Post on 01-Jan-2016
description
KEPOLISIAN NEGARA REPUBLIK INDONESIA DAERAH KEPULAUAN BANGKA BELITUNG
POLRES BELITUNG TIMUR Jl. Raya Manggar – Gantung Kab. Belitung Timur
STANDART OPERASIONAL PROSEDUR ( SOP )
BAG SUMDA POLRES BELITUNG TIMUR
Manggar, Mei 2011
STANDART OPERASIONAL PROSEDUR ( SOP ) BAG SUMDA POLRES BELITUNG TIMUR
I. PENDAHULUAN
1. Latar Belakang.
a. Kepolisian Negara Republik Indonesia merupakan salah satu fungsi pemerintahan Negara
dibidang pemeliharaan keamanan dalam negeri yang merupakan aparatur penegak hukum,
pelindung, pengayom dan pelayan masyarakat. Pelayanan internal bagi personel Polri
maupun keluarga personel juga menjadi peran Institusi terutama dalam hal peningkatan
karier, pembinaan karier dan kesejahteraan bagi personel maupun keluarga.
b. Dalam hal pelayanan internal Polri bagian Sumber Daya pada tingkat Polres yang
merupakan unsur pengawas dan pembantu pimpinan yang bertugas melaksanakan
pembinaan administrasi personel, sarana dan prasarana, pelatihan fungsi, pelayanan
kesehatan dan penerapan hukum serta bertugas mendukukng pelaksanaan tugas
Kepolisian lainnya pada tingkat Polres maupun polsek.
c. Mengimplementasikan penyelenggaraan pelayanan prima kepada anggota merupakan tugas
pokok bagian Sumber Daya Polres terutama dalam menyatukan visi dan misi Polri
d. Bagian Sumber Daya senantiasa melakukan perbaikan dan peningkatan pelayanan bagi
personel Polri terutama dalam hal standart pelayanan prima kepada personel yang
kemudian dituangkan dalam pedoman standart pelayanan kepada personel Polres Belitung
Timur.
2. Dasar.
a. Undang – undang No. 2 Tahun 2002 tentang Kepolisian Negara Republik Indonesia.
b. Program Birokrasi Reformasi Polri tahun 2011 – 2014.
c. Peraturan Kapolri Nomor 23 tahun 2010 tanggal 30 September 2010 tentang Susunan
organisasi dan tata cara kerja pada tingkat Kepolisian Resort dan Kepolisian Sektor.
-2-
3. Maksud dan Tujuan.
a. Maksud
Maksud penyusunan pedoman standart operasional prosedur (SOP) Bagian Sumber
Daya pada tingkat Polres adalah sebagai dasar dan pedoman implementasi bagi unsur
pelayanan bagian Sumber daya dalam pelaksanaan kegiatan pelayanan internal
Kepolisian tingkat Polres terutama terhadap pembinaan dan kesejahteraan personel
Polri Polres Belitung Timur.
b. Tujuan
Tujuan penyusunan pedoman standard operasional prosedur (SOP) Bagian Sumber
Daya pada tingkat Polres adalah sebagai pedoman dan acuan dalam rangka
meningkatka kinerja bagi Bagian Sumber Daya tingkat Polres terutama dalam
melaksanakan kegiatan dan tugas pokok Bagian Sumber Daya.
4. Ruang Lingkup.
Ruang Lingkup Standar Operasional Prosedur ( SOP) fungsi Sumber Daya meliputi tugas pokok
Bagian Sumber Daya antara lain Pembinaan dan Administrasi Personel, Pembinaan
Administrasi Sarana dan Prasarana , Pelayanan Bantuan dan Penerapan Hukum serta
Pelayanan Kesehatan bagi Personel.
