Post on 01-Dec-2015
SC CLAR SRL. IASI
PROIECTAREA SISTEMULUI INFORMAŢIONAL AL COMPARTIMENTULUI VANZARI
CapI. Identificarea beneficiarului proiectului1.1Misiunea, obiectivele şi strategia informatională a firmei1.2Scurtă descriere a organizării firmei. Descrierea activităţii în
cadrul compartimentului vanzari1.3Rolul jucat de sistemul informaţional în cadrul firmei1.4Necesitatea reproiectarii sistemului informaţional
Cap.II Determinarea cerinţelor informaţionale ale noului sistem
2.1 Diagnosticarea sistemului informaţional existent în cadrul compartimentului examinat
2.1.1 Culegerea informaţiilor despre sistemul informaţional existent
2.1.2 Construirea diagramei de relaţii a compartimentului în situaţia actuală
2.1.3 Analiza critică a situaţiei existente2.1.4 Propuneri de îmbunatăţire a structurii, funcţionării şi
controlului sistemului informaţional. 2.2 Alegerea variantei optime de proiectare a sistemului
informaţional
Cap. III Proiectarea noului sistem informaţional 3.1. Definirea principalelor centre de decizie ale domeniului.
3.2. Stabilirea deciziilor specifice fiecărui centru de decizie .3.3. Stabilirea listei informaţiilor finale, pe baza cărora se iau
deciziile, cu specificarea surselor, beneficiarilor, periodicităţii. 3.4.Eliminarea informaţiilor ce se repetă, şI a disfuncţionalităţilor
stabilite în analiza diagnostic.3.5 Stabilirea informaţiilor primare ce stau la baza informaţiilor finale,
eliminînd disfuncţionalităţile semnalate.
3.6.Stabilirea prelucrărilor la care sunt supuse informaţiile primare, eliminînd
disfuncţionalităţile semnalate.3.7.Stabilirea circuitelor informaţionale, eliminînd disfuncţionalităţile semnalate.3.8.Stabilirea suporţilor de informaţii, eliminînd disfuncţionalităţile semnalate.3.9. Stabilirea fişierelor în funcţie de natura informaţiilor de stocat, eliminînd
disfuncţionalităţile semnalate.
Cap. IV Implementarea noului sistem informaţional 4.1 Stabilirea etapelor de implementare
Cap. I Identificarea beneficiarului proiectului
1.1 Misiunea, obiectivele şi strategia informaţională a firmei
Misiunea companiei Furnizarea de produse de înaltă calitate si performanta conform cerinţelor clienţilor în timpul cerut pe piaţa interna şi mărirea satisfacţiei clienţilor.
Obiective: Creşterea capaciţăţii de producţie Asigurarea informaţiilor necesare în cel mai scurt timp posibil de la
solicitarea lor; Creşterea cifrei de afaceri Modernizarea utilajelor Satisfacerea tuturor clientilor Completarea gamei de produse în funcţie de cererea clienţilor Îmbunătăţirea salariilor personalului Îmbunătăţirea calităţii produselor
Strategia informationala a firmei:La nivelul conducerii sunt stabilite obiectivele strategice cum ar fi: promovarea de noi produse, penetrarea pe noi pieţe cât şi cele de ordin inferior cum ar fi: creşterea profitului, creşterea calităţii produselor şi sunt analizate modalităţile de rezolvare., Sistemul informaţional oferă următoarele categorii de informaţii:
informaţii despre starea financiară curentă, prognozarea evoluţiei viitoare, în vederea angajării unităţii în investiţii de valori mari şi pe perioade lungi de timp;
informaţii despre vânzările de produse pe zone geografice. informaţii despre produsele pe care concurenţa le are în fabricaţie
sau intenţionează să le introducă în fabricaţie;
informaţii legate de legislaţia privind activitatea de desfacere şi măsuri de stimulare şi susţinere a acesteia (subvenţii, împrumuturi);
