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Ángel Tejedor Velasco
LA GESTION DE LOS INMUEBLES Y SERVICIOS DE SOPORTE - FACILITY
MANAGEMENT (F.M.)
4 de Marzo de 2013FORUM F.M. ASOCIADOS, S.L.
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1. Definición y Objetivos del F.M.
2. Modelo de Gestión del F.M.
3. Ámbito de la Gestión del F.M.
INDICE
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Definición Estándar Europeo de FM
CEN 15221-1 Terminología y Definiciones en FM
“ La integración de procesos en una organización para mantener y desarrollar los servicios acordados que dan soporte y mejoran la eficacia de las actividades principales de dicha organización”
- El desarrollo de los distintos conceptos de FM depende de:
- Desarrollo económico de cada país- Cultura de cada país- Idiosincrasias propias (geografía, influencia extranjera, historia)
1. DEFINICIÓN Y OBJETIVOS DEL F.M.
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• Primera Conclusión:
““No existe un único concepto FM en el mundo”
“Pero si hay aspectos comunes y tendencias generales”
1. DEFINICIÓN Y OBJETIVOS DEL F.M.
F.M. = Gestión de los Activos o Recursos Materiales y de los Servicios de Soporte (Infraestructura) necesarios para el desarrollo de las actividades de una Empresa u Organización.
Profesión multidisciplinar que abarca teorías y principios dela Arquitectura, Ingeniería, Diseño, Contabilidad, Finanzas, Gestión y Ciencias del Comportamiento (BOMI)
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La norma CEN 15.221-1 de TERMINOLOGÍA Y DEFINICIONES DEL F.M.
es la primera Norma de AENOR que sale en España sobre Facility
Management, por medio de la cual se define, desarrolla y regula, por fin,
esta actividad.
Con el fin de manejar un lenguaje común, esta norma trata de describir
funciones básicas de la gestión de inmuebles y definir los términos
relevantes que son necesarios.
1. DEFINICIÓN Y OBJETIVOS DEL F.M.
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LAS FUNCIONES BASICAS DEL FM SON:
1. Distribución y Acondicionamiento de los Espacios donde las Empresas realizan sus actividades.
2. Mantenimiento y Operación de los Edificios, Sistemas e Instalaciones propias de la actividad.
3. Provisión y Gestión de los Servicios de Soporte a las Actividades y a las Personas.
4. Seguridad de las Personas y de los Bienes y la ProtecciónMedioambiental.
1. DEFINICIÓN Y OBJETIVOS DEL F.M.
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El F.M. es la disciplina que se ocupa de dotar a las personas de las infraestructuras y los servicios necesarios para que las Organizaciones consigan sus objetivos empresariales.
El F.M. son modelos organizativos, herramientas y técnicas de gestión cuyo objetivo es la optimización de la relación entre las infraestructuras, las personas y las actividadesprincipales que realizan las compañías
1. DEFINICIÓN Y OBJETIVOS DEL F.M.
El concepto Facility Management engloba todos los costes relativosal espacio : seguridad, alquiler, mantenimiento, limpieza, vending,catering,….
Supone el segundo centro de coste, después de los RecursosHumanos.
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La gestión del F.M. cubre e integra un amplísimo campo de procesos, servicios, actividades y medios.
Cada Organización decide de manera individual la diferencia entre actividades principales y servicios de apoyo.
El campo relacionado con la Gestión del F.M. puede resumirse bajo dos títulos principales:
- Espacio e Infraestructuras- Personas y Organización
1. DEFINICIÓN Y OBJETIVOS DEL F.M.
Para gestionar el F.M. de una Organización–Empresa, el Facility Manager debe:> Conocer y entender la estructura de la empresa. > Comprender el negocio y la estrategia de la empresa.> Desarrollar la estrategia del área de Facilities Management.
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Esta Norma tiene como objetivo definir los términos en el Área de Gestión de Inmuebles, con el fin de :
1.- Mejorar la comunicación entre las partes implicadas.
2.- Mejorar la eficacia de las actividades principales, y de los procesos de Gestión de Inmuebles, así como la calidad de su rendimiento.