5. Tata Urut.
I. PENDAHULUAN
1. Latar Belakang;
2. Dasar;
3. Maksud dan Tujuan;
4. Ruang Lingkup;
5. Tata Urut;
II. TUGAS POKOK
III. PELAKSANAAN
6. Personel yang dilibatkan;
7. Urutan Tindakan;
8. Sarana dan Prasarana yang digunakan;
-3-
9. Ketentuan Larangan dan Kewajiban;
10.Pengawasan dan Pengendalian;
IV. ADMINISTRASI DAN ANGGARAN
V. PENUTUP
II. TUGAS POKOK
Adapun tugas pokok Bag Sumda merupakan unsur Pengawas dan pembantu pimpinan yang berada
dibawah Kapolres dan bertugas melaksanakan Pembinaan Administrasi Personel, Sarana dan
Prasarana, Pelatihan Fungsi, Pelayanan Kesehatan, serta Bantuan dan Penerapan Hukum.
III. PELAKSANAAN
6. Personel yang dilibatkan.
Dalam Pelaksanaan kegiatan Tugas Pokok Bagian Sumber Daya personel yang dilibatkan
sebanyak 6 ( enam ) personel terdiri dari :
a. Urmin : 1 personel
b. Subbagpers : 3 personel
c. Subbagsarpras : 2 personel
7. Urutan Tindakan.
a. PAUR MIN
1) Melakukan penyelenggaraan terhadap surat yang masuk dan surat keluar untuk
kepentingan personel Polres Belitung Timur.
2) Mendistribusikan surat yang masuk ke Bagian Sumber Daya (Bag Sumda)
kepada Paur pada masing – masing Subbag untuk dilakukan tindak lanjut dan
penyelesaiannya.
3) Membantu dan berkoordinasi dengan Kabag Sumda dalam hal penyelesaian
terhadap surat-surat yang telah di distribusikan kepada Paur pada masing –
masing Subbag tentang tindak lanjut penyelesaiannya.
-4-
4) Berkoordinasi dengan Sium dalam hal kelanjutan surat-surat yang diajukan baik
dari maupun ke Polda, Polsek Jajaran dan Istansi lain.
5) Melakukan pemeriksaan terhadap surat-surat maupun berkas yang akan
diajukan ke Kabag Sumda baik Tata tulisan, format maupun isi dari surat.
b. PAUR MIN PERS
1. Usulan Kenaikan Pangkat Personel
a) Mendatakan personel yang memenuhi persyaratan dan sudah / layak
untuk diajukan usulan Kenaikan Pangkatnya.
b) Membuat surat pemberitahuan dan mendistribusikan surat tersebut ke
Jajaran untuk diketahui personel yang sudah / layak untuk mengusulkan
kenaikan pangkatnya.
c) Membuat surat kepada Kasi Propam dalam rangka permintaan penelitian
bagi personil yang akan di usulkan kenaikan pangkatnya.
d) Mengumpulkan berkas kelengkapan administrasi persyaratan UKP oleh
personel yang akan di usulkan kenaikan pangkatnya untuk dilegalisir dan
dimasukkan dalam berkas UKP masing – masing Personel.
e) Mengirimkan berkas UKP tersebut ke Biro SDM Polda.
2. Usulan Kenaikan Gaji Berkala Personel
a) Mendatakan personel yang sudah memenuhi persyaratan untuk diusulan
Kenaikan Gaji berkala.
b) Membuat surat keputusan kenaikan Gaji Berkala bagi personel yang
memenuhi persyaratan.
c) Membuat Petikan Surat Keputusan Gaji Berkala Personel.
d) Melegalisir foto copy Petikan Surat Keputusan Gaji Berkala Personel dan
selanjutnya dikirimkan ke Kasi Keu guna penyesuaian Gaji Berkala
Personel.
3. Usulan Mutasi Jabatan Personel ( Promosi / Demosi )
a) Mendatakan masa dinas jabatan personel dimasing – masing Sub
Satker untuk perencanaan usulan mutasi Personel di lingkungan
Polres.
