Post on 24-Feb-2020
Notă metodologică
Analiza funcțională în Sectorul Justiției.
Procuratura Generală Chisinau, 25 Octombrie, 2013
Dr Axel G Koetz Acest document a fost elaborat cu sprijinul financiar al Comisiei Europene. Opiniile exprimate în acest raport sunt cele ale consultanților și nu reflectă, în
mod necesar, pe cele ale Comisiei Europene. Acest document se va considera complet doar împreună cu prezentarea orală și discuția ulterioară. Utilizarea
izolată a fragmentelor din prezentare poate provoca neînțelegeri
întrebări: axel.koetz@justice.gov.md
Suport în coordonarea Reformei în Sectorul Justiției în Republica Moldova
Metodologia Analizei Funcționale 1
Altair Asesores
ICON IRZ IRP
Definirea „Analizei funcționale“
• Termen greu de definit
• Descrie numeroase tipuri și forme de analiză ce pot fi realizate într-o instituție/organizație
• AF este orientată, în mare parte spre analiza FUNCȚIILOR, STRUCTURII , precum și a RESPONSABILITĂȚILOR instituției
• Întrebarea Clasică: Care funcții sunt puse în aplicare de către fiecare direcție/secție? – Funcțiile sunt îndeplinite la locul potrivit (orizontal / vertical)?
– Funcțiile sunt grupate corect?
– Există suprapuneri sau conflicte de interese (orizontal / vertical)?
– Există careva funcții lipsă?
2 Altair Asesores
ICON IRZ IRP Suport în coordonarea Reformei în Sectorul Justiției în Republica Moldova
Metodologia Analizei Funcționale
Nivelele Generale ale AF
3 Altair Asesores
ICON IRZ IRP
Colectarea datelor și desrierea
Analiza Dezvoltarea
Organizațională
Raport
Regulmente
Suport în coordonarea Reformei în Sectorul Justiției în Republica Moldova
Metodologia Analizei Funcționale
Analiza Funcțională – exemple
• AF orientată spre structură (statică): distribuția implementării funcțiilor de către direcțiile/secțiile organizației
• AF orientată spre proces (dinamică): procesele din spatele funcțiilor, costul per unitate
• AF orientată spre calitate: calitate / nivelul de satisfacție în implementarea anumitor funcții
• AF Calitativă față de AF Cantitativă: resurse existente față de resurse necesare
• AF pentru domenii specifice: ține de implementarea / analiza SWOT pentru activități specifice
4 Altair Asesores
ICON IRZ IRP Suport în coordonarea Reformei în Sectorul Justiției în Republica Moldova
Metodologia Analizei Funcționale
Analiza Funcțională Calitativă
• Existența funcțiilor în corespundere cu Strategia (reprezentate de Constituție, Legi, Regulamente)
• Distribuirea funcțiilor – Orizontal între ministere (APC)
– Orizontal între direcțiile aparatului central al Procuraturii
– Vertical între aparatul central și instituțiile/agențiile subordonate
– Grupuri de funcții optime, gruparea / separarea funcțiilor
– Externalizarea / internalizarea funcțiilor
• Pregătirea Proiectului de Regulament
5 Altair Asesores
ICON IRZ IRP Suport în coordonarea Reformei în Sectorul Justiției în Republica Moldova
Metodologia Analizei Funcționale
Analiza Funcțională Cantitativă (statică)
• Analiza distribuției funcțiilor:
– numărul de cazuri
– necesitățile de personal prin prisma EPM
– în situații speciale: necesitățile de fonduri
– Personalul necesită schimbări privind volumul de lucru
• Legătura cu bugetul va fi posibilă
• Într-o AF „dinamică“, calcularea costurilor per unitate și a taxelor (pentru servicii) devine posibilă
6 Altair Asesores
ICON IRZ IRP Suport în coordonarea Reformei în Sectorul Justiției în Republica Moldova
Metodologia Analizei Funcționale
Analiza Cantitativă și legătura cu bugetul
• ENM = echivalentul unei norme de muncă- este o “valută” universală a AF
• ENM în eng. „FTPE - Full Time Post Equivalents“. Aceasta e capacitatea de muncă a unui angajat cu normă deplină în perioada de analiză
• ENM (din partea ofertei) descrie capacitatea de muncă disponibilă la moment
• ENM (din partea cererii) descrie necesarul de capacități pentru funcții/sarcini
7 Altair Asesores
ICON IRZ IRP Suport în coordonarea Reformei în Sectorul Justiției în Republica Moldova
Metodologia Analizei Funcționale
Calcularea simplificată a ENM din partea cererii
365 zile calendaristice într-un an
./. 104 zile de Sîmbătă și Duminică
./. 10 sărbători naționale
./. 30 zile de vacanță
./. 10 zile de concediu medical (în jur de 5%)
= 211 zile lucrătoare (net)
Aprox. 200 zile = 10 luni lucrătoare cîte 4 săptămîni
sau 20 zile cîte 8 ore
sau 160 ore
8 Altair Asesores
ICON IRZ IRP Suport în coordonarea Reformei în Sectorul Justiției în Republica Moldova
Metodologia Analizei Funcționale
Calcularea ENM din partea ofertei (200 zile / 8 ore pe zi)
O activitate ce necesită ...
