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Reunión preliminar de auditoría interna al SGC
Dirección General de Planeación y Desarrollo Institucional
Subdirección de Planeación de la Mejora de la Gestión
Marzo 2017
A) Verificar que los procesos auditados cumplan con lo establecido en la norma ISO 9001:2008 y/o
en la documentación del SGC.
B) Verificar los avances del proceso de transición de la norma
Objetivo de la auditoría
Cumplimiento de los requisitos
Cláusula Criterio Observaciones
4.2.34.2.4
5.4.1
0.2
5.5.1
7.2.2
•Revisar durante el proceso de la auditoría
•Revisar el avance en el cumplimiento de las metas
•Interrelación con otros procesos •Internos -Externos•Se puede revisar durante todo el proceso de auditoría
•Revisar el organigrama y funciones. Personal de nueva incorporación
•Cumplimiento de requisitos. (identificación de aplicación de Diseño y Desarrollo)
Control de documentos/ Control de registros
Objetivos de la calidad
Enfoque basado en procesosControl de registros
Responsabilidad y autoridad
Revisar el cumplimiento de los requisitos establecidos
8.2.1
8.2.3
8.2.4
8.4
8.5.1/8.5.1/8.5.2
7.1
Satisfacción del Cliente
Seguimiento y medición de los procesos
Seguimiento y medición del producto
Análisis de datos
Acciones correctivas, preventivas y Mejoras
Planificación de la realización del producto
Cláusula Criterio Observaciones
•Resultados •Hacer énfasis en revisar las quejas •Acciones correctivas o preventivas
•Resultados de medición de las metas y proceso
•Hacer énfasis en revisar el producto no conforme (acciones correctivas) •Registros
•Interpretación de la medición •Se puede revisar durante el proceso de auditoría
•Revisión de acciones •Seguimiento a proyectos de mejora
•Revisar que lo documentado se este llevando a cabo. (procedimientos, plan de la calidad, etc.)
I.- Cambios a la Norma
Norma Internacional ISO 9001-2015 Descripción del cambio
0.3 Enfoque a procesos
3 Términos y definiciones
0.5 El pensamiento basado en el riesgo
Representación esquemática de cualquier proceso ymuestra la interacción de sus elementos. Los puntos decontrol del seguimiento y la medición, que sonnecesarios para el control, son específicos para cadaproceso y variarán dependiendo de los riesgosrelacionados.
El pensamiento basado en el riesgo es un nuevorequisito de la versión 2015 de la Norma. Esta cláusulaexplica los términos “El pensamiento basado en elriesgo” y hace referencia a la Norma ISO 31000, proveeprincipios y directrices para la Gestión del Riesgo.
I.- Cambios a la Norma
Norma Internacional ISO 9001-2015 Descripción del cambio
4 Contexto de la Organización
4.2 Comprensión de las necesidades y expectativas de las partes interesadas
4.4 Sistema de gestión de la calidad y sus procesos
La Organización debe realizar el seguimiento y larevisión de la información de las partes interesadas ysus requisitos pertinentes.
La Organización debe determinar: f) Los riesgos yoportunidades en conformidad con los requisitos de6.1; planificar y ejecutar las acciones apropiadas parahacerles frente.
I.- Cambios a la Norma
Norma Internacional ISO 9001-2015 Descripción del cambio
6 Planificación para el sistema de gestión de calidad
6.1 Acciones para afrontar riesgos y oportunidades
6.1.2 La Organización debe planificar
.
