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UNIVERSIDADE DO EXTREMO SUL CATARINENSE UNESC
CURSO DE GRADUAO EM CINCIAS CONTBEIS
FABRCIO MANENTI
PROPOSTA DE IMPLANTAO DE CONTROLES INTERNOS NO
SETOR FINANCEIRO DE UMA EMPRESA DE PEQUENO PORTE DO
SETOR METAL MECNICO
CRICIMA, DEZEMBRO DE 2011
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FABRCIO MANENTI
PROPOSTA DE IMPLANTAO DE CONTROLES INTERNOS NO
SETOR FINANCEIRO DE UMA EMPRESA DE PEQUENO PORTE DO
SETOR METAL MECNICO
Trabalho de Concluso de Curso apresentado para obteno do grau de Bacharel no curso de Cincias Contbeis da Universidade do Extremo Sul Catarinense, UNESC. Orientador: Prof. Esp. Fabricio Machado Miguel
CRICIMA, DEZEMBRO DE 2011
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FABRCIO MANENTI
PROPOSTA DE IMPLANTAO DE CONTROLES INTERNOS NO
SETOR FINANCEIRO DE UMA EMPRESA DE PEQUENO PORTE DO
SETOR METAL MECNICO
Trabalho de Concluso de Curso aprovado pela Banca Examinadora para obteno do grau de Bacharel no curso de Cincias Contbeis da Universidade do Extremo Sul Catarinense, UNESC, com linha de pesquisa em Contabilidade Gerencial. Orientador: Prof. Esp. Fabricio Machado Miguel
Cricima, 05 de Dezembro de 2011
BANCA EXAMINADORA
_________________________________________ Fabricio Machado Miguel, Prof. Esp., Orientador
_________________________________________ Ademir Borges, Prof. Esp., Examinador 1
_________________________________________ Clayton Schueroff, Prof. Esp., Examinador 2
3
Dedico esta monografia primeiramente a mim
mesmo, que me empenhei para conclu-la com
o mximo xito. Dedico tambm a toda minha
famlia, aos meus amigos, aos meus colegas
de curso e instituio, que de alguma forma me
apoiaram ao longo desses anos de estudo e
agora para a concluso deste curso.
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AGRADECIMENTOS
Agradeo inicialmente a Deus, por estar junto comigo em todos os
momentos de minha caminhada, tanto na acadmica quanto em outras tantas, afinal
por voc que estou aqui hoje.
A minha famlia ao apoio moral e financeiro, a educao que me
proporcionaram e por ensinar que ter f e crer em Deus necessrio a qualquer ser
humano.
A minha linda namorada Lidiane, pelo companheirismo, compreenso,
incentivo, apoio e amor que demonstrou a mim ao longo desta jornada de estudos.
Ao meu orientador preferido e nico, o grande Ff, o Fabricio Machado
Miguel, por sua dedicao, compreenso e empenho que teve na elaborao deste
trabalho, prestando o auxilio fundamental e necessrio para concluso deste estudo.
Estendo os meus agradecimentos a todos os demais professores, com quais
lecionei ou simplesmente conversei, mas que de alguma forma me passaram um
pouco de seu conhecimento, estendo tambm a toda a coordenao do curso de
Cincias Contbeis pelo atendimento prestado.
Aos grandes e verdadeiros amigos, que sempre estiveram do meu lado,
me incentivando e apoiando, e aos colegas de curso que se transformaram em
amigos, durante esta trajetria na qual dividimos muitos momentos juntos. Aos meus
colegas de trabalho que de alguma forma contriburam para o desenvolvimento
deste estudo.
Enfim, a todos e todas que de alguma forma contriburam e ou ajudaram
para que eu pude-se concluir esta etapa pessoal e profissional da minha vida.
A todos deixo o meu MUITO OBRIGADO!
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O valor das coisas no est no tempo em que
elas duram, mas na intensidade com que
acontecem. Por isso existem momentos
inesquecveis, coisas inexplicveis e pessoas
incomparveis.
Fernando Pessoa
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RESUMO MANENTI, Fabrcio. Proposta de Implantao de Controles Internos no Setor Financeiro de Uma Empresa de Pequeno Porte do Setor Metal Mecnico. 2011. 92 p. Orientador Fabricio Machado Miguel. Trabalho de Concluso de Curso de Cincias Contbeis. Universidade do Extremo Sul Catarinense UNESC. Cricima SC. O presente estudo visa demonstrar a necessidade e a importncia dos controles internos no setor financeiro em uma empresa de pequeno porte do setor metal mecnico. Com isso, o objetivo principal desta monografia de propor a implantao de controles internos no setor financeiro e o fluxo de caixa como ferramenta auxiliar a esses controles. Este estudo se justifica no mbito terico, atravs do esclarecimento relacionado a administrao financeira, auditoria interna e externa e aos controles internos, e no estudo de caso realizado auxilia propondo a implantao dos controles para maximizao dos lucros da organizao objeto deste estudo. Assim sendo, quanto a metodologia, a tipologia foi realizada de forma descritiva, para melhor interpretao dos dados pesquisados, para os procedimentos foi utilizado uma pesquisa bibliogrfica e tambm um estudo de caso, sendo o estudo de caso abordado com a pesquisa qualitativa. Dentro do referencial terico deste estudo apresenta-se o embasamento necessrio para atingir o objetivo proposto, onde ser apresentado conceitos de administrao financeira, auditoria, controles internos e os controles internos no setor financeiro com foco nos setores como: Disponibilidades (Caixa/Bancos), Contas a Receber, Contas a Pagar e Estoques e por fim conceitos relacionados ao uso do Fluxo de caixa como ferramenta de gesto financeira. A partir do estudo de caso inicia-se com a apresentao da empresa em estudo, logo aps descreve-se o fluxograma geral da empresa, posteriormente com a observao, descreve-se todos os procedimentos utilizados pela empresa no setor financeiro divididos nos setores de: Disponibilidades (Caixa/Bancos), Contas a Receber, Contas a Pagar e Estoques. As recomendaes foram elaboradas aps a anlise dos procedimentos descritos e sugeridas da mesma forma que observada, enfatizando a rotina pelos setores de: Disponibilidades (Caixa/Bancos), Contas a Receber, Contas a Pagar e Estoques, aps as recomendaes sugere-se o uso do Fluxo de caixa como uma ferramenta auxiliar e apresenta-se um modelo desenvolvido pelo autor para a empresa em estudo. Por fim, diante do que foi exposto no trabalho conclui-se que a simples adequao dos procedimentos recomendados ao setor financeiro contribuir na administrao da empresa, prevendo erros, detectando e corrigindo as falhas e facilitando o controle de todos os procedimentos. Palavras-chave: Administrao Financeira, Controles Internos, Fluxo de Caixa.
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LISTA DE ILUSTRAES
Figura 1: Organizao da funo financeira .............................................................. 18
Figura 2: Finanas na Organizao .......................................................................... 19
Figura 3: Estrutura da Controladoria ......................................................................... 20
Figura 4: Estrutura da Tesouraria ou Atividade de Finanas. ................................... 21
Figura 5: Os objetivos do controle contbil e administrativo ..................................... 35
Figura 6: Viso Geral da Movimentao Econmica e Financeira ............................ 45
Figura 7: Fluxo de Caixa do Perodo Mtodo Direto .............................................. 47
Figura 8: Estrutura Organizacional FABMEC ............................................................ 50
Figura 9: Fluxograma do processo geral da FABMEC .............................................. 51
Figura 10: Modelo de Fluxo de Caixa ........................................................................ 66
Quadro 1: Funes da administrao financeira ....................................................... 18
Quadro 2: Por que as empresas so auditadas ? ..................................................... 24
Quadro 3: Caractersticas que diferenciam a auditoria interna da auditoria externa . 31
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LISTA DE ABREVIATURAS E SIGLAS
BACEN = Banco Central do Brasil
BNDES = Banco Nacional do Desenvolvimento
CFC = Conselho Federal de Contabilidade
CVM = Comisso de Valores Mobilirios
EPP = Empresa de Pequeno Porte
KG = Quilograma
NBC = Normas Brasileiras de Contabilidade
OF = Ordem de Fabricao
SC = Santa Catarina
Serasa = Centralizao dos Servios dos Bancos S.A.
SFN = Sistema Financeiro Nacional
SUSEP = Superintendncia de Seguros Privados
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SUMRIO
1 INTRODUO ....................................................................................................... 11
1.1 Tema e Problema ............................................................................................... 11
1.2 Objetivos da Pesquisa ...................................................................................... 12
1.3 Justificativa ........................................................................................................ 13
1.4 Metodologia ....................................................................................................... 14
2 TERMOS E VARIVEIS ........................................................................................ 16
2.1 Administrao Financeira ................................................................................. 16
2.1.1 Funo da Administrao Financeira ........................................................... 17
2.1.2 Estrutura da Administrao Financeira ........................................................ 18
2.2 Auditoria ............................................................................................................. 22
2.2.1 Auditoria Externa ou Independente .............................................................. 23
2.2.1.1 Os Objetivos da Auditoria Externa ............................................................ 23
2.2.1.2 A Importncia e a Necessidade da Auditoria Externa .............................. 25
2.2.2 Auditoria Interna ............................................................................................. 26
2.2.2.1 Os Objetivos da Auditoria Interna.............................................................. 27
2.2.2.2 A Importncia e a Necessidade da Auditoria Interna ............................... 28
2.2.3 Diferena Entre a Auditoria Externa e a Auditoria Interna .......................... 29
2.3 Controles Internos ............................................................................................ 31
2.3.1 Objetivos dos Controles Internos ................................................................. 33
2.3.2 Classificao dos Controles Internos .......................................................... 36
2.3.3 A importncia dos Controles Internos ......................................................... 37
2.3.4 Limitaes dos Controles Internos............................................................... 38
2.3.5 Controles Internos no Setor Financeiro ....................................................... 39
2.3.6 Disponibilidades (Caixa e Bancos) ............................................................... 40
2.3.7 Contas a Receber ........................................................................................... 41
2.3.8 Contas a Pagar ............................................................................................... 42
2.3.9 Estoques ......................................................................................................... 43
2.4 Fluxo de Caixa ................................................................................................... 44
2.4.1 Administrao do Fluxo de Caixa ................................................................. 48
3 ESTUDO DE CASO ............................................................................................... 49
3.1 Caracterizao da Empresa .............................................................................. 49
3.1.1 Histrico .......................................................................................................... 49
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3.1.2 Produtos e Servios ....................................................................................... 49
3.1.3 Estrutura Organizacional ............................................................................... 50
3.2 Fluxograma do Processo Geral da Empresa .................................................. 51
3.3 Descrio dos Procedimentos Utilizados no Setor Financeiro ..................... 55
3.3.1 Disponibilidades (Caixa/Bancos) .................................................................. 56
3.3.2 Contas a Receber ........................................................................................... 57
3.3.3 Contas a Pagar ............................................................................................... 58
3.3.4 Estoques ......................................................................................................... 59
3.4 Proposta dos Procedimentos a Serem Implantados no Setor Financeiro ... 60
3.4.1 Disponibilidades (Caixa/Bancos) .................................................................. 61
3.4.2 Contas a Receber ........................................................................................... 62
3.4.3 Contas a Pagar ............................................................................................... 63
3.4.4 Estoques ......................................................................................................... 64
3.5 Proposta de Implantao do Fluxo de Caixa .................................................. 65
4 CONSIDERAES FINAIS ................................................................................... 68
REFERNCIAS ......................................................................................................... 70
ANEXOS ................................................................................................................... 73
11
1 INTRODUO
Neste trabalho apresenta-se a importncia dos controles internos no setor
financeiro e tambm a implantao do fluxo de caixa como ferramenta de auxlio a
esses controles.
