Post on 19-Dec-2018
Scon-V2 Manual do Usuário
ENG Sistemas - 1 -
MANUAL
DO
USUÁRIO
Sistema para Administração de Condomínios
Contas a Pagar
Scon-V2 Manual do Usuário
ENG Sistemas - 2 -
FUNCIONAMENTO DO MÓDULO .................................................................................................. 3
INCLUIR UMA DESPESA A PAGAR: ................................................................................................................... 4Parcela: ...................................................................................................................................................... 4Valor:.......................................................................................................................................................... 4Vencimento: ................................................................................................................................................ 4Credor: ....................................................................................................................................................... 5Código de Plano de Contas:....................................................................................................................... 5Documento: ................................................................................................................................................ 5Histórico:.................................................................................................................................................... 5
PAGAR UMA DESPESA INCLUÍDA :.................................................................................................................... 5Data do Pagamento:................................................................................................................................... 5Meio de Pagamento:................................................................................................................................... 5
DINHEIRO.............................................................................................................................................................. 5OUTRO ................................................................................................................................................................... 5CHEQUE................................................................................................................................................................. 6
Debitar ao Banco: ...................................................................................................................................... 6
REGISTRO CONTÁBIL (INDIVIDUAL): ......................................................................................... 7
REGISTRO CONTÁBIL EM LOTES:................................................................................................ 8
TELA DE CONTAS A PAGAR: ......................................................................................................... 9
CONTROLES COMUNS PARA CONTAS PAGAS E A PAGAR:................................................................................ 9EXIBIR: ...................................................................................................................................................... 9IMPRIMIR DETALHE: .............................................................................................................................. 9IMPRIMIR A LISTA: ................................................................................................................................ 10TOTALIZAR POR DIA: ............................................................................................................................ 10RECIBO:................................................................................................................................................... 11
CONTROLES PARA CONTAS A PAGAR:......................................................................................................... 12INCLUIR................................................................................................................................................... 12ALTERAR..................................................................................................................................................12ELIMINAR................................................................................................................................................ 12PAGAR ..................................................................................................................................................... 13
CONTROLES PARA CONTAS PAGAS: ............................................................................................................. 14COMPENSAR CHEQUE:......................................................................................................................... 14EXTRATO CONCILIADO: ....................................................................................................................... 14DESFAZER PAGAMENTO: ..................................................................................................................... 14
GERAR CONTAS A PAGAR ........................................................................................................... 15
FUNCIONAMENTO: ......................................................................................................................................... 15TELA PARA GERAÇÃO DE CONTAS A PAGAR:................................................................................................. 15GERAÇÕES EFETUADAS: ................................................................................................................................ 16
Imprimir a Situação dos Registros Gerados: ........................................................................................... 16Desfazer a Geração:................................................................................................................................. 16
FORMAÇÃO DAS GERAÇÕES:.......................................................................................................................... 16Incluir um Registro para a Formação da Geração:................................................................................. 16Alterar um Registro da Formação da Geração:....................................................................................... 17Eliminar um Registro da Formação da Geração: .................................................................................... 17Imprimir a Formação da Geração: .......................................................................................................... 17
FAZER A GERAÇÃO MENSAL: ........................................................................................................................ 18
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ENG Sistemas - 3 -
FFFFUNCIONAMENTO DO UNCIONAMENTO DO UNCIONAMENTO DO UNCIONAMENTO DO MMMMÓDULOÓDULOÓDULOÓDULO
Existem dois modos de se trabalhar com Contas a Pagar:
1 Na tela CARTEIRA DE CONTAS , clique em INCLUIR, cadastre a conta e, novencimento, efetue o pagamento;
2 Receba as contas já pagas pelo síndico, e registre-as no sistema, através das funçõesRegistro Contábil (registra uma conta por vez) e Registro Contábil em Lotes(registra diversas contas pagas, com uma única data de pagamento e um único meiode pagamento).
