Post on 05-Feb-2018
SIRI KULIAHPENGURUSAN PENTADBIRAN UNIVERSITI
PENGURUSAN MINIT MESYUARAT
oleh :
Abdul Razib bin Hj ShahuddinTimbalan PendaftarPejabat Naib Canselor
23 Februari 2016abdrazib@utm.my
PENGURUSAN MINIT MESYUARAT
oleh :
Abdul Razib bin Hj ShahuddinTimbalan PendaftarPejabat Naib Canselor
23 Februari 2016abdrazib@utm.my
1
PENGISIAN SIRI KULIAH
Bahagian A - Pengenalan
Bahagian B – Perkongsian
2
Bahagian B – Perkongsian
Bahagian C - Rumusan
PANDUAN & RUJUKAN
i. PKPA Bil 2 Tahun 1991 – Panduan Pengurusan Mesyuaratdan Urusan Jawatankuasa - Jawatankuasa Kerajaan
ii. Arahan Pentadbiran Ketua Pengarah MAMPU Bil 6 Tahun2014 – Panduan Pengurusan Mesyuarat dan Penulisan MinitMesyuarat
iii. Panduan dan Tatacara Pengurusan Mesyuarat (2010),Pejabat Pendaftar UTM
i. PKPA Bil 2 Tahun 1991 – Panduan Pengurusan Mesyuaratdan Urusan Jawatankuasa - Jawatankuasa Kerajaan
ii. Arahan Pentadbiran Ketua Pengarah MAMPU Bil 6 Tahun2014 – Panduan Pengurusan Mesyuarat dan Penulisan MinitMesyuarat
iii. Panduan dan Tatacara Pengurusan Mesyuarat (2010),Pejabat Pendaftar UTM
3
DEFINISI
Minit – catatan berkaitan apa yang telah diperkatakan (dibincangkan)atau dipersetujui (dalam mesyuarat, perundingan dll.)
Kamus Dewan Edisi ketiga 2002
Minutes are the official record of an organization. It is crucial that theyare accurate since they are the legal record of the proceedings andactions of the organization
http://nancysylvester.com/docs/Resources/articles/meeting_minutes.html
Minit ialah satu rekod atau kenyataan bertulis secara formal mengenaicatatan ke atas sesuatu perbincangan dan keputusan yang dicapaioleh perbincangan tersebut sebagai bahan rujukan, tindakan susulandan pelaporan semula diperbincangan akan datang.
https://ms.wikipedia.org/wiki/Mesyuarat
Minit – catatan berkaitan apa yang telah diperkatakan (dibincangkan)atau dipersetujui (dalam mesyuarat, perundingan dll.)
Kamus Dewan Edisi ketiga 2002
Minutes are the official record of an organization. It is crucial that theyare accurate since they are the legal record of the proceedings andactions of the organization
http://nancysylvester.com/docs/Resources/articles/meeting_minutes.html
Minit ialah satu rekod atau kenyataan bertulis secara formal mengenaicatatan ke atas sesuatu perbincangan dan keputusan yang dicapaioleh perbincangan tersebut sebagai bahan rujukan, tindakan susulandan pelaporan semula diperbincangan akan datang.
https://ms.wikipedia.org/wiki/Mesyuarat
Bahagian A : Pengenalan 4
JENIS MESYUARAT
MESYUARAT BERSIRI MESYUARAT KHAS MESYUARATPERUNDINGAN
Berkala dan adakesinambungan Ad Hoc Mengikut Keperluan
Melebihi sekali dalamtempoh tertentu
Sekali atau beberapa kalimengikut keperluan Berkala
5Bahagian A : Pengenalan
Ahli mesyuarat mengikutjawatan/fungsi
Ahli mesyuarat terdiri daripadapelbagai kepakaran
Antara konsultan danpelanggan
Agenda mesyuarattersusun dan tetap
Agenda mesyuarat ringkastetapi terperinci
Untuk mendapatkanpersetujuan dan kelulusan
Nama mesyuarat menjelaskantujuan/ fungsi
Pembentangan Usul danCadangan
• Menyelesaikan cabaran, mengenal pasti peluang dan inisiatif baru;• Menggalakkan percambahan fikiran dan penjanaan idea di dalam
memacu organisasi;• Menghidupkan ekosistem inovasi yang segar, meriah, intelektual,
inovatif, beradab dan bertanggungjawab;• Mencungkil idea dalam konteks ekosistem inovasi;• Dapat berkongsi idea dan pandangan daripada ahli mesyuarat
berkaitan isu tertentu;• Dapat membuat keputusan berdasarkan suara ramai/majoriti;• Dapat menyampaikan dan berkongsi perutusan atau pesanan
daripada Pihak Pengurusan Tertinggi;• Berkongsi maklumat dan perkembangan berkaitan isu-isu di bawah
bidang kuasa ahli mesyuarat;• Dapat mengenalpasti punca permasalahan yang berlaku serta
menetapkan cara penyelesaiannya;• Dapat membuat dan memantau perjalanan tugasan yang diberikan
kepada ahli mesyuarat dengan lebih berkesan.