Neste primeiro captulo demonstra-se o tema e o problema, logo aps os
objetivos da pesquisa, sendo definido o objetivo geral e os objetivos especficos, a
justificativa da pesquisa quanto ao tema abordado e a metodologia que ser usada.
1.1 Tema e Problema
A busca constante pelo crescimento de uma empresa, seja ela uma
microempresa, empresa de pequeno porte, mdio e grande porte, prope a ela,
metas, objetivos e controles para que isso ocorra. Neste contexto de competividade
em que o mercado se encontra, vrias empresas buscam se organizar para que
possam alcanar seus objetivos.
Para alcan-los faz-se necessrio traar metas, para verificar se as
metas traadas foram alcanadas, voc precisa de informaes que a contabilidade
ir demonstrar, atravs de dados e relatrios. Para isso, necessrio que voc
tenha controles, onde planeje os seus objetivos e que assim, obtenha os resultados
atravs dos controles aplicados.
A organizao empresarial um fator indispensvel para que as
empresas permaneam no mercado onde as mudanas ocorrem diariamente. Para
que a permanncia da empresa ocorra faz-se necessrio o uso de controles
internos, eles traro organizao, garantiram a continuidade no mercado e
conseqentemente assim, lucratividade para os seus scios. Os controles internos
so fundamentais para que as operaes funcionem de forma eficaz.
Os controles internos asseguram que os dados apresentados empresa
sejam dados verdadeiros e que devem ser utilizados na tomada de deciso. Esses
controles internos so considerados por diversos autores, como de responsabilidade
da administrao da empresa, ela quem deve planej-los, execut-los e control-
12
los, para que se tornem eficazes. Os controles internos so voltados organizao
da empresa e so tambm a forma de prever e descobrir fraudes e erros.
Contudo, esses controles internos, direcionados ao setor financeiro que
iro auxiliar significadamente as microempresas e empresas de pequeno porte, pois
so na maioria, essas empresas que no utilizam nenhum tipo de controle interno.
Algumas dessas microempresas e empresas de pequeno porte, no conseguem
controlar de forma eficaz o seu contas a pagar e o contas a receber, para estes tipos
de organizao a utilizao dos mesmos significa lucro.
O setor financeiro um dos setores onde a maioria das instituies
buscam utilizar algum tipo de controle, pois neste setor que esto os recursos que
a empresa possui, ou seja, neste setor que esto as entradas e sadas de dinheiro.
Os procedimentos de controles internos aplicados no setor financeiro
buscam o controle de todo sistema operacional deste setor, desde contas a pagar,
contas a receber, caixa, captao de emprstimos, fazendo com que
automaticamente evite o desvio de recursos financeiros da empresa.
Os procedimentos de controles internos no setor financeiro e o uso do
fluxo de caixa como ferramenta auxiliar na aplicao dos controles, contribuem para
o desenvolvimento das empresas, por que a maioria delas no possuem capital de
giro, ou o valor em giro no suficiente para suprir as operaes, por esse motivo
que o uso do fluxo de caixa para essas empresas, torna-se uma pea fundamental
para a continuidade das operaes.
Diante do exposto acima, apresenta-se o seguinte questionamento: Qual
a necessidade dos controles internos no setor financeiro de uma empresa de
pequeno porte do setor metal mecnico?
1.2 Objetivos da Pesquisa
O objetivo geral desse trabalho propor a implantao dos controles
internos no setor financeiro e o fluxo de caixa como ferramenta auxiliar a esses
controles, para que se possa utilizar como auxlio na tomada de deciso para a
perpetuidade da instituio.
13
Para alcanar o objetivo geral, apresenta-se os objetivos especficos, que
so:
Verificar e identificar quais tipos de controles so utilizados no
setor financeiro;
Demonstrar os tipos de controles internos direcionados ao setor
financeiro;
Demonstrar a aplicao do fluxo de caixa como ferramenta auxiliar
para o controle financeiro na tomada de deciso;
Propor a implantao dos controles internos no setor financeiro e o
fluxo de caixa como ferramenta auxiliar.
1.3 Justificativa
As empresas procuram estabelecer metas e objetivos, sejam elas formais
ou informais, para que possam alcanar um resultado satisfatrio, porm essas
empresas necessitam de controles internos para poder fazer todo o
acompanhamento e a anlise do resultado, verificando se foi alcanado ou no.
A implantao do controle interno no setor financeiro, dar confiabilidade
as informaes, ir proteger os ativos, detectar erros e ir prever possveis fraudes
e com o auxlio do fluxo de caixa, ele servir para o acompanhamento das entradas
e sadas e automaticamente para o controle da aplicao dos recursos quando
ocorrer sobra e a busca dos mesmos quando ocorrer a falta.
De acordo com Crepaldi (2000 apud RITTA; ZANONI, 2011), os objetivos
do controle interno compreendem o plano de organizao e todos os mtodos e
medidas adotadas na empresa para proteger os ativos contra roubos, perdas, e uso
indiscriminado; garantir a fidedignidade das informaes e avaliar a eficincia
operacional.
Diante disso, destaca-se a contribuio terica deste estudo, que dar
melhor compreenso do tema controles internos, bem como a sua implantao
voltada ao setor financeiro e seus benefcios para as empresas de pequeno porte.
14
Sob o ponto de vista prtico, esta pesquisa justifica-se pela importncia
que os controles internos tm, tornando-se uma ferramenta fundamental para o
desenvolvimento sadio da empresa.
Perante a contribuio social, a continuidade da empresa representa
suma importncia para a sociedade em geral, pois gera a renda para cada
colaborador que garantir o sustento da sua famlia, bem como o seu crescimento
pode melhorar o ambiente econmico de mais pessoas, atravs do aumento de
colaboradores e tambm gerando renda ao municpio, estado e pas atravs dos
tributos pagos pela instituio, colaborando para a sociedade brasileira em geral.
1.4 Metodologia
Para que se possa elaborar e desenvolver um trabalho cientfico
necessrio seguir procedimentos metodolgicos, pois preciso obter informaes
por meio de conhecimentos prticos e tericos para se alcanar os resultados da
pesquisa desenvolvida.
De acordo com Alves (2007), a metodologia pode ser definida como um
instrumento de pesquisa, sendo que, atravs dela que se delimitam os caminhos a
serem aplicados e que se define como e de que forma, sero captados os fatos e
seus acontecimentos.
A tipologia da pesquisa quanto aos objetivos neste trabalho ser
descritiva. De acordo com Cervo e Bervian (1996, p. 49), a pesquisa descritiva
observa, registra, analisa, e correlaciona fatos ou fenmenos (variveis) sem
manipul-los.
A tipologia deste trabalho quanto aos procedimentos, ser a pesquisa
bibliogrfica e o estudo de caso. Segundo Cervo e Bervian (1996, p. 48),
a pesquisa bibliogrfica procura explicar um problema a partir de referncias tericas publicadas em documentos. Pode ser realizada independentemente ou como parte da pesquisa descritiva ou experimental. Em ambos os casos, busca conhecer e analisar as contribuies culturais ou cientficas do passado existentes sobre um determinado assunto, tema ou problema.
O estudo de caso ser realizado no setor financeiro, em uma empresa de
pequeno porte do setor metal mecnico, localizada em Meleiro/SC. Conforme Gil
15
(1991), o estudo de caso se caracteriza pelo estudo dos procedimentos aplicados
em determinado setor de forma minuciosa, a fim de permitir o conhecimento
detalhado de cada procedimento utilizado, sendo para este estudo a tipologia mais
adequada.
Em relao abordagem do problema, est pesquisa ser considerada
qualitativa.
De acordo com Martins e Thephilo (2009, p. 141) a pesquisa qualitativa
[...] tambm conhecida como pesquisa naturalstica, uma vez que para estudar um fenmeno relativo s cincias humanas e sociais necessrio que o pesquisador entre em contato direto e prolongado com o ambiente no qual o fenmeno est inserido.
Neste tipo de pesquisa ser efetuada a anlise dos procedimentos
descritivos e as variveis envolvidas sobre a utilizao dos controles internos no
setor financeiro em uma empresa de pequeno porte do setor metal mecnico.
Uma das principais caractersticas deste tipo de pesquisa a descrio.
Descrio de pessoas, de situaes, de acontecimentos e a transcrio de relatos.
(MARTINS; THEPHILO, 2009)
Com base nos instrumentos de pesquisa apresentados, pretende-se
demonstrar a importncia dos controles internos no setor financeiro e implantao
do fluxo de caixa, como ferramentas de controle e auxlio na gesto de uma
empresa de pequeno porte.
