Post on 22-Jul-2019
KEMENTERIAN PENDIDIKAN MALAYSIA INSTITUT PENDIDIKAN GURU MALAYSIA
NO.KELUARAN : 10
NO.PINDAAN : 00
PROSEDUR KUALITI UMUM PENGURUSAN
TARIKH KUAT KUASA : 01.01.2018
PENYELENGGARAAN INFRASTRUKTUR
MUKA SURAT : 1/13
IPGM-PPK-PUP-06
PENYELENGGARAAN INFRASTRUKTUR
Disediakan oleh
Diluluskan oleh
Jawatan: PENGARAH SEKTOR KHIDMAT PENGURUSAN
Jawatan: REKTOR INSTITUT PENDIDIKAN GURU MALAYSIA
Tarikh: 29 Disember 2017 Tarikh: 29 Disember 2017
SALINAN TERKAWAL
Dokumen ini ialah salinan digital dan tidak memerlukan tandatangan - Jawatankuasa Kawalan Dokumen IPGM
KEMENTERIAN PENDIDIKAN MALAYSIA INSTITUT PENDIDIKAN GURU MALAYSIA
NO.KELUARAN : 10
NO.PINDAAN : 00
PROSEDUR KUALITI UMUM PENGURUSAN
TARIKH KUAT KUASA : 01.01.2018
PENYELENGGARAAN INFRASTRUKTUR
MUKA SURAT : 2/13
IPGM-PPK-PUP-06
Januari 2018
1.0 OBJEKTIF
Prosedur ini bertujuan memastikan Penyelenggaraan Infrastruktur dapat dilaksanakan
mengikut jadual berdasarkan Pelan Penyelenggaraan Infrastruktur (PPI), bajet tahunan
dan peraturan yang ditetapkan untuk menyediakan kemudahan infrastruktur yang
kondusif bagi pengurusan pentadbiran dan pelaksanaan pengajaran dan pembelajaran
di Institut Pendidikan Guru Malaysia (IPGM) dan Institut Pendidikan Guru (IPG).
2.0 SKOP
Prosedur ini digunakan oleh IPGM dan IPGK untuk mengendalikan urusan merancang,
melaksana dan memantau kerja-kerja penyelenggaraan,baik pulih dan pengubahsuaian
bangunan, kemudahan dan peralatan serta pengangkutan dan telekomunikasi.
3.0 DOKUMEN RUJUKAN
3.1. Manual Kualiti IPGM-PPK-MK-01
3.2. Tatacara Pengurusan Aset Tak Alih Kerajaan (PA Bil 2 – 2012)
3.3. Arahan Perbendaharaan
3.4. Undang-Undang Seragam Bangunan (UBBL)
3.5. Akta Jalan, Parit dan Taliair
3.6. Akta Keselamatan dan Kesihatan Pekerja
3.7. Undang-Undang Kecil Pihak Berkuasa Tempatan
3.8. Akta Bekalan Elektrik 1990 & Peraturan Elektrik 1994
3.9. COPPA – Code of Practice for Programme Accreditation
4.0 DEFINISI
4.1. Definisi
4.1.1. Aset Tak Alih – bermaksud aset kekal/tetap atau bersifat kekal/tetap
berada pada tempatnya, tidak boleh dialih atau sukar dialihkan atau usaha
KEMENTERIAN PENDIDIKAN MALAYSIA INSTITUT PENDIDIKAN GURU MALAYSIA
NO.KELUARAN : 10
NO.PINDAAN : 00
PROSEDUR KUALITI UMUM PENGURUSAN
TARIKH KUAT KUASA : 01.01.2018
PENYELENGGARAAN INFRASTRUKTUR
MUKA SURAT : 3/13
IPGM-PPK-PUP-06
Januari 2018
untuk buka semula/penanggalan memerlukan keperluan kepakaran
teknikal atau perundangan yang berkaitan termasuk aset tak alih warisan.
