Post on 21-Sep-2020
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Paragraaf
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Langue/ Taal Questions/ Vragen Réponses/ Antwoorden
SOCIÉTÉ 1/ ONDERNEMING 1 (15)
Algemeen/ Généralités
Nederlands/ Néerlandais
L’adjudicateur peut-il fournir un planning indicatif de la procédure d'adjudication, en reprenant les éléments ci-dessous ?
1. Date limite pour la formulation
de questions - premier tour de
questions
2. Mise à disposition des réponses -
premier tour de questions
3. Date limite pour la formulation
de questions - deuxième tour de
questions (questions concernant
les réponses)
4. Mise à disposition des réponses -
deuxième tour de questions
5. Date limite pour le dépôt d’offres
6. Analyse des offres
7. Envoi de la notification
d’attribution
8. Fin du délai de réclamation
9. Analyse de vérification et Proof
of Concept
10. Date de début du projet
11. Déploiement prêt et
opérationnel
1. Le 28/11/2016 2/3/4. Un seul tour de questions et les réponses sont fournies pour tout le monde en même temps. 5. La date limite pour remettre les offres est le 26/01/2017 à 14h30. (Un errata sera publié). 6. Le délai n’est pas défini, cela dépend du nombre d’offres reçues et du temps nécessaire à l’analyse des offres. 7. Les frais sont pour le soumissionnaire s’il effectue l’envoi par la poste. Il est possible de remettre offre électroniquement via e-tendering. Attention, il faut prévoir l’inscription sur e-tendering quelques jours avant la date limite de dépôt des offres afin d’éviter le risque que l’inscription ne soit pas encore enregistrée. 8. Lors de la période de standstill. 9. Nihil 10. La date de début de projet sera mentionnée dans le courrier de notification. 11. Les différentes phases du projet sont prévues dans les prescriptions techniques du cahier spécial des charges. 12. Idem point 11. 1. 28/11/2016 2/3/4. Eén enkele vragenronde en de antwoorden worden aan iedereen tegelijkertijd
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12. Date d’entrée en vigueur du
contrat
Kan opdrachtgever een indicatieve planning van de aanbestedingsprocedure verstrekken? Waarbij de onderstaande onderwerpen zijn opgenomen?
1. Uiterste datum voor het stellen
van vragen eerste vragenronde
2. Beschikbaar stellen antwoorden
eerste vragenronde
3. Uiterste datum voor het stellen
van vragen tweede vragenronde
(vragen over antwoorden)
4. Beschikbaar stellen antwoorden
tweede vragenronde
5. Uiterste datum voor het indienen
van inschrijvingen
6. Beoordeling inschrijvingen
7. Verzenden voornemen tot
gunning
8. Einde bezwaartermijn
9. Verificatiebespreking en Proof of
Concept
10. Start uitrol van het project
11. Uitrol gereed en werkend
Ingangsdatum overeenkomst
gegeven. 5. De uiterste datum voor indiening van de offertes is 26/01/2017 om 14u30. 6. De termijn is niet bepaald, dat hangt af van het aantal ontvangen offertes en van de tijd die nodig is om de offertes te analyseren. 7. De kosten voor de verzending per post zijn voor de inschrijver. Het is mogelijk om de offerte elektronisch in te dienen via e-tendering. Opgelet, het inschrijven op e-tendering dient enkele dagen vóór de uiterste datum voor indiening van de offertes te gebeuren om het risico te vermijden dat de inschrijving nog niet geregistreerd zou zijn. 8. Tijdens de standstillperiode. 9. Nihil 10. De begindatum van het project zal vermeld worden in de kennisgevingsbrief. 11. De verschillende fasen van het project zijn bepaald in de technische voorschriften van het bestek. 12. Idem punt 11.
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Algemeen/ Généralités
Nederlands/ Néerlandais
L’adjudicateur peut-il indiquer si un proof of concept (projet pilote) est initié ? Si oui, un plan de test avec des critères d’acceptation a-t-il été défini pour le projet pilote et pouvez-vous le communiquer ? Kan opdrachtgever aangeven of er een proof of concept (proefopstelling) wordt geïnitieerd. Zo ja, is er een test plan met acceptatiecriteria voor de proefopstelling gedefinieerd en kunt u deze delen?
Il n’y a pas de POC de prévu.
Algemeen/ Généralités
Nederlands/ Néerlandais
Si les réponses formulées lors du premier tour de questions le requièrent, êtes-vous disposé(e) à intercaler un second tour de questions pour permettre de poser des questions sur les réponses formulées ? Mocht de beantwoording van de eerste vragenronde daartoe aanleiding geven, bent u dan bereid een tweede vragenronde in te lassen waarin vragen over antwoorden gesteld kunnen worden?
Le pouvoir adjudicateur a prévu un seul tour de questions. Les réponses seront publiées sur le site du SPF Finances ainsi que sur e-notification. De aanbestedende overheid heeft één enkele vragenronde voorzien. De antwoorden zullen gepubliceerd worden op de website van de FOD Financiën en op e-notification.
Bijlage 2: Prijsinventa
ris Annexe 2 : inventaire
des prix
114 à 122
Nederlands/ Néerlandais
Afin d’éviter tout malentendu, le soumissionnaire propose de fournir l’annexe 2 : inventaire des prix en format Excel, dans laquelle les différents postes sont additionnés automatiquement pour obtenir le montant total. L’adjudicateur peut-il mettre à disposition la feuille de prix en format Excel ?
Les documents sont fournis en PDF et dans aucun autre format. De documenten worden in pdf-formaat bezorgd en in geen enkel ander formaat.
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Om misverstanden te voorkomen stelt Inschrijver voor om Bijlage 2: Prijsinventaris in Excel ter beschikking te stellen, waarbij de diverse posten geautomatiseerd worden opgeteld tot het totaalbedrag. Kan Opdrachtgever het Prijzenblad in Excel ter beschikking stellen?
Algemeen/ Généralités
Nederlands/ Néerlandais
L’adjudicateur peut-il mettre à disposition les annexes (1, 3, 4 et 5) en format Word ? Kan Opdrachtgever de bijlagen (1,3,4 en 5) in word formaat ter beschikking stellen?
Les documents sont fournis en PDF et dans aucun autre format. De documenten worden in pdf-formaat bezorgd en in geen enkel ander formaat.
SOCIETE 2/ONDERNEMING 2
Algemeen/ Généralités
0 Nederlands/ Néerlandais
Op welke wijze voorziet het FOD in gelijke kansen tussen de bestaande leverancier (van o.a. Iris-software) en nieuwe aanbieders (dit gezien het feit dat de bestaande leverancier(s) in hoge mate kennis hebben van de bestaande oplossing en bijbehorende details en bijzonderheden en al de detailkennis bezitten m.b.t. interafaces. Dit zou voor de bestaande leverancier een aanzienlijke besparing op inspanning hebben in vergelijking met potentiële nieuwe leveranciers (en derhalve in een lagere prijsstelling kunnen resulteren waarvan de weging 70% is in het totale aanbod).
Le SPF Finances est attentif à l’égalité de traiter de l’ensemble des soumissionnaires. Le SPF Finances a fourni toutes les données nécessaires à l’ensemble des soumissionnaires dans le cahier spécial des charges. Par ailleurs, le présent projet vise à renouveler la plateforme et non à maintenir l’existant. De FOD Financiën neemt de gelijke behandeling van alle inschrijvers erg ter harte. De FOD Financiën heeft alle inschrijvers in het bestek alle nodige gegevens bezorgd. Bovendien beoogt het huidig project de vernieuwing van het platform en niet het behoud van het bestaande platform.
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De quelle façon le SPF prévoit-il l’égalité des chances entre le fournisseur existant (e.a. Iris-software) et de nouveaux fournisseurs (ce, étant donné le fait que le(s) fournisseur(s) existant(s) dispose(nt) d'une large connaissance de la solution existante, des détails y afférents, des particularités et de tous les détails relatifs aux interfaces) ? Cela représenterait une économie considérable d’effort pour le fournisseur existant en comparaison à de nouveaux fournisseurs potentiels (et par conséquent, cela pourrait résulter en une tarification plus faible dont la pondération est de 70 % de l’offre totale).
2.0 12 Nederlands/ Néerlandais
Volstaat voor een buitenlande deelnemer als vervanging van het registratienummer bij de RSZ een verklaring van de Nederlandse belastingdienst omtrent betalingsgedrag sociale premies? Une déclaration du service fiscal néerlandais en matière de comportement du paiement des cotisations sociales est-elle suffisante pour remplacer le numéro d'inscription à l'ONSS d’un participant étranger ?
Le soumissionnaire étranger doit, au plus tard la veille de la date limite de réception des offres: 1° être en règle avec ses obligations relatives au paiement des cotisations de sécurité sociale selon les dispositions légales du pays où il est établi 2° être en ordre avec les dispositions du § 1er, s’il emploie du personnel assujetti à la loi du 27 juin 1969 révisant l’arrêté-loi du 28 décembre 1944 concernant la sécurité sociale des travailleurs. § 3. A quelque stade de la procédure que ce soit, le pouvoir adjudicateur peut s’informer,
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par tous moyens qu’il juge utiles, de la situation en matière de paiement des cotisations de sécurité sociale de tout soumissionnaire. Ten laatste daags voor de uiterste datum voor de ontvangst van de offertes moet de buitenlandse inschrijver: 1° in orde zijn met zijn verplichtingen betreffende de betaling van de socialezekerheidsbijdragen volgens de wetsbepalingen van het land waarin hij gevestigd is 2° in orde zijn met de bepalingen van §1, indien hij personeel tewerkstelt dat onderworpen is aan de wet van 27 juni 1969 tot herziening van de besluitwet van 28 december 1944 betreffende de sociale zekerheid der arbeiders. § 3. De aanbestedende overheid kan, in welk stadium van de procedure ook, met alle middelen die zij dienstig acht, inlichtingen inwinnen over de stand van de betaling van de bijdragen voor de sociale zekerheid van om het even welke inschrijver.
3.1 49 Nederlands/ Néerlandais
Voorbereiding: omvang batches (aantal documenten/pagina's)? Préparation : portée des batches (nombre de documents/de pages) ?
Actuellement, on conditionne les documents en lot dont la taille est en fonction de la capacité d'alimentation des scanners (taille du bac d'alimentation). Au maximum (production maximale dans les 2 centres de scanning), les deux centres de scanning peuvent produire 200 000 feuilles par jour. Il faudra donc, dans le pire des cas, pouvoir charger 200 000 feuilles dans filenet par jour.
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La capacité des batches doit être en fonction de la capacité de scanning
Momenteel worden de documenten gebundeld in een perceel waarvan de omvang afhangt van het invoervermogen van de scanners (afmeting van de invoerbak). De twee scanningcentra kunnen maximum 200 000 pagina’s per dag produceren (maximale productie in de twee scanningscentra). Men moet dus in het slechtste geval, 200.000 pagina’s kunnen opladen in filenet per dag. De capaciteit van de batches moeten in verhouding zijn met de capaciteit van de scanning.
3.1 49 Nederlands/ Néerlandais
Voorbereiding : type gebruikte barcodes? Préparation : types de codes-barres utilisés ?
pdf417
3.1 49 Nederlands/ Néerlandais
Specifiek servers: PDF conversie: welke type PDF wordt gevraagd door FOD-Fin Serveurs spécifiques : conversion PDF : quel type de PDF le SPF Fin demande-t-il ?
Pdf/A-1a
3.1 51 Nederlands/ Néerlandais
Plaatsen printcode: moet deze code ook op het fysieke document geschieden of alleen op de digitale beelden van de documenten? Moet de printcode op beide zijden van de pagina's van de documenten? Moet het printen voor of na het maken van het image geschieden? Placer code print : ce code doit-il également apparaître sur le document
Le print code doit apparaître aussi bien sur le document physique et digital. Le print code peut être sur une seule face mais on doit pouvoir déterminer où on veut le mettre. On doit l'imprimer après la numérisation. De printcode moet zowel op het papieren als op het elektronisch document aangebracht zijn. De printcode kan op één enkele zijde aangebracht zijn maar men moet kunnen bepalen waar men het wil plaatsen. Men moet het afdrukken na de digitalisering
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physique ou uniquement sur les images numériques des documents ? Le code print doit-il apparaître sur les deux faces des pages des documents ? Le code print doit-il apparaître avant ou après la création de l’image ?
3.1 58 Nederlands/ Néerlandais
Moeten er naast raadpleeg functie ook andere functies beschikbaar worden (bv aanpassen en verwijderen)? En plus de la fonction de consultation, d’autres fonctions doivent-elles également être disponibles (ex. adaptation ou suppression) ?
Les fonctions de modification et de suppression peuvent être demandées par nos clients internes De wijzigings- en verwijderingsfuncties kunnen gevraagd worden door onze interne klanten.
3.1 63 Nederlands/ Néerlandais
Hoe definieert u een iso-functionele migratie? Comment définissez-vous une migration iso-fonctionnelle ?
C’est une migration qui permette aux applications et utilisateurs actuels de conserver les mêmes fonctionnalités. Cela ne veut pas dire qu’on veut faire la même chose qu’avant. Dans ce projet, nous voulons séparer l’aspect scanning (et enrichissement des meta-données) de l’intégration à nos applications. Nous adapterons nos applications si nécessaire. Het is een migratie die de applicaties en huidige gebruikers zal toelaten om dezelfde functionaliteiten te behouden. Dit wil niet zeggen dat men hetzelfde moet doen als voorheen. In dit project willen we het aspect scanning (en aanvulling van de metadata) gescheiden houden van de integratie in onze applicaties. We passen onze applicaties indien nodig aan.
3.1 63 Nederlands/
Wat zijn CoperFin procedures Que sont les procédures Coperfin ?
http://finances.belgium.be/fr/sur_le_spf/historique_modernisation/documenten_coperfin_1
9
Néerlandais
3.1 71 Nederlands/ Néerlandais
Selectie: wat zijn de business rules om wel of niet enveloppen te bewaren en mee te scannen? Hoe wordt een envelop aan de scan stappel toegevoegd (open gesneden en uitgevouwen bijvoorbeeld)? Sélection : que sont les business rules pour conserver ou non des enveloppes et les scanner ? Comment une enveloppe est-elle ajoutée à la pile de scan (ouverte et dépliée par exemple) ?
Les enveloppes sont ouvertes et ne font pas spécialement l’objet d’un scan mais peuvent être utilisées comme séparateurs. Le pouvoir adjudicateur souhaiterait que l’enveloppe puisse être scannée pour le courrier entrant. De enveloppes worden geopend en worden niet specifiek gescand maar kunnen gebruikt worden als documentscheiders. De aanbestedende overheid wenst dat de envelop voor de inkomende post gescand kan worden.
3.1 75 Nederlands/ Néerlandais
Waartoe behoort de workflow Geschillen (RN,RRN of NPO of is dit een separate workflow)? De quoi relève le workflow Contentieux (RN, NRN ou PPE ou est-ce un workflow distinct) ?
Tous les documents scannés et leurs méta-données arriveront dans filenet.
Il n’y a qu’un
workflow avec des métadonnées communes à plusieurs applications
(généralement celles
de la même entité) et des métadonnées particulières pour une application
ou un document
particulier.
Alle gescande documenten en hun metadata gaan naar filenet. Er is slechts
één workflow
met gemeenschappelijke metadata voor verschillende applicaties (over het
algemeen
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die van dezelfde entiteit) en van de bijzondere metadata voor een applicatie
of een
bijzonder document.
3.1 77 Nederlands/ Néerlandais
Wat is de betekening van de 'XX' bij het software product IrisCapture Pro - ICP in de kolom CSS (regel 3) Heeft deze regel met Iris CapturePro een andere betekenis en functionaliteit dan dezelfde software in regel 4 en 5? Que signifie « XX » dans le produit software IrisCapture Pro - ICP dans la colonne CSS (règle 3) ? Cette règle avec Iris CapturePro diffère-t-elle des règles 4 et 5 du point de vue de la signification et de la fonctionnalité pour le même software ?
XX = 67 licences ICP pour les postes de travail.
La ligne 4 sont les 23 licences ICP pour les postes de travail
La ligne 5 sont les 7 licences ICP pour les serveurs
Les 67 peuvent s’additionner aux 23. La différence est que les 67 ont été
achetées sur
un contrat plus ancien.
XX = 67 ICP-licenties voor de werkposten.
De lijn 4 zijn de 23 ICP licenties voor de werkposten
De lijn 5 zijn 7 ICP licenties voor de servers
De 67 licenties kunnen opgeteld worden bij de 23. Het verschil is dat 67
licenties gekocht
werden op een ouder contract.
3.2 78 Nederlands/ Néerlandais
Zijn de op pagina 77 benoemde licenties voor FOD herbruikbaar in een nieuwe oplossing (beschikt het FOD daarvoor het oneindige durende recht/licentie)? Les licences désignées pour le SPF, citées à la page 77 sont-elles réutilisables dans
Nee Non
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une nouvelle solution (pour ce faire, le SPF dispose-t-il du droit/de la licence pour une durée indéfinie ?) ?
4.1.1. 82 Nederlands/ Néerlandais
FOD wenst het huidige kwaliteitsniveau te waarborgen. Hoe is het huidige kwaliteitsniveau te kenmerken en objectiveren (meetbaar)? Le SPF souhaite garantir le niveau de qualité actuel. Comment caractériser et objectiver le niveau de qualité actuel (mesurable) ?
Le nombre d’agents en charge pour traiter les documents qui ne peuvent pas faire l’objet d’une reconnaissance automatique ne doit pas dépasser 7% à celui que le soumissionnaire renseigne dans son offre compte tenu du nombre d’opérateurs maximum disponibles sur les sites. Het aantal ambtenaren die verantwoordelijk zijn voor de verwerking van documenten die niet het voorwerp kunnen vormen van een automatische herkenning, moet niet meer dan 7 % bedragen van het aantal dat de inschrijver in zijn offerte vermeldt, rekening houdende met het maximum aantal operatoren op de sites.
4.1.1. 83 Nederlands/ Néerlandais
Mogen leveranciers varianten op de huidige procesgang en onderdelen voorstellen, in vergelijking met de in punt 3 beschreven onderdelen als het totaal resultaat hetzelfde blijkt te zijn? Les fournisseurs peuvent-ils proposer des variantes à la procédure et aux parties actuelles, en comparaison aux parties décrites au point 3 lorsque le résultat total s’avère être le même ?
Le fournisseur peut proposer des variantes s’il garantit le maintien des fonctionnalités, de tous les composants et la qualité actuelle. La solution à mettre en place doit permettre d'augmenter l'efficacité et l'efficience du traitement dans la chaine complète. De leverancier mag varianten voorstellen als hij het behoud van de functionaliteiten, van alle bestanddelen en de huidige kwaliteit garandeert. De uit te werken oplossing moet toelaten om de doeltreffendheid en efficiëntie van de verwerking in de volledige ketting te verhogen.
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4.1.1. 83 Nederlands/ Néerlandais
Welke andere connecties worden er verwacht in de toekomst waarmee de nieuwe oplossing moet interfacen? Quelles sont les autres connexions attendues à l’avenir avec lesquelles on doit intégrer la nouvelle solution ?
Toutes les données doivent aller dans Filenet, même pour les nouvelles connexions qui pourraient être réalisées dans le futur. Nous les distribuerons sur base des metadonnées via un workflow de type ACM. Alle gegevens moeten in Filenet belanden, zelfs voor de nieuwe verbindingen die in de toekomst zouden kunnen worden uitgevoerd. We zullen deze verdelen op basis van de metadata via een workflow van het type ACM.
4.1.2. 83 Nederlands/ Néerlandais
gemiddeld aantal bijlages (pagina's /vellen) bij een PB aangifte? Nombre moyen d’annexes (pages/feuilles) d’une déclaration IPP ?
En 2015 pour les 1 080 622 déclarations, il y a eu de 3 735 221 pages d'annexes In 2015 waren er, voor 1.080.622 aangiftes, 3.735.221 pagina's bijlagen.
4.1.2. 84
Nederlands/ Néerlandais
gemiddeld aantal pagina's /vellen van een BTW aangifte? Nombre moyen de pages/feuilles d’une déclaration TVA ?
1 déclaration TVA = 1 document A4 = 2 faces (= recto verso) 1 btw-aangifte= 1 document A4 = 2 zijden (= recto verso)
4.1.3. 86 Nederlands/ Néerlandais
Gericht op remote support: Mag ten behoeve van het te leveren support en ondersteuning de data buiten de Europese Unie of Belgie zichtbaar zijn? Mag de support en ondersteuning remote worden uitgevoerd (bv van buiten Belgie) Orienté sur le remote support : les données peuvent-elles être visibles en dehors de l’Union européenne ou de la Belgique pour le support et l’assistance à fournir ? Le support et l’assistance peuvent-ils être effectués à distance (ex. en dehors de la Belgique) ?
Le support de premier niveau se situera en Belgique mais il est évident que
le 3ième
niveau se situera là où est développé le produit …
De eerstelijnsondersteuning bevindt zich in België maar het is evident dat
het
3e prioriteitsniveau zich bevindt in het land waar het product wordt
ontwikkeld...
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4.1.3. 86 Nederlands/ Néerlandais
Heeft het FOD ook overwogen voor de infrastructuur gebruik te maken van een Cloud oplossing? Le SPF a-t-il également envisagé d’utiliser une solution Cloud pour l’infrastructure ?
Non. Nous utiliserons l’infrastructure standard des Finances, à savoir des serveurs virtuels Windows ou Linux. Nee. We gebruiken de standaard infrastructuur van Financiën, dit zijn virtuele Windows of Linux-servers.
4.2.2. 89 Nederlands/ Néerlandais
Voorbeeld documenten tbv classificate en extractie van alle soorten Exemple documents pour toutes sortes de classification et d’extraction
Voir annexes Zie bijlagen
4.2.2.1.1. 89 ev Nederlands/ Néerlandais
Wat is het huidige service niveau en kwaliteit voor PB aangiften en andere document stromen die nu verwerkt worden (btw aangiften, dossiers)? Quels sont les niveaux de service et qualité actuels pour des déclarations IPP et autres flux de documents qui sont désormais traités (déclarations à la TVA, dossier) ?
L’infrastructure devra être l’infra standard des Finances, à savoir des serveurs virtuels, Windows ou Linux. Les documents doivent se retrouver dans Filenet avec leurs meta données. Toutes les autorisations sont gérées par notre couche IAM. We gebruiken de standaard infrastructuur van Financiën, dit zijn virtuele Windows of Linux-servers. De documenten moeten met hun metadata in Filenet bewaard worden. Alle toelatingen worden door onze IAM-laag beheerd.
4.2.2.1.1. 92 Nederlands/ Néerlandais
Voorbeelden binnenkomende post t.b.v. vast stellen zekerheidsgraad Exemples courrier entrant pour le degré de garantie à déterminer
Il s’agit de courrier tout venant à savoir aussi bien des courriers structurés que des courriers non structuré. Het gaat om allerlei soorten briefwisseling dit betekent zowel gestructureerde als ongestructureerde briefwisseling.
4.2.2.1. 93 Nederlands/
Het FOD beschrijft een PoC. In welk stadium van de tender wenst het FOD de
Aucun POC n’est prévu dans le cahier de charges.
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Néerlandais
PoC uit te voeren. Voor of na (voorlopige) Gunning? Le SPF décrit un POC. À quel stade de l’adjudication le SPF souhaite-il exécuter le POC ? Avant ou après l’attribution (provisoire) ?
In het bestek is er geen POC voorzien.
4.2.3.10. 100 Nederlands/ Néerlandais
Moeten rapportage ook gescheduled kunnen worden en alsmede op basis daarvan geemail worden naar standaard ingestelde email adressen in een bepaald formaat? Doit-on également avoir la possibilité de prévoir des rapportages et de les envoyer par e-mail à des adresses e-mail standard dans un format déterminé ?
Les rapports doivent pouvoir être mis à jour en continu. Certains rapports (à déterminer) doivent être envoyés par mail à une sélection d'agent (adresses email) avec une récurrence hebdomadaire, Het moet mogelijk zijn om de rapporten voortdurend te updaten. Sommige rapporten (te bepalen) moeten op wekelijkse basis via e-mail verzonden worden naar een geselecteerde groep ambtenaren (e-mailadressen),
4.3.2. 102 Nederlands/ Néerlandais
Hoeveel verschillende gebruikers (named users) hebben toegang nodig tot de herkenningssoftware?, Hoeveel concurrent gebruikers verwacht u op piekdagen op de herkenningssoftware? Combien d’utilisateurs différents (named users) ont-ils besoin de l’accès au software de reconnaissance ? À combien d’utilisateurs concurrents simultanés vous attendez-vous pendant les jours de pic d’activité sur le software de reconnaissance ?
L'ensemble des agents des centres de scanning doivent pouvoir accéder simultanément au software (50 agents) Alle ambtenaren van het scanningcentrum moeten gelijktijdig toegang kunnen hebben tot de software (50 ambtenaren)
4.3.2. 102 Nederlands/ Néerlandais
Voorziet u een train-de-trainer opleiding of wenst u dat de leverancier iedere gebruiker opleidt?
Les formations doivent être données par le fournisseur sur commande. De opleidingen moeten door de leverancier op bestelling verstrekt kunnen worden.
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Envisagez-vous une formation train-the-
trainer ou souhaitez-vous que le
fournisseur forme chaque utilisateur ?
4.3.3. 104 Nederlands/ Néerlandais
Wat zijn de huidige IT en ICT normen die FOD hanteert? Quelles sont les normes IT et ICT actuelles que le SPF utilise ?
L’utilisation de serveurs virtuels windows ou Linux avec authentification IAM via notre active directory et un repository filenet pour tous les documents, bases de données DB2 Het gebruik van virtuele Windows- of Linuxservers met IAM-authentificatie via onze active directory en een repository filenet voor alle documenten, databank DB2.
alg Nederlands/ Néerlandais
Welke type barcodes moeten door de s/w uitgelezen kunnen worden Quel type de codes-barres le software doit-il pouvoir lire ?
Tous les formats de codes barre ou QR codes (au minimum le code 39, le interleave 2/5 et le pdf 417) Alle formaten van barcodes of QR-codes (minstens code 39, interleave 2/5 en pdf 417)
alg Nederlands/ Néerlandais
Voorziet de FOD ook in het hebben van een Disaster recovery omgeving voor s/w en hardware (scanners) Le SPF prévoit-il également d’avoir un environnement Disaster recovery pour le software et le hardware(scanners) ?
Non. Les centres de Namur et Gand seront les disaster recovery centers l’un de l’autre. Nee. De centra van Namen en Gent zijn elkaars disaster recovery center.
4.3.7. 105 Nederlands/ Néerlandais
wat bedoeld u met 24 uurper dag, 7 dagen per week worden opgevolgd (betelkent dit 24-7 support beschikbaarheid tbv het oplssen van tickets?
Le système doit être disponible 24h/24h et 7j/7j. Les problèmes doivent être résolus selon le SLA 4, 3,9. Het systeem moet 24/24 u en 7d/7d beschikbaar zijn. De problemen moeten opgelost
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Qu’entendez-vous par 24 heures par jour, 7 jours par semaine de suivi (cela signifie-t-il que la disponibilité du support est de 24/7 pour la résolution des tickets ?) ?
worden volgens de SLA 4, 3, 9.
4.1.1 p 83 Nederlands/ Néerlandais
Wat wordt bedoeld met Sun Myscan? Qu’entend-on par Sun Myscan ?
"Sun Myscan" est à remplacer par "DIM Myscan" "Sun Myscan" moet vervangen worden door "DIM Myscan"
4.1.1 P 83 Nederlands/ Néerlandais
Hoe ziet de te bepalen fasering eruit, is dit gelijk aan de later genoemde 18 maanden? À quoi ressemble l’échelonnement à déterminer ? Est-ce égal aux 18 mois mentionnés ultérieurement ?
Le fournisseur doit nous proposer un phasage. Ce phasage peut bien sûr inférieur aux délais maximum prévus dans le cahier des charges De leverancier moet ons een fasering voorstellen. Deze fasering kan uiteraard korter zijn dan de maximumtermijnen die voorzien zijn in het bestek.
4.1.2 p 83 ev Nederlands/ Néerlandais
Met welke percentages zullen de stromen naar verwachting dalen of stijgen in de contractperiode? Quels seront les pourcentages de diminution ou d’augmentation attendus des flux pendant de la période du contrat ?
On s'engage sur la commande de 20,5 millions de documents par an. 1 document = 2 faces et ce, peu importe le format. Men verbindt zich tot de bestelling van 20,5 miljoen documenten per jaar. 1 document = 2 zijden en dit ongeacht het formaat.
4.1.2 p 83 ev Nederlands/ Néerlandais
Het aantal binnenshuis gescande vellen van ruim 4,4 mio maakt dit deel uit van de eerder genoemde 22,1 miljoen of niet? Le nombre de feuilles scannées en interne qui s’élève à environ 4,4 millions est-il repris dans les 22,1 millions mentionnés précédemment ou non ?
Tout ce qui est scanné actuellement fait partie intégrante de la commande de 20,5 millions de documents. Alles wat vandaag gescand wordt, maakt integraal deel uit van de bestelling van 20,5 miljoen documenten.
