Post on 24-Apr-2015
MANAJEMEN PERGUDANGAN
PERGUDANGAN
Pergudangan memegang peran yang sangat penting dalam kehidupan sebuah perusahaan. Barang yang disimpan di gudang bisa dalam bentuk bahan baku, barang setengah jadi, suku cadang maupun produk
jadi. Peningkatan produktivitas dan pelayanan pergudangan akan sangat berpengaruh pada performansi perusahaan secara keseluruhan
Tujuan Fasilitas Pergudangan
1. Membantu pengadaan material yg dibutuhkan dalam jml yg ekonomis dan dg harga yg paling rendah
2. Menyelesaikan proses-proses penerimaan, distribusi dan pengelolaan inventaris secara tepat.
3. Memelihara kondisi material yg disimpan agar tetap dalam kondisi baik sampai material tersebut diperlukan
Klasifikasi Material
1.Bahan bangunan/konstruksi (Kayu, kaca, lemb. Baja, pipa, aspal, semen, dll)
2.Bahan bakar dan pelumas3.Bahan kimia4.Bahan peledak5.Peralatan
Klasifikasi Barang yg Disimpan Menurut Kondisinya
1. Kepekaan terhadap pengaruh luar (mis:iklim, biologis, fisik, kontaminasi kimia)
2. Lama penyimpanan3. Frekuensi pemindahan/penggunaan barang4. Volume stok rata-rata5. Harga barang6. Bentuk dan posisi barang
Lokasi Gudang
Faktor-faktor pertimbangan:1. Biaya pendirian (biaya lokasi, biaya konstruksi)2. Biaya berulang (PBB, tenaga kerja, utilitas, pemeliharaan
bangunan, biaya angkutan, penyediaan bahan-bahan kantor, peralatan, pengemasan, material penyimpanan)
3. Prinsip pergerakan minimum (sedapat mungkin meminimalkan pemindahan barang; kemudahan mencapainya, jarak, akses transportasi)
4. Pelayanan lokal (utilitas)5. Ketersediaan tenaga kerja 6. Keluwesan beroperasi (mis, kemungkinan perluasan)
Jenis-jenis Gudang
1. Gudang tertutup penuh/setengah tertutup-lingkungan tidak terkendali
2. Gudang tertutup penuh-lingkungan terkendali3. Gudang Tahan Api4. Gudang Bahan Peledak5. Gudang Bahan Bakar6. Daerah Penyimpanan Terbuka
Sarana dan Perlengkapan Gudang
Tujuan:Melakukan penanganan material di gudangsecara efektif dan efisien
Terdiri dari:1. Perlengkapan di dalam gudang2. Perlengkapan di luar gudang
Sarana gudang luar
Bagian bangunan gudang/bersebelahan, untuk mempermudah material handling
Meliputi: daerah parkir, penyimpanan kontainer, dok bongkar muat, jembatan timbang
Tata Letak Gudang
Unsur-unsur utama pekerjaan di gudang Penerimaan material Pemeriksaan material Pemindahan ke tempat penyimpanan Pengambilan kembali material ut dikirim Pengumpulan material ut dikirim Pengiriman Penghitungan stok dan pengesahan Pemeliharaan stok dan penyimpanan
kembali
Sasaran tata letak gudang
Bersih dan teratur Memudahkan penanganan material Memudahkan mencari lokasi barang Keamanan Pemrosesan penerimaan, penyimpanan,
pengiriman yang efektif dan efisien.
Contoh Tata Letak Gudang
Keselamatan dan Keamanan Gudang
Keselamatan GudangMencakup tindakan pencegahan dan pengawasanterhadap:
1) Pergerakan kendaraan2) Peralatan penanganan material3) Tata laksana kerja gudang
Pergerakan kendaraan
Manuver kendaraan besar hanya boleh dilakukan dg bimbingan staf gudang.
