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Sistema de Recaudación Municipal Manual del Usuario PARTE VII - Subsistema de Seguimiento de Trámites VERSIÓN DEL DOCUMENTO: 1.0
Octubre 2012
MANUAL DEL USUARIO
Sistema de Recaudaciones – Subsistema de Seguimiento de Trámites
Municipalidad de Posadas
Dirección de Administración y Desarrollo de Sistemas
Municipalidad de la Ciudad de Posadas – Misiones Fecha Impresión: 11/06/2015 Página 2 de 25
Índice
INTRODUCCIÓN .................................................................................. 3
Objetivo y alcance del documento ........................................................................... 3
SUBSISTEMA DE SEGUIMIENTO DE TRÁMITES .............................................. 4
MENÚ DE ACCESO ............................................................................... 4
ADMINISTRACIÓN DE TRÁMITES .............................................................. 5
Listado de Administración de Trámites ................................................................ 6
Alta del Trámite .............................................................................................. 11
HABILITAR PASE ................................................................................................. 14
RECEPCION DE TRÁMITES ................................................................................... 18
BANDEJA DE ENTRADA. ....................................................................................... 22
REFERENCIA DE ESTADOS DE PERMANENCIA DE TRÁMITES. ................................. 25
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INTRODUCCIÓN
Objetivo y alcance del documento
El presente Manual de Usuario, describe las características de uso del “Subsistema de Seguimiento de
Trámites”, el cual permitirá la gestión, seguimiento, reporte y distribución de información relacionada a las
actividades y procesos de propios de cada Mesa de Entrada de las distintas Dependencias del Organismo
Así, es su objetivo, asistir a los usuarios en todas las tareas relacionadas al funcionamiento del software
transformándose en una referencia precisa y sencilla.
Este documento está pensado para ser utilizado por los usuarios encargados de gestionar la información de las
diferentes áreas municipales que tengan como fin el mantenimiento de datos o la toma de decisiones estratégicas.
Abarca la descripción de los siguiente Módulos:
Trámites
Bandeja de Entrada
Habilitar Pase
Recepción de Trámites
Por cada módulo se presentan sus funcionalidades y la forma de llevarlas a cabo, tomando como metodología
presentar la imagen de cada pantalla involucrada acompañada de una explicación textual detallada.
El documento no solo abarca los procesos básicos que se pueden realizar sino que también las excepciones o
errores que puedan surgir.
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SUBSISTEMA DE SEGUIMIENTO DE TRÁMITES
Este Subsistema permite el acceso a los Módulos que posibilita la generación, gestión y seguimiento de los Trámites
documentales, como así también la modificación de los datos o parámetros que lo componen.
MENÚ DE ACCESO
Se accede a los Módulos del Subsistema de Seguimiento de Trámites a partir del siguiente menú.
Acceso a los Módulos de
Seguimiento de Trámites
Mediante los botones que se
visualizan en la imagen se
accede a los Módulos
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ADMINISTRACIÓN DE TRÁMITES
Este módulo tiene como finalidad la administración de Trámites, permitiendo gestionar y controlar los datos propios
del mismo e informaciones relacionadas.
En la pantalla se muestran inicialmente tres áreas, la de Búsqueda, la de Botones disponibles que serán descriptas
en detalle en los puntos subsiguientes y el de Referencias de Estados.
Filtros de Búsqueda
Esta sección permitirá al usuario de la aplicación ubicar de manera sencilla uno o más Trámites a partir de diversos
criterios de filtrado.
A continuación se visualizan de manera gráfica las Opciones de filtro que actualmente posee el sistema:
Área Búsqueda de Datos
Área de Botones
Área de
Referencias de
Estados de
Permanencia
de Trámites
(Ver Apartado)
Iniciador: Identificador de la
entidad que inició del Trámite
Número:
de orden
asignado al
Trámite
Realizar Búsqueda
Limpiar criterios
ingresados
Permite generar
un Trámite
Año o Fecha:
búsqueda por año o
entre dos fechas
establecidas
Organismo: permite filtrar la
búsqueda según el Organismo
que lo origine
Motivo: que generó el
Trámite
Área de Residencia:
Filtra la búsqueda por
Área donde se encuentra
el Trámite
Tipo: permite filtrar
la búsqueda de
trámite según el tipo
de documental.
