Post on 06-Feb-2018
1
SINTEZA MANAGEMENTUL APROVIZIONARII SI DESFACERII
Introducere
Sinteza la disciplina Managementul aprovizionării şi desfacerii reprezintă un punct de sprijin
oferit studenţilor pentru dezvoltarea cunoştinţelor existente, precum și pentru dezvoltarea
competenţelor privind rolul pe care îl are managementul aprovizionării şi desfacerii, cunoaşterea
strategiilor moderne în domeniu, a metodelor şi modelelor de calcul al stocurilor curente, în condiţii
de certitudine, incertitudine şi de risc, precum şi studiul elementelor de logistică în managementul
aprovizionării şi desfacerii.
Rolul managementului, al managerului în general, este esenţial în funcţionarea societăţilor
comerciale, indiferent de forma juridică a acestora şi de aceea este realizată o transpunere detaliată
din teorie în practica managementului aprovizionării şi desfacerii, asigurând astfel condiţiile actului
decizional cel mai bun.
De asemenea, este urmărită activitatea managerială ca o compo¬nentă strategică primordială
pentru dezvoltarea economică şi progresul social, modelul managerial analizat, evidenţiind etapele
contextuale ale demersurilor operaţionale privind fluxul activităţilor de aprovizionare, de gestionare
a stocurilor şi, ulterior, de desfacere. Se demonstrează că, în fapt, optimizarea procesului de
gestionare a stocurilor influenţează fundamental atât eficientizarea activităţilor de aprovizionare, cât
şi a celor de desfacere.
2
Capitolul I MANAGEMENTUL CA ŞTIINŢĂ. MANAGEMENTUL
APROVIZIONĂRII ŞI DESFACERII, PARTE COMPONENTĂ A MANAGEMENTULUI
FIRMEI
Managementul ca ştiinţă s-a cristalizat relativ recent, după 1880 şi o definiţie a acestuia dată
de Ovidiu Nicolescu este următoarea: „Managementul firmelor rezidă în studierea proceselor şi
relaţiilor de management din cadrul lor, în vederea descoperirii legităţilor şi principiilor care le
guvernează şi a conceperii de noi sisteme, metode, tehnici şi modalităţi de conducere, de natură să
asigure obţinerea şi creşterea competitivităţii."
Esenţa ştiinţei managementului o reprezintă studiul relaţiilor şi proceselor de management
dintr-o întreprindere.
Funcţiile principale ale managementului sunt:
a) previziunea: procesul prin care se determină principalele obiective ale firmei, precum
şi resursele şi mijloacele de realizare a lor;
b) organizarea: stabilirea necesarului de muncă fizică şi intelectuală, urmată de
gruparea acesteia pe posturi, grupe de lucru şi compartimente şi atribuirea acestora personalului;
c) coordonarea: armonizarea deciziilor şi acţiunilor personalului organizaţiei şi
subsistemelor sale;
d) antrenarea: procesul prin care personalul organizaţiei este motivat să participe la
stabilirea şi realizarea obiectivelor previzionate;
e) controlul - evaluarea: rezultatele efective sunt măsurate şi comparate cu cele
aşteptate, în vederea depistării deficienţelor şi eliminării lor.
Pentru înţelegerea mai uşoară a conceptelor tratate, se vor face referiri cu precădere la
fenomenele care au loc în cadrul întreprinderii industriale. În general, disciplinele economice se
referă la procesele şi fenomenele economice care au loc într-o întreprindere industrială. De aceea se
impune definirea organizaţiei economice, respectiv a întreprinderii industriale.
Organizaţie economică: asocierea unor agenţi economici într-un cadru instituţional convenit
de comun acord, în care sunt precizate obiectivele şi scopul organizaţiei, modul de constituire şi
administrare a patrimoniului, organele de conducere şi modul de funcţionare etc. Organizaţiile
economice pot fi naţionale sau internaţionale.
Intreprinderea industrială reprezintă acea unitate economică producătoare, care se
caracterizează printr-un gen specific de activitate, printr-o funcţionalitate şi organizare tehnologică,
3
prin capacitate de a produce anumite bunuri, de a se conduce şi gestiona raţional şi prin autonomie
financiară.
În cadrul întreprinderii există un circuit economic permanent, care are trei faze:
aprovizionarea - producţia - desfacerea.
a) aprovizionarea: activitatea prin care se asigură elementele materiale şi tehnice
necesare producţiei în volumul şi structura care să permită realizarea obiectivelor generale ale
întreprinderii;
b) producţia: ansamblul proceselor de muncă din cadrul întreprinderii, prin care se
transformă obiectele muncii în produse finite şi se creează condiţiile tehnico-organizatorice şi de
deservire necesare desfăşurării fabricaţiei în bune condiţii;
c) desfacerea: are ca obiect principal vânzarea produselor din profilul propriu de
fabricaţie al întreprinderii industriale în condiţii de eficienţă maximă.
Activitatea specifică acestei faze a circuitului economic al întreprinderii industriale asigură
baza motivaţională pentru organizarea şi desfăşurarea fabricaţiei de produse. Are loc un proces
complex, care începe cu studierea cererii, colectarea şi constituirea portofoliului de comenzi pentru
produsele care trebuie fabricate, urmând ca acestea să fie transmise spre producţie şi apoi spre
aprovizionare.
Fiecărei faze îi corespunde o disciplină a managementului, astfel:
- faza producţiei - este studiată de Managementul producţiei;
- faza aprovizionării şi desfacerii - este studiată de Managementul aprovizionării şi
desfacerii.
1.1. Managementul aprovizionării şi desfacerii: concept, conţinut, trăsături
Managementul aprovizionării reprezintă activitatea prin care se asigură elementele materiale
şi tehnice necesare producţiei, în volumul şi structura care să permită realizarea obiectivelor
generale ale întreprinderii, în condiţiile unor costuri minime şi ale unui profit cât mai mare.
În acelaşi cadru se include şi activitatea de parteneriat (cooperare sau colaborare) între firme
pentru realizarea unor produse. Activitatea de parteneriat se desfăşoară după aceleaşi principii ca şi
cea de aprovizionare şi desfacere, deoarece fiecare unitate poate apărea fie ca furnizor, fie ca
beneficiar.
În literatura de specialitate, dar şi în practica economică sunt utilizaţi termeni ca
achiziţionare, asigurare, aprovizionare, cumpărare, alimentare.
4
• achiziţionarea - acţiune de angajament financiar „de cumpărare" a unor resurse
materiale sau produse, fiind de fapt o tranzacţie monetară efectivă;
• aprovizionarea - în raport cu achiziţionarea are un conţinut mai larg. Achiziţionarea
este doar un moment al procesului complex de aprovizionare cu materiale şi echipamente tehnice,
fiind precedată de stabilirea necesarului, dimensiunii şi momentului de cumpărare, când intervine
cererea sau comanda, urmate de negocierea condiţiilor de furnizare, finalizată cu aducerea efectivă a
resurselor materiale. „Asigurarea materială şi cu echipamente tehnice" se apreciază ca termen
similar noţiunii de „aprovizionare". În practica economică de specialitate asigurarea capătă o
accepţiune mai extinsă, aceasta incluzând atât aprovizionarea, cât şi acţiunea de completare a bazei
materiale şi tehnice necesare, cu resurse din surse proprii (interne) ale întreprinderii. Sunt vizate
resursele care se produc în interiorul întreprinderii şi care sunt destinate consumului propriu (SDV-
uri, anumite forme de energie, diferite piese, subansamble, materiale refolosibile etc.);
• alimentarea - reprezintă acţiunea de finalizare a procesului de aprovizionare (sau de
asigurare) prin trecerea în consum a resurselor materiale aduse, sosite din afară sau fabricate în
interiorul firmei, prin trecerea materiilor prime din depozite la punctele de prelucrare / consum, în
concordanţă cu programele elaborate în acest sens.
Managementul desfacerii produselor reprezintă activitatea prin care se asigură vânzarea
rezultatelor producţiei. Această activitate implică stabilirea căilor, formelor şi modalităţilor prin
care urmează a fi vândute produsele fabricate şi a pieţelor care pot constitui sfera de desfacere. Prin
desfacerea produselor - vânzarea lor - se încheie practic circuitul economic al întreprinderii, care
este format din 3 faze:
1. aprovizionare;
2. producţie;
3. desfacere.
Apoi procesul este reluat. Teorii:
- în Franţa aprovizionarea se rezumă la noţiunile de „cumpărare" şi „aprovizionare";
- H. Lewis şi W. England definesc termenul de „cumpărare" ca un act comercial care
cuprinde identificarea nevoilor, alegerea furnizorilor, negocierea preţului şi a altor condiţii de
tranzacţionare şi urmărire a comenzilor până la livrarea acestora;
- S. Heinritz defineşte funcţia de cumpărare prin activitatea de procurare a materialelor
de calitatea şi în cantitatea dorită, la momentul dorit, la un preţ bun şi de la o sursă bună;
5
- unii autori definesc activitatea de asigurare materială prin termenul de „logistică",
viziune prin care aprovizionarea materială se integrează în activitatea de ansamblu a întreprinderii,
sfera de cuprindere a logisticii fiind mai extinsă.
În ceea ce priveşte „gestiunea fluxurilor materiale", aceasta se încadrează în termenul
general de asigurare materială, care defineşte aria completă de cuprindere a întregului proces de
formare şi gestiune a bazei materiale şi de echipamente tehnice ale întreprinderii.
Managementul aprovizionării şi respectiv al desfacerii sunt concepte unitare complexe,
cărora le este proprie o structură extinsă de activităţi componente, care au în vedere, ca elemente de
ansamblu, problemele de conducere-coordonare, previziune-programare-contractare, de organizare,
antrenare, derulare efectivă, de urmărire-control, analiză şi evaluare.
Aşa cum s-a spus, managementul aprovizionării - componentă a funcţiunii comerciale a
întreprinderii - are ca principal obiectiv asigurarea completă şi complexă a unităţii economice cu
resurse materiale şi tehnice corespunzătoare calitativ, la locul şi termenele solicitate, cu un cost
minim.
Pentru realizarea acestui obiectiv se desfăşoară mai multe activităţi specifice cu grad de
complexitate şi dificultate diferite, între care:
- identificarea şi stabilirea volumului şi structurii materiale şi energetice necesare
desfăşurării activităţii de ansamblu a unităţii economice şi în primul rând a celei productive;
- fundamentarea tehnico-economică a planului şi programelor de aprovizionare
materială şi energetică a unităţii;
- dimensionarea pe bază de documentaţie tehnico-economică a consumurilor materiale
şi energetice;
- elaborarea de bilanţuri materiale şi energetice care contribuie la evidenţierea modului
de folosire a resurselor, ca şi a formei concrete de regăsire a acestora pe parcursul prelucrării;
- dimensionarea pe criterii economice a stocurilor şi a loturilor de resurse materiale
pentru comandă şi aprovizionare;
- prospectarea pieţei interne şi externe de resurse materiale şi energetice, în vederea
depistării şi localizării surselor reale şi potenţiale de furnizare;
- alegerea resurselor materiale şi a echipamentelor tehnice, care răspund cel mai bine
caracteristicilor cererilor pentru consum, prezintă cele mai avantajoase condiţii de livrare, reprezintă
substituenţi eficienţi pentru materiale deficitare, scumpe, care se asigură prin import;
6
- alegerea furnizorilor a căror ofertă prezintă cele mai avantajoase condiţii economice
şi asigură certitudine în livrări;
- elaborarea strategiilor în cumpărarea de resurse, în raport cu piaţa de furnizare
internă şi externă;
- testarea credibilităţii furnizorilor selectaţi în scopul evidenţierii probităţii morale,
garanţiilor de care se bucură, seriozităţii în afaceri, a respectării obligaţiilor asumate, a solvabilităţii;
- negocierea şi concretizarea relaţiilor cu furnizorii aleşi;
- urmărirea şi controlul derulării contractelor;
- analiza periodică a stadiului asigurării bazei materiale şi tehnice;
- asigurarea condiţiilor de primire-recepţie;
- asigurarea spaţiilor de depozitare şi dotarea lor corespun¬zătoare; organizarea
fluxului intern de circulaţie, de depozitare, de evidenţă, asigurarea condiţiilor de păstrare;
- organizarea sistemului de servire a producţiei în conformitate cu programele de
fabricaţie;
- controlul evoluţiei stocurilor;
- urmărirea şi controlul utilizării resurselor pe destinaţii;
- conceperea şi aplicarea unui sistem informaţional simplu şi operativ;
- selectarea şi angajarea unui personal competent. Activităţile componente ale
managementului aprovizionării
prezintă o importanţă deosebită, în categoria acestor activităţi fiind de reţinut:
- studierea pieţei de furnizare, a furnizorilor potenţiali şi reali;
- selectarea şi testarea credibilităţii furnizorilor;
- elaborarea strategiilor în cumpărarea (achiziţionarea) de resurse materiale şi
echipamente tehnice, ca şi în domeniul gestiunii stocurilor;
- negocierea condiţiilor de vânzare-cumpărare, de comercia¬lizare în general şi
finalizarea acţiunii, în cea mai mare măsură, pe bază de contracte comerciale;
- urmărirea evoluţiei pieţei de furnizare, a structurii şi poten¬ţialului de resurse, a
preţurilor ş.a.
Subsistemul aprovizionării are rolul de „sursă de informare strategică" şi decurge din
raporturile sale cu „piaţa din amonte" (de furnizare internă şi externă), în calitate de factor de
cumpărare. Informaţiile colectate de pe piaţa din amonte se pot referi la:
- evoluţia cererii şi ofertei de produse;
7
- tendinţe în evoluţia viitoare a concurenţei (determinate de manifestarea unor relaţii
speciale între anumiţi furnizori, iniţierea unor proiecte comune de colaborare ş.a.);
- strategia desfăşurării negocierii;
- evoluţia preţurilor;
- noi condiţii de furnizare oferite care influenţează cumpărarea sau determină
atragerea clienţilor etc.
Aval FURNIZOR Întreprinderea CONSUMATOR Amonte
(producător) ^ ► (client; cumpărător)
În concluzie, rolul strategic al subsistemului de aprovizionare pentru întreprindere în raport
cu piaţa din amonte se explică succint prin aceea că:
- asigură necesarul de resurse materiale pe termen scurt, mediu şi lung;
- asigură informaţii cu privire la caracteristicile cererii şi ofertei pe piaţă;
- asigură credibilitatea întreprinderii pe piaţă şi consolidarea imaginii acesteia (prin
resurse de bună calitate).
Importanţa subsistemului de aprovizionare materială şi cu echipamente tehnice rezidă şi în
faptul că prin aceasta se asigură resurse materiale a căror pondere în costul total al producţiei este de
peste 50%, iar uneori ajunge să depăşească 80%. Orice acţiune a acestui subsistem care determină
reducerea costurilor materiale (cumpărarea la preţuri mai mici, promovarea substituenţilor etc.)
conduce la reducerea costurilor de producţie cu 5-10%.
Însă, în piaţă preţul este impus de concurenţă şi singura sursă de a fi competitiv va fi
reducerea costului, deci a elementelor ce îl compun, cu deosebire a celor cu pondere mare -
cheltuielile cu materiile prime şi materialele şi cheltuielile cu salariile.
În practică se apreciază tot mai mult că activitatea de aprovizionare reprezintă un „centru de
profit" şi nu un centru de cheltuieli. Centrul de profit reprezintă acea verigă organizatorică a
întreprinderii care poate să-şi controleze atât intrările (costurile), cât şi ieşirile (veniturile). Prin
controlul pe care îl poate avea asupra costurilor specifice (costurile de achiziţie, costurile de
gestiune, costurile suplimentare de prelucrare ş.a.), subsistemul aprovizionare se manifestă ca un
„centru de profit".
Evoluţia activităţii de aprovizionare
Subsistemul de aprovizionare materială a evoluat astfel:
a) faza de pasivitate: activitatea de aprovizionare apreciată ca fiind subordonată
subsistemului producţiei;
8
b) faza de autonomie: acest subsistem începe să-şi elaboreze strategii proprii de
optimizare;
c) faza de participare: începe să pună la dispoziţie informaţiile,
datele şi analizele proprii pentru elaborarea strategiilor de dezvoltare a
întreprinderii;
d) faza de integrare: acest subsistem participă efectiv la
fundamentarea strategiei de dezvoltare a întreprinderii.
Managementul desfacerii producţiei industriale, ca şi compo¬nentă a funcţiunii comerciale a
întreprinderii, are ca obiectiv principal vânzarea produselor din profilul propriu de fabricaţie în
condiţii de eficienţă.
