Post on 21-Sep-2020
iii
RANCANG BANGUN SISTEM INFORMASI PENGELOLAAN SURAT DAN
KEARSIPAN PADA SEKRETARIAT DAERAH PROVINSI NTB
BERBASIS WEB
Tugas Akhir
Untuk memenuhi sebagi persyaratan
Mencapai derajat Sarjana S – 1 Program Studi Teknik Informatika
Oleh:
SUMIATI
F1D012079
PROGRAM STUDI TEKNIK INFORMATIKA
FAKULTAS TEKNIK
UNIVERSITAS MATARAM
2017
ii
iii
iv
PERNYATAAN KEASLIAN TUGAS AKHIR
Saya yang bertanda tangan dibawah ini bahwa dalam Skripsi ini tidak terdapat
karya yang pernah di ajukan untuk memperoleh gelar kesarjanaan di suatu Perguruan
Tinggi, dan tidak terdapat karya atau pendapat yang ditulis oleh orang lain atau diterbitkan
oleh orang lain, kecuali secara tertulis diacu dalam naskah ini dan disebutkan dalam daftar
pustaka.
Mataram, 2017
Sumiati
v
PRAKATA
Puji syukur penulis panjatkan kehadirat Tuhan Yang Maha Pengasih dan Penyayang
atas segala berkat, bimbingan, dan karunia-Nya, sehingga penulis dapat menyelsaikan
penyusunan Tugas Akhir dengan judul “Rancang Bangun Sistem Informasi Pengelolaan
Surat dan Kearsipan pada Sekretariat Daerah Provinsi Nusa Tenggara Barat (NTB)”.
Tujuan dari Tugas Akhir ini adalah untuk merancang dan membangun suatu sistem
pengelolaan surat dan arsip yang dapat diakses dengan cepat, tepat, dan akurat, sehingga
dapat mengatasi beberapa kelemahan yang dimiliki sistem pengelolaan saat ini (sistem
manual). Tugas Akhir ini juga merupakan salah satu persyaratan kelulusan guna mencapai
gelar kesarjanaan di Jurusan Teknik Informatika, Fakultas Teknik, Universitas Mataram.
Penulisan Tugas Akhir ini masih jauh dari kesempurnaan dan masih banyak
kekurangan, maka dari itu penulis sangat mengharapkan kritik dan saran yang membangun
sehingga membantu untuk menjadi lebih baik di waktu yang akan datang.
Mataram, Maret 2017
Penulis
vi
UCAPAN TERIMA KASIH
Tugas Akhir ini dapat diselsaika berkat bimbingan dan dukungan ilmiah maupun
material dari berbagai pihak, oleh karena itu pada kesempatan ini penulis menyampaikan
ucapan terima kasih yang setulus-tulusnya kepada :
1. Ibu Ir. Sri Endang Anjarwani, M.Kom., selaku dosen pembimbing utama yang telah
memberikan bimbingan dan arahan kepada penulis selama penyusunan Tugas Akhir
ini, sehingga dapat terselsaikan dengan baik.
2. Bapak Moh. Ali Albar, S.T., M.Eng, selaku dosen pendamping yang telah
memberikan bimbingan dan arahan kepada penulis selama penyusunan Tugas Akhir
ini, sehingga dapat terselsaikan dengan baik.
3. Bapak I Gede Pasek Suta Wijaya, ST.,M.T.,D.Eng., Bapak I Wayan Agus
Arimbawa, ST.,M.Eng., dan Bapak Andy Hidayat Jatmika, ST.,Mkom. selaku
dosen penguji yang memberikan berbagai masukan yang membantu penulis dalam
menyempurnakan Tugas Akhir
4. Pegawai Sub Bagian Ekspedisi dan Arsip, Biro Umum, Sekretariat Daerah Provinsi
NTB atas bantuan materi yang telah diberikan selama penelitian Praktek Kerja
Lapangan sampai dengan penyusunan Tugas Akhir.
5. Orang tua dan keluarga yang telah memberikan dorongan, motivasi, dan do’a untuk
dapat menyelsaikan Tugas Akhir ini.
6. Semua pihak yang tidak dapat penulis sebutkan satu persatu, yang telah
memberikan bimbingan kepada penulis dalam menyelsaikan Tugas Akhir ini.
7. Mahasiswa Teknik Informatika, yang telah membantu penulis menyelesaikan Tugas
Akhir ini
Semoga Tuhan Yang Maha Esa memberikan imbalan yang setimpal atas bantuan
yang diberikan kepada penulis
vii
DAFTAR ISI
HALAMAN JUDUL .............................................................................................................. i
HALAMAN PENGESAHAN TIM PEMBIMBING ......................................................... ii
HALAMAN PERNYATAAN KEASLIAN TUGAS AKHIR .......................................... iii
PRAKATA ............................................................................................................................ iv
UCAPAN TERIMA KASIH ................................................................................................ v
DAFTAR ISI ........................................................................................................................ vi
DAFTAR TABEL ................................................................................................................ ix
DAFTAR GAMBAR ............................................................................................................ xi
DAFTAR CUPLIKAN SOURCE CODE ........................................................................ xvi
DAFTAR LAMPIRAN ..................................................................................................... xvii
INTISARI ......................................................................................................................... xviii
ABSTRACT ........................................................................................................................ xix
BAB I PENDAHULUAN ...................................................................................................... 1
1.1 Latar Belakang ............................................................................................. 1
1.2 Rumusan Masalah ....................................................................................... 2
1.3 Batasan Masalah .......................................................................................... 2
1.4 Tujuan ......................................................................................................... 3
1.5 Manfaat ....................................................................................................... 3
1.6 Sistematika Penulisan .................................................................................. 3
BAB II TINJAUAN PUSTAKA DAN DASAR TEORI .................................................... 5
2.1 Tinjauan Pustaka ........................................................................................ 5
2.2 Landasan Teori ............................................................................................ 7
2.2.1 Struktur Organisasi Biro Umum ......................................................... 7
2.2.2 Surat .................................................................................................... 8
2.2.3 Fungsi Surat ........................................................................................ 9
2.2.4 Tujuan Surat ........................................................................................ 9
2.2.5 Surat Masuk ........................................................................................ 9
2.2.6 Prosedur Penanganan Surat Masuk ................................................... 10
viii
2.2.7 Surat Keluar ...................................................................................... 12
2.2.8 Prosedur Penanganan Surat Keluar ................................................... 12
2.2.9 Arsip .................................................................................................. 13
2.2.10 Sistem Pengarsipan Surat ................................................................ 13
2.2.11 Teknik atau Metode Pengarsipan .................................................... 13
2.2.12 Sistem Informasi ............................................................................. 15
2.2.13 Sistem Informasi Berbasis Web ...................................................... 15
2.2.14 Model Perancangan Berbasis Objek (Object Oriented Analysis and
Design / OOAD) ............................................................................. 16
2.2.15 Unified Modelling Language (UML) ............................................. 17
A. Tujuan Utama Perancangan UML ............................................ 17
B. Diagram-diagram dalam UML .................................................. 17
2.2.16 Database dan My Structure Quuery Language (MySQL) .............. 23
2.2.17 Web Server ...................................................................................... 24
2.2.18 PHP (Hypertext Preprocessor) ....................................................... 24
2.2.19 Codeigniter .................................................................................... 25
2.2.20 Metode Waterfall ........................................................................... 26
BAB III METODE PENELITIAN .................................................................................... 28
3.1 Alat dan Bahan ................................................................................................ 28
3.2 Diagram Allir Penelitian .................................................................................. 28
3.2.1 Studi Literartur ....................................................................................... 29
3.2.2 Pengumpulan Data .................................................................................. 30
3.2.3 Analisa Sistem ........................................................................................ 30
A. Analisa Sistem Berjalan ..................................................................... 30
B. Analisa Sistem Usulan ....................................................................... 34
C. Analisa Kebutuhan Sistem ................................................................. 38
3.2.4 Perancangan (Design) ............................................................................. 40
A. Use Case Diagram ............................................................................. 40
B. Entity Relationship Diagram (ERD) .................................................. 42
C. Struktur Tabel .................................................................................... 43
ix
D. Class Diagram ................................................................................... 47
E. Sequence Diagram ............................................................................. 49
F. Activity Diagram ................................................................................ 83
G. Perancangan antarmuka (Design Interface)....................................... 85
3.2.5 Coding atau Implementasi .................................................................... 106
3.2.6 Pengujian .............................................................................................. 106
3.2.7 Dokumentasi ......................................................................................... 106
BAB IV HASIL DAN PEMBAHASAN .......................................................................... 107
4.1 Implementasi .................................................................................................. 107
4.1.2 Implementasi Database .............................................................................. 107
4.1.2 Implementasi Class Sistem .................................................................. 112
4.1.3 Implementasi Interface Sistem .................................................................. 114
4.2 Pengujian Sistem ............................................................................................ 137
4.2.1 Hasil Pengujian Metode Black Box ...................................................... 137
4.2.2 Hasil Pengujian Metode Mean Opinion Score (MOS) ......................... 155
BAB V PENUTUP ............................................................................................................ 160
5.1 Kesimpulan ...................................................................................................... 160
5.2 Saran ................................................................................................................ 160
DAFTAR PUSTAKA
LAMPIRAN
x
DAFTAR TABEL
Tabel 2.1 Prosedur Penanganan Surat Masuk ...................................................................... 11
Tabel 2.2 Prosedur Penanganan Surat Keluar ...................................................................... 12
Tabel 2.3 Simbol Use Case Diagram ................................................................................... 18
Tabel 2.4 Simbol Entity Relation Diagram (ERD) .............................................................. 19
Tabel 2.5 Simbol Class Diagram ......................................................................................... 21
Tabel 2.6 Simbol Squence Diagram ..................................................................................... 22
Tabel 2.7 Simbol Activity Diagram ...................................................................................... 23
Tabel 3.1 Tabel Admin ......................................................................................................... 43
Tabel 3.2 Tabel Pegawai ....................................................................................................... 43
Tabel 3.3 Tabel Surat Masuk ................................................................................................ 44
Tabel 3.4 Tabel Surat Keluar ................................................................................................ 44
Tabel 3.5 Tabel Klasifikasi Surat ......................................................................................... 45
Tabel 3.6 Tabel Arsip Surat Masuk ...................................................................................... 45
Tabel 3.7 Tabel Arsip Surat Keluar ...................................................................................... 45
Tabel 3.8 Tabel Disposisi ..................................................................................................... 46
Tabel 3.9 Tabel Bagian ......................................................................................................... 46
Tabel 4.1 Tabel Pengujian Black box fungsi login administrator ...................................... 138
Tabel 4.2 Pengujian Black box fungsi edit data pegawai ................................................... 139
Tabel 4.3 Pengujian Black box fungsi delete data pegawai. ............................................... 139
Tabel 4.4 Pengujian Black box fungsi tambah data surat masuk.. ...................................... 140
Tabel 4.5 Pengujian Black box fungsi edit data surat masuk. ............................................. 141
Tabel 4.6 Pengujian Black box fungsi disposisi data surat masuk ...................................... 142
Tabel 4.7 Pengujian Black box fungsi tambah data arsip surat masuk ............................... 143
Tabel 4.8 Pengujian Black box fungsi edit data arsip surat masuk .................................... 144
Tabel 4.9 Pengujian Black box fungsi delete data surat masuk .......................................... 144
Tabel 4.10 Pengujian Black box fungsi tambah data surat keluar ..................................... 145
Tabel 4.11 Pengujian Black box fungsi edit data surat keluar ............................................ 146
xi
Tabel 4.12 Pengujian Black box fungsi tambah data arsip surat keluar ............................. 147
Tabel 4.13 Pengujian Black box fungsi edit data arsip surat keluar ................................... 147
Tabel 4.14 Pengujian Black box fungsi cetak data laporan surat masuk ............................ 148
Tabel 4.15 Pengujian Black box fungsi cetak laporan data surat keluar ............................. 149
Tabel 4.16 Pengujian Black box fungsi tambah klasifikasi surat ....................................... 149
Tabel 4.17 Pengujian Black box fungsi delete data klasifikasi surat ..................................... 150
Tabel 4.18 Pengujian Black box fungsi login user ............................................................. 151
Tabel 4.19 Pengujian Black box fungsi tambah data surat keluar. ..................................... 151
Tabel 4.20 Pengujian Black box fungsi edit data surat keluar. ........................................... 152
Tabel 4.21 Pengujian Black box fungsi delete data surat keluar ............................................ 153
Tabel 4.22 Pengujian Black box fungsi terima, disposisi dan tolak ..................................... 154
Tabel 4.23 Hasil pengujian pada staff Ekspedisis dan Arsip meggunakan Mean Opnion
Score (MOS) ............................................................................................................. 157
Tabel 4.24 Hasil pengujian pada mahasiswa meggunakan Mean Opnion Score (MOS) ... 158
xii
DAFTAR GAMBAR
Gambar 2.1 Struktur Organisasi Biro Umum Sekretariat Daerah Provinsi NTB ................... 7
Gambar 2.2 Cardinality One to One ..................................................................................... 20
Gambar 2.3 Cardinality One to Many .................................................................................. 20
Gambar 2.4 Cardinality Many to Many ................................................................................ 20
Gambar 2.5 Ilustrasi MVC pada Codeigniter ....................................................................... 26
Gambar 2.6 Waterfall Model ................................................................................................ 26
Gambar 3.1 Diagram Alir Penelitian .................................................................................... 29
Gambar 3.2 Flowchart sistem pengendalian surat masuk yang sedang berjalan ................ 31
Gambar 3.3 Flowchart sistem pengendalian surat keluar yang sedang berjalan ................. 33
Gambar 3.4 Flowchart sistem pengendalian surat masuk yang diusulkan .......................... 35
Gambar 3.5 Flowchart sistem pengendalian surat keluar yang diusulkan ........................... 37
Gambar 3.6 Use Case Diagram Sistem Informasi Pengelolaan Surat dan Kearsipan ......... 41
Gambar 3.7 ERD Sistem Informasi Pengelolaan Surat dan Kearsipan ................................ 42
Gambar 3.8 Class Diagram Sistem Informasi Pengelolaan Surat dan Kearsipan ................ 47
Gambar 3.9 Sequence Diagram Login Pencatat Kearsipan (Admin) ................................... 51
Gambar 3.10 Sequence Diagram Login Pencatat Biro ......................................................... 52
Gambar 3.11 Sequence Diagram Menambah Surat Masuk .................................................. 53
Gambar 3.12 Sequence Diagram Mengubah Surat Masuk ................................................... 54
Gambar 3.13 Sequence Diagram Mencari Surat Masuk ...................................................... 55
Gambar 3.14 Sequence Diagram Menghapus Surat Masuk ................................................. 56
Gambar 3.15 Sequence Diagram Melihat Surat Masuk ....................................................... 57
Gambar 3.16 Sequence Diagram Disposisi Surat Masuk ..................................................... 58
Gambar 3.17 Sequence Diagram Menambah Arsip Surat Masuk ........................................ 59
Gambar 3.18 Sequence Diagram Mengubah Arsip Surat Masuk ......................................... 60
Gambar 3.19 Sequence Diagram Mencari Arsip Surat Masuk ............................................ 61
Gambar 3.20 Sequence Diagram Melihat Arsip Surat Masuk ............................................. 62
Gambar 3.21 Sequence Diagram Menerbitkan Laporan Surat Masuk ................................. 63
xiii
Gambar 3.22 Sequence Diagram Menambah Surat Keluar .................................................. 65
Gambar 3.23 Sequence Diagram Mengubah Surat Keluar ................................................... 66
Gambar 3.24 Sequence Diagram Mencari Surat Keluar ...................................................... 67
Gambar 3.25 Sequence Diagram Menghapus Surat Keluar ................................................. 68
Gambar 3.26 Sequence Diagram Melihat Surat Keluar ....................................................... 69
Gambar 3.27 Sequence Diagram Menambah Arsip Surat Keluar ........................................ 70
Gambar 3.28 Sequence Diagram Mengubah Arsip Surat Keluar ......................................... 71
Gambar 3.29 Sequence Diagram Mencari Arsip Surat Keluar ............................................ 72
Gambar 3.30 Sequence Diagram Melihat Arsip Surat Keluar ............................................. 73
Gambar 3.31 Sequence Diagram Menerbitkan Laporan Surat Keluar ................................. 74
Gambar 3.32 Sequence Diagram Menambah Pegawai ........................................................ 75
Gambar 3.33 Sequence Diagram Mengubah Pegawai ......................................................... 76
Gambar 3.34 Sequence Diagram Mencari Pegawai ............................................................. 77
Gambar 3.35 Sequence Diagram Menghapus Pegawai ........................................................ 78
Gambar 3.36 Sequence Diagram Melihat Peegawai ............................................................ 79
Gambar 3.37 Sequence Diagram Menambah Klasifikasi ..................................................... 81
Gambar 3.38 Sequence Diagram Menghapus Klasifikkasi .................................................. 82
Gambar 3.39 Sequence Diagram Melihat Klasifikasi .......................................................... 82
Gambar 3.40 Activity Diagram ............................................................................................. 84
Gambar 3.41 Form Login ..................................................................................................... 86
Gambar 3.42 Notifikasi Menginputkan Username dan Password Salah ............................. 86
Gambar 3.43 Desain Tampilan Home Administrator (Staff Ekspedisi dan Arsip) .............. 87
Gambar 3.44 Desain Tampilan Menu Data Surat Masuk ..................................................... 87
Gambar 3.45 Desain Tampilan Form Surat Masuk .............................................................. 88
Gambar 3.46 Desain Tampilan Detail Surat Masuk ............................................................. 88
Gambar 3.47 Desain Tampilan Monitoring Disposisi Surat Dengan Status Surat Masih
Dalam Proses ................................................................................................ 89
Gambar 3.48 Desain Tampilan Monitoring Disposisi Surat Telah Terdisposisi ................. 89
Gambar 3.49 Desain Tampilan Form Arsip Surat Masuk .................................................... 90
Gambar 3.50 Desain Tampilan Hapus Data Surat Masuk .................................................... 90
xiv
Gambar 3.51 Desain Tampilan Menu Data Surat Keluar ..................................................... 90
Gambar 3.52 Desain Tampilan Detail Surat Keluar ............................................................. 91
Gambar 3.53 Desain Tampilan Arsip Surat Keluar .............................................................. 91
Gambar 3.54 Desain Tampilan Menu Data Arsip Surat Masuk ........................................... 92
Gambar 3.55 Desain Tampilan Detail Arsip Surat Masuk ................................................... 93
Gambar 3.56 Desain Tampilan Menu Data Arsip Surat Keluar ........................................... 93
Gambar 3.57 Desain Tampilan Detail Arsip Surat Keluar ................................................... 94
Gambar 3.58 Desain Tampilan Menu Data Laporan Surat Masuk ....................................... 95
Gambar 3.59 Desain Tampilan Laporan Surat Masuk ......................................................... 95
Gambar 3.60 Desain Tampilan Menu Data Laporan Surat Keluar ...................................... 96
Gambar 3.61 Desain Tampilan Laporan Surat Keluar ......................................................... 96
Gambar 3.62 Desain Tampilan Menu Data Laporan Grafik Surat ....................................... 97
Gambar 3.63 Desain Tampilan Form Klasifikasi Surat ....................................................... 97
Gambar 3.64 Desain Tampilan Data Disposisi Surat Masuk ............................................... 98
Gambar 3.65 Desain Tampilan Proses Verifikasi Terima dan Tolak Data Surat Masuk ..... 98
Gambar 3.66 Desain Tampilan Proses Disposisi Data Surat Masuk ................................... 99
Gambar 3.67 Desain Tampilan Data Pegawai Bagian atau Biro .......................................... 99
Gambar 3.68 Desain Tampilan Data Pegawai Bagian Atau Biro Yang Dapat Mengakses
Sistem ........................................................................................................... 100
Gambar 3.69 Desain Tampilan Detail Data Pegawai ......................................................... 100
Gambar 3.70 Desain Tampilan Home User (Pegawai Bagian atau Biro) ......................... 101
Gambar 3.71 Desain Tampilan Data Surat Masuk ............................................................. 101
Gambar 3.72 Desain Tampilan Detail Surat Masuk .......................................................... 102
Gambar 3.73 Desain Tampilan Proses Disposisi Surat Masuk .......................................... 102
Gambar 3.74 Desain Tampilan Data Surat Keluar ............................................................ 103
Gambar 3.75 Desain Tampilan Form Surat Keluar ............................................................ 103
Gambar 3.76 Desain Tampilan Detail Surat Keluar ........................................................... 104
Gambar 3.77 Desain Tampilan Data Disposisi Surat Masuk ............................................. 104
Gambar 3.78 Desain Tampilan Proses Verifikasi Terima Dan Tolak Data Surat Masuk .. 105
Gambar 3.79 Desain Tampilan Proses Disposisi Data Surat Masuk .................................. 105
xv
Gambar 4.1 Implementasi Database Surat. ........................................................................ 107
Gambar 4.2 Field-Field Dalam Tabel Admin. ................................................................... 108
Gambar 4.3 Field-Field Dalam Tabel Arsip Surat Keluar ................................................. 108
Gambar 4.4 Field-Field Dalam Tabel Arsip Surat Masuk. ................................................ 109
Gambar 4.5 Field-Field Dalam Tabel Bagian .................................................................... 109
Gambar 4.6 Field-Field Dalam Tabel Disposisi. ................................................................ 110
Gambar 4.7 Field-Field Dalam Tabel Klasifikasi Surat. .................................................... 110
Gambar 4.8 Field-Field Dalam Tabel Pegawai. ................................................................. 111
Gambar 4.9 Field-Field Dalam Tabel Surat Keluar ........................................................... 111
Gambar 4.10 Field-Field Dalam Tabel Surat Masuk. ........................................................ 112
Gambar 4.11 Implementasi Class Pada Model. .................................................................. 113
Gambar 4.12 Implementasi Class Pada Controller. ........................................................... 113
Gambar 4.13 Implementasi Class Pada View ..................................................................... 114
Gambar 4.14 Interface Login Administrator ..................................................................... 115
Gambar 4.15 Notifikasi Menginputkan Username Dan Password Salah. ......................... 115
Gambar 4.16 Interface Home Administrator (Staff Ekspedisi Dan Arsip) ......................... 117
Gambar 4.17 Interface Data Surat Masuk .......................................................................... 118
Gambar 4.18 Interface Form Surat Masuk. ........................................................................ 119
Gambar 4.19 Interface detail surat masuk ......................................................................... 119
Gambar 4.20 Interface Monitoring Disposisi Surat Dengan Status Surat Masih Dalam
Proses ............................................................................................................. 120
Gambar 4.21 Interface Monitoring Disposisi Surat Dengan Status Surat Telah
Terdisposisi. ................................................................................................... 120
Gambar 4.22 Interface Hapus Data Surat Masuk .............................................................. 120
Gambar 4.23 Interface Form Arsip Surat Masuk. .............................................................. 121
Gambar 4.24 Interface Menu Data Surat Keluar. ............................................................... 123
Gambar 4.25 Interface Detail Surat Keluar ....................................................................... 123
Gambar 4.26 Interface Arsip Surat Keluar ........................................................................ 124
Gambar 4.27 Interface Data Arsip Surat Masuk ................................................................ 124
xvi
Gambar 4.28 Interface Detail Arsip Surat Masuk .............................................................. 125
Gambar 4.29 Interface Data Arsip Surat Keluar ................................................................ 125
Gambar 4.30 Interface Detail Arsip Surat Keluar .............................................................. 126
Gambar 4.31 Interface Menu Data Laporan Surat Masuk .................................................. 126
Gambar 4.32 Interface Laporan Surat Masuk .................................................................... 127
Gambar 4.33 Interface Menu Data Laporan Surat Keluar .................................................. 127
Gambar 4.34 Interface Laporan Surat Keluar .................................................................... 128
Gambar 4.35 interface Laporan Surat Masuk dan Surat Keluar Dalam Bentuk Grafik ..... 128
Gambar 4.36 Interface Data Klasifikasi Surat ................................................................... 129
Gambar 4.37 Interface Data Disposisi Bagian Umum ...................................................... 129
Gambar 4.38 Interface Proses Verifikasi Terima dan Tolak Data Surat Masuk ................ 130
Gambar 4.39 Interface Proses Disposisi Data Surat Masuk .............................................. 130
Gambar 4.40 Interface Data Pegawai Bagian atau Biro .................................................... 131
Gambar 4.41 Interface Data Pegawai Bagian Atau Biro Yang Dapat Mengakses Sistem
Informasi Pengelolaan Surat Dan Kearsipan ................................................. 131
Gambar 4.42 Interface Detail Pegawai Bagian atau Biro .................................................. 132
Gambar 4.43 Interface Home User Pegawai Bagian Atau Biro. ....................................... 133
Gambar 4.44 Interface Data Surat Masuk Pegawai Bagian .............................................. 133
Gambar 4.45 Interface Detail Surat Masuk Pegawai Bagian ............................................ 134
Gambar 4.46 Interface Proses Disposisi Surat Masuk ...................................................... 134
Gambar 4.47 Interface Data Surat Keluar Pegawai Bagian .............................................. 135
Gambar 4.48 Interface Detail Surat Keluar Pegawai Bagian ............................................ 135
Gambar 4.49 Interface Data Disposisi Surat Masuk ......................................................... 136
Gambar 4.50 Interface Proses Verifikasi Terima dan Tolak Data Surat Masuk ............... 136
Gambar 4.51 Interface Proses Disposisi Data Surat Masuk .............................................. 136
Gambar 4.52 Grafik Persentase Rata-Rata Pernyataan Responden staff Ekspedisi
dan Arsip ..................................................................................................... 158
Gambar 4.52 Grafik Persentase Rata-Rata Pernyataan Responden Mahasiswa ................ 159
xvii
DAFTAR CUPLIKAN SOURCE CODE
Cuplikan source code 4.1 controller login administrator .................................................. 116
Cuplikan source code 4.2 controller cari surat masuk ....................................................... 117
Cuplikan source code 4.3 controller arsip surat masuk ...................................................... 121
Cuplikan source code 4.4 controller disposisi surat masuk ............................................... 137
xviii
DAFTAR LAMPIRAN
Lampiran 1. Pengujian Metode Blck Box ........................................................................... 129
Lampiran 2. Pengujian Metode Mean Opinion Score ........................................................ 146
xix
INTISARI
Pada pembangunan “Sistem Informasi Pengelolaan Surat dan Kearsipan pada
Kantor Gubernur Nusa Tenggara Barat” dilatarbelakangi oleh proses pengelolaan surat
yang masih menggunakan cara kerja manual dalam proses disposisi, pengarsipan,
pencarian, ataupun proses rekapitulas lapora surat masuk dan surat keluar bulanan. Tujuan
dari pembangunan sistem ini adalah untuk membantu dalam proses pengelolaan dan
pengarsipan surat sehingga staff pada sub bagian Ekspedisi dan Arsip dapat mengelola
surat dan pengarsipan dengan cepat dan tepat.
Sistem ini dibangun dengan menggunakan bahasa pemrograman HTML dan PHP
yang menggunakan framework CodeIgniter. Teknik pengujian yang digunakan adalah
Mean Opinion Score. Hasil pengujian yang didapatkan bahwa fungsi setiap menu yang
disediakan dalam sistem informasi ini dapat berjalan dengan sempurna sesuai dengan
fungsinya. Alur kerja dari sistem informasi ini sudah sesuai dengan alur kerja yang ada
disetiap unit kerja dikantor Gubernur Nusa Tenggara Barat.
Kata kunci : Sistem Informasi, Pengelolaan Surat dan Kearsipan, Framework CodeIgniter,
Mean Opinion Score.
xx
ABSTRACT
The development in Information System of Mail and Archives Management at the
Governor Office of West Nusa Tenggara is still supported by manual process off
disposition, archiving, search, and mail recapitulation report process. The aim at
developing this system is to help the managing and archiving mail so staff in subsection
Expedition and Archives can manage mailing and archiving quickly and precisely.
This system is developed based on programming language of HTML and PHP using
Framework CodeIgniter. It is examined through Black boxtechnique. The result is that
every menu provided functions perfectly. The workflow of the information system has been
suitable with the workflow of every work unit in the governor office of West Nusa
Tenggara.
Keywords: Information system, Mail and Archives Management, Framework CodeIgniter,
Mean Opinion Score.
1
BAB I
PENDAHULUAN
1.1 Latar Belakang
Pada era globalisasi seperti saat ini, kecepatan pengolahan dan penyampaian
informasi memiliki peran yang sangat penting bagi setiap instansi, terutama instansi
yang memiliki tingkat rutinitas yang tinggi dan memiliki banyak data yang harus diolah.
Kegiatan pengarsipan merupakan kegiatan yang sangat penting dalam ketatalaksanaan
suatu instansi, surat-surat yang setiap hari dikelola merupakan sumber informasi yang
sangat penting, jika surat-surat tersebut telah selesai diproses selanjutnya surat tersebut
harus disimpan dengan baik, sebab surat tersebut telah menjadi arsip. Apabila
penanganan dari arsip-arsip ini tidak ditangani dengan baik, maka dikhawatirkan
informasi yang terkandung didalam surat atau arsip itu akan hilang. Kehilangan arsip
merupakan kesalahan besar dalam kegiatan persuratan atau ketatalaksanaan suatu kantor
atau instansi.
Pada Sekretariat Daerah Provinsi NTB khususnya pada sub bagian ekspedisi dan
arsip yang menangani proses pengelolaan dan pencatatan data-data surat masuk dan
surat keluar seperti tanggal terima, tanggal kirim, tanggal surat, nomor surat, isi surat
atau perihal, penerima, pengirim, dan jenis surat masih menggunakan prosedur-prosedur
kerja manual yaitu menggunakan buku besar dan excel serta akan dikhwatirkan data-
data surat akan mudah rusak atau hilang, tulisan sulit dibaca oleh pegawai-pegawai lain
dan kadang terjadi kekeliruan atau kesalahan pada lembar disposisi sehingga sulit untuk
mencerna maksud dari isi disposisi dan akibatnya penginputan kolom disposisi surat
menjadi terhambat.
Proses pengelohan data surat menggunakan microsof excel masih memiliki
kendala yaitu keamanan data yang kurang terjamin, proses disposisi surat memerlukan
banyak waktu dan tenaga karena jarak ruangan antara penerima surat dengan ruangan
Ekpedisi dan Arsip yang cukup jauh, selain itu pada proses disposisi surat di Sekretariat
Daerah Provinsi NTB pengirim surat akan mencari sendiri disposisi keberadaan surat
yang dikirm. Pada proses penyimpanan arsip surat masuk dan surat keluar yang masih
menggunakan berkas-berkas yang kemudian disimpan kedalam map besar dan disusun
didalam rak-rak buku akan menyebabkan kurangnya keamanan data sehingga dapat
2
terjadi kehilangan data ketika sewaktu-waktu data surat diperlukan dan rusak termakan
usia, selain itu pada proses pencarian surat membutuhkan waktu yang lama karena harus
membongkar arsip surat untuk dapat menemukan surat yang diperlukan. Proses
pembuatan laporan surat masuk dan surat keluar masih merasa kesulitan hal ini
disebabkan karena harus membuka kembali buku agenda yang ada sehingga pekerjaan
menjadi kurang efektif. Maslah-masalah yang terjadi khusunya pada sub bagian
Ekspedisi dan Arsip disebabkan oleh tidak adanya sistem yang mampu mengelolah dan
menyimpan surat dalam jumlah yang besar secara cepat.
Berdasarkan kekurangan-kekurangan yang ada pada Sekretariat Daerah Provinsi
NTB mengharuskan pegawai terus melakukan perubahan dan terobosan menyesuaikan
dengan kemajuan teknologi untuk memenuhi tugas-tugas yang ada, agar dapat
memberikan pelayanan yang lebih memadai bagi masyarakat. Oleh karena itu sistem
informasi pengolahan surat dan kearsipan dibangun untuk dapat mempermudah dalam
proses pengelohan data surat masuk dan surat keluar, proses disposisi surat masuk,
proses pengarsipan surat masuk dan surat keluar, proses pencarian data surat masuk dan
surat keluar, proses rekapitulasi surat masuk an surat keluar bulanan serta menjadi
solusi yang tepat untuk menyimpan data dalam jumlah yang besar dengan cepat serta
informasi-informasi yang dihasilkan lebih akurat.
1.2 Rumusan Masalah
Bedasarkan dari latar belakang permasalahan yang telah dijelaskan diatas, maka
dapat diperoleh rumusan masalah yaitu bagaimana rancang bangun sistem informasi
pengelolaan surat dan kearsipan berbasis web yang dapat melakukan proses
pengelolaan, pendisposisian, pengarsipan, dan rekapitulasi laporan surat masuk dan
surat keluar bulanan.
1.3 Batasan Masalah
Penelitian dilaksanakan pada Sekretariat Daerah Provinsi NTB. Penelitian
dibatasi pada proses pengelolaan, pendisposisian, pengarsipan, dan rekapitulasi laporan
surat masuk dan surat keluar bulanan menggunakan framework codeigniter dan MySQL
sebagai database.
3
1.4 Tujuan
Adapun tujuan dalam membuat sistem informasi pengelolaan surat dan
kearsipan yaitu dapat melakukan proses pengelolaan, pendisposisian, pengarsipan, dan
memudahkan dalam rekapitulasi laporan surat masuk dan surat keluar bulanan sesuai
dengan kebutuhan pengguna pada Sekretariat Daerah Provinsi NTB.
1.5 Manfaat
Adapun manfaat pembuatan sistem informasi pengelolaan surat dan kearsipan
sebagai berikut :
1. Akademis
Manfaat yang didapatkan dalam penyusun laporan tugas akhir ini adalah
mendapatkan banyak ilmu di bidang sistem informasi pengelolaan surat dan
kearsipan dan pengalaman membangun aplikasi berbasis web dengan
mempraktekkan ilmu pengetahuan yang telah diperoleh.
2. Instansi
Manfaat yang didapatkan bagi instansi dalam pembuatan sistem informasi
pengelolaan surat dan kearsipan yang dilakukan adalah dapat memudahkan dalam
proses pengelolaan, pendisposisian, pengarsipan dan memudahkan dalam
pembuatan laporan surat masuk dan surat keluar bulanan.
1.6 Sistematika Penulisan
Untuk mengetahui gambaran ringkas mengenai isi laporan Tugas Akhir ini dan
mempermudah pemahamannya, maka pembahasannya dibagi menjadi beberapa bab
yang terdiri dari:
BAB I PENDAHULUAN
Bab ini menguraikan mengenai obyek Tugas Akhir yang meliputi latar
belakang masalah, batasan masalah, rumusan masalah, tujuan penelitian,
manfaat penelitian, dan sistematika penulisan laporan.
4
BAB II TINJAUAN PUSTAKA DAN DASAR TEORI
Bab ini menguraikan tentang tinjauan pustaka dan dasar teori yang
digunakan dalam melakukan analisis, perancangan dan implementasi
tugas akhir yang dilakukan pada bab-bab selanjutnya.
BAB III METODOLOGI PENELITIAN
Bab ini menguraikan tentang subyek penelitian, tempat dan waktu
penelitian, ruang lingkup penelitian, materi penelitian, alat penelitian,
prosedur penelitian, metode-metode pengembangan sistem yang
berkaitan dalam perancangan sistem.p
BAB IV PEMBAHASAN DAN HASIL
Bab ini menguraikan tentang analisa masalah, perancangan sistem,
struktur database yang digunakan, perancangan menu, perancangan
input dan perancangan output, pengembangan dan persiapan
implementasi sistem yang telah dibuat, serta pelaksanaan implementasi
sistem.
BAB V PENUTUP
Bab ini berisi tentang kesimpulan dari hasil penelitian yang dilakukan,
dan saran-saran yang diusulkan untuk perbaikan dari sistem yang sedang
berjalan menjadi sistem yang dirancang serta rancanganan usulan dalam
pengembangan lebih lanjut sehingga mendapatkan hasil yang lebih baik.
