Post on 03-Apr-2015
INTRDUCING
NOUVEAU ET AMÉLIORÉ! VOICI NOTRE SITE WEB DU GOUVERNEMENT FÉDÉRALNous vous proposons des ressources en approvisionnement conçues sur mesure pour vos besoins exclusifs.
Dédié. Conforme. ON SE COMPREND AVEC LE GOUVERNEMENT.
NOUVEAU!UN SITE, À VOTRE SERVICEOFFICEMAXCANADA.COM/GOUV
Guide
COMMANDES EN LIGNE DU GOUVERNEMENT FÉDÉRAL CHEZ OFFICEMAX GRAND & TOY
LE GUIDE DES ACHATS EN LIGNE POUR LES UTILISATEURS DU GOUVERNEMENT FÉDÉRAL Depuis la plus récente information sur nos offres à commandes jusqu’aux annonces d’événements à venir, notre nouveau site Web vous propose un menu complet de produits, de services et de renseignements dont vous avez besoin, et plus encore :
• Pratique: Accès en tout temps à un catalogue en ligne d’offres à commandes qui propose des milliers de produits
• Efficace: Fonctions de commande convergentes qui permettent de gagner du temps, comme la vérification d’inventaire pour connaître le niveau actuel des stocks
• Contrôle: Achats offrant la possibilité de suivre, d’approuver et de préapprouver les commandes
• Savoir: Solutions, conseils et renseignements propres au client
• Économies: Prix établis en fonction d’offres à commandes exclusives
• Soutien: Par courriel, par téléphone, par télécopieur ou par clavardage en direct
OFFICEMAXCANADA.COM/GOUV:GUIDE DE DÉMARRAGE
•Ouverture de sessiono Configurer votre profil d’utilisateuro Sélectionner un compte
•Parcourir le site
•Rechercher des produitso Parcourir le catalogueo Recherche rapideo Recherches avancéeso Raffiner votre recherche
•Créer une commande o Le menu Commandero Créer une commandeo Entrée rapide de produitso Listes personnalisées
•Créer une commande (suite)o Commandes régulièreso Supprimer/ajouter des articleso Notes d’articleso Sommaire de la commande
•Passer à la caisseo Vérification de l’inventaire finalo Supprimer/ajouter des articleso Soumettre la commande
•État de la commande
•Retourso Politique de retouro Recyclage d’encre et de toner
CONTENU
OFFICEMAXCANADA.COM/GOUV:DE DÉMARRAGE
• INFORMATION D’AUTORISATIONo Section «Gestion de compte»o Notifications par courrielo Vérifier et approuver
•FACTURATION ÉLECTRONIQUE
•ÉQUIPE DU SERVICE À LA CLIENTÈLE DU FÉDÉRAL
CONTENU (SUITE)
OUVERTURE DE SESSION
OUVERTURE DE SESSION
Pour voir vos prix et soumettre une commande,
vous devez d’abord ouvrir une session.
Étape 1: Cliquez sur Ouverture de session
(une fenêtre s’ouvrira)
Étape 2: Inscrivez votre Nom d’utilisateur
Étape 3: Entrez votre mot de passe
Étape 4: Cliquez sur Ouverture de session dans
un compte d’entreprise
CONFIGURER VOTRE PROFIL D’UTILISATEURAprès avoir ouvert une session à l’aide de votre
Nom d’utilisateur et de votre Mot de passe, vous
devrez configurer votre profil de «Nouvel utilisateur» –
un bref processus à suivre annuellement. Le profil
d’utilisateur identifie uniquement des utilisateurs particuliers
d’un même compte.
Étape 1: «Introduction»
Étape 2: «Configurer son profil d’utilisateur»
Étape 3: Fournir l’information requise, puis cliquer sur «Suivant»
Étape 4: «Vérifier le profil d’utilisateur»
Étape 5: «Merci»
Truc! Vous pouvez modifier/mettre à jour votre profil d’utilisateur en tout temps au moyen de la section Gestion de compte du site.
SÉLECTIONNER UN COMPTE
Si vous êtes inscrit à plus d’un
compte, la première page qui
apparaîtra à l’ouverture d’une
session sera la page
Sélectionner un compte.
Étape 1: Sélectionnez le Compte
de livraison pour lequel vous
désirez loger une commande.
