Post on 20-Jun-2015
PENYIMPANAN DAN PEMELIHARAAN REKOD
SEKSYEN KONSULTANSI DAN LATIHAN
ARKIB NEGARA MALAYSIA
SKOP
PENYIMPANAN REKOD? Maksud penyimpanan rekod Keperluan penyimpanan rekod
PEMELIHARAAN REKOD? Maksud pemeliharaan rekod Bilik rekod Kawalan rekod
BEGINIKAH CARA PENYIMPANAN REKOD PEJABAT ANDA?
ATAU BEGINI?
PENYIMPANAN REKOD
Satu kaedah menyusun dan mengesan rekod
Melibatkan satu sistem yang sistematik bagi membolehkan rekod diakses dengan cepat dan tepat pada waktu dikehendaki
Keperluan
Memerlukan:- Kaedah yang standard
ISO Peraturan dalaman/best practise
Kawalan dari segi Fizikal Intlektual
Kawalan Fizikal
Penyusunan samada:- ikut nombor atau abjad Secara menegak/memanjang
Kawalan Secara Intlektual
Manual: Buku daftar Daftar lokasi Inventori
Automasi Sistem lokasi Sistem bar coding
Apa itu pemeliharaan?
Pemeliharaan rekod bermaksud penjagaan dan pengendalian rekod dengan baik bagi mengelakkan daripada sebarang kerosakan fizikal.
Pemuliharaan rekod adalah bermaksud proses baik pulih rekod terhadap rekod yang telah rosak agar segala maklumat yang terkandung didalamnya dapat dipelihara.
- (Panduan Pengurusan Pejabat bil 5/ 2007)
PEMELIHARAAN REKOD (SAMB.)
Melibatkan Pemeliharaan pencegahan – Peringkat
Jabatan Pemuliharaan – Peringkat Jabatan &
ANM
Pemeliharaan pencegahan
Fizikal Bilik registri Bilik rekod
Kawalan dari agen perosak Faktor dalaman rekod
Bahan-bahan pembuatan seperti bahan kimia yang terkandung dalam kertas
Faktor luaran Persekitaran Manusia Bencana
Pemuliharaan Rekod
Bermaksud proses baik pulih keatas rekod yang telah rosak
Diperingkat Jabatan – minor repair tertakluk Pekeliling Perkhidmatan Bil. 5/07
Diperingkat ANM – major repair untuk simpanan kekal
Pemeliharaan Pencegahan
Bilik Registri Bilik fail atau bilik pendaftaran fail Menyimpan, menyenggara dan
mengawal rekod atau fail aktif
Bilik Rekod
Tempat simpanan dan mengawal rekod tidak aktif tetapi mempunyai nilai kekal.
Ruang simpanan sementara bagi rekod-rekod separa aktif dan tidak aktif supaya penggunaan, penyenggaraan dan pengawalan keatas rekod-rekod tersebut menjadi lebih ekonomi dan lebih cekap
Berbeza dari bilik registri
Spesifikasi Bilik Registri/Rekod
1. Lokasi Tempat yang selamat di dalam
bangunan Jabatan/Pejabat Mudah dihubungi Tidak menjadi tempat tumpuan
pelanggan
Spesifikasi Bilik Registri/Rekod
2. Struktur Ruang mestilah mencukupi untuk masa kini dan
hadapan Dibina dengan penggunaan bahan tidak mudah
terbakar Selamat dari sebarang gegaran dan runtuhan jika
berlaku kebakaran Lantai hendaklah diperbuat daripada konkrit yang
diliputi plastik atau epocy-type. Lapisan ini diperlukan bagi menghindari habuk daripada berkumpul.
Struktur (samb.)
Muatan lantai mestilah mempunyai berat
1500 kg bagi 1 meter per. Tidak banyak tingkap Ketinggian siling bagi bilik rekod ialah 45sm
(1.5 kaki) Bagi mengatasi masalah serangga, bilik
rekod dibina diatas concrete piers atau a slab of concrete at ground level
Struktur (samb.)
Bahan binaan dapat menahan kebakaran selama 4 jam dan diluluskan oleh Jabatan Bomba
Pendawaian elektrik hendaklah dilindungi dengan cara ditanam dan bermutu tinggi
Lampu jenis fluoresent light fixtures
Keselamatan Bilik Registri/Rekod
Dari aspek: Pengurusan (manusia) Fizikal bilik Rekod
Aspek Pengurusan
Bilangan staf yang bertugas Jadual bertugas staf Pergerakan staf mestilah direkodkan
Keselamatan Fizikal
Langkah-langkah keselamatan fizikal tertakluk juga kepada Bhg. 22 Arahan Keselamatan Menghadkan jalan keluar masuk dan
mengadakan kaunter-kaunter Menyediakan atau memperkukuhkan
tingkap-tingkap dan pintu-pintu dengan dilengkapi kunci keselamatan
Memperkukuhkan dinding dan siling
Keselamatan Fizikal(samb.)
