Post on 24-Apr-2022
ProzessmanagementMacht viel Arbeit!
Handreichung für MitarbeiterN
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Auch das noch!?
KundenfokusRationalisierung
Optimierung
Blindleistungen
Fehl
leis
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Prozessverantwortung
Wissensmanagement
Mot
ivat
ion
Qualitätsmanagement
Wirtschaftlichkeit
Dokumentation
Dop
pela
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Managementinstrument
Mehr mit weniger
Prozessmanagement in Bibliotheken –Auch das noch?
Prof. Cornelia Vonhof, HdM Stuttgart
© HdM Stuttgart, Cornelia Vonhof | Prozessmanagement in Bibliotheken | AjBD 2016
Prozessmanagement in Bibliotheken? Ja! Auch das noch!
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Motive für Prozess-
management
Qualitäts-management
Organisations-entwicklung
Wissens-management
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Prozessmanagement und andere Managementinstrumente
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n Instrumente sind Hilfsmittel, mit denen ein bestimmtes Ziel schneller und besser erreicht werden kann als ohne sie.
n Die konkrete Ausgestaltung eines Instruments muss an der Wirksamkeit gemessen werden, nicht an Theorien.
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Sie haben heute schon mindestens einen Prozess bewältigt...
http://bilder-foto-s.de/2012/01/25/kaffeetasse/ Seite 5
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Annäherung ans ThemaBegriffsklärungen: Was ist ein Prozess?
Wasser in Maschine
füllen
Kaffee-pulver
einfüllen
Tasse bereit-stellen
Kaffee „kochen“
Pulver ent-
sorgen
Maschine reinigen
Lieferant Input Prozess Output/Produkt Kunde
Elektrohändler Kaffeemaschine
Kaffee kochen
Kaffee Kaffeetrinker
Lebensmittel-händler Kaffeepulver Kaffeepulver Biotonne
Elektrizitätswerk Strom Abwärme Umwelt
Wasser-versorger Wasser
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Ein bisschen Theorie muss sein…Prozessmanagement und Organisationsgestaltung
Was wird von wem gemacht?
Wie wird es gemacht?
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Prozessorganisation als Managementansatz
90-Grad-Shift der Organisation
Prozess 1
Prozess 2
Prozess 3
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Ein bisschen Theorie muss sein… Begriffsklärungen: Was ist ein Prozess?
LieferantProduktions-faktoren
AuslöserInformationen
Tätigkeit 1 Tätigkeit 2 Tätigkeit 3 Tätigkeit n
Kunde
Qualität
Kosten Zeit
Produkte und Dienstleistungen entstehen in Prozessen.
Die Abfolge von Tätigkeiten, Aktivitäten, Verrichtungen zur Erstellung eines Produktes oder einer Dienstleistung für einen externen oder internen Kunden ist ein Prozess.
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Prozessanalyse lohnt sich!Einzelne Leistungsarten gemessen an der Gesamtleistung
Nutzleistung etwa 25%
Stützleistung etwa 45%
Blindleistung etwa 20%
Fehlleistung etwa 10%
Quelle: Tomys, A.-K.: Kostenorientiertes Qualitätsmanagement. München, 1995
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Prozesslandkarte einer Bibliothek
Kernprozess 1Kernprozess 2Kernprozess n
Management-Prozesse
Serviceprozesse
Kun
de
Kun
deKunden-anforderunggestellt
Kunden-anforderungerfüllt
Bibliothek
Partner
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Gliederung von Prozessen
Hauptprozess-Ebene
Teilprozess-Ebene
Tätigkeitsebene 1
Tätigkeitsebene 2
Medienbereitstellung
Lektorat Bestellung Liefer-kontrolle
TechnischeBearbeitung Erschließung
Foliieren Signieren Beilagen Barcode Xy…
Erstellen Ausdrucken Aufbringen Xy…
Vorgehensmodell und Tools zur Prozessanalyse und Prozessoptimierung
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Ablauf einer Prozessoptimierung
I. Prozessarbeit vorbereiten� Projektorganisation� Rahmenbedingungen definieren� Prozesse festlegen� Prozessverantwortliche benennen� Prozessteams bilden
II. Prozesse erheben und analysieren� Ist-Prozessablauf erheben und darstellen� Kunden und Ergebnisse identifizieren� Auftraggeber und Auslöser identifizieren� Prozessanalyse / Schwachstellenanalyse
III. Prozessgestaltung/Prozessdesign� Analyse bewerten� Schwachstellen beseitigen� Schnittstellen optimieren� Soll-Prozess entwickeln
IV. Umsetzung und Controlling� Aufbauorganisation entwickeln� Implementierung des Soll-Prozesses planen
und kontrollieren
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Ablauf einer Prozessoptimierung: I. Prozessarbeit vorbereiten
I. Prozessarbeit vorbereiten� Projektorganisation� Rahmenbedingungen definieren� Prozesse festlegen� Prozessverantwortliche benennen� Prozessteams bilden
II. Prozesse erheben und analysieren� Ist-Prozessablauf erheben und darstellen� Kunden und Ergebnisse identifizieren� Auftraggeber und Auslöser identifizieren� Prozessanalyse / Schwachstellenanalyse