Étape 2: Sélectionnez une Autre
adresse (s’il y a lieu).
Étape 3: Cliquez sur la case
Sélectionner.
PARCOURIR LE SITE
PARCOURIR LE SITE• Quand vous accédez à la section Commander du site, vous pouvez vous
rendre dans 6 sections principales à l’aide de la barre de menu supérieure.o Parcourir le catalogueo Commandero État de la commandeo Suivi/Retourso Soutieno Gestion de compte
En cliquant sur l’un ou l’autre des onglets de la barre de menu supérieure, vous activerez les options disponibles, en dessous, dans la barre du sous-menu.
RECHERCHER DES PRODUITS
LE MENU «CATALOGUE»
La page «Catalogue» et la barre de sous-menu vous donnent un accès facile aux méthodes de «recherche» de produits suivantes :
Élément Description
Recherche avancée Pour une recherche plus approfondie
Articles commandés fréquemment
Une recherche parmi un maximum de 50 des articles que vous commandez le plus souvent
Centre FS Pour obtenir de l’information de santé et sécurité sur les produits qui contiennent des produits chimiques
Localisateur d’encres et de cartouches
Un outil de recherche spécifique pour l’encre et le toner
LE MENU «CATALOGUE»
• Pour accéder aux offres à commandes par régions, cliquez sur la section Catalogue dans la barre de menu supérieure.
• Sur le côté gauche de l’écran, vous trouverez la liste des guides de produits du gouvernement.
• Faites votre choix en cliquant sur l’option voulue. Si vous cliquez sur Guide des produits du gouvernement, la page suivante affichera une liste des régions.
• Sélectionnez votre région pour accéder aux offres à commandes disponibles dans votre secteur.
LE MENU «CATALOGUE»
• Dès que vous aurez choisi votre région, la page suivante vous proposera une liste des offres à commandes en vigueur dans votre secteur, avec le numéro d’offre à commandes correspondant.
• Si vous ne trouvez pas ce que vous cherchez, cliquez sur Offres de la gamme élargie ou sur Recherche par.
EFFECTUER UNE RECHERCHE RAPIDE
La fonction de recherche rapide est accessible dans le haut de la plupart des pages. Effectuez une recherche rapide par mots clés ou par code de produit.
EFFECTUER UNE RECHERCHE AVANCÉE
Pour une recherche plus approfondie, cliquez sur «Catalogue» dans la barre de menu supérieure, puis cliquez sur «Recherche avancée» dans la barre du sous-menu. Ce puissant outil de recherche vous permet d’effectuer une recherche en jumelant des mots clés, des codes de produits, des noms de manufacturiers, des éventails de prix et des symboles (produits en solde, produits écologiques, produits marque Grand & Toy, etc.).
RAFFINER VOTRE RECHERCHE
CRÉER UNE COMMANDE
LE MENU COMMANDER
La barre du sous-menu «Commander» vous donne un accès facile aux fonctions suivantes:
Élément Description
Entrée rapide de produits Pour ajouter rapidement des produits à votre commande en inscrivant le code du produit
Imprimer un aperçu Permet d’afficher la commande avant de l’imprimer
Annuler la commande Supprime complètement la commande en cours et vous permet de recommencer à zéro à partir du même compte
Enregistrer la commande Permet de sauvegarder une commande incomplète afin d’y revenir plus tard (par le menu État de la commande).
Créer une nouvelle commande Pour revenir à la page Sélectionner un compte afin de préparer une toute nouvelle commande sur un autre compte
Listes personnalisées Permet de récupérer une commande à partir de vos listes personnelles
PAGE DE COMMANDE PRINCIPALE
CRÉER UNE COMMANDE
Vous pouvez créer une commande à l’aide de l’une ou l’autre des méthodes suivantes:
• Entrée rapide de produits – Si vous connaissez déjà les codes des produits pour les articles que vous voulez commander
• Résultats de recherche – Si vous parcourez le catalogue en ligne ou que vous êtes au beau milieu d’une recherche
• Listes personnalisées – Pour commander à partir de vos propres listes personnalisées déjà créées
ENTRÉE RAPIDE DE PRODUITS
Pour préparer une commande, cliquez sur l’onglet Commander dans la barre de menu supérieure afin d’accéder à la page Créer une commande.