Os meios de pagamentos possíveis são:
- Dinheiro;- Cheque;- Débito em Conta;- Internet.
Para pagamentos com cheques existem três possibilidades:
1) Você é o responsável pelo pagamento das contas: Os cheques estão com você e vocêos emite, envia para o síndico assinar, e paga a conta;
2) Você é o responsável pelo pagamento das contas, mas existem folhas de chequescom o Síndico, que paga pequenas despesas com essas folhas;
3) Você não é o responsável pelo pagamento das contas: apenas registra as contasque o síndico pagou com cheques, que ficam na posse dele.
O SconV2 trabalha com SALDO REAL . Isso quer dizer que, no momento em que efetua opagamento de uma conta, o valor correspondente é deduzido do saldo do banco atravésdo qual o pagamento foi efetuado. Seja esse pagamento feito pelo método que for.
Dessa forma você tem sempre o saldo REAL disponível para uso do condomínio.
O extrato bancário pode não coincidir com o extrato emitido pelo sistema pois, quando sepaga com cheque, o credor pode descontá-lo em outra data, ou ainda pagar suas própriascontas com esse cheque, que pode ficar tempos sem entrar na conta.Mas, apesar do cheque não ter entrado, o valor destinado a ele não pertence mais aocondomínio. O extrato emitido pelo banco não representa o saldo real disponível. O doSconV2 sim.
Quando o cheque finalmente entrar na conta, você o compensa pelo sistema, e podeemitir um EXTRATO CONCILIADO . Mas esse relatório é informativo: o saldo apresentadonele, como no do banco, pode não ser o que realmente está disponível para uso.
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ENG Sistemas - 4 -
Incluir uma Despesa A Pagar:
A tela a seguir será exibida quando clicar em INCLUIR, na tela de Carteira de Contas :
Os campos deverão ser preenchidos da seguinte forma:
PPAARRCCEELLAA::
Se a despesa teve o pagamento dividido, informe o número de parcelas. Serãocriados registros com o mesmo valor, incrementado 1 ao mês de pagamento decada um deles,Se for apenas uma prestação, deixe esse campo em branco.
VVAALLOORR::
Valor da despesa. Se parcelado, esse valor será replicado em cada parcela.
VVEENNCCIIMMEENNTTOO::
Dia do vencimento da despesa. Se parcelado, cada parcela gerada vencerá ummês após a última.
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ENG Sistemas - 5 -
CCRREEDDOORR::
Nome do credor da despesa. Clique em “ > “ na frente do campo para acessar alista de seleção. Se o credor não existir, clique em NOVO, na lista, para cadastrá-lona hora.
CCÓÓDDIIGGOO DDEE PPLLAANNOO DDEE CCOONNTTAASS::
Código do Plano a que será atribuído a despesa. Clique em “ > “ na frente docampo para acessar a lista de seleção. Se o Plano não existir, clique em NOVO, nalista, para cadastrá-lo na hora.
DDOOCCUUMMEENNTTOO::
Tipo/número do documento que identifica a despesa. Ex.: “NF 12435”; “RECIBO”;etc.
HHIISSTTÓÓRRIICCOO::
Detalhamento da despesa. Ex.: “CONSERTO DO PORTÃO PRINCIPAL”;“COMPRA DE MATERIAL DE LIMPEZA...”; ETC.
Pagar Uma Despesa Incluída:
Para efetuar o pagamento de uma despesa previamente cadastrada, selecione-a na telaCarteira de Contas, e clique em PAGAR. Serão solicitados os dados a seguir:
DDAATTAA DDOO PPAAGGAAMMEENNTTOO::
Dia em que a despesa foi realmente paga.
MMEEIIOO DDEE PPAAGGAAMMEENNTTOO::
Nessa tela, os meios de pagamento possíveis são:
DINHEIROPago exclusivamente através da TESOURARIA ;
OUTROEsse meio subdivide-se em DÉBITO EM CONTA e INTERNET, pagos através deBANCOS.