5
BAB II
TINJAUAN PUSTAKA DAN DASAR TEORI
2.1 Tinjauan Pustaka
Sistem informasi pengelolaan surat dan kearsipan telah banyak dibangun dan
diimplementasikan. Salah satu penelitian yang telah mengimplementasikan sistem
informasi pengelolaan surat dan kearsipan adalah penelitian dengan judul “Sistem
Kearsipan Surat Masuk dan Keluar di Kantor Kepala Desa Tridadi Kecamatan Sleman
Kabupaten Sleman Berbasis Visual Basic” (Hidayat, 2014). Visual basic merupakan
program untuk membuat aplikasi berbasis Microsoft Windows secara cepat dan mudah,
penggunaan visual basic untuk membangun sistem sederhana sampai aplikasi kompleks
atau rumit baik untuk keperluan pribadi maupun untuk keperluan perusahaan atau instansi
dengan sistem yang lebih besar. Pada perancangan sistem informasi kearsipan di kantor
kepala desa tridaddi, penulis menggunakan desain model dalam bentuk physical system
(flowchart) dan Logical model (data flow diagram). Sistem Informasi Kearsipan Surat
Keluar dan Surat Masuk berbasis visual basic ini dapat mempermudah pencarian data
pencatatan surat masuk dan surat keluar, serta pengklasifikasiannya sehingga
memudahkan dalam temu balik arsip, serta nantinya dapat membantu dalam pembuatan
laporan terhadap atasan
Penelitian lainnya yang telah mengimplementasikan sistem informasi pengelolaan
surat dan kearsipan adalah penelitian yang berjudul “Perancangan Sistem Informasi Arsip
Surat Menyurat Di Universitas U’Budiyah Indonesia Menggunakan Php dan MySql”
(Junidar, 2012). Pada perancangan sistem informasi kearsipan di Universitas U’Budiyah
Indonesia, penulis menggunakan desain model dalam bentuk physical system (flowchart)
dan Entity Relation Diagram (ERD). Pengujian sistem dengan cara sosialisasi aplikasi
merupakan tahapan pengujian untuk menerapkan aplikasi pengarsipan surat menyurat
Universitas U’Budiyah Indonesia secara online atau intranet. Pada tahapan ini aplikasi
yang telah selesai di buat dan diletakkan pada server Universitas U’Budiyah Indonesia,
dengan adanya sistem informasi arsip surat menyurat ini, mahasiswa dapat melakukan
proses permintaan pembuatan surat melalui aplikasi kepada pihak akademik tanpa harus
mendatangi pihak akademik langsung.
6
Selain itu sistem informasi pengelolaan surat dan kearsipan yang berjudul
“Perancangan Sistem Infromasi Administrasi Surat Masuk dan Surat Keluar Di
Kecamatan Ketapang Kabupaten Bandung” (Permana, 2014). Pada perancangan sistem
informasi kearsipan di kantor kepala desa tridaddi, penulis menggunakan desain model
dalam bentuk Entity Relation Diagram (ERD) dan logical model (data flow diagram).
Metode pengujian menggunakan metode black box untuk menguji menguji fungsi-fungsi
didalam sistem dan untuk menentukan fungsi-fungsi didalam sistem sudah berjalan sesuai
harapan atau tidak. Sistem informasi administrasi surat masuk dan surat keluar di
Kecamatan Ketapang Kabupaten Bandung telah diimplementasikan dengan hasil
memudahkan dalam pencarian surat masuk dan surat keluar serta dokumentasi yang lebih
tertata rapi.
Penelitian mengenai sistem informasi surat yang serupa yaitu penelitian dengan
judul “Rancang Bangun Sistem Informasi Surat Universitas Islam Negeri Sunan Kalijaga
Menggunakan Pendekatan Agile Process dengan Model Extreme Programming”
(Setyawan, 2014). Pada perancangan sistem, penulis menggunakan desain model dalam
bentuk use case diagram, entity relation diagram, class diagram, sequence diagram dan
activity diagram. Metode pengujian sistem menggunakan metode black box dengan
membagikan kuisioner kepada pegawai-pegawi Tata Usaha dengan hasil fungsi-fungsi
pada sistem telah berjalan dengan baik. Pada penelitian ini bertujuan untuk merancang
dan membangun sistem informasi surat secara terpusat yang dapat memudahkan pegawai
dalam proses administrasi persuratan.
Penelitian mengenai sistem informasi surat yang serupa pernah dilakukan
sebelumnya, yaitu pada Praktek Kerja Lapangan (PKL) yang berjudul “Analisa dan
Perancangan Sistem Informasi Pengelolaan Surat dan Kearsipan pada Sub Bagian
Ekspedisi dan Arsip Biro Umum Sekretariat Daerah Provinsi NTB” (Sumiati, 2015).
Sistem informasi pengolahan surat dan kearsipan pada PKL hanya pada ruang lingkup
Sub Bagian Ekspedisi dan Arsip Biro Umum Sekretariat Daerah Provinsi NTB dan hanya
melakukan proses mengolah surat masuk serta rekapitulasi laporan surat masuk bulanan.
Penelitian ini menggunakan metode terstruktur dan sistem informasi pengelolaan surat
dan kearsipan sebatas analisa dan perancangan sistem. Penelitian ini akan dilanjutkan
menjadi sebuah SKRIPSI yang berjudul “Rancang Bangun Sistem Informasi Pengelolaan
Surat dan Kearsipan pada Sekretariat Daerah Provinsi NTB”.
7
Pada penelitian menjadi sebuah SKRIPSI ruang lingkup sistem diperluas menjadi
Sekretariat Daerah NTB selain itu penelitian ini melakukan proses pengelohan surat
masuk dan surat keluar, proses disposisi surat, proses pengarsipan dan proses rekapitulasi
laporan surat masuk dan surat keluar bulanan atau tahunan. Metode yang digunakan pada
penelitian ini yaitu metode berorientasi objek yang terdiri dari use case diagram, entity
relation diagram, class diagram, sequence diagram dan activity diagram. Metode
pengujian sistem menggunakan metode black box untuk menguji fungsi-fungsi yang ada
pada sistem, dan Mean Opinion Sore (MOS) merupakan suatu penilaian kualitatif
terhadap hasil citra. Penilaian ini berdasarkan pada pengamatan mata manusia,
sehingga baik buruknya hasil segmentasi ini bergantung pada penilaian subjektif
masing-masing koresponden.
2.2 Landasan Teori
2.2.1 Struktur Organisasi Biro Umum
Berdasarkan Peraturan Daerah Provinsi NB Nomor 1 Tahun 2012 tentang
Perubahan atas Peraturan Daerah Nomor 6 Tahun 2008 tentang Organisasi dan Tata Kerja
Sekretariat Daerah Provinsi NTB dan Sekretariat Dewan Perwakilan Rakyat Daerah
Provinsi NTB bahwa Biro Umum pada Sekretariat Daerah Provinsi Nusa Tenggara Barat
mempunyai susunan organisasi dapat dilihat pada Gambar 2.1.
Gambar 2.1 Struktur Organisasi Biro Umum Sekretariat Daerah
Provinsi Nusa Tenggara Barat
8
Sekretariat Daerah Provinsi Nusa Tenggara Barat merupakan unsur staff
Pemerintah Daerah, dipimpin oleh Sekretaris Daerah yang berada dibawah dan
bertanggung jawab kepada Gubernur. Sekretariat Daerah terdiri dari Sekretaris Daerah,
tiga Asisten dan sembilan Biro, masing-masing Biro terdiri dari Bagian-Bagian dan
masing-masing Bagian terdiri dari tiga Sub Bagian serta Jabatan Fungsional. Biro Umum
Sekretariat Daerah Provinsi Nusa Tenggara Barat berada dibawah koordinasi Asisten
Administrasi Umum dan Kesejahteraan, terdiri dari lima Bagian dan Lima Belas Sub
Bagian.
Biro Umum Sekretariat Daerah Provinsi Nusa Tenggara Barat merupakan salah
satu unit kerja pendukung (supporting unit) dan unit koordinator (coordinating unit)
dalam memberikan pelayanan kepada Pimpinan dalam pelaksanaan tugas Pemerintahan.
Biro Umum memiliki bagian-bagian yaitu salah satunya bagian Kesekretariatan dan PDE
memiliki sub-sub bagian yang salah satunya yaitu sub bagian ekspedisi dan arsip yang
bertugas sebagai berikut :
1. Penanganan surat masuk di Sekretariat Daerah Provinsi NTB
2. Pemberian informasi umum proses penanganan surat masuk
3. Penatausahaan nomor surat keluar
2.2.2 Surat
Surat adalah alat komunikasi tertulis yang berasal dari satu pihak dan ditujukan
kepada pihak lain untuk menyampaikan warta, setiap bentuk catatan tertulis atau
bergambar yang memuat keterangan mengenai sesuatu hal atau peristiwa yang dibuat
orang untuk membantu ingatannya dan menyampaikan informasi atau pernyataan dari
satu pihak kepada pihak lain (Sedarmayanti, 1997).
Surat memiliki kelebihan tersendiri dikarenakan surat merupakan sarana yang
dapat merekam informasi jauh lebih panjang, lebih rinci namun tetap praktis dan
ekonomis. Beberapa penjelasan diatas maka dapat ditarik kesimpulan bahwa surat adalah
alat komunikasi yang berisi informasi tertulis maupun bergambar yang hendak
disampaikan kepada pihak bersangkutan dan memiliki kelebihan tersendiri dalam hal
kerahasiaan, keefektifan dan ekonomis.
Definisi lain yaitu, surat adalah alat komunikasi yang berasal dari satu pihak ang
ditujukan kepada pihak lain untuk menyampaikan warta.
9
2.2.3 Fungsi Surat
Surat sebagai sarana dalam penyampaian pesan secara tertulis suatu instansi atau
organisasi dalam menjalin kerjasama antar organisasi. Fungsi surat antara lain (Barthos,
2003).
1. Wakil dari pengirim atau penulis
2. Bahan bukti
3. Pedoman dalam mengambil tindakan lebih lanjut
4. Alat pengukur kegiatan organisasi
5. Sarana memperpendek jarak
Penjelasan diatas mengenai fungsi surat dapat disimpulkan bahwa surat
digunakan sebagai bukti yang paling akurat bila terjadi suatu permasalahan dengan pihak
lain.
2.2.4 Tujuan Surat
Surat memiliki tujuan bagi organisasi atau instansi dengan tujuan niaga atau
dagang dan surat pribadi atau individu yaitu :
1. Sebagai pemberitahuan.
2. Sebagai surat perintah.
3. Sebagai surat peringatan.
4. Sebagai surat permohonan atau permintaan.
5. Sebagai surat pengantar.
6. Sebagai surat perjanjian.
7. Sebagai surat laporan.
8. Sebagai surat keputusan.
9. Sebagai surat panggilan
10. Sebagai surat susulan.
2.2.5 Surat Masuk
Surat masuk adalah surat yang diterima dari perusahaan atau instansi lain kepada
pihak yang bersangkutan. Surat masuk merupakan sarana komunikasi tertulis yang
diterima dari instansi atau perorangan melalui pos maupun dari kurir dengan
10
mempergunakan buku pengiriman. Pengendalian dan pengurusan surat masuk dalam
instansi dapat digolongkan menurut penggolongan jenis surat yaitu (Wursanto, 1991).
1. Surat penting
Semua surat yang mengemukakan semua masalah-masalah pokok yang
memepengaruhi langsung ataupun tidak langsung, berhasil tidaknya pencapaian
tujuan organisasi.
2. Surat rutin atau biasa
Surat yang tidak tergolong penting, dimana surat-surat tersebut langsung ditindak
lanjuti, relatif singkat dan tidak disimpan terlalu lama.
3. Surat rahasia
Surat yang harus disampaikan sesegera mungkin kepada pimpinan (orang yang
bersangkutan) yang masih dalam keadaan tertutup, sehingga surat tersebut tidak boleh
dibuka oleh penerima surat.
4. Surat pribadi
Surat yang disimpulkannya tercantum nama pribadi orang yang bersangkutan,
walaupun disertai jabatan formalnya.
2.2.6 Prosedur Penanganan Surat Masuk
Pengurusan surat-surat mempunyai pengaruh yang penting terhadap pekerjaan
kantor, karena itu perlu membuka surat-surat dan memerlukan pencatatan ataupun
penyimpanan surat sebelum pekerjaan kantor dimulai (Herijanto, 1994).
Prosedur penanganan surat masuk pada Sekretariat Daerah Provinsi Nusa Tenggara
Barat dapat dilihat pada Tabel 2.1 (Ekspedisi dan Arsip Sekretariat Daerah Provinsi NTB,
2013).
11
Tabel 2.1 Prosedur Penanganan Surat Masuk
UNIT KEARSIPAN UNIT KERJA ( BIRO – BIRO)
PENERIMA
SURAT
PENGARAH
SURAT
PENGENDALI
SURAT
PENCATAT
SURAT
PENYIMPAN
KARTU
KENDALI
TU. UNIT KERJA (BIRO-
BIRO) KEPALA BIRO
Surat diterima dan
disortir menjadi
surat rahasia, surat
pribadi dan surat
dinas, kemudian
surat dibuka dan
diberikan ke
pengarah surat.
Surat diarahkan
sesuai dengan
masalah surat ke
unit kerja yang akan
memproses surat
tersebut.
Surat diberikan
nomor kendali
sesuai dengan kode
masalah dan biro
yang memproses
surat.
Surat dicatat di
lembar penerus
rutin dan kartu
kendali untuk
menaikkan
surat penting
atau segera.
Penyimpan kartu
kendali dan
lembar penerus
rutin untuk
menaikkan surat.
Surat ditrerima oleh TU biro
dengan menandatangani lembar
kesatu yaitu penerus rutin,
lembar kedua yaitu kartu
kendali, dan lembar ketiga kartu
kendali yang disimpan oleh TU
biro.
Surat diproses oleh
kepala biro - biro di
Lingkup Sekretariat
Daerah Provinsi
NTB.
2
SURAT
SURAT
SURAT SURAT SURAT SURAT
XX
XX
XX
XX
XX
XX
XX
XX
XX
XX
XX
XX
XX
XX
XX
XX
12
KONSEP
SURAT
NET
SURAT
KONSEP
SURAT
NET
SURAT
NET
SURAT
2.2.7 Surat Keluar
Surat keluar adalah surat yang sudah lengkap yaitu bertanggal, bernomor, berstempel dan telah ditandatangani oleh pejabat yang
berwenang yang dibuat oleh suatu instansi atau lembaga lain (Wursanto, 1991).
2.2.8 Prosedur Penanganan Surat Keluar
Prosedur penanganan surat masuk pada Sekretariat Daerah Provinsi Nusa Tenggara Barat dapat dilihat pada Tabel 2.2 (Ekspedisi dan
Arsip Sekretariat Daerah Provinsi NTB, 2013).
Tabel 2.1 Prosedur Penanganan Surat Masuk
UNIT KERJA ( BIRO – BIRO ) UNIT KEARSIPAN
PENGOLAH
SURAT PENCATAT SURAT
PENGENDALI
SURAT
PENGARAH
SURAT PENYIMPAN KARTU KENDALI
TU. UNIT
KEARSIPAN
PENYIMPAN
KARTU
KENDALI
Surat dikonsep
oleh pengolah.
Surat dicatat dan
diketik oleh petugas
TU biro.
Surat diberi
nomor kendali.
Surat dikirim
Surat masuk difotocopy menjadi
arsip surat dan kartu kendali
disimpan oleh TU biro
Pemberian
nomor Surat
keluar oleh unit
kearsipan
Menyimpan
Kartu kendali
lembar ketiga
KONSEP
SURAT SURAT
XX
XX
XX
XX
XX
XX
XX
XX
XX
XX
XX
ARSIP
SURAT
13
2.2.9 Arsip
Arsip adalah setiap catatan, record, warkat yang tertulis, tercetak atau ketikan
dalam bentuk huruf, angka atau gambar, yang mempunyai arti dan tujuan tertentu sebagai
bahan komunikasi dan informasi yang terekam pada kertas, media komputer piringan dan
kertas fotocopy. Berdasarkan uraian diatas dapat didefinisikan bahwa arsip adalah
naskah-naskah atau dokumen-dokumen sebagai pusat ingatan dari berbagai kegiatan atau
organisasi. Naskah tersebut disimpan secara sistematis ditempat yang telah disediakan
sehingga lebih mudah dalam proses pencarian apabila dibutuhkan kembali (Amsyah,
2005).
2.2.10 Sistem Pengarsipan Surat
Sistem pengarsipan adalah sistem informasi pencatatan surat-menyurat dan
pengarsipan. Sistem ini mendukung prinsip Good Goverment dan Good Corporate
Governance dalam mencapai efisiensi dan efektifitas pencapaian tujuan untuk organisasi
pemerintah maupun swasta. E-arsip membantu mengefektifkan kerapian pengarsipan
surat dan dokumen-dokumen institusi seperti dokumen kontrak, referensi, pajak dan lain-
lain. Penugasan dan distribusi pekerjaan terkait dengan isi surat bisa dilakukan dengan
cepat dan real time (Amsyah, 2005).
2.2.11 Teknik atau Metode Pengarsipan
Sistem pengarsipan ada empat macam cara pengaturan atau teknik penyimpanan
arsip secara logis dan sistematis yaitu terdiri dari
1. Sistem Abjad (Alphabetical Filling Sistem)
Sistem abjad adalah sistem penyimpanan arsip dengan memakai metode penyusunan
menurut abjad. Umumnya dipakai untuk arsip yang dasar penyusunannya dilakukan
terhadap nama orang, nama perusahaan atau organisasi, nama tempat, nama benda
dan subjek masalah. Nama-nama diambil dari nama pengirim (surat masuk) dan nama
alamat yang dituju (surat keluar). Cara menemukan dan menentukan ciri atau tanda
dari suatu dokumen yang akan dijadikan petunjuk atau tanda pengenal (caption) untuk
memudahkan mengetahui tempat dokumen disimpan.
14
2. Sistem Perihal (Pokok Isi Surat)
Sistem perihal adalah cara penyimpanan dan penemuan kembali surat berpedoman
pada perihal surat atau pokok isi surat.
3. Sistem Nomor
Sistem nomor ada empat macam yaitu :
a. Sistem Nomor Menurut Dewey (Sistem Desimal atau Klasifikasi)
Sistem ini menetapkan kode surat berdasarkan nomor yang ditetapkan untuk surat
yang bersangkutan. Dalam klasifikasi, nomor adalah daftar yang memuat semua
kegiatan atau masalah yang terdapat dalam kantor.
b. Sistem Nomor Menurut Terminal Digit
Sistem ini kode penyimpanan dan kode penemuan kembali surat memakai sistem
penyimpanan menurut teminal digit, yaitu sistem penyimpanan berdasarkan pada
nomor urut dalam buku arsip.
c. Sistem Nomor Middle Digit
Sistem ini merupakan kombinasi dari sistem nomor decimal dewey dan sistem
nomor terminal digit yang dijadikan kode laci dan guide adalah dua angka yang
berada di tengah, sedangkan dua angka yang berada di depannya menunjukkan
kode map, kemudian dua angka yang berada dibelakangnya menunjukkan urutan
surat yang kesekian didalam map. Sistem ini kode angka harus berjumlah enam,
sehingga terdapat dua angka ditengah, dua angka di depan dan dua angka
dibelakang jika angka kode kurang dari enam maka harus ditambahkan angka nol
di depannya sampai berjumlah enam angka. Cara penyimpanannya sama dengan
sistem nomor terminal digit.
d. Sistem Nomor Soundex (Phonetic Sistem)
Sistem soundex adalah sistem penyimpanan warkat berdasarkan pengelompokan
nama dan tulisannya atau bunyi pengucapannya hampir bersamaan. Sistem ini
nama-nama diganti dengan kode atau notasi yang terdiri dari satu huruf dan tiga
angka. Susunan penyimpanannya adalah menurut abjad yang diikuti urutan
nomor.
4. Sistem Tanggal (Chronologis)
Sistem tanggal adalah sistem penyimpanan surat berdasarkan tanggal surat diterima
(untuk surat masuk) dan tanggal surat dikirim (untuk surat keluar).
15
2.2.12 Sistem Informasi
Sistem informasi adalah suatu sistem di dalam suatu organisasi yang
mempertemukan kebutuhan pengolahan transaksi harian, mendukung operasi, bersifat
manajerial dan kegiatan strategi dari suatu organisasi dan menyediakan pihak luar tertentu
dengan laporan-laporan yang diperlukan (Jogiyanto, 2002).
Komponen-komponen sistem informasi sebagai berikut:
1. Blok masukan, input mewakili data yang masuk ke dalam sistem informasi terdiri dari
metode-metode dan media untuk menangkap data yang akan dimasukkan dapat
berupa dokumen-dokumen dasar.
2. Blok model terdiri dari kombinasi prosedur, logika dan model matematik yang akan
memanipulasi data input dan data yang tersimpan di basis data dengan cara yang
sudah tertentu untuk menghasilkan keluaran yang diinginkan.
3. Blok keluaran adalah produk dari sistem informasi yang berkualitas dan dokumentasi
yang berguna untuk semua tingkatan manajemen serta semua pemakai sistem.
4. Blok teknologi merupakan tool-box dalam sistem informasi yang digunakan untuk
menerima input, menjalankan model, menyimpan dan mengakses data, menghasilkan
dan mengirimkan keluaran dan membantu pengendalian dari sistem secara
keseluruhan.
5. Blok basis data merupakan kumpulan dari data yang saling berhubungan satu dengan
yang lainnya, tersimpan di perangkat keras komputer dan menggunakan perangkat
lunak untuk memanipulasinya.
Kelima komponen tersebut harus ada bersama-sama dan membentuk satu
kesatuan, jika ada satu atau lebih komponen tersebut tidak ada maka sistem informasi
tidak akan dapat menjalakankan fungsinya, yaitu pengolahan data dan menghasilkan
informasi yang relevan, tepat waktu dan akurat.
2.2.13 Sistem Informasi Berbasis Web
Web pada dasarnya adalah kumpulan informasi yang tersedia di komputer yang
bisa diakses karena adanya jaringan yang tersedia di komputer tersebut. Defenisi web
menurut para ahli sebagai berikut :
16
1. Menurut Suwanto Raharjo, web merupakan salah satu layanan internet yang paling
banyak digunakan dibanding dengan layanan lain seperti ftp, gopher, news atau
bahkan email.
2. Menurut Wahana Komputer, web adalah formulir komunikasi interaktif yang
digunakan pada sutu jaringan komputer.
3. Menurut A. Taufiq Hidayatullah, web adalah bagian paling terlihat sebagai jaringan
terbesar dunia, yakni internet.
4. Menurut Yuhefizar, web adalah suatu metode untuk menampilkan informasi di
internet, berupa teks, gambar, suara maupun video yang interaktif dan mempunyai
kelebihan untuk menghubungkan (link) satu dokumen dengan dokumen lainnya
(hypertext) yang dapat diakses melalui sebuah browser .
2.2.14 Model Perancangan Berbasis Objek (Object Oriented Analysis and Design /
OOAD)
OOAD adalah metode pengembangan sistem yang lebih menekankan objek
dibandingkan dengan data atau proses. Metode OOAD melakukan pendekatan terhadap
masalah dari perspektif obyek, tidak pada perspektif fungsional seperti pada
pemrograman terstruktur. Pada saat ini penggunaan OOAD meningkat dibandingkan
dengan pengunaan metode pengembangan software dengan metode tradisional. Hal
tersebut untuk memenuhi peningkatan kebutuhan akan pendekatan berorientasi obyek
pada aplikasi bisnis. Tahap perancangan dimulai dengan hasil keluaran yang dihasilkan
tahapan analisis dan aktivitas yang dilakukan secara perlahan bergeser tekanannya dari
domain aplikasi atau persoalan atau masalah menuju ke domain komputasi.
Metodologi pengembangan sistem berorientasi objek mempunyai tiga
karakteristik utama sebagai berikut :
a) Encapsulation
Encapsulation merupakan dasar untuk pembatasan ruang lingkup program
terhadap data yang diproses. Data dan fungsi dikemas bersama-sama dalam suatu objek,
sehingga fungsi lain dari luar tidak dapat mengaksesnya.
17
b) Inheritance
Inheritance adalah teknik yang menyatakan bahwa anak dari objek akan mewarisi
data atau atribut dan metode dari induknya langsung. Atribut dan metode dari objek induk
diturunkan kepada anak objek.
c) Polymorphism
Polymorphism yaitu konsep yang menyatakan bahwa sesuatu yang sama dapat
mempunyai bentuk dan perilaku berbeda. Kemampuan objek-objek yang berbeda untuk
melakukan metode yang pantas dalam merespon message yang sama.
2.2.15 Unified Modelling Language (UML)
UML adalah sebuah alat bantu yang sangat handal di dunia pengembangan sistem
berorientasi objek. Hal ini di sebabkan karena UML menyediakan bahasa pemodelan
visual yang memungkinkan bagi pengembangan sistem untuk membuat cetak biru atas
visi mereka dalam bentuk baku, mudah di mengerti dan dilengkapi dengan mekanisme
efektif untuk berbagi serta mengkomunikasikan rancangan (Nugroho, 2005).
A. Tujuan utama perancangan UML adalah :
1. Menyediakan bahasa pemodelan visual yang ekspresif dan siap pakai untuk
mengembangkan dan pertukaran model-model yang berarti.
2. Menyediakan mekanisme perluasan dan spesialisasi untuk memperluas konsep
inti.
3. Mendukung spesifikasi independen bahasa pemograman dan proses
pengembangan tertentu.
4. Menyediakan basis formal untuk pemahaman bahasa pemodelan.
5. Mendorong pertumbuhan pasar berorientasi objek.
6. Mendukung konsep-konsep pengembangan level lebih tinggi seperti komponen,
kolaborasi, framework dan pattern.
B. Diagram-diagram dalam UML
Diagram-diagran dalam UML sebagai berikut :
1. Use Case Diagram.
Use case diagram mendiskripsikan sebuah interaksi antara satu atau lebih
aktor dengan sistem informasi yang akan dibuat untuk mengetahui fungsi yang ada
18
di dalam sebuah sistem informasi dan pengguna yang berhak menggunakan fungsi-
fungsi tersebut.
Tujuan utama pemodelan use case diagram adalah :
1. Memutuskan dan mendiskripsikan kebutuhan fungsional sistem.
2. Memberikan deskripsi jelas dan konsisten aktivitas yang dilakukan. Mmodel use
case diagram digunakan diseluruh proses pengembangan untuk komunikasi dan
menyediakan basis dalam pemodelan berikutnya yang mengacu pada sistem harus
memberikan fungsionalitas yang dimodelkan para use case diagram.
3. Menyediakan basis data untuk melakukan pengujian sistem yang memverifikasi
sistem.
4. Menyediakan kemampuan melacak kebutuhan fungsionalitas menjadi kelas-kelas
dan operasi-operasi aktual di sistem untuk menyederhanakan perubahan dan
ekstensi ke sistem dengan mengubah model use case diagram dan kemudian
melacak use case diagram yang dipengaruhi ke perancangan dan implementasi
sistem. Syarat penamaan use case diagram adalah nama didefenisikan
sesederhana mungkin dan dapat dipahami.
Simbol dari Use Case Diagram dapat dilihat pada Tabel 2.3.
Tabel 2.3 Simbol Use Case Diagram
Simbol Deskripsi
Use Case
Fungsionalitas yang disediakan sistem
sebagai unit-unit yang tertukar pesan antar
unit atau aktor biasanya dinyatakan dengan
menggunakan kata kerja diawal di awal
frase nama use case
Aktor
Orang, proses atau sistem lain yang
berinteraksi dengan sistem informasi yang
akan dibuat, jadi walaupun simbol dari
aktor adalah gambar dari orang, tapi aktor
belum tentu merupakan orang biasanya
dinyatakan menggunakan kata benda
diawal frase nama aktor.
19
Association
Komunikasi antar aktor dan use case yang
berpartisipai pada use case atau use case
memiliki interaksi dengan actor
Extend
<<extend>>
Relasi use case tambahan ke sebuah use
case dimana use case yang di tambahkan
dapat berdiri sendiri walau tanpa use case
tambahan seperti prinsip inheritance.
Extend merupakan perilaku use case
memperluas perilaku use case yang lain
Generalization
Hubungan generalisasi dan spesialisasi
(umum ke khusus) antara dua buah use
case dimana fungsi yang satu adalah fungsi
yang lebih umum dari lainnya,
include
Include berarti use case tambahan yang
akan selalu melakukan pengecekan apakan
use case yang ditambahkan telah
dijalankan. Include merupakan perilaku
use-case dan bagian dari use case yang
lain.
2. Entity Relation Diagram (ERD)
ERD adalah salah satu teknik pemodelan data dengan cara menentukan data
terdapat dalam suatu entity dan hubungan antar entity. Simbol dari ERD dapat dilihat
pada Tabel 2.4.
Tabel 2.4 Simbol Entity Relation Diagram (ERD)
Simbol Nama Keterangan
Entity Entity adalah data yang ada didalam
sistem, nyata maupun abstrak dan dimana
data tersimpan.
Relationship Relationship merupakan hubungan
alamiah yang terjadi antara entitas.
login
login
20
Atribut
Atribut sifat, karakteristik, atau elemen
dari tiap entitas maupun relationship
Link
Link menghubungkan antara entitas satu
dengan entitas lainnya.
Kardinalitas relasi adalah tingkat hubungan yang terjdai antara entity didalam
sistem. Tiga macam kardinalitas relasi sebagai berikut :
1. One to one
Tingkat hubungan satu ke satu, dinyatakan dengan satu kejadian pada entitas
pertama hanya mempunyai satu hubungan dengan satu kejadian pada entitas ke dua,
atau sebaliknya.
Gambar 2.2 Cardinality One to One
Gambar 2.2 merupakan kardinalitas relasi one to one. Seorang direktur dapat
memimpin satu kantor, demikian pula dengan sebuah kantor dipimpin oleh satu
direktur.
2. One to Many atau Many to One
Tingkat hubungan satu ke banyak adalah sama dengan banyak ke satu.
Gambar 2.3 Cardinality One to Many
Gambar 2.3 merupakan kardinalitas relasi one to many atau many to one. Seorang
dosen dapat mengajar banyak mata kuliah, demikian pula dengan banyak mata
kuliah diajari oleh satu dosen.
3. Many to Many
Tingkat hubungan banyak ke banyak adalah entitas pertama mempunyai banyak
hubungan dengan entitas ke dua, atau sebaliknya.
Gambar 2.4 Cardinality Many to Many
Direktur
Dosen Mengajar
Kantor Memimpin
Mata Kuliah
1 1
1 M
Dosen Mengajar Mata Kuliah M M
21
Gambar 2.4 merupakan kardinalitas relasi many to many. Banyak dosen dapat
mengajar banyak mata kuliah, demikian pula dengan banyak mata kuliah diajari
oleh banyak dosen.
3. Class Diagram
Class diagram adalah model statis yang menggambarkan struktur dan deskripsi
class serta hubungannya antara class. Class diagram mirip ERD pada perancangan
database, bedanya pada ERD tidak terdapat operasi atau metode tapi hanya atribut.
Simbol dari Activity Diagram dapat dilihat pada Tabel 2.5.
Tabel 2.5 Simbol Class Diagram
Simbol Nama Deskription
Class
Class adalah sebuah objek yang menggambarkan
sebuah keadaan nyata. Class memiliki nama kelas
, atribut , dan method
Association
Garis yang menghubungkan antara dua kelas atau
lebih dan menunjukkan bahwa kelas yang
terhubung menunjukkan sebuah relasi seperti :
one-to-one (1 – 1) , one-to-many (1 – M) , many-to
many (M – M)
Composition Menggambarkan sebuah relasi dari sebuah class
yang tidak bisa berdiri sendiri
Aggregation Menujukkan sebuah bagian relasi agregasi
Dependency Menunjukkan operasi sebuah class yang
menggunakan sebuah class lain.
22
4. Sequence Diagram
Sequence Diagram menggambarkan interaksi antar objek di dalam dan di sekitar
sistem termasuk pengguna dan display berupa message yang digambarkan terhadap
waktu. Sequence Diagram terdiri atas dimensi vertikal (waktu) dan dimensi (horizontal)
terhadap objek–objek yang terkait.
Simbol dari Sequence Diagram dapat dilihat pada Tabel 2.6.
Tabel 2.6 Simbol Sequence Diagram
Simbol Nama Keterangan
Lifeline Objek entity, antarmuka yang saling
berinteraksi.
Time Active Menyatakan objek dalam keadaan aktif.
Mesagge Spesifikasi dari komunikasi antar objek yang
memuat informasi-informasi tentang aktifitas
yang terjadi
Object Simbol yang menggambarkan suatu objek
yang saling berinteraksi.
5. Activity Diagram
Activity diagram menggambarkan aliran kerja atau aktivitas dari sebuah sistem.
Diagram aktivitas digunakan untuk mendefenisikan hal-hal berikut:
1. Rancangan proses bisnis dimana setiap urutan aktivitas yang digambarkan merupakan
proses bisnis sistem yang didefenisikan.
2. Urutan atau pengelompokan tampilan dari sistem atau user interface dimana setiap
aktivitas di anggap memiliki sebuah rancangan antar muka tampilan.
3. Rancangan tampilan dimana setiap aktivitas dianggap memerlukan sebuah pengujian
yang perlu di defenisikan kasus ujinya.
23
Simbol dari Activity Diagram dapat dilihat pada Tabel 2.7.
Tabel 2.7 Simbol Activity Diagram
Simbol Nama Deskripsi
Actifity
Memperlihatkan bagaimana masing-masing
kelas antarmuka saling berinteraksi satu sama
lain.
Decision Menujukkan sebuah pilihan.
Line Connector
Menghubungkan antara simbol yang satu dan
yang lainnya.
Initial Node Bagaimana objek dibentuk atau diawali.
Actifity Final
Node Bagaimana objek dibentuk dan dihancurkan.
Fork Node Satu aliran yang pada tahap tertentu berubah
menjadi beberapa aliran.
Join Node Banyak aliran yang pada tahap tertentu
berubah menjadi satu aliran
2.2.16 Database dan My Structure Query Language (MySQL)
Basis Data (Database) merupakan salah satu komponen yang paling penting
di dalam sistem informasi karena merupakan dasar dalam menyediakan informasi bagi
pemakai. Database terdiri dari berbagai macam data yang tersusun sehingga pemakai
dapat dengan mudah untuk menambah, mengurangi, menghapus ataupun mengambil
data yang dibutuhkan. Tujuan dari desain Database yaitu untuk menentukan data-data
yang dibutuhkan dalam sistem, sehingga informasi yang nantinya akan dihasilkan dapat
terpenuhi dengan baik (Virgi, 2011).
24
MySQL adalah salah satu perangkat lunak sistem manajemen basis data
(database) SQL atau sering disebut dengan DBMS (Database Management Sistem).
Berbeda dengan basis data konvensional MySQL memiliki kelebihan yaitu bersifat
multithread, dan multiuser serta mendukung sistem jaringan. MySQL didistribusikan
secara gratis dibawah lisensi GNU General Public License (GPL), namun ada juga versi
komersial bagi kalangan tertentu yang menginginkannya (Virgi, 2011).
2.2.17 Web server
Web server adalah sebuah aplikasi yang berfungsi menyediakan layanan akses
kepada pengguna melalui protocol HTTP ataupun HTTPS kepada layanan yang terdapat
pada suatu web kemudian mengirimkannya kembali kepada pengguna dalam bentuk
halaman web yang umumnya berbentuk dokumen HTML. Terdapat beberapa jenis web
server diantaranya adalah Apache Web Server, Apache Tomcat, Zeus Web Server (Virgi,
2011).
2.2.18 PHP (Hypertext Preprocessor)
PHP merupakan akronim dari hypertext preprocessor yang merupakan bahasa
pemrograman server side artinya script-nya terintegrasi dengan HTML dan berada dalam
server. PHP banyak digunakan pada sistem web yang bersifat dinamis walaupun tidak
menutup kemungkinan digunakan untuk pemakaian lain (Virgi, 2011).
