Post on 15-Mar-2019
PETUNJUK PELAKSANAAN EVALUASI APRESIATIF PADA PENERAPANSTANDAR PENGELOLAAN PELATIHAN MASYARAKAT
OLEH
Pusat Pelatihan MasyarakatBadan Penelitian dan Pengembangan, Pendidikan dan Pelatihan, dan
InformasiKementerian Desa Pembangunan Daerah Tertinggal dan Transmigrasi
Tahun 2016
i
KATA PENGANTAR
Puji Syukur kami panjatkan kepada Tuhan Yang Maha Esa, atas
limpahan rahmat dan hidayah-Nya, Pusat Pelatihan Masyarakat (Puslatmas)
dapat menyusun petunjuk pelaksanaan (juklak) kegiatan Evaluasi Apresiatif
Pada Penerapan Standar Pengelolaan Pelatihan Masyarakat.
Juklak ini merupakan salah satu bentuk pertanggungjawaban Puslatmas
dalam pelaksanaan kegiatan tersebut. Juklak ini menyajikan informasi tentang
pelaksanaan kegiatan evaluasi Apresiatif terhadap lembaga pelatihan. Juklak
ini diharapkan dapat memberikan petunjuk yang jelas bagi lembaga pelatihan
masyarakat khususnya Pusat Pelatihan Masyarakat sebagai instansi pembina
lembaga pelatihan masyarakat untuk dapat melaksanakan tahapan evaluasi
apresiatif pada penerapan standar pengelolaan lembaga pelatihan masyarakat
sehingga dapat memberikan dampak positif dalam peningkatan kinerja
penyelenggaraan pelatihan masyarakat. Pelaksanaan evaluasi dengan
menggunakan metode pendekatan Apresiatif dapat dilakukan oleh internal
organisasi itu sendiri maupun eksternal organisasi yang bersifat independen
(misal Komite Standarisasi Pelatihan). Agar pelaksanaan pelatihan masyarakat
berjalan baik sesuai harapan, maka pengelola lembaga pelatihan masyarakat
perlu melakukan pemantauan secara rutin dan melakukan evaluasi secara
periodik.
Akhirnya kami berharap semoga juklak yang sederhana ini dapat
diterapkan dan mampu memberikan manfaat yang besar terhadap
pengendalian dan penjaminan mutu pelatihan masyarakat.
Jakarta, Oktober 2016
Kepala Pusat Pelatihan Masyarakat
Anto Pribadi
ii
DAFTAR ISI
Hal.
Kata Pengantar................................................................................................................. i
Daftar Isi............................................................................................................................ ii
Daftar Tabel...................................................................................................................... iii
Daftar Lampiran................................................................................................................ iv
BAB I PENDAHULUAN
A. Umum............................................................................................................................ 1
B. Maksud dan Tujuan....................................................................................................... 3
C. Ruang Lingkup Petunjuk Pelaksanaan Evaluasi ............................................................ 4
D. Sistematika Penulisan Petunjuk Pelaksanaan Evaluasi................................................. 5
BAB II KERANGKA PIKIR
A. Pengertian Evaluasi....................................................................................................... 6
B. Strategi Evaluasi ........................................................................................................... 6
C. Tahapan Evaluasi........................................................................................................... 7
D. Metodologi Evaluasi...................................................................................................... 7
E. Teknik Evaluasi.............................................................................................................. 11
BAB III TATA LAKSANA EVALUASI
A. Persiapan Evaluasi......................................................................................................... 16
B. Pelaksanaan Evaluasi..................................................................................................... 19
1. Melakukan Orientasi............................................................................................. 19
2. Menentukan batasan/fokus perubahan (Fase Define)…….................................... 21
3. Penemukenalan Potensi Organisasi (Fase Discovery)........................................... 24
4. Pembangunan Cita-cita dan Visi Bersama (Fase Dream)……................................. 27
5. Perumusan Langkah-langkah Pencapaian Cita-cita (Fase Design)………................ 30
6. Pengawalan Langkah-langkah (Fase Destiny)….................................................... 33
7. Penutup................................................................................................................. 35
BAB IV PELAPORAN 37
BAB V PENUTUP................................................................................................................ 39
iii
DAFTAR TABEL
Hal.
Tabel 1 Pokok Batasan Bahasan................................................................................... 13
Tabel 2 Matriks Fokus Perubahan................................................................................ 23
Tabel 3 Peta Inti Positif................................................................................................ 26
Tabel 4 Papan Visi........................................................................................................ 29
Tabel 5 Isian Fase Destiny............................................................................................ 34
iv
DAFTAR LAMPIRAN
Hal.
Lampiran 1 Format Laporan Komitmen Bersama........................................................ 39
Lampiran 2 Tabel Action Plan....................................................................................... 42
Lampiran 3 Jadwal Kegiatan......................................................................................... 43
Lampiran 4 Form Quesioner………................................................................................ 46
1
BAB I
PENDAHULUAN
A. UmumUndang-undang Nomor 6 Tahun 2014 tentang Desa telah mengarahkan
bahwa dalam rangka pengembangan pemberdayaan masyarakat desa
dilakukan dengan meningkatkan kualitas pemerintahan dan masyarakat desa
melalui pendidikan, pelatihan dan penyuluhan.
Peran pendidikan, pelatihan dan penyuluhan diatas, dilakukan untuk
mendukung pemenuhan dan merespon kebutuhan masyarakat akan
peningkatan kualitas dan kapasitas masyarakat, agar dapat menjalankan hak
dan kewajibanya sebagai subjek dalam pembangunan desa.
Sebagai implementasi dari hal tersebut, Kementerian Desa
Pembangunan Daerah Tertinggal dan Transmigrasi telah menetapkan
Peraturan Menteri Desa Pembangunan Daerah Tertinggal dan Transmigrasi
Nomor 9 Tahun 2016 tentang Pelatihan Masyarakat yang mengamanahkan
bahwa Pelatihan Masyarakat diselenggarakan untuk meningkatkan kapasitas
dan kualitas masyarakat sebagai wujud pemenuhan hak masyarakat dalam
rangka pemberdayaan masyarakat menuju kemandirian dan kesejahteraan.
Lebih lanjut diatur bahwa strategi yang dijalankan dalam rangka mencapai
tujuan pelatihan masyarakat adalah dengan :
1. Optimalisasi pengelolaan pelatihan masyarakat yang dapat dilakukan
melalui penjaminan dan pengendalian mutu;
2. Penguatan jejaring dan kerjasama; dan
3. Integrasi dan kolaborasi program pelatihan dengan progam internal di
lingkungan Kementerian, maupun dengan program eksternal Kementerian.
Optimalisasi pengelolaan pelatihan masyarakat yang dilakukan melalui
penjaminan dan pengendalian mutu dimaksudkan untuk meningkatkan kualitas
pelayanan publik di bidang pelatihan masyarakat. Hal itu sejalan dengan
penerapan kebijakan reformasi birokrasi pada lembaga pelatihan.
Peran penjaminan dan pengendalian mutu (quality Insurance) dalam
optimalisasi pengelolaan pelatihan masyarakat akan berjalan optimal bila mana
2
pelaksanaan evaluasi pada penerapan standar-standar tentang pelatihan
masyarakat telah dilakukan dengan baik dan maksimal.
Untuk menilai seberapa jauh penerapan standar pelatihan di lembaga
penyelenggara pelatihan dan sekaligus melakukan pembinaan penjaminan
mutu penyelenggaraan pelatihan maka dilakukan evaluasi pada lembaga
pelatihan masyarakat.
Sejalan dengan hal itu, maka disusun petunjuk pelaksanaan evaluasi
penerapan standar pengelolaan pelatihan masyarakat sebagai acuan bagi tim
evaluasi dalam melaksanakan evaluasi penerapan standar pengelolaan
pelatihan masyarakat.
Sebagaimana pelaksanaan evaluasi pada umumnya, evaluasi sering
dianggap sebagai kegiatan formalitas, yang menimbulkan keengganan bagi
obyek evaluasi. Hal ini disebabkan karena proses evaluasi cenderung bersifat
korektif, dengan mengangkat permasalahan yang ditemukan. Demikian pula
hasil evaluasi terkadang belum memiliki solusi yang terarah kepada perbaikan
dan belum melibatkan pihak-pihak lain yang harus berkontribusi dalam
mendukung perbaikan dimaksud.
Sejalan dengan hal itu, maka evaluasi seharusnya dirancang agar
berbeda dengan proses audit yang fokus untuk menemukan ada atau tidaknya
penyimpangan prosedur. Evaluasi yang akan diterapkan oleh Puslatmas lebih
memfokuskan pada pengumpulan data dan analisis untuk membangun
argumentasi bagi perumusan saran/rekomendasi perbaikan, sehingga evaluasi
lebih bersifat persuasif, analitis dan apresiatif.
Berdasarkan hal tersebut di atas, maka Puslatmas dalam melakukan
evaluasi menggunakan metodologi pendekatan Apresiatif yang merupakan
salah satu pendekatan kooperatif dan kolaborasi guna mengeksplorasi potensi-
potensi positif yang ada, untuk memperoleh hal-hal terbaik dalam diri manusia,
organisasi maupun lingkungan, dalam rangka menunjang terjadinya perubahan
yang signifikan ke arah yang lebih baik di masa datang.
Penerapan evaluasi dengan model Apresiatif diharapkan mampu
membangun sisi positif proses evaluasi, sehingga evaluasi menjadi suatu
3
kebutuhan suatu lembaga sebagai usaha penjaminan mutu penyelenggaraan
kegiatan pada lembaga pelatihan.
B. Maksud dan TujuanPetunjuk pelaksanaan evaluasi Apresiatif terhadap lembaga pelatihan
dimaksudkan untuk :
1. Memberikan panduan bagi evaluator untuk :
a. Memahami tujuan evaluasi dan penetapan ruang lingkup evaluasi
Apresiatif;
b. Memahami strategi evaluasi serta metodologi yang digunakan dalam
evaluasi Apresiatif;
c. Menetapkan langkah-langkah yang harus ditempuh dalam proses
pelaksanaan evaluasi Apresiatif;
d. Menyusun Laporan Hasil Evaluasi (LHE) serta memahami mekanisme
pelaporan hasil evaluasi serta proses pengolahan datanya.
2. Menjadi panduan dalam mengelola pelaksanaan evaluasi secara
Apresiatif dalam penerapan standar pengelolaan oleh lembaga pelatihan,
baik secara internal oleh lembaga yang bersangkutan (self assessment),
maupun oleh instansi pembina.
Tujuan evaluasi terhadap lembaga pelatihan adalah sebagai berikut :
1. Memperoleh informasi tentang penerapan standar pengelolaan pelatihan
masyarakat
2. Meningkatkan akuntabilitas dan kinerja lembaga pelatihan masyarakat
3. Membuat rekomendasi bersama untuk perbaikan dan pengembangan
pengelolaan lembaga pelatihan masyarakat
4. Mengawal langkah-langkah perbaikan dan pengembangan pengelolaan
lembaga pelatihan masyarakat dimasa datang, melalui nilai-nilai yang
dipedomani bersama.
