Post on 27-Oct-2021
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La Nueva Normalidad y las Auditorías Remotas
en Procesos de Certificación
Ing. María RivasPonente:
Notificación del Foro de la Calidad
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OBJETIVOS DE ESTE ENCUENTRO
Nueva normalidady la posibilidad de transitar los cambios.
Fondonorma y su mirada sobre como enfrentar estos nuevos cambios.La experiencia de transformarnos.
La transformación y la sensibilización a todas las partes interesadas para comprender los cambios en la gestión de Auditorías a los SG.
¿Factibilidad o viabilidad de una auditoría Remota?. Buenas prácticas para lograr con éxito los objetivos del ente certificador y de las organizaciones certificadas
Los roles y responsabilidades en el proceso de la auditoría de sitios remotos: elementos claves para el logro de los objetivos de la auditoría de certificación.
Resumen y aspectos más importantes de los principales documentos de referencia (IAF, ISO, APG, Directrices Fondonorma)
Experiencias de AuditoríasFondonorma.
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Propósito de la experiencia de Transformación
Informar sobre la metodología y criterios para la realización de auditorías remotas con un enfoque práctico para planificar y realizar de forma exitosa auditorías de
sitios remotos en los sistemas de gestión
Promover el uso de esterecurso para beneficios de lasorganizaciones y sus Sistemasde Gestión.
Compartir la experiencia derealización de AuditoríasRemotas llevadas a cabo porFONDONORMA Venezuela
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NUEVANORMALIDAD Expertos predicen el
modo en que la
pandemia cambiará
nuestra vida este 2020
#Covid19
La COVID-19 para los venezolanos cambio el 16 de marzo de 2020 desde allí, cambiará todo, desde el modo en que nos saludamos hasta los sueños que esperábamos cumplir.
"Es la peor crisis de nuestra vida”, señala Jeffery Cole,
director del Centro Digital del Futuro de la Universidad de
California
“El tipo de cambio que ha ocurrido en unos pocos meses transformará el
modo de hacer cosas durante años”. Esto es lo que sigue, lo que está en
peligro y lo que desafortunadamente podríamos perder para siempre en
esta crisis.
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CAMBIAMOS
2020
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Además, las descargas de aplicaciones de compras se han más que cuadruplicado en un
mes, según una encuesta.
“Es el uso de recursos en internet para cosas que nunca habíamos considerado antes, como comprar zapatos, bistecs y medicamentos, hasta tomar clases de ejercicios, y no va a cambiar”, señala Tim Wu, columnista de opinión del New York Times
o has encargado comidas para preparar en casa o si has encargado la cena con aplicaciones o por delivery tú también contribuyes y YA TE ESTAS TRANSFORMANDO.
Si has usado Zoom, Google metting, go to meeting
YA ESTAS CAMBIANDO
a medida que las compras en internet pasan a ser la norma para millones y una verdadera posibilidad de mantener el distanciamiento físico.
Con esa cautela surge toda una economía “sin contacto” y “a distancia”
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Nueva normalidad para las organizaciones vinculadas a Certificaciones de Sistemas de Gestión.
Mirada de la ISO / IAF y Fondonorma
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Nueva normalidad
Certificaciones de
para lasorganizacionesvinculadas a
Sistemas de
Gestión.
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Actores en el Proceso de Certificación de Sistemas de Gestión para auditorías de 3eras partes
ORGANIZACIÓN(implementa)
** ENTE DE ACREDITACIÓN
(Avala)
ENTE DE CERTIFICACIÓN(audita y certifica)
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Auditoría de 3° Parte "SITIO REMOTO"Existen Documentos obligatorios y directrices emitidos por partes interesadas, específicos para cada tipo de auditoría remota
AUDITORÍAS para el MANTENIMIENTO de la CERTIFICACIÓN
AUDITORÍAS para la RENOVACIÓN de la CERTIFICACIÓN
AUDITORÍAS INICIALES para OPTAR a la CERTIFICACIÓNAuditoría para la
transferencia de una CERTIFICACIÓN
CE-CER-DIR-002
Directrices Para La
Continuidad De
Actividades De
Certificación Frente
A Acontecimientos
Extraordinarios
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NOTAS
Notas de María Rivas
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Partes Interesadas
4. ENTE CERTIFICADOR3. AUDITADOS2. EMPRESAS1. AUDITORES
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Empiezan aparecer expresionescomo estas en los SG
AUDITORÍA
"VIRTUAL"
¿Es una auditoría
aparente, no real, la
cual permitiría obtener
evidencias objetivas
verificables?