4.1.2. Pelan Penyelenggaraan Infrastruktur – Dokumen penyataan yang
menjelaskan operasi,polisi dan strategi setiap kementerian/ jabatan/ agensi
dalam melaksanakan PATA.
4.1.3. Penyelenggaraan/Penyenggaraan – Satu gabungan semua aspek
teknikal dan tindahan pentadbiran yang berkaitan dengan tujuan
mengekalkan datau menjaga sesuatu binaan,sistem atau peralatan supaya
beroperasi mengikut fungsi yang ditetapkan.
4.1.4. Penyelenggaraan Am/Rutin/Berkala bermaksud penyelenggaraan yang
dilakukan ke atas infrastruktur mengikut jangka masa yang dicatatkan
dalam peraturan semasa atau manual infrastruktur berkenaan.
4.1.5. Penyelenggaraan Pembaikan bermaksud penyelenggaraan yang
dilakukan ke atas infrastruktur apabila berlaku kerosakan atau kegagalan
supaya aset dapat berfungsi semula mengikut piawaian yang ditetapkan.
4.1.6. Penyelenggaraan Kecemasan bermaksud penyelenggaraan perlu
dilakukan segera di atas sebab yang boleh menjejaskan
keselamatan/kerugian kepada kerajaan sekiranya tidak diselenggara
dengan segera.
4.1.7. Penyelenggaraan Secara Dalaman (In-House) bermaksud pengendalian
penyelenggaraan dilaksanakan sepenuhnya oleh kementerian/ jabatan/
agensi sendiri. Kerja-kerja penyelenggaraan dilaksanakan sepenuhnya
KEMENTERIAN PENDIDIKAN MALAYSIA INSTITUT PENDIDIKAN GURU MALAYSIA
NO.KELUARAN : 10
NO.PINDAAN : 00
PROSEDUR KUALITI UMUM PENGURUSAN
TARIKH KUAT KUASA : 01.01.2018
PENYELENGGARAAN INFRASTRUKTUR
MUKA SURAT : 4/13
IPGM-PPK-PUP-06
Januari 2018
menggunakan tenaga jabatan dan/ atau sebahagiannya melalui kontrak
kecil mengikut skop yang ditetapkan.
4.1.8. Penyelenggaraan Secara Luaran (Outsourcing) - Pengendalian
penyenggaraan dilaksanakan sepenuhnya secara kontrak oleh pihak
pembekal perkhidmatan/ kontraktor yang dilantik. Skop kontrak luaran ini
merangkumi kerja-kerja perkhidmatan pengurusan, operasi dan
penyenggaraan, kerja-kerja kecil dan perundingan teknikal bagi sesuatu
fasiliti/premis. Kementerian/ jabatan/ agensi bertanggungjawab untuk
mengawalselia kerja-kerja yang dilaksanakan oleh pihak yang dilantik.
4.1.9. Infrastruktur bermaksud kemudahan asas yang melibatkan aspek-aspek
sivil, elektrikal dan mekanikal.
4.1.10. Sivil meliputi bangunan, paip air, saliran, sistem pembetungan,
kemudahan sukan dan jalan raya.
4.1.11. Eletrikal bermaksud pemasangan dan pendawaian elektrik.
4.1.12. Mekanikal meliputi sistem hawa dingin, pencegah kebakaran, pam
booster, lif dan lain-lain yang berhubung dengan mesin dan jentera.
4.1.13. Kemudahan Sukan bermaksud arena atau lengkapan bagi semua jenis
permainan seperti gelanggang tenis, padang bola sepak, trek olahraga dan
lain-lain.
4.1.14. Kemudahan PdP bermaksud infrastruktur yang digunakan untuk tujuan
penyampaian pengajaran dan pembelajaran seperti bilik kuliah, makmal,
perpustakaan, bilik simulasi, bengkel dan sebagainya.