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ENG Sistemas - 6 -
CHEQUEAntes de efetuar o pagamento através de Cheques, a despesa já tem que estarcom o número do cheque atribuído.O processo para pagamento em Cheques é:
1) Cadastrar a Despesa;2) Em CHEQUES, clique em ATRIBUIR ;3) Marque a(s) despesa(s) desejadas, e informe o Tipo de Atribuição, que pode
ser:- Usar um novo número de Cheque (gerado automaticamente);- Atribuir mais despesas a um cheque já em uso;- Usar um número de cheque disponível ou com o síndico (selecionar na lista);4) Clicar em PAGAR , na tela CARTEIRA DE CONTAS .
DDEEBBIITTAARR AAOO BBAANNCCOO::
Nome da entidade financeira à qual o valor será debitado. Se o meio forDINHEIRO, automaticamente virá preenchido com TESOURARIA .Se OUTRO meio, clique em “ > “ na frente do campo para acessar a lista deseleção de Bancos.
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ENG Sistemas - 7 -
RRRREGISTRO EGISTRO EGISTRO EGISTRO CCCCONTÁBIL ONTÁBIL ONTÁBIL ONTÁBIL (I(I(I(INDIVIDUALNDIVIDUALNDIVIDUALNDIVIDUAL):):):):Essa função efetua o CADASTRAMENTO e o PAGAMENTO de uma despesa, ao mesmotempo. Deve ser usada principalmente quando o condomínio optou, em PADRÃOEDIFÍCO, CHEQUES, por APENAS REGISTRAR PAGAMENTOS EFETUADOS PELOSÍNDICO.
A tela possui as mesmas informações que a do CADASTRAMENTO DE DESPESA ,acrescida da DATA DO PAGAMENTO , e com os campos referentes a PAGAMENTOhabilitados.
Se o MEIO DE PAGAMENTO for CHEQUE, o sistema verificará a opção escolhida paraCHEQUES, em PADRÃO EDIFÍCIO . Se for:
- (x) Emite / Controla Cheques:O número do cheque deverá estar na lista (“ < “) de cheques disponíveis ou com osíndico ;
- (x) Apenas Registra Pagamentos Com Cheques Emitidos Pelo Síndico:O número do cheque deverá ser informado. O sistema não fará controle algum dessanumeração, a não ser não permitir duplicidade de numeração.Obrigatoriamente o pagamento , a emissão e a compensação do cheque serãoefetuadas com a data de pagamento informada.
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ENG Sistemas - 8 -
RRRREGISTRO EGISTRO EGISTRO EGISTRO CCCCONTÁBIL EM ONTÁBIL EM ONTÁBIL EM ONTÁBIL EM LLLLOTESOTESOTESOTES::::Essa função efetua o CADASTRAMENTO e o PAGAMENTO de várias despesas aomesmo tempo, usando o mesmo meio e data de pagamento, para todas elas. Deve serusada principalmente quando o condomínio optou, em PADRÃO EDIFÍCO , CHEQUES,por APENAS REGISTRAR PAGAMENTOS EFETUADOS PELO SÍNDICO .
A soma das despesas deverá ser igual ao valor do lote informado na parte superior. Aoterminar de incluir todas as despesas do lote, clique em GRAVAR LOTE . Só assim asdepesas relacionadas serão gravadas na Carteira de Contas .
Se o MEIO DE PAGAMENTO for CHEQUE, o sistema verificará a opção escolhida paraCHEQUES, em PADRÃO EDIFÍCIO . Se for:
- (x) Emite / Controla Cheques:O número do cheque deverá estar na lista (“ < “) de cheques disponíveis ou com osíndico ;
- (x) Apenas Registra Pagamentos Com Cheques Emitidos Pelo Síndico:O número do cheque deverá ser informado. O sistema não fará controle algum dessanumeração, a não ser não permitir duplicidade de numeração.Obrigatoriamente o pagamento , a emissão e a compensação do cheque serãoefetuadas com a data de pagamento informada.
