Post on 11-Sep-2018
© 2010 Excel with Business 1 Hoofdstuk 22: Draaitabellen
Hoofdstuk 22: Draaitabellen *2010
22.0 Inleiding
Dit hoofdstuk had ook ‘snel gegevens samenvatten’ genoemd kunnen worden. Excel biedt
een heel degelijk hulpmiddel om met tabellen gegevens samen te vatten en snel de opmaak
en details van de samenvatting te veranderen. De functionaliteit van de draaitabellen is erg
uitgebreid en dit onderdeel kan dan ook worden gezien als erg geavanceerd in het gebruik
van Excel. Echter, met kennis van een paar basisfuncties kun je al veel doen en in dit
hoofdstuk leer je die.
Dit is een onderdeel waarin veel functionaliteit is toegevoegd aan de 2010 versie (zie
paragraaf 22.6).
22.1 Wat zijn Draaitabellen?
Draaitabellen vatten gegevens samen uit een database – gegevens die opgemaakt zijn in
een tabel waar de eerste rij koppen bevat en de andere rijen bevatten categorieën of
waarden:
De manier waarop de gegevens worden samengevat is flexibel, maar over het algemeen
bestaat de gegevenstabel die uit de Draaitabel voortkomt uit waarden opgeteld uit een
CA
TEG
OR
IEËN
WAARDEN
KOPPEN
© 2010 Excel with Business 2 Hoofdstuk 22: Draaitabellen
aantal of alle categorieën in de database. Dus met de gegevens hierboven kun je
bijvoorbeeld snel deze Draaitabel maken:
Dit soort van samenvatting kan gemaakt worden met de SOM.ALS functie (zie hoofdstuk 21:
Gegevens Samenvatten), maar de voordelen van het gebruiken van een Draaitabel zijn:
(i) Snelheid
De tabel hierboven is vanuit de gegevens gemaakt met slechts zeven muisklikken.
(ii) Gemak
De tabel is gemaakt zonder een enkele Excel-functie te gebruiken, alleen de zeven
muisklikken.
(iii) Flexibiliteit
Met bijvoorbeeld een paar extra klikken, kun je de weergegeven gegevens
veranderen in nominale uitgaven of het weergegeven aantal jaren verminderen.
(iv) Toegang tot dynamische gegevens
Draaitabellen kunnen direct gekoppeld worden aan externe gegevens zoals een
database of boekhoudsysteem en het resultaat kan automatisch bijgewerkt worden.
22.2 Draaitabellen maken: een recept
De brongegevens opzetten
De brongegevens moeten worden opgemaakt als een database, zoals hierboven
beschreven. Dat betekent dat er kolomkoppen moeten staan boven een tabel met
kolommen die categorieën of waarden bevatten. Om de Draaitabel op te zetten, selecteer je
de hele database en klik je op de knop Draaitabel op het Tabblad Invoegen op het Lint1:
1 Binnen een bereik maak je een willekeurige cel in de het bereik actief en Excel biedt vervolgens dat bereik als bron voor de draaitabel aan.
© 2010 Excel with Business 3 Hoofdstuk 22: Draaitabellen
Een dialoogvenster verschijnt waarin je de selectie kunt bevestigen en andere opties kunt
aanpassen. Je hebt de brongegevens al geselecteerd, dus klik op OK:
Als een van de kolommen in de brongegevens een kop mist, kan de Draaitabel niet gemaakt
worden en zie je de volgende foutmelding:
Als de kolom zonder kopnaam belangrijk is (je wilt deze gebruiken in de Draaitabel als
categorie of waarde), geef het dan een logische naam. Als je niet van plan bent om die
kolom te gebruiken, dan kun je de kolom helemaal verwijderen of een standaardtekst als
kop gebruiken. Het maakt dan niet zoveel uit wat dat de kop is, alleen dat zo de Draaitabel
gemaakt kan worden. Het is een goed idee om te zorgen dat de koppen uniek zijn: als er
© 2010 Excel with Business 4 Hoofdstuk 22: Draaitabellen
duplicaten zijn, dan zal de Draaitabel nog steeds gemaakt worden, maar kunnen de koppen
verwarring veroorzaken.
Selecteer de gegevens die je wilt weergeven
Als je door de stappen hierboven hebt gevolgd, dan zal je een scherm zien dat hierop lijkt:
Aan de linkerkant van het werkblad is een vak; dit is de lege Draaitabel. Aan de rechterkant,
vind je de ‘Lijst met draaitabelvelden’ waarin je kunt selecteren welke gegevens je wilt
samenvatten. De kopnamen van het bereik vindt je hier terug. Als je deze lijst niet ziet, klik
dan in de Draaitabel links, het wordt dan weergegeven.
