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INSTRUCTIVO PARA USUARIO DIRECCIÓN DE SISTEMAS DE INFORMACIÓN
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INSTRUCTIVO PARA
CARGUE SUMINISTROS
TIPO DE ARCHIVO 90
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INSTRUCTIVO PARA CARGUE SUMINISTROS
TIPO DE ARCHIVO 90
Para la realización del proceso de Cargue de Ingresos Referenciados se debe ingresar al Aplicativo
ICEBERG – ADMINISTRACIÓN FINANCIERA - GENERAL – CARGUE DE ARCHIVO donde
previamente a este proceso se iniciara con la estructura del archivo y a continuación con el proceso
de cargue.
1. ESTRUCTURA DEL ARCHIVO
Para realizar el proceso de Cargue Suministros (tipo de archivo 90), se debe definir una hoja de
cálculo (.xls) con 27 en cada columna que corresponda se ingresa la información como se
demuestra en la ilustración a continuación.
Inicialmente Para obtener los datos como No. Suministro y No. Proveedor previamente se debe
ingresar a la aplicación ICEBERG – ADMINISTRACIÓN FINANCIERA – ADQUISIONES –
ELABORACION DE SUMINISTROS
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1.) Se selecciona la opción Elaboración de Suministros.
2.) En la pestaña Ordenes de Suministro donde se ingresan datos como:
- Sitio almacenamiento: 6 (“Biblioteca”).
- Organización: 1
- C. Costo: Centro de costo al que se le cargaran esos elementos.
- Autorizado: Numero de la cedula del funcionario Autorizado para realizar
solicitud.
-Observaciones: Se ingresa alguna descripción alusiva al pedido.
3.) Al finalizar esta información se le da F10 para guardar los cambios y el sistema generará
automáticamente un número en el campo Suministro. Este numero es el cual se debe
incluir en el archivo al realizar el proceso de cargue.
Para conocer el número del proveedor se realiza de la siguiente manera:
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1.) Se selecciona la opción Elaboración de Suministros.
2.) En la pestaña Cotización encontrará unas nuevas opciones.
3.) En el campo identificación se da clic en la lupa que aparece a la derecha donde mostrara la
ventana de búsqueda.
En el campo Find se digita el numero del Nit del proveedor sin (.) puntos, guion, ni digito
de verificación. Se da clic en el botón Find parte inferior-izquierda, cuando el aparezca la
información solicitada encontrara en la parte izquierda un campo Proveedor este es el
número asignado a este, con este dato lo suministramos al campo de la estructura del
archivo a cargar.
El archivo plano se prepara como se hace actualmente para cualquier otro cargue, es importante
que en las columnas de valores las dejen como campo numérico sin decimales ni punto de miles de
la siguiente forma:
Se selecciona las columnas, dando clic derecho seleccionan la opción Formato de Celdas
Allí les aparece la ventado del lado derecho donde en la pestaña Número seleccionan la opción Número, posiciones decimales “0”
En la casilla Usar separadores de miles (.) se deselecciona si esta habilitada y clic en Aceptar para que tome los cambios.
Teniendo toda la información completa del archivo quedaría de la siguiente forma:
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Se guarda el archivo en guardar como, se cambia el nombre del archivo por un nombre sencillo (sin
espacios) y en tipo se selecciona CSV (delimitado por comas) como se muestra en la siguiente
imagen y se selecciona Guardar.
Nota: se recomienda que inicialmente se cree una carpeta denomina “Cargue” en el disco C. y sea
allí donde se aloje el archivo.
Ingresamos a la carpeta donde se encuentra el archivo con la extensión .csv
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Teniendo el archivo CSV, se abre con bloc de notas para darle formato adecuado para el cargue.
- Se borran las filas del encabezado
- Las columnas separadas por pai (|)
Quedando el archivo como se muestra a continuación.
Se guardan los cambios realizados
2. CARGUE (Imagen evidenciada al inicio del documento)
En la ventana de Cargue de Archivo se ingresan los siguientes datos:
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1.) Banco : UNI
2.) Tipo : 90
3.) Fecha : La fecha que e esta realizando el cague en formato DD/MM/YYYY
4.) Tabla : DETALLE_SUMINISTRO
Tipo : TB (Tabla)
5.) Archivo: Nombre del archivo que se va a realizar el cargue
6.) Directorio: Ruta donde se encuentra ubicado el archivo.
7.) Guardar: En el icono de Guardar se da clic almacenando así la información.
1.) Al ser correcto el proceso genera en el campo secuencia un numero consecutivo a los
cargues que ya se hayan ingresado.
2.) Cargar: Teniendo definida la información se procede a dar clic en el botón cargar para que
realice el proceso de importación de información al sistema.
Confirmado que la información cargo se realiza una búsqueda (F7) y se consulta (F8) la
información suministrada y en su panel inferior encontrara todos los registros de la información
que contuvo el archivo al cual se le realizo el proceso de cargue.
Continuando con el proceso en la opción Procesamiento de Registros se procesa la
información.
Se Realiza una búsqueda (F7) y se consulta (F8) la información suministrada en el proceso
anterior.
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1.) Ingresa la misma información suministrado en el Cargue de Archivo junto con el
secuencia que genero.
2.) Una vez proceda en el panel inferior presenta toda la información contenida en el cargue.
3.) Procesar: Tal como su nombre lo dice procesa la información ingresándola a la base de
datos, en su tabla correspondiente.
Al ser realizado el proceso anterior con éxito en la parte superior izquierda en el campo
Procesado cambia al estado Si, además en el panel inferior con la barra de desplazamiento a la
derecha genera un número de secuencia a cada registro de cargues consecutivo a los realizado
anteriormente.
Para verificar que la información haya quedado correcta, se debe ingresar al Modulo de
ADQUISIONES – ELABORACION DE SUMINISTROS
Con la opción buscar (F7) que activa los campos para búsqueda en el campo numero ingresamos el
numero generado de Registro o Recibo en el paso anterior de Procesamiento de Registros
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Al consultar (F8) Presenta la información que fue suministrada por el proceso de cargue con
respecto a ese registro.
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Se da clic en el botón de Confirmar.
Pasando a la opción Asignación de Suministros de la aplicación iceberg.
Se realiza la búsqueda ingresando en el campo suministro el número generado como también el
sitio.
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Teniendo visible la información se realiza una supervisión de la información que concuerde con la
suministrada en el archivo de cargue al ser verificada se procede a lo siguiente.
1) Aprobación Total: Se da clic sobre este botón dando aprobación a la información
2) Generación Total: Se da clic sobre este botón el cual generara automáticamente la Orden de
compra.
Para verificar los datos de la orden de compra sean iguales a los del archivo generado. Se ingresa al
modulo de Adquisidores – Asignación y Generación – Aprobación / anulación de compra
En caso de ser la ultima generada dando tan solo F8 aparecerá o realizando el proceso de búsqueda
(F8) ingresando el numero del proveedor y F8 para consultar.
En la parte central derecha presenta el valor de toda la orden de compra para esta dependencia que
tiene que coincidir exactamente con lo reportado en el archivo de Excel.
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