Post on 13-Apr-2019
i
PENGELOLAAN ARSIP PADA BIDANG PENGEMBANGAN
USAHA DAN SUMBER DAYA MANUSIA DINAS KOPERASI
DAN USAHA MIKRO KECIL DAN MENENGAH
KABUPATEN SUKOHARJO
TUGAS AKHIR
Diajukan Untuk Memenuhi Sebagian Persyaratan Dalam Memperoleh
Sebutan Vokasi Ahli Madya ( A.Md. ) Dalam bidang
Manajemen Administrasi
Disusun Oleh :
NOVITA NICKEN ANGGRAINI
D1510058
PROGRAM STUDI DIPLOMA III MANAJEMEN ADMINISTRASI
FAKULTAS ILMU SOSIAL DAN ILMU POLITIK
UNIVERSITAS SEBELAS MARET
SURAKARTA
2014
MOTTO
Segala tercapai kalau kamu yakin, keyakinanlah yang membuat semua tercapai.
( Frans Hoyd Zuright “ikuti kata hatimu” )
Sesungguhnya sesudah kesulitan itu ada kemudahan, maka apabila kamu telah
selesai dari suatu urusan, maka kerjakan dengan sungguh-sungguh pula urusan
yang lain.
( Qs. Al Insyirah : 6 – 7 )
Hargai sebuah kegagalan dan kesuksesan bukan nilai akhir dari hasil akhir tetapi
dari proses perjuangan
( Anonim )
PERSEMBAHAN
Karya yang sederhana ini saya persembahkan untuk :
1. Allah SWT yang telah member kemudahan dan kelancaran dalam
penyusunan Tugas Akhir ini.
2. Papa yang senantiasa memberikan doa, motivasi, dan limpahan kasih
sayang yang teramat besar untuk saya serta selalu memenuhi kebutuhan
saya selama ini.
3. Mama yang berada di Surga semoga beliau bisa bahagia di alam sana.
4. Seseorang yang menjadi inspirasi juga yang selalu memberi semangat dan
motivasi.
5. Sahabat-sahabatku tersayang SMP, SMA dan angkatan 2010 Manajemen
Administrasi
6. Dinas Koperasi dan Usaha Mikro, Kecil dan Menengah terutama Kepala
Dinas , Kepala Bidang Pengembangan beserta Seksi dan Staf nya. Bapak
Drs. Supangat, MM , Bapak Soeratman, SE Ibu Maryani, SH , Bapak
Muhammad Taufiq, BA , Bapak Sarwoko, SE, MM , Bapak Heru
Setyanto, SH dan Bapak Suhardi, SH yang telah membimbing saya selama
program KKM berlangsung.
7. Almamaterku tercinta
PERNYATAAN
Nama : Novita Nicken Anggraini
NIM : D1510058
Menyatakan dengan sesungguhnya bahwa tugas akhir berjudul ;
“PENGELOLAAN ARSIP PADA BIDANG PENGEMBANGAN USAHA
DAN SUMBER DAYA MANUSIA DINAS KOPERASI DAN USAHA
MIKRO KECIL DAN MENENGAH KABUPATEN SUKOHARJO”adalah
betul-betul karya sendiri. Hal-hal yang bukan karya saya, dalam tugas akhir
tersebut diberi tanda citasi dan ditunjukkan dalam daftar pustaka.
Apabila dikemudian hari terbukti pernyataan saya tidak benar, maka saya bersedia
menerima sanksi akademik berupa pencabutan tugas akhir dan gelar yang saya
peroleh dari tugas akhir tersebut.
Surakarta, 01 Januari 2014
Yang Membuat Pernyataan,
Novita Nicken Anggraini
KATA PENGANTAR
Assalamualaikum Wr. Wb
Syukur Alhamdulillah senantiasa penulis mengucapkan Puji dan syukur
kepada Allah SWT, yang telah memberikan hidup dan melengkapi dengan berkat
rahmat, kehendak dan taufi-Nya, serta melimpahkan anugerah dan pertolongan
pada penulis untuk menyelesaikan hidup ini sehingga dapat menyelesaikan
penulisan tugas akhir ini, dengan judul “PENGELOLAAN ARSIP PADA
BIDANG PENGEMBANGAN USAHA DAN SUMBER DAYA MANUSIA
DINAS KOPERASI DAN USAHA MIKRO KECIL DAN MENENGAH
KABUPATEN SUKOHARJO” guna memenuhi salah satu syarat dalam
memperoleh gelar Ahli Madya di Fakultas Ilmu Sosial dan Politik Universitas
Sebelas Maret Surakarta.