Calcularea ENM
De exemplu ENM se calculează după cum urmează
1 lună pe an 1/10 Pregătirea bugetului 10%
1/2 zi pe săptămînă 0.5/5 Ședința operativă de luni cu ministrul
10%
1 oră pe zi 1/8 Citirea corespondenței 12, 5%
1 săptămînă pe lună
1/4 Săptămîna pentru efectuarea controlului în direcție
25%
1 sătămînă pe an 1/40 Elaborarea unei analize 2,5%
1 zi pe an 1/200 Ziua ședinței instanței de judecată
0,5%
4 ore pe zi 4/8 Prestarea unor servicii publice 50%
9 Altair Asesores
ICON IRZ IRP Suport în coordonarea Reformei în Sectorul Justiției în Republica Moldova
Metodologia Analizei Funcționale
Exemplu de rezultate – Analiza Funcțională completă
• Analiza implementării tipurilor de funcții
• Distribuția cantitativă/calitativă a personalului Atribuirea tipurilor de funcții
• Poziția corectă a funcțiilor în structură – Orizontală
– Verticală
• Conflicte pozitive/negative de competență
• Potrivirea structurilor organizaționale
• Raportul cap-coadă
• Efectul volumului de lucru asupra numărului de personal
10 Altair Asesores
ICON IRZ IRP Suport în coordonarea Reformei în Sectorul Justiției în Republica Moldova
Metodologia Analizei Funcționale
Exemplu de rezultate: Funcție transparentă/Structura resurselor
11 Altair Asesores
ICON IRZ IRP
Denumir
ea
Perso
nalul
Planif
icat
Perso
nalul
Actual
Nr Funcția Tipurile de rezultateGrupul
Funcției
Nr de
cazuri
Volumul
de lucru
în ENM
8
Asigurarea
secretariatului Comisiei
de disciplină
Sesizări înregistrate, anchete de
serviciu desfășurate, procese
verbale întocmite, acte
administrative elaborate, note
informative elaborate și prezentate
conducerii Ministerului și Cancelariei
de Stat
I 45 0.25
9
Asigurarea respectării
drepturilor și intereselor
legale ale cetățenilor la
petiționare
Petiții înregistrate, petiții examinate
cu depășirea termenului, informații
prezentate conducerii ministerului,
informații săptămînale prezentate
executorilor, note informative
întocmite și prezentate conducerii
Ministerului și Cancelariei de Stat
S 62 0.50
10
Elaborarea și verificarea
statelor de personal și a
schemelor de încadrare
State de personal elaborate și
verificate, scheme de încadrare
verificate
I 6 0.15
1
Realizarea şi eliberarea
duplicatelor de pe
actele notariale
Numărul duplicatelor de pe acte
notariale realizate și eliberate S 1500 0.80
2
Eliberarea copiilor şi
extraselor de arhivă de
pe actele notariale
Numărul copiilor/extraselor eliberate S 600 0.20
Serviciul
arhiva2 2
Directia
resurse
umane
5 5
Exemplu de rezultate: Distribuirea funcțiilor pe Grupuri de funcții
12 Altair Asesores
ICON IRZ IRP
(c) KPI 2008 – kpi@koetz-ag.com
-
10
20
30
40
50
60
70
80
90
PP LE SU RE SE CF SM CS
C1 C2 C3 C4 C5
Date din modelul proiectului (c1..5 sunt tipurile de funcții, 1 este cea mai înaltă, PP.. Sunt Grupurile de funcții, PP = Planificarea de Politici, CS = Serviciul Corporativ)
Suport în coordonarea Reformei în Sectorul Justiției în Republica Moldova
Metodologia Analizei Funcționale
13
Utilizarea Resurselor Umane: Coadă mare – Dinți mici
Legis-
laţie
1,25
Supraveghere
2,45
Regulament; 21,25
Servicii; 13,65
Control
23,25
Auto
administrare
22,30
Servicii
Corporative
85,15
Planificarea
politicii
14,95
Dinții
Coada
Stomac
Exemplu de rezultate : Redistribuirea funcțiilor și a personalului
14 Altair Asesores
ICON IRZ IRP Suport în coordonarea Reformei în Sectorul Justiției în Republica Moldova
Metodologia Analizei Funcționale
ENM Cantitativă (Dinamică) Structura și Costul Proceselor
15 Altair Asesores
ICON IRZ IRP
A
1 2 3
11 12
111
112
113
21 22
21
22
211
222
223
224
221
222
223
31 32 33
321
322
331
332
4
A1
3331
3332
3333
Descrierea Procesului/ Volumul de lucru ENM utilizat în departamente implicate Determinarea costului unei „unități de producție„ -> Optimizarea Costului și a Calității Bazat pe statistica AF