3.- Desarrollar herramientas y sistemas.
4.- Tener un documento principal en cuanto a la Gestión de Inmuebles se refiere.
No se pueden llevar a cabo iniciativas en cuanto a otras normas, directrices y especificaciones técnicas sin consultar este documento principal.
1. DEFINCIÓN Y OBJETIVOS DEL F.M.
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OBJETIVOS F. M.
OBJETIVOS CORPORACIÓN
Creación de ValorCreación de Valor
Compartir Conocimiento
Compartir Conocimiento
Desarrollo de RR.HH.Desarrollo de RR.HH.
CrecimientoCrecimiento
Desarrollo Nuevos Negocios
Desarrollo Nuevos Negocios
Eficiencia en Costes e Inversiones
Eficiencia en Costes e Inversiones
Eficiencia OrganizativaEficiencia
Organizativa
Eficacia en la Gestión Cambio
Eficacia en la Gestión Cambio
Mejorar Servicio al Cliente
Mejorar Servicio al Cliente
Maximizar la Calidad de los Servicios
Maximizar la Calidad de los Servicios
Aprovechar el ConocimientoAprovechar el Conocimiento
Desarrollar el Mercado Interno de
los Servicios
Desarrollar el Mercado Interno de
los Servicios
Optimizar los CostesOptimizar los Costes
Mantener el valor del Activo
Mantener el valor del Activo
ALINEACIÓN ESTRATEGICA DE LOS OBJETIVOS DEL F.M.:
Conocer y anticiparse a lasnecesidades de los Clientespara poder satisfacerlos.
Gestionar el Activo para mante-ner,como mínimo, su valor inicial y sus prestaciones.
Los Servicios deben perseguir la consecución de la etiqueta deexcelencia
Partiendo del establecimiento de los componentes de coste, darservicio y aplicar criterios demejora continua
Buscar nuevos servicios y evolucionar los existentes, capa-citando a la dirección paraasumirlos y proveerlos.El conocimiento es un activo que se incorpora a la gestión yque contribuye al desarrollode las personas.
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“Un modelo de Gestión de Inmuebles será aquel que se base en una estructura que describa los procesos de Gestiónde Inmuebles que prestan apoyo a las actividades principales de una Organización.
Un modelo deberá abordar la relación entre la demanday el suministro de servicios, y presentará los diferentesniveles de una posible interacción en la Gestión de Inmuebles”.
2. MODELO DE GESTIÓN DE INMUEBLES
Definición de un Modelo de Gestión de Inmuebles según la Norma “EN 15221-1”:
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12
ASPECTOS GENERALES:
ESTRATEGICO
TACTICO
OPERATIVO
OR
GA
NIZ
AC
ION
PRO
VEED
OR
DEM
AN
DA
SLA
SES
PEC
IFIC
OS
SUM
INIS
TRO
ENTR
EGA
DE
KPI
S
ClienteContratante
ClienteOrdenante
UsuarioFinal
Interno
y/o
Externo
PROCESOS PRINCIPALES PROCESOS DE APOYO
ACTIVIDADES PRINCIPALES SERVICIOS AL INMUEBLE
ACUERDO DE GESTION DE INMUEBLES
2. MODELO DE GESTIÓN DE INMUEBLES
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Los pilares en los que se debe basar un Modelo de Gestión son:
- Profesionalización / Formación
- Eficiencia / Competitividad
- Mejora Continua
- Innovación
- Acuerdos de Nivel de Servicios e Indicadores
- Sostenibilidad
2. MODELO DE GESTIÓN DE INMUEBLES
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Según estudios internacionales realizadosel incremento de productividadpuede llegar al 20 %.
El Facility Manager ha de “facilitar” los medios necesarios paraque el espacio se optimice de acuerdo con las necesidadesfuncionales de la Empresa (productividad) y para que sea unespacio agradable para trabajar (retención)
PoliticaF.M.
