Post on 23-Mar-2016
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Iniciación y Planeación de un Proyecto
Planeación de las actividades de un Proyecto
La determinación de las actividades que producirán los entregables del proyecto,
marcan el inicio para la creación del plan, ya que se representa en elementos
administrables que permitan estimar el tiempo, los costos, asignar responsables y
analizar el riesgo.
Estos elementos constituyen a su vez, una forma de revisar el avance del proyecto a
medida que se desarrolla y permiten al administrador de proyecto realizar acciones para el logro de los objetivos.
La estructura de descomposición del trabajo -WBS, por sus siglas en inglés
WorkbreakdownStructure- presenta en forma gráfica las tareas que deben
desarrollarse para producir los entregables del proyecto, sus características son:
• Muestra pequeños elementos de trabajo que en conjunto representan todas las
actividades del proyecto
• Es el mapa del proyecto para medir y controlar el desarrollo
• Se estructura en diferentes niveles de detalle
• Asegura:
• La identificación de todos los elementos del trabajo
• La integración del proyecto a la organización actual
• El establecimiento de las bases de control
Se representa en forma gráfica y sus elementos se codifican en alguna herramienta para la administración de proyectos, como el MS Project
La diferencia entre la descomposición en este proceso y la realizada durante el alcance
reside en que se describen actividades y en la definición del alcance se describen entregables como elementos tangibles
Iniciación y Planeación de un Proyecto
La WBS se utiliza como entrada para otros procesos, como:
La definición de actividades
La planeación de recursos
La estimación de costos
La presupuestación de costos La planeación de riesgos
Facilita la comunicación entre la gerencia del proyecto y los stakeholders, mostrando el
alcance del proyecto, sus dependencias, riesgos y desempeño. Permite hacer reportes de avance y su estado de acuerdo a:
Las fases del ciclo de vida
Los entregables del proyecto
Los paquetes de trabajo que agrupan tareas similares y a los que
se les asigna un presupuesto
Las comparaciones con situaciones pasadas representadas en las
mismas estructuras
Las comparaciones con perspectivas de costo, tiempo, riesgo, alcance y calidad en diferentes momentos del proyecto
Entregables del proyecto
Para realizar la descomposición de las tareas se utiliza un enfoque con niveles de
descomposición, es decir, analizando de lo general a lo particular, colocando en el
primer nivel los entregables de macro nivel identificados en el alcance del proyecto.
Una vez que se han establecido los entregables, cada uno de ellos puede
descomponerse en nuevos entregables hasta llegar al nivel en el que la actividad es
realizada por una sola persona ya que de esta manera se asignarán los recursos. Por ejemplo:
Iniciación y Planeación de un Proyecto
Las cuentas de costos son un nivel adicional de agrupación de paquetes de trabajo por
tipo. El llegar al nivel de descomposición del trabajo realizado por una sola persona, no
quiere decir que así se hará el trabajo ya que durante la elaboración del calendario se
planeará la duración en función del esfuerzo, es decir, si posteriormente se analiza que
una actividad puede realizarse en 10 días, si se asignan dos personas el calendario reflejará un tiempo de 5 días.
El último nivel de la descomposición es llamado actividad o tarea y en cada una de ellas se captura la siguiente información:
Define el trabajo QUE
Identifica el tiempo para terminar el trabajo CUANTOTIEMPO
Identifica el presupuesto para completar el trabajo COSTO
Establece los recursos necesarios CUANTO
Asigna un responsable único QUIEN Asigna puntos de control para medir el avance
La estructura en base a tareas facilita el control de avance del proyecto en cuanto
al trabajo y las responsabilidades ofreciendo la información adecuada a cada nivel,
por lo tanto, permite la evaluación del costo, tiempo y desempeño técnico en todos los niveles de la organización para el ciclo de vida del proyecto
Para asegurar que la descomposición ofrezca los beneficios anteriores, se deben tener las siguientes consideraciones:
Se sugiere que el tiempo estimado para cada actividad no exceda a 10
días
Deben ser independientes tanto como sea posible
Debe identificarse su punto de inicio y terminación
Iniciación y Planeación de un Proyecto
Requieren la asignación de recursos, es decir, responsables de
realizarlas
Representan costos directos relacionados con la mano de obra y los
materiales
Cuando las tareas están correctamente identificadas ofrecerán beneficios adicionales como:
Permiten conocer el presupuesto y los costos reales (roll up) en
diferentes niveles, ya que el costo de un nivel superior está compuesto
por la suma de los costos de sus tareas
Definen canales de comunicación entre los diferentes niveles
Ofrecen conocimiento y coordinación de los elementos del proyecto
Identifican claramente las fuentes de problemas al establecer exactamente en la tarea en que se presentan
Un ejemplo de la descomposición de un proyecto para desarrollar un sitio Web es
el siguiente:
Puede observarse que la descomposición de tareas varía dependiendo del avance del
proyecto y por lo tanto de la solución de la incertidumbre. En este ejemplo, solamente
se ha realizado la descomposición del nivel concepto ya que el proyecto se encuentra
en sus primeras etapas. A medida que se avanza en el desarrollo, la descomposición se refina para mostrar mayor nivel de detalle.
