RECEPCIÓN DE UNA E/SRecepción de una E/S

PRIMEROS DIAS COMO CONCESIONARIO

INDICE

• Día “0” - Antes de tomar la E/S

• Primer día - Entrega de la E/S

• Precauciones para evitar robos el primer mes

• Fin del primer mes

Presentación Copec Centro – Programa de Formación Empresarial Virtual

RECEPCIÓN DE UN E/S

DIA “0”, ANTES DE TOMAR LA E/S

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DIA 0 - ANTES DE TOMAR LA E/S

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ADMINISTRATIVO – LEGAL

Contrato de concesión de CopecPatente Comercial Iniciación de actividadesDocumentos tributarios

Boletas, Guías de despacho, Facturas, Notas de crédito. Guías para FFAA

Libro de asistenciaLibro de actas para experto en seguridadApertura de cuentas corrientes

DIA 0 - ANTES DE TOMAR LA E/S

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ADMINISTRATIVO – LEGAL

Solicitar equipos TBKSolicitar terminales CopecSolicitud de líneas telefónicaSegurosTransporte de valoresPlan de Seguridad a Carabineros (OS-10)Presentación al SECSolicitar mail CopecFormularios Internos

Planillas de turno, avancesCelular para jefe de servicio

DIA 0 - ANTES DE TOMAR LA E/S

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OFICINA

EscritoriosSillasEstantesComputador Impresora multifuncional Impresora matriz de punto (para facturación)FaxCaja de fondoCaja de seguridad chicaTeléfonos

DIA 0 - ANTES DE TOMAR LA E/S

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OFICINA

Artículos de escritorioBlock, Lápices, Clips, Corchetera, Corchetes, Elásticos, Bolsas

plásticas, Bock, Cuaderno, Acoclips, Cinta de embalaje, Huellero,

Cuchillo cartonero, Dedo de goma, Destacador, Corrector, Perforador,

Scotch, Stic fix, etc.CalculadorasPorta-llavesTimbresFormularios internosArchivadores y carpetas

DIA 0 - ANTES DE TOMAR LA E/S

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EXTERIOR

ExtintoresCompresor de aireCachimbas y válvula para bicicletas y pelotas.CandadosBidones para aguaChapulinesCalugas de champúPasta de medición de combustiblePasta de medición de aguaBarreras de descarga de combustible y conosLinterna anti-explosión

DIA 0 - ANTES DE TOMAR LA E/S

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EXTERIOR

Bandera CopecBandera ChilenaPaños para atendedoresLápicesPlantasManguera de 50 mtsBasurero industrial Lienzo “Nuevo Concesionario”Dinero para vueltos y caja chica¿Bodega?

DIA 0 - ANTES DE TOMAR LA E/S

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ARTICULOS DE ASEO

Bolsas de basuraCloroEscobillónEsponjaGuantes multiuso JabónLimpiador CIFLimpiavidriosPalas para basuraPapel ToallaTraperos, etc.

DIA 0 - ANTES DE TOMAR LA E/S

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BAÑOS DEL PERSONAL

Lockers personalSecadora de manosPorta-rollosPapel HigienicoAlcohol/gelCortinas de bañoBasureros WCBotiquín de seguridad

DIA 0 - ANTES DE TOMAR LA E/S

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PERSONAL

Arriendo de sala para entrevistasTener formulario de preguntasReclutamientoSelección y ContrataciónCarpetas para documentos del personalUniformesCapacitación

Reglas BásicasSeguridadOperación de la E/SServicio / Imagen

DIA 0 - ANTES DE TOMAR LA E/S

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PERSONAL EXTERNO

Contador JardineroExperto en Seguridad

DIA 0 - ANTES DE TOMAR LA E/S

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SOLICITAR A COPEC

Ventas históricasVolumen de los estanquesSistema de abastecimiento de combustible (Preprograma, Estándar)

PRIMER DÍA -ENTREGA DE LA E/S

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PRIMER DÍA -ENTREGA DE LA E/S

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BASICO

Que Copec reciba la E/S y que Copec la entregueQue se avise internamente (en Copec) el cambio de Concesionario Ideal es que sea en un cambio de turno (15 o 16 hrs)No recibir la E/S en víspera de fin de semana ni antes de un feriado

PRIMER DÍA -ENTREGA DE LA E/S

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ELEMENTOS QUE DEBERÍA RECIBIR (Kit de entrega)

