Vartti tunnista

Sovelton Sujuva-palvelu – tuloksena sujuvan tietotyön käsikirja 26.4.2013 Luo tietotyölle pelisäännöt - säästä vartti tunnista

Tuula Virtanen | kehityspäällikkö tuula.virtanen@sovelto.fi fi.linkedin.com/in/tuulavirtanen about.me/tvirtanen

Aiheet

• Poimintoja tutkimuksista: ongelmia ja ratkaisuja

• Työn kepeyttäminen yhteisten toimintatapojen avulla

• Sujuva-palvelun moduulit

• Henkilöstön osallistamisen keinot

2

Poimintoja tutkimuksista: ongelmia ja ratkaisuja

3

" Yleiset työolot ja työikäisten terveys ovat parantuneet, mutta aikapaineen ja stressin sekä työhön liittyvien muutosten ja epävarmuuden aiheuttama kuormitus on lisääntynyt

Työyhteisön toimivuuden edistäminen työterveyshuollon toimintana, 2011

http://www.ttl.fi/fi/tyo_ja_ihminen/Documents/Tutkimusraportti_40.pdf

" Uudet työterveydenhuollon ongelmat johtuvat nimenomaan tietotyöläisten suhteellisen osuuden kasvusta.

Suvi Vesa: Työhyvinvointi, organisaation menestys ja niiden yhdistäminen tietotyössä, 2011

http://tampub.uta.fi/bitstream/handle/10024/65670/tyohyvinvointi_organisaation_menestys_2011.pdf?sequence=1

" Työntekijän kokonaistyöajasta 8 % (3,1 tuntia viikossa) kuluu tietotekniikan aiheuttamiin ongelmiin ja niiden hoitamiseen.

Tutkimus: Tietotekniikan liitto, Cap Gemini ja Ernst & Young, 2003

http://intelcon.fi/kuvat/ttl_tutkimus.pdf

" 13% vastaanotetuista sähköposteista on epäoleellisia

46% toimenpiteitä vaativista posteista sisältää tiedon odotetusta toiminnasta

45% henkilöistä kokee, että heidän omat sähköpostinsa olivat helppolukuisia

Thomas W. Jackson ja Sharman Lichtenstein, International Journal of Internet and Enterprise Management, Vol. 7, No. 2, 2011 (Optimising e-mail communication)

http://www.inderscience.com/offer.php?id=39915

" Toimivat työnteon välineet nähtiin työn tehon kannalta jopa tärkeämpinä kuin vapaa-aika tai rahallinen korvaus.

Microsoftin teettämä TNS Gallupin tutkimus, 2008

http://feed.ne.cision.com/wpyfs/00/00/00/00/00/0D/38/7B/wkr0003.pdf

" Sujuvuuskokemuksia edistäviä ja ehkäiseviä tekijöitä tietotyössä pitäisi arvioida perusteellisemmin tuottavuuteen ja tehokkuuteen vaikuttavina tekijöinä.

Heli Bergström: Sujuvuuskokemukset tietointensiivisessä yksilötyössä ja yhteistyössä, 2011

http://lib.tkk.fi/Diss/2011/isbn9789526041414/isbn9789526041414.pdf

Työn kepeyttäminen yhteisten toimintatapojen avulla

10

Kaikki operatiiviset ongelmat ovat ratkaistavissa

11

Tavoitelähtöinen osaamisen

kehittäminen

Henkilöstön tyytyväisyys ja

tehokkuus

Ajan säästö ja keskittyminen olennaiseen

…opettamalla ihmisiä ja kehittämällä työtapoja

Tavoitelähtöinen osaaminen

kehittäminen

Henkilöstön tyytyväisyys ja

tehokkuus

Ajan säästö ja keskittyminen olennaiseen

Ihmiset Työtavat

Kehittämällä Opettamalla

Tavoitelähtöinen osaamisen

kehittäminen

Henkilöstön tyytyväisyys ja

tehokkuus

Ajan säästö ja keskittyminen olennaiseen

Ihmiset Työtavat

12

Sujuva työ

Osaami-nen

Toimivat välineet

Yhteiset käytän-

nöt

Oman toiminnan johtaminen

Tieto- ja viestintätekniikan linkittäminen työtehtäviin

Työvälineitä on osattava käyttää tarkoituksenmukaisesti.

• Jos yhteisistä toimintatavoista ei ole sovittu, välineet saattavat pikemminkin haitata työtä kuin tukea sitä.

• Sovellusten ja toimintatapojen käyttöönotto on tällöin jäänyt tekemättä

Kirjatut pelisäännöt auttavat

• Yhteisillä toimintatavoilla säästetään omaa ja työkaverin aikaa

• Pelisäännöt auttavat erottamaan oleellisen

• Helpottavat myös uuden henkilön perehdytystä

14

Sujuva-palvelun moduulit

15

Sovelton Sujuva-palvelu

• Sujuva-palvelun tuloksena organisaatio saa käyttöönsä oman, räätälöidyn tietotyön käsikirjan, joka sisältää tärkeimmät linjaukset ja pelisäännöt nykyaikaiseen tietotyöhön

• Asiakkaalle jäävät kaikki oikeudet käsikirjaan ja tiedosto luovutetaan myös Word-muodossa jatkopäivityksiä varten

• Käsikirja voidaan tehdä Sovelton tarjoamalla mallipohjalla tai asiakkaan omalla ilmeellä

• Palvelu koostuu valinnaisista moduuleista, jolloin toteutus kohdistuu asiakkaan täsmätarpeeseen

16

Sujuva-moduulit

Lähtötilannekartoitus

Henkilöstön osallistaminen

Sujuva tietotyö -käsikirja

17

Lähtötilannekartoitus

• Tavoitteet ja mittarit, vastuut, nykytilanne

• Prosessien pullonkaulojen ja aikavarkaiden selvittäminen

Hyöty

• HR, IT, johto, avainkäyttäjät

• 2 x 0,5 pv/2 haastattelijaa Avainhenkilöiden

haastattelu

• Yhteenveto kehityskohteista

• Toimenpidesuositukset Raportti

18

Henkilöstön osallistaminen

• Muutoksen läpiviennin varmistaminen

• Tarpeet koko organisaatiolta Hyöty

• Koko henkilöstölle

• Valmis kysymysaineisto

• Organisaatiojaottelu (yksikkö, kp tms.) Sähköinen kysely

• Yhteenveto PowerPoint-muodossa

• Excel-aineisto Yhteenveto

19

Sujuva tietotyö –käsikirja

• Konkreettinen apuväline yhteisten toimintatapojen jalkauttamiselle

Hyöty

• 4 x 0,5 pv, osallistujina asiakkaan ohjausryhmä ja Sovelton asiantuntija

Workshop

• Toimitus sähköisessä muodossa

• Organisaation graafisen ilmeen huomiointi Käsikirja

20

Käsikirjan osiot

Tietotyön laiteympäristö Sähköinen viestintä

Palaverikäytännöt Esiintyminen

organisaation edustajana

Tietotyö

21

Henkilöstön osallistamisen keinot

22

Osallistaminen mahdollistaa toimintatapojen jalkauttamisen

Lähtötilanne-selvitys

Osaamistarvetta vähentävät ratkaisut

Pelisäännöt

Täsmä-valmennus

Jatkuvan osaamisen kehittämisen varmista-minen

23

Tiedotus ja osallistaminen

Päämäärä Tavoitteemme on, että vuonna 2020 suomalaiset ovat maailman tuottavin ja rennoin kansa

24