Al planificar el SGC, la Organización tendrá quedeterminar los riesgos y oportunidades que la afectan.
a) Medidas para hacer frente a riesgos y oportunidades
EntradasFuentes de entradas SalidasReceptores de las
salidasActividades
PROCESOSPRECEDENTES
Por ejemplo, enproveedores (Internos o externos), en clientes,
en otras partes interesadas pertinentes
MATERIA, ENERGÍA,
INFORMACIÓNPor ejemplo, en la
forma de materiales, recursos, requisitos
MATERIA, ENERGÍA,
INFORMACIÓNPor ejemplo, en la
forma de producto, servicio, decisión
PROCESOSPOSTERIORES
Por ejemplo, en clientes(Internos o externos),
otras partes interesadas pertinentes
Posibles controles para hacerel seguimiento del
desempeño y medirlo
Punto de inicio
Punto de final
Proveedor (parte interesada):¿Quién le entrega algo para el proceso?
Entradas¿Qué le entrega?
Actividades del proceso Producto(s)¿Qué entrega?
Cliente (parte interesada)¿A quién le entrega?
Director, Jefes de Departamento Metas y acciones del Instituto Elaboración de Proyectos Proyecto PFCE elaborado. DGPyDI
Dirección General de Planeación y Desarrollo Institucional
Información sobre los proyectos aprobados y los montos asignados
Verificación de los proyectos favorecidos y su distribución. Convoca a reunión para informar y asignar el recurso
Información de la distribución de recursos por rubros y Departamentos y la fecha de liberación de los mismos.
Jefes de departamento y Coordinadores
Docentes Información sobre los recursos requeridos utilizando el formato de solicitud de apoyo
Recepción y análisis de la solicitud del docente Oficio al Director del Instituto solicitando autorización para dar curso al trámite. Si no procede la solicitud, se le informa al docente de los motivos.
Director del instituto o el Docente, según corresponda.
Director Solicitud aprobada Gestión de los recursos solicitados Oficio a la DGPyDI y/o a la DGDC y DC, según corresponda para que se genere el cheque.
DGPyDI y/o DGDCyDC
Docentes Documentación probatoria del gasto ejercido
Recepción y verificación de documentos fiscales y de documentación probatoria del evento para su archivo.
Constancias y comprobantes de gastos.
Subdirección de Contabilidad y Auxiliar Administrativo de CADAC quien cierra el expediente.
GESTION DE APOYOS INTERNOS PARA PTC
Proveedor (parte interesada):¿Quién le entrega algo para el proceso?
Entradas¿Qué le entrega?
Actividades del proceso Producto(s)¿Qué entrega?
Cliente (parte interesada)¿A quién le entrega?
EXAMEN MEDICO
Dirección General de Servicios Académicos
Listado de alumnos de nuevo ingreso
Elabora calendarización Solicitudes de recursos (logística)
Área Administrativa de Universidad SaludableDirectores y Coordinadores Generales
Subdirección de Unviersidad Saludable
Calendarización / Cita Recepción de alumno para examen Información en carnet Alumnos
Alumno Información del Alumno Realización de exámenes Resultados de exámenes Alumno Jefatura de Salud Pública
Jefatura de Salud Pública Resultados de exámenes Análisis de resultados Base de datos y diagnóstico Programa de salud
Directores de Instituto
UAMI’S
Comunidad universitaria Solicitud de servicio Atención en UAMI Diagnóstico presuntivo Tratamiento primer contactoReporte de servicios otorgados
Solicitante Responsable de Función de Gestión Médica
Responsable de Función de Gestión Médica
Reportes de servicios Información de base de datos
Analiza información Análisis de necesidades de medicamento y materialesReportes de controles de consumo
UAMI’s
CAMPAÑA
Dirección General de Extensión y Servicios Estudiantiles
Calendarización Realiza planeación de campaña Solicitud de recursos (logística )
Jurisdicción Sanitaria
Jurisdicción Sanitaria Solicitante
Materiales/ Solicitud de servicio
Realiza examen de PAP Resultado de examen Solicitante
Jurisdicción Sanitaria Solicitante
Materiales /Solicitud de servicio
Implementa programa de planificación familiar
Método de planificación familiar
Solicitante
IMPLEMENTACIÓN DE PROGRAMAS DE UNIVERSIDAD SALUDABLE
Proveedor (parte interesada):¿Quién le entrega algo para el proceso?
