Ordenación: formas y operaciones. Instalación física de los documentos. Condiciones y materiales.

Dr. Édison Yamir Toledo Díaz

Ordenación: formas.

Dr. Édison Yamir Toledo Díaz

Fases del tratamiento archivístico

• Identificación.

• Valoración.

• Organización.

–Clasificación.

–Ordenación.

• Descripción.

La etapa de ordenación en la fase de organización

Organización

Clasificación Ordenación

OrdenaciónSegún el DTA (1995), es la operación archivística realizada dentro del proceso de la organización que consiste en establecer secuencias naturales cronológicas, numéricas y/o alfabéticas dentro de las categorías y grupos definidos en la clasificación.

Según el DTA (1995), es la operación archivística realizada dentro del proceso de la organización que consiste en establecer secuencias naturales cronológicas , numéricas y/o alfabéticas dentro de las categorías y grupos definidos en la clasificación .

La ordenación

Clasificación – Proceso intelectual

Relaciona unos documentos con otros de acuerdo a un

criterio establecido de antemano, bien sea la fecha,

el alfabeto o los números.

Ordenación – Tarea material

Ejemplo de ordenación

Expediente ordenado

Niveles de aplicación• Documentos: se ordenan en el seno

de los expedientes siguiendo la lógica de su tramitación o secuencia lógica, que por lo general, coincide con la secuencia cronológica.

• Expedientes: se ordenan dentro de las series.

• Series y Secciones: se ordenan teniendo en cuenta la jerarquía, comenzando por las principales.

Ordenación de documentos

Ordenación de expedientes

Ordenación de series• Fondo: Provincia de San Pedro

Apóstol–Serie: Decretos de gobierno.

–Serie: Circulares de los Provinciales.

–Serie: Expedientes de fundación de Comunidades.

–Serie: Crónicas de la Provincia.

Métodos de ordenación• Cronológica.

–En Unidades Documentales Simples (UDS).

–En Expedientes.

• Alfabética.• Numérica.• Combinaciones de ellas:

–Alfanumérica.–Numérica-cronológica.–Alfabético-cronológica.

Ordenación cronológica

• Se hace a partir de los 3 elementos de la data cronológica (año, mes, día).

• Notar que es el orden inverso a la fecha presente en los documentos.

En unidades documentales simples (UDS):

Ejemplos de ordenación cronológica de UDS

• Escritura notarial Nº 1894 de reconocimiento de cargos (1981).

• Escritura notarial Nº 2045 de reconocimiento de cargos (1984).

• Escritura notarial Nº 1355 de reconocimiento de cargos (1987).

• (…)

• Escritura notarial Nº 903 de reconocimiento de cargos (2007).

• Escritura notarial Nº 1894 de reconocimiento de cargos (1981).

• Escritura notarial Nº 2045 de reconocimiento de cargos (1984).

• Escritura notarial Nº 1355 de reconocimiento de cargos (1987).

• (…)

• Escritura notarial Nº 903 de reconocimiento de cargos (2007).

Ejemplos de ordenación cronológica de UDS

Ordenación cronológica (Cont.)

• Indicar si existen lagunas cronológicas.

Ejemplo:

Serie: Decretos de gobierno conservados en la Provincia de San Pedro Apóstol (1885; 1948-1951; 1972-1981)

Serie: Decretos de gobierno conservados en la Provincia de San Pedro Apóstol (1885; 1948-1951; 1972-1981)

Ordenación cronológica (Cont.)• En ausencia de la fecha, ha de

recurrirse a la “data archivística”.

Por el contenido, se supo que este documento es de 1930

Ordenación cronológica (Cont.)• Si solo se determina el año, los

documentos se colocarán al principio de esa anualidad.

• Si los documentos tienen una fecha de expedición y otra de entrada en su destino, optar por la fecha de expedición.

• Si existen varias fechas con distintos momentos de elaboración del documento, hay que elegir la de su puesta por escrito.

Fechas de confección y entrada

Se toma esta fecha

Fechas de confección y entrada

Se toma esta fecha

Fechas de confección y entrada

Se toma esta fecha

Ordenación cronológicaEn expedientes:• Los expedientes han de ordenarse

considerando en primer lugar el año inicial y en segundo lugar, la fecha última.

• El orden de los expedientes responderá al orden de las diferentes etapas del procedimiento administrativo.

• El orden variará según los procedimientos.

