Post on 07-Sep-2019
MANAGEMENTUL
PROIECTELOR
03 … Întocmirea planului proiectului
Abordarea costurilor
Costuri asociate cu activitatea din proiect
timpul celor care lucrează la proiect
bunuri ce trebuie cumpărate sau închiriate
Costuri asociate cu ceea ce trebuie cumpărat pt a obține rezultatele vizate
Ex: la cumpărarea unor osciloscoape, costurile includ cumpărarea aparatului și a uneltelor software
Abordarea costurilor
Contabilitatea costurilor nu este relevantă ptmanagementul proiectului
Pentru a calcula costul, trebuie identificate toate elementele costurilor fixe și variabile
Costurile variabile se modifică proporțional cu modificarea volumului de
activitate
Costurile fixe trebuie plătite indiferent de volumul de activitate
Bugetul necesar unui proiect constă în totalul costurilor tuturor acestor elemente
Abordarea costurilor
Unele costuri sunt cunoscute sau pot fi aflate cu ușurință, ex: costul unui osciloscop
Unele costuri trebuie estimate
se folosesc aceleași principii ca și la Estimarea timpului
de câte ori este posibil se apelează la persoane cu experiență
Se apelează la ipoteze
riscul de a greși bugetul este proporțional cu numărul ipotezelor și determină creșterea rezervei pt situații neprevăzute
Poate fi realizat proiectul ?
Se justifică realizarea lui ?
Poate fi realizat proiectul ? s-ar putea ca planul să prevadă 20 de oameni și să
dispunem doar de 5 s-ar putea ca planul să ceară 200.000 lei și să
dispunem de o finanțare de doar 50.000 lei
Se justifică realizarea proiectului ? este viabil și logic dpdv economic ? satisface condițiile stabilite ? (maximele de timp și
cost) dacă se realizează proiectul, va răspunde motivului
inițial ? s-ar putea ca economia făcută prin reducerea costurilor să
fie mult mai mică decât costul întregului proiect, deci proiectul nu trebuie demarat
Poate fi realizat proiectul ?
Se justifică realizarea lui ?
S-ar putea ca singurul efect al planificării să fie să ne facă să înțelegem că ceva ce ne dorim este imposibil
se poate lucra mai repede dacă se cheltuiesc mai mulți bani ?
poate fi realizat proiectul pt o sumă mai mică dacă se reduce anvergura, se micșorează calitatea sau sunt asumate mai multe riscuri ?
Managementul unui proiect nu transformă imposibilul în posibil
Chiar dacă proiectul poate și trebuie realizat, planul trebuie revăzut și verificat dacă este modul cel mai bun de a atinge obiectivul
prima versiune a unui plan nu este întotdeauna modul cel mai bun de a face ceva
Întocmirea practică a planului
I se poate aloca până la 30% din timpul total al proiectului
Trebuie găsit echilibrul între planificarea la infinit și planificarea prea rapidă
Planificarea este o activitate valoroasă
Cu cât planul este mai bun, cu atât proiectul va fi mai ușor și mai fiabil
Planul este un instrument în realizarea proiectului, și nu un scop în sine
Brainstorming pt o listă de misiuni
Brainstorming pt o listă de misiuni
se organizează o ședință de brainstorming pt a stabili toate misiunile ce trebuie efectuate pt realizarea proiectului
Scop
apropierea cât mai mult posibil de un set complet de misiuni înșiruite aproximativ în ordinea în care trebuie făcute
pot participa maximum 5-6 persoane
poate fi implicată și o persoană din afara proiectului, dar care a realizat un proiect similar
recomandări
Dezvoltați o viziune de tip end-end
gândire holistică pt întregul proiect, nu concentrare pe
acțiunile efectuate la momentul curent
privirea trebuie îndreptată spre munca deja terminată
și trebuie verificat dacă este suficientă pt a înainta
proiectul spre țelul final și dacă nu s-a omis ceva
simultan trebuie privit cu regularitate înainte și verificat
dacă planul este complet și bugetul suficient
recomandări
Dezvoltați o viziune de tip end-end
Ce a mai rămas de făcut ?
