Manage Your Project Portfolio

Leonardo Andreucci – 15/03/2013

O que é um projeto?

• Um projeto é um esforço temporário empreendido para criar um produto, serviço ou resultado exclusivo. Os projetos e as operações diferem, principalmente, no fato de que os projetos são temporários e exclusivos, enquanto as operações são contínuas e repetitivas.

Características de Projetos

• temporários, possuem um início e um fim definidos.

• planejados, executados e controlados.• entregam produtos, serviços ou resultados

exclusivos.• desenvolvidos em etapas e continuam por

incremento com uma elaboração progressiva.• realizados por pessoas.• com recursos limitados.

Definições - Portfolio

• Seus clientes não ligam para seus projetos• Portfolio é um meio e não um fim• Portfolio ajuda a tomar decisões• Não importa quantos projetos você começa

mas sim quantos você termina. E quando.• Interrupções e multitasking são grandes vilões

de produtividade

Por que ter um portfolio?

• Pessoas só podem trabalhar em um projeto por vez• Portfolio deixa claro para a empresa o que está e

principalmente o que NÃO está sendo feito• Permite otimizar trabalho no nível da organização e

não no nível de times ou pessoas– Alocar pessoas para os trabalhos mais importantes– Não alocar para os menos importantes

Primeiros Passos

• Levante todo o trabalho a ser realizado• “Nós devemos realmente fazer este projeto?”• Commit / Kill / Transform decision• Para essa decisão é preciso saber progresso,

valor e obstáculos

Commit

• Não pode ser parcial• Aloca dinheiro e pessoas para este projeto (e só

para ele) até a próxima reunião de portfolio• Se não for possível um commit total, não

comece o projeto• Nunca diga “vamos dar parte do que você

precisa, mas...” – isso não vai entregar o esperado e vai desperdiçar tempo e dinheiro da empresa

Kill

• Todas as atividades devem ser encerradas• Mova as pessoas para outros projetos• Não deixe de matar um projeto por já ter

investido muito dinheiro nele, isso só vai gastar mais dinheiro

• Projetos condenados:– Data de entrega impossível– Sem equipe com conhecimento necessário– Não sabemos o que o cliente quer

Transform

• Precisa de informações diferentes para continuar

• Mudar aparência ou estrutura:– Equipe– Velocidade– Demos– Skills

Tipos de projeto

• Que mantêm as luzes acesas (suportam a organização)

• Que crescem o negócio• Que criam novas oportunidades

Saúde da organização

• Empresas saudáveis têm muitos high-demand projects

• Empresas não-saudáveis– Muitos projetos que não acabam– Muitos projetos parados– Nenhum high-demand

• Possíveis problemas:– Missão pouco específica– Empresa não sabe como finalizar projetos– Empresa não sabe qual seu negócio

Ranking

• De acordo com valor de negócio• Em grupo multifuncional• Como cada projeto melhora a empresa?• Alocar time completo para os projetos em

ordem de prioridade• Quando não tiver mais times, pare• Publique o portfolio

Estratégias de ranking

• Pontos• Risco• Contexto• Quem precisa desse projeto? (Desperdício)• Comparação simples• Eliminatória (simples ou dupla)• Não use ROI (vendas futuras desconhecidas)

Preparação para o ranking

• Cada pessoa deve trazer sua ideia de ranking dos projetos

• Cada pessoa deve definir o princípio que a levou a este rankeamento

Agenda reunião de portfolio

• Avaliar cada projeto (demo, velocidade, devemos realmente realizá-lo?)

• Rankear• Comprometer-se• Publicar ranking• Definir data da próxima reunião

NUNCA DIGA TALVEZ!

Possíveis problemas

• Zero sum game• Esconder progresso• Não ter meta compartilhada• Incentivos por área• Não ter autoridade para tomar decisões• Discutir baseado em posição, não em

princípios• Separação geográfica

Quando revisar o portfolio

• Projetos terminam algo que se pode ver• Tem-se informação para uma próxima versão

de um produto• É hora de alocar budget e pessoas

Portfolio Evaluation Meeting

• Não é pra resolver problemas dos projetos• Serve para facilitar a decisão sobre o futuro

do projeto• Inputs: – Demo– Velocidade– Obstáculos

Portfolio Evaluation Meeting - Perguntas

• O projeto ainda se enquadra em nossa estratégia?• O que foi completado desde a ultima reunião?

(Features testadas e funcionando) • Em que parte do backlog o projeto está? (O que

falta?) • Há obstáculos?

Participantes devem trazer estes itens para a reunião!

Portfolio Evaluation Meeting

• Sem dados: Stop the project!• Não aceite traffic light reports

Portfolio Evaluation Meeting

• Parte 1: Para cada projeto: – Analisar dados– Decisão: Commit/kill/transform

• Parte 2: Rankear projetos

O que medir nos projetos?

• Velocidade do time de entregar itens testados e funcionando

• Quantidade de trabalho em andamento (WIP)• Obstáculos• Product Backlog Burndown (em que parte do

projeto o time está?)• Custo

O que medir - velocidade

O que medir - velocidade

O que medir - WIP

O que medir - obstáculos

Prioridade Obstáculo Data solicitação Dias desde a solicitação

1 Cadeira para Jim Feb 1 15

2 Tester full time Jan 1 44

3 Área para reunião diária com quadro branco

Jan 7 38

O que medir - Burndown

O que não medir

• Nem pense em medir produtividade individual!