Étape 1: Entrez le code du produit et la quantité requis
Étape 2: Répétez le processus pour chaque produit que vous désirez commander, puis cliquez sur le bouton «Ajouter à la commande»
Il arrive parfois que les listes personnalisées, que l’on appelle souvent la liste des
«favoris», soient partagées par d’autres utilisateurs sur des comptes auxquels vous avez
accès. De plus, certaines organisations créent une liste normalisée de produits qu’elles
demandent à leurs acheteurs d’utiliser. Si c’est le cas pour votre compte, vous les
trouverez ici :
Étape 1: Cliquez sur Commander dans
la barre de menu supérieure
Étape 2: Cliquez sur Listes personnalisées
dans la barre du sous-menu
Étape 3: Cliquez sur l’onglet Toutes les
listes personnalisées
LISTES PERSONNALISÉES
Truc! Vous pouvez aussi créer vos propres listes personnalisées. Vos listes apparaîtront sous l’onglet «Mes listes personnalisées»
AFFICHER UNE LISTE PERSONNALISÉELes articles des listes personnalisées sont séparés par catégories.
Les catégories sont triées par ordre alphabétique.
Pour ajouter un article
à votre commande:
Étape 1: Sélectionnez les produits
Étape 2: Cliquez sur Ajouter à la commande
Afficher les prix ou l’état des stocks:
Étape 1: Sélectionnez les produits
Étape 2: Cliquez sur Afficher les prix
COMMANDER À PARTIR DES LISTES PERSONNALISÉESVous pouvez créer une commande en choisissant des articles provenant d’une
Liste personnalisée déjà créée. Pour accéder à vos listes personnalisées, sélectionnez
cette option dans le sous-menu Commander.
Étape 1: Ouvrez la Liste personnalisée à partir de laquelle vous désirez commander
Étape 2: Sélectionnez le ou les articles de votre choix en cliquant sur la ou les cases correspondantes
dans la colonne Sélectionner
Étape 3: Cliquez sur le bouton Ajouter à la commande
Une fois que vous avez ajouté les articles à votre commande, une fenêtre de dialogue apparaîtra pour vous offrir trois options.
Afficher la commande: Pour afficher la page Détails de la commandeRetour à la liste: Pour revenir à la liste personnalisée que vous étiez déjà en train de regarderMenu des listes: Pour revenir à la page Mes listes personnalisées
AJOUTER À UNE COMMANDE À PARTIR D’UNE LISTE PERSONNALISÉE
Turc! Nous vous recommandons d’activer les fenêtres contextuelles dans votre navigateur Internet pour le site grandandtoy.com/gouv. Dans le cas contraire, vous ne pourrez voir cette fenêtre de dialogue. Vous reviendrez alors automatiquement à la page Détails de la commande.
COMMANDES RÉGULIÈRES
La fonction Commandes régulières du
site officemaxcanada.com/gouv vous
permet de gagner du temps en vous
permettant de planifier les
commandes récurrentes de produits
en vue de livraisons à venir ou de les
répéter le jour de votre choix
(quotidiennement, hebdomadairement
ou mensuellement).
MODIFIER LES QUANTITÉS ET SUPPRIMER DES ARTICLES SUR LA PAGE DE COMMANDE Modifier les quantités
Étape 1: Entrez la nouvelle
Quantité, et/ou
Étape 2: Modifiez l’Unité de mesure
Étape 3: Cliquez sur Mettre à jour
Supprimer des articles
Étape 1: Sélectionner les articles
Étape 2: Cliquez sur Supprimer
articles
Étape 3: Cliquez sur OK
Mettre à jour no de commande
Étape 1: Modifiez le Numéro
Étape 2: Cliquez sur Mettre à jour
AJOUTER DES NOTES D’ARTICLE DEPUIS LA PAGE DE COMMANDEIl peut être très utile d’ajouter des notes
d’article quand vous commandez pour
plusieurs personnes et souhaitez un rappel
quand votre commande arrive. À la livraison
de la commande, ces notes seront imprimées
sur le bordereau d’expédition et sur la facture.
