seluruh unit belum
atau tidak ada,
b) Masalah yang berasal dari sistem Sentralisasi dan
Desentralisasi dibawa ke sistem Kombinasi,
c) Arsip dinamis yang bertautan tidak ditempatkan pada
tempat yang sama sehingga menyulitkan penggunaannya.
c. Sistem penyimpanan arsip
Secara umum terdapat beberapa sistem klasifikasi atau sistem
indek dalam penyimpanan arsip, yakni:
1) Sistem Alfabetis
Arsip disimpan berdasarkan urutan kode abjad yang diberikan
untuk nama orang, organisasi atau perusahaan atau subjek. Abjad
yang digunakan adalah abjad huruf pertama dari suatu nama
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
15
setelah nama-nama itu diindeks menurut aturan dan ketentuan yang
berlaku bagi masing-masing nama.
2) Sistem Numerik
Arsip disimpan berdasarkan urutan kode numeric yang diberikan
untuk nama orang, organisasi atau perusahaan atau subjek. Dapat
dikombinasikan dengan sistem alfabetis untuk menjaga urutan
penyimpanan arsip (sistem alfabetis-numerik). Semua arsip yang
menyangkut hal-hal yang saling berkaitan ditempatkan dalam suatu
folder dengan nomor tersendiri.
3) Sistem Subjek
Arsip disimpan berdasarkan topik atau subjek tertentu yang ada
dalam kegiatan organisasi atau perusahaan. Misalnya: nama
departemen, jenis produk, jenis transaksi dan lain-lain. Urutan
subjek biasanya dijaga dengan menggunakan sistem klasifikasi
alfabetis (sistem alfabetis subjek).
4) Sistem Geografis
Arsip disimpan berdasarkan nama geografis atau kode wilayah.
Misalnya: nama Kota, nama Provinsi, nama Negara dan lain-lain.
Dapat dikombinasikan dengan klasifikasi alfabetis untuk menjaga
ukutannya (sistem alfabetis-geografis). Dalam filing sistem
wilayah harus ditentukan terlebih dahulu susunan wilayah atau
daerahnya. Susunan itu dapat berupa satuan-satuan wilayah atau
daerah menurut sistem ketatanegaraan.
5) Sistem Kronologis
Arsip disimpan berdasarkan urutan kronologis tanggal-bulan-
tahun. Sistem ini umunya bersifat sementara, sebelum arsip
diklasifikasikan berdasarkan sistem klasifikasi yang lain.
Pada prakteknya pengklasifikasian arsip merupakan kombinasi dari
beberapa sistem klasifikasi yang tujuannya mempermudah dan
mempercepat penemuan kembali.
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
16
Untuk menentukan sistem mana yang akan digunakan oleh suatu
perusahaan maka harus disesuaikan dengan kebutuhan perusahaan yang
bersangkutan dengan mempertimbangkan:
a. Ukuran perusahaan, aktifitas kantor dan pengembangannya
b. Jumlah catatan kantor atau arsip
c. Jenis atau tipe arsip
d. Cara penggunaan arsip
e. Sifat kerahasian arsip
Jadi dapat disimpulkan bahwa tidak ada sistem klasifikasi arsip terbaik
yang dapat diterakan dengan efektifitas yang sama untuk semua
perusahaan. Sistem tersebut harus disesuaikan dengan kebutuhan dan
situasi atau kondisi perusahaan.
d. Prosedur Penyimpanan Arsip
Setiap pekerjaan atau kegiatan tentunya mempunyai urutan-urutan
langkah untuk menyelesaikan pekerjaan yang bersangkutan dari
permulaan hingga selesai.
Menurut Ig. Wursanto (1995:16-18), bahwa proses penyimpanan arsip
meliputi kegiatan sebagai berikut:
1) Memisah-misahkan (segreting) arsip
Mengadakan persortiran terhadap arsip-arsip yang akan disimpan,
untuk dikelompokkan menurut subjek-subjek seperti yang
dicantumkandalam kartu kendali atau menurut daftar indek yang
telah di tentukan.
2) Meneliti (examining) arsip
Meneliti arsip-arsip yang akan disimpan perlu untuk mengetahui
apakah arsip yang disimpan (di file) itu sudah ada tanda
persetujuan (disposisi) dari jabatan yang berwenang bahwa arsip
tersebut boleh disimpan.
3) Memadukan (assembling) arsip
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
17
Arsip-arsip yang merupakan bagian-bagian langsung atas persoalan
yang sama dijadikan satu dan disusun menurut susunan kronologis
tanggal surat.
4) Mengklasifikasikan (classification) arsip
Menggolongkan arsip atas dasar perbedaan yang ada, serta
pengelompokkan arsip atas dasar perbedaan yang ada untuk
menentukan kelasnya (sub subjek) beserta kodenya secara cermat.
5) Mengindeks (indexing) arsip
Meliputi:
a) Membaca secara cermat untuk menentukan isi surat
b) Menetukan judul atau caption arsip secara tepat
c) Memberi tanda (keterangan) lain yang dapat menjadi
petunjuk (indeks) arsip yang bersangkutan
6) Mempersiapkan tunjuk silang (cross reference)
Dipergunakan apabila dua caption. Caption pertama digunakan
sebagai caption utama, sedangkan caption yang kedua dicantumkan
pada tunjuk silang.
7) Menyusun arsip
Arsip-arsip yang sudah diberi caption atau judul disusun sesuai
dengan sistem susunan yang digunakan dalam sistem
penyimpanan.
8) Memfile arsip
Mengatur pembentukan arsip-arsip sesuai dengan pola klasifikasi
dan mengatur penyusunan arsip-arsip didalam file atau folder pada
tempatnya yang benar.
e. Faslitas Kearsipan
Kegiatan pengurusan arsip mulai dari penciptaan arsip sampai
dengan arsip tersebut dimusnahkan tentunya menggunakan berbagai
macam fasilitas. Fasilitas tersebut merupakan faktor pendukung dalam
penyelesaian pekerjaan dalam usaha kerja sama manusia.
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
18
Menurut Sedarmayanti (1997:57), dalam menata arsip dibutuhkan
beberapa peralatan diantaranya:
1) Folder (sampul arsip)
Merupakan tempat atau wadah arsip, berbentuk map tanpa daun
penutup pada sisinya.
2) Guide (sekat atau petunjuk)
Merupakan lembar pemisah yang terbuat dari karton tebal dan
merupakan petunjuk serta pemisah antara kelompok yang satu
dengan kelompok yang lain, sesuai dengan pengelompokkan yang
dipilih pada klasifikasi arsip.
3) Tab
Yaitu bagian menonjol berukuran kurang lebih 1x3 cm untuk
menempatkan kode dan indeks arsip.
Letak tab bermacam-macam, sesuai tingkat kelompok klasifikasi
yang dipilih, yaiu:
a) Sekat pertama dengan tab pada ujung paling kiri digunakan
untuk menyekat kelompok primer (pokok masalah)
b) Sekat kedua dengan tab pada kedudukan lebih ke kanan
digunakan untuk menyekat antara kelompok sekunder (sub
masalah)
c) Sekat ketiga untuk menyekat kelompok tersier (sub-sub
masalah)
Sedarmayanti (2003:44-65) menambahkan bahwa peralatan dan
perlengkapan lain yang dapat digunakan dalam menyimpan dan
menemukan kembali arsip adalah:
1) Filing cabinet
Lemari arsip yang terdiri dari laci-laci besar untuk menyimpan
arsip secara vertikal. Pada umumnya filing cabinet mempunyai
dua sampai lima laci.
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
19
2) Hang map (map gantung)
Sejenis map yang dilengkapi dengan tembaga pada bagian
atasnya guna menggantungkan arsip di dalam laci filing
cabinet, dan berfungsi untuk meletakkan tab.
3) Schnelchecter map
Map untuk menyimpan berkas yang telah diperforator
(dilubangi) terlebih dahulu sehingga berkas tersebut tidak dapat
lepas dari kaitan.
4) Tickler file (berkas penyekat)
Alat atau kotak kecil berukuran kurang lebih 10x15 cm yang
dipergunakan untuk menyimpan kartu-kartu kendali dan atau
kartu-kartu peminjaman arsip. Penyimpanan tesebut sama
dengan sistem penyimpanan arsip berdasarkan sistem tanggal
dan sistem lainnya.
5) Ordner
Semacam map dari karton tebal dan dapat menampung banyak
arsip serta di dalamnya terdapat besi untuk mengkait arsip yang
telah diperforator atau dilobangi pada bagian pinggir arsip
tersebut.
6) Letter tray (baki surat)
Semacam baki yang terbuat dari plastik atau metal yang
berguna untuk meletakkan atau menyimpan surat yang
biasanya disimpan di atas meja.
7) Safe keeping document (brankas)
Lemari besi dengan bermacam-macam ukuran dan dilengkapi
dengan kunci pengaman. Biasanya digunakan untuk
menyimpan arsip penting atau rahasia.
8) Rak buku (lemari terbuka)
Rak untuk menyimpan buku-buku, seperti di perpustakaan atau
untuk menyimpan ordner.
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
20
9) Lemari arsip
Lemari yang terbuat dari kayu yang berfungsi untuk
menyimpan berbagai macam bentuk arsip, seperti rol film dan
ordner.
f. Penyusutan dan Pemusnahan Arsip
Banyak organisasi dikonfrontasi oleh masalah beberapa lama
mereka harus menyimpan bahan yang telah difile, tetapi tidak
dipergunakan lagi secara aktif. Jawabannya terletak pada pengetahuan
mengenai apa yang perlu di simpan dan bagaimana menyimpannya.