Je moet de waarden selecteren die je wilt optellen en de categorieën waarmee je wilt
samenvatten. De gegevens in het voorbeeld hierboven geven de overheidsuitgaven van het
Verenigd Koninkrijk weer per jaar en per departement. Als je alleen de totale uitgaven per
jaar wilt zien, dan moet je ‘Jaar’ en ‘Bestedingen’ selecteren in het vak Lijst met
draaitabelvelden:
© 2010 Excel with Business 5 Hoofdstuk 22: Draaitabellen
Als je dit doet, begin je automatisch met het bouwen van de Draaitabel aan de linkerkant.
Verander de lay-out
De stappen hierboven hebben een Draaitabel gemaakt die er ongeveer zo uitziet:
© 2010 Excel with Business 6 Hoofdstuk 22: Draaitabellen
De laatste stap in het proces is het veranderen van de opmaak van de tabel naar wens. Dit
kan gemakkelijk gedaan worden via de Lijst met draaitabelvelden rechts. Bijvoorbeeld, het
slepen van het ‘Jaar’-veld van het ‘Rijlabels’ vak rechtsonder naar het lege ‘Kolomlabels’ vak
zorgt ervoor dat de ‘Jaar’-categorie als kolom in plaats van als rij verschijnt en de tabel
horizontaal over de pagina wordt geplaatst:
Samenvatting
De stappen hierboven zijn samengevat:
zorg dat de brongegevens als een database zijn opgemaakt
selecteer de hele database, klik op de knop Draaitabel en op OK in het volgende
dialoogvenster
vink de vakjes aan in de Lijst met draaitabelvelden om te selecteren welke waarden
weergegeven worden (als ‘waarden’ om berekeningen te maken of ‘categorieën’ om de
gegevens in te verdelen)
gebruik de Lijst met draaitabelvelden opnieuw om velden te verslepen zodat de opmaak
naar wens is
© 2010 Excel with Business 7 Hoofdstuk 22: Draaitabellen
22.3 Een paar geavanceerde tips en valkuilen
Veranderen waar een Draaitabel wordt ingevoegd
In het voorbeeld hierboven werd de Draaitabel gemaakt in een ‘eigen’ nieuw werkblad.
Misschien heb je de optie in het dialoogvenster al zien staan toen je op de knop Draaitabel
klikte:
Het selecteren van ‘Bestaand werkblad’ zorgt ervoor dat de Draaitabel wordt gemaakt op
een bestaand werkblad naar keuze.
Je zult voorzichtig moeten zijn dat het bestaande werk door het invoegen van de Draaitabel
niet overlapt wordt. De vorm en grootte van de tabel veranderen aan de rechterzijde en de
onderkant van de draaitabel, afhankelijk van welke categorieën je invoert, dus laat hier
ruimte voor open..
Ik kan de Lijst met draaitabelvelden niet zien
Het is mogelijk om dit vak te verbergen. Als je het niet kunt zien als je op de Draaitabel klikt,
klik dan met de rechtermuisknop zodat je het volgende snelmenu ziet:
© 2010 Excel with Business 8 Hoofdstuk 22: Draaitabellen
Selecteer ‘Lijst met velden weergeven’, zoals aangegeven.
De hele tabel filteren
Eén van de opties in de Lijst met draaitabelvelden zorgt ervoor dat je alle resultaten van de
Draaitabel kunt filteren per categorie. Dit is het Rapportfilter (zie volgende afbeelding).
Het gebruik hiervan is het beste uit te leggen met een voorbeeld. Als in het scherm
hierboven het veld ‘Functie’ wordt toegevoegd aan het rapport en het veld wordt naar het
© 2010 Excel with Business 9 Hoofdstuk 22: Draaitabellen
Rapportfilter vak gesleept, wordt er een vervolgkeuzemenu toegevoegd aan de Draaitabel
waarin alleen de uitgaven voor een bepaalde functie in de resultaten word geselecteerd:
Let op: de Draaitabel zal als resultaat alleen de totale waarde van de geselecteerde filter
categorie geven (4. ‘Economische Zaken’ in dit voorbeeld).
22.4 Slicers (Excel 2010)
Een Slicer is een zwevend object met knoppen waarmee je een Draaitabel kunt filteren met
waarden voor een specifiek veld. Hieronder is een cel geselecteerd in de Draaitabel en
vervolgens Slicer gekozen uit de Filter groep op het Tabblad Invoegen. Daarna is het veld
Land gekozen uit de lijst beschikbare velden in de Draaitabel. Er verschijnt dan een Slicer
met een set knoppen van landen. Als je nu op een van de knoppen klikt, dan worden de
gegevens zo gefilterd dat de Draaitabel alleen de waarde voor dat land weergeeft.
