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FHTW Berlin • Studiengang »Internationale Medieninformatik« • Doz. Michael Herzog/Stephan Hübener
Prozessgestaltung, Prozessführung
Prozessgestaltung, Prozessführung 2FHTW Berlin • Studiengang »Internationale Medieninformatik« • Doz. Michael Herzog/Stephan Hübener
Prozessgestaltung interaktiver Medien
Ziele / Motivation / Agenda
– Was sind Geschäftsprozesse?– Verstehen, was Prozessorientierung bewirkt– Wie führt man ein Prozessorientiertes Unternehmen– Wie kann man sich das wirtschaftliche Umfeld des
Prozess-Engineering vorstellen– Dazu:
Prozessorientierung einführenProzesslandschaften kennenlernenFokus setzen auf Elemente des ProzessesWie sind diese systematisch zu steuern?Wie kann der Prozess wirtschaftlich sinnvoll weiterentwickelt werden?Welche IT Werkzeuge sind anwendbar?
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Geschäftsprozesse undGeschäftsprozesse undProzessmodellierungProzessmodellierung
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Prozessgestaltung interaktiver Medien
Klassische Sicht auf Unternehmen
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Prozessgestaltung interaktiver Medien
– Was sind Geschäftsprozesse?Betriebliche AbläufeSequentiell oder parallelausgeführte Aktivitätenmit definiertem Ziel
– GP werden ausgeführtvon Menschen/Maschinenmit Hilfe von Ressourcenund Informationen
»Ein Geschäftsprozess ist ein Bündel von Aktivitäten,für das ein oder mehrere unterschiedliche Inputs benötigt werden unddas für den Kunden ein Ergebnis von Wert erzeugt.« (Hammer, Champy 1993)
Geschäftsprozesse
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Prozessgestaltung interaktiver Medien
Geschäftsprozesse: Ebenen und Sichten
– Sichten beschreiben ausgewählte Aspekte einesVorbilds. Sichten
EbenenNähe zur
Informationstechnik
Asp
ekt
1
Asp
ekt
2
Asp
ekt
3
– Ebenen stellen Modelle unterschiedlicher Nähe zurInformationstechnik dar.
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Prozessgestaltung interaktiver Medien
Geschäftsprozeß Auftragsbearbeitung
Kundenauftrag
eingetroffenAuftragsannahme
Auftragsverfolgung
Produktionsplanung
Auftrags-
bestätigung
erstellt
SachbearbeiterAbteilung . . . . . .
Kunde Auftrag Kapazitäten . . .
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Prozessgestaltung interaktiver Medien
Organisations-sicht
Datensicht
Funktions-sicht
Sichten des GeschäftsprozessesAuftragsbearbeitung
Ereignis 1 Vorgang 1
Daten 1
Organisations-
einheit 1
Vorgang 2
Vorgang 3
Ereignis 2
Daten 2 Daten 3 . . .
Bearbeiter 1 . . . . . .
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Prozessgestaltung interaktiver Medien
Einordnung von Modellen
Date
n
Funkt
ionen
Org
anis
atio
n
Fachkonzept
DV-Konzept
Technische Implementierung
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Beispiel: Funktionsmodellierung
Auftrags-bearbeitung
Angebots-bearbeitung
Angebots-verfolgung
Auftrags-erfassung
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Beispiel: Funktionsmodellierung
Stammkunde?Ja
Rabatt = 0,1 Rabatt = 0
Preis = Summe * (1 - Rabatt)
Summe = Anzahl * Preis
Nein
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Prozessgestaltung interaktiver Medien
Beispiel: Funktionsmodellierung
Summe := Anzahl * Preis
If Kunde.Status = "Stammkunde" Then
Rabatt := 0.1
Else
Rabatt := 0
End If
Preis := Summe * (1 - Rabatt)
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Prozessgestaltung interaktiver Medien
Datenflussdiagramm - Symbole
Nr.
Bezeichnung
Person
Nr.