Hal ini tergantung lagi dari ketentuan undang-undang, berguna atau
tidaknya bahan-bahan bagi para manajer dan ruangan penyimpanan
dan arsip yang tersedia. Sebagian besar masalah yang sering muncul
dan dihadapi oleh setiap organisasi adalah kurangnya ruang
penyimpanan, dengan demikian tidak semua arsip harus disimpan
secara terus menerus tetapi harus disusutkan dan ada yang
dimusnahkan sesuai dengan jangka waktu penyimpanan yang telah
ditelah ditetapkan oleh organisasi.
Dalam Peraturan Pemerintah Nomor 34 Tahun 1979 tentang
Penyusutan Arsip, yang dimaksud penyusutan arsip adalah kegiatan
pengamanan arsip dengan cara :
1) Memindahkan arsip in aktif dari unit pengolah ke unit
kearsipan dalam lingkungan lembaga Negara atau badan
pemerintahan masing-masing
2) Pemusnahan arsip sesuai dengan ketentuan-ketentuan yang
berlaku
3) Menyerahkan arsip-arsip statis oleh unit kearsipan kepada
arsip nasional.
Adapun manfaat penyusutan, yaitu:
a) Terselamatkannya arsip yang bernilai
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
21
b) Terciptanya efisiensi ruangan, saran dan prasarana, tenaga
serta dana
c) Tertatanya arsip dimasing-masing instansinya sehingga
informasi dapat digunakan secara optimal.
Tidak semua arsip itu mempunyai nilai guna yang abadi dan
harus disimpan untuk selama-lamanya. Arsip-arsip yang sudah
tidak berguna lagi harus dimusnahkan, karena jika tetap disimpan
akan menimbulkan masalah yaitu terjadinya pemborosan tenaga,
ruang dan biaya perawatannya.
Pemusnahan Arsip di Unit Pengolah (satuan kerja)
Pemusnahan arsip yang dilaksanakan oleh unit pengolahan
meliputi arsip-arsip yang tidak penting, dan dilaksanakan
berdasarkan ketentuan berikut:
1) Pemusnahan dilaksanakan dengan membuat arsip yang akan
dimusnahkan
2) Pemusnahan arsip harus diketahui oleh pihak yang
berwenang
3) Pemusnahan dilakukan dengan berita acara pemusnahan
arsip.
Pemusnahan arsip-arsip yang tidak bernilai permanen tersebut
dilaksanakan berdasarkan ketentuan tersebut:
a) Harus dibuatkan daftar secara lengkap tentang arsip-arsip
yang akan dimusnahkan, daftar tersebut berisi:
1. Nama instansi yang akan memusnahkan arsip
2. Kode dan pokok masalah
3. Kode dan masalah
4. Jenis fisik arsip
5. Tanggal, bulan dan tahun yang bersangkutan
6. Jumlah berkas
b) Pemusnahan harus disertai berita acara pemusnahan arsip
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
22
g. Pegawai Arsip
Semakin besar suatu organisasi akan semakin komplek kegiatan
yang dilakukan dan cenderung akan semakin banyak jumlah pegawai
yang dilibatkan dalam pengurusan arsip. Akan tetapi jumlah pegawai
kearsipan yang ada dalam satuan organisasi akan berbeda dengan
jumlah pegawai kearsipan yang ada di unit atau pusat kearsipan.
Menurut The Liang Gie, untuk menjadi pegawai kerasipan yang
baik diperlukan sekurang-kurangnya empat syarat, yaitu:
1) Ketelitian
Ketelitian sangat diperlukan oleh setiap pegawai kearsipan agar
dapat membedakan perkataan-perkataan, nama-nama atau angka-
angka yang sepintas hampir sama
2) Kecerdasan
Cerdas berarti sempurna perkembangan akal budinya, pandai,
tajam pikiran. Jadi setiap pegawai kearsipan harus mampu
menggunakan pikiran dengan baik, mempunyai daya ingat yang
tajam sehingga tidak lupa.
3) Kecekatan
Kecakapan berarti kecakapan memahami sesuatu, ketangkasan
dalam melakukan pekerjaan. Setiap pegawai kearsipan diharapkan
mampu bekerja dengan tangkas dan gesit.
4) Kerapian
Setiap pegawai kearsipan harus mampu menciptakan dan menjaga
kerapian, kebersihan dan ketertiban terhadap arsip-arsip yang
disimpan.
C. Metode Pengamatan
1. Jenis Pengamatan
Pengamatan ini berawal dari pokok permasalahan yaitu untuk
mengetahui bagaimana sistem yang digunakan didalam pelaksanaan sistem
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
23
penyimpanan arsip, perawatan arsip serta pemusnahan arsip, yang sifatnya
menggali, menelusuri, menentukan fakta-fakta, masalah-masalah yang
mungkin terjadi dan sekaligus memberi penjelasan tentang sistem
kearsipan tersebut. Sehingga pengamatan ini termasuk jenis pengamatan
deskriptif kualitatif, yaitu berusaha memberi gambaran mengenai berbagai
hal untuk kemudian data-data yang telah terkumpul dipaparkan kembali
melalui penafsiran dan analisa menggunakan pendekatan kualitatif.
Dalam pengamatan deskriptif digunakan metode field research, yaitu
suatu kegiatan yang dilakukan dengan cara mengumpulkan data yang ada
di lapangan baik data pimer maupun sekunder.
Adapun ciri-ciri pengamatan diskriptif yaitu:
a) Data yang telah dikumpulkan mula-mula disusun, dijelaskan dan
kemudian dianalisa
b) Memusatkan pada pemecahan masalah yang ada pada masa
sekarang, pada masalah yang aktual.
2. Lokasi Pengamatan
Pengamatan ini mengambil lokasi di Kantor Badan Perencanaan
Pembangunan Daerah (BAPPEDA) Kota Surakarta, karena Bapeda Kota
Surakarta salah satu instansi pemerintah yang memiliki tugas dan fungsi
yang penting bagi perkembangan Kota Surakarta, selain itu untuk
memperlancar tugas dan fungsi tersebut diperlukan dukungan data-data
dan informasi dari arsip-arsip yang terdapat di Bappeda Kota Surakarta.
3. Sumber Data
Pengamatan ini menggunakan data yang bersumber dari:
a) Data Primer
Data Primer yaitu pengambilan data yang didapat dengan cara
langsung melalui wawancara dan observasi.
Yang menjadi informan dalam wawancara ini adalah:
1) Kepala Bidang Data dan Pelaporan Bappeda Kota Surakarta
2) Kepala Bidang Sekretariat Bappeda Kota Surakarta
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
24
3) Staf bagian kearsipan
b) Data Sekunder
Data sekunder yaitu pengambilan data yang didapat secara tidak
langsung, melalui dokumentasi dan buku-buku yang berhubungan
dengan masalah yang diamati. Data ini digunakan sebagai pendukung
data primer.
4. Teknik Pengumpulan Data
a) Observasi
Dalam pengamatan ini peneliti mengadakan pengamatan langsung
terhadap objek yang sedang diamati secara sistematis yang kemudian
dilakukan pencatatan.
b) Wawancara
Wawancara yaitu teknik pengumpulan data dengan mengadakan
wawancara secara langsung dengan pegawai kantor Bappeda Kota
Surakarta.
c) Studi Pustaka
Studi pustaka yaitu pengumpulan data dengan cara mengumpulkan
data dan membaca buku-buku yang ada hubungannya dengan materi
penulisan Tugas Akhir.
5. Metode Analisa Data
Metode analisis data yang digunakan dalam pengamatan ini adalah
Metode deskriptif yaitu cara penulisan dengan mengumpulkan, menyusun,
menganalisa dan menginterprestasikan arti suatu data, membuat klasifikasi
dengan menetapkan standart, menetapkan hubungan kedudukan unsur-
unsur satu dengan yang lainnya.
6. Populasi dan sampel
Populasi disini terdiri dari seluruh pegawai yang ada pada kantor
Bappeda Kota Surakarta, sedangkan penulis mengambil sampel dari
beberapa pegawai tersebut, antara lain:
a) Kepala Bidang Data dan Pelaporan Bappeda Kota Surakarta
b) Kepala Bidang Sekretariat Bappeda Kota Surakarta
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
25
c) Staf bagian kearsipan
7. Valitidas Data
Valitidas data akan membuktikan apa yang diamati peneliti sesuai
dengan apa yang sesungguhnya ada dalam kenyataan dilokasi tersebut.
Dengan demikian data yang diperoleh dari suatu sumber akan dikontrol
oleh data yang sama dari sumber yang berbeda.
8. Teknik Analisis Data
Teknik analisis data yang digunakan yaitu teknik analisis data
deskriptif. Data yang dikumpulkan beberapa angka-angka, dengan
demikian laporan pengamatan akan berisi kutipan data-data untuk
memberikan gambar penyajian laporan tersebut. Pengamatan deskriptif
merupakan pengamatan yang dimaksudkan untuk mengumpulkan
informasi mengenai status suatu gejala yang ada, yaitu keadaan gejala
menurut apa adanya pada saat pengamatan dilakukan, dengan tujuan
menggambarkan secara sistematis fakta dan karakteristik objek yang
diamati secara tepat.
Pengamatan dengan metode deskriptif mempunyai langkah penting
seperti berikut:
a) Mengidentifikasi adanya permasalahan yang signifikan untuk
dipecahkan melalui metode deskriptif.
b) Membatasi dan merumuskan permasalahan secara jelas.
c) Menentukan tujuan dan manfaat pengamatan.
d) Melakukan studi pustaka yang berkaitan dengan permasalahan.
e) Menentukan kerangka berpikir, dan pertanyaan pengamatan dan atau
hipotesis pengamatan.
f) Mendesain metode pengamatan yang hendak digunakan termasuk
dalam hal ini menentukan populasi, sampel, teknik sampling,
menentukan instrumen pengumpul data, dan menganalisis data.
g) Mengumpulkan, mengorganisasi, dan menganalisis data dengan
menggunakan teknik statistika yang relevan.
h) Membuat laporan pengamatan.
