Post on 08-Jan-2016
1
2
LEMBAR PENGESAHAN
PROPOSAL SEMINAR BEASISWA (SAMBA) 2015
PEMBURU BEASISWA ENGLISH CLUB (PBEC) MALANG
Assalamualaikum Wr. Wb.
Dengan menyebut nama Allah Yang Maha Esa. Maka dengan ini menyatakan bahwa Term of
Reference (TOR) SAMBA 2015 PEMBURU BEASISWA ENGLISH CLUB (PBEC)
MALANG disahkan pada:
Tempat : Home Theatre Fakultas Humaniora UIN Maulana Malik Ibrahim
Malang
Hari/Tanggal : Sabtu, 10 Oktober 2015
Waktu : 07.00-14.30 WIB.
SAMBA 2015
PEMBURU BEASISWA ENGLISH CLUB (PBEC) MALANG
Periode 2015
Ketua Sekretaris
M. Ken Adi Irwansyah
Firmanda Taufiq
3
A. LATAR BELAKANG
Sebagai komunitas sosial yang bergerak untuk memajukan pendidikan, terutama
bagi para anak muda Indonesia yang ingin melanjutkan ke perguruan tinggi, baik di
kampus dalam negeri ataupun luar negeri, maka kami mengadakan acara yang selanjutnya
diberi nama SEMINAR BEASISWA (SAMBA) 2015.
Rangkaian acara yang dibuat untuk memberikan wawasan, informasi dan
pengalaman tentang berburu beasiswa, meraih beasiswa di kampus dalam negeri amupun
luar negeri. Sebagai komunitas sosial, yang notabene anggotanya mayoritas mahasiswa
ini, nantinya ikut andil dalam hal kemajuan pendidikan bangsa Indonesia dan
berkontribusi dalam kancah dunia. Rasanya semangat saja belum bisa mewakili tanpa
didasari pengorbanan, pengalaman dan kreativitas untuk berpikir dan bergerak maju.
Sehingga nantinya acara ini menghasilkan sebuah inovasi dan aktualisasi aktif yang
kreatif, inovatif dan apresiatif.
Maka untuk itulah, Pemburu Besiswa English Club (PBEC) Malang membuat
sebuah rangkaian acara, yang mengedepankan tentang sebuah perjuangan, informasi yang
aktual berkaitan dengan beasiswa baik dalam negeri maupun luar negeri dan pengalaman
dari penerima beasiswa yang telah menjalani proses kuliah, terutama di kampus luar
negeri.
B. NAMA KEGIATAN
Rangkaian acara yang akan dilaksanakan ini dikemas dalam kegiatan yang
bernama SEMINAR BEASISWA (SAMBA) 2015
C. TEMA KEGIATAN
Adapun tema yang diusung dalam kegiatan SAMBA 2015 ini ialah Soar High
and Keep Extraordinary, sebagai wujud upaya untuk memberikan fasilitas dan media
informasi serta pengalaman terkait beasiswa dalam negeri maupun luar negeri.
4
D. PANITIA
Ketua : M. Ken Adi Irwansyah
Sekretaris : Firmanda Taufiq
Bendahara : Ika
Sie Acara : Hesti, Adib, Nana, Syifa, Shodiq
Sie Perlengkapan : Sugeng, Aida
Sie Konsumsi : Tiwi, Wulan
Sie Humas : Irwin, Luluk, Mifta, Sundarai
Sie Publikasi dan Dokumentasi : Awi, Tika
E. PEMATERI SEMINAR
1. Pak Yusri Fajar, M.A (Awardee DAAD Germany)
2. Pak Teguh Hadi Saputro (Grantee of Directorate General of Higher
Education (DGHE) of Indonesia Scholarship
for Master Program Overseas)
3. Nafis Azmi Amrullah, S.Pd (Awardee LPDP Malang)
4. Imam Faqihudin (Awardee LPDP Malang)
5
F. WAKTU & TEMPAT KEGIATAN
Kegiatan ini akan dilaksanakan pada:
Waktu Nama Acara Pengisi Acara Tempat
07.00-07-15 Registrasi acara
MC
Home Theatre
Fakultas
Humaniora UIN
Maulana Malik
Ibrahim Malang
08.00-08.15 Pembukaan dan sambutan dari
ketua pelaksana Ken Adi
08.15-09.00 Materi 1
Why Scholarship is Important
Pemateri , Sie
Acara, MC
09.00-09.30 Sesi tanya jawab materi 1 Acara, MC
09.30-10.00 Break. Live Accoustic. -
10.00-12.00 Materi 2
Pernak-pernik Persiapan Beasiswa
Pemateri , Sie
Acara, MC
12.00-13.00 Ishoma -
13.00-14.00 Lanjutan materi 2 Pemateri 2, Sie
Acara, MC
14.00-14.30 Games + Penutup MC
G. TARGET KEGIATAN
1. Seluruh masyarakat, terutama para generasi muda yang ingin melanjutkan kuliah ke
jenjang yang lebih tinggi, baik S1, S2 maupun jenjang S3.