Activităţile specifice care se desfăşoară cu acest prilej:
- elaborarea studiilor de marketing, în vederea asigurării portofoliului de comenzi şi a
contractelor comerciale, a cunoaşterii cererii şi situaţiei concurenţei, a preţurilor, a noilor produse
care pot fi asimilate, a produselor a căror fabricaţie trebuie oprită sau redusă, a celor care trebuie
modernizate, a condiţiilor la care trebuie să răspundă pentru a satisface în mai mare măsură
preferinţele clienţilor cărora li se adresează;
- colectarea comenzilor emise de clienţi şi constituirea, astfel, a portofoliului de comenzi,
încheierea de contracte comerciale în strictă concordanţă cu cererile clienţilor şi capacităţile de
producţie disponibile;
- elaborarea planului strategic şi a programelor de livrare-vânzare a produselor
contractate pe sortimente concrete şi pe căile de distribuţie - vânzare stabilite;
- urmărirea stadiului execuţiei produselor în procesele de fabricaţie, prevenirea
realizării de produse necorespunzătoare calitativ, impulsionarea factorilor de producţie pentru
respectarea programelor de fabricaţie;
- crearea sau, după caz, modernizarea reţelelor proprii de desfăşurare a produselor pe
piaţa internă şi externă;
- organizarea unor reţele proprii de service sau modernizarea şi extinderea celor
existente, pentru a se asigura eliminarea operativă a deficienţelor de funcţionalitate a produselor,
sporirea interesului cumpărătorilor pentru produsele ce se vând, a încrederii acestora faţă de
utilităţile oferite de producător;
- extinderea relaţiilor de vânzare pe bază de comenzi, convenţii şi contracte prezintă o
acţiune care asigură certitudine în activitatea de desfacere pentru o anumită perioadă;
9
- constituirea unor stocuri de desfacere optime care să asigure ritmicitate livrărilor, în
concordanţă cu clauzele prevăzute în contractele comerciale încheiate şi să poată satisface implicit
eventualii clienţi întâmplători, dar care în viitor pot deveni clienţi permanenţi;
- asigurarea unor condiţii raţionale de depozitare a produselor finite şi de primire a
loturilor de livrare;
- informatizarea sistemelor de gestiune a stocurilor de desfacere, de urmărire a
derulării livrărilor, de întocmire a documentaţiei de livrare;
- organizarea activităţii operative de livrare-vânzare a produselor finite, servirea
ritmică a clienţilor programaţi şi neprogramaţi, în concordanţă cu cererile acestora specificate în
contracte şi comenzile emise;
- urmărirea derulării operative a livrărilor către clienţi, a realizării contractelor
încheiate pe total, din care pe principalii cumpărători, a evoluţiei stocurilor de desfacere;
- coordonarea şi controlul activităţii stocurilor de desfacere, organizarea primirii şi
recepţiei produselor finite de la secţiile de fabricaţie, a acţiunii de formare a loturilor simple,
complexe şi de livrare;
- organizarea raţională a activităţii de informare sistematică asupra comportamentului
produselor fabricate şi livrate, de urmărire a funcţionalităţii acestora la utilizatori, de intervenţie
promptă pentru remedierea defecţiunilor sesizate şi semnalate, de aplicare a sugestiilor pozitive
provenite de la clienţi.
1.2 Managementul stocurilor
Managementul stocurilor este un factor decisiv pentru reuşita unei firme. Din punctul de
vedere al managementului, stocul este o listă a tuturor materialelor necesare procesului de producţie
într-o anumită perioadă de timp. Controlul stocurilor este necesar pentru:
- planificarea şi controlul producţiei;
- controlul costurilor;
- înregistrarea exactă;
- sprijinirea clientelei. Obiectivele menţinerii stocurilor sunt:
- livrarea produselor (executarea comenzilor) fără fricţiuni;
- ieftinirea costului produselor;
- eventuale speculaţii comerciale;
- menţinerea de rezerve de stoc, în funcţie de piaţă;
10
- nivelarea fluctuaţiilor sezoniere ale volumului comenzilor;
- stocarea materialelor pentru procesul de producţie;
- asigurarea unor rezerve de stoc pentru cazuri urgente, sporadice. Costuri de stocare:
- costurile achiziţionării materialelor (costuri capitale);
- costuri în legătură cu pregătirea contractelor şi a comenzilor;
- cheltuielile de transport, asigurare, taxe şi controlul calităţii. Gestiunea stocurilor
impune atenţia specială a conducerii firmei, deoarece acest subiect include aspecte financiare legate
de producţie, transport, asigurare ş.a. De asemenea, managementul corect şi eficace al stocului
poate facilita livrarea producţiei cu calitatea necesară, la timpul dorit şi la preţ rentabil. În acest
domeniu au fost dezvoltate multe teorii, fiecare firmă trebuind să aplice teoria în mod optim
adecvată ei, care să-i asigure reuşita şi prosperitatea.
1.3 Organizarea sistemului informaţional al stocurilor
Deţinerea, cu orice titlu, de bunuri materiale, titluri de valoare, numerar şi alte drepturi şi
obligaţii, precum şi efectuarea de operaţiuni economice, fără să fie înregistrate în contabilitate, sunt
interzise. Potrivit prevederilor Legii Contabilităţiin,precum şi a celorlalte prevederi legale privind
întocmirea şi utilizarea formularelor comune şi a celor cu regim special necesare în activitatea
financiară şi contabilă, orice operaţiune economică efectuată se consemnează într-un document care
stă la baza înregistrărilor în contabilitate, devenind astfel document justificativ. Aceste documente,
care stau la baza înregistrărilor în contabilitate, angajează deopotrivă răspunderea persoanelor care
le-au întocmit, vizat şi aprobat, precum şi a celor care le-au înregistrat în contabilitate, după caz.
Sistemul documentelor contabile este foarte complex, cu numeroase particularităţi de
conţinut şi restricţii de completare şi circulaţie: unele se întocmesc în unitate, altele vin sau pleacă
spre exterior, unele înscrisuri au caracter de dispoziţie, altele de execuţie şi justificare. Sunt
reglementate întocmirea şi utilizarea documentelor financiar-contabile, prin publicarea unor norme
metodologice şi prin prezentarea unor modele de documente care se pot modifica spre a servi
nevoilor companiilor, dar care trebuie să respecte cerinţele minime stipulate de normativ, astfel:
a) Documente justificative prin intermediul cărora se atestă
efectuarea operaţiilor economice:
- documente primare întocmite în momentul desfăşurării evenimentului, specifice
fiecărui gen de operaţii;
11
- documente centralizatoare, care, prin cumularea şi centra¬lizarea datelor consemnate
iniţial în documentele primare, facilitează prelucrarea lor contabilă.
b) Documente de evidenţă şi prelucrare contabilă.
c) Documente de sinteză şi raportare contabilă şi financiar- fiscală.
1. 4 Evidenţa operativă a stocurilor
Managementul stocurilor are în vedere că, în fapt, contabilitatea se caracterizează prin
fundamentarea şi justificarea tuturor datelor ei pe bază de acte scrise, prin care se consemnează
operaţiile economice în momentul efectuării lor. După consemnarea în acte, operaţiile economice
sunt înregistrate în conturi pe baza actelor scrise. Nicio operaţie economică nu se poate înregistra în
contabilitate fără un act scris în care să fie consemnată operaţia economică respectivă. Actele,
documentele se întocmesc atât pentru operaţiile economice care produc modificări ale mijloacelor
economice într-o unitate, cât şi pentru a dovedi la o anumită dată existenţa mijloacelor, surselor şi a
proceselor economice, angajarea şi prezenţa la lucru a personalului, volumul de muncă depus şi
lucrările efectuate în vederea salarizării lui. În funcţie de conţinutul şi destinaţia lor, documentele
pot avea un conţinut diferit în cadrul unităţilor.
Pentru ca un document aferent înregistrării stocurilor să fie valabil, el trebuie să
îndeplinească următoarele condiţii: să fie scris clar şi citeţ pentru a se evita orice posibilitate de
interpretare; să nu conţină ştersături sau corecturi; să fie întocmit la timp; să aibă anulate rândurile
libere; să conţină date exacte şi reale; suma pentru valorile băneşti în cazul actelor justificative să
fie scrisă de două ori, adică în cifre şi litere.
După completarea lor, documentele sunt prelucrate, adică sortate pe operaţii, exprimate
valoric mărimile operaţiilor economice şi financiare, cumulate unele documente primare ce reflectă
operaţii de acelaşi fel, verificate şi, în final, înscrise în conturile în care se va înregistra operaţia
respectivă. Urmează ca, lunar, să se verifice concordanţa între contabilitate şi evidenţa operativă,
verificarea de la depozit prin evaluarea stocurilor din fişele de magazie şi compararea rezultatului
cu soldul contabil pe fiecare tip de marfa în parte.
1.5 Sistemul documentelor privind evidenţa operativă a stocurilor
Achiziţie:
- factură
12
- aviz de însoţire a mărfii
- bon comandă, chitanţă Vânzare:
- factură
- aviz de însoţire a mărfii
- borderou de vânzare
Producţie:
- rapoarte de producţie
- bon de predare-transfer-restituire Consum:
- bon de consum
- fişa limită de consum
Aport:
- proces-verbal de predare-primire Minus la inventar:
- lista de inventariere
- proces-verbal de inventariere
Donaţie:
- proces-verbal de donaţie Date la terţi:
- aviz de însoţire a mărfii
Plus la inventar:
- proces-verbal de inventariere
- liste de inventariere Obiecte de inventar date în folosinţă:
- fişa de evidenţă a obiectelor de inventar date în folosinţă
Revenite la terţi:
- aviz de însoţire a mărfii
1.6 Sistemul documentelor privind evidenţa operativă a stocurilor
În cadrul întreprinderii, activele circulante materiale ocazionează numeroase operaţii, care
pot fi grupate după conţinutul lor în:
1. Operaţii de aprovizionare şi conservare;
2. Operaţii de eliberare din depozit;
3. Operaţii de inventariere.
13
Aceste operaţiuni sunt consemnate în diferite documente şi evidenţe operative distincte.
Operaţiile de aprovizionare şi conservare Operaţiile de aprovizionare şi conservare sunt
evidenţiate în următoarele documente:
a) Comenzile - se emit de către unităţile patrimoniale, către furnizori;
b) Contractele economice - se încheie cu furnizorii, pe baza comenzilor;
c) Registrul de comenzi - este utilizat pentru urmărirea modului în care sunt realizate
contractele de aprovizionare;
d) Factura fiscală - este document fiscal şi document justificativ contabil, formular cu
regim intern de tipărire şi numerotare.
Persoana impozabilă care efectuează o livrare de bunuri sau o prestare de servicii, alta decât
o livrare/prestare fără drept de deducere a taxei, trebuie să emită o factură către fiecare beneficiar,
cel târziu până în cea de-a 15-a zi a lunii următoare celei în care ia naştere faptul generator al taxei,
cu excepţia cazului în care factura a fost deja emisă. De asemenea, persoana impozabilă trebuie să
emită o factură către fiecare beneficiar pentru suma avansurilor încasate în legătură cu o livrare de
bunuri sau o prestare de servicii, cel târziu până în cea de-a 15-a zi a lunii următoare celei în care a
încasat avansurile, cu excepţia cazului în care factura a fost deja emisă.
Facturile trebuie sa fie arhivate, odată cu celelalte documente justificative care stau la baza
înregistrărilor în contabilitatea financiară, cu începere de la data încheierii exerciţiului financiar în
cursul căruia au fost întocmite.
e) Nota de recepţie şi constatare de diferenţe
Serveşte ca document pentru recepţia bunurilor aprovizionate; document justificativ pentru
încărcare în gestiune; document justificativ de înregistrare în contabilitate. Se foloseşte ca document
de recepţie obligatoriu numai în cazul:
- bunurilor materiale cuprinse într-o factură sau aviz de însoţire a mărfii, care fac parte
din gestiuni diferite;
- bunurilor materiale primite spre prelucrare, în custodie sau în păstrare;
- bunurilor materiale procurate de la persoane fizice;
- bunurilor materiale care sosesc neînsoţite de documente de livrare;
- bunurilor materiale care prezintă diferenţe la recepţie;
- mărfurilor intrate în gestiunile la care evidenţa se ţine la preţ de vânzare.
14
În alte cazuri decât cele menţionate, recepţia şi încărcarea în gestiune, după caz, şi
înregistrarea în contabilitate se fac pe baza documentului de livrare care însoţeşte transportul
(factura, avizul de însoţire a mărfii etc.). Se întocmeşte în două exemplare, la locul de depozitare
sau în unitatea cu amănuntul, după caz, pe măsura efectuării recepţiei. În situaţia în care la recepţie
se constată diferenţe, nota de recepţie şi constatare de diferenţe se întocmeşte în trei exemplare de
către comisia de recepţie legal constituită. În cazul în care bunurile materiale sosesc în tranşe, se
întocmeşte câte un formular pentru fiecare tranşă, care se anexează apoi la factură sau la avizul de
însoţire a mărfii. Datele de pe verso-ul formularului se completează numai atunci când se constată
diferenţe la recepţie.
Circulă:
- la gestiune, pentru încărcarea în gestiune a bunurilor materiale recepţionate (toate
exemplarele);
- la compartimentul financiar-contabil, pentru întocmirea for¬melor privind
reglementarea diferenţelor constatate (toate exem¬plarele), precum şi pentru înregistrarea în
contabilitatea sintetică şi analitică, ataşată la documentele de livrare (factura sau avizul de însoţire a
mărfii);
- la unitatea furnizoare (exemplarul 2) şi la unitatea de transport (exemplarul 3), pentru
comunicarea lipsurilor stabilite.
În condiţiile în care nu se înscriu datele valorice în Nota de recepţie şi constatare de
diferenţe, este obligatoriu ca aceste date să se regăsească într-un alt document justificativ care stă la
baza înregistrării în contabilitate a valorii bunurilor.
f)Avizul de însoţire a mărfii este un document de însoţire a stocurilor pe timpul
transportului, document pe baza căruia se întocmeşte factura fiscală, sau documentul de primire în
gestiunea cumpărătorului. Este un formular cu regim special intern de tipărire şi numerotare.
1. Serveşte ca:
- document de însoţire a mărfii pe timpul transportului, după caz;
- document ce stă la baza întocmirii facturii, după caz;
- dispoziţie de transfer al valorilor materiale de la o gestiune la alta, dispersate
teritorial, ale aceleiaşi unităţi;
- document de primire în gestiune, după caz;
- document de descărcare din gestiune a bunurilor cedate cu titlu gratuit.
15
Pe avizul de însoţire a mărfii emis pentru valori materiale trimise pentru prelucrare la terţi se
face menţiunea „Pentru prelucrare la terţi".
În celelalte situaţii decât cele prevăzute mai sus se face menţiunea cauzei pentru care s-a
întocmit avizul de însoţire a mărfii şi nu factura.
3. Circulă, după caz:
- la furnizor:
- la delegatul unităţii care face transportul sau al clientului, pentru semnare de primire;
- la compartimentul desfacere, pentru înregistrarea cantităţilor livrate în evidenţele
acestuia şi pentru întocmirea facturii;
- la compartimentul financiar-contabil;
- la cumpărător:
- la magazie, pentru încărcarea în gestiune a produselor, mărfurilor sau altor valori
materiale primite, după efectuarea recepţiei de către comisia de recepţie şi după consemnarea
rezultatelor;
- la compartimentul aprovizionare, pentru înregistrarea canti-taţilor aprovizionate în
evidenţa acestuia;
- la compartimentul financiar-contabil, pentru înregistrarea în contabilitatea sintetică şi
analitică.
g) fişa de magazie este un document de evidenţă la locul de depozitare a intrărilor, ieşirilor
şi stocurilor bunurilor, cu una sau cu două unităţi de măsură, după caz, şi document de contabilitate
analitică în cadrul metodei operativ-contabile (pe solduri).
Se întocmeşte într-un exemplar, separat pentru fiecare fel de material şi se completează de
către:
- compartimentul financiar-contabil la deschiderea fişei (datele din antet) şi la
verificarea înregistrărilor (data şi semnătura de control). În coloana „Data şi semnătura de control"
semnează şi organul de control financiar cu ocazia verificării gestiunii;
- gestionar sau persoana desemnată, care completează coloanele privitoare la intrări,
ieşiri şi stoc.
Fişele de magazie se ţin la fiecare loc de depozitare a valorilor materiale, pe feluri de
materiale ordonate pe conturi, grupe, eventual subgrupe sau în ordine alfabetică.
Pentru valori materiale primite spre prelucrare de la terţi sau în custodie se întocmesc fişe
distincte care se ţin separat de cele ale valorilor materiale proprii.
16
În scopul ţinerii corecte a evidenţei la magazie, persoanele desemnate de la compartimentul
financiar-contabil verifică inopinat, cel puţin o dată pe lună, modul cum se fac înregistrările în fişele
de magazie, după caz.
Înregistrările în fişele de magazie se fac document cu document. Stocul se poate stabili după
fiecare operaţiune înregistrată şi obligatoriu zilnic. Nu circulă, fiind document de înregistrare.
Operaţiile de eliberare din depozit - sunt evidenţiate în urmă¬toarele documente:
a) Bonul de consum este utilizat pentru eliberarea din magazie a stocurilor. Acest document
serveşte ca:
- document de eliberare din magazie a materialelor;
- document justificativ de scădere din gestiune a materialelor consumabile;
- document justificativ de înregistrare în contabilitate a consumurilor de materiale.
Din punctul de vedere al modului de întocmire, acesta se întocmeşte în trei exemplare, pe
măsura lansării, respectiv eliberării materialelor din magazie pentru consum, de către
compartimentul care efectuează lansarea, pe baza programului de producţie şi a consumurilor
normate, sau de către alte compartimente ale unităţii, care solicită materiale pentru a fi consumate.
Bonul de consum se poate întocmi într-un exemplar, în condiţiile utilizării tehnicii de calcul.
Din punctul de vedere al circulaţiei, acesta circulă:
- la persoanele autorizate să semneze pentru acordarea vizei de necesitate (ambele
exemplare);
- la persoanele autorizate să aprobe folosirea altor materiale, în cazul materialelor
înlocuitoare;
- la magazia de materiale, pentru eliberarea cantităţilor prevă¬zute, semnându-se de
predare de către gestionar şi de primire de către delegatul care primeşte materialele (ambele
exemplare);
- la compartimentul financiar-contabil, pentru efectuarea înre¬gistrărilor în
contabilitatea sintetică şi analitică (ambele exemplare).
Se arhivează la compartimentul financiar-contabil.