PHP adalah bahasa yang sederhana namun kuat dirancang untuk membuat konten
HTML. Sejak dimulai pada tahun 1994, PHP telah mampu menyaingi bahasa web karena
keunggulan popularitas bahasa dan kemudahan penggunaan. Kelebihan dari PHP
dibanding bahasa pemrograman lainnya yang sejenis seperti ASP, JSP sebagai berikut :
1. Kegunaaan maksimum.
2. Dapat dihubungkan dengan banyak sistem database.
3. Lisensi bebas.
4. Mudah untuk dipelajari dan digunakan.
5. Dapat dijalankan pada banyak sistem operasi.
25
2.2.19 Codeigniter
Codeigniter adalah salah satu framework PHP yang banyak digunakan dalam
mengembangkan aplikasi berbasis web. Framework merupakan kumpulan potongan-
potongan program kelas dan fungsi yang disusun dan diorganisasaikan sedemikian rupa,
sehingga dapat digunakan kembali untuk membantu membuat aplikasi utuh tanpa harus
mebuat semua kode dari awal. Framework codeigniter ini pertama kali dibuat oleh Rick
Ellis, yang merupakan ceo dari Ellislab, Inc. (Virgi, 2011).
Codeigniter memiliki beberapa kelebihan diantaranya sebagai berikut:
1. Codeigniter bersifat open source artinya dapat didapatkan secara gratis.
2. Codeigniter termasuk framework sederhana dengan ukuran kecil namun
berkemampuan besar.
3. Codeigniter menerapkan model MVC (Model View Controller).
4. Codeigniter menyediakan library dan helper yang cukup lengkap.
5. Dokumentasi codeigniter lengkap dan jelas.
Seperti yang sudah disebutkan diatas bahwa codeigniter menerapkan model MVC
(Model-View-Controller) yang merupakan sebuah pendekatan untuk memisahkan
aplikasi menjadi tiga bagian yaitu sebagai berikut:
1. Model adalah representasi data yang digunakan pada aplikasi. Misalnya database,
RSS dan aksi yang melibatkan operasi Create, Read, Update, Delete (CRUD) data.
2. View adalah informasi yang ditampilkan kepada user browser melalui web browser
biasanya view ini berupa file HTML atau PHP yang menyusun tempalate untuk
sebuah website.
3. Controller adalah bussines logic yang berfungsi sebagai jembatan antara Model dan
View. Controller akan merespon HTTP Request yang datang dari user melalui
browser, dari request tersebut controller akan menetukan apa yang harus dilakukan.
Contoller akan memanggil model untuk mengolah data, bahkan memanggil view
untuk menampilkan data hasil olahan model kemudian mengirim kembali ke halaman
hasil olah data ke browser. Ilustrasi proses dari model MVC (Model View Controller)
dapat dilihat pada Gambar 2.5.
26
Gambar 2.5 Ilustrasi MVC pada codeigniter
2.2.20 Metode Waterfall
Metode waterfall merupakan metode pengembangan perangkat lunak yang
sistematik dan sekuensial yang mulai pada tingkat dan kemajuan sistem sampai pada
analisis, desain, kode, test, dan pemeliharaan (Fahrurrozi, 2010).
Terdapat lima tahapan pada waterfall model, yaitu requirement analysis and
definition, system and software design, implementation and unit testing, integration and
system testing, dan operation and maintenance (Jogiyanto, 1999).
Tahapan-tahapan pada waterfall model dapat dilihat pada Gambar 2.6.
Gambar 2.6 Waterfall Model
27
Berikut adalah penjelasan dari tahapan-tahapan tersebut :
1. Requirement Analysis and Definition merupakan tahapan penetapan fitur, kendala dan
tujuan sistem melalui konsultasi dengan pengguna sistem. Semua hal tersebut akan
ditetapkan secara rinci dan berfungsi sebagai spesifikasi sistem.
2. System and Software Design merupakan tahapan yang akan membentuk suatu
arsitektur sistem berdasarkan persyaratan yang telah ditetapkan dan juga
mengidentifikasi dan menggambarkan abstraksi dasar sistem perangkat lunak dan
hubungan-hubungannya.
3. Implementation and Unit Testing yaitu tahapan yang merupakan hasil dari desain
perangkat lunak dan akan direalisasikan sebagai satu set program atau unit program.
Setiap unit akan diuji apakah sudah memenuhi spesifikasinya.
4. Integration and System Testing merupakan tahapan dimana setiap unit program akan
diintegrasikan satu sama lain dan diuji sebagai satu sistem yang utuh untuk
memastikan sistem sudah memenuhi persyaratan yang ada. Setelah itu sistem akan
dikirim ke pengguna sistem.
5. Operation and Maintenance merupakan tahapan yang akan melakukan penginstalan
sistem dan mulai digunakan. Selain itu juga memperbaiki error yang tidak ditemukan
pada tahap pembuatan. Dalam tahap ini juga dilakukan pengembangan sistem seperti
penambahan fitur dan fungsi baru.
28
BAB III
METODE PENELITIAN
3.1 Alat dan Bahan
Alat yang dibutuhkan dalam pembuatan sistem informasi pengelolaan surat dan
kearsipan ini antara lain sebagai berikut:
1. Asus tegangan 100-240V AC dengan spesifikasi processor Intel inside dan clock
frekuensi 50-60Hz, Kapasitas RAM 2 GB.
2. Sistem operasi Windows 8 Pro-16-bit.
3. Microsoft Visio 2013 untuk mendisain sistem.
4. Menggunakan Framework PHP yaitu Codeigniter.
5. Menggunakan XAMPP sebagai Web Service.
6. MySql Phpmyadmin sebagai server database-nya.
7. Sublime Text 3 sebagai text editor.
3.2 Diagram Alir Penelitian
Berikut merupakan diagram alir dari proses pembuatan sistem informasi
pengelolaan surat dan kearsiapan pada kantor Gubernur Provinsi Nusa Tenggara Barat
dari tahap awal hingga tahap akhir. Pada diagram alir penelitian ini terdapat beberapa
tahapan yaitu studi literatur, pengumpulan data, analisa, desain sistem, implementasi,
pengujian dan pelaporan seperti pada Gambar 3.1.
Pada Gambar 3.1 merupakan diagram alir penelitian yang digunakan untuk
melihat alur perencanaan proses pembuatan sistem informasi pengelolaan surat dan
kearsipan. Adapun urutan dalam diagram alir penelitian diantaranya start, studi literatur,
pengumpulan data, analisa sistem, desain sistem, implementasi, pengujian, pada tahap
pengujian sistem terdapat kondisi untuk pengambilan keputusan yaitu jika sistem tidak
sesuai dengan harapan maka akan kembali ketahap analisa sistem dan apabila sistem
sudah sesuai dengan kebutuhan pengguna maka akan akan dilanjutkan ke tahap
pelaporan. Kebutuhan pengguna yaitu apabila sistem telah dapat melakukan input data
surat masuk dan surat keluar sesuai dengan sistem yang telah berjalan pada kantor
Gubernur Provinsi Nusa Tenggara Barat.
29
Mulai
Studi Literatur
Desain Sistem ImplementasiPengujian
Dokumentasi Selesai
Pengumpulan Data
Apakah sistem sudah
susai dengan kebutuhan
pengguna
Ya
Analisa Sistem
Tidak
Gambar 3.1 Diagram Alir Penelitian
3.2.1 Studi Literatur
Studi literatur dilakukan dengan mempelajari dan memahami literatur yang
berkaitan dengan penelitian. Studi literatur yang digunakan untuk membantu penulisan
tugas akhir ini. Studi literatur mempelajari hal-hal yang terkait dengan pengembangan
sistem menggunakan metode waterfall serta mempelajari perancangan sistem informasi
pengelolaan surat dan kearsipan, framework Codeigniter dan twitter bootstrap yang
digunakan dalam membangun sistem.
30
3.2.2 Pengumpulan Data
Pada tahap pengumpulan data dilakukan studi kasus pada kantor Gubernur
Provinsi Nusa Tenggara Barat dengan berapa metode diantaranya :
1. Metode wawancara
Pada metode wawancara dilakukan wawancara kepada staff bagian kearsipan untuk
mendapatkan informasi mengenai sistem pengelolaan surat dan arsip yang digunakan
saat ini dan informasi mengenai sistem yang diharapkan. Proses wawancara bertujuan
untuk mendapatkan data-data yang dibutuhkan dalam membangun sistem informasi
pengelolaan surat dan kearsipan berupa data surat masuk, data surat keluar, klasifikasi
surat, data pegawai bagian atau biro, dan data staff Sub Bagian Ekspedisi dan Arsip.
2. Metode observasi
Pada metode observasi dilakukan peninjauan secara langsung pada Sub Bagian
Ekspedisi dan Arsip Biro Umum Sekretariat Daerah Provinsi NTB untuk mengetahui
proses sistem yang sedang berjalan.
3.2.3 Analisa Sistem
Analisa sistem merupakan tahapan paling awal dari pengembangan sistem yang
menjadi pondasi dalam menentukan keberhasilan sistem informasi yang dihasilkan
nantinya. Tahapan ini sangat penting karena menentukan bentuk sistem yang akan
dibangun.
A. Analisa Sistem yang berjalan
Secara umum sistem yang sedang berjalan di kantor Gubernur Provinsi Nusa
Tenggara Barat terdiri dari sistem pengendalian surat masuk yang sedang berjalan dan
sistem pengendalian surat keluar yang sedang berjalan
31
1. Sistem pengendalian surat masuk yang sedang berjalan
Sistem pengendalian surat masuk yang sedang berjalan pada sub bagian Sekretariat Daerah Nusa Tenggara seperti yang ditunjukan
pada Gambar 3.2.
EKSPEDISI DAN ARSIP UNIT KERJA (BIRO-BIRO)
Penerima Surat Pengarah Surat Pengendali Surat Pencatat Surat TU. BIRO Kepala BIROPenyimpan Kartu Kendali
Surat Masuk
Periksasurat
masuk
Sortir Surat Masuk
Surat Masuk
Start
Surat Masuk
Periksasurat
masuk
Mengarahkan surat sesuai
dengan masalah
Surat Masuk
Memberikan No. kendali
Surat Masuk Surat Masuk
Mencatat Surat
Surat Masuk
Kartu Kendali Ke-1
Kartu Kendali Ke-2
Lembar Penerus Rutin
Kartu Kendali ke-1
Periksa Surat Masuk
Paraf kartu kendali dan lembar
penerus rutin tanda terima surat
Kartu Kendali ke-2
Menyimpan kartu
kendali
Penerus Rutin
Kartu Kendali ke-2
Penerus RutinKartu
Kendali ke-2
Surat Masuk
Surat Masuk
End
Gambar 3.2 Flowchart sistem pengendalian surat masuk yang sedang berjalan
32
Sistem pengendalian surat masuk yang sedang berjalan pada Sekretariat Daerah
Nusa Tenggara sebagai berikut :
a. Surat masuk yang dikirim oleh instansi atau perusahaan diluar Sekretariat
Daerah Provinsi Nusa Tenggara Barat diterima oleh penerima surat
b. Penerima surat menerima dan menyortir surat menjadi surat rahasia, surat
pribadi dan surat dinas, kemudian surat dibuka dan diberikan ke pengarah
surat.
c. Pengarah surat mengarahkan surat sesuai dengan masalah surat ke unit kerja
atau biro-biro yang akan memproses surat masuk kemudian dikendalikan oleh
pengendali surat
d. Pengendali surat memberikan nomor kendali sesuai dengan kode masalah dan
biro yang memproses surat dan selanjutnya dicatat oleh pencatat surat
e. Pencatat surat mencatat surat dilembar penerus rutin dan kartu kendali untuk
menaikkan surat penting atau segera kemudian mengirimkan ke unit kerja atau
biro-biro.
f. Tata Usaha Unit Kerja atau Biro-Biro menerima, memeriksa kembali dan
menandatangani lembar kesatu yaitu penerus rutin, lembar kedua yaitu kartu
kendali, dan lembar ketiga kartu kendali yang disimpan oleh TU biro dan
diserahkan ke kepala biro.
g. Kepala Biro akan memproses surat masuk yang diterima.
33
2. Sistem pengendalian surat keluar yang sedang berjalan
Sistem pengendalian surat keluar yang sedang berjalan pada sub bagian Sekretariat Daerah Nusa Tenggara seperti yang ditunjukan
pada Gambar 3.3.
UNIT KERJA (BIRO-BIRO) EKSPEDISI DAN ARSIP
Pengolah Surat Pencatat Surat Pengendali Surat Pengarah Surat TU. KEARSIPAN Penyimpan Kartu KendaliPenyimpan Kartu Kendali
Surat Keluar
Pengonsepan Surat
Surat Keluar
Start
Surat Keluar
Mencatat dan mengetik
surat
Surat Keluar
Memberikan No. kendali
Surat Keluar Surat Keluar
Penerus RutinKartu
Kendali ke-1
Periksa Surat Keluar
Memberikan No. surat keluar
Kartu Kendali ke-2
Menyimpan kartu
kendali
Kartu Kendali ke-2
Penerus Rutin Kartu Kendali ke-1
Mencatat Surat
Kartu Kendali Ke-1
Kartu Kendali Ke-2Penerus Rutin
Kartu Kendali ke-2
Surat Keluar Surat Keluar
Fotocopy surat keluar
Menyimpan Arsip dan kartu
kendali
Memberikan Sampul
Surat Keluar
Surat Keluar
Mengirim Surat Keluar
End
Arsip Surat Keluar
Gambar 3.3 Flowchart sistem pengendalian surat keluar yang sedang berjalan
34
Sistem pengendalian surat keluar yang sedang berjalan pada Sekretariat Daerah
Nusa Tenggara Barat sebagai berikut :
a. Surat keluar yang dikirim oleh unit kerja atau biro-biro pada Sekretariat
Daerah Provinsi Nusa Tenggara Barat diterima oleh instantsi atau perusahaan
diluar Sekretariat Daerah terlebih dahulu dikonsepkan oleh pengolah surat.
b. Pengolah surat mengonsepkan surat keluar yang akan dikirim keluar
Sekretariat Daerah NTB dan dicatat oleh pencatat surat
c. Pencatat surat mencatat dan mengetik surat kemudian dikendalikan oleh
pengendali surat.
d. Pengendali surat memberikan nomor kendali sesuai dengan kode masalah dan
biro yang memproses surat kemudian mengarahkan surat ke bagian Tata
Usaha Ekspedisi dan Arsip.
e. Tatat Usaha sub bagian Ekspedisi dan Arsip memberikan nomor Surat keluar
dan menyimpan kartu kendali, kemudian TU. Kearsipan menyerahka kembali
ke pengarah surat.
f. Pengarah surat mengirim surat keluar ke instansi atau perusahaan lain diluar
Sekretariat Daerah NTB.
B. Analisa Sistem Usulan
Pada analisa sistem yang di usulkan sistem yang akan dibangun yaitu sistem
berbasis website karena memudahkan pengguna dalam mengakses aplikasi dimanapun
dan kapanpun dengan cara pengguna harus terhubung dengan internet dan memiliki
browser serta dapat dijalankan pada sistem operasi manapun, penggunaan website pada
sistem informasi pengelolaan surat dan kearsipan sangat membutuhkan database.
Database merupakan bagian terpenting dari suatu sistem yang akan dibangun sebagai
tempat penyimpanan data surat masuk dan surat keluar, sebelum sistem menampilkan
menu-menu yang akan menampilkan proses pengelolaan surat.
35
1. Sistem pengendalian surat masuk yang diusulkan
Sistem pengendalian surat masuk yang diusulkan pada Sekretariat Daerah Nusa Tenggara seperti yang ditunjukan pada Gambar 3.4.
EKSPEDISI DAN ARSIP UNIT KERJA (BIRO-BIRO)
Penerima Surat Pengarah Surat Pengendali Surat Pencatat Surat TU. BIRO (Pencatat) Kepala BIRO
Surat Masuk
Periksasurat
masuk
Sortir Surat Masuk
Surat Masuk
Surat Masuk
Periksasurat
masuk
Mengarahkan surat sesuai
dengan masalah
Surat Masuk
Memberikan No. kendali
Surat Masuk
Surat Masuk
Surat Masuk
Start
Login Login Pencatat Surat
Menu Utama
Login TU Biro
Login Kepala Biro
Ya
Tidak
Tidak
Database
Data Surat Masuk
Data Arsip Surat Masuk
Verifikasi Surat Masuk
Ya
Laporan Surat Masuk
Data Disposisi
Login
Menu Utama
Ya
Tidak
End
Logout Logout Logout
Login
Menu Utama
Ya
Input data surat masuk
Input data arsip surat masuk
Lihat detail surat masuk
Lihat detail surat masuk
Terima / disposisi surat masuk
Tambah data disposisi
Gambar 3.4 Flowchart sistem pengendalian surat masuk yang diusulkan
36
Sistem pengendalian surat masuk yang sedang berjalan pada Sekretariat Daerah
Nusa Tenggara sebagai berikut :
a. Surat masuk yang dikirim oleh instansi atau perusahaan diluar Sekretariat
Daerah Provinsi Nusa Tenggara Barat diterima oleh penerima surat
b. Penerima surat menerima dan menyortir surat menjadi surat rahasia, surat
pribadi dan surat dinas, kemudian surat dibuka dan diberikan ke pengarah
surat.
c. Pengarah surat mengarahkan surat sesuai dengan masalah surat ke unit kerja
atau biro-biro yang akan memproses surat masuk kemudian dikendalikan oleh
pengendali surat
d. Pengendali surat memberikan nomor kendali sesuai dengan kode masalah dan
biro yang memproses surat.
e. Pencatat surat melakukan proses login kedalam sistem untuk dapat mengakses
sistem, selanjutnya pencatat surat menginputkan data-data surat masuk,
setelah data surat masuk diinputkan pencatat mengarsipkan surat masuk
kedalam sistem.
f. Tata Usaha Unit Kerja (Biro-Biro) melakukan proses login untuk dapat
mengakses sistem, selanjutnya TU Biro menerima surat masuk yang
dikirimkan oleh bagan Ekspedisi dan Arsip.
g. Kepala Biro melakukan proses login untuk dapat mengakses sistem,
selanjutnya kepala Biro menerima dan melihat detail data-data surat masuk,
pada sistem pengelolaan surat dan kearsipan kepala biro melakukan proses
verifikasi surat masuk, jika surat diterima dan didisposisi ke biro-biro lain
maka sistem akan menampilkan status terima dan pesan disposisi pada sistem,
apabila surat tidak diterima maka akan menampilkan status tolak pada sistem.
h. Sistem informasi pengelolaan surat dan kearsipan menghasilkan output atau
keluaran yaitu data surat masuk, monitoring disposisi surat masuk,
mengarsipkan surat masuk dan laporan surat masuk bulanan atau tahunan,
setelah pengguna telah selesai mengakses sistem, pengguna dapat melakukan
proses logout.
37
2. Sistem pengendalian surat keluar yang diusulkan
Sistem pengendalian surat keluar yang diusulkan pada Sekretariat Daerah Nusa Tenggara seperti yang ditunjukan pada Gambar 3.5.
UNIT KERJA (BIRO-BIRO) EKSPEDISI DAN ARSIP
Pengolah Surat Pengendali Surat Pengarah Surat TU. Bagian Kearsipan (Pencatat)Pencatat Surat
Surat Keluar
Pengonsepan Surat
Surat Keluar
Memberikan No. kendali
Surat Keluar
Surat Keluar
Memberikan Sampul
Surat Keluar
Surat Keluar
Mengirim Surat Keluar
Surat Keluar
Surat Masuk
Login
Menu Utama
Logout
Start
Login Pencatat Surat
Login TU Kearsipan
Tidak
Database
Data Surat Keluar
Data Arsip Surat keluar
Laporan Surat Keluar
End
Data surat keluar
Login
Menu Utama
Logout
Input data surat keluar
Input data surat keluar
Gambar 3.5 Flowchart sistem pengendalian surat keluar yang diusulkan
38
Sistem pengendalian surat keluar yang diusulkan pada Sekretariat Daerah Nusa
Tenggara Barat sebagai berikut :
a. Surat keluar yang dikirim oleh unit kerja atau biro-biro pada Sekretariat Daerah
Provinsi Nusa Tenggara Barat diterima oleh instantsi atau perusahaan diluar
Sekretariat Daerah terlebih dahulu dikonsepkan oleh pengolah surat.
b. Pengolah surat mengonsepkan surat keluar yang akan dikirim keluar
Sekretariat Daerah NTB dan dikendalikan oleh pendali surat.
c. Pengendali surat memberikan nomor kendali sesuai dengan kode masalah dan
biro yang memproses surat kemudian dicatat oleh pencatat surat.
d. Pencatat surat melakukan proses login kedalam sistem untuk dapat mengakses
menu-menu sesuai dengan hak akses masing-masing, selanjutnya pencatat
surat menginputkan data-data surat keluar kedalam sistem. Surat masuk yang
telah diinputkan kedalam sistem, selanjutnya akan dikirimkan oleh pengarah
surat
e. Pengarah surat mengirim surat keluar ke instansi atau perusahaan lain diluar
Sekretariat Daerah NTB dengan memberikan sampul pada surat.
f. Tata Usaha Unit Kerja (Biro-Biro) melakukan proses login untuk dapat
mengakses sistem, selanjutnya TU Biro menerima surat keluar yang dikirim
oleh biro-biro pada Sekretariat Daerah NTB melalui sistem pengelolaan surat
dan kearsipan. Data surat keluar yang diterima akan diarsipkan dengan
menginputkan data-data arsip kedalam sistem.
g. Sistem informasi pengelolaan surat dan kearsipan menghasilkan output atau
keluaran yaitu data surat keluar, mengarsipkan surat keluar dan laporan surat
keluar bulanan atau tahunan, setelah pengguna telah selesai mengakses sistem,
pengguna dapat melakukan proses logout untuk keluar dari sistem.
C. Analisa Kebutuhan Sistem
Analisa kebutuhan dari suatu sistem membutuhkan data masukan (input), proses
yang dilakukan oleh sistem mulai dari awal hingga mendapatkan output atau keluaran,
sehingga dapat direpresentasikan dalam pemodelan UML (Unified Modeling Language).
Tahapan pemodelan dalam analisis UML antara lain pembuatan use case diagram, entity
relation diagram, class diagram, sequence diagram dan activity diagram.
39
Kebutuhan data yang digunakan untuk membangun sistem informasi
pengelolaan surat dan kearsipan yaitu:
1. Data surat masuk
Data surat masuk terdiri dari : tanggal terima, pengirim, penerima, tanggal surat,
nomor surat, perihal, klasifikasi surat dan scan surat.
2. Data surat keluar
Data surat keluar terdiri dari : tanggal kirim, penerima, pengirim, tanggal surat, nomor
surat, perihal, klasifikasi surat, dan scan surat.
3. Data arsip surat masuk
Data arsip surat masuk terdiri dari : tanggal terima, pengirim, penerima, tanggal surat,
nomor surat, perihal, klasifikasi surat, scan surat, nomor bok, nomor rak, dan nomor
fisis.
4. Data arsip surat keluar
Data arsip surat keluar teridir dari : tanggal terima, pengirim, penerima, tanggal surat,
nomor surat, perihal, klasifikasi surat, scan surat, nomor bok, nomor rak, dan nomor
fisis.
5. Data bagian atau biro terdiri dari : kode bagian dan nama bagian.
6. Data klasifikasi surat yang terdiri dari : kode klasifikasi dan nama klasifikasi.
7. Data pegawai bagian atau biro yang terdiri dari : nip, nama, alamat, bagian, jenis
kelamin, TMT (Terhitung Mulai Tanggal) golongan terakhir, golongan, jabatan,
agama, pendidikan terakhir.
8. Proses pada sistem informasi pengelolaan surat dan kearsipan yaitu:
a. Mengelola surat masuk dan keluar
b. Mengarsipkan surat masuk dan keluar
c. Monitoring disposisi surat masuk
9. Informasi yang dihasilkan sistem informasi pengelolaan surat dan kearsipan yaitu:
a. Mengetahui status disposisi dan keberadaan surat masuk
b. Membuat laporan surat masuk dan keluar bulanan
Kebutuhan sistem informasi pengelolaan surat dan kearsipan yang akan
dibangun yaitu dapat menginputkan data-data surat masuk dan surat keluar, setelah data-
data surat diinputkan selanjutnya melakukan proses pendisposisian surat masuk dan
40
proses pengarsipan surat masuk dan surat keluar, dan menghasilkan laporan surat masuk
dan surat keluar bulanan atau tahunan.
3.2.4 Perancangan (Design)
Tahap design merupakan tahap perancangan atau penggambaran suatu sistem
yang akan dikembangkan. Pada sistem informasi pengelolaan surat dan kearsipan
menggunakan Unified Modeling Langauage (UML) sebagai metode pemodelan sistem
untuk merancang aplikasi berorientasi objek. Bentuk UML yang digunakan dalam
perancangan sistem adalah use case diagram, entity relation diagram, class diagram,
sequence diagram dan activity diagram. Berikut merupakan perancangan sistem
informasi pengelolaan surat dan kearsipan :
A. Use Case Diagram Sistem Informasi Kenaikan Pangkat
Use case diagram sistem informasi pengelolaan surat dan kearsipan digunakan
untuk menjelaskan kegiatan dari aktor yang dapat dilakukan oleh petugas Ekspedisi dan
Arsip dan pegawai Biro Gubernuran pada sistem
Gambar 3.2 Rancangan interaksi antara satu atau lebih aktor dengan sistem
informasi yang akan dibangun dapat menggunakan use case diagram. Pencatat Staff
Ekspedisi dan Arsip surat memiliki beberapa wewenang yaitu login ke sistem untuk dapat
mengelola data pegawai, mengelola surat masuk, melihat dan mencari surat keluar,
mengarsipkan surat masuk, mengarsipkan surat keluar dan megelola klasifikasi surat.
Pegawai Biro sebagai pencatat surat memiliki wewenang untuk login ke sistem,
melihat dan mencari surat masuk, dan mengelola surat keluar, sedangkan kepala biro
memiliki wewenang untuk login ke sistem dan bertugas untuk verifikasi surat masuk.
Perancagan use case diagaram sistem pengelolaan surat dan kearsipan dapat
dilihat pada Gambar 3.6.
41
Mengelola Surat masuk
MengelolaSurat keluar
Mengarsipkan Surat masuk
Mengarsipkan Surat keluar
Mengahapus SK
Mencari SK
Mengubah SK
Menambah SK
Mencari ASK
MengubahASK
Menambah ASK
Melihat ASM
Menambah ASM
Mencari ASMMengubah ASM
Menambah SMMencari SM
Mengubah SM
Melihat SM
Melihat SK
Melihat ASK
Menghapus SM
ValidasiLogout
Mengelola Data Pegawai
Menambah pegawai
Menghapus pegawai
Mencari pegawai
Mengubah pegawai
Melihat pegawai
Memeriksa Status Login
Menerbitkan Laporan SM
Menerbitkan Laporan SK
<<include>>
Mengelola Klasifikasi
Menambah klasifikasi
Menghapus klasifikasi
Melihat klasifikasi
Login Pencatat Biro
Login Pencatat Ekspedisi dan Arsip
<<include>>
<<include>>
<<include>>
<<include>>
<<include>>
<<include>>
Pencatat Ekspedisi dan Arsip
Kepala Biro
Login Kepala Biro
Pencatat Biro
Verifikasi SM
Disposisi SM
Gambar 3.6 Use case diagram Sistem Informasi Pengelolaan Surat dan Kearsipan
42
B. Entity Relationship Diagram (ERD)
ERD merupakan model yang menjelaskan hubungan antar data dalam database
berdasarkan objek–objek dasar data. Perancagan ERD sistem pengelolaan surat dan
kearsipan dapat dilihat pada Gambar 3.7.
Surat Keluar
Menjadi
Klasifikasi SuratSurat
Masuk
Perihal
No_Surat
Id_SM
Tgl_SuratTgl_terima
Scan_surat Perihal
No_Surat
Tg_Surat
Tgl_kirim
Scan_surat
Penerima Pengirm
Nama_KSId_KS
Menjadi
Memiliki 1
Id_bagianId_bagianId_KS
Id_KS
Memiliki 21
User/Admin
Passwaord Username
1
Arsip Surat Masuk
Id_SM
No_rakNo_bok Id_ASM
Arsip Surat Keluar
No_rakId_ASKId_SKNo_bok
BagianDisposisi
m
m
Id_bagian Nama
m
Id_bagian
Id_SMStatus
Memiliki 3 Pegawai1
Id_KSId_KS
Id_SM Id_SK
Id_bagian
NIP
Nama
Golongan
Tmt_golongan_terakhir
Jabatan Pendidikan_terakhir
Jenis_kelaminAlamat
Agama
Id_bagian
Id_disposisiPengirim_disposisi
Pesan
No_fisis
No_fisis
Level
Gambar 3.7 merupakan ERD sistem infromasi pengelolaan surat dan kearsipan
yang memiliki penjelasan sebagai berikut :
a. Seorang admin dapat mengelola semua data yang ada seperti surat masuk, surat
keluar, klasifikasi surat, bagian, arsip surat masuk, arsip surat keluar, disposisi dan
pegawai.
b. Banyak surat masuk memiliki satu klasifikasi surat, satu arsip surat masuk dan banyak
disposisi kebagian dan satu bagian memiliki banyak pegawai.
c. Banyak surat keluar memiliki satu kalasifikasi surat, dan satu arsip surat.
Gambar 3.7 ERD Sistem Informasi Pengolahan Surat dan Kearsipan
43
C. Struktur Tabel
Pembuatan program dibutuhkan suatu spesifikasi file yang dapat melakukan
kegiatan dalam pengaturan pencarian data dan pembuatan laporan dan memudahkan
sistem komputer. Berdasarkan gambar 3.7 dapat dirumuskan data-data pada database
dengan struktur tabel dari Tabel 3.1 sampai dengan Tabel 3.9 sebagai berikut :
a. Tabel Admin
Nama Tabel : Admin
Primary Key : id_admin
Keterangan : tabel data-data admin
Tabel 3.1 Tabel Admin
No Nama Field Tipe
Data
Panjang
Data
Keterangan
1 NIP Varchar 18 Primary Key
2 Password Varchar 32 Kata kunci dari pegawai
3 Level Int 2 Tingkatan hak akses dari pegawai
b. Tabel Pegawai
Nama Tabel : Pegawai
Primary Key : NIP
Keterangan : tabel data-data pengguna
Tabel 3.2Tabel Pegawai
No Nama Field Tipe
Data
Panjang
Data
Keterangan
1 NIP Varchar 18 Primary Key
2 Nama Varchar 25 Nama pegawai
3 Alamat Varchar 50 Alamat pegawai
4 Id_bagian Varchar 2 Penomoran pada bagian (Foreign
Key)
5 Jenis_kelamin Varchar 1 Jenis Kelamin
6 Tmt_golongan
_terakhir
Date Terhitung Mulai Tanggal
golongan terakhir
7 Golongan Varchar 15 Pangkat golongan pegawai
8 Jabatan Varchar 20 Jabatan pegawai
9 Agama Varchar 8 Agama pegawai
10 Pendidikan_ter
akhir
Varchar 8 Pendidikan terakhir pegawai
44
c. Tabel Surat Masuk
Nama Tabel : Surat Masuk
Primary Key : Id_SM
Keterangan : tabel data-data surat masuk
Tabel 3.3 Tabel Surat Masuk
No Nama Field Tipe
Data
Panjang
Data
Keterangan
1 Id_SM Varchar 5 Primary Key
2 Tgl_terima Date Tanggal terima surat
3 No_Surat Varchar 20 Nomor surat
4 Tgl_Surat Date Tanggal surat
5 Pengirim Varchar 50 Pengirim surat
6 Perihal Text Perihal
7 Id_bagian Varchar 2 Penomoran dari bagian (Foreign
Key)
8 Id_KS Varchar 1 Penomoran dari klasifikasi surat
(Foreign Key)
9 Scan_surat Text Scan atau foto surat masuk
d. Tabel Surat Keluar
Nama Tabel : Surat Keluar
Primary Key : id_SK
Keterangan : tabel data-data surat keluar
Tabel 3.4 Tabel Surat Keluar
No Nama Field Tipe
Data
Panjang
Data
Keterangan
1 Id_SK Varchar 4 Primary Key
2 Tgl_kirim Date Tanggal kirim surat
3 No_Surat Varchar 20 Nomor surat
4 Tgl_Surat Date Tanggal surat
5 Penerima Varchar 50 Instansi atau perusahaan luar
6 Perihal Text Perihal atau isi surat
7 Id_bagian Varchar 2 Penomoran dari bagian (Foreign
Key)
8 Id_KS Varchar 1 Penomoran dari klasifikasi surat
(Foreign Key)
9 Scan_surat Text Scan surat
45
e. Tabel Klasifikasi Surat
Nama Tabel : Klasifikasi Surat
Primary Key : Id_KS
Keterangan : tabel data-data klasifikasi surat masuk
Tabel 3.5 Tabel Klasifikasi Surat
No Nama Field Tipe
Data
Panjang
Data
Keterangan
1 Id_KS Varchar 1 Primary Key
2 Nama_KS Varchar 8 Nama klasifikasi surat
f. Tabel Arsip Surat Masuk
Nama Tabel : Arsip Surat Masuk
Primary Key : id_ASM
Keterangan : tabel data-data arsip surat masuk
Tabel 3.6 Tabel Arsip Surat Masuk
No Nama Field Tipe
Data
Panjang
Data
Keterangan
1 Id_ASM Varchar 4 Primary Key
2 Id_SM Varchar 4 Penomoran dari surat masuk
(Foreign Key)
3 No_Bok Varchar 3 Nomor bok
4 No_Rak Varchar 2 Nomor rak
5 No_Fisis Varchar 4 Nomor map
g. Tabel Arsip Surat Keluar
Nama Tabel : Arsip Surat Keluar
Primary Key : id_ASK
Keterangan : tabel data-data arsip surat keluar
Tabel 3.7 Tabel Arsip Surat Keluar
No Nama Field Tipe
Data
Panjang
Data
Keterangan
2 Id_ASK Varchar 4 Primary Key
1 Id_SK Varchar 4 Penomoran dari surat keluar
(Foreign Key)
5 No_Bok Varchar 3 Nomor bok
4 No_Rak Varchar 2 Nomor rak
5 No_Fisis Varchar 4 Nomor map
46
h. Tabel Disposisi Surat
Nama Tabel : Disposisi Surat
Primary Key : Id_disposisi
Keterangan : tabel data-data disposisi surat
Tabel 3.8 Tabel Disposisi
No Nama Field Tipe
Data
Panjang
Data
Keterangan
1 Id_disposisi Varchar 2 Primary Key
2 Id_SM Varchar 4 Penomoran dari surat masuk
(Foreign Key)
3 Status Varchar 1 Status surat apakah surat diterima,
diproses atau ditolak
4 Id_bagian Varchar 2 Penomoran dari bagian (Foreign
Key)
5 Pesan Text Pesan disposisi dari bagian
6 Pengirim_
Disposisi
Varchar 3 Bagian yang mengirim disposisi
ke bagian yang lain.
i. Tabel Bagian
Nama Tabel : Bagian
Primary Key : Id_bagian
Keterangan : tabel data-data bagian
Tabel 3.9 Tabel Bagian
No Nama Field Tipe Data Panjang Data Keterangan
1 Id_bagian Varchar 2 Primary Key
2 Nama Varchar 20 Nama bagian atau biro
pada gubernur NTB
47
D. Class Diagram
Class diagram pada sistem informasi pengelolaan surat dan kearsipan dapat
dilihat pada Gambar 3.8.