Suport în coordonarea Reformei în Sectorul Justiției în Republica Moldova
Metodologia Analizei Funcționale
Subiecte specifice AF: Analiza Funcțională a Procesului de Reformă
• Tip special de AF
• Obiectivul / rezultatele scontate: Identificarea deficienților în procesul de reformare a justiției în RM și sprijinirea elaborării mecanismelor relevante
• Elemente metodologice specifice:
– Identificarea parametrilor cadru printr-o analiză destul de limitată a structurii, funcțiilor generale și resurselor
– Concentrarea pe activitățile direcțiilor/secțiilor pentru a promova implementarea Strategiei
16 Altair Asesores
ICON IRZ IRP Suport în coordonarea Reformei în Sectorul Justiției în Republica Moldova
Metodologia Analizei Funcționale
Ce înseamnă, de fapt, aceasta? (I)
• Planul de Acțiuni definește 488 de acțiuni individuale, angajate de cei 6 piloni, direcțiile strategice corespunzătoare și domeniile specifice de intervenție
• În jur de 50% din acțiuni urmează a fi realizate de către MJ
• Procuratura Generală este responsabilă de numeroase acțiuni din Planul de Acțiuni al Strategiei
• Munca respectivă se va face (sau se va supraveghea) de către direcțiile și secțiile PG
• Pentru implementarea cu succes a Planului de Acțiuni este necesar de a vedea ce se face cu exactitate, ce se planifică și cum acest lucru corelează cu resursele existente
17 Altair Asesores
ICON IRZ IRP Suport în coordonarea Reformei în Sectorul Justiției în Republica Moldova
Metodologia Analizei Funcționale
Ce înseamnă, de fapt, aceasta? (II)
• Vom face inventarierea activităților concrete și resurselor folosite de-a lungul timpului
• oi am început acest exercițiu în aparatul central al MJ, și acum continuăm cu Oficiul de Probațiune, DIP, DAJ, Direcția de Informații Juridice, Centrul de Armonizare a Legislației.
• Constatările ar trebui să ne ajute să eficientizăm implementarea Planului de Acțiuni, să învățăm din experiența activităților curente și să fim conștienți de resursele necesare
18 Altair Asesores
ICON IRZ IRP Suport în coordonarea Reformei în Sectorul Justiției în Republica Moldova
Metodologia Analizei Funcționale, 08 August 2013
Instrumente AF Faza colectării datelor
• Formularul 1 – Prezentarea generală a direcției/secției (informație de bază)
• Formularul 2a – Analiza detaliată a activităților legate de strategie și nivelul de implementare
• Formularul 2b – Structura funcțiilor departamentelor și utilizarea corespunzătoare a capacităților
• Interviuri cu Șefii de direcții, în baza chestionarelor
19 Altair Asesores
ICON IRZ IRP Suport în coordonarea Reformei în Sectorul Justiției în Republica Moldova
Metodologia Analizei Funcționale
Activitățile și Intervalul de timp (urmează a fi adaptată pentru situația concretă)
• 2 săptămîni Cercetare, pregătirea formularelor
• 1 săptămînă Ședința/întîlniri pentru informare generală și întîlniri individuale
• 2 săptămîni Completarea și transmiterea formularelor
• 2 săptămîni Crearea și completarea bazei de date
• 2 săptămîni Interviuri cu șefii de direcții/actualizarea bazei de date
• 1 săptămînă Analiza primară
• 2 săptămîni Scrierea raportului
20 Altair Asesores
ICON IRZ IRP
PS: Completarea chestionarelor ar trebui sa ia mai puțin de 1 zi lucrătoare
Suport în coordonarea Reformei în Sectorul Justiției în Republica Moldova
Metodologia Analizei Funcționale
PG Instrumente I Chestionarul de bază privind structura instituției
21 Altair Asesores
ICON IRZ IRP
Please return by e-mail to: adriana.mirza@justice.gov.md
If not possible, send to Project Team, MoJ Room 106
Return date: please retun in latest 1 week from day of reception
Read Explanation 1 before filling in / in parallel, it explains every line of the form
Your contact in the Project is: Adriana Mirza