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
26
BAB III
DISKRIPSI INSTANSI
A. Sejarah Singkat Berdirinya Bappeda Kota Surakarta
Kota Surakarta didirikan pada tahun 1745, yang ditandai dengan
berpindahnya Ibukota Keraton Mataram dari Kartasura ke Desa Sala setelah
terjadi pemberontakan Tionghoa atau Geger Pacinan yang dipimpin oleh RM.
Garendi melawan kekuasaan Pakubowono II. Karena keraton rusak parah,
maka Pakubuwono II memerintahkan kepada Pangeran Wijil bersama Kyai
Kalipah Buyut, Mas Penghulu Pekik Ibrahim serta Tumenggung Tirto Wiguno
untuk mencari lokasi ibukota Kerajaan Mataram Islam yang baru. Maka
dibangunlah Keraton Mataram baru di Surakarta (menurut pihak tertentu nama
asli Surakarta adalah Salakarta atau Sala). Desa Sala merupakan desa yang
mempunyai Bandar pelabuhan besar di Kampung Mojo yang terletak di
pinngir Sungai Bengawan Solo.
Terbentuknya daerah Surakarta sangat dipengaruhi pada masa
pemerintahan kolonial Belanda. Setelah adanya perjanjian Giyanti tahun 1755
dan perjanjian Salatiga 1757, yang berujung pada pembagian kerajaan
Mataram menjadi tiga bagian yaitu: Kasunanan Surakarta, Kasultan
Jogyakarta, Mangkunegaran. Pada tahun 1874 reorganisasi daerah Surakarta
dilakukan oleh Pemerintah kolonial Belanda yang kemudian ditetapkan dalam
Staad Blaad Nomor 37 tahun 1874 dan Nomor 9 tahun 1848.
Reorganisasi yang dilakukan oleh pemerintah kolonial Belanda
sesungguhnya hanya suatu upaya agar pemerintah daerah Surakarta
memberikan manfaat terhadap kepentingan pemerintahan mereka, selain itu
hanyalah untuk memanfaatkan pemerintahan daerah Surakarta agar membantu
dan bekerjasama dengan pemerintah kolonial Belanda, sehingga pemerintahan
kolonial Belanda dapat mengendalikan pemerintahan daerah Surakarta.
Setelah Kemerdekaan tahun 1945, Pemerintahan Daerah Surakarta mulai
diatur Undang-Undang dari pusat. Pemerintah daerah Surakarta mulai
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
27
dibentuk pada tahun 1950 berdasarkan Undang-Undang No. 16 tahun 1950
tentang pembentukan daerah-daerah Kota besar dalam lingkungan Provinsi
Jawa Tengah, Jawa Timur, Jawa Barat, dan Daerah Istemewa Yogyakarta
(DIY). Berdasarkan Undang-Undang tersebut, maka daerah Kota Surakarta
memiliki wewenang dalam menyelenggarakan pemerintahannya yaitu Surat
Keputusan Dewan Perwakilan Rakyat Sementara (SKDPRS) Kota Surakarta
pada tanggal 13 Maret 1956 tentang susunan pemerintahan daerah formasi
daerah.
Dalam rangka membantu Kepala Daerah untuk menentukan
kebijaksanaan di Bidang Perencanaan Pembangunan Daerah serta penilaian
atas pelaksanaannya, sesuai Keputusan Presiden No. 27 Tahun 1980 maka
dibentuklah suatu badan yang menangani masalah perencanaan pembangunan,
yang disebut Badan Perencanaan Pembangunan Daerah (Bappeda). Adapun
pembentukan Bappeda Kota Surakarta ini berdasarkan Surat Keputusan
Walikota Surakarta No. 9 Tahun 1981, serta diperkuat dengan adanya intruksi
Gubernur Kepala Daerah I tingkat Jawa Tengah No. 063/ 32/ 1981 tertanggal
18 Agustus 1981tentang pembentukan Bappeda Kota Surakarta. Pada tahun
2002, nama Badan Perencanaan Pembangunan Daerah (Bappeda) diganti
dengan Badan Perencanaan Daerah (Bapeda) berdasarkan Surat Keputusan
Walikota Surakarta No. 9 tahun 2002. Kemudian pada tahun 2008, nama
Badan Perencanaan Daerah (Bapeda) diganti lagi seperti sebelumnya yaitu
Badan Perencanaan Pembangunan Daerah (Bappeda). Hal ini mengacu pada
Peraturan WaliKota Surakarta No. 27 Tahun 2008 tentang Penjabaran Tugas
Pokok, Fungsi Tata Kerja Bappeda Kota Surakarta.
B. Visi dan Misi Bappeda Kota Surakarta
1. Visi Bappeda Kota Surakarta
Terwujudnya Perencanaan Daerah yang Visioner, Demokratis, Terpadu,
Dinamis dan berkelanjutan yang dapat menjadi acuan bagi Instansi
Pemerintah Kota, Instansi Vertikal dan Masyarakat.
2. Misi Bappeda Kota Surakarta
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
28
a. Menyusun perencanaan dan pengendalian pengembangan daerah
jangka panjang
b. Meningkatkan kapasitas instituasi perencanaan yang kredibel dan
professional
c. Meningkatkan keserasian perencanaan pembangunan daerah
lintas sektor, lintas wilayah melalui kerjasama dan partisipasi masyarakat.
C. Tugas Pokok dan Fungsi Bappeda Kota Surakarta
Berdasarkan peraturan WaliKota Surakarta No. 27 tahun 2008 tentang
Penjabaran Tugas Pokok, Fungsi dan Tata Kerja Badan Perencanaan
Pembangunan Daerah Kota Surakarta. Tugas pokok dan fungsi yang harus
diemban dan dilaksanakan Bappeda, yaitu:
1. Tugas pokok Bappeda Kota Surakarta
Sesuai pasal 2, Badan Perencanaan Pembangunan Daerah mempunyai
tugas pokok yaitu menyelenggarakan penyusunan dan pelaksanaan
kebijakan daerah di bidang perencanaan pembangunan, antara lain:
a. Menyusun visi dan misi kota
b. Menyusun laporan hasil proyek pembangunan tahunan
c. Memonitor pelaksanaan program dan atau pembanguan daerah secara
periodik
d. Menyusun Program Pembangunan Daerah (PROPEDA) untuk lima
tahun sesuai visi dan misi kota
e. Memberikan rekomendasi berdasarkan hasil pengamatan atau kajian
ilmiah mengenai suatu program atau proyek pembangunan
f. Menyusun Rencana Pembangunan Tahunan Daerah (REPETEDA)
sebagai penjabaran Program Pembangunan Daerah (PROPEDA)
g. Menyusun Rencana Strategis (RENSTRA) daerah untuk lima tahun
sebagai penjabaran Program Pembangunan Daerah (PROPEDA)
h. Menyelenggarakan koordinasi perencanaan keuangan dan program
pembangunan dengan Instansi Pemerintah Kota, Instansi Vertikal,
Dunia Usaha, Organisasi kemasyarakatan dan masyarakat.
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
29
2. Fungsi Bappeda Kota Surakarta
Sesuai pasal 3, Badan Perencanaan Pembanguna Daerah mempunyai
fungsi sebagai berikut:
a. Penyelenggaraan sosialisasi
b. Perencanaan bidang ekonomi
c. Pengelolaan data dan pelaporan
d. Perencanaan bidang sosial budaya
e. Penyelenggaraan kesekretariatan badan
f. Penyelenggaraan pengamatan dan pengembangan
g. Perencanaan penataan ruang dan prasarana kota
h. Penyusunan rencana program, pengendalian, evaluasi dan pelaporan
D. Susunan Organisasi, Uraian Fungsi dan Fungsi Jabatan Struktural
Bappeda Kota Surakarta
Sesuai yang tertulis dalam buku penjabaran tugas pokok, fungsi dan tata
kerja, susunan organisasi Bappeda terdiri dari:
1. Kepala Badan
Kepala Badan mempunyai tugas memimpin pelaksanaan tugas pokok
menyelenggarakan penyusunan dan pelaksanaan kebijakan daerah di
bidang perencanaan pembangunan.
Untuk menyelenggarakan tugas pokok yang dimaksud, kepala badan
mempunyai fungsi:
a. Penyelenggaraan sosialisasi
b. Perencanaan bidang ekonomi
c. Pembinaan jabatan fungsional
d. Perencanaan bidang sosial budaya
e. Perencanaan bidang data dan pelaporan
f. Menyelenggarakan kesekretariatan badan
g. Perencanaan penataan ruang dan prasarana kota
h. Penyelenggaraan bidang pengamatan dan pengembangan
i. Penyusunan rencana program, pengendalian, evaluasi, dan pelaporan.
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
30
Dalam pasal 5, kepala badan membawakan:
1) Sekretariat
2) Bidang Penataan Ruang dan Prasarana Kota
3) Bidang Ekonomi
4) Bidang Sosial Budaya
5) Bidang Data dan Pelaporan
6) Bidang Pengamatan dan Pengembangan
7) Unit Pelaksanaan Teknis Badan (UPTB)
8) Kelompok Jabatan Fungsional
2. Sekretariat
Sesuai pasal 5 ayat 2, sekretariat dipimpin oleh seorang sekretaris yang
berada dibawah dan bertanggungjawab kepada kepala badan. Didalam
pasal 6, sekretariat memiliki tugas melaksanakan penyiapan perumusan
kebijakan teknis, pembinaan, pengkoordinasian penyelenggaraan tugas
secara terpadu, pelayanan administrasi dan pelaksanaan di bidang
perencanaan, evaluasi, dan pelaporan, keuangan, umum dan kepegawaian.