Model:M_Login
+user()+cek_user()+insert_user()+delete_user()+pegawai()+update_pegawai()+detail_pegawai()+cari_user()+return_query()
+NIP(varchar 18) Primary Key+Password(varchar 32)+Level(int 2)
Controller:Home
+function_construction()+index()+do_login()+logout()
Controller:Umum
+function_construct()+index()+surat_masuk()+klasifikasi_surat()+arsip_surat_masuk()+arsip_surat_keluar()+add_surat()+detail_surat()+update_surat()+delete_surat()+cari_surat()
Controller:Bagian
+function_construct()+index()+surat_keluar()+disposisi()+add_surat()+detail_surat()+update_surat()+cari_surat()+delete_surat()
Controller:Admin
+function_construct()+index()+pegawai()+detail_pegawai()+edit_pegawai()+add_user()+cari_user+hapus_user()
View:Umum/V_surat_masuk
+Pesan()+Arsip()+Disposisi()
View:Bagian/V_surat_keluar
+Pesan()+Arsip()
View:Admin/V_Pegawai
+Pesan
View:Umum/V_Arsip_surat_masuk
+pesan
View:Umum/Arsip_surat_keluar
+Pesan
Model:M_surat_masuk
+insert_data()+update_data()+delete_data()+detail_data()+cari_data()+cetak_data()+return_query()
+Id_SM(int 3)primary key+Tgl_terima(date)+No_surat(varchar 20)+Tgl_surat(date)+Pengirim(varchar 50)+Perihal(text)+Id_bagian(int 2)+Id_KS(int 1)+Scan_surat(text)+Id_ASM(int 4) Primary Key+Id_SM(int 4)+No_bok(varchar 3)+No_rak(varchar 2)+No_fisis(varchar)
Model:M_surat_keluar
+insert_data()+update_data()+delete_data()+detail_data()+cari_data()+cetak_data()+return_query()
+Id_SK(int 3)primary key+Tgl_kirim(date)+No_surat(varchar 20)+Tgl_surat(date)+Penerima(varchar 50)+Perihal(text)+Id_bagian(int 2)+Id_KS(int 1)+Scan_surat(text)+Id_ASK(int 4) Primary Key+Id_SK(int 4)+No_bok(varchar 3)+No_rak(varchar 2)+No_fisis(varchar
Model:M_surat
+add_data()+update_data()+delete_data()+detail_data()+cari_data()+return_query()
+Id_KS(int 1) Primary Key+Nama_KS(varchar 8)+Id_disposisi(int 2) Primary Key+Id_SM(int 4)+status(varchar 1) +id_bagian(intr 2)+Pesan(text)+Pengirim_disposisi(varchar 3)
View:V_home
+pesan_login()
View:Umum/V_Klasifikasi_surat
+Pesan
View:Bagian/V_Disposisi
+Lanjutdisposisi()+Aksi()
1
1
1
1
11
1
1
1
1
11
1
1
11
1
1 1
1
1
1
1
1
1
1
1
1
1
1
1
1
1*
1 1*
1
1
1*
11*
1*
1
1*
1*
1*1
1
1*
1
1
1*
1
Gambar 3.8 Class Diagram Sistem Informasi Pengelolaan Surat dan Keasrsipan
48
Class diagram merupakan diagram yang menunjukkan class-class yang ada di
sistem dan hubungannya secara logic. Class diagram yang dibuat pada tahap desain ini
merupakan deskripsi lengkap dari class-class yang ditangani oleh sistem. Masing-masing
class telah dilengkapi dengan atribut dan operasi yang diperlukan.
Gambar 3.8 merupakan Class Diagram sistem informasi pengelolaan surat dan
kearsipan yang memiliki penjelasan sebagai berikut :
a. Class diagram terdiri dari 16 class yaitu class view home, class view
umum/surat_masuk, class view bagian/surat_keluar, class view
umum/klasifikasi_surat, class view umum/arsip_surat_masuk, class view
umum/arsip_surat_keluar, class view bagian/disposisi, class view
admin/pegawai, class controller home, class controller bagian, class controller
umum, class controller admin, class model login, class model surat_masuk, class
model surat_keluar dan class model surat.
b. Class view yang terdiri class view home, class view umum/surat_masuk, class view
bagian/surat_keluar, class view umum/klasifikasi_surat, class view
umum/arsip_surat_masuk, class view umum/arsip_surat_keluar, class view
bagian/disposisi dan class view admin/pegawaimemiliki hubungan satu ke satu
dengan class controller home, class controller bagian, class controller umum dan
class controller admin
c. Class controller yang tediri dari class controller home, class controller bagian, class
controller umum, dan class controller admin memiliki hubungan satu ke banyak
dengan class model login, class model surat_masuk, class model surat_keluar
dan class model surat.
d. Class model login, class model surat_masuk, class model surat_keluar dan class
model surat memiliki hubungan satu ke banyak dengan class model login, class
model surat_masuk, class model surat_keluar dan class model surat.
49
E. Sequence Diagram
Sequence diagram menggambarkan interaksi antar objek didalam dan disekitar
sistem (termasuk pengguna dan display) berupa message yang digambarkan terhadap
waktu. Pada sequence diagram akan mengambarkan interaksi antar objek yang ada pada
framework codeigniter yaitu interaksi antara model, view dan controller (MVC) pada
codeigniter dan penerapannya pada sistem.
Pada sistem informasi pengelolaan surat dan kearsipan terdiri dari beberapa
sequence diagram sebagai berikut :
1. Sequence diagram login sistem terdiri dari
a. Sequence diagram login admin pada Gambar 3.9.
b. Sequence diagram login pencatat biro pada Gambar 3.10.
2. Sequence diagram kelola surat masuk yang terdiri dari
a. Sequence diagram menambah surat masuk pada Gambar 3.11.
b. Sequence diagram mengubah surat masuk pada Gambar 3.12.
c. Sequence diagram mencari surat masuk pada Gambar 3.13.
d. Sequence diagram menghapus surat masuk pada Gambar 3.14.
e. Sequence diagram melihat surat masuk pada Gambar 3.15.
f. Sequence diagram disposisi surat masuk pada Gambar 3.16.
3. Sequence diagram kelola asip surat masuk yang terdiri dari
a. Sequence diagram menambah arsip surat masuk pada Gambar 3.17.
b. Sequence diagram mengubah arsip surat masuk pada Gambar 3.18.
c. Sequence diagram mencari arsip surat masuk pada Gambar 3.19.
d. Sequence diagram melihat arsip surat masuk pada Gambar 3.20.
e. Sequence diagram menerbitkan laporan surat masuk pada Gambar 3.21.
4. Sequence diagram kelola surat keluar yang terdiri dari
a. Sequence diagram menambah surat keluar pada Gambar 3.22.
b. Sequence diagram mengubah surat keluar pada Gambar 3.23.
c. Sequence diagram mencari surat masuk pada Gambar 3.24.
d. Sequence diagram menghapus surat keluar pada Gambar 3.25.
e. Sequence diagram melihat surat keluar pada Gambar 3.26.
50
5. Sequence diagram kelola asip surat keluar yang terdiri dari
a. Sequence diagram menambah arsip surat keluar pada Gambar 3.27.
b. Sequence diagram mengubah arsip surat keluar pada Gambar 3.28.
c. Sequence diagram mencari arsip surat keluar pada Gambar 3.29.
d. Sequence diagram melihat arsip surat keluar pada Gambar 3.30.
e. Sequence diagram menerbitkan laporan surat keluar pada Gambar 3.31.
6. Sequence diagram kelola data pegawai yang terdiri dari
a. Sequence diagram menambah pegawai pada Gambar 3.32.
b. Sequence diagram mengubah pegawai pada Gambar 3.33.
c. Sequence diagram mencari pegawai pada Gambar 3.34.
d. Sequence diagram menghapus pegawai pada Gambar 3.35.
e. Sequence diagram melihat pegawai pada Gambar 3.36.
7. Sequence diagram kelola data klasifikasi yang terdiri dari
a. Sequence diagram menambah klasifikasi pada Gambar 3.37.
b. Sequence diagram menghapus klasifikasi pada Gambar 3.38.
c. Sequence diagram melihat klasifikasi pada Gambar 3.39.
1. Sequence Diagram Login Sistem Informasi Pengelolaan Surat dan Kearsipan
Sequence diagram login pada sistem informasi pengelolaan surat dan kearsipan
teridir dari Sequence diagram login admin (Pencatat Kearsipan) dan Sequence
diagram login pegawai bagian.
a. Sequence diagram login Admin (Pencatat Kearsipan)
Sequence diagram login admin merupakan sequence diagram yang menjelaskan
tentang proses login dari admin. Hal pertama yang dilakukan adalah sistem akan
mengakses fungsi index()kemudian sistem akan menampilkan halaman login
dengan mengakses link V_home dan method atau fungsi do_login() pada
controller home. Pada halaman class view v_home admin menginputkan data login
yaitu username dan password, data login yang telah diinputkan akan masuk
kedalam database melalui class model login dengan fungsi add_user(),
kemudian data login yang ada pada database akan dicek kembali dengan fungsi
cek_user()dan data login akan dikembalikan kembali pada class controller
home. Jika data login yang diinputkan benar maka proses login berhasil dan admin
51
akan diarahkan pada halaman dashboard admin dengan method atau fungsi
umum(), dan jika data login yang diinputkan salah maka admin akan diarahkan
pada halaman login kembali dengan pesan kombinasi username dan password
salah pada view V_home. Rincian aktifitas sequence diagram login admin dapat
dilihat pada Gambar 3.9.
Controller:HomePencatat Kearsipan
Model: Login View:V_home
1.index()
4. add_user() NIP Password
7. login berhasil : Umum()
8. login gagal : pesan_login()
3. do_login()
6. return_query()
2. V_home
5.Cek_user()
Gambar 3.9 Sequece diagram login admin (Pencatat Kearsipan)
b. Sequence diagram login pencatat biro
Sequence diagram login pencatat biro bagian merupakan sequence diagram yang
menjelaskan tentang proses login yang dilakukan oleh pencatat biro. Hal pertama
yang dilakukan adalah sistem akan mengakses fungsi index() kemudian sistem
akan menampilkan halaman login dengan mengakses link V_home dan method atau
fungsi do_login() pada controller home. Pada halaman class view v_home
pencatat biro menginputkan data login yaitu username dan password, data login
yang telah diinputkan akan masuk kedalam database melalui class model login
dengan fungsi add_user(), kemudian data login yang ada pada database akan
52
dicek kembali dengan fungsi cek_user(), selanjutnya data login akan
dikembalikan kembali pada class controller home. Jika data login yang diinputkan
benar maka proses login berhasil dan pencatat biro akan diarahkan pada halaman
dashboard pegawai biro dengan method atau fungsi bagian(), dan jika data login
yang diinputkan salah maka pencatat biro akan diarahkan pada halaman login
kembali dengan pesan kombinasi username dan password salah pada view V_home.
Rincian aktifitas sequence diagram login pencatat Biro dapat dilihat pada Gambar
3.10.
Controller:HomePencatat
BiroModel: Login View:V_home
1.index()
4. add_user() NIP Password
7. login berhasil : Bagian()
8. login gagal : pesan_login()
3. do_login()
6. return_query()
2. V_home
5. cek_user()
Gambar 3.10 Sequece diagram login Pencatat Biro
2. Sequence diagram kelola surat masuk
Sequence diagram kelola surat masuk merupakan Sequence diagram yang mengelola
proses-proses surat masuk seperti proses menambah, mengubah, mencari, menghapus,
melihat dan mendisposisi surat masuk.
53
a. Sequence diagram menambah surat masuk
Sequence diagram menambah surat masuk merupakan sequence diagram yang
menjelaskan tentang proses tambah data surat masuk yang dilakukan oleh pencatat
kearsipan atau admin. Hal pertama yang dilakukan adalah sistem akan mengakses
fungsi index() kemudian sistem akan menampilkan halaman surat masuk dengan
mengakses link Umum/surat_masuk dan method atau fungsi add_surat() pada
controller Umum. Pada halaman class view Umum/V_surat_masuk admin
menginputkan data surat masuk yaitu id_SM, Tgl_terima, No_surat,
Tgl_surat, Pengirim, Perihal, Id_bagian, Id_KS, dan Scan_surat, data
surat masuk yang telah diinputkan akan masuk kedalam database melalui class
model M_surat_masuk dengan fungsi insert_data(), selanjutnya data surat
masuk akan dikembalikan kembali pada class controller Umum. Jika data surat
masuk yang diinputkan benar maka proses menambahkan surat berhasil dan
menampilkan pesan data surat masuk berhasil ditambahkan pada view
Umum/V_surat_masuk. Rincian aktifitas sequence diagram menambah surat
masuk dapat dilihat pada Gambar 3.11.
Controller:UmumPencatat Kearsipan
Model:M_surat_masuk
View:Umum/V_surat_masuk
1.index()
4. insert_data() Id_SM Tgl_terima No_surat Tgl_surat Pengirim Perihal Id_bagian Id_KS
Scan_surat
3. add_surat()
5. return_query()
2. Umum/surat_masuk
6. Menambahkan Surat : Pesan()
Gambar 3.11 Sequece diagram menambah surat masuk
54
b. Sequence diagram mengubah surat masuk
Sequence diagram mengubah surat masuk merupakan sequence diagram yang
menjelaskan tentang proses update atau ubah data surat masuk yang dilakukan oleh
admin. Hal pertama yang dilakukan adalah sistem akan mengakses fungsi index()
kemudian sistem akan menampilkan halaman surat masuk dengan mengakses link
Umum/surat_masuk dan method atau fungsi update_surat() pada controller
Umum. Pada halaman class view Umum/V_surat_masuk admin mengubah data surat
masuk yaitu id_SM, Tgl_terima, No_surat, Tgl_surat, Pengirim,
Perihal, Id_bagian, Id_KS, dan Scan_surat, data surat masuk yang telah
diubah akan masuk kedalam database melalui class model M_surat_masuk dengan
fungsi update_data(), selanjutnya data surat masuk akan dikembalikan kembali
pada class controller Umum. Jika data surat masuk yang diubah benar maka proses
mengubah surat berhasil dan menampilkan pesan data surat masuk berhasil diubah
pada view Umum/V_surat_masuk. Rincian aktifitas sequence diagram mengubah
surat masuk dapat dilihat pada Gambar 3.12.
Controller:UmumPencatat Kearsipan
Model:M_surat_masuk
View:Umum/V_surat_masuk
1.index()
4. update_data() Id_SM Tgl_terima No_surat Tgl_surat Pengirim Perihal Id_bagian Id_KS
Scan_surat
3. update_surat()
5. return_query()
2. Umum/surat_masuk
6. Mengubah Surat : Pesan()
Gambar 3.12 Sequece diagram mengubah surat masuk
55
c. Sequence diagram mencari surat masuk
Sequence diagram mencari surat masuk merupakan sequence diagram yang
menjelaskan tentang proses pencarian data surat masuk yang dilakukan oleh admin.
Hal pertama yang dilakukan adalah sistem akan mengakses fungsi index()
kemudian sistem akan menampilkan halaman surat masuk dengan mengakses link
Umum/surat_masuk dan method atau fungsi cari_surat() pada controller Umum.
Pada halaman class view Umum/V_surat_masuk admin mencari data surat masuk
yaitu id_SM, Tgl_terima, No_surat, Tgl_surat, Pengirim, Perihal,
Id_bagian, Id_KS, dan Scan_surat, yang telah tersimpan didalam database
melalui class model M_surat_masuk dengan fungsi cari_data(), selanjutnya data
surat masuk akan dikembalikan kembali pada class controller Umum. Jika data surat
masuk yang dicari tersedia maka data surat masuk yang dicari akan ditampilkan
pada halaman class view Umum/V_surat_masuk. Rincian aktifitas sequence
diagram mencari surat masuk dapat dilihat pada Gambar 3.13.
Controller:UmumPencatat Kearsipan
Model:M_surat_masuk
View:Umum/V_surat_masuk
1.index()
4. cari_data() Id_SM Tgl_terima No_surat Tgl_surat Pengirim Perihal Id_bagian Id_KS
Scan_surat
3. cari_surat()
5. return_query()
2. Umum/surat_masuk
6. Mencari Surat : Surat_masuk()
Gambar 3.13 Sequece diagram mencari surat masuk
56
d. Sequence diagram menghapus surat masuk
Sequence diagram menghapus surat masuk merupakan sequence diagram yang
menjelaskan tentang proses hapus data surat masuk yang dilakukan oleh admin. Hal
pertama yang dilakukan adalah sistem akan mengakses fungsi index() kemudian
sistem akan menampilkan halaman surat masuk dengan mengakses link
Umum/surat_masuk dan method atau fungsi delete_surat() pada controller
Umum. Pada halaman class view Umum/V_surat_masuk admin menghapus data surat
masuk yaitu id_SM, Tgl_terima, No_surat, Tgl_surat, Pengirim,
Perihal, Id_bagian, Id_KS, dan Scan_surat, data surat masuk yang telah
dihapus akan terhapus juga didalam database melalui class model M_surat_masuk
dengan fungsi delete_data(), selanjutnya data surat masuk akan dikembalikan
kembali pada class controller Umum. Jika data surat masuk yang dihapus benar maka
proses hapus surat berhasil dan menampilkan pesan data surat masuk berhasil
dihapus pada view Umum/V_surat_masuk. Rincian aktifitas sequence diagram
menghapus surat masuk dapat dilihat pada Gambar 3.14.
Controller:UmumPencatat Kearsipan
Model:M_surat_masuk
View:Umum/V_surat_masuk
1.index()
4. delete_data() Id_SM Tgl_terima No_surat Tgl_surat Pengirim Perihal Id_bagian Id_KS
Scan_surat
3. delete_surat()
5. return_query()
2. Umum/surat_masuk
6. Menghapus Surat : Pesan()
Gambar 3.14 Sequece diagram menghapus surat masuk
57
e. Sequence diagram melihat surat masuk
Sequence diagram melihat surat masuk merupakan sequence diagram yang
menjelaskan tentang proses melihat detail data surat masuk yang dilakukan oleh
admin. Hal pertama yang dilakukan adalah sistem akan mengakses fungsi index()
kemudian sistem akan menampilkan halaman surat masuk dengan mengakses link
Umum/surat_masuk dan method atau fungsi detail_surat() pada controller
Umum. Pada halaman class view Umum/V_surat_masuk admin melihat detail data
surat masuk yaitu id_SM, Tgl_terima, No_surat, Tgl_surat, Pengirim,
Perihal, Id_bagian, Id_KS, dan Scan_surat, yang telah tersimpan kedalam
database melalui class model M_surat_masuk dengan fungsi detail_data(),
selanjutnya data surat masuk akan dikembalikan kembali pada class controller
Umum. Jika data surat masuk yang akan dilihat tersedia maka sistem akan
menampilkan detail dari data surat masuk pada view Umum/V_surat_masuk.
Rincian aktifitas sequence diagram melihat surat masuk dapat dilihat pada Gambar
3.15.
Controller:UmumPencatat Kearsipan
Model:M_surat_masuk
View:Umum/V_surat_masuk
1.index()
4. detail_data() Id_SM Tgl_terima No_surat Tgl_surat Pengirim Perihal Id_bagian Id_KS
Scan_surat
3. detail_surat()
5. return_query()
2. Umum/surat_masuk
6. Melihat Surat : Detail_surat()
Gambar 3.15 Sequece diagram melihat surat masuk
58
f. Sequence diagram disposisi surat masuk
Sequence diagram disposisi surat masuk merupakan sequence diagram yang
menjelaskan tentang proses pendisposisian surat masuk yang dilakukan oleh kepala
biro. Hal pertama yang dilakukan adalah sistem akan mengakses fungsi index()
kemudian sistem akan menampilkan halaman surat masuk dengan mengakses link
Bagian/Disposisi dan method atau fungsi disposisi() pada controller Bagian.
Pada halaman class view Bagian/Disposisi kepala biro mendisposisi surat masuk
dengn menginputkan yaitu id_disposisi, Id_SM, status, Id_bagian, pesan
dan pengirim_disposisi, data disposisi yang telah diinputkan akan tersimpan
kedalam database melalui class model M_surat dengan fungsi
lanjut_disposisi(), selanjutnya data disposisi akan dikembalikan kembali pada
class controller Umum dengan fungsi return_query(). Jika data disposisi yang
dinputkan benar dan telah trdisposisi maka sistem akan menampilkan pesan surat
telah didisposisi pada halaman class view umum/surat_masuk. Rincian aktifitas
sequence diagram disposisi surat masuk dapat dilihat pada Gambar 3.16.
Controller:BagianKepala Biro Model:M_suratView:Bagian/V_Disposisi
1.index()
4. lanjut_disposisi() Id_disposisi Id_SM status id_bagian Pesan Pengirim_disposisi
3. disposisi()
5. return_query()
2. Bagian/Disposisi
6. Menambahkan Disposisi : Pesan()
Gambar 3.16 Sequece diagram disposisi surat masuk
59
3. Sequence diagram kelola arsip surat masuk
Sequence diagram kelola arsip surat masuk merupakan Sequence diagram yang
mengelola proses-proses arsip surat masuk seperti proses menambah, mengubah,
mencari, melihat dan meneribitkan laporan surat masuk.
a. Sequence diagram menambah arsip surat masuk
Sequence diagram menambah arsip surat masuk merupakan sequence diagram
yang menjelaskan tentang proses tambah data arsip surat masuk yang dilakukan
oleh pencatat kearsipan atau admin. Rincian aktifitas sequence diagram menambah
arsip surat masuk dapat dilihat pada Gambar 3.17.
Controller:UmumPencatat Kearsipan
Model:M_surat_masuk
View:Umum/V_Arsip_surat_masuk
1.index()
4. insert_data: Id_ASK Id_SK No_bok No_rak
No_fisis
3.add_surat()
5. return_query()
2. Umum/Arsip_surat_masuk
6. Menambahkan Surat : Pesan()
Gambar 3.17 Sequece diagram menambah arsip surat masuk
Hal pertama yang dilakukan adalah sistem akan mengakses fungsi index()
kemudian sistem akan menampilkan halaman surat masuk dengan mengakses link
Umum/V_Arsip_surat_masuk dan method atau fungsi add_surat() pada
controller Umum. Pada halaman class view Umum/Arsip_surat_masuk admin
60
menginputkan data arsip surat masuk yaitu id_ASM, Id_SM, No_bok, No_rak,
dan No_fisis, data arsip surat masuk yang telah diinputkan akan masuk kedalam
database melalui class model M_surat_masuk dengan fungsi insert_data(),
selanjutnya data arsip surat masuk akan dikembalikan kembali pada class
controller Umum. Jika data arsip surat masuk yang diinputkan benar maka proses
menambahkan arsip surat berhasil dan menampilkan pesan data arsip surat masuk
berhasil ditambahkan pada view Umum/V_Arsip_surat_masuk.
b. Sequence diagram mengubah arsip surat masuk
Sequence diagram mengubah arsip surat masuk merupakan sequence diagram yang
menjelaskan tentang proses update atau ubah data arsip surat masuk yang dilakukan
oleh pencatat kearsipan atau admin. Rincian aktifitas sequence diagram mengubah
arsip surat masuk dapat dilihat pada Gambar 3.18.
Controller:UmumPencatat Kearsipan
Model:M_surat_masuk
View:Umum/V_Arsip_surat_
masuk
1.index()
4. update_data: Id_ASK Id_SK No_bok No_rak
No_fisis
3. update_surat()
5. return_query()
2. Umum/Arsip_surat_masuk
6. Mengubah Surat : Pesan()
Gambar 3.18 Sequece diagram mengubah arsip surat masuk
61
Hal pertama yang dilakukan adalah sistem akan mengakses fungsi index()
kemudian sistem akan menampilkan halaman arsip surat masuk dengan mengakses
link Umum/Arsip_surat_masuk dan method atau fungsi update_surat() pada
controller Umum. Pada halaman class view Umum/V_Arsip_surat_masuk admin
mengubah data surat masuk yaitu id_ASK, Id_SK, No_bok, No_rak, dan
No_fisis, data arsip surat masuk yang telah diubah akan masuk kedalam database
melalui class model M_surat_masuk dengan fungsi update_data(), selanjutnya
data arsip surat masuk akan dikembalikan kembali pada class controller Umum. Jika
data arsip surat masuk yang diubah benar maka proses mengubah arsip surat
berhasil dan menampilkan pesan data arsip surat masuk berhasil diubah pada view
Umum/V_Arsip_surat_masuk.
c. Sequence diagram mencari arsip surat masuk
Sequence diagram mencari arsip surat masuk merupakan sequence diagram yang
menjelaskan tentang proses pencarian data arsip surat masuk yang dilakukan oleh
pencatat kearsipan atau admin. Rincian aktifitas sequence diagram mencari surat
masuk dapat dilihat pada Gambar 3.19.
Controller:UmumPencatat Kearsipan
Model:M_surat_masuk
View:Umum/V_Arsip_surat_masuk
1.index()
4. cari_data: Id_ASK Id_SK No_bok No_rak
No_fisis
3. cari_surat()
5. return_query()
2. Umum/Arsip_surat_masuk
6. Mencari Surat : Arsip_Surat_masuk()
Gambar 3.19 Sequece diagram mencari arsip surat masuk
62
Hal pertama yang dilakukan adalah sistem akan mengakses fungsi index()
kemudian sistem akan menampilkan halaman arsip surat masuk dengan mengakses
link Umum/Arsip_surat_masuk dan method atau fungsi cari_surat() pada
controller Umum. Pada halaman class view Umum/V_Arsip_surat_masuk admin
mencari data arsip surat masuk yaitu id_ASM, Id_SM, No_bok, No_rak, dan
No_fisis, yang telah tersimpan didalam database melalui class model
M_surat_masuk dengan fungsi cari_data(), selanjutnya data arsip surat masuk
akan dikembalikan kembali pada class controller Umum. Jika data arsip surat masuk
yang dicari benar maka data surat masuk yang dicari akan ditampilkan pada
halaman class view Umum/V_arsip_surat_masuk.
d. Sequence diagram melihat arsip surat masuk
Sequence diagram melihat arsip surat masuk merupakan sequence diagram yang
menjelaskan tentang proses melihat detail data arsip surat masuk yang dilakukan
oleh pencatat kearsipan atau admin. Rincian aktifitas sequence diagram melihat
arsip surat masuk dapat dilihat pada Gambar 3.20.
Controller:UmumPencatat Kearsipan
Model:M_surat_masuk
View:Umum/V_Arsip_surat_
masuk
1.index()
4. detail_data: Id_ASK Id_SK No_bok No_rak
No_fisis
3. detail_surat()
5. return_query()
2. Umum/Arsip_surat_masuk
6. Melihat Surat : Detail_surat()
Gambar 3.20 Sequece diagram melihat arsip surat masuk
63
Hal pertama yang dilakukan adalah sistem akan mengakses fungsi index()
kemudian sistem akan menampilkan halaman arsip surat masuk dengan mengakses
link Umum/Arsip_surat_masuk dan method atau fungsi detail_surat() pada
controller Umum. Pada halaman class view Umum/V_Arsip_surat_masuk admin
melihat detail data arsip surat masuk yaitu id_ASM, Id_SM, No_bok, No_rak,
dan No_fisis yang telah tersimpan kedalam database melalui class model
M_surat_masuk dengan fungsi detail_data(), selanjutnya data arsip surat masuk
akan dikembalikan kembali pada class controller Umum. Jika data arsip surat masuk
yang akan dilihat tersedia maka sistem akan menampilkan detail dari data arsip
surat masuk pada view Umum/V_Arsip_surat_masuk.
e. Sequence diagram menerbitkan laporan surat masuk
Sequence diagram menerbitkan laporan surat masuk merupakan sequence diagram
yang menjelaskan tentang proses mencetak laporan data surat masuk yang
dilakukan oleh pencatat surat atau admin. Rincian aktifitas sequence diagram
menerbitkan laporan surat masuk dapat dilihat pada Gambar 3.21.
Controller:UmumPencatat Kearsipan
Model:M_surat_masuk
View:Umum/V_surat_masuk
1.index()
4. insert_data() Id_SM Tgl_terima No_surat Tgl_surat Pengirim Perihal Id_bagian Id_KS
Scan_surat
3. add_surat()
5. return_query()
2. Umum/laporan_surat_masuk
6. Mencetak Surat : Cetak_data()
Gambar 3.21 Sequece diagram menerbitka laporan surat masuk
64
Hal pertama yang dilakukan adalah sistem akan mengakses fungsi index()
kemudian sistem akan menampilkan halaman laporan surat masuk dengan
mengakses link Umum/laporan_surat_masuk dan method atau fungsi
add_surat() pada controller Umum. Pada halaman class view
Umum/V_surat_masuk admin mencetak data surat masuk ada didalam database
yaitu id_SM, Tgl_terima, No_surat, Tgl_surat, Pengirim, Perihal,
Id_bagian, Id_KS, dan Scan_surat, melalui class model M_surat_masuk
dengan fungsi insert_data(), selanjutnya data surat masuk akan dikembalikan
kembali pada class controller Umum. Jika data laporan surat masuk yang akan
dicetak telah tersedia maka admin akan diarahkan pada halaman class view
umum/V_surat_masuk dan admin melakukan proses cetak laporan surat masuk.
4. Sequence diagram kelola surat keluar
Sequence diagram kelola surat keluar merupakan Sequence diagram yang mengelola
proses-proses surat keluar seperti proses menambah, mengubah, mencari, menghapus
dan melihat surat keluar.
a. Sequence diagram menambah surat keluar
Sequence diagram menambah surat keluar merupakan sequence diagram yang
menjelaskan tentang proses tambah data surat keluar yang dilakukan oleh pencatat
biro. Hal pertama yang dilakukan adalah sistem akan mengakses fungsi index()
kemudian sistem akan menampilkan halaman surat masuk dengan mengakses link
Bagian/surat_keluar dan method atau fungsi add_surat() pada controller
Bagian. Pada halaman class view Bagian/V_surat_keluar pencatat biro
menginputkan data surat keluar yaitu id_SK, Tgl_kirim, No_surat,
Tgl_surat, Penerima, Perihal, Id_bagian, Id_KS, dan Scan_surat. data
surat masuk yang telah diinputkan akan masuk kedalam database melalui class
model M_surat_masuk dengan fungsi insert_data(), selanjutnya data surat
keluar akan dikembalikan kembali pada class controller Bagian. Jika data surat
keluar yang diinputkan benar maka proses menambahkan surat berhasil dan
menampilkan pesan data surat keluar berhasil ditambahkan pada view
Bagian/V_surat_keluar. Rincian aktifitas sequence diagram menambah surat
keluar dapat dilihat pada Gambar 3.22.
65
Controller:BagianPencatat
Biro
Model:M_surat_keluar
View:Bagian/V_surat_keluar
1.index()
4. insert_data() Id_SK Tgl_kirim No_surat Tgl_surat Penerima Perihal Id_bagian Id_KS Scan_surat
3. add_surat()
5. return_query()
2. Bagian/surat_keluar
6. Menambahkan Surat : Pesan()
Gambar 3.22 Sequece diagram menambah surat keluar
b. Sequence diagram mengubah surat keluar
Sequence diagram mengubah surat keluar merupakan sequence diagram yang
menjelaskan tentang proses update atau ubah data surat keluar yang dilakukan oleh
pencatat biro. Hal pertama yang dilakukan adalah sistem akan mengakses fungsi
index() kemudian sistem akan menampilkan halaman surat keluar dengan
mengakses link Bagian/surat_keluar dan method atau fungsi update_surat()
pada controller Bagian. Pada halaman class view Bagian/V_surat_keluar
pencatat biro mengubah data surat keluar yaitu id_SK, Tgl_kirim, No_surat,
Tgl_surat, Penerima, Perihal, Id_bagian, Id_KS, data surat keluar yang
telah diubah akan masuk kedalam database melalui class model M_surat_keluar
dengan fungsi update_data(), selanjutnya data surat keluar akan dikembalikan
kembali pada class controller Bagian. Jika data surat keluar yang diubah benar
maka proses mengubah surat berhasil dan menampilkan pesan data surat keluar
66
berhasil diubah pada view Bagian/V_surat_keluar. Rincian aktifitas sequence
diagram mengubah surat keluar dapat dilihat pada Gambar 3.23.
Controller:BagianPencatat
Biro
Model:M_surat_keluar
View:Bagian/V_surat_keluar
1.index()
4. update_data() Id_SK Tgl_kirim No_surat Tgl_surat Penerima Perihal Id_bagian Id_KS Scan_surat
3. update_surat()
5. return_query()
2. Bagian/surat_keluar
6. Mengubah Surat : Pesan()
Gambar 3.23 Sequece diagram mengubah surat keluar
c. Sequence diagram mencari surat keluar
Sequence diagram mencari surat keluar merupakan sequence diagram yang
menjelaskan tentang proses pencarian data surat keluar yang dilakukan pencatat
biro. Hal pertama yang dilakukan adalah sistem akan mengakses fungsi index()
kemudian sistem akan menampilkan halaman surat keluar dengan mengakses link
Bagian/surat_keluar dan method atau fungsi cari_surat() pada controller
Bagian. Pada halaman class view Bagian/V_surat_keluar pencatat biro mencari
data surat keluar yaitu id_SK, Tgl_kirim, No_surat, Tgl_surat, Penerima,
Perihal, Id_bagian, Id_KS, dan Scan_surat yang telah tersimpan didalam
database melalui class model M_surat_keluar dengan fungsi cari_data(),
selanjutnya data surat keluar akan dikembalikan kembali pada class controller
Umum. Jika data surat keluar yang dicari tersedia maka data surat keluar yang dicari
67
akan ditampilkan pada halaman class view Bagian/V_surat_keluar. Rincian
aktifitas sequence diagram mencari surat keluar dapat dilihat pada Gambar 3.24.
View:Bagian/surat_keluar
Pegawai Controller:BagianModel:M_surat_
keluar
1. T_suratkeluar()
2. Cari data: Id_SK Tgl_kirim No_surat Tgl_surat Penerima Perihal Id_bagian Id_KS Scan_surat
4. cek_data_surat_keluar()
5. Mencari Surat : T_suratkeluar()
3. cari_proses()
Gambar 3.24 Sequece diagram mencari surat keluar
d. Sequence diagram menghapus surat keluar
Sequence diagram menghapus surat keluar merupakan sequence diagram yang
menjelaskan tentang proses hapus data surat keluar yang dilakukan oleh pencatat
biro. Hal pertama yang dilakukan adalah sistem akan mengakses fungsi index()
kemudian sistem akan menampilkan halaman surat masuk dengan mengakses link
Bagian/surat_keluar dan method atau fungsi delete_surat() pada controller
Bagian. Pada halaman class view Bagian/V_surat_keluar pencatat biro
menghapus data surat keluar yaitu id_SK, Tgl_kirim, No_surat, Tgl_surat,
Penerima, Perihal, Id_bagian, Id_KS, data surat keluar yang telah dihapus
akan terhapus juga didalam database melalui class model M_surat_keluar dengan
fungsi delete_data(), selanjutnya data surat keluar akan dikembalikan kembali
pada class controller Bagian. Jika data surat keluar yang dihapus benar maka
proses hapus surat berhasil dan menampilkan pesan data surat keluar berhasil
68
dihapus pada view Bagian/V_surat_keluar. Rincian aktifitas sequence diagram
menghapus surat keluar dapat dilihat pada Gambar 3.25.
Controller:BagianPencatat
Biro
Model:M_surat_keluar
View:Bagian/V_surat_keluar
1.index()
4. delete_data() Id_SK Tgl_kirim No_surat Tgl_surat Penerima Perihal Id_bagian Id_KS Scan_surat
3. delete_surat()
5. return_query()
2. Bagian/surat_keluar
6.Menghapus Surat : Pesan()
Gambar 3.25 Sequece diagram menghapus surat keluar
e. Sequence diagram melihat surat keluar
Sequence diagram melihat surat keluar merupakan sequence diagram yang
menjelaskan tentang proses melihat detail data surat keluar yang dilakukan oleh
pencatat biro. Hal pertama yang dilakukan adalah sistem akan mengakses fungsi
index() kemudian sistem akan menampilkan halaman surat keluar dengan
mengakses link Bagian/surat_keluar dan method atau fungsi detail_surat()
pada controller Bagian. Pada halaman class view Bagian/V_surat_keluar
pencatat biro melihat detail data surat keluar yaitu id_SK, Tgl_kirim, No_surat,
Tgl_surat, Penerima, Perihal, Id_bagian, Id_KS, dan Scan_surat yang
telah tersimpan kedalam database melalui class model M_surat_keluar dengan
fungsi detail_data(), selanjutnya data surat keluar akan dikembalikan kembali
pada class controller Bagian. Jika data surat keluar yang akan dilihat tersedia maka
69
sistem akan menampilkan detail dari data surat keluar pada view
Bagian/V_surat_keluar. Rincian aktifitas sequence diagram melihat surat keluar
dapat dilihat pada Gambar 3.26.