2. Memberikan wawasan, informasi dan pengalaman kepada para mahasiswa Perguruan
Tinggi se-Indonesia dan para pemburu beasiswa untuk mendapatkan informasi terkait
beasiswa dalam negeri maupun luar negeri.
3. Mengenalkan PBEC Malang kepada masyarakat, terutama para mahasiswa
khususnya, sebagai komunitas sosial yang bergerak dalam pendidikan, khususnya
berkaitan dengan informasi beasiswa.
6
H. SASARAN KEGIATAN
Kegiatan ini ditujukan untuk semua masyarakat Indonesia, terutama mahasiswa yang
ingin melanjutkan kuliah ke jenjang yag lebih tinggi, baik dalam negeri maupun luar
negeri.
I. OUTPUT KEGIATAN
Kegiatan dapat diselenggarakan secara efektif, dengan indikator sebagai berikut:
1. Panitia dan peserta kegiatan dapat berpartisipasi aktif dalam menyukseskan
kegiatan tersebut.
2. Tersedianya laporan kegiatan dan keuangan secara tertulis selambat-lambatnya dua
minggu setelah pelaksanaan kegiatan.
3. Terselenggaranya acara dengan sukses dan lancar tanpa ada kendala suatu apapun.
Kegiatan dapat diselenggarakan secara efisien, dengan indikator sebagai berikut:
1. Terselenggaranya kegiatan sesuai dengan waktu (jadwal) yang telah direncanakan.
2. Terselenggaranya kegiatan berdasarkan dana (budget) yang telah dialokasikan oleh
panitia, kecuali terdapat kebutuhan yang mendesak atau tak terduga diluar yang
telah dianggarkan.
7
J. ANGGARAN BIAYA DAN KEBUTUHAN
1. Anggaran dan Kebutuhan Sie. Publikasi dan Dokumentasi (PDD)
No. Kebutuhan Harga
Satuan Banyaknya Jumlah Keterangan
1 Poster 5.000/lembar 10 50.000 Kertas A3 Jasmine
2 Banner 14.000/meter 1 84.000 23meter
3 Sertifikat 4000/lembar 75 300.000
Kertas A3 linen,
perlembar dijadikan
untuk 2 orang peserta
4 Ex-Banner 15.000 1 15.000 Ukuran 60160cm
5 Tiket 3.500 8 28.000
-Ukuran Tiket: 2cm
-Ukuran kertas Art
Paper 210 A3
-Perlembar Art Paper:
21 tiket
6 Stempel 40.000 1 40.000 Tanpa bantalan
7 Poster Coming
Soon - - - Via media sosial
Lain-lain
8 Double Tape 3.000 2 6.000 Sebagai perekat wrist
band ticket
9 Bantalan
Stempel 5.000 1 5.000
10 Tinta Stempel 13.000 1 13.000 Sebagai pelengkap
stempel
11
Spidol
Permanent
Marker
6.000 1 6.000 Untuk ttd Executive
Director di sertifikat
Total 547.000
8
2. Anggaran dan Kebutuhan Sie Konsumsi
No Keperluan Jumlah Harga satuan Total
1. Konsumsi untuk
panitia
33 Rp 10.000 Rp 330.000
2. Konsumsi pemateri
seminar
10 Rp 30.000 Rp 300.000
3. Konsumsi peserta
Seminar Beasiswa
200 Rp 8.500 Rp 1.700.000
4. Aqua botol sedang 20 buah Rp 3.700 Rp 74.000
5. Nu green tea 10 Rp 6.000 Rp. 60.000
6. Aqua gelas 7 dus Rp 17.000 Rp 161.000
Total Rp 2. 625.000
3. Anggaran dan Kebutuhan Sie Perlengkapan
No. Keperluan Jumlah Harga satuan Total
1. LCD proyektor (12 jam) 1 set Rp 120.000 Rp 120.000
2. Sound system (kapasitas
500 - 2000 watt) 2 set Rp 400.000 Rp 400.000
3. Mic kabel + kable 10
meter (1 hari) 2 Rp 25.000 Rp 50.000
3. Mic wireless isi 2 +
baterai (1 hari)
2 Rp. 15.000,- Rp 200.000
4. Lain-lain Rp 500.000
Total Rp 1.270.000
9
4. Anggaran Biaya Pemateri
Estimasi Total Anggaran Dana
No. Seksi Total Dana
1. Sie Pubdekdok Rp 547.000
2. Sie Konsumsi Rp 2.625.000
3. Sie Perlengkapan Rp 1.270.000
4. Anggaran Pemateri Rp 1.600.000
Total Rp 5.442.000
No. Keperluan Jumlah Harga satuan Total
1. Honorarium Pemateri 4 orang Rp 400.000 Rp 1.600.000
Total Rp. 1.600.000
10
K. SPONSORSHIP
Berikut ini adalah bentuk-bentuk tawaran kerjasama yang panitia tawarkan kepada
pihak sponsor dengan fasilitas yang ditawarkan sebagai timbal balik berupa kesempatan
mempromosikan usaha atau produk melalui pemasangan logo dan atau nama perusahaan
pada media promosi.