KEBAIKAN MESYUARAT• Menyelesaikan cabaran, mengenal pasti peluang dan inisiatif baru;• Menggalakkan percambahan fikiran dan penjanaan idea di dalam
memacu organisasi;• Menghidupkan ekosistem inovasi yang segar, meriah, intelektual,
inovatif, beradab dan bertanggungjawab;• Mencungkil idea dalam konteks ekosistem inovasi;• Dapat berkongsi idea dan pandangan daripada ahli mesyuarat
berkaitan isu tertentu;• Dapat membuat keputusan berdasarkan suara ramai/majoriti;• Dapat menyampaikan dan berkongsi perutusan atau pesanan
daripada Pihak Pengurusan Tertinggi;• Berkongsi maklumat dan perkembangan berkaitan isu-isu di bawah
bidang kuasa ahli mesyuarat;• Dapat mengenalpasti punca permasalahan yang berlaku serta
menetapkan cara penyelesaiannya;• Dapat membuat dan memantau perjalanan tugasan yang diberikan
kepada ahli mesyuarat dengan lebih berkesan.
6Bahagian A : Pengenalan
AUKU 1971, Perlembagaan UTMSubseksyen 16 (3)
Minit
1. Pihak Berkuasa hendaklah menyebabkan minit segalamesyuaratnya disenggarakan dan disimpan dalam bentuksepatutnya.
2. Minit yang dibuat mengenai mesyuarat Pihak Berkuasa hendaklah,jika ditandatangani dengan sewajarnya, diterima sebagaiketerangan dalam segala prosiding undang-undang tanpa buktiselanjutnya
3. Tiap-tiap mesyuarat Pihak Berkuasa berkenaan dengan prosidingyang mengenainya minit telah dibuat sedemikian hendaklahdisifatkan telah dipanggil dan diadakan dengan sewajarnya dansemua ahli pada mesyuarat itu layak dengan sewajarnya untukbertindak.
Minit
1. Pihak Berkuasa hendaklah menyebabkan minit segalamesyuaratnya disenggarakan dan disimpan dalam bentuksepatutnya.
2. Minit yang dibuat mengenai mesyuarat Pihak Berkuasa hendaklah,jika ditandatangani dengan sewajarnya, diterima sebagaiketerangan dalam segala prosiding undang-undang tanpa buktiselanjutnya
3. Tiap-tiap mesyuarat Pihak Berkuasa berkenaan dengan prosidingyang mengenainya minit telah dibuat sedemikian hendaklahdisifatkan telah dipanggil dan diadakan dengan sewajarnya dansemua ahli pada mesyuarat itu layak dengan sewajarnya untukbertindak.
7Bahagian A : Pengenalan
Pihak Berkuasa
Pihak Berkuasa Universiti ialah Lembaga, Senat,Jawatankuasa Pengurusan Universiti atau denganapa-apa jua nama disebut, Fakulti, Sekolah, Pusat,Akademi, Institut, Jawatankuasa Pengajian,Jawatankuasa Pemilih, Jawatankuasa KebajikanPekerja, Jawatankuasa Kebajikan Pelajar, dan badanlain sebagaimana yang ditetapkan oleh statutsebagai Pihak Berkuasa Universiti.
Sumber : AUKU 1971, Perlembagaan UTM Subseksyen 16(3)
PIHAK BERKUASA UNIVERSITI
Pihak Berkuasa
Pihak Berkuasa Universiti ialah Lembaga, Senat,Jawatankuasa Pengurusan Universiti atau denganapa-apa jua nama disebut, Fakulti, Sekolah, Pusat,Akademi, Institut, Jawatankuasa Pengajian,Jawatankuasa Pemilih, Jawatankuasa KebajikanPekerja, Jawatankuasa Kebajikan Pelajar, dan badanlain sebagaimana yang ditetapkan oleh statutsebagai Pihak Berkuasa Universiti.
Sumber : AUKU 1971, Perlembagaan UTM Subseksyen 16(3)
8Bahagian A : Pengenalan
MINIT MESYUARAT
Penting sebagai :
• Laporan• Rekod• Rujukan• Mengambil tindakan• Menggambarkan peribadi pengerusi,
setiausaha dan ahli mesyuarat• Imej Jabatan/Bahagian
Penting sebagai :
• Laporan• Rekod• Rujukan• Mengambil tindakan• Menggambarkan peribadi pengerusi,
setiausaha dan ahli mesyuarat• Imej Jabatan/Bahagian
9Bahagian A : Pengenalan
DIALOG / MONOLOG
• Sukarkah menulis minit mesyuarat?• Mengapa saya perlu menulis minit
mesyuarat?• Saya telah tulis sehabis baik, tapi masih
ada pindaan?• Stress betul menulis minit mesyuarat!• Saya tak faham apa yang dibincang
tadi!• Ini bukan kerja saya. Saya bukan
pencatat minit.
• Sukarkah menulis minit mesyuarat?• Mengapa saya perlu menulis minit
mesyuarat?• Saya telah tulis sehabis baik, tapi masih
ada pindaan?• Stress betul menulis minit mesyuarat!• Saya tak faham apa yang dibincang
tadi!• Ini bukan kerja saya. Saya bukan
pencatat minit.