Karena keterbatasan kemampuan, tugas akhir ini disusun dengan berbagai
kekurangannya, sehingga guna kesempurnaannya untuk sekedar dijadikan
referensi atau sumber informasi, sangat diharapkan usulan atau saran perbaikan
dari berbagai pihak, dan atas budi baik tersebut. Dalam melaksanakan penyusunan
Tugas Akhir ini tidak lepas bantuan dari berbagai pihak, baik secara moril
maupun materil, oleh karena itu dalam kesempatan ini penulis ingin
menyampaikan ucapan terima kasih yang sebesar-besarnya kepada yang terhormat
:
1. Bapak Prof Dr. Ravik Karsidi, MS selaku Rektor Universitas Sebelas
Maret Surakarta,
2. Bapak Prof Drs. Pawito Ph.D selaku Dekan Fakultas Ilmu Sosial dan
Politik Universitas Sebelas Maret Surakarta;
3. Bapak Drs. Sudarto , Msi selaku Ketua Program Diploma III Manajemen
Administrasi Fakultas Ilmu Sosial dan Politik Universitas Sebelas Maret
Surakarta yang telah memberi izin terlaksananya Praktik Lapangan;
4. Bapak Drs. Suryatmojo Msi selaku Dosen pembimbing dalam penyusunan
Tugas Akhir ini yang selalu meluangkan waktu untuk memberi motivasi,
bimbingan dan juga arahan sampai Tugas Akhir ini selesai serta selaku
penguji II dalam Tugas Akhir ini.
5. Bapak Drs. Sudarto Msi selaku penguji I Tugas Akhir
6. Bapak Drs. Supangat MM selaku Kepala Dinas Koperasi dan Usaha
Mikro, Kecil dan Menengah Kabupaten Sukoharjo beserta Kepala Bidang
, Seksi dan Stafnya yang telah memberikan ilmu, arahan, nasehat, izin dan
bimbingan kepada penulis untuk melaksanakan Kuliah Kerja Lapangan.
7. Bapak dan Ibu Dosen Fakultas Ilmu Sosial dan Politik yang telah
mengajarkan ilmu yang bermanfaat;
8. Segenap staf dan karyawan serta keluarga besar Fakultas Ilmu Sosial dan
Politik;
9. Papa yang senantiasa memberikan doa, motivasi, dorongan moril maupun
materiil, dan limpahan kasih sayang yang teramat-besar yang diberikan
dengan segala jerih payah tanpa mengenal lelah dan waktu untuk
memberikan kesenangan dan kebahagiaan padaku;
10. Seseorang yang menjadi inspirasi juga yang selalu memberi semangat dan
motivasi;
11. Kakak dan adikku tercinta (Alfian & Bayu) serta sahabatku tersayang
yang selalu mengingatkan dan memberi dukungan;
12. Teman –teman seangkatan dan seperjuangan Diploma III Program Studi
Manajemen Administrasi angkatan 2010 yang telah menemani selama
kuliah;
13. Serta semua pihak yang tidak dapat penulis sebutkan satu persatu;
Penulis menyadari bahwa laporan ini masih jauh dari sempurna. Oleh karena itu,
penulis menerima semua saran, kritik dan masukan yang bersifat mambangun,
Semoga Laporan Praktek Lapangan ini bermanfaat bagi penulis pada khususnya
dan pembaca pada umumnya;
Surakarta, 01 Januari 2014
Novita Nicken Anggrai
DAFTAR ISI
JUDUL ..................................................................................................................... i
PERSETUJUAN ...................................................................................................... i
PENGESAHAN ..................................................... Error! Bookmark not defined.