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ENG Sistemas - 9 -
TTTTELA DE ELA DE ELA DE ELA DE CCCCONTAS A ONTAS A ONTAS A ONTAS A PPPPAGARAGARAGARAGAR::::
Note que o controle ( ) A PAGAR está marcado.É a forma padrão que a tela é exibida quando clicado no controle CARTEIRA DECONTAS, na tela principal.Todas as contas pendentes são exibidas.
Quando o controle ( ) PAGAS está selecionado, controles diferentes são disponibilizados,e são exibidos apenas os registros cujo pagamento já foi efetuado .
Os filtros de seleção no topo da tela podem ser usados em ambas as situações, sendoque datas em A PAGAR se referem a VENCIMENTO, e em PAGAS , se referem aPAGAMENTO .
Controles Comuns para Contas Pagas e A Pagar:Os controles comuns, disponíveis em ambas as opções são:
EEXXIIBBIIRR::
Mostra a composição do registro de despesa.
IIMMPPRRIIMMIIRR DDEETTAALLHHEE::
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ENG Sistemas - 10 -
imprime um relatório que detalha todos os registros exibidos na tela.
IIMMPPRRIIMMIIRR AA LLIISSTTAA::
Imprime um relatório com os dados que estão sendo exibidos na tela, obedecendoa seleção feita através dos filtros.
TTOOTTAALLIIZZAARR PPOORR DDIIAA::
Totaliza as pendências ou os pagamentos, dependendo da situação selecionada(PAGAS ou A PAGAR ).
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ENG Sistemas - 11 -
RREECCIIBBOO::
Imprime um recibo baseado no que foi cadastrado na despesa, como histórico,valor, credor. A data do recibo pode ser a do vencimento, ou uma data fornecida nomomento da impressão.
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ENG Sistemas - 12 -
Controles para Contas “A PAGAR”:
São as contas pendentes, aguardando uma ação.Com o controle ( ) A PAGAR marcado, as funções disponibilizadas são:
IINNCCLLUUIIRR
Inclui uma nova despesa. A tela de inclusão é exibida, em branco.
AALLTTEERRAARR
Altera uma despesa já cadastrada. O registro deve ser selecionado antes de acionaressa opção. Se houver cheque já atribuído para a despesa, só será possível alterar oPLANO DE CONTAS , DOCUMENTO e HISTÓRICO DA DESPESA . É possível definiro modo de pagamento, desde que não seja em cheque.
EELLIIMMIINNAARR
Elimina uma despesa cadastrada. . O registro deve ser selecionado antes de acionaressa opção. Uma despesa que já teve um cheque atribuído não permitirá a eliminaçãoenquanto o cheque não for desatribuido.
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ENG Sistemas - 13 -
PPAAGGAARR
Efetua o pagamento de uma despesa.Se a despesa tem cheque atribuído, uma tela própria para baixa de cheques seráexibida. Se é um cheque para várias despesas, todas essas despesas serão baixadasao mesmo tempo.Exemplo na tela a seguir:
Atentar para a DATA DO PAGAMENTO , que pode ser feito usando a data devencimento , ou a data de compensação que é fornecida no campo próprio, na partesuperior da tela. O cheque pode ser considerado como compensado, se for marcado ocontrole próprio para isso.
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ENG Sistemas - 14 -
Controles para Contas “PAGAS”:
São as contas que já foram baixadas.Com o controle ( ) PAGAS marcado, as funções disponibilizadas são:
CCOOMMPPEENNSSAARR CCHHEEQQUUEE::
Compensa o cheque direto da tela Contas a Pagar .
EEXXTTRRAATTOO CCOONNCCIILLIIAADDOO::
O banco tem que estar selecionado, e a data inicial informada. Essa data define o mêspara o extrato.Imprime o Extrato Bancário, incluindo receitas no mês, e apenas despesas pagas commeio de pagamento diferente de cheque, ou com cheques compensados no mêsinformado.