10Bahagian A : Pengenalan
PENULISAN MINIT MESYUARAT
• Berbeza mengikut tujuan mesyuarat• Diadakan bentuk bengkel/percambahan
fikiran dan perbincangan.• Minit juga berbeza format mengikut institusi
tertentu.• Yang penting ada catatan untuk rujukan
dan tindakan
• Berbeza mengikut tujuan mesyuarat• Diadakan bentuk bengkel/percambahan
fikiran dan perbincangan.• Minit juga berbeza format mengikut institusi
tertentu.• Yang penting ada catatan untuk rujukan
dan tindakan
11Bahagian A : Pengenalan
CARA MENULIS MINIT MESYUARAT,(ZAMRI, 2003)
1. PENCERITAAN
Iaitu minit yang ditulis dengan panjang lebar dan memuatkan perbincanganserta menyatakan :
i. Ahli yang bercakap,ii. Mencadangkan serta menyokong sesuatu keputusan, di sampingiii. Nama ahli yang membangkang daniv. Juga ahli yang diserahkan tugasan.
Biasanya minit jenis ini ditulis dalam mesyuarat yang jarang-jarang diadakan.Tujuannya untuk mengelakkan daripada ahli dan pengerusi terlupa akansemangat perbincangan apabila bermesyuarat semula, mungkin setahun ataudua tahun akan datang. Mesyuarat Agung sesuatu pertubuhan biasanyamenggunakan minit jenis ini.
1. PENCERITAAN
Iaitu minit yang ditulis dengan panjang lebar dan memuatkan perbincanganserta menyatakan :
i. Ahli yang bercakap,ii. Mencadangkan serta menyokong sesuatu keputusan, di sampingiii. Nama ahli yang membangkang daniv. Juga ahli yang diserahkan tugasan.
Biasanya minit jenis ini ditulis dalam mesyuarat yang jarang-jarang diadakan.Tujuannya untuk mengelakkan daripada ahli dan pengerusi terlupa akansemangat perbincangan apabila bermesyuarat semula, mungkin setahun ataudua tahun akan datang. Mesyuarat Agung sesuatu pertubuhan biasanyamenggunakan minit jenis ini.
12Bahagian A : Pengenalan
2. TINDAKAN
Iaitu minit yang ditulis dengan ringkas sahaja. Ia biasanya memuatkankeputusan atau hasil perbincangan serta siapa yang dipertanggungjawabkan.
Ia juga merupakan cara menulis minit yang paling popular, khususnyadalam mesyuarat jawatankuasa atau firma dan agensi keranamesyuarat tersebut sering diadakan atau diadakan secara berkalaseperti setiap bulan atau setiap dua minggu.
Justeru, ia tidak memerlukan penceritaan yang panjang lebar.Mesyuarat-mesyuarat operasi dan pengurusan biasanyamenggunakan minit jenis ini.
CARA MENULIS MINIT MESYUARAT,(ZAMRI, 2003)
2. TINDAKAN
Iaitu minit yang ditulis dengan ringkas sahaja. Ia biasanya memuatkankeputusan atau hasil perbincangan serta siapa yang dipertanggungjawabkan.
Ia juga merupakan cara menulis minit yang paling popular, khususnyadalam mesyuarat jawatankuasa atau firma dan agensi keranamesyuarat tersebut sering diadakan atau diadakan secara berkalaseperti setiap bulan atau setiap dua minggu.
Justeru, ia tidak memerlukan penceritaan yang panjang lebar.Mesyuarat-mesyuarat operasi dan pengurusan biasanyamenggunakan minit jenis ini.
Bahagian A : Pengenalan
3. GABUNGAN
Iaitu minit yang ditulis dengan mengadunkan cara penceritaan dantindakan.
Dalam minit ini biasanya dicatat ringkasan perbincangan, apakeputusan yang dbuat serta siapa yang bertanggungjawab.
Cara ini sesuai bagi ahli-ahli yang terlalu sibuk dan tidak cukup masa untukMembaca minit yang panjang. Bagaimanapun, ia memerlukan sedikit rujukanuntuk dijadikan landasan untuk membuat keputusan berikutnya.
Biasanya mesyuraat ahli lembaga pengarah danpengurusan tertinggi sesebuah organisasi menggemari minit jenis ini.
CARA MENULIS MINIT MESYUARAT,(ZAMRI, 2003)
3. GABUNGAN
Iaitu minit yang ditulis dengan mengadunkan cara penceritaan dantindakan.
Dalam minit ini biasanya dicatat ringkasan perbincangan, apakeputusan yang dbuat serta siapa yang bertanggungjawab.
Cara ini sesuai bagi ahli-ahli yang terlalu sibuk dan tidak cukup masa untukMembaca minit yang panjang. Bagaimanapun, ia memerlukan sedikit rujukanuntuk dijadikan landasan untuk membuat keputusan berikutnya.
Biasanya mesyuraat ahli lembaga pengarah danpengurusan tertinggi sesebuah organisasi menggemari minit jenis ini.