1.2 Scurtă descriere a organizării firmei Descrierea activităţii în cadrul compartimentului contabilitate Adresa: Str. Holboca nr 4 Telefon: 0232 264 693 Fax: 0232 264 693Firma ALEX&MARCO TAMPLARIE PVC srl a fost infiintata in anul 2008 si proiecteaza, executa si monteaza o gama diversa de elemente de tamplarie, atat de PVC cat si de aluminiu, respectiv: ferestre, vitrine, usi, balcoane, terase si compartimentari interioare. TAMPLARIA DIN PVC realizata de ALEX&MARCO TAMPLARIE PVC este conforma cu standardele si normativele in vigoare. Utilizeaza profilele ALUPLAST seriile IDEAL 1000 - 4000, provenite exclusiv din Uniunea Europeana, fabricate la cele inalte standarde calitative si certificate de organisme specializate de prestigiu din intreaga lume.Cod fiscal: 14251614Capitalul social anual este de 20 000 RonObiectul de activitate:Obiectul de activitate al firmei CLAR GRUP SRL il reprezinta confectiile de tamplarie din aluminiu si pvc (interioare si exterioare),Firma SC.CLAR SRL executa o gama larga de produse din aluminiu. Principalele confectii din aluminiu pe care le realizeaza firma sunt:- ferestre din aluminiu;- usi din aluminiu de interior;- usi din aluminiu de exterior;- inchideri de balcoane;- compartimentari interioare;- vitrine;- fatade-pereti cortina;- luminatoare;- copertine;- orice alte constructii din aluminiu.Cifra de afaceri: 80 000 Ron Structura organizatorică are în vedere următoarele principii generale:
- unitatea de comandă;- competenţa profesională;- delegarea de atribuţii;- dirijarea activităţii pe compartimente operaţionale şi funcţionale;
- eficienţa maximă.Structura organizatorică a firmei este de tip funcţiune – proces, fiind
compusă din patru compartimente: administrativ, comercial (ce cuprinde marketing şi vânzări), financiar-contabil şi tehnic (proiectare, producţie şi montaj).
Firma SC. CLAR SRL are în prezent în dotare un sediu, spaţii de producţie şi depozitare, utilaje moderne, mijloace de transport proprii şi patru calculatoare, programe de personal – salarizare şi contabilitate.
1.3. Rolul jucat de sistemul informaţional în cadrul firmei (operaţional, decizional, strategic)
Sistemul informaţinal poate fi definit ca ansamblul datelor, informaţiilor, fluxurilor şi circuitelor informaţionale, procedurilor şi mijloacelor de tratare a informaţiilor menite să contribuie la stabilirea şi realizarea obiectivelor societăţii.Funcţiile sistemului informaţional sunt:
Funcţia decizională-exprimă menirea sistemului informaţional de a asigura elementele informaţionale necesare luării deciziilor.
Funcţia operaţională- sitemul informaţional are menirea de a declanşa acţiuni pentru realizarea obiectivelor organizaţiei.
o -sistemul informaţional asigură operaţionalizarea deciziilor, metodelor manageriale, realizarea obiectivelor cuprinse în strategia firmei.
Funcţia de documentare-are menirea gnoseologică a sistemului informaţional, se înregistreză o serie de informaţii ce servesc îmbogăţirii cunştinţelor personalului.
Sistemul informaţional din unitate trebuie să permită cunoaşterea situaţiei existente, a celei trecute, dar şi anticipări ale evoluţiei viitoare, contribuind la elaborarea şi îndeplinirea obiectivelor stabilite (obiectivele organizaţionale). Prin intermediul său se obţin informaţii necesare fundamentării deciziilor, implementării acestora, precum şi cele necesare adaptării sistemului firmei la modificările interne şi externe lui.