Zugriff
BezeichnungBe-
zeichnung
Prozesssymbol Informationsspeicher Externe Größe
Datenflusssymbol
Bezeichnung
Materialflusssymbol
Bezeichnung
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Prozessgestaltung interaktiver Medien
DFD – ein Beispiel
LieferantKasse
Archiv
Rechnungs-
prüfung
MAT 42
Rechnung
Rechnungs-
daten
bestätigte
Rechnungs-
daten
Rechnung
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Prozessgestaltung interaktiver Medien
Ereignis
Funktion
Ereignis Ereignis
and
Kundenauftrag
Auftragsbearbeitung
Auftrags-bestätigung
Ereignisgesteuerte Prozessketten (EPK)
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Prozessgestaltung interaktiver Medien
Ereignis
Funktion
Ereignis Ereignis
and
InformationsobjekteOrganisationseinheit
ArbeitspläneVertrieb
Erweiterte Ereignisgesteuerte Prozessketten (eEPK)
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Prozessgestaltung interaktiver Medien
• Transparenz der Prozessabläufe• Vereinheitliche Darstellungsweise
• Formale Sprache• Visualisierung
• Wiederverwendbarkeit von Prozesssegmenten (Module)
• Identifizierbarkeit von• Mängeln in der Informationsbereitstellung• Mängeln im Informationsfluss• Organisationsbrüchen
• Vereinigung: Organisationssicht Datensicht Funktionssicht
Vorteile der Prozessmodellierung
Steuerungssicht
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Prozessgestaltung interaktiver Medien
• Fachkonzept:• Funktionsbaum statische Sicht ( objekt-, prozess- und verrichtungsorientiert )• Ablauffolgen dynamische Sicht• Struktogramme
• DV - Konzept: • Modellentwürfe• detaillierte Struktogramme
• Implementierung : • Programme
Beschreibungsmethoden der Funktionssicht
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• Fachkonzept:• ERM ( Entity Relationship Modelling) Entities ( Kunde 1245, Artikel 432, Auftrag 011 ) Attribute ( Name, Vorname, Wohnorte) Beziehungen ( Lieferant – liefert – Teil )
• DV - Konzept: • Datenmodell für Datenbanktypen: netzartig, relational
• Implementierung : • Definition konkreter Datenbankschemata mittels Data Definition Language (DDL) z.B. SQL - Anweisungen
Beschreibungsmethoden der Datensicht
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Prozessgestaltung interaktiver Medien
• Fachkonzept:• Darstellung der Aufbauorganisation mittels Organigramme Organisationseinheit mit mehreren Stellen ( Abteilung - Leiter, Sachbearbeiter)
• DV - Konzept: • Festlegung der Netztopologie
• Implementierung : • Netzkonzepte und Standardisierungen ISO / OSI – Referenzmodell TCP / IP
Beschreibungsmethoden der Organisationssicht
Prozessgestaltung, Prozessführung 22FHTW Berlin • Studiengang »Internationale Medieninformatik« • Doz. Michael Herzog/Stephan Hübener
Prozessgestaltung interaktiver Medien
• Fachkonzept:• Beziehung zwischen den Sichten
• Fkt. – Org. : die im Funktionsbaum def. Fkt. werden den Organisationseinheiten des Organigramms zugeordnet
• Fkt. – Daten : EPK Ereignisse (Daten) lösen Funktion aus und sind Ergebnisse von Funktionen
Beschreibungsmethoden der Steuerungssicht
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Prozess-LandschaftenProzess-Landschaften
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Prozessgestaltung interaktiver Medien
Perspektiven auf das Unternehmen
ITMedien-logistik
Von wo schauen Prozessanalysten auf das Unternehmen?
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Prozessgestaltung interaktiver Medien
Prozessorientierung als organisatorisches Leitbild:Chance für die Medieninformatik?
Quelle: Krallmann et al.: Systemanalyse
!!!!!!
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Prozessgestaltung interaktiver Medien
Bausteine der Prozessorientierung:Mikroperspektive = EIN Prozess
Vgl.: Krallmann et al.: Systemanalyse
Messung: Zeit, Kosten,Qualität usw.
Kondenorientierung: unternehmensinterne undexterne Kunden-/Lieferantenbeziehungen
Flexible Aufbauorganisation: Process Owner,Teams, geringe Arbeitsteilung.