4
C. Ruang Lingkup Petunjuk Pelaksanaan Evaluasi
Ruang lingkup petunjuk pelaksanaan evaluasi Apresiatif pada penerapan
standar pengelolaan bagi lembaga pelatihan masyarakat, meliputi evaluasi
terhadap :
1. Penilaian fungsi perencanaan
2. Penilaian fungsi pengorganisasian
3. Penilaian fungsi pelaksanaan program pelatihan masyarakat
4. Penilaian fungsi pengendalian.
Untuk keberhasilan pelaksanaan evaluasi harus dapat menghasilkan
informasi yang mencakup :
1. Informasi untuk mengetahui tingkat kemajuan/perkembangan
(progress) lembaga pelatihan masyarakat.
2. Informasi untuk melakukan pembinaan penjaminan mutu
penyelenggaraan pelatihan masyarakat.
3. Rekomendasi untuk meningkatkan efektivitas dan efisiensi
penyelenggaraan pelatihan serta meningkatkan mutu pelayanan
kepada masyarakat.
4. Informasi sejauh mana fungsi perencanaan pada lembaga pelatihan
telah dilaksanakan secara lengkap meliputi penetapan kebijakan,
rencana dan program pelatihan, rencana penjaminan mutu, rencana
peningkatan kinerja, pengembangan sistem informasi, penetapan
kalender pelatihan, serta rencana pembiayaan.
5. Informasi tentang upaya optimalisasi sumber-sumber daya (SDM,
sarana dan prasarana, dana, program/penyelenggara, administrasi
dan manajemen) melalui pengaturan antar/lintas sumberdaya, yang
dilakukan menjelang penyelenggaraan program dan kegiatan
lembaga pelatihan.
6. Informasi tentang pelaksanaan hal-hal yang dicakup dalam fungsi
perencanaan, pengelolaan sistem informasi, serta proses
kepemimpinan.
7. Informasi tentang sejauh mana evaluasi internal kinerja lembaga dan
evaluasi eksternal kinerja lembaga telah dilakukan.
5
Evaluasi dapat dilakukan pada lembaga pelatihan dalam hal ini pada
Unit Pelaksana Teknis baik pusat maupun daerah di lingkungan Kementerian
Desa PDTT. Sedangkan waktu pelaksanaan evaluasi idealnya adalah pada
akhir tahun anggaran.
D. Sistematika Penulisan Petunjuk Pelaksanaan EvaluasiSistematika penulisan petunjuk pelaksanaan evaluasi penerapan standar
pengelolaan pelatihan terdiri dari lima (5) Bab yaitu :
BAB I PENDAHULUAN
BAB II KERANGKA PIKIR
BAB III TATA LAKSANA
BAB IV PELAPORAN
BAB V PENUTUP
6
BAB II
KERANGKA PIKIR
A. Pengertian EvaluasiEvaluasi adalah aktivitas analisis yang sistematis, pemberian nilai,
atribut, apresiasi dan pengenalan permasalahan, serta rekomendasi solusi
atas masalah yang ditemukan untuk tujuan peningkatan akuntabilitas dan
pelayanan penyelenggaraan pelatihan masyarakat.
Pendekatan Apresiatif adalah merupakan sebuah pendekatan
kooperatif dan kolaborasi guna mengeksplorasi potensi-potensi positif yang
ada, untuk memperoleh hal-hal terbaik dalam diri manusia, organisasi
maupun lingkungan, dalam rangka menunjang terjadinya perubahan yang
signifikan ke arah yang lebih baik di masa datang.
Evaluasi dengan pendekatan Apresiatif adalah aktivitas analisis
pengukuran dan pemberian nilai dari suatu kegiatan untuk mendorong
perubahan-perubahan positif secara berkelanjutan dalam rangka
menunjang terjadinya perubahan yang signifikan ke arah yang lebih baik
dimasa datang, yang dilakukan secara sistematis melalui strategi 2 (dua)
tahapan dengan 5 (lima) fase, yaitu:
1. Tahap Persiapan
Menentukan batasan/fokus perubahan (Fase Define)
2. Tahap Utama
a. Penemukenalan Potensi Organisasi (Fase Discovery)
b. Pembangunan Cita-cita dan Visi Bersama (Fase Dream)
c. Perumusan Langkah-langkah Pencapaian Cita-cita (Fase Design)
d. Pengawalan Langkah-langkah yang Dapat Dilakukan Melalui
Perilaku Kerja yang Disepakati (Fase Destiny)
B. Strategi EvaluasiPelaksanaan evaluasi penerapan standar pengelolaan pelatihan
masyarakat difokuskan untuk peningkatan dan penjaminan mutu
penyelenggaraan pelatihan masyarakat yang berbasis pada peningkatan
7
pelayanan publik bidang pemberdayaan masyarakat di lingkungan instansi
penyelenggara pelatihan masyarakat.
Strategi yang akan dijalankan menggunakan prinsip :
1. Pendekatan Apresiatif yang melibatkan partisipasi pihak yang dievaluasi;
2. Proses konsultasi yang terbuka dengan saling berbagi pengetahuan dan
informasi dengan memfokuskan pada Perubahan dan pengembangan
serta implementasi komponen utama standar pengelolaan pelatihan
masyarakat.
C. Tahapan EvaluasiTahapan evaluasi secara umum meliputi :
1. Persiapan
a. Administrasi
b. Penetapan Tim Pelaksana
c. Pengumpulan Data Awal Potensi Lembaga Pelatihan Masyarakat
d. Pembuatan Instrument Evaluasi
e. Penentuan Lokus
2. Pelaksanaan
a. Kesepakatan Fokus Bahasan Evaluasi
b. Pelaksanaan Evaluasi dengan Pendekatan Apresiatif
3. Pelaporan
1) Pelaporan Pelaksanaan Kegiatan Evaluasi dalam bentuk Laporan
Hasil Evaluasi (LHE)
2) Pelaporan Komitmen Bersama Hasil Evaluasi
D. Metodologi EvaluasiPenyelenggaraan pelayanan publik sampai saat ini belum memenuhi
harapan masyarakat. Berbagai upaya perbaikan terhadap penyelenggaraan
pelayanan publik telah dilakukan oleh pemerintah, namun hasilnya belum
maksimal. Sementara itu, masyarakat menuntut hak-hak mereka ketika
berhubungan dengan penyelenggara pelayanan publik agar memberikan
pelayanan prima, oleh sebab itu dapat memberikan pelayanan yang optimal
pada masyarakat di bidang pemberdayaan khususnya pelatihan
masyarakat diperlukan adanya sistem pengendalian penjaminan mutu
penyelenggaraan pelatihan masyarakat.
8
Dalam rangka memaksimalkan pengendalian penjaminan mutu
(quality assurance) penyelenggaraan pelatihan masyarakat adalah dengan
dilakukannya evaluasi penerapan Standar Pelatihan Masyarakat secara
optimal dan berkelanjutan. Dari hasil evaluasi tersebut akan dapat diketahui
dan dirancang hal-hal yang masih perlu ditingkatkan oleh lembaga
pelatihan yang bersangkutan.
Diperlukan metodologi evaluasi yang baik dan tepat agar
pelaksanaan evaluasi tersebut di atas berjalan maksimal sehingga dapat
mencerminkan gambaran nyata penerapan standar pengelolaan pelatihan
masyarakat pada lembaga penyelenggara pelatihan masyarakat. Salah
satu metodologi yang dipandang tepat adalah dengan memakai
pendekatan Apresiatif di mana evaluator dapat mengapresiasi apapun
capaian yang telah dicapai lembaga pelatihan itu sendiri dan menempatkan
dirinya sejajar kedudukanya dengan yang dievaluasi dan bersifat
mebimbing, sehingga tidak ada jarak untuk saling bertukar saran,
pengetahuan serta informasi.
Seperti yang telah disebutkan di atas Metode pendekatan Apresiatif
tersebut terdiri atas tahapan persiapan dengan 1 fase yaitu : Define dan
tahapan utama dengan 4 (empat) fase yaitu : Discovery, Dream, Design,
Destiny. Dengan penjelasan seperti di bawah ini yaitu :
1. Tahapan Persiapan:
Menentukan batasan/fokus perubahan (Fase Define)
Fase kegiatan ini menjadi prasyarat agar intervensi Apresiatif berjalan
optimal dengan cara menentukan kejelasan topik batasan pelaksanaan
evaluasi lembaga pelatihan yang dikehendaki. Perlu didefinisikan terlebih
dahulu apa yang ingin/akan dievaluasi. Untuk itu, sangat penting terlebih
dahulu melakukan proses konsultatif yang melibatkan anggota organisasi
atau komunitas secara luas.
Topik batasan pelaksanaan evaluasi lembaga pelatihan dalam
pendekatan Apresiatif biasanya bersifat afirmatif, dan topik afirmatif yang
baik adalah yang memperhatikan beberapa hal berikut ini:
a. Berpusat pada apa yang ingin dilihat tumbuh dan berkembang dalam
organisasi oleh anggotanya
b. Menunjukkan kualitas topik yang paling diinginkan perubahan dalam
organisasi atau komunitas
9
c. Memancing pembicaraan tentang masa depan yang lebih baik
d. Menentukan apa yang ingin disempurnakan/diperbaiki dalam menuju
masa depan yang lebih baik
e. Merangsang pembelajaran
Setelah tahap persiapan (fase define) dilalui dengan menghasilkan
pokok-pokok kesepakatan fokus perubahan sebagai batasan
pelaksanaan evaluasi, maka tahap selanjutnya adalah tahap utama
dengan melalui 4 (empat) fase yaitu :
2. Tahapan Utama :
a. Penemukenalan Potensi Organisasi (Fase Discovery)
Dalam fase ini, evaluator dengan difasilitasi oleh fasilitator
menemukan dan menggali tentang apa capaian ataupun potensi
mengenai lembaga pelatihan masyarakat, berdasarkan indikator-
indikator yang diperoleh dari buku pedoman standar pengelolaan
pelatihan masyarakat. Indikator tersebut merupakan penjabaran dari
empat kriteria penilaian penerapan penerapan pedoman standar
pengelolaan pelatihan masyarakat yakni perencanaan,
pengorganisasian, pelaksanaan, dan pengendalian. Pada dasarnya,
fase ini mengafirmasi tiga hal, yaitu: kekuatan-kekuatan yang ada,
kesuksesan, dan potensi di masa lalu hingga sekarang. Ketiga hal
tersebut merupakan inti/esensi positif.
Poin-poin sikap Apresiatif yang dapat menggali pada potensi,
prestasi dan apa hal terbaik yang telah dicapai oleh lembaga
pelatihan masyarakat maupun individu-individu didalamnya, adalah
dengan :
1) Menemukenali pola-pola keberhasilan yang telah dicapai.
2) Menemukenali faktor-faktor yang mempengaruhi keberhasilan.