DDEESSFFAAZZEERR PPAAGGAAMMEENNTTOO::
Desfaz o pagamento de uma despesa. O registro permanece inalterado, e passará aser visto apenas com o controle ( ) A PAGAR marcado.
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ENG Sistemas - 15 -
GERAR CONTAS A PAGARGERAR CONTAS A PAGARGERAR CONTAS A PAGARGERAR CONTAS A PAGAR
A finalidade básica deste módulo é evitar que se deixe de pagar uma despesa, pela faltado documento original: uma nota fiscal, por exemplo.
Funcionamento:
Cadastram-se todas as depesas rotineiras do condomínio, colocando o dia de vencimentoreal ou aproximado, e um valor próximo do real ou qualquer outro, r$1,00 por exemplo.
Mensalmente, em um dia escolhido, você faz a Geração de Contas a Pagar. O sistema vaigerar um registro para cada despesa que estiver cadastrada. Assim, chegando ovencimento, mesmo que ainda não tenha o documento original, você vai saber que temdespesas a pagar.
É fácil identificar esses registros na tela de Carteira de Contas: eles estão identificados por“*G*” na coluna de Parcela, e o campo Documento estará todo preenchido com “ * “.
De posse do documento, altere o vencimento e o valor para os dados reais.
Tela para Geração de Contas a Pagar:
No quadro à esquerda constam todas as gerações já efetuadas.
No quadro da direita estão os registros que serão usados para as próximas gerações, eque formam a rotina de Contas a Pagar do condomínio.
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ENG Sistemas - 16 -
Gerações Efetuadas:
Nesse quadro constam todas as gerações já efetuadas, mês a mês.Marcando uma delas, você pode:
IIMMPPRRIIMMIIRR AA SSIITTUUAAÇÇÃÃOO DDOOSS RREEGGIISSTTRROOSS GGEERRAADDOOSS::
DDEESSFFAAZZEERR AA GGEERRAAÇÇÃÃOO::
Apaga do Cadastro de Contas a Pagar, todos os registros criados pela geração emquestão, e que ainda não estão pagos.
Formação das Gerações:
Nessa lista (quadro à direita na tela) estarão todos os registros criados para a geraçãomensal.Com referência a ela, você pode:
IINNCCLLUUIIRR UUMM RREEGGIISSTTRROO PPAARRAA AA FFOORRMMAAÇÇÃÃOO DDAA GGEERRAAÇÇÃÃOO::
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ENG Sistemas - 17 -
O sistema usará o tipo de referência que estiver marcado (mês da geração, ouanterior, ou posterior à geração) para criar o histórico. Esse mês será colocado antesdo que estiver em Histórico Provisório.Exemplos de históricos criados a partir da seleção de referência, para o mês 11/2009:
(x) = Mês da Geração “Ref. ao mês 11/2009”(x) < Mês Anterior à Geração “Ref. ao mês 10/2009”(x) > Mês Posterior à Geração “Ref. ao mês 12/2009”
AALLTTEERRAARR UUMM RREEGGIISSTTRROO DDAA FFOORRMMAAÇÇÃÃOO DDAA GGEERRAAÇÇÃÃOO::
Exibe a tela para alterar o registro que estiver selecionado
EELLIIMMIINNAARR UUMM RREEGGIISSTTRROO DDAA FFOORRMMAAÇÇÃÃOO DDAA GGEERRAAÇÇÃÃOO::
Apaga o Registro que estiver selecionado.
IIMMPPRRIIMMIIRR AA FFOORRMMAAÇÇÃÃOO DDAA GGEERRAAÇÇÃÃOO::
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ENG Sistemas - 18 -
Fazer a Geração Mensal:
O sistema solicita o mês de referência para a Geração Mensal, e não permite que essemês seja menor ou igual ao da última Geração efetuada, para evitar que sejam criadosregistros em duplicata.