Flexible prozessorientierte IT
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Prozessgestaltung interaktiver Medien
Prozessperspektive auf das Unternehmen –Metamodel (WFMC) der Mikroperspektive
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Prozessgestaltung interaktiver Medien
Makroperspektive: Prozesse eines Stromanbieters
Quelle:SAP AG
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Prozessgestaltung interaktiver Medien
Makroperspektive: Prozesslandschaft
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Prozessgestaltung interaktiver Medien
Prozesse im Verbund
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Prozessmanagement, ProzessführungProzessmanagement, Prozessführung
Prozessgestaltung, Prozessführung 32FHTW Berlin • Studiengang »Internationale Medieninformatik« • Doz. Michael Herzog/Stephan Hübener
Prozessgestaltung interaktiver Medien
Medieninformatik & Prozessorientierung
– Perspektive der Wirtschaftsinformatik:Prozesse/Aktivitätenkette
– Unternehmensstrategie als Aufgabevon Wirtschafts-/Medieninformatik: CIO!
Unternehmen über die Prozesse entwickelnIT zur Unterstützung der operativen Basis nutzen
– Chance z.B. in den BereichenPrintindustrieE-CommerceIT-BrancheServiceunternehmen...
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Prozessgestaltung interaktiver Medien
Ste
ueru
ng
Prozessorientierung einführen– strategische Ausrichtung festlegen– Prozesseigner benennen– Prozessstruktur beschreiben– Informations- und Kommunikationsstruktur schaffen– Qualifikation und Training (prozessspezifisch) durchführen
– Kennzahlen bewerten– Operative Ziele festlegen– Prozessverbesserungen einleiten– definierte Steuergrössen auswählen– funktionierende Information und Kommunikation sicherstellen– nachhaltiges Erreichen der Kennzahlen– aktiven Prozessfaktor „MENSCH“ einbinden– Steuergrößen und Ressourcen optimieren– Informations- und Kommunikationskultur pflegen
Prozessgestaltung, Prozessführung 34FHTW Berlin • Studiengang »Internationale Medieninformatik« • Doz. Michael Herzog/Stephan Hübener
Prozessgestaltung interaktiver Medien
Drei Ebenen: Strategie-Prozess-IT
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Prozessgestaltung interaktiver Medien
Drei Ebenenim Detail
Prozessgestaltung, Prozessführung 36FHTW Berlin • Studiengang »Internationale Medieninformatik« • Doz. Michael Herzog/Stephan Hübener
Prozessgestaltung interaktiver MedienProzess-Management
Prozess-Prozess-
führungführung
Führungs-Führungs-
größengrößen
LeistungenLeistungen
ProzesseProzesse
Aufgaben-Aufgaben-
kettenketten
ApplikationenApplikationen
DatenbankenDatenbankenQuelle: Österle (Promet-Methode)
Anforderungs-schichten derProzessorientierten IT-Einführung:
ApplikationOperationsManagement
Prozessgestaltung, Prozessführung 37FHTW Berlin • Studiengang »Internationale Medieninformatik« • Doz. Michael Herzog/Stephan Hübener
Prozessgestaltung interaktiver Medien
Führungsprinzipien der Prozessführung
– Kundenorientierung– Bereichsübergreifend– Teamdenken/ Teamarbeit– Klare Kompetenzen und