Bonul de consum este aşadar un document obligatoriu pentru a justifica eliberarea bunurilor
din gestiunea societăţii în consum şi a înregistrării cheltuielilor cu consumul materialelor în
evidenţa contabilă.
b) Bon de transfer
17
În cazul utilizării ca bon de transfer între două gestiuni aflate în incinta unităţii, serveşte ca:
• dispoziţie de transfer al valorilor materiale de la o gestiune la alta în incinta unităţii;
• document justificativ pentru scădere din gestiunea predă-torului şi de încărcare în
gestiunea primitorului.
Se întocmeşte în trei exemplare, pe măsură ce se efectuează transferul, de către persoana
care dispune transferul, care semnează la rubrica corespunzătoare. Transferul se efectuează numai
între două gestiuni din incinta aceleiaşi unităţi. În cazul gestiunilor dispersate teritorial, se
întocmeşte şi aviz de însoţire a mărfii.
Circulă la magazia predătoare pentru eliberarea cantităţilor prevăzute, semnându-se de
predare de către gestionar (toate exempla¬rele) şi opreşte exemplarul 3; la delegatul magaziei
primitoare care semnează de primire (toate exemplarele) şi reţine exemplarul 2; la compartimentul
financiar-contabil, exemplarul 1(originalul), care stă la baza efectuării înregistrărilor în evidenţa
magaziilor. Se arhivează la fiecare compartiment.
În cazul utilizării ca bon de restituire, serveşte ca:
- dispoziţie de restituire la magazie a valorilor materiale nefolosite (materiale şi
semifabricate) de secţiile de fabricaţie principale şi auxiliare;
- document justificativ de încărcare în gestiunea primitorului;
- document justificativ de înregistrare în contabilitate.
Bonul de restituire se întocmeşte în două exemplare, pe măsura restituirii la magazie a
valorilor materiale, de persoana care efectuează restituirea (secţii, ateliere etc.) şi care semnează la
rubrica corespun¬zătoare. Nu se completează rubrica „Unitatea". Circulă:
- la magazie, pentru primirea cantităţilor restituite, semnându-se de predare de către
delegatul secţiei (atelierului etc.) care face restituirea şi de primire de către gestionar (ambele
exemplare);
- la compartimentul financiar-contabil, pentru efectuarea înregistrărilor în
contabilitatea sintetică şi analitică (exemplarul 1 pentru evidenţa materialelor, exemplarul 2 pentru
evidenţa costurilor).
Se arhivează la compartimentul financiar-contabil (ambele exemplare).
c) Dispoziţia de livrare serveşte ca:
- document pentru eliberarea din magazie a produselor, mărfurilor sau a altor valori
materiale destinate vânzării, a bunurilor cedate cu titlu gratuit sau date pentru stimularea vânzării,
după caz;
18
- document justificativ de scădere din gestiunea magaziei predătoare;
- document de bază pentru întocmirea avizului de însoţire a mărfii sau a facturii, după
caz;
- document justificativ de înregistrare în contabilitate.
Se întocmeşte în două exemplare de către serviciul desfacere. Circulă:
- la magazie, pentru eliberarea produselor, mărfurilor sau a altor valori materiale şi
pentru înregistrarea în evidenţa magaziei, semnându-se de către gestionarul predător pentru
cantităţile livrate (ambele exemplare);
- la compartimentul desfacere, pentru înregistrarea bunurilor livrate în evidenţele
acestuia şi pentru întocmirea avizului de însoţire a mărfii sau facturii, după caz (exemplarul 2).
Se arhivează: la magazie (exemplarul 1); la compartimentul desfacere (exemplarul 2) sau
compartimentul financiar-contabil, după caz.
d)Fişa de evidenţă a materialelor de natura obiectelor de inventar Serveşte ca document de
evidenţă a materialelor de natura obiectelor de inventar, a echipamentului şi materialelor de
protecţie date în folosinţa personalului, până la scoaterea lor din uz. Se întocmeşte într-un exemplar,
pe măsura dării în folosinţă a bunurilor, pe fiecare persoană, de către gestionarul care eliberează
obiectele respective sau de către persoana desemnată să ţină evidenţa acestora. Formularul se
completează în mod diferit, în funcţie de organizarea depozitării acestora, şi anume:
- când eliberarea obiectelor se face din magazia de obiecte noi direct personalului
muncitor, coloanele destinate eliberărilor se completează pe baza bonului de consum, iar coloanele
destinate restituirilor, pe baza bonului de restituire;
- când eliberarea se face din magazia de exploatare, atât eliberarea, cât şi restituirea
obiectelor date în folosinţa personalului se fac pe bază de semnătură direct în fişă;
- în cazul obiectelor eliberate pe bază de nomenclatoare stabilite pe funcţii, care nu se
întocmesc decât după restituirea obiectelor uzate, înregistrările în fişa de evidenţă a materialelor de
natura obiectelor de inventar date în folosinţă se pot face, pentru simplificare, o singură dată, la
eliberarea iniţială şi la restituirea definitivă a obiectelor respective.
Acest tip de document nu circulă, fiind document de înregistrare. Se arhivează la
compartimentul financiar-contabil.
19
Capitolul II
CONTROLUL ŞI ANALIZA STOCURILOR DE MATERII PRIME ŞI MATERIALE
2.1. Inventarierea patrimoniului
Conform reglementărilor legale în vigoare, răspunderea pentru buna organizare a lucrărilor
de inventariere revine administratorului, ordonatorului de credite sau altei persoane care are
obligaţia gestionării entităţii. Inventarierea elementelor de natura activelor, datoriilor şi capitalurilor
proprii reprezintă ansamblul operaţiunilor prin care se constată existenţa tuturor elementelor
respective, cantitativ-valoric sau numai valoric, după caz, la data la care aceasta se efectuează.
Inventarierea are ca scop principal stabilirea situaţiei reale a tuturor elementelor de natura activelor,
datoriilor şi capitalurilor proprii ale fiecărei entităţi, precum şi a bunurilor şi valorilor deţinute cu
orice titlu, aparţinând altor persoane juridice sau fizice, în vederea întocmirii situaţiilor financiare
anuale care trebuie să ofere o imagine fidelă a poziţiei financiare şi a performanţei entităţii pentru
respectivul exerciţiu financiar.
Entităţile au obligaţia să efectueze inventarierea elementelor de natura activelor, datoriilor şi
capitalurilor proprii deţinute, la începutul activităţii, cel puţin o dată în cursul exerciţiului financiar
pe parcursul funcţionării lor, în cazul fuziunii sau încetării activităţii, precum şi în următoarele
situaţii:
- la cererea organelor de control, cu prilejul efectuării contro¬lului, sau a altor organe
prevăzute de lege;
- ori de câte ori sunt indicii că există lipsuri sau plusuri în gestiune, care nu pot fi
stabilite cert decât prin inventariere;
- ori de câte ori intervine o predare - primire de gestiune;
- cu prilejul reorganizării gestiunilor;
- ca urmare a calamităţilor naturale sau a unor cazuri de forţă majoră;
- în alte cazuri prevăzute de lege.
Inventarierea anuală a elementelor de natura activelor, datoriilor şi capitalurilor proprii se
face, de regulă, cu ocazia încheierii exerciţiului financiar, avându-se în vedere şi specificul
activităţii fiecărei entităţi.
20
La entităţile cu activitate complexă, bunurile pot fi inventariate şi înaintea datei de încheiere
a exerciţiului financiar, cu condiţia asigurării valorificării şi cuprinderii rezultatelor inventarierii, în
situaţiile financiare anuale întocmite pentru exerciţiul financiar respectiv.
În situaţia inventarierii unor gestiuni pe parcursul anului, în registrul-inventar se cuprinde
valoarea stocurilor faptice inventariate şi înscrise în listele de inventariere actualizate cu intrările şi
ieşirile de bunuri din perioada cuprinsă între data inventarierii şi data încheierii exerciţiului
financiar.
Inventarierea elementelor de natura activelor, datoriilor şi capitalurilor proprii se efectuează
de către comisii de inventariere, numite prin decizie scrisă, emisă de conducerea unităţii. În decizia
de numire se menţionează în mod obligatoriu componenţa comisiei (numele preşedintelui şi
membrii comisiei), modul de efectuare a inventarierii, metoda de inventariere utilizată, gestiunea
supusă inventarierii, data de începere şi de terminare a inventarierii. La entităţile al căror număr de
salariaţi este redus, inventarierea poate fi efectuată de către o singură persoană. În această situaţie,
răspunderea pentru corectitudinea inventarierii revine administratorului, ordona¬torului de credite
sau altei persoane care are obligaţia gestionării entităţii respective.
Comisiile de inventariere sunt coordonate, acolo unde este cazul, de către comisia centrală,
numită prin decizie scrisă. Comisia centrală de inventariere are sarcina să organizeze, să instruiască,
să supravegheze şi să controleze modul de efectuare a operaţiunilor de inventariere.
Pentru desfăşurarea în bune condiţii a operaţiunilor specifice, în comisiile de inventariere
vor fi numite persoane cu pregătire corespunzătoare, economică şi tehnică, în stare să asigure
efectuarea corectă şi la timp a inventarierii, inclusiv evaluarea conform reglementărilor contabile
aplicabile.
Inventarierea şi evaluarea elementelor se pot efectua atât cu salariaţi proprii, cât şi pe bază
de contracte de prestări de servicii încheiate cu persoane juridice sau fizice cu pregătire
corespunzătoare.
Din comisia de inventariere nu pot face parte gestionarii stocurilor supuse inventarierii,
contabilii care ţin evidenţa gestiunii respective şi nici auditorii interni sau statutari. Membrii
comisiilor de inventariere nu pot fi înlocuiţi decât în cazuri bine justificate şi numai prin decizie
scrisă emisă de către cei care i-au numit. În condiţiile în care entităţile nu au niciun salariat care să
poată efectua operaţiunea de inventariere, aceasta se efectuează de către administratori.
21
În vederea bunei desfăşurări a operaţiunilor de inventariere, administratorii, ordonatorii de
credite sau alte persoane care au obligaţia gestionării entităţii trebuie să ia măsuri pentru crearea
condiţiilor corespunzătoare de lucru comisiei de inventariere.
Pe toată perioada inventarierii, programul şi perioada inventa¬rierii se afişează la loc vizibil.
Dacă sunt unele bunuri existente în entitate şi ele aparţin altor entităţi (închiriate, în leasing,
în concesiune, în administrare, în custodie etc.), se inventariază şi se înscriu în liste de inventariere
distincte. Listele de inventariere pentru aceste bunuri trebuie să conţină informaţii cu privire la
numărul şi data actului de predare-primire şi ale documentului de livrare, precum şi alte informaţii
utile. Listele de inventariere care cuprind bunurile aparţinând terţilor se trimit şi persoanei fizice sau
juridice, române sau străine, după caz, căreia îi aparţin bunurile respective, în termen de 15 zile
lucrătoare de la terminarea inventarierii, urmând ca proprietarul bunurilor să comunice eventualele
nepotriviri în termen de 5 zile lucrătoare de la primirea sesizării.
Disponibilităţile aflate în conturi la bănci sau la unităţile Trezoreriei Statului se inventariază
prin confruntarea soldurilor din extrasele de cont emise de acestea cu cele din contabilitatea unităţii.
În acest scop, extrasele de cont din ziua de 31 decembrie sau din ultima zi bancară, puse la
dispoziţie de instituţiile de credit şi unităţile Trezoreriei Statului, vor purta ştampila oficială a
acestora.
Disponibilităţile în lei sau valută din casieria entităţii se inventariază în ultima zi lucrătoare a
exerciţiului financiar, după înregistrarea tuturor operaţiunilor de încasări şi plăţi privind exerciţiul
56 respectiv, confruntându-se soldurile din registrul de casă cu monetarul şi cu cele din
contabilitate. Pentru toate celelalte elemente de natura activelor, datoriilor şi capitalurilor proprii, cu
ocazia inventarierii se verifică realitatea soldurilor conturilor respective, iar pentru cele aflate la terţi
se fac cereri de confirmare, care se vor ataşa la listele respective după primirea confirmării.
a) Declaraţia de inventar este declaraţia scrisă a gestionarului răspunzător de
gestionarea valorilor materiale şi băneşti, prin care declară dacă are cunoştinţă de existenţa unor
plusuri sau minusuri în gestiune şi pe care o prezintă comisiei de inventariere. Se întocmeşte de
gestionar, după sigilarea locurilor de păstrare a valorilor materiale şi băneşti de care răspunde
gestionarul respectiv sau acolo unde este posibil acest lucru, înainte de începerea operaţiei de
inventariere şi se semnează de acesta. Toate bunurile ce se inventariază se înscriu în listele de
inventar, care trebuie să se întocmească pe locuri de depozitare, pe gestiuni şi pe categorii de
bunuri, completând toate rubricile din listele de inventar.
b) Lista de inventariere. Serveşte ca:
22
- document pentru inventarierea bunurilor aflate în gestiunile unităţii;
- document pentru stabilirea lipsurilor şi plusurilor de bunuri (imobilizări, stocuri
materiale) şi a altor valori (elemente de trezorerie
etc.);
- document justificativ de înregistrare în evidenţa magaziilor (stocurilor) şi în
contabilitate a plusurilor şi minusurilor constatate;
- document pentru întocmirea registrului-inventar;
- document pentru determinarea ajustărilor pentru depre¬ciere/pierdere de valoare;
- document centralizator al operaţiunilor de inventariere.
Se întocmeşte într-un singur exemplar, la locurile de depozitare, anual sau în situaţiile
prevăzute de dispoziţiile legale, de către comisia de inventariere, pe gestiuni, conturi de valori
materiale, eventual grupe sau subgrupe, separat pentru bunurile unităţii şi separat pentru cele
aparţinând altor unităţi, aflate asupra personalului unităţii la data inventarierii, primite pentru
prelucrare etc. şi se semnează de către membrii comisiei de inventariere şi de către gestionar.
Persoanele juridice pot întocmi lista de inventariere, folosind sisteme informatice de
prelucrare a datelor, cu condiţia ca listele să cuprindă elementele principale din formularul-model.
În cazul bunurilor primite în custodie şi/sau consignaţie, pentru prelucrare etc. se întocmeşte
în două exemplare, iar copia se înain¬tează unităţii în a cărei evidenţă se află bunurile respective.
În cazul unei gestiuni colective, cu mai multe schimburi, listele de inventariere se semnează
de către toţi gestionarii, iar în cazul predării-primirii gestiunii, acestea trebuie semnate atât de
persoana (persoanele) care predă (predau) gestiunea, cât şi de gestionarul (gestionarii) care primeşte
(primesc) gestiunea.
În listele de inventariere a bunurilor aflate în ambalaje originale intacte, a lichidelor a căror
cantitate efectivă nu se poate stabili prin transvazare şi măsurare sau a materialelor de masă, în vrac
etc., a căror inventariere prin cântărire sau măsurare ar necesita cheltuieli importante sau ar conduce
la degradarea bunurilor respective, se vor ataşa notele de calcul privind inventarierea, precum şi
datele tehnice care au stat la baza calculelor.
Materiile prime, materialele, prefabricatele, piesele de schimb, semifabricatele etc. aflate în
secţiile de producţie şi nesupuse prelucrării se înscriu separat în listele de inventariere.
23
Materialele, obiectele de inventar, produsele finite şi ambalajele se înscriu în listele de
inventariere pe feluri, indicându-se codul, unitatea de măsură, unii indici calitativi (tărie alcoolică,
grad de umiditate la cereale etc.).
Listele de inventariere întocmite pentru bunurile aparţinând altor unităţi trebuie să conţină,
pe lângă elementele comune (felul mate¬rialului sau produsul finit, cantitatea, valoarea etc.),
numărul şi data actului de predare-primire.
Pentru stocurile fără mişcare, de calitate necorespunzătoare, depreciate, fără desfacere
asigurată, se întocmesc liste de inventariere separate, la care se anexează procesele-verbale în care
se arată cauzele nefolosirii, caracterul şi gradul deteriorării sau deprecierii, dacă este cazul, cauzele
care au determinat starea bunurilor respective, precum şi persoanele vinovate, după caz.
Constatările făcute se soluţionează de către conducerea unităţii, în conformitate cu
dispoziţiile legale. 58
Circulă:
- la comisia de inventariere, pentru stabilirea minusurilor, plusurilor şi a deprecierilor
constatate la inventar, precum şi pentru consemnarea în procesul-verbal a rezultatelor inventarierii;
- la gestionar, prin semnarea fiecărei file, menţionând pe ultima filă a listei de
inventariere că toate cantităţile au fost stabilite în prezenţa sa, că bunurile respective se află în
păstrarea şi răspunderea sa;
- la compartimentul financiar-contabil, pentru calcularea diferen¬ţelor valorice şi
semnarea listei de inventariere privind exactitatea soldului scriptic, precum şi pentru verificarea
calculelor efectuate;
- la conducătorul compartimentului financiar-contabil şi la compartimentul juridic,
împreună cu procesele-verbale cuprinzând cauzele degradării sau deteriorării bunurilor, inclusiv
persoanele vinovate, precum şi cu procesul-verbal al rezultatelor inventarierii pentru avizarea
propunerilor făcute de către comisia de inventariere;
- la conducătorul unităţii, împreună cu procesul-verbal al rezultatelor inventarierii,
pentru a decide asupra soluţionării propu¬nerilor făcute;
- la unitatea căreia îi aparţin valorile materiale primite în custodie, pentru prelucrare
etc., în scopul comunicării eventualelor nepotriviri (exemplarul 2).