Controller:BagianPencatat
Biro
Model:M_surat_keluar
View:Bagian/V_surat_keluar
1.index()
4. detail_data() Id_SK Tgl_kirim No_surat Tgl_surat Penerima Perihal Id_bagian Id_KS Scan_surat
3. detail_surat()
5. return_query()
2. Bagian/surat_keluar
6. Melihat Surat : Detail_surat()
Gambar 3.26 Sequece diagram melihat surat keluar
5. Sequence diagram kelola arsip surat keluar
Sequence diagram kelola arsip surat keluar merupakan Sequence diagram yang
mengelola proses-proses arsip surat keluar seperti proses menambah, mengubah,
mencari, melihat dan meneribitkan laporan surat keluar.
a. Sequence diagram menambah arsip surat keluar
Sequence diagram menambah arsip surat keluar merupakan sequence diagram yang
menjelaskan tentang proses tambah data arsip surat keluar yang dilakukan oleh oleh
pencatat kearsipan atau admin. Hal pertama yang dilakukan adalah sistem akan
mengakses fungsi index() kemudian sistem akan menampilkan halaman surat
masuk dengan mengakses link Umum/V_Arsip_surat_keluar dan method atau
fungsi add_surat() pada controller Umum. Pada halaman class view
70
Umum/Arsip_surat_keluar admin menginputkan data arsip surat keluar yaitu
yaitu id_ASK, Id_SK, No_bok, No_rak, dan No_fisis data arsip surat keluar
yang telah diinputkan akan masuk kedalam database melalui class model
M_surat_keluar dengan fungsi insert_data(), selanjutnya data arsip surat
keluar akan dikembalikan kembali pada class controller Umum. Jika data arsip surat
keluar yang diinputkan benar maka proses menambahkan arsip surat berhasil dan
menampilkan pesan data arsip surat keluar berhasil ditambahkan pada view
Umum/V_Arsip_surat_masuk. Rincian aktifitas sequence diagram menambah
arsip surat keluar dapat dilihat pada Gambar 3.27.
Controller:UmumPencatat Kearsipan
Model:M_surat_keluar
View:Umum/V_Arsip_surat_
keluar
1.index()
4. insert_data: Id_ASK Id_SK No_bok No_rak
No_fisis
3. add_surat()
5. return_query()
2. Umum/Arsip_surat_keluar
6. Menambahkan Surat : Pesan()
Gambar 3.27 Sequece diagram menambah arsip surat keluar
b. Sequence diagram mengubah arsip surat keluar
Sequence diagram mengubah arsip surat keluar merupakan sequence diagram yang
menjelaskan tentang proses update atau ubah data arsip surat keluar yang dilakukan
oleh pencatat surat atau admin. Hal pertama yang dilakukan adalah sistem akan
mengakses fungsi index() kemudian sistem akan menampilkan halaman arsip
surat keluar dengan mengakses link Umum/Arsip_surat_keluar dan method atau
fungsi update_surat() pada controller Umum. Pada halaman class view
Umum/V_Arsip_surat_keluar admin mengubah data surat keluar yaitu id_ASK,
71
Id_SK, No_bok, No_rak, dan No_fisis, data arsip surat keluar yang telah
diubah akan masuk kedalam database melalui class model M_surat_keluar
dengan fungsi update_data(), selanjutnya data arsip surat keluar akan
dikembalikan kembali pada class controller Umum. Jika data arsip surat keluar yang
diubah benar maka proses mengubah arsip surat berhasil dan menampilkan pesan
data arsip surat keluar berhasil diubah pada view Umum/V_Arsip_surat_keluar..
Rincian aktifitas sequence diagram mengubah arsip surat keluar dapat dilihat pada
Gambar 3.28.
Controller:UmumPencatat Kearsipan
Model:M_surat_keluar
View:Umum/V_Arsip_surat_
keluar
1.index()
4. update_data: Id_ASK Id_SK No_bok No_rak
No_fisis
3. update_surat()
5. return_query()
2. Umum/Arsip_surat_keluar
6. Mengubah Surat : Pesan()
Gambar 3.28 Sequece diagram mengubah arsip surat keluar
c. Sequence diagram mencari arsip surat keluar
Sequence diagram mencari arsip surat keluar merupakan sequence diagram yang
menjelaskan tentang proses pencarian data arsip surat keluar yang dilakukan oleh
pencatat kearsipan atau admin. Hal pertama yang dilakukan adalah sistem akan
mengakses fungsi index() kemudian sistem akan menampilkan halaman arsip
surat keluar dengan mengakses link Umum/Arsip_surat_keluar dan method atau
fungsi cari_surat() pada controller Umum. Pada halaman class view
72
Umum/V_Arsip_surat_keluar admin mencari data arsip surat keluar yaitu
id_ASK, Id_SK, No_bok, No_rak, dan No_fisis yang telah tersimpan didalam
database melalui class model M_surat_keluar dengan fungsi cari_data(),
selanjutnya data arsip surat keluar akan dikembalikan kembali pada class controller
Umum. Jika data arsip surat keluar yang dicari benar data surat keluar yang dicari
akan ditampilkan pada halaman class view Umum/V_arsip_surat_keluar. Rincian
aktifitas sequence diagram mencari arsip surat keluar dapat dilihat pada Gambar
3.29.
Controller:UmumPencatat Kearsipan
Model:M_surat_keluar
View:Umum/V_Arsip_surat_
keluar
1.index()
4. cari_data: Id_ASK Id_SK No_bok No_rak
No_fisis
3. cari_surat()
5. return_query()
2. Umum/Arsip_surat_keluar
6. Mencari Surat : Arsip_Surat_Keluar()
Gambar 3.29 Sequece diagram mencari arsip surat keluar
d. Sequence diagram melihat arsip surat keluar
Sequence diagram melihat arsip surat keluar merupakan sequence diagram yang
menjelaskan tentang proses melihat detail data arsip surat keluar yang dilakukan
oleh pencatat kearsipan atau admin. Hal pertama yang dilakukan adalah sistem akan
mengakses fungsi index() kemudian sistem akan menampilkan halaman arsip
surat keluar dengan mengakses link Umum/Arsip_surat_keluar dan method atau
fungsi detail_surat() pada controller Umum. Pada halaman class view
73
Umum/V_Arsip_surat_keluar admin melihat detail data arsip surat keluar
yaituid_ASK, Id_SK, No_bok, No_rak, dan No_fisis yang telah tersimpan
kedalam database melalui class model M_surat_keluar dengan fungsi
detail_data(), selanjutnya data arsip surat keluar akan dikembalikan kembali
pada class controller Umum. Jika data arsip surat keluar yang akan dilihat tersedia
maka sistem akan menampilkan detail dari data arsip surat keluar pada view
Umum/V_Arsip_surat_keluar. Rincian aktifitas sequence diagram melihat arsip
surat keluar dapat dilihat pada Gambar 3.30.
Controller:UmumPencatat Kearsipan
Model:M_surat_keluar
View:Umum/V_Arsip_surat_
keluar
1.index()
4. detail_data: Id_ASK Id_SK No_bok No_rak
No_fisis
3. detail_surat()
5. return_query()
2. Umum/Arsip_surat_keluar
6. Melihat Surat : Detail_surat()
Gambar 3.30 Sequece diagram melihat arsip surat keluar
e. Sequence diagram menerbitkan laporan surat keluar
Sequence diagram menerbitkan laporan surat keluar merupakan sequence diagram
yang menjelaskan tentang proses mencetak laporan data surat keluar yang
dilakukan oleh pencatat surat atau admin. Hal pertama yang dilakukan adalah
sistem akan mengakses fungsi index() kemudian sistem akan menampilkan
halaman laporan surat masuk dengan mengakses link
Umum/laporan_surat_keluar dan method atau fungsi add_surat() pada
74
controller Umum. Pada halaman class view Umum/V_surat_keluar admin mencetak
data surat keluar ada didalam database yaitu id_ASK, Tgl_kirim, No_surat,
Tgl_surat, Penerima, Perihal, Id_bagian, Id_KS, dan Scan_surat
melalui class model M_surat_keluar dengan fungsi insert_data(), selanjutnya
data surat keluar akan dikembalikan kembali pada class controller Umum. Jika data
laporan surat keluar yang akan dicetak telah tersedia maka admin akan diarahkan
pada halaman class view umum/V_surat_keluar dan admin melakukan proses
cetak laporan surat keluar. Rincian aktifitas sequence diagram menerbitkan laporan
surat keluar dapat dilihat pada Gambar 3.31.
Controller:UmumPencatat Kearsipan
Model:M_surat_keluar
View:Umum/V_surat_keluar
1.index()
4. insert_data() Id_SK Tgl_kirim No_surat Tgl_surat Penerima Perihal Id_bagian Id_KS
Scan_surat
3. add_surat()
5. return_query()
2. Umum/laporan_surat_keluar
6. Mencetak Surat : Cetak_data()
Gambar 3.31 Sequece diagram menerbitka laporan surat keluar
6. Sequence diagram kelola pegawai
Sequence diagram kelola pegawai merupakan Sequence diagram yang mengelola
proses-proses pegawai seperti proses menambah, mengubah, mencari, menghapus dan
melihat pegawai.
75
a. Sequence diagram menambah pegawai
Sequence diagram menambah pegawai merupakan sequence diagram yang
menjelaskan tentang proses tambah data pegawai yang dilakukan oleh pencatat
kearsipan atau admin. . Hal pertama yang dilakukan adalah sistem akan mengakses
fungsi index() kemudian sistem akan menampilkan halaman pegawai dengan
mengakses link Admin/V_pegawai dan method atau fungsi add_user() pada
controller Admin. Pada halaman class view Admin/V_pegawai admin
menginputkan data surat masuk yaitu NIP, nama, alamat, id_bagian,
jenis_kelamin, tmt_golongan_terakhir, golongan, jabatan, agama dan
pendidikan_terakhir, data pegawai yang telah diinputkan akan masuk kedalam
database melalui class model M_login dengan fungsi insert_user(), selanjutnya
data pegawai akan dikembalikan kembali pada class controller Admin. Jika data
pegawai yang diinputkan benar maka proses menambahkan pegawai berhasil dan
menampilkan pesan data pegawai berhasil ditambahkan pada view
Admin/V_Pegawai. Rincian aktifitas sequence diagram menambah pegawai dapat
dilihat pada Gambar 3.32.
Controller:AdminPencatat Kearsipan
Model: LoginView:Admin/
V_Pegawai
1.index()
4. insert_user() NIP nama alamat id_bagian jenis_kelamin tmt_golongan_terahir golongan jabatan agama pendidikan_terakhir
6. Menghapus Pegawai: Pesan()
2. Admin/V_Pegawai
5. return_query()
3. add_user()
Gambar 3.32 Sequece diagram menambah pegawai
76
b. Sequence diagram mengubah pegawai
Sequence diagram mengubah pegawai merupakan sequence diagram yang
menjelaskan tentang proses update atau ubah pegawai yang dilakukan oleh staff
pencatat kearsipan atau admin. Rincian aktifitas sequence diagram mengubah
pegawai dapat dilihat pada Gambar 3.33.
Controller:AdminPencatat Kearsipan
Model: LoginView:Admin/
V_Pegawai
1.index()
4. update_pegawai() NIP nama alamat id_bagian jenis_kelamin tmt_golongan_terahir golongan jabatan agama pendidikan_terakhir
6. Mengubah Pegawai: Pesan()
2. Admin/V_Pegawai
5. return_query()
3. edit_pegawai()
Gambar 3.33 Sequece diagram mengubah pegawai
Hal pertama yang dilakukan adalah sistem akan mengakses fungsi index()
kemudian sistem akan menampilkan halaman pegawai dengan mengakses link
Admin/V_Pegawai dan method atau fungsi edit_pegawai() pada controller
Admin. Pada halaman class view Admin/V_Pegawai admin mengubah data pegawai
yaitu NIP, nama, alamat, id_bagian, jenis_kelamin,
tmt_golongan_terakhir, golongan, jabatan, agama dan
pendidikan_terakhir, data pegawai yang telah diubah akan masuk kedalam
database melalui class model M_login dengan fungsi update_pegawai(),
77
selanjutnya data pegawai akan dikembalikan kembali pada class controller Admin.
Jika data pegawai yang diubah benar maka proses mengubah pegawai berhasil dan
menampilkan pesan data pegawai berhasil diubah pada view Admin/V_Pegawai.
c. Sequence diagram mencari pegawai
Sequence diagram mencari pegawai merupakan sequence diagram yang
menjelaskan tentang proses pencarian data pegawai yang dilakukan oleh staff
pencatat kearsipan atau admin. Rincian aktifitas sequence diagram mencari
pegawai dapat dilihat pada Gambar 3.34.
Controller:AdminPencatat Kearsipan
Model: LoginView:Admin/
V_Pegawai
1.index()
4. cari_user() NIP nama alamat id_bagian jenis_kelamin tmt_golongan_terahir golongan jabatan agama pendidikan_terakhir
2. Admin/V_Pegawai
5. return_query()
3. cari_user()
6. Mencari Pegawai : Pegawai()
Gambar 3.34 Sequece diagram mencari pegawai
Hal pertama yang dilakukan adalah sistem akan mengakses fungsi index()
kemudian sistem akan menampilkan halaman pegawai dengan mengakses link
Admin/V_Pegawai dan method atau fungsi cari_user() pada controller Admin.
Pada halaman class view Admin/V_Pegawai admin mencari data pegawai yaitu
NIP, nama, alamat, id_bagian, jenis_kelamin, tmt_golongan_terakhir,
78
golongan, jabatan, agama dan pendidikan_terakhir yang telah tersimpan
didalam database melalui class model M_login dengan fungsi cari_user(),
selanjutnya data pegawai akan dikembalikan kembali pada class controller Admin.
Jika data pegawai yang dicari tersedia maka data pegawai yang dicari akan
ditampilkan pada halaman class view Admin/V_Pegawai.
d. Sequence diagram menghapus pegawai
Sequence diagram menghapus pegawai merupakan sequence diagram yang
menjelaskan tentang proses hapus data pegawai yang dilakukan oleh pencatat
kearsipan atau admin. Rincian aktifitas sequence diagram menghapus pegawai
dapat dilihat pada Gambar 3.35.
Controller:AdminPencatat Kearsipan
Model: LoginView:Admin/
V_Pegawai
1.index()
4. delete_user() NIP nama alamat id_bagian jenis_kelamin tmt_golongan_terahir golongan jabatan agama pendidikan_terakhir
6. Menghapus Pegawai: Pesan()
2. Admin/V_Pegawai
5. return_query()
3. hapus_user()
Gambar 3.35 Sequece diagram menghapus pegawai
Hal pertama yang dilakukan adalah sistem akan mengakses fungsi index()
kemudian sistem akan menampilkan halaman pegawai dengan mengakses link
Admin/V_Pegawai dan method atau fungsi hapus_user() pada controller Admin.
79
Pada halaman class view Admin/V_Pegawai admin menghapus data pegawai yaitu
NIP, nama, alamat, id_bagian, jenis_kelamin, tmt_golongan_terakhir,
golongan, jabatan, agama dan pendidikan_terakhir data pegawai yang telah
dihapus akan terhapus juga didalam database melalui class model M_login dengan
fungsi delete_user(), selanjutnya data pegawai akan dikembalikan kembali pada
class controller Admin. Jika data pegawai yang dihapus benar maka proses hapus
pegawai berhasil dan menampilkan pesan data pegawai berhasil dihapus pada view
Admi/V_Pegawai.
e. Sequence diagram melihat pegawai
Sequence diagram melihat pegawai merupakan sequence diagram yang
menjelaskan tentang proses melihat detail data pegawai yang dilakukan oleh
pencatat kearsipan atau admin. Rincian aktifitas sequence diagram melihat pegawai
dapat dilihat pada Gambar 3.36.
Controller:AdminPencatat Kearsipan
Model: LoginView:Admin/
V_Pegawai
1.index()
4. detail_pegawai() NIP nama alamat id_bagian jenis_kelamin tmt_golongan_terahir golongan jabatan agama pendidikan_terakhir
6. Melihat pegawai : Detail_pegawai()
2. Admin/V_Pegawai
5. return_query()
3. detail_pegawai()
Gambar 3.36 Sequece diagram melihat pegawai
Hal pertama yang dilakukan adalah sistem akan mengakses fungsi index()
kemudian sistem akan menampilkan pegawai dengan mengakses link
80
Admin/V_Pegawai dan method atau fungsi detail_pegawai() pada controller
Admin. Pada halaman class view Admin/V_Pegawai admin melihat detail data
pegawai yaitu NIP, nama, alamat, id_bagian, jenis_kelamin,
tmt_golongan_terakhir, golongan, jabatan, agama dan
pendidikan_terakhir yang telah tersimpan kedalam database melalui class
model M_login dengan fungsi detail_pegawai(), selanjutnya data pegawai akan
dikembalikan kembali pada class controller Admin. Jika data pegawai yang akan
dilihat tersedia maka sistem akan menampilkan detail dari data pegawai pada view
Admin/V_Pegawai.
7. Sequence diagram kelola klasifikasi
Sequence diagram kelola klasifikasi merupakan Sequence diagram yang mengelola
proses-proses klasifikasi seperti proses menambah dan menghapus klasifikasi.
a. Sequence diagram menambah klasifikasi
Sequence diagram menambah klasifikasi merupakan sequence diagram yang
menjelaskan tentang proses tambah data klasifikasi yang dilakukan oleh staff
pencatat kearsipan atau admin. Hal pertama yang dilakukan adalah sistem akan
mengakses fungsi index() kemudian sistem akan menampilkan halaman
klasifikasi dengan mengakses link Umum/klasifikasi_surat dan method atau
fungsi add_surat() pada controller Umum. Pada halaman class view
Umum/V_klasifikasi_surat admin menginputkan data klasifikasi surat yaitu
Id_KS, dan nama_KS, data klasifikasi yang telah diinputkan akan masuk kedalam
database melalui class model M_surat dengan fungsi insert_data(), selanjutnya
data klasifikasi akan dikembalikan kembali pada class controller Umum. Jika data
klasifikasi yang diinputkan benar maka proses menambahkan klasifikasi berhasil
dan menampilkan pesan data klasifikasi berhasil ditambahkan pada view
Umum/V_klasifikasi_surat.Rincian aktifitas sequence diagram menambah
klasifikasi dapat dilihat pada Gambar 3.37.
81
Controller:UmumPencatat Kearsipan
Model:M_surat
View:Umum/V_klasifikasi_
surat
1.index()
4. insert_data: Id_KS Nama_KS
3. add_surat()
5. return_query()
2. Umum/klasifikasi_surat
6. Menambahkan Surat : Pesan()
Gambar 3.37 Sequece diagram menambah klasifikasi
b. Sequence diagram menghapus klasifikasi
Sequence diagram menghapus klasifikasi merupakan sequence diagram yang
menjelaskan tentang proses hapus data klasifikasi yang dilakukan oleh pencatat
kearsipan atau admin. Hal pertama yang dilakukan adalah sistem akan mengakses
fungsi index() kemudian sistem akan menampilkan halaman klasifikasi surat
dengan mengakses link Umum/klasifikasi_surat dan method atau fungsi
delete_surat() pada controller Umum. Pada halaman class view
Umum/V_klasifikasi_surat admin menghapus data pegawai yaitu Id_SK dan
nama_KS data klasifikasi yang telah dihapus akan terhapus juga didalam database
melalui class model M_surat dengan fungsi delete_data(), selanjutnya data
klasifikasi akan dikembalikan kembali pada class controller Umum. Jika data
klasifikasi yang dihapus benar maka proses hapus klasifikasi berhasil dan
menampilkan pesan data klasifikasi berhasil dihapus pada view
Umum/V_klasifikasi_surat. Rincian aktifitas sequence diagram menghapus
klasifikasi dapat dilihat pada Gambar 3.38.
82
Controller:UmumPencatat Kearsipan
Model:M_surat
View:Umum/V_klasifikasi_
surat
1.index()
4. delete_data: Id_KS Nama_KS
3. delete_surat()
5. return_query()
2. Umum/klasifikasi_surat
6. Menghapus Surat : Pesan()
Gambar 3.38 Sequece diagram menghapus klasifikasi
c. Sequence diagram melihat klasifikasi
Sequence diagram melihat klasifikasi merupakan sequence diagram yang
menjelaskan tentang proses melihat detail data klasifikasi yang dilakukan oleh staff
pencatat kearsipan atau admin. Rincian aktifitas sequence diagram melihat
klasifikasi dapat dilihat pada Gambar 3.39.
Controller:UmumPencatat Kearsipan
Model:M_surat
View:Umum/V_klasifikasi_
surat
1.index()
4. detail_data: Id_KS Nama_KS
3. detail_surat()
5. return_query()
2. Umum/klasifikasi_surat
6. Melihat Surat : Detail_surat()
Gambar 3.39 Sequece diagram melihat klasifikasi surat
83
Hal pertama yang dilakukan adalah sistem akan mengakses fungsi index()
kemudian sistem akan menampilkan klasifikasi dengan mengakses link
Umum/klasifikasi_surat dan method atau fungsi detail_surat() pada
controller Umum. Pada halaman class view Umum/V_klasifikasi_surat admin
melihat detail data klasifikasi yaituId_KS, dan nama_KS yang telah tersimpan
kedalam database melalui class model M_surat dengan fungsi
detail_klasifikasi(), selanjutnya data kalsifikasi akan dikembalikan kembali
pada class controller Umum. Jika data klasifikasi yang akan dilihat tersedia maka
sistem akan menampilkan detail dari data klasifikasi pada view
Umum/V_klasifikasi_surat.
F. Activity diagram
Activity diagram menggambarkan alur kerja sebuah urutan aktivitas pada suatu
proses.
Pada Gambar 3.40 merupakan activity diagram dari sistem informasi pengelolaan
surat dan kearsipan yang mengambarkan aliran kerja atau aktifitas dari sistem informasi
pengelolaan surat dan kearsipan. Sistem informasi pengelolaan surat dan kearsipan
memiliki dua aktor yaitu staff Ekspedisi dan Arsip atau admin dan pegawai Bagian atau
Biro. Aktor melakukan pendaftaran untuk melakukan proses login jika berhasil maka
akan menampilkan menu sesuai dengan hak akses dari masing-masing aktor. Aktor Staff
Ekspedisi dan Arsip dapat melakukan aktifitas mengelola data surat masuk, monitoring
status disposisi surat masuk kemudian mengarsipan surat masuk, dan membuat laporan
surat masuk sedangkan pada surat keluar, staff Ekspedisi dan Arsip dapat melakukan
aktifitas mengelola surat keluar, mengarsipkan surat keluar dan membuat laporan surat
keluar. Aktor pegawai dapat melakukan aktifitas mendisposisi surat masuk dan
mengelola surat keluar, setelah aktor selesai melakukan aktifitas didalam sistem sesuai
dengan hak akses masing-masing selanjutnya aktor akan melakukan proses logout untuk
keluar dari sistem.
84
Activity diagram sistem informasi pengelolaan surat dan kearsipan dapat dilihat
pada Gambar 3.40
Staff Ekspedisi dan Arsip
Pegawai
Login
Daftar
Menampilkan Menu
A
[Berhasil]
[Gagal]
disposisi surat masuk
Mengelola Surat Keluar
Logout
Mengelola Surat Masuk
Monitoringi Disposisi Surat
Masuk
Mengarsipkan Surat Masuk
Menbuat Laporan Surat Masuk
Mengelola Surat Keluar
Mengarsipkan Surat Keluar
Menbuat Laporan Surat Keluar
Gambar 3.40 Activity Diagram Sistem Informasi Pengelolaan Surat dan Kearsipan
85
3.2.5 Perancangan antarmuka (design interface)
Perancangan antarmuka dibuat sebagai gambaran mengenai user interface yang
akan dibuat, sistem informasi pengelolaan suat dan kearsipan terdiri dari interface
administrator (Staff Ekspedisi dan Arsip) dan interface user (pegawai bagian atau biro).
Pada interface administrator (Staff Ekspedisi dan Arsip) terdiri dari form login,
desain home staff Ekspedisi dan Arsip, desain tampilan menu data surat masuk, desain
tampilan form surat masuk, desain tampilan detail surat masuk, desain tampilan
monitoring disposisi surat masuk, desain tampilan form arsip surat masuk, desain
tampilan hapus surat masuk, desain tampilan menu data surat keluar, desain tampilan
detail surat keluar, desain tampilan form arsip surat keluar, desain tampilan menu data
arsip surat masuk, desain tampilan detail arsip surat masuk, desain tampilan menu data
arsip surat keluar, desain tampilan detail arsip surat keluar, desain tampilan menu data
laporan surat masuk, desain tampilan cetak laporan surat masuk, desain tampilan laporan
surat keluar, desain tampilan cetak laporan surat keluar, desain tampilan laporan surat
masuk dan surat keluar bulanan dalam bentuk grafik, desain tampilan form klasifikasi
surat, desain tampilan data disposisi surat masuk, desain tampilan menu data pegawai
Bagian atau Biro.
Pada interface user (pegawai bagian atau biro) terdiri dari desain tampilan detail
surat masuk, desain tampilan disposisi surat masuk, desain tampilan menu data surat
keluar, desain tampilan form surat keluar, desain tampilan detail surat keluar, desain
tampilan hapus surat keluar, dan desain tampilan data disposisi surat masuk. Tampilan
dari rancangan antarmuka “Sistem Infomasi Pengelolaan Surat dan Kearsipan pada
Sekretariat Daerah Provinsi NTB” sebagai berikut :
1. Desain Interface Administrator (Staff Ekspedisi dan Arsip)
a. Desain Tampilan Login Administrator
Form login digunakan sebagai pengamanan sistem dari penyalahgunaan hak
akses, sehingga keamanan data dapat terjamin. Pada halaman login user diminta
untuk memasukkan username dan password untuk dapat masuk kedalam sistem.
Tampilan form login dapat dilihat pada Gambar 3.41.
86
Login
SISTEM INFORMASI PENGELOLAAN
SURAT DAN KEARSIPAN
Username
Password
Gambar 3.41 Form Login
Pada saat staff Ekspedisi dan Arsip (admin) atau pegawai bagian menginputkan
username dan password tidak sesuai atau salah maka akan menampilkan notifikasi
dapat dilihat pada Gambar 3.42.
Login
SISTEM INFORMASI PENGELOLAAN
SURAT DAN KEARSIPAN
Username
Password
Kombinasi Username dan Password Salah
Gambar 3.42 Notifikasi menginputkan username dan password salah
b. Desain Tampilan Home Administrator
Pada saat staff Ekspedisi dan Arsip telah berhasil login maka akan tampil halaman
home administrator yang terdapat jumlah data surat masuk, jumlah data surat
keluar, jumlah data disposisi surat masuk dan proses cari surat. Pada sistem
infromasi pengelolaan surat dan kearsipan terdiri dari menu-menu yaitu menu
surat, arsip surat, laporan, klasifikasi, disposisi surat selain itu terdapat logout
yang berfungsi untuk keluar dari sistem. Tampilan home Staff Ekspedisi dan Arsip
dapat dilihat pada Gambar 3.43.
87
SIPAS
Dashboard
Surat
Arsip
Laporan
Selamat Datang di Sistem Informasi Pengelolaan Surat dan Kearsipan
Klasifikasi
Logout
Jumlah Data Surat Masuk
Jumlah Data Surat Keluar
Jumlah Data Disposisi Surat
Masuk
Inputkan Nomor Surat Untuk Mencari Surat
Cari Surat
Disposisi
Gambar 3.43 Desain Tampilan Home Administrator (Staff Ekspedisi dan Arsip)
c. Desain Tampilan Menu Surat
Menu surat pada sistem Informasi pengelolaan surat dan kearsipan terdiri dari
sub-sub menu yaitu desain tampilan surat masuk dan desain tampilan surat keluar.
1. Desain tampilan surat masuk
Gambar 3.44 merupakan desain tampilan menu dari data surat masuk, pada
tabel surat masuk terdapat beberapa proses yaitu proses cari surat, tambah
data, detail, disposisi, arsip dan hapus surat masuk.
SIPAS
Surat
Arsip
Laporan
Data Surat Masuk
Klasifikasi
Logout
DashboardTambah Surat
No. Surat Tgl. Surat Pengirim Perihal Penerima XXXXX
XXXXX
XXXXX
XXXXX
XXXXX
XXXXX
XXXXX
XXXXX
XXXXX
XXXXX
Search:
Tools
Detail Disposisi Arsip
Detail Disposisi Arsip
Hapus
Hapus
Surat Masuk
Surat Keluar
Disposisi
Gambar 3.44 Desain tampilan menu data surat masuk
88
Pada saat staff Ekspedisi dan Arsip memilih proses tambah surat maka akan
menampilkan form untuk menginputkan data-data surat masuk yaitu nomor
surat, tanggal surat, pengirim, perihal, penerima, klasifikasi, dan foto surat.
Tampilan form surat masuk dapat dilihat pada Gambar 3.45.
SIPAS
Surat
Arsip
Laporan
Klasifikasi
Logout
Dashboard
Surat Masuk Surat Keluar
Disposisi
No. Surat
Foto Surat
Tanggal Surat
Telusuri
Simpan
...
Pengirim
Perihal
Penerima
Klasifikasi
......
Surat Masuk
Tidak ada berkas dipilih
Kembali
Gambar 3.45 Desain tampilan form surat masuk
Pada saat staff Ekspedisi dan Arsip memilih proses detail surat maka akan
menampilkan data-data surat masuk yang telah diinputkan seperti nomor
surat, tanggal surat, pengirim, perihal, penerima, dan foto surat. Pada tampilan
detail surat masuk staff Ekspedisi dan Arsip dapat melakukan proses ubah
data-data surat masuk. Tampilan detail surat masuk dapat dilihat pada Gambar
3.46
SIPAS
Surat
Arsip
Laporan
Klasifikasi
Logout
Dashboard
Surat Masuk
Surat Keluar
Disposisi
No. Surat XXXXX
Tanggal Surat XXXXX
Foto
Simpan
...
Pengirim XXXXX
Perihal XXXXX
Penerima XXXXX
...
Detail Surat Masuk
Edit
Gambar 3.46 Desain tampilan detail surat masuk
89
Pada saat staff Ekspedisi dan Arsip memilih proses disposisi surat maka akan
menampilkan notifikasi surat masih dalam proses artinya surat telah sampai
pada penerima atau tujuan surat tetapi penerima surat belum melakukan proses
disposisi ke bagian-bagian lain. Tampilan monitoring disposisi surat masuk
dengan status masih dalam proses dapat dilihat pada Gambar 3.47
Disposisi Surat
Masih Dalam ProsesKeluar
Gambar 3.47 Desain tampilan monitoring disposisi surat dengan status surat
masih dalam proses
Tampilan monitoring disposisi surat masuk dengan status surat telah
terdisposisi ke bagian-bagian lain dan verifkikasi surat diterima atau ditolak
dapat dilihat pada Gambar 3.48
Disposisi Surat
Keluar
Surat Terdisposisi Ke Bagian :Bagian 1 Pesan : Status :
Bagian 2 Pesan : Status :
Gambar 3.48 Desain tampilan monitoring disposisi surat telah terdisposisi
Pada saat staff Ekspedisi dan Arsip memilih proses arsip surat maka akan
menampilkan form untuk menginputkan data arsip surat masuk yaitu nomor
bok, nomor rak, dan nomor fisis surat. Tampilan form arsip surat masuk dapat
dilihat pada Gambar 3.49.
90
No. Surat
XXXXX
No. Bok
Simpan
Arsip Surat Masuk
XXXXX
No. Rak
XXXXX
No. Fisis
XXXXX
Gambar 3.49 Desain tampilan form arsip surat masuk
Pada saat staff Ekspedisi dan Arsip memilih proses hapus surat maka akan
menampilkan notifikasi data surat telah terhapus. Tampilan notifikasi hapus
surat masuk dapat dilihat pada Gambar 3.50.
Berhasil Menghapus Surat Masuk
Gambar 3.50 Desain tampilan hapus data surat masuk
2. Desain tampilan surat keluar
Gambar 3.51 merupakan desain tampilan menu dari data surat keluar, pada
tabel surat keluar terdapat beberapa proses yaitu proses cari surat, detail, dan
arsipkan surat keluar.
SIPAS
Surat
Arsip
Laporan
Data Surat Keluar
Klasifikasi
Logout
Dashboard
No. Surat Tgl. Surat Pengirim Perihal Penerima XXXXX
XXXXX
XXXXX
XXXXX
XXXXX
XXXXX
XXXXX
XXXXX
XXXXX
XXXXX
Search:
Tools
Detail Arsip
Detail Arsip
Surat Masuk
Surat Keluar
Disposisi
Gambar 3.51 Desain tampilan menu data surat keluar
91
Pada saat staff Ekspedisi dan Arsip memilih proses detail surat maka akan
menampilkan data-data surat keluar yang telah diinputkan seperti nomor surat,
tanggal surat, pengirim, perihal, penerima, dan foto surat. Pada tampilan detail
surat keluar staff Ekspedisi dan Arsip tidak dapat melakukan proses ubah data-
data surat keluar. Tampilan detail surat keluar dapat dilihat pada Gambar 3.52.
SIPAS
Surat
Arsip
Laporan
Klasifikasi
Logout
Dashboard
Surat Masuk
Surat Keluar
Disposisi
No. Surat XXXXX
Tanggal Surat XXXXX
Foto
Simpan
...
Pengirim XXXXX
Perihal XXXXX
Penerima XXXXX
...
Detail Surat Keluar
Kembali
Gambar 3.52 Desain tampilan detail surat keluar
Pada saat staff Ekspedisi dan Arsip memilih proses arsip surat maka akan
menampilkan form untuk menginputkan data arsip surat keluar yaitu nomor
bok, nomor rak, dan nomor fisis surat. Tampilan form arsip surat keluar dapat
dilihat pada Gambar 3.53.
No. Surat
XXXXX
No. Bok
Simpan
Arsip Surat Keluar
XXXXX
No. Rak
XXXXX
No. Fisis
XXXXX
Gambar 3.53 Desain tampilan arsip surat keluar
92
d. Desain Tampilan Menu Arsip
Menu arsip pada sistem Informasi pengelolaan surat dan kearsipan terdiri dari
sub-sub menu yaitu desain tampilan arsip surat masuk dan desain tampilan arsip
surat keluar.
1. Desain Tampilan Arsip Surat Masuk
Gambar 3.54 merupakan desain tampilan menu dari data arsip surat masuk,
pada tabel arsip surat masuk terdapat proses detail surat dan cari surat yang
telah diarsipkan.
SIPAS
Surat
Arsip
Laporan
Data Arsip Surat Masuk
Klasifikasi
Logout
Dashboard
No. Surat Bagian Prihal Tgl Surat No FisisXXXXX
XXXXX
XXXXX
XXXXX
XXXXX
XXXXX
XXXXX
XXXXX
XXXXX
XXXXX
Search:
Tools
Detail Surat
Detail Surat
Arsip Surat Masuk
Arsip Surat Keluar
Disposisi
No.XXXXX
XXXXX
No BokXXXXX
XXXXX
No RakXXXXX
XXXXX
Gambar 3.54 Desain tampilan menu data arsip surat masuk
Pada saat staff Ekspedisi dan Arsip memilih proses detail surat maka akan
menampilkan data-data surat masuk yang telah diarsipkan seperti nomor surat,
pengirim, penerima, perihal, nomor bok, nomor rak, nomor fisis atau nomor
map dan foto surat. Pada tampilan detail surat masuk staff Ekspedisi dan Arsip
dapat melakukan proses ubah data arsip surat masuk yaitu nomor bok, nomor
rak, dan nomor fisis. Tampilan detail arsip surat masuk dapat dilihat pada
Gambar 3.55.
93
SIPAS
Surat
Arsip
Laporan
Klasifikasi
Logout
Dashboard
Disposisi
No. Surat XXXXX
XXXXX
Foto
Simpan
Pengirim
XXXXX
Perihal XXXXX
Penerima
XXXXX
Detail Arsip Surat Masuk
Kembali
No. Bok
XXXXXNo. Rak
XXXXXNo. Fisis
Arsip Surat Masuk
Arsip Surat Keluar
Gambar 3.55 Desain tampilan detail arsip surat masuk
2. Desain Tampilan Arsip Surat Keluar
Gambar 3.56 merupakan desain tampilan menu dari data arsip surat keluar,
pada tabel surat arsp surat keluar terdapat proses detail surat dan cari surat
yang telah diarsipkan.