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Descripción de Botones del área de Búsqueda:
Búsqueda:
El Link Búsqueda muestra u oculta el área de Búsqueda.
Esta pantalla presenta los filtros disponibles para la búsqueda y permite ingresar los criterios
deseados completando las cajas de texto o seleccionando opciones de las listas desplegables.
Filtrar: Realiza una búsqueda de Trámites existentes que cumplan con los requisitos de datos
ingresados en el área de búsqueda.
Nuevo: Permite el Alta de un Trámite. El procedimiento completo se detallará en el apartado
“Alta de Trámites”
Limpiar: Borra los criterios de filtro ingresados en la última búsqueda
Listado de Administración de Trámites
Presenta una lista paginada de Trámites filtrados según el criterio seleccionado, compuesta por filas y columnas,
como se ilustra a continuación:
Limpia Listado y despliega
Pantalla Principal
Área de Datos
Despliega información
resumida
Área de Botones
de Acción
Recorre Páginas
Estado del Trámite
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Descripción de la pantalla:
Área de Datos: Presenta en columnas los Datos más relevantes de un Trámite:
Datos Descripción
Tipo: Indica el tipo de documental, pudiendo ser Expediente, Nota, Oficio, etc.
Organismo: Identifica el organismo que originó el Trámite
Número: De identificación del trámite
Sigla: de identificación del trámite
Año: De generación del Trámite
Fecha: De generación del Trámite.
Iniciador: Identificación de la entidad que inició el Trámite.
Motivo: Descripción del motivo que generó el Trámite.
Observación: Al hacer clic sobre los encabezados de fila del área de datos que se encuentren subrayados, se
reordena la lista en forma ascendente o descendente
Área de Botones: Presenta las acciones que se pueden realizar sobre un Trámite existente. A continuación, se
describe cada una de las opciones disponibles:
Botones Descripción
Editar: permite modificar ciertos datos del Trámite seleccionado.
Nota: permite registrar comentarios o notas útiles para el operador que servirán de ayuda
memoria para los casos que se estime y requiera asentar los mismos
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Impresión de Carátula: permite la impresión de la carátula del Expediente. Cabe aclarar
que este botón solo esta disponible para los Expedientes que emanen de la Municipalidad de
Posadas.
En la misma se podrá visualizar, además de otros datos, un Código de Barras y un Número
de Identificación (ID). Este ID es generado automáticamente al registrar un Trámite en
el Sistema, teniendo la particularidad de ser único. Tanto el Código de Barras y como el ID,
agilizan la búsqueda de cualquier tramite al momento de “Habilitar Pase” o “Recibir Pases”;
mas allá que siempre está disponible la búsqueda siguiendo los parámetros convencionales
como ser Tipo de Tramite, Numero y Año
Pases: permite visualizar en pantalla el historial de lo pases registrados en el sistema, como
se ilustra a continuación:
A través del botón Reporte, el sistema permitirá genera un archivo que contiene el historial
de los pases para su impresión o guardado.
Número de Identificación
ID
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Pase a otra Dependencia: permite efectuar el pase del Trámite a la siguiente dependencia
que corresponda.
Se visualizará una pantalla que contiene los datos detallados del Trámite, el usuario deberá
seleccionar de la lista desplegable la Dependencia a la se realizará el pase.
En la caja de texto Observaciones se puede completar con comentario o aclaración si fuera
necesario.
A través del botón Realizar Pase, se efectiviza el mismo.
Nota:
Cabe aclarar que la modalidad para registrar pases es la siguiente:
1) El operador del Sistema de un Área que deba efectuar el pase a otra, deberá
hacerlo a través de la opción del Menú principal “Habilitar Pase” (Procediendo que
explica en este mismo Manual en el apartado correspondiente). Este proceso
Habilita el Trámite a enviar permitiendo que la próxima Área lo reciba. Esta
última efectuará la recepción del trámite mediante la opción correspondiente.
2) La modalidad de pase a otra dependencia a través del botón está habilitado
únicamente en los casos y Áreas donde no se pueda cumplir con el proceso
anteriormente explicado. Por ejemplo: el Área de Archivo donde generalmente el
usuario va retirar el Trámite y no lo recibe a través del proceso normal de Pases.