Entradas¿Qué le entrega?
Actividades del proceso Producto(s)¿Qué entrega?
Cliente (parte interesada)¿A quién le entrega?
Página Web de la UACJ Información del perfil del puesto Elabora Programa de Capacitación para el Personal hacia el desarrollo Integral del Puesto
Cursos a programar Personal administrativo y manual
Instructores * Curriculum * Temarios
Selección de Instructores Instructor (a) seleccionado (a) Personal administrativo y manual
Jefatura de Capacitación y Adiestramiento Listado de Cursos e Información de Instructores
Plan de Capacitación (FO-DGA-168-08)
Cursos de capacitación Subdirección de Recursos Humanos
Personal Confirmado
Jefatura de Capacitación y Adiestramiento
Registro de confirmación
Logística del cursoRealizar Cursos programados
Personal Capacitado Personal administrativo y manual
Personal Capacitado Información de la evaluación de Reacción Evaluación de Reacción del Curso(FO-DGA-168-06)
Análisis de la información de la evaluación de reacción Subdirección de Recursos Humanos
Abogados General
Dirección General de Servicios Administrativos
Contrato para Instructores
Orden de pagoGestión de Pago Cheque Instructores
Responsable de UR
Personal Capacitado
Información de la Evaluación del Desempeño(FO-DGA-168-07)
Información de la Evaluación de Satisfacción del Cliente(FO-DGA-168-11)
Evaluación del Desempeño y satisfacción del ClienteAnálisis de la Información obtenida de las evaluaciones del desempeño y satisfacción del cliente
Subdirección de Recursos Humanos
CAPACITACIÓN
Proveedor (parte interesada):¿Quién le entrega algo para el proceso?
Entradas¿Qué le entrega?
Actividades del proceso Producto(s)¿Qué entrega?
Cliente (parte interesada)¿A quién le entrega?
Secretaria GeneralDirección, Gral. Servicios AdministrativosBanco Santander
Altas de becarios, bajasIncidencias de nómina (incapacidades, tiempo extra, faltas, aviso de retención Infonavit, permisos, oficios por pensión alimenticia, cambios de adscripción, entre otros)
Recibe incidenciasArchivo DispersiónCheques
Subdirección Recursos HumanosEgresos y/o Ingresos Alumnos de la Uacj
Ur’s de la Uacj,Dirección General de Servicios Administrativos,Subdirección de Recursos Humanos,EmpleadosJuzgados
Jefatura de Selección y Contratos
Incidencias de nómina (incapacidades, tiempo extra, faltas, aviso de retención Infonavit, permisos, oficios por pensión alimenticia, cambios de adscripción, entre otros)
Contratos de nueva contratación o recontratación
Procesa incidencia y
Genera nómina
Recibos y Cheques de Nómina, listados de Ur’s
Hojas de totales de todas las nóminas generadas
Archivo de Dispersión
Archivo de cheques segurosNúmero de empleado
Egresos, Unidades Administrativas, empleados Administrativos Secretarial, manual y docentes
Jefatura de Finanzas de la Subdirección de Contabilidad
Subdirector de Recursos Humanos
Personal Administrativo Secretarial, manual y Personal Docentes
SIIV2 prenómina Se paga a empleados y alumnos los días establecidos Recibos y Cheques de Nómina, listados de Ur’s
Egresos, Unidades Administrativas, empleados Administrativos Secretarial, manual y docentes, alumnos
SIIV2Pagos realizados a los empleados en un periodo (mes) Se paga nómina y se timbra en forma mensual
Correo electrónico de recibo timbrado (PDF y XML) emitido por el SAT
Personal Administrativo Secretarial, manual y Personal Docentes
ELABORACIÓN Y PAGO DE NÓMINA
Efectode la
IncertidumbreRIESGO
Desviación de lo esperado
Estado de deficiencia de información relacionada con la comprensión o conocimiento de un evento su consecuencia o suprobabilidad
positivo
negativo
El riesgo se caracteriza por referencia a
Eventospotenciales
Consecuencias
El riesgo se expresa en términos de una combinación de las consecuencias
El riesgo algunas veces se utiliza cuando sólo existe la posibilidad de consecuencias negativas
Definición ISO 9000 (3.7.9)
El riesgo puede tener resultados positivos o negativos, y puede derivar enuna oportunidad o una pérdida, lo que le da el carácter de riesgo es laincertidumbre de su resultado.