Conţinutul minimal obligatoriu de informaţii al formularului este următorul:
a) denumirea formularului;
b) data (ziua, luna, anul) întocmirii formularului;
24
c) denumirea unităţii;
d) gestiunea; locul de depozitare;
e) numărul curent;
f) denumirea bunurilor inventariate;
g) codul sau numărul de inventar;
h) unitatea de măsură;
i) cantităţi: stocuri scriptice;
j) preţ unitar;
k) cantităţi: stocuri faptice;
l) cantităţi: diferenţe în plus, diferenţe în minus;
m) valoarea contabilă: valoarea, diferenţe în plus, diferenţe în minus;
n) valoarea de inventar;
o) deprecierea: valoarea, motivul;
p) comisia de inventariere: numele şi prenumele, semnătura;
q) gestionar: numele şi prenumele, semnătura;
r) contabilitate: numele şi prenumele, semnătura. c) Procesul-verbal final
Rezultatele inventarierii se înscriu de către comisia de inventariere într-un proces-verbal.
Procesul-verbal privind rezultatele inventarierii trebuie să conţină în principal următoarele:
- data întocmirii, numele şi prenumele membrilor comisiei de inventariere;
- numărul şi data deciziei de numire a comisiei de inventariere;
- gestiunea inventariată, data începerii şi terminării operaţiunii de inventariere,
rezultatele inventarierii;
- concluziile şi propunerile comisiei cu privire la cauzele plusurilor şi ale lipsurilor
constatate şi persoanele vinovate, precum şi propuneri de măsuri în legătură cu acestea;
- volumul stocurilor depreciate, fără mişcare, cu mişcare lentă, greu vandabile, fără
desfacere asigurată şi propuneri de măsuri în vederea reintegrării lor în circuitul economic;
- propuneri de scoatere din funcţiune a imobilizărilor corporale, respectiv din evidenţă
a imobilizărilor necorporale, propuneri de scoatere din uz a materialelor de natura obiectelor de
inventar şi declasare sau casare a unor stocuri;
- constatări privind păstrarea, depozitarea, conservarea, asigurarea integrităţii
bunurilor din gestiune, precum şi alte aspecte legate de activitatea gestiunii inventariate.
25
Propunerile cuprinse în procesul-verbal al comisiei de inventariere se prezintă în termen de 7
zile lucrătoare de la data încheierii operaţiunilor de inventariere, administratorului, ordonatorului de
credite sau persoanei responsabile cu gestiunea entităţii.
Aceasta, cu avizul conducătorului compartimentului financiar-contabil şi al conducătorului
compartimentului juridic, decide asupra soluţionării propunerilor făcute, cu respectarea dispoziţiilor
legale.
În cazul în care inventarierea are loc pe parcursul anului, datele rezultate din operaţiunea de
inventariere se actualizează cu intrările sau ieşirile din perioada cuprinsă între data inventarierii şi
data încheierii exerciţiului financiar, datele actualizate fiind apoi cuprinse în registrul-inventar.
Operaţiunea de actualizare a datelor rezultate din inventariere se va efectua astfel încât la
sfârşitul exerciţiului financiar să fie reflectată situaţia reală a elementelor de natura activelor,
datoriilor şi capitalurilor proprii. Rezultatele inventarierii trebuie înregistrate în evidenţa tehnico-
operativă în termen de cel mult 7 zile lucrătoare de la data aprobării procesului-verbal de
inventariere, de către administrator, ordonatorul de credite sau persoana responsabilă cu gestiunea
entităţii.
Evaluarea la inventariere
Evaluarea stocurilor cu ocazia inventarierii se face cu respectarea principiului permanenţei
metodelor, potrivit căruia modelele şi regulile de evaluare trebuie menţinute, asigurând
comparabilitatea în timp a informaţiei contabile. Evaluarea stocurilor se face la valoarea actuală a
fiecărui element, numită valoare de inventar, stabilită în funcţie de utilitatea bunului, starea lui şi
preţul pieţei.
La stabilirea valorii de inventar a bunurilor se va aplica principiul prudenţei, potrivit căruia
se va ţine cont de toate ajustările de valoare cauzate de deprecieri. Valoarea care se va înscrie în
listele de inventariere rezultă din compararea valorii de inventar cu valoarea înregistrată în
contabilitate, din care se alege valoarea cea mai mică.
Stocurile se înscriu pe măsura inventarierii lor, în liste de inventariere şi situaţii analitice
anexe. Diferenţele din evaluare se calculează ca diferenţe între valoarea de inventar şi valoarea
contabilă.
Rezultatele inventarierii (diferenţele de inventar) se stabilesc prin compararea cantităţilor şi
valorilor consemnate în listele de inventariere şi în situaţiile analitice anexe (faptic) cu valorile şi
26
cantităţile înregistrate în contabilitate (scriptic). Ca regulă generală, în urma inventarierii pot rezulta
egalităţi, plusuri sau minusuri de inventar.
FAPTIC = SCRIPTIC nu sunt diferenţe de inventar
FAPTIC > SCRIPTIC -»PLUS de inventar
FAPTIC < SCRIPTIC MINUS de inventar
După natura lor, rezultatele (plusuri sau minusuri) pot fi cantitative sau valorice.
Structura lor este complexă. Diferenţele cantitative sub formă de plusuri sau minusuri de
inventar se înregistrează în contabilitate pentru a aduce nivelul scriptic din contabilitate la nivelul
inventarului faptic, adică la nivelul situaţiei reale din patrimoniu.
Se calculează după formula:
plus/minus de inventar = (stoc faptic+/-stoc scriptic)xpreţul de înregistrare în contabilitate
Diferenţele valorice sub formă de plusuri nu se înregistrează în contabilitate în conformitate
cu principiul prudenţei. Diferenţele valorice sub formă de minusuri se înregistrează în contabilitate
sub forma ajustărilor pentru depreciere. Se calculează după formula:
Diferenţe valorice = (stoc faptic x valoarea actuală) - (stoc faptic x valoarea contabilă)
În situaţia constatării unor plusuri cantitative, bunurile respective vor fi evaluate la valoarea
justă, de înregistrare. Minusurile de inventar pot fi neimputabile sau imputabile, în funcţie de gradul
de vinovăţie al persoanei responsabile cu administrarea gestiunii.
Minusurile neimputabile se datorează unor riscuri de confuzie între sortimente,
perisabilităţii, risc de vânzare, furturi prin efracţie, calamităţi etc. Evaluarea se face la valoarea de
înregistrare sau de înlocuire.
În cazul constatării unor lipsuri în gestiune imputabile, evaluarea se face la valoarea de
înlocuire, care cuprinde: preţul practicat pe piaţă, la care se adaugă TVA, cheltuieli de transport -
aprovizionare, taxe nerecuperabile şi alte cheltuieli, accesorii necesare pentru punerea în stare de
utilitate sau pentru intrarea în gestiune a bunului respectiv. În cazul bunurilor constatate lipsă, ce
urmează a fi imputate, care nu pot fi cumpărate de pe piaţă, valoarea de imputare se stabileşte de
către o comisie formată din specialişti în domeniul respectiv.
Rezultatele inventarierii se înregistrează în contabilitate potrivit prevederilor Legii
contabilităţii nr.82/1991, republicată şi în conformitate cu reglementările contabile aplicabile.
Pe baza registrului-inventar şi a balanţei de verificare întocmite la finele exerciţiului
financiar se întocmeşte bilanţul, parte componentă a situaţiilor financiare anuale, ale cărui posturi
27
trebuie să corespundă cu datele înregistrate în contabilitate, puse de acord cu situaţia reală a
elementelor de natura activelor, datoriilor şi capitalurilor proprii, stabilită pe baza inventarului.
Operaţiile de inventariere - sunt evidenţiate în contabilitate prin intermediul listelor de
inventar.
În legătură cu operaţiile de intrare şi ieşire a bunurilor, legislaţia în vigoare prevede
următoarele obligaţii pentru agenţii economici:
o bunurile materiale intrate în patrimoniu se consemnează în documente adecvate şi se
operează în evidenţa locurilor de depozitare;
o bunurile primite pentru prelucrare sau în custodie se recepţionează şi se înregistrează
distinct, ca intrări în gestiune;
o bunurile materiale în curs de aprovizionare sau sosite dar nerecepţionate se înregistrează
distinct în contabilitate, ca intrări în patrimoniu;
o bunurile sosite fără factură se înregistrează ca intrări în gestiune, pe baza recepţiei şi a
documentelor de însoţire.
Evidenţa tehnico-operativă a stocurilor şi producţiei în curs de execuţie se realizează
folosind în principal registrul stocurilor, în care se înregistrează existentul la începutul exerciţiului,
precum şi operaţiile de intrare şi ieşire, făcând posibilă astfel determinarea, în orice moment, a
stocurilor existente.
Capitolul III FUNDAMENTAREA PROGRAMULUI DE APROVIZIONARE AL
UNITĂŢILOR ECONOMICE
3.1. Nomenclatorul de materiale şi echipamente
Definiţia şi scopul elaborării nomenclatorului
Procesul de aprovizionare începe, de fapt, odată cu elaborarea nomenclatorului de materiale
şi echipamente, deoarece ele formează obiectul activităţii respective.
La elaborarea nomenclatorului de materiale şi echipamente colaborează toate
compartimentele şi subunităţile întreprinderii.
Acesta serveşte următoarelor scopuri:
- asigură nevoile întreprinderii cu materiale şi echipamente într-o anumită perioadă
(lună, trimestru, semestru, an), pentru care se determină necesarul de aprovizionat;
28
- elaborarea cererilor de resurse materiale şi echipamente pentru solicitarea ofertelor
de la furnizorii interni şi externi;
- cunoaşterea în detaliu a materialelor şi structurii consumului întreprinderii, pentru a
realiza o concordanţă cu nevoile reale de consum;
- cunoaşterea preţului de ofertă pentru a se putea determina cheltuielile de optimizare,
transport, manipulare, astfel încât să se poată alege un material care să asigure cel mai mic preţ de
achiziţie;
- posibilitatea clasificării şi codificării sau simbolizării, în vederea prelucrării
automate a datelor;
- determinarea şi asigurarea din timp a capacităţilor de depozitare, conservare, stocare;
- cunoaşterea în orice moment a stocurilor din depozite, secţii de fabricaţie şi a
materialelor care nu mai sunt necesare şi se pot valorifica în afara întreprinderii.
Definiţie: Nomenclatorul de materiale şi echipamente este o listă care cuprinde toate
resursele de materii prime, materiale, piese de schimb, subansambluri şi alte repere necesare unităţii
economice în procesul de producţie.
Acestea sunt ordonate după anumite criterii:
- caracteristicile fizico-chimice;
- dimensiuni-configtive;
- calitate;
- sursa de furnizare (furnizorii);
- preţurile de ofertă;
- condiţiile de livrare-furnizare.
Pe baza acestui nomenclator se elaborează „fişierul de materiale" care va fi actualizat ori de
câte ori este nevoie. Fişierul de materiale conţine câte o cartelă pentru fiecare material şi
echipament de care unitatea economică are nevoie în procesul de producţie.
Ca subdiviziuni de clasificare a resurselor materiale se folosesc în general: grupa, subgrupa,
familia, clasa, tipul, sortimentul, dimensiunea, marca (calitatea).
Principalul criteriu de clasificare este cel al naturii resurselor materiale, produselor sau
echipamentelor tehnice; după acest criteriu se disting: grupa metalelor feroase, a celor neferoase, a
materialelor şi produselor din lemn, a produselor petroliere, a componentelor electronice şi
electrotehnice etc. Fiecare grupă se subdivide în subgrupe, familii, clase etc. Până la gradul de
detaliere cerut de norma tehnică, se foloseşte caietul de sarcini etc.
29
Clasificarea materiilor prime şi materialelor bazată pe tehnologia de fabricaţie:
a) familia de produse o reprezintă ansamblul de bunuri şi servicii care permite
satisfacerea unei nevoi sau a unei cereri şi care au aceleaşi caracteristici de bază;
b) clasa de produse sau grupa de bunuri sau servicii, care în sânul unei familii de
produse au coerenţă funcţională (I, II, III);
c) linie de produse; o linie de produse este dată de ansamblul de bunuri şi servicii care
sunt strâns legate, pentru că funcţionează în acelaşi mod, sunt cumpărate de acelaşi grup de
consumatori, sunt achiziţionate pe aceeaşi piaţă sau se situează în acelaşi evantai de preţ
(televizoare, cafetiere);
d) tip de produse; un tip de produse este compus de ansamblul de articole care, în sânul
aceleiaşi linii de produse, contribuie la a da produsului diferite forme (veioze);
e) articol: în sânul unei linii de produse, un articol este o unitate distinctă care se
diferenţiază prin mărime, specificaţii tehnice, compoziţie, preţ etc.
Clasificarea materialelor şi echipamentelor din punctul de vedere al importanţei în consum:
a) materiale şi componente. Se cuprind aici materialele şi componentele care se
transformă complet în cursul procesului de fabricaţie şi se înglobează în produsul finit;
b) echipamente care nu sunt integral consumate în cursul unui ciclu de producţie şi care
apar în costuri cu o fracţiune din valoarea lor, corespunzătoare amortizării, adică a acelei părţi
echivalente cu deprecierea lor în perioada respectivă;
c) furnituri şi servicii, respectiv bunuri care intervin pentru a sprijini producţia, pentru
întreţinerea şi reparaţia maşinilor, depozitare, conservare, pază, servicii contabile, juridice,
financiare, publicitare etc. Acestea sunt luate în calcul integral sau parţial;
d) produse convenţionale, numite astfel pentru că este vorba despre bunuri ce se
cumpără în mod obişnuit, fiind bunuri de primă necesitate care se achiziţionează zilnic şi care fac
parte din viaţa cotidiană a cumpărătorilor;
e) produse ce se vând prin boutiqeuri, mici magazine sau prăvălii: sunt bunuri omogene
(îmbrăcăminte, încălţăminte, cosmetice etc.) a căror calitate este relativ apropiată, însă se deosebesc
din punctul de vedere al preţului care devine principalul reper pentru consumatori şi bunuri
eterogene care se deosebesc prin aspectul exterior şi prin caracteristici;
30
f) produse destinate unui public de specialişti sau de iniţiaţi. Aceste bunuri prezintă
caracteristici unice, adesea asociate mărcilor comerciale cunoscute de clientelă;
g) produse „neaşteptate", necunoscute, compuse din bunuri pe care consumatorul nu le
ştie sau dacă le ştie nu le cumpără în mod obişnuit. Sunt în special produsele noi care se lansează
acum pe piaţă şi pentru care întreprinderile trebuie să desfăşoare o activitate promoţională, în
vederea clientelei.
Clasificarea bunurilor după elasticitatea cererii:
a) clasificarea după elasticitate - preţ direct. Se consideră că cererea pentru un produs
descreşte când preţul său creşte şi invers;
b) clasificarea după elasticitate - preţ în creştere la mai multe produse. Se stabileşte
elasticitatea cererii produsului X în funcţie de preţul produsului Y, fiind încadrate în această situaţie
următoarele cazuri:
1. produsele sunt substituente. În acest caz consumatorul
consideră că poate înlocui un produs cu altul, deci produsele sunt în
concurenţă;
2. produsele sunt complementare, deci nu pot fi utilizate decât împreună;
3. produsele sunt independente, deci influenţa reciprocă de preţ este semnificativă.
Clasificarea managerială a produselor:
Elementul determinant al acestei clasificări este faptul că persoanele care cumpără produsul
vor să cunoască toate caracte¬risticile produsului, deci clasificarea se face după importanţa
„costului de informare" suportat de consumatori. Din acest punct de vedere sunt trei tipuri de
produse:
a) produse generale, când acestea conţin caracteristici foarte uşor şi rapid de sesizat de
consumatori când le achiziţionează. Costul informaţiei consumatorului este foarte redus în măsura
în care caracteristicile produsului se constată uşor, iar evaluarea lor este simplă;
b) produse noi, care conţin caracteristici pe care consumatorul nu le cunoaşte complet
decât după utilizare, când, constatând caracteristicile, poate să cumpere din nou: vin, un disc, un
film etc.;
c) produsele renumite cu reputaţie deosebită, ale căror caracte¬ristici nu apar complet
decât după consumare. Aceasta deoarece, când cumpără, consumatorul se informează din reclamă,
publicitate, cunoaşte marca produsului, însă niciodată nu l-a cumpărat. Se înţeleg deci aici
31
produsele cu caracteristici superioare sau care se îmbunătăţesc mereu, dar la care preţul este în
scădere, ceea ce denotă o anumită strategie concurenţială a întreprinderii pe piaţă.
Alte clasificări:
- după rolul pe care îl au în desfăşurarea activităţii unităţilor economice:
- materii prime de bază;
- materiale auxiliare;
- piese de schimb;
- carburanţi şi lubrifianţi.
- după destinaţia de^folosire - consum:
- materiale destinate producţiei de bază;
- materiale destinate activităţii auxiliare sau de servire pentru:
- revizii, reparaţii, întreţineri;
- confecţii ambalaje;
- condiţii de muncă;
- S.D.V.-uri;
- funcţionarea normală a maşinilor, utilajelor, instalaţiilor.
- după natura resursei:
- materiale metalurgice feroase şi neferoase;
- materiale şi produse din lemn;
- materiale şi produse dinamice;
- materiale textile.
- după sursa de provenienţă:
- din ţară;
- din import.
- dupăfforma de aprovizionare:
- care se asigură direct de la producători;
- care se asigură de la unităţi en-gros.
- dupăf forma de prezentare:
- semifabricate;
- produse finite.