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Datos de la Sección: despliega una pantalla donde se visualiza, a modo de resumen, los
datos que componen el Trámite seleccionado, como se ejemplifica a continuación:
Auditoría de Procesos: Permite al operador visualizar un registro de los procesos que se
efectuaron sobre un Trámite quedando registrado la fecha y el usuario que lo efectuó,
además del tipo de movimiento y observación.
Dar de Baja: Si bien no es un proceso comúnmente utilizado, esta opción se aplica en
aquellos casos en que se deba eliminar un Trámite, por causas como ser: duplicación de
trámites, carga de datos erróneos, etc.
Dado de baja: indica cuando una Trámite fue dado de Baja. En estos casos el mismo
estará inhabilitado por cualquier proceso que se desee efectuar sobre él.
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Alta del Trámite
Permite dar de Alta de un Trámite consignando la información que respalda el proceso. La pantalla de Alta se
ilustra en la siguiente figura:
A continuación se detalla el procedimiento de Alta de un Trámite:
1) Se deberá seleccionar de la lista desplegable el Organismo que da origen el Trámite, teniendo en cuenta para el
siguiente paso que:
A) Si el organismo del que emana el Trámite es la propia Municipalidad de Posadas, deberá seleccionar el
Centro de Numeración correspondiente. El sistema generará automáticamente un número que corresponderá al
Tramite que se dará de Alta, por ese motivo, el cuadro te texto Número y Año se encuentra deshabilitado.
Se completará el cuadro de texto Sigla y de Fecha, siendo ésta ultima, la que señala el día que se generó el
documento a ser registrado.
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B) Si el Organismo del que emana el Trámite es otro, deberá seleccionarlo de la lista desplegable.
En éstos casos la opción Centro de Numeración no se encuentra habilitado, debiendo completarse el cuadro de
texto de Número y Año, respetando la numeración de origen.
Además se deberá seleccionar el Tipo de Tramite de la lista desplegable y completar el cuadro de texto Sigla y
Fecha.
2) Independientemente del Organismo, el paso siguiente será completar las demás cajas de texto y listas
desplegables con los datos correspondientes, como se ejemplifica a continuación:
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Breve descripción del contenido de la Pantalla:
Fecha: se debe consignar la fecha en que se generó el Documento a ser registrado.
Solicitante: si bien éste dato no es obligatorio, es significativo su registro a fin de identificar a la persona que
efectúa la presentación del Trámite.
Dependencia: identifica el Área del Organismo que origina la necesidad de creación del Trámite. Éste cuadro de
texto estará habilitado únicamente si el Organismo del que emana el Trámite es la Municipalidad de Posadas.
Rubro: Permite catalogar el motivo de la creación del Trámite, siendo utilizado en consultas posteriores sobre
Trámites asociados a un mismo objetivo. Dato asociado a la identificación de los Estados de Permanencia de un
Trámite en cada Área
Iniciador: permite el registro de la entidad que inició el Trámite.
Motivo: breve descripción del motivo que originó el Trámite.
Interés Público: si se tilda ésta casilla, el Trámite podrá ser consultado por cualquier persona, inclusive si no es un
usuario del Sistema de Recaudaciones. Cabe aclarar que en un futuro, los contribuyentes podrán efectuar consultas
vía Web, incluyendo el seguimiento de Trámites que hayan iniciado.
Motivo Oculto: si se tilda ésta casilla, el Motivo del Trámite no podrá ser visualizado, excepto por los Usuarios del
Sistema que tengan el permiso correspondiente.
Nota
A continuación se describirá los Módulos: Habilitar Pase, Recepción de Trámites y Bandeja de
entrada, aclarando que el nombre del Área que figura en las pantallas, en éste caso ilustrativas,
corresponde a la Dependencia Municipal asociada al Usuario que posee acceso al Sistema. Por lo tanto,
el proceso se efectuará automáticamente teniendo en cuenta estos datos.
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HABILITAR PASE
Módulo donde se efectúa el proceso de pase del trámite de un Área a otra, habilitando el mismo a efectos de
enviar y permitiendo que la próxima Área lo reciba. Esta última realizará la recepción del trámite,
procedimiento que se explicará en el apartado correspondiente.