Pembatasan jumlah kendaraan yg masuk Tanda-tanda yg jelas Sistem lalu lintas satu arah Batas kecepatan Larangan masuk ke daerah tertentu Jalan akses yg memadai Cermin cembung di pojok-pojok
Peralatan penanganan material
a. Peralatan mekanis yg bergerak Operator yang terlatih Aturan penggunaan peralatan Lorong-lorong gudang dan jalur akses yg memadai Pemeliharaan peralatan yg baik
b. Peralatan tetap Pemeriksaan dan pemeliharaan peralatan Muatan maksimum harus tertera pada peralatan ybs
Praktek pelaksanaan pekerjaan gudang
Prosedur penumpukan yg benar Penggunaan peralatan yg tepat Penggunaan pakaian pelindung, sarung tangan,
masker, sepatu, helm Berhati-hati dalam menggunakan tangga Penggunaan label yg diperlukan, mis: handle with
care, this side up, dsb
Keamanan Gudang
Meliputi pencegahan dan peringatan thd:1) Pencurian (pagar, pengawasan keluar-
masuk, kamera, lampu sorot, ruang penyimpanan khusus, dll)
2) Kebakaran (ventilasi, alat pemadam kebakaran, pergudangan khusus/terpisah ut barang-barang yg mudah terbakar)
AKTIVITAS PERGUDANGAN
• Penerimaan & Penanganan • Penyimpanan • Pengeluaran • Pengendalian / Pengontrolan • Perawatan .
PENERIMAAN MATERIAL
Pemeriksaan materialTujuan: Memastikan apakah material yg diterima sudah sesuai dg
order pembelian/perjanjian pengiriman barang, baik jumlah, jenis, kondisi, maupun harganya
Memastikan apakah jumlah stok yg diterima telah dicatat pada arsip data inventaris/catatan stok
Pemisahan dan pembetulan ketidaksesuaian dalam pencatatan kualitas barang berdasarkan barang yang ada
Aktivitas Penerimaan Material
• Pemeriksaan dokumen (PO, Surat Jalan dll) • Barang yang belum diperiksa disimpan di “TRANSIT
AREA” • Pemeriksaan Mutu (quality Control) • 100 % inspection • Sampling (metode sampling) • Pemeriksaan mutu boleh juga dilakukan di tempat
supplier • Pemeriksaan quantity barang • Penyelesaian Administrasi • Proses Handling yang benar
Pemeriksaan material
Meliputi: Pemeriksaan fisik (Jenis, tipe, kualitas, jumlah,
kondisi barang, kemasan) Pemeriksaan dokumen (kelengkapan dan
kesesuaian dokumen, Uraian barang, jumlah, harga, waktu pengiriman)
INCOMING INSPECTION
• 100 % inspection biasanya dilakukan untuk :• Supplier baru • Material Pokok • Inkonsistensi quality dari supplier • Ada masalah baru yang timbul
Sampling Inspection
Sampling Inspection dilakukan jika :• Ada konsistensi mutu material yang dikirim dari supplier • Tidak ada masalah yang serius dalam pengiriman material
Prosentase sampling ditentukan berdasarkan :• Konsistensi • Sistem dan prosedur internal supplier • Jika tidak ada masalah dari waktu ke waktu, prosentase
sampling dari satu supplier secara kontinyu akan turun
Pencatatan Material
Berita Acara Serah Terima Penyesuaian jumlah penyerahan (suplai)
terhadap kebutuhan total yg tertulis dalam kontrak
Memindahkan keterangan jumlah yg diterima ke dalam sistem penyimpanan stok
PENYIMPANAN MATERIAL
Persyaratan: Stok mudah ditemukan, sederhana dan efisien, aman, stok lama dapat dikeluarkan lebih dahulu bila diperlukan
Penyimpanan material yg efektif membutuhkan kerapihan, disipilin dan cara yg sesuai
Aktivitas Penyimpanan• Penentuan jumlah unit per kelompok • Untuk barang kecil dikelompokkan per bungkus
dengan kuantitas tertentu • Pemberian identitas barang • Penyimpanan di rak secara sistematis • Penyimpanan berdasarkan prinsip FIFO • Pemeriksaan kembali untuk barang yang telah
disimpan dalam masa tertentu. (Re inspection) • Buatkan layout penyimpanan barang (Lay out
Gudang) • Jika jenis barang banyak, dalam daftar inventory
tuliskan lokasi penyimpanan barang
IDENTITAS BARANG
IDENTITAS BARANG BERISI INFORMASI TENTANG :• NAMA BARANG • KODE BARANG • SPESIFIKASI BARANG • UNIT • JUMLAH PENERIMAAN • TANGGAL TERIMA • NAMA SUPPLIER • CAP QC PASS • DLL (SESUAI KEBUTUHAN
Penentuan lokasi penyimpanan
• Penentuan lokasi berdasarkan kategori :• Lokasi Warehouse (jika lebih dari satu gudang)
Lokasi Rak (Lot)Lokasi subrak
Media Penyimpanan• Rak (Bin)• Pemagaan• Daerah penyimpanan terbuka
Proses Penyimpanan
Rencanakan penempatan barang-barang dengan frekuensi keluar masuk tinggi di lokasi yg mudah dijangkau, misalnya bagian tengah rak, lantai dasar.