Untuk melaksanakan tugas sebagaimana dimaksud, didalam pasal 7
sekretariat memiliki fungsi:
a. Penyiapan bahan perumusan kebijakan teknis, pembinaan,
pengkoordinasian penyelenggaraan tugas secara terpadu, pelayanan
administrasi dan pelaksanaan di bidang keuangan
b. Penyiapan bahan perumusan kebijakan teknis, pembinaan,
pengkoordinasian penyelenggaraan tugas secara terpadu, pelayanan
administrasi dan pelaksanaan di bidang umum dan kepegawaian
c. Penyiapan bahan perumusan kebijakan teknis, pembinaan,
pengkoordinasian penyelenggaraan tugas secara terpadu, pelayanan
administrasi dan pelaksanaan di bidang perencanaan, evaluasi dan
pelaporan.
Dalam pasal 8 ayat 1, sekretariat membawahkan:
1) Subbagian Perencanaan, Evaluasi dan Pelaporan
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
31
Sesuai pasal 9, subbagian perencanaan, evaluasi dan pelaporan
memiliki tugas melakukan penyiapan bahan perumusan kebijakan
teknis, pembinaan, pengkoordinasian penyelenggarakan tugas secara
terpadu, pelayanan administrasi, dan pelaksanaan di bidang
perencanaan, evaluasi dan pelaporan, yang meliputi: koordinasi
perencanaan pemantuan, evaluasi dan pelaporan di lingkungan badan.
2) Subbagian Keuangan
Sesuai pasal 10, subbagian keuangan memiliki tugas melakukan
penyiapan bahan perumusan kebijakan teknis, pembinaan,
pengkoordinasian penyelenggaraan tugas secara terpadu, pelayanan
administrasi dan pelaksanaan di bidang keuangan, yang meliputi:
pengelolaan keuangan, verifikasi, pembukuan dan akuntansi di
lingkungan badan.
3) Subbagian Umum dan Kepegawaian
Sesuai pasal 11, subbagian umum dan kepegawaian memiliki tugas
melakukan penyiapan bahan perumusan kebijakan teknis, pembinaan,
pengkoordinasian penyelenggaraan tugas secara terpadu, pelayanan
administrasi dan pelaksanaan di bidang umum dan kepegawaian, yang
meliputi: pengelolaan administrasi kepegawaian, hukum, humas,
organisasi dan tata laksana, ketatausahaan, rumah tangga dan
perlengkapan di lingkungan badan.
3. Bidang Penataan Ruang dan Prasarana Kota
Sesuai pasal 12, bidang penataan ruang dan prasarana kota memilki
tugas melaksanakan penyiapan perumusan kebijakan teknis, pembinaan dan
pelaksanaan perencanaan di bidang penataan ruang dan lingkungan, serat
prasarana kota.
Untuk melaksanakan tugas sebagaimana dimaksud, didalam pasal 13
bidang penataan ruang dan prasarana kota mempunyai fungsi:
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
32
a. Penyiapan bahan perumusan kebijakan teknis, pembinaan dan
pelaksanaan di bidang penataan ruang dan lingkungan, serta di bidang
prasarana kota
b. Pelaksanaan tugas lain yang diberikan oleh kepala badan sesuai dengan
tugas dan fungsinya.
Dalam pasal 14, bidang penataan ruang dan prasarana kota
membawahkan:
1) Subbidang Penataan Ruang dan Lingkungan
Sesuai pasal 15, subbidang penataan ruang dan lingkungan memiliki
tugas melakukan penyiapan bahan perumusan kebijakan teknis,
pembinaan dan pelaksanaan perencanaan di bidang penataan ruang dan
lingkungan, yang meliputi: penyusunan perencanaan tata ruang dan
lingkungan.
2) Subbidang Prasarana Kota
Sesuai pasal 16, subbidang prasarana kota memiliki tugas melakukan
penyiapan bahan perumusan kebijakan teknis, pembinaan dan
pelaksanaan perencanaan di bidang prasarana kota, yang meliputi:
penyusunan rencana program pembangunan prasarana kota.
4. Bidang Ekonomi
Sesuai pasal 17, bidang ekonomi memilki tugas melaksanakan
perumusan kebijakan teknis, pembinaan dan pelaksanaan perencanan di
bidang investasi dan keuangan, serta pengembangan dunia usaha.
Untuk melaksanakan tugas sebagaimana dimaksud, didalam pasal 18
bidang ekonomi memilki fungsi:
a. Penyiapan bahan perumusan kebijakan teknis, pembinaan dan
pelaksanaan perencanaan di bidang investasi dan keuangan, serta di
bidang pengembangan dunia usaha
b. Pelaksanaan tugas lain yang diberikan oleh kepala badan sesuai dengan
tugas dan fungsinya.
Dalam pasal 19, bidang ekonomi membawahkan:
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
33
1) Subbidang Investasi dan Keuangan
Sesuai pasal 20, subbidang investasi dan keuangan memiliki tugas
melakukan penyiapan bahan perumusan kebijakan teknis, pembinaan
dan pelaksanaan perencanaan di bidang investasi dan keuangan, yang
meliputi: penyusunan rencana program pembangunan investasi dan
keuangan.
2) Subbidang Pengembangan Dunia Usaha
Sesuai pasal 21, subbidang pengembangan dunia usaha memiliki tugas
melakukan penyiapan bahan perumusan kebijakan teknis, pembinaan
dan pelaksanaan perencanaan di bidang dunia usaha, yang meliputi:
penyusunan rencana pengembangan dunia usaha.
5. Bidang Sosial Budaya
Sesuai pasal 22, bidang sosial budaya memiliki tugas melaksanakan
perumusan kebijakan teknis, pembinaan dan pelaksanaan perencanaan di
bidang pemerintahan, kependudukan dan kesejahteraan rakyat.
Untuk melaksanakan tugas sebagaimana dimaksud, didalam pasal pasal
23 bidang sosial budaya mempunyai fungsi:
a. Penyiapan bahan perumusan kebijakan teknis, pembinaan dan
pelaksanaan perencanaan di bidang pemerintahan dan kependudukan,
serta di bidang kesejahteraan rakyat
b. Pelaksanaan tugas lain yang diberikan oleh kepala badan sesuai dengan
tugas dan fungsinya.
Dalam 24, bidang sosial budaya membawahkan:
2) Subbidang Pemerintahan dan Kependudukan
Sesuai pasal 25, subbidang pemerintahan dan kependudukan memiliki
tugas melakukan penyiapan bahan perumusan kebijakan teknis,
pembinaan dan pelaksanaan perencanaan di bidang pemerintahan dan
kependudukan, yang meliputi: penyiapan bahan penyusunan
perencanaan program atau proyek disektor ketataprajaan, tampung
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
34
tantra, aparatur daerah, penerangan dan komunikasi social,
ketenagakerjaan, ketransmigrasian da administrasi kependudukan.
3) Subbidang Kesejahteraan Rakyat
Sesuai pasal 26, subbidang kesejahteraan rakyat memiliki tugas
melakukan penyiapan bahan perumusan kebijakan teknis, pembinaan
dan pelaksanaan perencanaan di bidang pemerintahan dan
kependudukan, yang meliputi: penyiapan bahan penyusunan
perencanaan program atau proyek disektor kesehatan gizi, kesejahteraan
sosial, peranan wanita, keagamaan, keluarga berencana dan
kesejahteraan keluarga.
6. Bidang Data dan Pelaporan
Sesuai pasal 27, bidang data dan pelaporan memiliki tugas melakukan
kebijakan penyiapan bahan perumusan kebijakan teknis, pembinaan dan
pelaksanaan perencanaan di bidang data dan dokumentasi, dan evaluasi dan
pelaporan.
Untuk melaksanakan tugas sebagaimana dimaksud, didalam pasal 28
bidang data dan pelaporan mempunyai fungsi:
a. Penyiapan bahan perumusan kebijakan teknis, pembinaan dan
pelaksanaan di bidang data dan dokumentasi, serta di bidang evaluasi
dan pelaporan
b. Pelaksanaan tugas lain yang diberikan oleh kepala badan sesuai dengan
tugas dan fungsinya.
Dalam pasal 29, bidang data dan pelaporan membawahkan:
1) Subbidang Data dan Dokumentasi
Sesuai pasal 30, subbidang data dan dokumentasi memiliki tugas
melakukan penyiapan bahan perumusan kebijakan teknis, pembinaan
dan pelaksanaan di bidang data dan dokumentasi, yang meliputi:
pengkoordinasian, penghimpunan, pengolahan dan penyusunan data
dan dokumentasi hasil pelaksanaan program dan pembangunan.
2) Subbidang Evaluasi dan Pelaporan
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
35
Sesuai pasal 31, subbidang evaluasi dan pelaporan memiliki tugas
melakukan penyiapan bahan perumusan kebijakan teknis, pembinaan
dan pelaksanaan di bidang data dan dokumentasi, yang meliputi:
pengaturan pelaksanaan evaluasi dan pelaporan atas pelaksanaan
program pembangunan.
7. Bidang Pengamatan dan Pengembangan
Sesuai pasal 32, bidang data dan pengembangan memiliki tugas
melakukan kebijakan penyiapan bahan perumusan kebijakan teknis,
pembinaan dan pelaksanaan perencanaan di bidang sosial, budaya dan
pemerintahan, dan ekonomi dan prasarana kota.
Untuk melaksanakan tugas sebagaimana dimaksud, didalam pasal 33
bidang pengamatan dan pengembangan memilki fungsi:
a. Penyiapan bahan perumusan kebijakan teknis, pembinaan dan
pelaksanaan di bidang sosial, budaya dan pemerintahan, serta di bidang
ekonomi dan prasarana kota
b. Pelaksanaan tugas lain yang diberikan oleh kepala badan sesuai dengan
tugas dan fungsinya.