Se ilustra la pantalla inicial de Habilitar Pases en la siguiente figura:
A continuación se detalla el procedimiento de Habilitar Pase:
A) En el caso de que el operador conozca el ID (identificación única) del Trámite u obtenga el mismo a través
del la lectura del Código de barra impreso, el procedimiento de búsqueda del Trámite se torna más sencillo,
siguiendo éstos pasos:
1) El operador deberá completar la caja de texto con el Número de Identificación del Trámite o el
mismo se visualizará inmediatamente al ser leído el Código de Barra, como se ilustra la imagen siguiente:
Número de Identificación
ID Buscar por ID
Nombre del Área asociada al Usuario
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2) El próximo paso será cliquear sobre el botón (Buscar por ID), ejecutando la búsqueda del Trámite.
Se desplegará una pantalla con los datos del Trámite y la posibilidad de completar la caja de texto
Observación, si fuera necesario, como se visualiza, a de modo ejemplo, en la imagen siguiente:
3) Una vez que el operador se asegure de que se trata del Trámite correcto a ser enviado, procederá a
Habilitar el pase del mismo a través del botón correspondiente. Es Sistema solicitará al operador que
confirme o desestime dicho proceso:
En caso afirmativo emitirá un mensaje confirmando la acción, como se ilustra seguidamente:
Habilita el Pase a otra Área
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B) Si el operador no conoce el ID (identificación única) del Trámite, deberá proceder de la siguiente manera:
1) Hará clic en el botón (Buscar), seguidamente se desplegará una pantalla donde deberá seleccionar de
la lista desplegable el Organismo y el Tipo de Trámite, completará los cuadros de texto de Número y
Año correspondientes al Trámite a ser buscado, como se ilustra a continuación:
2) El próximo paso será cliquear sobre le botón Buscar, ejecutando la búsqueda del Tramite. El sistema
mostrará el resultado de la siguiente manera:
Ejecuta la Búsqueda
Seleccionar Trámite
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3) Se procederá a hacer clic en el botón (Seleccionar). Se desplegará una pantalla con los datos del
Trámite y la posibilidad de completar la caja de texto Observación si fuera necesario, como se visualiza a
modo ejemplo:
4) Una vez que el operador se asegure de que se trata del Trámite correcto a ser enviado, procederá a
Habilitar el pase del mismo a través del botón correspondiente. Es Sistema solicitará al operador que confirme
o desestime dicho proceso:
En caso afirmativo emitirá un mensaje confirmando la acción, como se ilustra seguidamente:
Asigna el Trámite
Habilita el Pase a otra Área
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RECEPCION DE TRÁMITES
Módulo donde se efectúa la recepción del trámite que fue enviado por otra Área. Cabe aclarar que este proceso
se ejecuta cuando el operador recibe físicamente el documental, ya que deberá contar con los datos de
identificación del mismo, como ser ID, Numero y Año, etc., para realizar la búsqueda y registrar la recepción en el
Sistema.
Se ilustra la pantalla inicial de Recepción de Trámites en la siguiente figura:
A continuación se detalla el procedimiento de Recepción de Trámite:
A) En el caso de que el operador conozca el ID (identificación única) del Trámite u obtenga el mismo a través
del la lectura del Código de barra impreso, el procedimiento de búsqueda del Trámite se torna más sencillo,
siguiendo éstos pasos:
1) El operador deberá completar la caja de texto con el Número de Identificación del Trámite o el
mismo se visualizará inmediatamente al ser leído el Código de Barra, como se ilustra la imagen siguiente:
Número de Identificación
ID Buscar por ID
Nombre del Área asociada al Usuario
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2) El próximo paso será cliquear sobre el botón (Buscar por ID), ejecutando la búsqueda del Trámite.
