Post on 02-Feb-2016
description
Kelanjutan dari proses perencanaan pesan bisnis yaitu menulis pesan dan menyelesaikan pesan. Menulis pesan berkaitan dengan upaya
untuk mengorganisir pesan dan memformulasikan pesan.
Menyelesaikan pesan meliputi kegiatan menyunting, memproduksi dan mencetak pesan.
CONTOHKepada Yth:Bapak/Ibu DosenFIA UB
Dengan hormat,Sehubungan dengan upaya untuk membangun Data Base Dosen terkait pemetaan kompetensi dan minat dari seluruh dosen FIA Jurusan Administrasi Bisnis, maka Jurusan Administrasi Bisnis mengirimkan kepada Bapak/Ibu formulir Peta Kompetensi (terlampir) untuk diisi dan diserahkan kepada Staf Jurusan Administrasi Bisnis paling lambat hari Jum`at, 21 Pebruari 2014.Demikian surat pemberitahuan kami, atas perhatian disampaikan terima kasih.
Pengorganisasian PesanPengorganisasian pesan erat kaitannya dengan
penyusunan kata, kalimat, dan paragraf.Pesan diorganisasikan dengan baik, bila kata,
kalimat, dan paragraf yang digunakan adalah sederhana, mudah dimengerti, dan dapat dilaksanakan.
Sebaliknya bila pesan tidak diorganisir dengan baik maka pesan tidak dapat mencapai sasaran dan respon audien tidak seperti yang diharapkan
Pesan-pesan yang Tidak Terorganisi dengan Baik
Menurut Purwanto (2006:81) , Bovee & Thill (2007:144). Dewi (2007:65) ada beberapa hal yang dapat menyebabkan pesan-pesan tidak terorganisasi dengan baik. 1. Bagian awal terlalu panjang (bertele-tele), sehingga
akan mempersulit penerima dalam memahami maksud pesan
2. Memasukan informasi yang tidak relevan, sehingga mengkaburkan pesan pokok dan membuang waktu untuk membacanya.
3. Menyajikan ide-ide secara tidak logis, sehingga subtansi pesan sulit dipahami.
4. Informasi penting sering terlupakan, karena perhatian terpusat pada penyadian ide pendukung dan pelengkap
CONTOHKepada Yth:Bapak/Ibu DosenFIA UB
Dengan hormat,Sehubungan dengan upaya untuk membangun Data Base Dosen terkait pemetaan kompetensi dan minat dari seluruh dsen FIA Jurusan Administrasi Bisnis, maka Jurusan Administrasi Bisnis mengirimkan kepada Bapak/Ibu formulir Peta Kompetensi (terlampir) untuk diisi dan diserahkan kepada Staf Jurusan Administrasi Bisnis paling lambat hari Jum`at, 21 Pebruari 2014.Demikian surat pemberitahuan kami, atas perhatian disampikan terima kasih.
Untuk mencapai pengorganisasian yg baik Untuk mencapai pengorganisasian yg baik diperlukan tiga langkah yaitu:diperlukan tiga langkah yaitu:1.1. Menetapkan ide/gagasan pokok.Menetapkan ide/gagasan pokok.
2.2. Mengelompokkan ide/gagasanMengelompokkan ide/gagasan
3.3. Memutuskan pola/pendekatan urutan Memutuskan pola/pendekatan urutan gagasan. (Dewi, 2007:66)gagasan. (Dewi, 2007:66)
Cara pengorganisasian pesan
Menetapkan Ide Pokok
Semua pesan bisnis memiliki tujuan umum dan tujuan khusus.
Subyek yang luas atau topik dari setiap pesan bisnis dipadatkan menjadi satu ide pokok – yaitu pernyataan spesifik mengenai topik pesan.
Menetapkan ide pokok disesuaikan dengan tujuan pesan, seperti nampak pada gambar 4.1 yang berikut.
Tujuan Umum
Tujuan Khusus Topik Ide Pokok
Memberi informasi
Memberitahu cara membuat berkas klaim asuransi
Klaim asuransi
Penyimpanan berkas yang tepat, menghemat waktu dan uang perusahaan
Membujuk Meminta TM me-nyetujui kenaikan anggara litbang
Anggaran litbang
Para pesaing membelanja-kan dana yang lebih banyak untuk litbang daripada perusahaan kita
Kolaborasi Menghimpun ide-ide untuk sistem insentif yang meng-kaitkan gaji dengan laba.
Pembayaran insentif
Mengkaitkan gaji dengan laba, memotivasi karyawan dan mengurangi kompen-sasi di tahun-tahun sulit.
Tabel 4.1. Mendefinisikan Topik dan Ide Pokok
Sumber: Bovee & Thill. (2007:148) Komunikasi Bisnis
Mengelompokkan ideIde pokok umumnya didukung oleh beberapa ide
pendukung.Dalam menyiapkan pesan yang panjang dan kompleks
maka perlu dibuat outline yang berfungsi: Membayangkan hubungan antara bagian yang satu dengan
bagian lainnya. Menuntun penyampaian ide-ide secara lebih sistematis,
efisien dan efektif.Susunan suatu outline digolongkan menjadi:
1. Ide pokok yaitu yang menjadi inti/tema sentral pesan2. Poin pendukung, sebagai ide pendukung dari ide pokok3. Ilustrasi yang berupa bukti-bukti yang berhasil
dikumpulkan.