În cadrul sistemului informaţional din această unitate, locul cel mai important îl ocupă sistemul informaţional Financiar Contabil, unde se concentrează toate datele referitoare la intrări, prelucrări şi ieşiri şi se obţin
rezultatele financiare ale activităţii întreprinderii. Sistemul informaţional Financiar Contabil realizează evidenţa centralizată la nivel de unităţi a celorlalte componente ale sistemului informaţional referitoare la personal, clienţi, furnizori, stocuri, mijloace imobilizate, etc.
Sistemul informaţional oferă şefilor de compartiment informaţii pentru observarea tendinţelor, pentru înţelegerea abaterilor de la calitate, pentru a sugera soluţii. Sunt oferite atât informaţii interne, sub forma bugetelor de venituri şi cheltuieli, bugetelor de investiţii, cât şi informaţii externe cum ar fi: indici de cost, informaţii privind laturile competitive. Şefii compartimentelor funcţionale, inginerii şefi, pe baza rezultatelor înregistrate, analizează: vânzările, planul de producţie, bugetul anual, profitul, selecţiile şi angajările în funcţie de necesităţile şi de deciziile primite de la nivelul strategic.
1.4. Necesitatea reproiectării sistemului informaţional, factori ce pot influenţa realizarea proiectului: evenimente economice, manageriale, tehnologice, etc
Sistemele informaţionale sunt destinate să ofere, la timp şi cu exactitate informaţia de bază necesară pentru conducerea unei firme. Reproiectarea sistemului informaţional este necesară pentru că acesta este într-o permanentă schimbare şi pentru a asigura o bună comunicare a informaţiilor între toate nivelurile ierarhice şi o rezolvare a sarcinilor cât mai corect, promt şi la termenul la care e necesară informaţia în cauză. Numai asa informaţia ajunsa la timp îl va putea ajuta pe cel care are nevoie de ea.
II. DETERMINAREA CERINŢELOR INFORMAŢIONALE ALE NOULUI SISTEM
2.1. Diagnosticarea sistemului informaţional existent în cadrul compartimentului analizat
2.1.1.Culegerea informaţiilor despre sistemul informaţional existent
Pentru realizarea acestei etape se pot folosi diferite metode, printre cele mai uzuale fiind:
Interviuri cu persoane implicate în activitatea firmei; Consultarea evidenţelor financiar-contabile şi economice; Studierea documentelor vehiculate în cadrul firmei şi spre
exteriorul acesteia; Studierea documentaţiei ce reglementează, conceperea,
funcţionarea şi controlul sistemului informaţional;
Noi am ales metoda interviurilor si pentru realizarea acestora am elaborat 2 chestionare , unul pentru manageri si unul pentru persoanele implicate in activitatea informational-decizional. Culegerea informaţiilor despre situaţia existentă în cadrul unităţii a avut loc pe data de 25 noiembrie 2007, la sediul firmei .
Chestionar Pentru manager
1. Aveti un sistem informational care sa permita transmiterea usoara a informatiilor?
2. Sistemul Informational permite managerilor să aprecieze situaţia actuală a întreprinderii?
3. Pentru raspandirea informatiilor alegeti discutia fata in fata , telefonul sau un delegat?
4. Sistemul informational permite managerilor să constate în timp util punctele slabe si tari ale firmei?
5. Prin ce modalitati luati in evidenta clientii si furnizorii dvs?6. Informaţia ajunge la timp acolo unde e nevoie de ea?7. Aveti un sistem structurat de evidentiere a informatiilor?8. Informaţiile emise sunt în cantitate mai mare decât e nevoie?9. Sunteti multumit de rapiditatea transmiterii informatiilor?
10.considerati ca este necesar sa aduceti imbunatatiri sistemului informational?
11.Ce imbunatatiri?