16
2 TERMOS E VARIVEIS
Neste captulo apresentam-se conceitos relacionados ao tema em estudo
como, definies sobre administrao financeira e os aspectos relativos auditoria,
com nfase em controles internos, controles internos no setor financeiro e fluxo de
caixa.
2.1 Administrao Financeira
A eficcia e a eficincia na gesto financeira da empresa so
fundamentais para resguardar e ampliar o seu patrimnio. Sua funo compreende
um conjunto de atividades relacionadas com a gesto dos fundos movimentados por
todas as reas da empresa. (BRAGA, 1989, p. 23)
Segundo Hoji (2001, p. 17), no conceito de administrao financeira
moderna, o objetivo econmico da empresa a maximizao de seu valor de
mercado, com intuito de aumentar a riqueza de seus proprietrios (acionistas de
sociedades por aes ou scios de outros tipos de sociedades).
Para os autores Lemes Jnior, Rigo e Cherobim (2010, p. 4-5), a
administrao financeira arte e a cincia de administrar recursos financeiros para
maximizar a riqueza dos acionistas. O objetivo da administrao financeira
maximizar a riqueza dos acionistas.
Segundo Lima (1975, p. 11),
a administrao financeira tem por objetivo, manter a empresa em permanente situao de liquidez, como condio bsica ao desenvolvimento normal de suas atividades, obter novos recursos para planos de expanso, com base em estudos de viabilidade econmico-financeira e a aos menores custos possveis, assegurar o necessrio equilbrio entre os objetivos de lucro e os de liquidez financeira.
Resumidamente Megliorini e Vallim (2009, p. 5) citam que,
administrao financeira compete a gesto racional dos recursos financeiros da
empresa. Uma vez que os recursos so escassos, cabe ao departamento financeiro
tomar as decises a fim de obter deles os melhores benefcios no futuro.
17
Com base nos conceitos acima, pode-se afirmar que a administrao
financeira o gerenciamento do capital da organizao.
2.1.1 Funo da Administrao Financeira
De acordo com Megliorini e Vallim (2009, p. 1), [...] a funo financeira
o conjunto de atividades relacionadas obteno, nas condies mais favorveis,
dos recursos de que a empresa necessita e sua aplicao, de maneira eficaz, no
alcance de seus objetivos.
Corroborando com a idia acima, Maximiano (2007) diz que a funo
financeira tem um objetivo principal que proteger e utilizar de forma correta os
recursos financeiros da empresa, algumas funes e decises abrangem esta
diviso da administrao, pode-se destacar entre elas o planejamento financeiro; a
identificao de alternativas de fontes de recursos; os controles dos resultados
financeiros da empresa e escolha de melhores alternativas de aplicao de recursos
financeiros.
De acordo com Braga (1989, p. 26) funo financeira cabem duas
tarefas bsicas:
1 obteno dos recursos nas condies mais favorveis; e
2 alocao eficiente desses recursos na empresa.
Para Assaf Neto e Silva (2002, p. 39), o objetivo bsico da funo
financeira prover a empresa de recursos de caixa suficientes de modo a respeitar
os vrios compromissos assumidos e promover a maximizao da riqueza.
No quadro a seguir Lemes Jnior, Rigo e Cherobim (2010, p. 6),
demonstram as funes financeiras divididas em duas reas: a gerncia financeira e
a controladoria.
18
GERNCIA FINANCEIRA CONTROLADORIA
Administrao de caixa Administrao de custos e preos
Administrao de crdito e cobrana Auditoria interna
Administrao do risco Avaliao de desempenho
Administrao de cmbio Contabilidade
Deciso de financiamento Oramento
Deciso de investimento Patrimnio
Planejamento e controle financeiro Planejamento Tributrio
Relaes com acionistas e investidores Relatrios Gerenciais
Relaes com bancos Sistemas de informao financeira Quadro 1: Funes da administrao financeira Fonte: Lemes Jnior, Rigo e Cherobim (2010, p.6).
O quadro acima apresenta a diviso das funes financeiras em gerncia
financeira e controladoria. Segundo Lemes Jnior, Rigo e Cherobim (2010), essa
diviso feita por um princpio administrativo que diz: quem faz no controla e quem
controla no faz, isso visa a proteo dos acionistas, dessa forma, observa-se que
todas as operaes que no envolvam fluxos de caixa so realizadas pela
controladoria e as que envolvem os fluxos de caixa pela gerncia financeira.
2.1.2 Estrutura da Administrao Financeira
Segundo Braga (1989) a estrutura da administrao financeira estaria
representada em trs principais cargos da rea financeira, conforme a figura 1
demonstra:
Figura 1: Organizao da funo financeira Fonte: Adaptado de Braga (1989, p. 36)
Vice-Presidente de Finanas
Tesoureiro Controller
19
De acordo com a figura acima, as funes ficam distribudas dessa forma:
O Vice-Presidente (ou Diretor Financeiro)
o principal executivo da rea financeira, reportando-se diretamente
Presidncia;
formula a poltica financeira global da empresa e das suas subsidirias;
controla as atividades do Tesoureiro e do Controller; e
representa a empresa.
O Tesoureiro
desenvolve funes executivas;
mantm relaes externas com banqueiros e outros credores;
administra os fluxos de recursos financeiros;
responsvel pela liquidez da empresa.
O Controller
desenvolve funes de assessoria;
mantm relaes internas, envolvendo-se com todas as reas;
o inspetor dos assuntos financeiros;
est constantemente preocupado com a rentabilidade.
Para Padoveze (2006), a estrutura da administrao financeira ou o
conjunto das funes financeiras nas empresas desempenhado pelos setores de
controladoria e tesouraria, geralmente de responsabilidade de um diretor ou gerente
administrativo financeiro, conforme a figura 2 ir demonstrar:
Figura 2: Finanas na Organizao Fonte: Padoveze (2006, p. 23)
PRESIDENTE
Vice-Presidente (Diretor) de Produo
Vice-Presidente (Diretor)
Administrativo/ Financeiro
Vice-Presidente (Diretor) de
Comercializao
CONTROLLER TESOUREIRO
20
Ainda de acordo com Padoveze (2006, p. 24), na empresa, a
controladoria a unidade administrativa que, por meio da Cincia Contbil e do
Sistema de Informao de Controladoria, responsvel pela coordenao da gesto
econmica do sistema da empresa.
Sendo assim, segue a abaixo figura 3, que demonstra a estrutura da
controladoria:
Figura 3: Estrutura da Controladoria Fonte: Adaptado Padoveze (2006, p. 24)
CONTROLADORIA
Planejamento e Controle
Auditoria Interna Relaes com Investidores
Escriturao
Sistema de Informao Gerencial
Contabilidade Societria Controle Patrimonial Contabilidade Tributria
Oramento, Projees e Anlise de Investimentos
Contabilidade de custos Contabilidade por
Responsabilidades Acompanhamento do
Negcio e Estudos Especiais
21
Desta forma e seguindo a estrutura da administrao financeira,
Padoveze (2006, p. 24), cita que, a funo de tesouraria ou de finanas uma
atividade de linha e operacional, que basicamente tem como tarefa o suprimento de
recursos para as demais atividades desenvolvidas internamente na companhia.
Deste modo demonstra-se abaixo a figura 4, na qual demonstrada as
principais atividades ou funes de tesouraria:
Figura 4: Estrutura da Tesouraria ou Atividade de Finanas. Fonte: Padoveze (2006, p. 25)
Conforme exemplificado nas figuras acima, fica de fcil compreenso a
estrutura da administrao financeira e as funes das suas subdivises.
Finanas
Planejamento Operao
Sistema de Informao de Tesouraria
Planejamento Financeiro de Longo Prazo
Banco Interno Captao de Recursos
Financiamentos Debntures Acionistas
Planejamento e Controle Financeiro de Curto Prazo
Contas a Receber Contas a Pagar Contas Cambiais Administrao de
Excedentes de Caixa e Gesto do Risco Financeiro
22
2.2 Auditoria
A auditoria trata-se do exame dos fatos ocorridos, a fim de emitir um
parecer que emitir a opinio de que h ou no fidedignidade nos fatos examinados.
Para S (2002, p. 23), inicialmente a auditoria limitou-se verificao dos
registros contbeis, visando observar se eles eram exatos.
Franco e Marra (2001, p. 26) dizem que,
para mensurar a adequao e confiabilidade dos registros e das demonstraes contbeis, a Contabilidade utiliza-se tambm de uma tcnica que lhe prpria, chamada de auditoria, que consiste no exame de documentos, livros e registros, inspees, obteno de informaes e confirmaes internas e externas, obedecendo a normas apropriadas de procedimento, objetivando verificar se as demonstraes contbeis representam adequadamente a situao nelas demonstradas, de acordo com princpios fundamentais e normas de contabilidade, aplicados de maneira uniforme.
Pode-se definir o conceito de auditoria como sendo o exame dos registros
contbeis e administrativos, que tem por objetivo a emisso do parecer, onde que ir
demonstrar se os registros esto adequados e se so verdicos. (ARAJO,
ARRUDA e BARRETTO, 2008)
De forma objetiva e abrangente Crepaldi (2011, p. 3) cita que, a auditoria
das demonstraes contbeis constitui o conjunto de procedimentos tcnicos que
tem por objetivo a emisso de parecer sobre a sua adequao, consoante aos
Princpios Fundamentais de Contabilidade e pertinente legislao especfica.
O autor Jund (2001, p. 26) menciona que, a auditoria uma das tcnicas
utilizadas pela contabilidade, ou seja, aquela destinada a examinar a escriturao e
demonstraes contbeis, a fim de confirmar sua adequao.
O objetivo do exame das demonstraes financeiras expressar uma
opinio sobre a real posio patrimonial e financeira e se esto em conformidade
com os princpios fundamentais da contabilidade em um determinado perodo.
(CREPALDI, 2002)
O objeto principal da auditoria, tanto a externa como a interna, converge
sempre para a confiabilidade dos relatrios contbeis e financeiros.
(MIGLIAVACCA, 2004, p. 47).
23
Com base nos conceitos acima mencionados, a auditoria divide-se entre
dois tipos: a auditoria externa ou independente e a auditoria interna que sero
conceituadas a seguir.