Ejemplo de ordenación cronológica en expedientes

Ordenación cronológica

• En algunos expedientes históricos, es difícil la ordenación de un documento detrás de otro. El orden debe reflejarse en una ficha con los pasos del proceso administrativo.

• Si se trata de documentos principales con anexos, la ordenación ha de hacerse teniendo en cuenta los documentos principales.

Ordenación alfabética• El orden es: primer apellido, segundo y

luego el nombre en último lugar.

• En documentación antigua se emplea en probanzas, relaciones de méritos y servicios y expedientes de ingreso en órdenes militares o en colegios.

• En fondos modernos, se aplica a series de expedientes personales, las hojas de servicios, historias clínicas y otras.

Ejemplo de ProbanzaProbanza de hidalguía de Francisco dos Pazos, vecino de Souteliño das Arcas (Orense)Archivo de la Real Chancillería de ValladolidPERGAMINOS,CAJA,73,11 -Imagen Núm: 4 / 21Fuente: http://pares.mcu.es/ParesBusquedas/servlets/ImageServlet?accion=41&txt_id_imagen=2&txt_rotar=0&txt_contraste=0&txt_zoom=10&appOrigen=&cabecera=N

Ejemplo de expediente personal

Archivo Histórico Nacional,UNIVERSIDADES,6293,Exp.7 - Imagen Núm: 2 / 57Fuente: http://pares.mcu.es/ParesBusquedas/servlets/ImageServlet?accion=41&txt_id_imagen=2&txt_rotar=0&txt_contraste=0&txt_zoom=10&appOrigen=&cabecera=N

Méritos: Andrés de Villela. Archivo General de Indias. PATRONATO,167,N.10,R.2Fuente: http://pares.mcu.es/ParesBusquedas/servlets/Control_servlet?accion=4&txt_accion_origen=2&txt_id_desc_ud=124475

Ejemplo de mérito

Ordenación alfabética (Cont.)• También puede haber ordenación

alfabético-geográfica.Ejemplo: Expedientes de licencias de apertura de comercios:1. Calle Alondra, 122. Calle Alondra, 883. Calle Laguna, 324. Calle Oca, 415. Calle Pinzón, 546. (…)

Ordenación numérica• Mayormente para unidades de

instalación.

• Esta ordenación radica fuera de las series, atañe a las unidades de instalación.

• A cada unidad de instalación se le da un número correlativo de ingreso, que corresponderá con el indicado en la relación de entrega.

• A la vez será el número que le corresponderá en las estanterías.

Ejemplo de ordenación numérica de unidades de instalación

Ejemplo de ordenación numérica de unidades de instalación (2)

Ejemplo de ordenación numérica de unidades de instalación (3)

Ejemplo de ordenación numérica de depósitos

Se localizan desde la unidad documental 1 de la CAJA 1 a la

unidad 14.135 de la CAJA 35

Se localizan desde la unidad documental 1 de la CAJA 36 a la

unidad 1-G de la CAJA 70 Tipo de Archivo

Ordenación numérica• Cuando se haya dado un expurgo, las

unidades de instalación afectadas han de dejar su número de orden vacante.

• Estos números y huecos serán ocupados por los nuevos legajos o expedientes que se inscriban en el registro.

• Para los archivos históricos han de existir tantas numeraciones como fondos o secciones de archivo.

Ordenación alfanumérica• Consiste en la combinación de letras y

números para componer los códigos de ordenación.

• Puede ser que los documentos se ordenen por letras del alfabeto y dentro de cada letra, se le asigne un número.

Ejemplo: P-23, que significaría, Expediente de construcción del puente número 23.

Ordenación numérico-cronológica

• Consiste en ordenar los documentos por años y dentro de estos, por un número correlativo.

Ejemplo: Expediente 34/1990.

Ordenación alfabético-cronológica o viceversa

• Consiste en ordenar los documentos o expedientes por letras y luego por años o viceversa.

Ejemplo: Expedientes de ingresos (1908) • Bastarrica, J.• Gmür, G.• Keel, F.• Mahot, P.

Características de la ordenación

• Ser unívoco.

• Facilitar la localización de los documentos.

• Ser una secuencia natural o arbitraria lo más perfecta posible.

• Ser capaz de transformarse en otros sistemas de manera muy fácil.

• Ser el más adecuado y adaptado a las propias características de los documentos.

Características de la ordenación (Cont.)

• Ser independiente para cada serie.

• Ser distinguible por separado la ordenación de las series y la de los documentos dentro de los expedientes.