REUNIÓN
"VIRTUAL"¿Es un encuentro
aparente, no real, el cual
no permitiría realizar las
entrevistas?
REALIDAD
"VIRTUAL"
¿Efectos de la tecnología
que pueden producir en el
auditor estímulos auditivos
y visuales diferentes que
distorsionen su percepción
de la realidad?
Empiezan a aparecer expresionescomo estas en los Sistemas de Gestión
Sistemas de Gestión
AUDITORÍA "VIRTUAL"
¿Es una auditoría aparente, no
real, la cual permitiría obtener
evidencias objetivas verificables?
REUNIÓN "VIRTUAL"
¿Es un encuentro aparente, no real, el cual no
permitiría realizar las entrevistas?
REALIDAD "VIRTUAL"
COMUNICACIÓN "VIRTUAL"
SITIO "VIRTUAL"
¿Efectos de la tecnología que producen en el
auditor estímulos auditivos y visuales que
distorsionen su percepción de la realidad?
¿Es una información aparente, no real, la cual no permite la
interacción de un mensaje entre dos o más personas?
¿Es una ubicación aparente, no real, a la cual el
auditor nunca podrá acceder?
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Conceptualmente no cambia la Definición dada en la ISO 19011
AUDITORÍAProceso IndependienteEvaluación
Objetiva
SistemáticoProviene del griego systematikos
y significa "Relativo a la
organización de las cosas"
Documentado
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Criteriosauditoría
Evidenciaauditoría
Competencia auditores
Recursos Métodos
Tics Sitio Remoto
Auditados
SE NOS INVITA A DESARROLLAR UN "NUEVO MODELO MENTAL"
Disponible y de fácil acceso
Soporte y apoyoTécnico
TicsCompetencia
auditado
TICs Métodos¿PERMITEN HACERLO?
PROCESO
VERIFICABLE
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Ubicación que está fuera de la vista o
alcance para el Auditor
Es muy sencillo "Se necesitan hacer las auditorías"
CONTINUIDAD DEL NEGOCIO
Poder lograr los OBJETIVOS DE LA auditoría
Hacer un uso racional del recurso TICs
Ahorrar tiempo, esfuerzo y recursos
Facilitar el proceso a las partes interesadas(OA, OC, Organizaciones, Auditores, Auditados)
y GENERAR CONFIANZA
¿PARA QUÉ UN ENFOQUE PRÁCTICO DE LA
AUDITORÍA REMOTA?
Miembro de:
NOTAS
VENTAJAS
- Se pueden realizar de forma sincrónica o asincrónica sin
la presencia del auditor en los sitios que se requieren
evaluar.
- Permite esquemas más flexibles en el manejo y
administración del tiempo.
- El uso de la TICs como tecnología facilita su desarrollo
ASPECTOS A CONSIDERAR- Necesita una mayor y mejor
PLANIFICACIÓN
- Definir bien los OBJETIVOS DE LA
auditoría
- En algunas situaciones será necesaria la
AUDITORÍA PRESENCIAL
BeneficiosAhorro significativo de recursos para la empresa
asociados a la movilización de los auditores e
incluso para algunos auditados cuyos procesos lo
permiten
Riesgos- Inherentes a la SEGURIDAD DE LA INFORMACIÓN
- Retrasos involuntarios por habilidades no desarrolladas
en cuanto al uso de las TICs lo cual puede incidir en la
entrega y verificación evidencias
- Imposibilidad de buena conexión para algunos sitios
remotos
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Posibilidades
Metodologías para realización de Auditorías
APLAZAR
totalmente
la auditoría
(IAF ID3)
AUDITORÍA ON SITE
AUDITORÍA REMOTA
APLAZAR
PARCIALMENTE (IAF ID3)
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Metodologías para realización
de AuditoríasPlanificación y Coordinación de
auditoríasAnálisis por parte de la Gerencia de
Certificación respecto a la
factibilidad de su realización.
Informe y comunicación de decisión al
Cliente y al Equipo Auditor o asignación
de Auditor Líder.
Contacto del Auditor
Líder con el Cliente.
Validación y pruebas de
funcionamiento de los sistemas
de telecomunicaciones o TIC.
Previo a la auditoría para
confirmar la viabilidad.
Realización de auditoría.
