Post on 23-Jun-2015
SAP Plant Maintenance OverviewCorporate Information System PT. Elnusa Tbk.
Sejarah SAP
• SAP didirikan pada tahun 1972 dengan nama Systemanalise und Programmentwicklung oleh 5 mantan karyawan IBM di Mannheim, Jerman. Kantor pusatnya di Walldorf, Jerman
• SAP = Systeme, Anwendungen, Produkte (German), Systems, Applications and Products in Data Processing (English)
• Lebih dari 232,000 customer di 188 negara
• Lebih dari 65,667 karyawan – dan di lokasi lebih dari 130 negara
• Mulai di implementasikan di Elnusa tahun 2002
13/04/2023® Corporate Information System PT. Elnusa Tbk 2013 2
Adalah modul di SAP yang membantu proses administrasi perbaikan peralatan yang dilakukan oleh tim maintenance agar aktivitas tersebut terintergrasi dengan modul lainnya sehingga dapat dilakukan analisa baik dari segi biaya ataupun history kerusakannya.
13/04/2023® Corporate Information System PT. Elnusa Tbk 2013 3
Plant Maintenance
OVERVIEW - BENEFIT
13/04/2023® Corporate Information System PT. Elnusa Tbk 2013 4
Integration & one system concept
• Mengeliminasi system/data ganda
• Meningkatkan Kepatuhan& Transparansi (integrasi data, bisnis proses &
Internal Control)
• Report bisa yang diakses secara online
• Dokumen dapat di audit & di telusuri
Control/ Reduction Cost
• Peningkatan otomisasi & menyederhanakan bisnis proses
• Alat perencanaan yang memungkinkan untuk melakukan pencocokan
permintaan & Stock ( Kontrol Budget & Target )
● Manage Assets
• Maintenance & control equipment untuk meningkatkan capacity utilization
• Menyediakan data histroris untuk melakukan anilisis dan perencanaan
maintenance asset ke depan.
Benefit
SAP R/3 System Integration
SAP Modules
ABAP/4
13/04/2023 5® Corporate Information System PT. Elnusa Tbk 2013
PM MASTER DATA
13/04/2023® Corporate Information System PT. Elnusa Tbk 2013 6
Work Center
Documents
All maintained by PM Master Data Maintainer / Administrator /Planner.....
ClassificationCharacteristic Catalog
Task List &Maintenance
Plan
Measuring Points
& Documents
Maintenance
Asset
Procurement
Maintenance
Operasi/Asset
7
Maintenance Process-PM
Work Order: External Service Material
Work Order: External Service Material
Good Issue
Good Issue
ReservationReservation
Material Material
External Service
External Service
PurchaseRequisition
PurchaseRequisition
PO Service
PO Service
Service Acceptance
Service Acceptance
$ Actual Cost
$ Plan Cost
$ Plan Cost
$ Actual Cost
13/04/2023® Corporate Information System PT. Elnusa Tbk 2013
NotificationNotification
Treasury
AP
Materials Management
Cost Accounting
Materials Management
Financial Accounting
Controlling
Project System
Material Master & Service MasterReservationProcurement of external services (PR, Service
Acceptance)Good Movement: Goods Issue
Integration of Plant Maintenance with Other Areas
Company CodeProfit Center
Cost CenterActivity Type Internal activity allocationMaintenance Costing & BudgetingOrder Settlement
WBS
13/04/2023 8® Corporate Information System PT. Elnusa Tbk 2013
Maintenance Process Flow
13/04/2023® Corporate Information System PT. Elnusa Tbk 2013 9
MASTER DATA • Work Center• Class• Characteristics• Catalog• Functional Location• Equipment• Bill Of Material• Counter• Document• Maint. Task List• Maintenance Plan
Planning Execution
Identification• Technical
Object• Inspection• Damage
• Operation : Resource/Man-Hour
• Material : Reservation• Service : PR
• Create Work Order• Capacity
Evaluation• Print Work Order
• Perform Job• Material
Consumption
Notification Approval Completion History
• List Object, Notification, Order
• Maintenance Cost• Document Flow• Mean Time Between