Dalam pasal 34, bidang pengamatan dan pengembangan membawahkan:
1) Subbidang Sosial, Budaya dan Pemerintahan
Sesuai pasal 35, subbidang sosial, budaya dan pemerintahan memiliki
tugas melakukan penyiapan bahan perumusan kebijakan teknis,
pembinaan dan pelaksanaan di bidang sosial, budaya dan pemerintahan,
yang meliputi: penyiapan dan pelaksanaan program pengamatan dan
pengembangan bidang sosial, budaya dan pemerintahan.
2) Subbidang Prasarana Kota
Sesuai pasal 36, subbidang ekonomi dan prasarana kota memiliki tugas
melakukan penyiapan perumusan bahan kebijakan teknis, pembinaan
dan pelaksanaan program pengamatan dan pengembangan bidang
ekonomi, fisik dan prasarana.
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
36
8. Kelompok Jabatan Fungsional
Sesuai pasal 37, kelompok jabatan fungsional memiliki tugas sesuai
dengan jabatan fungsional masing-masing berdasarkan peraturan
perundang-undangan yang berlaku.
Dalam pasal 38, kelompok jabatan fungsional terdiri dari sejumlah
tenaga fungsional yang terbagi dalam berbagai kelompok sesuai bidang
keahliannya.
a. Jumlah jabatan fungsional sebagaimana dimaksud, ditentukan
berdasarkan kebutuhan dan beban kerja
b. Jenis dan jenjang jabatan fungsional sebagaimana dimaksud, diatur
sesuai dengan peraturan perundang-undangan yang berlaku
c. Kelompok jabatan fungsional terdiri dari sejumlah tenaga fungsional
yang terbagi dalam berbagai kelompok sesuai dengan keahliannya
d. Pembinaan terhadap pejabat fungsional sebagaimana dimaksud,
dilakukan sesuai dengan peraturan perundang-undangan yang berlaku.
E. Tata Kerja Bappeda Kota Surakarta
Sesuai pasal 39 kepala badan, sekretaris, kepala bidang, kepala subbagian
dan kepala subbidang dalam melaksanakan tugasnya berdasarkan peraturan
perundang-undangan yang berlaku dan kebijakan ditetapkan oleh walikota.
Sesuai pasal 40 kepala badan, sekretaris, bidang, kepala subbagian dan
kepala subbidang dalam melaksanakan tugasnya memperhatikan prinsip-
prinsip manajemen yang meliputi perencanaan, pengorganisasian, pelaksanaan
monitoring, evaluasi dan pelaporan sesuai dengan bidang tugasnya masing-
masing.
Sesuai pasal 41 dalam melaksanakan tuasnya kepala badan, sekretaris,
kepala bidang, kepala subbagian, kepala subbidang, pejabat fungsional wajib
menerapkan prinsip koordinasi, intergrasi dan sinkronissasi scara vertical
maupun horizontal baik kedalam maupun keluar antar satuan organisasi dalam
lingkungan Pemerintah Daerah serta instansi lain sesuai dengan tugas pokok
masing-masing.
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
37
Sesuai pasal 42 ayat:
1. Kepala badan, sekretaris, kepala bidang, kepala subbagian dan kepala
subbidang bertanggung jawab dalam memimpin, mengkoordinasi dan
memberikan bimbingan serta petunjuk-petunjuk bagi pelaksanaan tugas
bawahannya masing-masing.
2. Kepala badan, sekretaris, kepala bidang, kepala subbagian dan kepala
subbidang wajib mengikuti dan mematuhi petunjuk-petunjuk dan
bertanggung jawab pada atasan masing-masing serta menyampaikan
laporan tepat pada waktunya.
3. Dalam menyampaikan laporan masing-masing kepada atasan, tembusan
laporan dapat disampaikan keada satuan organisasi lain di lingkungan
badan yang secara fungsional mempunyai hubungan kerja.
4. Setiap laporan yang diterima oleh kepala badan, sekretaris, kepala bidang,
kepala subbagian dan kepala subbidang serta bawahan wajib diolah dan
dipergunakan sebagai bahan penyusunan laporan lebih lanjut dan dijadikan
bahan untuk memberikan petujuk kepada bawahan.
Sesuai pasal 43 sekretaris, kepala bidang, kepala UPTD dan pejabat
fungsional menyampaikan laporan kepada kepala badan dan berdasarkan hal
tersebut sekretaris menyusun laporan berkala kepada walikota melalui Sekda.
F. Kepegawaian Bappeda Kota Surakarta
Berdasarkan pasal 44, jenjang jabatan dan kepangkatan serta susunan
kepegawaian diatur sesuai dengan peraturan perundang-undangan yang
berlaku.
Dalam pasal 45, kepala badan, sekretaris, kepala bidang, kepala subbagian
dan kepala subbidang serta kelompok jabatan fungsionl di lingkungan badan
diangkat dan diberhentikan oleh pejabat yang berwenang sesuai peraturan
perundang-undangan yang berlaku.
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
38
1. Jumlah karyawan Bappeda Kota Surakarta berdasarkan jenis kelamin
Tabel 1
JENIS KELAMIN JUMLAH
Laki-laki 25
Perempuan 20
Jumlah 45
Berdasarkan tabel di atas jumlah pegawai Bappeda Kota Surakarta yang
berjenis kelamin laki-laki lebih banyak dari pada jumlah pegawai Bappeda
yang berjenis kelamin perempuan.
2. Jumlah karyawan Bappeda Kota Surakarta berdasarkan tingkat pendidikan
Tabel 2
TINGKAT PENDIDIKAN JUMLAH
SD 2
SMP 1
SLTA Sederajat 7
DIPLOMA III 2
SARJANA/DIPLOMA IV 16
STRATA II 17
TOTAL 45
Berdasarkan tabel 2 di atas dapat kita simpulkan, bahwa tingkat
pendidikan PNS di Bappeda Kota Surakarta tingka pendidikan yang paling
tinggi yaitu Strata II sejumlah 17 orang, Sarjana/Diploma IV sejumlah 16
orang, Diploma III sejumlah 2 orang, SLTA sederajat 7 orang, SMP
sejumlah 1 orang dan SD sejumlah 2 orang.
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
39
3. Jumlah karyawan Bappeda Kota Surakarta berdasarkan golongan
Tabel 3
GOLONGAN JUMLAH
I 1
II 5
III 32
IV 7
TOTAL 45
Berdasarkan tabel 3 di atas dapat disimpulkan, bahwa keseluruhan PNS di
Bappeda Kota Surakarta yang memiliki golongan paling tinggi adalah
golongan III sejumlah 32 orang, golongan IV sejumlah 7 orang, golongan
II sejumlah 5 orang dan yang paling sedikit adalah golongan I sejumlah 1
orang.
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
Bag
an 1
BA
GA
N O
RG
AN
ISA
SI B
APP
ED
A K
OT
A S
UR
AK
AR
TA
K
epal
a
Kel
ompo
k Ja
bata
n
Fung
sion
al
Bid
ang
Pene
litia
n da
n Pe
ngem
bang
an
Bid
ang
Dat
a Pe
lapo
ran
Bid
ang
Sosi
al
Bud
aya
Bid
ang
Eko
nom
i B
idan
g Pe
nata
an
Rua
ng d
an
Pras
aran
a K
ota
Subb
agia
n Pe
renc
anaa
n E
vaal
uasi
dan
Pe
lapo
ran
Subb
agia
n U
mum
dan
K
epeg
awai
an
Subb
agia
n K
euan
gan
Sekr
etar
iat
Subb
idan
g Pe
nata
an
Rua
ng d
an
Lin
gkun
gan
Subb
idan
g Pr
asar
ana
Kot
a
Subb
idan
g E
kono
mi
dan
Pras
aran
a K
ota
Subb
idan
g In
vest
asi
dan
Keu
anga
n
Subb
idan
g Pe
ngem
bang
an D
ana
Usa
ha
Subb
idan
g Pe
mer
inta
han
dan
Kep
endu
duka
n
Subb
idan
g K
esej
ahte
raan
R
akya
t
Subb
idan
g D
ata
dan
Dok
umen
tasi
Su
bbid
ang
Sosi
al
Bud
aya
dan
Pem
erin
taha
n
Subb
idan
g E
valu
asi
dan
Pela
pora
n
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
41
BAB IV PEMBAHASAN
Berdasarkan tinjauan pustaka yang telah dikemukakan pada bab sebelumnya,
dapat diketahui bahwa tata kearsipan adalah kegiatan mengatur, mengurus dan
mengelola benda-benda arsip yang dimulai dari kegiatan penerimaan, pencatatan,
penyimpanan, pemeliharaan, penyusutan dan pemusnahan, serta ditambah tata
ruang kearsipan, fasilitas kearsipan dan pegawai di bagian kearsipan sebagai
faktor pendukungnya.