Productividad +
++ 20%
2. MODELO DE GESTIÓN DE INMUEBLES
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CONCLUSION: Un modelo de Gestión de inmuebles efectivo será aquel que permita a los profesionales desarrollar y mejorar el futuro de la Gestión de Inmuebles.
Impulsando la integración de los diferentes procesos de servicios
Creando una fluida articulación entre los niveles estratégicos, tácticos y operativos
Asegurando una comunicación consistente (ascendente y descendente)
Desarrollando la relación y asociación entre clientes ,usuarios y proveedores de servicios
Apoyando la conexión entre hechos históricos, trabajos actuales y necesidades futuras.
2. MODELO DE GESTIÓN DE INMUEBLES
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ACTIVIDADES QUE SE DESARROLLAN EN EL MERCADO RELATIVAS AL F.M.
ACTIVOSINMOBILIARIOS ESPACIOS SISTEMAS SERVICIOS SEGURIDAD
ConsultoríaPlanes InversiónY DesinversiónRentabilización
ConsultoríaPlanificación
Desarrollo de Modelos de GestiónProyectos Explotación
Implantación
Proyecto Esp.InteriorismoConstrucción
Agencia Inmob.ProyectosConstrucción
Gestión PropiedadesGest. Patrimonial
Servicios Integrados (Multiservicios)Servicios Individualizados
Gestión de la Operación o Explotación
Consultoría ExplotaciónPlanes Explotación Operación
PROCESOS
OPERATIVOS
PROCESOS
TÁCTICOS
PROCESOSESTRATEGICOS
3. ÁMBITO DE LA GESTIÓN DEL F.M.
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CO
NTR
OLA
ROPTIM
IZARPLANIFICAR
OR
GA
NIZA
R
EJECUTARCOORDINAR
OBJETIVO:SOPORTE
ACTIVIDADESDE NEGOCIO
ESPA
CIOS
SEGURIDAD
SISTEMAS
SERVICIO
S
1º
2º
3º
6º
5º
4º
3. ÁMBITO DE LA GESTIÓN DEL F.M.
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USO o EXPLOTACIÓN
USO o EXPLOTACIÓNINVERSIÓNINVERSIÓN DESINVERSIÓNDESINVERSIÓN
ADQUISICIÓNALQUILER
CONSTRUCCIÓN
REVALORIZACIÓN
GESTIÓN DE:ESPACIOSSISTEMASSERVICIOSSEGURIDAD
VENTA DESALQUILER
DECONSTRUCCIÓN DEMOLICIÓN
GESTIÓN PATRIMONIALGESTIÓN PATRIMONIAL
GESTIÓN EXPLOTACIÓNGESTIÓN EXPLOTACIÓN
3. ÁMBITO DE LA GESTION DEL F.M.
18FORUM F.M. ASOCIADOS, S.L.
Modelo de los Costes del Activo Inmobiliario
Tiempo10
100
2-5Años
Planificación y Construcción
50Años
Costes (%)
Utilización hasta demolición
3. ÁMBITO DE LA GESTIÓN DEL F.M.
FORUM F.M. ASOCIADOS, S.L.19
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PROGRAMASMEJORA CONTINUA
PROGRAMASMEJORA CONTINUA
AUDITORIASCALIDAD
AUDITORIASCALIDAD
CONTROLCOSTES
CONTROLCOSTES ++ESTO EXIGE AL F.M.ESTO EXIGE AL F.M.
REQUERIMIENTOSUSUARIOS
REQUERIMIENTOSUSUARIOS
CALIDAD CANTIDAD FRECUENCIA TIEMPO RESPUESTA
SERVICIOS FACILITADOSSERVICIOS
FACILITADOS
COSTE TIEMPO DEL PROCESO
F.M.
OBJETIVOSEMPRESA
OBJETIVOSEMPRESA
SATISFACCION PRODUCTIVIDAD COSTES
3. ÁMBITO DE LA GESTIÓN DEL F.M.
El Catálogo Global de Servicios del F.M. lo podemos agrupar en los siguientes tipos :
Servicios de consultoría
Servicios Mantenimiento Valor del Activo.
Servicios de Soporte a las Personas
Servicios Soporte al Negocio.