3) Menemukenali perubahan positif yang terjadi sebagai dampak
keberhasilan.
b. Pembangunan Cita-cita dan Visi Bersama (Fase Dream)
Dalam fase ini, Fasilitator akan menilai dengan melihat dan
membantu bagaimana evaluator mampu ‘memimpikan’ masa depan
yang ingin dicapai oleh suatu lembaga pelatihan masyarakat dalam
rangka menjawab tantangan dan hambatan yang mungkin akan
dihadapi dalam tahun-tahun mendatang. Mimpi masa depan yang
10
ingin dicapai dirumuskan secara kolektif oleh evaluator.
Penggambaran tentang “mimpi” di atas dapat dijabarkan melalui
komitmen terobosan-terobosan inovasi bersama setiap individu
dalam organisasi dituangkan dalam bentuk ide/gagasan realistis
yang ingin dicapai. Harapan-harapan dari pengguna layanan
pelatihan masyarakat juga menjadi landasan penting dalam
merumuskan ide/gagasan realistis diatas, sehingga pengguna
layanan dapat dianggap sebagai ‘narasumber’ dalam merumuskan
mimpi lembaga di masa depan.
c. Perumusan Langkah-langkah Pencapaian Cita-cita (Fase Design)
Fase design adalah dimana evaluator dan fasilitator bersama-sama
melihat bagaimana menyusun langkah strategik dalam bentuk
rencana program-program yang akan dijalankan dan bersama-sama
menemukan ide-ide/gagasan kreatif dan inovatif sebagai pilihan cara
untuk mengimplementasikan visi misi yang telah ditetapkan. Ide-
ide/gagasan tersebut kemudian dioperasionalkan dengan
menstrukturkannya melalui langkah-langkah:
1) Seperti apa gagasan tersebut
2) Mengapa gagasan ini penting untuk dilakukan
3) Ketika gagasan dilakukan, apa yang ingin dihasilkan dan dicapai
(output dan outcomes)
4) Siapa sasaran gagasan
5) Apa sumberdaya utama untuk merealisasikan gagasan
6) Dukungan apa yang diharapkan dan bagaimana memperolehnya
7) Bagaimana langkah-langkah gagasan untuk bisa dioperasikan
8) Kapan gagasan ini sebaiknya diterapkan
Menjadi poin penting untuk melihat dan menilai kesesuaian antara
visi misi yang ditetapkan dengan rencana program yang akan
dijalankan .“Design” disusun secara inovatif dengan merujuk ke
hasil-hasil define, discovery, dan dream, yang kemudian
distrukturkan melalui langkah-langkah di atas.
d. Pengawalan Langkah-langkah yang Dapat Dilakukan Melalui
Perilaku Kerja yang Disepakati (Fase Destiny)
11
Fase destiny adalah di mana evaluator dan fasilitator bersama-sama
menetapkan pula nilai-nilai apa yang berguna untuk mengawal
operasionalisasi gagasan, serta komitmen apa yang perlu dibuat
agar ide/gagasan yang telah disusun berhasil dilaksanakan.
Komitmen tersebut dapat dijadikan semacam kode etik (code of
conduct).
E. Teknik EvaluasiTeknik evaluasi pada dasarnya merupakan cara/alat/metode yang
digunakan untuk mengumpulkan dan analisis data. Berbagai teknik evaluasi
dapat dipilih untuk digunakan dan harus dapat mendukung penggunaan
metode evaluasi yang telah ditetapkan, sehingga mampu menjawab tujuan
dilakukannya evaluasi ini.
Beberapa cara/alat/metode yang dapat/baik digunakan untuk
mengumpulkan dan analisis data dalam pelaksanaan evaluasi Appreciative
adalah :
1. Lokakarya
Lokakarya merupakan suatu cara pelaksanaan evaluasi yang
dikemas dalam bentuk acara pertemuan ilmiah kecil dari beberapa
orang untuk berkumpul membahas pemecahan masalah tertentu dan
mencari solusinya. Sehingga cara ini akan lebih tepat digunakan
pada saat analisis data dan informasi.
2. Wawancara mendalam
Merupakan bentuk pengumpulan data dan informasi yang dilakukan
dengan mengajukan pertanyaan secara langsung kepada
responden, dan jawaban yang diterima dari responden dicatat secara
langsung. Dalam hal ini, seorang pewawancara sebaiknya
menyiapkan terlebih dahulu poin-poin dan catatan mengenai hal-hal
atau materi yang akan ditanyakan. Hal penting lainnya yang harus
dipersiapkan oleh pewawancara adalah sikap, penampilan dan
perilaku yang mengarah untuk dapat bekerja sama dengan calon
responden. Untuk itu seorang pewawancara hendaknya bersikap
bersahabat, komunikatif, netral dan tidak berusaha untuk
mengarahkan jawaban atau tanggapan responden.
12
3. Testimoni
Testimoni menurut kamus besar bahasa Indonesia adalah
kesaksian, jadi dalam konteks testimoni sebagai cara/alat/metode
dalam menggali data dan informasi untuk keperluan evaluasi dengan
cara responden mengungkapkan pengakuan atas sebuah fakta
pengalaman langsung yang pernah dialami orang yang membuat
testimoni itu sendiri terhadap objek evaluasi baik dalam format
tulisan, rekaman audio maupun video.
4. Observasi lapangan
Observasi lapangan adalah teknik pengumpulan data dan informasi
dengan melakukan pengamatan terhadap kegiatan suatu organisasi.
Observasi dalam pengertian sempit, yaitu observasi dengan
menggunakan alat indera seperti mengunjungi lokasi dalam rangka
mengamati proses dan jalannya kegiatan.
5. Kuesioner
Merupakan teknik pengumpulan data/informasi dengan
menyerahkan serangkaian daftar pertanyaan yang akan diisi oleh
instansi/unit kerja secara mandiri. Daftar pertanyaan yang akan
diajukan dalam angket dapat bersifat terbuka maupun tertutup.
Pertanyaan terbuka merupakan bentuk pertanyaan yang jawabannya
tidak disediakan, sehingga responden secara mandiri mengisi
jawabannya. Pertanyaan tertutup merupakan bentuk pertanyaan
yang jawabannya telah disediakan, sehingga tinggal memilih
jawaban yang telah disediakan.
6. Studi Dokumentasi
Merupakan teknik mengumpulkan data dan informasi melalui analisis
literatur dari dokumen-dokumen seperti profil lembaga, perencanaan
program maupun capaian-capaian output yang telah dihasilkan.
Berkaitan dengan evaluasi penerapan standar pengelolaan pelatihan
masyarakat dengan menggunakan metode pendekatan Apresiatif, perlu
ditentukan pokok-pokok batasan bahasan seperti yang dilakukan pada
tahap define dengan mengacu pada tabel dibawah ini :
13
Tabel 1 Pokok Batasan Bahasan
No Komponen Penilaian Indikator Penilaian Indikator Output
Perencanaan Penilaian dengan mengapresiasi penetapankebijakan pelatihan yang telah ditetapkan
- Kesesuaian kebijakan teknis sektor terkait- Kesesuaian dengan kebijakan Pemerintah Daerah
setempat- Kesesuaian dengan kebutuhan pelatihan
masyarakat daerah setempatPenilaian dengan mengapresiasi rencana danprogram pelatihan yang telah berjalan
- Ketersediaan Sumber Daya manusia berdasarkanjumlah, kualifikasi pendidikan dan sertifikasi denganprogram pelatihan yang telah berjalan
- Kelengkapan Sarana & Prasarana yang memadaiuntuk pelatihan
- Program-program unggulan yang telah dicapai- Penetapan Visi dan Misi- Rencana strategis yang telah disusun- Rencana Jangka Pendek, Menegah dan Panjang
yang telah disusun- Rencana pelaksanaan kegiatan yang telah disusun- Rencana Kerjasama yang telah disusun- Penetapan Target Pencapaian Kinerja- Program Pelatihan Tahunan yang telah ditetapkan
Penilaian dengan mengapresiasi rencanaPenjaminan Mutu yang telah disusun
- Adanya Sertifikasi ISO- Rencana Akreditasi Lembaga- Penetapan Standar Operasional Prosedur- Adanya Laporan Hasil Evaluasi Penyelenggaraan- Penyusunan Panduan Mutu
Penilaian dengan mengapresiasi perencanaan - Adanya standar dan prosedur pelayanan- Adanya maklumat pelayanan
14
peningkatan kinerja yang telah disusun - Adanya layanan pengaduan masyarakat- Adanya layanan konsultasi pelatihan- Telah disusunnya laporan IKM (indeks kepuasan
masyarakat)- Telah adanya sistem informasi pelayanan publik
Penilaian dengan mengapresiasi rencanaPengembangan Sistem Informasi
- Adanya Website sebagai sarana infomasi kemasyarakat
- Adanya Papan Informasi- Adanya Leaflet/brosur profil dan program pelatihan
Penilaian dengan mengapresiasi KalenderPendidikan yang telah disusun
- Kalender program pelatihan jangka menengah- Kalender program pelatihan jangka menengah- Kalender program pelatihan jangka panjang- Kalender/jadwal pelaksanaan tiap jenis pelatihan.
Penilaian dengan mengapresiasi rencanapembiayaan program kegiatan
- Ketepatan antara rencana anggaran biaya denganrealisasi pelaksanaan kegiatan
- Adanya inventarisasi kemungkinan sumber biayalain yang sah selain APBN/APBD
Pengorganisasian Penilaian dengan mengapresiasi Pengelolaansumber daya yang dimiliki dalam rangka pencapaiantujuan organisasi
- Optimalisasi Pengelolaan SDM dengan Tata KelolaTugas dan Fungsi Pegawai
- Optimalisasi Pengelolaan Sarana dan Prasarana- Optimalisasi pengelolaan Dana- Optimalisasi Pengelolaan Program/Penyelenggara- Optimalisasi Administrasi & Manajemen Lembaga
PelatihanPenilaian dengan mengapresiasi koordinasi yangtelah dilakukan dalam rangka sinergitaspenyelenggaraan pelatihan masyarakat dengan
- Kerjasama penyelenggaraan pelatihan masyarakat- Tata kelola hubungan yang telah terjalin dengan
pemangku kepentingan pelatihan masyarakat.
15
kegiatan pemberdayaan lainya.