Proyecto sitio Proyecto sitio
Web Web ––conceptoconcepto--
ConceptoConceptoDiseDiseñño o
del sitiodel sitioDesarrolloDesarrollo
del sitiodel sitioColocaciColocacióónn
del sitiodel sitioSoporteSoporte
EvaluaciEvaluacióónn RequerimientosRequerimientos FuncionalidadFuncionalidad RiesgosRiesgos PlanPlanEquipo del Equipo del
proyectoproyecto
SistemaSistema
ServidorServidor
PT1PT1.. .. DiseDiseñño o
PT2..AdquisiciPT2..Adquisicióónn
PT3..PruebaPT3..Prueba
Proyecto sitio Proyecto sitio
Web Web ––conceptoconcepto--
ConceptoConceptoDiseDiseñño o
del sitiodel sitioDesarrolloDesarrollo
del sitiodel sitioColocaciColocacióónn
del sitiodel sitioSoporteSoporte
EvaluaciEvaluacióónn RequerimientosRequerimientos FuncionalidadFuncionalidad RiesgosRiesgos PlanPlanEquipo del Equipo del
proyectoproyecto
SistemaSistema
ServidorServidor
PT1PT1.. .. DiseDiseñño o
PT2..AdquisiciPT2..Adquisicióónn
PT3..PruebaPT3..Prueba
Iniciación y Planeación de un Proyecto
Aunque en este momento de la descomposición no se asignan responsables a las
tareas, si se desconoce el equipo de trabajo que desarrollará el proyecto, pueden
asignarse a funciones desarrolladas por una sola especialidad (Ej. Analistas,
diseñadores).
Codificación de la WBS en un sistema de información
La descomposición gráfica de las tareas del proyecto, constituye un instrumento de
apoyo para hacer su codificación en un instrumento de representación y control como lo sería MS Project. En la codificación se representan:
Los niveles y elementos de la WBS, es decir, las actividades y
puntos de control
La información de costos y presupuestos
Por ejemplo, la representación de las actividades para la creación del sitio Web se
realiza utilizando identificadores que representan niveles y puntos de control:
1.0Concepto
1.1 Evaluar el sistema actual
1.2 Definir requerimientos
1.2.1 Definir los requerimientos del usuario
1.2.2 Definir los requerimientos de contenido
1.2.2.1 Contenido del Sistema
1.2.2.1.1 Diseño
1.2.2.1.2 Producción
1.2.2.1.3 Pruebas
1.2.2.2 Contenido del Servidor
1.2.2.2.1 Diseño
1.2.2.2.2 Adquisición
1.2.2.2.3 Pruebas
1.2.3 Definir los requerimientos del sistema
1.2.4 Definir los requerimientos del servidor
1.3 Definir la funcionalidad específica
1.4 Definir los riesgos y el enfoque de administración de riesgos
1.5 Desarrollar el plan del proyecto
1.6 Equipo del proyecto
2.0 Diseño del Sitio Web
3.0 Desarrollo del sitio Web
4.0 Colocación del site
5.0 Soporte
De esta manera, se presentarán en la aplicación las actividades y posteriormente el
calendario del proyecto:
Iniciación y Planeación de un Proyecto
Integración de la WBS en la organización (OBS)
Cuando se asignan recursos -responsables- a las actividades de un proyecto, este
puede analizarse en la forma de una OBS -OrganizationWorkbreakdownStructure que muestra la definición de las unidades responsables para la realización del trabajo
Esta estructura se utiliza para determinar el desempeño de las unidades organizacionales y controlar los costos por unidades de trabajo
Una representación de la estructura de trabajo utilizando especialidades para la creación del sitio Web, se puede apreciar en la siguiente forma:
Diseño
1.2.2.1.1 Diseño de contenido
1.2.2.2.1 Diseño del servidor
Producción
1.2.2.1.2 Producción de los requerimientos del sistema
Adquisición
1.2.2.2.2 Adquisición del servidor
Prueba
1.2.2.1.3 Prueba de contenido del sistema
1.2.2.2.3 Prueba del servidor