Se desplegará una pantalla con los datos del Trámite y la posibilidad de completar la caja de texto
Observación, si fuera necesario, como se visualiza, a de modo ejemplo, en la imagen siguiente:
3) Una vez que el operador se asegure de que se trata del Trámite correcto a ser recibido, procederá a
aceptarlo a través del botón correspondiente. Es Sistema solicitará al operador que confirme o desestime
dicho proceso:
En caso afirmativo emitirá un mensaje confirmando la acción, como se ilustra seguidamente:
Procesa la recepción del Trámite
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B) Si el operador no conoce el ID (identificación única) del Trámite, deberá proceder de la siguiente manera:
1) Hará clic en el botón (Buscar), seguidamente se desplegará una pantalla donde deberá seleccionar de
la lista desplegable el Organismo y el Tipo de Trámite, completará los cuadros de texto de Número y
Año correspondientes al Trámite a ser buscado, como se ilustra a continuación:
2) El próximo paso será cliquear sobre le botón Buscar, ejecutando la búsqueda del Tramite. El sistema
mostrará el resultado de la siguiente manera:
Ejecuta la Búsqueda
Seleccionar Trámite
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3) Se procederá a hacer clic en el botón (Seleccionar). Se desplegará una pantalla con los datos del
Trámite y la posibilidad de completar la caja de texto Observación si fuera necesario, como se visualiza a
modo ejemplo:
4) Una vez que el operador se asegure de que se trata del Trámite correcto a ser recibido, procederá a
aceptarlo a través del botón correspondiente. Es Sistema solicitará al operador que confirme o desestime
dicho proceso:
En caso afirmativo emitirá un mensaje confirmando la acción, como se ilustra seguidamente:
Asigna el Trámite
Procesa la recepción del
Trámite
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BANDEJA DE ENTRADA.
En este módulo se podrá visualizar la totalidad de Trámites residentes en el Área del operador, además de una
categorización según el estado de los mismos.
A continuación se ilustra la pantalla de la Bandeja de Entrada de un Área a modo de ejemplo:
Descripción de la pantalla:
El botón ver permitirá visualizar la lista de Tramites del Área, como se ejemplifica a continuación:
Ver lista de
Trámites
Cantidad de
Trámites
Estados de Permanencia
de Trámites
(Ver Apartado)
Nombre del Área asociada al Usuario
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Área de Botones: Presenta las acciones que se pueden realizar sobre un Trámite existente. A continuación, se
describe cada una de las opciones disponibles:
Nota: permite visualizar el historial de las notas registradas por los operadores del Sistema,
con la posibilidad de agregar comentarios o notas útiles a través del botón Nueva Nota
El botón Reporte, genera un archivo que contiene el historial de las Notas para su
impresión o guardado.
Pases: permite visualizar en pantalla el historial de lo pases registrados en el sistema, como
se ilustra a continuación:
A través del botón Reporte, el sistema genera un archivo que contiene el historial de los
pases para su impresión o guardado.
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Datos de la Sección: despliega una pantalla donde se visualiza, a modo de resumen, los
datos que componen el Trámite seleccionado, como se ejemplifica a continuación:
Reporte: el Sistema genera un archivo que contiene un listado de los Trámites del Área con
información de los mismos, como ser: Tipo de Trámite, Rubro, Iniciador, Motivo y Fecha de
Ingreso al Área, con la finalidad de ser impreso o guardado.
A continuación se visualiza una pantalla como ejemplo:
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REFERENCIA DE ESTADOS DE PERMANENCIA DE TRÁMITES.
Con el objeto de ayudar a los responsables de cada Mesa de Entrada de las distintas Dependencias Municipales, se
incorpora a éste Sistema informático el concepto de Estados de un Trámite, refiriéndose al tiempo de estadía
que éstos tienen en un Área determinada. Estos estados han sido clasificados en Trámites el día, Trámites
demorados y Trámites muy demorados. Los mismos se podrán visualizar en las pantallas de Administración
de Trámites y en Bandeja de entrada como se ilustra a continuación:
A fin de poder encuadrar cada Trámite dentro de éstos Estados, el Sistema identificará cada situación de la siguiente
manera:
Cada trámite que se registra tiene un parámetro obligatorio de carga que es la identificación de un Rubro, que
actúa como “catalogo de Temas” dando origen a un Trámite.
Debido a la variedad de Rubros y a la variedad de Dependencias Municipales (Área) por donde puede circular un
Trámite, el Sistema informático tiene previsto una parametrización de tiempos de permanencia según el Tema y
el Área donde reside.
La necesidad de que exista una definición de tiempo de permanencia de un Rubro específico de un Área
determinada no es estricta, por lo que si ésta no existiera, el Sistema informático siempre considerará que el
Trámite siempre está en Estado de “Trámite al Día”