4.2.1.1 p 87 Nederlands/
De scancapaciteit wordt gemeld 15.000 A4 documenten en 24.000 documenten,
Entre 15000 et 24000 faces recto verso par heure Tussen 15000 en 24000 zijden recto verso per uur
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Néerlandais
kunt u bevestigen dat dit aantal vellen betreft in plaats van documenten? On signale la capacité de scanning comme s’élevant à 15.000 documents A4 et 24.000 documents, pouvez-vous confirmer qu’il s’agit du nombre de feuilles au lieu du nombre de documents ?
4.2.1.1 p 86 Nederlands/ Néerlandais
Zijn er 4 productiescanners nodig waarvan 2 voor Gent en 2 voor Jambes? 4 scanners de production sont-ils nécessaires, dont 2 pour Gand et 2 pour Jambes ?
Ja Oui
4.2.1.2 P 87
Nederlands/ Néerlandais
Zijn er 2 documentscanners nodig (1 voor Gent en 1 voor Jambes) 2 scanners de documents sont-ils nécessaires (1 pour Gand et 1 pour Jambes) ?
Ja Oui
4.2.1.3 p 89 Nederlands/ Néerlandais
Zijn er 2 briefopeners voor grote volumes nodig (1 voor Gent en 1 voor Jambes) 2 ouvreuses d’enveloppes pour grands volumes sont-elles nécessaires (1 pour Gand et 1 pour Jambes) ?
Ja Oui
4.2.2 p 89 Nederlands/ Néerlandais
Wat zijn de specificaties van de huidige fysieke eenheden in Gent (32) en Jambes (18)? Quelles sont les spécifications des unités physiques actuelles à Gand (32) et Jambes (18) ?
50 ETP sur les deux sites. 75% de femmes Moyenne d’âge 50 ans à Jambes et 52 ans à Gand. 50 VTE op beide sites. 75 % vrouwen Gemiddelde leeftijd 50 jaar in Jambes en 52 jaar in Gent.
4.2.2.1 p 89 Nederlands/
Kunnen we een ingevulde voorbeeld set ontvangen van de verschillende documenttypes?
Il est possible de demander comme cela est prévu au point .2.2.1 « Qualité des résultats »
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Néerlandais
Pouvons-nous avoir plusieurs exemples complétés de différents types de documents ?
du cahier spécial des charges, des déclarations vierges. Aucun autre document ne sera transmis. Het is mogelijk om te vragen hoe dit voorzien is in punt 2.2.1 "Kwaliteit van de resultaten" van het bestek, van de blanco aangiftes. Er wordt geen ander document bezorgd.
4.2.2.1 p 91 Nederlands/ Néerlandais
Welke documenttypen komen voor in de registers? Graag voorbeelden. Quels types de document figurent dans les registres ? Veuillez donner des exemples.
Ce sont des documents pour lesquelles il s’agit d’une écriture cursive. Le but est de les scanner en PDF mais il n’est pas demandé de reconnaissance. Le but est la conservation de données. Het zijn cursief geschreven documenten. Het doel is om deze in pdf te scannen maar er wordt geen herkenning gevraagd. Het doel is de bewaring van gegevens.
4.2.2.1 p 91 Nederlands/ Néerlandais
Kunnen we een ingevulde voorbeeld set van de documenttypen in de registers ontvangen? Pouvons-nous avoir plusieurs exemples complétés de différents types dans les registres ?
Nee Non
4.3.2 p103 Nederlands/ Néerlandais
Wat zijn P&R dossiers en welke volumes zijn daarvan te verwerken? Que sont des dossiers P&R et quels sont leurs volumes à traiter ?
Jusqu’ici, il y avait environs 2015 boîtes par an comprenant environ 800 documents par boites. Il est possible qu’il soit demandé de réaliser un volume plus important avec des délais plus rapprochés en fonction des besoins. Tot hier waren er ongeveer 2015 dozen per jaar die per doos ongeveer 800 documenten bevatten. Het is mogelijk dat er gevraagd wordt om een groter volume te realiseren
19
met kortere deadlines in functie van de behoeften.
4.3.2 p103 Nederlands/ Néerlandais
Wat is het volume aan te verwerken facturen Quel est le volume des factures à traiter ?
Le volume des factures est de 60 000 documents par an. Het volume van de facturen bedraagt 60.000 documenten per jaar.
4.4 Fasering
p 109 Nederlands/ Néerlandais
Welke FODs gaan aangesloten worden op welk moment Quels SPF seront ajoutés et à quel moment ?
Tous les SPF et SPP ayant des besoins pourront faire appel à la plateforme FinScan. Alle FOD en POD met behoeften zullen een beroep kunnen doen op het FinScan-platform.
4.4 Fasering
p 109 Nederlands/ Néerlandais
Hoe zien de huidige systemen van die FODs eruit À quoi ressemblent les systèmes actuels de ces SPF ?
Le SPF Finances part du principe que le traitement des documents se fera à l’instar du courrier entrant. De FOD Financiën vertrekt van het principe dat de verwerking van de documenten gebeurt op de manier van de inkomende post.
4.4 Fasering
p 109 Nederlands/ Néerlandais
Welke volumes per stroom betreft dat per FOD Quels sont les volumes par flux et par SPF ?
A ce jour, inconnu Momenteel niet gekend
4.4 Fasering
p 109 Nederlands/ Néerlandais
Bij uitbreiding naar andere FODs is dan FIN de opdrachtgever En cas d’extension à d'autres SPF, le SPF FIN est-il alors le commanditaire ?
SPF FIN est le pouvoir adjudicateur FOD FIN is de opdrachtgever
4.4 Fasering
p 109 Nederlands/ Néerlandais
Welke formulieren dienen ingeregeld te worden voor de andere FODs? Quels formulaires doit-on mettre au point pour les autres SPF ?
A ce jour, inconnu Momenteel niet gekend
20
4.4 Fasering
p 109 Nederlands/ Néerlandais
In hoeverre dient het voorstel te voorzien in het volledig aansluiten van de andere FODs? Dans quelle mesure la proposition doit-elle prévoir l'ajout complet des autres SPF ?
Actuellement, ce projet ne concerne que le SPF Finances mais des volumes supplémentaires (non Finances) pourraient aussi être scannés sur la même infrastructure. Momenteel betreft dit project enkel de FOD Financiën maar de bijkomende volumes (niet-Financiën) zouden ook gescand kunnen worden op dezelfde infrastructuur.
4.4 Fasering
p 109 Nederlands/ Néerlandais
Hoeveel fysieke eenheden worden per FOD voorzien? Combien d’unités physiques sont-elles prévues par SPF ?
Le SPF Finances dispose de 50 ETP. De FOD Financiën beschikt over 50 VTE.
SOCIETE 3/ ONDERNEMING 3 (6)
7.5 34 Nederlan
ds/ Néerlandais
De link:
http://finances.belgium/be/fr/sur_le-
spf/historique_modernisation/ict_funda
menten/ werkt niet
Waar kan men informatie vinden over
PMFin ?
Le lien :
http://finances.belgium/be/fr/sur_le-
spf/historique_modernisation/ict_funda
menten/ ne fonctionne pas
Où peut-on trouver de l’information sur
PMF in ?
Voici le bon lien : http://finances.belgium.be/fr/sur_le_spf/historique_modernisation/ict/ict_fundamenten http://financien.belgium.be/nl/over_de_fod/geschiedenis_modernisering/ict/ict_fundamenten
21
En annexe. Als bijlage.
3.2 75 Nederlands/ Néerlandais
Kan het systeem en de software
Caupenne / PDF Server(iHQC unlimited)
behouden blijven?
Le système et logiciel Caupenne / PDF
Server (iHQC unlimited) peut-il être
conservé ?
Nee Non
Algemeen/ générales
Nederlands/ Néerlandais
Zijn formules voor leasing van materiaal en software toegestaan? Les formules de leasing de matériels et de logiciels sont-elles autorisées ?
Il ne s’agit pas de Leasing mais d’une mise à disposition. Het gaat niet om Leasing maar om een terbeschikkingstelling.
4.2.1.1 85 Nederlands/ Néerlandais
Voor de scanners voor grote volumes, hoeveel invoerbakken moeten er voor de verschillende formaten van documenten worden voorzien? Pour les scanners haut-volume, combien de collecteurs faut-il prévoir pour accueillir les différents formats de documents ?
3 3
4.2.1.3 87 Nederlands/ Néerlandais
Om enveloppen met een dikte van minimaal 1,25 cm te kunnen openen. Is dit wel correct ? Pouvoir ouvrir des enveloppes d’une épaisseur minimale de 1,25 cm d’épaisseur Est-ce bien correct ?
Minimum 1.25 mm. Par contre, elles doivent savoir couper sur au moins 2 côtés et extraire le contenu de l’enveloppe
Il faut prévoir une ergonomie optimale au niveau de l’extraction à faire par les utilisateurs.
Minstens 1.25 mm. Ze moeten daarentegen aan minstens 2 zijden kunnen snijden en de inhoud uit de envelop kunnen halen.
22
Men dient een optimale ergonomie te voorzien met betrekking tot de extractie uitgevoerd door de gebruikers.
SOCIETE 4/ ONDERNEMING 4 (107)
Français/ Frans
Quel est le nombre d'utilisateurs qui traiteront les tickets?
Quelle est la nature et la typologie des tickets?
Quel type de SLA doit être fourni en cas de problème?
le système doit-il être personnalisé?
Les processus de gestion du ticket peuvent être standards ou doivent-ils être customisés.
si customisation quel est process guide?
Quels types et quel nombre de référentiels doivent-ils être interfacés? Hoeveel gebruikers zullen de tickets behandelen?
Wat is de aard en de typologie van de tickets?
Welk type SLA moet worden verstrekt bij problemen?
Il y 3 administrateurs à Jambes, 4 administrateurs à Gand et 1 administrateur à Bruxelles ainsi qu’un opérateur chargé des modifications. Un erra sera publié. Tous les problèmes que l’on peut rencontrer dans le cadre de l’utilisation de la plateforme. Le SLA est déjà prévu dans le Cahier Spécial des charges point 4.3.9 de la partie 4. « Exigences fonctionnelles et critères techniques de la plateforme FinScan » Il doit être facile d’utilisation. Standard, si celui-ci répond aux exigences minimales du cahier spécial des charges. Er zijn 3 beheerders in Jambes, 4 beheerders in Gent en 1 beheerder in Brussel en een operator die verantwoordelijk is voor de wijzigingen. Een erratum zal worden gepubliceerd. Alle problemen waarmee men geconfronteerd kan worden in het kader van het gebruik van het platform.
23
Moet het systeem gepersonaliseerd zijn?
Mogen de processen inzake beheer van het ticket standaard zijn of moeten zij gecustomiseerd zijn?
Indien gecustomiseerd, welke process guide moet er gevolgd worden?
Welke types en hoeveel referentiesystemen moeten onderling gekoppeld worden?
De SLA is al voorzien in het bestek punt 4.3.9 van het deel 4. "Functionele
vereisten en
technische criteria van het FinScan-platform".
Moet gebruiksvriendelijk zijn. Standaard, als dit beantwoordt aan de minimumvereisten van het bestek.
Algemeen/ générales
Français/ Frans
Question 1 Ouverture des offres : 20
décembre 2016.
Afin de pouvoir vous fournir une offre attractive et complète, nous vous prions de bien vouloir postposer l’ouverture d’un mois ?
Est-ce que des questions supplémentaires pourront être posées après réception des réponses aux questions ?
Est-ce qu’après le 28 novembre nous pouvons encore poser des questions?
Vraag 1 Opening van de offertes: 20 december 2016.
Om u een aantrekkelijke en volledige offerte te kunnen bezorgen, vragen
L’ouverture des offres sera postosée à la date du 26/01/2017 à 14h30. De opening van de offertes zal uitgesteld worden naar 26/01/2017 om 14u30. Non Nee Non Nee
24
wij u om de opening met één maand te willen uitstellen.
Mogen er bijkomende vragen worden gesteld na ontvangst van de antwoorden op de vragen?
Mogen wij na 28 november nog vragen stellen?
Français/ Frans
Question 2 Multilingue mandatory
Notre solution comporte certaines parties de l'interface "hardcodée" en anglais (Typiquement les menus,
File, save, save as, close, …
Les champs (business) sont disponibles dans les 2 langues.
Pouvez-vous confirmer que cette solution sera confirmée comme conforme à votre demande ?
Vraag 2 Verplicht meertalig
Bepaalde delen van de “hardgecodeerde” interface van onze oplossing zijn in het Engels (met name de menu’s,
file, save, save as, close,…)
De (business)velden zijn beschikbaar in de beide talen.
Pour des écrans que l’on va mettre à disposition de tous les utilisateurs, il est préférable de l’avoir dans la langue de l’agent. Maintenant, si la machine propose « ok », c’est acceptable. Le pouvoir adjudicateur accepte que le nom des actions sont File, Save, … puisque les agents auront une formation. Voor de schermen die we ter beschikking stellen van de gebruikers, is het wenselijk om er te hebben in de taal van de agent. Indien de machine voorstelt “ok”, dan is dit aanvaardbaar. De aanbestedende overheid aanvaardt dat de namen van de acties FILE, Save,… zijn aangezien de medewerkers een opleiding zullen krijgen
25
Kunt u bevestigen dat deze oplossing als conform aan uw vraag zal worden verklaard?
4 Objet du marché
Français/ Frans
Est-ce que les flasheuses de code-
barre vues lors des visites
obligatoires font partie du scope, et
doivent donc être remplacées?
Quelle utilisation prévoyez-vous des scanners documentaires ? Maken de barcodescanners die we tijdens de verplichte bezoeken gezien hebben, deel uit van de scope en dienen deze vervangen te worden? Welk gebruik voorziet u voor de documentenscanners?
Le scanner doit intégrer la fonction flasheuse.
In de scanner moet de flash-functie zijn ingebouwd.
Les scanners documentaires seront utilisés notamment pour le scanning de registres de l’Administration de la documentation patrimoniale. De documentaire scanners zullen meer in het bijzonder gebruikt worden voor de scanning van registers van het Bestuur en van de patrimoniumdocumentatie.
16 2.1B Français/ Frans
Pouvez-vous décrire le hardware et
les connexions qui seront mises à
disposition par le SPF Finances ?
Kunt u de hardware en de
aansluitingen beschrijven die ter
beschikking gesteld zullen worden
door de FOD Financiën?
L’utilisation de serveurs virtuels windows ou Linux, avec authentification
IAM via notre
active directory et le repository filenet pour tous les documents, bases de
données DB2
Het gebruik van virtuele Windows- of Linuxservers met IAM-authentificatie
via onze active
directory en een repository filenet voor alle documenten, databanken DB2.
26
32 6.3 Français/
Frans Les tests d’acceptation demandent
l’implication du personnel du SPF
Finances, est-ce que ce temps de
travail doit être comptabilisé ?
De aanvaardingstests vragen de
betrokkenheid van het personeel
van de FOD Financiën, dient deze
werktijd ingebracht te worden?
Les tests d’acceptation font partie intégrante des obligations de l’adjudicataire. De acceptatietesten maken integraal deel uit van de verplichtingen van de opdrachtnemer.
33 7.3 Français/ Frans
Les scanners documentaires seront-
ils donc à livrer au stade « phase 3 »
ou à la « phase 1 » ?
Dienen de documentenscanners
geleverd te worden in het stadium
'fase 3' of in 'fase 1'?
A la phase 3 In fase 3
34 7.3 Français/ Frans
Avez-vous la possibilité de nous faire
parvenir des exemples à ce stade ?
L’automatisation à 100% dépendra
des types de documents et
informations à en extraire.
Kunt u ons voorbeelden van dit
stadium bezorgen? Het 100%
automatiseren zal afhankelijk zijn
van de documenttypes en de
En annexe. Als bijlage.
27
informatie die hieruit gehaald dient
te worden.
34 7.5 Français/ Frans
L’URL ne fonctionne pas, parlez-vous
du document Architectural Building
Blocks PDF ?
De URL werkt niet, heeft u het over
het document Architectural Building
Blocks PDF?
L’url qui menait aux Building blocks, il ne fonctionne plus car les building blocks ont été supprimés. Il faut donc se référer à des Serveurs virtuels windows ou Linux, avec authentification IAM via notre active directory et le repository filenet pour tous les documents, bases de données DB2 De url voor de Building blocks werkt niet meer want de building blocks werden geschrapt. Men moet dus verwijzen naar de virtuele Windows- of Linuxservers met IAM-authentificatie via onze active directory en de repository filenet voor alle documenten, databanken DB2.
38 8 Français/ Frans
Est-il possible d’avoir un lien VPN
avec l’infrastructure afin de suivre
les volumes mensuels ? Devons-
nous comprendre que le solde
annuel non utilisé pourra être
facturé en fin d’année ?
De même, pour le hardware,
acceptez-vous qu’il soit « amorti »
sur 5 ans et prolongé gratuitement
après la 5ème année ?
Dès lors, pouvez-vous adapter le bordereau en fonction ?
Une connexion vers l’infrastructure sera établie pour que le prestataire de services puisse en assurer le support. Le pouvoir adjudicateur s’engage à commander un volume de 20.500.000 de documents à traiter par an pour les logiciels sans possibilité de reporter le solde non utilisé à l’année suivante. Par contre, pour les commandes ultérieures au cours d’une année, le pouvoir adjudicateur pourra reporter le solde non utilisé à l’année suivante.
28
Kan er een VPN-link bezorgd worden met de infrastructuur om de maandelijkse volumes op te volgen? Moeten we hieronder verstaan dat het niet-gebruikte jaarsaldo op het einde van het jaar gefactureerd zal kunnen worden? Hetzelfde geldt voor de hardware, aanvaardt u dat deze afgelost wordt op 5 jaar en gratis verlengd wordt na het 5de jaar? Kunt u het borderel dus in overeenstemming hiermee aanpassen?
En effet, pour une commande réalisée le 1er octobre 2018, le pouvoir adjudicateur pourra utiliser ce qu’il a commandé en « commande ultérieure » jusqu’au 30 septembre 2019. Au 1er janvier 2019, dans l’exemple ci-dessus, le pouvoir adjudicateur recommandera 20.500.000 de documents à traiter puisque cette commande est répétée chaque année. Er wordt een verbinding gemaakt met de infrastructuur zodat de dienstverlener hier de support voor kan verzorgen. De aanbestedende overheid verbindt zich ertoe een volume van 20.500.000 pagina's, die door de software per jaar verwerkt dient te worden, te bestellen, zonder de mogelijkheid het niet-gebruikte saldo over te dragen naar het volgende jaar. Voor de latere bestellingen in de loop van een jaar, daarentegen, kan de aanbestedende overheid het niet-gebruikte saldo overdragen naar het volgende jaar. Voor een bestelling die wordt geplaatst op 1 november 2018, kan de aanbestedende overheid inderdaad wat hij als "latere bestelling" heeft besteld, gebruiken tot 30 september
29
2019. Op 1 januari 2019 zal de aanbestedende overheid in bovenstaand voorbeeld opnieuw 20.500.000 te verwerken documenten bestellen, omdat deze bestelling elk jaar wordt herhaald.
40 10.1 Français/ Frans
Comment définir que cette charge
de travail supplémentaire n’est pas
liée aux personnes et / ou aux
documents ?
(ex : Nouveau membre du
personnel, baisse de la qualité
d’écriture, modifications des
déclarations (encrage, couleur de
fond, …) qualité du travail fourni par
les agents du SPF …)
Comment allez-vous déterminer le
manquement et avec quel outil ?
Pouvons-nous ajouter une liste d’exception ?
Volumes à traiter Déclarations IPP En 2015, 1.000.000 de déclarations ont été reçues au format papier. Au vu de l’évolution observée suite à l’utilisation de TOW (tax-on-web), le nombre de déclarations à traiter diminuera dans les années futures. On prévoit à l’avenir une diminution du volume de l’ordre de 10% par an. Les documents doivent normalement parvenir au SPF Finances pour le 30 juin de l’année de l’exercice d’imposition concerné. La solution doit être en mesure de supporter les volumes suivants : Pour le 31 juillet : minimum 20% du nombre total des déclarations reçues doivent être traitées ; Pour le 31 août : minimum 40% du nombre total des déclarations reçues doivent être traitées ;
30
Hoe bepalen we deze extra werklast die geen verband houdt met personen en/of documenten? (vb.: Nieuw personeelslid, daling van de kwaliteit van het handschrift, verschillen tussen de aangiftes (inkt, kleur van de achtergrond, …) kwaliteit van het werk dat door de agenten van het FOD geleverd werd…) Hoe gaat u de tekortkoming bepalen en met welke tool? Kunnen we een lijst met uitzonderingen toevoegen?
Pour le 30 septembre ; minimum 80% du nombre total des déclarations reçues doivent être traitées ; Pour le 15 octobre : la totalité des déclarations reçues doivent être traitées ; Le SPF Finances tiendra compte des variations éventuelles à la hausse ou à la baisse au niveau du personnel disponible ainsi qu’en fonction des contraintes de travail. Te verwerken volumes PB-aangiften In 2015 werden 1.000.000 aangiften op papier ontvangen. Gelet op de vastgestelde evolutie als gevolg van de invoering van TOW (tax-on-web), zal het aantal aangiften in de komende jaren dalen. Men gaat uit van een toekomstige volumedaling van zo'n 10 % per jaar. De documenten moeten normaal gezien tegen 30 juni van het betreffende aanslagjaar in het bezit zijn van de FOD Financiën. De oplossing moet in staat zijn om de volgende volumes te ondersteunen: Tegen 31 juli: ten minste 20 % van het totale aantal ontvangen aangiften moet verwerkt zijn; Tegen 31 augustus: ten minste 40 % van het totale aantal ontvangen aangiften moet verwerkt zijn;
31
Tegen 30 september: ten minste 80 % van het totale aantal ontvangen aangiften moet verwerkt zijn; Tegen 15 oktober: alle ontvangen aangiften moeten verwerkt zijn; De FOD Financiën zal rekening houden met eventuele schommelingen naar boven of naar beneden op het vlak van het beschikbaar personeel en in functie van de werklast
40 10.2 Français/ Frans
Comment définir que le retard est à
charge du soumissionnaire ?
Pour les 2 partis, quid des grèves,
maladie, cas de force majeur
(météorologique par ex), panne de
courant…
Comment allez-vous appliquer et
mesurer la validité d’un
manquement pour faire valoir les
amendes ?
Pouvons-nous ajouter une liste d’exception ? Hoe bepalen we of de vertraging ten laste is van de inschrijver? Voor de 2 delen, wat met stakingen, ziekte, overmacht (weersomstandigheden bijvoorbeeld), stroompanne...
Le SPF Finances tiendra compte des variations éventuelles à la hausse ou à la baisse au niveau du personnel disponible ainsi qu’en fonction des contraintes de travail. Le pouvoir adjudicateur se base sur le volet concernant les amendes et les pénalités pour imputer les retards et /ou les manquements : Pénalités Lorsque le nombre d’opérateurs réellement nécessaire aux opérations de correction et de validation des documents nécessitant une extraction des données (déclarations IPP) excède de 7 % à celui renseigné dans l’offre, il sera appliqué une pénalité forfaitaire de 300 euros par opérateur et par jour ouvrable durant la période consacrée à la numérisation, la classification et l’extraction de données de documents structurés (déclarations IPP, TVA, INR) après réception technique de la phase 1. Amendes Dans le cas où la mise en place et l’opérationnalité des logiciels n’est pas réalisées dans un
32
Hoe gaat u de geldigheid van een tekortkoming toepassen en meten om boetes te laten gelden? Kunnen we een lijst met uitzonderingen toevoegen?
délai maximum : - de 12 mois pour la phase 1 ; - de 18 mois pour la phase 2 ; - de 18 mois pour la phase 3 ; - et de 24 mois pour la phase 4 il sera appliqué une amende forfaitaire de 10.000 € par jour ouvrable pour la phase 1, de 5.000 € pour la phase 2, de 1.000 € pour la phase 3 et de 1.000 € pour la phase 4. Le non-respect d’un élément déterminé du SLA est sanctionné d’une amende de 500 euros. Le SPF n’a nullement l’intention de comprimer les frais par le biais d’amendes, mais d’encourager l’adjudicataire à respecter toutes les conventions afin que l’utilisateur ne soit pas pénalisé. En cas d’incident bloquant, si la situation normale n’est pas rétablie dans le délai fixé dans le SLA, une amende de 100 € sera due de plein droit pour chaque heure écoulée entre la déclaration de l’incident et le retour à la situation normale. En cas d’incident non bloquant, si la situation normale n’est pas rétablie dans le délai fixé dans le SLA, une amende de 500 € par jour ouvrable sera due à compter du dépassement du délai fixé dans le SLA. Le pouvoir adjudicateur vérifiera que le nombre d’opérateurs réellement nécessaire aux opérations de correction et de validation des documents nécessitant une extraction des
33
données (déclarations IPP) n’excède pas 7 % au pourcentage dans l’offre du soumissionnaire. Le taux moyen d’absentéisme de maladie est de 6.67 % pour le département dont dépendent les centres de scanning. La force majeur est définie comme étant la circonstance exceptionnelle et imprévisible, étrangère à la personne qui l’invoque et qui l’empêche (et non qui rendrait simplement plus difficile ou plus onéreux) d’exécuter ses obligations. La force majeure se distingue du cas fortuit en ce que la circonstance est extérieure à celui qui l’invoque. Vous ne pouvez pas ajouter d’exception. De FOD Financiën zal rekening houden met eventuele schommelingen naar boven of naar beneden op het vlak van het beschikbaar personeel en in functie van de werklast. De aanbestedende overheid baseert zich op het luik met betrekking tot de boetes en sancties om vertragingen en / of tekortkomingen ten laste te leggen: Boetes Als het aantal operatoren dat werkelijk nodig is voor de correctie en de validering van documenten waarvoor extractie van de gegevens vereist is (PB-aangiftes) meer dan 5% hoger ligt dan het in de offerte vermelde aantal, wordt een forfaitaire boete toegepast van
34
300 euro per operator en per werkdag tijdens de periode gebruikt voor de digitalisering, de classificatie en de extractie van gegevens van gestructureerde documenten (PB-, BTW-, BNI- aangiftes) na de technische oplevering van fase 1. Boetes Indien de installatie en de operationaliteit van de software niet gebeurt binnen de maximumtermijn: - van 12 maand voor fase 1; - van 18 maand voor fase 2; - van 18 maand voor fase 3; - en van 24 maand voor fase 4 wordt een forfaitaire boete van 10.000 € per werkdag toegepast voor fase 1, van 5.000 € voor fase 2, van 1.000 € voor fase 3 en van 1.000 € voor fase 4. Als een bepaald element van de SLA niet wordt nageleefd, wordt dit met een boete van 500 euro bestraft. Het is geenszins de bedoeling van de FOD om de kosten door middel van boetes te drukken, maar om de opdrachtnemer aan te sporen alle afspraken te eerbiedigen zodat de gebruikers niet de dupe worden. In geval van een blokkerend incident, waarbij de normale toestand niet hersteld is binnen de in de SLA vastgelegde termijn, is een boete van 100 € van rechtswege verschuldigd voor elk uur dat verstrijkt tussen de aangifte van het incident en het herstel van de normale situatie.
35
In geval van een niet-blokkerend incident, waarbij de normale toestand niet hersteld is binnen de in de SLA vastgelegde termijn, is een boete van 500 € van rechtswege verschuldigd per werkdag te tellen vanaf het verstrijken van de in de SLA vastgelegde termijn. De aanbestedende overheid controleert of het aantal werkelijk noodzakelijke operatoren voor de correctie- en valideringsverrichtingen van de documenten waarvoor een gegevensextractie vereist is (PB-aangiftes), niet meer bedraagt dan de 7 % voorzien in de offerte van de inschrijver. Het gemiddelde percentage ziekteverzuim bedraagt 6.7 % voor het departement waartoe de scanningscentra behoren. Overmacht is bepaald als de uitzonderlijke en onvoorspelbare omstandigheid, buiten de wil van de persoon die dit inroept om, waardoor deze persoon verhinderd wordt (en niet die het hem of haar gewoon moeilijker of lastiger maakt) om zijn of haar verplichtingen na te komen. Overmacht onderscheidt zich van onvoorzien geval doordat de omstandigheid zich voordoet buiten de wil om van de persoon die de overmacht inroept. U mag geen uitzondering toevoegen.
36
40 10.2 Français/ Frans
Est-ce concevable que les amendes
soient acceptées après réunion et
de commun accord pour autant que
la responsabilité du prestataire ait
été prouvée de manière
irrévocable ?
Prenez-vous en considération le taux
d’absentéisme moyen du SPF
Finances et celui-ci peut-il servir
pour « benchmarker » un statement
of work ?
Considérez-vous qu’un scanner sur
les deux (par site) soit bloquant ?
Tiendrez-vous compte des « erreurs
humaines » ?
Is het denkbaar dat de boetes
aanvaard worden na overleg en met
wederzijds akkoord voor zover dat
de aansprakelijkheid van de
dienstverlener onweerlegbaar
aangetoond werd?
Houdt u rekening met het
gemiddeld afwezigheidspercentage
van de FOD Financiën en kan dit
Les amendes s’appliquent de plein droit, sans formalité, ni avis quelconque.