Repair (MTBR), Mean Time to Repair (MTTR)
• Confirm Job • Service
Acceptance• Technical
Feedback for Notification,
• Complete Work Order/Notification
• Close Work Order
User Role
Master Data Administrator (Division)• Maintain master data• Maintain preventive maintenance
Requestor (Division)• Membuat Notifikasi untuk : Kerusakan & Aktivitas rutin
Planner (Division)• Planning, Schedulling & Monitoring : Maintenance, Reservation & External service • Review & Analyse maintenance historical data• Propose master data PM
Approver (Division)• Approval of Work Order & Service acceptance• Review of planning & schedulling maintenance activities (cost & resources)
Executor (Division)• Execute maintenance activities based on WO• Confirm the actual maintenance job done• Create service acceptance for external service
13/04/2023 10® Corporate Information System PT. Elnusa Tbk 2013
ObjectObject
Work centerWork center
Scheduling of work
Scheduling of work
Material usage
Material usage
Costs byCosts by
classclass
DamageDamage
DamageDamage
DowntimesDowntimes
ActivitiesActivities
TasksTasks
descriptiondescription
objectsobjects
Completednotifications
Completedorders
Lists
Maintenance History
13/04/2023 11® Corporate Information System PT. Elnusa Tbk 2013
PM Information System
13/04/2023® Corporate Information System PT. Elnusa Tbk 2013 12
PM Information System-Order List
13/04/2023® Corporate Information System PT. Elnusa Tbk 2013 13
13/04/2023® Corporate Information System PT. Elnusa Tbk 2013 14
PM Information System-Graphics
Thank You
13/04/2023® Corporate Information System PT. Elnusa Tbk 2013 15
SAP Project System OverviewCorporate Information System PT. Elnusa Tbk.
Adalah modul di SAP yang membantu proses administrasi perencanaan proyek yang dilakukan oleh tim operasi agar aktivitas tersebut terintergrasi dengan modul lainnya sehingga dapat dilakukan analisa serta controll proyek baik dari segi biaya ataupun history proyeknya.
13/04/2023® Corporate Information System PT. Elnusa Tbk 2013 17
Project System
Latar Belakang & Tujuan
Akurasi & optimalisasi biaya proyek terhadap pengelolaan rencana penggunaan material maupun services
Menjamin ketersediaan material secara efektif & efisien Minimalisasi dan efektivitas pengunaan Panjar Kerja dalam
mendukung jalannya aktivitas proyek. Standarisasi business process pengelolaan proyek yang optimal Availability control & lock budget untuk WBS Memonitor penjadwalan setiap aktivitas proyek Penggunaan simulasi dalam membuat perencanaan biaya proyek Control atas dokumen-dokumen proyek Control atas pemakaian jasa (service acceptance)
13/04/2023 18® Corporate Information System PT. Elnusa Tbk 2013
SAP R/3 System Integration
SAP Modules
ABAP/4
13/04/2023 19® Corporate Information System PT. Elnusa Tbk 2013
Master Data in Project System
Work Center• Work center, merupakan resource yang mengerjakan
aktivitas operasi tertentu. Resource ini dapat berupa orang, alat, atau kombinasi keduanya. PS
• Digunakan untuk memonitor utilisasi resource beserta nilai utilisasinya pada project tertentu.
Cost Element• Cost Element, adalah bagian dari accounting yang
mengatur pengelompokkan biaya yang masuk FICO• Dalam PS, digunakan untuk pengalokasian biaya baik
dalam planning, aktual, dan budget
Material Master• Material master, berisi data material seperti jumlah stok,
moving average price, default alokasi pembiayaan MM• Digunakan untuk perencanaan dan monitoring kebutuhan
material project yaitu melalui reservasi material. Reservasi akan men-generate biaya, yang alokasi cost element dan besarnya ditentukan oleh data material master.