KEMENTERIAN PENDIDIKAN MALAYSIA INSTITUT PENDIDIKAN GURU MALAYSIA
NO.KELUARAN : 10
NO.PINDAAN : 00
PROSEDUR KUALITI UMUM PENGURUSAN
TARIKH KUAT KUASA : 01.01.2018
PENYELENGGARAAN INFRASTRUKTUR
MUKA SURAT : 5/13
IPGM-PPK-PUP-06
Januari 2018
4.1.15. Jawatankuasa Penyelenggaraan Infrastruktur merujuk kepada
jawatankuasa yang bertanggungjawab memantau penyampaian
perkhidmatan penyelenggaraan yang dilaksanakan yang terdiri daripada
Wakil Pemilik Aset, Pengurus Aset, Pengendali Aset.
4.1.16. Wakil Pemilik Aset merujuk kepada Pengurusan di peringkat Institusi
Induk yang terdiri daripada Rektor atau Timbalan Rektor.
4.1.17. Pengurus Aset merujuk kepada Pengurusan di peringkat premis yang
terdiri daripada Pengarah, Timbalan Pengarah dan Ketua Unit Khidmat
Pengurusan atau Ketua Jabatan atau mana-mana yang telah dipersetujui di
dalam Mesyuarat Pengurusan Penyelenggaraan.
4.1.18. Unit Pengurusan Fasiliti (UPF) – bertindak sebagai pengurus
aset/premis. Bertanggung jawab untuk membentuk dan melantik pasukan
kakitangan penyenggaraan/penyelenggaraan dalaman. Terdiri daripada
Pegawai Teknikal Fasititi (PTF), Pegawai Daftar dan Data Fasiliti (PDF),
Pegawai Operasi Fasiliti (POF) dan Pegawai Inspektorat Fasiliti (PIF).
4.1.19. Mesyuarat Jawatan Kuasa Tindakan Pembangunan IPG – Mesyuarat
Berkala setiap Suku Tahun bagi membincangkan isu-isu penyelenggaraan
dan pembangunan insfrastruktur IPG Kampus. Keahlian : Rektor, Timbalan
Rektor, Pengarah di peringkat IPGM dan Pengarah IPG Kampus.
4.1.20. Mesyuarat Pengurusan Penyelenggaraan & Pembangunan
Infrastruktur – Mesyuarat di peringkat Pengurusan IPG Kampus yang
membincangkan isu-isu penyelenggaraan dan pembangunan infrastruktur
kampus atau mana mana mesyurat yang menfokuskan kepada
penyelenggaraan dan pembangunan infrastruktur di peringkat kampus.
KEMENTERIAN PENDIDIKAN MALAYSIA INSTITUT PENDIDIKAN GURU MALAYSIA
NO.KELUARAN : 10
NO.PINDAAN : 00
PROSEDUR KUALITI UMUM PENGURUSAN
TARIKH KUAT KUASA : 01.01.2018
PENYELENGGARAAN INFRASTRUKTUR
MUKA SURAT : 6/13
IPGM-PPK-PUP-06
Januari 2018
4.2 Singkatan
PI Penyelenggaraan Infrastruktur
PPI Pelan Penyelenggaraan Infrastruktur
UPF Unit Pengurusan Fasiliti
PTF Pegawai Teknikal Fasiliti
PDF Pegawai Daftar & Data Fasiliti
POF Pegawai Operasi Fasiliti
PTF Pegawai Teknikal Fasiliti
mySPATA Sistem Pengurusan Aset Tak Alih
IPGK Institut Pendidikan Guru Kampus
IPGM Institut Pendidikan Guru Malaysia
JKTP IPG Mesyuarat Jawatan Kuasa Tindakan Pembangunan IPG
JKPI Jawatankuasa Penyelenggaraan Infrastruktur
ASL Agreed Service Level (Tahap Perkhidmatan Dipersetujui)
JKR Jabatan Kerja Raya
ABM Anggaran Belanja Mengurus
KPM Kementerian Pendidikan Malaysia
BPPA Bahagian Perolehan dan Pengurusan Aset
KEMENTERIAN PENDIDIKAN MALAYSIA INSTITUT PENDIDIKAN GURU MALAYSIA
NO.KELUARAN : 10
NO.PINDAAN : 00
PROSEDUR KUALITI UMUM PENGURUSAN
TARIKH KUAT KUASA : 01.01.2018
PENYELENGGARAAN INFRASTRUKTUR
MUKA SURAT : 7/13
IPGM-PPK-PUP-06
Januari 2018
1. Mengenal pasti dan menyediakan senarai penyelenggaraan
berkala dan penyelenggaraan kecil untuk penyediaan Anggaran Belanja Mengurus.