Pelaksanaan Apresiasi Pelaksanaan Sesuai Rencana Kesesuaian antara rencana pelaksanaan kegiatandengan pelaksanaan kegiatan
Apresiasi Pelaksanaan pengelolaan SistemInformasi
- Mekanisme Update Data dalam sistem informasilembaga
- Sarana layanan Pengaduan MasyarakatApresiasi Proses Kepemimpinan - Reward and Punishment
- Pembangunan iklim kerja dan budaya organisasiyang sehat
- Pembagian tugas yang merata sesuai kompetensidan kualifikasi
Pengendalian Apresiasi Evaluasi Internal Lembaga Pelatihan - Evaluasi lembaga sebagai penyelenggara pelayananpublik
- Evaluasi terhadap lembaga tempat on job training(OJT)
- Evaluasi pasca pelatihan dan dampak pelatihanApresiasi Evaluasi Eksternal Lembaga Pelatihan - Evaluasi Indeks Kepuasan Masyarakat
- Evaluasi penerapan standar pelatihan, kesiapanakreditasi dan penerapan sertifikasi
- Pengawasan oleh masyarakat- Pengawasan oleh ombudsman
16
BAB III
TATA LAKSANA EVALUASI
Tahapan Aktivitas Evaluasi Apresiatif meliputi:
A. PERSIAPAN EVALUASIProsedur dari tahapan kegiatan evaluasi, meliputi :
1. Membentuk Tim Pelaksana
a. Fasilitator
Dalam pelaksanaan evaluasi Apresiatif harus di bentuk tim pelaksana
untuk dapat memfasilitasi (Fasilitator) evaluator dalam melakukan tahapan-
tahapan evaluasi apresiatif yang ditetapkan melalui surat keputusan oleh
instansi pembina dalam hal ini Pusat Pelatihan Masyarakat maupun oleh
lembaga bersangkutan yang melakukan evaluasi. Untuk menentukan
fasilitator dipilih dari orang yang benar-benar memiliki kompetensi di
bidangnya, serta menguasai tentang standar pengelolaan lembaga
pelatihan masyarakat. Kompetensi evaluator dapat dikelompokkan menjadi
empat jenis, yaitu: kompetensi manajerial, kompetensi teknis, kompetensi
konseptual dan kompetensi bidang studi.
1) Kompetensi Manajerial. Kompetensi manajerial (managerial skill)
merupakan ketrampilan dalam mengelola dan mengendalikan seluruh
kegiatan evaluasi sehingga dapat berlangsung dengan baik.
Ketrampilan manajerial ini meliputi: ketrampilan mengorganisir,
memimpin, mengkoordinir, mengarahkan, mengawasi, ketrampilan
berkomunikasi, ketrampilan interpersonal, analysis system, ketrampilan
menerapkan etika profesi dan sebagainya.
2) Ketrampilan Teknis. Kompetensi/ketrampilan Teknis yakni ketrampilan
melakukan kegiatan evaluasi langkah demi langkah, dari perencanaan
sampai pembuatan laporan evaluasi secara tuntas. Termasuk
ketrampilan teknis ini di antaranya adalah: ketrampilan
mengembangkan instrument, melaksanakan tes dan pengukuran,
17
melakukan analisis statistik, menguasai berbagai metode pengumpulan
data, menguasai aplikasi komputer, menguasai berbagai soft-ware
seperti excel, SPSS, Amos, Lisrel dan berbagai soft-ware dalam bidang
statistik lainnya, menerapkan metodolgi penelitian evaluasi, membuat
interpretasi, membuat rekomendasi dan menulis laporan serta
mempresentasikan laporan.
3) Kompetensi Konseptual, yaitu ketrampilan tingkat tinggi yang berkaitan
dengan kemampuan menganalisis dan pemecahan masalah.
Ketrampilan konseptual (conceptual skill) yang harus dikuasai
evaluator di antaranya adalah kemampuan menentukan pilihan
(alternative), menyusun rencana awal, mengklasifikasikan dan
menganalisis masalah, melihat dan menunjukkan hubungan antar
variabel dan membuat kesimpulan.
4) Kompetensi bidang studi, yaitu kemampuan di bidang disiplin ilmu yang
terkait dengan kegiatan evaluasi. Keahlian ini meliputi: pengalaman
kerja di bidang evaluasi, berpengetahuan tentang sumber literatur yang
berkaitan dengan obyek yang dievaluasi, menguasai konsep-konsep
maupun model- model evaluasi.
Walaupun dengan kadar yang berbeda-beda, keempat jenis kompetensi/
keterampilan tersebut di atas harus dimiliki seorang evaluator yang baik.
Tim tersebut terdiri dari minimal 3 (tiga) orang dibentuk berdasarkan surat
keputusan ataupun surat tugas yang ditanda-tangani pejabat berwenang
dengan memperhatikan kompetensi yang harus dimiliki sesuai penjelasan
di atas dan minimal harus mencakup jabatan dengan tugas-tugas sebagai
berikut :
1) Pengumpul, Pengolah dan Penganalisis Data
Mempunyai tugas utama mengumpulkan data-data sesuai instrumen
evaluasi serta mengolah sekaligus menganalisis data dan informasi
yang didapat sehingga dapat diintreprestasikan hasilnya guna
perbaikan dimasa yang akan datang
2) Pemandu Proses Evaluasi Apresiatif
Mempunyai tugas utama memandu langkah-langkah tahapan proses
Evaluasi Apresiatif
18
3) Perekam Proses dan Penyusun Laporan
Mempunyai tugas utama mencatat proses selama pelaksanaan
fasilitasi berlangsung dan menyusun serta menyampaikan hasil analisis
data yang sudah diinterprestasikan dalam bentuk laporan yang mudah
dipahami untuk kepentingan pengguna informasi hasil evaluasi.
b. Evaluator
Evaluator dalam konteks kegiatan evaluasi apresiatif adalah setiap orang
dalam struktur organisasi lembaga pelatihan masyarakat itu sendiri yang
melakukan evaluasi terhadap lembaganya. Evaluator dipilih secara bebas
dan mewakili setiap unsur yang ada dalam struktur organisasi serta
memiliki komitmen yang kuat untuk meningkatkan kinerja organisasi.
Ketidakbebasan dalam penentuan evaluator harus dihindari, sebab hal itu
akan berpengaruh negatif terhadap hasil evaluasi. Ketidakbebasan karena
konflik kepentingan atau conflict of interest lebih besar pengaruhnya
terhadap hasil ketimbang ketidakmampuan dalam bidang teknis.
Evaluator dibentuk oleh pimpinan lembaga pelatihan masyarakat dan/atau
penanggungjawab kegiatan evaluasi apresiatif pada saat akan dimulai
tahapan pelaksanaan kegiatan evaluasi apresiatif (tahap orientasi) dengan
mempertimbangkan kesetaraan gender, latar belakang pendidikan, usia,
dan jabatan, serta saran dan masukan dari fasilitator evaluasi apresiatif,
banyaknya evaluator tergantung dari jumlah bidang/seksi/kelompok
pekerjaan dengan minimal diwakili oleh 2 (dua) orang.
2. Menyiapkan administrasi
Hal-hal disiapkan antara lain adalah pertanggungjawaban keuangan , jadwal,
dan persuratan.
3. Menyiapkan bahan dan alat evaluasi.
Bahan dan alat evaluasi yang perlu disiapkan adalah materi dan instrumen
evaluasi (seperti kuesioner, alat tulis kantor, alat perekam, dll).
19
B. PELAKSANAAN EVALUASI1. Melakukan Orientasi
a. Tujuan
Kegiatan ini bertujuan agar evaluator memahami tujuan kegiatan evaluasi,
proses pelaksanaan evaluasi, konsep metodologi, tahapan, dan capaian
yang diharapkan.
Orientasi menjadi titik penentu untuk keberhasilan proses evaluasi dan
menjadi langkah awal dalam menyamakan persepsi evaluator tentang
tujuan dan arti penting evaluasi. Hal-hal yang perlu ditekankan pada saat
orientasi kegiatan adalah: Pedoman Standar Pengelolaan Pelatihan dan
kaitannya dengan tupoksi pegawai, alur dan tujuan evaluasi, serta poin-
poin yang akan dihasilkan.
b. Lingkup Kegiatan
Kegiatan ini meliputi:
1) Pembentukan tim evaluator
2) Penjelasan maksud, tujuan, dan alur pelaksanaan evaluasi
3) Penjelasan konsep evaluasi apresiatif
4) Penjelasan tugas pokok dan fungsi dari setiap bidang/seksi
5) Penjelasan poin-poin dasar yang harus di hasilkan berdasarkan
tahapan kegiatan.
c. Uraian Kegiatan
1) Penanggung Jawab kegiatan evaluasi apresiatif adalah pimpinan
lembaga pelatihan masyarakat. Penanggungjawab kegiatan
membentuk tim evaluator dengan mempertimbangkan kesetaraan
gender, latar belakang pendidikan, usia, dan jabatan, serta saran dan
masukan dari fasilitator evaluasi apresiatif (10 menit)
2) Pembukaan kegiatan oleh Kapuslatmas atau pimpinan lembaga
pelatihan masyarakat sebagai penanggung jawab kegiatan. (10 menit)
3) Kapuslatmas atau diwakili fasilitator menjelaskan maksud dan tujuan
penyelenggaraan evaluasi bagi lembaga pelatihan masyarakat. (10
menit)
20
4) Kapuslatmas atau diwakili fasilitator menjelaskan tugas pokok dan
fungsi dari lembaga beserta bidang/seksi yang ada di dalam lembaga
pelatihan masyarakat sesuai dasar peraturan yang berlaku. (10 menit)
5) Kapuslatmas atau diwakili fasilitator menjelaskan poin-poin dasar yang
harus dihasilkan berdasarkan tahapan kegiatan. (5 menit)
6) Fasilitator Pemandu Proses Evaluasi Apresiatif menjelaskan mengenai
konsep evaluasi apresiatif (10 menit)
7) Fasilitator Pemandu Proses Evaluasi Apresiatif menjelaskan alur
proses evaluasi (5 menit)
8) Fasilitator Perekam Proses dan Penyusun Laporan menyampaikan
jadwal acara kegiatan evaluasi dan memandu menyepakati hal-hal
sebagai tata tertib kegiatan evaluasi, semisal waktu (waktu
mulai/berakhir/rehat), pembagian tugas kerja kelompok. (5 menit)
9) Fasilitator Pengumpul, Pengolah dan Penganalisis Data mengajak
evaluator berperan aktif selama kegiatan evaluasi. Partisipasi evaluator
diperlukan untuk memastikan bahwa kegiatan ini tidak hanya berjalan
satu arah. (5 menit)
d. Durasi
Waktu yang digunakan untuk orientasi kegiatan evaluasi adalah 70 menit.
e. Metode
Metode yang digunakan yaitu :
1) Ceramah
2) Diskusi
3) Presentasi
f. Alat dan Bahan
1) Microphone & sound system
2) LCD
3) Laptop
4) Alat tulis
5) Bahan presentasi materi evaluasi
21
2. Menentukan batasan/fokus perubahan (Fase Define)
Tahap ini adalah kegiatan yang menjadi prasyarat agar penggunaan
pendekatan Apresiatif berjalan optimal dengan membatasi fokus perubahan
secara umum berdasarkan tugas pokok dan fungsi pada setiap bidang/seksi
yang disesuaikan dengan standar pengelolaan lembaga pelatihan
masyarakat.
a. Tujuan
Kegiatan ini bertujuan untuk memahami situasi terkini pengelolaan
pelatihan masyarakat dan menentukan fokus terhadap apa yang ingin
diwujudkan menjadi lebih baik.
b. Lingkup Kegiatan
Kegiatan ini meliputi:
1) Menyepakati fokus bahasan perubahan.