14Bahagian A : Pengenalan
PETUA PENULISAN MINIT• FAKTA, bukan tanggapan peribadi
• PADAT, bukan bercerita
• TEPAT, bukan panjang berjela
• JELAS, bukan berkias dan berbunga-bunga
• BAHASA TULISAN, bukan bahasa lisan
• BAHASA ISTILAH, bukan loghat tempatan
• PROFESSIONAL, unjukan kematangan
• FAKTA, bukan tanggapan peribadi
• PADAT, bukan bercerita
• TEPAT, bukan panjang berjela
• JELAS, bukan berkias dan berbunga-bunga
• BAHASA TULISAN, bukan bahasa lisan
• BAHASA ISTILAH, bukan loghat tempatan
• PROFESSIONAL, unjukan kematangan
15Bahagian A : Pengenalan
CIRI-CIRI MINIT YANG BAIK
• Tulin• Lengkap• Tepat• Bebas Dari Keraguan• Kupasan Isu/Perkara Pokok• Ringkasan Perbincangan• Keputusan• Tindakan Pihak Terlibat
• Tulin• Lengkap• Tepat• Bebas Dari Keraguan• Kupasan Isu/Perkara Pokok• Ringkasan Perbincangan• Keputusan• Tindakan Pihak Terlibat
16Bahagian A : Pengenalan
• Bersetuju / tidak bersetuju• Meluluskan/tidak meluluskan• Mengambil maklum / dimaklumkan• Berpendapat• Memutuskan• Menangguhkan• Meminta• Sehubungan itu / justeru / oleh itu/ ke arah itu• Memperakukan/ tidak memperakukan• Mengesyorkan• Mengusulkan• Mengesahkan• Mencadangkan
GLOSARI MINIT MESYUARAT• Bersetuju / tidak bersetuju• Meluluskan/tidak meluluskan• Mengambil maklum / dimaklumkan• Berpendapat• Memutuskan• Menangguhkan• Meminta• Sehubungan itu / justeru / oleh itu/ ke arah itu• Memperakukan/ tidak memperakukan• Mengesyorkan• Mengusulkan• Mengesahkan• Mencadangkan
17Bahagian A : Pengenalan
Berpandukan Agenda & Urutan Perbincangan
1. Perutusan Pengerusi
2. Pengesahan Minit Mesyuarat
3. Perkara-perkara Berbangkit
4. Perbincangan Kertas-kertas Kerja
5. Hal-hal Lain
6. Penutup
STRUKTUR MINIT
Berpandukan Agenda & Urutan Perbincangan
1. Perutusan Pengerusi
2. Pengesahan Minit Mesyuarat
3. Perkara-perkara Berbangkit
4. Perbincangan Kertas-kertas Kerja
5. Hal-hal Lain
6. Penutup
18Bahagian A : Pengenalan
CONTOH STRUKTUR MINIT1. Perutusan Pengerusi
2. Pengesahan Minit Mesyuarat
3. Perkara-perkara Berbangkit
- Tajuk
i) Mesyuarat mengambil maklum
a)
b)
ii) Mesyuarat membuat keputusan
a)
b)
1. Perutusan Pengerusi
2. Pengesahan Minit Mesyuarat
3. Perkara-perkara Berbangkit
- Tajuk
i) Mesyuarat mengambil maklum
a)
b)
ii) Mesyuarat membuat keputusan
a)
b)
19Bahagian A : Pengenalan
4. Perbincangan perkara baru/Pembentangan kertas-kertaskerja
i. Tajuk(a) (maklumat kertas)
ii. Mesyuarat mengambil maklum(a)(b)
iii. Mesyuarat membuat keputusan(a)(b)
Tindakan
5. Hal-hal Lain6. Penutup
CONTOH STRUKTUR MINIT4. Perbincangan perkara baru/Pembentangan kertas-kertas
kerjai. Tajuk
(a) (maklumat kertas)ii. Mesyuarat mengambil maklum
(a)(b)
iii. Mesyuarat membuat keputusan(a)(b)
Tindakan
5. Hal-hal Lain6. Penutup
20Bahagian A : Pengenalan
FORMAT MINIT
• Minit Mesyuarat (Tajuk Mesyuarat)- Tarikh : …….- Masa : …….- Tempat : …….
• Senarai Kehadiran- Yang Hadir- Tidak Hadir(dengan Maaf/Izin)- Turut Hadir- Setiausaha
• Minit Mesyuarat (Tajuk Mesyuarat)- Tarikh : …….- Masa : …….- Tempat : …….