2. Merancang jadual pelaksanaan Mesyuarat JPKI dan JKTP IPG serta jadual perancangan penyelenggaraan infrastruktur.
3. Melaksanakan kajian Pengurusan Risiko Penyelenggaraan Infrastruktur
1. Mengemukakan status kemajuan kerja dan prestasi perbelanjaan
bagi peruntukan yang telah diturunkan.
2. Menjalankan pemantauan dan penambahbaikan seperti dalam jadual pemantauan infrastruktur.
3. Menjalankan pemantauan secara rawak terhadap IPG Kampus.
1. Membentangkan Laporan Status penyelenggaraan di dalam Mesyuarat
JKPI dan menghantar Laporan Penyelenggaraan Infrastruktur 2 kali
setahun kepada IPGM.
2. Menyenaraikan analisis pemantauan dan penambahbaikan untuk
perancangan penyelenggaran bagi ABM tahun berikutnya.
3. Melaksanakan cadangan penambahbaikan dan pengurusan risiko.
5.0 RINGKASAN PROSES PLAN-DO-CHECK-ACT (PDCA)
1. Mengemukakan permohonan ABM kepada Bahagian Kewangan KPM
2. Menyelaraskan senarai penyelenggaraan berdasarkan kelulusan bajet tahunan.
3. Menyediakan dan menghantar dokumen bagi permohonan peruntukan penyelenggaraan kecemasan
4. Melaksanakan projek pembaikan/pemulihan/penyelenggaraan setelah peruntukan diterima.
D
P A
C
KEMENTERIAN PENDIDIKAN MALAYSIA INSTITUT PENDIDIKAN GURU MALAYSIA
NO.KELUARAN : 10
NO.PINDAAN : 00
PROSEDUR KUALITI UMUM PENGURUSAN
TARIKH KUAT KUASA : 01.01.2018
PENYELENGGARAAN INFRASTRUKTUR
MUKA SURAT : 8/13
IPGM-PPK-PUP-06
Januari 2018
Tidak
Ya
PROSES KERJA 6.0 : PROSEDUR PENGURUSAN ADUAN
TANGGUNG
JAWAB CARTA ALIR – CARTA PROSEDUR D3 OUTPUT
Unit Aduan
Unit Aduan
Unit Aduan
Unit Aduan
POF/ Kontraktor
Fasiliti
Unit Aduan
POF/ Kontraktor
Fasiliti
POF/ Kontraktor
Fasiliti
POF/ Kontraktor
Fasiliti
JKR.PATA.F7/2
JKR.PATA.F7/3
JKR.PATA.F7/4
JKR.PATA.F7/3
JKR.PATA.F7/4
JKR.PATA.F7/3
Carta Prosedur D4
Carta Prosedur D5
Carta Prosedur D6
JKR.PATA.F7/3
mySPATA
Terima rekod aduan
Verifikasi ketepatan aduan
Daftar aduan
Maklum tindakan susulan kepada pengguna
Di bawah kawalan kementerian/jabatan/agensi
Maklumkan kepada pengadu
Siasat dan kenal pasti kerosakan/ masalah dan maklumkan tindakan awalan kepada unit aduan
Kemas kini daftar aduan
Laksana tindakan pembaikan mengikut prosedur D4, D5 dan D6