-5-
b) Membuat perencanaan Mutasi Personel sesuai dengan kebutuhan
Organisasi di tingkat Polres dan Jajaran.
c) Melaksanakan Wanjak sesuai dengan prosedur DPK.
d) Membuat notulen hasil wanjak.
e) Mengajukan hasil wanjak kepada Kapolres untuk diterbitkan Surat
Keputusan.
f) Membuat Surat Keputusan Pengangkatan dan Pemberhentian dalam
jabatan Personel dilingkungan Polres.
g) Membuat Surat Telegram pemberitahuan mutasi jabatan Personel
dilingkungan Polres.
h) Membuat petikan Surat Keputusan bagi Personel yang di mutasikan.
4. Perkawinan, Perceraian dan Rujuk Bagi Personel
a) Menerima permohonan Perkawinan, Perceraian dan Rujuk yang
diajukan oleh Personel.
b) Membuat Surat Perintah Perangkat Sidang BP4R
c) Melaksanakan Sidang Perkawinan, Perceraian dan Rujuk Bagi
Personel.
d) Membuat Berita Acara pelaksanaan Sidang BP4R
e) Penerbitan surat Izin Kawin, Cerai dan Rujuk.
5. Pengakhiran Dinas (PDH / PTDH dan Pensiun Personel )
a) Mendatakan Personel yang memenuhi persyaratan MPP dan
mengusulkan MPP bagi Personel yang akan mengajukan MPP.
b) Mendatakan personel yang memenuhi persyaratan pensiun dan
mengusulkan pensiun ke Polda.
c) Mengajukan Hak Pensiun Ke PT Asabri.
d) Mengajukan pensiun Personel aktif dan pensiun Janda ( Warakauri )
bagi Personel aktif yang meninggal dunia,gugur dan hilang pada saat
bertugas yang sesuai dengan ketentuan Peraturan Perundang –
undangan.
-6-
6. Pembuatan Kartu Penujukkan Istri ( KPI ) Personel
a) Menerima permohonan personel yang akan mengajukan pembuatan
KPI beserta persyaratannya.
b) Membuat kartu KPI dan pengisian Blangko KPI yang ditandatangani
oleh pemohon dan Kapolres.
7. Pembuatan KTA Personel
a) Menerima permohonan personel yang akan mengajukan pembuatan
KTA.
b) Membuat kartu KTA.
c) Mengajukan Kartu KTA kepada Kapolres.
8. Pembuatan Kartu Asabri
a) Mendatakan Personel yang belum memiliki Kartu Asabri.
b) Mengajukan personel yang belum memiliki Kartu Asabri ke Polda guna
untuk diteruskan Ke PT Asabri.
9. Permohonan Izin / Cuti personel
a) Menerima permohonan pengajuan izin / cuti yang diajukan oleh
personel.
b) Membuat surat permohonan izin / Cuti yang ditanda tangani KA dan
dikirimkan ke Biro SDM Polda.
10. Kesamaptaan Jasmani Personel
a) Membuat rencana dan jadwal pelaksanaan kegiatan kesamaptaan
jasmani yang dilaksanakan secara berkala persemester pada setiap
tahun.
b) Membuat surat perintah kepanitiaan dalam pelaksanaan kegiatan
kesamaptaan jasmani.
c) Mengirimkan surat pemberitahuan ke jajaran tentang pelaksanaan
kegiatan kesamaptaan jasmani.d
d) Pelaksanaan kegiatan kesamaptaan jasmani di ikuti oleh seluruh
personel dan dalam pelaksanaannya dijadwalkan/ditentukan
Personelnya sehingga tidak mempengaruhi pelaksanaan tugas pokok
Kepolisian.
e) Membuat laporan hasil pelaksanaan kegiatan kesamaptaan jasmani
dan melaporkan ke Biro SDM Polda.