2.2.1 Auditoria Externa ou Independente
A auditoria externa ou independente basicamente aquela realizada por
um profissional independente, sem nenhum vnculo com aquela instituio qual
realizar os trabalhos.
De acordo com Arajo, Arruda e Barretto (2008, p. 31), a conceituam
como sendo a auditoria realizada por profissionais externos empresa auditada, ou
seja, que no so empregados da administrao, normalmente sob a forma de
firmas de auditoria.
Para Oliveira e Diniz Filho (2001, p. 15), a auditoria externa,
a tcnica contbil que visa obter elementos de convico que permitam julgar se as Demonstraes Contbeis de uma entidade, bem como os registros contbeis: Foram efetuados de acordo com os princpios fundamentais de contabilidade; e Refletem adequadamente a situao econmica-financeira do patrimnio, os resultados do perodo examinado e as demais situaes e informaes nelas demonstrados e constantes das notas explicativas.
Segundo Crepaldi (2011, p. 38) a auditoria externa,
constitui o conjunto de procedimentos tcnicos que tem por objetivo a emisso do parecer sobre a adequao com que estes representam a posio patrimonial e financeira, o resultado das operaes, as mutaes do Patrimnio Lquido, a Demonstrao dos Fluxos de Caixa e a Demonstrao do Valor Adicionado da entidade auditada consoante as normas brasileiras de contabilidade.
2.2.1.1 Os Objetivos da Auditoria Externa
A auditoria externa foca seus objetivos em garantir a real posio
patrimonial e financeira e a descoberta de erros e fraudes, pelo fato de ser efetuada
por um profissional sem vnculo com a empresa auditada.
24
O principal objetivo da auditoria externa de emitir uma opinio atravs
de um parecer, onde ser descrito se as demonstraes contbeis esto de acordo
com a realidade da empresa e com os princpios e as normas brasileiras de
contabilidade. (ALMEIDA, 1996)
De acordo com Jund (2001) os objetivos so, por exemplo:
Comprovao, pelo registro, de que so exatos fatos patrimoniais;
Demonstrao dos erros e fraudes encontrados;
Sugesto das providncias, visando preveno de erros e fraudes;
Verificao de que a contabilidade satisfatria sob o aspecto
sistemtico e de organizao;
Verificao do funcionamento do controle interno;
Proposio de medidas de previso de fatos patrimoniais, com o
propsito de manter a empresa dentro dos limites de organizao e legalidade.
Ainda de acordo com Jund (2001), podemos citar tambm como objetivo
da auditoria externa o atendimento a legislao pertinente, conforme demonstrado
no quadro abaixo.
AUDITORIA EXTERNA INDEPENDENTE
CVM Sociedades Annimas de Capital Aberto
BACEN
Bancos: Comerciais e de Investimentos
Financeiras
Distribuidoras de Ttulos e Valores Mobilirios
Corretoras de Cmbio e Valores Mobilirios
Sociedades de Arrendamento Mercantil
Sociedades de Crdito Imobilirio
SUSEP Companhias e Sociedades Seguradoras
Quadro 2: Por que as empresas so auditadas ? Fonte: Adaptado de Jund (2001, p. 30)
25
Conforme o quadro 2, no caso das Sociedades Annimas de Capital
Aberto, sofrem a exigncia da auditoria externa por parte da Comisso de Valores
Mobilirios (CVM), o Banco Central do Brasil (BACEN) exige a auditoria externa
daqueles do qual ele responsvel pela regulao e fiscalizao e a
Superintendncia de Seguros Privados (SUSEP) que exige das Companhias e
Sociedades Seguradoras, desse modo o quadro demonstra que a auditoria externa
tambm objetiva atender essas empresas para que possam funcionar
adequadamente atendendo a legislao de seus rgos reguladores.
2.2.1.2 A Importncia e a Necessidade da Auditoria Externa
A auditoria externa surgiu pela necessidade de confirmao da real
situao financeira e dos registros contbeis das grandes empresas.
Conforme Crepaldi (2002, p. 93),
A auditoria surgiu da necessidade de confirmao dos registros contbeis, em virtude do aparecimento das grandes empresas e da taxao do Imposto de Renda, baseado nos resultados apurados em balano. Sua evoluo ocorreu paralelamente ao desenvolvimento econmico, que gerou as grandes empresas, formadas por capitais de muitas pessoas, que tm na confirmao dos registros contbeis a proteo a seu patrimnio.
Ainda Crepaldi (2002) diz que, no Brasil a necessidade da auditoria
externa iniciou pelo fato de terem surgido no pas: filiais e subsidirias de empresas
estrangeiras, o financiamento de empresas brasileiras por entidades internacionais,
crescimento das empresas brasileiras e suas diversas atividades econmicas, a
evoluo do mercado de capitais e tambm em 1972 foram criadas normas de
auditoria pelo Banco Central do Brasil e em 1976 foi criada a Comisso de Valores
Mobilirios e a Lei das Sociedades Annimas. Com isso o BACEN estabeleceu uma
srie de regulamentos tornando obrigatria a auditoria externa em quase todas as
entidades integrantes do Sistema Financeiro Nacional (SFN) e as companhias
abertas, logo aps ao BACEN, com a Lei das Sociedades por Aes (Lei n
6.404/76, artigo 177) determinou que as companhias abertas, que tinham aes
negociadas na Bolsa de Valores, teriam suas demonstraes financeiras ou
contbeis obrigatoriamente auditadas por auditores independentes registrados na
Comisso de Valores Mobilirios (CVM).
26
Segundo Lins (2011, p. 4),
[...] a contratao da auditoria externa proporcionam diversas vantagens para a empresa, alm de ser obrigatria, no caso da auditoria externa, para empresas com aes na bolsa de valores e empresas de capital fechado consideradas de grande porte [...]. So vantagens da auditoria externa, entre outras: melhor segurana nos nmeros apresentados com relao a possveis fraudes, distores e erros no intencionais; desestmulo a fraudes; maior segurana para os investidores; menor custo de capital; melhores controles e operaes mais seguras e eficientes.
A auditoria externa na figura do auditor externo ganha extrema
importncia e necessidade, devido a relevncia de seu trabalho perante ao pblico,
pois sua viso de fornecer credibilidade das demonstraes contbeis em
concordncia as normas de auditoria e princpios contbeis, tornando-se
indispensvel aos seus usurios como: acionistas, banqueiros, rgos pblicos
governamentais e ao pblico em geral. (CREPALDI, 2011)
Fica clara e objetiva a importncia da auditoria externa em assegurar de
forma fidedigna a condio financeira e os registros contbeis da empresa, e a
necessidade que ela representa aos usurios dessas informaes.
2.2.2 Auditoria Interna
A auditoria interna tem como caractersticas a atuao de um funcionrio
com vnculo empregatcio com a empresa e manter a eficcia e eficincia dos
controles internos.
Segundo S (2002, p. 41), quando a verificao dos fatos realizada por
funcionrios da prpria empresa, constituindo um servio, uma seo ou
departamento, a interveno ou censura denomina-se auditoria interna.
Almeida (1996, p. 25) menciona que,
a administrao da empresa, com a expanso dos negcios, sentiu a necessidade de dar maior nfase s normas ou aos procedimentos internos, devido ao fato de que o administrador, ou em alguns casos o proprietrio da empresa, no poderia supervisionar pessoalmente todas as suas atividades. Entretanto, de nada valia a implantao desses procedimentos internos sem que houvesse um acompanhamento, no sentido de verificar se estes estavam sendo seguidos pelos empregados da empresa.
27
Para Crepaldi (2002, p. 39),
a auditoria Interna uma atividade de avaliao independente dentro da empresa, que se destina a revisar as operaes, como um servio prestado administrao. Constitui um controle gerencial que funciona por meio da anlise e avaliao da eficincia de outros controles. executada por um profissional ligado empresa, ou por uma seo prpria para tal fim, sempre em linha de dependncia da direo empresarial. O auditor interno pessoa de confiana dos dirigentes; est vinculado empresa por contrato trabalhista continuado e sua interveno permanente. Sua rea de atuao envolve todas as atividades da empresa; predominam a verificao constante dos controles internos, a manipulao de valores e a execuo de rotinas administrativas. O objetivo da auditoria interna auxiliar todos os membros da administrao no desempenho efetivo de suas funes e responsabilidades, fornecendo-lhes anlises, apreciaes, recomendaes e comentrios pertinentes s atividades examinadas.
De acordo com Lins (2011, p. 4), a auditoria interna conduzida por
funcionrio da prpria empresa na qual a auditoria executada e em geral envolve
avaliao de desempenho, controles internos, sistemas de computao, qualidade
de servios e produtos etc.
A auditoria interna na maioria dos casos executada por uma pessoa de
confiana que possui vnculo com a empresa, e em alguns casos essas mesmo
pessoas, no possuem nenhum grau de instruo, e acabam ocupando o cargo por
entender todo o processo operacional da empresa.
2.2.2.1 Os Objetivos da Auditoria Interna
Na auditoria interna seu objetivo definido pelo controle de todo o
sistema operacional, bem como a fiscalizao do cumprimento das regras impostas
pela administrao.
De acordo com Crepaldi (2002, p. 39), o objetivo da auditoria interna
auxiliar todos os membros da administrao no desempenho efetivo de suas
funes e responsabilidades, fornecendo-lhes anlises, apreciaes,
recomendaes e comentrios pertinentes s atividades examinadas.
Jund (2001, p. 27) diz que,
A auditoria interna tem por misso bsica, assessorar a Administrao, no desempenho de suas funes e responsabilidades, atravs do exame da: adequao e eficcia dos controles; integridade e confiabilidade das informaes e registros;
28
integridade e confiabilidade dos sistemas estabelecidos para assegurar a observncia de polticas, metas, planos, procedimentos, leis, normas e regulamentos e sua efetiva utilizao; eficincia, eficcia e economicidade do desempenho e da utilizao dos recursos; dos procedimentos e mtodos para salvaguarda dos ativos e a comprovao de sua existncia, assim com a exatido dos ativos e passivos; compatibilidade das operaes e programas com os objetivos, planos e meios de execuo estabelecidos; enfim, assessorar e aconselhar a direo, em todos os nveis, fazendo recomendaes sobre diretrizes, planos, sistemas, procedimentos, operaes, transaes etc., visando, entre outros resultados:
simplificar procedimentos e, portanto, otimizar os custos; melhorar a execuo e a eficincia das reas; corrigir problemas organizacionais, funcionais ou operacionais; otimizar a aplicao da legislao fiscal e seus custos; melhorar a qualidade e velocidade de informaes para tomada de decises gerenciais.
