Post on 19-Nov-2021
Intergemeentelijke archivaris
Land van Dendermonde
Jaaractieplan 2018
2
Inhoudstabel
Inleiding ....................................................................................................................................................................................................... 3
1. Intergemeentelijke archivaris in cijfers ...................................................................................................................................... 3
2. Aandachtspunten ................................................................................................................................................................................. 5
3. Inhoudelijke werking ......................................................................................................................................................................... 7
3.1. Projecten per gemeente……………………………………………………………………………………………….………………………………7
3.2. Overkoepelende projecten………………………………………………………………………………………………………………………...12
3.3. Communicatie……………………………………………………………………………………………………………………………………………13
3.4. Expertise……………………………………………………………………………………………………………………………………………………14
Intergemeentelijke archivaris – Jaaractieplan 2018
3
Inleiding
Eind december 2017 verliep het contract met de intergemeentelijke archivaris. Na overleg met de gemeentesecretarissen en terugkoppeling
naar de besturen, beslisten zij om de samenwerking verder te zetten, meer bepaald tot eind 2020. Deze periode van 3 jaar stelt de archivaris in
staat om op langere termijn en over de jaren heen projecten rond archief- en informatiebeheer uit te werken. Dit gebeurt op vraag van de
gemeenten en afgaand op de noden, zowel op maat van de gemeenten als overkoepelend.
In 2018 zal er in de gemeenten zelf, naast de gemeenteraadsverkiezingen, aandacht gaan naar de integratie met het OCMW. Aangezien deze
instantie een eigen archief(werking) met zich meebrengt, zal de archivaris deze integratie in het achterhoofd houden doorheen 2018.
Daarnaast is er ook blijvende aandacht voor de vrijwilligerswerking die in de gemeenten op volle toeren draait. Net zoals in 2017 wil de
intergemeentelijke archivaris hen samenbrengen tijdens een uitstap in de regio.
1. Intergemeentelijke archivaris in cijfers
De intergemeentelijke archivaris is een personeelslid van de Erfgoedcel Land van Dendermonde. Zij wordt echter niet betaald met middelen uit het cultureel-
erfgoedconvenant. Sinds april 2015 zijn het de gemeenten waar de archivaris is tewerkgesteld die de loon- en werkingskosten betalen. Deze werkingskosten
omvatten de kosten voor telefonie, vormingen, verplaatsingen buiten woon-werkverkeer en de eventuele aankoop van klein werkmateriaal (bijvoorbeeld
handschoenen).
De gemeenten die tot het werkingsgebied van de intergemeentelijke archivaris behoren, zijn Buggenhout, Hamme, Laarne, Lebbeke, Wichelen en Zele. In 2018
betalen de gemeenten 0,63 euro per inwoner.
4
Op een totaal van 103.638 inwoners betekent dit een inbreng van 65.425 euro.
De intergemeentelijke archivaris werkt vanaf september 2017 t.e.m. juni 2018 deeltijds (opname 0,2 VTE ouderschapsverlof).
Gemeente Aantal inwoners op 1/1/2017 Bedrag voor werking in 2018
Buggenhout 14.494 9150 €
Hamme 25.279 15.950 €
Laarne 12.454 7900 €
Lebbeke 19.033 12000 €
Wichelen 11.560 7300 €
Zele 20.818 13.125 €
Totaal aantal inwoners/bedrag 103.638 65.425 €
5
2. Aandachtspunten
Met het oog op het duurzaam bewaren en toegankelijk maken van digitale stukken en dossiers, zal de archivaris de komende jaren inzetten op het
digitale archiefbeheer. In 2017 legde zij daartoe reeds de nodige contacten met de ICT-diensten en werden de diensten bevraagd middels een korte
vragenlijst. Ook de informatieveiligheidsconsulenten zijn betrokken als het aankomt op informatiebeheer, privacy en openbaarheid van bestuur.
Na de opmaak van een plan van aanpak met daarin de nodige richtlijnen en afspraken, gaat de archivaris aan de slag met de mappenstructuren.