-7-
11. Pembinaan Rohani dan Mental Personel
a) Membuat Jadwal Pelaksanaan kegiatan Binrohtal bagi Personel.
b) Membuat surat pemberitahuan pelaksanaan Binrohtal dengan
melampirkan jadwal pelaksanaan pada setiap bulannya.
c) Melaksanakan kegiatan Binrohtal / Ceramah Agama secara rutin
1(satu) kali setiap bulannya dan melaksanakan Shalat Jum*at
berjamaah secara rutin setiap hari Jum’at.
d) Membuat laporan hasil pelaksanaan kegiatan Binrohtal dan melaporkan
ke Biro SDM Polda.
12. Tanda kehormatan
a) Mendatakan seluruh personel Polres untuk diajukan mendapat Tanda
Kehormatan antara lain Setya Lencana Kesetiaan 8 th,16 th,24 th dan
Bintang Bhayangkara Nararya bagi personel yang memenuhi
persyaratan administrasi.
b) Mengajukan Usulan untuk mendapat Tanda Kehormatan ke Biro SDM
Polda.
13. Pabanrim
Dalam rangka Rekurtman calon persnel Polri baik Calon Brigadir, Calon Taruna
Akpol maupun Calon Perwira Sumber Sarjana, Bag Sumda melaksanakan
kegiatan yang berhubungan dengan penerimaan Calon Polri antara lain.
a) Membuat Surat Perintah Perangkat Panitia Pabanrim.
b) Membuat surat Pemberitahuan berikut melampirkan jadwal kegiatan
pelaksanaan test.
c) Melaksanaan kegiatan Sosialisasi.
d) Melaksanakan kegiatan pemeriksaan administrasi awal para calon.
e) Membuat Surat Keputusan yang menyatakan para calon memenuhi
kelengkapan perstaratan administrasi.
f) Membuat surat pengantar, mengantarkan para calon dan mnyerahkan
berkas kelengkaan administrasi ke Biro SDM Polda.
-8-
c. PAUR LAT
1. Latihan Rutin VCD Fungsi dan Fungsi Teknis Kepolisian
a) Membuat Jadwal Pelaksanaan kegiatan pelatihan VCD Fungsi dan
Fungsi Teknis Kepolisian bagi Personel.
b) Membuat surat pemberitahuan dengan melampirkan jadwal
pelaksanaan ke Jajaran.
c) Pelaksanaan kegiatan secara rutin yang dilaksanakan setiap hari
Kamis.
d) Membuat laporan hasil pelaksanaan kegiatan pelatihan VCD Fungsi
Teknis Kepolisian dan melaporkan ke Biro SDM Polda.
2. Latihan Dalmas
a) Membuat Jadwal yang disesuaikan dengan jadwal latihan Fungsi
Teknis kepolisisan khususnya Sat Sabhara.
b) Membuat Surat Perintah peserta latihan Dalmas baik Peleton Inti
maupun peleton Cadangan.
c) Membuat surat pemberitahuan ke jajaran dengan melampirkan jadwal
kegiatan.
d) Pelaksanaan kegiatan yang setiap hari Kamis pada setiap bulannya.
e) Membuat laporan hasil pelasanaan dan melaporkan ke Biro SDM
Polda.
3. Usulan Dikbangspes dan Pelatihan Kewilayahan
a) Mendatakan Personel yang akan diajukan untuk mengikuti
Dikbangspes / pelatihan kewilayahan.
b) Membuat surat perintah maupun kelengkapan administrasi bagi
personel yang mengikuti Dikbangspes maupun pelatihan.
c) Melaporkan calon peserta Dikbangspes dan pelatihan ke Biro SDM
Polda.
d) Mendatakan personel yang telah mengikuti Dikbangspes dan Pelatihan.
4. PAUR KES
1. Pemeriksaan kesehatan bagi personel
a) Melayani pemeriksaan kesehatan bagi personel dan anggota keluarga
yang mengalami gangguan kesehatan.
b) Melakukan pemeriksaan kesehatan secara berkala kepada personel
dalam rangka pelaksanaan Kesamaptaan Jasmani berkala.