• Senarai Kehadiran- Yang Hadir- Tidak Hadir(dengan Maaf/Izin)- Turut Hadir- Setiausaha
21Bahagian A : Pengenalan
1.0 Perutusan Pengerusi1.1 Ucapan Penghargaan1.2. Isu/Perkara Penting Yang Dibangkitkan Oleh Pengerusi
2.0 Pengesahan Minit Mesyuarat2.1. Disahkan Tanpa Pindaan Atau Dengan Pindaan
3.0 Perkara-perkara Berbangkit (dari mesyuarat lepas)
3.1. (Tajuk) – perkara/isu yang diputuskan3.1.1. Kemajuan tindakan susulan (untuk makluman)
3.2. (Tajuk) – perkara/isu yang dibincangkan3.2.1. Keputusan mesyuarat (untuk tindakan)
FORMAT MINIT1.0 Perutusan Pengerusi
1.1 Ucapan Penghargaan1.2. Isu/Perkara Penting Yang Dibangkitkan Oleh Pengerusi
2.0 Pengesahan Minit Mesyuarat2.1. Disahkan Tanpa Pindaan Atau Dengan Pindaan
3.0 Perkara-perkara Berbangkit (dari mesyuarat lepas)
3.1. (Tajuk) – perkara/isu yang diputuskan3.1.1. Kemajuan tindakan susulan (untuk makluman)
3.2. (Tajuk) – perkara/isu yang dibincangkan3.2.1. Keputusan mesyuarat (untuk tindakan)
22Bahagian A : Pengenalan
4.0 Perbincangan Perkara Baru/Kertas-kertasKerja Perlu Direkodkan:
4.1. Tajuk
4.1.1. Tujuan utama4.1.2. Ringkasan kertas/Isu-isu penting yang dibangkitkan4.1.3 Pandangan/komen ahli mesyuarat berkenaan isu-isu yang
dibangkitkan4.1.4. Rumusan Pengerusi4.1.5. Keputusan dan serta tindakan susulan yang perlu diambil
seterusnya
4.2. (Kertas seterusnya)
FORMAT MINIT4.0 Perbincangan Perkara Baru/Kertas-kertas
Kerja Perlu Direkodkan:
4.1. Tajuk
4.1.1. Tujuan utama4.1.2. Ringkasan kertas/Isu-isu penting yang dibangkitkan4.1.3 Pandangan/komen ahli mesyuarat berkenaan isu-isu yang
dibangkitkan4.1.4. Rumusan Pengerusi4.1.5. Keputusan dan serta tindakan susulan yang perlu diambil
seterusnya
4.2. (Kertas seterusnya)
23Bahagian A : Pengenalan
5.0 Hal-hal Lain (Sumber: Ahli Mesyuarat)
5.1. (Tajuk) – Perkara/Isu Yang Dikemukakan5.1.1. Penjelasan Perkara/Isu (Untuk Makluman)
5.2. (Tajuk) – Perkara/Isu Berkaitan Yang Dibincangkan5.2.1. Keputusan Mesyuarat (Untuk Tindakan)
6.0 Penutup/Penangguhan Mesyuarat
6.1. Penetapan Tarikh Mesyuarat Akan Datang6.2. Ucapan Penghargaan Pengerusi6.3. Bila Mesyuarat Itu Tamat Atau Ditangguhkan
FORMAT MINIT5.0 Hal-hal Lain (Sumber: Ahli Mesyuarat)
5.1. (Tajuk) – Perkara/Isu Yang Dikemukakan5.1.1. Penjelasan Perkara/Isu (Untuk Makluman)
5.2. (Tajuk) – Perkara/Isu Berkaitan Yang Dibincangkan5.2.1. Keputusan Mesyuarat (Untuk Tindakan)
6.0 Penutup/Penangguhan Mesyuarat
6.1. Penetapan Tarikh Mesyuarat Akan Datang6.2. Ucapan Penghargaan Pengerusi6.3. Bila Mesyuarat Itu Tamat Atau Ditangguhkan
24Bahagian A : Pengenalan
URUSETIA
• Senaraikan nama pegawai yang menjadi Urusetia mesyuarat• Susunan nama hendaklah mengikut kekananan
(Catatkan nama Agensi/Bahagian/Unit yang bertanggungjawabdalam mengurusetiakan mesyuarat)
TARIKH
• Catatkan tarikh Minit Mesyuarat berkenaan disediakan
FORMAT MINITURUSETIA
• Senaraikan nama pegawai yang menjadi Urusetia mesyuarat• Susunan nama hendaklah mengikut kekananan
(Catatkan nama Agensi/Bahagian/Unit yang bertanggungjawabdalam mengurusetiakan mesyuarat)
TARIKH
• Catatkan tarikh Minit Mesyuarat berkenaan disediakan
Bahagian A : Pengenalan
CONTOH FORMAT MINIT MESYUARATLAPORAN PERKARA BERBANGKIT (LPB)
Status Bil Minit/ Kertas Kerja Laporan
Selesai (xx%)
Dalam Tindakan (xx%)
26Bahagian A : Pengenalan
PERKONGSIAN
PELAKSANAAN PENGURUSANMINIT DALAM MESYUARATJAWATANKUASA PENTADBIRANUNIVERSITI (JPU)
PERKONGSIAN
PELAKSANAAN PENGURUSANMINIT DALAM MESYUARATJAWATANKUASA PENTADBIRANUNIVERSITI (JPU)
27
PERKONGSIAN 1
• Penggunaan tanda (#) dalam penyediaan Minit Mesyuarat
i. Pegawai yang bertanggungjawab ke atas LPBii. Penyelarasan maklumbalas atas perkara yang
dibangkitkan
• Penggunaan tanda (*) untuk Agenda Mesyuarat Kertas Kerja yangditangguhkan daripada mesyuarat terdahulu.
Contoh : Tindakan: TNCAA #TNCPIPendaftar
• Penggunaan tanda (#) dalam penyediaan Minit Mesyuarat
i. Pegawai yang bertanggungjawab ke atas LPBii. Penyelarasan maklumbalas atas perkara yang
dibangkitkan
• Penggunaan tanda (*) untuk Agenda Mesyuarat Kertas Kerja yangditangguhkan daripada mesyuarat terdahulu.
28Bahagian B : Perkongsian
Contoh : Tindakan: TNCAA #TNCPIPendaftar
• Penggunaan WARNA dalam Laporan Perkara Berbangkituntuk menjelaskan status tindakan.