Middels een digitale ‘trashday’ worden deze geschoond waarna de structuur zelf onder handen wordt genomen. Dit gebeurt in nauw overleg met de
gemeentelijke diensten.
Tijdens workshops en vormingen zal de archivaris hen meer vertrouwd maken met het beheer van het digitale archief.
DIGITA A L
A R C H I E F
Sinds de opstart van de vrijwilligerswerking, zijn er eind 2017 in 5 gemeenten in totaal 14 vrijwilligers aan de slag. Deze werking vraagt een
constante opvolging, zowel van de vrijwilligers als van de projecten waarvoor zij zich inzetten. De vrijwilligers werken onder meer aan het
schonen, herverpakken en oplijsten van dossiers, het scannen van vergunningen, enzovoort.
In het voorjaar brengt de intergemeentelijke archivaris de vrijwilligers uit de 6 gemeenten opnieuw samen tijdens een informeel
ontmoetingsmoment gekoppeld aan een erfgoeduitstap in de regio.
VRIJ W I LL IGERS
6
Onder depotbeheer verstaat men het ‘Geheel van normen, plannen, procedures en activiteiten gericht op de handhaving van de bouwkundige en
inrichtingstechnische kwaliteit van een archiefdepot en van de materiële staat van de documenten en hun verpakking, welke daarin berusten.’
Er dient in de gemeenten blijvende aandacht uit te gaan naar de inrichting en het onderhoud, alsook de toegang tot de archiefdepots. Het bestaande
archiefreglement kan hiertoe zeker bijdragen. Diensten dienen tevens te weten op welke manier interne overdrachten naar de depots moeten
gebeuren (oplijsten, correct verpakken) en hoe men deze toegankelijk houdt. Het verspreiden van duidelijke richtlijnen en procedures en toezien
op het gebruik ervan blijft een belangrijk aandachtspunt zodat dit structureel verankerd geraakt in de werking van de diensten. Dit kan eveneens
gebeuren in de vorm van workshops.
De archivaris zelf gaat, na overleg met de diensten, voortdurend aan de slag met de selectielijsten. Hierdoor blijven de depots beheersbaar in
omvang en is er steeds plaats voor nieuwe overdrachten.
DEPOTBEHEER
7
3. Inhoudelijke werking
3.1. Projecten per gemeente
Buggenhout Actie Partner Timing
Lopende projecten
- Plaatsingslijst onderhouden (aanvullen met interne
overdrachten en verplaatsingen van archiefblokken +
vernietigde dozen uit de lijst halen)
- Vrijwilligerswerking: ondersteuning vrijwilligers
- Permanent te bewaren archief duurzaam herverpakken
Gemeentelijke diensten +
vrijwilligers
Erfgoedcel Land van
Dendermonde
Vrijwilligers
Werkjaar
Werkjaar
Werkjaar
Nieuwe projecten - Selectie voorbereiden en uitvoeren
- Workshop omtrent het depotbeheer (interne
overdrachten, selectie,…)
Gemeentelijke diensten
Gemeentesecretaris
Informatieveiligheidsconsulent
Werkjaar
8
Hamme Actie Partner Timing
Lopende projecten - Academie: archief verder schonen, verpakken en
oplijsten
- Jeugddienst: verhuisd archief naar JC Den Appel onder
handen nemen (herverpakken, oplijsten)
- Voorbereiding archief van diverse diensten in het kader
van de bouw van het AC en eventuele
verhuisbewegingen (diensten Gemeentewerken en
Welzijn): selecteren, herverpakken en oplijsten
- Vrijwilligerswerking: ondersteuning vrijwilligers
Academie
Jeugddienst
Gemeentelijke diensten
Erfgoedcel Land van
Dendermonde
Deadline: einde juni
Eerste helft 2018
Werkjaar
Werkjaar
Nieuwe projecten - Digitaal archief: opmaak van een plan van aanpak
- Archief deelgemeente Moerzeke: voorbereidingen
treffen voor de verhuis + nieuwe bewaarplaats zoeken
ICT
Informatieveiligheidsconsulent