Tamat
Kemas kini pangkalan data yang berkaitan
Maklumkan kepada pengadu
Maklumkan kepada kementerian/ jabatan/agensi bertanggungg jawab
Mula
KEMENTERIAN PENDIDIKAN MALAYSIA INSTITUT PENDIDIKAN GURU MALAYSIA
NO.KELUARAN : 10
NO.PINDAAN : 00
PROSEDUR KUALITI UMUM PENGURUSAN
TARIKH KUAT KUASA : 01.01.2018
PENYELENGGARAAN INFRASTRUKTUR
MUKA SURAT : 9/13
IPGM-PPK-PUP-06
Januari 2018
PROSES KERJA 6.1 : PROSEDUR PELAKSANAAN PENYELENGGARAAN INFRASTRUKTUR
SECARA DALAMAN – SECARA TENAGA JABATAN
TANGGUNG
JAWAB CARTA ALIR - CARTA PROSEDUR D4 OUTPUT
POF
PTF yang
bertanggung
jawab
POF
POF
POF
Pasukan Kerja
POF
POF
POF
Carta Prosedur D2
Carta Prosedur D3
Pekeliling
Perbendaharaan yang
berkuat kuasa
Carta Prosedur D5
mySPATA
Terima arahan kerja sama ada melalui aduan/PPM
Secara Tenaga Jabatan
Tentukan kaedah pelaksanaan
Sediakan peralatan dan bahan kerja mengikut keperluan
Tentukan pasukan berdasarkan skop kerja
Laksana OPA
Kemaskini pangkalan data
Capai ASL/ spesifikasi
Selia dan pantau OPA
Tamat
Uruskan pengesahan pengadu*/PTF
Rujuk Carta Prosedur D5
Secara Pelantikan Kontraktor
Tidak
Ya
Mula
*Arahan kerja melalui aduan **Arahan kerja melalui PPM
KEMENTERIAN PENDIDIKAN MALAYSIA INSTITUT PENDIDIKAN GURU MALAYSIA
NO.KELUARAN : 10
NO.PINDAAN : 00
PROSEDUR KUALITI UMUM PENGURUSAN
TARIKH KUAT KUASA : 01.01.2018
PENYELENGGARAAN INFRASTRUKTUR
MUKA SURAT : 10/13
IPGM-PPK-PUP-06
Januari 2018
Ya
PROSES KERJA 6.2 : PROSEDUR PELAKSANAAN PENYELENGGARAAN INFRASTRUKTUR SECARA DALAMAN –
LANTIKAN KONTRAKTOR
TANGGUNG
JAWAB CARTA ALIR - CARTA PROSEDUR D5 OUTPUT
PTF yang
bertanggungjawab
PTF yang
bertanggungjawab
PTF yang
bertanggungjawab
POF
POF
POF & PTF yang
bertanggungjawab
POF
Pekeliling
Perbendaharaan
berkuat kuasa
Carta Prosedur D7
Syarat-syarat kontrak
Syarat-syarat kontrak
Syarat-syarat kontrak
Syarat-syarat kontrak
Syarat-syarat kontrak
Syarat-syarat kontrak
mySPATA
Tentukan kaedah perolehan
Urus pentadbiran kontrak
Sediakan dokumen dan laksana perolehan(*)
Sah dan sediakan dokumen pembayaran kemajuan
Selia dan pantau pelaksanaan OPA
Pengurusan penamatan/ penutupan kontrak
Bayaran akhir?