Tindakan Telah Selesai
PERKONGSIAN 2
Tindakan Telah Selesai
Dalam Tindakan
29Bahagian B : Perkongsian
• Pengiraan % maklumbalas keseluruhan tindakan yang telahdiambil oleh ahli mesyuarat JPU.
• Diletakkan di mukasurat hadapan atas belah kanan LaporanPerkara Berbangkit
Selesai ( XX %)
Dalam Tindakan ( XX %)
PERKONGSIAN 3
• Pengiraan % maklumbalas keseluruhan tindakan yang telahdiambil oleh ahli mesyuarat JPU.
• Diletakkan di mukasurat hadapan atas belah kanan LaporanPerkara Berbangkit
Dalam Tindakan ( XX %)
30Bahagian B : Perkongsian
• Penyediaan format untuk pelaporan mengikut agendadisediakan untuk setiap ahli mesyuarat.
PERKONGSIAN 4
31Bahagian B : Perkongsian
• Mewujudkan kumpulan petindak dalam email dan applikasiwhatsapp mengikut keperluan.
Email Applikasi Whatsapp
JPUTM-PA@groups.utm.my
Terdiri daripada Pembantu Khas/ SetiausahaPejabat bagi setiap Ahli JPU dan SekretariatJPU
P.A JPU Members
Terdiri daripada 25 ahli termasukPembantu Khas/ Setiausaha Ahli JPU,Sekretariat JPU dan Pegawai dariPejabat HEK
PERKONGSIAN 5
JPUTM-PA@groups.utm.my
Terdiri daripada Pembantu Khas/ SetiausahaPejabat bagi setiap Ahli JPU dan SekretariatJPU
P.A JPU Members
Terdiri daripada 25 ahli termasukPembantu Khas/ Setiausaha Ahli JPU,Sekretariat JPU dan Pegawai dariPejabat HEK
JPUTM–Urus@groups.utm.my (Kertas Kerja)
Terdiri daripada pegawai/ Pembantu Khasdari setiap jabatan bagi pemakluman danpenghantaran kertas kerja untuk makluman/kelulusan JPU
32Bahagian B : Perkongsian
• Susunan Laporan Perkara Berbangkit mengikut mana yangterdahulu
• Contoh :
3.0 Perkara 1.9 Semakan tindakan bersepadu(Minit bil 23/2015)
3.1 Perkara 1.9 Aduan Pelajar Bermasalah(Minit bil 1/2016)
PERKONGSIAN 6
• Susunan Laporan Perkara Berbangkit mengikut mana yangterdahulu
• Contoh :
3.0 Perkara 1.9 Semakan tindakan bersepadu(Minit bil 23/2015)
3.1 Perkara 1.9 Aduan Pelajar Bermasalah(Minit bil 1/2016)
33
PERANAN & TANGGUNGJAWABPIHAK TERLIBAT
• Pengerusi• Ahli Mesyuarat• Setiausaha• Sekretariat/ Urusetia• Pegawai Sokongan (2nd Layer Officer)
• Pengerusi• Ahli Mesyuarat• Setiausaha• Sekretariat/ Urusetia• Pegawai Sokongan (2nd Layer Officer)
34Bahagian B : Perkongsian
• Tepati masa• Ucapan Aluan• Maklum secara konseptual• Makluman jangkaan masa mesyuarat• Nyatakan aspek penting dalam agenda• Jangan curi masa ahli mesyuarat• Kawal mesyuarat• Jadi pendengar yang baik
PENGERUSI
• Tepati masa• Ucapan Aluan• Maklum secara konseptual• Makluman jangkaan masa mesyuarat• Nyatakan aspek penting dalam agenda• Jangan curi masa ahli mesyuarat• Kawal mesyuarat• Jadi pendengar yang baik
35Bahagian B : Perkongsian
• Menyediakan senarai semak keperluan mesyuarat• Menghantar surat jemputan mesyuarat• Edaran agenda• Pengesahan kehadiran• Maklumbalas mesyuarat yang lalu - LPB
SETIAUSAHA
• Menyediakan senarai semak keperluan mesyuarat• Menghantar surat jemputan mesyuarat• Edaran agenda• Pengesahan kehadiran• Maklumbalas mesyuarat yang lalu - LPB
36Bahagian B : Perkongsian
• Mempunyai kepakaran khusus• Penglibatan secara langsung• Memiliki kepakaran yang munasabah• Mampu berkongsi nilai keseluruhan organisasi
AHLI MESYUARAT
• Mempunyai kepakaran khusus• Penglibatan secara langsung• Memiliki kepakaran yang munasabah• Mampu berkongsi nilai keseluruhan organisasi
37Bahagian B : Perkongsian
SEKRETARIAT/ URUSETIA
Sebelum Mesyuarat Semasa Mesyuarat Selepas Mesyuarat