Verantwortlichkeiten– Operationalisierte Ziele– Management by Objectives /
Intrapreneurship– Zielkonforme Anreizsysteme
Prozessgestaltung, Prozessführung 38FHTW Berlin • Studiengang »Internationale Medieninformatik« • Doz. Michael Herzog/Stephan Hübener
Prozessgestaltung interaktiver Medien
Prozessmanager - Aufgaben– Kritische Erfolgsfaktoren planen, prüfen
allgemein: Zeit, Kosten, Qualität, Flexibilität
– Führungsgrößen planen, prüfen– Prozessziele planen, mit Beteiligten besprechen– Motivation und Schulung– Messinstrumente ausarbeiten– Messergebnisse analysieren und kommunizieren– Notwendige Eingriffe initiieren– Prozessausschuss informieren– Prozessausschusssitzung leiten– Prozesszirkel leiten– Berichtswesen aufbauen– Prozessentwicklung
Verbesserungsmassnahmen planen und initiierenMA und Ressourcen dafür freistellen
Prozessgestaltung, Prozessführung 39FHTW Berlin • Studiengang »Internationale Medieninformatik« • Doz. Michael Herzog/Stephan Hübener
Prozessgestaltung interaktiver Medien
Kritische Erfolgsfaktoren
– Kritische Erfolgsfaktoren (KEF):Idee > einige wenige Faktoren beeinflussen sehr stark denErfolg des Prozesses (20/80)
– ElementeKEF des Unternehmens- Geschwindigkeit, Image, Kompetenz, Kosten
Allgemeingültige KEF von Prozessen- Zeit, Qualität, Kosten, Flexibilität
Darunter Prozesseigenschaften: Innovationsfähigkeit, Kundennähe, Albaufsicherheit, Know-How, Motivation, IKT-Systeme, Effizienz, Führbarkeit, Informationsflüsse,
Prozessspezifische KEF- Dazu Stakeholder analysieren (MA, Marktteilnehmer, Kapitalgeber, Öffentlichkeit)- Einflussfaktoren in einem Feedback-Diagramm
– Ca. 5 auswählen– Führungsgrößen ableiten
Prozessgestaltung, Prozessführung 40FHTW Berlin • Studiengang »Internationale Medieninformatik« • Doz. Michael Herzog/Stephan Hübener
Prozessgestaltung interaktiver Medien
Prozessführung: Ziele
– Ziele festlegen Ziele umsetzen Zielerreichung messen Massnahmen ableiten ...
– Ziel operationalisieren:Führungsgröße (z.B. Bearbeitungszeit)Sollwert (z.B. zwei Wochen)Zeitpunkt der Zielerreichung (z.B. Ende Kalenderjahr)
Prozessgestaltung, Prozessführung 41FHTW Berlin • Studiengang »Internationale Medieninformatik« • Doz. Michael Herzog/Stephan Hübener
Prozessgestaltung interaktiver Medien
Führungsgrößen ableiten:Kennzahlen-Beispiele
– Durchschnittliche Prozessdurchlaufzeit(z.B. eines Print-Auftrages von derAnnahme durch den Verkauf bis zurVersandanweisung)
– Termineinhaltungsquote(z.B. Liefertermineinhaltung)
– Fehlerquote (falsch zusammengestellte Lieferungen, Auftragskorrekturen)– Reklamationsquote– Qualitätskosten (z.B. Kosten für Nachlieferungen im Verkauf)– Kostenarten pro Vorgang– Mitarbeiter-Produktivität (z.B. Aufträge/MA)– Prozessvolumen (#Aufträge, Neukunden, Varianten/Kanäle und Nutzung: Online,
Vertreter, Call-Center, EDIFACT-Katalog, Auftragsvolumina)
Prozessgestaltung, Prozessführung 42FHTW Berlin • Studiengang »Internationale Medieninformatik« • Doz. Michael Herzog/Stephan Hübener
Prozessgestaltung interaktiver Medien
Business Process Reegineering
Informationen Leistungen
Prozessdefinition