Entrega de Lay-out (Empadronamiento)Reglas de medición en buen estado y números de estanquesEstanques calibradosMedida CalibradoraTeléfonos y mail de contacto

Jefe de Zona Jefe ComercialEjecutivo de Cuentas Jefe AdministrativoLínea 800 de Copec

Password de Internet Copec

PRIMER DÍA -ENTREGA DE LA E/S

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DEBE TENER

CNE ->Password para ingresar cambio de preciosCarabineros, teléfonos de comisaría y del plan cuadrantePlan de Seguridad de Carabineros (OS-10)Prevencionista de riesgoTerminales de Transbank y CopecTransporte de valoresCircuito cerrado de TV y alarmaCerrajero -> cambio de llavesCandados con sus llaves

PRECAUCIONES PARA EVITAR ROBOS EL PRIMER MES

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PRECAUCIONES PARA EVITAR ROBOS EL PRIMER MES

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PRIMERA VULNERAVILIDAD -> CONCESIONARIO ANTIGUO

Copec no debe obligar a comprar activos caros e inserviblesMedición cuidadosa de estanques y revisión de reglas Inventario completo y detallado firmado por ambas partes

PRECAUCIONES PARA EVITAR ROBOS EL PRIMER MES

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SEGUNDA VULNERABILIDAD -> ATENDEDORES

Política de llenado de Planilla de TurnoControl de avancesSaber cuadrar las planillasSer oportuno (todos los días) Estar físicamente en el cambio de turno con los atendedores

Turno mañana y tardePolítica de sobrantes y faltantes muy claraCorte de turno firmado por ambos jefes de turno o atendedores

encargadosNumeral inicial = Numeral final en el computador

PRECAUCIONES PARA EVITAR ROBOS EL PRIMER MES

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SEGUNDA VULNERABILIDAD -> ATENDEDORES

Revisión de avances (cámara sobre caja buzón)Revisión de firma del libro de asistenciaFormación y publicación de turnosHacer corte de turno (en horario bajo) -> ver video

PRECAUCIONES PARA EVITAR ROBOS EL PRIMER MES

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TERCERA VULNERABILIDAD -> SECRETARIA y/o ADMINISTRATIVO

Que la secretaria/administrativo no sea parte del grupo de

atendedores.Que los dineros recaudados lleguen al banco:

Conciliación bancariaControl de Inventarios:

Que lo que se compró se vendióControl de documentos tributarios:

En especial Guías y FacturasComparación de lo vendido con los documentado

Controles aleatorios de sus funciones

PRECAUCIONES AL FIN DEL PRIMER MES

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PRECAUCIONES AL FIN DEL PRIMER MES

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ACCIONES RECOMENDADAS

Hacer corte de turno a las 24:00 hrs y medir estanquesHacer del mes un día

Fluctuación total del mes y revisión con la acumulada diariaRevisión de ventas totales por tipo de producto (propias, cupón, TCT,

…)Hacer consignación (si corresponde)Hacer un estado de resultados simpleHacer un estado de patrimonial simple (donde esta mi capital)

PRECAUCIONES AL FIN DEL PRIMER MES

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ESTADO DE RESULTADOS (BÁSICO)

El concesionario tiene que “producir” su propio estado de resultados, a

nivel elemental y práctico, al menos una vez al mes. Este tiene que

incluir los ingresos y egresos de la estación de servicio. Se sugiere

hacerlo en forma manual y no encargárselo al contador.

No se deben incluir retiros, sueldos patronales, ni intereses por

créditos bancarios. Todas las cifras deben expresarse sin IVA.

Cada balance de este tipo tiene que ser comparado con el del mes

anterior para revisar si algún gasto se “dispara”.

PRECAUCIONES AL FIN DEL PRIMER MES

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ESTADO PATRIMONIAL (BÁSICO)

A lo menos una vez al mes, el concesionario tiene que hacer una

revisión de su estado patrimonial. Se sugiere hacerlo en forma manual

y no encargárselo al contador.

El estado patrimonial básico debe incluir las sumas de dineros

equivalentes a los stock valorizados, depósitos bancarios, efectivo y

documentos en caja, cuentas por cobrar, montos adeudados a Copec y

a otros proveedores, y créditos financieros.

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FIN PRESENTACIÓN"Para obtener mayor información consulte la página web de Copec Centro