Memilih Pendekatan Setelah mendefinisan ide, langkah berikutnya adalah
menentukan urutan yang akan digunakan dalam penyajian ide.
Terdapat dua pendekatan yang dapat digunakan yaitu: 1. Pendekatan langsung atau deduktif
Dimana ide pokok ditempatkan di bagian awal diikuti ide-ide pendukung berupa argumentasi atau bukti-bukti.
Pendekatan ini digunakan bila audiens diperkirakan akan bereaksi positip atau menyenangkan saat menerima pesan.
2. Pendekatan tak langsung atau induktif Argumentasi atau bukti-bukti pendukung disajikan
di awal lalu diikuti ide pokok Pendekatan ini digunakan bila audiens diperkirakan
bereaksi negatif atau tidak menyenangkan saat menerima pesan
Pendekatan langsung
Pendekatan tidak langsung
Reaksi penerima
Ingin sekali/terta-rik/senang/netral
Tidak senang Tidak tertarik/ tidak mau
Pembukaan pesan
Memulai dengan ide pokok, permintaan, atau berita baik
Mulai dg pernyataan netral sbg transisi ke alasan untuk berita buruk
Mulai dg pernyata-an atau pertanyaan yg dapat menarik perhatian
Isi pesan Berikan detail-detail yang perlu
Berikan alasan untuk menjelaskan jawaban negatif. Sampaikan berita buruk dan berikan saran positif
Bangkitkan minat penerima . Bangun keinginan untuk mengikuti
Penutupan pesan
Tutup komentar yang menyenangkan
Tutup dengan ramah
Mintalah utk me-lakukan tindakan
Gambar 4.2. Memilih Antara Pendekatan Langsung dan Tidak Langsung.
Berdasarkan kemungkinan reaksi audiens, terdapat empat bentuk organisasi pesan 1.Permintaan Langsung (Direct request)
Yaitu pesan bisnis dalam bentuk surat atau memo yang penyampaian nya langsung pada poin yang dituju.
Tipe ini lebih cocok bila audien diperkirakan tertarik (msl penawaran produk baru) dan sebaiknya menggunakan pendekatan langsung
2.Pesan rutin, good news atau good will Pesan rutin adalah pesan yang disampaikan secara rutin Good news atau good will adalah berita baik (msl penurunan
harga) yang menimbulkan reaksi menyenangkan dari penerima. Cocok menggunakan pendekatan langsung
3.Pesan bad news Yaitu pesan-pesan yang tidak menyenangkan dan
berpotensi menimbulkan kekecewaan (msl penolakan lamaran kerja, penolakan kredit). Sebaiknya pakai pendekatan tidak langsung
4.Pesan persuasif Yaitu pesan yang bertujuan membujuk, karena penerima
diperkirakan tidak tertarik pada pesan tersebut. Cocok pakai pendekatan tidak langsung
MEMFORMULASIKAN PESANMemformulasikan pesan adalah proses
penyusunan naskah bisnis. Dalam penyusunan naskah untuk pertama
kali, yang perlu mendapat perhatian adalah menentukan gaya dan nada.Gaya adalah cara menggunakan kata-kata,
kalimat dan paragrap untuk mencapai nada atau kesan secara keseluruhan.
Gaya dapat diubah-ubah untuk menciptakan nada yang sesuai dengan peristiwa.
Menggunakan Nada Percakapan
Sebagian besar pesan bisnis menggunakan nada percakapan yang hangat tetapi tetap lugas. Hindari penggunaan bahasa yang tidak
familier dan muluk-muluk.Hindari menceramahi dan membualHati-hatilah dengan keakrabanBerhati-hatilah dengan humor. (Bovee & Thill
2007:181).
PEMILIHAN KATA YANG TEPAT Dalam menyampaikan pesan-pesan bisnis
baik secara lisan maupun tertulis perlu memperhatikan hal-hal yang berikut;
a. Gunakan kata yang familier/dikenal, dan lazim digunakan dan sesuai dengan pendidikan dan pengalaman audiens
b. Pilih kata-kata yang singkat dalam menyampaikan pesan bisnis
c. Hindari kata-kata yang bermakna ganda dan multitafsir.
d. Gunakan kata-kata fungsional dan kata-kata isi dengan benar.
Kata Fungsional dan Kata IsiMenggunakan kata-kata fungsional dan kata-
kata isi dengan benar.Kata-kata fungsional mengekspresikan
hubungan dan hanya mempunyai satu arti dalam setiap konteks penggunaannya – melputi kata penghubung, kata depan, kata sandang, dan kata ganti.
