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STUDI TRIBUTARI E CENTRI SERVIZI

IL PROCESSO CONTABILE CARTACEO

IL PROCESSO CONTABILE CARTACEO

VISUALIZZAZIONE

Gecom Multi richiama

Doc Finder è può

visualizzare i documenti

GLI ARCHIVI DI CONSERVAZIONE

Gli archivi di conservazione (genericamente definiti DAV Documenti Acquisto e Vendita) Archivio unico per ditta in grado di contenere Fatture acquisto Fatture Vendita Note Credito Documenti Contabili Per diversi sezionali Per diversi anni

CREARE GLI ARCHIVI DI CONSERVAZIONE

La creazione degli archivi avviene con una maschera guidata che agevola la creazione massiva.

A PROPOSITO DI ANAGRAFICHE

La eliminazione delle anagrafiche inutili con la DISATTIVAZIONE aiuta ad avere un archivio più facile da gestire

LA SCANSIONE

La eliminazione delle anagrafiche inutili con la DISATTIVAZIONE aiuta ad avere un archivio più facile da gestire

LA REGISTRAZIONE

I documenti PROCESSATI vengono inviati al gestionale e visualizzati dai menu di registrazione.

L’AGGIORNAMENTO DEI DATI

Lanciare il comando STPRI. Scegliere “Gen. Spool per Archivia ordinario” o “Gen. Spool per Archivia se2mplificato” Impostare i filtri di esportazione Impostare il nome del file STPRIO.TXT o STPRIS.TXT che verrà generato Selezionare la ditta o le ditte da esportare Cliccare su stampa e confermare ESEGUIRE ARCHIPRINT PER ARCHIVIARE LA PRIMA NOTA GENERATA Eseguire Archiprint e attivare l’archiviazione spuntando il flag “Archiviazione Spools di stampa”

GLI ARCHIVI DI CONSERVAZIONE

RICEZIONE E CONSERVAZIONE FATTURE

Anche un file pdf (senza firma digitale) può essere validato

Per fattura elettronica si intende la

fattura che è stata emessa e ricevuta in un qualunque formato elettronico.

autenticità dell’origine ed integrità del contenuto possono essere garantite mediante • sistemi di controllo di gestione che

assicurino un collegamento affidabile tra la fattura e la cessione di beni o la prestazione di servizi ad essa riferibile,

• ovvero mediante l’apposizione della firma elettronica qualificata o digitale dell’emittente

• Ovvero tramite EDI

Il DL 216 semplifica la conservazione delle fatture elettroniche

Cos’è il sistema di controllo richiesto ?

• Fattura servizi – Utenza corrisponde

– Pagamento tracciato

– Servizi plausibili

– Importi ragionevoli.

– oppure esiste contratto

– Email di ricezione

• Fattura di merci – Il cliente ha tutte le bolle

relative e gli ordini

• Fattura con firma digitale

• Estendibile ad altri documenti – Si (estratti conto , contabili,

acquisti on line)

In tutti questi casi la fattura elettronica può essere conservata come tale .

Non è necessaria la stampa, l’etichettatura , la scansione

Per approfondire il concetto di Sistema di controllo è utile questo documento

http://ec.europa.eu/taxation_customs/resources/documents/taxa

tion/vat/traders/invoicing_rules/explanatory_notes_it.pdf

L’ACCORDO

E NON MANCANO INTERPRETAZIONI

RIGIDE

il ricorso alla fattura elettronica e' subordinato all'accettazione da parte del destinatario.

Negli anni passati sono state concesse accettazioni all’invio di fatture PDF Fino ad ora il ricevente doveva stampare il pdf e trattarlo come cartaceo Ora secondo la direttiva quello è un documento elettronico e come tale andrebbe trattato

Il DL 216 PREVEDE COMUNQUE CHE TRA LE

PARTI VI SIA UN ACCORDO

Non è quindi da escludere che qualche competitor in queste condizioni parli di OBBLIGO ad attivare la conservazione elettronica

GLI EFFETTI POTREBBERO ESSERE POSITIVI

Negli studi

Una buona fetta di fatture può essere ricevuta in formato pdf tramite email, una parte si può scaricare dal sito del fornitore.

COME FACCIO A GESTIRE I DOCUMENTI ELETTRONICI ? ARRIVANO AL CLIENTE DEVO PRENDERMI CARICO DELLE EMAIL ? DEVO PRENDERMI CARICO DEL PERCORSO DI CONTROLLO ?

IN AZIENDA

Ipotizzabile che più del 50% delle fatture diventeranno elettroniche

Evoluzione Anche i documenti contabili (estratti conto, contabili banche, altri costi) possono essere conservati in modalità elettronica

Estensione ai documenti contabili ?