Dalam bagian ini penulis akan menjelaskan hasil pengamatan selama magang
di Bappeda Kota Surakarta. Hal-hal yang akan dibahas penulis antara lain:
1. Tata Kearsipan, yang meliputi:
A. Penerimaan dan pencatatan arsip
B. Penyimpanan arsip
C. Penyusutan arsip
2. Faktor yang mempengaruhi tata kearsipan:
A. Fasilitas kearsipan
B. Pegawai kearsipan
1. Tata Kearsipan Bidang Data dan Pelaporan di Bappeda Kota Surakarta
A. Penerimaan dan pencatatan arsip
Sistem penerimaan arsip yang digunakan di Bidang Data dan
Pelaporan Bappeda Kota Surakarta adalah sistem desentralisasi, dimana
dengan sistem ini masing-masing bagian diberi wewenang sepenuhnya
untuk mengelola, memelihara dan menyimpan arsip. Seperti misalnya,
didalam pembangunan suatu daerah. Perencanaan merupakan suatu hal
yang sangat penting didalam menentukan arah dan tujuan yang ingin
dicapai dalam pembangunan tersebut. Dalam pelaksanaan pembangunan
daerah diperlukan kerja sama dari semua elemen pemerintah Daerah atau
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
42
Satuan Kerja Perangkat Desa (SKPD) agar tercapai pembangunan yang merata
dalam berbagai aspek, sehingga akan tercapai kesejahteraan yang merata
dalam berbagai bidang Bappeda Kota Surakarta sebagai instansi pemerintah
yang memiliki tugas menyelenggarakan penyusunan dan pelaksanaan
kebijakan daerah dibidang perencanaan pembangunan setiap harinya
menerima data-data dari berbagai SKPD. SKPD tersebut adalah Sekretariat
Daerah, Sekretariat DPRD, Badan, Dinas, Kantor, Kecamatan, dan Kelurahan,
di lingkungan Pemerintah Kota yang mempunyai tugas mengelola anggaran
dan barang daerah.
Selama masa magang penulis mengetahui data-data yang diterima di
Bidang Data dan Pelaporan Bappeda Kota Surakarta yaitu data hasil
Musyawarah Rencana Pembangunan (Musrenbang) baik Kelurahan maupun
Kecamatan dan Rencana Kerja dari Kelurahan dan Kecamatan.
1) Proses pengurusan data hasil Musyawarah Rencana Pembangunan
Kelurahan (Musrenbangkel) dan Musyawarah Rencana Pembangunan
Kecamatan (Musrenbangcam)
Dikantor Bappeda, tiap-tiap kelurahan dan kecamatan di Kota
Surakarta harus mengirimkan data hasil Musrenbang. Musyawarah
Perencanaan Pembangunan adalah forum antara pelaku dalam rangka
menyusun Rencana Pembangunan Nasional dan Rencana Pembangunan
Daerah.
Musrenbang Kelurahan adalah forum musyawarah perencanaan
pembangunan tahunan di tingkat kelurahan yang di laksanakan secara
demokratis untuk menyepakati rencana kegiatan tahun anggaran
berikutnya, yang dilaksanakan secara demokratis berbasis masyarakat
kelurahan.
Musrenbang Kecamatan adalah forum musyawarah perencanaan
pembangunan tahunan di tingkat kecamatan yang dilaksanakan secara
demokratis untuk menyusun rumusan kegiatan pembangunan dari
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
43
kelurahan, serta menyepakati kegiatan lintas kelurahan dalam wilayah
kecamatan.
Langkah-langkah yang dilakukan oleh petugas penerima data tersebut
antara lain:
a. Data hasil Musrenbangkel/Musrenbangcam diantar oleh kurir atau
pegawai dari masing-masing kelurahan aau kecamatan
b. Petugas membaca sampul surat untuk memastikan jenis data yang
dikirim
c. Memeriksa kelengkapan data yang dikirim apakah jumlahnya sudah
sesuai permintaan, jika belum petugas meminta pegawai/kurir untuk
mengirimkan kekurangannya
d. Menyortir data yang dikirim untuk memisahkan data hasil musrenbang
sesuai dengan tahun berapa musrenbang tersebut dilaksanakan
e. Kelurahan atau kecamatan yang sudah mengirimkan data dengan
lengkap dalam tanda terima dicatat atau diberi tanda.
2) Proses penerimaan Rencana Kerja Kelurahan dan Kecamatan
Langkah-langkah yang dilakukan oleh petugas penerima data tersebut
antara lain:
a. Data rencana kerja dikirim oleh kurir atau pegawai dari masing-masing
kelurahan dan kecamatan, data tersebut berbentuk print out dan soft
copy database
b. Data diterima oleh petugas, khusus untuk data dalam bentuk soft copy
database diserahkan kepada operator tersendiri
c. Petugas memeriksa sampul surat untuk memastikan jenis data yang
dikirim
d. Memeriksa jumlah data print out yang dikirim apakah sudah sesuai
dengan yang diminta atau belum, jika belum petugas meminta
pegawai/kurir untuk mengirimkan kekurangannya
e. Kelurahan ataupun kecamatan yang sudah mengirimkan data dengan
lengkap dalam tanda terima dicatat atau diberi tanda.
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
44
Tabel 4
Contoh tanda terima hasil musrenbangkel cam dan Renja
kelurahan/kecamatan
No Kelurahan
Hasil
Musrenbangkel
Tahun 2009
Hasil
Musrenbangkel/Cam
Tahun 2010
Renja SKPD Tahun
2011
Out
Softcopy
Dataase
Out
(rangkap
2)
Softcopy
Database
Kecamatan …
Berdasarkan beberapa uraian diatas, menurut Kepala Sub Bidang Data dan
Pelaporan pengelolaan arsip di Bidang Data dan Pelaporan Bappeda Kota
Surakarta dengan menggunakan sistem desentralisasi sudah baik, karena dengan
sistem ini setiap bagian diberi wewenang untuk menyimpan arsipnya.
Keuntungan dengan menggunakan sistem ini adalah:
a) Setiap bagian dapat melaksanakan sistem pengelolaan arsip
sesuai dengan kebutuhan unit masing-masing
b) Pimpinan unit kerja dapat memperoleh arsip yang diperlukan
dengan cepat setiap waktu dibutuhkan
c) Penanganan arsip lebih mudah dilakukan karena arsipnya sudah
dikenal
d) Menghemat waktu, karena prosedurnya tidak berlebit.
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
45
Tetapi juga terdapat kelemahannya yaitu apabila pengelolaan arsip tidak
ditangani oleh pihak yang ahli dalam bidangnya maka pengelolaan kearsipan
tidak akan bisa berjalan dengan lancar dan adanya kesamaan dalam
penyimpanan arsip juga sering terjadi, karena setiap unit kerja cenderung
memerlukan dan menyimpan arsip yang sama dalam bentuk salinan fotokopi
sepanjang arsip tersebut masih digunakan. (wawancara tanggal 11 Februari
2010).
B. Penyimpanan Arsip
1. Asas penyimpanan arsip
Asas yang digunakan di Bidang Data dan Pelaporan Bappeda Kota
Surakarta yaitu asas campuran. Dimana dalam asas ini semua surat yang
masuk diterima oleh bidang sekretariat. Kemudian surat-surat tersebut
dicatat terlebih dahulu berdasarkan pola klasifikasi yang ada. Setelah surat
diperiksa, surat-surat tersebut diedarkan kepada bidang-bidang yang ada di
Bappeda Kota Surakarta, sehingga tiap-tiap bidang yang ada di Bappeda
Kota Surakarta diberikan kepercayaan untuk mengelola arsipnya masing-
masing. Tetapi di Bappeda Kota Surakarta tidak semua bidang mempunyai
spesifikasi khusus arsip. Untuk bidang-bidang yang tidak mempunyai
spesifikasi khusus arsip di kelola oleh bidang sekretariat.
Dengan menggunakan asas campuran ini maka pengelolaan arsip dapat
dilakukan sesuai kebutuhan unit kerja sesuai dengan spesifikasinya masing-
masing. Arsip aktif dan arsip in aktif juga dipisahkan sehingga arsip
ditempat kerja dapat diketahui tingkat penggunaanya.
Menurut kepala sub bidang data dan pelaporan Bappeda Kota Surakarta
alasan menggunakan asas campuran karena dengan asas ini dapat
memudahkan pencarian arsip apabila dibutuhkan.
Keuntungan menggunakan asas ini antara lain:
a. Lebih dapat menghemat peralatan arsip yang disimpan dimasing-masing
bidang
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
46
b. Pengelolaan arsip dapat dilakukan sesuai kebutuhan unit kerja masing-
masing yang memiliki spesifikasi tertentu
c. Arsip-arsip yang berisi tentang laporan perencanaan pembangunan
daerah yang dilakukan Bappeda Kota Surakarta secara keseluruhan atau
tidak hanya melibatkan satu bidang atau satu bagian saja, maka sistem
penyimpanannya dapat diseragamkan. (wawancara tanggal 15 Februari
2010)
2. Sistem penyimpanan arsip
Sistem penyimpanan arsip di Bidang Data dan Pelaporan Bappeda Kota
Surakarta menggunakan sistem tahun dan subjek, seperti dikemukakan
oleh kepala sub bidang data dan pelaporan Bappeda Kota Surakarta.
Sistem ini berdasarkan pokok masalah yang ada, karena arsip-arsip di
Bappeda Kota Surakarta meliputi perencanaan pembangunan, rencana
kerja, capain dan target kinerja (wawancara 17 Februari 2010).
Selama masa magang penulis mengetahui bahwa sebelum arsip
disimpan, arsip-arsip terlebih dahulu harus dikelompokkan sesuai dengan
masalah utamanya, serta dipisah-pisahkan menurut bidang-bidang dari
SKPD yang ada, dan kemudian baru dimasukkan ke dalam map, yang
permukaannya diberi kode dan tahun sehingga apabila sewaktu-waktu
arsip tersebut diperlukan dapat dengan mudah ditemukan dan tidak
membutuhkan waktu yang lama. Selain itu map-map tersebut juga diberi
nama sesuai dengan jenis data dan bidang-bidang dari SKPD yang akan
disimpan kedalam map tersebut. Misalnya:
a. Data rencana kerja disimpan ke dalam map yang bertuliskan “Renja
SKPD”.
b. Dinas koperasi mengirimkan data rencana kerja, maka data tersebut
dimasukkan kedalam map yang diberi judul “Renja SKPD Bidang
Ekonomi”, karena dinas koperasi termasuk SKPD dalam bidang
Ekonomi.