2) Evaluator dapat mengidentifikasi kondisi terkini terkait pengelolaan
lembaga pelatihan
c. Uraian Kegiatan
1) Tim Fasilitator bersama evaluator melakukan permainan yang
bertujuan untuk mencairkan suasana dan membuat kelas evaluasi
menjadi menyenangkan sekaligus sebagai pengantar masuk ke dalam
fase define. (15 menit)
2) Fasilitator Pemandu Proses Evaluasi Apresiatif menjelaskan tujuan
tahapan define yaitu agar evaluator dapat menyadari dan memahami
dengan baik kondisi dan situasi dalam penerapan standar pengelolaan
lembaga pelatihan baik di proses perencanaan, pengorganisasian,
pelaksanaan dan pengendalian sesuai dengan pengalaman dan
kondisi real evaluator saat ini. (10 menit)
3) Fasilitator Pengumpul, Pengolah dan Penganalisis Data membagikan
dan memandu pengisian kuesioner kepada evaluator sebagai bahan
awal evaluator untuk mengetahui kondisi terkini lembaga pelatihan
yang akan dievaluasi. (kuesioner terlampir). (20 menit)
22
4) Fasilitator Pengumpul, Pengolah dan Penganalisis Data membagi
evaluator dalam beberapa kelompok sesuai dengan
bidang/bagian/seksi/tugas pokok dan fungsi yang sama. (5 menit)
5) Fasilitator Pemandu Proses Evaluasi Apresiatif menjelaskan tugas
pokok dan fungsi dari masing-masing bidang/seksi yang ada di
lembaga pelatihan masyarakat tersebut. (15 menit)
6) Fasilitator Pemandu Proses Evaluasi Apresiatif memberikan waktu
pada setiap kelompok untuk berdiskusi bersama masing-masing
anggota kelompoknya dalam menentukan fokus perubahan sesuai
tugas pokok dan fungsi yang diembannya. (5 menit)
7) Fasilitator Pemandu Proses Evaluasi Apresiatif memandu evaluator
menyepakati fokus perubahan terkait dengan bidang perencanaan,
pengorganisasian, pelaksanaan dan pengendalian terutama pada apa
yang ingin ditumbuhkembangkan menjadi lebih baik dalam hal
pengelolaan pelatihan masyarakat di masa depan, mengacu pada
tabel 2 fokus perubahan dengan bantuan pertanyaan panduan sebagai
berikut :
a) Ceritakan hal yang dianggap penting sesuai tugas pokok dan fungsi
anda, untuk disempurnakan dalam manajemen pelatihan yang ada
di lembaga Anda?
b) Berawal dari cerita anda, kaitkan hal yang dianggap penting tersebut
dengan empat hal dalam pengelolaan pelatihan yakni: perencanaan,
pengorganisasian, pelaksanaan dan pengendalian. Jika Anda
semua menginginkan sebuah manajemen pelatihan yang sukses,
apa hal yang masih harus disempurnakan menjadi jauh lebih baik
terkait perencanaan, pengorganisasian, pelaksanaan dan
pengendalian manajemen pelatihan di lembaga anda? Bagaimana
jika anda menjelaskan lebih lanjut hal itu? Sepakati sebagai fokus
perubahan dalam kelompok anda. (30 menit)
8) Hasil fokus perubahan dari masing-masing kelompok diplenokan
dengan dipandu tim fasilitator untuk menghasilkan kesepakatan
bersama. (30 menit)
9) Fasilitator Perekam Proses dan Penyusun Laporan mencatat semua
proses kegiatan atau hal-hal yang terjadi selama kegiatan fasilitasi
23
evaluasi apresiatif serta mencatat dan mengingatkan waktu yang
diperlukan dalam setiap tahapan.
10) Fasilitator Pengumpul, Pengolah dan Penganalisis Data bersama
evaluator menuliskan hasil pembahasan pada fase ini dalam sebuah
matrik sebagai berikut :
Tabel 2 Fokus Perubahan
No Indikator Utama Fokus Perubahan
1 Perencanaan ………………………………………………………..
……………………………………………………dst
2 Pengorganisasian ………………………………………………………..
……………………………………………………dst
3 Pelaksanaan ………………………………………………………..
……………………………………………………dst
4 Pengendalian ………………………………………………………..
……………………………………………………dst
d. Durasi
Waktu yang digunakan dalam sesi ini adalah 130 menit.
e. Metode
1) Ceramah
2) Diskusi
3) Kuesioner
4) Permainan
f. Alat dan Bahan
1) Microphone & sound system
2) LCD
3) Laptop
4) Kertas HVS
5) Alat tulis
6) Bahan Paparan
7) Kertas flipchart
24
3. Penemukenalan Potensi Organisasi (Fase Discovery)
Tahap ini adalah kegiatan untuk menemukenali, menggali, dan
mendeskripsikan tentang capaian atau keberhasilan yang ada di lembaga
pelatihan masyarakat dengan mengacu pada fokus perubahan yang telah
disepakati bersama.
a. Tujuan
Kegiatan ini bertujuan untuk merangsang evaluator menemukenali
keberhasilan yang pernah dialami, strategi yang diterapkan, faktor-faktor
yang mempengaruhi keberhasilan hingga mengubahnya menjadi
pengetahuan baru dan pemahaman bersama dalam menunjang
keberhasilan fokus perubahan yang telah disepakati bersama.
b. Lingkup Kegiatan
Kegiatan ini meliputi:
1) Penjelasan umum
2) Identifikasi pengalaman keberhasilan
3) Perumusan poin-poin dari pola, faktor dan strategi keberhasilan
4) Menyepakati peta inti positif keberhasilan
c. Uraian Kegiatan
1) Tim fasilitator bersama evaluator melakukan permainan bermakna
sebagai pengantar masuk dalam fase discovery dan untuk membuat
suasana kelas evaluasi menjadi menyenangkan. (20 menit)
2) Fasilitator Pemandu Proses Evaluasi Apresiatif menjelaskan kepada
evaluator mengenai tujuan dari fase discovery. (10 menit)
3) Fasilitator Pengumpul, Pengolah dan Penganalisis Data membagi
evaluator dalam beberapa kelompok sesuai dengan
bidang/bagian/seksi/tugas pokok dan fungsi yang sama. (5 menit)
4) Tim Fasilitator memberikan waktu dan memfasilitasi pada setiap orang
dalam kelompok untuk mengungkapkan pengalaman keberhasilan
dalam menjalankan tugas pekerjaannya, mengacu pada tabel 3 Peta
Inti Positif dengan panduan pertanyaan sbb (30 menit):
25
a) Bisakah anda mengungkapkan pengalaman pribadi yang menurut
anda berhasil dalam melakukan tugas pekerjaan terkait tugas
pokok dan fungsi anda?
b) Menurut anda, apa saja hal yang sudah sangat berhasil terkait
perencanaan, pengorganisasian, pelaksanaan dan pengendalian
manajemen pelatihan saat itu? Jelaskan?
c) Apa saja faktor yang mempengaruhi keberhasilan dari ke empat
hal tersebut? Bisa Anda jelaskan lebih lanjut beserta contoh
kejadian nyata nya?
d) Adakah pengalaman pembelajaran yang berkesan dari aktifitas
memanajemen pelatihan tersebut? Apa saja itu?
5) Tim Fasilitator berada dalam setiap kelompok mengapresiasi
pengalaman keberhasilan evaluator sebagai pribadi dan keberhasilan
sebagai tim dalam hal mengawal penerapan standar pengelolaan
pelatihan. Selanjutnya untuk menggali dampak keberhasilan pada
lingkup yang lebih luas, berikan pertanyaan panduan sbb (10 menit):
a) Apa dampak positif dari pengalaman keberhasilan melakukan ke
empat hal penting di dalam manajemen pelatihan (buat anda
secara pribadi, tim anda dan organisasi/lembaga anda)?
b) Menurut anda, apa kapasitas/kemampuan yang seharusnya
dikembangkan baik oleh Anda, tim, maupun lembaga Anda yang
agar ke depan mampu memanajemen pelatihan dengan lebih baik?
6) Tim fasilitator dalam setiap kelompok memandu evaluator untuk
mengungkapkan pengalaman keberhasilan dan menuangkannya ke
dalam suatu daftar keberhasilan pengelolaan lembaga pelatihan
masyarakat (20 menit).
7) Selanjutnya evaluator diminta menemukenali pola-pola keberhasilan,
faktor-faktor keberhasilan, dan dampak perubahannya pada
pengelolaan lembaga pelatihan masyarakat (10 menit).
8) Tim fasilitator dalam setiap kelompok memandu evaluator merumuskan
strategi yang diterapkan, faktor-faktor keberhasilan, dan dampak
perubahannya pada pengelolaan lembaga pelatihan masyarakat
sebagai peta inti positif keberhasilan (30 menit).
26
9) Hasil pembahasan dari masing-masing kelompok diplenokan dan
Fasilitator Pemandu Proses Evaluasi Apresiatif mempersilahkan
perwakilan evaluator dari tiap kelompok untuk mempresentasikan hasil
pembahasan dari masing-masing kelompok (40 menit).
10) Fasilitator Pemandu Proses Evaluasi Apresiatif memandu evaluator
menyepakati peta inti positif keberhasilan sebagai pengetahuan baru
yang menjadi modal bagi tindakan baru di masa depan yang lebih baik
(5 menit).
11) Fasilitator Pengumpul, Pengolah dan Penganalisis Data merangkum
hasil pembahasan pada fase ini dalam sebuah matrik sebagai berikut :
Tabel 3 Peta Inti Positif
No Indikator Utama Fokusperubahan
PoinKeberhasilan
FaktorKeberhasilan
Strategikeberhasilan
Kemampuan ygdikembangkan
1 Perencanaan ………….. …………....... …………....... …………..… …………..…....……….dst ………......dst …………dst …………dst …………….dst
2 Pengorganisasian ………….. …………....... …………....... …………..… …………..…....……….dst ………......dst …………dst …………dst …………….dst
3 Pelaksanaan ………….. …………....... …………....... …………..… …………..…....……….dst ………......dst …………dst …………dst …………….dst
4 Pengendalian ………….. …………....... …………....... …………..… …………..…....……….dst ………......dst …………dst …………dst …………….dst
12) Fasilitator Perekam Proses dan Penyusun Laporan mencatat semua
proses kegiatan atau hal-hal yang terjadi selama kegiatan fasilitasi
evaluasi apresiatif serta mencatat dan mengingatkan waktu yang
diperlukan dalam setiap tahapan.
d. Durasi
Waktu yang digunakan dalam fase Discovery adalah 180 menit
e. Metode
1) Diskusi
2) Ceramah
3) Presentasi
4) Permainan
27
f. Alat dan Bahan
1) Microphone dan soundsystem
2) LCD
3) Laptop
4) Kertas HVS
5) Kertas flipchart
6) Alat tulis
4. Pembangunan Cita-cita dan Visi Bersama (Fase Dream)
Tahap ini adalah kegiatan merumuskan cita-cita perubahan yang baik di masa
datang dituangkan kedalam bentuk ide/gagasan realistis yang ingin dicapai
sebagai jawaban dari kemampuan yang harus dikembangkan sesuai hasil
kesepakatan pada fase discovery.
a. Tujuan
Tujuan dari kegiatan ini adalah evaluator mampu membangkitkan
imajinasi untuk merumuskan mimpi/cita-cita perubahan dalam bentuk
inovasi/terobosan beserta penjelasan tentang pentingnya
inovasi/terobosan itu dilakukan menuju kondisi ideal pengelolaan lembaga
pelatihan masyarakat yang lebih baik di masa depan.
b. Lingkup Kegiatan
Kegiatan ini meliputi:
1) Penjelasan fase Dream serta keterkaitannya dengan fase sebelumnya
2) Inventarisasi cita-cita perubahan
3) Perumusan cita-cita perubahan
4) Kesepakatan cita-cita perubahan
5) Mendokumentasikan cita-cita perubahan hasil kesepakatan dalam
bentuk “papan visi” (lihat tabel 4 papan visi).