-9-
c) Membuat laporan hasil pelaksanaan dan melaporkan ke Biro SDM
Polda maupun Bid Dokkes Polda.
d) Membuat surat pengajuan pelaksanaan kegiatan pemeriksaan
Psykologi maupun Kesehatan Jiwa untuk kelengkapan persyaratan
administrasi bagi personel yang mengajukan pijam pakai senpi dinas.
e) Membuat Surat pengantar ke Rumah Sakit Polri, apabila ada personel
yang akan memeriksakan kesehatannya secara khusus.
f) Melayani pemeriksaan kesehatan bagi pemohon pembuatan SIM.
2. Restitusi Personel
a) Menerima pengajuan restitusi personel beserta kelengkapan
persyaratan administrasi Restitusi.
b) Membuat surat pengantar dan pengisian Blanko serta mengajukan
permohonan Restitusi kepada Bid Dokkes Polda.
5. PAUR LOG
1. Peralatan ( PAL )
a) Senjata Dan Amunisi
1) Menginventarisir / mendatakan dan melaksanakan perawatan
senjata api dinas dan amunisi.
2) Melaksanakan pelayanan bagi personelyang mengajukan
permohonan pinjam pakai senjata api dinas berikut amunisi.
3) Membuat kelengkapan administrasi ( Berita Acara dan Kartu
Pemegang Senpi ) bagi personel pemegang Senjata api dinas.
4) Melaksanakan pengecekan secara berkala terhadap pemegang
senjata dinas berikut amunisinya.
5) Mendatakan dan mengajukan usul penghapusan ( disposal )
terhadap senjata api berikut amunisi yang rusak berat dan tidak
layak pakai ke Biro Sarpras Polda.
b) Kendaraan bermotor.
1) Menginventarisir/mendatakanKendaraan dinas baik Roda 2,
roda 4 dan roda 6.
2) Melaksanakan pemeliharaan dan perawatan kendaraan Dinas.
-10-
3) Mendatakan dan mengajukan usulan penghapusan ( disposal )
terhadap kendaraan bermotor dinas yang rusak berat an tidak
layak pakai ke Biro Sarpras Polda.
2) Peralatan khusus
a) Menginventarisir /mendatakan peralatan khusus seperti peralatan
Dalmas dan peralatan lainnya.
b) Mendatakan dan mengajukan usulan penghapusan maupun
penggantian terhadap peralatan khusus yang rusak berat dan tidak
layak pakai ke Biro Sarpras Polda.
3. Perbekalan Umum ( BEKUM )
a) Membuat rencana pendistribusian BMP dan melaksanakan
pendistribusian BMP.
b) Membuat Laporan penggunaan BMP secara rutin baik Harian,
Mingguan, Bulanan dan Tri wulan.
c) Membuat Rencana pendistribusian Kaporlap dan mendistribusikan
Kaporlap.
d) Melayani Pendistribusian Beras dan Makanan Tambahan Polri ( MTP –
1).
e) Membuat Berita Acara penerimaan dan membuat Laporan hasil
pelaksanaan pendistribusian baik BMP, Kaporlap,beras maupun
Makanan Tambahan Polri ke Biro Sarpras Polda.
4. Fasilitas dan Konstruksi ( FASKON )
a) Menginventarisir / mendatakan fasilitas dan konstruksi ( gedung dan
bangunan ).
b) Membuat pengajuan pemeliharaan dan perawatan rutin terhadap
fasilitas dan konstruksi ( gedung dan bangunan ).
c) Menginvetarisir / mendatakan asset tanah milik polri.
d) Membuat surat Usulan dalam rangka mengajukan Sertifikat seluruh
aset tanah yang dimiliki ke Biro Sarpras Polda.