Vrijwilligers
Werkjaar
Deadline: eind juni 2018
9
- Selectie archief Financiële dienst (i.k.v. het
depotbeheer)
- Kerkarchief Moerzeke bestuderen alvorens terug te
brengen naar het Rijksarchief
Gemeentelijke dienst
Heemkring Osschaert
Erfgoedcel Land van
Dendermonde
Laarne Actie Partner Timing
Lopende projecten - Selectie: uitvoering vernietiging archief
- Vrijwilligerswerking: ondersteuning vrijwilligers
Gemeentelijke diensten
Erfgoedcel Land van
Dendermonde
Eerste helft 2018
Werkjaar
Nieuwe projecten - Herinrichting archiefdepot gemeentehuis
- Buitendiensten - Sportdienst: aanpak structuur van het
analoge en digitale archief
- Digitaal archief: opmaak van een plan van aanpak
Gemeentelijke diensten
Sportdienst
ICT-dienst,
Informatieveiligheidsconsulent
Gemeentelijke diensten
Werkjaar
Eerste helft 2018
Werkjaar
10
- Workshop omtrent het depotbeheer (interne
overdrachten, selectie,…)
- Gemeentelijke diensten
Lebbeke Actie Partner Timing
Lopende projecten - Verhuis archief gemeentehuis naar AC: verwerking
(verpakken en oplijsten)
- Vrijwilligerswerking: ondersteuning vrijwilligers
Gemeentelijke diensten
Erfgoedcel Land van
Dendermonde
Werkjaar
Werkjaar
Nieuwe projecten - Digitaal archief: opmaak en uitvoering van een plan van
aanpak
ICT
Informatieveiligheidsconsulent
Werkjaar
Wichelen Actie Partner Timing
Lopende projecten - Milieudienst: opmaak structuur voor analoog en
digitaal archief
- Vrijwilligerswerking: ondersteuning vrijwilligers
Milieudienst
Erfgoedcel Land van
Werkjaar
11
Dendermonde
Nieuwe projecten - Vrije tijd (cultuur-, sport- en jeugddienst): opmaak
structuur voor analoog en digitaal archief
(+ voorbereiding: schonen oud archief)
- Overdrachten naar het archiefdepot op het terrein van
het Sociaal Huis
Vrijetijdsdiensten
Gemeentelijke diensten
Werkjaar
Werkjaar
Zele Actie Partner Timing
Lopende projecten - Vrijwilligerswerking: ondersteuning vrijwilligers
- Digitaal archief: opmaak van plan van aanpak voor de
diensten in het gemeentehuis
Erfgoedcel Land van
Dendermonde
ICT-dienst en informatie-
veiligheidsconsulent
Werkjaar
Werkjaar
Nieuwe projecten - Selectie: uitvoering vernietiging archief
- Workshop omtrent het depotbeheer (interne
overdrachten, selectie,…)
Technische uitvoeringsdienst
Eerste helft 2018
12
- Afdeling Vrije tijd: aanpak digitaal archief voor de
diensten ‘Bibliotheek’ en ‘Evenementen’
- Voorbereiding fijnere selectie archief met het oog op
dringende overdrachten
- Luikje over de archiefwerking uitrollen op intranet
Bib en Dienst Evenementen
Gemeentelijke diensten
Communicatiedienst
Werkjaar
Eerste helft 2018
Eerste helft 2018
3.2. Overkoepelende projecten
Actie Partner Timing
Beheer budget
Ideeën omtrent de besteding van het overdrachtsgeld uitwerken (aankoop van een
museumstofzuiger, uitvoering van vernietigingen van geselecteerd archief, aankoop van
verpakkingsmateriaal, aankoop van archiefbeheerssysteem…)
Erfgoedcel Land van
Dendermonde
Werkjaar
13
Bijeenkomst van de vrijwilligers (Week van de vrijwilliger – 3-11 maart 2018)
Doel
- Kennismaken met elkaar en met de diverse projecten waarrond men werkt
- Uitwisseling van ideeën en feedback
Programma
- Een erfgoedgerelateerde uitstap in de regio + een hapje en drankje
Erfgoedcel Land van
Dendermonde
Februari – maart 2018
3.3. Communicatie
Cf. Sensibiliseren
De intergemeentelijke archivaris tracht diverse doelgroepen op een zo geschikt mogelijke manier aan te spreken en te informeren.