Étape 1: Cliquez sur Ajouter des
notes d’article
Étape 2: Entrez les notes d’article 2
Étape 3: Cliquez sur Mettre à jour
Étape 4: Cliquez sur Précédente
SOMMAIRE DE LA COMMANDE
Quand vous parcourez le
catalogue en ligne, vous avez
toujours accès à votre sommaire
de la commande. À partir de la
boîte Sommaire de la commande,
vous pouvez aussi accéder
directement aux fonctions Détails
de la commande, Imprimer un
aperçu, Annuler ou Enregistrer la
commande, et même aller
directement à Passer à la caisse.
PASSER À LA CAISSE
PASSER À LA CAISSE À PARTIR DE LA PAGE COMMANDER• Après avoir vérifié votre commande,
quand vous êtes prêt à la soumettre,
il vous suffit d’accéder à la page
Passer à la caisse
• Cliquez sur Passer à la caisse
• Entre les pages Détails de la commande
et Passer à la caisse, vous verrez
apparaître la Vérification finale du stock.
Cela se produit quand vous avez
passé un certain temps dans la page
Détails de la commande. Si les niveaux
de stock ont changé et que certains
articles sont désormais en rupture de
stock, cette information s’affichera dans
la page Passer à la caisse.
MODIFIER LES RENSEIGNEMENTS DE LIVRAISON
Modifier le compte de livraison
Étape 1: Choisissez votre Compte de livraison
Étape 2: Cliquez sur le bouton Suivant
Modifier l’adresse de livraison
alternative
Étape 1: Choisissez une Adresse de
livraison alternative
Étape 2: Cliquez sur le bouton Suivant
*Les adresses de livraison alternatives ne peuvent
être créées que par un spécialiste de Grand & Toy.
Communiquez avec un représentant du service à la
clientèle ou avec le représentant chargé de votre
compte pour demander la création d’une nouvelle
adresse de livraison.
PASSER À LA CAISSE À PARTIR DE LA PAGE COMMANDER• Durant le processus de paiement et de confirmation de la commande, les produits
d’offres à commandes et les autres produits seront automatiquement répartis en deux commandes. À ce moment, des numéros de bon de commande distincts peuvent être attribués à chacune.
• Vous êtes prêt à soumettre votre ou vos commandes
SECTION 32: AUTORITÉ POUR ENGAGER DES FONDSConformément aux exigences de Travaux publics et Services gouvernementaux Canada (TPSGC), les employés du gouvernement fédéral doivent confirmer qu’ils sont autorisés à engager des fonds ou fournir le nom, le courriel et le numéro de téléphone de la personne, dans leur structure hiérarchique, détenant cette autorité.
SOUMETTRE UNE COMMANDE
Vous verrez apparaître un écran «Merci», ce qui confirmera
que votre commande a été envoyée.
ÉTAT DE LA COMMANDE
PASSER À LA CAISSE ET ÉTAT DE LA COMMANDE La barre verte du menu principal
est visible sur toutes les pages dès que vous ouvrez une session dans grandandtoy.com. Cliquez sur État de la commande.
La page État de la commande affichera l’historique de la commande. Voici quelques états possibles:• En attente d’être remplie – Pour les
commandes non terminées, y compris celles qui ont été enregistrées
• En attente d’approbation – Une commande en attente d’être approuvée par un approbateur désigné pour ce compte
• Transmise – Une commande remplie, pour laquelle l’utilisateur est passé à la caisse et qui a été soumise à Grand & Toy en vue de son traitement
Dès que votre commande est transmise, un numéro de commande apparaît.
Truc! Une case à cocher apparaîtra seulement pour les commandes en attente
RETOURS
POLITIQUE DE RETOURPolitique de retour
• Cliquez sur Suivi/Retours dans la barre de navigation supérieure, puis cliquez sur Retours.
• Choisissez parmi les options suivantes: retourner quelque chose, produit endommagé ou
défectueux, commande incomplète ou
• Cartouches d’encre/toner vides à recycler.
• Entrez le numéro de commande, le compte de livraison et le motif du retour.
Remarque: Pour que le retour soit accepté, il faut joindre à chaque produit un numéro d’autorisation du retour. Vous
recevrez par courriel ce numéro d’autorisation à joindre à l’emballage du produit retourné.
Modalités de retour des produits
Vous pouvez retourner nos produits de bureau réguliers «en inventaire» dans leur
emballage d’origine intégral, y compris tous les manuels et les accessoires, dans les
30 jours suivant la livraison. Tous les produits retournés ne doivent pas être ouverts et
ils doivent être en bonne condition pour la revente.