A auditoria interna busca identificar e prever falhas nas operaes,
controlar a eficcia nas atividades administrativas, garantindo a confiabilidade das
informaes geradas, proporcionando assim, a salvaguarda dos ativos da empresa.
(LINS, 2011)
2.2.2.2 A Importncia e a Necessidade da Auditoria Interna
A auditoria interna surgiu na necessidade que houve devido a expanso
dos negcios, pelo fato de que era necessrio dar maior nfase s normas e
procedimentos internos, pelo motivo de que o administrador, ou em alguns casos o
proprietrio da empresa, no conseguiria supervisionar pessoalmente todas as
atividades, sendo assim, de nada adiantava a implantao dos procedimentos
internos sem que houvesse um acompanhamento, foi ento que houve a
necessidade da auditoria interna, para verificar se os procedimentos internos
estavam sendo seguidos pelos empregados da empresa. (ALMEIDA, 2010)
Segundo Paula (1999, p. 41),
[...] a Auditoria Interna reafirma sua importncia se, como parte integrante do sistema global de controle, assistir a alta administrao por meio de informaes que permitam uma viso do que se passa na entidade e de recomendaes visando corrigir eventuais desvios ou redirecionar a ao empresarial, quando convier, com a tempestividade necessria.
29
A importncia da auditoria interna se d pelo motivo de garantir a
efetividade dos controles internos mediante constante atualizao e
acompanhamento dos mesmos. (ARAJO, ARRUDA e BARRETTO, 2008)
Quanto necessidade da auditoria interna a autora Paula (199, p. 42),
elenca alguns pontos, como necessrios para a entidade:
para garantir que os procedimentos internos e as rotinas de trabalho sejam executados de forma a atender aos objetivos da entidade e s diretrizes da alta administrao; porque atesta a integridade e fidedignidade dos dados contbeis e das informaes gerenciais, que iro subsidiar as tomadas de deciso dos dirigentes; por salvaguardar os valores da entidade; porque, mesmo com todos os controles perfeitos, ainda existiriam pessoas em seus quadros funcionais sujeitas s naturais fraquezas humanas, para as quais existem controles; por permitir a anlise dos dados com iseno e independncia; porque assessora a administrao no desempenho de suas funes e responsabilidades, fortalecendo o controle interno; por sua importncia como rgo de assessoramento, servindo como olhos e ouvidos de seus dirigentes; porque colabora com o fortalecimento dos controles internos e ajuda a agregar valor aos produtos; porque assegura alta administrao que as diretrizes administrativas e de ordem legal esto sendo cumpridas adequadamente; para fins de acompanhamento de fatores crticos de sucesso; por avaliar os controles internos da empresa. A sua inexistncia, a mdio e longo prazos, poderia ocasionar a deteriorao dos controles internos de uma maneira geral; porque a Auditoria Interna traduz-se num dos braos da alta administrao; por ser obrigatria sob aspectos legal e estatutrio.
De acordo com Oliveira e Diniz Filho (2001), a necessidade e a
importncia da auditoria interna existem para que haja o controle peridico dos
sistemas de controles internos, fazendo com que verifique se as normas internas
esto sendo obedecidas e avaliar se h necessidade de novas normas internas ou
alterao das j existentes.
2.2.3 Diferena Entre a Auditoria Externa e a Auditoria Interna
De acordo com Crepaldi (2002), ainda que as tcnicas de Auditoria
Externa e a da Auditoria Interna sejam semelhantes, ressaltamos os seguintes
aspectos de cada uma que as diferenciam.
30
Continua
Na auditoria externa:
No existindo o vnculo empregatcio com a empresa auditada, suas
opinies oferecem maior grau de confiabilidade;
Os exames das operaes so concentrados em verificar se esto de
acordo com os registros contbeis.
Na auditoria interna:
Existindo o vnculo empregatcio com a empresa auditada, suas
opinies tendem a beneficiar os interesses da empresa, no demonstrando
confiabilidade para com terceiros;
Os exames das operaes so concentrados na eficincia operacional
e administrativa.
Para a compreenso de forma mais clara Jund (2001, p. 29), demonstra
no quadro abaixo as caractersticas que diferenciam a auditoria interna da auditoria
externa:
ELEMENTOS AUDITORIA INTERNA AUDITORIA EXTERNA
Profissional Funcionrio da empresa
(auditor interno) Prestador de servios
independente
Ao e Objetivo Exame dos processos
(operacionais, Contbeis e Sistmicos)
Demonstraes Financeiras
Finalidade Promover melhoria nos
controles da empresa de forma a assegurar a
proteo ao patrimnio
Opinar sobre as Demonstraes
Financeiras
Relatrio principal Recomendaes de controle
interno e eficincia administrativa Parecer
Grau de Independncia Menos amplo Mais amplo
Interessados no trabalho A empresa A empresa e o pblico
Responsabilidade Trabalhista Profissional, civil e criminal
31
Nmero de reas cobertas pelo exame durante um perodo
Menor Maior
Intensidade dos trabalhos em cada
rea
Maior Menor
Continuidade do trabalho Contnuo Peridico
Quadro 3: Caractersticas que diferenciam a auditoria interna da auditoria externa Fonte: Jund (2001, p. 29)
Mediante ao exposto, possvel perceber de forma clara e objetiva as
diferenas que distinguem a auditoria externa da auditoria interna.
2.3 Controles Internos
Os controles internos so os mtodos utilizados para controlar todas as
operaes internas da empresa.
Conforme NBC Tcnica 11 Normas de Auditoria Independente das
Demonstraes Contbeis institudas pela resoluo CFC n 820/97, dispe que,
11.2.5.1 O sistema contbil e de controles internos compreende o plano de organizao e o conjunto integrado de mtodos e procedimentos adotados pela entidade na proteo do seu patrimnio, promoo da confiabilidade e tempestividade dos seus registros e demonstraes contbeis, e da sua eficcia operacional.
Segundo S (2002, p. 106),
o controle interno formado pelo plano de organizao e de todos os mtodos e procedimentos adotados internamente pela empresa para proteger seus ativos, controlar a validade dos dados fornecidos pela Contabilidade, ampliar a eficcia e assegurar a boa aplicao das instrues da direo.
Para Almeida (1996, p. 50), O controle interno representa em uma
organizao o conjunto de procedimentos, mtodos ou rotinas com os objetivos de
proteger os ativos, produzir dados contbeis confiveis e ajudar a administrao na
conduo ordenada dos negcios da empresa.
32
Para complementar este conceito, Migliavacca (2004, p. 17) cita que,
Controle interno define-se como o planejamento organizacional e todos os mtodos e procedimentos adotados dentro de uma empresa, a fim de salvaguardar seus ativos, verificar a adequao e o suporte dos dados contbeis, promover a eficincia operacional e encorajar a aderncia s polticas definidas pela direo.
O controle interno conjunto integrado e operado pela empresa, com a
inteno de garantir a segurana nas atividades, tanto nas administrativas quanto
nas operacionais, fazendo com que diminua os riscos de desvios de ativos, evite o
no cumprimento das normas internas e para preveno de erros. (LINS, 2011).
De acordo com o Portal de Auditoria (2011) os controles internos devem
ser:
a) teis quando salvaguarda os ativos da empresa e promove o bom
desenvolvimento dos negcios, protegendo as empresas e as pessoas
que nela trabalham;
b) Prticos quando apropriado ao tamanho da empresa e ao porte das
operaes, objetividade ao que controlar e simples na sua aplicao;
c) Econmicos quando o benefcio de mant-lo maior que o seu custo
(custo/benefcio).
Para se obter um sistema de controle interno de forma satisfatria
Migliavacca (2004, p.19) diz que se deve incluir:
1. Um planejamento organizacional que permita uma apropriada segregao de funes e responsabilidades. 2. Um sistema de autorizaes, arquivamento e de relatrios, que permita um bom controle contbil sobre os ativos, obrigaes, receitas e despesas. 3. Adequados controles fsicos sobre os ativos. 4. Procedimentos adequados e por escrito, a serem seguidos no exerccio das funes de cada departamento.
Os controles internos buscam sempre a eficincia e a eficcia das
operaes. De acordo com o site Administradores (2011) a eficincia o fazer certo,
o meio para se atingir um resultado, a atividade, ou, aquilo que se faz. No caso a
eficcia a coisa certa, o resultado, o objetivo, aquilo para que se faz, isto , a
sua misso.
33
2.3.1 Objetivos dos Controles Internos
Os controles internos resumidamente objetivam proteger os ativos da
empresa, fornecer eficcia e eficincia as operaes e demonstrar dados contbeis
confiveis.
Para Fayol (1981 apud BORDIN; SARAIVA, 2005) o controle tem por
objetivo assinalar as faltas e os erros a fim de que se possa repar-los e evitar sua
repetio.
Para Crepaldi (2002, p. 213), [...] os objetivos dos controles internos so
proteger os ativos, produzir dados confiveis e ajudar a administrao na conduo
ordenada dos negcios da empresa.
Ainda segundo Crepaldi (2011) os dois primeiros objetivos referem-se aos
controles contbeis que compreende o plano de organizao e todos os mtodos e
procedimentos utilizados para salvaguardar o patrimnio e a propriedade dos itens
que o compem, o ltimo objetivo refere-se aos controles administrativos que
compreende o plano de organizao e todos os mtodos e procedimentos utilizados
para propor eficincia s operaes, dar nfase poltica de negcios da empresa,
bem como a seus registros financeiros.
Segundo Almeida (1996) os objetivos dos controles dividem-se entre os
de controles contbeis e de controles administrativos. Os objetivos dos controles
contbeis so:
- sistemas de conferncia, aprovao e autorizao;
- segregao de funes;
- controles fsicos sobre ativos;
- auditoria interna.