Workflow Management-Systeme / Fachanwendungen
Abwicklung durch
WorkFlow Analyserkennzahlenbasierte
Datenauswertung
Quelle: Krallmann: Systemanalyse mit Tools, VL-Script SS04, TU Berlin
Prozessgestaltung, Prozessführung 43FHTW Berlin • Studiengang »Internationale Medieninformatik« • Doz. Michael Herzog/Stephan Hübener
Prozessgestaltung interaktiver MedienFührungsprozess: Process Lifecycles
Prozessgestaltung, Prozessführung 44FHTW Berlin • Studiengang »Internationale Medieninformatik« • Doz. Michael Herzog/Stephan Hübener
Prozessgestaltung interaktiver Medien
Teilprozess: »Verkaufsprozess führen«
VertreterVerkaufs-assistenz
ZentralleitungV/B
ProduktmanagerReg.Leitung
Verkauf/Beratung
Istwerte erheben
Soll/IstVergleich
Soll/IstVergleich
Soll/IstVergleich
Quelle: Österle Business Engineering, S.122
Marktdatenbeschaffen
Marktentwicklungauswerten
MarktentwicklungauswertenMarktentwicklung
auswerten
Prozesszirkelsitzung
Prozesszirkelsitzung
Prozessaus-schusssitzung
Prozessaus-schusssitzung
Sollvorgabefestlegen
Sollvorgabefestlegen
Sollvorgabefestlegen
Prozessgestaltung, Prozessführung 45FHTW Berlin • Studiengang »Internationale Medieninformatik« • Doz. Michael Herzog/Stephan Hübener
Prozessgestaltung interaktiver Medien
Gremien: ProzessauschussKEF planen, prüfenFührungsgrößen planen, prüfenProzessziele planenVerabschiedung und Kontrolle der Ressourcen- und ProzesskostenplanungKoordination der beteiligten OrganisationseinheitEntscheidung über Prozessentwicklungsprojekte
Prozessgestaltung, Prozessführung 46FHTW Berlin • Studiengang »Internationale Medieninformatik« • Doz. Michael Herzog/Stephan Hübener
Prozessgestaltung interaktiver Medien
Gremien: ProzesszirkelAus Mitarbeitern der involvierten OrganisationseinheitProzess im Zusammenhang verstehen lernenSchwachstellen identifizierenMassnahmen anregen
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Prozessentwicklung
Nicht nur Führung, sondern auch strategischeEntwicklung und Verbesserung des Prozesses
Prozessgestaltung, Prozessführung 48FHTW Berlin • Studiengang »Internationale Medieninformatik« • Doz. Michael Herzog/Stephan Hübener
Prozessgestaltung interaktiver Medien
Betrachtungsgegenstände der Prozessentwicklung
–– ProzessvisionProzessvisionKundennutzen (Effektivität erhöhen)Kosten senken (Effizienz steigern)Langfristige AusrichtungNeue IT-Potentiale nutzenRadikale InnovationenVerbindung Strategie und Prozess
Prozessgestaltung, Prozessführung 49FHTW Berlin • Studiengang »Internationale Medieninformatik« • Doz. Michael Herzog/Stephan Hübener
Prozessgestaltung interaktiver Medien
Quellen für die ProzessvisionKnow-How der MitarbeiterBest-practice-Beispiele, BenchmarksSystematische Suche nach Innovationen- Analyse des Sektornetzwerkes
Welche Leistungen benötigt der Kunde/der Verbraucher?Welche Leistung erbringen wir an vorgelagerte Stufen der Leistungserstellung?Welche Leistungen werden mit den Unterstützungsprozessen ausgetauscht?Welche Leistungen bieten Lieferanten, Partner, Konkurrenten?Welche Leistungen bietet das UnternehmenWie könnten die Leistungen erbracht werden?