13/04/2023 20® Corporate Information System PT. Elnusa Tbk 2013
Master Data in Project System
Bill of material• Bill of material, merupakan kumpulan komponen yang
berisi nomor dan jumlah material beserta satuannya. MM
• Dapat digunakan untuk mengelompokkan material yang biasa digunakan untuk setiap jenis project. Sehingga user tidak perlu menginput material satu per satu, jika terdapat project sejenis di waktu mendatang.
Equipment & Functional location (Funcloc)• Equipment & Functional Location (Funcloc), merupakan
struktur objek maintenance. Funcloc merepresentasikan tempat dilakukannya kegiatan maintenance. PM
• Digunakan sebagai data acuan pada saat muncul kebutuhan maintenance pada project, melalui notifikasi maintenance.
13/04/2023 21® Corporate Information System PT. Elnusa Tbk 2013
Master Data in Project System
Service Master• Service master merupakan komponen untuk
perencanaan pekerjaan procurement eksternal (jasa). MM
• Digunakan sebagai data acuan pada saat melakukan permintaan jasa project melalui PR yang digenerate oleh external service activity. PR akan men-generate plan cost yang default alokasi cost element-nya menggunakan data pada service master.
Fixed Asset• Fixed asset, adalah long-term asset yang digunakan
untuk keperluan operasional bisnis perusahaan. FICO• Fixed asset yang dipakai oleh project akan di-assign ke
WBS Element milik project tersebut, gunanya adalah untuk memonitor utilisasi asset di project dan pengalokasian biaya depresiasi asset.
13/04/2023 22® Corporate Information System PT. Elnusa Tbk 2013
Project Structure
Project definition• Menyimpan data tentang project seperti durasi, dan client• Dapat digunakan sebagai template untuk membuat project lain yang sejenis• Di dalamnya mencakup integrasi struktur organisasi SAP, yaitu controlling area,
bussiness area, company code, plant, dan storage location
WBS element• Object pendetailan task project dalam bentuk hirarki• Wbs digunakan untuk perencanaan project, mencakup perencaan cost,
penjadwalan, juga sebagai tools untuk monitoring dan kontrol.• Di dalam WBS juga terdapat assignment struktur organisasi SAP, serta data kontrak
Network• Sebagai wadah dari activity dalam suatu project• merepresentasikan flow dari activity dalam project yang saling terhubung melalui
relationship• Digunakan untuk perencanaan, analisa, control, dan monitoring jadwal, dan
resource (cost, mesin, material, serta dokumen)
Activity• Internal kegiatan dikerjakan oleh resource internal perusahaan• Service kegiatan dikerjakan oleh pihak external/pihak ketiga, activity jenis ini akan
men-generate PR pada saat di-release• Cost perencanaan pengalokasian biaya. Untuk activity yang tidak melalui PR/PO
misalnya pengajuan PK
13/04/2023 23® Corporate Information System PT. Elnusa Tbk 2013
Project Definition
2. Aturan penamaan project – Tipe project– Asset operasional (jika ada)– Lokasi project– Nama client (TOTAL)– Tipe client (JOB, TAC, KSO, KPS, PTM)
Contohnya: – Well Testing Elsa 5 Balikpapan TOTAL KPS
1. Project ID G-09-00001
Nama DivisiGSC = GOFS = OEDS = D
No Urut/Running Project (System Generate)
No tahun kontrak FOO/SPK
D-09-00001.1.2.3.4.5.6
Project ID WBS structure level
3. WBS ID merupakan kombinasi Project ID and WBS level
13/04/2023 24® Corporate Information System PT. Elnusa Tbk 2013
•Membuat perencanaan project termasuk resource, material, biaya dengan berkoordinasi dengan departemen support lainnya•Input data project (struktur dan planning)
Project Planner
•Memberikan approval project•Independen terhadap project plannerProject Control
•Kontrol biaya dan budget selama eksekusi project•Create work center dan activity type•Carryforward budget
Project Financial Control