Doelgroep Kanaal Inhoud Timing
Werkingsgebied
Erfgoedcel Land van
Dendermonde
Facebook-pagina Erfgoedcel
Land van Dendermonde
#intergemeentelijkearchivaris
Korte weergave van de archief- en
vrijwilligerswerking binnen het werkingsgebied
van de intergemeentelijke archivaris.
Werkjaar/Wekelijks
14
Werkingsgebied
Erfgoedcel Land van
Dendermonde
Nieuwsbrief Erfgoedcel Land
van Dendermonde
Korte weergave van de archief- en
vrijwilligerswerking binnen het werkingsgebied
van de intergemeentelijke archivaris
Werkjaar/Maandelijks
De gemeentelijke diensten Intranet Verslagen overleg archiefverantwoordelijken,
tips&tricks, richtlijnen en procedures, een
eventuele plaatsingslijst,...
Werkjaar
3.4. Expertise
Cf. Netwerken, Sensibiliseren
Aan de hand van vormingen en collegagroepen vergaart de intergemeentelijke archivaris nieuwe kennis of vaardigheden én bouwt zij een netwerk uit met
collega’s en gemeentepersoneel. Via diverse vormen en momenten van overleg, of op vraag van de gemeentelijke diensten, onderzoekers, vrijwilligers,… tracht
de intergemeentelijke archivaris deze vergaarde kennis op haar beurt te delen.
15
Actie Frequentie/Timing Organisator/Partner
Werkgroep Lokaal Overheidsarchief
Deze werkgroep wil bijdragen tot een grotere deskundigheid en
professionaliteit in het gemeentelijk archiefbeheer en sensibiliseren en
brengt archivarissen bijeen uit Vlaanderen.
2x/jaar
VVBAD
Overleg intergemeentelijke archiefdiensten
Momenteel telt Vlaanderen 6 archiefdiensten met een intergemeentelijke
archiefwerking. Bij 4 van de 6 diensten zijn ook OCMW-besturen
betrokken. Middels overleg ter plaatse bij één van de betrokken besturen,
willen de archiefdiensten zich toespitsen op het uitwisselen van ervaringen
eigen aan deze vorm van samenwerken.
2x/jaar
Afwisselend één van de intergemeentelijke archiefdiensten
Overleg met archiefverantwoordelijken
In 4 van de 6 gemeenten werden per dienst of afdeling een
archiefverantwoordelijke aangesteld, al dan niet met een back-up. Tijdens
dit overleg koppelt de archivaris terug over de lopende archiefwerking en
bevraagt zij de archiefverantwoordelijken.
2x/jaar/gemeente
Intergemeentelijke archivaris
16
Loketfunctie
- De intergemeentelijke archivaris fungeert als aanspreekpunt voor de
gemeenten binnen haar werkingsgebied; zij kunnen steeds bij haar terecht
per mail, telefoon,… bij problemen en met vragen betreffende archiefzorg.
De intergemeentelijke archivaris behandelt deze zelf of brengt hen in
contact met de bevoegde organisatie.
- De registratie van de uitgewisselde expertise gebeurt in een excel-bestand
waarin de archivaris noteert welke vragen er binnenkomen en hoe deze
worden beantwoord.
Werkjaar
Werkjaar
Erfgoedcel Land van Dendermonde
GovPub
Dit project (met FARO in de regierol) buigt zich over seriële
overheidspublicaties: registratie van depothouderschap en het beheer van
de verhuisbewegingen van die collecties. Het gaat in het bijzonder over
parlementaire publicaties, zoals het Belgische Staatsblad, en provinciale
publicaties (bestuursmemorialen).
De intergemeentelijke archivaris is één van de partnerinstellingen.
Werkjaar
Erfgoedcel Land van Dendermonde
FARO