28
c. Uraian Kegiatan
1) Tim Fasilitator menayangkan film inspiratif sebagai pengantar dalam
menjelaskan tujuan dari fase Dream dan hubungannya dengan fase
Discovery
2) Fasilitator Pengumpul, Pengolah dan Penganalisis Data membagi
evaluator menjadi 2 (dua) kelompok besar dan membagi tugas pada
satu kelompok untuk membahas indikator utama perencanaan dan
pengorganisasian dan satu kelompok lainya membahas indikator
utama Pelaksanaan dan Pengendalian
3) Fasilitator Pemandu Proses Evaluasi Apresiatif memandu evaluator
menginventarisasi cita-cita perubahan yang lebih baik dimasa depan
4) Fasilitator Pemandu Proses Evaluasi Apresiatif memandu evaluator
merumuskan cita-cita perubahan yang lebih baik di masa depan
berdasarkan atas peta inti positif keberhasilan.
5) Fasilitator Pemandu Proses Evaluasi Apresiatif menggunakan teknik
“World Café” yaitu dengan cara dimana setiap anggota kelompok
berbagi peran masing-masing yaitu ada yang berperan sebagai
marketing yang bertugas mempresentasikan hasil kelompoknya pada
pengunjung dari kelompok lainnya, peran kasir bertugas untuk
mencatat masukan dari pengunjung kelompok lain, peran pengunjung
adalah mengunjungi kelompok lain untuk mendengarkan presentasi,
memberi masukan dan menjelaskan hasil kunjungannya pada
kelompoknya.
6) Fasilitator Pemandu Proses Evaluasi Apresiatif memandu evaluator
memplenokan hasil dari setiap kelompok dalam menyepakati rumusan
cita-cita perubahan bersama yang lebih baik dalam dimasa datang.
7) Fasilitator Pemandu Proses Evaluasi Apresiatif mendokumentasikan
cita-cita perubahan hasil kesepakatan yang sudah dihasilkan menjadi
misi dan dirangkum kedalam bentuk “papan visi”. Pernyataan visi yang
dituangkan dalam “papan visi” harus menggugah, lugas dan kuat (tidak
berbelit-belit dan tidak berupa kalimat yang panjang), berorientasi
positif di masa depan. Beberapa pertanyaan panduan yang Tabel 4
Papan Visi pada fase ini adalah :
29
a) Bayangkan saat ini adalah tahun 2017. Dimana anda semua
berhasil mengelola lembaga pelatihan dengan sangat baik jauh
melampaui dari satu tahun sebelumnya yaitu tahun 2016.
b) Perubahan keberhasilan yang sangat bisa diukur adalah terkait
perencanaan, pengorganisasian, pelaksanaan dan pengendalian.
Bisa anda gambarkan perubahan-perubahan tersebut seperti apa?
Melakukan inovasi/terobosan seperti apa? Dan mengapa itu penting
dilakukan?
8) Fasilitator Pengumpul, Pengolah dan Penganalisis Data merangkum
hasil pembahasan pada fase ini dalam sebuah matrik sebagai berikut :
Tabel 4 Papan Visi
Visi : ……………………………………………………….
No Indikator UtamaCita-cita
Perubahan yangdiharapkan
Inovasi/Terobosan Mengapa pentingdilakukan
1 Perencanaan ……………………. ……………………. …………………….…………………dst …………………dst …………………dst
2 Pengorganisasian ……………………. ……………………. …………………….…………………dst …………………dst …………………dst
3 Pelaksanaan ……………………. ……………………. …………………….…………………dst …………………dst …………………dst
4 Pengendalian ……………………. ……………………. …………………….…………………dst …………………dst …………………dst
9) Fasilitator Perekam Proses dan Penyusun Laporan mencatat semua
proses kegiatan atau hal-hal yang terjadi selama kegiatan fasilitasi
evaluasi apresiatif serta mencatat dan mengingatkan waktu yang
diperlukan dalam setiap tahapan.
d. Durasi
Waktu yang digunakan dalam sesi Dream adalah 160 menit.
e. Metode
1) Diskusi
2) Penayangan Film Pendek Inspirasi
3) Presentasi
30
f. Alat dan Bahan
1) Microphone dan soundsystem
2) LCD
3) Laptop
4) Film Inspiratif
5) Kertas HVS
5. Perumusan Langkah-langkah Pencapaian Cita-cita (Fase Design)
Tahap ini adalah kegiatan menyusun langkah-langkah strategis berdasarkan
terobosan-terobosan yang telah disepakati pada fase dream ke dalam bentuk
rencana program-program yang akan dijalankan dalam mencapai visi misi
yang telah ditetapkan.
a. Tujuan
Tujuan dari kegiatan ini adalah evaluator mampu merancang langkah-
langkah strategis yang inovatif dalam bentuk rencana operasional
program-program sesuai waktu yang ditentukan.
b. Lingkup Kegiatan
Kegiatan ini meliputi :
1) Penjelasan tahap design
2) Inventarisasi langkah-langkah strategis yang inovatif
3) Penetapan prioritas langkah-langkah strategis yang inovatif
4) Penetapan urutan jangka waktu pencapaian prioritas langkah-langkah
strategis yang inovatif
5) Output/outcome dari setiap program
6) Perumusan tahapan kegiatan dari setiap program yang direncanakan
c. Uraian Kegiatan
1) Tim fasilitator bersama evaluator melakukan permainan bermakna
sebagai pengantar masuk dalam fase desain sekaligus membuat
suasana kelas evaluasi menjadi menyenangkan. (20 menit )
31
2) Fasilitator Pemandu Proses Evaluasi Apresiatif menjelaskan tujuan dari
fase design (10 menit)
3) Fasilitator Pengumpul, Pengolah dan Penganalisis Data membagi
evaluator menjadi 2 (dua) kelompok besar dan membagi tugas pada
satu kelompok untuk membahas indikator utama Perencanaan dan
Pengorganisasian dan satu kelompok lainya membahas indikator
utama Pelaksanaan dan Pengendalian (5 menit)
4) Fasilitator Pemandu Proses Evaluasi Apresiatif memandu dengan
menginventarisasi dan menetapkan prioritas pencapaian langkah-
langkah strategis yang inovatif (40 menit)
Pertanyaan panduan adalah sebagai berikut :
a) Berangkat dari cerita impian yang tertuang dalam tahapan dream,
terobosan/langkah strategis/inovatif apa saja kira-kira yang akan
dilakukan terkait perencanaan, pengorganisasian, pelaksanaan
dan pengendalian sehingga keberhasilan tersebut bisa dicapai?
b) Susun terobosan/langkah strategis/inovatif tersebut dalam urutan
prioritas pencapaian.
5) Fasilitator Pemandu Proses Evaluasi Apresiatif memandu dalam
merinci pencapaian terobosan/langkah strategis/inovatif dalam
penerapan standar pengelolaan lembaga pelatihan. Langkah-langkah
strategis yang inovatif dituangkan dalam bentuk action plan berisi
ide/gagasan terobosan/inovasi yang akan dilakukan dan dijabarkan
melalui program/kegiatan apa, output/outcomenya apa, tahapan
kegiatannya bagaimana, waktu pelaksanaannya kapan, dukungan
yang diperlukan dari siapa saja, sampai pada analisis kemungkinan
tantangan yang bakal dihadapi. (60 menit)
Pertanyaan panduan adalah sebagai berikut :
a) Jelaskan lebih lanjut konsep-konsep terobosan/langkah
strategis/inovatif dari ke empat hal tersebut (perencanaan,
pengorganisasian, pelaksanaan, pengendalian) mengacu pada
lampiran 2 tabel action plan dengan rincian berikut :
Apa program/kegiatan yang akan dilaksanakan terkait
terobosan-terobosan tersebut ?
32
Apa saja hasil dari masing-masing terobosan tersebut dan
apa saja dampaknya?
Apa sumberdaya yang dibutuhkan untuk melaksanakan
terobosan tersebut?
Dukungan seperti apa yang anda harapkan agar terobosan-
terobosan tersebut berhasil direalisasikan? (internal
organisasi dan eksternal organisasi)
Bagaimana cara anda mendapatkan dukungan tersebut?
Menurut anda dan tim, apa saja tantangan yang muncul
dalam usaha terobosan tersebut? Apa usaha kreatif untuk
bisa mengatasi tantangan yang ada?
6) Fasilitator Pemandu Proses Evaluasi Apresiatif memandu pada setiap
evaluator untuk saling mengamati dan mencermati action plan yang
telah disusun dan mencermati kalimat visi lembaga pelatihan yang
sudah dihasilkan pada fase dream, sehingga semua evaluator
mendapatkan gambaran yang utuh tentang perubahan lembaga
pelatihan yang diinginkan di masa depan. (40 menit)
7) Fasilitator Pemandu Proses Evaluasi Apresiatif memandu pleno hasil
pembahasan dari kedua kelompok
8) Fasilitator Pengumpul, Pengolah dan Penganalisis Data merangkum
hasil pleno dalam sebuah tabel action plan (lampiran 2) untuk menjadi
kesepakatan bersama. (5 menit)
9) Fasilitator Perekam Proses dan Penyusun Laporan mencatat semua
proses kegiatan atau hal-hal yang terjadi selama kegiatan fasilitasi
evaluasi apresiatif serta mencatat dan mengingatkan waktu yang
diperlukan dalam setiap tahapan.
d. Durasi
Waktu yang digunakan dalam fase design adalah 180 menit.e.
f. Metode
1) Diskusi
2) Presentasi
3) Kesepakatan
4) Permainan
33
g. Alat dan Bahan
1) Microphone dan soundsystem
2) LCD
3) Laptop
4) Kertas flipchart
5) Kertas hvs
6. Pengawalan Langkah-langkah yang Dapat Dilakukan Melalui Perilaku Kerja
yang Disepakati (Fase Destiny)
Tahapan ini adalah kegiatan menetapkan tata nilai dan komitmen yang akan
menjadi panduan berperilaku setiap individu atau para pihak dalam
menjalankan dan mengawal program/kegiatan agar berhasil meraih tujuan
yang telah ditetapkan.
a. Tujuan
Tujuan dari kegiatan ini adalah evaluator mampu untuk merumuskan dan
menetapkan nilai-nilai komitmen yang akan menjadi panduan perilaku
(code of conduct) setiap pihak yang terlibat di dalam mengawal
terobosan/inovasi program/kegiatan hingga berhasil
b. Lingkup Kegiatan
Kegiatan ini meliputi :
1) Penjelasan tahap destiny
2) Perumusan nilai-nilai panduan perilaku
3) Kesepakatan nilai
4) Penandatanganan komitmen bersama5)
c. Uraian Kegiatan
1) Tim fasilitator memberikan games sebagai pengantar memasuki fase
destiny. Lakukan refleksi atas permainan dan arahkan evaluator untuk
mengambil sisi positif dari permainan tersebut. (10 menit)
2) Tim fasilitator menayangkan film inspiratif tentang pentingnya
penerapan nilai-nilai sebagai panduan perilaku dalam keberhasilan
menjalankan suatu program/kegiatan. (10 menit)
34
3) Fasilitator Pemandu Proses Evaluasi Apresiatif menjelaskan tujuan dari
fase Destiny, yaitu menetapkan nilai-nilai sebagai panduan perilaku
(code of conduct) dan komitmen semua pihak untuk mencapai masa
depan baru dalam penerapan standar pengelolaan di lembaga
pelatihan yang diinginkan. (10 menit)
4) Fasilitator Pemandu Proses Evaluasi Apresiatif memandu evaluator
dalam merumuskan nilai-nilai yang akan menjadi panduan perilaku
setiap pihak yang terlibat di dalam mengawal langkah-langkah strategis
dalam melakukan perubahan hingga berhasil.(30 menit)
- Tim evaluator memandu untuk menyusun tata nilai dan komitmen
yang akan menjadi panduan perilaku semua pihak untuk
mencapai suksesnya penerapan standar pengelolaan lembaga
pelatihan. Ingatkan kepada evaluator untuk mengambil nilai-nilai
prioritas yang sesuai dengan action plan yang telah disusun.