Gunakan sistem kode lokasi penyimpanan Penandaan daerah penyimpanan untuk barang-barang
berukuran besar dan berat Pelajari kemungkinan mengatur ukuran batch/lot bagi
barang yg dikirim atau sistem pengemasan barang
Keamanan dan Perlindungan
Penyebab kerusakan barang Pengaruh iklim (sinar matahari, udara panas, hujan dan
kelembaban) Serangan kuman-kuman/rayap/binatang Penanganan fisik
Keamanan dan Perlindungan
• Sinar matahari yg kuat mempercepat proses kimia yg dapat merusak bahan organik. Perlu tindakan pengawetan. Material harus disimpan pada gudang tertutup.
• Udara panas dapat mempercepat reaksi kimia, dapat mengkibatkan kebakaran. Perlu sistem sirkulasi yg baik
• Akibat intensitas curah hujan dibutuhkan sistem drainase yg baik ut menghindari banjir. Kelembaban akan menimbulkan jamur, korosi.
PENGELUARAN DAN PENGIRIMAN MATERIAL
Meliputi: Pengumpulan barang yang dibutuhkan dari lokasi gudang Pemindahan barang ke tempat pengemasan Pengecekan fisik, tipe, jumlah dan kondisi Perlindungan dan pengemasan Pemuatan barang untuk diangkut ke tempat tujuan
Aturan Main Pengeluaran Barang
• Otorisasi (tanda tangan)Data Pengeluaran lengkap (untuk keperluan apa)Tata cara pengeluaran barang dari lokasi (pabrik)Pemeriksaan barang keluar pabrik (satpam dll)
• Pemeriksaan dokumen permintaan barangTanda tangan sesuai otorisasiData - data lengkap
PENGENDALIAN STOK
Pengendalian Stok, meliputi: Pemeliharaan bukti dokumentasi yang akurat mengenai
penerimaan, penyimpanan dan pengiriman dari suatu pergudangan
Penggunaan informasi yang dapat diambil dari catatan-catatan tersebut
Kartu Catatan Stok Alat pengendalian stok yg paling penting Harus menyediakan informasi yang mutakhir
mengenai kuantitas stok dan lokasi dari semua barang yang disimpan di gudang tersebut
Informasi pada kartu catatan stok, meliputi: Nomor referensi Uraian barang Klasifikasi stok Lokasi/tempat penyimpanan Perincian mengenai jumlah stok
Pemantauan Stok
• Inventory Turnover• Level of service• Tingkat stok kadaluwarsa (dead stock)
Pemeriksaan Stok
Pemeriksaan stok diperlukan untuk: Memeriksa kebenaran catatan stok Menetapkan nilai persediaan Mendeteksi adanya kehilangan Bisa digunakan sebagai bahan penilaian staf
gudang
Masalah yang Sering Terjadi
• Barang rusak dalam penyimpananRusak dalam handlingSalah menyimpan barangGangguan lain Misalnya : Tikus, Rayap, Kecoa dllBanjirSELISIH STOCK (Fisik Vs Administrasi)Stock tidak mencukupi
Ketidaksesuaian antara stok nyata dan catatan
Sumber-sumber ketidaksesuaian, al: Kesalahan pada waktu mencantumkan jumlah
pada kartu stok Kesalahan dalam mengeluarkan material Kehilangan, kerusakan material Salah menempatkan stok Kehilangan dokumen
• http://www.google.co.id/url?sa=t&rct=j&q=manajemen+gudang+powerpoint&source=web&cd=3&cad=rja&ved=0CDIQFjAC&url=http%3A%2F%2Fsupriyadid.blogdetik.com%2Ffiles%2F2011%2F07%2Fmanaj-gudang.ppt&ei=DTG_UI7gB8WNrgfb84HICQ&usg=AFQjCNExOs56i4TgEkpOTmXmhzkUseOlgg