La Gestión del Riesgo implica :
1.- Reducir al mínimo lo que impacta negativamente en un proceso.
2.- La identificación y aprovechamiento de lo que ayuda a alcanzar las metas y objetivos.
Para realizar esa reducción es necesario establecer controles ydocumentatarlos en una mejora o en el o los procedimientos.
Planificación
del Diseño y
Desarrollo
Elementos de
entrada del
diseño y
desarrollo
Resultados
Diseño y
desarrollo
Revisiones
del Diseño y
desarrollo
Verificación
del diseño y
desarrollo
Validación
del
programa
Cambios o
Control de
Cambios del
diseño y desarrollo
Controles del diseño y desarrollo
• Reuniones • Información de necesidades
• Propuestas• Criterios
(temporalidad, objetivo, fechas)
• Registro de las entradas
• El diseño se realizatransformandola informaciónen __________
• Revisión de las difrentes etapas¿Cómo se hace?
• El diseño se adecua a las necesidadesacordadas al inicio del diseñoy desarrollo.
• Se comparan loselementos de entrada con el resultado.
• Prueba piloto• Inspección• Ficha de
evaluación
• Llevar el control de cambiosdurante las diferentesetapas del diseño y desarrollo
1) Nuevo enfoque de proceso
a) Actividades del procesob) Fuentes de entrada c) Receptores de salida
2)Identificación de partes interesadas
a) ¿Cuáles son las necesidades y expectativas?
3) Riesgos
a) Identificaciónb) Tratamientoc) Controles que establecieron para disminuir el riesgo
4) Identificación de diseño y desarrollo
LISTA DE VERIFICACIÓN DE LA TRANSICIÓN DE LA NORMA 2008/2015
ELEMENTOS SI NO Observaciones
Enfoque de proceso
1 ¿Tiene claro el enfoque de proceso ?
2 ¿Tiene identificado las fuentes de entrada?
3 ¿Tiene identificado los receptores de salida?
Identificación de las partes interesadas
1 ¿Tiene identificadas las partes interesadas?
2 ¿Conoce las necesidades y expectativas de las partes interesadas?
Riesgos
1 ¿Tiene identificados los riesgos?
2 ¿Tiene definido el tratamiento que se le dará?
3 ¿Tiene establecidos los controles para disminuirlo?
Diseño y Desarrollo
1 ¿Le aplica diseño y Desarrollo al proceso?
LISTA DE VERIFICACIÓN DE LA TRANSICIÓN DE LA NORMA 2008/2015
ELEMENTOS SI NO Observaciones
Enfoque de proceso
1 ¿Tiene claro el enfoque de proceso ?
2 ¿Tiene identificado las fuentes de entrada?
3 ¿Tiene identificado los receptores de salida?
Identificación de las partes interesadas
1 ¿Tiene identificadas las partes interesadas?
2 ¿Conoce las necesidades y expectativas de las partes interesadas?
Riesgos
1 ¿Tiene identificados los riesgos?
2 ¿Tiene definido el tratamiento que se le dará?
3 ¿Tiene establecidos los controles para disminuirlo?
Diseño y Desarrollo
1 ¿Le aplica diseño y Desarrollo al proceso?