Problems left ? Hotline / e-mail is: (22) 20 14 43 adriana.mirza@justive.gov.md
6 Name of Respondent
7 Job Title and Function
1 Name of Institution MoJ - Central Apparatus
2 Name of Unit
3 Staff in FTPE (actual or last full year) Total Law degree
(University)
Other Degree
(University) Other Office Staff
Manual and
untrained
4 Number of planned staff (to budget) 0
5 Number of filled posts (paid from budget) 0
6 of Nr 5 : Staff with permanent contract 0
7 of Nr 5 : Staff with temporary contract 0
8 Additional staff seconded from other sources 0
9 Actual Training Days 1.8.2012 - 31.07.2013
a b c d
10 Most important / most time consuming functions of the Unit (cover 90 - 95% of
work capacity) Output of Function
Est. % of
Unit work capacity Function Category
1001
1002
1003
1004
1005
1006
1007
1008
1009
1010
1011 Others / Miscellaneaous
1012 Sum of work capacity in FTPE 100%
11 Comments / proposals on structure and staffing
Suport în coordonarea Reformei în Sectorul Justiției în Republica Moldova
Metodologia Analizei Funcționale
PG Instrumente IIa Chestionarul cu privire la implementarea strategiei
22 Altair Asesores
ICON IRZ IRP
Institution: MoJ Central Apparatus Unit: Filled in by: Version/Date:
Copyrighted by Dr A.G.Koetz KPI, axel.koetz@koetz-ag.com2
1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15
To be done with own
existing resources
To be done with
additional Resources
Outsourced to
external providers
from to
Estimate needed
Capacity in FTPE
(Re-Allocation)
Estimate needed
Capacity in FTPE (for
example temporary /
seconded staff)
Estimated Cost
in 1000 Lei
Additional Information
FA MD Justice Sector - Part 2 Strategy AP Implementation
Partners to
which we
contribute /
provide results
(customer)
Foreseen
Exec PeriodRole of
the unit
(Lead/
Support)
concrete
activity of the unit
related to implementation
AP
Intervention
area +
Action Nr
Output
Partners (incl.
external
providers) which
contribute / give
input for the
activity
Expected / Experienced
Problems and Bottlenecks in
implementing the activity
Com
ple
tion
Sta
tus
Function
Category
(See
Expl 2)
Activity
exceeds
present
functions
? (Y/N)
Suport în coordonarea Reformei în Sectorul Justiției în Republica Moldova
Metodologia Analizei Funcționale
PG Instrumente IIb Chestionar simplificat pentru AF cantitativă
23 Altair Asesores
ICON IRZ IRP
Name of Unit: Name of Respondent: Tel:1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25 26
Nr. Function or Task
P -
Polic
y M
akin
g
B +
Str
ate
gic
Pla
nnin
g.B
udgeting
L -
Legis
lation
R -
Regula
tion
S -
Serv
ices t
o c
itiz
en +
Busin
esses
C -
Coord
ination o
f
Subord
inate
Adm
in
I -
Inte
rnal A
dm
inis
tration
Oth
er
/ E
xpla
in
(->
Com
ments
)
Type /
Nam
e o
f S
taff
1
Type /
Nam
e o
f S
taff
2
Type /
Nam
e o
f S
taff
3
Type /
Nam
e o
f S
taff
4
Type /
Nam
e o
f S
taff
5
Type /
Nam
e o
f S
taff
6
Type /
Nam
e o
f S
taff
7
Type /
Nam
e o
f S
taff
8
Type /
Nam
e o
f S
taff
9
Type /
Nam
e o
f S
taff
10
Su
m T
ota
l F
TP
E
Comments
on Function
or Tasks
(e.g.
particular
problems,
understaffing
, expected
changes
etc.)
1 0
2 0
3 0
4 0
5 0
6 0
7 0
8 0
9 0
10 0
11 0
12 0
13 0
14 0
15 0
16 0
17 0
18 0
19 Training etc.(ordered by HoD/HoS) 0
20 Long-term (>25%) Idle/sick/absent none 0
Sum xxx 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0
Actual FTPE 0
Overtime hours per
week0
FTPE = Full Time Post Equivalent FTPE % 100 50 20 10 5 2 1
Every input in % of FTE Hours weekly 40 20 8 4 2 0,80 0,40
Days Monthly 20 10 4 2 1 0,40 0,20
Days yearly 200 100 40 20 10 4 2
Please mark appropriate boxes with an X
Category (please mark with "X"")
Type o
f O
utp
ut
N o
f C
ases
Clie
nt
Cate
goty
Please fill in % of FTPE
Coopera
tion p
art
ners
Suport în coordonarea Reformei în Sectorul Justiției în Republica Moldova
Metodologia Analizei Funcționale