32
Etapele elaborării nomenclatorului
În elaborarea nomenclatorului sunt două etape mari:
I. Pregătirea acţiunii, care constă în strângerea tuturor informaţiilor din care se vor
separa datele necesare definirii conţinutului viitorului nomenclator şi stabilirea formei de prezentare
a acestui instrument.
II. A doua etapă are în vedere elaborarea propriu-zisă, care presupune parcurgerea
următoarelor momente de lucru:
1. întocmirea listei centralizatoare a resurselor materiale
Fiecărui articol i se precizează denumirea reală, generală sau
detaliată, necesare clasificării şi codificării ulterioare, dar şi pentru comunicarea în limbaj
comun între utilizatorii interni şi externi.
2. Restructurarea şi rearanjarea articolelor (materii prime, materiale, piese de schimb
etc.) pe grupe, subgrupe, feluri, tipuri şi alte subdiviziuni şi stabilirea locului fiecăruia în cadrul
nomencla¬torului. Această acţiune este deosebit de complexă, prezintă un apreciabil grad de
tehnicitate şi complexitate şi necesită un important volum de muncă. Această operaţiune asigură
premisele necesare utilizării tehnicii electronice de calcul în activitatea de culegere, prelucrare,
transmitere şi înmagazinare-depozitare a datelor şi informaţiilor referitoare la resursele materiale.
3. Codificarea (indexarea) materialelor, pieselor de schimb şi a altor repere incluse în
nomenclator.
Codificarea reprezintă operaţiunea prin care, folosind un sistem de indexare, se atribuie
fiecărui articol un simbol, în scopul substituirii denumirii acestuia, care serveşte la înregistrarea,
colectarea şi prelucrarea, prezentarea şi analiza informaţiei economice. Ele se înscriu pe
documentele care circulă în cadrul relaţiilor care se stabilesc între compartimentele şi subunităţile
întreprinderii sau cu furnizorii. Prin cod se asigură:
- denumirea într-o formă prescurtată a articolelor din nomenclator;
- creşterea operativităţii în vehicularea informaţiei;
- simplificarea operaţiilor de completare a unor purtători de informaţii;
- prelucrarea în sistem computerizat a datelor.
Cel mai utilizat sistem de codificare este sistemul numeric combinat. Exemplu de cod după
această variantă pe lungimea a cinci subdiviziuni:
0 - 1 -00 - 03 -001
33
grupa subgrupa felul tipul sortimentul
O atenţie deosebită trebuie acordată verificării înscrierii codurilor pe diverse documente,
operaţie care în mod curent se realizează cu ajutorul unei „cifre de control" care se ataşează codului
pentru care se determină (însoţindu-l întotdeauna).
Se pot adopta diverse variante de combinaţie a cifrelor de codificare. Indiferent de variantă,
sistemul utilizat trebuie să permită obţinerea unor coduri cu un număr de caractere relativ redus.
Pentru simplificarea acţiunii de codificare, s-au creat sisteme informatice adecvate (codificarea o
face calculatorul sau sistemele de stabilire a preţurilor (bare + coduri).
4. Nominalizarea în dreptul fiecărui articol din nomenclator a tuturor furnizorilor cunoscuţi
şi a preţurilor de ofertă respective. Aceasta permite ca în orice moment, factorul interesat să se
poată informa şi să cunoască toate sursele de furnizare pentru un anumit tip de resursă materială. Se
pot include în nomenclator şi modalitatea de plată, condiţii de transport, adresa furnizorului etc.
Pe această bază se elaborează „fişierul furnizorilor", care va cuprinde „cartela informativă"
pentru fiecare furnizor.
În concluzie, un nomenclator trebuie să asigure informarea completă, la zi, a factorilor
interesaţi, asupra elementelor materiale necesare unităţii economice şi a surselor potenţiale de
furnizare şi trebuie să răspundă următoarelor cerinţe:
- să fie relativ complet, să cuprindă toate articolele de care are nevoie întreprinderea,
pe toate subsistemele componente, pe întreaga perioadă de gestiune;
- să prevadă poziţii de rezervă pentru includerea ulterioară în cadrul nomenclatorului a
noi articole neprevăzute sau neidentificate iniţial sau pur şi simplu omise;
- să cuprindă fiecare articol destinat la o singură poziţie şi să îi corespundă un singur
cod;
- să fie completat la zi cu noile informaţii care impun această operaţiune.
3.2. Structura şi indicatorii planului de aprovizionare materială
Structura materială a planului şi a programelor de aprovi¬zionare a unităţilor economice
Desfăşurarea normală a activităţii întreprinderilor presupune asigurarea în condiţii
economice, în timp util, ritmic, în cantităţile, calitatea şi sortimentaţia prevăzută a tuturor resurselor
materiale şi energetice necesare pentru destinaţiile de consum şi în primul rând pentru producţia de
bază. Aceasta se realizează prin elaborarea înainte de începerea perioadei de gestiune a unei
34
strategii, a unui plan şi a unor programe de aprovizionare judicioase. Prin aceasta se urmăreşte
nominalizarea cererilor de resurse materiale ale întreprinderii pe o perioadă (de regulă până la un
an), pe categorii de resurse (materiale, echipamente, piese de schimb etc.), nivelul acestora şi
sursele de acoperire. Datele sunt estimate fie în funcţie de elementele certe cunoscute, fie în funcţie
de previziuni. Datele certe sunt evaluate pe baza comenzilor ferme de producţie şi a contractelor
economice prin care se creează un anumit grad de certitudine.
Prin conţinut, planul şi programele de aprovizionare răspund la întrebările specifice
subsistemului de asigurare materială:
- ce trebuie comandat şi asigurat pentru perioada de gestiune (stabilirea structurii
materiale a planului şi programelor de aprovi¬zionare);
- în ce cantitate urmează a fi aprovizionată resursa materială;
- din ce surse şi în ce proporţie se prevede acoperirea necesi¬tăţilor.
Resursele materiale necesare unei unităţi economice se diferenţiază după mai multe criterii,
astfel:
- după importanţa pentru activitatea economică a întreprinderii (vitale, de importanţă
mare, medie, mică);
- după aria (sfera) consumului:
1. materiale de uz general (utilizabile pe o paletă extinsă de destinaţii şi de un număr
mare de consumatori;
2. materiale specifice (consumabile pe o singură destinaţie de unul sau un număr
restrâns de utilizatori);
după destinaţia de folosire (consum):
- pentru producţia de bază care defineşte profilul unităţii economice;
- activitatea auxiliară sau de servire:
- revizii tehnice şi reparaţii;
- ambalaje;
- condiţii normale de muncă;
- funcţionarea normală a maşinilor, utilajelor şi instalaţiilor;
- producţia de S.D.V. - uri;
după natura resursei:
- materiale metalurgice feroase;
- materiale metalurgice neferoase;
35
- materiale şi produse plate din lemn;
- materiale şi produse chimice;
- combustibili şi lubrifianţi;
- materiale textile;
după sursa de provenienţă:
- din ţară;
- din import;
după forma de aprovizionare:
- direct de la producători;
- din comerţul en gros;
după forma şi stadiul tehnic de prezentare (prelucrare):
- aflate în fazele primare de prelucrare;
- cu un grad avansat de prelucrare;
- cu un grad definitiv de prelucrare;
după efortul financiar antrenat la cumpărare:
- foarte mare;
- mare;
- mediu;
- redus;
după gradul de certitudine (sau de risc) în asigurarea de pe piaţă:
- mare;
- mediu;
- mic;
sau - necritice;
- critice;
după posibilităţile de substituire:
- nesubstituibile;
- parţial substituibile;
- integral substituibile.
Cunoaşterea unor asemenea diferenţieri ale resurselor materiale este necesară pentru a se
realiza rolul şi importanţa diferită a lor pentru activitatea unităţii, atenţia şi gradul de exigenţă care
trebuie manifestate în procesul aprovizionării şi gestionării lor, strategia care trebuie avută în vedere
36
în procesul asigurării materiilor prime şi materialelor, sistemele şi tipurile de gestiune cele mai
eficiente etc.
Fazele procesului de aprovizionare care implică un volum mare de muncă sunt:
- planificarea;
- programarea;
- organizarea;
- derularea;
- evidenţa;
- urmărirea;
- controlul;
- analiza;
- evaluarea.
Desfăşurarea cu operativitate şi eficienţă a procesului de aprovizionare necesită un sistem
informaţional adecvat.
Indicatorii care definesc conţinutul planului de aprovizionare materială
Prin planul de aprovizionare se conturează politica globală în asigurarea bazei materiale şi
cu echipamentele necesare a unităţii economice pe o perioadă de timp (de obicei un an).
Obiectivul de bază al planului şi programelor de aprovizionare materială este acoperirea
completă şi complexă a cererilor de consum ale întreprinderii, cu resurse materiale de calitate,
ritmic şi la timp, în condiţiile unei stricte corelaţii a momentelor calendaristice de aducere a acestora
cu cele la care se manifestă consumul lor, asigurate de la furnizori care practică preţuri de vânzare
avantajoase, prezintă grad ridicat de certitudine în livrări, care antrenează pentru achiziţie, transport
şi stocare un cost minim.
Acestui obiectiv de bază i se asociază o serie de obiective derivate:
- formarea unor stocuri minime necesare, care să asigure o viteză accelerată a
mijloacelor circulante;
- menţinerea stocurilor efective în limitele maxime şi minime stabilite;
- protecţia şi conservarea raţională a resurselor materiale pe timpul depozitării -
stocării;
- asigurarea unui grad de certitudine ridicat în aprovizionarea materială pe un orizont
lung de timp.
37
Pentru punerea în aplicare a unor asemenea obiective există următoarele modalităţi de
acţiune:
- elaborarea unor planuri şi programe de aprovizionare bine fundamentate;
- prospectarea pieţei în amonte, în vederea depistării furnizorilor cu cele mai
avantajoase condiţii de livrare;
- pregătirea judicioasă a negocierilor, în scopul obţinerii unor preţuri avantajoase,
rabaturi, bonificaţii;
- asigurarea unor relaţii comerciale de lungă durată cu furnizorii;
- folosirea calculatorului în dimensionarea stocurilor, urmărirea şi controlul acestora;
- asigurarea celor mai bune condiţii de protecţie şi conservare pe timpul stocării.
Conţinutul final al planului de aprovizionare trebuie să reflecte real volumul necesarului de
consum în raport cu programele de producţie, tendinţele şi mutaţiile care se înregistrează pe piaţa
internă şi internaţională de materii prime.
Ca urmare, strategia de aprovizionare trebuie să aibă în vedere:
- modificările de ordin tehnic, tehnologic şi organizatoric;
- rezultatele cercetărilor ştiinţifice în ce priveşte:
- folosirea înlocuitorilor;
- folosirea materialelor refolosibile;
- reducerea consumurilor specifice de resurse materiale şi energetice;
- mutaţiile de pe piaţa de furnizare.
Deci, prin strategia de aprovizionare se urmăreşte o strictă corelare între necesităţile de
consum ale unităţilor economice şi potenţialul, pe structură de resurse materiale ce poate fi asigurat,
în scopul îndeplinirii obiectivelor de ansamblu ale activităţii unităţii economice.
Conţinutul planului şi programelor de aprovizionare a unităţilor economice se defineşte prin
mai mulţi indicatori specifici, care în funcţie de natura lor economică pot fi grupaţi în două
categorii:
a. INDICATORI care reflectă necesităţile (cererile) de consum de materii prime, materiale,
combustibili, energie, lubrifianţi, piese de schimb, destinate realizării activităţii de ansamblu a
unităţii economice, în primul rând a celei de bază (fabricarea de produse, executarea de lucrări sau
prestaţii de servicii), în vederea îndeplinirii obiectivelor strategice finale.
b. INDICATORI care evidenţiază sursele şi potenţialul de acoperire cantitativă şi structurală
cu resurse materiale a necesităţilor de consum.
38
3.3. Conţinutul şi structura planului şi programelor de aprovizionare materială a unei
unităţi economice
Necesităţile de resurse materiale pentru consum -NECESAR DE CONSUM Resurse
pentru acoperirea necesităţilor de consum (pe surse de provenienţă) - RESURSE
1. Necesar pentru realizarea planului şi programelor de producţie, desfăşurarea activităţii de
ansamblu a unităţii economice - Npl a) Surse interne (proprii) ale unităţii economice:
1. Stocul preliminat de resurse
materiale pentru începutul
perioadei de gestiune - Spî
2. Alte resurse interne - ARi
2. Stocul de resurse materiale la sfârşitul perioadei de gestiune - Ssf b) Surse din afara
unităţii economice:
3. Necesar total de resurse materiale pentru realizarea planului de producţie specifică a
unităţii economice, a activităţii generale a acesteia - (Ntpl) rd 1 + rd 2 3. Necesar de
aprovizionat cu resurse materiale de pe piaţa internă şi internaţională de materii prime şi produse -
Na(A)
Total necesităţi de resurse materiale şi energetice pentru desfăşurarea activităţii de ansamblu
a unităţii economice (Ntpl) Total resurse materiale şi energetice de acoperire a necesităţilor de
consum ale unităţii economice
(Spî + ARi + Na)
Pentru ca activitatea unităţii economice să se desfăşoare în bune condiţii, trebuie asigurat un
echilibru perfect şi stabil între necesităţi şi resurse, pe întreaga perioadă de gestiune, situaţie care se
exprimă prin următoarele relaţii:
Npl + Ssf = Spî + ÂRi + Na
sau
Npl = Spî + ÂRi + Na
în care
Npl = Npl + Ssf
39
Orice abateri de la aceste egalităţi determină imobilizări nejustificate (stocuri peste limitele
normale prestabilite) sau lipsa de materiale, situaţie care perturbă activitatea întreprinderii cu
conse¬cinţele de rigoare.
Ambele stări de fapt generează consecinţe economice nefavo¬rabile, mai accentuate fiind
cele determinate de lipsa de materiale.
Npl = Necesar pentru realizarea planului
Ssf = Stoc la sfârşitul perioadei
Spî = Stoc preliminat de resurse la începutul perioadei
ÂRi = Alte resurse interne
Na = Necesar de aprovizionat
Ntpl = Necesar total pentru realizarea planului (Npl + Ssf)
Alegerea materialelor, produselor şi echipamentelor tehnice de aprovizionat
„Elementele" care se au în vedere la alegerea materialului vor completa gama celor
folosibile la caracterizarea şi alegerea furnizorului. Excepţia intervine când furnizorul este unic; în
acest caz, acţiunea se rezumă numai la alegerea materialului, produsului etc., din gama sortimentală
oferită de acesta.
Alegerea materialului sau produsului de achiziţionat-aprovi-zionat revine numai celui care le
foloseşte; decizia de alegere va fi însă rezultatul analizei după mai multe criterii care definesc
cererile pentru consum. Acţiunea se încadrează în strategia generală a aprovizionării, care se
elaborează de către compartimentul de specialitate, în strânsă colaborare cu cel tehnic, de producţie,
financiar, desfacere-vânzări, marketing, ca şi cu secţiile de fabricaţie.
Între criteriile de alegere a materialului, produsului sau echipamentului tehnic, un loc
important îl ocupă sfera de utilităţi ale acestuia, ca şi gradul în care răspunde caracteristicilor cererii.
Bineînţeles, unele elemente sunt subiective, dar fiecare cumpă¬rător (client, consumator) va
avea o structură specifică a utilităţilor şi condiţiilor cărora trebuie să le răspundă resursele materiale
cumpărate. Criteriile importante cu consecinţe economice practice semnificative sunt cele cu privire
la calitate şi preţ. Trebuie ţinut seama de faptul că, atunci când producătorul sau vânzătorul
stabileşte preţul produselor, nu poate avea în vedere cerinţele fiecărui cumpărător, ci produsul în
sine, ca purtător al valorii pe care procesul de producţie i-a conferit-o; în acest sens, trebuie înţeles
că preţul stabilit de producător-vânzător ar include toate atributele pe care cumpărătorii le doresc.
În situaţia în care calitatea şi preţul sunt caracteristicile principale solicitate de consumator-
cumpărător, mai mult decât produsul ca atare, atunci trebuie să se analizeze, în mod direct,
40
motivaţia unei asemenea cereri; astfel se va explica alegerea unuia dintre produse, materiale etc.
diferite, însă substituibile. Resursa materială achiziţionată va reprezenta, de fapt, mijlocul prin care
cele două caracteristici sunt oferite consumului productiv.
Frecvent, în alegerea materialului pentru consumul productiv, asociat calităţii şi preţului, se
au în vedere şi elementele care definesc calitatea unui produs: design, culoare, fiabilitate,
modernitate, aria de utilităţi pe care o acoperă produsul respectiv, garanţii, mentenabilitate etc. Să
presupunem patru produse substituente care se deosebesc, din punctul de vedere al calităţii, prin
două caracteristici: estetică şi rezistenţă.
„Frontiera de eficienţă" este limita combinărilor celor două caracteristici, care poate fi atinsă
ţinând cont de bugetul consumatorului. Ea este denumită „frontiera de eficienţă" pentru că un
consumator calculat, raţional, va prefera o combinare de caracteristici situată pe acest nivel, faţă de
una localizată mai jos de această limită. Caracteristicile care prezintă interes fiind diferite,
precizarea nivelului acceptat pentru acestea şi cunoaşterea capitalului financiar din bugetul
consumatorului destinat cumpărării de resurse materiale pot conduce la determinarea „echilibrului
consumatorului".