- IdealprozessIT-Automation – IT Screening/TechnologiemanagementParallelisierung von AufgabenEntscheidungsunterstützungVerbesserung der Koordination (über Distanzen)Nutzung betrieblichen WissensAusschalten von Zwischenstufen in Prozessen
Prozessgestaltung, Prozessführung 50FHTW Berlin • Studiengang »Internationale Medieninformatik« • Doz. Michael Herzog/Stephan Hübener
Prozessgestaltung interaktiver Medien
Weitere Entwicklungswerkzeuge
Leistungsanalyse= Einschätzung der Prozessleistungenin Bezug auf Kundennutzen und Konkurrenz
Kontextdiagramm- Überblick über Input und Output des Prozesses
Leistungsverzeichnis- Ergänzt Kontextdiagramm um verbale Beschreibung
Leistungsanalyse (>)- Sind Leistungen evtl. unwichtig oder überflüssig- Entsprechen die Leistungen den Kunden-Anforderungen- Fehlen Leistungen zur Marktbearbeitung- Ist die Anzahl von Leistungsvarianten und –arten sinnvoll
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Werkzeuge / Werkzeuge / IT-MethodenIT-Methoden
Prozessführungsfunktionalitäten undVorgehensmethoden zurganzheitlichen Betrachtung einesprozessorientierten Unternehmens
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Prozessgestaltung interaktiver Medien
Produktumfeld
ADONISADONIS, , AENEISAENEIS, , ARISARIS
BonapartBonapart, , CorelCorel iGrafx iGrafxProcessProcess,, DYNAMX, DYNAMX, Easy EasyFlowFlow,, FlowCharter FlowCharter, GPO, GPOSimulator, Iris,Simulator, Iris, IvyFrame IvyFrame,,KODA Toolset, MO2GO,KODA Toolset, MO2GO,
NautilusNautilus,, OmniGraffle OmniGraffle,,PavonePavone, , PrometheusPrometheus,,ProzessMonitorProzessMonitor,, Scitor ScitorProcessProcess, Visio,, Visio, Work Work
PartyParty
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Prozessgestaltung interaktiver Medien
Promet-Vorgehensmodell
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Prozessgestaltung interaktiver Medien
Ganzheitliches Vorgehen: Business Process Management Systems
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Prozessgestaltung interaktiver Medien
Kernelemente ADONIS Modellbetrachtung
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Prozessgestaltung interaktiver Medien
Tools geben Überblick für Manager
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Prozessgestaltung interaktiver Medien
Tools enthalten Kosteninformationen
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Prozessgestaltung interaktiver Medien
Im Betrieb: Notizen am Prozess anheftbar
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Prozessgestaltung interaktiver Medien
Kaskadierte Prozessziele/Zielsystem
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KVP – Verbesserung der Prozesse
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Prozessgestaltung interaktiver Medien
Offene Verbesserungsprozesse
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Prozessgestaltung interaktiver Medien
Überblick Prozessgruppe
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Simulation
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Prozesskostenrechnung
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Qualitäts-managmentmitProzessen
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Fazit und Ausblick
– Was sind Geschäftsprozesse?– Wie können Prozesse dargestellt werden?– Welche Elemente kann ein Prozess abbilden?– Was sind Prozesslandschaften?– Was kann Prozess-Engineering bewirken?– Wie sind Prozesse systematisch zu steuern?– Welche Funktionen decken IT Werkzeuge zur
Prozessmodellierung ab?
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Projektphasenmodell DVD-Produktion
Planung
Projektstart
Projekt-
definition
Content
Aquisition
StoryboardEntwicklung
Entwicklung
Medien
vorbereitung
Layout
Authoring
Navigations
-konzept
Simulation und Test
Master
Fulfillment
Vervielfältigung
Verpackung
Sales &Distribution
Customer
Support
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Prozessgestaltung interaktiver Medien
Projektphasen 8.4./15.4. 1 Spezifikation & Planung, MedienakquiseThemen und Gruppenauswahl
22.4./29.4. 2 Konzeption & MedienvorbereitungAbgabe des Projektplanes
6.5./13.5. 3 Implementierung I27.5./3.6. 4 Implementierung II und Test10.6./17.6. 5 Finalisierung (DVD-Image-Test)24.6./1.7. 6 Dokumentation, Distribution,
Präsentationsvorbereitung8.7.2001 7 Präsentation und Abgabe
Prozessgestaltung, Prozessführung 69FHTW Berlin • Studiengang »Internationale Medieninformatik« • Doz. Michael Herzog/Stephan Hübener
Prozessgestaltung interaktiver Medien
Das große PiM-Finale
– PiM-Präsentation8.7.2004 13:45 Uhr HG208Auftraggeber und Interessierte einladen!
– IMI Showtime15.7.2004, wann?, wo?PiM Ergebnisse sind willkommenAnmeldung bei Steve Mammani (IMI 6. Sem.) mailto: Homer30@web.de
– Letzter TerminVL »3D« 15.7.2004, 13:45 Uhr, HG208Konsultation zum VL-Stoff je nach Bedarf, 15:30 Uhr, VG218Manöverkritik, Evaluation
– Klausur22.7.2004, VG218, nachmittags (nach Gruppenliste/WEB)
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Prozessgestaltung, Prozessführung
Vielen Dank für Ihr Interesse!