Menentukan agenda, tarikh, masadan tempat mesyuarat bersama
PengerusiCatatan minit mesyuarat Penyediaan minit
Membuat tempahan bilik mesyuarat Penyelarasanpembentangan kertas kerja Format Minit Mesyuarat
Menentukan kertas kerjaPTJ/Bahagian disediakan untuk
perbincanganPaparan minit/ kertas kerja
Laporan Maklumbalas olehUrusetia
38
Menentukan kertas kerjaPTJ/Bahagian disediakan untuk
perbincanganPaparan minit/ kertas kerja
Laporan Maklumbalas olehUrusetia
Menghantar surat jemputanmesyuarat
Mendapatkan maklumbalaspelaksanaan tindakankeputusan mesyuarat
Memastikan persediaan kemudahanbilik mesyuarat
Penyediaan laporanmaklumbalas oleh
PTJ/Bahagian – (LPB)
Memastikan kehadiran
Perbincangan Pra -Mesyuarat
Bahagian B : Perkongsian
• Penghubung antara ahli mesyuarat dan urusetia• Memberi maklumbalas perkara berbangkit dalam
mesyuarat• Penyelarasan maklumbalas perkara berbangkit
untuk pelaporan tindakan• Sentiasa bersedia untuk memberi maklumbalas
bagi pihak ahli mesyuarat• Melengkapkan diri dengan perkembangan terkini
organisasi
PEGAWAI SOKONGAN(2nd LAYER OFFICER)
• Penghubung antara ahli mesyuarat dan urusetia• Memberi maklumbalas perkara berbangkit dalam
mesyuarat• Penyelarasan maklumbalas perkara berbangkit
untuk pelaporan tindakan• Sentiasa bersedia untuk memberi maklumbalas
bagi pihak ahli mesyuarat• Melengkapkan diri dengan perkembangan terkini
organisasi
39Bahagian B : Perkongsian
Pengenalpastian Masalah
Sesi Engagement bersama Pegawai Sokongan(2nd Layer Officer)22 September 2015
Tujuan : Mendapatkan maklumbalas dan berkongsikaedah pendekatan terbaik Pelaporan LPBMesyuarat JPU
PERKONGSIAN 7
Pengenalpastian Masalah
Sesi Engagement bersama Pegawai Sokongan(2nd Layer Officer)22 September 2015
Tujuan : Mendapatkan maklumbalas dan berkongsikaedah pendekatan terbaik Pelaporan LPBMesyuarat JPU
Bahagian B : Perkongsian
MASALAH DIKENALPASTI
• Kelewatan maklumbalas tindakan LPB• Pertindihan pegawai bertanggungjawab memberikan
maklumbalas LPB• Ketiadaan sistem semakan LPB secara online• Kesukaran mengenalpasti pihak bertanggungjawab dengan
LPB• Perbezaan pemahaman arahan dalam mesyuarat JPU• Ketiadaan perakuan pihak berkenaan dalam penyediaan
kertas kerja• Jumlah kertas kerja makluman yang banyak
• Kelewatan maklumbalas tindakan LPB• Pertindihan pegawai bertanggungjawab memberikan
maklumbalas LPB• Ketiadaan sistem semakan LPB secara online• Kesukaran mengenalpasti pihak bertanggungjawab dengan
LPB• Perbezaan pemahaman arahan dalam mesyuarat JPU• Ketiadaan perakuan pihak berkenaan dalam penyediaan
kertas kerja• Jumlah kertas kerja makluman yang banyak
41Bahagian B : Perkongsian
CADANGAN
• Menghadkan jumlah pihak bertanggungjawab kepada LPBuntuk memudahkan proses mendapatkan maklumbalas
• Mewujudkan sistem penyediaan maklumbalas LPB secaraonline
• Ahli mesyuarat menggunakan aplikasi seperti emel,whatsapp/telegram atau penggunaan catatan minit padalembaran berwarna kuning dalam fail JPU untukmempercepatkan proses arahan kerja sejurus selepasmesyuarat.
• Menghadkan jumlah pihak bertanggungjawab kepada LPBuntuk memudahkan proses mendapatkan maklumbalas
• Mewujudkan sistem penyediaan maklumbalas LPB secaraonline
• Ahli mesyuarat menggunakan aplikasi seperti emel,whatsapp/telegram atau penggunaan catatan minit padalembaran berwarna kuning dalam fail JPU untukmempercepatkan proses arahan kerja sejurus selepasmesyuarat.