ChestionarPentru angajat
1. Cunoasteti existenta unui sistem informational in firma?2. Care sunt căile de transmitere a informaţiilor către angajaţi?3. In ce masura participati la transmiterea informatiilor?4. Cum ajung informatiile la dvs?5. Ce informaţii elaborate nu sunt necesare nimănui?6. Primiti informatii corecte la momentul potrivit?7. Ce informaţii de care aveţi nevoie nu ajung la timp în sctorul dv de
activitate?8. Informatiile primite sunt intotdeauna pe intelesul dvs ?9. Ce aţi dori să modificaţi la sistemul informaţional existent?
10.Enumerati cateva metode de accesare a informatiilor
Concluzii:
nu există o strategie informaţional-decizională de sine stătătoare sistemul informaţional nu permite managerilor să sesizeze la timp
şansele şi riscurile datorate strategiei firmei managerul nu ştie şi nu dă importanţa necesară prelucrării corecte a
informaţiilor in vederea elaborării deciziilor nu se exercită un control propriu-zis asupra activitătii informaţionale angajatii întreprinderii nu sunt implicati in activitatea de perfecţionare
a sistemului informational. Informaţiile nu ajung in timp util la angajati
2.1.2 Construirea diagramei de relaţii a compartimentului în situaţia actuală
2.1.2. Construirea diagramei de context a fluxurilor de date
Directorul analizează cererile clienţilor externi, după care transmite concluziile directorului tehnic care va hotărî condiţiile de fabricaţie. Urmează apoi ciclul propriu-zis de fabricaţie după care produsul ajunge la beneficiari prin intermediul serviciului de vânzări.
2.1.3. Analiza critică a situaţiei existente prin determinarea punctelor slabe, forte şi evaluarea lor cu ajutorul nivelului de evaluare şi a coeficientului de importanţă, precum şi prin evaluarea în funcţie de criteriile de calitate ale sistemului informaţional.
Nr. crt.
Puncte slabe si puncte tari Nivel evaluare
Coeficient de importanţă
CoeficientPonderat
1 Sursele de informaţie nu sunt controlate riguros
1 0.05 0.1
2 Degradări ale informaţiei în timpul circulaţiei
1 0.05 0.05
3 Uneori dotare insuficientă pentru prelucrarea informaţiilor primare
2 0.1 0.02
4 Manageri insuficient instruiţi în domeniul informaţiilor
1 0.1 0.1
5 Uneori informaţii incomplete sau eronate
1 0.1 0.1
6 Deciziile privind politica salarială sunt uneori greşite
1 0.05 0.05
7 Metode învechite pentru stocarea informaţiilor
2 0.05 0.1
Beneficiari Director Dir. tehnic Fabricaţie Vânzări
Produs
8 Există preocupări privind conceperea şi structura bazelor de date acolo unde este informatizare în unele domenii sau perspective spre informatizare
3 0.1 0.3
9 Se înregistrează o orientare spre un personal tânăr cu pregătire informatică
4 0.2 0.8
10 Se înregistrează creşterea nr. deciziilor performante
4 0.1 0.8
11. Beneficiarii informaţiilor sunt bine precizaţi, accesul lor la informaţii fiind limitat
3 0.1 0.3
Total 23 1 2.72
1-foarte slab 3-bun
2-slab 4-foarte bun
După calculele efectuate, am obţinut 2.72 ceea ce reprezintă o putere informaţională ridicată.
Pentru aceasta se sugerează perfecţionarea sistemului informaţional .Grila de evaluare a criterilor privind calitatea sistemului
informaţionalNr Crt
CriteriiPunctaj Teoretic
Punctaj Realizat
1.
Criteriul privind sursele; emiterea; transferul şi prelucrarea datelor primare
50
8
a) Diversitatea, controlul şi organizarea surselor de informaţii
10
b) Importanta calitatii informatiilor, a tehnicilor si procedurilor de prelucrare
25 15
c) Echilibrarea fluxurilor, circuitelor şi procedurilor informaţionale
5 3
d) Selecţia informaţiilor în raport cu necesităţile sitemului informaţional
10 6
2.