SIPAS
Surat
Arsip
Laporan
Data Arsip Surat Keluar
Klasifikasi
Logout
Dashboard
No. Surat Bagian Prihal Tgl Surat No FisisXXXXX
XXXXX
XXXXX
XXXXX
XXXXX
XXXXX
XXXXX
XXXXX
XXXXX
XXXXX
Search:
Tools
Detail Surat
Detail Surat
Arsip Surat Masuk
Arsip Surat Keluar
Disposisi
No.XXXXX
XXXXX
No BokXXXXX
XXXXX
No RakXXXXX
XXXXX
Gambar 3.56 Desain tampilan menu data arsip surat keluar
94
Pada saat staff Ekspedisi dan Arsip memilih proses detail surat maka akan
menampilkan data-data surat keluar yang telah diarsipkan seperti nomor surat,
pengirim, penerima, perihal, nomor bok, nomor rak, nomor fisis atau nomor
map dan foto surat. Pada tampilan detail surat kelaur staff Ekspedisi dan Arsip
dapat melakukan proses ubah data arsip surat kelaur yaitu nomor bok, nomor
rak, dan nomor fisis. Tampilan detail arsip surat keluar dapat dilihat pada
Gambar 3.57.
SIPAS
Surat
Arsip
Laporan
Klasifikasi
Logout
Dashboard
Disposisi
No. Surat XXXXX
XXXXX
Foto
Simpan
Pengirim
XXXXX
Perihal XXXXX
Penerima
XXXXX
Detail Arsip Surat Keluar
Kembali
No. Bok
XXXXXNo. Rak
XXXXXNo. Fisis
Arsip Surat Masuk
Arsip Surat Keluar
Gambar 3.57 Desain tampilan detail arsip surat keluar
e. Desain Tampilan Menu Laporan Surat
Menu laporan pada sistem Informasi pengelolaan surat dan kearsipan terdiri dari
sub-sub menu yaitu desain tampilan laporan surat masuk, desain tampilan laporan
surat keluar dan laporan surat masuk dan surat keluar dalam bentuk grafik.
1. Desain tampilan laporan surat masuk
Gambar 3.58 merupakan desain tampilan menu dari data laporan surat masuk,
pada tabel laporan surat masuk terdapat proses cari surat, filter dan cetak
laporan.
95
SIPAS
Surat
Arsip
Laporan
Data Laporan Surat Masuk
Klasifikasi
Dashboard
Laporan Surat Masuk
Laporan Surat Keluar
Disposisi
Laporan Grafik
Logout
Registrasi No Surat Perihal Tgl Surat
XXXXX
XXXXX
XXXXX
XXXXX
XXXXX
XXXXX
XXXXX
XXXXX
Search:
Pengirim PenerimaXXXXX
XXXXX
XXXXX
XXXXX
Pilih Tahun Pilih Bulan Filter Cetak
Gambar 3.58 Desain tampilan menu data laporan surat masuk
Pada saat staff Ekspedisi dan Arsip memilih proses cetak maka akan terlihat
laporan dari surat masuk seperti yang terlihat pada Gambar 3.59.
Gambar 3.59 Desain tampilan laporan surat masuk
96
2. Desain tampilan laporan surat keluar
Gambar 3.60 merupakan desain tampilan menu dari data laporan surat keluar,
pada tabel laporan surat keluar terdapat proses cari surat, filter dan cetak
laporan.
SIPAS
Surat
Arsip
Laporan
Data Laporan Surat Keluar
Klasifikasi
Dashboard
Laporan Surat Masuk
Laporan Surat Keluar
Disposisi
Laporan Grafik
Logout
Registrasi No Surat Perihal Tgl Surat
XXXXX
XXXXX
XXXXX
XXXXX
XXXXX
XXXXX
XXXXX
XXXXX
Search:
Pengirim PenerimaXXXXX
XXXXX
XXXXX
XXXXX
Pilih Tahun Pilih Bulan Filter Cetak
Gambar 3.60 Desain tampilan menu data laporan surat keluar
Saat staff Ekspedisi dan Arsip memilih proses cetak maka akan terlihat
laporan dari surat keluar seperti yang terlihat pada Gambar 3.61.
Gambar 3.61 Desain tampilan laporan surat keluar
97
3. Desain tampilan laporan surat masuk dan surat keluar dalam bentuk grafik
Gambar 3.62 merupakan desain tampilan menu dari data laporan surat masuk
dan surat keluar bulanan dalam bentuk grafik.
SIPAS
Surat
Arsip
Laporan
Laporan Grafik Surat Masuk dan Surat Keluar Bulanan
Klasifikasi
Dashboard
Laporan Surat Masuk
Laporan Surat Keluar
Disposisi
Laporan Grafik
Logout
Gambar 3.62 Desain tampilan laporan grafik surat
f. Desain Tampilan Menu Klasifikasi
Menu klasifikasi pada sistem Informasi pengelolaan surat dan kearsipan berfungsi
untuk melakukan proses tambah data klasifikasi surat yaitu nama klasifikasi dank
kode klasifikasi. Tampilan desain klasifikasi surat terlihat pada Gambar 3.63.
SIPAS
Surat
Arsip
Laporan
Nama Klasifikasi: SimpanKode Klasifikasi:
Klasifikasi Surat
Klasifikasi
Logout
Dashboard
Kode
1. XXXXX
2. XXXXX
Nama Klasifikasi
XXXXX
XXXXX
Tools
Hapus
HapusDisposisi
Gambar 3.63 Desain tampilan form klasifikasi surat
98
g. Desain Tampilan Menu Disposisi
Menu disposisi merupakan tampilan data-data surat masuk yang telah didisposisi
oleh bagian-bagian lain. Pada tabel data disposisi terdapat verifikasi surat yaitu
terima, tolak, dan disposisi. Tampilan desain disposisi surat terlihat pada Gambar
3.64.
SIPAS
Surat
Arsip
Laporan
Data Disposisi Surat Masuk
Klasifikasi
Logout
Dashboard
No. Surat Tgl. Surat Pengirim Perihal Penerima XXXXX
XXXXX
XXXXX
XXXXX
XXXXX
XXXXX
XXXXX
XXXXX
XXXXX
XXXXX
Search:
Tools
Terima Tolak Disposisi
Disposisi
Terima Tolak Disposisi
Gambar 3.64 Desain tampilan data disposisi surat masuk
Pada saat staff Ekspedisi dan Arsip memilih proses verifikasi surat yaitu terima
maka proses tolak dan proses disposisi secara otomatis tidak berfungsi atau tidak
ada, dan jika memilih proses verifikasi surat yaitu tolak maka proses terima dan
proses disposisi tidak berfungsi atau tidak ada. Tampilan proses verifikasi data
disposisi surat masuk yaitu proses terima dan tolak seperti yang terlihat pada
Gambar 3.65
SIPAS
Surat
Arsip
Laporan
Data Disposisi Surat Masuk
Klasifikasi
Logout
Dashboard
No. Surat Tgl. Surat Pengirim Perihal Penerima XXXXX
XXXXX
XXXXX
XXXXX
XXXXX
XXXXX
XXXXX
XXXXX
XXXXX
XXXXX
Search:
Tools
Terima
Disposisi
Tolak
Gambar 3.65 Desain tampilan proses verifikasi terima dan tolak data surat masuk
99
Pada saat staff Ekspedisi dan Arsip memilih proses disposisi maka staff Ekspedisi
dan Arsip menginputkan penerima disposisi berikutnya dan pesan disposisi.
Tampilan proses disposisi seperti yang terlihat pada Gambar 3.66.
Penerima
Pesan
Simpan
Disposisi Surat
Pesan
Pilih Bagian Penerima Disposisi ...
Gambar 3.66 Desain tampilan proses disposisi data surat masuk
h. Desain Tampilan Data Pegawai
Gambar 3.67 merupakan desain tampilan menu dari data pegawai bagian atau biro
yang akan menerima surat, mengelola surat keluar, dan memberikan verifikasi
status surat masuk, pada tabel pegawai terdapat proses cari pegawai, add pegawai
dan edit.
SIPAS
Pegawai
Data Pegawai
Logout
Dashboard
No. NIP Nama Jabatan Bagian
XXXXX
XXXXX
XXXXX
XXXXX
XXXXX
XXXXX
XXXXX
XXXXX
XXXXX
XXXXX
Search:
Tools
Add User Edit
Add User Edit
Gambar 3.67 Desain tampilan data pegawai Bagian atau Biro
Pada saat staff Ekspedisi dan Arsip memilih proses add user maka pegawai yang
ditambahkan mempunyai hak akses untuk masuk kedalam sistem informasi
pengelolaan surat dan kearsipan. Pegawai yang telah ditambahkan oleh staff
100
Ekspedisi dan Arsip akan terdapaftar pada tampilan dashboard pegawai.
Tampilan dashboard pegawai seperti yang terlihat pada Gambar 3.68.
SIPAS
Pegawi
Data Pegawai Yang Dapat Mengakses Sistem
Logout
Dashboard
No. NIP Id Bagian Bagian
XXXXX
XXXXX
XXXXX
XXXXX
XXXXX
XXXXX
XXXXX
XXXXX
Search:
Tools
Hapus
Hapus
Gambar 3.68 Desain tampilan data pegawai Bagian atau Biro yang dapat
mengakses sistem
Pada saat staff Ekspedisi dan Arsip memilih proses edit maka akan menampilkan
data-data pegawai yang telah diinputkan dan melakukan proses ubah data pegawai
yaitu nama, alamat, bagian, jenis kelamin, golongan, jabatan, agama, dam
pendidikan terkahir. Tampilan detail data pegawai dapat dilihat pada Gambar 3.69.
SIPAS Logout
NIP XXXXX
XXXXX
Simpan
Nama
XXXXX
Bagian XXXXX
Alamat
XXXXX
Detail Data Pegawai
Jenis Kelasmin
XXXXXTMT golongan Terakhir
XXXXXGolongan
Pegawi
Dashboard
Jabatan
Agama
Pendidikan Terakhir
...
......
XXXXX
XXXXX
XXXXX
Gambar 3.69 Desain tampilan detail data pegawai
101
2. Desain Interface user (Pegawai Bagian atau Biro)
a. Desain Tampilan Home User
Pada saat pegawai bagian atau biro telah berhasil login maka akan tampil halaman
home user yang terdapat jumlah data surat masuk dan jumlah data surat keluar,
dan jumlah data disposisi surat masuk. Pada sistem infromasi pengelolaan surat
dan kearsipan terdiri dari menu-menu yaitu menu surat masuk, surat keluar,
disposisis surat selain itu terdapat logout yang berfungsi untuk keluar dari sistem.
Tampilan home pegawai bagian atau biro dapat dilihat pada Gambar 3.70.
SIPAS
Dashboard
Surat Masuk
Surat Keluar
Disposisi Surat
Selamat Datang di Sistem Informasi Pengelolaan Surat dan Kearsipan
Logout
Jumlah Data Surat Masuk
Jumlah Data Surat Keluar
Jumlah Data Disposisi Surat
Masuk
Gambar 3.70 Desain Tampilan Home User (Pegawai Bagian atau Biro)
b. Desain Tampilan Menu Surat Masuk
Gambar 3.71 merupakan desain tampilan menu dari data surat masuk yang
diterima oleh bagian yang akan diproses oleh pegawai bagian. Pada tabel surat
masuk terdapat beberapa proses yaitu proses cari surat, detail, dan disposisi surat
masuk.
SIPAS
Dashboard
Surat Masuk
Surat Keluar
Disposisi Surat
Logout
Data Surat Masuk
No. Surat Tgl. Surat Pengirim Perihal Penerima
XXXXX
XXXXX
XXXXX
XXXXX
XXXXX
XXXXX
XXXXX
XXXXX
XXXXX
XXXXX
Search:
Tools
Detail Disposisi
Detail Disposisi
Gambar 3.71 Desain tampilan data surat masuk
102
Pada saat pegawai bagian memilih proses detail surat maka akan menampilkan
data-data surat masuk yang telah diinputkan seperti nomor surat, tanggal surat,
pengirim, perihal, penerima, dan foto surat. Pada tampilan detail surat masuk
pegawai bagian tidak dapat melakukan proses ubah data surat masuk karena
pegawai tidak mempunyai wewenang untuk mengubah data dari surat masuk
yang diterima. Tampilan detail surat masuk dapat dilihat pada Gambar 3.72.
SIPAS Logout
No. Surat XXXXX
Tanggal Surat XXXXX
Foto
Simpan
...
Pengirim XXXXX
Perihal XXXXX
Penerima XXXXX
...
Detail Surat Masuk
Kembali
Dashboard
Surat Masuk
Surat Keluar
Disposisi Surat
Gambar 3.72 Desain tampilan detail surat masuk
Pada saat pegawai bagian memilih proses disposisi maka pegawai bagian
menginputkan penerima disposisi berikutnya dan pesan disposisi. Tampilan
proses disposisi surat masuk seperti yang terlihat pada Gambar 3.73.
Penerima
Pesan
Simpan
Disposisi Surat
Pesan
Pilih Bagian Penerima Disposisi ...
Gambar 3.73 Desain tampilan proses disposisi surat masuk
103
Gambar 3.74 merupakan desain tampilan menu dari data surat keluar, pada
tabel surat keluar terdapat beberapa proses yaitu proses cari surat, detail, dan
hapus surat keluar.
SIPAS
Surat Masuk
Surat Keluar
Data Surat Keluar
Disposisi
Logout
DashboardTambah Surat
No. Surat Tgl. Surat Pengirim Perihal Penerima XXXXX
XXXXX
XXXXX
XXXXX
XXXXX
XXXXX
XXXXX
XXXXX
XXXXX
XXXXX
Search:
Tools
Detail Hapus
Detail Hapus
Gambar 3.74 Desain tampilan data surat keluar
Pada saat pegawai memilih proses tambah surat maka akan menampilkan form
untuk menginputkan data-data surat keluar yaitu nomor surat, tanggal surat,
tanggal kirim, pengirim, perihal, penerima, klasifikasi, dan foto surat.
Tampilan form surat keluar dapat dilihat pada Gambar 3.75.
SIPAS Logout
No. Surat
Foto Surat
Tanggal Surat
Telusuri
Simpan
...
Pengirim
Perihal
Penerima
Klasifikasi
......
Surat Keluar
Tidak ada berkas dipilih
Kembali
Surat Masuk
Surat Keluar
Disposisi
Dashboard
...Tanggal Kirim
Gambar 3.75 Desain tampilan form surat keluar
104
Pada saat pegawai bagian memilih proses detail surat maka akan menampilkan
data-data surat keluar yang telah diinputkan seperti nomor surat, tanggal surat,
pengirim, perihal, penerima, dan foto surat. Pada tampilan detail surat keluar
staff Ekspedisi dan Arsip dapat melakukan proses ubah data-data surat keluar.
Tampilan detail surat keluar dapat dilihat pada Gambar 3.76.
SIPAS Logout
No. Surat XXXXX
Tanggal Surat XXXXX
Foto
Simpan
...
Pengirim XXXXX
Perihal XXXXX
Penerima XXXXX
...
Detail Surat Keluar
Kembali
Surat Masuk
Surat Keluar
Disposisi
Dashboard
Gambar 3.76 Desain tampilan detail surat keluar
c. Desain Tampilan Menu Disposisi
Menu disposisi merupakan tampilan data-data surat masuk yang telah
didisposisi oleh bagian-bagian lain. Pada tabel data disposisi terdapat
verifikasi surat yaitu terima, tolak, dan disposisi. Tampilan desain disposisi
surat terlihat pada Gambar 3.77.
SIPAS
Data Disposisi Surat Masuk
Logout
Tambah Surat
No. Surat Tgl. Surat Pengirim Perihal Penerima XXXXX
XXXXX
XXXXX
XXXXX
XXXXX
XXXXX
XXXXX
XXXXX
XXXXX
XXXXX
Search:
Tools
Terima
Tolak
Surat Masuk
Surat Keluar
Disposisi
Dashboard
Tolak Disposisi
Tolak Disposisi
Gambar 3.77 Desain tampilan data disposisi surat masuk
105
Pada saat pegawai bagian memilih proses verifikasi surat yaitu terima maka
proses tolak dan proses disposisi secara otomatis tidak berfungsi atau tidak
ada, dan jika memilih proses verifikasi surat yaitu tolak maka proses terima
dan proses disposisi tidak berfungsi atau tidak ada. Tampilan proses verifikasi
data disposisi surat masuk yaitu proses terima dan tolak seperti yang terlihat
pada Gambar 3.78.
SIPAS
Data Disposisi Surat Masuk
Logout
Tambah Surat
No. Surat Tgl. Surat Pengirim Perihal Penerima XXXXX
XXXXX
XXXXX
XXXXX
XXXXX
XXXXX
XXXXX
XXXXX
XXXXX
XXXXX
Search:
Tools
Terima
Tolak
Surat Masuk
Surat Keluar
Disposisi
Dashboard
Gambar 3.78 Desain tampilan proses verifikasi terima dan tolak
data surat masuk
Pada saat pegawai memilih proses disposisi maka pegawai menginputkan
penerima disposisi berikutnya dan pesan disposisi. Tampilan proses disposisi
seperti yang terlihat pada Gambar 3.79.
Penerima
Pesan
Simpan
Disposisi Surat
Pesan
Pilih Bagian Penerima Disposisi ...
Gambar 3.79 Desain tampilan proses disposisi data surat masuk
106
3.2.5 Coding atau Implementasi
Tahapan selanjutnya adalah proses implementasi rancangan sistem yang sudah
dilakukan ke dalam bentuk bahasa pemrograman (coding). Pada pembuatan sistem
informasi pengelolaan surat dan kearsipan menggunakan codeigniter sebagai framework-
nya dan untuk pengaplikasiannya menggunakan bahasa pemrograman HTML dan PHP.
Seluruh perancangan yang telah dilakukan, akan ditransformasikan ke dalam bentuk
model, view, controller sesuai dengan kerangka dari codeIgniter.
3.2.6 Pengujian
Setelah tahap coding atau implementasi selesai, maka tahap selanjutnya adalah
melakukan pengujian terhadap sistem. Pengujian dilakukan dengan melihat keseluruhan
fungsi-fungsi yang telah selesai dan membandingkan dengan rancangan yang dibuat
sebelumnya. Metode yang digunakan dalam tahap pengujian ini adalah metode black box
dan Mean Opinion Score (MOS).
Metode black box merupakan pengujian yang berfokus pada pengujian
persyaratan fungsional perangkat lunak, untuk mendapatkan serangkaian kondisi input
yang sesuai dengan persyaratan fungsional suatu program.
Mean Opinion Score (MOS) merupakan suatu penilaian kualitatif terhadap hasil
citra. Penilaian ini berdasarkan pada pengamatan mata manusia, sehingga baik
buruknya hasil segmentasi ini bergantung pada penilaian subjektif masing-masing
koresponden. Adapun untuk penilaian kualitatif dapat ditinjau dari segi pengamatan
mata manusia atau Mean Opinion Score (MOS).
3.2.7 Dokumentasi
Tahap dokumentasi dilakukan setelah sistem berfungsi sesuai dengan tujuan dan
rancangan yang telah dibuat, maka akan dilanjutkan ke tahap dokumentasi sistem dengan
pembuatan laporan. Laporan yang akan dibuat terdiri dari latar belakang, rumusan
masalah, batasan masalah, tujuan, manfaat, landasan teori, rancangan interface,
implementasi rancangan ke dalam coding bahasa pemprogram dan pengujian sistem.
107
BAB IV
HASIL DAN PEMBAHASAN
4.1 Implementasi
Pada bab ini, akan menjelaskan mengenai implementasi rancangan sistem,
implementasi database sistem dan implementasi interface sistem. Selain itu, pada bab IV
ini juga akan membahas mengenai hasil dari sistem yang telah dibuat dan pengujian
terhadap sistem.
4.1.1 Implementasi Database
Database yang digunakan merupakan hasil dari perancangan pada bab
sebelumnya, dimana database yang dibuat yaitu surat terdiri dari tabel_admin,
tabel_arsip_surat_keluar,tabel_arsip_surat_masuk,tabel_bagian,tabel_di
sposisi,tabel_klasifikasi_surat,tabel_pegawai,tabel_surat_keluar,dan
tabel_surat_masuk seperti yang terlihat pada Gambar 4.1.
Gambar 4.1. Implementasi database surat
108
Pada Gambar 4.1 terdapat tabel yang terdiri dari beberapa field-field untuk
menampung data-data yang diperlukan. Berikut merupakan rincian dari field-field dari
Gambar 4.1 seperti pada Gambar 4.2 tabel admin, Gambar 4.3 tabel arsip surat
keluar, Gambar 4.4 tabel arsip surat masuk, Gambar 4.5 tabel bagian, Gambar 4.6
tabel disposisi, Gambar 4.7 tabel klasifikasi surat, Gambar 4.8 tabel pegawai,
Gambar 4.9 tabel surat keluar, dan Gambar 4.10 tabel surat masuk.
1. Tabel admin
Tabel admin merupakan tabel hak akses dari masing-masing user berdasarkan
kelompok atau level dari user yang menggunakan sistem informasi
pengelolaan surat dan kearsipan seperti yang terlihat pada Gambar 4.2.
Gambar 4.2. Field-field dalam tabel admin
2. Tabel arsip surat keluar
Tabel arsip surat keluar merupakan tabel yang berisi field-field mengenai
arsip surat keluar. Tabel arsip surat keluar berfungsi untuk
mengarsipkan surat keluar yang telah diinputkan oleh pegawai-pegawai
bagian dan diarsipkan oleh staff Ekspedisi dan Arsip seperti yang terlihat pada
Gambar 4.3.
Gambar 4.3. Field-field dalam tabel arsip surat keluar
109
3. Tabel arsip surat masuk
Tabel arsip surat masuk merupakan tabel yang berisi field-field mengenai
arsip surat masuk. Tabel arsip surat masuk berfungsi untuk mengarsipkan
surat masuk yang telah diinputkan oleh staff Ekspedisi dan Arsip, pada tabel
arsip surat masuk terdapat nomor bok dan nomor rak yang berfungsi
sebagai letak penyimpanan surat sehingga mempermudah dalam proses
pencarian surat yang telah diarsipkan seperti yang terlihat pada Gambar 4.4.
Gambar 4.4. Field-field dalam tabel arsip surat masuk
4. Tabel bagian
Tabel bagian merupakan tabel yang berisi field-field mengenai bagian atau
biro-biro yang terdapat pada kantor Gubernur Nusa Tenggara Barat. Pada
sistem informasi pengelolaan surat dan kearsipan biro-biro atau bagian yang
berfungsi sebagai penerima surat yang akan diproses oleh pegawai bagian
atau biro masing-masing seperti yang terlihat pada Gambar 4.5.
Gambar 4.5. Field-field dalam tabel bagian
110
5. Tabel disposisi
Tabel disposisi merupakan tabel yang berisi field-field mengenai disposisi
surat. Tabel disposisi berfungsi untuk mengetahui proses disposisi surat
masuk atau keberdaan surat masuk sebelum diterima oleh penerima surat,
selain itu pada tabel disposisi terdapat status sebagai verifikasi surat masuk
dari pegawai bagian seperti yang terlihat pada Gambar 4.6.
Gambar 4.6. Field-field dalam tabel disposisi
6. Tabel klasifikasi surat
Tabel klasifikasi surat merupakan tabel yang berisi field-field mengenai
klasifikasi surat atau jenis surat yang ada pada kantor Gubernur Nusa
Tenggara Barat seperti yang terlihat pada Gambar 4.7.
Gambar 4.7. Field-field dalam tabel klasifikasi surat
7. Tabel pegawai
Tabel pegawai merupakan tabel yang berisi field-field mengenai data diri dari
pegawai bagian. Pegawai bagian pada sistem informasi pengelolaan surat dan
111
kearsipan ini mempunyai wewenang untuk memproses surat masuk yang
diterima ataupun mengirim surat keluar kepada instansi atau perusahaan diluar
Sekretariat Daerah Provinsi Nusa Tenggara Barat, selain itu pegawai bagian
mempunyai wewenang untuk memverifikasi status dari surat masuk seperti
yang terlihat pada Gambar 4.8.
Gambar 4.8. Field-field dalam tabel pegawai
8. Tabel surat keluar
Tabel surat keluar merupakan tabel yang berisi field-field mengenai surat
keluar yang akan diinputkan oleh pegawai bagian kedalam sistem informasi
pengelolaan surat dan kearsipan seperti yang terlihat pada Gambar 4.9.
Gambar 4.9. Field-field dalam tabel surat keluar
112
9. Tabel surat masuk
Tabel surat masuk merupakan tabel yang berisi field-field mengenai surat
masuk yang diinputkan oleh staff Ekspedisi dan Arsip kedalam sistem
informasi pengelolaan surat dan kearsipan seperti yang terlihat pada Gambar
4.10.
Gambar 4.10. Field-field dalam tabel surat masuk
4.1.2 Implementasi Class Sistem
Berdasarkan rancangan class diagram yang telah dibuat pada bab sebelumnya
implementasi dari class telah sesuai dengan perancangan tersebut. Perancangan class
dibangun berdasarkan struktur pada framework CodeIgniter yang terdiri dari MVC
(Model, View, Controller). Berikut merupakan implementasi class dari sistem informasi
pengelolaan surat dan kearsipan pada kantor Gubernur Nusa Nusa Tenggara Barat seperti
yang terlihat pada Gambar 4.11 implementasi class pada model, Gambar 4.12
implementasi class pa da controller dan Gambar 4.13 implementasi class pada view.
1. Implementasi class pada model
Model digunakan untuk melakukan pengolahan database agar dapat saling
terhubung dengan sistem yang akan dibangun. Pada model juga berisi perintah-
perintah untuk memanipulasi data seperti insert, update, delete, dan search. Pada
sistem informasi pengelolaan surat dan kearsipan terdapat empat model yaitu
113
M_login, M_surat, M_surat_keluar, dan M_surat_masuk seperti yang
terlihat pada Gambar 4.11.
Gambar 4.11. Implementasi class pada model
2. Implementasi class pada controller
Controller merupakan penghubung antara model dengan view. Pada controller
terdapat class yang dapat memproses permintaan dari view pada struktur database
yang terdapat di model. Pengimplementasian controller pada sistem informasi
pengelolaan surat dan kearsipan terdiri dari empat class yang memiliki fungsinya
masing-masing yaitu controller Admin.php, Bagian.php, Home.php,
Umum.php seperti yang terlihat pada Gambar 4.12.
Gambar 4.12. Implementasi class pada controller
3. Implementasi class pada view
View merupakan bagian yang akan menyajikan tampilan user interface pada
sebuah website pada pengguna, dimana pada sistem informasi pengelolaan surat
dan kearsipan view dibagi menjadi empat kelompok yaitu view admin, bagian,
umum dan V_home. View admin terdiri dari view Sidebar_admin.php,
V_detailpegawai.php, V_halamanDepan.php, V_pegawai.php, view bagian
terdiri dari view Sidebar_Bagian.php, V_detailsk.php, V_disposisi.php,
V_halamanDepan.php, V_Surat_keluar.php, V_suratmMasuk.php, view
umum terdiri dari Sidebar_Umum.php, V_ArsipSurat_keluar.php,
V_ArsipSurat_masuk.php, V_cetak.php, V_cetaksk.php,
V_DetailASK.php, V_Detail_ASM.php, V_detailsk.php,
114
V_detailsm.php, V_disposisi.php, V_grafik, V_halamanDepan.php,
V_KlasifikasiSurat.php, V_Laporan.php, V_Laporansk.php,
V_Surat_keluar.php, dan V_Surat_masuk.php seperti yang terlihat pada
Gambar 4.13.
Gambar 4.13. Implementasi class pada view
4.1.3 Implementasi Interface Sistem
Interface sistem merupakan antar muka yang berinteraksi secara langsung dengan
pengguna. Dalam implementasi interface sistem informasi pengelolaan surat dan
kearsipan, telah dikembangkan berdasarkan perancangan pada bab sebelumnya. Pada
interface sistem informasi pengelolaan suat dan kearsipan terdiri dari interface
administrator, user dan halaman user. Berikut merupakan rincian dari tiap-tiap interface:
115
1. Interface Administrator (Staff Ekspedisi dan Arsip)
a. Login Administrator
Interface Login Administrator merupakan suatu interface yang digunakan oleh
admin (Staff Ekspedisi dan Arsip) dan pegawai bagian untuk masuk ke dalam
sistem dengan melakukan proses login. Saat admin dan pegawai bagian
melakukan proses login di perlukan data-data berupa NIP sebagai username dan
password seperti yang terlihat pada Gambar 4.14.
Gambar 4.14 interface login administrator
Pada saat staff Ekspedisi dan Arsip (admin) atau pegawai bagian menginputkan
username dan password tidak sesuai atau salah maka akan menampilkan notifikasi
dapat dilihat pada Gambar 4.15.
Gambar 4.15 Notifikasi menginputkan username dan password salah
116
Cuplikan source code 4.1 controller login administrator
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
8.
9.
10.
11.
12.
13.
14.
15.
16.
17.
18.
19.
20.
21.
22.
23.
24.
25.
26.
27.
28.
29.
30.
public function do_login(){
$data = array('NIP' => $this->input->post('username',
TRUE),
'password' => md5($this->input-
>post('password', TRUE)),
);
$this->load->model('m_login');
$hasil = $this->m_login->cek_user($data);
if ($hasil->num_rows() == 1) {
foreach ($hasil->result() as $sess) {
$sess_data['NIP'] = $sess->NIP;
$sess_data['level'] = $sess->Level;
$this->session-
>set_userdata($sess_data);
}
if ($this->session->userdata('level')=='0') {
$this->session >set_userdata('user0','TRUE');
redirect('Admin');
}elseif($this->session->userdata('level')=='16') {
$this->session->set_userdata('user2','TRUE');
redirect('Umum');
}else{
$this->session->set_userdata('user3','TRUE');
redirect('Bagian');
}
}else{
$this->session->set_flashdata('pesan_login','<div
class="alert alert-danger">Kombinasi Username dan Password
Salah</div>');
redirect();
}
}
Pada cuplikan source code 4.1 adalah souce code controller login yang terdapat variable
$data untuk menampung informasi NIP sebagai username dan password sebagai kata
sandi yang diinput dan disubmit oleh staff Ekspedisi dan Arsip dan pegawai melalui form
login. Pada baris ke-6 dan ke-7 merupakan fungsi dari model m_login yang digunakan
untuk mengecek atau mengambil data user pada database admin saat proses login. Pada
baris ke-14 sampai dengan baris ke-22 merupakan suatu kondisi proses login user
berdasarkan level atau tingkatan hak akses, jika proses login dengan tingkatan atau level
0 maka user mengakses sistem dengan hak akses sebagai administrator, dan jika proses
login dengan tingkatan atau level 16 maka user mengakses sistem dengan hak akses
sebagai staff Ekspedisi dan Arsip yang berada pada bagian umum, sedangkan proses login
tidak adanya level atau tingkat hak akses maka user mengakses sistem dengan hak akses
sebagai pegawai bagian atau biro lain. Setelah data diproses dan jika data tersedia, proses
selanjutnya adalah mencocokan password user dari inputan form dengan password yang
117
ada pada database. Sebelum mencocokan data password, terlebih dahulu password yang
diinput user dari form dilakukan proses enkripsi menggunakan metode md5(). Jika
username dan password benar maka proses login berhasil dan user akan dialihkan ke
halaman dashboard administrator, sebaliknya jika password tidak cocok maka akan
dialihkan ke kembali ke form login dengan menyampaikan pesan bahwa username dan
password salah.
b. Interface home administrator
Setelah admin (Staff Ekspedisi dan Arsip) berhasil login ke dalam sistem maka
akan terlihat tampilan halaman home administrator yang terdapat jumlah surat
masuk, jumlah surat keluar, jumlah disposisi surat masuk yang masuk kebagian
admin selain itu pada halaman home administrator juga terdapat menu-menu yang
terdiri dari menu surat, menu arsip surat, laporan surat, klasifikasi surat, dan
disposisi surat seperti yang terlihat pada Gambar 4.16.
Gambar 4.16 interface home administrator (Staff Ekspedisi dan Arsip)
Cuplikan source code 4.2 controller cari surat masuk
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
8.
9.
10.
11.
public function cari_surat(){
$no=$this->input->post('no_surat');
$data=$this->M_surat_masuk->ModelSurat(' where
No_surat="'.$no.'"');
$row=$data->row();
if (isset($row)) {
$ds['surat']=$this->M_surat_masuk->ModelSurat(' where
No_surat="'.$no.'"');
$ds['dis']=$this->M_surat->disposisi2(' where
disposisi.Id_SM="'.$row->Id_SM.'"');
$this->load->view('Umum/V_cari_surat',$ds);
118
12.
13.
14.
15.
16.
17.
}else{
echo '<div class="alert alert-danger"><i
class="fa fa-check fa-fw"></i> <strong> Surat Tidak Di
temukan</strong></div>';
}
}
Pada cuplikan source code 4.2 adalah souce code controller cari surat masuk sesuai dengan
kebutuhan pengirim surat. Pada baris ke-1 dan baris ke-2 terdapat variabel $no untuk
menampung informasi nomor surat masuk, dan terdapat model M_surat_masuk untuk
mengambil data surat masuk dan disimpan pada variabel $data. Pada baris ke-6 sampai
dengan baris ke-10 terdapat suatu kondisi jika nomor surat yang dicari ditemukan maka
akan menampilkan data surat masuk dengan mengambil data surat masuk dari model
model M_surat_masuk dan akan menampilkan data disposisi surat masuk dengan
mengambil data dari model M_surat. Apabila nomor surat yang dicari tidak ditemukan
maka akan menampilkan pesan data surat tidak ditemukan.
c. Interface Menu Surat
Menu surat pada sistem Informasi pengelolaan surat dan kearsipan terdiri dari
sub-sub menu yaitu Interface surat masuk dan Interface surat keluar.
1. Interface surat masuk
Halaman data surat masuk adalah halaman yang berisi tentang data-data dari
surat masuk yang terlihat pada interface data surat masuk. Pada halaman ini,
admin (Staff Ekspedisi dan Arsip) dapat melakukan beberapa proses yaitu
proses cari surat, tambah data, detail, disposisi, arsip dan hapus surat masuk
seperti yang terlihat pada Gambar 4.17
Gambar 4.17 interface data surat masuk.
119
Pada saat staff Ekspedisi dan Arsip memilih proses tambah surat maka akan
menampilkan form untuk menginputkan data-data surat masuk yaitu nomor
surat, tanggal surat, pengirim, perihal, penerima, klasifikasi, dan foto surat.
Tampilan form surat masuk dapat dilihat pada Gambar 4.18.
Gambar 4.18 interface form surat masuk
Pada saat staff Ekspedisi dan Arsip memilih proses detail surat maka akan
menampilkan data-data surat masuk yang telah diinputkan seperti nomor
surat, tanggal surat, pengirim, perihal, penerima, dan foto surat. Pada tampilan
detail surat masuk staff Ekspedisi dan Arsip dapat melakukan proses ubah
data-data surat masuk. Tampilan detail surat masuk dapat dilihat pada Gambar
4.19.
Gambar 4.19 Interface detail surat masuk
120
Pada saat staff Ekspedisi dan Arsip memilih proses disposisi surat maka akan
menampilkan notifikasi surat masih dalam proses artinya surat telah sampai
pada penerima atau tujuan surat tetapi penerima surat belum melakukan proses
disposisi ke bagian-bagian lain. Tampilan monitoring disposisi surat masuk
dengan status masih dalam proses dapat dilihat pada Gambar 4.20
Gambar 4.20 Interface monitoring disposisi surat dengan status surat masih
dalam proses
Tampilan monitoring disposisi surat masuk dengan status surat telah
terdisposisi ke bagian-bagian lain dan verifikasi surat diterima atau ditolak
dapat dilihat pada Gambar 4.21
Gambar 4.21 Interface monitoring disposisi surat dengan status surat telah
terdisposisi
Pada saat staff Ekspedisi dan Arsip memilih proses hapus surat maka akan
menampilkan notifikasi data surat telah terhapus. Tampilan notifikasi hapus
surat masuk dapat dilihat pada Gambar 4.22.