Tot dusver lijkt dit niet op een grote stap – je kunt het Land veld als een rapport filter
toevoegen om ongeveer hetzelfde resultaat te krijgen zonder je zorgen te maken over het
nieuwe Slicer hulpmiddel. Toch zijn Slicers bedoelt om makkelijker interactief te werken met
Draaitabellen en beter te zien wat de Draaitabel weergeeft. Als je maar één land selecteert,
dan laat het rapportfilter alleen de naam van het land zien. Echter, als je meerdere landen
selecteert, geeft het ‘Meerdere items’ weer, zodat het onmogelijk is om in één oogopslag te
zien wat de Draaitabel precies laat zien.
Hier is de Slicer onder de Draaitabel geplaatst. Het Tabblad Hulpmiddelen voor Slicers wordt
gebruikt om het aantal kolommen te veranderen zodat het beter in het venster past. Daarna
© 2010 Excel with Business 10 Hoofdstuk 22: Draaitabellen
is Ctrl+rechtermuisknop gebruikt om meerdere landen te selecteren. In tegenstelling tot het
rapportfilter laat de Slicer zien welke landen geselecteerd zijn:
Meerdere items kunnen worden geselecteerd in de Slicer met standaard Windows-
technieken zoals Ctrl+rechtermuisknop om een aantal losse cellen te selecteren, Shift-
rechter muisknop om een blok te selecteren en Ctrl+slepen met in gedrukte
rechtermuisknop. De opmaak van de Slicer kan aangepast worden door gebruik te maken
van de verschillende stijlen voor het weergeven van geselecteerde velden of lege velden.
De verbeterde zichtbaarheid en gebruiksgemak van het filteren van een Draaitabel met een
Slicer zijn handig, maar misschien nog niet heel overtuigend. Het wordt indrukwekkender als
er meer dan één Slicer ingevoegd wordt of een Slicer aan meer dan één Draaitabel
verbonden. Onderstaand zijn drie Slicers ingevoegd voor Land, Besteldatum en
Productnaam. Terwijl items worden geselecteerd in één Slicer, veranderen de andere Slicers
mee en de items waarvoor geen gegevens in de Draaitabel staan, worden nu aan het einde
van de lijst met velden in de Slicer weergegeven:
© 2010 Excel with Business 11 Hoofdstuk 22: Draaitabellen
Ten slotte wordt het verbinden van een Slicer aan meer dan één Draaitabel besproken. Er
zijn 3 aparte Draaitabellen gemaakt, allemaal gebaseerd op factuurgegevens. Het betreft
een top 10 van verkopers met de verkoopgegevens per land, een grafiek die verkopen per
medewerker weergeeft en een tweede grafiek die verkopen per besteldatum weergeeft.
Daarna is er een Slicer ingevoegd gebaseerd op Productnaam.
Om deze Slicer te verbinden met alle Draaitabellen, klik je op de ‘Draaitabelverbindingen’
knop in het tabblad Hulpmiddelen voor Slicers. Hiermee kun je kiezen welke Draaitabellen je
wilt verbinden. Wanneer de Slicers zijn verbonden met de drie Draaitabellen worden de
filters op alle Draaitabellen toegepast als de geselecteerde items veranderen. Dit betekent
dat je een interactieve presentatie kunt maken van de gegevens zonder een enkele formule
te gebruiken:
© 2010 Excel with Business 12 Hoofdstuk 22: Draaitabellen
22.5 Herhaalde koppen (Excel 2010)
Hoewel PowerPivot en Slicers de grootste verbeteringen op dit vlak waren in Excel 2010, is
er nog iets anders wat de moeite waard is. Het gebruik van Draaitabellen om gegevens te
ordenen die vervolgens opgemaakt en verwerkt moeten worden, kan veel tijd besparen. Als
je meerdere velden toevoegt aan de kolommen van een Draaitabel, tonen de meest linkse
kolommen alleen de koppen op de eerste rij van elke sectie. Een voorbeeld laat dit duidelijk
zien:
© 2010 Excel with Business 13 Hoofdstuk 22: Draaitabellen
Hier zijn Land en Klantnaam toegevoegd aan de kolomlabels. De waarden voor elke klant
zijn gegroepeerd binnen het land, maar de namen van de landen zijn alleen aangegeven in
de eerste rij van elke sectie.Vanaf Excel 2010 is er een nieuwe optie beschikbaar, in te
stellen via de knop Rapportindeling op het tabblad Ontwerp binnen de Hulpmiddelen voor
Daaitabellen. Het kiezen van Alle Itemlabels Herhalen voegt de namen van landen toe aan
elke rij, zoals beneden aangegeven:
22.6 PowerPivot (Excel 2010)
PowerPivot is een gratis hulpprogramma voor Excel en is ontworpen voor het slim werken
met grote gegevensbestanden in de bedrijfsomgeving. Omdat het mogelijkheden biedt voor
databasebeheer en een andere manier van werken met Excel formules, is PowerPivot een
van de meest drastische verbeteringen die ooit in Excel is geïntroduceerd.