Teoria tradiţională presupune că un consumator poate să-şi exprime preferinţele sau
indiferenţa cu privire la combinarea caracteristicilor produselor; aceasta pentru că se poate stabili un
cost marginal de substituire între caracteristici, ca un cost subiectiv între atribute. Acesta permite să
se cunoască dimensiunea din caracteristica B (în exemplul de sus, estetica) pe care consumatorul
acceptă să o schimbe contra unei unităţi a caracteristicii A (rezistenţa), pentru a menţine acelaşi
nivel de satisfacere a cererii sale pentru consumul productiv. Dacă există nivele de indiferenţă între
caracteristici, se poate delimita o „zonă de indiferenţă" între aceste atribute. Se determină echilibrul
consumatorului, pentru că un obiectiv pentru acesta este „să atingă cel mai înalt nivel de utilitate,
compatibil cu potenţialul financiar de care dispune şi ţinând cont de aria caracteristicilor".
Un loc aparte în această problematică îl constituie analiza ofertelor de înlocuitori, pentru a
alege unele materiale substituente, care prezintă un avantaj aparte pentru întreprindere. Acţiunea
necesită şi un calcul economic pentru evidenţierea influenţei folosirii unui substituent sau a altuia
asupra costului de obţinere a produsului şi calculul se asigură cu ajutorul relaţiei:
[NCA x P (1 + a)] PA <> [NCB x P B + SB (1 + a)] PB
în care:
NCA, NCB = Normele de consumuri specifice pentru materialele A şi B (A - material
curent; B - material nou substituent);
41
SA,SB = salariile pentru confecţionarea unei unităţi de produs din materialele A sau B;
pA, pB = preţurile unitare de achiziţie-aprovizionare ale materialelor A şi B;
a = coeficient care exprimă cheltuielile de regie;
PA, PB = coeficienţi care exprimă influenţa indicilor de exploatare a mijloacelor de muncă
asupra costului producţiei realizate cu ajutorul acestora, din cele două resurse materiale.
Capitolul IV MANAGEMENTUL ŞI PLANIFICAREA INVENTARULUI DE BAZĂ
Unul dintre cele mai importante aspecte ale aprovizionării se referă la inventar. Volumul
inventarului care ar trebui realizat şi amplasarea lui în structura aprovizionării unei companii sunt
esenţiale pentru a îndeplini cerinţele şi aşteptările clienţilor. Dar este posibil ca realizarea
inventarului să necesite costuri foarte ridicate. Este vital să existe un echilibru între acest serviciu şi
costuri. Acest capitol explorează conceptele care stau la baza deciziei de realizare a inventarului.
În prima parte a acestui capitol sunt prezentate motivele principale de a deţine stocuri într-o
organizaţie. Principalele tipuri de inventar sunt descrise. Aceasta include stocul de materii prime
obţinute prin intermediul lanţului de aprovizionare de produse finite. Implicaţiile politicii de
inventar asupra celorlalte funcţii ale aprovizionării sunt evidenţiate, accentul fiind pus pe nevoia de
a echilibra costurile cu serviciul descris mai sus. Este discutată, de asemenea, nevoia de a evita
suboptimizarea resurselor aprovizionării.
Cele două sisteme principale de aprovizionare ale inventarului sunt descrise. Acestea sunt
verificarea periodică şi sistemele de repetare a comenzii fixe, de bază. Mai este evidenţiat şi
impactul schimbărilor aşteptărilor consumatorului final asupra suplimentării lanţului de
aprovizionare. Aceasta înseamnă identificarea cantităţilor de reordonare, folosind metoda EOQ
(cantitate comandată economică), observându-se că este important să iei în considerare şi ceilalţi
factori când se determină cantităţile comandate de acest fel.
Sunt discutate două metode de previzionare a cererii, media de mobilitate şi constanta
exponenţială. Se va demonstra, de asemenea, că cererea poate fi observată din punctul de vedere al
factorilor curenţi/actuali, sezonieri sau aleatorii.
4.1. Nevoia de a deţine stocuri
Există mai multe motive pentru care o companie poate alege sau trebuie să deţină stocuri ale
diferitelor produse. În planificarea oricărui sistem de distribuţie este esenţial să ai în vedere aceşti
42
factori şi să te asiguri că stocurile deţinute sunt adecvate, să nu aibă un nivel foarte ridicat.
Principalele motive pentru care o organizaţie trebuie să deţină stocuri sunt descrise după cum
urmează:
• pentru a controla nivelul costurilor de producţie: deseori este costisitor să foloseşti
maşinării, de aceea producţia trebuie să se realizeze atâta timp cât se obţin costuri unitare scăzute.
Totuşi, este esenţial să se echilibreze aceste costuri cu costurile necesare pentru a deţine stocuri;
• pentru ajustarea variaţiilor cererii: cererea pentru o producţie nu este niciodată
constantă, de aceea o să varieze pe termen scurt, de exemplu în funcţie de sezon; pentru a evita
stocurile lipsă, trebuie avut în vedere nivelul stocului de siguranţă;
• pentru a ţine cont de perioadele de variaţie ale aprovizionării: stocurile suplimentare
de siguranţă sunt deţinute pentru a acoperi orice întârzieri de livrare din partea furnizorilor;
• costurile de cumpărare: există un cost administrativ asociat cu creşterea unei
comenzi, iar pentru a minimiza acest cost este necesar să se realizeze un inventar suplimentar. Este
esenţial să existe un echilibru între aceste elemente administrative şi stocul deţinut, iar pentru
aceasta este folosită EOQ - cantitatea comandată economică;
• a profita de discounturile cantitative: unele produse sunt oferite la un cost unitar mai
scăzut, dacă este achiziţionat un volum mai mare;
• a considera fluctuaţiile sezoniere: asta se explică prin cererea anumitor produse care
sunt în căutare într-o anumită perioadă. Stocurile trebuie să fie achiziţionate în timpul anului pentru
a putea furniza aceste produse în timp ce se menţine un nivel egal (echitabil) al producţiei. Variaţiile
de aprovizionare pot avea loc şi atunci când bunurile sunt produse doar într-o anumită perioadă a
anului. Deseori aceasta se aplică la producţia de alimente de bază, de exemplu în cazul stocurilor
mari care rezultă în perioada de recoltare;
• pentru a permite fluctuaţiile / speculaţiile de preţ: preţurile produselor de bază pot
fluctua din mai multe motive, de aceea unele companii achiziţionează stocuri mari de astfel de
produse pentru a le putea furniza;
• pentru a ajuta operaţiile de producţie şi distribuţie să se desfăşoare mai uşor: aici
stocurile sunt deţinute pentru a „delimita" cele două activităţi diferite;
• pentru a furniza clienţilor servicii prompte: este esenţial ca în anumite pieţe
competitive, firmele să asigure în cel mai scurt timp posibil bunurile care sunt cerute;
• pentru a scădea/ minimiza întârzierile producţiei cauzate de lipsa anumitor instalaţii
de rezervă. Este important nu doar pentru a menţine un echilibru, dar şi în cazul defecţiunilor unor
43
maşinării scumpe. De aceea, rezervele sunt ţinute pentru a minimiza defecţiunile instalaţiilor/
maşinăriilor;
• munca în desfăşurare: aceasta facilitează procesul de producţie.
Tipuri de stocuri deţinute
Principalele tipuri de stocuri pot fi clasificate după cum urmează:
• materii prime, stocuri de împachetare şi componente: -folosite în general într-un
proces de producţie sau fabricaţie;
• stocuri în curs de realizare: uneori cunoscute ca producţie în curs de realizare,
acestea cuprind stocuri parţial terminate, care se realizează între diverse procese de fabricaţie;
• produse finite: stocuri care sunt ţinute în mod normal într-un depozit de produse
finite după terminarea liniei de producţie;
• probabil cel mai des tip de stocuri întâlnit, acestea sunt deţinute în lanţul de
distribuţie pentru un eventual transfer către consumatorul final;
• stocuri generale: conţin mai multe tipuri de produse care sunt folosite pentru o
anumită operaţiune, de exemplu într-o uzină de fabricaţie;
• părţi / elemente de rezervă: o categorie specială de stocuri care asigură un suport
vital unei maşinării de fabricaţie sau uzine, unde orice defecţiune ar putea fi crucială şi, de
asemenea, deţinute de companiile de întreţinere şi service, pentru a putea asigura suportul clienţilor
aşa cum este prevăzut în contracte.
În cadrul clasificării de mai sus, stocurile pot fi împărţite în următoarele categorii principale
de clasificare:
• stocuri în curs de producţie: posibil cel mai important tip de stocuri din cadrul unui
depozit de stocuri şi ar trebui să reflecte cererea actuală a unui produs;
• stocuri regulate: se referă la cea mai mare parte a stocurilor produse în cadrul unui
depozit de producţie şi reflectă loturi mari de produse realizate în urma procesului de fabricaţie;
• stocuri de siguranţă: sunt stocurile folosite pentru a acoperi fluctuaţiile zilnice sau
săptămânale ale cererii; sunt cunoscute sub numele de stocuri „amortizoare"/„tampon", deoarece se
folosesc în cazul unor situaţii neprevăzute;
• stocuri speculative: materiile prime cumpărate în avans din motive financiare sau de
aprovizionare sau stocuri finite planificate pentru a asigura viitoarele creşteri ale cererii;
44
• stocuri sezoniere: stocuri de produse ale căror cereri viitoare se aşteaptă să crească.
De obicei, aceste stocuri se realizează înainte de Crăciun, când este perioada de vârf.
4.2. Implicaţiile funcţiilor de aprovizionare
Există mai multe modalităţi în care necesitatea de a deţine stocuri afectează celelalte funcţii
ale aprovizionării şi viceversa. Pentru o planificare eficientă, este esenţial ca cheltuielile asociate
inventarului să fie minime în relaţia cu celelalte costuri de aprovizionare. Aşa cum am discutat în
capitolul anterior, trebuie să existe un echilibru între aceste funcţii, pentru a evita orice scădere /
suboptimizare şi pentru a crea o soluţie eficientă a costului total. Având în vedere acest lucru, este
util să se revizuiască celelalte aspecte care necesită acest echilibru.
Numărul mare de stocuri dintr-un sistem de distribuţie afectează semnificant costul total al
acestui sistem. Motivele pentru care ar trebui să existe un număr mare de depozite sunt: nevoia de a
exista „ o prezenţă locală" într-o piaţă de desfacere şi nevoia de a asigura un 96 anumit nivel de
servicii clienţilor. Un sistem de distribuţie cu un număr mare de depozite necesită un nivel ridicat de
stocuri, în special în ceea ce priveşte stocul de siguranţă. În plus, un număr mare de stocuri
presupune o arie de distribuţie restrânsă, reflectând un stoc scăzut de restituire a produselor sau
costuri unitare mai ridicate într-un depozit.
În ultimii ani, multe companii au adoptat exerciţii de raţionalizare a depozitelor în care s-a scăzut
semnificant numărul de depozite din cadrul reţelei de distribuţie. Acest lucru se aplică în mod
special companiilor de retail şi fabricaţie. Deşi aceasta conduce la costuri mai mari cu transportul,
pentru că distanţa de livrare este mai mare, se fac economii semnificante în reducerea inventarului,
în special reducerea stocului de siguranţă
CAPITOLUL V INVENTARUL ŞI LANŢUL DE DISTRIBUŢIE
În capitolul anterior au fost descrise tehnicile pentru planificarea şi managementul
inventarului de bază. Acest capitol oferă o descriere a dezvoltărilor recente ale planificării
inventarului, şi anume modul în care acesta este văzut în lanţul de distribuţie. În plus este discutată
şi relaţia dintre inventar şi timp.
45
Capitolul începe prin descrierea unor probleme importante asociate metodelor tradiţionale
de abordare a planificării inventarului. Cerinţele inventarului sunt revizuite în relaţie cu diversele
tipuri de cerere. Nevoia ca o companie să deţină stocuri este discutată din punctul de vedere al
diferenţei de timp - diferenţa dintre durata de timp de realizare a unei comenzi şi perioada de timp
pe care un consumator este dispus să o aştepte până la primirea produselor.
Sunt analizate diferite abordări ale reducerii inventarului şi unele dintre principalele metode
de măsurare ale inventarului, precum şi relaţia acestuia cu durata de timp. În final, diverse abordări
noi ale planificării inventarului sunt trecute în revistă atât pentru producători, cât şi comercianţi.
5.1. Problemele legate de abordările tradiţionale ale planificării inventarului
Planificarea inventarului a fost iniţial aplicată în special produselor finite din lanţul de
distribuţie. Este o activitate care acum este relevantă pentru stocul deţinut de la toate nivelele
lanţului de distribuţie. Companiile încep să înţeleagă că valoarea unor stocuri care nu sunt necesare,
chiar dacă nu au o responsabilitate directă pentru acestea, vor avea un impact asupra costurilor
finale. Prin urmare, materiile prime sunt relevante şi trebuie să ofere o oportunitate pentru
îmbunătăţirea costului. Unii distribui¬tori/comercianţi au început să le ceară furnizorilor să-şi
asume responsabilitatea pentru managementul şi planificarea stocului produselor pe care le
furnizează.
Din cauza acestor schimbări în responsabilitatea inventarului, metodele tradiţionale cu
planificarea inventarului au început să fie mai rar aplicate de către multe companii. Acest lucru se
aplică conceptului de cantitate comandată economică (CCE), fiind discutat în capitolul anterior.
Deşi reprezintă încă o metodă folositoare şi valabilă în mai multe circumstanţe, multe dintre
presupunerile pe care se bazează sunt mai puţin realiste pentru companiile care au adoptat o metodă
mai adecvată lanţului lor de distribuţie. De exemplu:
• cererea nu mai este atât de previzibilă cum a fost înainte;
• timpul nu mai este constant - poate fi diferit pentru diverse produse;
• costurile pot fi variabile - relaţiile dintre costurile de comandă s-au schimbat odată cu
introducerea unor proceduri automate şi legate de comandă;
• capacitatea de producţie poate fi excepţională, ne mai fiind posibil să asiguri un
produs de fiecare dată când e cerut;
• produsele individuale sunt în strânsă legătură cu altele şi trebuie să asigure o
îndeplinire a comenzii în totalitate.
46
De aceea, principalele ipoteze pe care se bazează metoda CCE nu pot fi aplicate unor
companii şi produselor lor. Aceasta se poate referi la legătura dintre introducerea reaprovizionării
continue, care reprezintă o nouă modalitate prin care companiile asigură onorarea comenzilor.
Aceasta înseamnă că există o înclinaţie spre comenzi cu cantităţi mult mai mici şi mai frecvente.
Regulile care se aplicau cândva planificării inventarului sunt într-o continuă schimbare. Acest lucru
este valabil pentru multe companii mari, deşi aplicarea metodei EOQ este relevantă şi companiilor
de dimensiuni mici sau mijlocii.
Capitolul VI ACHIZIŢIA
Achiziţia reprezintă una dintre legăturile-cheie din lanţul de distribuţie şi poate avea o
influenţă semnificativă asupra succesului total al unei organizaţii. Asigurarea că există suficienţi
furnizori de materii prime la preţul corect, cu o calitate adecvată, la momentul potrivit şi locul
potrivit, este crucial pentru orice producător. Acest proces este atât de important, că de-a lungul
anilor multe organizaţii şi-au dezvoltat departamente care să se ocupe special de aceste tranzacţii cu
furnizorii.
Totuşi, în ultima vreme companiile au redus numărul de furnizori cu care colaborează pentru
a putea reduce costurile asociate de această activitate.
În plus faţă de programele de reducere ale furnizorilor, companiile au încercat să abordeze o
metodă de parteneriat cu aceşti furnizori. Acest tip de relaţie admite faptul că ambele părţi trebuie să
realizeze profit pentru a supravieţui, dar pot exista domenii în care colaborarea poate duce la
eliminarea costului real din lanţul de distribuţie.
Bineînţeles, achiziţia nu se referă doar la materiile prime. Trebuie avute în vedere şi
următoarele elemente:
- utilităţile, gaze, lumină, apă şi telefon;
- combustibilul, diesel, petrol combustibil pentru încălzire;
- active, maşinării, vehicule şi clădiri;
- călătoriile de afaceri şi hotelurile;
- consultanţa;
- serviciile externalizate - contracte de distribuţie, serviciile IT etc.;
- echipamentele IT - hardware, softurile.
47
Sume foarte mari de bani au fost investite în achiziţionarea celor de mai sus, depinzând de
domeniul de activitate al companiei. Pentru o companie de transport, combustibilul reprezintă 35%
din bugetul total al activităţii, dar pentru un producător normal, acest cost poate fi inclus în costurile
de desfăşurare a activităţii. Aceste costuri trebuie să fie administrate cu atenţie, dar primul pas este
să se determine obiectivele achiziţiei.
Administrarea furnizorilor reprezintă un alt aspect crucial al achiziţiei: „câţi furnizori ar
trebui să avem?", „cum vom putea evalua performanţa lor?" şi „ar trebui să cumpărăm sau să
producem această componentă?"; sunt întrebări-cheie la care trebuie să se răspundă pentru ca o
strategie de achiziţie să fie profitabilă afacerii.
Achiziţia reprezintă un domeniu foarte larg. Obiectivul în acest capitol este numai să
evidenţiem aspectele-cheie ale acestei activităţi.
Capitolul VII EXEMPLU PRIVIND GESTIONAREA STOCURILOR LA
APROVIZIONARE ŞI CONSUM
7.1. Aprovizionarea stocurilor în raport cu mijloacele materiale existente şi consumuri
Aprovizionarea este una din activităţile componente ale funcţiei comerciale, prin intermediul
căreia întreprinderea intră în relaţii economice cu alte societăţi comerciale, activitate care presupune
un laborios proces decizional, reprezentată de orice acţiune care are drept scop procurarea de bunuri
şi servicii necesare desfăşurării proceselor producţiei, prestării serviciilor, desfăşurării optime a
activităţii unităţii.