Se la garanzia di originalità di una fattura è data da percorsi di controllo che ne dimostrino la coerenza, per un estratto conto bancario ci possono essere dubbi ? L’e.c. carta di credito ? Contabili Bancarie ? Pagamenti imposte ? Costi del personale ? Acquisti web treni aerei navi ?

Un buon 50% dei documenti può essere elettronico

SOLUZIONE STUDI

Indispensabile il coinvolgimento della

ditta

si

Il cliente ha internet ? Il cliente ha un pc ? Il cliente ha una multi funzione , o scanner ? Il cliente ha una segretaria o una competenza sufficiente per gestire l’invio documenti ?

COLLEGO LA DITTA

Il percorso contabilE

L’ACCORDO CON LA DITTA

• La Ditta si assume la responsabilità della originalità dei documenti immessi nel sistema (con l’invio attesta etc. etc.)

• Le tipologie di documenti e le forme ammesse (cartaceo o elettronico) sono decise al momento del rilascio del client

• I documenti cartacei dovranno essere preventivamente divisi e numerati con le etichette

• Quelli elettronici vanno solo identificati nella tipologia.

L’accordo si tramuta in una serie di indicatori che

specificano i tipi di file da riceve e relativi sezionali

cod_tipo_

doc_f cartacei elettronici

0 contabili 0 1

1 fatt. vendita 0 1

2 fatt. acquisto 0 1

4 Note credito 0 1

CONFIGURAZIONI PIU ARTICOLATE

La configurazione personalizzata

Configurazione protocolli standard

prog Cod_tdf tdf descrizione cartaceo elettronico

1 0 Documenti Contabili 0 1

2 1 Fatture vendita 0 1

3 2 Fatture Acquisto 0 1

4 3 Note debito 0 1

5 4 Note Credito 0 1

Esempio di personalizzazione

prog Cod_tdf tdf descrizione cartaceo elettronico

1 0 Documenti Contabili 0 1

2 0 Documenti Contabili Filiale senigallia 2 3

3 1 Fatture vendita 0 1

4 1 Fatture vendita Filiale senigallia 2

5 2 Fatture Acquisto 0 1

6 2 Fatture Acquisto Filiale senigallia 2 3

7 3 Note debito 0 1

8 4 Note Credito 0 1

Esempio ditta quater

1 0 Documenti Contabili 0 1

2 1 Fatture vendita Alimentari 1

3 1 Fatture vendita Tabaccheria 1

4 2 Fatture Acquisto Alimentari 0 1

5 2 Fatture Acquisto Tabaccheria 2 3

6 3 Note debito 0 1

7 4 Note Credito 0 1

internet

IL SERVIZIO DI RICEZIONE

Il programma in esecuzione sul server Archivia Plus (anche pc win7 no xp) è attivo in ascolto su una apposita porta. La porta reindirizzata dal server di accesso consente ai client di autenticarsi e dialogare. L’autenticazione avviene a livello di programma. Il file di configurazione viene generato dallo studio. Si può gestire ogni tipologia con diversi sezionali e, in prospettiva, consentire l’imputazione di maggiori dati .

Client documentale

Pc o server

Archivia

ip pubblico

Server pubblico

o firewall

Porta xx

ip locale

I file ricevuti

I documenti elettronici vengono immediatamente protocollati da AutoSpool. Le immagini dei documenti cartacei finiscono nell’archivio scansioni per il processo Bar Code di ArchiScan

LO STUDIO RICEVE DOCUMENTI DA UNA EMAIL

• Creare 2 aree per il protocollo Inviati ricevuti DITTE Inviati ricevuti Studio

• Con l’Addins di Outlook (o con il protocollo pec), possiamo Protocollare l’email ricevuta e inviare il file allegato (la fattura vera e propria) alla cartella di conservazione.

• Il sistema di protocollo dei files provvederà a inserire il documento nell’archivio e ad avviare l’esportazione per la registrazione

• Tra l’email e la fattura archiviata rimane un collegamento .

LO STUDIO RICEVE DOCUMENTI DA UNA EMAIL

IL COLLEGAMENTO TRA EMAIL E FATTURA E’ UN ELEMENTO

DI AUTENTICITA’

CARTELLE PER DITTA

• Le cartelle vengono create dalla anagrafica ditta

• contestualmente vengono pianificati in Archifile i trattamenti per i documenti elettronici che verranno depositati in quei percorsi

• Significa che per OTTENERE IL PROTOCOLLO ELETTRONICO delle varie tipologie di documenti basta depositarli nelle apposite cartelle

ArchiFile raccoglie e protocolla

I due processi

ESPORTAZIONE PER LA REGISTRAZIONE

VISUALIZZAZIONE

Gecom Multi richiama

Doc Finder è può

visualizzare i documenti

SISTEMA IBRIDO ?