Gambar 4.22 Interface hapus data surat masuk
121
Pada saat staff Ekspedisi dan Arsip memilih proses arsip surat maka akan
menampilkan form untuk menginputkan data arsip surat masuk yaitu nomor
bok, nomor rak, dan nomor fisis surat. Tampilan form arsip surat masuk dapat
dilihat pada Gambar 4.23.
Gambar 4.23 Interface form arsip surat masuk
Cuplikan source code 4.3 controller arsip surat masuk
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
8.
9.
10.
11.
12.
13.
14.
15.
16.
17.
18.
19.
20.
21.
22.
23.
24.
25.
26.
27.
28.
29.
public function tampil_SuratMasuk($id){
$arsip=$this->M_surat_masuk->cek_arsip(" where
Id_SM='".$id."'");
$r = $arsip->row();
if (isset($r))
{
echo '<div class="row">
<div class="col-lg-12">
<div class="alert alert-success">
<i class="fa fa-check fa-fw"></i>
<strong> data telah diarsipkan</strong>
</div>
</div>
</div>';
}else{
$t=$this->M_surat_masuk->ModelSurat(" where
surat_masuk.Id_SM='".$id."'");
$row = $t->row();
echo '<form role="form" action="Do_arsipSM"
method="POST">';
echo'<div class="row">
<div class="col-lg-12">
<div class="form-group">
<label>No Surat</label>
<input class="form-control" name="No_surat"
type="text" readonly="" value="'.$row->No_surat.'">
<input class="form-control" name="Id_SM"
type="hidden" value="'.$row->Id_SM.'">
</div>
122
30.
31.
32.
33.
34.
35.
36.
37.
38.
39.
40.
41.
42.
43.
44.
45.
46.
47.
48.
49.
50.
51.
<div class="form-group">
<label>No Bok</label>
<input class="form-control" name="No_bok"
type="text" >
</div>
<div class="form-group">
<label>No Rak</label>
<input class="form-control" name="No_rak"
type="text">
</div>
<div class="form-group">
<label>No Fisis</label>
<input class="form-control" name="No_fisis"
type="text">
</div>
<button type="submit" class="btn btn-
primary">Simpan</button>
</div>
</div>
</form>';
}
}
Pada cuplikan source code 4.2 adalah souce code controller arsip surat masuk. Pada baris
ke-2 terdapat variabel $arsip untuk menampung informasi arsip yang diambil dari model
M_surat_masuk dengan melakukan pengecekan data arsip menggunakan Id_SM (id surat
masuk). Pada baris ke-5 sampai dengan baris ke-14 merupakan suatu kondisi jika data-
data dari sura masuk telah diarsipkan. fungsi dari model m_login yang digunakan untuk
mengecek atau mengambil data user pada database admin saat proses login. Pada baris
ke-15 sampai dengan baris ke-18 merupakan suatu kondisi jika surat masuk belum
diarsipkan maka terdapat variabel $t untuk menampung data-dat surat masuk yang akan
diarsipkan dengan proses mengambil data surat masuk pada model M_surat_masuk.
Pada baris ke-19 sampai dengan baris ke-46 merupakan proses untuk membuat form arsip
yang berisi data-data arsip yaitu No_surat, Id_SM, No_bok, No_rak, No_fisis dan
melakukan proses submit data untuk menyimpan data-data arsip surat masuk.
2. Interface surat keluar
Halaman data surat keluar adalah halaman yang berisi tentang data-data dari
surat keluar yang terlihat pada interface data surat keluar. Pada halaman ini,
admin (Staff Ekspedisi dan Arsip) dapat melakukan proses cari surat, detail,
disposisi, dan arsip surat masuk dengan menuju link dari masing- masing
123
proses yang ada pada tabel surat keluar seperti yang terlihat pada Gambar
4.24.
Gambar 4.24 Interface menu data surat keluar
Pada saat staff Ekspedisi dan Arsip memilih proses detail surat maka akan
menampilkan data-data surat keluar yang telah diinputkan seperti nomor surat,
tanggal surat, pengirim, perihal, penerima, dan foto surat. Pada tampilan detail
surat keluar staff Ekspedisi dan Arsip tidak dapat melakukan proses ubah data-
data surat keluar. Tampilan detail surat keluar dapat dilihat pada Gambar 4.25
Gambar 4.25 Interface detail surat keluar
Pada saat staff Ekspedisi dan Arsip memilih proses arsip surat maka akan
menampilkan form untuk menginputkan data arsip surat keluar yaitu nomor
bok, nomor rak, dan nomor fisis surat. Tampilan form arsip surat keluar dapat
dilihat pada Gambar 4.26.
124
Gambar 4.26 Interface arsip surat keluar
d. Interface Menu Arsip
Menu arsip pada sistem Informasi pengelolaan surat dan kearsipan terdiri dari
sub-sub menu yaitu interface arsip surat masuk dan interface arsip surat keluar.
1. Interface Arsip Surat Masuk
Halaman data arsip surat masuk adalah halaman yang berisi tentang data-data
dari surat masuk dengan menampilkan nomor rak, nomor bok dan nomor fisis
untuk mempermudah proses pencarian surat secara fisisk seperti terlihat pada
Gambar 4.27.
Gambar 4.27 Interface data arsip surat masuk
Pada saat staff Ekspedisi dan Arsip memilih proses detail surat maka akan
menampilkan data-data surat masuk yang telah diarsipkan seperti nomor surat,
pengirim, penerima, perihal, nomor bok, nomor rak, nomor fisis atau nomor
map dan foto surat. Pada tampilan detail surat masuk staff Ekspedisi dan Arsip
125
dapat melakukan proses ubah data arsip surat masuk yaitu nomor bok, nomor
rak, dan nomor fisis. Tampilan detail arsip surat masuk dapat dilihat pada
Gambar 4.28.
Gambar 4.28 Interface detail arsip surat masuk
2. Interface Arsip Surat Keluar
Halaman data arsip surat keluar adalah halaman yang berisi tentang data-data
dari surat keluar dengan menampilkan nomor rak, nomor bok dan nomor fisis
untuk mempermudah proses pencarian surat secara fisisk seperti terlihat pada
Gambar 4.29.
Gambar 4.29 Interface data arsip surat keluar
Pada saat staff Ekspedisi dan Arsip memilih proses detail surat maka akan
menampilkan data-data surat keluar yang telah diarsipkan seperti nomor surat,
pengirim, penerima, perihal, nomor bok, nomor rak, nomor fisis atau nomor
126
map dan foto surat. Pada tampilan detail surat keluar staff Ekspedisi dan Arsip
dapat melakukan proses ubah data arsip surat masuk yaitu nomor bok, nomor
rak, dan nomor fisis. Tampilan detail arsip surat keluar dapat dilihat pada
Gambar 4.30.
Gambar 4.30 Interface detail arsip surat keluar
e. Interface Menu Laporan
Menu laporan pada sistem Informasi pengelolaan surat dan kearsipan terdiri dari
sub-sub menu yaitu interface laporan surat masuk, interface laporan surat keluar
dan interface laporan surat masuk dan surat keluar dalam bentuk grafik.
1. Interface laporan surat masuk
Halaman data laporan surat masuk adalah halaman yang berisi data-data surat
masuk yang akan menjadi laporan surat masuk bulanan atau tahunan. Pada
tabel data laporan surat masuk terdapat proses cari surat, filter dan cetak
laporan.
Gambar 4.31 Interface menu data laporan surat masuk
Pada saat staff Ekspedisi dan Arsip memilih proses cetak maka akan terlihat
laporan dari surat masuk seperti yang terlihat pada Gambar 4.32.
127
Gambar 4.32 Interface laporan surat masuk
2. Interface laporan surat keluar
Halaman data laporan surat keluar adalah halaman yang berisi data-data surat
keluar yang akan menjadi laporan surat keluar bulanan atau tahunan. Pada
tabel data laporan surat keluar terdapat proses cari surat, filter dan cetak
laporan.
Gambar 4.33 Interface menu data laporan surat keluar
128
Pada saat staff Ekspedisi dan Arsip memilih proses cetak maka akan terlihat
laporan dari surat keluar seperti yang terlihat pada Gambar 4.34.
Gambar 4.34 Interface laporan surat keluar
3. Interface laporan surat masuk dan keluar dalam bentuk garafik
Halaman laporan garfik merupakan halaman yang berisi jumlah data surat
masuk dan surat keluar perbulan yang ditampilkan dalam bentuk grafik
Gambar 4.35 interface laporan surat masuk dan surat keluar dalam bentuk grafik
129
f. Interface Menu Klasifikasi Surat
Halaman klasifikasi surat adalah halaman yang berisi data-data dari
klasifikasi surat yaitu nama klasifiaksi dan kode klasifiaksi seperti yang
terlihat pada Gambar 4.36.
Gambar 4.36 interface data klasifikasi surat
g. Interface Menu Disposisi Bagian Umum
Halaman disposisi bagian umum merupakan halaman yang berisi data-data
surat masuk yang telah didisposisi oleh bagian-bagian lain. Pada tabel data
disposisi terdapat verifikasi surat yaitu terima, tolak, dan disposisi.
Gambar 4.37 interface data disposisi bagian umum
Pada saat staff Ekspedisi dan Arsip memilih proses verifikasi surat yaitu
terima maka proses tolak dan proses disposisi secara otomatis tidak
berfungsi atau tidak ada, dan jika memilih proses verifikasi surat yaitu tolak
maka proses terima dan proses disposisi tidak berfungsi atau tidak ada.
130
Tampilan proses verifikasi data disposisi surat masuk yaitu proses terima
dan tolak seperti yang terlihat pada Gambar 4.38.
Gambar 4.38 Interface proses verifikasi terima dan tolak data surat masuk
Pada saat staff Ekspedisi dan Arsip memilih proses disposisi maka staff
Ekspedisi dan Arsip menginputkan penerima disposisi berikutnya dan pesan
disposisi. Tampilan proses disposisi seperti yang terlihat pada Gambar 4.39
Gambar 4.39 Interface proses disposisi data surat masuk
h. Interface data pegawai bagian atau biro
Halaman pegawai bagian atau biro adalah halaman yang berisi data-data dari
pegawai bagian atau biro yang dapat mengakses kedalam sistem sesuai
dengan hak akses dari masing-masing bagian atau biro. Pada tabel pegawai
terdapat proses cari pegawai, add pegawai dan edit seperti yang terlihat pada
Gambar 4.40.
131
Gambar 4.40 interface data pegawai bagian atau biro
Pada saat staff Ekspedisi dan Arsip memilih proses add user maka
pegawai yang ditambahkan mempunyai hak akses untuk masuk kedalam
sistem informasi pengelolaan surat dan kearsipan. Pegawai yang telah
ditambahkan oleh staff Ekspedisi dan Arsip akan terdapaftar pada
tampilan dashboard pegawai. Tampilan dashboard pegawai seperti yang
terlihat pada Gambar 4.41.
Gambar 4.41 Interface data pegawai Bagian atau Biro yang dapat
mengakses sistem informasi pengelolaan surat dan kearsipan
132
Pada saat staff Ekspedisi dan Arsip memilih proses edit maka akan
menampilkan data-data pegawai yang telah diinputkan dan melakukan proses
ubah data pegawai yaitu nama, alamat, bagian, jenis kelamin, golongan,
jabatan, agama, dam pendidikan terkahir. Tampilan detail data pegawai dapat
dilihat pada Gambar 4.42.
Gambar 4.42 interface detail pegawai bagian atau biro.
2. Interface User (Pegawai Bagian atau Biro)
Interface user adalah interface yang digunakan oleh pegawai bagian atau biro sebagai
pengguna untuk berinteraksi dengan sistem saat akan melakukan proses menerima
surat, memberikan verifikasi terhadap surat yang diterima dan melakukan proses
menginputkan data-data surat keluar.
a. Interface home user
Setelah berhasil melakukan proses login, maka pegawai bagian atau biro akan di
rujuk ke halaman user yang terdapat jumlah surat masuk, jumlah surat keluar,
jumlah disposisi surat masuk serta beberapa menu yaitu menu surat masuk, menu
surat keluar dan disposisi surat seperti yang terlihat pada interface home user
seperti yang terlihat pada gambar 4.43.
133
Gambar 4.43 interface Interface home user pegawai bagian atau biro.
b. Interface data surat masuk dan detail surat masuk
Halaman data surat masuk adalah halaman yang berisi tentang data-data dari surat
masuk berdasarkan bagian atau biro yang terlihat pada interface data surat masuk.
Pada tabel surat masuk terdapat proses detail dan disposisi surat masuk seperti
yang terlihat pada Gambar 4.44
Gambar 4.44 interface data surat masuk pegawai bagian
Pada saat pegawai bagian memilih proses detail surat maka akan menampilkan
data-data surat masuk yang telah diinputkan seperti nomor surat, tanggal surat,
pengirim, perihal, penerima, dan foto surat. Pada tampilan detail surat masuk
pegawai bagian tidak dapat melakukan proses ubah data surat masuk karena
pegawai tidak mempunyai wewenang untuk mengubah data dari surat masuk yang
diterima. Tampilan detail surat masuk dapat dilihat pada Gambar 4.45.
134
Gambar 4.45 interface detail surat masuk pegawai bagian
Pada saat pegawai bagian memilih proses disposisi maka pegawai bagian
menginputkan penerima disposisi berikutnya dan pesan disposisi. Tampilan
proses disposisi surat masuk seperti yang terlihat pada Gambar 4.46.
Gambar 4.46 Interface proses disposisi surat masuk
c. Interface data surat keluar dan detail surat keluar
Halaman data surat keluar adalah halaman yang berisi tentang data-data dari surat
keluar terdiri dari nomor surat, tanggal surat, pengirim, perihal, penerima,
klasifikasi surat, dan foto surat yang akan diinputkan oleh pegawai bagian atau
biro seperti terlihat pada interface data surat keluar. Pada halaman ini, pegawai
bagian atau biro dapat melihat detail datat-data dari surat keluar dengan menuju
link lihat detail surat keluar seperti terlihat pada interface detail surat masuk.
135
Gambar 4.47 interface data surat keluar pegawai bagian
Pada saat pegawai memilih proses tambah surat maka akan menampilkan form
untuk menginputkan data-data surat keluar yaitu nomor surat, tanggal surat,
tanggal kirim, pengirim, perihal, penerima, klasifikasi, dan foto surat. Tampilan
form surat keluar dapat dilihat pada Gambar 4.48.
Gambar 4.48 interface detail surat keluar pegawai bagian
d. Interface Menu Disposisi
Halaman disposisi merupakan tampilan data-data surat masuk yang telah
didisposisi oleh bagian-bagian lain. Pada tabel data disposisi terdapat verifikasi
136
surat yaitu terima, tolak, dan disposisi. Tampilan desain disposisi surat terlihat
pada Gambar 4.49.
Gambar 4.49 Interface data disposisi surat masuk
Pada saat pegawai bagian memilih proses verifikasi surat yaitu terima maka
proses tolak dan proses disposisi secara otomatis tidak berfungsi atau tidak ada,
dan jika memilih proses verifikasi surat yaitu tolak maka proses terima dan proses
disposisi tidak berfungsi atau tidak ada. Tampilan proses verifikasi data disposisi
surat masuk yaitu proses terima dan tolak seperti yang terlihat pada Gambar 4.50.
Gambar 4.50 Interface proses verifikasi terima dan tolak data surat masuk
Pada saat pegawai memilih proses disposisi maka pegawai menginputkan
penerima disposisi berikutnya dan pesan disposisi. Tampilan proses disposisi
seperti yang terlihat pada Gambar 4.51.
Gambar 4.51 Interface proses disposisi data surat masuk
137
Cuplikan source code 4.4 controller disposisi surat masuk
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
8.
9.
10.
11.
12.
13.
14.
15.
16.
17.
18.
19.
public function do_disposisi(){
$pengirim= $this->session->userdata('level');
$data = array('Id_SM' => $this->input->post('Id_SM'),
'Id_bagian' => $this->input->post('Id_bagian'),
'Pengirim_disposisi' => $pengirim,
'Pesan' => $this->input->post('pesan'),);
$res=$this->M_surat->insert_disposisi($data);
if($res >= 1){
$dat= array('status' => '3',);
$where = array('Id_SM' => $this->input->post('Id_SM'),
'Id_bagian'=>$pengirim,
);
$res=$this->M_surat->update_disposisi($dat,$where);
$this->session->set_flashdata('pesan','<div class="alert
alert-success"><i class="fa fa-check fa-fw"></i> <strong> Berhasil
Menambahkan Disposisi</strong></div>');
redirect ("Bagian/disposisi");
}
}
Pada cuplikan source code 4.3 adalah souce code controller disposisi surat masuk ke
bagian-bagian lain. Pada baris ke-2 terdapat variabel $pengirim untuk menampung
informasi disposisi berdasarkan level atau tingkatan bagian yang mendisposisi surat. Pada
baris ke-3 sampai dengan baris ke-6 terdapat variabel $data untuk menampung data-data
disposisi yaitu Id_SM, Id_bagian, Pengirim_disposisi, dan Pesan. Pada baris ke-
7 terdapat variabel $res untuk menampung data yang diambil dari model M_surat
dengan fungsi insert_disposisi. Pada baris ke-13 sampai dengan bari ke-17 terdpat
variabel $res untuk menampung data yang diambil dari model M_surat dengan fungsi
update_disposisi, jika proses tambah dan mengubah data disposisi berhasil dilakukan
maka akan menampilkan pesan data disposisi berhasil ditambahkan.
4.2 Pengujian Sistem
Tahap pengujian sistem dilakukan untuk mengetahui sistem telah berjalan sesuai
dengan sistem yang telah diusulkan. Pengujian sistem yang digunakan adalah dengan
metode black box dan Mean Opinion Score (MOS)
4.2.1 Hasil Pengujian Metode Black Box
Metode pengujian black box merupakan metode pengujian yang menguji fungsi-
fungsi didalam sistem untuk menentukan apakah fungsi-fungsi tersebut sudah berjalan
sesuai harapan atau tidak. Berikut merupakan penjabaran fungsi-fungsi didalam Sistem
138
Informasi Pengelolaan Surat dan Kearsipan Pada Sekretariat Daerah Provinsi NTB yang
akan diuji menggunakan metode black box.
1. Fungsi pada Administrator
a. Fungsi login administrator
Fungsi login administrator dilakukan untuk menguji apakah fungsi pada proses
login admin telah berjalan dengan baik dan benar. Pengujian proses login admin
akan dijelaskan pada Tabel 4.1.
Tabel 4.1 Pengujian black box fungsi login administrator.
NO. Skenario Pengujian Hasil yang diharapakan Hasil
pengujian
Kesimpulan
1. Form pengguna dan
kata sandi diisi
dengan data yang
tidak sesuai
Proses login gagal dan
akan menampilkan
kembali halaman login
admin.
Sesuai Valid
2. Form pengguna dan
kata sandi diisi
dengan data yang
sesuai dengan
database
Proses login berhasil
dan admin dapat masuk
kehalaman admin.
Sesuai Valid
Pada pengujian Tabel 4.1 terdapat beberapa variasi dalam input data yaitu apabila data
yang di input tidak sesuai maka admin tidak dapat login ke dalam sistem dan dirujuk ke
halaman login sedangkan bila data yang di input sesuai dengan database maka admin
akan dapat login ke dalam sistem.
b. Fungsi edit data pegawai
Fungsi edit data pegawai merupakan fungsi yang dilakukan untuk merubah data
profil dari pegawai yang sudah ada dan merubah data di database. Pengujian
proses edit data profil pegawai akan dijelaskan pada Tabel 4.2.
139
Tabel 4.2 Pengujian black box fungsi edit data pegawai
NO Skenario Pengujian Hasil yang diharapakan Hasil
pengujian
Kesimpulan
1. Salah satu atau lebih
form pegawai diubah
kemudian menekan
tombol simpan.
Proses penyimpanan
data pegawai dapat
dilakukan dan ada
notifikasi “data
pegawai berhasil
diubah”.
Sesuai Valid
2. Semua form diisi dengan
data yang lengkap
kemudian menekan
tombol simpan.
Proses penyimpanan
data pegawai berhasil
dan tersimpan pada
database.
Sesuai Valid
3. Belum melakukan
perubahan terhadap data
pegawai kemudian
menekan tombol simpan.
Tidak terjadi proses
penyimpanan data.
Sesuai Valid
c. Fungsi Delete Data Pegawai Bagian atau Biro
Fungsi delete data pegawai merupakan fungsi untuk menghapus data dari pegawai
yang ada didalam database. Admin (Staff Ekspedisi dan Arsip) dapat menekan
tombol delete yang ada pada setiap baris nama dari pegawai. Pengujian proses
delete data pegawai akan dijelaskan pada Tabel 4.3.
Tabel 4.3 Pengujian black box fungsi delete data pegawai.
NO. Skenario Pengujian Hasil yang diharapakan Hasil
pengujian
Kesimpulan
1. Tombol delete ditekan
pada salah satu data
pegawai
Terdapat notifikasi
“data pegawai berhasil
dihapus”
Sesuai Valid
140
d. Fungsi tambah data surat masuk
Fungsi tambah data surat masuk merupakan fungsi yang digunakan untuk
menambah data-data dari surat masuk yang diterima oleh staff Ekspedisi dan
Arsipi. Pengujian proses tambah data surat masuk akan dijelaskan pada Tabel 4.4.
Tabel 4.4 Pengujian black box fungsi tambah data surat masuk.
NO. Skenario Pengujian Hasil yang
diharapakan
Hasil
pengujian
Kesimpulan
1. Semua form diisi
dengan data yang
diperlukan kemudian
menekan tombol
simpan.
Proses penyimpanan
data surat masuk
berhasil dan tersimpan
pada database dan
terdapat notifikasi
“data berhasil
ditambahkan”.
Sesuai Valid
2. Data file surat berupa
foto atau scan surat
masuk dikosongkan
dan menekan tombol
simpan.
Proses penyimpanan
data surat masuk tidak
dapat dilakukan dan
terdapat notifikasi
“pilih berkas”.
Sesuai Valid
3. Seluruh form surat
masuk diisi, kosong
seluruhnya dan
sebagian terisi
kemudian menekan
tombol kembali.
Tidak terjadi proses
penyimpanan data
surat masuk dan staff
Ekspedisi dan Arsip
akan dirujuk ke
halaman surat masuk
Sesuai Valid
Pada pegujian surat masuk terdapat beberapa kondisi yaitu ketika seluruh form surat
masuk diisi, kosong seluruhnya dan sebagian diisi, kemudian menekan tombol batal
maka tidak terjadi proses penyimpana data surat masuk dan staff atau petugas
Ekspedisi dan Arsip akan dirujuk ke halaman surat masuk.
141
e. Fungsi edit data surat masuk
Fungsi edit data surat masuk merupakan fungsi yang digunakan untuk merubah
data dari surat masuk yang sudah ada dan tersimpan di database. Pengujian proses
edit data surat masuk akan dijelaskan pada Tabel 4.5.
Tabel 4.5 Pengujian black box fungsi edit data surat masuk.
NO. Skenario Pengujian Hasil yang diharapakan Hasil
pengujian
Kesimpulan
1. Sebagian atau semua
form diubah dengan
data yang diperlukan
kemudian menekan
tombol simpan.
Proses penyimpanan
data surat masuk
berhasil dan tersimpan
pada database dant
terdapat notifikasi
“data telah berhasil
diubah”.
Sesuai Valid
2. Belum melakukan
perubahan data
kemudian menekan
tombol kembali.
Proses penyimpanan
tidak berjalan dan
dirujuk ke halaman
surat masuk
Sesuai Valid
3. Seluruh form surat
masuk diubah,
kosong seluruhnya
dan sebagian terisi
kemudian menekan
tombol kembali.
Tidak terjadi proses
penyimpanan data
surat masuk dan staff
Ekspedisi dan Arsip
akan dirujuk ke
halaman surat masuk
Sesuai Valid
Pada pegujian surat masuk terdapat beberapa kondisi yaitu ketika seluruh form surat
masuk diedit, kosong seluruhnya dan sebagian diedit, kemudian menekan tombol
batal maka tidak terjadi proses penyimpana data surat masuk dan staff atau petugas
Ekspedisi dan Arsip akan dirujuk ke halaman surat masuk.
142
f. Fungsi disposisi data surat masuk
Fungsi disposisi data surat masuk merupakan fungsi yang digunakan untuk
mendisposisi surat dari bagian atau biro yang satu ke bagian atau biro lainnya.
Pengujian proses disposisi data surat masuk akan dijelaskan pada Tabel 4.6.
Tabel 4.6 Pengujian black box fungsi disposisi data surat masuk.
NO. Skenario Pengujian Hasil yang diharapakan Hasil
pengujian
Kesimpulan
1. Tombol disposisi
ditekan pada salah
satu data surat masuk.
Terdapat pilihan
bagian-bagian yang
akan menerima
disposisi surat masuk
dan pesan disposisi.
Sesuai Valid
2. Telah melakukan
disposisi data surat
masuk kemudian
menekan tombol
simpan.
Terdapat notifikasi
“Surat telah
terdisposisi ke bagian ”
Sesuai Valid
3. Belum melakukan
disposisi surat masuk
kemudian menekan
tombol kembali.
Proses penyimpanan
tidak berjalan dan
dirujuk ke halaman
surat masuk.
Sesuai Valid
Pada pegujian disposisi surat masuk terdapat beberapa kondisi yaitu ketika data surat
masuk telah melakukan disposisi dan kemudian menekan tombol simpan maka terjadi
proses pendisposisian surat masuk kebagian-bagian lain dengan menambahkan pesan
disposisi. Data disposisi surat masuk akan dimonitoring oleh staff atau petugas
Ekspedisi dan Arsip.
g. Fungsi tambah data arsip surat masuk
Fungsi tambah data arsip surat masuk merupakan fungsi yang digunakan untuk
menambah data-data dari arsip surat masuk yang dilakukan oleh staff Ekspedisi
143
dan Arsip. Pengujian proses tambah data arsip surat masuk akan dijelaskan pada
Tabel 4.7
Tabel 4.7 Pengujian black box fungsi tambah data arsip surat masuk.
NO. Skenario Pengujian Hasil yang diharapakan Hasil
pengujian
Kesimpulan
1. Semua form diisi
dengan data yang
diperlukan kemudian
menekan tombol
simpan.
Proses penyimpanan
data arsip surat masuk
berhasil dan tersimpan
pada database dan
terdapat notifikasi
“data telah diarsipkan.
Sesuai Valid
2. Seluruh form arsip
surat masuk diisi,
kosong seluruhnya
dan sebagian terisi
kemudian menekan
tombol keluar.
Tidak terjadi proses
penyimpanan data
arsip surat masuk dan
staff Ekspedisi dan
Arsip akan dirujuk ke
halaman arsip surat
masuk
Sesuai Valid
Pada pegujian arsip surat masuk terdapat beberapa kondisi yaitu ketika seluruh form
arsip surat masuk diisi, kosong seluruhnya dan sebagian diisi, kemudian menekan
tombol batal maka tidak terjadi proses penyimpana data arsip arsip surat masuk dan
staff atau petugas Ekspedisi dan Arsip akan dirujuk ke halaman arsip surat masuk.
h. Fungsi edit data arsip surat masuk
Fungsi edit data arsip surat masuk merupakan fungsi yang digunakan untuk
merubah data dari arsip surat masuk yang sudah ada dan tersimpan di database.
Pengujian proses edit data arsip surat masuk akan dijelaskan pada Tabel 4.8.
144
Tabel 4.8 Pengujian black box fungsi edit data arsip surat masuk.
NO. Skenario Pengujian Hasil yang diharapakan Hasil
pengujian
Kesimpulan
1. Sebagian atau semua
form diubah dengan
data yang diperlukan
kemudian menekan
tombol simpan.
Proses penyimpanan
data arsip surat masuk
berhasil dan tersimpan
pada database.
Sesuai Valid
2. Belum melakukan
perubahan data
kemudian menekan
tombol kembali.
Proses penyimpanan
tidak berjalan dan
dirujuk ke halaman
arsip surat masuk
Sesuai Valid
3. Seluruh form arsip
surat masuk diisi,
kosong seluruhnya
dan sebagian terisi
kemudian menekan
tombol kembali.
Tidak terjadi proses
penyimpanan data
arsip surat masuk dan
staff Ekspedisi dan
Arsip akan dirujuk ke
halaman arsip surat
masuk
Sesuai Valid
i. Fungsi hapus data surat masuk
Fungsi hapus data surat masuk merupakan fungsi yang digunakan untuk
menghapus data yang sudah ada dan di dalam database. Pengujian proses hapus
data surat masuk akan dijelaskan pada Tabel 4.9.
Tabel 4.9 Pengujian black box fungsi delete data surat masuk
NO. Skenario Pengujian Hasil yang
diharapakan
Hasil
pengujian
Kesimpulan
1. Tombol delete ditekan
pada salah satu data
surat masuk
Terdapat notifikasi
“data surat masuk
berhasil dihapus”
Sesuai Valid
145
j. Fungsi tambah data surat keluar
Fungsi tambah data surat keluar merupakan fungsi yang digunakan untuk
menambah data-data dari surat keluar yang diinputkan oleh pegawai bagian.
Pengujian proses tambah data surat keluar akan dijelaskan pada Tabel 4.10.
Tabel 4.10 Pengujian black box fungsi tambah data surat keluar.
NO. Skenario Pengujian Hasil yang diharapakan Hasil
pengujian
Kesimpulan
1. Semua form diisi
dengan data yang
diperlukan
kemudian menekan
tombol simpan.
Proses penyimpanan
data surat keluar
berhasil dan tersimpan
pada database dan
terdapat notifikasi
“berhasil menambahkan
surat masuk”.
Sesuai Valid
2. Data file surat
berupa foto atau
scan surat keluar
dikosongkan dan
menekan tombol
simpan.
Proses penyimpanan
data surat keluar tidak
dapat dilakukan dan ada
notifikasi “pilih berkas”.
Sesuai Valid
3. Seluruh form surat
masuk diisi, kosong
seluruhnya dan
sebagian terisi
kemudian menekan
tombol kembali.
Tidak terjadi proses
penyimpanan data
surat keluar dan pegawai
akan dirujuk ke halaman
surat masuk
Sesuai Valid
Pada pegujian surat kelaur terdapat beberapa kondisi yaitu ketika seluruh form surat
keluar diisi, kosong seluruhnya dan sebagian diisi, kemudian menekan tombol batal
maka tidak terjadi proses penyimpana data surat masuk dan pegawai akan dirujuk ke
halaman surat masuk.
146
k. Fungsi edit data surat keluar
Fungsi edit data surat keluar merupakan fungsi yang digunakan untuk merubah
data dari surat keluar yang sudah ada dan tersimpan di database. Pengujian proses
edit data surat keluar akan dijelaskan pada Tabel 4.11.
Tabel 4.11 Pengujian black box fungsi edit data surat keluar.
NO. Skenario Pengujian Hasil yang diharapakan Hasil
pengujian
Kesimpulan
1. Sebagian atau semua
form diubah dengan
data yang diperlukan
kemudian menekan
tombol simpan.
Proses penyimpanan
data surat keluar
berhasil dan tersimpan
pada database dan
terdapat notifikasi
“data berhasil diubah”.
Sesuai Valid
2. Belum melakukan
perubahan data
kemudian menekan
tombol kembali.
Proses penyimpanan
tidak berjalan dan
dirujuk ke halaman
surat keluar
Sesuai Valid
3. Seluruh form surat
keluar diubah,
kosong seluruhnya
dan sebagian terisi
kemudian menekan
tombol kembali.
Tidak terjadi proses
penyimpanan data
surat masuk dan
pegawai akan dirujuk
ke halaman surat
keluar.
Sesuai Valid
l. Fungsi tambah data arsip surat keluar
Fungsi tambah data arsip surat keluar merupakan fungsi yang digunakan untuk
menambah data-data dari arsip surat keluar yang dilakukan oleh staff Ekspedisi
dan Arsip. Pengujian proses tambah data arsip surat keluar akan dijelaskan pada
Tabel 4.12.
147
Tabel 4.12 Pengujian black box fungsi tambah data arsip surat keluar.
NO. Skenario Pengujian Hasil yang diharapakan Hasil
pengujian
Kesimpulan
1. Semua form diisi
dengan data yang
diperlukan
kemudian menekan
tombol simpan.
Proses penyimpanan
data arsip surat keluar
berhasil dan tersimpan
pada database dan
terdapat notifikasi
“data telah diarsipkan.
Sesuai Valid
2. Seluruh form arsip
surat keluar diisi,
kosong seluruhnya
dan sebagian terisi
kemudian menekan
tombol keluar.
Tidak terjadi proses
penyimpanan data
arsip surat keluar dan
staff Ekspedisi dan
Arsip akan dirujuk ke
halaman arsip surat
keluar
Sesuai Valid
Pada pegujian arsip surat keluar terdapat beberapa kondisi yaitu ketika seluruh form
arsip surat keluar diisi, kosong seluruhnya dan sebagian diisi, kemudian menekan
tombol batal maka tidak terjadi proses penyimpana data arsip arsip surat keluar dan
staff atau petugas Ekspedisi dan Arsip akan dirujuk ke halaman arsip surat keluar.
m. Fungsi edit data arsip surat keluar
Fungsi edit data arsip surat keluar merupakan fungsi yang digunakan untuk
merubah data dari arsip surat keluar yang sudah ada dan tersimpan di database.
Pengujian proses edit data arsip surat kelaur akan dijelaskan pada Tabel 4.13.
Tabel 4.13 Pengujian black box fungsi edit data arsip surat keluar.
NO. Skenario Pengujian Hasil yang diharapakan Hasil
pengujian
Kesimpulan
1. Sebagian atau
semua form diubah
Proses penyimpanan Sesuai Valid
148
dengan data yang
diperlukan
kemudian menekan
tombol simpan.
data arsip surat masuk
berhasil dan tersimpan
pada database dan
terdapat notifikasi
“data berhasil diubah”.
2. Belum melakukan
perubahan data
kemudian menekan
tombol kembali.
Proses penyimpanan
tidak berjalan dan
dirujuk ke halaman
arsip surat keluar.
Sesuai Valid
3. Seluruh form arsip
surat keluar diisi,
kosong seluruhnya
dan sebagian terisi
kemudian menekan
tombol kembali.
Tidak terjadi proses
penyimpanan data
arsip surat keluar dan
staff Ekspedisi dan
Arsip akan dirujuk ke
halaman arsip surat
keluar.
Sesuai Valid
n. Fungsi cetak laporan data surat masuk
Fungsi cetak laporan data surat masuk merupakan fungsi yang digunakan untuk
membuat atau mencetak laporan dari surat masuk yang akan diserahkan kepada
pimpinan Biro Umum Sekretatriat Daerah Provinsi NTB. Pengujian proses
mencetak laporan surat masuk dijelaskan pada Tabel 4.14.
Tabel 4.14 Pengujian black box fungsi cetak data laporan surat masuk
NO Skenario Pengujian Hasil yang
diharapakan
Hasil
pengujian
Kesimpulan
1. Tombol cetak ditekan
pada halaman laporan
surat masuk
Proses cetak laporan
surat masuk dapat
dilakukan dan dapat
tersimpan dalam
bentuk PDF.
Sesuai Valid
149
o. Fungsi cetak laporan data surat keluar
Fungsi cetak laporan data surat keluar merupakan fungsi yang digunakan untuk
membuat atau mencetak laporan dari surat keluar yang akan diserahkan kepada
pimpinan Biro Umum Sekretatriat Daerah Provinsi NTB. Pengujian proses
mencetak laporan surat keluar dijelaskan pada Tabel 4.15.
Tabel 4.15 Pengujian black box fungsi cetak laporan data surat keluar
NO Skenario Pengujian Hasil yang diharapakan Hasil
pengujian
Kesimpulan
1. Tombol cetak ditekan
pada halaman laporan
surat keluar
Proses cetak laporan
surat keluar dapat
dilakukan dan dapat
tersimpan dalam
bentuk PDF.
Sesuai Valid
p. Fungsi tambah data klasifikasi surat
Fungsi tambah data klasifikasi surat merupakan fungsi yang digunakan untuk
menambah data-data dari klasifikasi surat yang dilakukan oleh staff Ekspedisi dan
Arsip. Pengujian proses tambah data klasifikasi surat akan dijelaskan pada Tabel
4.16.