• Continuarse el mismo sistema de ordenación empezado para una serie (no modificarlo en el transcurso de la operación).

Conclusiones parciales• La ordenación archivística es una tarea

material que se realiza a documentos, expedientes, series o secciones de un fondo, como parte de la fase de organización archivística.

• Puede ser cronológica, alfabética, numérica o combinaciones de ellas.

• Es imprescindible para la localización y conservación de los documentos.

Ordenación: operaciones. Instalación física de los

documentos. Condiciones y materiales.

Dr. Édison Yamir Toledo Díaz

Fases del tratamiento archivístico

• Identificación.

• Valoración.

• Organización.

–Clasificación.

–Ordenación.

• Descripción.

La etapa de ordenación en la fase de organización

Organización

Clasificación Ordenación

Operaciones de la ordenación

• Desdoble o despliegue.

• Signatura y sellado.

• Datación.

• Foliación y numeración.

• Agregación.

Desdoble o despliegue

• Empleado en todos los documentos pero fundamentalmente para documentos de los siglos XVIII y XIX cuando fue práctica habitual, archivar los documentos tamaño folios, doblándolos en tamaño cuatro.

Aforamiento a Diego de Castro del lugar y casal de Castro (1537)

Desdoble en documentos antiguos

Desdoble en documentos muy recientes

Autorización a ordenación

religiosa (1954)

Desdoble en documentos muy recientes

1975

2002

Planos

Desdoble en documentos muy recientes

2002Plano

Signatura y sellado

• Cada documento debe sellarse con el sello del Archivo en el ángulo inferior izquierdo junto con la signatura del legajo en lápiz. En las piezas cosidas, solo se requerirá en el primer folio. En los mapas y planos, debe indicarse en el dorso. En los libros figurará en el lomo y en la primera página, en el margen inferior derecho.

Sellado

Signatura

Datación• A veces es conveniente que el archivero

anote con lápiz, en la parte superior, la data, lo que a veces se hace en carpetillas que guardan y protegen al documento.

Ejemplo de datación

Renuncia a la escribanía de rentas de Lope Martínez en favor de su hijo. (1456) (Archivo General de Simancas)

Foliación y numeración

• La numeración es el número de orden dado por unidades archivísticas, la foliación es la numeración de todos los folios escritos de una unidad de instalación. Estas cifras se anotarán con lápiz en la parte superior del documento, en el ángulo izquierdo el orden de la unidad, y en el derecho la indicación del folio.

Sellado

Signatura

Foliación

Agregación

• Se requiere un conocimiento profundo de las series y del fondo y no deben realizarse hasta estar totalmente terminada la clasificación e inventariado de un fondo.

La Instalación• Ubicación física de todo el fondo

mediante unidades de instalación, ya sea en cajas, legajos o libros (Cruz Mundet, 2001).

• Ubicación de las unidades de conservación en el depósito, previa organización del espacio (DTA, 1995).

Instalación: Cajas

Instalación: Cajas

Instalación: legajos

Instalación: libros

Instalación en cajas: objetivos a cumplir

• Comprobar que los documentos están debidamente organizados.

• Comprobar que no falta ningún documento.

• Eliminar duplicados.

Eliminación de duplicados

Expediente antes de la ordenación Originales.

El expediente como tal

Copias y duplicados retirados

Instalación en cajas: objetivos a cumplir

• Quitar todos aquellos elementos que puedan ser perjudiciales para la conservación del papel, así como carpetas de goma, clasificadores y demás.

Elementos perjudiciales

Elementos perjudiciales

Elementos perjudiciales

Elementos perjudiciales

Instalación en cajas: objetivos a cumplir

• Individualizar, en caso necesario, cada expediente en una carpetilla normalizada de cartulina, en cuya solapa debe constar el asunto, los documentos que contiene y los años.

Individualizar en carpetas

Requisitos de instalación en cajas

• La caja no debe quedar ni muy llena ni muy vacía ya que dificultaría su cierre, obstaculizaría su manejo o se deformarían los documentos. Tampoco debe entrarle polvo.

Instalación en cajas. Ejemplo

Instalación en cajas. Ejemplo

Requisitos de instalación en cajas

• Debe procurarse que un mismo expediente no quede dividido en 2 cajas. Si ocurriera, debe declararse en los instrumentos de descripción.

• Cada una de las cajas debe tener la signatura claramente visible, que será lo que permita identificarlas visualmente.

Instalación en cajas

Las estanterías

• Sistema convencional.