E os objetivos dos controles administrativos so:
- anlises de lucratividade por produto;
- controle de qualidade;
- capacitao de pessoal;
- estudos de tempos e movimentos;
- anlise entre os preos orados e praticados;
- controles dos compromissos que esto realizar.
Os controles internos ainda objetivam principalmente resguardar os ativos
34
da empresa, a eficincia das operaes e a fidedignidade das informaes
contbeis.
De acordo com Mattos e Mariano (1999, p. 35), os objetivos dos
controles internos so:
proteo dos ativos;
obteno de informaes apropriadas;
obteno da eficincia operacional.
Segundo Attie (2011, p. 195), em regra geral, o controle interno tem
quatro objetivos bsicos:
a salvaguarda dos interesses da empresa; a preciso e a confiabilidade dos informes e relatrios contbeis, financeiros e operacionais; o estmulo eficincia operacional; e a aderncia s polticas existentes.
Ainda de acordo com o mesmo autor Attie (2011), explica cada um dos
quatro objetivos bsicos do controle interno como:
1) O objetivo relativo salvaguarda dos interesses da empresa refere-se
proteo do patrimnio contra quaisquer perdas e riscos devido a erros
ou irregularidades;
2) O objetivo relativo preciso e confiabilidade dos informes e relatrios
contbeis, financeiros e operacionais compreende a gerao de
informaes adequadas e oportunas, necessrias gerencialmente para
administrar e compreender os eventos realizados na empresa;
3) O objetivo relativo ao estmulo eficincia operacional determina
providenciar os meios necessrios conduo das tarefas, de forma a
obter entendimento, aplicao e ao tempestiva e uniforme;
4) O objetivo relativo aderncia s polticas existentes, assegurar que
os desejos da administrao, definidos atravs de suas polticas e
indicados por meio de seus procedimentos, sejam adequadamente
seguidos pelo pessoal.
Para melhor entendimento Jund (2001, p. 197) demonstra na figura 5 os
objetivos do controle contbil e administrativo ou operacional:
35
Figura 5: Os objetivos do controle contbil e administrativo Fonte: Jund (2001, p. 197)
CONTROLE INTERNO
CONTROLE CONTBIL
CONTROLE ADMINISTRATIVO
COMPREENDE:
- Salvaguarda dos ativos - Idoneidade dos registros
COMPREENDE:
- Plano organizacional - Procedimentos e mtodos
OBJETIVA:
- A veracidade dos registros - A legalidade dos atos - A fidelidade funcional
OBJETIVA:
- Auxiliar o processo decisrio - A eficincia operacional - O exame da convenincia e da oportunidade dos programas e projetos
COMPOSIO DO SISTEMA CONTBIL
Pontos de Controle:
- Plano de Contas - Plano de livros / registros - Plano de formulrios - Plano de Rotinas de Trabalho - Controle fsico dos ativos - Sistemas de conferncia aprovao e autorizao de gastos - Segregao de funes - Auditoria interna
COMPOSIO DO SISTEMA CONTBIL
Pontos de Controle:
- Estatuto/ contrato social - Regimento interno - Manual de Organizao (atribuies/competncia) - Controle de qualidade - Estudos de tempo e movimentos - Treinamento de Pessoal - Anlise estatstica de lucratividade por linha de produtos - Anlise das variaes entre os valores orados e os incorridos - Controle dos compromissos assumidos, porm, ainda no realizados economicamente
36
Resumidamente, Migliavacca (2004) descreve que o objetivo bsico do
controle interno de assegurar que todas as operaes sejam conduzidas de forma
eficiente, garantido a salvaguarda dos ativos, garantindo a confiabilidade e a
exatido das informaes contbeis e financeiras, promovendo a eficincia
operacional em todos os setores da empresa e, por fim, informando e fazendo com
que todos os funcionrios sigam s diretrizes definidas pela administrao.
2.3.2 Classificao dos Controles Internos
De acordo com Jund (2001, p. 193) classificam-se os sistemas de
controles internos, quanto funo, em:
Preventivos ou priori: So os que reduzem a freqncia com que as causas de exposio ocorrero; agem como um guia, auxiliando para que os fatos aconteam de acordo com o previsto, procurando prever de antemo problemas ou desvios do padro. Detectivos ou concomitantes: So aqueles que detectam as causas de exposio durante a ocorrncia do fato. Todavia, no impedem que elas ocorram. Eles alertaro da existncia de um problema. Corretivos ou a posteriori: So os que auxiliam na investigao e correo das causas de exposio detectadas, pois, a atividade j ocorreu, e impossvel voltar atrs e corrigir o desempenho para lev-lo ao padro, podendo inclusive, j ter gerado prejuzos. Ao contrrio, as correes precisam ocorrer aps o fato, o que prejudicial.
Para Migliavacca (2004, p. 50-51), pode-se classificar os controles
internos em duas categorias:
Controles de Preveno ou Preventivos: So aqueles destinados a impedir erros ou anormalidades durante o processamento. Controles preventivos so mais eficientes e menos caros do que os detectivos. Quando inseridos dentro de um sistema, os controles preventivos evitam que erros ocorram, evitando tambm os custos de corrigi-los. Controles de Deteco ou Detectivos: So aqueles controles destinados a detectar erros e anormalidades que ocorreram durante o processamento de dados. Controles detectivos so mais caros que os preventivos, mas tambm so essenciais.
Segundo Crepaldi (2011), os procedimentos de controle so medidas e
aes estabelecidas para prevenir ou detectar os riscos inerentes ou potenciais e
assim, os classificam em:
a) procedimentos de preveno: os que prevem a ocorrncia de
omisses, inadequaes e a intempestividade da informao
contbil;
37
b) procedimentos de deteco: os que visam identificar erros,
omisses, inadequaes e a intempestividade da informao
contbil, aps o fato ocorrido.
2.3.3 A importncia dos Controles Internos
Os controles internos sem dvida so de suma importncia para empresa,
pois iro proporcionar credibilidade, segurana e integridade aos informes contbeis
e administrativos, alm de minimizar os riscos de erros e fraudes nas operaes.
Para Migliavacca (2002, p. 22), bons controles internos adicionam valor
sua organizao, pois empresta maior credibilidade a comunidade financeira,
inclusive a possveis e potenciais compradores ou scios do negcio de sua
empresa.
Ainda segundo o mesmo autor, os controles internos so importantes
para as organizaes, pois contribui para:
1. a salvaguarda dos seus ativos;
2. o desenvolvimento de seus negcios, e conseqentemente;
3. o resultado de suas operaes, adicionando valor a entidade.
Percebe-se a importncia do controle interno quando o desenvolvimento
contnuo das operaes da empresa garantido pela aplicao desses
procedimentos de controles internos, a contabilidade que tambm faz parte dos
controles dar segurana aos administradores para a tomada de suas decises, pois
uma contabilidade que no se apia em um eficiente controle interno, se torna intil,
uma vez que seus dados no apresentam confiana. Alm destes fatores, um
controle interno eficiente evitar erros involuntrios e os desperdcios. (CREPALDI,
2011)
Em continuidade com idia do autor acima, Attie (2007), menciona que se
torna impossvel uma empresa que no utilize mtodos de controles possa garantir a
continuidade do fluxo de operaes e informaes, sendo assim toda empresa
possui um sistema de controles internos, a diferena bsica saber se so
adequados ou no, pois se os controles utilizados no so adequados, os resultados
gerados pelo fluxo se transformam em simples dados, sem confiabilidade, logo, so
38
utilizados para decises de um objetivo comum, de vital importncia para empresa,
assim o controle interno parte integrante de cada departamento da organizao.
Os autores Arajo, Arruda e Barretto (2008, p. 163) afirmam que,
Se administrao adotar um adequado sistema de controle interno, ela poder ter razovel segurana de que os ativos esto salvaguardados contra o mau uso ou utilizao no autorizada, bem como saber se os registros contbeis so fontes confiveis para a elaborao de demonstraes adequadas.
Para os trabalhos de auditoria, um bom sistema de controles internos de
suma importncia para o planejamento de seus trabalhos, pois demonstra o grau de
confiabilidade das informaes e auxilia na identificao das reas de risco, j para
utilizao da empresa um adequado sistema de controles internos de fundamental
importncia para que se atinjam os resultados mais favorveis com a aplicao de
menos recursos, o que significa a reduo de toda e qualquer forma de desperdcio.
(OLIVEIRA e DINIZ FILHO, 2001)
Sendo assim a aplicao dos mtodos de controles de forma correta, trs
o resultado que a empresa busca com a implantao dos mesmos.
2.3.4 Limitaes dos Controles Internos
As limitaes inerentes aos sistemas de controle interno dependem da
segregao de funes, aonde a eficcia dos controles pode ser alterada mediante
uma combinao entre funcionrios para um possvel benefcio a ambos, o que
causar prejuzo a empresa. (JUND, 2001)
Para Crepaldi (2011, p. 393),
as limitaes dos controles internos so, principalmente, com relao a: conluio de funcionrios na apropriao de bens da empresa; instruo inadequada dos funcionrios com relao s normas internas; negligncia dos funcionrios na execuo de suas tarefas dirias.
Em concordncia com autor acima, Almeida (2003, p. 70), cita que as
limitaes do controles internos referem-se a:
- conluio de funcionrios na apropriao de bens da empresa;
- os funcionrios no so adequadamente instrudos com relao s
normas internas;
39
- funcionrios negligentes na execuo de suas tarefas dirias.
O Conselho Regional de Contabilidade do Estado de So Paulo (2000, p.
63), cita que,
A eficcia do sistema de controle est sujeita a limitaes, tais como mal-entendidos sobre instrues, erros de julgamento, descuido, distrao, fadiga, falta de responsabilidade e outros, que podero alterar polticas e procedimentos; por esse motivo, o sistema de controle deve estar sob superviso constante da administrao da empresa, a fim de determinar se seu funcionamento se d conforme as expectativas e promover correo ou alteraes conforme as circunstncias.