Le pouvoir adjudicateur n’a nullement l’intention de comprimer les frais par
le biais
d’amendes, mais d’encourager l’adjudicataire à respecter toutes les
conventions afin que
l’utilisateur ne soit pas pénalisé.
Conformément à l’article 50§1er de l’Arrêté royal du 13 janvier 2013,
l’adjudicataire obtient
la remise d’amendes appliquées pour retard d’exécution:
1° totalement ou partiellement, lorsqu’il prouve que le retard est dû en tout
ou en partie,
soit à un fait du pouvoir adjudicateur, soit à des circonstances visées à
l’article 56, survenues
avant l’expiration des délais contractuels, auxquels cas les amendes
restituées sont de plein
droit productives d’intérêts au taux prévu à l’article 69, à partir de la date à
laquelle le
paiement y afférent aurait dû intervenir;
2° partiellement, lorsqu’il y a disproportion entre le montant des amendes
appliquées et
37
gebruikt worden om een statement
of work te benchmarken?
Gaat u ervan uit dat één scanner op
twee (per site) geblokkeerd zal zijn?
Houdt u rekening met 'menselijke
fouten'?
l’importance minime des prestations en retard. Cette disproportion est
considérée comme
établie si la valeur des prestations non achevées n’atteint pas cinq pour cent
du montant
total du marché, pour autant toutefois que les prestations exécutées soient
susceptibles
d’utilisation normale et que l’adjudicataire ait mis tout en œuvre pour
terminer ses
prestations en retard dans les meilleurs délais.
Conformément à l’article 52 de l’Arrêté royal du 13 janvier 2013 établissant
les règles
générales d’exécution des marchés publics et des concessions de travaux
publics
L’adjudicataire constatant des faits ou circonstances quelconques, visés ou
non aux articles
54 et 56, qui perturbent l’exécution normale du marché et dont les
éventuelles
conséquences négatives pourraient justifier à ses yeux l’introduction d’une
requête ou
d’une réclamation, est tenu, sous peine de déchéance, de les dénoncer au
plus tôt par
38
écrit au pouvoir adjudicateur, en lui signalant sommairement l’influence
que ces faits ou
circonstances ont ou pourraient avoir sur le déroulement et le coût du
marché. Cette
obligation s’impose, que les faits ou circonstances soient ou non connus du
pouvoir
adjudicateur.
Ne sont pas recevables les réclamations et requêtes basées sur des faits ou
circonstances
dont le pouvoir adjudicateur n’a pas été saisi par l’adjudicataire en temps
utile et dont il
n’a pu en conséquence contrôler la réalité ni apprécier l’incidence sur le
marché pour
prendre les mesures qu’exigeait éventuellement la situation.
En ce qui concerne les ordres écrits du pouvoir adjudicateur, y compris ceux
visées à l’article
80, §1er, l’adjudicataire est simplement tenu de signaler au pouvoir
adjudicateur
aussitôt qu’il a pu ou aurait dû l’apprécier, l’influence que ces ordres
pourraient avoir sur
le déroulement et le coût du marché.
39
En tout état de cause, lesdites réclamations ou requêtes ne sont pas
recevables lorsque
la dénonciation des faits ou des circonstances incriminés, y compris
l’information visée
à l’alinéa 3, n’a pas eu lieu par écrit dans les trente jours de leur survenance
ou de la date à
laquelle l’adjudicataire aurait normalement dû en avoir connaissance.
De boetes zijn van rechtswege van toepassing, zonder enige formaliteit of
melding.
Het is geenszins de bedoeling van de aanbestedende overheid om de kosten
door middel
van boetes te drukken, maar om de opdrachtnemer aan te sporen alle
afspraken te
eerbiedigen zodat de gebruikers niet de dupe worden.
Overeenkomstig artikel 50§1 van het koninklijk besluit van 13 januari 2013
verkrijgt de
opdrachtnemer, voor de boetes die worden aangerekend wegens laattijdige
uitvoering:
totale of gedeeltelijke kwijtschelding, wanneer hij bewijst dat de vertraging
geheel of
40
gedeeltelijk te wijten is hetzij aan de aanbestedende overheid hetzij aan de
in artikel 56
vermelde omstandigheden, die zich voor het verstrijken van de contractuele
termijn hebben
voorgedaan, in welk geval de terugbetaalde boetes van rechtswege, vanaf
de datum waarop
de betreffende betaling had moeten gebeuren, interesten genereren aan
de in artikel 69
bepaalde rentevoet;
2° gedeeltelijke kwijtschelding wanneer er een wanverhouding bestaat
tussen het bedrag van
de toegepaste boetes en het beperkt belang van de laattijdige prestaties.
Deze wanverhouding wordt als vastgesteld beschouwd als de waarde van
de onafgewerkte
prestaties kleiner is dan vijf procent van de totale waarde van de opdracht,
voor zover echter
dat de uitgevoerde prestaties in aanmerking komen voor normaal gebruik
en dat de
opdrachtnemer er alles aan heeft gedaan om zijn laattijdige prestaties
binnen de kortste
keren af te werken.
41
Overeenkomstig artikel 52 van het koninklijk besluit van 13 januari 2013 tot
vaststelling
van de algemene uitvoeringsregels van de overheidsopdrachten en van de
concessies van
openbare werken, dient de opdrachtnemer die eender welke feiten of
omstandigheden
vaststelt, al dan niet vermeld in de artikels 54 en 56, die de normale
uitvoering van de
opdracht verstoren en waarvan de eventuele negatieve gevolgen in zijn
ogen de indiening
van een vordering of een bezwaarschrift zouden kunnen verantwoorden, op
straffe van
ontzetting, deze zo snel mogelijk schriftelijk aan te klagen bij de
aanbestedende overheid,
door haar beknopt te wijzen op de invloed die deze feiten of
omstandigheden hebben
kunnen uitoefenen op het verloop en de kostprijs van de opdracht. Deze
verplichting moet worden nagekomen, ongeacht het feit of de
aanbestedende overheid kennis heeft of niet van de feiten of
omstandigheden.
Zijn onontvankelijk, de bezwaarschriften en vorderingen gebaseerd op
feiten of
42
omstandigheden waarover de aanbestedende overheid niet tijdig werd
aangesproken door
de opdrachtnemer en waarvan hij bijgevolg niet heeft kunnen controleren
noch de impact
ervan op de opdracht heeft kunnen inschatten om desnoods de gepaste
maatregelen te
treffen.
Met betrekking tot de schriftelijke bevelen van de aanbestedende overheid,
inclusief de in
artikel 80 vermelde bevelen §1, dient de opdrachtnemer bij de
aanbestedende overheid
zodra dat hij het heeft kunnen of had kunnen inschatten, de invloed melden
die deze
bevelen zouden kunnen hebben op het verloop en de kostprijs van de
opdracht.
In ieder geval zijn de voormelde claims of vorderingen onontvankelijk
wanneer de aangifte
van de aangeklaagde feiten of omstandigheden, inclusief de informatie
bedoeld in lid 3,
niet schriftelijk is gebeurd binnen de dertig dagen na het optreden van de
feiten of na de
43
datum waarop de opdrachtnemer hier normaliter kennis van had moeten
hebben.
Oui
Ja
Oui Ja
44 2.1 Français/ Frans
Pouvez-vous nous communiquer le
nom et la version du logiciel du fax
serveur ?
Un forward de tous les fax entrants par mail est-il envisageable ? Kunt u ons de naam en de versie van de software van de faxserver doorgeven? Kan het doorsturen van alle binnenkomende faxen via e-mail overwogen worden?
Le fax Serveur ne fait pas partie de ce marché : les fax sont reçu comme des
mails …tax
Oui. Nous le faisons déjà : les fax sont déjà transformés en mails dans notre
organisation
actuelle.
De faxserver maakt geen voorwerp uit van de opdracht : de faxen worden
ontvangen op
dezelfde wijze als de mail…..tax.
Ja. Dit doen we al: faxen werden al vervangen door e-mails in onze huidige
organisatie.
44
44 2.1 Français/ Frans
Comment pouvons-nous estimer un
nombre d’opérateurs sans connaitre
le nombre d’information à extraire
par documents ?
Dès lors, pouvez-vous précisez l’extraction à prévoir ? Hoe kunnen we het aantal operatoren schatten zonder de hoeveelheid informatie te kennen die per document verzameld dient te worden? Kunt u dus de te voorziene extractie doorgeven?
Le pouvoir adjudicateur souhaite qu’il y ait un maximum de traitement automatique avec le moins d’intervention humaine possible en ce qui concerne la correction/vérification.
Reconnaissance (classification et extraction de contenu)
L’objectif de la reconnaissance du contenu d’un document doit être double :
- d’une part permettre de déterminer le type du document ; - d’autre part permettre d’extraire des informations de ces documents
(toutes les - informations sur un formulaire tel qu’IPP ou quelques informations sur
les documents - non structurés). La classification et l’extraction doivent être les plus automatiques possible.
Elles doivent en outre disposer d’une fonction de
vérification/approbation/modification
qui permet à un opérateur d’intervenir en cas de doute et le cas échéant de
corriger le
résultat proposé par le logiciel.
Il est à noter que la solution proposée doit impérativement tenir compte du
nombre d’unités
45
physiques dédicacées actuellement à ce type d’opération au sein des centres
de scanning
de Gand et de Jambes à savoir 50 ETP.
De aanbestedende overheid wenst alles zoveel mogelijk automatisch te
verwerken met de
kleinst mogelijk menselijke tussenkomst voor wat betreft de
correctie/verificatie.
Herkenning (classificatie en inhoudextractie)
Het doel van de herkenning van de inhoud van een document is tweeledig:
- enerzijds het bepalen van het type document;
- anderzijds het distilleren van de gegevens die deze documenten
bevatten
(alle informatie op bijv. een PB-aangifte of een aantal gegevens op de
ongestructureerde
documenten).
De classificatie en de extractie moeten zo automatisch mogelijk gebeuren.
Het systeem
moet bovendien beschikken over een verificatie-/goedkeurings-
/wijzigingsfunctie die de
46
operator in staat stelt om in te grijpen in geval van twijfel, om zo nodig het
door de software
voorgestelde resultaat te corrigeren.
Opgemerkt wordt dat de voorgestelde oplossing rekening moet houden met
het aantal
fysieke eenheden dat momenteel voor dit type van bewerkingen gebruikt
wordt in de
scanningcentra van Gent en Jambes, namelijk 50 VTE.
47 3 Français/ Frans
Comment allez-vous comparer ?
Taux de reconnaissance du
système ?
Temps de traitement et / ou de
correction ?
Hoe gaat u vergelijken?
Herkenningspercentage van het
systeem?
Tijd nodig voor verwerking en/of
correcties?
Le taux de reconnaissance dépend du nombre d’opérateurs devant réaliser des corrections/ vérifications. Het herkenningspercentage hangt af van het aantal operatoren dat correcties/verificaties moet verrichten.
47 3.1 Français/ Frans
Est-ce que certaines technologies
actuellement utilisées pourront être
Les logiciels ne peuvent pas être réutilisés par contre certains processus peuvent l’être.
47
ré-exploitées pour analyse et / ou
ré-utilisation ?
(Ex : Génération des séparateurs,
Génération fichier PDF, Gestion des
flux, ….)
Ou seront-elles décommissionnées ? Kunnen bepaalde technologieën die momenteel gebruikt worden aangewend worden voor analyse en/of hergebruik? (vb: genereren van scheiders, genereren van pdf-bestanden, genereren van stromen,...) Of zullen deze niet meer gemachtigd zijn?
De software kan niet hergebruikt worden maar sommige processen kunnen dat wel zijn.
49 3.1 Français/ Frans
Lors des visites, le flash des
enveloppes nous a été démontré.
Est-ce que le matériel (à main et
haut volume) fait partie du marché ?
Devons-nous prévoir les liens logiciels ou pouvons-nous réutiliser l’existant ? Bij de bezoeken werden de omslaglezers getoond.
Le scanner doit intégrer la fonction flasheuse.
Ce qui est nécessaire pour le bon fonctionnement et le traitement de la
plateforme
doit être à fournir par l’adjudicataire.
Les softwares ne peuvent pas être réutilisé néanmoins le hardware peut
l’être pistolet
48
Maakt het materiaal (manueel en groot volume) deel uit van de opdracht? Moeten we softwarelinks voorzien of kunnen we de bestaande hergebruiken?
flasheur et flasheuse).
In de scanner moet de flash-functie zijn ingebouwd. Alles wat nodig is voor de goede werking en de behandeling van het platform moet door de opdrachtnemer geleverd kunnen worden. De software kan niet hergebruikt worden, maar de hardware wel (flashpistool en flashtoestel).
50 3.1 Français/ Frans
Quelles sont les applications du
schéma qui doivent -être
remplacées ?
Welke zijn de toepassingen van het
schema die vervangen dienen te
worden?
L’objectif est de remplacer la plateforme actuelle. Les logiciels actuels sont liés à des licences qui ne pourront pas être réutilisées. Het is de bedoeling om het huidig platform te vervangen. De huidige software is gebonden aan licenties die niet hergebruikt kunnen worden.
50 3.1 Français/ Frans
Devons-nous prévoir l’installation de
nouveaux serveurs comme ceux
prévus au NoGa ?
Moeten we de installatie van
nieuwe servers voorzien zoals
diegene die voorzien zijn in NoGa?
Les serveurs virtuels d’acceptance et de production sont fournis par le SPF Finances et stockés dans le data center du SPF Finances De virtuele acceptance-en productieservers worden geleverd door de FOD Financiën en opgeslagen in de datacenters van de FOD Financiën.
50 3.1 Français/ Frans
Les thin-Clients (terminaux légers)
doivent être remplacés ?
Si oui, quelles sont les licences à
prévoir ?
La solution doit être accessible à partir de n’importe quel Pc équipé de windows 10 du SPF Finances
49
Prévoyez-vous ses licences en même temps que les serveurs au NoGa ? Dienen de thin-Clients (lichte terminals) vervangen te worden? Indien ja, welke licenties dienen voorzien te worden? Voorziet u deze licenties tegelijkertijd met de servers in NoGa?
Aucune licence spécifique n’est à prévoir. De oplossing moet toegankelijk zijn vanuit eender welke pc die is uitgerust met Windows 10 van de FOD Financiën. Er moet geen specifieke licentie voorzien worden.
52 3.1 Français/ Frans
Le format de fichier utilisé peut-il
être modifié ?
Kan het formaat van het gebruikte
bestand gewijzigd worden?
Non. Nous voulons des pdf A. Nous voulons également conserver le format de chargement actuel dans filenet, de préférence en xml. Nee. We willen pdf A. We willen ook het huidige laadformaat in filenet bewaren, bij voorkeur in xml.
52 3.1 Français/ Frans
Ces modifications font elles partie
des « Change Request » / Assistance
complémentaire ?
Ou, devons-nous les budgétiser pour chaque année? Maken deze wijzigingen deel uit van 'Change Request' / Bijkomende assistentie? Of dienen we hiervoor per jaar budget voor te voorzien?
Le prestataire de services doit faire en sorte que l’agent du SPF Finances formé par le fournisseur puisse configurer dans la plupart des cas la solution. Il pourra être fait appel de manière exceptionnelle à de l’assistance complémentaire. Ce n’est pas à budgétiser. Le soumissionnaire doit pouvoir répondre à une assistance complémentaire que le SPF Finances pourra demander pendant toute la durée du marché et qui est estimée à maximum 200 jours/homme par an De dienstverlener moet ervoor zorgen dat de door de leverancier opgeleide bediende van
50
de FOD Financiën in de meeste gevallen een oplossing kan uitwerken. Er kan in uitzonderlijke gevallen een beroep gedaan worden op bijkomende ondersteuning. Dit moet niet mee begroot worden. De inschrijver moet in staat zijn om de aanvullende bijstand te verstrekken die de FOD Financiën gedurende de volledige looptijd van de opdracht zou kunnen vragen en die wordt geschat op een maximum van 200 mandagen per jaar.
53 3.1 Français/ Frans
La génération du PDF sera faite par
la solution mise en place ou via le
PDF iHQC de Caupenne ?
Het genereren van de pdf zal
gebeuren via de oplossing die
opgezet wordt of via de pdf iHQC de
Caupenne?
Par la solution mise en place par le fournisseur. Door de oplossing die door de leverancier wordt uitgewerkt.
55 3.1 Français/ Frans
La structure des séparateurs est-elle
similaire pour tous les types de
séparateurs ?
Si non, pouvez-vous nous fournir des exemples de séparateurs de différent type ? Is de structuur van de scheiders gelijkaardig voor alle soorten scheiders?
Les images de séparateurs sont fournies sur base de la clause de confidentialité qui doit être rendue à la division achats En annexe. De beelden van de scheiders worden geleverd op basis van het vertrouwelijkheidsbeding die aan de afdeling verkoop moet worden bezorgd. Als bijlage.
51
Indien niet, kunt u ons dan voorbeelden van de scheiders van verschillende types geven?
56 3.1 Français/ Frans
Pouvez-vous nous communiquer les
templates à générer ?
Kunt u ons de te genereren
templates doorgeven?
Vous trouverez le template en annexe. In de bijlage bezorg ik u de template.
57 3.1 Français/ Frans
Le générateur de séparateurs de
documents est-il documenté ? S’il
existe, pouvons-nous recevoir la
documentation technique ?
Is de generator van
documentenscheiders
gedocumenteerd? Indien deze
bestaat, kunnen we dan de
technische documentatie
ontvangen?
Le générateur de séparateurs de documents n’est pas documenté. Le pouvoir adjudicateur n’oblige pas l’utilisation de séparateur mais souhaite solution devant permettre la génération des autres documents au sein du même lot ("séparateurs") destinées à identifier les dossiers et/ou documents unitaires de manière indépendante et à les séparer des autres au sein d'un même lot. La solution optant pour des séparateurs doit permettre que ceux-ci puissent être paramétrés et calibrés de manière à pouvoir être facilement identifiables et reconnaissables par la solution de reconnaissance automatique proposée La solution doit permettre l’impression d'étiquettes de boîtes permettant d'identifier de manière unique une boîte de documents lors de son acheminement d'un service demandeur vers un centre de scanning. La solution doit également permettre l’impression d'étiquettes de dossiers/documents
52
permettant d'identifier de manière unique les dossiers/documents contenu dans une boîte de documents lors de son acheminement d'un service demandeur vers un centre de scanning. Le soumissionnaire expliquera la solution qu’il propose. Une solution alternative est également acceptée dans la mesure où elle permet de répondre aux besoins de traçabilité et d’indexation poussée des documents et dossiers. De generator van documentenscheiders is niet gedocumenteerd? De aanbestedende overheid legt het gebruik van documentscheiders niet op maar wenst een oplossing die het mogelijk moet maken om andere documenten te genereren in dezelfde batch ("documentscheiders") om eenmalige dossiers en/of documenten als eenheid te identificeren en om dossiers en/of documenten te scheiden van andere dossiers en documenten van eenzelfde batch. Deze oplossing moet er ook voor zorgen dat de scheidingsbladen kunnen worden geconfigureerd en gekalibreerd zodat de voorgestelde OCR ze gemakkelijk kan identificeren en herkennen. Het systeem moet labels voor dozen kunnen afdrukken zodat archiefdozen op unieke wijze kunnen gelabeld worden tijdens het transport van een verzoekende dienst naar een
53
scanningcentrum. Het systeem moet labels voor dozen kunnen afdrukken zodat archiefdozen op unieke wijze gelabeld kunnen worden tijdens het transport van een verzoekende dienst naar een scanningcentrum. De inschrijver zal uitleg verschaffen over de oplossing die hij voorstelt. Alternatieve oplossingen worden aanvaard in de mate dat zij voldoen aan de eisen inzake traceerbaarheid en geavanceerde indexering van documenten en dossiers.
57 3.1 Français/ Frans
Devons-nous prévoir ce « viewer »
dans notre offre ?
Dienen we deze 'viewer' te voorzien
in onze offerte?
Oui Ja
58 3.1 Français/ Frans
Devons-nous comprendre que cela
est actuellement géré par le portail
web ScanMon ? Avons-nous accès
au code source de ce portail ?
Moeten we hieronder verstaan dat
dit momenteel beheerd wordt door
het webportaal ScanMon? Hebben
we toegang tot de sourcecode van
dit portaal?
ScanMon est l’outil de monitoring livré par notre fournisseur actuel. Le pouvoir adjudicateur souhaite disposer d’un outil de reporting qui fournira un état du traitement des différentes phases du traitement des documents et du transfert des fichiers vers les applications clients. Les informations seront présentées de manière globale mais aussi pour chaque unité locale de saisie pour permettre de surveiller les activités de traitement et d’aider aussi à la planification des activités de production. Ces rapports seront réalisés à l’aide d’un outil standard (de type Business Objects ou
54
équivalent) qui sera fourni par le prestataire. Les besoins sont décrits au point 4.2.3.10 Reporting dans la partie prescriptions techniques. ScanMon is het monitoringinstrument dat door onze huidige leverancier wordt geleverd. De aanbestedende overheid wenst te beschikken over een reportingtool die de status van de verschillende verwerkingsfasen van de documenten en de overdracht van bestanden naar de klantentoepassingen kan weergeven. Deze informatie wordt zowel globaal als voor elke lokale scaneenheid weergegeven, zodat alle verwerkingsactiviteiten kunnen worden gevolgd, en ook als hulp bij de planning van de productieactiviteiten. De rapporten worden aangemaakt met behulp van een standaard tool (type Business Objects of gelijkwaardig) die de dienstverlener aanlevert. De noden zijn beschreven in punt 4.2.3.10 Reporting in het deel technische voorschriften.
60 3.1 Français/ Frans
Avez-vous une description
technique complète (type
(webservice/sql/Oracle), version,
exemple de query, …) des interfaces
?
Hebt u een volledige technische
beschrijving (type
(webservice/sql/Oracle), versie,
Le système fourni doit permettre de scanner des documents en pdf A, d’y adjoindre des métadonnées et d’envoyer ces documents vers l’API-finances de chargement dans filenet. Le système doit également permettre de récupérer - des pdf provenant des imprimantes multifonctionnelles du SPF Finances, - des pdf annexés à un mail - des pdf provenant d’autres sources (clefs usb, documents transmis par ftp…) puis de les typer, de récupérer leurs métadonnées et de les envoyer dans l’API de filenet.
55
voorbeeld query,...) van de
interfaces?
Le système doit également pouvoir fournir du pdf typé mais sans métadonnées pour l’envoyer vers le système hébergeant Fedcom à la chancellerie. Het geleverde systeem moet toelaten om documenten in pdf A te scannen en om er metadata aan te koppelen en om deze documenten te verzenden naar de finances-inlading-API in filenet. Het systeem moet ook toelaten om volgende bestanden uit te pakken: - pdf afkomstig van de multifunctionele printers van de FOD Financiën, - pdf als bijlage bij een e-mail - pdf afkomstig van andere bronnen (usb-sticks, documenten verzonden via ftp...) en om deze te typeren, de metadata ervan te recupereren en om ze in de API van filenet te verzenden. Het systeem moet ook gestandaardiseerde pdf-bestanden kunnen leveren zonder metadata om die te verzenden naar het systeem voor de hosting van Fedcom bij de Kanselarij.
61 3.1 Français/ Frans
Pour l'envoi des factures entrantes,
pouvez-vous nous communiquer le
type de communication avec SAP
(XML, Webservice, …) ? Quel est
l'application utilisée pour la
reconnaissance de celles-ci ?
Kunt u ons voor de inkomende
facturen het communicatietype met
SAP (XML, Webservice, …)
doorgeven? Welke toepassing wordt
Le système à mettre en place doit pouvoir reconnaitre les documents de type « facture », les scanner et les transmettre par ftp vers le système hébergeant Fedcom (actuellement à la chancellerie) sans métadonnées. Actuellement, c’est Invoices mais vous devrez fournir une application permettant le typage des documents et donc, la reconnaissance des documents de type « facture ». Het in te voeren systeem moet documenten zoals een « factuur » kunnen herkennen,
56
gebruikt voor het herkennen van
hiervan?
deze inscannen en via ftp zonder metadata doorsturen naar het systeem voor hosting van Fedcom (momenteel bij de Kanselarij). Momenteel is dit systeem Invoices maar u zal een applicatie moeten aanreiken die toelaat om documenten te typeren en dus om documenten van het type « factuur » te herkennen.
34 7.5 Français/ Frans
Le CSC détaille la liste des normes et
standards à respecter dans le cadre
du projet. Un de ces derniers est lié
à la méthodologie de gestion de
projets spécifique au SPF Finances.
Pouvez-vous nous fournir des informations détaillées sur cette méthodologie ainsi que sur les normes et standards à respecter ? En effet, les documents explicatifs disponibles sur les sites ne font pas référence à cette méthode mais plutôt à la méthodologie FUP. Dans le cadre de son application, existe-t-il des outils / applications spécifiques à utiliser ? Het Bestek detailleert de lijst met normen en standaarden die in het kader van dit project nageleefd dienen te worden. Eén van deze laatste is verbonden met de beheersmethodologie van de
Un certain nombre de normes et de standards cohabitent au sein du SPF
Finances.
La gestion de projet se fait soit en PMFIN (version « Finances » de Prince 2)
soit via des
méthodes « Agile ». Le développement utilisera FUP (version « Finances »
de RUP) ou
les méthodes « Agile ». La production utilise les normes d’ITIL. Notre
architecture se
conforme aux normes SOA.
+ documents en annexe. Een aantal normen en standaarden worden bij FOD Financiën samen gebruikt. Het projectbeheer gebeurt ofwel in PMFIN (versie “Financiën van Prince 2) ofwel via de “Agile” methodes. De ontwikkeling gebruikt FUP (versie "Financiën" van RUP) of de "Agile"- methoden. De productie gebruikt de ITIL-normen. Onze architectuur stemt overeen met de SOA-normen.
57
specifieke projecten voor de FOD Financiën. Kunt u ons gedetailleerde informatie geven over deze methodologie en over de normen en standaarden die nageleefd dienen te worden. De verklarende documenten die beschikbaar zijn op de sites verwijzen inderdaad niet naar deze methode maar eerder naar de FUP-methodologie. Bestaan er in het kader van zijn toepassing, specifieke tools/applicaties die gebruikt dienen te worden?
+ documenten in de bijlage.
Algemeen/ générales
Français/ Frans
La mise en œuvre de la nouvelle
plateforme est basée sur un plan
d’exécution en 4 phases.
La gestion de projet et du change
management seront garant de la
bonne exécution du projet et de son
acceptation par les end-users.
Pouvez-vous donner plus d’information sur l’équipe projet prévue par le SPF Finances qui devrait certainement au minimum être composée d’un chef de projet / change manager qui sera l’interlocuteur privilégié de l’adjudicataire ainsi que d’un certain nombre d’agents clé(s) par directions qui apporteront leur
1 chef de projet Logistique (lien entre le SPF et l’adjudicataire)
2 chefs des centres de scanning,
1 représentant ICT
1 représentant par clients (1 par administrations générales ou services d’encadrement) 1 projectleider Logistiek (link tussen de FOD en de opdrachtnemer) 2 chefs van de scanningcentra 1 ICT-vertegenwoordiger 1 vertegenwoordiger per klanten (1 per algemeen bestuur of begeleidingsdienst)
58
connaissance et leur expérience du contexte ? Het opzetten van het nieuwe platform is gebaseerd op een uitvoeringsplan in 4 fasen. Het beheer van het project en van het change management zullen garant staan voor de goede uitvoering van het project en van de aanvaarding ervan door de eindgebruikers. Kunt u meer informatie geven over het projectteam dat voorzien wordt door de FOD Financiën dat zeker minstens uit een projectverantwoordelijke / change manager dient te bestaan die de bevoorrechte contactpersoon zal zijn van de aanbestedende overheid en een bepaald aantal hoofdagenten per directie die hun kennis en knowhow zullen aanbrengen?
102 4.3.4 Français/ Frans
Le CSC détaille la liste des normes et
standards à respecter dans le cadre
du projet. Dans le cadre de la
gestion du changement, le SPF
Finance dispose-t ‘il d’une
méthodologie spécifique ?
Het BB detailleert de lijst met
normen en standaarden die in het
En annexe. Als bijlage.
59
kader van dit project nageleefd
dienen te worden. Beschikt de FOD
Financiën over een specifieke
methodologie in het kader van het
beheer van de wijziging?
Algemeen/ générales
Français/ Frans
La quatrième phase du plan
d’exécution a pour objectif de
prendre progressivement en charge
le courrier entrant ainsi que les
documents des autres SPF de
manière centralisée.
Le SPF Finances souhaite ainsi
généraliser les solutions de
dématérialisation en mode « pré-
scanning ».
Le SPF Finance désire t ‘il mettre en
œuvre un mécanisme spécifique
permettant de notifier la
disponibilité d’un courrier / pièce à
traiter ?
Ce mécanisme peut-être actif par l’envoi d’un mail, d’un signal ou passif en nécessitant l’interrogation d’une « boîte de réception » dédiée aux nouvelles pièces à traiter.