•Bertanggung jawab terhadap pekerjaan administratif project seperti pembuatan PK serta draft invoice•Membuat report monitoring & alert
Project Admin
PS Roles
13/04/2023 25® Corporate Information System PT. Elnusa Tbk 2013
Main Process
Initiation• Create
project template
Planning• Create project
structure (Status: Buss Plan/ New Prospect/ Bid/ Win)
• Revenue planning• Material planning• Service planning• Direct payment
planning• Asset utilization
planning• Resource planning• Activity relationship
& scheduling• Budget allocation
Execution• Update project
status• Draft invoice• Material reservation• PR service release• Pengajuan dan
pertanggungjawaban Direct Payment
• Asset depreciation• Resource utilization
cost• Activity confirmation• Budget reallocation• Carryforward budget
& commitment in year-end-closing
Closing• Settle
outstanding items (reservation, PR, PO)
• Project Closing Procedure
• Final settlement
• Change project status to CLOSED
13/04/2023 26® Corporate Information System PT. Elnusa Tbk 2013
® Corporate Information System PT. Elnusa Tbk 2013
Reservation
Company Code
Project Structure Project Definition BA, Pctr, Plant
WBS Element Pre Operation
Network
ActivityPurch Org, Purch Grp, Material Grp, Service
Cost Element & Billing Element
BA, Pctr, Plant, Func. Loc Equipment
OperationPost
Operation
MRP Controller
Internal - Material
Internal Services
Revenue & Cost
Planning
PR & PO GI/ SA Direct Cost DepresiasiSettlement/
Cost Allocation
Release
Daily Production
Output
OVERVIEW SAP PROJECT SYSTEMBusiness Process Integration
13/04/2023 27
Main Process (integrasi)
PM PS
MM(Asset,
Procurement)FICO
• Reservasi material
• PR jasa
• Good Issue• Service acceptance
• Notifikasi
• Settlement work order maintenance
• Pengajuan PK• Draft invoice
• Pertanggung jawaban PK• Jurnal transaksi aktual project• Settlement dan reposting biaya
13/04/2023 28® Corporate Information System PT. Elnusa Tbk 2013
Report Contract Carried Over
13/04/2023 29® Corporate Information System PT. Elnusa Tbk 2013
Report Sold Contract
13/04/2023 30® Corporate Information System PT. Elnusa Tbk 2013
Report Customer Segmentation
13/04/2023 31® Corporate Information System PT. Elnusa Tbk 2013
Report CO Version
13/04/2023 32® Corporate Information System PT. Elnusa Tbk 2013
Thank You
13/04/2023® Corporate Information System PT. Elnusa Tbk 2013 33
Appendix:Organization Structure Definition
13/04/2023® Corporate Information System PT. Elnusa Tbk 2013 34
Company CodeMerupakan unit organisasi terkecil dalam financial accounting yang mengelola dan menghasilkan laporan keuangan (balance sheet dan P & L).
Di dalamnya termasuk pencatatan seluruh transaksi yang relevan dan menghasilkan dokumen pendukung yang di perlukan untuk laporan keuangan.
Plant
Tempat dimana transaksi logistik berada
Sebuah plant dapat menjadi pusat penyimpanan, kantor penjualan regional, kantor pusat perusahaan
Maintenance PlantTempat dimana technical object (functional locations & equipments ) dari sebuah perusahaan di install
Tempat dimana kegiatan maintenance itu dilakukan baik untuk perencanaan, persiapan dan pelaksanaannya.
SAP Organization Structure Definition
13/04/2023® Corporate Information System PT. Elnusa Tbk 2013 35
Maintenance Planner Groups
Group karyawan yang merencanakan kegiatan maintenance
Group Planner juga dapat digunakan untuk memisahkan otorisasi akses terhadap kegiatan maintenance di SAP
PM MASTER DATA
13/04/2023® Corporate Information System PT. Elnusa Tbk 2013 36
Work Center
Documents
All maintained by PM Master Data Maintainer / Administrator /Planner.....
ClassificationCharacteristic Catalog
Task List &Maintenance
Plan
Measuring Points
& Documents