Criteriul de stocare, regăsire, emitere şi transfer de informaţii finale
50
20
a) Deschiderea mangerului spre perfecţionarea sistemului informaţional prin informatizare
25
b) Operativitatea funcţionării sistemului informaţional
10 9
c) Organizarea sistemului informaţional
15 10
3.
Criteriul privind personalul implicat în activitatea informaţională
20
5
a) Preocuparea pentru perfecţionare şi autoperfecţionare
10
b) Reorientarea managementului în politica de personal
10 6
4.
Criteriul calităţii documentelor 30
12
a) Respectarea formei şi structurii documentelor reglementate
13
b) Volumul documentelor 5 5c) Adaptarea documentelor la cerinţe
12 11
Total 150 110
Nivelul calităţii: foarte scăzut: 80scăzut: 80-100ridicat: 100-120foarte ridicat: 120-130
Diagnosticarea sistemului informaţionalSoluţii:
1. Analiza amănunţită cu privire la politica salarială2. Achiziţionarea mai multor calculatoare în vederea reducerii timpului
de introducere corectă a datelor3. Organizarea de training-uri pentru perfecţionarea angajaţilor4. Sistematizarea informaţiilor în cadrul compartimentului contabilitate
2.1.4 Propuneri de imbunătăţire a structurii, funcţionării şi controlului sistemului informaţional
În urma culegerilor de informaţii la sediul firmei, am ajuns la concluzia că aceasta ar avea nevoie de următoarele:
pregătirea în domeniul informaţional a personalului şi managerului
organizare mai atentă şi un control riguros asupra surselor de
informaţii;
2.2 Alegerea variantei optime de proiectare a sistemului informaţional
Varianta optimă aleasă de noi este : achiziţionarea de calculatoare mai performante instruirea personalului implicat în procesul informaţional.
Cap. III Proiectarea noului sistem informaţional
3.1. Definirea principalelor centre de decizie ale domeniului
Serviciul Vânzări asigură îndeplinirea sarcinilor contractuale şi necontractuale ale societăţii prin care produsele firmei ajung la beneficiarul lor.
În activitatea de Vânzări se urmăreşte:
- distribuţia bunurilor sa se realizeze cu siguranţă şi eficienţă- finalizarea obligaţiilor contractuale ale firmei şi urmărire facturi
În departamentul Vânzări au fost descoperite următoarele probleme:
- întocmirea şi înaintarea rapoartelor statistice se realizeaza cu intarzieri
- mici scăpări în evidenţa contractelor economice 3.2. Stabilirea deciziilor necesare rezolvării fiecărei probleme
- îmbunătăţirea comunicării intre departamente - verificarea mai atentă a suporţilor de informaţii
3.3 Stabilirea listei informaţiilor finale pe baza cărora se iau deciziile, cu specificarea surselor, beneficiarilor, periodicităţii
- prezintă oferte pentru desfacerea produselor- răspunde de executarea contractelor economice, de livrarea la
termen pe fiecare beneficiar extern, cantitativ şi calitativ; asigură respectarea condiţiilor tehnice cerute de beneficiar
- ţine evidenţa obligaţiilor contractuale de desfacere, organizează evidenţa portofoliului de comenzi, întocmeşte şi urmăreşte graficele de livrare
- urmăreşte introducerea în fabricaţie a comenzilor primite, contribuie la realizarea programului de fabricaţie
- evidenţiază şi raportează conducerii societăţii situaţia contractelor şi stadiul livrărilor
3.4. Eliminare informaţiilor care se repetă şi a disfuncţionalităţilor stabilite în analiza diagnostic
Din analiza putem observa ca aceste disfuncţionalităţi nu sunt majore, însă cele existente pot fi eliminate sau mult restrânse prin gruparea, verificarea, sortarea şi cuplarea informaţiilor mai eficient.