Cu toate că stocurile sunt considerate resurse neactive, este necesar, în mod obiectiv, să se
recurgă la constituirea de stocuri (resurse materiale) bine dimensionate, pentru a se asigura
ritmicitatea producţiei, execuţiei lucrărilor sau prestării serviciilor.
De aceea, este necesară găsirea de modele şi metode, în vederea formării unor stocuri, care,
prin volum şi structură, să asigure desfăşurarea normală a activităţii, dar în condiţiile unor stocări
minime necesare şi unor cheltuieli cât mai mici.
Constituirea unor stocuri însemnate poate avea influenţe financiare pozitive, numai în cazul
evoluţiei nefavorabile a preţului elementelor de stoc sau în cazul obţinerii unor facilităţi din partea
furnizorilor la achiziţionarea unor cantităţi mari. Aşadar, cheltuielile suplimentare inutile derivă atât
48
din insuficienţa stocurilor, care nu permite desfăşurarea normală a procesului productiv, cât şi din
excedentul de stocuri.
La RTFC Galaţi procedura de aprovizionare cu materiale şi piese de schimb are drept scop
asigurarea în condiţii economice,în timp util, ritmic, în cantităţile, calitatea şi sortimentele
prevăzute, a tuturor resurselor materiale necesare, pentru toate destinaţiile de consum, precum şi
estimarea resurselor financiare de acoperire, pentru realizarea obiectivelor unităţii într-o anumită
perioadă de timp.
Pentru aceasta se elaborează Planul de aprovizionare anual, în conformitate cu Metodologia
pentru întocmirea necesarului de materiale şi piese de schimb transmisă de S.N.T.F.C. „CFR
CĂLĂTORI" S.A., ce stă la baza desfăşurării procesului de aprovizionare.
Prin planul şi programele de aprovizionare se nominalizează de fapt cererile de resurse
materiale ale unităţii pe o anumită perioadă, de regulă un an, pe categorii de resurse (materii prime,
materiale, piese de schimb, combustibili, echipamente tehnice etc.), nivelul acestora, precum şi
resursele financiare de acoperire. Datele sunt estimate, fie în funcţie de elementele certe cunoscute,
fie în funcţie de previziunile referitoare la activitatea unităţii.
7.2. Consumul pieselor de schimb pentru întreţinerea şi reparaţiile mijloacelor de tracţiune
Efectuarea RT şi RA se face în scopul menţinerii în parametri a tuturor locomotivelor din
parcul depoului (şi a celor străine care remizează în depou).
După efectuarea procesului tehnologic de echipare şi alimentare a materialului rulant de
tracţiune, dacă locomotiva nu corespunde din punct de vedere tehnic, în baza efectuării
consemnărilor în Fişa de bord de către mecanicul de locomotivă din turnus, se întocmeşte de către
mecanicul de locomotivă şi revizorul de locomotivă Comanda de lucru RA sau Comanda de lucru
unificată pentru RT.
Locomotiva va fi manevrată de către mecanic spre hala de reparaţii.
Revizorul de locomotivă va consemna în Fişa de bord a locomotivei revizuite:,,Locomotiva
se repară în depou"
Mecanicul de locomotivă înmânează şefului de tură formularele Revizia locomotivei nr... şi
Comanda de lucru RA sau RT, pentru verificare şi notare în Registrul şefului de tură.
Şeful de tură ia la cunoştinţă şi semnează Comanda de lucru RA sau RT, pe care o
înmânează conducerii atelierului de reparaţii (de luni până vineri, în intervalul orar 7.00 - 15.00),
49
respectiv revizorului de locomotivă care la rândul lui o prezintă echipei de meseriaşi de pe procesul
tehnologic.
După preluarea comenzii de lucru de către conducerea sectorului de reparaţii, conducătorul
formaţiei (maistrul) întocmeşte „Lista materiilor şi pieselor de schimb" necesare reviziei planificate
sau reparaţiei accidentale, în baza căreia întocmeşte „fionul de consum", care, după ce este vizat
CFP de către contabilitate, se aprobă de şeful de depou.
În situaţia în care pe parcursul reparaţiei sau reviziei apar şi alte lucrări, se completează în
Comanda de lucru RA sau RT „lista cu lucrări suplimentare" stabilite de personalul de atelier,
urmând a se face un bon de consum suplimentar, dacă este necesar, care va urma aceeaşi procedură
de semnare prezentată mai sus.
Tehnicianul din cadrul compartimentului tehnic SCRL:
• Verifică Comanda de lucru RA sau RT, completarea rubricii „Consum materiale/nr.
data bonurilor de magazie", pe baza lucrărilor din comanda de lucru şi a registrelor:
• Registrul necesar piese şi materiale;
• Registrul piese şi materiale consumate.
• Stabileşte zilnic împreună cu maiştrii sau şefii de echipă necesarul de piese sau
materiale, pentru repararea locomotivelor/pieselor care vor fi scoase din magazia depoului pe bază
de bon de consum, piesele şi materialele care vor fi restituite la magazie sub formă de rebuturi,
completând Registrul piese şi materiale consumate.
• Stabileşte împreună cu maistrul, piesele, agregatele care vor fi reparate în ateliere, pe
bază de subcomandă de lucru, piese şi agregate care se înregistrează în registrele de evidenţă din
atelierele specializate.
• Verifică zilnic dacă piesele şi materialele au fost scoase din magazie să fie montate
pe locomotivele stabilite sau utilizate în procesul de reparaţii, urmând ca acestea să fie trecute pe
comenzile de lucru.
• Verifică zilnic stocul de piese de rezervă din atelierele de pregătire de specialitate,
completarea registrelor de evidenţă şi dacă piesele scoase din atelierele specializate au fost montate
pe locomotivele aflate în reparaţii, conform comenzilor de lucru.
• Verifică zilnic dacă revizorii de locomotivă participă şi semnează comenzile de lucru
ale locomotivelor.
• Verifică zilnic dacă pentru piesele defecte aduse la atelierele specializate s-au
întocmit subcomenzi de lucru de către maiştrii/şefii de echipă de la echipele complexe de meseriaşi.
50
• Verifică dacă pentru piesele nereparabile demontate de pe locomotive s-au făcut
bonuri de repredare în magazie pentru materiale recuperabile.
• Verifică zilnic situaţia pieselor în regim de atelier, dacă stocul corespunde cu situaţia
din gestiune şi avizează conducerea depoului în cazul în care constată neconformităţi.
Zilnic gestionarii de la magazia de materiale comunică compartimentului tehnic piesele şi
materialele scoase din magazie şi numărul bonurilor de consum care vor fi evidenţiate de către
tehnician în registrul piese şi materiale consumate.
1. Situaţia timpului de lucru prestat şi a consumului de materiale şi piese de schimb
pentru efectuarea unei revizii planificate sau a unei reparaţii accidentale se va regăsi în aplicaţia
SPEAR 2000.
2. Situaţia costurilor pe fiecare locomotivă (manoperă şi mate¬riale) se va regăsi pe
aplicaţia SPEAR 2000.
a) Revizorul de locomotivă urmăreşte cu mare atenţie efectuarea lucrărilor cerute prin
Comanda de lucru RA sau RT şi a lucrărilor suplimentare. El are obligaţia de a participa la probele
efectuate după reviziile planificate, respectiv reparaţiile accidentale şi preia locomotiva de la secţia
de reparaţii, răspunzând pentru lucrările efectuate prin semnarea comenzii RA, RT la „Recepţionat,
delegat al beneficiarului".
b)Revizorul de locomotivă va consemna în ,fişa de bord" a locomotivei revizuite sau
reparate, după remedieri, „Locomotivă bună de serviciu"", apoi îşi va trece numele citeţ şi va
semna.
c) Revizorul de locomotivă comunică în scris şefului de tură starea locomotivelor ieşite din
reparaţii sau revizii.
Capitolul VIII CONDUCEREA ŞI ORGANIZAREA DESFACERII (VÂNZĂRII)
PRODUSELOR
8.1. Managementul desfacerii: concept, activităţi componente
„Managementul desfacerii produselor" reprezintă activitatea prin care se asigură vânzarea
rezultatelor producţiei. Acţiunea implică stabilirea căilor, formelor şi modalităţilor prin care
urmează a fi vândute produsele fabricate, ca şi a pieţelor care pot constitui sfera de desfacere.
51
Managementul desfacerii se prezintă ca un proces unitar complex, căruia îi este proprie o
structură extinsă de activităţi specifice care au în vedere problemele legate de conducerea,
coordonarea, previziunea-planificarea, programarea, organizarea, contractarea-vânzarea
produ¬selor, antrenarea, urmărirea şi controlul derulării-realizării activităţii, analiza şi evaluarea
rezultatelor. Aceasta reprezintă caracteristica esenţială a managementului desfacerii.
Managementul desfacerii producţiei industriale - componentă a funcţiunii comerciale a
întreprinderii - are ca obiectiv principal vânzarea produselor din profilul propriu de fabricaţie, în
condiţii de eficienţă. În acest scop se desfăşoară mai multe „activităţi specifice", şi anume:
> Elaborarea studiilor de marketing, în vederea asigurării portofoliului de comenzi şi a
contractelor comerciale, a cunoaşterii cererii şi situaţiei concurenţei, a preţurilor, a noilor produse
care pot fi asimilate, a produselor a căror fabricaţie trebuie oprită sau redusă, a celor care trebuie
modernizate, a condiţiilor la care trebuie să răspundă pentru a satisface în mai mare măsură
preferinţele clienţilor cărora li se adresează. Totodată, se definesc mai bine canalele de distribuţie,
formele eficiente de promovare a produselor, a vânzărilor, posibilităţile de acţiune pentru extinderea
pieţei interne şi conducerea şi organizarea desfacerii externe a produselor proprii, condiţiile de
„service" care trebuie asigurate, mutaţiile care se înregistrează în cerinţele, opţiunile şi sugestiile
utilizatorilor, modalităţile de rezolvare a reclamaţiilor emise de clienţi cu privire la sistemul de
intervenţii tehnice în perioada de garanţie etc. La acestea se adaugă şi o serie de alte acţiuni, ca, de
pildă: elaborarea şi prezentarea de oferte, de cataloage comerciale, de pliante şi prospecte, de
mostre; participarea la târguri şi expoziţii din ţară şi străinătate; folosirea publicaţiilor curente, a
radio-tv ş.a. Asemenea modalităţi şi mijloace de prezentare implică, atunci când este cazul şi sunt
create condiţii, efectuarea de acţiuni de reclamă - de genul demonstraţiilor de funcţionalitate etc.
> Colectarea comenzilor emise de clienţi şi constituirea, astfel, a portofoliului de
comenzi, încheierea de contracte comerciale în strictă concordanţă cu cererile clienţilor şi
capacităţile de producţie disponibile. Se are în vedere contractarea integrală a producţiei în corelaţie
cu potenţialul tehnic, material şi energetic asigurat şi în condiţiile unui profit cât mai mare.
> Elaborarea planului strategic şi a programelor de livrare-vânzare a produselor
contractate pe sortimente concrete şi pe căile de distribuţie-vânzare stabilite. Rezultatele acţiunii
constituie baza concretă pentru elaborarea, pe de o parte, a programelor de fabricaţie (ţinând cont de
structura şi dimensiunea capacităţilor de producţie) şi, pe de altă parte, a fişelor de urmărire
operativă a derulării livrărilor pe clienţi, pe canalele de distribuţie alese.
52
> Urmărirea stadiului execuţiei produselor în procesele de fabricaţie, prevenirea
realizării de produse necorespunzătoare calitativ, impulsionarea factorilor de producţie pentru
respectarea programelor de fabricaţie - acţiune care condiţionează în continuare îndeplinirea
obligaţiilor faţă de clienţi, stipulate în contractele de livrare (termene de livrare, sortimentaţie,
calitate, cantitate ş.a.).
> Crearea sau, după caz, modernizarea şi extinderea reţelelor proprii de desfacere a
produselor pe piaţa internă şi externă. Existenţa unor reţele proprii de vânzare creează condiţii
pentru materializarea operativă a deciziilor referitoare la îmbunătăţirea calităţii produselor,
modernizarea lor, testarea unor noi produse, îmbunătăţirea sistemului de distribuţie, de prezentare a
produselor. Aşadar, înfiinţarea, iar acolo unde deja există, extinderea şi modernizarea reţelelor de
magazine şi depozite proprii de desfacere reprezintă, în economia de piaţă, o acţiune deosebit de
importantă. Asemenea reţele proprii de desfacere se amenajează atât la sediul producătorului, cât şi
în teritoriu, asigurându-se astfel apropierea sursei de furnizare de locul de consum.
> Organizarea unor reţele proprii de service sau modernizarea şi extinderea celor
existente, pentru a se asigura eliminarea operativă a deficienţelor de funcţionalitate a produselor,
sporirea interesului 158 cumpărătorilor la produsele ce se vând, a încrederii acestora faţă de
utilităţile oferite de producător. Important este modul de organizare şi sfera de servire asigurată
unităţilor de acest gen pentru a se răspunde prompt şi calitativ intervenţiilor solicitate de
cumpărătorii produselor. Astfel, unităţile de „service" trebuie dotate cu utilaje, instalaţii,
dispozitive, aparatură de mare eficacitate şi utilitate, amplasate raţional din punct de vedere
teritorial, pentru a acoperi operativ sfera de servire stabilită, şi dotate cu stocurile de piese de
schimb în structura specifică produsului şi solicitărilor utilizatorilor. Condiţiile de „service", dacă
sunt bine organizate, pot contribui în mare măsură la penetrarea pe diferite pieţe, la promovarea
vânzărilor, la extinderea acţiunilor de modernizare, la sporirea eficienţei reclamei comerciale.
> Extinderea relaţiilor de vânzare pe bază de comenzi, convenţii şi contracte prezintă o
acţiune care asigură certitudine în activitatea de desfacere pentru o anumită perioadă. În interiorul
acestei perioade producătorul-furnizor va acţiona, direct sau prin reţelele proprii de desfacere,
pentru o conlucrare judicioasă cu partenerii, în scopul obţinerii încrederii acestora; se creează astfel
premise pentru prelungirea colaborării şi chiar extinderea vânzărilor, determinată de eventuale
solicitări suplimentare sau de apariţia de noi parteneri. Elemente stimulatoare pentru stabilirea unor
relaţii contractuale pe perioade mai lungi de timp sunt şi cele care au în vedere asigurarea unor
înlesniri la preţurile de desfacere, rabaturi comerciale, servirea cu prioritate, organizarea de
53
„service" la sediul utilizatorilor, aplicarea unui sistem de servire stimulator (acordarea de
bonificaţii, livrarea pe credite ş.a.).
> Constituirea unor stocuri de desfacere optime, care să asigure ritmicitate livrărilor, în
concordanţă cu clauzele prevăzute în contrac¬tele comerciale încheiate, şi să poată satisface implicit
eventualii clienţi întâmplători, dar care pot reprezenta pentru viitor utilizatori sau solicitanţi
constanţi, stabili şi al căror consum se poate amplifica (deci care pot deveni parteneri siguri de
afaceri).
> Asigurarea unor condiţii raţionale de depozitare a produselor finite şi de formare a
loturilor de livrare. Livrarea produselor în condiţii de integritate calitativă şi cantitativă, la
momentele calendaristice prevăzute în contractele comerciale, la cele la care sunt solicitate de
clienţi, implică desfăşurarea activităţilor de primire¬recepţie, de sortare, ambalare, etichetare,
marcare şi de formare a loturilor destinate livrării sau vânzării pe spaţii dimensionate raţional, cu
amenajări şi dotări adecvate. Pe parcursul depozitării lor, produsele trebuie aşezate pe un mobilier
modern, care asigură stivuirea pe înălţime după sisteme eficiente, evitându-se afectarea unor
suprafeţe prea mari pentru asemenea scop, fără justificare tehnică şi economică.
> Informatizarea sistemelor de gestiune a stocurilor de desfacere, de urmărire a
derulării livrărilor, de întocmire a documentaţiei de livrare (dispoziţii de livrare, facturi, avize de
expediţie). Informatizarea activităţii de desfacere la nivelul întreprinderii contribuie semnificativ la
îmbună¬tăţirea procesului de servire a partenerilor de contract, a clienţilor, în special în cazul
vânzărilor din magazinele şi depozitele proprii.
> Organizarea activităţii operative de livrare-vânzare a produ¬selor finite, servirea
ritmică a clienţilor programaţi şi neprogramaţi, în concordanţă cu cererile acestora specificate în
contracte, în comenzile emise.
> Urmărirea derulării operative a livrărilor către clienţi, a realizării contractelor
încheiate pe total, din care pe principalii cumpărători, a evoluţiei stocurilor de desfacere.
> Coordonarea şi controlul activităţii depozitelor de desfacere, organizarea primirii şi
recepţiei produselor finite de la secţiile de fabricaţie, a acţiunii de formare a loturilor complexe şi
complete de livrare.