Kemas kini pangkalan data
Tamat
Rujuk syarat-syarat kontrak
Batal kontrak
Tidak
Ya
Mula
* Dokumen Perolehan - Skop kerja
- Spesifikasi
- Dokumen sokongan
- Syarat-syarat kontrak
perjanjian tahap
pekhidmatan
Capai ASL/ spesifikasi Tidak
Ya
Tid
ak
KEMENTERIAN PENDIDIKAN MALAYSIA INSTITUT PENDIDIKAN GURU MALAYSIA
NO.KELUARAN : 10
NO.PINDAAN : 00
PROSEDUR KUALITI UMUM PENGURUSAN
TARIKH KUAT KUASA : 01.01.2018
PENYELENGGARAAN INFRASTRUKTUR
MUKA SURAT : 11/13
IPGM-PPK-PUP-06
Januari 2018
PROSES KERJA 6.3 : PROSEDUR PELAKSANAAN PENYELENGGARAAN INFRASTRUKTUR
TANGGUNG
JAWAB CARTA ALIR - CARTA PROSEDUR D6 OUTPUT
PTF yang
bertanggungjawab
PTF yang
bertanggungjawab
PTF yang
bertanggungjawab
POF
POF
POF & PTF yang
bertanggungjawab
POF & PTF yang
bertanggungjawab
POF
Pekeliling
Perbendaharaan
berkuat kuasa
Carta Prosedur D7
Syarat-syarat kontrak
Syarat-syarat kontrak
Syarat-syarat kontrak
Syarat-syarat kontrak
Syarat-syarat kontrak
mySPATA
Tentukan kaedah perolehan
Urus pentadbiran kontrak
Sediakan dokumen dan laksana perolehan(*)
Selia dan pantau pelaksanaan OPA / pengurusan fasiliti
Rujuk syarat-syarat kontrak
Batal kontrak
Tidak
Mula
* Dokumen Perolehan - Skop kerja
- Spesifikasi
- Dokumen sokongan
- Syarat-syarat kontrak
- Perjanjian tahap
pekhidmatan (ASL)
Tidak
Sah dan sediakan dokumen pembayaran
Pengurusan penamatan/ penutupan kontrak
Bayaran akhir?
Pantau kemas kini pangkalan data oleh kontraktor Fasiliti
Tamat
Capai?
Ya
Tid
ak
Ya
Pengurukuran pencapaian ASL/ Spesifikasi Bulanan/ Akhir
Ya
KEMENTERIAN PENDIDIKAN MALAYSIA INSTITUT PENDIDIKAN GURU MALAYSIA
NO.KELUARAN : 10
NO.PINDAAN : 00
PROSEDUR KUALITI UMUM PENGURUSAN
TARIKH KUAT KUASA : 01.01.2018
PENYELENGGARAAN INFRASTRUKTUR
MUKA SURAT : 12/13
IPGM-PPK-PUP-06
Januari 2018
Tender
Sebutharga
Undi
PROSES KERJA 6.4 : PROSEDUR KERJA PEROLEHAN PELAKSANAAN PENYELENGGARAAN
INFRASTRUKTUR
TANGGUNG
JAWAB CARTA ALIR - CARTA PROSEDUR D7 OUTPUT
PTF yang
bertanggungjawab
PTF yang
bertanggungjawab
Jawatan Kuasa
Perolehan
POF & PTF yang
bertanggungjawab
POF & PTF yang
bertanggungjawab
POF
Carta Prosedur D5/6
Pekeliling
Perbendaharaan
berkuat kuasa
Pekeliling
Perbendaharaan
berkuat kuasa
Syarat-syarat kontrak
Syarat-syarat kontra
Terima Cadangan Kerja
Tentukan Jenis Perolehan
Kecemasan
Angaran Kos
Mula
* Dokumen Perolehan - Skop kerja
- Spesifikasi
- Dokumen sokongan
- Syarat-syarat kontrak
- Perjanjian tahap
pekhidmatan (ASL)
Lantik Kontraktor
Terima Keputusan JK Sebutharga/Perolehan
Laksana Kawal Selia, Penyeliaan
Tamat
Ya Tidak
Pembelian Terus