III. Prozessgestaltung/Prozessdesign� Analyse bewerten� Schwachstellen beseitigen� Schnittstellen optimieren� Soll-Prozess entwickeln
IV. Umsetzung und Controlling� Aufbauorganisation entwickeln� Implementierung des Soll-Prozesses planen
und kontrollieren
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Ablauf einer ProzessoptimierungII. Prozesse erheben und analysieren
I. Prozessarbeit vorbereiten� Projektorganisation� Rahmenbedingungen definieren� Prozesse festlegen� Prozessverantwortliche benennen� Prozessteams bilden
II. Prozesse erheben und analysieren� Ist-Prozessablauf erheben und darstellen� Kunden und Ergebnisse identifizieren� Auftraggeber und Auslöser identifizieren� Prozessanalyse / Schwachstellenanalyse
III. Prozessgestaltung/Prozessdesign� Analyse bewerten� Schwachstellen beseitigen� Schnittstellen optimieren� Soll-Prozess entwickeln
IV. Umsetzung und Controlling� Aufbauorganisation entwcikeln� Implementierung des Soll-Prozesses planen
und kontrollieren
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Ablauf einer Prozessoptimierung: II. Prozesse erheben und analysieren
Grafische Projektdokumentation
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Bürger willBebauungs-plan (1)
Auskünfteerteilen (2)
Lichtpause (12)
Einsicht in einen Bebauungsplan und Mitnahme einer Kopie
Beratung (9)
Lichtpauseanfertigen (7)
Detaillierung (5)
Rechnungerstellen (18)
Detaillierungabge-
schlossen (19)
Atlas (6)
Auskünfteerteilt (14)
N.N.(3)
Sachbearbeiter(4)
Herr Jäger (8)
Herr Jäger (8)
DigitalerAbzug er-
wünscht (10)Papierabzugerwünscht (11)
Lichtpauseangefertigt (15)
anbietenweiterer
Produkte (13)Herr Jäger (8)
Ja (16) Nein (17)Rechnung (20)
Herr Jäger (8)
Rechnungfür Kopiebezahlt (23)
Gebühren-liste (21)
Geo-Büro (22)
Tools zur Dokumentation von Prozessen
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Grafische Dokumentation mit Visio in „Swimlanes“
Seite 20
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GrafischeDokumentationmit Bildkarten
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Ablauf einer ProzessoptimierungIII. Prozessgestaltung & Prozessdesign
I. Prozessarbeit vorbereiten� Projektorganisation� Rahmenbedingungen definieren� Prozesse festlegen� Prozessverantwortliche benennen� Prozessteams bilden
II. Prozesse erheben und analysieren� Ist-Prozessablauf erheben und darstellen� Kunden und Ergebnisse identifizieren� Auftraggeber und Auslöser identifizieren� Prozessanalyse / Schwachstellenanalyse
III. Prozessgestaltung/Prozessdesign� Analyse bewerten� Schwachstellen beseitigen� Schnittstellen optimieren� Soll-Prozess entwickeln
IV. Umsetzung und Controlling� Aufbauorganisation entwickeln� Implementierung des Soll-Prozesses planen
und kontrollieren
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Ablauf einer Prozessoptimierung: III. Prozessgestaltung / Prozessdesign
Wertschöpfung steigernn Leitfragen:
n Können Teilprozesse / Arbeitsschritte ersatzlos wegfallen?
n Können Schritte gebündelt werden?n Kann die Reihenfolge geändert werden?n Können Schritte parallel laufen?n Können Schritte beschleunigt werden?n Können Schritte automatisiert werden?n Müssen fehlende Schritte hinzugefügt
werden?
n Methoden:n Erarbeitung eines Maßnahmenplans
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Ablauf einer ProzessoptimierungIV. Umsetzung & Controlling
I. Prozessarbeit vorbereiten� Projektorganisation� Rahmenbedingungen definieren� Prozesse festlegen� Prozessverantwortliche benennen� Prozessteams bilden
II. Prozesse erheben und analysieren� Ist-Prozessablauf erheben und darstellen� Kunden und Ergebnisse identifizieren� Auftraggeber und Auslöser identifizieren� Prozessanalyse / Schwachstellenanalyse
III. Prozessgestaltung/Prozessdesign� Analyse bewerten� Schwachstellen beseitigen� Schnittstellen optimieren� Soll-Prozess entwickeln
IV. Umsetzung und Controlling� Aufbauorganisation entwickeln� Implementierung des Soll-Prozesses planen
und kontrollieren
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Empfehlung zum Vorgehen
1•Entwurf einer Prozesslandkarte• Identifikation der Schlüsselprozesse
2•Erster Entwurf des Ist-Prozesses mit der BKM
3•Verbale Beschreibung des Prozesses mit Hilfe der
Steckbriefvorlagen
4•Grafische Dokumentation des Prozesses mit einer Software
5•Entwicklung/Abstimmung/Umsetzung von
Verbesserungsmaßnahmen
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HdM-Prozess-Wiki
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§ Guided Tour durch die Prozessarbeit
§ Open-Source XWiki als technische Grundlage
§ Funktionalitäten werden an der Hochschule der Medien spezifisch für die Prozessarbeit in Bibliotheken entwickelt
§ Pilotanwender sind willkommen!
Prof. Cornelia VonhofHochschule der Medien StuttgartStudiengang Bibliotheks- und InformationsmanagementNobelstraße 10 | 70560 Stuttgart
Tel. 0711 8923 3165 | vonhof@hdm-stuttgart.dewww.hdm-stuttgart.de/bi