Gambaran nilai-nilai tersebut hendaknya cukup relevan dan
realistis untuk diwujudkan dalam peran-peran yang bisa diambil
dan dilakukan sebagai kontribusi nyata yang diberikan setiap
anggota untuk keberhasilan pencapaian visi organisasi.
Panduan pertanyaan diskusi yang bisa digunakan mengacu pada
Tabel 5 Isian Fase Destiny adalah :
- Nilai apa saja yang harus dibina sehingga semua pihak yang
terlibat dalam mencapai cita-cita perubahan lembaga pelatihan ?
- Berikan penjelasan dari masing-masing nilai yang ditetapkan dan
mengapa nilai tersebut penting!
5) Fasilitator Pengumpul, Pengolah dan Penganalisis Data merangkum
hasil pembahasan pada fase ini dalam sebuah matrik sebagai berikut :
Tabel 5 Isian Fase Destiny
Visi No Tata nilai yangdikembangkan
Penjelasan Motto/Tagline
1 …………..…………................... ……………..2 …………..…………................... ……………..3 …………..…………................... ……………..4 …………..…………................... ……………..5 …………….……...................dst …………dst
35
6) Fasilitator Pemandu Proses Evaluasi Apresiatif memandu evaluator
untuk membacakan nilai-nilai dan komitmen secara bersama. Agar
nilai-nilai tersebut menjadi pedoman yang mudah diingat dan menarik,
dapat dikemas menjadi tagline atau motto yang bermakna. (30 menit)
7) Fasilitator Perekam Proses dan Penyusun Laporan memandu
evaluator untuk mengisi format sesuai lampiran 1 Format Laporan
Komitmen Bersama dan mengajak semua evaluator menandatangani
hasil kesepakatan yang dihasilkan sebagai bentuk keseriusan semua
pihak didalam mengawal cita cita perubahan masa depan baru
lembaga pelatihan masyarakat. (10 menit)
8) Fasilitator Perekam Proses dan Penyusun Laporan mencatat semua
proses kegiatan atau hal-hal yang terjadi selama kegiatan fasilitasi
evaluasi apresiatif serta mencatat dan mengingatkan waktu yang
diperlukan dalam setiap tahapan.
d. Durasi
Waktu yang digunakan dalam sesi Design adalah 100 menit.
e. Metode
1) Diskusi
2) Presentasi
3) Kesepakatan
f. Alat dan Bahan
1) Microphone dan soundsystem
2) LCD
3) Laptop
4) Kertas flipchart
7. Penutup
a. Tujuan
Tujuan dari kegiatan ini adalah evaluator mampu untuk mengingat
kembali apa yang dilakukan selama diskusi dan hasil yang diperoleh dan
menegaskan komitmen bersama yang telah disepakati.
36
b. Lingkup Kegiatan
Kegiatan ini meliputi:
1) Fasilitator Pemandu Proses Evaluasi Apresiatif menguraikan kembali
aktivitas selama diskusi yang telah berlangsung dan hasil yang
diperoleh (10 menit).
2) Fasilitator Pemandu Proses Evaluasi Apresiatif menegaskan kembali
bahwa setiap evaluator telah menyepakati satu komitmen bersama
untuk mengawal gagasan perubahan hingga berhasil (10 menit).
3) Tim Fasilitator menyampaikan terima kasih atas pelaksanaan evaluasi
dan menutup kegiatan (10 menit).
c. Durasi
Waktu yang digunakan dalam sesi Penutup adalah 30 menit.
d. Metode
1) Ceramah
2) Tanya Jawab
e. Alat dan Bahan
1) Microphone dan soundsystem
37
BAB IVPELAPORAN
Prosedur dari Tahapan Pelaporan
A. Tim Fasilitator menyusun Laporan Hasil Evaluasi (LHE) penerapan pedoman
standar pengelolaan pelatihan masyarakat dengan sistematika pelaporan yang
sekurang-kurangnya seperti berikut :
1. Pendahuluan
a. Dasar Penugasan
Berisi tentang nomor, tanggal dan perihal surat penugasan.
b. Latar Belakang
Memuat deskripsi dari semua hal yang menjadi alasan/dasar tentang
mengapa dilakukan evaluasi apresiatif pada penerapan standar
pengelolaan pelatihan masyarakat
c. Tujuan
Mencakup semua hal yang menjadi tujuan dilaksanakanya evaluasi
penerapan pedoman standar pengelolaan pelatihan masyarakat.
d. Sasaran
Menjelaskan tentang poin-poin yang menjadi objek pelaksanaan evaluasi
penerapan pedoman standar pengelolaan pelatihan masyarakat.
2. Pelaksanaan
a. Waktu dan Tempat Pelaksanaan
Memuat tentang tempat dan waktu pelaksanaan diselenggarakanya
evaluasi penerapan pedoman standar pengelolaan pelatihan masyarakat.
b. Tim Pelaksana/Fasilitator
Penjelasan tentang siapa dan berbuat apa dalam pelaksanaan evaluasi
penerapan pedoman standar pengelolaan pelatihan masyarakat.
c. Evaluator
Berisi nama dan jabatan yang telah dibentuk/ditetapkan oleh pimpinan
lembaga dan/atau instansi Pembina atas saran dan masukan dari
fasilitator.
d. Metode Pengumpulan Data
38
Mencakup tentang responden, jenis dan sumber data serta apa-apa yang
dilakukan dalam pengumpulan data selama proses evaluasi apresiatif.
e. Hasil Evaluasi Apresiatif
Menjelaskan tentang proses dan hasil yang didapat dari setiap tahapan
kegiatan pelaksanaan evaluasi apresiatif.
f. Kesimpulan, Saran dan Masukan
Berisi tentang rangkuman pelaksanaan evaluasi di lapangan, kendala dan
hambatan, dan perbaikan yang harus dilakukan pada periode evaluasi
mendatang.
B. Tim Fasilitator dalam penyusunan Laporan Hasil Evaluasi (LHE) melampirkan
laporan komitmen bersama (Lampiran 1 Format Laporan Komitmen Bersama)
sebagai kelengkapan lampiran pada Laporan Hasil Evaluasi (LHE) penerapan
pedoman standar pengelolaan pelatihan masyarakat
C. Tim Fasilitator menyampaikan laporan kegiatan pelaksanaan evaluasi dan
laporan komitmen bersama kepada pimpinan Balilatfo, dan salinannya kepada
lembaga pelatihan masyarakat yang telah melaksanakan evaluasi.
39
BAB VPENUTUP
Hasil dari evaluasi penerapan pedoman standar pengelolaan pelatihan
masyarakat digunakan dalam rangka peningkatan kualitas pelayanan publik di
bidang pelatihan masyarakat untuk menghasilkan inovasi pelayanan publik menuju
terciptanya pelayanan prima. Karena sebuah evaluasi, termasuk evaluasi penerapan
pedoman standar pengelolaan pelatihan masyarakat merupakan bagian dari siklus
penjaminan mutu yang tidak terlepas dari perubahan paradigma baru dalam inovasi
pelaksanaan pelatihan masyarakat melalui manajemen kinerja yang berorientasi
pada peningkatan pelayanan publik.
Untuk dapat mencapai tujuan tersebut, para penyelenggara evaluasi harus
mengembangkan keahlian profesionalnya, termasuk mengikuti perkembangan
terbaru di bidang pelatihan masyarakat, agar dapat memberikan sumbangan yang
berarti untuk perbaikan kinerja lembaga pelatihan masyarakat.
Pelaksanaan evaluasi dengan menggunakan metode pendekatan Apresiatif
dapat dilakukan oleh internal organisasi itu sendiri maupun eksternal organisasi
(misal Komite Standarisasi Pelatihan). Agar pelaksanaan pelatihan masyarakat
berjalan baik sesuai harapan, maka pengelola lembaga pelatihan masyarakat perlu
melakukan pemantauan secara rutin dan melakukan evaluasi secara periodik.
40
Lampiran 1 Format Laporan Komitmen Bersama
K O P SURAT
NOTA DINAS
Nomor : …………………………………………………….Tanggal : …………………………………………………….Kepada : …………………………………………………….Dari : …………………………………………………….Lampiran : 1 berkas
Hal : Penyampaian Hasil Evaluasi Penerapan Pedoman StandarPengelolaan Pelatihan Masyarakat
KOMITMEN BERSAMA HASIL EVALUASI
PENERAPAN PEDOMAN STANDAR PENGELOLAAN PELATIHANMASYARAKAT
UNIT KERJA ………………………………………………
Dalam rangka pelaksanaan peraturan Menteri Desa Pembangunan DaerahTertinggal dan Transmigrasi Nomor 9 Tahun 2016 tentang Pelatihan Masyarakatyang mengamanatkan bahwa setiap lembaga pelatihan masyarakat harusmempunyai strategi tentang optimalisasi pengelolaan pelatihan masyarakat yangdapat dilakukan melalui penjaminan dan pengendalian mutu. Salah satu carapenjaminan dan pengendalian mutu adalah dengan melakukan pengawasan danevaluasi secara periodik. Dilaporkan bahwa pada Tanggal........s.d.....Bulan....Tahun...... di ............telah dilaksanakan evaluasi penerapan pedoman standarpengelolaan pelatihan masyarakat terhadap 4 (empat) komponen besarpengelolaan lembaga pelatihan masyarakat oleh tim evaluator dari............................, yang meliputi: Perencanaan; Pengorganisasian; Pelaksanaan;dan Pengendalian. Hasil evaluasi dituangkan dalam bentuk komitmen bersamamenuju perubahan yang lebih baik. Komitmen bersama yang dihasilkan oleh unitkerja .........................................adalah sebagai berikut :
1. Visi............................................................................................................................................................................................................................................................. ...................................................................................................................................