MOTTO .................................................................................................................. ii
PERSEMBAHAN ................................................................................................... v
PERNYATAAN ..................................................................................................... vi
KATA PENGANTAR .......................................................................................... vii
DAFTAR ISI ........................................................................................................ viii
ABSTRAK .............................................................................................................. x
BAB I PENDAHULUAN
A. Latar Belakang Masalah............................................................................ 1
B. Rumusan Masalah .................................................................................... 3
C. Tujuan Pengamatan ................................................................................... 3
D. Manfaat Pengamatan ................................................................................. 4
BAB II TINJAUAN PUSTAKA
A. Pengertian Arsip ........................................................................................ 5
B. Jenis Arsip .......................................................................................................... 7
C. Fungsi Serta Peran Arsip .................................................................................... 9
D. Tujuan Arsip ....................................................................................................... 10
E. Pengertian Pengelolaan ....................................................................................... 10
F. Sarana Penataan Arsip ........................................................................................ 11
G. Peralatan dan Perlengkapan Kearsipan .............................................................. 14
H. Sistem Menata Arsip .......................................................................................... 15
I. Penemuan Kembali Arsip ................................................................................... 18
J. Penyusutan Arsip ............................................................................................... 19
K. Pemusnahan Arsip .............................................................................................. 19
L. Masalah-masalah Dalam Pengelolaan Arsip ...................................................... 21
BAB III METODE PENGAMATAN
A. Lokasi Pengamatan .................................................................................. 22
B. Jenis pengamatan ..................................................................................... 22
C. Sumber data .............................................................................................. 22
D. Teknik Pengumpulan data ......................................................................... 23
E. Teknik analisi data .................................................................................... 24
BAB IV DESKRIPSI LEMBAGA DAN HASIL PENGAMATAN
A. Deskripsi Lembaga .................................................................................. 25
B. Data Pegawai Berdasarkan Pendidikan, Golongan/Ruang Gender Pada
Bidang Pengembangan Usaha dan Sumber Daya Manusia Koperasi dan
Usaha Mikro kecil dan menengah Kabupaten Sukoharjo........................ 37
C. Hasil Pengamatan dan Pembahasan......................................................... 38
BAB V PENUTUP
A. Kesimpulan .............................................................................................. 46
B. Saran ........................................................................................................ 47
DAFTAR PUSTAKA .................................................................................... 48
LAMPIRAN
ABSTRAK
Novita Nicken Anggraini D1510058. PENGELOLAAN ARSIP PADA
BIDANG PENGEMBANGANUSAHA DAN SUMBER DAYA MANUSIA
DINAS KOPERASI DAN USAHA MIKRO KECIL DAN MENENGAH
KABUPATEN SUKOHARJO. Tugas Akhir Program Studi Diploma III
Manajemen Administrasi, Fakultas Ilmu Sosial dan Ilmu Politik, Universitas
Sebelas Maret. 2012. 48 halaman.
Pengelolaan arsip merupakan kegiatan yang sangat penting bagi setiap
organisasi atau instansi, karena dengan pengelolaan arsip yang baik dan benar
akan memudahkan dalam menemukan kembali arsip bila sewaktu-waktu
dibutuhkan, demikian pula pada bidang pengembangan usaha dan sumber daya
manusia koperasi dan usaha mikro, kecil dan menengah dinas kabupaten
sukoharjo bahwa pengelolaan arsip juga merupakan kegiatan yang sangat penting
guna menunjang jalannya kegiatan pengelolaan arsip di Kantor tersebut.
Pengamatan ini bertujuan untuk mengetahui gambaran tentang pengelolaan
arsip pada bidang pengembangan usaha dan sumber daya manusia koperasi dan
usaha mikro, kecil dan menengah dinas kabupaten sukoharjo.
Jenis pengamatan yang digunakan yaitu deskriptif yaitu metode yang dapat
memberikan gambaran, deskripsi dan memaparkan suatu peristiwa serta beberapa
data yang berada pada bidang pengembangan usaha dan sumber daya manusia
koperasi dan usaha mikro, kecil dan menengah dinas kabupaten sukoharjo.
Dari hasil pengamatan dapat diketahui bahwa pengelolaan arsip pula pada
bidang pengembangan usaha dan sumber daya manusia koperasi dan usaha mikro,
kecil dan menengah dinas kabupaten sukoharjo sudah sesuai prosedur dan
dilakukan dengan tahapan-tahapan yaitu penataan arsip, fasilitas dalam penataan,
pemeliharaan, pemindahan dan pemusnahan arsip.
Dengan demikian saran yang dapat diberikan perlu adanya penambahan
tempat atau ruang untuk pengelolaan maupun tempat penyimpanan arsip agar
tidak terjadi penumpukan arsip yang belum dikelola karena terbatasnya tempat.
GAMBAR – GAMBAR KANTOR DAN ARSIP
Kantor Dinas Koperasi dan UMKM Kabupaten Sukoharjo
Ruang Bidang Pengembangan Usaha dan SDM
Penataan Arsip di Bidang Pengembangan Usaha dan SDM
Tempat Penyimpanan Arsip dan Perabot
Mobil Dinas Koperasi dan UMKM Ruangan Kepala Dinas Koperasi dan UMKM
Foto Bersama Kabid , Kasi Permodalan dan Kasi Simpan Pinjam Bidang Pengembangan
Foto Bersama Sebagian Pegawai Dinas Koperasi dan UMKM
LAMPIRAN