Conforme Boynton, Johnson e Kell (2002) corroboram e complementam
identificando algumas limitaes que ocorrem nos controles internos como:
- Erros de julgamento: Ocasionalmente, ocorre quando a administrao e
outras pessoas tomam decises empresariais com base em informaes
inadequadas.
- Falhas: Ocorre quando as pessoas no entendem as instrues de
forma correta, ou s cometem por descuido, distrao e cansao.
- Conluio: Ocorre quando h uma combinao entre funcionrios para
beneficiar a si prprios, conseqentemente, prejudicando a entidade.
- Atropelamento pela Administrao: Ocorre quando a administrao
desobedece procedimentos ou polticas estabelecidas pela entidade, com objetivos
ilegtimos, tais como ganho pessoal ou melhor apresentao de algum ou alguns
parmetros da posio financeira de uma entidade.
- Custos x Benefcios: Ocorre quando o custo dos controles internos de
uma entidade no deve ser superior aos benefcios que deles se esperam.
2.3.5 Controles Internos no Setor Financeiro
Os controles internos aplicados ao setor financeiro da empresa so sem
dvidas primordiais, pois neste setor que entram e saem os recursos financeiros.
Existem procedimentos a serem adotados no setor financeiro das
empresas, porm estes procedimentos no devem ser considerados rgidos, a
opo de que eles sejam aplicados de modo que garanta a facilidade de
compreenso e a execuo das normas e rotinas adaptadas as caractersticas de
40
cada empresa. (CONSELHO, 2000)
E com o intuito de explanar alguns procedimentos a serem executados,
demonstram-se trs setores onde h contato direto com os recursos financeiro da
empresa que so: Disponibilidades, Contas a receber e Contas a pagar, e um quarto
setor que so os Estoques, onde indiretamente est interligado ao setor financeiro.
2.3.6 Disponibilidades (Caixa e Bancos)
De acordo com o Conselho (2000) os controles internos do numerrio em
caixa e em contas bancrias so um dos mais importantes controles, pois estes
valores j se encontram em seu estado lquido.
Para S (2002, p. 255) o numerrio em caixa pode estar representado de
vrias formas como:
1. dinheiro realmente existente; 2. ordens de pagamento ainda no liquidadas; 3. cheques; 4. fundos de pequenas caixas; 5. valores para liquidao dentro do dia, relativos a retirada de numerrios aguardam a prestao de contas; 6. fundos especiais de caixa para troco, pagamentos de folhas, etc..; 7. numerrio em trnsito aguardando comprovao definitiva e contando apenas com documentao provisria, geralmente autorizaes da administrao; 8. ttulos equivalentes a numerrios.
As disponibilidades so os recursos que a empresa possui para honrar
seus compromissos. Segundo o Conselho Regional de Contabilidade do Estado de
So Paulo (2000, p. 47),
o dinheiro, como sobejamente sabido, exerce grande influncia no instinto de preservao, cobia, ambio das pessoas e a grande maioria das irregularidades a ele se relaciona. Alm disso, o dinheiro entra praticamente em quase todas as transaes ou operaes de uma empresa. Nesse contexto, podemos afirmar que o dinheiro est presente nas entradas e sadas de caixa de qualquer empresa [...].
De acordo com Lins (2011), o caixa deve ser utilizado para o pagamento
de pequenas despesas operacionais que necessitam de agilidade e pagamento em
espcie, quanto aos procedimentos de controle interno sobre o caixa, deve ser
efetuadas contagens fsicas/conferncias espordicas e de surpresa e que todas as
entradas e sadas sejam formalmente autorizada e pertencentes s operaes da
41
empresa. Quanto aos Bancos, que representam maiores movimentaes dirias e
valores significativos, os controles internos compreendem basicamente as
autorizaes de pagamento e as conciliaes bancrias, ao que se refere aos
cheques devem ser sempre nominais e arquivar uma cpia do mesmo para uma
possvel conferncia.
Alguns procedimentos de controle interno para a entrada de recursos
seriam: regras para os registros, controle e conciliao das operaes e a
segregao de funes, j para as sadas de recursos seria garantir que todas as
sadas so: relativas aos negcios da empresa, efetuadas de acordo com as
diretrizes e registradas de forma imediata. Para se evitar irregularidades nas sadas
o sistema de controle interno deve dificultar pagamentos para fins pessoais e
segregar funes para liberao de pagamentos. (CONSELHO, 2000)
2.3.7 Contas a Receber
As Contas a receber representam para empresa os direitos que ela possui
receber de terceiros, que so os seus clientes. Segundo Silva (2001, p. 104),
[...] essa conta representa os valores a receber de clientes, decorrentes dos produtos, mercadorias ou servios vendidos pela empresa e ainda no recebidos. O valor dessa conta funo do volume de vendas a prazo e do prazo concedido pela empresa a seus clientes [...].
Segundo Lins (2011, p. 75), a conta clientes composta pelas vendas a
prazo efetuadas pela empresa.
Ainda de acordo com o mesmo autor Lins (2011), caso as vendas a prazo
no se originem da atividade operacional da empresa, estas devem ser classificadas
de forma separada. Quanto aos controles internos na conta clientes consistem em
garantir que os valores sejam reais e as suas entradas sejam exclusivas de vendas,
e as baixas sejam originadas do pagamento do cliente ou de incobrveis. Dessa
forma, so procedimentos de controles internos na conta clientes, os seguintes:
conciliao peridica entre as vendas e a conta clientes;
descontos nos pagamentos dos clientes s por pessoas
autorizadas;
utilizao de recebimentos somente via bancos;
42
acompanhamento constante e rigoroso dos valores em aberto.
As Contas a receber podem ser divididas em dois subgrupos: as
operacionais que os valores a receber decorrentes do negcio da empresa e as no
operacionais que no so do negcio da empresa, como por exemplo, a venda de
um ativo imobilizado. (CONSELHO, 2000)
Ainda de acordo com o Conselho (2000), sugerem-se alguns
procedimentos de controles internos no contas a receber como: controles de
faturamento para reconciliao com recebimentos a vista e a prazo, conciliao
peridica do saldo contbil, reviso das contrapartidas dos lanamentos contbeis e
relatrios peridicos com a movimentao dos clientes, com saldo inicial, vendas,
descontos concedidos e saldo final.
2.3.8 Contas a Pagar
As Contas a pagar so as obrigaes que a empresa possui para com
terceiros, na maioria dos casos so obrigaes de curto prazo. Segundo Silva (2001,
p. 120), A conta de fornecedores representa as compras a prazo efetuadas pela
empresa. Tais compras compreendem as mercadorias, as matrias-primas, os
componentes utilizados na produo e outros materiais de consumo [...].
Para Lins (2011), a conta fornecedores registra todas as obrigaes que a
empresa possui com seus credores, que so os responsveis por manter a atividade
operacional da empresa atravs do fornecimento de materiais. Quanto aos controles
internos na conta de fornecedores, este se inicia no momento da requisio da
compra que deve estar formalmente autorizada pelo responsvel do setor de
estoques, essa requisio deve ser enviada ao setor de compras que efetuar os
procedimentos de aquisio, sendo assim o setor de compra retornar o documento
ao setor de estoque, constando o nome do fornecedor e os valores acertados, para
a conferncia com a nota fiscal no momento de recebimento dos produtos. Enfim o
controle interno na conta fornecedores deve assegurar que o pagamento ser
efetuado na data correta e pelo valor correto.
De acordo com o Conselho (2000) o departamento de compras tem a
responsabilidade de verificar a adequao da compra e o sistema de contas a pagar
43
deve garantir a segurana de que nenhum pagamento seja efetuado sem
documento fiscal ou em duplicidade.
Destacam-se como procedimentos de controles internos no contas a
pagar: a listagem de comprovantes em aberto com reconciliao de saldos
contbeis, uma relao mensal dos saldos a pagar por fornecedor para tambm uma
reconciliao contbil, verificao de saldos credores e busca por pagamentos em
duplicidade e por fim uma anlise dos pagamentos mais significativos efetuados a
fornecedores e a pesquisa quanto a natureza dos materiais que sero quitados.
Para o Conselho Regional de Contabilidade do Estado de So Paulo
(2000, p. 101),
para que o controle seja eficiente e eficaz, necessrio que se mantenha a prtica de conciliao mensal dos registros auxiliares de contas a pagar com os registros mantidos pela contabilidade. Tais conciliaes, necessrias para que sejam localizados quaisquer erros no processo, devem ser documentadas, para manter-se a evidncia de que tal prtica mantida. Alm disso, a conciliao deve incluir o destaque das duplicatas pendentes, investigando-se cabalmente qualquer discrepncia.
Diante do exposto os controles internos direcionados ao departamento de
contas a pagar, inicia desde o oramento efetuado com o fornecedor at a quitao
de cada duplicata, perfazendo as conciliaes em cada etapa.
2.3.9 Estoques
A conta de estoques na maioria das vezes que representa os valores
mais significativos do ativo circulante das empresas, por isso est interligada
indiretamente ao setor financeiro.
Segundo Jund (2002, p. 360), Os estoques constituem o principal item do
ativo de muitas empresas e, nestas, dedica-se geralmente um tempo considervel
verificao dos estoques.
Para Lins (2011, p. 81), Os estoques normalmente representam os
valores mais significativos do ativo circulante.
Quanto aos controles internos Lins (2011, p. 84), cita que,
Os controles internos sobre a conta estoques comeam nas compras, sejam de matria-prima ou de mercadorias para revenda. No caso de empresas comerciais, toda compra de mercadoria para venda precisa ser inicialmente solicitada/autorizada pelo departamento de vendas para o seu
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encaminhamento ao setor de compras. No caso de empresas industriais, as compras de matria-prima so requisitadas/autorizadas pelo setor de produo.
Quanto aos procedimentos de controles internos na conta de estoque,
ainda de acordo com Lins (2011, p.84),
Tanto para empresas comerciais quanto para industriais, os seguintes controles internos so bsicos, ou seja, o mnimo que se espera que seja adotado pelas empresas: manuteno de banco de dados de fornecedores previamente selecionados; acompanhamento dirio dos nveis de estoques de forma a manter os estoques de segurana; contagem fsica peridica e a comparao com as quantidades registradas; segregao de funo entre os setores de recebimento e compras; contagem fsica no momento do recebimento de mercadorias ou matria-prima; contagem fsica no momento de sada dos produtos vendidos; sistema integrado da contabilidade financeira com a contabilidade de custos.