Non. Du moment que les fichiers et les métadonnées sont fournis, le SPF
Finances mettra
lui-même en place le mécanisme de communication.
Nee. Nu de bestanden en metadata bezorgd worden, zal de FOD Financiën
zelf het
communicatiesysteem invoeren.
60
De vierde fase van het uitvoeringsplan heeft als doel progressief de inkomende post en andere documenten dan die van de FOD op gecentraliseerde wijze op zich nemen. De FOD Financiën wil zo de dematerialiseringsoplossingen in 'prescanning-modus' veralgemenen. Wil de FOD Financiën een specifiek mechanisme opzetten dat toelaat de beschikbaarheid van een te verwerken poststuk / document aan te kondigen? Dit mechanisme kan actief zijn via het versturen van een e-mail of een signaal of passief door het vereisen van een specifieke 'inbox' voor de nieuwe stukken die behandeld dienen te worden.
Actif
Chargement dans Filenet
Les métadonnées seront conservées dans un fichier en format csv, reliées
au document en
format pdf et sauvegardées sur un disque virtuel ou un disque local en
attente d’un transfert
vers le serveur de chargement de filenet. Le chargement dans filenet se
fera via l’API filenet
(Upload Load Filenet, application standard) ou via un développement
spécifique en mode
asynchrone pendant la nuit ou à des heures bien définies de la journée.
Les métadonnées transmises seront conformes aux indications techniques
reprises ci-dessous
. Tout document sera, par défaut, sauvegardé dans filenet qu’il soit scanné
centralement,
localement ou via une imprimante multifonctionnelle.
L’object store dans lequel le document est conservé est déterminé par le
finDocumentType
(type de document) du document traité. En l’absence de finDocumentType,
le document
61
n’est pas conservé.
Il faudra mettre en place deux manières de charger :
• Un chargement batch asynchrone pour les gros volumes tels que les
déclarations
d’impôts, les baux ou la numérisation de dossiers.
• Un chargement synchrone pour les petits volumes devant être
traités rapidement
comme les courriers entrants.
En principe, c’est l’application-métier qui charge le document et ses
métadonnées dans
filenet mais, quand la création du document n’a pas été faite par une
application-métier,
le chargement se fera via l’API standard de filenet.
Actief
Inladen in FileNet
De metadata worden bewaard in een csv-bestand, gelinkt aan het
document in pdf-formaat
en opgeslagen op een virtuele of lokale schijf in afwachting van een
overdracht naar de
62
laadserver van FileNet. Het inladen in FileNet gebeurt via de API FileNet
(Upload Load
FileNet, standaardapplicatie) of via een bepaalde toepassing in asynchrone
modus 's nachts
of tijdens bepaalde uren van de dag.
De doorgestuurde metadata moeten beantwoorden aan de onderstaande
technische
voorschriften. Elk document moet standaard opgeslagen worden in FileNet,
ongeacht of
het centraal, lokaal of via een multifunctionele printer wordt ingescand.
De object storage waar het document wordt opgeslagen, wordt bepaald
door het
finDocument Type (documenttype) van het verwerkte document. Het
document kan niet
worden bewaard zonder dat het finDocumentType wordt opgegeven.
Er moeten twee manieren worden voorzien om documenten op te laden:
° asynchroon laden in batch, voor grote volumes zoals
belastingaangiften,
huurovereenkomsten of het scannen van dossiers;
63
° synchroon laden voor kleine volumes die snel moeten verwerkt
worden als
binnenkomende post.
In principe is het de vaktechnische toepassing die het document en zijn
metadata in
FileNet laadt, maar als het document niet werd gecreëerd door een
vaktechnische
toepassing, dan gebeurt het laden via de standaard API van FileNet.
Algemeen/ générales
Français/ Frans
La quatrième phase du plan
d’exécution a pour objectif de
prendre progressivement en charge
le courrier entrant ainsi que les
documents des autres SPF de
manière centralisée.
Le SPF Finances souhaite ainsi
généraliser les solutions de
dématérialisation en mode « pré-
scanning ».
Considérez-vous que la gestion du
changement à mettre en œuvre
dans cette phase du projet implique
64
la totalité les collaborateurs des
différents services du SPF Finance ?
En effet, d’après le CSC, le SPF Finance dispose d’une expérience certaine avec la dématérialisation que ses collaborateurs semblent déjà pratiquer au travers des concepts liés au post ou au pré scan. De manière générale, il est souhaitable que l’équipe projet intègre un certain nombre d’agents clés des différentes des directions, connus et reconnus des leurs, qui pourront alors apporter leur connaissance et leur expertise du métier. De vierde fase van het uitvoeringsplan heeft als doel progressief de inkomende post en andere documenten dan die van de FOD op gecentraliseerde wijze op zich nemen. De FOD Financiën wil zo de dematerialiseringsoplossingen in 'prescanning-modus' veralgemenen. Bent u van mening dat het beheer van de wijziging die aangebracht dient te worden in deze fase van het project alle medewerkers van de
Le SPF Finances s’organise en interne dans le cadre du projet Digifin en impliquant la collaboration de tous les clients internes au SPF Finances et à termes, également les clients externes au SPF Finances. De FOD Financiën organiseert zich intern in het kader van het Digifin-project en rekent daarbij op de medewerking van alle interne klanten van de FOD Financiën en op termijn ook van de externe klanten van de FOD Financiën.
65
verschillende diensten van FOD Financiën impliceert? Volgens het BB beschikt de FOD Financiën inderdaad over een zekere knowhow inzake het dematerialiseren, aangezien haar medewerkers dit reeds via concepten verbonden aan een post- of prescan lijken toe te passen. Algemeen gezien is het wenselijk dat het projectteam een bepaald aantal hoofdagenten van de verschillende directies, die bij hen gekend en door hen erkend zijn, opneemt die dan hun kennis en knowhow kunnen aanbrengen.
Algemeen/ générales
Français/ Frans
La mise en place d’une plateforme
de dématérialisation dédiée à la
capture du courrier entrant
nécessite de mettre en place des
procédures liées à l’archivage
physique des pièces scannées ainsi
que des procédures permettant la
récupération à la demande des
pièces originales.
De telles procédures sont probablement actuellement mises en place pour les plateformes existantes. Leurs adaptations ou extension à d’autres flux dit-elle être
Les procédures liées à l’archivage seront déterminées au regard de chaque projet business et tenant compte de la législation en vigueur au niveau de l’archivage électronique. De procedures in verband met de archivering zullen ten opzichte van elk business project worden bepaald, rekening houdend met de geldende wetgeving inzake digitale archivering.
66
prévue dans la cadre des différentes phases du projet ? Het opzetten van een dematerialiseringsplatform gewijd aan het verzamelen van de inkomende post vereist het opstellen van procedures voor het fysiek archiveren van de ingescande stukken en procedures die het op vraag recupereren van de originele stukken mogelijk maakt. Dergelijke procedures worden waarschijnlijk momenteel opgesteld voor de bestaande platformen. Dient de aanpassing van deze procedures of het uitbreiden ervan naar andere stromen voorzien te worden in het kader van de verschillende projectfasen?
102 4.3.5 Français/ Frans
Le CSC décrit le contenu du plan de
déploiement lié à la mise en œuvre
de la solution. Les trois deniers
points de ce dernier sont plus
spécifiquement liés à la notion de
qualité.
« Le plan de de déploiement doit
prévoir :
• la qualité des logiciels de
reconnaissance optique de
C’est aux soumissionnaires de fournir l’ensemble des informations nécessaires qui vont permettre au pouvoir adjudicateur d’apprécier les offres. De inschrijvers moeten alle noodzakelijke informatie bezorgen die de aanbestedende overheid zal toelaten om de offertes te beoordelen.
67
caractères et leur capacité à saisir
des chaines de caractères dans le
texte ;
• la qualité des logiciels de tri des
documents permettant de les diriger
vers le bon object-store de filenet ;
• la qualité des outils de workflow,
de tracking, de reporting et de
monitoring proposés »
Pouvez-vous donner plus de détail sur vos attentes concernant ces trois points extraits du CSC ? Het Bestek beschrijft de inhoud van het implementatieplan voor het opzetten van de oplossing. De drie laatste punten hiervan zijn specifiek gewijd aan het begrip kwaliteit. 'Het implementatieplan moet voorzien in: • de kwaliteit van de optische herkenningssoftware voor de lettertekens en hun capaciteit reeksen van lettertekens in te geven in de tekst; • de kwaliteit van de documentsorteersoftware die het mogelijk maakt deze naar de juiste object-store van filenet te sturen;
Nous mettons le programme de workflow ACM à votre disposition mais, si, dans le cadre du projet que vous offrez, vous proposez un workflow pour l’enrichissement ou la correction de métadonnées avant la livraison du produit fini à l’API/Filenet/Finances, pas de problème. We stellen het workflow-programma ACM beschikbaar voor u maar als u in het kader van het project uit uw offerte een workflow voorstelt voor de aanvulling of de verbetering van metadata voor de levering van het afgewerkt product in API/Filenet/Financiën, geen probleem.
68
• de kwaliteit van de voorgestelde tools voor de workflow, tracking, reporting en monitoring' Kunt u meer informatie geven over uw verwachtingen inzake deze drie punten uit het Bestek?
33 7.3 Français/ Frans
La première phase du plan
d’exécution a pour objectif de
renouveler et de compléter
l’ensemble des fonctionnalités et
tous les composants du système de
traitement par scanning et
reconnaissance de contenu des
documents structurés et non
structurés traités actuellement par
CSS avec un même niveau de qualité
que la solution actuelle tant au
niveau de la reconnaissance, que de
l’extraction et de la classification des
données.
Pouvez-vous préciser le niveau de qualité de la solution actuelle au niveau de la reconnaissance et de l’extraction ? De eerste fase van het uitvoeringsplan heeft als doel alle functies en onderdelen van het scanningsysteem voor de
La mise à disposition des scanners dans les deux centres de scanning doit permettre le traitement d’un volume de 1.000.000 de déclarations par an sur une période déterminée et en fonction du personnel mis à disposition actuellement par le SPF Finances. Volumes à traiter Déclarations IPP En 2015, 1.000.000 de déclarations ont été reçues au format papier. Au vu de l’évolution observée suite à l’utilisation de TOW, le nombre de déclarations à traiter diminuera dans les années futures. On prévoit à l’avenir une diminution du volume de l’ordre de 10% par an. Les documents doivent normalement parvenir au SPF Finances pour le 30 juin de l’année de l’exercice d’imposition concerné. La solution doit être en mesure de supporter les volumes suivants : Pour le 31 juillet : minimum 20% du nombre total des déclarations reçues doivent être
69
verwerking en de inhoudsherkenning van gestructureerde en ongestructureerde documenten, die momenteel met CSS verwerkt worden, te vernieuwen en aan te vullen, met eenzelfde kwaliteitsniveau als de huidige oplossing, zowel op het vlak van herkenning als van extractie en classificatie van de gegevens. Kunt u het niveau van de huidige kwaliteit op het vlak van herkenning en extractie aangeven?
traitées ; Pour le 31 août : minimum 40% du nombre total des déclarations reçues doivent être traitées ; Pour le 30 septembre ; minimum 80% du nombre total des déclarations reçues doivent être traitées ; Pour le 15 octobre : la totalité des déclarations reçues doivent être traitées ; Le SPF Finances tiendra compte des variations éventuelles à la hausse ou à la baisse au niveau du personnel disponible ainsi qu’en fonction des contraintes de travail. Une augmentation de la qualité de scanning va permettre de diminuer le nombre d’interventions de la part des opérateurs. De terbeschikkingstelling van de scanners in beide scanningcentra moet de verwerking toelaten van een volume van 1.000.000 aangiftes per jaar over een bepaalde periode en in functie van het momenteel door de FOD Financiën ter beschikking gestelde personeel. Te verwerken volumes PB-aangiften In 2015 werden 1.000.000 aangiften op papier ontvangen. Gelet op de evolutie die werd waargenomen als gevolg van de invoering van TOW, zal het aantal aangiften in de komende
70
jaren dalen. Men gaat uit van een toekomstige volumedaling van zo'n 10 % per jaar. De documenten moeten normaal gezien tegen 30 juni van het betreffende aanslagjaar in het bezit zijn van de FOD Financiën. De oplossing moet in staat zijn om de volgende volumes te ondersteunen: Tegen 31 juli: ten minste 20 % van het totale aantal ontvangen aangiften moet verwerkt zijn; Tegen 31 augustus: ten minste 40 % van het totale aantal ontvangen aangiften moet verwerkt zijn; Tegen 30 september: ten minste 80 % van het totale aantal ontvangen aangiften moet verwerkt zijn; Tegen 15 oktober: alle ontvangen aangiften moeten verwerkt zijn; De FOD Financiën zal rekening houden met eventuele schommelingen naar boven of naar beneden op het vlak van het beschikbaar personeel en in functie van de werklast. Een verhoging van de scanningkwaliteit zal toelaten om het aantal interventies door operatoren te verminderen.
107 4.5 Français/ Frans
La sélection éventuelle d’un
nouveau fournisseur de solution va
impliquer une phase de transition
vers la situation cible caractérisées
La phase de transition aura lieu entre la date de début du contrat et le 31 décembre 2017. La solution actuelle continuera à fonctionner jusqu’au 31 décembre 2017.
71
pas du nouveau matériel, de
nouvelles applications et des
procédures adaptées.
Quelle est la rupture de service
tolérée au niveau de la phase de
transition, voire le niveau de
dégradation toléré ?
Quelle sont les obligations de votre fournisseur actuel au niveau de cette phase ? De eventuele selectie van een nieuwe oplossingsleverancier zal een overgangsfase naar de doelsituatie met zich meebrengen, gekenmerkt door het nieuwe materiaal, de nieuwe applicaties en aangepaste procedures. Welke onderbreking van de dienst is toegestaan in de overgangsfase, hetzij het toegestane niveau van de geleidelijke overgang? Welke zijn de verplichtingen van uw huidige leverancier inzake deze fase?
Le 1er janvier 2018, la nouvelle plateforme doit être opérationnelle. Les obligations du fournisseur actuel est d’assuré l’entièreté des services jusqu’au 31 décembre 2017. De overgangsfase loopt van de startdatum van het contract tot 31 december 2017. De huidige oplossing zal blijven werken tot 31 december 2017. Op 1 januari 2018 moet het nieuwe platform operationeel zijn. Het is de verplichting van de huidige leverancier om tot 31 december 2017 alle diensten te verzekeren.
88 4.2.2.1.1 Français/ Frans
D’après le CSC, La solution actuelle
ne prend pas en charge la
numérisation de registres.
Non Les informations concernant les processus métiers et la description des besoins seront déterminés et implémentées lors de la phase 3.
72
A l’avenir le SPF Finances souhaite
numériser les registres
documentaires issus principalement
de l’Administration générale de la
Documentation patrimoniale au sein
d’un des deux centres de scanning
(Gand et Jambes).
Les besoins exacts ne sont pas
encore déterminés avec précision à
ce stade mais il est clair que les
fonctionnalités à offrir doivent
permettre la numérisation et de la
classification automatique avec une
reconnaissance plein-texte.
Cela concerne-t ‘il le back-off scanning d’un certain nombre de registres existants ? Aucune indexation manuelle ne doit être prévue ? Avez-vous plus d’information sur les processus métiers concernés ainsi que sur la description du besoin ? En effet, cela nous permettrait de mieux identifier les besoins en termes de gestion du changement. Volgens het Bestek scant de huidige oplossing de registers niet. De FOD Financiën wenst de instructieve registers, die vooral
Registres La solution actuelle ne prend pas en charge la numérisation de registres. A l’avenir le SPF Finances souhaite numériser les registres documentaires issus principalement de l’Administration générale de la Documentation patrimoniale au sein d’un des deux centres de scanning (Gand et Jambes). Les besoins exacts ne sont pas encore déterminés avec précision à ce stade mais il est clair que les fonctionnalités à offrir doivent permettre la : Numérisation : la solution proposée doit permettre l’interconnexion avec les dispositifs. Le soumissionnaire expliquera la solution qu’il propose ; Classification automatique de documents (détermination du type du document) ; Reconnaissance plein-texte. Nee De informatie met betrekking tot de processen van de beroepen en de beschrijving van de behoeften wordt bepaald en geïmplementeerd tijdens fase 3. Registers De huidige oplossing scant de registers niet. De FOD Financiën wenst de instructieve registers, die vooral afkomstig zijn van de Algemene
73
afkomstig zijn van de Algemene Administratie van Patrimoniumdocumentatie, in te scannen in één van beide scanningcentra (Gent en Jambes). De precieze behoeften zijn tot op heden nog niet bepaald, maar de functies moeten in ieder geval het digitaliseren en het automatisch classificeren met full-text herkenning mogelijk maken: Gaat dit over 'back-off scannen' van een bepaald aantal bestaande registers? Dient er geen enkele manuele indexatie voorzien te worden? Hebt u meer info over de betrokken beroepsprocessen en de beschrijving van de behoefte? Dit zal het inderdaad mogelijk maken de behoeften op het vlak van het beheer van de wijziging beter te identificeren.
Administratie van Patrimoniumdocumentatie, in te scannen in één van beide scanningcentra (Gent en Jambes). De precieze behoeften zijn tot op heden nog niet gekend, maar de functies moeten in ieder geval de volgende handelingen mogelijk maken: Nummering: de voorgestelde oplossing moet gekoppeld kunnen worden aan de inrichtingen. De inschrijver zal uitleg verschaffen over de oplossing die hij voorstelt. Automatische classificatie van documenten (bepalen van het type document); Full-text herkenning.
101 4.3.2 Français/ Frans
Pouvez-vous confirmer que les
différents applicatifs de type
serveurs devront être déployés
systématiquement sur trois
environnements, la production,
l’acceptance et le développement, le
SPF finance, procédant lui-même
aux déploiements sur les deux
premiers environnements.
Non. Le développement sera fait par le fournisseur sur son système. Le SPF
Finances
procédera aux déploiements en acceptance et en production sur ses
propres machines
et systèmes.
74
Kunt u bevestigen dat de
verschillende toepassingen van de
servertypes systematisch ontwikkeld
dienen te worden over drie
omgevingen, de productie, de
aanvaarding en het ontwikkelen,
waarbij de FOD Financiën zelf
overgaat tot het implementeren in
de eerste twee omgevingen.
Nee. De ontwikkeling zal door de leverancier op zijn systeem gebeuren. De
FOD Financiën
voert op zijn eigen apparatuur en systeem de uitrol in acceptance en in
productie uit.
81 4.1.1 Français/ Frans
Est-ce que les interconnexion sont
centralisées et gérées par le SPF.
Ceci afin d'avoir un type d'export et
un routing prévu sur base du type
de document et/ou flux vers le bon
système.
Worden de koppelingen
gecentraliseerd en beheerd door de
FOD? Dit om over een exporttype en
routing te beschikken die voorzien is
op basis van het documenttype
en/of stromen naar het juiste
systeem.
Oui. Le but est que le système reconnaisse le type de document, extraie les
métadonnées
et les stocke dans filenet via l’API de chargement développée par les
Finances.
Ja. Het doel is dat het systeem het type document herkent, er de metadata
uithaalt en
deze opslaat in filenet via de inlaad-API die door Financiën werd ontwikkeld
6 1 Français/ Frans
Pour les commandes ultérieures au
cours d’une année, le pouvoir
adjudicateur pourra
Le pouvoir adjudicateur s’engage à commander un volume de 20.500.000 de documents à traiter par an pour les logiciels sans possibilité de reporter le solde non
utilisé à l’année
suivante.
75
reporter le solde non utilisé à
l’année suivante.
Question :
2 scenarii sont possibles :
1. Volume extraordinaire – One shot volume licence : pour assumer un volume additionnel (pic extraordinaire), ce volume sera valable durant 12 mois et décrémenté en premier.
Exemple : commande
supplémentaire au 25/11/2016
restera valable jusqu’au
24/11/2017.
2. Notre modèle de licences relative aux extensions de volume tacitement renouvelables, quant à lui sera renouvelé chaque 1er janvier pour l’entièreté du volume.
Pouvez-vous nous confirmer que ça
peut répondre à votre demande ?
Wat de latere bestellingen in de loop
van een jaar betreft, kan de
aanbestedende overheid
Par contre, pour les commandes ultérieures au cours d’une année, le pouvoir adjudicateur pourra reporter le solde non utilisé à l’année suivante. En effet, pour une commande réalisée le 1er octobre 2018, le pouvoir adjudicateur pourra utiliser ce qu’il a commandé en « commande ultérieure » jusqu’au 30 septembre 2019. Au 1er janvier 2019, dans l’exemple ci-dessus, le pouvoir adjudicateur recommandera 20.500.000 de documents à traiter puisque cette commande est répétée chaque année. De aanbestedende overheid verbindt zich ertoe een volume van 20.500.000 pagina's, die door de software per jaar verwerkt dient te worden, te bestellen, zonder de mogelijkheid het niet-gebruikte saldo over te dragen naar het volgende jaar. Voor de latere bestellingen in de loop van een jaar, daarentegen, kan de aanbestedende overheid het niet-gebruikte saldo overdragen naar het volgende jaar. Voor een bestelling die wordt geplaatst op 1 november 2018, kan de aanbestedende overheid inderdaad wat hij als "latere bestelling" heeft besteld, gebruiken tot 30 september 2019. Op 1 januari 2019 zal de aanbestedende overheid in bovenstaand voorbeeld opnieuw
76
het niet-gebruikte saldo overdragen
naar het volgende jaar.
Vraag: 2 scenario's zijn mogelijk:
1. Buitengewoon volume – One shot volume licence: om een bijkomend volume te verwerken (buitengewone piek), zal dit volume gedurende 12 maanden geldig zijn en als eerste afgenomen worden.
Voorbeeld: bijkomende bestelling op 25/11/2016 zal geldig blijven tot 24/11/2017.
2. Ons licentiemodel voor stilzwijgend verlengbare volume-uitbreidingen, zal op haar beurt steeds op 1januari verlengd worden voor het volledige volume.
Kunt u ons bevestigen dat dit aan uw vraag kan voldoen?
20.500.000 te verwerken documenten bestellen, omdat deze bestelling elk jaar wordt herhaald.
16 2.1B Français/ Frans
Prix en Eur pour la mise à
disposition, la configuration et la
maintenance des logiciels, la mise à
disposition du hardware et des
connexions, le respect d’un SLA
Question :
L’adjudicataire mettra à disposition de son personnel tout le matériel
nécessaire à
l’exécution de sa mission (ordinateur portable, etc.).
Le SPF Finances effectuera des adaptations réseaux aux postes de travail des
membres
77
Qu’entendez-vous par la mise à disposition du hardware et des connexions ? Prijs in Euro voor de
terbeschikkingstelling, de
configuratie en het onderhoud van
de software, de
terbeschikkingstelling van de
hardware en de verbindingen, het
naleven van een SLA.
Vraag: Wat verstaat u onder het ter beschikking stellen van hardware en verbindingen?
du personnel de l'adjudicataire afin de les faire mieux fonctionner au sein de
l'infrastructure
du SPF Finances. L'adjudicataire ne peut en aucun cas modifier, perturber ou
surcharger l'infrastructure du SPF Finances par l'ajout de postes de travail
pour son personnel dans cette infrastructure.
L'adjudicataire est intégralement responsable de la protection des postes de
travail
concernés contre les virus et de la gestion de ces postes. Au cas où d'autres
logiciels
devraient être utilisés dans le cadre du projet, leur utilisation se déroulera,
après
acceptation par le fonctionnaire dirigeant, sous la responsabilité de
l'adjudicataire et le
coût de cette utilisation sera compris dans le prix des prestations.
Le personnel de l’adjudicataire devra suivre les procédures internes et les
règlements
relatifs à l’utilisation des moyens mis à sa disposition et à leur accès, et ne
peut exiger
aucun ajout ou modification à l’environnement de travail du pouvoir
adjudicateur.
Les connections doivent se faire entre les ouvreuses, les scanners et les
postes de travail.
78
De opdrachtnemer stelt aan zijn personeelsleden al het nodige materiaal ter
beschikking
met het oog op de uitvoering van hun opdracht (draagbare computer, enz.).
De FOD Financiën zal netwerkaanpassingen verrichten aan de werkposten
van de
personeelsleden van de opdrachtnemer om hen beter te laten functioneren
binnen de
infrastructuur van de FOD Financiën. De opdrachtnemer kan in geen geval
overgaan tot
een wijziging, verstoring of overbelasting van de infrastructuur van de FOD
via de
toevoeging van werkposten voor zijn personeel in deze infrastructuur.
De opdrachtnemer is geheel verantwoordelijk voor de bescherming van de
bewuste
werkposten tegen virussen en voor het beheer van die posten. In het geval
dat er andere
softwareprogramma’s zouden moeten worden gebruikt in het kader van het
project,
zal dit gebruik, na aanvaarding door de leidende ambtenaar, onder de
79
verantwoordelijkheid van de opdrachtnemer vallen en zal de kostprijs van dat
gebruik
vervat liggen in de prijs van de prestaties.
Het personeel van de opdrachtnemer moet de interne procedures en de
reglementen
betreffende het gebruik van en de toegang tot de ter beschikking gestelde
middelen
naleven, en kan geen toevoeging of wijziging vragen voor wat betreft de
werkomgeving
van de aanbestedende overheid.
Er moeten verbindingen tot stand komen gebeuren tussen briefopeners,
scanners en
werkposten.
27 4.3.2 Français/ Frans
La qualité des outils de workflow, de
tracking, de reporting et de
monitoring proposés.
Question
A la lecture du csc nous pensons comprendre que le scope du projet n’inclus pas de Workflow. Néanmoins vous nous demandez de décrire les Workflow que nous implémenterions. Dès lors pouvez-
Le terme workflow ici signifie que nous voulons avoir le suivi de l’entièreté de la chaine de scanning. le traçage total de documents (de l’entrée postale ou du départ d’un bureau vers les centres de scanning jusqu’au résultat complet de la dématérialisation) doit être possible. De term workflow betekent hier dat we een opvolging willen van de volledige keten van de scanning. De totale tracering van documenten (vanaf de postdatum of het vertrek van een
80
vous préciser votre interprétation du mot WORKFLOW et de définir les responsabilités éventuelles du soumissionnaire ? De kwaliteit van de voorgestelde
tools voor de workflow, tracking,
reporting en monitoring'
Vraag Bij het lezen van het Bestek menen we te verstaan dat de scope van het project de Workflow niet omvat. U vraagt echter om de Workflow te beschrijven die we zullen implementeren. Kunt u preciseren wat u verstaat onder het woord WORKFLOW en de eventuele verantwoordelijkheden van de inschrijver bepalen?
kantoor naar de scanningcentra tot het volledige resultaat van de digitalisering) moet mogelijk zijn.
30 4 Français/ Frans
Pouvez-vous confirmer qu’il s’agit
des interventions stipulés dans le
SLA du contrat de service. Nous
répondons au cdc avec connaissance
des éléments mis à notre disposition
et notre expérience, il est clair que
ce genre de projet nécessitera une
analyse sur site détaillée, qui est
comprise dans notre approche.
Cette analyse aura un impact sur
l’approche définitive à avoir sur ce
projet et qui prendra en compte
Le pouvoir adjudicateur n’a nullement l’intention de comprimer les frais par
le biais
d’amendes, mais d’encourager l’adjudicataire à respecter toutes les
conventions afin
que l’utilisateur ne soit pas pénalisé.
La force majeure est définie comme étant la circonstance exceptionnelle et imprévisible, étrangère à la personne qui l’invoque et qui l’empêche (et non qui rendrait simplement plus difficile ou plus onéreux) d’exécuter ses obligations. La force majeure se distingue du cas fortuit en ce que la circonstance est extérieure à celui qui l’invoque.
81
également des contraintes et
responsabilités des 2 parties
(exemple congé, maladie, grêve, cas
de force majeur ». Dès lors nous ne
pouvons accepter la pleine
responsabilité de toutes les fautes,
sauf si la responsabilité irrévocable
de notre société est démontrable.
Kunt u bevestigen dat het om
interventies gaat die bepaald zijn in
de SLA van het dienstencontract. Wij
beantwoorden het BB met kennis
van elementen die ons ter
beschikking gesteld worden en onze
ervaring, het spreekt voor zich dat
dit soort project een gedetailleerde
on site analyse vereist, dit zit vervat
in onze aanpak. Deze analyse zal een
impact hebben op de definitieve
aanpak die nodig zal zijn voor dit
project en zal eveneens rekening
houden met de voorwaarden en
verantwoordelijkheden van beide
partijen (bijvoorbeeld vakantie,
ziekte, staking, overmacht). Wij
kunnen dus niet de volledige
aansprakelijkheid opnemen voor alle
fouten, behalve wanneer de
Het is geenszins de bedoeling van de aanbestedende overheid om de kosten door middel van boetes te drukken, maar om de opdrachtnemer aan te sporen alle afspraken te eerbiedigen zodat de gebruikers niet de dupe worden. Overmacht is bepaald als de uitzonderlijke en onvoorspelbare omstandigheid, buiten de wil van de persoon die dit inroept om en die deze persoon verhindert (en niet die het hem of haar gewoon moeilijker of lastiger maakt) om zijn of haar verplichtingen na te komen. Overmacht onderscheidt zich van een onvoorzien geval doordat de omstandigheid zich voordoet buiten de wil om van de persoon die haar inroept.