42Bahagian B : Perkongsian
• Penggunaan format baharu pelaporan kertas kerja untukmakluman
• Menetapkan jenis kertas kerja yang memerlukan perakuanpihak berkaitan iaitu : Implikasi Kewangan – Perakuan Ulasan Bendahari Implikasi Perjawatan – Perakuan Ulasan Pejabat
Pendaftar Implikasi Pembangunan/ Pengubahsuaian – Perakuan
Ulasan Pejabat Harta Bina Implikasi Penyelidikan – Perakuan Ulasan RMC & Pejabat
TNCPI
CADANGAN
• Penggunaan format baharu pelaporan kertas kerja untukmakluman
• Menetapkan jenis kertas kerja yang memerlukan perakuanpihak berkaitan iaitu : Implikasi Kewangan – Perakuan Ulasan Bendahari Implikasi Perjawatan – Perakuan Ulasan Pejabat
Pendaftar Implikasi Pembangunan/ Pengubahsuaian – Perakuan
Ulasan Pejabat Harta Bina Implikasi Penyelidikan – Perakuan Ulasan RMC & Pejabat
TNCPI
43Bahagian B : Perkongsian
Pengurusan Minit Mesyuaratyang sistematik dan efektif dapat memastikankeberkesanan tindakan susulan yang diambil
dan seterusnya memberi hasil dan impak yang tinggike arah peningkatan produktiviti dan pencapaian
matlamat PTJ/ Bahagian
RUMUSAN
Pengurusan Minit Mesyuaratyang sistematik dan efektif dapat memastikankeberkesanan tindakan susulan yang diambil
dan seterusnya memberi hasil dan impak yang tinggike arah peningkatan produktiviti dan pencapaian
matlamat PTJ/ Bahagian
44Bahagian C : Rumusan
K I S SKeep
ItShort
Simple
KeepIt
ShortSimple
45Bahagian C : Rumusan
A B CAccurate – Free from error
Brevity – Shortness and briefConcise – Giving a lot of information
in a few words
46
Accurate – Free from error
Brevity – Shortness and briefConcise – Giving a lot of information
in a few words
Bahagian C : Rumusan
• Jangan menyalahgunakan mesyuarat• Kenal pasti faedah dan keburukan• Jangan biarkan mesyuarat menggantikan
tindakan• Anggarkan kos• Atasi mesyuarat berkos tinggi• Pastikan tujuan mesyuarat jelas• Sama-sama memahami kenapa• Mesyuarat vs buat sendiri• Cuba amalkan mesyuarat berdiri• Jemput orang yang betul
TIP MESYUARAT YANG BERKESAN
• Jangan menyalahgunakan mesyuarat• Kenal pasti faedah dan keburukan• Jangan biarkan mesyuarat menggantikan
tindakan• Anggarkan kos• Atasi mesyuarat berkos tinggi• Pastikan tujuan mesyuarat jelas• Sama-sama memahami kenapa• Mesyuarat vs buat sendiri• Cuba amalkan mesyuarat berdiri• Jemput orang yang betul
47Bahagian C : Rumusan
• Berikan tugasan awal• Guna agenda bertulis adalah lebih baik
dan terjamin daripada secara lisan• Elakkan daripada keputusan lemah• Mula tepat pada masanya• Umumkan bila mesyuarat tamat• Alu-alukan ahli mesyuarat• Cipta intonasi positif• Pastikan tempat yang “mesra”• Awas “agenda tersembunyi”• Hargai input /maklumbalas daripada ahli
TIP MESYUARAT YANG BERKESAN
• Berikan tugasan awal• Guna agenda bertulis adalah lebih baik
dan terjamin daripada secara lisan• Elakkan daripada keputusan lemah• Mula tepat pada masanya• Umumkan bila mesyuarat tamat• Alu-alukan ahli mesyuarat• Cipta intonasi positif• Pastikan tempat yang “mesra”• Awas “agenda tersembunyi”• Hargai input /maklumbalas daripada ahli
48Bahagian C : Rumusan
• Elak Halangan Kebebasan• Mengurus Idea “Kumpulan Lain”• Konflik Jangan Sampai Kehancuran• Elak Ampu Mengampu dan Diktator• Guna Pendekatan Brain-storm Apabila Perlu• Guna Proses “Senyap” Apabila Sesuai• Atasi Kelesuan Mesyuarat• Rekodkan Keputusan atau Kesimpulan Yang
Dicapai• Agihkan Tugas Secara Spesifik• Fahamkan Tugas Yang Diberikan
TIP MESYUARAT YANG BERKESAN
• Elak Halangan Kebebasan• Mengurus Idea “Kumpulan Lain”• Konflik Jangan Sampai Kehancuran• Elak Ampu Mengampu dan Diktator• Guna Pendekatan Brain-storm Apabila Perlu• Guna Proses “Senyap” Apabila Sesuai• Atasi Kelesuan Mesyuarat• Rekodkan Keputusan atau Kesimpulan Yang
Dicapai• Agihkan Tugas Secara Spesifik• Fahamkan Tugas Yang Diberikan
49Bahagian C : Rumusan
• Mesyuarat Tidak Diperlukan• Tujuan Mesyuarat Salah• Objektif Mesyuarat Tidak Jelas• Tiada Agenda• Kehadiran Orang Tidak Berkaitan• Kawalan Yang Lemah• Suasana Tidak Kondusif• Kesilapan Masa Mesyuarat• Tempat Tidak Selesa• Kegagalan peralatan berfungsi dengan baik• Wakil yang tidak boleh membuat keputusan
FAKTOR KEGAGALAN MESYUARAT
• Mesyuarat Tidak Diperlukan• Tujuan Mesyuarat Salah• Objektif Mesyuarat Tidak Jelas• Tiada Agenda• Kehadiran Orang Tidak Berkaitan• Kawalan Yang Lemah• Suasana Tidak Kondusif• Kesilapan Masa Mesyuarat• Tempat Tidak Selesa• Kegagalan peralatan berfungsi dengan baik• Wakil yang tidak boleh membuat keputusan
50Bahagian C : Rumusan
• Pn Hazila bin Rahmat• Pn Siti Norhana binti Miswan• En. Badrul Hurairi bin Muhammad• En. Faizal bin Buang• En. Mohd Razi bin Johan
PENGHARGAAN
• Pn Hazila bin Rahmat• Pn Siti Norhana binti Miswan• En. Badrul Hurairi bin Muhammad• En. Faizal bin Buang• En. Mohd Razi bin Johan
51
52
53