Tabel 4.16 Pengujian black box fungsi tambah klasifikasi surat
NO Skenario Pengujian Hasil yang diharapakan Hasil
pengujian
Kesimpulan
1. Semua form diisi
dengan data yang
diperlukan kemudian
menekan tombol
simpan.
Proses penyimpanan
data klasifikasi surat
berhasil dan tersimpan
pada database dan
terdapat notifikasi
“berhasil
menambahkan
klasifikasi”.
Sesuai Valid
150
2. Seluruh form
klasifikasi surat diisi,
kosong seluruhnya
dan sebagian terisi
kemudian menekan
tombol batal.
Tidak terjadi proses
penyimpanan
klasifikasi surat dan
staff Ekspedisi dan
Arsip akan dirujuk ke
halaman klasifikasi
surat
Sesuai Valid
Pada pegujian klasifikasi surat terdapat beberapa kondisi yaitu ketika seluruh form
klasifikasi surat diisi, kosong seluruhnya dan sebagian diisi, kemudian menekan
tombol batal maka tidak terjadi proses penyimpana data klasifikasi surat dan staff atau
petugas Ekspedisi dan Arsip akan dirujuk ke halaman klasifikasi surat.
q. Fungsi hapus data klasifikasi surat
Fungsi hapus data klasifikasi surat merupakan fungsi yang digunakan untuk
menghapus data yang sudah ada dan di dalam database. Pengujian proses hapus
data klasifikasi surat akan dijelaskan pada Tabel 4.17.
Tabel 4.17 Pengujian black box fungsi delete data klasifikasi surat
NO. Skenario Pengujian Hasil yang diharapakan Hasil
pengujian
Kesimpulan
1. Tombol delete
ditekan pada salah
satu data klasifiaksi
surat
Terdapat notifikasi
“data klasifikasi
berhasil dihapus”
Sesuai Valid
2. Fungsi pada User
a. Fungsi Login User (Pegawai Bagian atau Biro)
Fungsi Login User (Pegawai Bagian atau Biro) merupakan fungsi untuk masuk ke
dalam sistem dengan menginputkan nama pengguna dan kata sandi. Pengujian
proses login pegawai akan dijelaskan pada Tabel 4.18.
151
Tabel 4.18 Pengujian black box fungsi login user
NO Skenario Pengujian Hasil yang diharapakan Hasil
pengujian
Kesimpulan
1. Form pengguna dan
kata sandi diisi dengan
data yang tidak sesuai
Proses login gagal dan
akan menampilkan
kembali halaman login
pegawai
Sesuai Valid
2. Form pengguna dan
kata sandi diisi dengan
data yang sesuai
dengan database
Proses login berhasil
dan admin dapat masuk
kehalaman pegawai.
Sesuai Valid
Pada pengujian Tabel 4.18 terdapat beberapa variasi dalam input data yaitu apabila data
yang di input tidak sesuai maka admin tidak dapat login ke dalam sistem dan dirujuk ke
halaman login sedangkan bila data yang di input sesuai dengan database maka pegawai
akan dapat login ke dalam sistem.
a. Fungsi tambah data surat keluar
Fungsi tambah data surat keluar merupakan fungsi yang digunakan untuk
menambah data-data dari surat keluar yang diinputkan oleh pegawai bagian.
Pengujian proses tambah data surat keluar akan dijelaskan pada Tabel 4.19.
Tabel 4.19 Pengujian black box fungsi tambah data surat keluar.
NO. Skenario Pengujian Hasil yang diharapakan Hasil
pengujian
Kesimpulan
1. Semua form diisi
dengan data yang
diperlukan kemudian
menekan tombol
simpan.
Proses penyimpanan
data surat keluar
berhasil dan tersimpan
pada database dan
terdapat notifikasi
“berhasil
Sesuai Valid
152
menambahkan surat
masuk”.
2. Data file surat
berupa foto atau
scan surat keluar
dikosongkan dan
menekan tombol
simpan.
Proses penyimpanan
data surat keluar tidak
dapat dilakukan dan
ada notifikasi “pilih
berkas”.
Sesuai Valid
3. Seluruh form surat
masuk diisi, kosong
seluruhnya dan
sebagian terisi
kemudian menekan
tombol kembali.
Tidak terjadi proses
penyimpanan data
surat keluar dan
pegawai akan dirujuk
ke halaman surat
masuk
Sesuai Valid
Pada pegujian surat kelaur terdapat beberapa kondisi yaitu ketika seluruh form surat
keluar diisi, kosong seluruhnya dan sebagian diisi, kemudian menekan tombol batal
maka tidak terjadi proses penyimpana data surat masuk dan pegawai akan dirujuk ke
halaman surat masuk.
b. Fungsi edit data surat keluar
Fungsi edit data surat keluar merupakan fungsi yang digunakan untuk merubah
data dari surat keluar yang sudah ada dan tersimpan di database. Pengujian proses
edit data surat keluar akan dijelaskan pada Tabel 4.20.
Tabel 4.20 Pengujian black box fungsi edit data surat keluar.
NO. Skenario Pengujian Hasil yang diharapakan Hasil
pengujian
Kesimpulan
1. Sebagian atau semua
form diubah dengan
data yang diperlukan
Proses penyimpanan
data surat keluar
berhasil dan tersimpan
pada database dan
Sesuai Valid
153
kemudian menekan
tombol simpan.
terdapat notifikasi
“data berhasil diubah”.
2. Belum melakukan
perubahan data
kemudian menekan
tombol kembali.
Proses penyimpanan
tidak berjalan dan
dirujuk ke halaman
surat keluar
Sesuai Valid
3. Seluruh form surat
keluar diubah,
kosong seluruhnya
dan sebagian terisi
kemudian menekan
tombol kembali.
Tidak terjadi proses
penyimpanan data
surat masuk dan
pegawai akan dirujuk
ke halaman surat
keluar.
Sesuai Valid
b. Fungsi hapus data surat keluar
Fungsi hapus data surat keluar merupakan fungsi yang digunakan untuk
menghapus data yang sudah ada dan di dalam database. Pengujian proses hapus
data surat keluar akan dijelaskan pada Tabel 4.21.
Tabel 4.21 Pengujian black box fungsi delete data surat keluar
NO. Skenario Pengujian Hasil yang diharapakan Hasil
pengujian
Kesimpulan
1. Tombol delete
ditekan pada salah
satu data klasifiaksi
surat
Terdapat notifikasi
“data klasifikasi
berhasil dihapus”
Sesuai Valid
c. Fungsi Terima, Proses dan Tolak Data Surat Masuk
Fungsi terima data surat masuk merupakan fungsi untuk menerima surat masuk
oleh bagian atau biro sebagai tujuan dari surat masuk, jika surat masuk dapat
ditangani oleh penerima surat, selanjutnya terdapat fungsi proses data surat masuk
yang berarti surat masuk sedang didisposisi ke biro-biro lain yang berada pada
kantor Gubernur NTB dan pada proses tolak data surat masuk, jika data surat
154
masuk tidak diterima oleh bagian atau biro yang berada pada kantor Gubernur.
Pengujian fungsi terima, proses dan tolak data surat masuk dijelaskan pada Tabel
4.22.
Tabel 4.22 Pengujian black box fungsi terima, disposisi dan tolak
NO Skenario Pengujian Hasil yang
diharapakan
Hasil
pengujian
Kesimpulan
1. Tombol terima
ditekan pada satu data
Surat masuk.
Tombol disposisi
dan tombol tolak
hilang atau tidak ada
Sesuai Valid
2. Tombol disposisi
ditekan pada satu data
Surat masuk.
Tombol terima dan
tombol tolak hilang
atau tidak ada
Sesuai Valid
3. Tombol tolak ditekan
pada satu data
Surat masuk.
Tombol terima dan
tombol disposisi
hilang atau tidak ada
Sesuai Valid
Berdasarkan pengujian black box yang telah dilakukan terhadap seluruh fungsi
yang ada didalam sistem, dapat dilihat pada tabel pengujian bahwa keseluruhan
fungsi telah sesuai dengan sistem yang diusulkan. Fungsi-fungsi tersebut telah
diuji dengan berbagai kondisi dan data masukan yang berbeda-beda, dengan hasil
pengujian yang telah dilakukan maka dapat disimpulkan bahwa fungsi-fungsi
yang telah ada pada sistem informasi pengelolaan surat dan kearsipan sudah
berjalan dengan baik yaitu sistem informasi pengelolaan surat dan kearsipan dapat
melakukan proses pengelolaan surat masuk dan surat keluar, proses pengarsipan
surat masuk dan pengarsipan surat keluar, proses pendisposisian surat masuk,
proses verifikasi surat masuk, proses rekapitulasi surat masuk dan surat keluar
bulanan ataupun tahunan, serta proses tracking surat yang berfungsi untuk
mempermudah admin dalam mencari disposisi surat yang dibutuhkan oleh
pengirim surat.
155
4.2.2 Hasil Pengujian Metode Mean Opinion Score (MOS).
Metode Mean Opinion Score (MOS) merupakan suatu penilaian kualitatif
terhadap hasil citra. Penilaian ini berdasarkan pada pengamatan mata manusia,
sehingga baik buruknya hasil segmentasi ini bergantung pada penilaian subjektif
masing-masing koresponden.
Pengujian dilakukan pada beberapa user mencoba program yang telah dibuat,
kemudian user tersebut mengisi kuisioner. Kuisioner terdiri dari 2 macam yaitu kuisioner
untuk staff Ekspedisi dan Arsip dan kuisioner untuk mahasiswa. Jumlah responden untuk
staff Ekspedisi dan Arsip sebanyak 7 orang sedangkan responden untuk mahasiswa
berjumlah 23 orang.
Daftar parameter pengujian yang diberikan untuk staff Ekspedisi dan Arsip adalah
sebagai berikut:
1. Apakah desain interface tampilan dari sistem ini cukup menarik ?
2. Apakah hasil yang ditampilkan sesuai keinginan (output sistem valid) ?
3. Apakah sistem ini dapat melakukan proses monitoring disposisi surat masuk dan
proses verifikasi surat ?
4. Apakah sistem ini mudah digunakan dan mudah dalam proses pencarian surat
yang dibutuhkan oleh perngirim surat
5. Apakah pengguna terbantu dalam proses pengelolaan surat masuk dan surat
keluar, pengarsipan surat masuk dan surat keluar, dan rekapitulasi laporan surat
masuk dan surat keluar bulanan ?
Daftar parameter pengujian yang diberikan untuk mahasiswa adalah sebagai berikut:
1. Apakah tampilan dan desain sistem mudah untuk dipahami ?
2. Apakah sistem ini mudah digunakan ?
3. Apakah sistem ini dapat mencetak laporan surat masuk dan surat keluar bulanan
ataupun tahunan
4. Apakah sistem ini dapat memberikan informasi tentang keberadaan surat atau
disposisi surat ?
5. Apakah fitur dalam sistem ini sudah mencukupi ?
156
Lalu dari parameter pengujian tersebut, responden diminta untuk menjawab dengan nilai-
nilai tertentu, diantaranya:
1 = Baik
2 = Tidak tahu
3 = Buruk
Berdasarkan jawaban tersebut, langkah selanjutnya adalah menghitung persentase dari
setiap jawaban yang diberikan oleh pengguna di setiap pertanyaan. Rumus untuk
menghitung persentase nilai adalah sebagai berikut:
Berdasarkan data hasil kuisioner, dapat dicari persentase masing-masing jawaban dengan
menggunakan persamaan (4-1).
𝑌 =𝑃
𝑄∗ 100%
Dimana : P = Banyaknya jawaban tiap pertanyaan
Q = Jumlah responden
Y = Nilai persentasi
Untuk menghitung persentase rata-rata nilai dari setiap poin jawaban, perhitungan
digunakan perhitungan seperti pada persamaan (4-2) sebagai berikut.
𝑅𝑎𝑡𝑎 − 𝑟𝑎𝑡𝑎 =𝑃𝑒𝑟𝑠𝑒𝑛𝑡𝑎𝑠𝑒 𝑗𝑎𝑤𝑎𝑏𝑎𝑛 𝑘𝑒 − 1 + ⋯ + 𝑃𝑒𝑟𝑠𝑒𝑛𝑡𝑎𝑠𝑒 𝑗𝑎𝑤𝑎𝑏𝑎𝑛 𝑘𝑒 − 5
5
Hasil rekapitulasi data kuisioner dan persentase jawaban pengguna pada setiap
pertanyaan yang telah dihitung dengan menggunakan persamaan (4-1) dan (4-2)
dijabarkan sebagai berikut.
(4-2)
(4-1)
157
Tabel hasil rekapitulasi pengujian sistem pada responden Staff Ekspedisi dan Arsip dapat
dilihat pada Tabel 4.23.
Tabel 4.23 Hasil pengujian pada staff Ekspedisi dan Arsip meggunakan
Mean Opnion Score (MOS)
No Pernyataan 1 2 3
1. Tampilan dan desain sistem mudah untuk dipahami 5 2 0
2. Hasil yang ditampilkan sesuai keinginan (output
sistem valid) 7 0 0
3. Sistem ini dapat melakukan proses monitoring
disposisi surat masuk dan proses verifikasi surat 7 0 0
4. Sistem ini mudah digunakan dan mudah dalam proses
pencarian surat yang dibutuhkan. 7 0 0
5. Pengguna terbantu dalam proses pengelolaan surat
masuk dan surat keluar, pengarsipan surat masuk dan
surat keluar, dan rekapitulasi laporan surat masuk dan
surat keluar bulanan.
7 0 0
Total 33 2 0
Rata-rata (%) 94% 6% 0%
Keterangan:
1 = Baik
2 = Tidak Tahu
3 = Buruk
Berdasaran hasil pengujian kuisioner yang dilakukan, maka dapat dihitung total
keseluruhan dari pernyataan responden yaitu terdiri dari 33 jumlah pernyataan baik oleh
responden dengan jumlah rata-rata persentase 94%, dan 2 jumlah pernyataan tidak tahu
dengan jumlah rata-rata persentase 6% dari 5 jumlah pertanyaan dan 7 pada kuisioner
responden staff Ekspedisi dan Arsip. Adapun grafik jumlah persentase pernyataan rata-
rata responden dari kuisioner yang telah diajukan dapat dilihat pada Gambar 4.52.
158
Gambar 4.52 Grafik persentase rata-rata pernyataan responden staff Ekspedisi dan Arsip
Tabel hasil rekapitulasi pengujian sistem pada responden Mahasiswa dapat dilihat pada
Tabel 4.24.
Tabel 4.24 Hasil pengujian pada mahasiswa meggunakan
Mean Opnion Score (MOS)
No Pernyataan 1 2 3
1. Tampilan dan desain sistem mudah untuk dipahami 23 0 0
2. Sistem ini mudah digunakan 13 10 0
3. Sistem ini dapat mencetak laporan surat masuk dan
surat keluar bulanan ataupun tahunan 23 0 0
4. Sistem ini dapat memberikan informasi tentang
keberadaan surat atau disposisi surat 23 0 0
5. Apakah fitur dalam sistem ini sudah mencukupi 7 16 0
Total 89 26 0
Rata-rata (%) 77% 23% 0%
Keterangan:
1 = Baik
2 = Tidak Tahu
3 = Buruk
0
10
20
30
40
50
60
70
80
90
100
BAIK TIDAK TAHU BURUK
94.28
5.71 0DA
LAM
PER
SEN
(%
)
Axis Title
159
Berdasaran hasil pengujian kuisioner yang dilakukan, maka dapat dihitung total
keseluruhan dari pernyataan responden yaitu terdiri dari 89 jumlah pernyataan baik oleh
responden dengan jumlah rata-rata persentase 77%, dan jumlah pernyataan tidak tahu
dengan jumlah rata-rata persentase 23% dari 5 jumlah pertanyaan yang ada pada kuisioner
Adapun grafik jumlah persentase pernyataan rata-rata responden dari kuisioner yang telah
diajukan dapat dilihat pada Gambar 4.53.
Gambar 4.53 Grafik persentase rata-rata pernyataan responden mahasiswa
Dari hasil yang didapatkan dapat disimpulkan bahwa sistem ini memiliki tampilan yang
menarik, hasil yang ditampilkan sesuai keinginan, sistem dapat melakukan proses
monitoring disposisi surat masuk dan proses verifikasi surat, sistem ini mudah digunakan
dan mudah dalam proses pencarian surat yang dibutuhkan dan pengguna terbantu dalam
proses pengelolaan surat masuk dan surat keluar, pengarsipan surat masuk dan surat
keluar, dan rekapitulasi laporan surat masuk dan surat keluar bulanan.
0
10
20
30
40
50
60
70
80
BAIK TIDAK TAHU BURUK
77.39
22.60
0DA
LAM
PER
SEN
(%
)
Axis Title
160
BAB V
PENUTUP
5.1 Kesimpulan
Berdasarkan penelitian dan pembuatan sistem yang telah dilakukan, terdapat
beberapa kesimpulan yaitu:
1. Pembuatan Sistem Informasi Pengelolaan Surat dan Kearsipan pada Kantor
Gubernur Nusa Tenggara Barat dapat digunakan untuk mempermudah staff
Ekspedisi dan Arsip dalam proses pengelolaan surat masuk dan surat keluar,
pengarsipan surat masuk dan surat keluar, rekapitulasi laporan surat masuk
dan surat keluar, monitoring disposisi surat masuk dan verifikasi status surat
masuk.
2. Sistem informasi pengelolaan surat dan kearsipan terdapat proses tracking
surat yang berfungsi untuk mempermudah admin dalam melakukan proses
pencarian surat serta mengetahui keberadaan atau posisi surat yang
dibutuhkan.
3. Hasil pengujian dengan metode black box seluruh fungsi telah sesuai dengan
sistem yang diusulkan dan diharapkan oleh pengguna sistem khususnya pada
sub bagian Ekspedisi dan Arsip.
4. Berdasarkan hasil pengujian metode Mean Opinion Score dapat disimpulkan
bahwa sebesar 94% responden staff Ekspedisi dan Arsip menyatakan
mendukung dan sebesar 23% responden mahasiswa menyatakan tidak tahu
dengan sistem informasi pengelolaan surat dan kearsipan.
5.2 Saran
Beberapa saran yang dapat penulis sampaikan untuk pengembangan sistem lebih
lanjut diantaranya :
1. Sistem Informasi Pengelolaan Surat dan Kearsipan pada Kantor Gubernur
Nusa Tenggara Barat perlu dikembangkan atau diperluas scope dari sistem
sehingga instansi diluar Sekretariat Daerah Provinsi NTB dapat
menggunakan sistem informasi pengelolaan surat dan kearsipan.
161
2. Pada tools atau fitur disposisi diperlukan pengaman dalam proses disposisi
dan penyampaian pesan rahasia atau penting ke bagian yang menerima
disposisi surat
3. Pada fitur laporan surat masuk dan surat keluar bulanan dalam bentuk grafik,
rekapitulasi surat tidak hanya perbulan atau pertahun tetapi diperlukan
laporan berdasarkan penerima surat perbulannya, sehingga dapat diketahui
jumlah surat yang masuk ke biro-biro perbulan atau pertahun.
DAFTAR PUSTAKA
Amsyah., 2005, Sistem Pengarsipan Surat Masuk Dan Surat Keluar, Bumi Aksara,
Jakarta
Barthos, B., 2003, Manajemen Kearsipan, Bumi Aksara, Jakarta
Fahrurrozi, I., Azhari, S.N., Proses Pemodelan Software Dengan Metode Waterfall dan
extreme Programming Studi Perbandingan, Yogyakarta, Indonesia
Herijanto, P., 1994, Modul Manajemen Kearsipan, Politeknik Universitas Brawijaya,
Malang
Hidayat, W. A., 2014, Sistem Kearsipan Surat Masuk dan Keluar di Kantor Kepala
Desa Tridadi Kecamatan Sleman Kabupaten Sleman Berbasis Visual
Basic, Jurusan informatika, Sekolah Tinggi Manajemen Informatika dan
Komputer AMIKOM Yogyakarta
Junindar, 2012, Perancangan Sistem Informasi Arsip Surat Menyurat Di Universitas
U’Budiyah Indonesia Menggunakan Php dan MySql, jurusan teknik
informatika, STMIK U’budiyah Indonesia
Jogiyanto, H. M., 2002, Analisis dan Desain sistem Informasi, Andi, Yogyakarta
Nugroho, A., 2005, Pendekatan Teori Sistem Berorientasi Objek, Universitas Sebelas
Maret, Surakarta
Roger, S. P., 2002, Metode Pengembangan Perangkat Lunak dengan Menggunakan
Waterfall Model, Andy, Yogyakarta
Permana, R. M., 2014, Perancangan Sistem Infromasi Administrasi Surat Masuk dan
Surat Keluar Di Kecamatan Ketapang Kabupaten Bandung, Jurusan
Teknik Informatika, PKN LPKIA Bandung
Sedarmayanti, 1997, Tugas dan Pengembangan Sekretaris, CV. Mandar Maju,
Semarang
Setyawan, D. F., 2014, Rancang Bangun Sistem Informasi Surat Universitas Islam
Negeri Sunan Kalijaga Menggunakan Pendekatan Agile Process dengan
Model Extreme Programming, Jurusan Teknik Informatika, Universitas
Islam Negeri Sunan Kalijaga
Sumiati, 2015, Rancang Bangun Sistem Informasi Pengelolaan Surat dan Kearsipan
pada Sekretariat Daerah Provinsi NTB, Jurusan Teknik Informatika,
Universitas Mataram
Virgi, H., 2011, Cepat Mahir Pemrograman Web Dengan PHP dan MySQL, PT
Prestasi Pustakaraya, Jakarta
Wursanto, 1991, Prosdure Penanganan Surat Masuk dan Surat Keluar, Universitas
Negeri Yogyakarta, Yogyakarta
LAMPIRAN
1. Lampiran Pengujian Metode Black Box
Tabel 4.1 Pengujian black box fungsi login administrator.
NO. Skenario Pengujian Hasil yang diharapakan Hasil
pengujian
Kesimpulan
1. Form pengguna dan
kata sandi diisi
dengan data yang
tidak sesuai
Proses login gagal dan
akan menampilkan
kembali halaman login
admin.
2. Form pengguna dan
kata sandi diisi
dengan data yang
sesuai dengan
database
Proses login berhasil
dan admin dapat masuk
kehalaman admin.
Tabel 4.2 Pengujian black box fungsi edit data pegawai
NO Skenario Pengujian Hasil yang diharapakan Hasil
pengujian
Kesimpulan
1. Salah satu atau lebih
form pegawai diubah
kemudian menekan
tombol simpan.
Proses penyimpanan
data pegawai dapat
dilakukan dan ada
notifikasi “data
pegawai berhasil
diubah”.
2. Semua form diisi
dengan data yang
lengkap kemudian
Proses penyimpanan
data pegawai berhasil
dan tersimpan pada
menekan tombol
simpan.
database.
3. Belum melakukan
perubahan terhadap
data pegawai
kemudian menekan
tombol simpan.
Tidak terjadi proses
penyimpanan data.
Tabel 4.3 Pengujian black box fungsi delete data pegawai.
NO. Skenario Pengujian Hasil yang diharapakan Hasil
pengujian
Kesimpulan
1. Tombol delete ditekan
pada salah satu data
pegawai
Terdapat notifikasi
“data pegawai berhasil
dihapus”
Tabel 4.4 Pengujian black box fungsi tambah data surat masuk.
NO. Skenario Pengujian Hasil yang
diharapakan
Hasil
pengujian
Kesimpulan
1. Semua form diisi
dengan data yang
diperlukan kemudian
menekan tombol
simpan.
Proses penyimpanan
data surat masuk
berhasil dan tersimpan
pada database dan
terdapat notifikasi
“data berhasil
ditambahkan”.
2. Data file surat berupa
foto atau scan surat
masuk dikosongkan
dan menekan tombol
Proses penyimpanan
data surat masuk tidak
dapat dilakukan dan
terdapat notifikasi
simpan. “pilih berkas”.
3. Seluruh form surat
masuk diisi, kosong
seluruhnya dan
sebagian terisi
kemudian menekan
tombol kembali.
Tidak terjadi proses
penyimpanan data
surat masuk dan staff
Ekspedisi dan Arsip
akan dirujuk ke
halaman surat masuk
Tabel 4.5 Pengujian black box fungsi edit data surat masuk.
NO. Skenario Pengujian Hasil yang diharapakan Hasil
pengujian
Kesimpulan
1. Sebagian atau semua
form diubah dengan
data yang diperlukan
kemudian menekan
tombol simpan.
Proses penyimpanan
data surat masuk
berhasil dan tersimpan
pada database dant
terdapat notifikasi
“data telah berhasil
diubah”.
2. Belum melakukan
perubahan data
kemudian menekan
tombol kembali.
Proses penyimpanan
tidak berjalan dan
dirujuk ke halaman
surat masuk
3. Seluruh form surat
masuk diubah,
kosong seluruhnya
dan sebagian terisi
kemudian menekan
tombol kembali.
Tidak terjadi proses
penyimpanan data
surat masuk dan staff
Ekspedisi dan Arsip
akan dirujuk ke
halaman surat masuk
Tabel 4.6 Pengujian black box fungsi disposisi data surat masuk.
NO. Skenario Pengujian Hasil yang diharapakan Hasil
pengujian
Kesimpulan
1. Tombol disposisi
ditekan pada salah
satu data surat masuk.
Terdapat pilihan
bagian-bagian yang
akan menerima
disposisi surat masuk
dan pesan disposisi.
2. Telah melakukan
disposisi data surat
masuk kemudian
menekan tombol
simpan.
Terdapat notifikasi
“Surat telah
terdisposisi ke bagian ”
3. Belum melakukan
disposisi surat masuk
kemudian menekan
tombol kembali.
Proses penyimpanan
tidak berjalan dan
dirujuk ke halaman
surat masuk.
Tabel 4.7 Pengujian black box fungsi tambah data arsip surat masuk.
NO. Skenario Pengujian Hasil yang diharapakan Hasil
pengujian
Kesimpulan
1. Semua form diisi
dengan data yang
diperlukan kemudian
menekan tombol
simpan.
Proses penyimpanan
data arsip surat masuk
berhasil dan tersimpan
pada database dan
terdapat notifikasi
“data telah diarsipkan.
2. Seluruh form arsip
surat masuk diisi,
Tidak terjadi proses
penyimpanan data
kosong seluruhnya
dan sebagian terisi
kemudian menekan
tombol keluar.
arsip surat masuk dan
staff Ekspedisi dan
Arsip akan dirujuk ke
halaman arsip surat
masuk
Tabel 4.8 Pengujian black box fungsi edit data arsip surat masuk.
NO. Skenario Pengujian Hasil yang diharapakan Hasil
pengujian
Kesimpulan
1. Sebagian atau semua
form diubah dengan
data yang diperlukan
kemudian menekan
tombol simpan.
Proses penyimpanan
data arsip surat masuk
berhasil dan tersimpan
pada database.
2. Belum melakukan
perubahan data
kemudian menekan
tombol kembali.
Proses penyimpanan
tidak berjalan dan
dirujuk ke halaman
arsip surat masuk
3. Seluruh form arsip
surat masuk diisi,
kosong seluruhnya
dan sebagian terisi
kemudian menekan
tombol kembali.
Tidak terjadi proses
penyimpanan data
arsip surat masuk dan
staff Ekspedisi dan
Arsip akan dirujuk ke
halaman arsip surat
masuk
Tabel 4.9 Pengujian black box fungsi delete data surat masuk
NO. Skenario Pengujian Hasil yang
diharapakan
Hasil
pengujian
Kesimpulan
1. Tombol delete ditekan
pada salah satu data
surat masuk
Terdapat notifikasi
“data surat masuk
berhasil dihapus”
Tabel 4.10 Pengujian black box fungsi tambah data surat keluar.
NO. Skenario Pengujian Hasil yang diharapakan Hasil
pengujian
Kesimpulan
1. Semua form diisi
dengan data yang
diperlukan
kemudian menekan
tombol simpan.
Proses penyimpanan
data surat keluar
berhasil dan tersimpan
pada database dan
terdapat notifikasi
“berhasil menambahkan
surat masuk”.
2. Data file surat
berupa foto atau
scan surat keluar
dikosongkan dan
menekan tombol
simpan.
Proses penyimpanan
data surat keluar tidak
dapat dilakukan dan ada
notifikasi “pilih berkas”.
3. Seluruh form surat
masuk diisi, kosong
seluruhnya dan
sebagian terisi
kemudian menekan
tombol kembali.
Tidak terjadi proses
penyimpanan data
surat keluar dan pegawai
akan dirujuk ke halaman
surat masuk
Tabel 4.11 Pengujian black box fungsi edit data surat keluar.
NO. Skenario Pengujian Hasil yang diharapakan Hasil
pengujian
Kesimpulan
1. Sebagian atau semua
form diubah dengan
data yang diperlukan
kemudian menekan
tombol simpan.
Proses penyimpanan
data surat keluar
berhasil dan tersimpan
pada database dan
terdapat notifikasi
“data berhasil diubah”.
2. Belum melakukan
perubahan data
kemudian menekan
tombol kembali.
Proses penyimpanan
tidak berjalan dan
dirujuk ke halaman
surat keluar
3. Seluruh form surat
keluar diubah,
kosong seluruhnya
dan sebagian terisi
kemudian menekan
tombol kembali.
Tidak terjadi proses
penyimpanan data
surat masuk dan
pegawai akan dirujuk
ke halaman surat
keluar.
Tabel 4.12 Pengujian black box fungsi tambah data arsip surat keluar.
NO. Skenario Pengujian Hasil yang diharapakan Hasil
pengujian
Kesimpulan
1. Semua form diisi
dengan data yang
diperlukan
kemudian menekan
tombol simpan.
Proses penyimpanan
data arsip surat keluar
berhasil dan tersimpan
pada database dan
terdapat notifikasi
“data telah diarsipkan.
2. Seluruh form arsip
surat keluar diisi,
kosong seluruhnya
dan sebagian terisi
kemudian menekan
tombol keluar.
Tidak terjadi proses
penyimpanan data
arsip surat keluar dan
staff Ekspedisi dan
Arsip akan dirujuk ke
halaman arsip surat
keluar
Tabel 4.13 Pengujian black box fungsi edit data arsip surat keluar.
NO. Skenario Pengujian Hasil yang diharapakan Hasil
pengujian
Kesimpulan
1. Sebagian atau
semua form diubah
dengan data yang
diperlukan
kemudian menekan
tombol simpan.
Proses penyimpanan
data arsip surat masuk
berhasil dan tersimpan
pada database dan
terdapat notifikasi
“data berhasil diubah”.
2. Belum melakukan
perubahan data
kemudian menekan
tombol kembali.
Proses penyimpanan
tidak berjalan dan
dirujuk ke halaman
arsip surat keluar.
3. Seluruh form arsip
surat keluar diisi,
kosong seluruhnya
dan sebagian terisi
kemudian menekan
tombol kembali.
Tidak terjadi proses
penyimpanan data
arsip surat keluar dan
staff Ekspedisi dan
Arsip akan dirujuk ke
halaman arsip surat
keluar.
Tabel 4.14 Pengujian black box fungsi cetak data laporan surat masuk
NO Skenario Pengujian Hasil yang
diharapakan
Hasil
pengujian
Kesimpulan
1. Tombol cetak ditekan
pada halaman laporan
surat masuk
Proses cetak laporan
surat masuk dapat
dilakukan dan dapat
tersimpan dalam
bentuk PDF.
Tabel 4.15 Pengujian black box fungsi cetak laporan data surat keluar
NO Skenario Pengujian Hasil yang diharapakan Hasil
pengujian
Kesimpulan
1. Tombol cetak ditekan
pada halaman laporan
surat keluar
Proses cetak laporan
surat keluar dapat
dilakukan dan dapat
tersimpan dalam
bentuk PDF.
Tabel 4.16 Pengujian black box fungsi tambah klasifikasi surat
NO Skenario Pengujian Hasil yang diharapakan Hasil
pengujian
Kesimpulan
1. Semua form diisi
dengan data yang
diperlukan kemudian
menekan tombol
simpan.
Proses penyimpanan
data klasifikasi surat
berhasil dan tersimpan
pada database dan
terdapat notifikasi
“berhasil
menambahkan
klasifikasi”.
2. Seluruh form
klasifikasi surat diisi,
kosong seluruhnya
dan sebagian terisi
kemudian menekan
tombol batal.
Tidak terjadi proses
penyimpanan
klasifikasi surat dan
staff Ekspedisi dan
Arsip akan dirujuk ke
halaman klasifikasi
surat
Tabel 4.17 Pengujian black box fungsi delete data klasifikasi surat
NO. Skenario Pengujian Hasil yang diharapakan Hasil
pengujian
Kesimpulan
1. Tombol delete
ditekan pada salah
satu data klasifiaksi
surat
Terdapat notifikasi
“data klasifikasi
berhasil dihapus”
Tabel 4.18 Pengujian black box fungsi login user
NO Skenario Pengujian Hasil yang diharapakan Hasil
pengujian
Kesimpulan
1. Form pengguna dan
kata sandi diisi
dengan data yang
tidak sesuai
Proses login gagal dan
akan menampilkan
kembali halaman login
pegawai
2. Form pengguna dan
kata sandi diisi
dengan data yang
sesuai dengan
database
Proses login berhasil
dan admin dapat masuk
kehalaman pegawai.
Tabel 4.19 Pengujian black box fungsi tambah data surat keluar.
NO. Skenario Pengujian Hasil yang diharapakan Hasil
pengujian
Kesimpulan
1. Semua form diisi
dengan data yang
diperlukan kemudian
menekan tombol
simpan.
Proses penyimpanan
data surat keluar
berhasil dan tersimpan
pada database dan
terdapat notifikasi
“berhasil
menambahkan surat
masuk”.
2. Data file surat
berupa foto atau
scan surat keluar
dikosongkan dan
menekan tombol
simpan.
Proses penyimpanan
data surat keluar tidak
dapat dilakukan dan
ada notifikasi “pilih
berkas”.
3. Seluruh form surat
masuk diisi, kosong
seluruhnya dan
sebagian terisi
kemudian menekan
tombol kembali.
Tidak terjadi proses
penyimpanan data
surat keluar dan
pegawai akan dirujuk
ke halaman surat
masuk
Tabel 4.20 Pengujian black box fungsi edit data surat keluar.
NO. Skenario Pengujian Hasil yang diharapakan Hasil
pengujian
Kesimpulan
1. Sebagian atau semua
form diubah dengan
data yang diperlukan
kemudian menekan
tombol simpan.
Proses penyimpanan
data surat keluar
berhasil dan tersimpan
pada database dan
terdapat notifikasi
“data berhasil diubah”.
2. Belum melakukan
perubahan data
kemudian menekan
tombol kembali.
Proses penyimpanan
tidak berjalan dan
dirujuk ke halaman
surat keluar
3. Seluruh form surat
keluar diubah,
kosong seluruhnya
dan sebagian terisi
kemudian menekan
tombol kembali.
Tidak terjadi proses
penyimpanan data
surat masuk dan
pegawai akan dirujuk
ke halaman surat
keluar.
Tabel 4.21 Pengujian black box fungsi delete data surat keluar
NO. Skenario Pengujian Hasil yang diharapakan Hasil
pengujian
Kesimpulan
1. Tombol delete
ditekan pada salah
satu data klasifiaksi
surat
Terdapat notifikasi
“data klasifikasi
berhasil dihapus”
Tabel 4.22 Pengujian black box fungsi terima, disposisi dan tolak
NO Skenario Pengujian Hasil yang
diharapakan
Hasil
pengujian
Kesimpulan
1. Tombol terima
ditekan pada satu data
Surat masuk.
Tombol disposisi
dan tombol tolak
hilang atau tidak ada
2. Tombol disposisi
ditekan pada satu data
Surat masuk.
Tombol terima dan
tombol tolak hilang
atau tidak ada
3. Tombol tolak ditekan
pada satu data
Surat masuk.
Tombol terima dan
tombol disposisi
hilang atau tidak ada
Penguji Sistem Informasi Pengelolaan Surat dan Kearsipan
Mataram Maret 2017
Nama :
NIP :
Saran untuk pengembangan lebih lanjut