41
2. Misi............................................................................................................................. ................................................................................................................................................................................................................................................................ ...
3. Cita-cita perubahan yang akan diwujudkan dan menjadi bahan pantauan padaperiode evaluasi berikutnya disusun dalam bentuk rencana aksi (terlampir).
4. Nilai-nilai kerja yang dikembangkan............................................................................................................................................................................................................................................................. ...................................................................................................................................
Demikian disampaikan komitmen bersama hasil pelaksanan evaluasipenerapan pedoman standar pengelolaan pelatihan masyarakat di unit kerja................., dengan harapan pada tahun-tahun selanjutnya menjadi lebih baikdan terarah.
TIM EVALUATOR TTD PARTISIPAN TTD
1 12 23 3
45
MengetahuiKepala Unit kerja............................
........................................NIP. ....................................
Tembusan :1. …………………………………………………….2. …………………………………………………….3. …………………………………………………….
42
Lampiran 2 Tabel Action Plan
No Indikator Utama Terobosan Program/Kegiatan
Output/outcome Langkah/Tahapan
RencanaPelaksanaan
Sumberdaya yangdbutuhkan
Dukungan TantanganEksternal Internal
1 Perencanaan
2 Pengorganisasian
3 Pelaksanaan
4 Pengendalian
43
Lampiran 3
JADWAL KEGIATAN PELAKSANAAN EVALUASI PENERAPAN PEDOMANSTANDAR PENGELOLAAN PELATIHAN MASYARAKAT
Kegiatan lingkup kegiatan Metode Waktu Alat dan bahan Petugas
Registrasi Evaluatormelakukanregistrasi denganmengisi daftarhadir
30 menit Buku daftar hadirdan petugasregistrasi (panitia)
Panitiapelaksana
Pembukaan Acara seremonialpembukaanpelaksanaanevaluasi
30 menit Susunan acarapembukaan
Panitiapelaksana
Coffe break 15 menitOrientasi 1) Penjelasan
maksud, tujuan,dan alurpelaksanaanevaluasi
2) PenjelasanKonsepAppreciativeInquiry
- Ceramah- Diskusi- Presentasi
60 menit - Microphone &sound system
- LCD- Laptop- Alat tulis- Bahan
presentasimateri evaluasi
- Penanggungjawabkegiatan
- TimFasilitator
Bina suasana(ice breaking)
Melakukanpermainan bermaknasebagai pengantarmasuk fase define
Permainanbermakna
15 menit Disesuaikandengan rancanganpermainan yangakan dilakukan
- TimFasilitator
Fase Define 1) Menyepakatifokus bahasanperubahan.
2) Identifikasikondisi terkiniterkaitpengelolaanlembagapelatihan (bagievaluator)
- Ceramah- Diskusi- Kuesioner
120menit
- Microphone &sound system
- LCD- Laptop- Kertas HVS- Alat tulis- Bahan Paparan
- TimFasilitator
Bina suasana(ice breaking)
Melakukanpermainan bermaknasebagai pengantar
Permainanbermakna
15 menit Disesuaikandengan rancanganpermainan yang
- TimFasilitator
44
masuk fase discovery akan dilakukanTahapDiscovery
1) Penjelasanumum
2) Identifikasipengalamankeberhasilan
3) Perumusan poin-poin dari pola,faktor danstrategikeberhasilan
4) Menyepakati petainti positifkeberhasilan
- Diskusi- Ceramah- Presentasi- Testimoni
180menit
- Mikrophone dansoundsysem
- LCD- Laptop- Kertas flipchart
- TimFasilitator
Bina suasana(ice breaking)
Melakukanpermainan bermaknasebagai pengantarmasuk fase discovery
Permainanbermakna
15 menit Disesuaikandengan rancanganpermainan yangakan dilakukan
- TimFasilitator
Fase Dream 1) Penjelasan faseDream sertaketerkaitannyadengan fasesebelumnya
2) Inventarisasi cita-cita perubahan
3) Perumusan cita-cita perubahan
4) Kesepakatancita-citaperubahan
5)Mendokumentasikan cita-citaperubahan hasilkesepakatandalam bentuk“papan visi”
- Diskusi- Penayangan
Film PendekInspirasi
- Presentasi
150menit
- Mikrophone dansoundsystem
- LCD- Laptop- Film Inspiratif- Kertas HVS
- TimFasilitator
Bina suasana(ice breaking)
Melakukanpermainan bermaknasebagai pengantarmasuk fase design
Permainanbermakna
15 menit Disesuaikandengan rancanganpermainan yangakan dilakukan
- TimFasilitator
Fase Design 1) Penjelasan tahapdesign
2) Inventarisasilangkah-langkahstrategis yanginovatif
3) Penetapan
- Diskusi- Presentasi- Kesepakatan
180Menit
- Mikrophone dansoundsysem
- LCD- Laptop- Kertas flipchart- Kertas hvs
- TimFasilitator
45
prioritas langkah-langkah strategisyang inovatif
4) Penetapan urutanjangka waktupencapaianprioritas langkah-langkah strategisyang inovatif
5) Output/outcomedari setiapprogram
6) Perumusantahapan kegiatandari setiapprogram yangdirencanakan
Bina suasana(ice breaking)
Penayangan filminspiratif
C TimFasilitator
Lanjutan FaseDesign
1) Penjelasan tahapdestiny
2) Perumusan nilai-nilai panduanperilaku
3) Kesepakatan nilai4) Penandatanganan
komitmenbersama
- Diskusi- Presentasi- Kesepakatan
100menit
- Mikrophone dansoundsysem
- LCD- Laptop- Kertas flipchart
TimFasilitator
DeklarasiKomitmenbersama danPenutup
15 menit TimFasilitator
46
Lampiran 4
KUESIONEREVALUASI APRESIATIF
PENERAPAN STANDAR PENGELOLAAN PELATIHAN
MASYARAKAT
NAMA LEMBAGA PELATIHAN : …………………………………
WAKTU PELAKSANAAN EVALUASI : …………………………………
Petunjuk Pengisian :
1. Nilailah kuesioner dibawah ini berdasarkan pengalaman saudara/i didalam mengelolapelatihan
2. Berilah tanda checklist (√) pada kolom pilihan yang tersedia yang menurut saudara/ipaling tepat
3. Setelah selesai mohon untuk mengecek keseluruhan isian kuesionerjangan sampai ada yang tidak terisi atau terlewatkan.
4. Keterangan Penilaian :SK : Sangat KurangK : KurangC : CukupB : BaikBS : Baik Sekali
47
KOMPONEN PENILAIANPENILAIAN
SK K C B SB
A. TAHAP PERENCANAANPenetapan Kebijakan Pelatihan Yang Telah Ditetapkan
1. Perencanaan telah sesuai dengan kebijakanteknis sektor terkait
2. Perencanaan telah sesuai dengan kebijakanpemerintah daerah setempat?
3. Perencanaan telah sesuai dengan kebutuhanpelatihan masyarakat di daerah setempat?
Rencana Dan Program Pelatihan Yang Telah Berjalan4. Ketersediaan Sumber Daya manusia berdasarkan
jumlah, kualifikasi pendidikan dan sertifikasidengan program pelatihan yang telah berjalan
5. Kelengkapan Sarana & Prasarana yang memadaiuntuk pelatihan
6. Program program unggulan yang telah dicapai7. Penetapan Visi dan Misi8. Rencana strategis yang telah disusun9. Rencana Jangka Pendek, Menengah dan
Panjang yang telah disusun10. Rencana pelaksanaan kegiatan yang telah
disusun
Rencana Penjaminan Mutu Yang Telah Disusun11. Adanya Sertifikasi ISO12. Rencana Akreditasi Lembaga13. Penetapan Standar Operasional Prosedur14. Adanya Laporan hasil evaluasi Penyelenggaraan15. Penyusunan Panduan Mutu
Perencanaan Peningkatan Kinerja Yang Telah Disusun16. Adanya standar dan prosedur pelayanan17. Adanya maklumat pelayanan18. Adanya Layanan Pengaduan Masyarakat19. Adanya layanan konsultasi pelatihan20. Telah disusunnya laporan indeks kepuasan
masyarakat21. Telah adanya system informasi pelayanan public
48
Rencana Pengembangan Sistem Informasi22. Adanya Website sebagai sarana infomasi ke
masyarakat23. Adanya Papan Informasi24. Adanya Leaflet/brosur profil dan program
pelatihan
Kalender Pendidikan Yang Telah Disusun25. Kalender program pelatihan jangka pendek26. Kalender program pelatihan jangka Menengah27. Kalender program pelatihan jangka panjang28. Kalender/jadwal pelaksanaan tiap jenis pelatihan.
Rencana Pembiayaan Program Pelatihan29. Ketepatan antara rencana anggaran biaya
dengan realisasi pelaksanaan kegiatan30. Adanya inventarisasi kemungkinan sumber biaya
lain yang sah selain APBN/APBD
B. TAHAP PENGORGANISASIANPengelolaan sumber daya yang dimiliki dalam rangkapencapaian tujuan organisasi
1. Optimalisasi Pengelolaan SDM dengan Tata KelolaTugas dan Fungsi Pegawai?
2. Optimalisasi Pengelolaan Sarana dan prasarana3. Optimalisasi pengelolaan Dana4. Optimalisasi Pengelolaan
program/penyelenggara5. Optimalisasi administrasi & manajemen lembaga
pelatihankoordinasi yang telah dilakukan dalam rangka sinergitaspenyelenggaraan pelatihan masyarakat dengankegiatan pemberdayaan lainnya.
6. Kerjasama penyelenggaraan pelatihanmasyarakat
7. Tata kelola hubungan yang telah terjalin denganpemangku kepentingan pelatihan masyarakat.
C. TAHAP PELAKSANAANPelaksanaan Sesuai Rencana
1. Tata kelola hubungan yang telah terjalin denganpemangku kepentingan pelatihan masyarakat.
49
Pelaksanaan Pengelolaan Sistem Informasi2. Mekanisme Update Data dalam sistem informasi
lembaga3. Sarana layanan Pengaduan Masyarakat
Proses Kepemimpinan4. Reward and Punishment.5. Pembangunan iklim kerja dan budaya organisasi
yang sehat6. Pembagian tugas yang merata sesuai kompetensi
dan kualifikasi
D. TAHAP PENGENDALIANEvaluasi Internal Lembaga Pelatihan
1. Evaluasi lembaga sebagai penyelenggarapelayanan publik
2. Evaluasi terhadap lembaga tempat on job training(OJT)
3. Evaluasi pasca pelatihan dan dampak pelatihan4. Evaluasi Indeks Kepuasan Masyarakat
Evaluasi Eksternal Lembaga Pelatihan1. Evaluasi Indeks Kepuasan Masyarakat2. Evaluasi penerapan standar pelatihan, kesiapan
akreditasi dan penerapan sertifikasi3. Pengawasan Oleh Masyarakat4. Pengawasan Oleh Ombudsman