> Organizarea raţională a activităţii de informare sistematică asupra comportamentului
produselor fabricate şi livrate la utilizatori, de urmărire a funcţionalităţii acestora la utilizatori, de
intervenţie promptă pentru remedierea defecţiunilor sesizate şi semnalate, de aplicare a sugestiilor
pozitive provenite de la clienţi. Volumul mare de informaţii, pe care unitatea industrială
54
producătoare şi-l poate asigura astfel, trebuie prelucrat şi transmis operativ compartimentelor
interesate, care pot interveni pentru a asigura fiecărui produs gradul de utilitate solicitat şi
parametrii funcţionali prevăzuţi. Prin acest mod de acţiune, unitatea îşi atrage aprecierea favorabilă
a clienţilor şi determină stabilitatea de durată a relaţiilor cu partenerii reali şi potenţiali. În acelaşi
timp, pe această cale, producătorii furnizori pot urmări mai uşor care este „viaţa" produselor, stadiul
în care produsul este îmbătrânit şi trebuie înlocuit cu altul ş.a.
Analizând conţinutul managementului desfacerii producţiei, se poate concluziona că această
activitate asigură baza motivaţională pentru organizarea şi desfăşurarea fabricaţiei de produse;
totodată, activitatea de desfacere-vânzări furnizează elementele pentru funda¬mentarea programelor
de fabricaţie, caracteristicile la care trebuie să răspundă produsele, condiţiile în care urmează a se
exploata sau utiliza acestea, cerinţele pe care trebuie să le satisfacă „sectorulpro¬ducţie" pentru a
răspunde comenzii sociale. În continuare, producţia industrială este cea care condiţionează
activitatea de aprovizionare materială, punându-i la dispoziţie datele şi informaţiile prin care se
determină dimensiunea şi structura resurselor materiale care trebuie asigurate, momentele
calendaristice la care sunt necesare, perioada pe care se întinde acţiunea.
Capitolul IX IT ÎN LANŢUL DE DISTRIBUŢIE
Odată cu apariţia sistemelor informatice ieftine, managementul logisticii s-a îmbunătăţit
considerabil. Abilitatea de a analiza volume mari de date s-a transformat în ultimii 30 de ani. A fost
considerată ca a doua Revoluţie Industrială. Posibilitatea de a transfera informaţii între partenerii de
lanţuri de distribuţie prin schimburi electronice de date a început să fie din ce în ce mai mult
exploatată de către companii. Sistemele informatice şi componente hardware asociate cu acestea
îndeplinesc diferite roluri la nivelul managementului lanţului de distribuţie. Ele pot ajuta procesul
de luare a deciziilor, monitoriza şi controla activitatea, influenţând şi comunicarea între personal şi
companie. În acest capitol se doreşte să se descrie cele mai comune caracteristici privind distribuţia
şi logistica şi să se explice ce sunt şi cum funcţionează ele.
9.1. Comunicarea de bază
55
Schimbul electronic de date (EDI sau aED în română) EDI a fost definit ca un schimb de
date structurat de la computer la computer pentru procesarea automată. El este folosit de partenerii
lanţului de distribuţie pentru a schimba informaţii esenţiale necesare funcţionării eficiente a afacerii
lor. Aceste tipuri de legătură sunt stabilite între companiile care au o relaţie de schimb de mult timp.
De exemplu, unii comercianţi folosesc puncte de vânzare electronice (EPSOS) pentru a schimba
informaţii cu furnizorii. În acest context, EDI are multe beneficii. Oferă informaţii la timp în ceea ce
priveşte vânzările, este foarte eficient deoarece nu necesită ca personalul să colecteze informaţiile
manual. El este folosit pentru emiterea facturilor, confirmărilor, detaliilor privind transportul şi alte
informaţii pe care organizaţia alege să le împărtăşească.
UN/EDIFACT este standardul prin care se asigură că informaţia poate fi transmisă şi primită
într-un format adecvat de către parteneri la schimb. Iniţialele provin de la: Naţiunile Unite/Schimb
de date electronice pentru administrare, comerţ şi transport. Avantajele folosirii EDI sunt:
1. rapiditatea tranzacţiilor;
2. reducerea costurilor şi a erorilor;
3. informaţia trebuie introdusă în sistemul informatic o singură dată.
9.2. Codurile de bare
O reprezentare de numere sau un cod într-un format ce poate fi citit de maşinării. Ele sunt
folosite foarte mult în lanţurile de distribuţie pentru a identifica bunurile în orice etapă a procesului.
Reprezintă o serie de linii, prezentate orizontal sau vertical.
De exemplu, bunurile primite în depozit pot fi identificate prin această cale şi adăugate la
inventarul stocului deţinut în depozit. Folosirea codurilor de bare poate influenţa rapiditatea
tranzacţie-semnificant. Probleme apar atunci când codurile de bare sunt stricate/greşite.
Procesarea comenzii
Procesarea comenzilor clienţilor nu este responsabilitatea directă a departamentului de
logistică. Totuşi, ele sunt foarte importante, iar principalele dezvoltări se axează pe două aspecte.
Primul este informaţia oferită de cei care preiau comenzile. Include disponibilitatea stocului, care
permite ca persoana care preia comanda să identifice imediat dacă există sau nu bunurile în stoc. De
asemenea, cel care preia comanda trebuie să-i comunice clientului data livrării produsului. De
aceea, programul livrării trebuie să fie clar. Aceste aspecte ajută la îmbunătăţirea serviciilor oferite
56
clienţilor. În al doilea rând, EDI poate fi folosit pentru preluarea automată a comenzilor, permiţând
astfel clienţilor să aibă acces online la statusul comenzilor lor.
Capitolul X MONITORIZAREA ŞI CONTROLUL OPERAŢIUNILOR DE
DESFACERE ŞI DISTRIBUŢIE
Dezvoltările recente în tehnologia informaticii şi-au îndreptat atenţia asupra importanţei pe
care un sistem de informare eficient o are în a oferi suport operaţiunilor de desfacere şi distribuţie.
Această cerinţă de informare a existat întotdeauna, dar calculatorul a facilitat dezvoltarea unor
metode mai sofisticate de păstrare a datelor, procesare şi prezentare.
Informaţia poate fi privită ca sursa de viaţă a sistemului de desfacere şi distribuţie. Fără o
desfacere omogenă şi un transfer al informaţiei este imposibil ca un sistem de distribuţie să
funcţioneze eficient şi adecvat. Este important ca o companie să dezvolte o strategie corporativă
corespunzătoare cerinţelor informaţionale. Acest plan trebuie să ia în calcul un număr de obiective
diferite, de la planificare strategică la un control operaţional.
Un cadru de desfăşurare tipic, ilustrând ciclul de planificare şi control, este descris în fig.
8.1. Acest cadru pune accentul pe natura ciclică a procesului de planificare şi control, începând cu
întrebarea „unde suntem noi acum?", unde obiectivul este să se asigure o imagine a stării actuale a
unei activităţi/operaţiuni.
Acest lucru se poate întâmpla cu ajutorul feedback-ului oferit de un audit al distribuţiei. A
doua etapă este să se identifice obiectivele procesului de distribuţie, legate de serviciul de clienţi,
procesul de luare a deciziilor etc. A treia etapă este procesul care include dezvoltarea unor strategii
relevante pentru îndeplinirea acestor obiective. În final, este nevoie de procese de monitorizare şi
control pentru a măsura performanţa şi a o compara cu altele. S-a parcurs astfel întreg ciclul, iar
procesul este pregătit să o ia de la început. Acest lucru subliniază natura dinamică a distribuţiei şi
nevoia de revizuire permanentă a politicilor şi planurilor acestei activităţi, planuri şi politici care
trebuie adoptate într-un cadru de desfăşurare adecvat.
Companiile pot fi catalogate conform abordării care monito¬rizează şi controlează
operaţiunile lor. Aceste categorii diferite sunt subliniate. Sunt considerate unele domenii în care
practica eficientă este esenţială, iar unii factori sunt esenţiali pentru un sistem de monitorizare
eficient. În plus, sunt enumeraţi câţiva factori de influenţă. Aceştia au rolul de a explica diferenţele
57
care apar atunci când sistemele sunt monitorizate cu scopul de a le compara. În final, sunt descrise
un număr de metode de control şi monitorizare.
De ce să monitorizezi?
Pentru a stabili un sistem eficient de monitorizare a performanţei trebuie să se identifice
unele instrucţiuni prin care sistemul este reproiectat în totalitate. Acestea vor reflecta probabil
obiectivele majore ale afacerii, precum şi cerinţele operaţionale, mai în detaliu. Astfel, este
important să fi conştient de rolul activităţii de desfacere şi distribuţie, în contextul obiectivelor
corporative ale companiei. Este, de asemenea, esenţial ca sistemul de control să reflecte natura
integrată a desfacerii dintr-o organizaţie.
Obiectivele clasice includ:
• facilitarea îndeplinirii obiectivelor actuale şi viitoare ale companiei - unde acestea
sunt direct legate de obiectivele activităţii de distribuţie şi desfacere;
• să faciliteze realizarea eficientă şi eficace a serviciilor de desfacere, realizând astfel
verificări pentru a afla dacă activitatea de distribuţie este adecvată pentru obiectivele totale ale
companiei (a face lucrul corect) şi, de asemenea, dacă activitatea de distribuţie decurge cât de bine
poate (a face corect lucrul);
• să ofere suport activităţii de control şi planificare, astfel încât orice informaţie să
reprezinte un feedback procesului de planificare;
• să asigure metode care se axează pe rezultatele reale ale afacerii - supune
întreprinderea unor acţiuni atunci când operaţiunile nu decurg aşa de satisfăcător sau când se
identifică o potenţială îmbunătăţire a activităţii. Aceasta va fi în general legată de creşterea
productivităţii sau folosirea mai eficientă a resurselor.
În plus, unele obiective specifice desfacerii trebuie identificate. O caracteristică importantă
este legată de măsurarea progresului. De obicei, acesta constă în monitorizarea bugetului, astfel
încât să se identifice dacă au existat schimbări faţă de planul iniţial şi, de asemenea, o prezentare
actuală a motivului pentru care performanţa actuală nu reflectă ceea ce a fost iniţial planificat.
O altă caracteristică va evidenţia aspecte sau componente specifice ale sistemului căruia
trebuie să i se acorde o atenţie specială.
Obiectivele trebuie să aibă însemnătate. Unele exemple care nu trec acest test includ:
• obiectivul distribuţiei să minimizeze costurile - se realizează acest lucru în
defavoarea clientului? Trebuie identificate clar relaţia dintre cost şi cerinţele serviciului oferit.
58
Nivelul serviciului „cât de repede posibil" - ce înseamnă cu adevărat? Este comanda atât de
urgentă?
• totul trebuie livrat cu ajutorul propriilor maşini de distribuţie -cu siguranţă nu
reprezintă o abordare efectivă în ceea ce priveşte transportul.
Un exemplu al unui producător şi distribuitor de băuturi soft: Obiectivele per ansamblu:
Să asigure în timp util informaţiile folositoare legate de costurile distribuţiei şi performanţa
operaţională să permită:
• afacerii să monitorizeze progresul realizat pentru îndeplinirea obiectivelor la nivelul
distribuţiei totale;
• departamentelor operaţionale să măsoare performanţa con¬form obiectivelor şi să se
realizeze acolo unde este necesar ajustări operaţionale;
• asigurarea constantă de informaţii celorlalte operaţiuni şi funcţii interne care să
permită măsurarea oportunităţilor de vânzare;
• o bază de date solidă cu informaţiile folosite în planificarea strategică şi operaţională.
Informaţiile trebuie să fie cantitative şi comparabile atunci când este posibil.
Capitolul XI ANALIZA GESTIUNII RESURSELOR MATERIALE
11.1. Benchmarkingul
Benckmarkingul este procesul de măsurare şi comparare continuă a performanţei unei
companii cu alte organizaţii, pentru a obţine informaţii care vor ajuta compania să identifice şi să
implementeze îmbunătăţiri (Benson, 1998).
Procesul continuu de măsurare a produselor, serviciilor şi practicilor de afaceri în raport cu
cei mai importanţi competitori pe care companiile îi recunosc ca şi leaderi în industria respectivă
(definiţia Xerox a benchmarking-ului).
Procesul cunoscut sub numele de benchmarking este destul de simplu de explicat, dar foarte
dificil de implementat în practică.
Precum alte metode de îmbunătăţire a performanţei, bench-markingul are atât suporteri, cât
şi critici. Nu există nicio îndoială că un proiect de benchmarking poate aduce numeroase beneficii
organizaţiei, deoarece obligă participanţii să analizeze mai în detaliu procedurile companiei şi să le
pună la îndoială.
59
Trebuie însă multă precauţie. Partenerii de benchmarking trebuie să aibă mare atenţie,
deoarece nu există 2 organizaţii identice. Deşi asta poate părea evident, este uimitor cât de diferite
sunt două organizaţii atunci când fac parte din aceeaşi industrie, cu atât mai puţin atunci când fac
parte din industrii complet diferite. De aceea, participanţii trebuie să examineze generic aria
operaţiunilor care au loc.
O altă observaţie ar fi faptul ca partenerii de bechmarking ar putea să nu fie la fel de deschişi
şi oneşti cu ceilalţi, din diverse motive. De exemplu, competitorii fac parte din această categorie.
Toate informaţiile care rezultă din acest proces ar trebui analizate cu mare atenţie. Nu trebuie totul
luat ca atare şi considerat adevărat, deoarece există riscul ca organizaţia să aplice politici
ineficiente/¬neprofitabile.
Unii critici sugerează faptul că benchmarkingul nu face decât să determine organizaţia să fie
mediocră, decât să fie un leader în domeniu. Acest lucru poate fi adevărat în anumite domenii, dar
există şi avantajul că o companie poate învăţa de la cealaltă, iar bench¬markingul facilitează acest
proces. 192
Prin definiţie, benchmarkigul obligă o companie să-şi modifice atenţia de la mediul intern la
cel extern, prin compararea performanţei sale cu cele mai bune organizaţii din domeniul respectiv.
De ce ar trebui o companie să se angajeze în benchmarking?
Răspunsul cel mai simplu este pentru ca să rămână competitivă. Benchmarkingul instituţionalizat
determină organizaţia să înţeleagă mai bine nevoile clienţilor şi mediul competitiv din care face
parte.
Capitolul XII ELEMENTE CARACTERISTICE VÂNZĂRILOR DE PRODUSE:
VÂNZĂRI COMPLEXE
Vânzarea produselor reprezintă actul prin care se asigură valorificarea rezultatelor
producţiei; este un moment al activităţii de desfacere care finalizează toate acţiunile pe care le face
întreprinderea de producţie, agentul de vânzare, pentru ca produsul propriu să fie solicitat şi
acceptat de clienţi. Prin acest act se realizează, de fapt, scopul celui care produce şi/sau vinde,
respectiv acela de a-şi recupera cheltuielile făcute cu fabricaţia şi pregătirea produsului pentru
vânzare şi obţinerea, în acelaşi timp, a unui profit. Vânzarea este o activitate complexă, care, în
economia de piaţă, capătă un grad sporit de dificultate.
Vânzarea produselor se face pe mai multe „căi":
60
> pe bază de contract comercial încheiat anticipat la cererea clientului;
> pe bază de comandă anticipată fermă, urmată sau nu de onorarea imediată a acesteia;
> la cerere neprogramată, dar previzibilă, din magazinele şi depozitele proprii sau ale
reţelei comerciale publice.
Calea prin care se vând produsele este în funcţie de natura acestora, sfera de utilitate,
caracteristicile şi potenţialul de cumpărare al solicitanţilor (clienţilor), căile de distribuţie utilizate,
modalităţile practicate de producător-furnizor pentru desfacerea produselor sale.
Indiferent de calea prin care se asigură vânzarea produselor, un rol definitoriu în extinderea
vânzărilor în economia de piaţă, în special în cazul produselor cu sferă restrânsă de utilizare
productivă, revine acţiunii de promovare, a celei de informare a viitorilor utilizatori despre
caracteristicile produselor, condiţiilor de execuţie şi de desfacere etc.
Firmele care realizează produse similare, care se vând unui număr mare de clienţi, îşi
programează producţia anticipând comenzile de vânzări. Previzionând astfel cererea, se asigură
condiţii pentru reducerea ciclului între primirea comenzii din partea clienţilor şi livrarea produselor,
ca şi pentru o servire mai bună a acestora; în acelaşi timp, prin producţia anticipată (pe stoc) se
poate programa lansarea în fabricaţie a unor loturi economice, a căror mărime se calculează cu
ajutorul modelelor economico-matematice ale cercetării operaţionale.
Datele privind vânzările trebuie eşalonate în plan calendaristic -pe zile, săptămâni, luni sau
trimestre - sub formă de programe care conţin lista sortimentelor de produse care trebuie expediate
pentru fiecare perioadă clienţilor. Livrările se fac din stocurile de produse finite sau din producţia
realizată până la momentul când trebuie organizată şi efectuată expediţia conform comenzilor.
Estimările (previziunile) cantitative, eşalonate în timp, ale vânzărilor precizate în programe
speciale elaborate pe clienţi, stau la baza programării lansării în fabricaţie a produselor.
Programarea producţiei începe cu compararea cererilor estimate pentru vânzări, cu stocul existent şi
cel estimat a fi disponibil. În formarea stocurilor pentru desfacere, se are în vedere faptul că uneori
produsele trebuie să suporte, până la vânzarea către clienţi, o serie de operaţii prin care se aduc în
starea care să facă posibilă utilizarea lor ca atare de către consumatori.
Vânzările complexe-modalitate eficientă de extindere a desfa¬cerilor de produse
Aşa cum s-a menţionat mai înainte, un element stimulator, important în extinderea
vânzărilor, îl reprezintă „sfera de servicii" asigurate de furnizori. Vânzările de produse, însoţite de
serviciile care le sunt specifice, sunt considerate de natură complexă. Serviciile care se pot asigura
sunt foarte diverse, acestea diferenţiindu-se după mai multe criterii.