3.5. Stabilirea informaţiilor primare ce stau la baza informaţiilor finale
Informaţiile primare culese atât din mediul intern cât şi din mediul extern care stau la baza informaţiilor finale sunt:
- produsele cerute de clienti;- condiţii de livrare;- termene de livrare;- evidenţa producţiei;- volum de materii prime şi semifabricate;- cicluri de fabricaţie;- situaţia stocurilor de mărfuri;
3.6. Stabilirea prelucrărilor la care sunt supuse informaţiile primarePrin această activitate evidentiemtoate actiunile si timpul alocat fiecarei actiuni. Trebuie determinate repere de execuţie a sistemului pentru a se exercita controlul în stadiile viitoare de dezvoltare a analizei şi proiectării lui. Controlul activităţii de proiectare a sistemului informaţional se realizează cu ajutorul graficului gantt.
3.7. Stabilirea circuitelor informaţionale
VÂNZĂRI
Documente interne- evidenţa
contractelor economice
Conducere
Minister Finanţe
Direcţia Judeţeană
de Statistică
Oficiu Juridic
Beneficiari
MContractMMMMM
Act adiţionalConfirmare comandaChemare conciliere
Soluţionare refuzuriPlată – posibilităţi plată
MComandă comercială
Contracte
Obiecţiuni contracte
Acceptare preţ
Acte adiţionale
Adrese
Documentaţii
M
M
M
M
M
M
M
DirecţiaProducţie
Răspuns condiţii calitateFişă avizare comenziSituaţie contractări produse
Termene livrare
MM
AA
Secţiiproducţie
Note predare
Condiţii contractuale
Comandă internă
M
A
A
Asigurarea
Calităţii
Situaţia contractări produse
M
A
Instrucţiuni-raporturi statisticeRaport statistic M
Prevederi legale M
Dosar contract
Penalităţi
Răspuns condiţiide calitateRefuzuri
Condiţii contractuale
Termene de livrareA
MM
M
M
M
TransportDepozite
Financiar
Costuri, Preţuri Analiză
economică
Facturi
Dispoziţii livrare
A
M
Refuzuri la facturiM
Liste preţuri
Preţuri negociate
Refuzuri
M
M
M
Diagrama de relaţii a serviciului de vânzări cu compartimentele societăţii
VânzăriIntrări
Nr.Crt.
Activităţi specifice compartimentului
Informaţii intrări Sursă Periodicitate Propunere modalităţi
intrări0 1 2 3 4 51. A) Contractarea şi
urmărirea realizării contractelor
- comandă comercială pentru execuţie produse şi servicii
Beneficiar Zilnic Manual
2. - contracte comerciale avizate
Beneficiar Când este cazul
Manual
3. - obiecţiuni la contractele economice formulate
Beneficiar Când este cazul
Manual
4. - prevederi legale emise de Ministerul Finanţelor
Ministerul Finanţelor
Când este cazul
Manual
5. - comunicare privind acceptarea preţului propus
Beneficiar Când este cazul
Manual
6. - răspuns la condiţiile de calitate impuse de beneficiar
Asigurarea Calităţii + Direcţia Producţie
Când este cazul
Manual
7. - instrucţiuni pentru întocmirea raportărilor statistice
Direcţia Judeţeană Statistică
Anual Manual
8. - fişă de avizare comenzi Direcţia Producţie
Când este cazul
Manual
9. - acte adiţionale semnate sau neacceptate
Beneficiar Când este cazul
Manual
10. - adrese de modificare a contractelor
Beneficiar Când este cazul
Manual
11. - liste cu preţuri aprobate pentru produsele din profit
Preţuri Când este cazul
Manual
12. - preţuri negociate la comenzi diverse
Preţuri Când este cazul
Manual
13. - documentaţia de execuţie pentru produsele executate la cererea beneficiarului
Beneficiar Când este cazul
Manual
14. - adrese privind refuzurile de calitate, cantitate, etc.