RETOURS
Pour effectuer un retour, cliquez sur l’onglet Suivi/Retours dans la barre verte du menu principal, puis sélectionnez l’option Retours dans la barre grise du sous-menu.
RECYCLAGE D’ENCRE ET DE TONER
Grand & Toy vous offre le programme PENSEZY! - Un programme
de recyclage gratuit de cartouches d’encre et de toner.
• Réduisez le nombre de cartouches d’encre et de toner qui aboutissent
dans les sites d’enfouissement.
• Les cartouches vides seront réutilisées ou recyclées.
• Cliquez sur «Voulez-vous recycler des cartouches d’encre vides?»
• Une page apparaîtra à l’écran pour confirmer l’adresse de la cueillette.
Au bas de cette page, vous trouverez aussi une boîte pour indiquer le
nombre de cartouches à ramasser.
Truc! Voyez une démonstration du fonctionnement de PENSEZY!.
INFORMATION D’AUTORISATION
SECTION GESTION DE COMPTE
La section Gestion de compte permet aux utilisateurs de gérer leur propre
processus de commande en ligne au sein de leur compte.
• Si vous êtes un «visiteur», un «acheteur» ou un «approbateur», vous aurez accès aux options
suivantes dans la barre de menu Gestion de compte: Modifier mon profil, Demande d’accès,
Modifier le compte de livraison, Consulter les AC.
• En plus des options ci-dessus, «l’Administrateur du compte» aura aussi accès aux fonctions
Gestion des utilisateurs, Modifier le compte de livraison et Demandes de nouvel utilisateur.
Dès qu’un acheteur soumet
une commande, le ou les
approbateurs désignés pour
ce compte reçoivent une
notification par courriel.
Pour afficher la commande,
l’approbateur peut cliquer sur
le lien figurant dans le courriel.
Ce lien le mènera directement
à la commande en question,
où il devra l’approuver, la
refuser ou la modifier.
NOTIFICATIONS PAR COURRIEL
AFFICHER ET APPROUVER LES COMMANDES1. Affichez et modifiez la commande, avec des notes au besoin
2. Cliquez sur le bouton «Approuver» la commande
3. L’acheteur recevra une confirmation par courriel (et des notes sur la modification si des
changements ont été apportés)
Truc! Quand l’approbateur refuse une commande, celle-ci n’est pas supprimée. Elle revient plutôt à l’état «En attente d’être remplie». Cela permet à l’acheteur d’apporter les modifications requises sans recommencer à zéro.
MODIFIER MON PROFIL
***Visiteur, acheteur, approbateur ***
Un utilisateur a la possibilité de:
• Mettre à jour et modifier ses renseignements personnels, comme le courriel et les numéros de téléphone
• Modifier les noms et les mots de passe
• S’abonner aux infolettres et aux offres spéciales de Grand & Toy
GESTION DES UTILISATEURS ET DEL’ADRESSE DE LIVRAISON***Accès réservé aux administrateurs du compte ***
• Créer de nouveaux utilisateurs et attribuer des niveaux d’accès propres à chaque utilisateur
• Ajouter et supprimer des utilisateurs en cliquant simplement sur un bouton
• Suivre les comptes existants
• Établir la valeur maximale des commandes, en dollars
• Attribuer des dates d’expiration aux mots de passe
• Attribuer des dates d’expiration aux commandes enregistrées
• Activer la fonction Passer à la caisse express
FACTURATION ÉLECTRONIQUE
FACTURATION ÉLECTRONIQUE
La facturation électronique de Grand & Toy
est la façon la plus rapide, rationalisée et rentable
d’afficher vos factures. Cela vous permet de:
Accéder facilement et directement au système
de facturation électronique à partir du courriel
de notification reçu
Recevoir vos factures en ligne et en format PDF
Contrôler encore mieux le processus d’approbation
des factures
Vérifier l’historique des factures jusqu’à
18 mois passés
Protéger l’environnement en gérant en ligne
vos factures de Grand & Toy
Truc! Voyez une démonstration du fonctionnement de la facturation électronique.
ÉQUIPE DU SERVICE À LA CLIENTÈLE DU
FÉDÉRAL
SERVICE À LA CLIENTÈLEBESOIN D’AIDE? NOUS POUVONS VOUS AIDER!