82
onweerlegbare aansprakelijkheid
van onze onderneming aangetoond
kan worden.
42 1 Français/ Frans
En ce qui concerne les "documents
des autres SPF", quels SPF ont
montré un certain intérêt et sont
donc susceptibles d'utiliser les
possibilités offertes par ce cahier des charges ? Wat de documenten van andere FOD betreft, welke FOD hebben een bepaalde interesse getoond en zouden dus de door dit bestek aangeboden mogelijkheden kunnen gebruiken?
C’est en effet ouvert aux autres SPF. Pour l’instant, et sans engagement, le SPF Justice et la Police Fédérale ont montré un intérêt à participer. Het staat inderdaad open voor andere FOD. Voor het ogenblik en volledig
vrijblijvend hebben de FOD Justitie en de Federale Politie belangstelling getoond om mee te werken.
Apd 81 Français/ Frans
Notre société s'intéresse plus
particulièrement à la fonction de
classification, de gestion et de
routing du courrier entrant (pages
81,
89 et suivantes).
Le volume de document à traiter n’est à ce jour pas connu.
83
Nous souhaitons davantage de
précisions afin de nous permettre de
vous
faire une offre attractive:
le volume du courrier à traiter par
jour
comment et par qui sera déterminé
le phasage de la mise en production
progressive (cette période étant au
maximum 24 mois)
comment sera évalué (page 89) la
"façon la plus automatisée possible"
et (page 90) " le taux de certitude le
plus haut possible" ?
Qu'est ce qui va être mesuré ? La
reconnaissance ou le temps de
traitement ?
dans quelles rubriques du
formulaire d'offre de prix doivent
être repris les coûts de matériel,
licences, développement et services
relatifs à la gestion du courrier
entrant ?
Ne faut-il pas scinder les postes du matériel, SW et service ?
Un projet de comptage est en cours au sein des différents bâtiments du SPF Finances. Les résultats ne seront pas connus avant l’ouverture des offres du présent marché. Le phasage de la mise en production est à déterminer par le soumissionnaire dans son offre. Le taux de certitude sera évalué en fonction du taux de reconnaissance et de classification automatique que le soumissionnaire proposera dans son offre. L’objectif global qui est assigné au soumissionnaire est de limiter l’intervention humaine au strict minimum pour l’ensemble du courrier entrant qui ne pourrait pas être traité automatiquement. C’est la reconnaissance de traitement qui sera mesurée.
84
Onze onderneming heeft in het bijzonder interesse in de classificering, het beheer en de routing van de inkomende post (pagina's 81, 89 en volgende). Wij wensen meer informatie om u een aantrekkelijke offerte te kunnen aanbieden: - het volume van de te verwerken post per dag - hoe en door wie zal de fasering van het geleidelijk aan in productie brengen bepaald worden (deze periode is maximum 24 maanden) - hoe zal beoordeeld (p 89) worden wat het 'maximum is dat geautomatiseerd kan worden' en (pagina 90) wat 'het hoogst mogelijke zekerheidspercentage' is? Wat zal er gemeten worden? De herkenning of de verwerkingstijd? - in welke rubrieken van het offerteformulier dienen de kosten voor het materiaal, licenties, ontwikkeling en diensten inzake het
Cela fait partie intégrante du point 9 repris dans le formulaire d’offre. Non il s’agit d’un prix global. Het volume te verwerken documenten is op dit ogenblik niet gekend. Er loopt momenteel een telprogramma in de verschillende gebouwen van de FOD Financiën. De resultaten zullen niet gekend zijn voor de opening van de offertes van de huidige opdracht. De inschrijver moet de fasering van de inproductiename in zijn offerte bepalen. De zekerheidsgraad zal beoordeeld worden in functie van de automatische herkennings- en classificatiegraad die de inschrijver in zijn offerte zal voorstellen. De globale doelstelling die werd toegewezen aan de inschrijver bestaat erin om, voor alle inkomende post die niet automatisch verwerkt zou kunnen worden, de menselijke
85
beheer van de inkomende post opgenomen worden? Moeten de posten van het materiaal, SW en diensten niet opgesplitst worden?
tussenkomst tot het strikt noodzakelijke te beperken. Het is de verwerkingsherkenning die gemeten zal worden. Dit maakt integraal deel uit van het punt 9 in het offerteformulier. Nee het gaat om een opdracht voor een globale prijs
102 4.3.4 Français/ Frans
Le coût du point 4.3.4 Gestion du
changement concerne-t-il
également la fonctionnalité courrier
entrant ?
De kost van punt 4.3.4 Beheer van
de wijziging, omvat deze eveneens
de functionaliteit inkomende post?
Oui ja
113 Français/ Frans
Le volume maximale du scanner
haut volume annuel sera définie
Si la base est retenue, l’adjudicataire doit mettre à disposition le matériel. Si la variante est retenue, le soumissionnaire remet dans l’offre le prix pour un scanner,
86
dans notre réponse (et la durée de
vie de la machine). Les commandes
ultérieures pourront être acceptées
aussi longtemps que ce volume ne
dépassera pas le seuil mentionné.
Si toutefois ce volume est dépassé, il
faut une grille pour rajouter un
scanner supplémentaire. Cette grille
par pièce est également importante
si d’autres SPF adhèrent à FinScan.
Pouvez-vous prévoir cette grille ?
Het maximale jaarlijkse volume van
de scanner voor grote volumes zal
bepaald worden in ons antwoord
(en de levensduur van het toestel).
Latere bestellingen zullen aanvaard
kunnen worden zolang dit volume
de vermelde drempel niet zal
overschrijden.
Indien dit volume echter
overschreden wordt, dient er een
rooster opgesteld worden om een
bijkomende scanner toe te voegen.
Dit rooster per stuk is eveneens
belangrijk wanneer andere FOD zich
aansluiten bij FinScan.
e pouvoir adjudicateur pourrait alors commander sur cette base. Il n’y a donc pas d’utilité d’ajouter un grille supplémentaire. Als de basis in aanmerking wordt genomen moet de opdrachtnemer de hardware ter beschikking stellen. Als de variante in aanmerking wordt genomen, dient de inschrijver in de offerte de prijs in voor een scanner, de aanbestedende overheid zou dan op deze basis kunnen bestellen. Het heeft dus geen zin om een bijkomend rooster toe te voegen.
87
Kunt u dit rooster voorzien?
119 Français/
Frans Est-ce que le coût des services et de
la gestion du changement doivent-ils
être repris dans la rubrique (page
119) du prix de jour-homme
d'assistance complémentaire ? Dienen de kosten voor diensten en het beheer van de wijziging opgenomen te worden in de rubriek van de prijs dag-persoon (pagina 119) voor bijkomende assistentie?
Non Nee
Algemeen/ générales
Français/ Frans
Exemples de documents (même
vide) pour estimer la charge de
travail de la création des layouts,
quand et comment pouvons-nous obtenir les documents vierges ?Pouvons-nous, en signant un NDA, venir sur place au centre de scanning, afin de tester de vrais documents avec notre matériel et logiciel ? Voorbeelden van documenten (zelfs blanco) om de workload voor het aanmaken van de lay-outs te schatten,
En annexes
Non In bijlage Nee
88
wanneer en hoe kunnen we de blanco documenten ontvangen? Kunnen we, mits een NDA te ondertekenen, naar het scancentrum komen om de echte documenten te testen met onze hard- en software?
61 Français/ Frans
Pouvons-nous connaitre la version
exacte de FilenetP8 ?
Kan u ons de exacte versie van
FilenetP8 doorgeven?
Filenet CPE 5.2.1 Filenet CPE 5.2.1
Algemeen/ générales
Français/ Frans
Quelles sont les standards du SPF en
matière de licence database server ?
SQL, Oracle, DB2?
Comprenons-nous bien que
l’infrastructure (serveurs, applicatifs
base de données, stockage,
stations de travail, connectivité…), sont à charge du SPF Finances (Services, matériel etc…) ?
DB2
Oui. L’infrastructure informatique d’acceptance et de production (serveurs virtuels, réseau) seront fournis par le SPF tels que le soumissionnaire l’aura décrite dans son offre. DB2 Ja. De informatica-infrastructuur voor acceptance en productie (virtuele servers, netwerk) zal geleverd worden door de FOD zoals de inschrijver die beschreven zal hebben in zijn offerte.
89
103 4.3.8 Français/ Frans
Le soumissionnaire devra prendre
en charge toutes les opérations
visant à détecter une défaillance
à des intervalles réguliers au regard
du volume scanné en vue de réduire
la probabilité de
défaillance ou la dégradation du
fonctionnement d’un service rendu.
Qu’entendez-vous par un intervalle régulier ? Wat zijn de standaarden van de FOD op het vlak van database serverlicentie? SQL, Oracle, DB2? Begrijpen we het goed dat de infrastructuur (servers, toepassingen database, opslag, werkstations, connectiviteit...) ten laste zijn van de FOD Financiën (Diensten, materiaal, enz...)? De inschrijver moet op regelmatige intervallen alle operaties op zich nemen voor het detecteren van een storing met het oog op het ingescande volume om zo de waarschijnlijkheid
La périodicité est à définir par le soumissionnaire dans son offre de manière à éviter toute défaillance compte tenu des programmes d’entretien et de la maintenance nécessaire de la plateforme.
De periodiciteit moet door de inschrijver in zijn offerte gedefinieerd worden om ieder tekort te vermijden rekening houdend met de nodige programma's voor het onderhoud en de instandhouding van het platform.
90
van een tekortkoming of aantasting van de werking van de geleverde dienst te verminderen. Wat verstaat u onder een regelmatig interval?
103 4.3.8 Français/ Frans
Pouvez-vous adapter les horaires
d’interventions téléphonique entre
8h30 – 17h ?
Kunt u de uren van de telefonische
interventies aanpassen tussen 8u30
- 17u00?
8h00 à 16h00. Un errata sera publié.
8.00 u tot 16.00 u. Een erratum zal worden gepubliceerd.
103 4.3.8 Français/ Frans
Les demandes de support se font
24/24, 7/7 via l’application ticketing.
A partir de quel moment le temps
d’intervention commence à
compter ?
Pouvez-vous illustrer différents cas de figure ? Aanvragen voor support gebeuren 24u/24, 7d/7 via de ticketing-applicatie. Vanaf wanneer begint de interventietijd te tellen? Kunt u verschillende denkbeeldige situaties illustreren?
Introduction Le Spf Finances doit pouvoir introduire via un ticket ses réclamations 24h/24h-7j/7. Traitement Le délai de traitement commence à courir au moment de l’introduction et celui –ci doit être réalisé selon les modalités prévues dans le SLA. Ex : incidents bloquants : Introduction du ticket le lundi à 15h30, le temps d’intervention est de 2 heures ouvrables. Cela signifie que le traitement doit avoir lieu au plus tard à 9h30 le mardi. Le temps de retour à la normal doit avoir lieu dans les maximum 6 heures après l’enregistrement de l’incident à savoir au plus tard à 13h30 le mardi. Ex 1: incidents non-bloquants : Introduction du ticket le mardi à 10h00, le temps d’intervention est de 24 heures calendriers. Cela signifie que le traitement doit avoir lieu au plus tard à 10h00 le mercredi. Le temps de retour à la normal doit avoir lieu
91
dans les maximum5 jours calendriers l’enregistrement de l’incident à savoir au plus tard à 10h00 le lundi suivant. Ex 2: incidents non-bloquants :
Introduction du ticket le vendredi à 14h00, le temps d’intervention est de 24 heures calendriers. Cela signifie que le traitement doit avoir lieu au plus tard à 14h00 le lundi étant donné que les interventions ne sont pas prévues le week-end. Le temps de retour à la normal doit avoir lieu dans les maximum5 jours calendriers l’enregistrement de l’incident à savoir au plus tard à 14h00 le samedi suivant et reporté au lundi. Inleiding De FOD Financiën moet via een ticket zijn klachten 24/24 u - 7d/7 kunnen indienen. Verwerking De verwerkingstermijn begint te lopen op het ogenblik van de indiening van de klacht en de verwerking moet volgens de in de SLA voorziene modaliteiten uitgevoerd worden. Bvb. blokkerende incidenten: Invoering van het ticket op maandag 15.30 u., de interventietijd bedraagt 2 werkuren. Dit betekent dat de verwerking ten laatste dinsdag om 9.30 u moet klaar zijn. De tijd voor de terugkeer naar de normale toestand moet plaatsvinden binnen maximum 6 uur na de registratie van het incident, dit is ten laatste dinsdag om 13.30 u. bv 1. niet-blokkerende incidenten: Invoering van het ticket op dinsdag 10.00 u., de interventietijd bedraagt 24 kalenderuren. Dit betekent dat de verwerking ten laatste woensdag om 10.00 u klaar moet zijn. De tijd om de normale toestand te herstellen mag maximum 5 kalenderdagen na de registratie van het incident bedragen, dit is ten laatste de volgende maandag om 10.00 u.
92
bv. 2 niet-blokkerende incidenten: Invoering van het ticket op vrijdag 14.00 u., de interventietijd bedraagt 24 kalenderuren. Dit betekent dat de verwerking ten laatste op maandag om 14.00 u. klaar moet zijn aangezien er geen interventies voorzien zijn tijdens het weekend. De tijd om de normale toestand te herstellen mag maximum 5 kalenderdagen na de registratie van het incident bedragen, dit is ten laatste de volgende zaterdag om 14.00 u en uitgesteld naar maandag.
92 4.2.3.2 Français/
Frans Pouvez-vous nous confirmer si la
demande de nouvelles certifications
est en cours de validation, est
suffisante dans le cadre du présent
cahier des charges ?
Kunt u ons bevestigen of de
aanvraag voor nieuwe certificaties,
die momenteel gevalideerd wordt,
voldoende is in het kader van dit
bestek?
L’objectif de la plateforme est de pouvoir intégrer les dispositions prévues par la loi du 21/07/2016 quel que soit la date d’entrée en vigueur de cette loi. De doelstelling van het platform is om de door de wet van 21/07/2016 voorziene bepalingen te kunnen integreren ongeacht de datum van inwerkingtreding van deze wet.
84 4.1.3 Français/ Frans
Est-ce que DataCenter North Galaxy
= NoGa ? Avez-vous une description
technique des liens réseaux entre
les centres de scanning et le
DataCenter North Galaxy ?
Is DataCenter North Galaxy = NoGa?
Hebt u een technische beschrijving
Le NoGa, c’est le North Galaxy. Il abrite un des 4 datacenters fédéraux dans lesquels se trouveront, physiquement, nos serveurs. Ligne Proximus de 100 M pour chaque centre. La ligne de Gand (dont le bâtiment comprend, outre le centre de scanning, un centre de taxation) pourrait voir son débit augmenter d’ici un an ou deux.
93
voor de netwerklinks tussen de
scancentra en het DataCenter North
Galaxy?
NoGa staat voor North Galaxy. Dit gebouw huisvest één van de 4 federale datacenters waarin onze servers fysiek zijn opgesteld. Proximus-lijn van 100 M voor elk centrum. Voor de lijn van Gent (waarvan het gebouw naast het scanningcentrum een taxatiecentrum bevat) zou het debiet binnen een jaar of twee kunnen worden verhoogd.
84 4.2 Français/ Frans
Qu'entendez-vous par : Fonctions
transversales au moyen de logiciels
Wat verstaat u onder: Transversale
functies via software
Fonctions transversales = l’ensemble des fonctions que la plateforme doit offrir quel que soit le type de documents à traiter.
Transversale functies = alle functies die het platform moet bieden ongeacht het te verwerken soort document.
87 4.2.2 Français/ Frans
Devons-nous comprendre que le
nombre d'opérateur software doit
aussi rester le même pour les 4
phases ?
Moeten we hieronder verstaan dat
het aantal softwareoperators ook
hetzelfde dient te blijven voor de 4
fasen?
Le nombre d’opérateurs doit être suffisant pour traiter les types de documents dans les 4 phases. Het aantal operatoren moet voldoende zijn om de soorten documenten in de 4 fases te verwerken.
88 4.2.2.1.1
Français/ Frans
Pouvons-nous conclure qu’une
interface en anglais ne soit pas
problématique, du moment que le
contenu est bilingue, est-ce correct
?
Ce qui nécessite l’intervention des agents du SPF Finances doit être en néerlandais et en français.
Alles waarvoor de interventie van medewerkers van de FOD Financiën gevraagd wordt, moet in het Nederlands of in het Frans zijn.
94
Kunnen we besluiten dat een
interface in het Engels niet
problematisch is. Van zodra de
inhoud tweetalig is, is dit dan
voldoende?
88 4.2.2.1.1 Français/ Frans
Pouvez-vous définir : niveau de
qualité ? Comment cela va-t-il être
mesuré ?
Kunt u 'kwaliteitsniveau' definiëren?
Hoe zal dat gemeten worden?
C’est aux soumissionnaires de fournir l’ensemble des informations nécessaires qui vont permettre au pouvoir adjudicateur d’apprécier les offres. La mise à disposition des scanners dans les deux centres de scanning doit permettre le traitement d’un volume de 1.000.000 de déclarations par an sur une période déterminée et en fonction du personnel mis à disposition actuellement par le SPF Finances. Volumes à traiter Déclarations IPP En 2015, 1.000.000 de déclarations ont été reçues au format papier. Au vu de l’évolution observée suite à l’utilisation de TOW (tax-on-web), le nombre de déclarations à traiter diminuera dans les années futures. On prévoit à l’avenir une diminution du volume de l’ordre de 10% par an. Les documents doivent normalement parvenir au SPF Finances pour le 30 juin de l’année de l’exercice d’imposition concerné.
95
La solution doit être en mesure de supporter les volumes suivants : Pour le 31 juillet : minimum 20% du nombre total des déclarations reçues doivent être traitées ; Pour le 31 août : minimum 40% du nombre total des déclarations reçues doivent être traitées ; Pour le 30 septembre ; minimum 80% du nombre total des déclarations reçues doivent être traitées ; Pour le 15 octobre : la totalité des déclarations reçues doivent être traitées ; Le SPF Finances tiendra compte des variations éventuelles à la hausse ou à la baisse au niveau du personnel disponible ainsi qu’en fonction des contraintes de travail. Une augmentation de la qualité de scanning va permettre de diminuer le nombre d’interventions de la part des opérateurs. De inschrijvers moeten alle noodzakelijke informatie bezorgen die de aanbestedende overheid zal toelaten om de offertes te beoordelen. De terbeschikkingstelling van de scanners in beide scanningcentra moet de verwerking toelaten van een volume van 1.000.000 aangiftes per jaar over een bepaalde periode en in functie van het momenteel door de FOD Financiën ter beschikking gestelde personeel.
96
Te verwerken volumes PB-aangiften In 2015 werden 1.000.000 aangiften op papier ontvangen. Gelet op de vastgestelde evolutie als gevolg van de invoering van TOW (tax-on-web), zal het aantal aangiften in de komende jaren dalen. Men gaat uit van een toekomstige volumedaling van zo'n 10 % per jaar. De documenten moeten normaal gezien tegen 30 juni van het betreffende aanslagjaar in het bezit zijn van de FOD Financiën. De oplossing moet in staat zijn om de volgende volumes te ondersteunen: Tegen 31 juli: ten minste 20 % van het totale aantal ontvangen aangiften moet verwerkt zijn; Tegen 31 augustus: ten minste 40 % van het totale aantal ontvangen aangiften moet verwerkt zijn; Tegen 30 september: ten minste 80 % van het totale aantal ontvangen aangiften moet verwerkt zijn; Tegen 15 oktober: alle ontvangen aangiften moeten verwerkt zijn; De FOD Financiën zal rekening houden met eventuele schommelingen naar boven of naar beneden op het vlak van het beschikbaar personeel en in functie van de werkvereisten.
97
Een verhoging van de scanningkwaliteit zal toelaten om het aantal interventies door operatoren te verminderen.
91 4.2.2.1 Français/ Frans
Qu'entendez-vous par : taux de
substitution des caractères ?
Wat verstaat u onder
vervangingspercentage van
lettertekens?
Le taux de substitution (= intervention manuelle) des caractères des documents structurés ne peut pas dépasser 1%. Cela doit s’apprécier en regard du nombre d’ETP. De vervangingsgraad (= manuele interventie) van de letters van de gestructureerde documenten mag niet meer bedragen dan 1 %.
91 4.2.2.1 Français/ Frans
Qu'entendez-vous par :
régulièrement sur base de lots «
étalon » ? Fréquence ? Nombre de
documents ? Action correctives
attendues?
Wat verstaat u onder: regelmatig op
basis van 'ijkingsloten'? Frequentie?
Aantal documenten? Verwachte
correctieve acties?
La périodicité sera établie par le pouvoir adjudicateur sur base d’un nombre de déclarations et celui-ci vérifiera ce qui est traité automatiquement et ce qui nécessite une intervention manuelle de la part des opérateurs. Par actions correctives, il faut entendre = intervention manuelle de la part d’un opérateur. De periodiciteit wordt opgesteld door de aanbestedende overheid op basis van een aantal aangiftes en deze controleert wat er automatisch verwerkt moet worden en wat een manuele interventie door de operatoren vraagt. Onder correctie-acties moet men begrijpen = manuele interventie door een operator.
91 4.2.2.1 Français/ Frans
Est-ce qu’un POC est prévu avant
l’attribution du marché ?
Is er een POC voorzien voor de
gunning van de opdracht?
Non Nee
98
46 2.2 Français/ Frans
Dans votre CSC , un exemple relatif à
une déclaration IPP est donné,
Avez-vous une liste détaillée (documentée ou représentation schématique) des différents flux et / ou Business rules ? In uw bestek wordt een voorbeeld gegeven voor een IPP-aangifte. Hebt u een gedetailleerde lijst (gedocumenteerd of schematische voorstelling) van de verschillende stromen en/of Business rules?
Les schémas sont repris au point 3.1. « contextes contractuels » de la partie « Descriptions de la situation existente (CSS et Dim My Scan). De schema's zijn opgenomen in punt 3.1 "contractuele contexten" van het deel Beschrijvingen van de bestaande situatie (CSS en Dim My Scan).
46 2.2 Français/ Frans
Est-ce que l’API de tri et contrôle
pourra être exploité ou doit-il être
remplacé ?
Kan de sorteer- en controle-API
gebruikt worden of dient deze
vervangen te worden?
Il n’y en a pas à l’heure actuelle => vous devez la créer dans le cadre du
projet.
Momenteel is er geen ==> men moet die aanmaken in het kader van het
project.
Question d’ordre générale
Français/ Frans
Comment devons-nous interpréter
votre définition de « force
probante » ?
Hoe moeten we uw definitie van
'doorslaggevende kracht'
interpreteren?
La définition de « force probante » doit être interprétée au regard de ce qui est prévu dans la loi du 21/07/2016. De definitie van "bewijskracht" moet geïnterpreteerd worden aan de hand van de bepaling in de wet van 21/07/2016.
99
Question d’ordre générale
Français/ Frans
Combien d’utilisateurs simultanés
sont concernés par la solution
aujourd’hui ?
Avez-vous des prévisions pour les phases suivantes ? Hoeveel gebruikers zijn er vandaag gelijktijdig betrokken bij de oplossing? Hebt u verwachtingen voor de volgende fasen?
L'ensemble des agents des centres de scanning doivent pouvoir accéder simultanément au software (50 agents) Pas de prévision à l’heure actuelle.
Alle ambtenaren van het scanningcentrum moeten gelijktijdig toegang kunnen hebben tot de software (50 ambtenaren) Momenteel geen vooruitzicht
93 4.2.3.4 Français/ Frans
Avez-vous du matériel d'impression
d'étiquettes ? Si oui, lequel ? Si non,
devons-nous le prévoir ?
Hebt u afdrukmateriaal voor labels?
Zo ja, welke? Zo neen, dienen wij
deze te voorzien?
Non C’est à prévoir. Le soumissionnaire doit intégrer le matériel dans les besoins des centres. Le pouvoir adjudicateur n’est pas lui-même en mesure de déterminer le nombre de machines d’impression d’étiquettes à prévoir dans la solution. Cela ce définira en fonction des besoins du SPF Finances et/ou des autres SPF.
Nee Dit is te voorzien.
93
4.2.3.5
Français/ Frans
Devons-nous prévoir cette
application ? Le format CSV est une
obligation ? Nous voyons des
descriptions de format XML, ne
devons-nous pas les utiliser ?
Dienen wij deze applicatie te
voorzien? Is het CSV-formaat een
verplichting? We zien beschrijvingen
van het XML-formaat, dienen wij die
niet te gebruiken?
Oui.
Non. Nous préférons travailler avec du XML. Les deux (csv et xml) sont possibles mais nous préférons le XML. Ja. Nee. We werken liever met XML. Beide (csv en xml) zijn mogelijk maar we verkiezen XML.
100
94
4.2.3.5
Français/ Frans
Devons-nous prévoir cette
application ? Le format CSV est une
obligation ? Nous voyons des
descriptions de format XML, ne
devons-nous pas les utiliser ?
Dienen wij deze applicatie te
voorzien? Is het CSV-formaat een
verplichting? We zien beschrijvingen
van het XML-formaat, dienen wij die
niet te gebruiken?
Oui.
Non. Nous préférons travailler avec du XML. Les deux (csv et xml) sont possibles mais nous préférons le XML. Ja. Nee. We werken liever met XML. Beide (csv en xml) zijn mogelijk maar we verkiezen XML.
93 4.2.3.6 Français/ Frans
Est-ce que le chargement vers
FileNet ne s'exécute pas déjà de
cette façon ? Devons-nous mettre
en place une nouvelle méthode de
travail ?
Gebeurt het laden naar het FileNet
niet al op deze manier? Moeten we
een nieuwe werkmethode
opstellen?
Oui.
Nous mettrons à votre disposition une API qui devra être utilisée pour le chargement de masse des documents. Ja. We zullen een API ter beschikking stellen die gebruikt moet worden voor de massale inlading van documenten.
94 4.2.3.6
Français/ Frans
Vous demandez que les documents
soient centralisés, par cette phrase,
nous comprenons que du scanning
décentral peut encore se produire
via des canaux non décrit dans ce
que vous voulez réaliser. Que
devons-nous comprendre ?
On pourrait éventuellement avoir besoin de faire un lien avec les MFP pour scanner du courrier résiduaire.
Het zou eventueel nodig kunnen zijn om een link te bewerkstelligen met de MFP om resterende post te scannen.
101
U vraagt of de documenten
gecentraliseerd worden, hieronder
verstaan wij dat het
gedecentraliseerd scannen nog kan
gebeuren via kanalen die niet
beschreven worden in wat u wenst
te realiseren. Wat dienen wij
hieronder te verstaan?
96
4.2.3.7
Français/ Frans
Est-ce que ce système de
consultation existe déjà ? Peut-on la
réutiliser ? Si non, founrissez-vous
du support sur FileNet ?
Bestaat dit consultatiesysteem
reeds? Kan dit opnieuw gebruikt
worden? Indien niet, zorgt u dan
voor ondersteuning op FileNet ?
Nous supposons que vous parlez du système de consultation des données dans filenet. Nous avons en effet un système de consultation, Doctran, qui fait partie des standards du SPF Finances Il peut être réutilisé mais votre rôle se borne à fournir les pdf et les métadonnées dans filenet. Oui, pour l’utilisation de notre API de chargement. We veronderstellen dat u het heeft over het consultatiesysteem van de gegevens in filenet. We hebben inderdaad een consultatiesysteem, Doctran, dat deel uitmaakt van de standaarduitrusting van de FOD Financiën. Hij kan opnieuw gebruikt worden maar uw rol beperkt zich tot het aanleveren van de pdf-bestanden en de metadata in filenet. Ja, voor het gebruik van onze inlading-API
102
96 4.2.3.8
Français/ Frans
Par Workflow, voulez-vous dire
suivit des documents. En quoi est-ce
différent que Suivi (tracking) ?
Verstaat u onder Workflow, tracing
van documenten. Waarin verschilt
dit van Opvolging (tracking) ?
Le terme workflow ici signifie que nous voulons avoir le suivi de l’entièreté de la chaine de scanning. le traçage total de documents (de l’entrée postale ou du départ d’un bureau vers les centres de scanning jusqu’au résultat complet de la dématérialisation) doit être possible. De term workflow betekent hier dat we een opvolging willen van de volledige keten van de scanning. De totale tracering van documenten (vanaf de postdatum of het vertrek van een kantoor naar de scanningcentra tot het volledige resultaat van de digitalisering) moet mogelijk zijn.
97 4.2.3.10
Français/ Frans
Les demandes sont très précises et
risque d'exclure un produit de
reporting sur un détail technique.
Est-ce que tous les points sont
obligatoires (dans ce mode, le
rapport s’affiche en continu sans
notion de page) ?
De vragen zijn erg specifiek en riskeren een rapportage uit te sluiten over een technisch detail. Zijn alle punten verplicht (wordt in deze modus het rapport voortdurend weergegeven zonder vermelding van de pagina)?
Les rapports doivent être faits selon un standard de type Business Objects ou équivalent. Le pouvoir adjudicateur impose que les rapports soient lisibles. De rapporten moeten opgesteld worden volgens een standaard van het type Business Objects of gelijkwaardig. De aanbestedende overheid legt op dat de rapporten leesbaar zijn.
103
98
4.2.3.11
Français/ Frans
Devons-nous comprendre que les
communications se feront sur base
de fichiers plats ?
Inclus les réponses ?
Dienen we hieronder te verstaan dat
de communicatie gebeurt op basis
van 'platte bestanden'?
Inclusief de antwoorden?
Non. Nous préférons du XML. Oui Nee. We werken liever met XML. Ja
98/99 4.2.3.11
Français/ Frans
Est-ce ici aussi une similitude avec le
reporting / tracabilité ?
Is hier ook een gelijktijdigheid met
het tracken/tracen?
Non
Le monitoring est axé sur le déroulement des processus de digitalisation, la
vérification
des acceptations ou des rejets dans le transfert des données dans la chaine
de
dématérialisation.
La traçabilité = la solution fournie implémentera un workflow qui permettra
de définir
et suivre l’enchaînement des différentes étapes du traitement d’un
document.
Nee
De monitoring is gericht op het verloop van het digitaliseringsproces, de
controle van
104
de acceptaties of weigeringen bij de gegevensoverdracht in de
digitaliseringsketen.
De traceerbaarheid = de geleverde oplossing zal een workflow
implementeren die het
mogelijk maakt om de verschillende opeenvolgende stappen van de
documentverwerking
te definiëren en op te volgen.
100
4.2.3.12
Français/ Frans
Est-ce que la plateforme Thin Client
(RDP & Citrix) sera encore disponible
pour permettre cela ?
Zal het platform Thin Client (RDP &
Citrix) nog beschikbaar zijn om dit
mogelijk te maken?
Non. La plateforme doit être accessible via un PC standard équipé,
actuellement de
windows 10.
Nee. Het platform moet toegankelijk zijn via een standaard uitgeruste pc,
momenteel
met Windows 10.
100
4.3.2
Français/ Frans
Devons-nous, dès lors, proposer 3
systèmes ? DEV,ACC et PRD ?
Dienen we dan 3 systemen te
voorzien? DEV, ACC en PRD.
Oui, toujours mais l’environnement de DEV sera chez le fournisseur.
Ja, altijd maar de DEV-omgeving zal bij de leverancier zijn.
105
101
4.3.2
Français/ Frans
Devons-nous comprendre, thin
client / écran / souris / clavier /
rallonges électriques / cable réseaux
/ … ?
Dienen we hier thin client / scherm /
muis / toetsenbord / elektrische
verlengkabels / netwerkkabels / ...
onder te verstaan?
La bureautique des externes est à charge du fournisseur mais les documents
transitent
sur notre infrastructure à partir du moment où ils sont scannés, typés et
équipés de
métadonnées.
De kantooruitrusting van de externen is ten laste van de leverancier maar
de
documenten gaan over onze infrastructuur vanaf het ogenblik dat ze
gescand,
getypeerd en voorzien zijn van metagegevens.
101 4.3.2 Français/
Frans Cela doit être inclus dans notre offre
? Une fois par année ? Ou bien est-
ce compris dans les jours
d'assistance ?
Dient dit opgenomen te worden in
onze offerte? Eén keer per jaar? Of
is dit inbegrepen in de
assistentiedagen?
Cette assistance couvrira les extensions aux phases 1 à 4, à savoir des tâches d’analyse et, en règle générale, pour tout ce qui peut s’avérer nécessaire dans le cadre de la solution à réaliser à la demande du SPF Finances. L’assistance complémentaire peut notamment être développée en vue de prendre en charge des évolutions techniques ou de standards du SPF Finances ainsi que les modifications légales et réglementaires qui interviendraient. Le SPF Finances ne connait pas encore ses besoins en matière d’assistance complémentaire.
106
Il est dès lors prévu au point 11 du formulaire d’offre la remise de prix pour pour un jour-homme d’assistance complémentaire. Deze bijstand dekt de uitbreidingen van fasen 1 tot en met 4, namelijk de analysetaken en, in het algemeen, alles wat nodig blijkt in het kader van de oplossing en op vraag van de FOD Financiën. De aanvullende bijstand kan onder andere worden uitgebreid in het kader van technische evoluties of een wijziging van de normen van de FOD Financiën of eventuele wijzigingen van wettelijke en reglementaire bepalingen. De FOD Financiën kent zijn behoeften nog niet op het vlak van bijkomende assistentie. In punt 11 van het offerteformulier is dan ook de prijsopgave voorzien voor een mandag bijkomende assistentie.
101 4.3.2 Français/ Frans
Pouvez-vous fournir une liste
complète récapitulative afin d'éviter
tout malentendu ?
Kunt u een volledige,
samenvattende lijst bezorgen om dit
misverstand te voorkomen?
Le pouvoir adjudicateur s’en réfère à ce qui est prévu au point 4.3.2 Logiciels de reconnaissance de contenu concernant les prestations à fournir. De aanbestedende overheid verwijst naar wat er voorzien is in het punt 4.3.2 Inhoudelijke herkenningssoftware met betrekking tot de te leveren prestaties.
101
4.3.2
Français/ Frans
Devons-nous comprendre que ces
changements seront à charge du SPF
?
Le pouvoir adjudicateur s’en réfère à ce qui est prévu au point 4.3.2 Logiciels de reconnaissance de contenu concernant les prestations à fournir.
107
Dienen we hieronder te verstaan dat
deze wijzigingen ten laste zullen zijn
van de FOD?
De aanbestedende overheid verwijst naar wat er voorzien is in het punt 4.3.2 Inhoudelijke herkenningssoftware met betrekking tot de te leveren prestaties.
101
4.3.2
Français/ Frans
Devons-nous en conclure que les
150 types de la phase 4 seront mis
en œuvre par vos soins sans nos
services ?
Dienen we hieruit te besluiten dat
de 150 types van fase 4 opgezet
zullen worden door uw zorgen
zonder onze diensten?
Phase 4 : La solution à fournir doit permettre l’implémentation d’une solution visant à prendre progressivement en charge le courrier entrant ainsi que les documents des autres SPF de manière centralisée dans les centres de scanning de Gand et Jambes au plus tard dans les 24 mois de la conclusion du contrat. Dans son offre le soumissionnaire détaillera la solution qu’il envisage de mettre en œuvre. A l’issue de la période de 24 mois, la solution devra être en mesure de traiter, de reconnaître et de rediriger automatiquement 150 types de courriers différents sans intervention manuelle d’opérateurs pour valider et rediriger le document entrant. Une personne qui aura la tâche de paramétrer sera formée pendant cette phase 4. Elle aura pour tâche de pouvoir à terme paramétrer les types de courrier. Il est évidemment nécessaire que l’adjudicataire participe à cette tâche lors de la mise en œuvre de la phase 4. Il n’est pas prévu que l’adjudicataire paramètre les 150 types de courriers mais bien qu’il mette tout en œuvre pour que cela soit réalisable par l’opérateur à former. Fase 4:
108
De voorgestelde oplossing moet zorgen voor de implementatie van een systeem dat geleidelijk de inkomende post en documenten van de andere FOD's op een gecentraliseerde wijze verwerkt in de scanningcentra van Gent en Jambes, en dit uiterlijk binnen een termijn van 24 maanden volgend op de ondertekening van de overeenkomst. De inschrijver zal in zijn offerte de oplossing beschrijven die hij van plan is te implementeren. Na afloop van de periode van 24 maand moet de oplossing in staat zijn automatisch 150 verschillende types briefformaat te verwerken, te herkennen en door te sturen zonder manuele tussenkomst van operatoren om het binnenkomende document te valideren en door te sturen. Een persoon die verantwoordelijk is voor de configuratie zal tijdens deze fase 4 opgeleid worden. Deze persoon zal als taak hebben om op termijn de soorten brieven te configureren. Het is uiteraard noodzakelijk dat de opdrachtnemer deelneemt aan deze taak bij de uitvoering van fase 4. Het is niet voorzien dat de opdrachtnemer de 150 types briefwisseling configureert maar wel dat hij alles in het werk zou stellen opdat dit door de op te leiden operator kan gedaan worden.
101 4.3.2
Français/ Frans
Devons-nous comprendre par-là que
le support (correctif) doit être inclus
dans notre offre et ce peu importe
le nombre de demande de support ?
Oui dans le but de pouvoir réceptionner. Ja, met de bedoeling om te kunnen ontvangen.
109
Dienen we hieronder te verstaan dat
de (correctieve) ondersteuning
inbegrepen dient te worden in onze
offerte en dat het aantal aanvragen
tot ondersteuning weinig belang
heeft?
101 4.3.3
Français/ Frans
Que voulez-vous dire par : fournir en
annexe le document adéquat ? Que
doit contenir ce document?
Wat wilt u zeggen met: in bijlage het
gepaste document toevoegen? Wat
dient er in dit document te staan?
Erreur laissée dans le csc - Reprendre le lien qui ne fonctionne pas sur les standards ict Fout die blijven staan is in het bestek - de link die niet werkt overnemen op de ict-standards
101 4.3.3 Français/ Frans
Devons-nous dès lors soumettre les
images en direct vers les API de
FileNet ? Pas de communication CSV
avec les images ? Le CSV est
uniquement pour les métadonnées
?
Dienen we dan de afbeeldingen
rechtstreeks bij API van FileNet in te
dienen? Geen CSV-communicatie
met de afbeeldingen? Is de CSV
enkel voor de metagegevens?
Le csv ou, de préférence, le xml sera adjoint à une image en format pdf pour
être chargés
ddans filenet via l’API de chargement des Finances.
De csv of, liever, de xml wordt toegevoegd aan een beeld in pdf-formaat om
geladen te
worden in filenet via de inlading-API van Financiën.
87 4.2.2 Français/ Frans
Le remplacement des 50 (32 unités
pour Gand et 18 unités pour
Jambes) terminaux légers (incluant
Oui Ja
110
moniteurs, claviers, souris, etc)
installés dans les centres de
scanning CSS (Jambes & Gand) fait-il
partie du CSC?
Si non, pouvez-vous transmettre les
caractéristiques techniques du
matériel et quantités en place afin
d'envisager sa réutilisation?
Maakt het vervangen van de 50 (32
eenheden voor Gent en 18
eenheden voor Jambes) lichte
terminals (inclusief schermen,
toetsenborden, muizen, enz.)
geïnstalleerd in de CSS-scancentra
(Jambes & Gent) deel uit van het
bestek?
Indien neen, kunt u dan de
technische eigenschappen van het
gebruikte materiaal en de
hoeveelheden doorgeven om zo het
hergebruik te overwegen?
84 4.13 Français/ Frans
Devons-nous comprendre par
l'article repris sous 4.13 que les
serveurs virtuels du data center au
Oui mais pas nécessairement au NoGa. Ça peut être aussi dans un des 3
autres data centers
fédéraux.
111
NoGa seront fournis par le SPF
Finances?
Dienen we onder het artikel onder
4.13 te verstaan dat de virtuele
servers van het datacenter in NoGa
geleverd zullen worden door de FOD
Financiën?
Ja maar niet noodzakelijk in NoGa. Het kan ook in één van de drie federale
datacentra zijn.
103 4.3.7 Français/ Frans
Devons-nous comprendre que le
seul canal de communication sera le
téléphone ?
Accès à distance (Remote Desktop)
possible?
Dienen we te verstaan dat de
telefoon het enige
communicatiemiddel zal zijn? Is
toegang vanop afstand (Remote
Desktop) mogelijk?
Tous les moyens technologiques modernes pourront être utilisés pour la communication. Alle moderne technologische middelen kunnen gebruikt worden voor de communicatie.
103 4.3.8 Français/ Frans
Vu les amendes élevées, il est clair
une étroite collaboration avec l'IT
est nécessaire. Cela comprend les
notifications de changements
majeurs et/ou impactant le
software/hardware. Les mises à jour
Windows font également partie de
la communication/planification.
Tout changement doit d'abord être
Le DEV est de la responsabilité du souscripteur mais il est clair que les versions de tous les logiciels doivent être alignées entre l’acceptance et la production, comme pour toutes les applications et cela en suivant les processus standards. De DEV valt onder de verantwoordelijkheid van de inschrijver maar het is duidelijk dat alle softwareversies in overeenstemming moet zijn gebracht tussen de acceptance en de
112
mis en oeuvre sur les systèmes de
DEV afin de vérifier qu'il n'y a pas
d'effets néfastes sur la production.
Gezien de hoge boetes is het
duidelijk dat een nauwe
samenwerking met IT noodzakelijk
is. Dit omvat de meldingen voor de
grootste wijziging en/of die een
invloed hebben op de
software/hardware. De updates van
Windows maken eveneens deel uit
van de communicatie/planning. Elke
wijziging dient eerst toegepast te
worden door de DEV-systemen om
te controleren of er geen nefaste
bijwerkingen zijn voor de productie.
productie, net als voor alle applicaties en dit door de standaardprocessen te volgen.
103 4.3.8 Français/ Frans
Devons-nous comprendre que seuls
les changements importants doivent
être installés ? Version majeure ?
Par exemple, si version actuelle 7.3,
seule la version 8.0 devra être
prévue ?
Dienen we te verstaan dat enkel de
belangrijke wijzigingen geïnstalleerd
dienen te worden? Hogere versie?
Bijvoorbeeld, indien de huidige
Les deux qu’elles soient mineures ou majeures La clé est de toujours être dans une version activement supportée par les éditeurs de logiciels afin d’éviter les risques qu’en réaction à un incident l’éditeur de logiciel commence par demander de mettre tel logiciel au niveau de la ‘dernière version’. Beide, ongeacht of ze van ondergeschikt of van groot belang zijn. De sleutel is om altijd een door de software-uitgevers actief ondersteunde versie te
113
versie 7.3 is, dient dan enkel versie
8.0 voorzien te worden?
gebruiken om de risico's te vermijden dat in reactie op een incident, de software-uitgever begint met te vragen om deze software up te graden naar de laatste versie.
104 4.3.9 Français/ Frans
Quel est le but d'un appel dans les
15 minutes ? La plateforme Web de
support enverra une confirmation
de bonne réception, est-ce suffisant
? En fonction de l'urgence, un
technicien prendra contact dans les
délais informés.
Vu que l'infrastructure n'est pas de notre responsabilité, comment voyez-vous le retour à la normale en cas de défaillance de celle-ci (réseau, serveur). Nous partons du principe que cela n'est pas de notre responsabilité. Est-ce que le SLA n'est valable que pour le Software ? Wat is het doel van een oproep binnen de 15 minuten? Is het voldoende dat het Webplatform voor ondersteuning een bevestiging stuurt voor goede ontvangst? In functie van de dringendheid zal een technicus binnen de meegedeelde termijnen contact opnemen. Gezien de infrastructuur niet uw verantwoordelijkheid is, hoe ziet u dan de terugkeer naar de normale toestand, mochten er
La notification électronique est suffisante mais la solution doit prévoir un
onglet où le SPF
FIN peut déterminer de l’urgence et le rappel est alors obligatoire.
Le SPF Finances tiendra compte des variations éventuelles à la hausse ou à
la baisse au
niveau du personnel disponible ainsi qu’en fonction des contraintes de
travail.
Le pouvoir adjudicateur se base sur le volet concernant les amendes et les
pénalités pour
imputer les retards et /ou les manquements.
Les amendes s’appliquent de plein droit, sans formalité, ni avis quelconque.
Le pouvoir adjudicateur n’a nullement l’intention de comprimer les frais par
le biais
d’amendes, mais d’encourager l’adjudicataire à respecter toutes les
conventions afin
que l’utilisateur ne soit pas pénalisé.
La force majeur est définie comme étant la circonstance exceptionnelle et
imprévisible,
114
tekortkomingen zijn aan de infrastructuur (netwerk, server). We vertrekken van het principe dat dit niet onze verantwoordelijkheid is. Geldt de SLA enkel voor de Software?
étrangère à la personne qui l’invoque et qui l’empêche (et non qui rendrait
simplement
plus difficile ou plus onéreux) d’exécuter ses obligations. La force majeure
se distingue
du cas fortuit en ce que la circonstance est extérieure à celui qui l’invoque.
De elektronische kennisgeving is voldoende maar de oplossing moet een
knop voorzien
waar de FOD FIN de urgentie kan bepalen en dan is een aanmaning
verplicht.
De FOD Financiën zal rekening houden met eventuele schommelingen naar
boven of
naar beneden op het vlak van het beschikbaar personeel en in functie van
de werklast.
De aanbestedende overheid baseert zich op het luik met betrekking tot de
boetes en
sancties om vertragingen en / of tekortkomingen ten laste te leggen:
De boetes zijn van rechtswege van toepassing, zonder enige formaliteit of
melding.
Het is geenszins de bedoeling van de aanbestedende overheid om de kosten
door
115
middel van boetes te drukken, maar om de opdrachtnemer aan te sporen
alle afspraken
te eerbiedigen zodat de gebruikers niet de dupe worden.
Overmacht is bepaald als de uitzonderlijke en onvoorspelbare
omstandigheid, buiten de
wil van de persoon die dit inroept om en die deze persoon verhindert (en
niet die het hem
of haar gewoon moeilijker of lastiger maakt) om zijn of haar verplichtingen
na te komen.
Overmacht onderscheidt zich van onvoorzien geval doordat de
omstandigheid zich
voordoet buiten de
wil om van de persoon die de overmacht inroept.
104 4.3.11 Français/ Frans
Qu'entendez-vous par
documentation complète ?
Wat verstaat u onder volledige
documentatie?
Toute la documentation pouvant avoir une utilité pour le SPF FIN.
Alle documentatie die nuttig kan zijn voor de FOD FIN
106 4.3.12 Français/ Frans
Est-ce que la limite des 5 jours est
obligatoire ? Afin de donner le plus
d'explications, plus de jours seront
peut-être nécessaire. Pouvons-nous
lister des prérequis ?
La formation prévue pour un opérateur chargé de modifications dans le
centre de
scanning à Gand ou dans le centre de scanning à Jambes doit être dispensée
en néerlandais ou en français
116
Is de limiet van 5 dagen verplicht?
Om meer uitleg te geven, kunnen
meer dagen nodig zijn. Mogen we
de minimumvereisten oplijsten?
selon le cas durant maximum 5 jours, et ce, dans le délai de 15 jours
calendriers suivant la demande réalisée
par le fonctionnaire
dirigeant ou son délégué.
Un errata sera publié.
De voorziene opleiding van een operator die instaat voor wijzigingen in de
scanningcentra
van Gent of Jambes moet, afhankelijk van de situatie, worden verstrekt in
het Nederlands
of het Frans, gedurende maximaal 5 dagen, en dit binnen 15 kalenderdagen
volgend op
het verzoek van de leidende ambtenaar of zijn afgevaardigde.
Een erratum zal worden gepubliceerd.
107 4.5 Français/ Frans
Est-ce que la transférabilité sera
assurée par rapport à l'existant ?
Afin de recevoir du fournisseur
actuel les explications techniques
nécessaires.
Wordt de overdraagbaarheid van
het bestaande gegarandeerd? Om
van de huidige leverancier de nodige
technische uitleg te krijgen.
Il n’est pas prévu la transférabilité par rapport à l’existant étant donné que
le but est de
mettre en place une nouvelle plateforme
Overdraagbaarheid ten opzichte van het bestaande is niet voorzien
aangezien het de
bedoeling is op een nieuw platform in te voeren.
117
107 4.6 Français/ Frans
Qu'entendez-vous par : Cette
assistance couvrira les extensions
aux phases 1 à 4. Devons-nous
comprendre toutes les
fonctionnalités non présentes
aujourd'hui ?
Wat verstaat u onder: Deze
assistentie dekt de uitbreidingen in
fasen 1 tot 4. Dienen we hieronder
te verstaan alle functionaliteiten die
vandaag niet aanwezig zijn?
Le soumissionnaire doit pouvoir répondre à une assistance complémentaire
que le SPF
Finances pourra
demander pendant toute la durée du marché et qui est estimée à maximum
200 jours
/homme par an.
Cette assistance couvrira les extensions aux phases 1 à 4, à savoir des tâches
d’analyse et,
en règle générale,
pour tout ce qui peut s’avérer nécessaire dans le cadre de la solution à
réaliser à la
demande du SPF Finances.
L’assistance complémentaire peut notamment être développée en vue de
prendre
en charge des évolutions
techniques ou de standards du SPF Finances ainsi que les modifications
légales et
réglementaires qui
interviendraient.
118
Le SPF Finances pourra selon ses besoins faire appel à des demi-jours ou des
jours
entiers d’assistance et
leur facturation s’effectuera au fur et à mesure de leur utilisation.
De inschrijver moet in staat zijn om de aanvullende bijstand te verstrekken
die de
FOD Financiën gedurende
de volledige looptijd van de opdracht zou kunnen vragen en die wordt
geschat op
een maximum van
200 mandagen per jaar.
Deze bijstand dekt de uitbreidingen van fasen 1 tot en met 4, namelijk de
analysetaken en, in het algemeen,
alles wat nodig blijkt in het kader van de oplossing en op vraag van de FOD
Financiën.
De aanvullende bijstand kan onder andere worden uitgebreid in het kader
van
technische evoluties of een
wijziging van de normen van de FOD Financiën of eventuele wijzigingen van
wettelijke en reglementaire
119
bepalingen.
De FOD Financiën kan, indien nodig, een beroep doen op halve of hele
bijstandsdagen,
die dienen te worden
gefactureerd naargelang hierop een beroep wordt gedaan.
108 4.7 Français/ Frans
Qu'entendez-vous par appareil ?
Wat verstaat u onder toestel?
Lors de la réception, il faut au moins fournir les documents suivants par appareil, de préférence établis dans la langue de l’utilisateur (en néerlandais à Gand et en français à Jambes) : •les descriptions et les fiches techniques du (des) scanner(s) à hauts-volume, documentaire et ouvreuse d’enveloppes; •les plans et les schémas d’installation ; •le guide / le mode d’emploi ; •les applications et le logiciel nécessaires à l’installation, à la gestion et à la configuration du système ; •les licences logicielles. Un errata sera publié. Bij oplevering moeten ten minste de volgende documenten per toestel worden meegeleverd, bij voorkeur opgesteld in de taal van de gebruiker (in het Nederlands voor Gent en het Frans voor Jambes): °de beschrijvingen en technische fiches van de scanner(s) voor grote volumes, de documentaire scanners en de briefopeners; °de plannen en installatieschema's;
120
°de richtsnoeren/gebruiksaanwijzingen; °de toepassingen en software die nodig zijn voor de installatie, het beheer en de configuratie van het systeem; °de softwarelicenties. Een erratum zal worden gepubliceerd.
Algemeen/ générales
Français/ Frans
L’ensemble de la solution actuelle
devra-t-elle être décommissionnée
et donc, l’intégralité du projet futur
devra comporter non seulement de
nouveaux matériels mais également
de nouvelles licences ?
Dient de volledige huidige oplossing
vervangen te worden en zal het
volledige toekomstige project niet
alleen nieuwe materialen maar
eveneens nieuwe licenties te
bevatten?
Oui Ja
SOCIETE 5/ ONDERNEMING 5
2 6
Nederlands/ Néerlandais
Op welke datum is opdrachtgever voornemens om de
A ce stade, il n’est pas possible de fournir la date précise
d’ l’attribution du marché. En effet, celle-ci est dépendante
des contrôles administratifs et budgétaires qui doivent être respectés par le SPF Finances.
121
gunning toe te kennen? À quelle date l'adjudicateur a-t-il l'intention d'attribuer l'adjudication ?
L’objectif est d’assurer la campagne IPP 2018.
In dit stadium is het niet mogelijk om de exacte datum te bezorgen voor de gunning van de opdracht.
Deze datum hangt inderdaad af van de administratieve en budgettaire controles die door de FOD
Financiën
moeten worden nageleefd.
De doelstelling is om de campagne PB 2018 te verzekeren.
2 6
Nederlands/ Néerlandais
Kan opdrachtgever, in verband met planning aan de kant van inschrijver, een indicatie geven van begindatum van de uitvoering? L'adjudicateur peut-il donner une indication, en tenant compte du planning du souscripteur, de la date de début de l'exécution ?
La date de début d’exécution du contrat sera mentionnée dans le courrier de notification du marché. De datum van het begin van het contract zal vermeld worden in de kennisgevingsbrief inzake het sluiten van de opdracht.
122
6 7
Nederlands/ Néerlandais
Is er de mogelijkheid voor inschrijver om na het ontvangen van de antwoorden in de eerste vragenronden, vragen te stellen over de gegeven antwoorden? Existe-t-il la possibilité pour le souscripteur de poser des questions sur les réponses, après la réception des réponses du premier tour de questions ?
Nee Non
2.B 13
Nederlands/ Néerlandais
Kan opdrachtgever het prijsblad in Excel beschikbaar stellen, zodat prijzen direct
Nee Non
123
kunnen worden ingegeven? L'adjudicateur peut-il fournir l'accès à l'inventaire des prix en format Excel, afin que l'on puisse y entrer directement les prix ?
2.B 13
Nederlands/ Néerlandais
Is de gevraagde meerprijs voor de 1, 5, 10 of 15 miljoen pagina's op basis van de bestaande vier (4) hoog volume scanners? Of wordt hierbij uitgegaan van een uitbreiding van dit aantal scanners? Est-ce que la majoration de
Non pas d’extention. La majoration de prix demandée pour 1, 5, 10 ou 15 millions de pages se fait sur la base des quatre (4) scanners à haut débit existants. Geen extensie. De gevraagde prijsverhoging voor 1, 5, 10 of 15 miljoen bladzijden gebeurt op basis van de bestaande vier (4) hoogdebietscanners.
124
prix demandée pour 1, 5, 10 ou 15 millions de pages se fait sur la base des quatre (4) scanners à haut débit existants ? Ou part-on d'une extension du nombre de ces scanners ?
2.B 14
Nederlands/ Néerlandais
Dient er voor de verplichte variant rekening gehouden te worden met een prijs voor 5 of 7 jaar onderhoud? Pour la variante obligatoire, faut-il tenir compte d'un prix pour 5 ou 7 ans d'entretien ?
Dans le cadre de la variante obligatoire, il est prévu une période de garantie d’une durée de 2 années qui débute après la réception technique. Pendant les périodes de garantie, les sanctions relatives au SLA s’appliquent. La garantie couvre notamment la réparation ou la correction des défauts de fonctionnement ou les non-conformités du matériel dans son ensemble. L’entretien débute à l’échéance de la période de garantie de deux ans et court jusqu’à l’échéance du contrat. In het kader van de verplichte variante, is er een garantieperiode voorzien van 2 jaar die start na de technische oplevering. Tijdens de garantieperiodes zijn de sancties met betrekking tot de SLA van toepassing. De garantie dekt meer in het bijzonder de herstelling of correctie van de werkingsfouten of non-conformiteit van de hele hardware.
125
Het onderhoud start bij aanvang van de garantieperiode van twee jaar en loopt tot aan de vervaldatum van het contract.
7.6 36
Nederlands/ Néerlandais
Valt preventief onderhoud onder "uitzonderlijk en dringend" onderhoud, en telt dit mee voor de 3 uur onbeschikbaar zijn? Est-ce que l'entretien préventif relève de l'entretien « exceptionnel et urgent » et ceci entre-t-il en compte dans les 3 heures d'indisponibilité ?
Non Nee
4.2.1 86 Nederlands/
Graag ontvangen wij de afmetingen
Gent: geen lift
126
Néerlandais
van de lift op beide locaties Nous aimerions recevoir les mesures de l'ascenseur sur les deux localisations.
Namen: CHARGE 630KG - ouverture de 90cm de large et 199 cm de hauteur - intérieur 131cm profondeur 107 cm de large et 210 cm de hauteur Namen: LAST 630 KG - opening van 90 cm breed en 199 cm hoog - binnenzijde 131 cm diep en 107 cm breed en 210 cm hoog
4.2.1.1 87
Nederlands/ Néerlandais
Kan opdrachtgever bevestigen dat het gaat om een scancapaciteit (15.000 A4-documenten per uur met een resolutie van 300 DPI en 24.000 A4-documenten per uur met een resolutie van 200 DPI) per productiescanner? Est-ce que l'adjudicateur peut confirmer qu'il s'agit d'une
De scancapaciteit van elke scanner: 15000 A4 pagina’s per uur in 300dpi en 24000 A4 pagina’s in 200dpi
127
capacité de scanning (15.000 documents A4 par heure avec une résolution de 300 DPI et 24.000 documents A4 par heure avec une résolution de 200 DPI) par scanner de production ?
4.2.1.1 87
Nederlands/ Néerlandais
Kan opdrachtgever aangeven wat het formaat van een "vierluik" is? Est-ce que l'adjudicateur peut indiquer ce qu'est le format d'un quadriptyque ?
Il s’agit d’un document composé de 4 parties. Het gaat om een document dat is samengesteld uit 4 delen.
4.2.1.1 87
Nederlands/ Néerlandais
Kan opdrachtgever bevestigen dat zij gebruik
3 uitvoerbakken
128
wenst te maken van een enkele uitvoerbak, aangezien met meerdere uitvoerbakken de volgorde tussen de binnenkomende en uitgaande documenten niet gegarandeerd kan worden?
4.2.1.1 88
Nederlands/ Néerlandais
Wat is het gemiddelde aantal karacters die op een pagina geprint dienen te worden? Est-ce que l'adjudicateur peut confirmer qu'il souhaite faire usage d'un seul réceptacle, vu qu'avec plusieurs
18 caractères (######-#####-#####) 18 tekens (######-#####-#####)
129
réceptacles, l'ordre entre les documents entrants et sortants ne peut pas être garanti ? Quel est le nombre moyen de caractères devant être imprimé sur une page ?
4.2.1.2 88
Nederlands/ Néerlandais
Dient de scanner tot A0 formaat te kunnen scannen, of tot en met A0 formaat? Le scanner doit-il pouvoir scanner jusqu'à un format A0 non compris ou jusqu'à un format A0 compris ?
Tot en met A0 formaat
4.3.9 106 Nederlands/
Wordt met de interventietijd bedoelt de tijd
Le temps d’intervention est le temps qu’il faut pour que l’adjudicataire prenne en charge le traitement de l’incident ; Le temps de retour à la normale est le temps dans lequel la réparation/l’intervention a été réalisé.
130
Néerlandais
die nodig is om op locatie aanwezig te zijn? Par temps d'intervention, entend-on le temps nécessaire pour être sur le lieu de l'intervention ?
Ex : incidents bloquants : Introduction du ticket le lundi à 15h30, le temps d’intervention est de 2 heures ouvrables. Cela signifie que le traitement doit avoir lieu au plus tard à 9h30 le mardi. Le temps de retour à la normal doit avoir lieu dans les maximum 6 heures après l’enregistrement de l’incident à savoir au plus tard à 13h30 le mardi. Ex 1: incidents non-bloquants : Introduction du ticket le mardi à 10h00, le temps d’intervention est de 24 heures calendriers. Cela signifie que le traitement doit avoir lieu au plus tard à 10h00 le mercredi. Le temps de retour à la normal doit avoir lieu dans les maximum5 jours calendriers l’enregistrement de l’incident à savoir au plus tard à 10h00 le lundi suivant. Ex 2: incidents non-bloquants :
Introduction du ticket le vendredi à 14h00, le temps d’intervention est de 24 heures calendriers. Cela signifie que le traitement doit avoir lieu au plus tard à 14h00 le lundi étant donné que les interventions ne sont pas prévues le week-end. Le temps de retour à la normal doit avoir lieu dans les maximum5 jours calendriers l’enregistrement de l’incident à savoir au plus tard à 14h00 le samedi suivant et reporté au lundi. De interventietijd is de tijd die de opdrachtnemer nodig heeft om het incident te verwerken; De hersteltijd is de tijdsduur waarbinnen de reparatie/ interventie wordt uitgevoerd. Bv. blokkerende incidenten: Invoering van het ticket op maandag 15.30 u., de interventietijd bedraagt 2 werkuren. Dit betekent dat de
131
verwerking ten laatste dinsdag om 9.30 u moet klaar zijn. De tijd om de normale toestand te herstellen mag maximum 6 uur na de registratie van het incident bedragen, dit is ten laatste op dinsdag om 13.30 u. BV 1. niet-blokkerende incidenten: Invoering van het ticket op dinsdag 10.00 u., de interventietijd bedraagt 24 kalenderuren. Dit betekent dat de verwerking ten laatste woensdag om 10.00 u moet klaar zijn. De tijd om de normale toestand te herstellen mag maximum 5 kalenderdagen na de registratie van het incident bedragen, dit is ten laatste de volgende maandag om 10.00 u. Bv. 2 niet-blokkerende incidenten:
Invoering van het ticket op vrijdag 14.00 u., de interventietijd bedraagt 24 kalenderuren. Dit betekent dat de verwerking ten laatste op maandag om 14.00 u. klaar moet zijn aangezien er geen interventies voorzien zijn tijdens het weekend. De tijd om de normale toestand te herstellen mag maximum 5 kalenderdagen na de registratie van het incident bedragen, dit is ten laatste de volgende zaterdag om 14.00 u en uitgesteld naar maandag.
4.3.9 106
Nederlands/ Néerlandais
Wordt met hersteltijd bedoelt de tijd die nodig is om het probleem op locatie volledig op te lossen en dat
Ja oui
132
er binnen deze 6 uur ook weer een volledig werkende situatie is? Par temps de réparation, entend-on le temps nécessaire à résoudre intégralement le problème sur place et que la situation soit à nouveau totalement fonctionnelle dans ces six heures ?
4.3.9 106
Nederlands/ Néerlandais
Kan opdrachtgever specificeren wat bedoeld wordt met het ontoegankelijk zijn van het platform? Is het niet beschikbaar zijn van 1
Indisponibilité de la plateforme = incapacité de pouvoir faire usage des logiciels. 4.3.9 SLA
Les définitions suivantes sont d’application : - Le temps de réaction est le temps qu’il faut pour que l’adjudicataire appelle le SPF Finances ; - Le temps d’intervention est le temps qu’il faut pour que l’adjudicataire prenne en charge le
traitement - de l’incident ; - Le temps de retour à la normale est le temps dans lequel la réparation/l’intervention a été
réalisé.
133
hoogvolume scanner acceptabel, of dienen beide hoogvolume scanners binnen de gestelde hersteltijd operationeel te zijn? L'adjudicateur peut-il préciser ce que l'on entend par l'inaccessibilité de la plateforme ? Est-ce que l'indisponibilité d'un scanner à haut débit est acceptable ou les deux scanners à haut débit doivent-ils être opérationnels dans le délai de réparation fixé ?
Hormis les jours fériés légaux, il est demandé au soumissionnaire d’assurer du lundi au vendredi durant une plage horaire de 7h30 à 16h00 un SLA selon 2 niveaux de priorités :
- Type 1 : Incident bloquant : o du lundi au vendredi de 8h00 à 16h00 ; o Signifie que la plateforme n’est pas accessible, que celle-ci ne fonctionne pas ou
fonctionne au o ralenti auprès des utilisateurs que ce soit suite à un problème de softwares, de
connexion ou de o paramétrisation; o Temps de réponse (Respons Time) de maximum 15 min ; o Temps d’intervention : maximum 2 heures après l’enregistrement de l’incident; o Temps de retour à la normale : maximum 6 heures après l’enregistrement de l’incident.
- Type 2 : Incident non bloquant
o du lundi au vendredi de 8h00 à 16h00 ; o Signifie que l’incident n’a pas de conséquences significatives sur la production; o Temps de réponse (Response Time) de maximum 15 min ; o Temps d’intervention : maximum 24h ; o Temps de retour à la normale : maximum 5 jours ouvrables après l’enregistrement de
l’incident. En cas de maintenance planifiée, le SLA sera suspendu pendant la période de maintenance. Un rapport sera fourni mensuellement au SPF Finances afin d’assurer le suivi de ces indicateurs.
134
4.3.9 106
Nederlands/ Néerlandais
Wordt de hersteltijd berekend vanaf de melding van het incident of vanaf het moment dat het incident bij inschrijver is verwerkt? Est-ce que le temps de réparation est calculé à partir de la communication de l'incident ou à partir du moment où l'incident est traité chez le souscripteur ?
Ex : incidents bloquants : Introduction du ticket le lundi à 15h30, le temps d’intervention est de 2 heures ouvrables. Cela signifie que le traitement doit avoir lieu au plus tard à 9h30 le mardi. Le temps de retour à la normal doit avoir lieu dans les maximum 6 heures après l’enregistrement de l’incident à savoir au plus tard à 13h30 le mardi. Ex 1: incidents non-bloquants : Introduction du ticket le mardi à 10h00, le temps d’intervention est de 24 heures calendriers. Cela signifie que le traitement doit avoir lieu au plus tard à 10h00 le mercredi. Le temps de retour à la normal doit avoir lieu dans les maximum5 jours calendriers l’enregistrement de l’incident à savoir au plus tard à 10h00 le lundi suivant. Ex 2: incidents non-bloquants :
Introduction du ticket le vendredi à 14h00, le temps d’intervention est de 24 heures calendriers. Cela signifie que le traitement doit avoir lieu au plus tard à 14h00 le lundi étant donné que les interventions ne sont pas prévues le week-end. Le temps de retour à la normal doit avoir lieu dans les maximum5 jours calendriers l’enregistrement de l’incident à savoir au plus tard à 14h00 le samedi suivant et reporté au lundi. Onbeschikbaarheid van het platform = onvermogen om de software te kunnen gebruiken 4.3.9 SLA
De volgende definities zijn van toepassing: - De responstijd is de tijd die de opdrachtnemer nodig heeft om de FOD Financiën in te
lichten; - De interventietijd is de tijd die de opdrachtnemer nodig heeft om het incident te verwerken; - De tijd om terug te keren naar een normale toestand is de tijdsduur waarbinnen de
reparatie/ interventie
135
- wordt uitgevoerd. Behalve op feestdagen, wordt de inschrijver verzocht om van maandag tot en met vrijdag, van 7.30 tot 16.00 u., een SLA te verzekeren volgens 2 prioriteitsniveaus:
- Type 1: blokkerend incident: o van maandag tot vrijdag van 08.00 u. tot 16.00 u.; o Betekent dat het platform ontoegankelijk is, niet of met vertraging werkt als gevolg van
een probleem o met de software, de verbinding of de configuratie; o Responstijd (Respons Time): maximum 15 min.; o Interventietijd: maximum 2 uur na registratie van het incident; o Hersteltijd: maximum 6 uur na registratie van het incident;
- Type 2: niet blokkerend incident:
o van maandag tot vrijdag van 08.00 u. tot 16.00 u.; o Betekent dat het incident geen significante impact heeft op de productie; o Responstijd (Respons Time): maximum 15 min.; o Interventietijd: maximum 24 uur; o Hersteltijd: maximum 5 werkdagen na registratie van het incident.
In geval van een gepland onderhoud zal de SLA opgeschort worden gedurende de onderhoudsperiode. Om deze indicatoren op te volgen, zal er een maandelijks rapport worden voorgelegd aan de FOD Financiën. Bv. blokkerende incidenten: Invoering van het ticket op maandag 15.30 u., de interventietijd bedraagt 2 werkuren. Dit betekent dat de verwerking ten laatste dinsdag om 9.30 u moet klaar zijn. De tijd om de normale toestand te herstellen mag
136
maximum 6 uur na de registratie van het incident bedragen, dit is ten laatste op dinsdag om 13.30 u. Bv. 1. niet-blokkerende incidenten: Invoering van het ticket op dinsdag 10.00 u., de interventietijd bedraagt 24 kalenderuren. Dit betekent dat de verwerking ten laatste woensdag om 10.00 u moet klaar zijn. De tijd om de normale toestand te herstellen mag maximum 5 kalenderdagen na de registratie van het incident bedragen, dit is ten laatste de volgende maandag om 10.00 u. Bv. 2 niet-blokkerende incidenten: Invoering van het ticket op vrijdag 14.00 u., de interventietijd bedraagt 24 kalenderuren. Dit betekent dat de verwerking ten laatste op maandag om 14.00 u. klaar moet zijn aangezien er geen interventies voorzien zijn tijdens het weekend. De tijd om de normale toestand te herstellen mag maximum 5 kalenderdagen na de registratie van het incident bedragen, dit is ten laatste de volgende zaterdag om 14.00 u en uitgesteld naar maandag.
4.3.12 108
Nederlands/ Néerlandais
Kan er worden gespecificeerd wat wordt verstaan onder Operator training, training van administrateurs en
Formation
Formation à l’utilisation des scanners/ouvreuses y compris la formation à l’utilisation des logiciels
des opérateurs
en service dans les centres :
La formation prévue pour le personnel de service dans le centre de scanning à Gand doit être
dispensée en
137
opleiding van operator in staat voor wijzigingen? Wat zijn de verschillende werkzaamheden van deze personen? Peut-on spécifier ce que l'on entend par « formation d'opérateur », formation des administrateurs et formation de l'opérateur chargé des modifications ? Quelles sont les différentes activités de ces personnes ?
néerlandais à 10 opérateurs durant maximum 2 jours, et ce, dans le délai de 5 jours calendriers
suivant
l’accomplissement de la livraison et de la mise en service des scanners.
La formation prévue pour le personnel de service dans le centre de scanning à Jambes doit être
dispensée en
français à 10 opérateurs durant maximum 2 jours, et ce, dans le délai de 5 jours calendriers suivant
l’accomplissement de la livraison et de la mise en service des scanners.
L’adjudicataire doit prévoir du matériel pédagogique dans les mêmes langues. Ce matériel
pédagogique sera
également transmis sous format électronique au pouvoir adjudicateur.
Le soumissionnaire joint à son offre une description détaillée de la structure de la formation, avec
dans ce
cadre une indication du nombre d’heures de contact par partie et une description du matériel
pédagogique.
Le soumissionnaire démontre également que la formation sera dispensée par des formateurs
disposant d’une
connaissance pratique des scanners livrés. Les formateurs proposés doivent être ceux qui donneront
effectivement
la formation.
L’adjudicataire reprend la formation dans le planning des prestations.
138
Formation à l’utilisation de la plateforme des opérateurs en charge du contrôle, de la validation et
de la correction
dans les centres :
La formation prévue pour le personnel de service dans le centre de scanning à Gand doit être
dispensée en
néerlandais à 32 opérateurs durant maximum 2 jours, et ce, dans le délai de 5 jours calendriers
suivant
l’accomplissement de la livraison et de la mise en service des scanners ainsi que la mise en
production de la
plateforme.
La formation prévue pour le personnel de service dans le centre de scanning à Jambes doit être
dispensée
en français à 18 opérateurs durant maximum 2 jours, et ce, dans le délai de 5 jours calendriers
suivant
l’accomplissement de la livraison et de la mise en service des scanners.
L’adjudicataire doit prévoir du matériel pédagogique dans les mêmes langues. Ce matériel
pédagogique
sera également transmis sous format électronique au pouvoir adjudicateur.
Le soumissionnaire joint à son offre une description détaillée de la structure de la formation, avec
dans ce
139
cadre une indication du nombre d’heures de contact par partie et une description du matériel
pédagogique.
Le soumissionnaire démontre également que la formation sera dispensée par des formateurs
disposant d’une
connaissance pratique des logiciels mis en place. Les formateurs proposés doivent être ceux qui
donneront
effectivement la formation.
Comme on l’a déjà mentionné précédemment dans le présent cahier spécial des charges,
l’adjudicataire reprend
la formation dans le planning des prestations.
Formation à l’utilisation des scanners/ouvreuses y compris la formation à l’utilisation des logiciels
d’un nouvel
opérateur en cours de contrat :
La formation prévue pour un nouvel opérateur dans le centre de scanning à Gand ou dans le centre
de scanning à
Jambes doit être dispensée en néerlandais ou en français selon le cas durant maximum 1 jour, et ce,
dans le délai
de 10 jours calendriers suivant la demande réalisée par le fonctionnaire dirigeant ou son délégué.
Formation de 6 administrateurs
140
La formation prévue pour les 6 administrateurs sera à dispenser dans le centre de scanning de Gand
et dans le
centre de scanning de Jambes en néerlandais ou en français selon le cas durant maximum 2 jours, et
ce, dans le
délai de 5 jours calendriers suivant l’accomplissement de la livraison et de la mise en service des
scanners ainsi que
la mise en production de la plateforme.
Formation d’un opérateur chargé de modifications :
La formation prévue pour un opérateur chargé de modifications dans le centre de scanning à Gand ou dans le centre de scanning à Jambes doit être dispensée en néerlandais ou en français selon le cas dans le délai de 15 jours calendriers suivant la demande réalisée par le fonctionnaire dirigeant ou son délégué. Opleiding
Opleiding voor het gebruik van de scanners/briefopeners met inbegrip van de opleiding voor het
gebruik van de
software voor de operatoren van de scanningcentra:
De voorziene opleiding van het dienstpersoneel van het scanningcentrum van Gent moet in het
Nederlands
worden
141
verstrekt aan 10 operatoren gedurende maximaal 2 dagen, en dit binnen 5 kalenderdagen volgend
op de
levering en
de inbedrijfstelling van de scanners.
De voorziene opleiding van het dienstpersoneel in het scanningcentrum van Jambes moet in het
Frans worden
verstrekt aan 10 operatoren gedurende maximaal 2 dagen, en dit binnen 5 kalenderdagen volgend
op de levering
en de inbedrijfstelling van de scanners.
De opdrachtnemer moet ook het lesmateriaal aanleveren in deze landstalen. Het lesmateriaal wordt
ook elektronisch
aan de aanbestedende overheid bezorgd.
De inschrijver voegt bij zijn offerte een gedetailleerde beschrijving van de opleidingsstructuur, met in
het kader
hiervan een indicatie van het aantal contacturen per partij en een beschrijving van het lesmateriaal.
Daarnaast dient
de inschrijver aan te tonen dat de opleiding wordt verstrekt door instructeurs met praktische kennis
van de geleverde
scanners. De voorgestelde instructeurs moeten de instructeurs zijn die ook daadwerkelijk zullen
instaan voor de
142
opleiding.
De opdrachtnemer neemt de opleiding op in de planning van de prestaties.
Opleiding over het gebruik van het platform voor de operatoren die instaan voor de controle, de
validering en de
correctie in de centra:
De voorziene opleiding van het dienstpersoneel in het scanningcentrum van Gent moet in het
Nederlands worden
verstrekt aan 32 operatoren gedurende maximaal 2 dagen, en dit binnen 5 kalenderdagen volgend
op de levering en
de inbedrijfstelling van de scanners en de inproductiename van het platform.
De voorziene opleiding van het personeel in het scanningcentrum van Jambes moet in het Frans
worden verstrekt aan
18 operatoren gedurende maximaal 2 dagen, en dit binnen 5 kalenderdagen volgend op de levering
en de
inbedrijfstelling van de scanners.
De opdrachtnemer moet ook het lesmateriaal aanleveren in deze landstalen. Het lesmateriaal wordt
ook elektronisch
aan de aanbestedende overheid bezorgd.
De inschrijver voegt bij zijn offerte een gedetailleerde beschrijving van de opleidingsstructuur, met in
het kader
143
hiervan een indicatie van het aantal contacturen per partij en een beschrijving van het lesmateriaal.
Daarnaast dient
de inschrijver aan te tonen dat de opleiding wordt verstrekt door instructeurs met praktische kennis
van de software.
De voorgestelde instructeurs moeten de instructeurs zijn die ook daadwerkelijk zullen instaan voor
de opleiding.
Zoals reeds eerder in dit bestek vermeld, neemt de inschrijver de opleiding op in de planning van de
diensten.
Opleiding voor het gebruik van de scanners/briefopeners met inbegrip van de opleiding voor het
gebruik van de
software voor nieuwe operatoren gedurende de contractperiode:
De voorziene opleiding van een nieuwe operator in de scanningcentra van Gent of Jambes moet,
afhankelijk van de
situatie, worden verstrekt in het Nederlands of het Frans, gedurende maximaal één dag, en dit
binnen 10
kalenderdagen volgend op het verzoek van de leidende ambtenaar of zijn afgevaardigde.
Opleiding van 6 beheerders
De voorziene opleiding van 6 beheerders moet in de scanningcentra van Gent en Jambes, afhankelijk
van de situatie,
in het Nederlands of in het Frans worden verstrekt, gedurende maximaal 2 dagen, en dit binnen de 5
kalenderdagen
144
volgend op de levering en de inbedrijfstelling van de scanners en de inproductiename van het
platform.
Opleiding van een operator die instaat voor de wijzigingen:
De voorziene opleiding voor een operator die instaat voor wijzigingen in de scanningcentra van Gent of Jambes moet, afhankelijk van de situatie, worden verstrekt in het Nederlands of het Frans, en dit binnen 15 kalenderdagen volgend op het verzoek van de leidende ambtenaar of zijn afgevaardigde.
Bijlage 2 Annexe 2
114
Nederlands/ Néerlandais
Voor welke periode dienen we de prijs op te geven voor de "per latere bestelling" onderdelen? Prijs per maand, per jaar, voor periode van 7 jaar? Pour quelle période devons-nous rendre le prix pour les parties « par commande ultérieure » ? Prix par mois, par an, pour la
Les commandes ultérieures au cours d’une année pourront être reportées (le solde non utilisé à l’année suivante). En effet, pour une commande réalisée le 1er octobre 2018, le pouvoir adjudicateur pourra utiliser ce qu’il a commandé en « commande ultérieure » jusqu’au 30 septembre 2019. De latere bestellingen in de loop van een jaar kunnen overgedragen worden (het ongebruikte saldo kan overgedragen worden naar het volgende jaar). Voor een bestelling die wordt geplaatst op 1 november 2018, kan de aanbestedende overheid inderdaad wat hij als "latere bestelling" heeft besteld gebruiken tot 30 september 2019.
145
période de 7 ans ?
SOCIETE 6/ ONDERNEMING 6
4.2.1 86 Nederlands/ Néerlandais
Kun u de precieze maten van de binnenafmetingen van de lift in de locatie Jambes aangeven? Pouvez-vous fournir les mesures précises de l'intérieur de l'ascenseur pour la localisation de Jambes ?
Gent: geen lift
Namen: CHARGE 630KG - ouverture de 90cm de large et 199 cm de hauteur
– intérieur
131cm profondeur 107 cm de large et 210 cm de hauteur
Namen: LAST 630 KG - opening van 90 cm breed en 199 cm hoog -
binnenzijde 131
cm diep en 107 cm breed en 210 cm hoog
SOCIETE 7/ ONDERNEMING 7
General Est-il possible de connaître le budget prévu pour le projet pour la durée totale de 7 ans (TVAC) ? Kan het voorziene budget voor het project voor de volledige duur van 7 jaar (incl. btw) doorgegeven worden?
Non Nee
B.
Disposition
s générales
5 FR Le pouvoir adjudicateur s’engage à
commander un volume de 20.500.000 de
pages à traiter par an par les logiciels
146
1. Objet du marché - IMPORTANT
sans possibilité de reporter le solde non
utilisé à l’année suivante.
QUESTION 1: Nous comprenons qu’il
s’agit de 20 millions de pages sur les
scanners à haut volume et de 500.000
pages sur les scanners documentaires et
de 20.500.000 pages par les logiciels.
Cette interprétation est-elle correcte ?
QUESTION 2 : Comment cela sera-t-il
possible pour le logiciel vu que le prix
pour les logiciels est demandé pour 20
millions de pages par an et pour des
incréments de 1 million, 5 millions, 10
millions et 15 millions de pages ?
QUESTION 3 : le volume de 20 millions de
pages sur base annuelle est un volume
global pour les 4 scanners.
Cette interprétation est-elle correcte?
QUESTION 4 : l’engagement tel qu’il est
formulé ne porte que sur les logiciels.
Nous comprenons que cet engagement
inclut un volume minimum à traiter par
les scanners (coir QUESTION 1 ci-dessus).
Pouvez-vous confirmer ?
Il s’agit de 300.000 pages pour les scanners documentaires. 20.500.000
pages par les logiciels.
Un errata sera publié
On s’engage pour 20.500.000 documents à scanner pour les logiciels.
Un errata sera publié.
Een erratum zal worden gepubliceerd.
Oui
147
QUESTION 5 : pouvez-vous confirmer qu’il y a également un engagement sur l’ouverture de 1,5 millions d’enveloppes ? De aanbestedende overheid verbindt zich
ertoe een volume van 20.500.000
pagina's, die door de software per jaar
verwerkt dient te worden, te bestellen,
zonder de mogelijkheid het niet-gebruikte
saldo over te dragen naar het volgende
jaar.
VRAAG 1: We begrijpen dat het 20 miljoen pagina's op scanners voor grote volumes, 500.000 pagina's op documentscanners en 20.500.000 pagina's door de software betreft. Is deze interpretatie correct? VRAAG 2: Hoe is dat mogelijk voor de software aangezien de prijs voor de software gevraagd wordt voor 20 miljoen pagina's per jaar en voor incrementen van 1 miljoen, 5 miljoen, 10 miljoen en 15 miljoen pagina's? VRAAG 3: het volume van 20 miljoen pagina's op jaarbasis is een globaal volume voor de 4 scanners. Is deze interpretatie correct? VRAAG 4: de verbintenis dat wat geformuleerd wordt enkel op de software betrekking heeft. We begrijpen dat deze verbintenis een minimumvolume inhoudt, dat door de
En effet.
Oui
Ja
We engageren ons om 20.500.000 te scannen voor de software.
Een erratum zal worden gepubliceerd.
Ja
Inderdaad.
Ja
148
scanners verwerkt dient te worden (zie VRAAG 1 - hierboven). Kunt u dat bevestigen? VRAAG 5: kunt u bevestigen dat er ook een verbintenis is voor het openen van 1,5 miljoen omslagen?
B.
Disposition
s générales
1. Objet du
marché –
IMPORTAN
T
D.
Exécution
8. Facturation et paiement des prestations
5
38
FR Le pouvoir adjudicateur s’engage à
commander un volume de 20.500.000 de
pages à traiter par an par les logiciels
sans possibilité de reporter le solde non
utilisé à l’année suivante.
Si la base remporte le marché :
· pour le montant relatif à la mise à
disposition, la livraison, l’installation, la
mise en service, la
formation, la maintenance des scanners
et des ouvreuses et la mise en application
et le
respect d’un SLA, il sera facturé à
échéance mensuelle sur base du nombre
de pages
effectivement scannées/ enveloppes
ouvertes multiplié par le prix d’une page
scannée/d’une
enveloppe ouverte.
En effet, aucun report pour le volume de 20.500.000. Le SPF Finances s’engage à commander les 20.500.000 de pages et à les payer. Les reports ne seront possibles que pour les commandes ultérieures. Er is inderdaad geen overdracht voor het volume van 20.500.000. De FOD Financiën engageert zich om 20.500.000 bladzijden te bestellen en om ze te betalen. Overdracht zal enkel mogelijk zijn voor latere bestellingen.
149
QUESTION : en cas de non atteinte du
total de 20.500.000 pages par an, le solde
pour atteindre le nombre de pages sur
lequel le SPF S’est engagé sera payé avec
la facture du douzième mois ?
Cette interprétation-est-elle correcte ? De aanbestedende overheid verbindt zich
ertoe een volume van 20.500.000
pagina's, die door de software per jaar
verwerkt dient te worden, te bestellen,
zonder de mogelijkheid het niet-gebruikte
saldo over te dragen naar het volgende
jaar.
Als de basisoptie de opdracht
binnenhaalt:
· voor het bedrag inzake het ter
beschikking stellen, leveren, installeren, in
dienst nemen,
het opleiden, het onderhouden van de
scanners en de openers, het toepassen en
het
naleven van een SLA, zullen maandelijkse
termijnen gefactureerd worden op basis
van het aantal pagina's
dat effectief gescand werd/omslagen die
effectief geopend werden
vermenigvuldigd met de prijs per
gescande pagina/geopende omslag.
150
VRAAG: zal bij het niet bereiken van het totaal van 20.500.000 pagina's per jaar, het saldo van het te bereiken aantal pagina's waartoe de FOD zich verbonden heeft, dan betaald worden met de factuur van de twaalfde maand? Is deze interpretatie correct?
B.
Disposition
s générales
1. Objet du marché - IMPORTANT
6 FR Par page il convient d’entendre une face
(recto ou verso) d’un document.
QUESTION : dans le cas d’un formulaire
IPP classique (une feuille A3 comportant
des informations au recto- et au verso),
combien de pages seront-elles prises en
compte ? : 2 ou 4 ?
La même règle s’appliquera-t-elle aux
autres documents A3 éventuels ?
Onder per pagina dient één zijde (recto of
verso) van een document verstaan te
worden.
VRAAG: hoeveel pagina's zullen geteld worden bij een klassiek IPP-formulier (een A3-pagina met informatie op voor- en achterzijde): 2 of 4? Geldt dezelfde regel voor de andere eventuele A3-documenten?
Cela correspond à une face peu importe le volume, il est possible de mélanger des A3 avec des A 4 voire même une carte de visite. 1 document recto verso = 2 faces 1 carte de visite = 1 face 1 document recto verso A 3 = 2 faces Dit beantwoordt aan één zijde ongeacht het volume, het is mogelijk om A3 te mengen met A4 of zelfs met een visitekaartje. 1 document recto verso = 2 zijden
151
1 visitekaartje = 1 zijde 1 document recto verso A3 = 2 zijden
C.
Attribution
2.1
Données à
mentionne
r dans
l’offre
C.
Attribution
2.1
Données à
mentionne
r dans
l’offre
C.
Proposition
technique
12 et 18 FR P 12 : Les soumissionnaires sont tenus de
respecter explicitement toutes les
dispositions administratives et
contractuelles du présent cahier des
charges. Toute réserve ou absence
d’engagement par rapport à une de ces
dispositions peut entraîner l’irrégularité
de l’offre.
P 18 : Le soumissionnaire mentionne
clairement dans son offre les différences
par rapport au cahier des charges et aux
besoins fonctionnels. Sans cette précision
explicite, le cahier des charges prévaudra
en cas de litige.