-11-
5. Sistim Informasi Manajemen dan Akuntasi Barang Milik Negara ( SIMAK BMN )
a) Melakukan pencatatan terhadap aset negara yang sudah di inventarisir
oleh tim inventarisasi dan memasukkan data ke SIMAK BMN.
b) Melakanakan rekonsiliasi internal dan eksternal terhadap aset negara
secara berkala.
c) Membuat Laporan rutin SIMAK BMN Per semester dan Per tahun
Anggaran berjalan terhadap aset negara yang berada pada
penguasaan satker Polres Belitung Timur.
d) Melakukan pendataan setiap materiil yang diterima dan yang akan
dihapuskan dari daftar aset BMN.
6. PAUR BANKUM/RAPKUM
a. Pelayanan Dan Bantuan Hukum
Memberikan pelayanan dan bantuan hukum kepada institusi dan personel
beserta keluarganya yang membutuhkan bantuan hukum.
b. Memberikan Pendapat dan Saran Hukum
Memberikan pendapat dan Saran Hukum terhadap institusi dan personel
beserta keluarganya yang sedang dan atau menghadapi permasalahan guna
mendapatkan payung hukum dan pembelaan hukum.
c. Penyuluhan Hukum
Memberikan sosialisasi dan penyuluhan kepada personelbeserta keluarga dan
masyarakat tentang segala peraturan perundang – undangan yang berkaitan
dengan permasalahan hukum
d. Analisa sistem dan metoda
Menganalisis sistem dan metoda terkait dengan ketentuan peraturan perundang
– undangan di lingkungan Polres.
e. Peran serta dalam Pembinaan Hukum
Berperan serta dalam pembinaan hikum yang erkaitan dengan penyusunan
Peraturan Daerah tigkat Kabupaten.
-12-
8. Sarana dan prasarana yang digunakan
Dalam pelaksanaan tugas pokok Bag Sumda menggunakan sarana dan prasarana yang ada
dan sesuai dengan peralatan Inventaris Dinas di Bag Sumda Polres Belitung Timur.
9. Ketentuan Larangan dan Kewajiban
a. Larangan
Personel Bag Sumda dalam pelayanan Internal maupun Eksternal dianjurkan dan
dilarang menerima Imbalan sebagai jasa dalam pengurusan kelengkapan Administrasi
yang menyangkut kebutuhan dan Hak personel Polres Belitung, baik di bidang
pengembangan karier, perawatan personel, pengurusan materiil dan logistik, pelayanan
kesehatan dan pelayanan bantuan hukum serta pengakhiran Dinas.
b. Kewajiban
Personel Bag Sunda berkewajiban melayani seluruh kebutuhan yang merupakan Hak
personel Polres Belitung Timur dalam rangka meningkatkan kesejahteraan personel
baik yang bersifat pelayanan intern maupun ekstern.
10. Pengawasan dan Pengendalian
Pengawasan dan pengendalian para personel Bag Sumda dalam melaksanakan tugas pokoknya
dilaksanakan oleh Kabag Sumda dibantu leh para Paur pada masing – masing Subbag.
IV. ADMINISTRASI DAN ANGGARAN
11 Administrasi.
Dalam melaksanakan tugas pokok personel Bag Sumda Polres Belitung Timur berdasarkan
Peraturan dan Petunjuk administrasi dilingkungan Polri maupun ketentuan peraturan perundang-
undangan lainnya yang berlaku dilingkungan Polri.
12. Anggaran.
Anggaran yang digunakan dalam pelaksanaan tugas pokok Bag Sumda Polres Belitung Timur
menggunakan anggaran sesuai dengan RKA-KL dan Rendisgar Polres Belitung Timur.
-13-
V. PENUTUP
Demikianlah Standart Operasional Prosedur ( SOP ) fungsi Sumber Daya Polres Belitung Timur ini
dibuat untuk sebagai pedoman dan acuan dalam melaksanakan tugas pokok khususnya personel Bag
Sumda Polres Belitung Timur dalam rangka pelayanan prima kepada personel dan peningkatan kinerja
para personel pengemban Fungsi Sumber Daya.
Manggar, Mei 2011 KABAG SUMDA
SUPRAPTO
KOMISARIS POLISI NRP 62090450