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
47
Sehingga apabila suatu saat ada pegawai yang mencari data rencana
kerja SKPD maka data tersebut dapat dicari pada map “Renja SKPD”
sesuai dengan bidang SKPD yang dimaksud. Agar lebih memudahkan
pencarian maka pada sisi kanan bawah data rencana kerja diberi nomor
urut SKPD sesuai dengan yang tertulis dalam tanda terima. Contohnya
didalam tanda terima Rencana Kerja SKPD Dinas Koperasi berada pada
nomor 17 maka pada sisi kanan bawah data renja Dinas Kopersi diberi
nomor 17 menggunakan spidol berwarna merah dan dilingkari.
Tabel 5
Contoh klasifikasi kearsipan daerah tingkat I Jawa Tengah
Kode Klasifikasi Tahun
000
100
200
300
400
500
600
700
800
900
Umum
Pemerintah
Politik
Keamanan
Kesejahteraan
Perekonomian
Pekerjaan umum dan ketenaga kerjaan
Pengawasan
Kepegawaian
Keuangan
3. Prosedur Penyimpanan Arsip
Prosedur penyimpanan arsip adalah kegiatan pengolahan arsip sebelum
arsip-arsip tersebut disimpan dalam filling cabinet/lemari arsip.
Prosedur ini perlu mendapat perhatian khusus untuk menghindari
ketidakteraturan, agar lebih terarah, serta memudahkan dalam pelaksanaan
tata kearsipan. Dalam suatu organisasi biasanya hampir memilki kesamaan
dalam prosedur penyimpanan arsip.
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
48
Selama masa magang penulis mengetahui bahwa prosedur
penyimpanan arsip di Bidang Data dan Pelaporan Bappeda Kota Surakarta
menurut Kepala Sub Bidang Data dan Pelaporan meliputi langkah-langkah
memeriksa, mengindeks, mengkode, menyortir, serta menempatkan.
(wawancara tanggal 18 Februari 2010).
a. Memeriksa
Sebelum menyimpan arsip, yang dilakukan petugas arsip Bappeda
Kota Surakarta yaitu memeriksa arsip dengan teliti. Petugas arsip
memastikan atau mengamati kelengkapan data yang akan dikirim,
apakah jenis data tersebut sudah sesuai permintaan atau belum, serta
memeriksa jumlah data yang akan dikirim. Jangan sampai data yang
dikirim salah atau kurang jumlahnya. Apabila hal itu terjadi, maka
petugas arsip meminta kepada kurir atau yang mengantar data untuk
mengirimkan lagi data tersebut sesuai dengan jenis data dan jumlah
yang diminta.
b. Mengindeks
Setelah arsip diperiksa dan diamati serta sudah sesuai dengan yang
diminta baik jenis maupun jumlahnya, maka langkah selanjutnya yang
dilakukan oleh petugas arsip di Bappeda Kota Surakarta adalah
mengindeks. Artinya memilih kata tangkap untuk penunjuk (guide)
pada label map. Kata tangkap yang dipakai dalam kegiatan
mengindeks ini biasanya sesuai dengan jenis data. Selain itu juga
ditentukan bedasarkan bidang-bidang dari masing-masing SKPD yang
ada. Contohnya untuk data capaian dan target kinerja SKPD maka
petugas arsip di Bappeda Kota Surakarta memilih kata tangkap
“capaian dan target kinerja SKPD” pada label mapnya. Selain itu juga
menuliskan nama-nama SKPD sesuai dengan bidangnya masing-
masing
Berikut nama-nama SKPD berdasarkan bidangnya masing-masing:
1) Bidang Sosial Budaya, melipui SKPD:
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
49
Bapermas, PP, PA dan KB
Dinas Kesehatan Kota (DKK)
Disdikpora + 5 Cab Dinas
Disbudpa + UPTD kawasan wisata
Bagian Umum
Bagian Pemerintahan Umum
Bagian Administrasi Kesejahteraan Rakyat
Bagian Humas dan Protokol
Sekretariat DPRD
Dinas Komunikasi dan Informatika (Diskominfo)
Dinsosnakertrans
Kantor Arsip dan Perpusda
Kantor Kesbangpol dan Linmas
Satpol PP.
2) Bidang Ekonomi, meliputi SKPD:
Dinas Koperasi dan UMKM
Dinas Pengolahan Pasar (DPP)
Disperindag
Dinas Pertanian
Kantor Ketahanan Pangan
Kantor Penanaman Modal
Bagian Administrasi Perekonomian
3) Bidang Litbang, meliputi:
Bappeda
Inpektorat
DPPKA
Bagian Ogranisasi
Bagian Hukum dan HAM
Bagian Kerjasama
4) Bidang PRRK, meliputi SKPD:
DPU
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
50
DKP
DTRK
Badan Lingkungan Hidup
Dinas Perhubungan
5) Bidang Data dan Pelaporan, meliputi SKPD:
Bappeda
BKD
Kantor Pelayanan Ijin Terpadu
Bagian Administrasi Pembangunan
Kecamatan
Kelurahan
Inspektorat
Dinas Pendapatan, Pengelolaan Keuangan dan Asset.
c. Mengkode
Mengkode berarti pekerjaan memberi tanda atau kode terhadap
kata tangkap yang dipilih pada pekerjaan mengindeks tadi. Setelah
kegiatan mengindeks selesai, maka kegiatan yang selanjutnya
dilakukan oleh pegawai arsip adalah mengkode. Disini petugas arsip
memberikan nomor pada sisi kanan bawah data dengan menggunakan
spidol berwarna merah. Nomor tersebut adalah nomor urut SKPD
sesuai dengan yang ada didalam tanda terima.
Kegiatan tersebut bertujuan untuk memudahkan ketika pencarian
arsip. Sehingga apabila sewaktu-waktu arsip tersebut diperlukan maka
petugas tinggal mengambilnya dari map sesuai bidang SKPD yang
dimaksud, kemudian mencari urutan nomor sesuai daftar SKPD
tersebut dalam tanda terima. Dengan demikian akan lebih menghemat
waktu pada saat pencarian arsip tersebut.
d. Menyortir
Menyortir berarti memilih-milih atau memiliki arsip-arsip yang
akan disimpan untuk dikelompokkan menjadi satu kelompok
berdasarkan subjek masing-masing dan bidang-bidang dari setiap
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
51
SKPD. Hal ini dilakukan agar pada waktu penyimpana petugas tidak
melakukan kesalahan yakni memasukkan data ke dalam map yang
bukan tempatnya.
Selama masa magang di Bappeda Kota Surakarta, penulis
mengetahui pemisahan arsip secara subjek berdasarkan jenis data dan
bidang dari masing-masing SKPD. Misalnya untuk data hasil
musrenbang dikelompokkan dengan data hasil musrenbang, data
rencana kerja dikelompokkan dengan data rencana kerja, dst. Selain itu
data-data tersebut dipisahkan lagi sesuai dengan bidang masing-
masing SKPD.
Dengan demikian tidak akan terjadi kekeliruan didalam
memasukkan data kedalam map. Sehingga akan memudahkan didalam
pencarian arsip kembali.
e. Menempatkan
Setelah arsip-arsip selesai disortir dan dikode, arsip-arsip siap
untuk disimpan. Langkah terakhir yang dilakukan oleh petugas arsip
dalam proses dalam proses penyimpanan yaitu menempatkan.
Menempatkan berarti menaruh atau meletakkan arsip arsip-arsip pada
suatu tempat dengan maksud arsip-arsip tetap terpelihara, terawat,
aman, mudah dan cepat ditemukan kembali apabila sewaktu-waktu
akan diperlukan. Menempatkan disini memerlukan ketelitian, sebab
jika pegawai arsip kurang teliti maka akan menyulitkan saat pencarian
arsip kembali.
Selama masa magang di Bappeda Kota Surakarta, penulis
mengetahui bahwa arsip-arsip disimpan kedalam map ticker file.
Arsip-arsip tersebut dilkelompokkan menurut pokok-pokok masalah
yang sama. Setelah arsip-arsip di kantor Bappeda Kota Surakarta
sudah mulai jarang digunakan maka arsip-arsip tersebut dipindahkan
kedalam folder. Folder tersebut diberi nama sesuai dengan pokok
masalah. Setelah itu folder-folder dimasukkan kedalam lemari
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
52
arsip/filling cabinet agar arsip-arsip inaktif tidak tercampur dengan
arsip-arsip yang masih aktif.
C. Penyusutan Arsip
Arsip sangatlah penting bagi setiap organisasi, tetapi tidak semua arsip
memiliki nilai guna yang abadi. Dalam organisasi seharusnya dilakukan
penyusutan arsip dalam jangka waktu tertentu. Penyusutan arsip bertujuan
untuk mengurangi volume arsip yang sudah habis masa aktifnya, sehingga
mencegah untuk terjadinya penumpukan arsip. Dengan demikian akan lebih
menghemat tempat, selain itu juga menjamin ketersediaan arsip yang benar
masih layak disimpan dan dipelihara.
Arsip-arsip di Bappeda Kota Surakarta memilki masa aktif lima tahun.
Sehingga setelah lima tahun atau lebih berarti arsip-arsip tersebut sudah
digolongkan menjadi arsip in aktif. Setelah arsip-arsip habis masa aktifnya
arsip tersebut harus disustkan. Namun, menurut kepala Bidang Data dan
Pelaporan di Bappeda Kota Surakarta belum pernah dilakukan penyusutan
arsip (wawancara tanggal 23 Februari 2010).