Kata-kata isi, adalah kata-kata yang bersifat multi demensi – meliputi kata benda, kata kerja, kata sifat dan kata keterangan.
MEMBUAT KALIMAT YANG EFEKTIF
Kalimat harus disusun secara sadar dan sengaja untuk mencapai daya informasi yang tepat dan baik
Terdapat tiga jenis kalimat yaitu;Kalimat sederhana, yaitu kalimat yang hanya memiliki satu
induk kalimat (satu subyek dan satu predikat)Kalimat majemuk, yaitu berisi dua atau lebih klausa
independen, dan dihubungkan kata penghubug spt dan, atau, tetapi
Kalimat kompleks, yaitu berisi sebuah klausa independen dan satu atau lebih klausa dependen sbg anak kalimat.
Jika memiliki dua ide yang memiliki tingkat kepentingan sama gunakan kalimat majemuk atau penggabungan kedua kalimat sederhana.
Jika salah satu ide memiliki tingkat kepentingan yang lebih rendah, maka gunakan kalimat kompleks.
CARA MENGEMBANGKAN PARAGRAFAda dua pendekatan untuk mengembangkan suatu
paragraf yaitu;Pendekatan induktif, dimulai dengan berbagai alasan baru
dibuat kesimpulanPendekatan deduktif, dimulai dari kesimpulan baru diikuti
alasan-alasannyaSuatu paragraf dapat dikembangkan dengan;
1. Ilustrasi, yang dapat memperjelas ide pokok2. Perbandingan, yang menguraikan persamaan dan
perbedaan3. Pembahasan sebab akibat, yang memusatkan uraian pada
alasan-alasan mengenai sesuatu.4. Klasifikasi, yaitu memecah ide umum menjadi beberapa
kategori spesifik.5. Pembahasan pemecahan masalah.
Dalam setiap paragraf pusatkan pada ide tunggal dan harus tetap dijaga sebagai kesatuan ide yang utuh. Gunakan kata transisi, kata ganti sebagai penghubung antar kalimat.
MEREVISI PESAN BISNISPesan bisnis yang efektif, untuk bisa sampai di tangan
penerima pesan dan mendapat respons yang diharapkan membutuhkan beberapa tahapan proses pembuatan, yaitu: Perencanaan pesan,
Pengorganisasian pesan, dan revisi pesan
Revisi pesan berhubungan dengan:• Keterampilan revisi pesan-pesan bisnis• Membuat kalimat yang efektif• Mengembangkan paragraf
Revisi Pesan Bisnis (Tertulis)
1. Penyuntingan Pesan (Editing) Proses penulisan pesan bisnis tertulis diawali
dengan penulisan draf, kemudian ditelaah ulang (review) dan diperbaiki lagi baik dari sudut isi, maupun gaya bahasa yang digunakan, organisasi dan formatnya Mengevaluasi isi dan organisasi pesan, diawali
dengan membaca secara cepat (skimming) dengan memusatkan perhatian pada isi, organisasi, dan format pesan.
Meninjau ulang gaya dan kemudahan pembacaan
2. Menulis /membaca ulang pesanHindari tanpa melakukan penulisan ulang dan
mengirim dokumen pada saat terakhir dibutuhkanKetika menulis ulang perhatian pada setiap kata
dan kalimat.Kata/ungkapan yang tidak perlu sebaiknya dihapus
3. Memproduksi pesan yang menarik dan efektifPemakaian desain yang konsisten untuk elemen
desain yang muncul berulang spt.; marjin, jenis huruf, keseimbangan ruang antara teks, gambar dsb
Sederhana, tidak terlalu banyak elemen desain, atau terlalu banyak sentuhan dekoratif.
4. Mencetak dan mendistribusikan pesanLewat print preview di layar komputer sudah
WYSWYG (What You See is What You Get) namun pastikan margin, nomor halaman, gambar, margin sudah benar.
Setelah dicetak baru distribusikan.
CONTOHKepada Yth:Bapak/Ibu DosenFIA UB
Dengan hormat,Sehubungan dengan upaya untuk membangun Data Base Dosen terkait pemetaan kompetensi dan minat dari seluruh dsen FIA Jurusan Administrasi Bisnis, maka Jurusan Administrasi Bisnis mengirimkan kepada Bapak/Ibu formulir Peta Kompetensi (terlampir) untuk diisi dan diserahkan kepada Staf Jurusan Administrasi Bisnis paling lambat hari Jum`at, 21 Pebruari 2014.Demikian surat pemberitahuan kami, atas perhatian disampikan terima kasih.
CONTOH REVISI PESANKepada Yth:Bapak/Ibu DosenFIA UB
Dengan hormat,Bahwa untuk melengkapi Data Base Dosen , maka perlu pemetaan kompetensi dan minat dosen .Sehubungan hal di atas maka bersama ini kami kirimkan formulir Peta Kompetensi untuk diisi dan diserahkan ke Jurusan Administrasi Bisnis paling lambat hari Jum`at, tanggal 21 Pebruari 2014Demikian, atas perhatian dan kerjasamanya disampikan terima kasih.