Asigurarea Calităţii +Preţuri
Când este cazul
Manual
15. - cerere de penalităţi pentru nelivrare sau întârzierea livrărilor
Oficiul Juridic
Când este cazul
Manual
16. B) Livrarea produselor, urmăriri facturi
- facturi pentru livrarea produselor
TransportDepozite
Zilnic AutomatModul
facturări17. - note predare (produse,
piese de schimb, diverse)Secţie producţie
Lunar Manual
18. - situaţia refuzurilor la facturi apărute la plată
Financiar Ocazional Manual
VânzăriIeşiri
Nr.Crt.
Activităţi specifice compartimentului
Informaţii intrări Sursă Periodicitate
Propunere modalităţi
intrări0 1 2 3 4 51. A) Contractarea şi
urmărirea contractelor
- raport statistic pentru contractele existente la producţia industrială
Direcţia Judeţeană de
Statistică
Lunar Manual
2. - contract economic, proiect în vederea semnării
Beneficiar Când este cazul
Manual
3. - act adiţional Beneficiar Când este cazul
Manual
4. - situaţia contractării produselor şi a termenelor de livrare
Conducere Plan,
Prognoză Direcţia
Producţie
Lunar Automat Modul
comenzi de vânzări
5. - confirmare comandă Beneficiar Lunar Manual
6. - condiţii contractuale speciale cerute beneficiarului privind calitatea
Asigurarea Calităţii Secţii
Producţie
Când este cazul
Manual
7. - dosarul contractului neconciliat pentru concilieri la nivel superior
Oficiu Juridic Când este cazul
Manual
8. - chemare pentru conciliere
Beneficiar Când este cazul
Manual
9. - comandă internă pentru programarea în fabricaţie a produselor contractate
Plan, Prognoză
Secţii producţie
Zilnic Automat Modul
prelucrare centralizat
ă de vânzări
10. - evidenţa contractelor economice
Rămâne în compartiment
Zilnic Manual
11. B) Livrarea produselor, urmărire facturi
- dispoziţii de livrare Transport Depozite
Când este cazul
Manual
12. - situaţia executării şi livrării produselor pe sortimente
Conducere Plan,
Prognoză
Lunar Automat Modul analiză vânzări
13. - datele privind termenele de livrare a produselor contractate sau comandate
Aprovizionare Direcţia Producţie
LunarCând este
cazul
Automat Modul
programare clienţi
14. - intervenţii pentru soluţionarea refuzurilor de plată
Beneficiar Când este cazul
Manual
15. - solicitarea de la beneficiar a posibilităţilor de plată
Beneficiar Când este cazul
Manual
3.8. Stabilirea suporţilor de informaţii
Suporţii informaţionali utilizaţi în această firmă sunt:- hârtia (pentru toate documentele care implică obligatoriu acest tip
de suport – formulare, facturi, bonuri, etc.)- suporţi magnetici (ficşi – hard disk-uri – şi mobili - dischete)- suporţi optici (compact disc-uri)
Cap. IV Implemenatarea noului sistem informaţional
4.1 Stabilirea etapelor de implementare
Implimentarea noului sistemului informaţional înseamnă crearea ordinii fluxului informaţional în cadrul sistemului flexibil de prelucrare.Abordarea pas cu pas a implementării noului sistemul informaţional, va aduce cele mai bune rezultate.
Noul sistem informaţional este avizat de conducerea firmei după care este transmis compartimentului respectiv pentru a fi pus în practică.
Compartimentul vânzări va lua la cunoştinţă cele menţionate, urmând să pună în aplicare aceste decizii luate de conducere.
Etapele implementării sunt:
Conştientizarea conducerii de necesitatea implementării unui SI
Pregătirea personalului Efectuarea unui studiu pentru determinarea cerinţelor noului soft
Planificarea implementării, alocare de resurse
Evaluarea implementării la fiecare pas Stabilirea deficienţelor semnalate Comandarea softului la o firma specializată
Testarea softului în paralel cu celălalt
Dacă rezultatele sunt pozitive se va trece la instruirea personalului pentru folosirea
programului