Gegevens
Een van de beloftes van Microsoft voor PowerPivot is dat het gemakkelijk miljoenen (zelfs
honderden miljoenen) gegevensrecords kan bijhouden. Om het goed te testen, gebruik je
een tabel met meer dan 2 miljoen rijen.
© 2010 Excel with Business 14 Hoofdstuk 22: Draaitabellen
Je kunt PowerPivot downloaden via http://www.microsoft.com/powerpivot(lees de
instructies eerst goed door zodat je de juiste versie voor jouw computer kiest). Nadat je
PowerPivot hebt geïnstalleerd, zul je een PowerPivot tabblad zien op het Lint. Klik in deze
tab op de PowerPivot-venster knop om het hulpprogramma te starten:
Op het tabblad Start van het PowerPivot-venster staat een knop met ‘Externe gegevens
gegevens ophalen’, die weer knoppen heeft om gegevens op te halen vanuit verschillende
bronnen en een Vernieuwen knop. De ‘Uit een andere database’ knop geeft opties voor ‘Uit
SQL Server’, ‘Uit Access’, ,Uit Access, ‘Uit Analysis Services of PowerPivot’. In het voorbeeld
is er gekozen voor Access en vervolgens in de Wizard Tabel importeren de ‘Bladeren’ knop
om de database te vinden met de ongeveer 2 miljoen gegevensrecords.
© 2010 Excel with Business 15 Hoofdstuk 22: Draaitabellen
In het voorbeeld is er al een geschikte tabel met gegevensrecords om mee te werken in
PowerPivot, dus gebruik de optie Selecteren in een lijst met tabellen en weergaven om de
te importeren gegevens uit te kiezen. De andere optie is Query schrijven waarmee de te
importeren gegevens worden opgegeven, waarmee PowerPivot een query maakt die de
gegevens opvraagt waarmee je wilt werken.
Je kunt meerdere tabellen selecteren, Power Pivot vragen Gerelateerde Tabellen te
selecteren en voor elke tabel een Voorbeeld en Filteren optie te gebruiken:
© 2010 Excel with Business 16 Hoofdstuk 22: Draaitabellen
De filteroptie geeft de gegevens weer net als in een Excel en met dezelfde geavanceerde
filteropties via de vervolgkeuzelijsten in elke kolomkop:
Wanneer je de gegevens hebt die je wilt analyseren, klik je op de knop ‘Voltooien’. Je ziet
een scherm met de voortgang van het importeren van je gegevenstabel of tabellen naar
PowerPivot:
Wanneer de gegevens zijn geïmporteerd, wordt elke tabel weergegeven als een apart ‘blad’
binnen het PowerPivot-venster. De gegevens worden weergegeven zoals in een Excel 2010
tabel met gefilterde kolomkoppen. Opties op het Start tabblad van het PowerPivot Lint
zorgen ervoor dat je de notatie voor individuele kolommen kunt kiezen:
© 2010 Excel with Business 17 Hoofdstuk 22: Draaitabellen
Het Power Pivot venster werkt nu als een database-toepassing, of als een erg uitgebreide
Microsoft Query. Het Power Pivot tabblad Ontwerpen bevat hulpmiddelen voor maken en
beheren van relaties tussen verschillende tabellen.
Rapporten
De laatste fase is het veranderen van de verzameling van miljoenen rijen met gegevens in
betekenisvolle rapporten of grafieken. Vanuit het Start tabblad in het Power Pivot-venster
klik je op het vervolgkeuzemenu van de Draaitabelknop in de Rapporten groep om de
beschikbare rapporten en grafieken te bekijken:
Stel je kiest hier voor ‘Vier grafieken’. Daarna kun je besluiten of je er een nieuw werkblad
voor aanmaakt of ze plaatst op een bestaande. Voor de ‘Vier grafieken’ optie worden vier
nieuwe werkbladen aangemaakt, elk met de gegevens voor één grafiek.
Eerst zie je vier lege Draaigrafieken. Klik in elke grafiek en selecteer de velden die je in die
grafiek wilt opnemen om zo je de set van grafieken te maken. Daarna kun je een Slicer
invoegen door het criteriaveld naar de Verticale of Horizontale Slicers vakken te slepen en
© 2010 Excel with Business 18 Hoofdstuk 22: Draaitabellen
om het automatisch te verbinden aan alle vier Draaitabellen die je grafiekgegevens
bevatten: