PaletteContract

PaletteArena

Vilka är vi?

Palette Arena

• Maria Hult

• Per Gunnar Berndtsson

PaletteContract

PaletteCapex

PaletteBuyer

PaletteEinvoice

PaletteMatching

PaletteInvoice

PaletteDashboard

PaletteExpense

PaletteMobile

PaletteSupplierPortal

PaletteSpendManagement

PaletteArena - Våra Produkter

PaletteContract – Fyra olika funktioner

Arkivering Påminnelse & Aktivering

Periodiska fakturor Självfakturering

Känner ni igen några av dessa fakturor?

Contract

PaletteContract

PaletteContract – Varje företag har dem

"I varje företag har man ca 15-25% återkommande fakturor som kan sättas upp som kontrakt eller avtal.

Viss typ av verksamhet har mindre (oftast Produktion) där andra har mer än 50% av deras Inkommande fakturor som skulle kunna sättas upp på kontrakt / avtal och hanteras automatiskt om de är inom toleranserna

PaletteCapex

Palette Arena

• Investeringsäskande

• Kopplad mot PaletteBuyer

• Förattesterad Investeringsbudget

• Rekvisitioner skapas mot Investeringsäskandet

• Kontroll på att vi håller oss inom Investeringsbudgeten

PaletteBuyer

Palette Arena

Styr användarna

Bättreuppföljningoch kontroll

Få kontroll påkostnaderna

Ni bestämmerhur processen

ska se ut

PaletteBuyer Inte bara ett Inköpssystem

• Kontroll på den interna processen

• Styr mot avtalade Leverantörer

– Få ner mängden leverantörer

– Få bättre avtal med det leverantörer vi handlar av

• Matchning av fakturor

– Attest redan på inköpet

– Kontroll på avvikelser

– Färdig konterade fakturor

• Bättre koll på kostnaderna

Buyer

PaletteBuyer och Inköpsordermatchning

Palette Arena

• Buyer för omkostnadsinköp (indirekt material)

• Ordrar från Externt Ordersystem

• Ordermatchningen PaletteInvoice

PaletteBuyer

ERP/Ordersystem

Capture Interpretation Matching Approval ERP

• PaletteInvoice

• Riktar sig mot folk som är ute på fältet mycket

• Vad kan du göra

– Kolla av din inbox

– Öppna en faktura eller rekvisition

– Kontrollera

• Huvud information

• Konteringen

• Fakturabild

• Attestflöde

– Attestera eller markera som okänd

• Det är inte någon app, det räcker med en webläsare på din mobil eller platta

PaletteMobile

• För alla er som sköter merparten av jobbet i mailen

• Få alla fakturor och rekvisitioner till mailen

• Se informationen om ärendet

– Fakturabilden bifogad

• Signera

– Meddelande om attesten gick bra

• Vill du göra mer så sköts det inne i Palette

– Länk i mailet

PaletteMail

PaletteExpense

PaletteExpense

• För reseutlägg/kvittoredovisning

• Också en Skuld/Kostnad

• Använd din mobil för att fånga kvittot

• Koppla till Företagskort till systemet för enklare hantering

• Samtal från leverantörer

• Konversation ang faktura

• Handskrivna fakturor

Supplier Portal

SupplierPortal

PaletteSpendManagement

Ett verktyg för att analysera informationen i Palette

• Hur mycket pengar spenderar vi i kategorin XYZ ?

• Vilken kategori spenderar vi mest i ?

• Kan vi dra nytta av inköpsvolym för att få bättre priser?

• Köper vi enligt avtalade priser?

• Kan vi spara pengar genom att använda färre leverantörer?

• Hur mycket fakturor vi får från en leverantör?

PaletteSpendManagement

Dyk ner i ett hav av data!

Conectivity Service

Palette Arena

• Har ni ju redan fått en presentation om tidigare i dag.

PaletteContract

PaletteCapex

PaletteBuyer

PaletteEinvoice

PaletteMatching

PaletteInvoice

PaletteDashboard

PaletteExpense

PaletteMobile

PaletteSupplierPortal

PaletteSpendManagement

Våra produkter

Release 6.4.0.0

• Generation: Rättningar, förändringar, ny funktionalitet och andra större förändringar

• Version: Patches, förändringar och ny funktionalitet

• ServicePack: Rättningar(och förändrad funktionalitet)

• HotFix: Kritiska rättningar

• Senaste release: 6.4.0.0

PaletteArena 6.3

New features and new functionality

PaletteArena 6.4

Totalt drygt 130 ändringar och nya funktioner– Administration – 25– Invoice – 33 st– Buyer – 33 st– Expense – 8 st– Contract – 9 st– Rapporter– 23 st– PaletteMobile – 1 st– PaletteMail - 6st

PaletteArena 6.4

Nyheter

PaletteInvoice

Fakturaloggen

Fler sökkriterier • Statustext• Information• Matchnings resultat PO

– Inte matchad– Helt matchad– Leveransavvikelse– Prisavvikelse– Matchad med avvikelse– Annat utfall– Osäker identifiering

Fakturaloggen

Genväg till att skapa ny referensmatchning • Skapa• Matcha

Möjligt att spara en faktura utan ”giltiga” värden• Ny Leverantör• Tillfällig information • Måste vara korrekt innan

överföring

Fakturaloggen

Återaktivering av faktura till Loggen

• Information visar att fakturan har blivit återaktiverad

• Kommentaren om återaktivering ärvs till fakturan i loggen och följer sedan med över till fakturan

Look and feel

• Önskemål att se hela fakturabilden när man arbetar med en faktura.

• Samma behov fanns i den manuella matchningsvyn

• Även PaletteContract har fått en ändring av layouten

• Responsive eller Classic layout

• Anges på användaren

Ny vy för hantering av en faktura

Ny vy för manuella Ordermatchningen

Look and feel

Andra gränssnittsförändringar som ni kommer se

• Poster man öppnat får en annan färgton

• När man sparar eller signerar i systemet visas en dialogruta

Mina Fakturor

Nya fält i inkorgen

• Fakturadatum

• Välj alla– Finns i många olika vyer

Mina Fakturor

Nytt fält i konteringsgriden

Mina Fakturor

Editera Flödet

• Visa endast roller med attesträtt för fakturan

• Tittar på det generella attestbeloppet

• Attest av fakturans totalbelopp

PaletteDashboard and Reports

Dashboard

• Skicka ut internainformationsmail

• Ange mottagare

Layouten för Export av rapporten Visa Faktura när man även exporterar ut Konteringsraderna. Fler fält visas och en rad per konteringsrad på fakturan

PaletteArena rapporter

Nytt urval I rapporten Visa Faktura – Utredningstyp. Här kan man selektera på Intern utredning, Utredning mot Leverantör och Inväntar Kredit

PaletteArena rapporter

Möjlighet att markera många rader i Utskriftskön

PaletteArena rapporter

Ny rapport för Buyer – Rekvisition Flödesstatus

PaletteArena rapporter

PaletteArena rapporter

Ny rapport för Buyer – Flaskhalsar

När man exporterar resultatet I rapporten Visa Inköpsorder till Excel kan man nu få med Inköpsraderna och alla konteringsrader i exporten.

PaletteArena rapporter

Visningsalternativ för Palette Contract

PaletteArena rapporter

• Länk från externt system in mot avtalsinformationen i Palette

• Detta har sedan tidigare endast funnits för Invoicemodulen

PaletteMail och Mobile

”Direct reminders” med möjlighet att attestera direkt i påminnelsemailet kan nu skickas ut till användarna för rekvisitioner

PaletteMobile/Mail

Möjlighet att registrera inleveranser i PaletteMobile. Ordrar att inleverera visas i inkorgen for rollen.

PaletteMobile/Mail

PaletteAdmin

Regelbaserad flödeskomplettering

Används för

• Att lägga till nya roller i ett attestflöde automatiskt baserat på händelse

• Kan användas för alla produkter

• Triggas av olika händelser

Funktionen behövde utvecklas vidare

• Det var svårt att underhålla

• Många regler för att uppfylla behovet

Regelbaserad flödeskomplettering

Nya fält att söka på

• Leverantör

• Flödesförslag

• Konto

• Objekt

• Artikelsort

• Utläggstyp

Nya värden att skapa regler på

• Artikelsort

• Utläggstyp

• Spärrad

Ett nytt sätt att editera flödet

• Flödesförslag

Regelbaserad flödeskomplettering

Ange intervall av värden

• Använd * , - för att ange intervall

• Konton

• Objekt

• Fakturor och Rekvisitioner

• Alla händelser

Regelbaserad flödeskomplettering

När man söker I Leverantörsregistret finns nu två nya fält att söka på:- Om Leverantören är tillgänglig för inköp - Om Leverantören är kopplad till en specifik artikelsort

En ny kolumn visar hur många Artikelsorter som leverantören är kopplat till.

PaletteArena administration

När man anger ett behörighetsurval på en roll kan man nu även göra detta på Artikelsort och Utläggstyp

PaletteArena administration

PaletteBuyer and PO matching

OCIPunchOut-

Layer

FritextIntern Katalog Extern Katalog

ExcelPRICAT

(TXT, XML)

Skapa en Katalog

• Sätt upp regelverk för granskning innan publicering

• Koppla till en eller flera leverantörer

• Knyt Artikel sort

Granskning och underhåll av Kataloger

Granska- Godkänn- Publicera

Ämne/beskrivning på en rekvisition

• Bättre översikt I inkorg och rapporter

• Tvingande fält

Förhandsgranskning av hela konteringen för en rekvisition

Bifogade filer på en rekvisition kan skickas med som bilaga till ordern

• Välj att bifogad fil ska bifogas ordern

• Filen läggs med som en bifogad fil i ordern som skickas till leverantören

• Gäller för ALLA ordrar som genereras av rekvisitionen

Samlingsorder

Då det skapas många rekvisitioner varje dag genererar detta också många små inköpsordrar som varje dag skickas till Leverantörerna

Vi såg därför ett behov av att kunna skapa samlings order från flera små ordrar till en stor order att skicka tex en gång i veckan

• Ursprungliga ordrarna blir makulerade (sammanslagen) • En ny order skapas• Koppling mellan ursprungs ordrarna och den nya ordern• Förutsättningar

– Samma - Leverantör, Leverans adress, Valuta, Typ av order– Skapad (inte skickad)– Inte levererad

Samlingsorder

• Välj vilka ordrar som ska slås samman

• Skapa samlingsorder

• De ursprungliga ordrarna makuleras (sammanslagen)

• Ny order skapas

Inleverans processen

• Inleveransprocessen har identifierats som en av de största felkällorna i inköpsprocessen

• Inleveranser saknas, oftast för att man glömmer bort att man ska göra det.

• Vi har fått höra att det är svårt att förstå hur och när man ska registrerainleveranserna

• Ny funktion för att ange inleverans roll på en rekvisition

• Ny behörighet för att kunna skapa inleverans– Endast ordrar där rollen är inleveransroll

– Inleverera alla ordrar

Rollen som är ansvarig för att göra inleveransen specificeras på rekvisitionen. Den skapade ordern skickas till den som är ansvarig för inleveransen i inkorgen för “Mina Rekvisitioner”, härifrån kan sedan inleveransen registreras

Inleverans roll

Ordern öppnas upp i Inleveransläge

• Alla rader från Ordern som är redo att inlevereras

• Markera alla

• Registrera inleverans

Andra nyheter

• Lägga till bifogad fil

• Inleveransnummer kan sättas automatiskt av systemet

• Drill down till Ordern

PaletteExpense

Expense

• Möjlighet att redigera en aktiv utläggsrapport. Tex för en attestant

Expense

• Supporterade Kreditkort– Amex– Diners– Eurocard – Sydbank– Visa (VCF4.4)

• Ett lättare sätt att skapa utläggsrapport• Kortet innehåller all nödvändig information om transaktionen• Företagskort (privat eller företagskort)

PaletteContract

Ny status för Avtal

• Uppsagt

• Uppsagt för matchning– Utgår från datum för

uppsägning och uppsägningstiden

Contract

• Meddelande om och varför en faktura inte kunde matcha fullt mot ett avtal överförs till fakturan som en kommentar

Contract

Det är nu möjligt att få direktpåminnelser även för Avtal.

PaletteContract