Hal tersebut terjadi karena belum ada pegawai khusus yang menangani
tentang arsip, artinya bahwa pegawai di Bappeda Kota Surakarta bukanlah
pegawai yang memiliki keahlian dalam bidang kearsipan. Sehingga mereka
harus menyelesaikan tugas-tugas yang sesuai dengan bidangnya masing-
masing. Selain itu di Bappeda Kota Surakarta perhatian terhadap arsip masing
kurang.
2. Hal-hal yang mempengaruhi tata kearsipan
A. Fasilitas Arsip
1. Tata ruang kearsipan
Didalam penyimpanan arsip, tata ruang kearsipan sangatlah menetukan
dalam menjaga fisik arsipnya tersebut. Tata ruang yang tepat akan
mendukung efektifitas dan efesien pusat arsip. Misalnya harus
diperhitungkan pemasangan pilar-pilar tembok, sehingga memudahkan
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
53
pemasangan rak. Selain itu pemasangan lampupun harus diupayakan
dengan baik agar lampu yang dipasang dapat menerangi setiap gang area
kerja penyimpanan arsip dan biasanya terdapat ruangan khusus untuk
menyimpan arsip.
Menurut Ka. Sub. Bid. Data dan Pelaporan, tata ruang kearsipan di
Bappeda Kota Surakarta sudah baik, hanya saja belum terdapat ruangan
khusus yang digunakan untuk menyimpan arsip. Sehingga arsip-arsip yang
memiliki spesifikasi khusus disimpan di masing-masing bidang di
Bappeda Kota Surakarta. Hal ini disebabkan karena jumlah ruangan yang
ada di Bappeda Kota Surakarta sangatlah terbatas, maka penanganan
terhadap arsip yang ada kurang maksimal. Pengamanan dan pemeliharaan
yang dilakukan hanya memasukkan arsip-arsip ke dalam lemari.
(wawancara tanggal 1 Maret 2010)
Setiap organisasi seharusnya juga terdapat ruangan khusus yang digunakan
untuk menyimpan arsip, yang bertujuan agar arsip-arsip tersebut mudah
dalam pengawasan dan perawatannya.
2. Alat-alat kearsipan
Fasilitas kearsipan merupakan salah satu faktor pendukung kegiatan
kearsipan, maka dari itu diperlukan sarana dan prasarana yang memadai.
Tanpa adanya fasilitas yang memadai maka pekerjaan tidak akan selesai
dengan baik.
Di Bidang Data dan Pelaporan Bappeda Kota Surakarta alat-alat
kearsipan dibagi menjadi beberapa bagian, yaitu:
a. Alat penyimpanan arsip
1) Filling Cabinet
2) Lemari arsip
3) Ticker file
4) Map
b. Alat penerima surat
1) Meja
2) Buku
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
54
3) Bolpoin
4) Spidol
5) Alat pelubang kertas
6) Steples
7) Klip
c. Alat korespondensi/surat menyurat
1) Kertas
2) Mesin tik
3) Komputer
4) Mesin fotokopi
Menurut Ka. Sub. Bidang Data dan Pelaporan berdasarkan uraian
diatas berarti fasilitas kearsipan yang berada pada kantor Bappeda Kota
Surakarta sudah baik dan memenuhi syarat didalam tata kearsipan.
(wawancara tanggal 3 Maret 2010).
B. Pegawai Kearsipan
Pegawai arsip sangat menentukan didalam memperlancar suatu kegiatan
kearsipan. Arsip-arsip dapat dikelola dengan baik apabila terdapat pegawai
yang benar-benar menguasai dalam bidang kearsipan, sehingga kegiatan dapat
berjalan dengan lancar, serta kebutuhan informasi untuk perkembangan
organisasi yang bersangkutan dapat terpenuhi.
Akan tetapi, selama masa magang di Bappeda Kota Surakarta belum
mengetahui ada pegawai khusus yang menangani tentang arsip, sehingga
arsip-arsip di Bappeda Kota Surakarta kurang mendapat perhatian dengan
baik.
Menurut Ka. Sub. Bid. Data dan Pelaporan hal ini disebabkan antara lain:
1. Belum adanya ruangan khusus untuk arsip sehingga dirasa belum diperlukan pegawai kearsipan
2. Belum adanya pegawai Bappeda Kota Surakarta yang didik sebagai arsiparis
3. Kurangnya kesadaran akan pentingnya arsip oleh pihak Bappeda Kota Surakarta
4. Kurangnya anggaran yang dialokasikan untuk menangani arsip.
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
55
Syarat untuk menjadi pegawai kearsipan di Bappeda Kota Surakarta adalah pegawai yang sudah terdidik sebagai arsiparis. (wawancara tanggal 4 Maret 2010).
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
42
BAB V
PENUTUP
A. Kesimpulan
Berdasarkan dari pengamatan dan uraian-uraian bab sebelumnya, maka
penulis dapat mengambil kesimpulan mengenai tata kearsipan dan hal-hal
yang mempengaruhi tata kearsipan di Bidang Data dan Pelaporan Bappeda
Kota Surakarta sebagai berikut:
1. Tata Kearsipan
a. Penerimaan dan pencatatan arsip
Sistem penerimaan arsip di Bidang Data dan Pelaporan Bappeda
Kota Surakarta sudah baik, karena menggunakan sistem desentralisasi.
Keuntungan dari sistem ini adalah masing-masing bagian diberi
wewenang sepenuhnya untuk mengelola, memelihara dan menyimpan
arsip sehingga sistem kearsipan dapat berjalan dengan baik.
Arsip-arsip yang dikelola antara lain: data hasil Musyawarah
Rencana Pembangunan Kelurahan dan Kecamatan (Musrenbangkel
dan Musrenbangcam) dan Rencana Kerja dari Kelurahan dan
Kecamatan.
b. Penyimpanan arsip
1) Asas penyimpanan arsip
Asas yang digunakan di Bidang Data dan Pelaporan Bappeda Kota
Surakarta yaitu asas campuran. Dengan menggunakan asas ini tiap-
tiap bidang di Bappeda Kota Surakarta diberikan kepercayaan untuk
mengelola arsip, sehingga pengelolaan arsip dapat dilakukan sesuai
kebutuhan unit kerja sesuai dengan spesifikasinya masing-masing.
2) Sistem penyimpanan arsip
Sistem penyimpanan arsip di Bidang Data dan Pelaporan sudah
baik, karena arsip-arsip dikelompok-kelompokkan berdasarkan
pokok masalah yang terjadi, sehingga apabila arsip tersebut
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
57
dibutuhkan kembali akan mudah untuk mencarinya. Hal ini
ditunjukkan dengan menggunakan sistem tahun dan subjek
3) Prosedur penyimpanan arsip
Prosedur penyimpanan arsip di Bidang Data dan Pelaporan Bappeda
Kota Surakarta meliputi langkah-langkah memeriksa, mengindeks,
mengkode, menyortir dan menempatkan.
c. Penyusutan arsip
Di Bidang Data dan Pelaporan Bappeda Kota Surakarta belum pernah
dilakukan penyusutan arsip. Hal ini disebabkan karena belum adanya
pegawai khusus yang menangani tentang arsip, selain itu perhatian
terhadap arsip masih kurang. Sehingga arsip-arsip yang habis masa
aktifnya dan menjadi arsip in aktif hanya ditumpuk begitu saja tanpa
belum pernah disusutkan.
2. Hal-hal yang mempangaruhi tata kearsipan
a. Fasilitas arsip
1) Tata ruang kearsipan
Tata ruang kearsipan di Bidang Data dan Pelaporan Bappeda Kota
Surakarta belum maksimal, karena belum terdapat ruangan khusus
arsip, sehingga arsip-arsip hanya disimpan di masing-masing bidang
di Bappeda Kota Surakarta.
2) Alat-alat kearsipan
Alat-alat kearsipan di Bidang Data dan Pelaporan Bappeda Kota
Surakarta sudah baik dan memenuhi syarat didalam tata kearsipan,
sehingga dapat memperlancar didalam pekerjaan kearsipan.
b. Pegawai kearsipan
Di Bidang Data dan Pelaporan Bappeda Kota Surakarta belum
terdapat pegawai khusus yang menangani tentang arsip, hal tersebut
disebabkan belum adanya pegawai yang didik sebagai arsiparis,
kurangnya kesadaran akan pentingnya arsip dan kurangnya anggaran
untuk menangani arsip.
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
58
B. Saran
Berdasarkan hasil pengamatan dan pembahasan yang dilakukan penulis,
maka penulis ingin menyampaikan beberapa saran yang mungkin akan
berguna untuk Bidang Data dan Pelaporan Bappeda Kota Surakarta didalam
pelaksanaan tata kearsipan, antara lain:
1. Sebaiknya di Bappeda Kota Surakarta membuat ruangan khusus atau
penggantian rak arsip/filling cabinet yang lebih besar sehingga bisa
memuat penyimpanan arsip lebih banyak. Karena berdasarkan hasil
pengamatan selama magang bahwa tata ruang penyimpanan arsip belum
maksimal. Rak arsip/filling cabinet masih menjadi satu didalam ruangan
kantor, yang mungkin dapat mengganggu segala aktifitas pekerjaan di
kantor tersebut.
2. Di Bappeda Kota Surakarta sebaiknya memiliki pegawai khusus yang ahli
dalam bidang kearsipan, sehingga tata kearsipan dapat berjalan lebih baik.
3. Dilakukan perawatan dan pemeliharaan alat-alat kearsipan, misalnya
mesin fotokopi dilakukan perbaikan agar tidak sering terjadi kemacetan
pada saat menggunakannya, karena pada saat magang penulis mengalami
hal tersebut.
4. Ikut sertakan pegawai Bappeda Kota Surakarta dalam melaksanakan tata
kearsipan, sehingga mereka akan lebih memahami tentang arsip.