No Actividad Responsable
Clave de la auditoría: ASGC22-17Objetivo de la auditoria: Evaluar el nivel de cumplimiento de la Norma ISO 9001:2008.Fechas y lugares de aplicación: 29 al 31 de marzo del 2017 en las áreas de cada proceso.
Programación de Actividades de Auditoría
Fecha, lugar y hora
1
2
3
Reunión de preparación de auditoría.
Realización de auditoría en sitio
Envío de conclusiones
Equipo auditor.
Equipo auditor
Equipo auditor.
22 de marzo de 2017, 14:00 a 15:00 hrs. (sala Xóchitl de Rectoría )
Del 29 al 31 de marzo de marzo de 2017, 08:00 a 15:00 hrs. (diferentes áreas de los procesos)
3 de abril de 2017, (Oficina de la Subdirección de Planeación de la Mejora de la Gestión)
No Actividad Responsable
4
5
Preparación del Informe Final de la Auditoría.
Autorización y distribución del informe a los responsables de área y dueños de proceso.
Auditor Líder.
Representante de la Dirección.
6 de abril de 2017 en oficina de la Subdirección de Planeación de la Mejora de la Gestión.
24 de abril de 2017, vía correo electrónico.
Fecha, lugar y hora
Clave de la auditoría: ASGC22-17Objetivo de la auditoria: Evaluar el nivel de cumplimiento de la Norma ISO 9001:2008.Fechas y lugares de aplicación: 29 al 31 de marzo del 2017 en las áreas de cada proceso.
Programación de Actividades de Auditoría
Proceso Responsable
Programación de Actividades de Auditoría
Auditor
29 de marzo de 2017
Formación Académica Integral
Evaluación Docente
Cooperación e Internacionalización
Capacitación y Adiestramiento
Implementación de Programas de Bienestar Estudiantil
Implementación de Programas de Universidad Saludable
Ana Isabel Chávez
Lucia Oaxaca Chaparro
Alejandra Orozco Irigoyen
Karla Haydee Flores Bueno
Daniel Goray
Arturo Herrera Roble
Jose Luis García Valle
Alida Bueno
Samantha Velázquez
Benito Pérez
Esthela Quintana
Martha Urbina
Proceso Responsable
Programación de Actividades de Auditoría
Auditor
30 de marzo de 2017
José Antonio Álvarez Mendoza
Patricia Martínez Gutiérrez
Cesar Valdez ÁlvarezRubén Galván LimonesAlfredo Chávez Delgadillo
Perla Yedid Ontiveros Venegas
Griselda Luján Acosta
Miguel Holguín Chavoya, Carolina García FigueroaLuz Elena Hernández Rivera
Verónica Flores
Mauricio Nájera
Claudia Cabriales
Benito Pérez
Alida Bueno
José María Palacios
Auditorias de la Contraloría General
Servicios Bibliotecarios
Contabilidad
Selección y Contratación
Adquisiciones
Administración Escolar (Ingreso, Permanencia y Egreso)
Proceso Responsable
Programación de Actividades de Auditoría
Auditor
31 de marzo de 2017
Gestión de Tecnologías de Información
Vinculación
Atención de Solicitudes a Órdenes de Trabajo para Servicio de Mantenimiento de la Planta Física
Licitación y Ejecución de Obra Universitaria
Administración de Espacios Académicos en el Área de los Laboratorios de Cómputo
Patricia Méndez Lona
Norma Yrasema Deirdré Bazán
David Arvilla Tamayo
José Fernando Villa Guerrero
Fabián VelázquezIsmael Rosales RuizGerman Martínez MárquezZahyra Fabiola González Elixavide
Patricia Martínez
Minerva García
Ivonne Valladolid
Ivonne Valladolid
Esthela Quintana
COMPROMISOS
•Entregar reporte de auditoría interna
(FO-DGPDI-249-07).
•Entregar listas de verificación
utilizadas.(2008/2015)
•Enviar conclusiones de auditoría.