KLASIFIKASI SPONSOR
1. Sponsor Utama
Adalah pihak yang bersedia menanggung biaya kekurangan 50% dari nilai rencana
kegiatan dan atau menanggung setidak-tidaknya pada anggaran konsumsi atau
publikasi acara SAMBA 2015 dengan kompensasi yang didapat sebagai berikut :
a. Branding perusahaan pada backdrop panggung utama
b. Branding pada media promo yang dipergunakan dengan rincian media promo
- Banner
- Poster
- Media Cetak
- Media Elektronik
- Trailer Promo Media Sosial
c. Branding pada kit panitia dan peserta : Tanda panitia dan peserta
d. Piagam penghargaan
e. Panitia tidak menerima sponsor dari brand lain dengan produk sejenis
11
2. Sponsor Pendukung Class I
Adalah pihak yang bersedia menanggung biaya sekurangnya 30% dari nilai rencana
kegiatan dan atau menanggung untuk biaya atas :
- 75% Beaya publikasi, atau
- 75% Beaya konsumsi
Kompensasi yang didapat :
a. Branding pada Media Promo yang dipergunakan peserta (ukuran maksimal dari
brand sponsor utama), dengan rincian media promo :
- Banner
- Poster
- Media Cetak
- Media Elektronik
- Trailer Promo Media Sosial
b. Branding pada kit panitia dan peserta : Tanda panitia dan peserta
c. Piagam penghargaan
3. Sponsor Pendukung Class II
Adalah pihak yang bersedia menanggung biaya sekurangnya 15% dari nilai rencana
kegiatan dan atau menanggung untuk biaya atas :
- 50% Beaya publikasi, atau
- 50% Beaya konsumsi
Kompensasi yang didapat :
a. Branding pada Media Promo yang dipergunakan peserta (ukuran maksimal dari
brand sponsor utama), dengan rincian media promo :
- Banner
- Poster
- Media Cetak
- Media Elektronik
- Trailer Promo Media Sosial
b. Branding pada kit panitia dan peserta : Tanda panitia dan peserta
c. Piagam penghargaan
12
L. PERATURAN PERJANJIAN
Perjanjian antara panitia dan sponsor diatur dengan hal-hal sebagai berikut :
1. Partisipasi dilakukan dengan menandatangani surat pernyataan
2. Pelunasan uang muka kontrak minimal 50% dari nilai kontrak dibayar saat
penandatanganan kontrak
3. Pelunasan maksimal 1 minggu setelah pembayaran uang muka.
a. Bila butir 3 diatas tidak dipenuhi, maka kami berhak mencantumkan sponsor senilai
uang muka yang dibayarkan dan tidak dapat ditarik kembali
b. Panitia tidak melayani pembatalan sponsor dengan alasan apapun
Ketentuan Ketentuan sponsorship
1. Tarif sponsor yang tercantum di depan sudah termasuk beaya desain, beaya produksi,
biaya pemasangan dan pajak reklame.
2. Syarat-syarat pembayaran :
a. Pembayaran pertama lunas atau minimal 50% dari nilai kontrak, dilakukan pada
saat penandatanganan kontrak
b. Pembayaran kedua sebesar sisanya, paling lambat 1 minggu setelah pembayaran di
muka
c. Jika sampai pada tanggal kesepakatan bersama pembayaran belum dilunasi, maka
panitia berhak mencantumkan iklan sesuai nilai yang dibayarkan
d. Pembayaran dilakukan melalui serah terima langsung pada tempat dan waktu yang
telah disepakati oleh kedua belah pihak.
3. Perjanjian kontrak dapat dilakukan antara pembawa proposal dan penanggungjawab
iklan. Hal-hal lain yang belum diatur diatas dapat dibicarakan dengan pembawa
proposal.