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De acuerdo a la normaISO 19011:2018 de “ Directrices para
auditorías de Sistemasde Gestión” e ISO
9001:2015 requisito 9,2 “Auditoría Interna”
Auditorías Remotas – Proceso auditoríasDesarrollado en base a los siguientes criterios
De acuerdo a procedimientos internos del organismo y
experiencia en realización de auditorías remotas por parte
de su equipo auditor Procedimiento auditorías
Remotas. Sistemas de Gestión CE-CSG-PRO-010 Rev 0.0
2020
MD 04:2018: “Uso de tecnología de la comunicación para realización
de auditorías”IAF ID 03:2011: “ Gestión de
auditorías en contexto de eventos o circunstancias Extraordinarias”.
De acuerdo a los siguientes comunicados mandatorios e
informativo:
Miembro de:
Sugerencias Técnicas
ACCESO A INTERNETExperto Técnico de soporte para
lograr la Conexión a internet mediante cable LAN, Evite W-
LAN, debido a la estabilidad de la conexión a Internet (si es posible)
SOFTWAREZOOM / GO TO MEETING/ CISCO
WEBEX/ GOOGLE MEET (Preferentemente), Skype
Empresarial o Cualquier otra herramienta para salas
virtuales.
HARDWARECámara Externa (min
2 megapíxeles) , Auriculares o sistema
de conferencia
IMPORTANTESesión de Prueba con el
cliente (Asegurar requerimientos
técnicos), Se comparte con los colaboradores.
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Rol y Competencias del auditor y del Auditado en auditorías Remotas
Los auditores de auditorías remotasdeberían cumplir los lineamientos delCapítulo 4 de la Norma ISO 19011:2018,resumidas en la figura a continuación:
Competencias en la
disciplina y sector
específicos
Procesos y métodos
de Auditoría
Normas de Sistemas
de Gestión y otras
referencias
Procesos y métodos
de Auditoría
Competencias
de liderazgo
Principios de
Auditoría
facilitar la comunicación remota, la recopilación
centralizada de pruebas y la coordinación dentro del
equipo de auditoría.
Manejar conferencias web, teletrabajo, gestionar sistemas de
gestión de documentos electrónicos. Usar herramientas de colaboración y comunicación que se ejecutan de forma remota en
sistemas en la nube y accesos a través de internet .
El equipo auditor debe
tener competencias
comprobadas en el
manejo de TICs
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Plan de la auditoría Remota
Plan de Auditoría Objetivos y Criterios Plan y Agenda Disponibilidad auditado Fuentes de Evidencia
Equipos y herramientas tecnológicas disponibles
Entrenamiento usuario
Decisión método de Auditoría
Plan de Auditoría Checklist
CorridaChecklist y Notas
Revisión del Checklist notas y hallazgos
Fortalezas Debilidades No Conformidades
Hallazgos y reportes de
auditoría
Desarrollo para acción y
seguimiento
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Ejecución de la auditoría Remota
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Las mejoras en la tecnología han permitido nuevas formas de auditar de forma remota, y utilizan
algunas herramientas que deben considerarse como necesidades para procedimientos exitosos de
auditoría remota. LAS más utilizadas son:
Videoconferencia/Tele conferencia
Portales web Documentos de trabajoelectrónicos
Acceso a las Nube/Base de Datos
en la Red
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Experiencia de auditoría a la Fecha
13Productos
alimenticios, bebidas y tabaco 1Cuero y productos
del cuero 2 Pulpa, papel y productos de papel
7 Químicos, productos químicos y fibras
8 Caucho y productos plásticos
1 Hormigón, cemento, cal y yeso
7 Metales básicos y fabricación de productos metálicos9 Equipos electrónico
y óptico
3 Construcción
3Comercio,reparación de vehículos a motor,motocicletasy artículos personales y de uso doméstico8 Transporte,
almacenamiento y comunicaciones
1 Intermediación financiera, actividad inmobiliaria y alquiler de máquina.
5 Servicios de Ingeniería
2 Otros servicios1 Educación 3 Salud y asistencia social 1 Otros servicios
sociales
62 AUDITORÍAS 7 de ISO 14001
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Miembro de:
Sí, hemos tenido un año
complicado…
Miembro de:
Pero NO es momento
de deternos
Miembro de:
Es momento de buscar
herramientas que nos permitan
fluir con los cambios
Miembro de:
Es momento de…
RESISTIR
INSISTIR
Y PERSISTIR
Miembro de:
Por las
organizaciones…
Miembro de:
Por nuestra
gente
Miembro de:
Por VENEZUELA
¡GRACIAS
!