CARTELLE PER DITTA

CLIENT

SCANSIONE IN STUDIO

TIPI DOCUMENTI ELETTRONICI

• FATTURE VENDITA

• NOTE CREDITO

• FATTURE ACQUISTO (PARTE)

• finanziari – ESTRATTI CONTO BANCA

– CONTABILI BANCARIE

– ESTRATTI CONTO CARTE CREDITO

– Pagamenti imposte - tributi

• BIGLIETTI VIAGGIO (PARTE)

• RIEPILOGHI DI FATTURE MENO DI 150 EURO

• COSTI PERSONALE

GLI ASPETTI CRITICI

Dl 216 Per fattura elettronica si intende la

fattura che è stata emessa e ricevuta in un qualunque formato elettronico. autenticità dell’origine ed integrità del contenuto possono essere garantite mediante • sistemi di controllo di gestione

che assicurino un collegamento affidabile tra la fattura e la cessione di beni o la prestazione di servizi ad essa riferibile,

• ovvero mediante l’apposizione della firma elettronica qualificata o digitale dell’emittente

• Ovvero tramite EDI

DM 23/01/2004 1. I documenti informatici rilevanti ai fini tributari: - hanno la forma di documenti statici non

modificabili; - sono emessi, al fine di garantirne l'attestazione della

data, l'autenticità e l'integrità, con l'apposizione del riferimento temporale e della sottoscrizione elettronica;

- sono esibiti secondo le modalità di cui all'art. 6; - sono memorizzati su qualsiasi supporto di cui sia

garantita la leggibilità nel tempo, purché sia assicurato l'ordine cronologico e non vi sia soluzione di continuità per ciascun periodo d'imposta; inoltre, devono essere consentite le funzioni di ricerca e di estrazione delle informazioni dagli archivi informatici in relazione al cognome, al nome, alla denominazione, al codice fiscale, alla partita Iva, alla data o associazioni logiche di questi ultimi.

GLI ASPETTI CRITICI

Dl 216 Per fattura elettronica si intende la

fattura che è stata emessa e ricevuta in un qualunque formato elettronico. autenticità dell’origine ed integrità del contenuto possono essere garantite mediante • sistemi di controllo di gestione

che assicurino un collegamento affidabile tra la fattura e la cessione di beni o la prestazione di servizi ad essa riferibile,

• ovvero mediante l’apposizione della firma elettronica qualificata o digitale dell’emittente

• Ovvero tramite EDI

DM 23/01/2004 1. I documenti informatici rilevanti ai fini tributari: - hanno la forma di documenti statici non

modificabili; - sono emessi, al fine di garantirne l'attestazione della

data, l'autenticità e l'integrità, con l'apposizione del riferimento temporale e della sottoscrizione elettronica;

- sono esibiti secondo le modalità di cui all'art. 6; - sono memorizzati su qualsiasi supporto di cui sia

garantita la leggibilità nel tempo, purché sia assicurato l'ordine cronologico e non vi sia soluzione di continuità per ciascun periodo d'imposta; inoltre, devono essere consentite le funzioni di ricerca e di estrazione delle informazioni dagli archivi informatici in relazione al cognome, al nome, alla denominazione, al codice fiscale, alla partita Iva, alla data o associazioni logiche di questi ultimi.

GLI ASPETTI CRITICI – chiusura quindicinale

DM 23/01/2004 2. Il processo di conservazione dei documenti informatici avviene mediante le modalità di memorizzazione previste al comma 1, lettera d), e secondo il Procedimento indicato nell'art. 3 della deliberazione dell’AIPA n. 42 del 2001 e termina con la sottoscrizione elettronica e l'apposizione della marca temporale, in luogo del riferimento temporale, sull'insieme dei predetti documenti ovvero su un'evidenza informatica contenente l'impronta o le impronte dei documenti o di insiemi di essi da parte del responsabile della conservazione di cui all'art. 5 della deliberazione dell’ AIPA n. 42 del 2001. Il processo di conservazione è effettuato con cadenza almeno quindicinale per le fatture e almeno annuale per i restanti documenti.

DM 23/01/2004 modifiche previste 3. La conservazione di cui ai commi 1 e 2 è effettuata con cadenza almeno annuale.

Avviare la conservazione digitale delle fatture senza preoccuparsi della cadenza quindicinale è ragionevole

Non c’è motivo per non effettuare la firma quindicinale

in quelle emesse

In caso di problemi, numerazione con programma e stampa (risoluzione

14/e e 161/e)

REQUISITI

Archivia Plus Suite

• Estensione Sql Express

• ArchiScan

• Client in numero adeguato (1 collegamento 1 client)

• No xp

Novità già introdotte

Aggiornamenti automatici

• Miglioreremo con flag per aggiornamenti indispensabili e facoltativi

• Personalizzabile

Tele assistenza con supporto audio

• Personalizzabile

Controllo rapido anagrafiche

• Per disattivare velocemente quelle inutili

• Filtri per creare liste

Feedback

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