QUESTION : une offre qui proposerait
une solution en mentionnant qu’elle
n’implémente pas tous les besoins
fonctionnels (ou qu’elle implémente
partiellement certains besoins) ne sera
donc pas considérée comme ne
respectant pas les dispositions
contractuelles.
Cette interprétation est-elle correcte?
Des réservées qui seraient apportées entraineraient une irrégularité de l’offre. Le pouvoir adjudicateur vérifiera la régularité matérielle des offres. Voorbehouden die zouden worden aangebracht, zouden leiden tot een onregelmatige offerte. De aanbestedende overheid controleert de materiële regelmatigheid van de offertes.
152
P 12: De inschrijvers zijn gehouden
uitdrukkelijk alle administratieve en
contractuele bepalingen van dit bestek na
te leven. Elk voorbehoud of gebrek aan
verbintenis inzake een van deze
bepalingen kan leiden tot de
onregelmatigheid van de offerte.
P 18: De inschrijver vermeldt in zijn
offerte duidelijk de verschillen ten
opzichte van het bestek en de functionele
behoeften. Zonder deze uitdrukkelijke
vermelding krijgt bij geschil het bestek
voorrang.
VRAAG: een offerte die een oplossing voorstelt waarbij vermeld wordt dat ze niet alle functionele behoeften implementeert (of die bepaalde behoeften gedeeltelijk implementeert) zal dus niet beschouwd worden als het niet respecteren van de contractuele bepalingen. Is deze interpretatie correct?
C.
Attribution
2.1
Données à
mentionne
r dans
l’offre
13 FR Prix en Eur par commande ultérieure
pour la mise à disposition, le respect d’un
SLA et la maintenance de scanners de
documents à hauts-volumes (2 à Jambes
et 2 à Gand) pour une capacité de 1
million de pages à scanner.
153
B.
Inventaire
des prix.
QUESTION 1: Pouvez-vous confirmer qu’il
ne s’agit pas de scanners
supplémentaires mais de fournir un prix
pour traiter des volumes additionnels par
les scanners proposés pour scanner les
20 millions de pages.
QUESTION 2 : Confirmez-vous que les volumes additionnels mentionnés (1, 5, 10, 15 millions de pages) doivent être compris pour l’ensemble des 4 scanners et non pas par scanner? Prijs in Euro per latere bestelling voor het ter beschikking stellen, het respecteren van een SLA en het onderhoud van documentscanners voor grote volumes (2 in Jambes en 2 in Gent) met een capaciteit van 1 miljoen gescande pagina's.
VRAAG 1: Kunt u bevestigen dat het niet om bijkomende scanners gaat, maar om het geven van een prijs om bijkomende volumes te laten verwerken door de voorgestelde scanners om de 20 miljoen pagina's te scannen. VRAAG 2: Bevestigt u dat de vermelde bijkomende volumes (1, 5, 10, 15 miljoen pagina's) inbegrepen dienen te worden in het geheel van de 4 scanners en niet per scanner?
Il ne s’agit, en effet, pas de scanners supplémentaires mais de fournir un prix pour traiter des volumes additionnels par les scanners proposés pour scanner les 20 millions de pages. Oui par commande, le fonctionnaire dirigeant les utilise où il veut. Het gaat inderdaad niet om bijkomende scanners maar om het geven van een prijs om bijkomende volumes te laten verwerken door de scanners die worden voorgesteld om de 20 miljoen pagina's te scannen. Ja per bestelling, de leidend ambtenaar gebruikt die waar hij wil.
154
C.
Attribution
2.1
Données à
mentionne
r dans
l’offre
C.
Proposition
technique.
C.
Attribution
2.1
Données à
mentionne
r dans
l’offre
4.3.2.
Méthode
de
déterminat
ion de la
17 et 26 FR P. 17 La proposition suit la structure de la
partie E « Prescriptions techniques ».
P. 26 Le soumissionnaire proposera un
plan de déploiement de la nouvelle
plateforme en présentant la méthode et
les processus de mise en œuvre de la
solution dans un document de maximum
20 pages recto de format A4 rédigé avec
la police de caractère « Arial 11 ».
QUESTION 1 : L’offre doit-elle un
document technique autre que le plan de
déploiement qui sera utilisé pour évaluer
la qualité technique de la proposition ?
QUESTION 2 : Ce plan de déploiement
doit-il suivre la partie E du CSCh ou peut-
il suivre la structure donnée en page 26
(à savoir la liste de tous les points pris en
compte pour l’attribution) ?
QUESTION 3 : la contrainte de 20 pages
nous semble très forte et permettra
difficilement de donner toutes les
informations nécessaires à la bonne
compréhension de la solution proposée.
Dans quelle mesure est-il possible de
l’assouplir ?
Non.
155
meilleure
offre.
2.
Déploieme
nt de la
nouvelle
plate-
forme/30
P. 17 Het voorstel volgt de structuur van
deel E 'Technische voorschriften'
P. 26 De inschrijver stelt een plan voor de
implementatie van het nieuwe platform
voor door de methode en de
uitvoeringsprocedure van de oplossing
voor te leggen in een document van
maximum 20 bladzijden recto, A4-
formaat, in lettertype 'Arial 11'.
VRAAG 1: Dient de offerte een ander technisch document te bevatten dan het implementatieplan dat gebruikt zal worden om de technische kwaliteit van het voorstel te beoordelen? VRAAG 2: Dient dit implementatieplan deel E van het BB te volgen of mag de structuur, die op pagina 26 gegeven wordt, gevolgd worden (nl. de lijst met alle punten waarmee rekening gehouden wordt bij de gunning?) VRAAG 3: de verplichting van 20 pagina's lijkt ons erg sterk en maakt het ons moeilijk alle informatie te geven die nodig is voor een goed begrip van de voorgestelde oplossing. In welke mate kan deze versoepeld worden?
Il sera plus facile au niveau de l’analyse de suivre la structure donnée dans le critère d’attribution « déploiement de la nouvelle plateforme ». Le pouvoir adjudicateur autorise 30 pages recto A4.. Nee. Het zal qua analyse makkelijker zijn om de structuur die werd opgegeven in het gunningscriterium "uitrol van het nieuw platform" te volgen. De aanbestedende overheid geeft toelating voor 30 blz. recto A4.
C.
Attribution
24 FR Le critère « prix » pour l’offre de base
prend en compte (notamment)
156
4.3.2.
Méthode
de
déterminat
ion de la
meilleure
offre.
1 Prix /70
Base scanners haut-volume = Prix HTVA
(en Eur) pour la mise à disposition, la
livraison, l’installation, la mise en service,
la formation de 20 opérateurs et la
maintenance de scanners de documents à
hauts-volumes pour une capacité de 20
millions de pages scannées (2 à Jambes et
2 à Gand);
Nous supposons que le prix correspond à
une capacité de 20 millions de pages par
an (correspondant à la formulation qui
est mentionnée dans l’inventaire des
prix).
QUESTION : pouvez-vous confirmer ?
Het criterium 'prijs' voor de basisofferte
houdt rekening met (in het bijzonder)
scanners voor grote volumes = Prijs excl.
btw (in Euro) voor de
terbeschikkingstelling, de levering, de
installatie, de inwerkingstelling, de
opleiding van 20 operatoren en het
onderhoud van documentscanners voor
grote volumes met een capaciteit van 20
miljoen gescande pagina's (2 in Jambes
en 2 in Gent)
En effet les 20.000.000 de documents scannés sont basées sur un an. De 20.000.000 gescande documenten zijn inderdaad gebaseerd op een jaar.
157
We veronderstellen dat de prijs
overeenkomt met een capaciteit van 20
miljoen pagina's per jaar (komt overeen
met de formulering die vermeld wordt in
de prijsinventaris).
VRAAG: Kunt u dat bevestigen?
C.
Attribution
4.3.2.
Méthode
de
déterminat
ion de la
meilleure
offre.
1 Prix /70
24 FR Le nombre de points est calculé sur base
d’une formule. Cette formule est donnée
pour l’offre de base et pour la variante.
QUESTION : comment sera calculée la
cote finale prenant en compte l’offre de
base et la variante ?
Het aantal punten wordt berekend op
basis van een formule. Deze formule
wordt gegeven voor de basisofferte en
voor de variant.
VRAAG: hoe zal het definitieve cijfer berekend worden rekening houdend met de basisofferte en de variant?
Le calcul final sera réalisé comme si deux offres étaient remises par soumissionnaire et la meilleure des offres base ou variante pour l’ensemble des soumissionnaires sera retenue. De eindberekening wordt gemaakt alsof er twee offertes per inschrijver werden ingediend en de beste basisofferte of offerte voor de variant van alle inschrijvers zal worden gekozen.
C.
Attribution
4.3.2.
Méthode
de
déterminat
25 FR Le critère prix pour la variante est
exprimé par une formule dans laquelle
figure le facteur « Logiciels ». Ce facteur
« Logiciels » n’est pas multiplié par le
nombre d’années du projet alors que
158
ion de la
meilleure
offre.
1 Prix /70
dans la formule équivalente pour l’offre
de base il est multiplié par « 6 ».
QUESTION : le prix du logiciel doit-il être multiplié par 6 dans la variante ? Het prijscriterium voor de variant wordt
uitgedrukt door een formule waarin de
factor 'Software' voorkomt. Deze factor
'Software' wordt niet vermenigvuldigd
met het aantal jaren van het project
terwijl de gelijkwaardige formule voor de
basisofferte vermenigvuldigd wordt met
'6'.
VRAAG: dient de prijs van de software met 6 vermenigvuldigd worden in de variant?
P offre = Variante scanners à haut-volume + 6 x Variante maintenance scanners
à haut-volume + la somme des commandes ultérieures « variante maintenance
scanners à haut-volume » + Variante scanners documentaires+ 6 x Variante
maintenance scanners documentaires + la somme des commandes ultérieures
« variante maintenance scanners documentaires » + Variante ouvreuses
d’enveloppes + 6 x Variante maintenance ouvreuses d’enveloppes +
la somme des commandes ultérieures « variante maintenance ouvreuses
d’enveloppes » + Variante formation + 6 x Logiciels + la somme des commandes
ultérieures « Logiciels » + Formation de 50 opérateurs + 15 x Formation
d’un nouvel opérateur + Formation de 6 administrateurs + Formation d’un
159
opérateur chargé de modifications + 6 x (200 x Assistance complémentaire
P offerte = Variante scanners voor grote volumes + 6 x Variante onderhoud
scanners voor grote volumes + de som van de latere bestellingen "variante
onderhoud scanners voor grote volumes" + Variante document scanners +
6 x Variante onderhoud documentscanners + de som van de latere bestellingen
"variante onderhoud documentscanners" + Variante briefopeners + 6 x Variante
onderhoud briefopeners + de som van de latere bestellingen "variante onderhoud
briefopeners" + Variante opleiding + 6 6 x Software + de som van de latere
bestellingen "Software" + Opleiding van 50 operatoren + 15 x Opleiding van
een nieuwe operator + Opleiding van 6 beheerders + Opleiding van een
operator belast met de wijzigingen + 6 x (Aanvullende bijstand
160
D.
Exécution
6.1.2 Logiciels
31 FR A l’issue de chaque phase, il est prévu une
réception technique. Il sera vérifié que les
logiciels, le
hardware et le matériel de connexion
soient conformes aux prescriptions
techniques prévues au
volet E. du présent cahier spécial des
charges.
QUESTION 1 : quel matériel de connexion
est visé ?
QUESTION 2 : y a-t-il un autre matériel à
fournir que celui qui est listé au
paragraphe 4.3.1 « Scanners à haut
volume et documentaires, ouvreuses »
du chapitre E.
Si oui pouvez-vous préciser lequel ? Er wordt een technische oplevering
voorzien bij afloop van elke fase. Er zal
gecontroleerd worden of de software, de
hardware en verbindingsmaterialen
conform de technische voorwaarden zijn
die voorzien werden in luik E. van dit
bijzonder bestek.
VRAAG 1: welk verbindingsmateriaal wordt er voorzien?
Oui et celle-ci ne donnera lieu à aucun paiement. Seule la réception provisoire y donnera droit. Tout le personnel qui serait nécessaire pour assurer la connexion entre le harware et les softwares. Non. Les serveurs virtuels sont à notre charge, le réseau est mis à votre disposition. Le fournisseur doit fournir la connectique spécifique au fonctionnement de son matériel. Ja en hiervoor zal er geen enkele betaling plaatsvinden. Enkel de voorlopige oplevering zal recht geven op betaling. Al het personeel dat nodig zou zijn voor de verbinding tussen de hardware en de software. Neen. De virtuele servers zijn ten laste van ons, het netwerk wordt te uwer beschikking gesteld. De leverancier moet de verbindingsmaterialen leveren die specifiek zijn voor de werking van het geleverde materiaal.
161
VRAAG 2: dient er ander materiaal voorzien te worden dan wat opgelijst werd in paragraaf 4.3.1 'Scanners voor grote volumes en documentscanners, openers' van hoofdstuk E. Indien ja, kunt u preciseren welke?
D.
Exécution
10.2 Amendes
40 FR En cas d’incident bloquant, si la situation
normale n’est pas rétablie dans le délai
fixé dans le SLA,
une amende de 100 € sera due de plein
droit pour chaque heure écoulée entre la
déclaration de
l’incident et le retour à la situation
normale.
QUESTION : les heures écoulées
s’entendent-elles comme des heures
ouvrables ou comme des heures
Les heures écoulées s’entendent comme des heures ouvrables voir point 4.3.9 SLA� indicent bloquant entre 8h00 et 16h00.
162
calendaires (24 heures par jour, 7 jours
sur 7) ?
Si la réponse est « heures calendaires », le SPF peut-il garantir qu’une intervention pourra se poursuivre en dehors des heures ouvrables en cas de nécessité ? Bij een incident zal, indien de normale
situatie niet hersteld is binnen de termijn
die in de SLA bepaald werd, van
rechtswege een boete van €100
verschuldigd zijn voor elk uur dat
verstrijkt tussen de melding van het
incident en het herstellen van de normale
situatie.
VRAAG: de uren die verstrijken, worden die beschouwd als enkel werkuren of lopen deze door (24 uren per dag, 7 dagen op 7? Indien het antwoord is 'de uren lopen door', kan de FOD dan garanderen dat een interventie indien nodig verdergezet kan worden na de kantooruren?
Un errata sera publié. Cela n’est pas d’application. De uren die verstreken zijn, worden als werkuren beschouwd ; zie punt 4.3.9 SLA� blokkerend indicent tussen 8u00 en 16u00. Een erratum zal worden gepubliceerd. Dit is niet van toepassing.
E.
Prescriptio
ns
techniques.
1.
Description
42 FR Les premières solutions ont été mises en
place dans le cadre de projets pilotés par
les administrations générales, ce qui a
conduit à une architecture comportant de
nombreuses interactions entre les
fonctionnalités de
Si la fonctionnalité doit évidemment être gardée au niveau du SPF, il n’est pas conseillé d’un point de vue architectural SOA d’intégrer des différentes fonctionnalités dans une même entité : c’est au niveau applicatif seul que les validations fonctionnelles de ce type doivent être réalisées (et le sont déjà).
163
du
contexte
1.1
Contexte
dématérialisation/reconnaissance et les
applications en charge du traitement des
informations. Dans le futur le SPF
souhaite évoluer vers une architecture
dans laquelle les interactions seront plus
limitées.
Lors de la visite du centre de Namur il a
été expliqué que certains résultats bien
que reproduisant fidèlement le contenu
du document papier sont rejetés par
l’Administration fiscale (dans le cas précis
parce qu’un couple a rempli un seul
formulaire pour deux personnes alors
que l’Administration ne connait qu’un
individu). Ce comportement est
effectivement le résultat d’une
interaction forte.
QUESTION 1: Une telle interaction forte
devra-t-elle être maintenue dans le futur
ou peut-on prendre l’hypothèse que la
nouvelle solution à mettre en place
implémentera des interactions
nettement plus limitées ?
QUESTION 2 : Si la nouvelle solution à mettre en place doit implémenter des interactions nettement plus limitées, les applications utilisatrices des informations (par exemple TAXI) seront-elles
Aangezien de functie uiteraard op het niveau van de FOD moet worden behouden, is het vanuit een architecturaal SOA standpunt niet aangeraden om verschillende functies in eenzelfde entiteit te integreren : het is enkel op toepassingsniveau dat de functionele valideringen moeten gebeuren (en dat is nu al het geval).
164
disponibles pour fonctionner selon ce nouveau mode de fonctionnement dès le début du projet ou le mode d’interaction limité sera-t-il mis en place progressivement au cours du projet, à savoir qu’en début de projet le mode d’interaction sera celui qui prévaut actuellement ? De eerste oplossingen werden ingevoerd
in het kader van projecten gestuurd door
de algemene administraties, wat geleid
heeft tot een architectuur met talrijke
interacties tussen dematerialiserings-
/herkenningsfuncties en de applicaties
voor de informatieverwerking. In de
toekomst wil de FOD evolueren naar een
architectuur waarbij de interacties eerder
beperkt zullen zijn.
Tijdens het bezoek aan het centrum van Namen werd uitgelegd dat bepaalde resultaten door de fiscale administratie verworpen werden ook al reproduceren ze trouw de inhoud van het papieren document (in specifiek geval omdat een koppel één enkel formulier ingevuld had voor twee personen, terwijl de administratie slechts één individu kende). Dit is inderdaad het resultaat van een sterke interactie.
Le marché n’implique aucun support de Taxi ou autre application métier.
De opdracht impliceert geen enkele support Taxi of andere werktoepassing.
165
VRAAG1: Dient dergelijke sterke interactie in de toekomst behouden te blijven of kan er uitgegaan worden van de hypothese dat de nieuwe oplossing die opgezet dient te worden, interacties zal implementeren die duidelijker afgelijnd zijn? VRAAG2: Indien de nieuwe oplossing die opgezet dient te worden duidelijker afgelijnde interacties dient te implementeren, zullen de gebruikersapplicaties dan beschikbaar zijn (bijvoorbeeld via TAXI) om volgens deze nieuwe werkwijze te functioneren van bij de start van het project of zal de beperkte interactiemodus geleidelijk aan opgezet worden in de loop van het project, nl. dat de interactiemodus bij de start van het project diegene zal zijn die momenteel het belangrijkst is?
E.
Prescriptio
ns
techniques.
4.2.1
Numérisati
on
4.2.1.1 Scanners de
85 FR Les vitesses de scanning demandées sont
exprimées en documents par heure et
non en pages par heure : entre 15.000
documents A4 à numériser par heure en
résolution 300 dpi et 24.000 documents
A4 à numériser par heure en résolution
200 dpi à haut débit
QUESTION : Pouvez-vous donner le
nombre de pages par document à utiliser
(ou une vitesse en pages par heure) afin
Un document = deux faces.
166
production à haut volume
de nous permettre de proposer un
scanner répondant aux prescriptions ?
De gevraagde scansnelheden worden uitgedrukt in documenten per uur en niet in pagina's per uur: tussen 15.000 A4-
documenten te digitaliseren per uur in
resolutie 300 dpi en 24.000 A4-
documenten te digitaliseren per uur in
resolutie 200 dpi aan hoge snelheid
VRAAG: Kunt u het aantal pagina's (of een snelheid in pagina's per uur) per document om te gebruiken doorgeven om ons toe te laten een scanner aan te bieden die voldoet aan de voorschriften?
Een document = tweezijdig.
E.
Prescriptio
ns
techniques.
4.2.1
Numérisati
on
4.2.1.1 Scanners de production à haut volume
85 FR Les scanners proposés doivent être
pourvus d’un système de tri des
documents scannés qui permet de
garantir l’ordre des documents entre
l’entrée et la sortie ?
QUESTION : Combien de dispositifs de
sortie (paniers) doivent-ils être fournis
avec chaque scanner ?
Dienen de voorgestelde scanners
uitgerust te zijn met een systeem voor het
sorteren van gescande documenten, dat
de volgorde van de documenten verzekert
3
167
tussen de input en output van
documenten?
VRAAG: Hoeveel uitwerpsystemen
(manden) dienen voorzien te worden bij
elke scanner?
E.
Prescriptio
ns
techniques.
4.2.2.1
Traitement
des
différents
types de
documents
Registres
89 FR Il est clair que les fonctionnalités à offrir
doivent permettre la :
….
Classification automatique de documents
(détermination du type du document) ;
Reconnaissance plein-texte.
Dans la mesure où un registre contient généralement des documents de même type et que le contenu peut être constitué d’écriture manuscrite cursive, confirmez-vous que les fonctions de classification et de reconnaissance plein texte doivent être fournies pour tous les registres ? Het is duidelijk dat de aan te bieden
functionaliteiten het volgende mogelijk
moeten maken:
….
Ce sont des documents pour lesquelles il s’agit d’une écriture cursive. Le but est de les scanner en PDF avec une reconnaissance plein-texte. Le but est la conservation de données. Par reconnaissance plein-texte, le pouvoir adjudicateur entend pouvoir utiliser un moteur de recherche permettant aux utilisateurs de limiter les recherches plein texte à un champ particulier dans un enregistrement de données avec possibilité de classification de documents. Het zijn documenten met een cursief schrift. De bedoeling is om ze te scannen in PDF maar er wordt geen herkenning gevraagd. De bedoeling is de gegevens te bewaren.
168
Automatische classificatie van
documenten (bepalen van het type
document);
Full-text herkenning.
In de mate waarin een register doorgaans documenten van hetzelfde type bevat en de inhoud vervangen kan worden door cursief handschrift, bevestigt u dan dat de classificatiefuncties en full-text herkenning voor alle registers geleverd dienen te worden?
E.
Prescriptio
ns
techniques.
4.3.9 SLA
104 FR Incident bloquant :
o du lundi au vendredi de 7h30 à 16h00 ;
o Signifie que la plateforme n’est pas
accessible.
QUESTION : comment interpréter
‘plateforme n’est pas accessible ‘ pour les
scanners de documents à haut volume
installés dans chaque centre ?
Blokkerend incident:
o van maandag tot vrijdag van 7u30 tot
16u00;
o Betekent dat het platform niet
toegankelijk is.
VRAAG: hoe moeten we 'platform is niet toegankelijk' interpreteren voor de
Cela signifie que l’incident a des conséquences significatives sur la
production
Voici des exemples.
Ex : incidents bloquants : Introduction du ticket le lundi à 15h30, le temps d’intervention est de 2 heures ouvrables. Cela signifie que le traitement doit avoir lieu au plus tard à 9h30 le mardi. Le temps de retour à la normal doit avoir lieu dans les maximum 6 heures après l’enregistrement de l’incident à savoir au plus tard à 13h30 le mardi. Ex 1: incidents non-bloquants : Introduction du ticket le mardi à 10h00, le temps d’intervention est de 24 heures calendriers. Cela signifie que le traitement doit avoir lieu au plus tard à 10h00 le mercredi. Le temps de retour à la normal doit avoir lieu dans les maximum5 jours
169
scanners voor grote hoeveelheden die in elk centrum geïnstalleerd worden?
calendriers l’enregistrement de l’incident à savoir au plus tard à 10h00 le lundi suivant. Ex 2: incidents non-bloquants :
Introduction du ticket le vendredi à 14h00, le temps d’intervention est de 24 heures calendriers. Cela signifie que le traitement doit avoir lieu au plus tard à 14h00 le lundi étant donné que les interventions ne sont pas prévues le week-end. Le temps de retour à la normal doit avoir lieu dans les maximum5 jours calendriers l’enregistrement de l’incident à savoir au plus tard à 14h00 le samedi suivant et reporté au lundi. Dit betekent dat het incident ernstige gevolgen heeft voor de productie.
Ziehier enkele voorbeelden.
Bvb. blokkerende incidenten: Invoering van het ticket op maandag 15.30 u., de interventietijd bedraagt 2 werkuren. Dit betekent dat de verwerking ten laatste dinsdag om 9.30 u moet klaar zijn. De tijd voor de terugkeer naar de normale toestand moet plaatsvinden binnen maximum 6 uur na de registratie van het incident, dit is ten laatste dinsdag om 13.30 u. bv 1. niet-blokkerende incidenten: Invoering van het ticket op dinsdag 10.00 u., de interventietijd bedraagt 24 kalenderuren. Dit betekent dat de verwerking ten laatste woensdag om 10.00 u klaar moet zijn. De tijd
170
om de normale toestand te herstellen mag maximum 5 kalenderdagen na de registratie van het incident bedragen, dit is ten laatste de volgende maandag om 10.00 u. bv. 2 niet-blokkerende incidenten: Invoering van het ticket op vrijdag 14.00 u., de interventietijd bedraagt 24 kalenderuren. Dit betekent dat de verwerking ten laatste op maandag om 14.00 u. klaar moet zijn aangezien er geen interventies voorzien zijn tijdens het weekend. De tijd om de normale toestand te herstellen mag maximum 5 kalenderdagen na de registratie van het incident bedragen, dit is ten laatste de volgende zaterdag om 14.00 u en uitgesteld naar maandag.
F. Annexes
Annexe 2. Inventaire des prix
112 FR 1) Scanners à haut volume :
A) Prix en Eur pour la mise à
disposition, la livraison,
l’installation, la mise en service,
le respect d’un SLA la formation
de 20 opérateurs et la
maintenance de scanners de
documents à hauts-volumes pour
une capacité de 20 millions de
pages à scanner sur base
annuelle (2 à Jambes et 2 à
Gand).
QUESTION : l’expression « sur base
annuelle » porte-elle sur le volume à
traiter ou sur le prix ou sur les deux ?
En effet.
171
Nous supposons qu’elle porte sur les
deux mais nous souhaiterions une
confirmation.
Notre interprétation est donc la suivante
« le prix pour la mise à disposition
pendant un an d’une solution capable de
traiter 20 millions de pages par an »
comme le laisse supposer le critère
d’attribution « prix » qui multiplie le prix
en question par 6 (années de contrat).
Pouvez-vous confirmer que notre interprétation est correcte ?
2) Scanners voor grote volumes:
B) Prijs in Euro voor de
terbeschikkingstelling, de
levering, de installatie, de
inwerkingstelling, het naleven
van een SLA, de opleiding van 20
operatoren en het onderhoud van
documentscanners voor grote
volumes met een capaciteit van
20 miljoen gescande pagina's op
jaarbasis (2 in Jambes en 2 in
Gent).
VRAAG: heeft de uitdrukking 'op jaarbasis' betrekking op het te verwerken volume of op de prijs of op beide? We veronderstellen dat deze op beide
Inderdaad.
172
betrekking heeft, maar we zouden graag een bevestiging hebben. Onze interpretatie is dus als volgt 'de prijs voor de terbeschikkingstelling gedurende één jaar van een oplossing waarmee 20 miljoen pagina's per jaar verwerkt kunnen worden' zoals het gunningscriterium 'prijs' laat veronderstellen en dat de prijs in kwestie met 6 (jaren van de overeenkomst) vermenigvuldigt. Kunt u bevestigen dat onze interpretatie correct is?
F. Annexes
Annexe 2. Inventaire des prix
112 FR B) Prix en Eur par commande ultérieure
pour la mise à disposition, le respect d’un
SLA et la maintenance de scanners de
documents à hauts-volumes (2 à Jambes
et 2 à Gand) pour une capacité de 1
million de pages à scanner.
Dans le volume de pages à traiter il n’est
plus fait référence à une période de
traitement (par exemple sur base
annuelle).
Pages 5 et 6 du CSCh on exprime que
« Pour les commandes ultérieures au
cours d’une année, le pouvoir
adjudicateur pourra reporter le solde non
utilisé à l’année suivante ».
173
QUESTION 1: De ces deux passages nous
concluons que le SPF souhaite obtenir un
prix pour un volume de pages à
consommer sur une période non
précisée. Cette interprétation est-elle
correcte ?
QUESTION 2 : Confirmez-vous qu’il ne
s’agit pas de scanners à fournir en plus
des 4 scanners à haut volume à proposés
pour assurer le volume de 20 millions de
pages par an ?
B) Prijs in Euro per latere bestelling voor
het ter beschikking stellen, het
respecteren van een SLA en het
onderhoud van documentscanners voor
grote volumes (2 in Jambes en 2 in Gent)
met een capaciteit van 1 miljoen
gescande pagina's.
In het volume te verwerken pagina's
wordt niet verwezen naar een
verwerkingsperiode (bijvoorbeeld op
jaarbasis).
Op pagina's 5 en 6 van het BB staat 'voor
latere bestellingen in de loop van een
jaar, kan de aanbestedende overheid het
En effet. Il ne s’agit pas de scanners supplémentaires mais bien que les scanners en place puisse être capables d’assumer les commandes supplémentaires. Inderdaad Het gaat niet om bijkomende scanners maar wel dat de geïnstalleerde scanners bijkomende bestellingen moeten aankunnen.
174
niet-gebruikte saldo overdragen naar het
volgende jaar.'
VRAAG 1: Uit deze twee passages
besluiten we dat de FOD een prijs wil
verkrijgen voor een volume aan pagina's
dat verbruikt dient te worden over een
niet nader gepreciseerde periode. Is deze
interpretatie correct?
VRAAG 2: Bevestigt u dat het niet om
scanners gaat die geleverd moeten
worden bovenop de 4 scanners voor een
groot volume die aangeboden worden
om het volume van 20 miljoen pagina's
per jaar te verzekeren?