Segundo Conselho (2000) deve-se efetuar alguns controles quanto a
conta de estoques como: relatrios peridicos de controle sobre a quantidade
matrias-primas, produtos prontos e mercadorias, controle global da movimentao
dos estoques em quantidades e valores, efetuar comparativos dos valores unitrios
dos principais produtos com as compras do ms anterior, elaborao de inventrios
em perodos determinados executados por funcionrios competentes, fazendo
posteriormente os ajustes quando necessrio e informaes sobre a capacidade
produtiva, variaes dos custos fixos e os motivos das mudanas significativas.
2.4 Fluxo de Caixa
O uso do fluxo de caixa como uma ferramenta, auxilia qualquer empresa
para que possa administrar seus recursos, conseguindo uma forma eficaz de honrar
seus compromissos, bem como controlar a entrada de seus recebimentos.
Para Padoveze (2006, p. 71), cita que, [...] o fluxo de caixa considerando
a acumulao dos dados da movimentao financeira fundamental para
acompanhar o ciclo financeiro das transaes dos eventos econmicos.
De acordo com Silva (2006, p. 11), o fluxo de caixa o principal
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instrumento da gesto financeira que planeja, controla e analisa as receitas, as
despesas e os investimentos, considerando determinado perodo projetado. Ainda
Silva (2006, p. 11) diz que possvel, a partir da elaborao do fluxo de caixa,
verificar e planejar eventuais excedentes e escassez de caixa, o que provocar
medidas que venham sanar tais situaes.
Conforme Assaf Neto e Silva (2002), o fluxo de caixa se destaca como um
instrumento que possibilita o planejamento e o controle dos recursos financeiros de
uma empresa, de forma que ele relaciona os ingressos e as sadas (desembolsos)
de recursos monetrios em determinado perodo. A partir de sua elaborao
possvel prever eventuais sobras ou faltas de caixa, gerencialmente o fluxo de caixa
indispensvel no processo de tomada de decises financeiras.
Sendo o fluxo de caixa um instrumento essencial, apresentamos abaixo
na figura 6, uma viso esquemtica das principais movimentaes financeiras de
uma empresa comercial ou industrial, tendo como referncia o caixa.
Figura 6: Viso Geral da Movimentao Econmica e Financeira Fonte: Padoveze (2006, p. 292)
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Segundo Santos (2001, p. 57), o fluxo de caixa um instrumento de
planejamento financeiro que tem por objetivo fornecer estimativas da situao de
caixa da empresa em determinado perodo de tempo frente.
Ainda de acordo com Santos (2001), dentre vrios objetivos de se ter um
controle de fluxo de caixa, destaca-se como principal finalidade de informar a
capacidade que a empresa tem para liquidar seus compromissos financeiros a curto
e longo prazo.
Para Padoveze (2006), o fluxo de caixa pode ser dividido em trs grandes
reas:
1. O fluxo de investimentos: Os investimentos so em ativos fixos e em
capital de giro. As sadas de caixa no fluxo de investimentos so os
gastos da empresa com aquisio de seus ativos fixos, e as entradas
o valor obtido pela venda de ativos fixos.
2. O fluxo de financiamentos: Os financiamentos nascem da necessidade
de obteno de fundos. As entradas desses fundos podem vir da
capitalizao dos scios ou acionistas da empresa, como tambm pela
obteno de emprstimos e financiamentos com terceiros, as sadas
de caixa no fluxo de financiamentos ocorrem nos pagamentos dos
encargos financeiros sobre os recursos utilizados de terceiros, para o
pagamento do principal dos emprstimos e financiamentos obtidos e
as sadas para a distribuio de lucros, ou seja, o pagamento de
dividendos aos scios e acionistas.
3. O fluxo operacional: o fluxo das operaes, que o processo de
comprar, produzir, vender e receber, sendo este processo repetitivo e
contnuo de forma a gerar lucros. As sadas de caixa desse fluxo
operacional, refere-se ao pagamento das compras de matrias-primas
e componentes (indstrias) e das compras de mercadorias (comrcio),
e tambm os pagamentos das despesas gerais necessrias para
manuteno e operao de todas as atividades empresariais, de
produo, comercializao e administrao, assim como ao
pagamento dos impostos ao governo, ao que se refere s entradas de
caixa no fluxo operacional, temos os recebimento das vendas
efetuadas.
Dentre os vrios objetivos do fluxo de caixa, Silva (2006, p. 19) diz que, o
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principal a viso gerencial de todas as atividades (entradas e sadas) dirias, do
grupo do ativo circulante, assim se tem uma viso das disponibilidades,
representando o grau de liquidez da empresa.
Com base na diviso de fluxo de caixa elencada anteriormente, segue
abaixo na figura 7, um modelo de fluxo de caixa pelo mtodo direto.
$
I OPERACIONAL
RECEBIMENTOS
Clientes 21.900
PAGAMENTOS
Fornecedores (14.500)
Salrios e Encargos Sociais (2.790)
Despesas Gerais (1.440)
Impostos sobre mercadorias (640)
Impostos sobre o lucro (700)
Soma (20.070)
TOTAL 1.830
II FINANCIAMENTOS
Novos Emprstimos e Financiamentos 500
Amortizaes de Emprstimos e Financiamentos (1.200)
Aumento de Capital em Dinheiro 1.000
Distribuio de Dividendos (800)
TOTAL (500)
III INVESTIMENTOS
Aquisio de Imobilizados (720)
Aumento do Realizvel a Longo Prazo 0
Aumento de Investimento e Diferido 0
TOTAL (720)
AUMENTO DE CAIXA DO PERODO (I + II + III) 610
(+) Receitas Financeiras 30
Saldo Inicial de Caixa/Bancos/Aplicaes Financeiras 800
Saldo Final de Caixa/Bancos/Aplicaes Financeiras 1.440
Figura 7: Fluxo de Caixa do Perodo Mtodo Direto Fonte: Padoveze (2006, p. 71-72)
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2.4.1 Administrao do Fluxo de Caixa
A administrao do fluxo de caixa deve ser controlada para conhecer a
situao diria do caixa. De acordo com Santos (2001), a administrao do caixa
deve ser feita atravs do planejamento e do controle dos recursos financeiros,
vindos das contas caixa, bancos e aplicaes financeiras de liquidez imediata.
De acordo com o mesmo autor, Santos (2001, p. 57), a administrao de
caixa comea com o planejamento de caixa, atividade que consiste em estimar a
evoluo dos saldos de caixa da empresa. Essas informaes so fundamentais
para a tomada de decises.
Segundo Assaf Neto e Silva (2002, p. 41), cita que,
Uma adequada administrao dos fluxos de caixa pressupe a obteno de resultados positivos para a empresa, devendo ser focalizada como um segmento lucrativo para os seus negcios. A melhor capacidade de gerao de recursos de caixa promove, entre outros benefcios empresa, menor necessidade de financiamento dos investimentos em giro, reduzindo seus custos financeiros. Dessa forma, o objetivo fundamental para o gerenciamento dos fluxos de caixa atribuir maior rapidez s entradas de caixa em relao aos desembolsos ou, da mesma forma, otimizar a compatibilizao entre a posio financeira da empresa e suas obrigaes correntes.
Para Hoji (2001, p. 87), a administrao eficaz do caixa contribui para a
maximizao do lucro das empresas.
De acordo com Silva (2006, p. 22-23) podemos listar algumas funes da
administrao de caixa, como:
- controlar os recursos financeiros que se encontram disponveis nos bancos e em caixa; - elaborar e verificar a demonstrao do fluxo de caixa realizado; - providenciar recursos para atender a escassez de caixa; - aplicar os recursos excedentes do caixa; - verificar alternativas de financiamento de capital de giro; - analisar antecipaes de recebimentos e pagamentos.
Segundo Zdanowicz (2004) torna-se imprescindvel projetar e controlar o
saldo de caixa para que a empresa possa fixar um nvel de caixa que permita ela
saldar seus compromissos pontualmente.
O acompanhamento do fluxo de caixa certamente se faz necessrio para
que de fato ele possa ser til para empresa.
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3 ESTUDO DE CASO
Neste captulo ser apresentado a empresa objeto deste estudo, a
descrio do fluxograma geral da empresa, com foco nos procedimentos utilizados
no setor financeiro, sendo demonstrado os procedimentos utilizados no caixa e nos
bancos, contas a pagar, contas a receber e estoques, aps analisados todos esses
procedimentos, ser descrito os procedimentos com mtodos de controles internos a
serem aplicados nessas reas e tambm um modelo de fluxo de caixa para auxiliar
a empresa nos controles internos do setor financeiro.
3.1 Caracterizao da Empresa
3.1.1 Histrico
A empresa objeto deste estudo a FABMEC Equipamentos Ltda EPP,
este nome ser utilizado de forma fictcia para preservar o empreendimento. A
mesma iniciou suas atividades em 02 de Abril de 2001 e considerada uma
Empresa de Pequeno Porte EPP, pelo fato de sua receita bruta anual ser superior
a R$ 240.000,00 e tambm no ultrapassar a receita bruta anual de R$
2.400.000,00, sendo assim, optante do Simples Nacional. A empresa do ramo
metalrgico, sendo pertencente ao setor metal mecnico e est localizada no
municpio de Meleiro - SC.
3.1.2 Produtos e Servios
A empresa objeto deste estudo uma metalrgica e tem como atividade
econmica principal a fabricao de mquinas e equipamentos para a agricultura e
50
pecuria, peas e assessrios, bem como a prestao de servios de manuteno,
reparao e instalao de equipamentos industriais.
Pode-se destacar alguns produtos que a empresa fabrica com freqncia
como: Silos, Sistemas de parboilizao, Transportadores helicoidais, Elevadores de
caneco, Peneiras pr-limpeza, Sistemas de ventilao e exausto, Queimadores de
casca, Filtro manga, Aquecedores de gua, Tanques de encharcamento, Calhas e
correias transportadoras, entre outros.
3.1.3 Estrutura Organi