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3. ÁMBITO DE LA GESTIÓN DEL F.M.
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Servicios de Consultoría:• Estudio de mercado, estudio de alternativas, necesidades, diseño, …• Project Manager• Commissioning del inmueble• Consultoría para definir el mapa de servicios• Definición de especificaciones, alcance y niveles de servicio• Preselección de proveedores de servicio• Licitación, alineamiento técnico y renegociación económica de las
ofertas recibidas• Contratación de los servicios• Confección de especificaciones técnicas a cumplir por los futuros
comerciantes al implantar su actividad en el centro• Comercialización de los espacios• Commissioning de las implantaciones comerciales de los inquilinos• Property Management• Gestión y supervisión de los servicios
3. ÁMBITO DE LA GESTIÓN DEL F.M.
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2323
Servicios de Consultoría (Cont.):• Gestión de ciclos de vida de los activos• Gestión de inventario de activos• Coordinación de actividades entre los proveedores de servicio• Gestión de Seguridad y Salud (coordinación de actividades
empresariales)• Gestión medio ambiental y sostenibilidad• Plan de emergencia• Gestión de brigadas de emergencia• Gestión económico financiera• Benchmarking• Dirección de seguridad• Centro de atención de los usuarios• Asesoramiento jurídico• Planes de comunicación
3. ÁMBITO DE LA GESTIÓN DEL F.M.
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• Operación de las instalaciones• Mantenimiento Técnico Legal• Mantenimiento Predictivo y Preventivo• Mantenimiento Correctivo• Mantenimiento Modificativo Climatización Ventilación Extracción Instalaciones eléctricas
BT Instalaciones eléctricas
AT Instalaciones eléctricas
de continuidad (UPS y grupos electrógenos)
Pararrayos y sistemas de puesta a tierra
Instalaciones de gas Sistemas de gestión de
instalaciones (BMS) Transporte vertical Escaleras mecánicas
Plataformas de muelles de carga y descarga
Góndolas Barreras de acceso vehículos Puertas automáticas Sistemas control de accesos
parking Sistema detección CO Sistemas de Detección PCI Sistemas de Extinción PCI Prevención Legionella Calidad de aire interior Potabilidad de agua Megafonía CCTV Instalaciones de control de
accesos y antintrusión
Cableado estructurado Electrónica de red CPD Telefonía Equipos Audio Visuales Paramentos verticales Paramentos horizontales Estructura Cubiertas Pintura Carpintería interior y exterior Inspección técnica de edificios Mobiliario Saneamiento Instalaciones de fontanería Producción de ACS Fuentes ornamentales Fuentes de agua potable
Servicios de Mantenimiento del Valor del Activo:
3. ÁMBITO DE LA GESTIÓN DEL F.M.
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• Gestión Energética
• Limpieza
• DDD
• Gestión de residuos
• Jardinería
• Servicio de seguridad física
• Seguridad electrónica
Servicios de Mantenimiento del Valor del Activo (Cont.) :
3. ÁMBITO DE LA GESTIÓN DEL F.M.
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Servicios de soporte a las personas:
• Servicios de lavandería• Transporte personal• Flota de vehículos• Parking para empleados• Parking clientes• Lavado de coches• Servicio de mecánica
rápida• Vestuarios y duchas• Servicio Medico
Centro de información al usuario
Catering y Vending Cajeros automáticos Consigna Azafatas Centro de objetos
perdidos Servicio de guardería Help Desk
3. ÁMBITO DE LA GESTIÓN DEL F.M.
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Servicios de soporte al negocio:
• Centralita telefónica• Transporte de mercancías• Servicios de logística interna y
externa• Correspondencia y Mensajería• Administrativas “Back Office“• Tratamiento y destrucción de
documentación confidencial
• Servicios de reprografía• Archivo• Almacén• Promociones• Material de oficina• Gestión de tarjeta de crédito• Redes informáticas• Aplicaciones informáticas• Conserjería
3. ÁMBITO DE LA GESTIÓN DEL F.M.
FORUM F.M. ASOCIADOS, S.L. 2727