• Sistema compacto.

Estantería convencional

Estantería compacta

Instalación de libros

• Constituyen una unidad de instalación de por sí pero podemos encontrarlos dentro de cajas o formando parte de legajos.

• Pueden archivarse verticales o horizontales en las baldas corrientes o en baldas especiales (Pescador, 1988).

Instalación de libros

Instalación de documentos en grandes soportes

• Porta-planos horizontal.

• Porta-tubos de PVC.

• Porta-planos vertical.

Porta-planos horizontal

Porta-planos horizontal

Porta-planos horizontal

Porta-planos tubulares

Instalación de otros documentos

Otros tipos documentales como microformas, cintas, discos magnéticos y otros, requieren de condiciones y protección especiales. Como primera medida deben colocarse lejos de instalaciones eléctricas, en cajas de plástico y en armarios adecuados para ellos.

Instalación de cintas magnéticas

Métodos de instalación• Según el Cuadro de clasificación:

reconstruye el cuadro de clasificación en los depósitos, estableciendo espacios reservados para los fondos, secciones y series.

• La signatura topográfica: la signatura tiene varias cifras, significando la planta del depósito, la estantería, el número de balda y la posición de la caja o legajo en ella.

Métodos de instalación (2)• Método correlativo o sistema de

numeración continua: a cada unidad de instalación se le da un número correlativo por ingreso, que se corresponde con el dado en el Registro General de Entrada de Fondos en el Archivo.

• El número y el hueco que deje la unidad de instalación eliminada, es ocupado por otra que entre, que los retoma.

Instrumentos de control relacionados

• El Registro Topográfico: es donde se relacionan correlativamente las unidades de instalación en un depósito.

• El Registro Gráfico de Depósitos: indica el emplazamiento en los depósitos de las estanterías y su nivel de ocupación, lo que permite controlar el espacio disponible.

Comprobación

Comprobación1. La ordenación es una etapa de la ...

2. La organización incluye la ...

3. El desdoble es de la clasificación.

4. El despliegue es de la ordenación.

5. La signatura y el sellado se realizan en la ordenación.

6. La datación no se realiza en la organización.

7. La foliación y numeración se realizan a las estanterías.

8. La foliación y numeración se realizan a los documentos dentro de los expedientes.

9. La agregación exige un profundo conocimiento del fondo.

10.El desdoble es importante para poder guardar los documentos.

11.Los documentos grandes siempre se pueden doblar.

12.Los documentos se sellan con el sello del productor.

13. Los documentos se sellan por el Archivo que los recoge.

14.El sellado es colocar el sello del Archivo receptor.

15.El sellado se coloca en la parte superior.

16.El sellado se coloca en la parte inferior izquierda.

17.La signatura es el código que identifica a los documentos.

18.La signatura se coloca a la izquierda y abajo del documento.

19. La signatura se escribe con un bolígrafo de color rojo.

20.La signatura se escribe con lápiz.

21.El sellado y la signatura generalmente se escriben a la vez.

22.La instalación es una fase del tratamiento archivístico.

23.La instalación puede coincidir con la fase de organización.

24.La instalación es una etapa dentro de la ordenación.

25. La instalación de documentos puede realizarse en ...

26.Los expedientes se instalan libres de duplicados y de borradores.

27.Los expedientes se guardan por separado en cada caja.

28.Muchos expedientes se pueden guardar en una misma caja.

29.Muchos expedientes se pueden guardar en una misma carpetilla.

30. Los expedientes grapados deben instalarse como tal.

31.Un grupo de expedientes pueden sostenerse en la caja con gomas elásticas.

32.Los expedientes o documentos dentro de las cajas deben quedar muy sueltos para que se ventilen.

33.Los expedientes deben quedar justos y exactos dentro de la caja.

34.Las cajas se enumeran de forma continua en las estanterías.

35. Los planos, mapas y cintas magnéticas se guardan de igual forma que los documentos impresos.

36. Los planos requieren, preferiblemente de muebles especiales.

37. La descripción archivística se realiza dentro de la instalación.

Conclusiones parciales• La ordenación incluye las operaciones de

desdoble, signatura, sellado, datación, foliación, numeración y agregación.

• La instalación tiene relación con la ordenación. Se puede hacer en cajas de cartón y libres de ácido, en legajos o en libros, en estanterías convencionales o compactas, preferiblemente con el método de numeración continua, según lo asignado en el Registro de Entrada.