Memasang alat-alat penggera ceroboh atau lain-lain alat teknik, mekanik, elektrik, dan elektronik;
Menyediakan tempat atau bilik khas untuk pelawat-pelawat
Mewujudkan perkhidmatan pengawalan keselamatan
Alat Pengesan Asap
Penyembur Air Automatik
Telefon Bomba
Hose Bomba
Alat Penggera
Kotak dan Rak
Susunan Rak
Jarak antara rak dengan siling lebih kurang 1 kaki
Jarak bahagian bawah rak dengan lantai lebih kurang 6 inci
Rekod-rekod disusun bermula dari bawah supaya mudah diambil
Kawalan Rekod
Rekod Persekitaran - udara Manusia Bencana
Rekod
Rekod tidak boleh terdedah kepada persekitaran,manusia dan ancaman bencana
Perlu dikawal
Persekitaran
Suhu Kelembapan Cahaya Air Pencemaran Faktor biologi
Persekitaran - Kawalan Udara
Dipasang dengan alat hawa dingin Mempunyai alat penyukat suhu dan
kelembapan Sistem pembuangn gas yang baik seperti air
filtration dan air handling system disediakan Peredaran udara
Dehumedifier
Jangkasuhu
Suhu
Sekiranya suhu tinggi kertas bertukar warna kekuningan dan menyebabkan berlaku proses pereputan
Perubahan suhu yang ketara akan membolehkan berlaku proses pengembangan dan pengecutan yang mana akan melemahkan gentian kertas
Mengatasi masalah suhu perlu ada hawa dingin seboleh-bolehnya 24 jam
Suhu Yang sesuai Bagi Rekod
Rekod Suhu
Kertas 18 – 22 ºC
Gambar 18 – 20 ºC
Pita video 15 – 18 ºC
Filem 10 ºC
Rekod Elektronik
10 ºC
Kelembapan
Kadar kelembapan yang tinggi akan menyebabkan fungi (kulat/cendawan)
Kulat mengeluarkan satu jenis enzim yang boleh melembutkan kertas dan memakan nutrient dalam kertas
Kadar kelembapan yang rendah akan menyebabkan kertas kering
Cara kawalan dengan menggunakan alat dehumidifier atau silika gel
KelembapanYang sesuai Bagi Rekod
Rekod Suhu
Kertas 50 –55 %
Audio Visual 25 – 45 %
Rekod Elektronik
30 – 40 %
Cahaya
Pancaran ultra-violet (UV) berpunca samada daripada cahaya matahari atau lampu
Mengakibatkan proses oksidasi dalam kertas dan menyebabkan kertas kekuningan dan melemahkan struktur kertas
Cahaya (samb.)
Mengatasinya dengan cara: Memasang langsir tebal Dinding bilik rekod dicat dengan dengan
warna putih yang mengandungi titanium dioksida
Lampu dipasang sekiranya ada keperluan sahaja
Lampu tidak secara langsung keatas rekod Rekod disimpan dalam kotak
Air
Punca berlakunya banjir, saluran paip/bumbung/atap bocor,
Menyebabkan rekod basah dan menjadi melekat, dakwat kabur dsbnya
Rekod yang basah hendaklah dikeringkan dengan kipas dalam bangunan atau menggunakan teknik pengeringan beku (freeze drying)
Air (samb.)
Cara mengelak daripada berlakunya Bilik rekod tidak dibina ditingkat bawah
bangunan (basement) Rekod tidak boleh diletak diatas lantai Sesalur air tidak melalui bilik rekod Pemeriksaan berkala keatas saluran paip,
penyembur air automatik dan struktur atap dan bumbung
Lokasi bilik rekod tidak berdekatan dengan tandas atau kantin
Api
Kebakaran boleh menyebabkan kemusnahan rekod
Cara mengatasinya; Bilik rekod ditempatkan jauh dari punca api
seperti dapur kantin, depoh minyak, stor simpanan bahan kimia
Alat pemadam api, telefon bomba dan alat pengesan kebakaran hendaklah sentiasa berfungsi
Pencemaran
Bahan-bahan pencemaran yang terdapat dalam udara seperti abu dan gas seperti sulfer dioksida, hidrogen sulphide, nitrogen dioksida dan amonia
Meresap dan bertindak balas dengan bahan kimia dalam kertas
Pencemaran (samb.)
Cara mengatasi: Memasang alat hawa dingin – yang ada
penapis udara Lokasi tidak dikawasan perusahaan Ruang sentiasa dibersihkan
Kebersihan
Bilik rekod mestilah sentiasa dibersihkan daripada habuk, sawang, dan kotoran yang lain
Cara samada disedut dengan mesin hampagas, lap atau sapu
Tidak dijadikan tempat makan atau tidur Tidak boleh dicampur dengan peralatan-
peralatan pejabat yang lain seperti tong, tayar, mesin taip lama dan sebagainya
Manusia
Cara tidak sengaja seperti merokok, makan minum,
Vendalisma yang menjejaskan keselamatan rekod seperti mencuri rekod, mengoyak rekod, membakar
Manusia (samb.)
Cara mengatasi: Meletakkan tanda seperti Dilarang
Merokok, Dilarang makan dan minum, dan Kawasan Larangan
Memberi latihan dan kempen kesedaran kepada staf Jabatan
Bencana
Bencana alam banjir, kebakaran, gempa bumi, tsunami,
Bencana yang dibuat oleh manusia sendiri seperti peperangan, kecurian, pembocoran maklumat
Bencana (sambungan)
Cara mengatasi: Menyediakan satu Pelan Tindakan
Bencana bagi rekod dalam penjagaan Pejabat Tanah
Melaksanakan program rekod penting
TERIMA KASIH