Acestea sunt toate lucruruile ce trebuie făcute ?
A mai rămas destul timp în plan și suficienți bani în buget ?
Este posibil să se fi uitat ceva ?
recomandări
Fiecare misiune trebuie notată pe un fluturaș
recomandări
Fiecare misiune trebuie notată pe un fluturaș
Grupați misiunile comune
Stabiliți ierarhia misiunilor – descompunerea unei misiuni majore în mai multe misiuni minore
Ex: instalarea noului sistem de calculatoare în birouri
1. alegerea calculatoarelor
2. alegerea software-ului
3. instalarea software-ului pe calculatoare
4. montarea calculatoarelor în birouri
Ordonați cât mai logic grupurile de misiuni
recomandări - întrebări
1. Acestea sunt toate misiunile de care am nevoie pt a atingeobiectivul ?
identificați misiunile care lipsesc
introducețile acolo unde sunt necesare
2. Sunt toate misiunile suficient de simple pt a le înțelege și a le putea repartiza unor persoane, pt ca apoi să le gestioneze ?
împărțiți misiunile în fragmente mai mici, până ce se disting toate activitățile
3. Sunt toate misiunile cu adevărat necesare pt a atinge obiectivul, sau unele sunt redundante ?
misiunile redundante trebuie îndepărtate
4. Sunt toate misiunile diferite sau unele sunt identice ?
dacă există două misiuni identice, una din ele trebuie îndepărtată
dacă două misiuni se suprapun, ele trebuie redefinite pt a fi activități distincte și separate
Ex: instruirea personalului de la linia de echipare și instruirea personalului nou se suprapun pt instruirea personalului nou de la linia de echipare
Brainstorming pt o listă de misiuni
Odată lista de misiuni realizată
Misiunile trebuie numerotate în ordine – stânga sus
numărul misiunii
folosit doar pt administrare
Brainstorming pt o listă de misiuni
Odată lista de misiuni realizată Misiunile trebuie numerotate în ordine – stânga sus
numărul misiunii folosit doar pt administrare
Misiunile trebuie numerotate încă odată – drepta sus -ținând cont de ierarhie
numărul WBS – Work Breakdown Structure –structura detaliată organizată pe activități
esențial în managementul unui proiect prima misiune se numerotează cu 1
submisiunile ei sunt notate cu 1.1, 1.2, 1.3 ș.a.m.d. submisiunile unei submisiuni se numerotează 1.1.1, 1.1.2, 1.1.3
ș.a.m.d.
În acest stadiu nu importă cine va lucra efectiv dacă ordinea este corectă
Transformarea listei de misiuni într-un plan-cadru
Transformarea listei de misiuni într-un plan-cadru
Structura Detaliată Organizată pe Activități –WBS
misiunile stabilite anterior + datele care le susțin
oferă cadrul pe care sunt clădite toate celelalte informații ale planului
Transformarea listei de misiuni într-un plan-cadru
Plan-cadru inițial
coloanele conțin informațiile preluate din notițele anterioare
este posibil să apară necesitatea
redenumirii unor misiuni
adăugării mai multor misiuni
Transformarea listei de misiuni într-un plan-cadru
Plan-cadru inițial
după elaborarea lui trebuie puse următoarele întrebări și întreprinse acțiunile necesare
acestea sunt cu adevărat toate misiunile de care avem nevoie pt atingerea obiectivului ?
există ceva ce trebuie făcut la sfârșitul proiectului și nu a fost inclus încă ?
sunt toate misiunile suficient de simple pt a fi ușor de înțeles și pt a le putea gestiona ?
sunt toate misiunile cu adevărat necesare pt a atinge obiectivul sau unele sunt în plus ?